ARXivar - Document & Process Management

ARXivar è uno strumento di gestione delle informazioni intese come qualsiasi documento elettronico o analogico che rappresenti un valore competitivo per l'azienda.

Le informazioni si dicono "strutturate" quando possono essere archi-viate o gestite in maniera autonoma dal sistema informativo, sono definite invece "de-strutturate" o "parzialmente strutturate" quando devono essere in parte o in toto indicizzate dall'operatore.

ARXivar interviene nella gestione e nell'organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a quella de-strutturata, liberando gli utenti da tutte le attività a NON VALORE AGGIUNTO.

Alcuni numeri

Non basta archiviare: oggi è necessario gestire le informazioni

Il 20% del tempo degli impiegati e usato per gestire i documenti.

Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte.

Il 7% dei documenti non si riescono più a reperire.

Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono.

L'80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell'azienda ne ignora l'esistenza e quindi vengono ricreati.

Per ogni fax inviato perdiamo 7 minuti.

Ma questo rappresenta solo l'inizio, il punto di partenza su cui innestare un motore di gestione delle informazioni proat-tivo, cioè che permette di muovere l'informazione attraverso un percorso prestabilito ed insieme flessibile di operazioni e utenti. In modo graduale e' possibile gestire uno dopo l'altro i processi piu' critici e integrarli con l'organizzazione funzionale esistente:

• Procedure standard• Definizione dei tempi• Verifica e controllo• Gestione delle eccezioni• Semplificazione dei processi

ARXivarUn moderno sistema di gestione documentale deve pertanto permette-re in maniera semplice ed intuitiva:• Cattura dalle sorgenti informative aziendali• Archiviazione• Documenti elettronici• Documenti cartacei• Ricerca e consultazione• Ricerca Full text

Una volta che l'informazione è archiviata deve mettere a disposizione una serie di strumenti di semplice gestione e comunicazione• Gestione attiva delle informazioni• Fascicoli e pratiche• Relazioni e associazioni• Multicanalità (email, Fax, etc.)• Teamwork/Collaboration

I vantaggi di ARXivar

• Completezza di soluzione (copre a 360° qualunque esigenza documentale)

• Modularità e scalabilità

• Semplicità d’uso (grazie ad una interfaccia standard ed intuibile)

• Tempi di avviamento rapidi

• Italiano

• Prodotto da una società specializzata unicamente su tematiche di gestione documentale/workflow

• Tecnologicamente all’avanguardia

• Estrema attenzione alla sicurezza dei dati e documenti

• Basato su Standard tecnologici ed estremamente interoperabile con altri software mediante i servizi WCF

• Integrazioni con tutti i principali software di mercato

• Ottimo rapporto prezzo/prestazioni

• Notevole parco installato e referenze importanti

Gestione DocumentaleARXivar è una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali.Vi permette di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di infor-mazione: documenti di Office, mail, fax, file, documenti cartacei, dise-gni, film, musica, immagini, spool di stampa ecc.Vi permette di gestire la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale. Pubblicare i documenti sul WEB, or-ganizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro ancora. Diventa inoltre l'unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO 9000) o che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard, gestendone le diverse revisioni.

Le principali funzioni sono:• L’archiviazione dei documenti• Gestione delle revisioni e Log• Annotazioni e allegati• Modelli• Ricerca, viste personalizzate e ricerca full text all'interno dei docu-

menti• Fascicolazione e pratiche• Relazioni e associazioni

Multicanalità• Completa movimentazione dei documenti• Invio eMail / Fax• Servizi di postalizzazione (Poste Italiane, altri)• Gestione delle liste di distribuzione• Completa tracciatura delle movimentazioni

Client su piattaforma Microsoft Windows Piena funzionalità per utenti collegati da remoto

Ciclo attivo e passivoArxivar gestisce ed archivia la documentazione amministrativa nel modo più semplice ed immediato possibile, senza aggiungere carico di lavoro al personale addetto, anzi, sgravandolo di tutta una serie di operazioni ripetitive.L'archiviazione dei documenti amministrativi permette a tutti gli utenti di accedere alle informazioni senza gravare sul personale amministra-tivo e di permettere la conservazione sostitutiva attraverso il modulo appositamente studiato.

Ciclo attivo

Ciclo passivo

Conservazione SostitutivaPer Conservazione Sostitutiva si intende una procedura certificata secondo le direttive del CNIPA che permette di archi-viare in modo digitale i documenti aziendale e... POTER ELIMINARE IL DOCUMENTO CARTACEO.A corredo della soluzione sono stati sviluppati una serie di servizi che permettono la totale sicurezza per il cliente. ARXivar viene costantemente aggiornato e verificato per la piena e completa rispondenza a tutta la normativa vigente.

• Il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico

• Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, ecc.

• Le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette

• Il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa

• I registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, ecc.

• Le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili

• Le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP• Libro unico del lavoro• La modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini

C/C)

Documenti che si possono conservare

• Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle Dogane

• Bolle Doganali• Fatture con Accise (alcolici, carburante, ecc.)• In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste

devono essere riporate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture

• Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe

Documenti che NON si possono conservare

SOGESI Headquartervia Trieste, 14 27029 Vigevano (PV)Tel. 0381 691010 - Fax 0381 691020e-mail: sogesi@sogesi.it

SOGESI Filiale di TorinoCorso Palermo, 44 10100 TorinoTel. 011 0198929 - Fax 011 0565410 e-mail: torino@sogesi.it

SOGESI Filiale Piemonte Nord - VerbanoViale Marazza, 14 28021 Borgomanero (NO)Tel. 0322 846081 - Fax 0322 096579e-mail: borgomanero@sogesi.it www.sogesi.it

Processi AziendaliSempre di più il vantaggio competitivo di una azienda dipende dalla sua abilità di eccellere nei processi chiave di bu-siness. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali. ARXivar è lo stumento informatico che consente di coordinare tutto questo.

• Semplicità d'uso per l'utente finale che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni• Semplicità per l'azienda che può rendere operativi in pochissimo tempo un nuovo flusso gestionale• Semplicità per l'ICT che ha il totale controllo delle fasi di disegno, test e go-live della nuova implementazione.• Completamente traducibile nelle diverse lingue supportate, sia per l'interfaccia del prodotto sia per tutte gli oggetti

personalizzati nel workflow.

• Aumento di produttività e della velocità esecutiva• Incremento delle performance• Flessibilità del personale (nuovi assunti o cambi di

personale si trovano guidati dalle attività da intra-prendere)

• Rispetto delle procedure• Riduzione degli errori proceduralied operativi• Ripetitività dei processi ottimizzata

Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione

IX (INVOICE XCHANGE) è il nuovo servizio sviluppato da ARXivar per la gestione automatizzata del ciclo di invio, ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche PA.

IX di ARXivar, in quanto intermediario riconosciuto presso il Servizio di Interscambio SOGEI è in grado di predisporre e inviare le fatture elettroniche (FE), ricevere le comunicazioni di conferma dal Servizio di Interscam-bio e portare in conservazione sostitutiva le FE, per conto delle aziende o della PA, sollevandole dalla gestione ma-nuale delle singole parti del processo.

Grazie al lavoro combinato del servizio IX e della soluzio-ne ARXivar per la Conservazione sostitutiva, la Fattura Elettronica, corredata da tutte le notifiche di consegna e alle ricevute ad essa associate, può essere portata in automatico in conservazione sostitutiva; un processo che garantisce l’autenticità e l’integrità del documento grazie all’apposizione di firma digitale e marcatura temporale.

IX, IL SERVIZIO ARXIVAR PER LA FATTURA ELETTRONICA PA

I vantaggi del workflow

Gestionale

Gestionale

Pdf

Pdf

Xml PA

Xml PA

Conservazione a norma

Conservazione a norma

In House

In Outsourcing

XML?

Firma?XMLto P7M

PDFto XML

Firma Digitale

NO

NO

SI

SI

XML e Notifiche

XML e Notifiche

• Affinamento dei processi• Monitoraggio continuo e miglior controllo• Tracciature di tutte le eccezioni intraprese• Stato di avanzamento di un processo• Semplificazione dei processi• Abbattimento dei tempi di esecuzione di un processo• Minor costi e maggiore efficienza