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LA RELACIN EXISTENTE ENTRE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO Y LOS RECURSOS PARA LA TELEMTICA.

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Los procesos son aquellos pasos a seguir para lograr algn objetivo, si no se

realiza alguno de ellos no se garantiza el xito del trabajo, y la planeacin nos ayuda

a plasmar o desarrollar objetivos de la empresa y elegir un futuro curso de accin

para lograrlos. Establecer los objetivos y desarrollar premisas acerca del medio

ambiente en el cual han de cumplirse nos hace conocer los alcances del objetivo. Eneste punto considero que la telemtica nos ayuda a dar punto de partida.

Esto impulsa que en la organizacin y en la telemtica nos hacen

relacionarnos unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste

en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales

del grupo. Esto genera la influencia interpersonal en la motivacin del grupo de

personas para ayudar armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa

(designado tambin cmo dirigir o actuar, evitando as la saturacin).

El control y la telemtica nos puede asegurar el desempeo eficiente para

alcanzar los objetivos de la empresa. La implementacin de las herramientas

accesibles para todos. Pues en el mercado hay gran variedad de servicios y

aplicaciones que pueden ayudar a una empresa desde un cierto costo hasta de

manera gratuita.

Alguien en alguna ocasin me pregunto cmo la telemtica me poda ayudar

al mejoramiento de los procesos administrativos. Explicando le comente, que en su

ms amplia definicin, la telemtica nos permite retomar o mejorar los servicios y

procesos que maneja y esto se poda ver en cualquier rubro, tanto en la

administracin pblica como una escuela o interna, por ejemplo una empresa.

Esto es gracias a que los procesos que se manejan en la administracin son

sistemticos. En la actualidad la telemtica da un mejor desarrollo y permite mejorar

la organizacin. Un ejemplo es donde trabajo, donde la inscripcin de 1700 alumnos

de una institucin es complicado realizar; el diseo, las estrategias y los

procedimientos nos obligaron a buscar nuevas formas para eficientar el trabajo y una

de las opciones que la tecnologa nos brinda fue el desarrollo y la creacin de un

blog institucional.

Esto brind una claridad a las acciones que realizamos, pues la logstica en

aos anteriores no nos brindaba buenos resultados, o que provoc muchos errores:

prdida de tiempo, falta de informacin y la molestia de los padres y alumnos en elproceso de inscripcin. Al desarrollar el blog Institucional, se redujo el costo de

papelera y tiempo, fomento a que la informacin estuviera a la mano de los alumnos

y padres de familia. Lo anterior gener grandes ventajas, pues gracias a la

Telemtica es posible ocupar los medios electrnicos como computadoras, telfonos

inteligentes y la descarga del material por cdigos QR y archivo PDF de manera que

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los materiales estuvieran al alcance de todos y se evitara el desplazamiento

innecesario de los padres y alumnos.

El blog institucional gener las pautas para que al interior de la institucin se

manejara una mejor organizacin, pues en aos anteriores la informacin eradispersa, equivocada, provocaba muchos conflictos en nuestra organizacin y

gracias a que los directivos, orientadores y el personal administrativo se conjugaron

en un solo equipo nos dio una mejor planeacin, esto se reflej en la inscripcin,

pues redujimos el tiempo de inscripcin a un 70% de los aos anteriores, el

desgaste de las personas atendidas fue mnimo, as como las quejas de los padres

de familia.

Y es increble que hasta el buen uso de una red dentro de la institucin nos

ayud a tener una excelente comunicacin entre el personal administrativo y los

directivos, que podan monitorear los procesos sin la necesidad de estar presentes.

El alcance de la Telemtica en los procesos administrativos nos hacen

encontrar uno o varios soportes electrnicos que fomenten la eficiencia de los

procesos como en el ejemplo que mostr, sin duda en grandes ventajas y ahorros

para los que participan en este proceso; y es que en la actualidad los procesos ha

fomentado que la globalizacin y las sistematizacin que ha generado la telemtica

en los procesos administrativos.

Para poner algn ejemplo los avances que ofrecen los registros telemticos en

los ltimos 5 aos en Mxico llevados a cabo en la documentacin para procesos

administrativos que realizamos los ciudadanos, donde antes se llenaban formatos yse firmaban documentos; procedimientos que eran tardados, ya que haba que

presentarse personalmente en las oficinas y esperar largas filas. Pero hoy gracias a

los avance de las nuevas tecnologas estos procesos se acortan, debido a la

creacin de oficinas virtuales en donde tramitar la CURP, pagar tu estado de cuenta

o realizar algn trmite slo te requiere algunos minutos y se puede hacer desde tu

celular o computadora.

En otro aspecto en que la telemtica ha ayudado a los procesos

administrativos es en el desarrollo de la llamada La Firma Electrnica Avanzada

"Fiel" es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrnico, cuyo

propsito es identificar al emisor del mensaje como autor legtimo de ste, tal y comosi se tratara de una firma autgrafa

1 http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/60_11498.html

Este proceso introdujo mltiples mejoras para la empresa: se agilizan los

mtodos de trabajo, incrementa el ahorro y se garantizan la seguridad en el

almacenamiento de los documentos de la empresa, adems de generar mayor

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accesibilidad a los datos a la hora de llevar a cabo un control o realizar un

seguimiento de los mismos, evitando lo engorroso de los tramites.

Y es que en estos das uno no se imagina con qu facilidad uno puede recibir

un producto o un servicio, por ejemplo: un proveedor recibe un pedido que lleva una

relacin de material de oficina (folders, bolgrafos, carpetas.) e informtica

(computadoras, software y hardware diverso, toners para su impresora,). El

proveedor enva la mercanca conjuntamente con su recibo directamente a las

sucursales, mientras que las facturas se envan a la oficina central o puede ser

descargada desde la pgina de la empresa.

Hoy en da la Telemtica me ha generado el respeto absoluto hacia lainformacion que pasa por mis manos, ademas de que los procesos administrativos

sean ms eficientes en cualquier sistema.

Este ltimo caso es la muestra final de un buen desarrollo administrativo

puede ser apoyado por la telemtica, hacer que una empresa pueda sacar todo el

potencial de su planeacin y logsticas, no importando el rubro que maneje y es

gracias a las etapas administrativas de un constante aprendizaje.

Esto se debe a las etapas que lleva un proceso administrativo donde los

costantes procesos, los cambios que actualmente maneja este mundo globalizad,

van haciendo a una empresa o persona ms eficiente con el nico fin de generar enlos rubros que est desarrrollando un servicio sea de una gran calidad y beneficio

para todos.