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Ardis manual of the orders management

Release 1 Ottobre 2013

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Significato dei vari termini utilizzati

Meaning of the various terms used

Document normal document normal are all the documents that are stored in Ardis,that can be

used for orders and modified

Document standard A standard document is a document that must be attached to the orders,

but is not modified (eg certificates)

Template Template shall mean a blank template which is attached to orders, and will

be amended subsequently.

internal management The internal management document is physically attached to the record

External management Only the record is created, the document will be attached later

Messages with ? green

- is require user

confirmation

Messages with I blue -

need a modification or a

user input

Messages with the red

X - serious anomaly alert

the administrator

All masks Ardis for assigning values are divided into two

parts, above for the values already assigned, down those

available.

All columns are sortable by clicking on the name.

They are also repositionable with the mouse.

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After logging in, entering as an administrator, under the Administration menu --> Orders we are the various

settings possible.

Key/order

This menu allows you to create key related to specific orders. With visualize is opened the mask that has any

values already defined. The New button allows the inclusion of other key tied to a specific order.

You select the order by pressing the little button that opens the form with the list of orders

created

If it is not yet created the order for which you are creating the specification Key, with the New button you can

always create it.

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You determine whether we are creating a causal (Scope) or a support

For Causal (Scope) means the motivation to sending the document (For approval, Information, .....)

Support refers to the mode of sending (Mail, Post, Courier, ....)

We select one the languages available are: Italian, English, French, Spanish

And then the abbreviation we want to use(2 characters)

We can then add the description in language and select whether to insert the date of approval required, with

related notes (For example, "If the document is not approved by the date specified, delivery will be delayed of

30 days")

With Execute the value will be added for the specific order.

If you want insert the Standard Causals or the Standard Support , to use in the absence of association

order/key, use Standard Key

So we will have the list of all the key standard with the causal of transmission and the physical media in the

languages used.

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Data Binding

The mask data connection allows you to connect to a database to recover orders, customers and end customers

already included in administrative software by relating this fields with Ardis.

Transmittal medis

Represents the description of the physical transmission of documents (Mail, Messenger, mail, fax ......)

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Status transmission

The transmission status are the states of return the document and indicate to Ardis how to behave for the

return document from the customer

You define the name of the State of return and is defined as the program should behave, so if:

Mandatory customer document If it selected obliges the user to attach the document of return of the

customer.

Extract document on tacking

back

If selected, Ardis automatically extracts the document and puts it into

user's workspace

Prodotti, Classi , Documenti standard & Modelli

Questa sezione consente di definire, a secondo della tipologia dei prodotti creati dall’azienda, se si vuole

preimpostare una scelta di documenti da assegnare automaticamente alla commessa semplicemente inserendo il

prodotto.

Se attivata la funzione, al momento della creazione della commessa o successivamente, crea una lista di

documenti semplicemente allegando un nuovo prodotto alla commessa in lavorazione.

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Prodotti

In questa maschera possiamo inserire l’elenco dei prodotti e legare i relativi tipi di documento

Con il bottone , dopo aver selezionato il prodotto voluto, definiamo quali tipi di documento debbono

essere creati. Si apre la maschera con l’elenco dei tipi documento disponibili (nella parte bassa) e

selezionandoli con il mouse o i tasti CTRL o SHIFT con applica li colleghiamo al prodotto.

Avremo quindi questa situazione

In alto i collegati, in basso i disponibili.

Pulsante per legare i vari tipi di

documento al prodotto Pulsante per visualizzare in quali commesse e

lotti è presente il prodotto selezionato

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Utilizzando poi il bottone Modelli possiamo associare al prodotto/tipo documento uno o più modelli o

standard che devono essere stati chiaramente prima archiviati in Ardis.

- Modello intendiamo un template da caricare vuoto e poi modificabile

- Standard un documento non modificabile ad esempio un certificato

Con Nuovo posso aggiungerne altri

Prodotti/classi

Questa maschera consente di raggruppare eventualmente i prodotti in classi omogenee, opzione e quindi non

obbligatoria.

Prodotti/modelli

Visualizza i legami già creati

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Clienti

In questa maschera abbiamo l’elenco dei clienti che saranno legati alle varie commesse. Nella parte alta della

maschera troviamo i bottoni relativi a

Visualizzazione e possibilità di creare una legenda specifica per cliente

Visualizza elenco delle commesse legate al cliente selezionato

Visualizza i clienti finali legati allo specifico cliente diretto

Visualizza i nominativi delle persone di riferimento dello specifico cliente

Visualizza i documenti trasmessi o da trasmettere relativi sempre al singolo cliente

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Gestione dei documenti di commessa da parte utente

Alcuni cenni preliminari sui permessi

La gestione delle commesse è controllabile attraverso due modalità :

l’appartenenza ad un gruppo che consenta azioni sulle commesse, in Ardis ne sono presenti quattro:

Autori Gli autori sono utenti che creano documenti e possono allegarli alle commesse

senza però poter gestire la commessa

Commerciali Possono solo consultare le commesse

Responsabili di commessa Gestiscono le commesse

Servizio clienti Possono solo consultare le commesse

Se si vuole limitare l’accesso di determinati Utenti/Gruppi ad una o più commesse occorre utilizzare il campo

Progetto come supporto di memoria, al momento della creazione della commessa

Spuntando la selezione Crea supporto di memoria viene creato un nuovo supporto in cui saranno inseriti tutti

i documenti della commessa. Sarà poi cura dell’amministratore assegnare i diritti di accesso al supporto agli

utenti che dovranno lavorare sulla commessa. Per chi non ha il supporto assegnato la commessa sarà invisibile.

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Inoltre per ogni commessa è possibile definire un iter di approvazione specifico

Per Definire l’iter di approvazione di una commessa agire con il bottone che si trova sulla maschera principale

dopo aver selezionato la commessa di riferimento

Apre la maschera di

visualizzazione iter di

approvazione.

Il bottone duplica è disattivato

non essendoci iter per

commessa già definiti.

Con Modifica si può creare un

nuovo iter.

Vanno innanzitutto definiti i

livelli di approvazione voluti

che corrispondono ai 9 livelli

verticali del tipo di documento

di Ardis. E successivamente le

firma richieste per ogni livello.

Per modificare il numero di

firme cliccare sulla casella

approvazioni dopo aver

selezionato il livello da

modificare.

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Avremo cosi definito che per la determinata commessa voglio 3 livelli con una firma al primo livello, due al

secondo livello ed una sola al terzo (quindi un totale di 4 firme)

Se al livello 2 spunto prioritario le firma saranno in successione per cui prima firmerà l’utente posto prima in

elenco e poi il successivo, altrimenti non ci interessa l’ordine ed il documento passa di livello al

raggiungimento delle due firma senza successione temporale.

A questo punto vado a definire gli utenti approvanti selezionando il livello e poi l’utente nella parte sinistra

della maschera assegnandolo con la freccia e spostandolo quindi al livello selezionato. Importante è che

questo iter di verifica approvazione è per commessa e quindi gli utenti coinvolti non devono avere nessun

diritto specifico sui vari tipi di documento.

Possiamo anche mettere più utenti approvanti ad un livello con una sola firma richiesta, Ardis passerà al livello

successivo appena uno qualsiasi degli utenti approverà il documento.

Questo iter è chiaramente nominativo per cui il documento sarà indirizzato agli utenti selezionati.

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Per inserire o gestire le commesse si attiva il menu commesse

Il menu è attivabile con il bottone posto sulla maschera principale, che entra direttamente in visualizzazione o

con il menu a tendina Commesse.

Nuova - apre direttamente la maschera per creare una nuova commessa

Importa - attivo solo per chi ha eseguito il collegamento con un database esterno per importare direttamente le

commesse

Con Visualizzazione entriamo nell’elenco commesse dove troviamo in alto alcuni bottoni

Questo comando visualizza la legenda relativa alla commessa selezionata

Questo comando visualizza i lotti relativi alla commessa selezionata

Visualizza l’iter di approvazione della commessa specifica, o permette di crearlo

Apre la lista dei prodotti associati alla singola commessa

Entra direttamente nella lista documenti di commessa

Visualizza, se presenta la lista dei solleciti, permette anche di crearla

Va direttamente alla maschera delle Trasmissioni

Va direttamente alla maschera delle Trasmissioni interne

Ordinamento avanzato per consentire di entrare con ordinamento predefinito dei record

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ed a destra

Esce dalla maschera

Inserisce una nuova commessa

Modifica la commessa selezionata

Elimina la commessa selezionata

Stampa la lista delle commesse

Visualizza tutti documenti trasmessi, indipendentemente dalla commessa se non specificata ed

evidenzia quelli che presentano anomalie ad esempio non rientrati

Apre il manuale

Nella parte alta della maschera troviamo i campi per poter ricercare velocemente una commessa tramite il

numero od il cliente. Basta inserire il numero o parte del numero e poi agire con il bottone cerca.

Lo stato permette di visualizzare solo le commesse aperte o quelle chiuse.

Creazione di una nuova commessa

Per creare una nuova commessa si attiva , viene aperta la maschera di inserimento di una nuova

commessa, questa funzione è riservata ai responsabili di commessa.

Si inserisce

- Numero commessa

- Descrizione commessa non obbligatoria

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- Progetto qui è importante non scrivere il nome ma selezionarlo con la freccia a destra che apre la

maschera

Se non è presente crearlo con Nuovo lo stesso nome ed assegnarlo agli utenti creando un gruppo apposito.

Se fleggato definisce che la commessa che andremo a creare è un commessa standard e

quindi non sarà utilizzata per la gestione, ma solo come base per creare poi nuove

commesse operative. Infatti non richiede l’inserimento del cliente e degli altri dati.

- Cliente con il bottone apre la lista dei clienti per selezionare quello relativo alla specifica

commessa

- Numero ordine cliente

- Document list - consente di poter selezionare una document list specifica da utilizzare per la

commessa, se non viene selezionata sarà utilizzata la document list standard di Ardis.

- Modello copertina – se esiste una cover da allegare ai documenti (si consiglia di prepararla prima con i

dati minimi necessari)

- Date - sono le varie date relative alla commessa

- Cliente finale - si può selezionare il cliente finale se è diverso dal cliente contrattuale

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Sollecitare l’utente – attiva la data di sollecito se il documento non viene finito entro x giorni dalla data

prevista.

Utilizza lotto standard – crea direttamente un lotto standard

La TAB riferimenti permette di definire:

- Riferimento commerciale - è il commerciale di riferimento della specifica commessa

- Riferimento CS - è il Ufficio documentazione di riferimento della specifica commessa

- Responsabile commessa - è il responsabile di riferimento della specifica commessa

Altri riferimenti è attivo per l’associazione automatica documenti / gruppi.

A questo punto si devono creare i lotti ed inserire i documenti, Ardis propone automaticamente la maschera di

duplicazione commessa

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Ma con Annulla la chiudo e passo alla creazione manuale dei documenti.

Prima di inserire documenti in Ardis verificare che sia stata creata la relativa codifica.

Con il bottone possiamo visualizzare i lotti già creati.

Se non esistono lotti creati apre la maschera per creare almeno un lotto.

apre la maschera per la creazione di altri lotti

Il nome del lotto è libero cosi come la descrizione che non è obbligatoria ( di default utilizziamo Consegna

standard) .

Si può inserire la data contrattuale di consegna, con Esegui il lotto viene inserito nella lista.

il bottone duplica consente la duplicazione dei lotti con relativi documenti da altre commesse

precedentemente create.

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La parte alta della maschera porta i dati relativi alla commessa attualmente in uso, occorre specificare il nome

del lotto in cui verranno inseriti i documenti da duplicare.

Nella parte centrale della maschera troviamo i campi per reperire velocemente la commessa di interesse.

Tipo – permette di selezionare il tipo di commessa (se standard – altre o tutte)

Possiamo ricercare anche per Responsabile commessa , per cliente , ed importante nella tab Documenti filtrare i

documenti

Per solo ultima revisione, escludere gli standard e selezione solo i visibili in document list

Nella parte bassa troviamo a sinistra l’elenco commesse, se ne selezioniamo appariranno i lotti nella parte

centrale e sotto i relativi prodotti, con a destra l’elenco dei documenti.

Possiamo selezionare i documenti di interesse e con esegui verranno allegati alla commessa ed al relativo lotto.

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Vediamo come gestire i prodotti ed i documenti relativi al singolo lotto con il bottone e .

Nella parte alta della maschera troviamo i bottoni per eseguire le operazioni necessarie

Visualizza i prodotti del lotto selezionato

Visualizza i documenti del lotto selezionato

Visualizza e modifica la lista di sollecito al completamento documento

Visualizza trasmissioni

Visualizza trasmissioni interne (non utilizzata al momento in Gavazzi)

Si seleziona il lotto e con viene aperta la lista dei

prodotti disponibili.

Nella parte alta della maschera troviamo i prodotti già

selezionati per il lotto e sotto quelli disponibili, per

assegnare i prodotti al lotto , doppio click del mouse o

selezione di più prodotti con CTRL o SHIFT e poi Applica

o doppio click del mouse per portarli sopra.

Nel caso di CGS non vengono gestiti, al momento prodotti,

per cui è stato semplicemente creato un prodotto CGS

STANDARD ed è possibile selezionare solo quello.

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Una volta selezionati i prodotti passiamo a selezionare i relativi documenti , utilizzando che attivato

apre la maschera con tutti i tipi di documento ammissibili per i prodotti precedentemente selezionati

Se non sono presenti documenti già assegnati al lotto la maschera sarà vuota e con Nuovo

possiamo iniziare la selezione.

Selezionando questa barra si può spostare la finestra verso il basso o verso l’alto.

Le opzioni possibili sono

- Crea documento del tipo selezionato – crea un documento del tipo selezionato nella parte altra della

maschera – Se non ci sono associazioni è disabilitato.

- Crea documento di altro tipo – crea un altro documento di tipo diverso

- Allega documento – il documento sarà semplicemente allegato alla commessa senza possibilità di modifica.

Questa funzione è disabilita se è presente una cover predefinita.

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Possiamo quindi definire se il documento da allegare o creare deve essere:

Nuovo – quindi un documento da creare nuovo o già creato ma non ancora archiviato in

Ardis.

Da Modello – si creerà un nuovo documento partendo da un modello già archiviato in Ardis

Da documento archiviato - si creerà un nuovo documento partendo da un documento standard già archiviato

in Ardis

Se viene selezionato, per le opzioni crea, Da modello su un tipo di documento che ha modelli disponibili questi

appariranno nella parte bassa della maschera.

L’opzione Allega presenta invece la possibilità .

Se viene selezionato, per allega, Standard su un tipo di documento che ha documenti standard allegati al

prodotto, questi appariranno nella parte bassa della maschera.

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Una volta definita l’operazione da fare, automaticamente o con applica se dobbiamo scegliere il modello o lo

standard, si apre la maschera successiva

Vengono richiesti

- numero documento cliente –Foglio cliente –Revisione Cliente

- data completamento richiesta

- data completamento prevista

controllo per pagamenti e penali

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Sollecitare dopo

Se si attiva questo controllo verranno inviati avvisi di sollecito, se il documento non viene completato entro i

giorni indicati prima della data prevista.

La data contrattuale è puramente indicativa, viene inserita quando la consegna dei documenti è già in ritardo

rispetto a quanto concordato con il cliente, per evidenziarne lo stato.

Questa parte consente di chiudere l’attività relativa al singolo documento.

Nessuno dei campi e’ obbligatorio.

Con Applica viene aperta la successiva maschera per inserire il documento in commessa, la maschera aperta

successivamente, dipende dalle opzioni scelte.

Saranno aperte quindi la maschera di ricerca o la maschera per inserire un nuovo documento.

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Vediamo le varie opzioni con una commessa di prova

Con Ardis è possibile preparare una o più commesse standard e quindi da queste andare un duplicazione del o

dei lotti.

Se non si gestiscono i prodotti è necessario comunque crearne almeno uno che possiamo chiamare prodotto

standard a cui possiamo allegare anche una tipologia di documenti preimpostati.

Dopo aver creato i clienti, le legende ed almeno il prodotto standard possiamo passare a gestire le commesse.

Se esistono dei documenti standard, ad esempio i manuali e dei modelli o template reimpostati, conviene

archiviarli prima in ardis ed eventualmente legarli al prodotto.

Se si utilizza una cover specifica conviene prepararla prima di iniziare a gestire a commessa.

1- Creo la nuova commessa

In base alla tipologia dell’azienda è possibile definire se creare una commessa standard o una commessa reale.

Se si desidera creare una commessa o più commesse standard, è opportuno creare un utente che non sia

operativo ma dedicato solo a questa funzione con area di lavoro sul server in quanto i documenti creati

devono rimanere in area lavoro sul server per poter essere poi duplicati per le altre commesse.

Per facilitare questa operazione abbiamo creato un foglio in Excel dove inserendo i nomi dei documenti per le

commesse standard vengono generati automaticamente i record.

Lo stesso è stato fatto anche per la creazione di commesse reali con già una lista di documenti disponibili.

E’ importante che anche il gestore delle commesse, e gli utenti che gestiscono in modifica i documenti della

commessa, abbiano l’area di lavoro sul server altrimenti non sarà possibile spostarli in fase di assegnazione

dal gestore agli utenti.

Nota importante Il progetto che è il nome della commessa senza il numero non va scritto ma selezionato dall’elenco. Se

non esiste e possibile crearlo con il bottone nuovo. Va comunicato all’amministratore di Ardis che creerà

il supporto relativo e lo assegna la gruppo di utenti che lavorano sulla specifica commessa.

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2- selezionando nella parte alta della maschera

Viene creato automaticamente il lotto con la data contrattuale inserita. La data contrattuale è relativa al lotto e

non alla commessa. Se la commessa è standard viene aperta la maschera che permette di duplicare un lotto dalle

commesse esistenti.

Se non si seleziona la creazione automatica del lotto, viene creata la commessa senza lotti.

Se la commessa non viene definita standard duplica automaticamente il lotto standard predefinito se è

presente una sola commessa standard con un unico lotto.

Se non è stato creato alcun lotto, possiamo utilizzare la funzione manuale, dopo aver selezionato la

commessa con il bottone lotti apre la maschera di definizione lotto

Con creo il lotto e con Esegui confermo e ritorno alla maschera dei lotti, la descrizione non è

obbligatoria.

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Se si vogliono associare a questa commessa i documenti di un’altra commessa o della/e

commessa standard, si utilizza il bottone duplica.

Che apre la maschera con la scelta delle commesse e dei lotti presenti nell’archivio.

3 – definisco i prodotti relativi al lotto creato

Se non abbiamo utilizzato la creazione automatica del lotto o il duplica lotto che ha già associato i prodotti, o

semplicemente vogliamo aggiungere un nuovo prodotto, possiamo utilizzare la maschera apposita. Nel caso di

CGS non vengono gestiti, al momento prodotti, per cui è stato semplicemente creato un prodotto CGS

STANDARD ed è possibile selezionare solo quello.

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Nella parte inferiore trovo tutti i prodotti disponibili, li seleziono e con il doppio click del mouse

o con applica appariranno nella parte alta gli associati.

Con elimina posso togliere un prodotto associato per errore. Se si elimina un prodotto non

vengono eliminati anche i documenti associati, ma saranno visibili solo se è presente almeno

un altro prodotto

4 - Selezionati i prodotti, comincio a definire i documenti necessari per la commessa in creazione

La maschera sarà inizialmente vuota, o saranno presenti i documenti derivati dalla duplicazione

di un lotto, con nuovo si iniziano a definire i documenti necessari

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Nella parte alta troviamo i prodotti associati alla commessa con i documenti che sono stati predefiniti a livello

di amministrazione come associati al prodotto, per CGS non è stata definita alcuna associazione.

Nella parte centrale abbiamo la scelta della modalità di associazione documento/commessa

- crea documento del tipo selezionato Non abilitata al momento non esistendo associazioni con i prodotti, per utilizzare questa funzione

selezioneremo nella parte alta della maschera il tipo di documento che vogliamo creare, abbiamo quindi tre

scelte

- crea documento di altro tipo Crea un documento senza aver preimpostato il tipo di documento.

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- Nuovo verrà creato un documento nuovo utilizzando la gestione esterna o inserendo in archivio un

documento non presente nel database.

Confermando viene aperta la maschera per inserire i dati cliente e relativi alle scadenze

Con Applica confermiamo i dati (nessuno dei campi è obbligatorio), si passa alla successiva maschera di

archiviazione di Ardis dove il documento viene gestito nella modalità standard di archiviazione di un

documento

Le frecce di selezione si abilitano man mano a seconda delle scelte effettuate, la prima e relativa al tipo

documento.

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Se è presente un supporto di memoria con lo stesso nome del progetto viene assegnato automaticamente.

Per inserire il documento da Archiviare lo possiamo semplicemente trascinare sulla maschera od utilizzare la

Tab Archiviazione

Dove troviamo

Con i pulsanti

Pulsante per andare in ricerca del file su esplora risorse

Pulsante di visualizzazione del file

Elimina dalla lista il file selezionato

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se premuto apre la ricerca di windows per allegare il documento

e compilati i vari campi il documento viene allegato alla commessa.

GESTIONE ESTERNA - Se il documento non esiste e verrà creato successivamente, si procede come prima,

ma una volta passati nella Tab informazioni di Archiviazione si seleziona la barra blu in basso (Gestione

Esterna )

Che consente di definire l’estensione

eventuale del documento , con esegui verrà

creato in commessa un record per il tipo di

documento senza file associato.

Per maggiori dettagli sulla gestione di un documento in modalità esterna fare riferimento al manuale utente

di Ardis nella sezione relativa all’archiviazione documenti.

Con Esegui viene allegato il documento alla commessa

- Da modello – se sono disponibili modelli associati li troviamo nella parte bassa della maschera. Se non

ci sono modelli associati la funzione viene aperta la maschera dati cliente e successivamente la ricerca

di Ardis

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Selezionato il modello con applica passiamo alla maschera dati cliente

Compilata la maschera con applica apriamo la maschera con la ricerca del documento

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Saranno cercati solo i file archiviati come Modelli, se nno esistono appare il seguente messaggio.

Compilato i dati con esegui viene inserito il documento in commessa

- Da documento archiviato verrà creato un documento nuovo utilizzando un documento già presente nel

database

Come per documento nuovo ma dopo i dati del cliente viene aperta la maschera di ricerca

Possiamo inserire altri criteri per restringere la ricerca e poi,con esegui, appaiono i documenti che

corrispondono ai dati inseriti

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Possiamo selezionare anche più di un documento (sono attivi i tasti CRTL e SHIFT) e poi con il

tasto Allega documento alla commessa, legare i documenti alla commessa sotto un unico record.

In caso di errori troveremo la X rossa e nella tab errori potremo vedere la spiegazione dell’errore.

Possiamo anche effettuare altre ricerche e poi alla chiusura della ricerca Ardis apre la maschera di

archiviazione.

Selezioniamo il tipo di documento in cui vogliamo archiviare il documento. Se abbiamo effettuato una

selezione multipla ci verrà richiesto di selezionare il file principale (file di assieme)

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Selezioniamo il documento principale(quindi l’unico che potrà essere automaticamente aperto da area

lavoro o da ricerca) e con esegui il documento verrà inserito in commessa.

Dopo l’esegui, se non viene compilato qualche campo specificato obbligatorio, viene richiesto

espressamente dal programma

- Allega documento La sostanziale differenza tra allega e crea e che con allega il documento viene solo inserito in commessa e

non è modificabile.

Infatti nel caso la commessa preveda una copertina (cover) per i documenti la funzione viene disabilitata in

quanto non sarebbe possibile utilizzare il documento e fonderlo con la cover.

Per lo stesso motivo le opzioni disponibili con allega sono diverse

- Standard viene presentato l’elenco dei documenti standard associati al prodotto selezionato , seleziono

quello di interesse e dopo la compilazione dei dati cliente sarà allegato alla commessa

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Negli altri due casi si aprirà, dopo la scheda cliente la maschera di ricerca di Ardis per andare in ricerca di

documenti non reimpostati e poterli allegare.

- . - . - . - . -

Se non viene, per qualsiasi motivo, trovato il documento da copiare potrebbe apparire questo messaggio

occorre avvisare il responsabile del sistema per verificare e correggere l’anomalia.

Quando abbiamo terminato la selezione dei documenti della commessa, avremo un elenco dei documenti

allegati alla commessa/lotto

Con il pulsante è possibile assegnare i documenti creati ai vari utenti.

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Sono assegnabili solo i documenti estratti e non quelli allegati in quanto risultano come archiviati e quindi non

modificabili.

Chiaramente le aree di lavoro degli utenti devono essere impostate sul server.

5- Gestione dei documenti

I documenti inseriti in commessa che necessitano di modifiche od approvazione finiscono nell’area di lavoro

dell’utente

Qui troviamo tutti i documenti inseriti in commessa e possiamo completarli, modificarli e approvarli.

L’area di lavoro presenta alcuni bottoni che consentono di eseguire diverse operazioni

Per l’elenco delle funzionalità in dettaglio fare riferimento al manuale operativo Ardis.

Esci dall’area di lavoro

Creazione di un nuovo documento

Archiviazione di un documento esistente

Modifica del documento selezionato. Ardis apre il documento con l’applicazione associata.

Eliminazione del documento presente nell’area di lavoro

Apertura del manuale

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Le funzioni attivate dai pulsanti che si trovano in alto nella maschera dell’area di lavoro sono:

1. Aggiorna Elenco documenti: esegue un refresh della finestra dell’area di lavoro.

2. Visualizza Anteprima Documento: apre il documento in anteprima nel formato di visualizzazione che

è stato specificato durante l’archiviazione.

3. Visualizza/Modifica Informazioni file: apre la scheda del documento in cui è possibile vedere i valori

dei campi principali, secondari e addizionali di quel documento. E’ inoltre possibile modificare questi

dati.

4. Visualizza iter di approvazione del documento: visualizza i documenti in approvazione

5. Visualizza ultimi documenti approvati: apre la maschera in cui vengono visualizzati gli ultimi

documenti approvati dei quali abbiamo ricevuto l’avviso dell’avvenuta revisione od approvazione

6. Approva con nuova revisione o senza nuova revisione:

l’opzione di scelta è attivabile tramite il menù a tendina che

compare cliccando sul triangolino nero che si trova sul pulsante.

Questa funzione consente di inviare il documento in archivio,

seguendo un iter di approvazione prestabilito. Con nuova

revisione si incrementa l’apice della revisione mentre senza

nuova revisione l’apice rimane sempre lo stesso. L’approvazione senza nuova revisione è legata ad uno

specifico diritto che si assegna all’utente.

7. Approva con nuova revisione cambiando lista di

distribuzione/ Approva senza nuova revisione cambiando

lista di distribuzione: stessa funzione del pulsante di

approvazione con la possibilità di inviare agli utenti di Ardis

(selezionabili da una lista) un avviso di avvenuta revisione o

di inserimento nuovo del documento che si sta approvando.

8. Invia Documento via E-mail: possibilità di inviare il documento selezionato via mail nel formato

originale, nel formato di esportazione o entrambi.

9. Copia del documento: possibilità di copiare il documento selezionato (nel formato originale, di

esportazione o entrambi) nell’area di lavoro di gruppo o in un’altra destinazione a nostra scelta.

10. Fusione PDF: se è presente il relativo programma consente di fondere assieme documenti di word,

escel e pdf in un unico file pdf secondo un ordine selezionabile.

11. Invia documento all’esterno: serve se voglio inviare documenti da modificare all’esterno del

programma

12. Riporta documento all’interno: funzione utilizzata nella gestione esterna dei documenti. Consente di

allegare un file ad un record precedentemente creato.

13. Sposta il documento nell’area di lavoro utente: trasferisce un documento dall’area di gruppo all’area

utente. Questo può essere utile quando si hanno più utenti che devono lavorare su uno stesso

documento o scambiarselo

14. Sposta il documento nell’area di lavoro di gruppo: sposta un documento dall’area utente all’area di

gruppo.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

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15. Crea/Archivia documenti correlati: se abilitata questa funzione permette di correlare logicamente i

documenti tra loro, è solo un legame logico che stabilisce la correlazione ma non ha effetti sulle

operazioni di modifica ed estrazione..

16. Collega documenti: consente di importare un documento già archiviato in un progetto

17. Ordinamento avanzato: possiamo stabilire come vogliamo siano ordinati i documenti presenti in area

di lavoro.

Le operazioni principali sono:

Modifica documento

Questa opzione consenti di aprire automaticamente il documento selezionato per effettuare le modifiche

necessarie, funziona sul record selezionato che può essere scelto nella parte sinistra della maschera.

E’ chiaramente attivo solo sui documenti a gestione interna (quelli dove è presente il file fisico) se si agisce

sulla freccia a fianco , o si usa il tasto destro del mouse, viene aperta la cartella per consentire

di elaborare anche gli altri documenti presenti ad esempio la cover

Anteprima - permette la visualizzazione del documento

Approvazione

Quando il documento è pronto con il bottone di approvazione si conferma l’invio in archivio del documento.

Le possibilità offerte sono due

- approva con nuova revisione ( i documenti nuovi si approvano solo con questa opzione)

- Approva senza nuova revisione

Il documento finisce in stato Archivio per cui può venire trasmesso

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Per i documenti a gestione esterna è sufficiente trascinare il documento creato sulla maschera area di lavoro

Se Ardis trova dei documenti che corrispondono ( quindi i documenti che Ardis trova con lo stesso nome del

documento inserito), chiede se si vuole sovrascrivere il documento fittizio

Se si conferma i documenti vengono allegati al record e poi sono gestibili come interni.

Una volta aperta la cartella in modifica posso eventualmente aggiungere anche dei documenti

6- Trasmissione dei documenti

Rientrando nella maschera principale della gestione commesse, si seleziona la commessa di interesse e si può

procedere con la trasmissione dei documenti.

Si utilizza il pulsante Visualizza trasmissioni che apre la maschera relativa ai documenti trasmessi/da

trasmettere.

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La barra in basso visualizza i documenti Trasmessi e la Lista generale dei documenti.

Con includi documenti trasmessi è possibile ritrasmettere un documento ad altro destinatario.

Con il bottone Trasmetti si prepara il Transmittal da inviare al cliente

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Il numero di trasmissione viene assegnato dal sistema. Occorre indicare:

- il tipo trasmissione

Selezionabile con che apre la maschera di selezione

Selezionato il tipo di spedizione, vengono richieste altre informazioni

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Vengono richiesti

- causale di invio

- supporto su cui vengono inviati i documenti

- numero copie (di default 1)

- la data di approvazione se è obbligatoria (dipende dalla causale)

- data di approvazione

quindi possiamo passate alla TAB destinatari

apre la maschera dei riferimenti cliente

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Se il riferimento non è presente con Nuovo posso aggiungerlo

Se si intende spedirlo a azienda diversa dal cliente seleziono destinatati e quindi i riferimenti collegati allo

specifico destinatario. I destinatari devono essere preimpostati possiamo aggiungere solo nuovi riferimenti

Slezionare la lingua del Transmittal

Selezionata la lingua desiderata con Esegui viene preparato il transmittal

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Questo può essere salvato in Pdf e quindi utilizzato per inviare i documenti al cliente.

Se invece chiudiamo il report rientriamo nella maschera della preparazione dove sono stati

aggiunti due nuovi pulsanti

Viene prima aperta la maschera standard che chiede quale

formato si vuole copiare e poi viene creata la mail o copiati

i documenti nella cartella specificata.

Nella tab Documenti trasmessi, troviamo tutti i documenti trasmessi

Copia il transmittal ed i

documenti selezionati in

una cartella

Invia il transmittal ed i documenti

selezionati per mail utilizzando

l’indirizzo dell’utente attualmente

connesso, se l’indirizzo non è definito

appare il messaggio di errore

Logo

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Con la TAB Documenti trasmessi abbiamo la possibilità di

convalidare il documento

E’ possibile inserire delle note e poi sono presenti quattro scelte

1

2

3

4

47

1 – Approvato - il documento si intende approvato definitivamente e quindi viene consolidato in commessa

2 – Approvato con allegato- il documento si intende approvato definitivamente e quindi viene consolidato in

commessa, ma con la possibilità di allegare un documento di approvazione del cliente

3 – Da modificare con commenti - il documento si considera Respinto e verrà rimesso in area lavoro utente,

ma con la possibilità di allegare un documento di commenti del cliente.

4 – Per sola informazione

Se con commenti, apre la maschera per inserire delle nuove date di preparazione ed eventualmente assegnarlo

ad altro utente diverso da quello che lo aveva preparato la prima volta

Ed all’esegui consente di allegare l’eventuale risposta del cliente

Si procede come nell’archiviazione di un documento nuovo, e si conferma poi con Esegui, il documento di

risposta del cliente viene correlato al documento padre e sarà visibile con

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In area di lavoro si visualizza con la freccetta sul

bottone anteprima

Nella lista documenti ho tutti i documenti trasmessi, si attiva premendo Cerca

Con stampa viene lanciata la document list

49

Sono due le document list standard presenti

1- per documento

2- per destinatario

50

Gestione document list personalizzata

Se nella maschera delle commesse si inserisce il file della document list personalizzata

In fase di stampa vengono portati i dati nel foglio1 di excel

Poi manualmente o con opportune macro è possibile sistemarli come di desidera per avere una lista

personalizzata

51

Inoltre ricordo che su tutte le maschere di Ardis cliccando con il tasto destro del mouse sulla griglia

Si estraggono tutti i dati presenti in excel, Word, XLM.

Per alcuni clienti abbiamo creato una document list personalizzata in excel che si aggiorna automaticamente.