Document Life Cycle ManagementFrom creation to archiving Marianne van

Wanrooij

@Mariannerd

About me

Marianne van Wanrooij SharePoint Solution Architect at Connected Solutions Event organizer at Dutch Information Worker User

Group (DIWUG) Editor of the DIWUG SharePoint Magazine Organizer SharePoint Saturday Holland SharePoint MVP (5 years)

But also… Mom to Jitse (3) and Meghan (1)

Current project ProRail: Migration SharePoint 2007 to

SharePoint Online (via Motion10)

30+ minutes left….

ProRail

SharePoint Online (Office 365)

NO CUSTOM MADE SOLUTIONS

Document life cycle management

Meta data

Modeling your SharePoint environment

Key give aways

ProRail

Business case Project- and teamsites and file shares Document driven Archiving not working properly Problems with search….. Can’t find the expected

documents Need for case management features Growth of sites and document types

Technical SharePoint 2007 Custom made features for collaboration and archiving

SharePoint

what is it?

Events / agenda

Tasks

Contacts

Custom lists

Site Collections

Level security

WebParts

Apps

Workflow

Search

Document libraries

Document management

Record management

Web Content Management

… and much more…

Pages

Document life cycle

New document

Recycle bin

authoring

Co-authoring feedback

reviews

changes &additions

Approval publishing

archiving

DocumentLife Cycle

Different people have a different views on the document

Author

Co-authors

Approvers

Information architects

Archive managers

Consumers… information workers/employees/external

Meta data

Information about information• System meta data• Standard meta data• Formal meta data• Informal meta data

The future of enterprise content management

Meta data

Modeling your meta data

DEMO

Algemene onderdelen site

Doc.Lib. Algemeen

CT basisdocumentCT DossierCT DocumentkoppelingCT BriefCT ExcelCT MemoCT PowerPointCT Agenda

Aankondigingen

TitelHoofdtekstVerlooptGewijzigdGemaaktGemaakt doorGewijzigd door

Nieuwsfeed

GemaaktGemaakt doorContentLikesAntwoorden

Taken

TitelBegindatumEinddatumToegewezen aan%voltooidBeschrijvingPrioriteitTaakstatusGerelateerde itemsVoorafgaande taken

Agenda

TitelBegintijdEindtijdBeschrijvingCategorieGenodigdenHoofdtekstLocatieResourceVergaderstukkenVerlooptGemaaktGemaakt doorGewijzigdGewijzigd door

Contactpersonen

TitelAchternaamVoornaam (fonetisch)VoornaamVolledige naamE-mailadresBedrijfBedrijfsnaam (fonetisch)FunctieTelefoon op werkTelefoon thuisMobiel nummerFaxnummerAdresPlaatsProvinciePostcodeLand/regioWebpaginaNotitiesLeeftijdGewijzigdGemaaktGemaakt doorGewijzigd door

CT Basisdocument

CT DocumentCategorieDocumentStatus*DocumenttypeEigenaar*Korte omschrijvingVertrouwelijkheid

CT Document

Document-ID (kenmerk)NaamTitel* (onderwerp)Auteur*Versie*GemaaktGemaakt doorGewijzigdGewijzigd door

CT Agenda

CTProRail document

CT Brief

CT ProRail document

CT PowerPoint

CT ProRail document

CT Memo

CT ProRail document

CT Dossier

NaamTitelBeschrijving

CT Excel

CT ProRail document

CT Doc.koppeling

NaamUrl

CT ProRail document

CT basisdocumentProces*

But….

Key give aways

User Adoption

Governance

SharePoint Out of the Box : know the boundaries and limitations

SharePoint Online (cloud): know the roadmap