archives du bureau de normalisation dossier d’Étude et de...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

ARCHIVES DU BUREAU DE NORMALISATION

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION

DU TABLEAU DE TRI 2010

par

Filip STRUBBE

Bruxelles 2010

ARCHIVES DU BUREAU DE NORMALISATION

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2010

par

Filip STRUBBE

Bruxelles 2010

5

TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES...........................................................................................5

REMERCIEMENTS ...................................................................................................7

INTRODUCTION........................................................................................................9

LISTE DES SOURCES, TRAVAUX ET SITES WEB ..........................................11 SOURCES NON PUBLIEES............................................................................................11 SOURCES PUBLIEES ...................................................................................................11 TRAVAUX..................................................................................................................11 SITES WEB.................................................................................................................12

LISTE DES ABRÉVIATIONS .................................................................................13

CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL DU BUREAU DE NORMALISATION (NBN) ......................................................................................15

HISTOIRE ..................................................................................................................15 COMPETENCES ..........................................................................................................15 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT ......................................................................16 ANALYSE DE LA GESTION D’ARCHIVES......................................................................24 DESCRIPTION DES PRINCIPALES SERIES D’ARCHIVES .................................................26 DELAIS DE CONSERVATION .......................................................................................27 PRINCIPES DE SELECTION ..........................................................................................29

7

REMERCIEMENTS

Ces deux tableaux de tri doivent leur existence à l’aide, la collaboration et les conseils de beaucoup de personnes. Les agents du Bureau de Normalisation m’ont toujours bien accueilli, aidé, malgré leurs emplois du temps chargés, leurs lourdes responsabilités et le côté nébuleux que pouvait présenter la discipline archivistique à leurs yeux. Ils ont toujours répondu à mes questions, et à mes demandes d’éclaircissement que ce soit de vive voix, par téléphone ou par mails. Mes supérieurs et collègues des Archives générales du Royaume ont également consacré le temps nécessaire pour répondre à mes questions et m’orienter. Rolande Depoortere, Chef de la Section Surveillance, a guidé l’élaboration de ce tableau de tri en m’accompagnant pendant des visites sur place et en donnant d’innombrables recommandations, informations et suggestions en matière de tri. Je tiens également à remercier cordialement deux autres collègues de la Section Surveillance: Geert Leloup, qui m’a toujours prêté une oreille attentive, et Madeleine Jacquemin, qui a assumé la relecture de ce tableau de tri.

9

INTRODUCTION

LA DEFINITION D’UN TABLEAU DE TRI

Un tableau de tri est un instrument de gestion qui présente une nomenclature systématique des catégories d’archives produites par un organisme public ou privé, et qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive, c’est-à-dire qui indique quels documents seront conservés de façon permanente et lesquels pourront être éliminés lorsqu’ils auront perdu toute utilité administrative.

LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI

Le tableau de tri est un outil essentiel de gestion de documents (records management), de management de l’information et des connaissances au sein d’une organisation, qui présente de multiples avantages en terme d’efficacité et de réduction des coûts de stockage de documents devenus inutiles. Il peut en effet fournir autant d’arguments pertinents pour les décideurs et les responsables de tout niveau dans l’attribution de moyens humains, matériels et financiers adaptés en vue d’assurer un meilleur contrôle du cycle de vie des documents d’archives, de la production à la conservation.

LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION

Cet instrument, réalisé sur l’initiative des Archives de l’État, est l’aboutissement d’un processus de collaboration entamé par le chef de la section « Surveillance archivistique, avis et coordination de la collecte et de la sélection », Rolande Depoortere, et l’archiviste attaché de la section 5 « Archives contemporaines » chargé du versement des archives du NBN, Filip Strubbe.

LES ETAPPES DE LA REALISATION

L’examen des archives du NBN et de son prédécesseur en droit s’est déroulé en plusieurs étapes. Suite à un appel de M. Van Vaerenbergh, l’Archiviste général du Royaume Karel Velle rendit une première visite au NBN en juillet 2006, suite à laquelle il donna des instructions pour rassembler les informations nécessaires à la rédaction d’un tableau de tri. En février 2007, Rolande Depoortere reçut les premiers relevés d’archives pour les services. En mars, elle visita le NBN dans le but d’assurer le suivi de la visite de l’Archiviste général et de lancer la réalisation conjointe d’un tableau de tri. Cependant, fin 2007 le NBN dut remettre la réalisation du projet prévu. En septembre 2009, en vue d’un déménagement de ses services, le NBN reprit l’initiative et contacta la section « Archives contemporaines » pour régler un tri et un versement de ses archives. À ce sujet, Filip Strubbe rendit quatre visites au NBN afin de déterminer quelles séries d’archives pouvaient faire l’objet d’un versement et de contrôler, dans la mesure du possible, l’élimination des archives sans valeur administrative ou historique. En novembre, Rolande Depoortere et Filip Strubbe rendirent une visite dans le nouveau bâtiment du NBN. Ensemble, ils y effectuèrent deux visites d’inspection au cours du mois de décembre. En janvier, février et mars 2010, Filip Strubbe se rendit à quatre reprises au NBN afin d’inspecter tous les services. Début avril, un projet de tableau de tri fut remis à la Section Surveillance. Fin septembre, une version relue et corrigée fut envoyée aux services du NBN.

11

LISTE DES SOURCES, TRAVAUX ET SITES WEB

SOURCES NON PUBLIEES Archives de l’Institut belge de Normalisation, versées aux Archives générales du Royaume en septembre 2009 et en avril 2010.

SOURCES PUBLIEES 50 années de normalisation nationale. 1919-1969. Séance académique du 5 juin 1969, Palais des congrès, Bruxelles, Bruxelles (Revue de l’Institut belge de Normalisation), 1969. Annuaire administratif et judiciaire de Belgique et de la Capitale du Royaume, Bruxelles, 1864-2009. Association belge de Standardisation. Rapport du Vice-président délégué sur les travaux de l’exercice 1938, présenté à l’Assemblée générale statutaire du 29 mars 1939, Bruxelles, 1939. Association belge de standardisation. Rapports, Bruxelles, 1920-1945. Bureau de Normalisation. État de la normalisation en Belgique, Bruxelles, 2009. Bureau de Normalisation. Revue, Bruxelles, 2007-. Conseil supérieur de Normalisation. Rapport annuel, Bruxelles, 2006-. Guide des Ministères, Bruxelles, 1951-2009. Institut belge de normalisation. Catalogue, Bruxelles, 1966-2001. Institut belge de normalisation. Circulaire d'information, Bruxelles, 1947-1967. Institut belge de normalisation. Rapport annuel, Bruxelles, 1966-2005. Institut belge de normalisation. Rapport du Conseil d'administration sur l'activité de l'Institut, Bruxelles, 1950-1967. Institut belge de Normalisation. Revue, Bruxelles, 1962-2005. Moniteur Belge, Bruxelles, 1845-2009.

TRAVAUX ANNAERT P. et GUINAND M., Le Ministère des Affaires économiques (1934-1992), I Etude de l’organisation et répertoire des commissions et parastataux, Bruxelles (Archives générales du Royaume. Miscellanea Archivistica. Studia 62), 1994, pp. 142-143. COPPIETERS G., Institut belge de normalisation (IBN), dans YANTE J.-M., TALLIER P-A., PIRLOT V. et PLISNIER F., Guide des organismes d’intérêt public en Belgique, II, Bruxelles, 2008, pp. 99-103. CROON C., L’Institut belge de Normalisation. Mont-de-l’Enclus, 1989.

12

LELOUP G. et JACQUEMIN M., Archiefselectielijst. Archief van instellingen van openbaar nut (en préparation). SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques, Bruxelles, 2009. TYTGAT G., Juridische aspecten van normalisatie-instellingen op nationaal, supranationaal en internationaal niveau, Louvain (Dissertation de licence), 1998.

SITES WEB Bureau de Normalisation http://www.nbn.be/ Comité électrotechnique belge http://www.ceb-bec.be/ Comité européen de Normalisation http://www.cen.eu/cenorm/homepage.htm Organisation internationale de Normalisation http://www.iso.org/iso/home.htm

13

LISTE DES ABRÉVIATIONS

ABS Association belge de Standardisation AELE Association européenne de Libre échange AGR Archives générales du Royaume et Archives de l’Etat dans les

Provinces BENOR Marque de conformité aux normes (IBN) CCR Centre collectif de Recherche CEB Comité électrotechnique belge CEE Conseil des Communautés européennes CEI Commission électrotechnique internationale CEN Comité européen de Normalisation CENELEC Comité européen de Normalisation électrotechnique CIBELNOR Le centre d’Information belge sur les Normes et les Règlements

techniques CT Comité technique du CEN DIMONA Déclaration immédiate DMFA Déclaration multifonctionnelle ETSI European Telecommunications Standards Institute IBN Institut belge de Normalisation ISO Organisation internationale de Normalisation MB Moniteur belge NBN Bureau de Normalisation / Bureau voor Normalisatie ONSS Office national de Sécurité sociale OS Opérateur sectoriel

15

CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL DU BUREAU DE NORMALISATION (NBN)

HISTOIRE Depuis les années 1980, la normalisation européenne connaît un essor formidable. À la fin des années 1990, il est apparu que l’organisation et le fonctionnement de notre organisme de normalisation national, l’Institut belge de Normalisation (IBN), n’étaient plus adaptés aux évolutions récentes dans le domaine de la normalisation. Comme le développement et le maintien d’une normalisation nationale belge sont devenus de moins en moins conciliables avec la politique européenne de normalisation, le pôle d’une grande part des travaux de normalisation s’est déplacé vers le forum européen, où les nombreuses activités dépendent d’experts sur le terrain. Vu la nécessité d’appliquer des réformes profondes pour assurer la mission de l’IBN le gouvernement propose une loi au Parlement qui aboutit à la loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation.1 Cette loi entraîne la dissolution de l’IBN et son remplacement par le Bureau de Normalisation (NBN). Après une période de transition, cette disposition entre définitivement en vigueur le 1er décembre 2006.2 L’actuel NBN est un parastatal de type C conformément à la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d’intérêt public, dépendant du SPF Économie, dont il reçoit une dotation annuelle. La loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation vise également une nouvelle philosophie pour la normalisation, basée sur une décentralisation et une collaboration entre le secteur public et privé. Ceci apparaît dans la composition du Conseil d’administration, dans la manière dont chaque année les priorités en matière de politique de normalisation sont inventoriées, et dans l’organisation concrète des activités. Cette organisation reflète les grands traits de l’évolution dans le domaine de la normalisation: d’une part on constate l’ampleur inédite de sa dimension internationale, d’autre part ce réseau est de plus en plus fondé sur l’expertise et l’apport essentiel du secteur privé.

COMPETENCES En tant qu’organisme national de normalisation de la Belgique et successeur de l’IBN, l’actuel NBN prend en charge les besoins des parties intéressées belges en matière de normalisation et se développe en un centre de connaissance pour la normalisation. La loi relative à la normalisation du 3 avril 2003 lui accorde les missions suivantes: 1° l’exécution d’une mission générale de recensement tant des besoins en normes et documents techniques nouveaux que de l’offre pour les réaliser, et d’évaluation des moyens de financement nécessaires; 2° la coordination des travaux de normalisation et l’harmonisation des règles sur lesquelles la normalisation doit être basée; 3° la centralisation, l’examen, la consultation et/ou l’approbation des projets de normes; 4° la diffusion des normes et des documents techniques; 5° la promotion de la normalisation et la coordination de mesures destinées à en faciliter l’application; 6° la gestion des moyens qui lui sont alloués et consacrés au développement des compétences scientifiques et techniques dans les matières à normaliser; 7° l’élaboration de normes, ainsi que le suivi, le développement et la mise au point de documents techniques en tant que nouveaux produits n’ayant pas le statut de norme, mais répondant à des besoins sur le

1 Etat de la normalisation en Belgique, p. 7. 2 Arrêté royal du 21 octobre 2004 fixant la date d’entrée en vigueur des articles 2 à 19 et de l’article 32 de la loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation (MB, 09/11/2004) ; arrêté royal du 12 juillet 2005 portant approbation de la dissolution de l’Institut belge de Normalisation et du transfert de l’avoir social (MB, 05/08/2005) ; arrêté royal du 1er septembre 2006 fixant la date d’entrée en vigueur des articles 31 et 33 de la loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation (MB, 1/12/2006) ; arrêté royal du 1er septembre 2006 portant approbation de la dissolution de l’Institut belge de Normalisation (MB, 1/12/2006).

Bureau de Normalisation

marché; 8° la représentation des intérêts belges dans les instances européennes et internationales de normalisation; 9° la création et la dissolution des commissions de normalisation; 10° l’agrément ou le retrait de l’agrément des opérateurs sectoriels de normalisation suivant des modalités définies par le Roi, par arrêté délibéré en Conseil des Ministres; 11° l’exécution de tâches en rapport avec la normalisation et la certification qui lui sont confiées par le Roi, par arrêté délibéré en Conseil des Ministres.3 Bien entendu, ces missions reflètent les changements profonds qu’a subi le monde de la normalisation pendant les dernières décennies.

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT STRUCTURE ET FINANCEMENT

Lors de sa réunion extraordinaire du 11 février 2005, l’Assemblée générale de l’IBN décida de dissoudre l’Institut et de transférer son avoir social au NBN. Toutefois, on jugea opportun d’entamer la procédure de dissolution de l’IBN afin d’obtenir la continuité entre les services de l’IBN et ceux du NBN. Il fallut donc différer l’arrêté royal d’approbation de la dissolution de l’IBN jusqu’à ce que toutes les instances du NBN (notamment le transfert du personnel et l’installation du nouveau Comité de direction) soient en place. En suivant une telle procédure, on évita la perturbation du fonctionnement et des travaux de normalisation en cours.4 La loi du 3 avril 2003 dote le NBN d’un Comité de direction et d’un Conseil d’administration, qui ont établi en concertation un règlement d’ordre intérieur. Le Conseil d’administration est composé de représentants d’entreprises, de syndicats, d’autorités fédérales et régionales, ainsi que d’organismes de protection des consommateurs. Il compte 30 membres effectifs et 30 membres suppléants. Un président est nommé parmi les membres effectifs.5 Le Conseil d’administration délibère sur tous les actes d’administration et les dispositions qui intéressent l’avenir du NBN, et notamment sur la stratégie, les activités, les budgets et les comptes annuels proposés, qu’il approuve. Le Conseil d’administration est également compétent pour conclure toute opération relative aux biens immobiliers ou biens d’équipements (bail de location, achats, ventes, etc.). Le président du Conseil assure la surveillance générale de la gestion du NBN dans le cadre des directives et décisions prises par le Conseil d’administration. Il formule sur base des décisions du Conseil d’administration les avis et recommandations appropriés au Comité de direction concernant la réalisation de ses missions, les orientations de la politique générale et financière du NBN, les propositions à

3 Loi relative à la normalisation du 3 avril 2003, Art. 5 (MB, 27/05/2003). Il est important de noter que, suite à l’essor européen dans le domaine de la normalisation, cette loi définit une norme comme « une spécification technique approuvée par un organisme reconnu à activité normative en vue d’une application répétée et continue, dont l’observation n’est pas obligatoire et qui relève de l’une des catégories de normes visées à l’article 1er, 4°, de la Directive 98/34/CE du Parlement européen et du Conseil du 22 juin 1998, prévoyant une procédure d’information dans le domaine des normes et réglementations techniques ». L’article dont question de la Directive 98/34/CE fait une distinction entre une norme internationale (norme qui est adoptée par une organisation internationale de normalisation et qui est mise à la disposition du public), une norme européenne (norme qui est adoptée par un organisme européen de normalisation et qui est mise à la disposition du public) et une norme nationale (norme qui est adoptée par un organisme national de normalisation et qui est mise à la disposition du public). 4 Procès-verbaux de l’assemblée générale du 11 février 2005. 5 Le Conseil est composé de onze membres effectifs représentant les services publics fédéraux, de quinze membres effectifs représentant les organisations les plus représentatives des entreprises, d’un membre effectif représentant les organisations compétentes en matière de défense des intérêts des consommateurs, de deux membres effectifs représentant les organisations représentatives des travailleurs et finalement d’un membre effectif représentant les organisations ayant pour objet la protection de l’environnement. Seuls les administrateurs effectifs siègent dans le Conseil d’administration. Ils informent le secrétaire chaque fois que leur suppléant participera à une réunion du Conseil d’administration. Voir l’arrêté royal du 21 octobre 2004 (MB, 09/11/2004).


faire au Conseil d’administration et les changements importants dans l’organisation.6 Un commissaire du gouvernement (ou son suppléant) assiste avec voix consultative aux réunions du Conseil d’administration. Il dispose d’un délai de quatre jours calendrier pour prendre un recours suspensif auprès du Ministre qu’il représente contre l’exécution de toute décision prise par le Conseil d’Administration qu’il estime contraire à la loi, aux statuts ou à l’intérêt général.7 Le Comité de direction assure la gestion journalière du NBN et pose les actes nécessaires ou utiles à l’accomplissement de ses missions. Le Comité de direction est composé d’un président8 et d’un directeur technique. Ils sont nommés par le Roi, par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, pour un terme (renouvelable) de six ans sur proposition du ministre, après consultation du Conseil d’administration.9 Sur la proposition du Président du Conseil d’administration et du Président du Comité de direction, le Comité de direction prépare les réunions du Conseil d’administration et approuve toutes les conventions de nature financière, commerciale ou technique qui s’inscrivent dans les budgets approuvés, pour autant que ces conventions n’excèdent pas le montant de 100.000 euros. Le Comité de direction supervise aussi la politique du personnel en général: il décide des recrutements, promotions et licenciements éventuels. Enfin, le Comité de direction supervise la réalisation des projets d’investissement approuvés par le Conseil d’administration dans les limites budgétaires indiquées. Le Comité de direction fait au moins trimestriellement rapport au Conseil d’administration sur les décisions prises en vertu des délégations de pouvoirs précitées.10 Le Président du Comité de direction a pour mission de définir et d’adapter la stratégie du NBN en concertation avec le Conseil d’administration, ainsi que d’organiser et gérer les structures du NBN conformément aux dispositions légales et aux moyens financiers disponibles. À ce sujet, il est responsable pour le budget et la comptabilité, propose une stratégie pour le NBN en fonction des besoins économiques et techniques pour des normes en Belgique, il fixe le cadre juridique et opérationnel pour les membres du personnel et il assure le suivi de tous les aspects juridiques et techniques relatifs à la normalisation.11 Le directeur technique, de son côté, a pour mission d’établir un projet de programmes de normalisation, de les adapter en concertation avec tous les acteurs concernés, de coordonner les travaux de normalisation et d’assister les différentes commissions de normalisation en harmonisant les règles relatives à leur fonctionnement et en distribuant rapidement toute information utile.12 En tant que parastatal du type C, le NBN dispose d’un plus grand degré d’autonomie dans son fonctionnement que l’ancien IBN. Cette autonomie s’exprime entre autres par une comptabilité commerciale et par l’engagement de membres du personnel par des conventions de travail, comme c’est le cas dans le secteur privé. Le NBN est financé de différentes façons: 1° une dotation à la charge du budget fédéral imputée sur les crédits du SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie; 2° les redevances imposées par le Roi, par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, pour financer certains programmes de normalisation d’intérêt général, prélevées auprès des parties représentées dans les commissions de normalisation; 3° les contributions volontaires ou contractuelles; 4° des revenus occasionnels; 5° tous les revenus provenant des activités du NBN, telles que la vente de normes. 6 AR du 29 octobre 2007 portant approbation du règlement d’ordre intérieur du Bureau de Normalisation, art. 31-34 (MB, 21/11/2007). 7 Ibid., art. 54-56 (MB, 21/11/2007). 8 Il est important de remarquer que la présidence du Conseil d’administration et du Comité de direction est effectuée par deux personnes différentes. 9 Loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation, art. 15 (MB, 27/05/2003). Bien que la loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation parle d’un Comité de direction composé « d’un président et d’un nombre restreint de membres, fixé par le Conseil d’administration », les statuts approuvés de 2007 ne prévoient plus que deux personnes. 10 AR du 29 octobre 2007 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Bureau de Normalisation, art. 49-50 (MB, 21/11/2007). 11 Ibid., art. 51 (MB, 21/11/2007). Pour un aperçu très détaillé, voir l’art. 52 des statuts. 12 Ibid., art. 54 (MB, 21/11/2007).


La comptabilité du NBN, qui tend vers un équilibre financier, est tenue conformément aux dispositions de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises et aux arrêtés d’exécution de celle-ci.13 Un commissaire-réviseur, nommé par le Conseil d’administration, surveille les opérations comptables et financières. Le commissaire-réviseur soumet au Conseil d’administration le résultat de sa mission avec les propositions qu’il estime appropriées et lui fait connaître le mode d’après lequel il a contrôlé les inventaires.14 Fin 2009, le NBN comptait 34 employés, dont 31 étaient des contractuels privés et seulement trois personnes provenaient du SPF Économie. Cette diminution du nombre de personnel par rapport à son prédécesseur en droit, l’IBN, est sans doute liée à la décentralisation des activités de normalisation (voir ci-dessous). En plus, l’administration du personnel n’est plus réglée par un service du personnel propre au NBN, mais par le secrétariat social Easypay (SSE).15 Comme mentionné auparavant, le transfert intégral de l’avoir social de l’IBN au NBN, y compris les biens immobiliers, a été approuvé en 2005. Cependant, en octobre 2009, l’institution a quitté les trois anciens bâtiments qu’elle occupait rue de la Brabançonne (no 27, 29 et 31). Puisqu’on estimait ces biens immobiliers peu adéquats pour héberger les services du NBN, la direction décida de déménager vers un grand immeuble situé rue de Birmingham 131 à Anderlecht. Le NBN y occupe actuellement deux étages et prévoit d’y rester pendant les prochaines années.

ACTIVITES EN MATIERE DE NORMALISATION

Aujourd’hui, la grande majorité des normes (environ 90 %) publiées en Belgique est élaborée au niveau européen (CEN, CENELEC) ou international (ISO, CEI). Les normes restantes (environ 10 %) sont spécifiquement belges. Il est donc essentiel que les intéressés belges soient informés de l’élaboration des normes européennes s’ils veulent y participer. C’est pourquoi une distinction stricte entre les travaux de normalisation nationaux, européens et internationaux n’est plus tenable. L’idée de base de la nouvelle structure est de centraliser l’analyse de faisabilité des travaux de normalisation et la gestion des programmes de normalisation, tandis que les travaux de normalisation opérationnels sont décentralisés et confiés à des opérateurs sectoriels de normalisation qui disposent du savoir-faire nécessaire dans leur secteur spécifique. Ainsi, la gestion proprement dite des commissions de normalisation belges est désormais effectuée par ces opérateurs sectoriels. La nouvelle approche reflète donc le besoin d’internationalisation et de spécialisation dans le domaine de la normalisation. Tout d’abord, le NBN analyse l’opportunité et la faisabilité technique ou économique des travaux de normalisation sur base des avantages qu’apporteraient ces normes et des connaissances appropriées pour pouvoir contribuer à leur élaboration. C’est pourquoi le NBN lance chaque année une enquête auprès des parties concernées (« stakeholders ») par la normalisation en Belgique. Sur base de la liste des commissions de normalisation existantes au niveau international, européen et belge, les parties intéressées peuvent désigner les commissions de normalisation auxquelles elles souhaitent participer. Après approbation par le Conseil d’administration du NBN, l’ensemble de ces commissions de normalisation constitue le programme de travail (appelé « schéma général ») pour l’année calendrier suivante, qui reprend les priorités en matière de politique de normalisation.16

13 Loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation, art. 11-12 (MB, 27/05/2003). 14 AR du 29 octobre 2007 portant approbation du règlement d’ordre intérieur du Bureau de Normalisation, art. 57-59 (MB, 21/11/2007). 15 De plus amples informations sont disponibles sur le site web du SSE: http://www.easypay-group.com/SSE/fr_BE/ 16 Loi du 3 avril 2003, art. 6-8 (MB, 27/05/2003); AR du 25 octobre 2004 relatif aux modalités d’exécution des programmes de normalisation, art. 8 (MB, 09/11/2004).


Ensuite, le Conseil d’administration du NBN communique le schéma général des programmes de normalisation au Conseil supérieur de la Normalisation pour information. Ce dernier est un organe d’avis indépendant auprès du SPF Économie, également créé par la loi du 3 avril 2003 relative à la normalisation. Le Conseil a pour mission de remettre, soit d’initiative, soit à la demande du Ministre, des avis publics au sujet de toutes les questions relatives à la politique et au développement de la normalisation, nationale et internationale.17 À partir du moment où le Conseil d’administration prend la décision de faire suivre au niveau belge les travaux d’une commission technique (TC) du CEN ou de l’ISO, il confie cette mission à un opérateur sectoriel. Le suivi des travaux de normalisation est ainsi confié aux intéressés mêmes, puisqu’ils disposent du savoir-faire nécessaire dans leur secteur spécifique.18 L’opérateur sectoriel peut être une personne physique, mais est le plus souvent une organisation, compte tenu des conditions que l’opérateur sectoriel doit remplir pour être agréé par le Conseil d’administration.19 La mission de soutien technique et de gestion administrative des commissions par l’opérateur fait l’objet d’un contrat avec le NBN, spécifiant les responsabilités respectives et les objectifs.20 Sur son site web, le NBN tient à jour une liste des opérateurs. Bien entendu, le NBN peut retirer l’agrément à tout moment, totalement ou partiellement, lorsque l’opérateur sectoriel n’est plus en mesure ou refuse d’assumer ses responsabilités, enfreint les règles de procédure des travaux ou ne se conforme pas aux dispositions légales de base.21 Il se peut aussi que le Conseil d’administration donne pour mission au NBN d’assurer lui-même le rôle d’opérateur sectoriel. C’est notamment le cas pour des commissions de normalisation à vocation plutôt horizontale (gestion de la qualité, responsabilité sociale des entreprises, etc.) ou pour des commissions sans candidats. Le suivi des travaux se fait alors au sein d’une commission nationale dite « orpheline ».22 L’opérateur sectoriel anime les activités de la commission qui intervient comme commission-miroir belge pour son homologue CEN ou ISO. La composition de cette commission-miroir doit être transparente et aucun seuil financier ne peut être imposé. Tandis que l’opérateur sectoriel prépare les documents normatifs, propose les positions belges et soumet un rapport annuel relatif à l’exécution de sa mission, le NBN fournit les documents de travail, surveille les délais et vérifie le bon déroulement des travaux du point de vue de l’intérêt général.23 Normalement la consultation des membres d’une commission de normalisation sur des documents de travail se déroule entièrement de manière électronique. À la demande motivée formulée par au moins un membre de la commission, le président de la commission peut décider d’organiser une réunion traditionnelle.24 À des moments déterminés, il faut voter au 17 Le Conseil supérieur de la Normalisation est composé des représentants du monde scientifique, de divers groupements d'intérêts sociaux et des acteurs économiques. Son secrétariat est assuré par le SPF Economie, qui publie entre outre le rapport annuel des activités de l’institution. Voir la Loi du 3 avril 2003, art. 20-21 (MB, 27/05/2003). 18 Le Conseil d’administration peut également donner pour mission au NBN d’assurer lui-même le rôle d’opérateur sectoriel. Sur le site web du NBN figure une liste de ces commissions: http://www.nbn.be/NL/homenl.html. Même lorsqu’il s’avère impossible de créer une commission pour un sujet déterminé, le Conseil d’administration peut statuer sur des questions de principe en lieu et place de la dite commission, après avoir consulté tout expert de son choix s’il y a lieu. Voir l’AR du 25 octobre 2004 relatif aux modalités d’exécution des programmes de normalisation ainsi qu’à l’homologation ou l’enregistrement des normes, art. 15 (MB, 09/11/2004). 19 Ces conditions stipulent que l’opérateur: 1° soit établi en Belgique; 2° puisse démontrer sa compétence technique, ainsi que sa capacité administrative et financière à animer en toute impartialité des travaux de commissions de normalisation dans des domaines déterminés et 3° soit représentatif des domaines précités en Belgique. Voir l’AR du 25 octobre 2004, art. 1 (MB, 09/11/2004). 20 Ibid., Art. 11. 21 AR du 21 octobre 2004 relatif à l’agrément des opérateurs sectoriels de normalisation, art. 6 (MB, 09/11/2004). Un opérateur sectoriel peut également céder la gestion de sa commission de normalisation à un autre opérateur, pour autant que cela soit approuvé par le NBN. Lors de l’accomplissement des travaux, toute commission de normalisation est dissoute par le Conseil d’administration du NBN. 22 Etat de la normalisation en Belgique, p. 10. 23 AR du 25 octobre 2004, art. 10 (MB, 09/11/2004). 24 État de la normalisation en Belgique, p. 12.


CEN ou à l’ISO. À cette fin, l’opérateur sectoriel doit obtenir un consensus au sein de la commission-miroir qu’il dirige. Ce consensus est ensuite communiqué au niveau international par le NBN.25 Dans la phase de la publication des normes, la distinction entre les normes homologuées et les normes enregistrées s’applique encore. En général, les normes homologuées ne concernent que des normes spécifiquement belges. Dès son adoption par le Conseil d’administration du NBN, le projet de norme est soumis à une enquête publique (annoncée dans le Moniteur belge), dont les observations recueillies sont soumises par le NBN, via l’opérateur éventuel, à la commission compétente. Celle-ci en tient compte, dans la mesure du possible, pour l’élaboration de la norme définitive. Le NBN tient à jour dans un fichier la liste des normes spécifiquement belges homologuées.26 Les normes ou publications normatives des organisations internationales, européennes ou étrangères de normalisation peuvent être enregistrées par le NBN. Toute décision d’enregistrer une norme ou d’en radier l’enregistrement (annoncée dans le Moniteur belge) est prise par le Conseil d’administration. La liste des normes enregistrées est tenue à jour par le NBN dans un fichier séparé. Après approbation du Conseil d’administration, toute norme enregistrée peut ensuite être homologuée sur demande motivée, pour autant que le demandeur prenne à sa charge tous les frais découlant de cette homologation. L’homologation d’une norme enregistrée n’implique pas une nouvelle enquête publique. La loi prévoit que le NBN doit également tenir à jour dans un troisième fichier la liste des normes européennes ou internationales homologuées, mais cette procédure n’a pas encore été appliquée jusqu’à présent.27 Bien que l’application des normes ne fasse en soi l’objet d’aucune contrainte juridique, la divulgation des normes constitue un instrument puissant dans la rationalisation des échanges économiques, tant pour le marché unique de l’Union européenne qui promeut la libre circulation des biens et des services, que pour les entreprises qui veulent se positionner stratégiquement lors du développement de produits, services et procédés de production innovants. C’est pourquoi le NBN est aussi chargé d’une mission de soutien des actions de recherche prénormative et de sensibilisation aux normes des petites et moyennes entreprises, effectuées par les centres collectifs de recherche dans le cadre de conventions conclues avec le NBN.28 Depuis 1998 sont installés au sein de sept centres collectifs 19 antennes-normes, qui sensibilisent et informent les entreprises, principalement les PME, sur les normes et leur importance pour la compétitivité.29

25 Un consensus n’implique pas nécessairement l’unanimité. Le terme désigne plutôt l’absence d’opposition permanente à l’encontre d’une proposition. Chacun doit donc être convaincu du bien-fondé des arguments avancés pour appliquer la norme. L’ISO définit le consensus, comme étant un « Accord général, caractérisé par l’absence d’opposition ferme à l’encontre de l’essentiel du sujet émanant d’une partie importante des intérêts en jeu et par un processus de recherche de prise en considération des vues de toutes les parties concernées et de rapprochement des positions divergentes éventuelles ». S’il s’avère impossible d’arriver à un consensus au sein d’une commission de normalisation, la commission de normalisation prend une décision quant à la position à adopter à la majorité des deux tiers des voix exprimées. État de la normalisation en Belgique, p. 9 et 12. 26 AR du 25 octobre 2004, art. 17-19 (MB, 09/11/2004). Évidemment, le NBN est responsable des notifications relatives aux programmes de normes volontaires. Par contre, le SPF Économie s’occupe de la notification des normes découlant de toute réglementation européenne ou internationale. 27 Ibid., art. 22-28. 28 AR du 10 novembre 2005, confiant au Bureau de Normalisation des missions déléguées en ce qui concerne les centres collectifs, art. 1-2 (MB, 05/12/2005). Une grande partie des subventions du NBN est prévue pour soutenir ces missions déléguées. Ainsi, le budget de 2009 prévoit 4.150.425 euros pour les antennes-normes contre 2.727.000 euros pour effectuer les missions propres du NBN. Pour 2010, une subvention de 4.167.000 euros est prévue pour coordonner les travaux des antennes-normes, tandis qu’un montant de 2.684.000 euros devrait suffire à effectuer les missions propres. 29 Les antennes-normes sont soutenues financièrement par le SPF Économie. Un aperçu des antennes-normes et des centres collectifs qui les abritent est disponible sur le site web du SPF Économie: http://statbel.fgov.be/fr/entreprises/vie_entreprise/Soutien_primes/Antennes_Normes/index.jsp


On pourrait résumer le fonctionnement actuel de la normalisation avec un schéma provenant la brochure État de la normalisation en Belgique, publié par le NBN: Légende: Conseil supérieur de la normalisation (CSN) – Conseil d’administration (CA) – CENELEC (CLC) – Commission nationale sous OS (CN) – Commission nationale orpheline (CNO) – Commission technique (CT)30

30 État de la normalisation en belgique, p. 36.


ORGANIGRAMMES

LE BUREAU DE NORMALISATION EN 2007

CONSEIL D’ADMINISTRATION

(Président)

COMITE DE DIRECTION

MISSIONS

DELEGUEES

▪ Communication

▪ Personnel

▪ Vente

▪ ICT

▪ Budget

▪ Secrétariat de direction et logistique

▪ Traductions

CERTIFICATION

NORMALISATION

DIRECTION TECHNIQUE (Directeur technique)

DIRECTION GENERALE (Président du Comité de

Activités de normalisation décentralisées

Activités de normalisation

propres

Antennes- normes

Recherche prénormative


LE BUREAU DE NORMALISATION EN 2009

CONSEIL D’ADMINISTRATION

(Président)

COMITE DE DIRECTION

MISSIONS

DELEGUEES

▪ Communication

▪ Personnel

▪ Vente

▪ ICT

▪ Budget

▪ Secrétariat de direction et logistique

▪ Traductions

GESTION DE DOMAINES DE

NORMALISATION

SOUTIENS ADMINISTRATIFS

DIRECTION TECHNIQUE (Directeur technique)

DIRECTION GENERALE (Président du Comité de

Antennes- normes

Recherche prénormative

SECRÉTARIAT


PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES

I. PRINCIPES ET NOTIONS DE BASE DE L’ARCHIVISTIQUE

LES ARCHIVES Les archives sont les documents qui, quel que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme, personne ou groupe de personne. Il s’agit donc de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. En revanche, les livres et les périodiques imprimés ne sont pas considérés comme des archives. LES SERIES D’ARCHIVES Les archives se présentent en séries, c.-à-d. en groupes de documents ou de dossiers qui sont réunis du fait qu’ils ont un élément commun, généralement de caractère formel, et qu’ils sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique, numérique ou alphanumérique. Par exemple: la correspondance du président du Comité de direction, les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration, les comptes annuels, les rapports sur l’évaluation des activités des opérateurs sectoriels ou les dossiers d’homologation de normes. LES PRODUCTEURS D’ARCHIVES Les producteurs d’archives sont des organismes, personnes ou groupes de personnes qui, dans l’exercice de leurs fonctions ou activités, constituent ou ont constitué des archives.

ANALYSE DE LA GESTION D’ARCHIVES Une visite d’inspection effectuée en novembre 2009 permet de se donner une idée de la gestion d’archives au NBN. Bien que l’institution ne dispose pas d’un archiviste ou d’un service d’archives central, les locaux actuels du NBN permettent d’encadrer une gestion d’archives efficace. Les agents disposent désormais de bureaux spacieux, dont l’aménagement est intermédiaire entre le principe du plateau et celui du bureau individuel. Comme les cloisons sont en grande partie vitrées, les bureaux sont très clairs mais le risque d’éclairage trop fort sur les documents papier est tempéré par le fait que les documents sont classés dans des chemises et des classeurs rangés dans des armoires à portes coulissantes. Pour éviter de trop fortes températures en été, des stores sont installés aux fenêtres. Tous les locaux disposent d’un conditionnement d’air: la température y est d’environ 20°C et semble rester constante. Les locaux d’archives sont au nombre de deux et se situent aux étages des bureaux. L’un d’eux est muni de fenêtres occultées par des stores. Le sol des deux locaux est couvert de moquette synthétique et les murs sont lisses mais peints. Bien que les tuyaux des installations de chauffage et de conditionnement d’air courant dans les locaux soient mal dissimulés par des faux-plafonds, ils sont tout de même isolés. Dans le premier local, la température est la même que dans les bureaux car on ne peut pas la réguler par local. Dans le second local, la température peut cependant être régulée. La sécurité des locaux d’archives est bonne: l’accès aux deux étages occupés par le NBN est d’abord sécurisé par badge, puis il faut disposer d’une clé pour pouvoir entrer dans les locaux. Un système de détection d’incendie est en place. Il n’y a pas de système d’extinction d’incendie de type sprinkler, mais seulement les classiques extincteurs prévus pour les bureaux. Les archives elles-mêmes sont stockées sur


des étagères métalliques sans portes, dont certaines disposent d’un fond et d’autres pas. Les platines sont amovibles et leur profondeur est suffisante pour des documents de format A4. La capacité de stockage des locaux d’archives est d’environ 200 m linéaires.31 Comme la plupart des séries y conservées sont destinées à être éliminées au cours du temps, on évitera des problèmes de capacité de stockage en appliquant ce tableau de tri. Grâce aux deux locaux d’archives, on a pu séparer les archives semi-dynamiques des archives encore dynamiques. Auparavant, les documents et les dossiers sans valeur administrative étaient souvent classés parmi les archives « vivantes ». Désormais, l’ancien système de classification sur base de codes chiffrés, resté en vigueur dans quelques services de l’IBN, n’est plus utilisé. Depuis 1994, le classement des normes se fait dans une base de données Oracle. Ce catalogue numérique de normes belges contient cinq tableaux principaux avec des données d’identification. Oracle sert également comme base de l’application qu’utilise le service de comptabilité pour encadrer les opérations de vente de normes. Les applications software Oracle Forms et Oracle Report sont utilisées pour le dressement de factures, automatiquement enregistrées dans un journal de vente numérique. Jusqu’à présent, les services de vente tiennent encore à jour des versions papier des normes belges, européennes, ISO et étrangères, qui totalisent encore 160 mètres linéaires.32 Cela dit, la communication et la conservation de normes se font de plus en plus par voie numérique, où des normes sont téléchargées de bases de données internationales à l’aide de mots de passe ou bien conservées sous forme PDF sur le serveur Athena du NBN. Un simple écran de recherche sur un ordinateur permet aux visiteurs d’effectuer des recherches dans cette bibliothèque électronique. D’ici quelques années, le classement de normes papier est destiné à disparaître: toutes ces normes, y compris, celles qui ne sont plus valables, sont scannées. Le service de vente de normes étrangères reçoit aussi des normes sur cd-rom; chaque mois, un tri s’effectue dans les collections de normes tant sur papier que sur cd-rom, afin d’écarter les normes périmées. Évidemment, la numérisation des normes en format PDF permettra une gestion des connaissances beaucoup plus efficace. Depuis quelques années, la méthode de suivi des travaux de normalisation a profondément changé. Comme le domaine de la normalisation a été internationalisé en même temps que décentralisé, le NBN joue surtout un rôle de médiateur d’information au sein des différentes commissions techniques belges. La distribution de données se fait via Livelink, un système de gestion de documents numériques développée par Open Text Corporation. L’accord de licence de cette application est réglé par l’ISO, qui la distribue parmi ses organisations membres moyennant une cotisation. Le Livelink national dont dispose le NBN est géré par le service ICT et opéré par le personnel de la direction technique (notamment par les services Gestion de Domaines de Normalisation et Soutiens administratifs). La mise de documents de travail dans le classement numérique de l’application ne peut être effectuée que par le personnel du NBN, mais les opérateurs sectoriels et les membres des commissions belges peuvent copier et enlever ces documents après usage. La structure de Livelink est telle que les documents sont classés dans des dossiers numériques, d’abord par commission belge, puis par commission technique du CEN ou de l’ISO. Afin de rapidement retrouver des documents spécifiques, ce classement permet aussi une recherche à l’aide de mots-clés. L’envoi de documents provenant des commissions (tels que des procès-verbaux des réunions), ainsi que leurs contacts avec le NBN, se font par e-mail.

31 Rapport d’inspection faite par Rolande Depoortere le 18 novembre 2009. 32 Jusqu’à présent (2010), le NBN conserve environ 75 mètres de normes européennes, 65 mètres de normes CEI/ISO/CEN et quelque 20 mètres de normes belges.


Comme la plupart des autres services d’intérêt public, le NBN ne dispose pas encore d’une stratégie globale et cohérente pour la conservation à long terme d’e-mails et de documents numériques produits par ses services. Les documents numériques sont conservés sur le serveur ou bien sur des disques durs, qui ne sont pas toujours gérés de manière systématique. Souvent, les e-mails sont conservés dans la boîte à e-mails personnelle, ce qui entraîne la perte de ces informations lors du départ d’un membre du personnel. Par conséquent, beaucoup de documents numériques sont imprimés pour des raisons de sécurité, mais le revers de cette procédure est une croissance de la masse de documents papiers. Une solution éventuelle serait de créer des dossiers électroniques suivant un plan de classement propre à l’institution, c’est-à-dire basé sur les tâches et les activités du NBN, ce qui permettrait de structurer l’ensemble de ses documents numériques. Une solution plus adéquate, mais aussi plus chère, est la mise en place d’une Records Management Application (RMA) qui permet d’élaborer une meilleure structure de classification, d’intégrer les durées d’utilité administrative et les destinations définitives et d’archiver les e-mails d’une façon raisonnable. Dans ce cas, les e-mails et leurs annexes ne doivent plus être conservés dans le système d’e-mail, mais peuvent être exportés et conservés dans un dossier numérique avec les autres données numériques pertinentes (tout comme des lettres papier sont conservés avec d’autres documents dans un seul dossier). À ce sujet, seuls les e-mails reçus et envoyés en fonction des tâches accomplies ont une valeur archivistique et doivent être intégrés dans le dossier digital. Dans l’avenir, les Archives de l’État élaboreront des directives spécifiques pour archiver des banques de données et des sites internet.33

DESCRIPTION DES PRINCIPALES SERIES D’ARCHIVES Tout comme pour les archives de l’ancien IBN, les séries de documents produites par les services du NBN sont facilement identifiables. Il est important de remarquer que les documents, dossiers et séries d’archives qui remontent à l’IBN, mais qui n’ont pas été clôturés jusqu’à présent, ont été incorporés dans le tableau de tri du NBN. Toutefois, la plupart des séries n’ont été constituées qu’à partir de 2006-2007. Les archives produites par le président du Comité de direction et son secrétariat concernent en premier lieu une correspondance électronique et papier. Bien que cette dernière soit en partie classée par année, il existe aussi des lettres dans des classeurs thématiques traitant des contacts avec le SPF Economie, les différents acteurs dans le domaine de la normalisation, etc. Les réponses du président aux cahiers de charges du NBN font également l’objet d’un classement distinct. Le secrétariat de la présidence conserve également les procès-verbaux des réunions du BEC, CEN, CENELEC et de l’ISO auxquels le président a assisté. Les archives émanant des organes de gestion du NBN, c’est-à-dire le Conseil d’administration et le Comité de direction, se limitent aux procès-verbaux des réunions tenues et aux nombreuses annexes et documents de travail. Les archives des « services horizontaux » du NBN reflètent les tâches principales de chaque service, dont le contenu ne surprend guère. Bien que le NBN ne dispose plus d’un service du personnel propre, les contacts avec le secrétariat social Easypay (SSE) donnent lieu à une correspondance électronique avec cette organisation et à l’envoi de fiches mensuelles et annuelles de paiement, qui sont intégrées dans les dossiers de personnel. Au NBN sont également tenus à jour des dossiers de personnel et d’assurance, ainsi que des listings annuels de paiements. Parmi les principales séries provenant du service de comptabilité se trouvent les comptes annuels et trimestriels, les dossiers de budgets, les dossiers de subventions de l’État et les rapports du réviseur d’entreprise, la comptabilité des recettes (fiches de taxe, extraits de

33 SOYEZ S. Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques, p. 24-26.


compte, dossiers relatifs à la TVA, etc.). En ce qui concerne la facturation, le service de comptabilité conserve toutes les pièces justificatives entrantes, ainsi que les pièces justificatives sortantes issues de mandats et prestations effectués par le NBN. Toutes les pièces justificatives sortantes, y compris celles des services de vente, sont enregistrées dans le journal de vente numérique. Les archives émanant des tâches logistiques concernent principalement les dossiers et documents relatifs aux opérations mobilières qui ont eu lieu ces dernières années, à savoir le rachat des biens mobiliers et immobiliers de l’ancien IBN, l’opération de déménagement du NBN et l’actuelle rénovation de l’ancien bien immobilier. Les autres séries traitent de l’organisation des tâches et compétences logistiques (organisation de réunions, du service de nettoyage, etc.). Le service ICT joue surtout un rôle d’appui dans le fonctionnement des applications numériques, tel que le catalogue digital des normes belges, l’application Livelink et la base de données de la pointeuse, la seule application partagée avec le secrétariat social. Toutefois, le service ICT ne s’occupe pas de leur gestion pratique. Ainsi, le contenu du catalogue digital est actualisé par deux personnes du service de communication, tandis que les membres du service technique assurent la surveillance du flux de documents sur Livelink. Les archives émanant du service de traduction sont composées de dossiers de traductions internes ou externalisées, ainsi que de dossiers de collaboration avec des organes ou commissions de normalisation européennes. Hormis les publications (la Revue et des brochures occasionnelles), les archives provenant du service de communications se limitent à des dossiers d’enquêtes de satisfaction et des bulletins d’informations. Le service actualise également le contenu du site internet, dont la mise en ligne est faite en collaboration avec le service ICT. Les archives des services techniques traitent de tous les aspects de l’élaboration et de l’homologation de normes, ainsi que de leur application et sensibilisation. Parmi les séries principales se trouvent la correspondance (e-mail) du directeur technique (de 2008 jusqu’à présent), les dossiers relatifs à l’élaboration uniquement de normes belges (de 1937 jusqu’à présent), les documents relatifs aux opérateurs sectoriels (de 2007 jusqu’à présent) et les séries liées à leur fonctionnement (contrats de gestion, listes de votes, etc.), les dossiers d’homologation de normes (de 2008 jusqu’à présent), les dossiers d’enregistrement dans le domaine du transport et de l’identification (de 1984 jusqu’à présent) et finalement des dossiers et documents financiers relatifs au suivi des antennes-normes et des centres collectifs de recherche (de 2006 jusqu’à présent). Le service de vente de normes constitue surtout des séries de factures, de bons de commande, d’offres de prix et d’ordres de paiement (conservées de 2003 jusqu’à présent), ainsi que des statistiques sur les normes vendues, des fiches électroniques et des listings de clients. Evidemment, ce service tient aussi à jour les classements de normes belges, européennes, ISO et étrangères, tant sur papier que sur PDF.

DELAIS DE CONSERVATION Tout comme pour les archives de l’ancien IBN, la fixation des délais de conservation des archives provenant des « services horizontaux » du NBN (service du personnel, comptabilité, etc.) s’appuie souvent sur la législation existante, tandis que pour les services techniques, les délais de conservation sont plutôt basés sur un accord entre les agents concernés, en fonction de leur expérience pratique et les Archives de l’État.


En général, le délai de conservation attribué aux archives issues de l’exercice et du secrétariat de la présidence (contenant surtout de la correspondance) est de 10 ans. La seule exception à cette règle sont les procès-verbaux des organes de gestion, dont la valeur administrative a été fixée à 12 ans, l’équivalent de deux mandats. En ce qui concerne les archives relatives à la gestion du personnel statutaire, la série principale concerne les dossiers du personnel, pour lesquels le délai d’utilité administrative est de 75 ans après la date de naissance de la personne. Pour les autres séries ont été accordés des délais de 5 ans (listings annuels de paiements, correspondance e-mail avec le secrétariat social), sauf les dossiers d’assurance, dont le délai de conservation est fixé à 10 ans après la clôture de la police. La valeur administrative des documents comptables a été aisément déterminée: 7 ans pour les pièces justificatives (telles que factures, bons de commande, extraits de comptes en banque etc.),34 30 ans pour les documents de synthèse (rapports du réviseur d’entreprise, dossiers de budgets, comptes annuels et bilans comptables). Les délais de conservation des applications informatiques sont ouverts, en fonction de leur utilisation. Il en est de même pour la plupart des séries issues des tâches logistiques, dont le délai de conservation dépend de la durée d’utilisation des biens mobiliers ou immobiliers, ainsi que des opérations effectuées (déménagements et rénovations). Par contre, les archives traitant de la gestion logistique perdent leur valeur administrative après 5 ans. En ce qui concerne les archives du service de traduction, le délai d’utilité administrative dépend de la nature des tâches effectuées: 1 an pour les traductions internes, 5 ans pour les traductions facturées (dont le service de comptabilité possède les originaux) et 7 ans pour les dossiers de concertation. Le délai de conservation de la Revue du NBN a été fixé à 10 ans; pour les autres publications et les enquêtes de satisfaction on a choisi 5 ans. Les dossiers et pièces relatifs à leur rédaction perdent leur valeur administrative après un an. La valeur administrative du site intranet, internet et extranet équivaut à la durée d’utilisation de la version actuelle. La détermination du délai de conservation des archives issues des services techniques dépend surtout de la pratique de l’élaboration et de l’homologation de normes, ainsi que des opérations des antennes-normes et de la recherche prénormative. En principe, une partie des archives perdent très vite leur valeur administrative: ainsi, tous les documents de préparation de normes produits au sein de commissions techniques dès que les normes sont publiées. Il en est de même pour les dossiers d’homologation de normes. Cependant, dans le cas de contestation d’une norme homologuée, ce dossier peut encore avoir une valeur administrative, voire juridique. Pour des raisons pratiques, nous avons prolongé la durée administrative de ces documents jusqu’à l’écoulement de la norme homologuée dont question. Dans le cadre historique et organisationnel, nous avons déjà mentionné le rôle important que jouent les opérateurs sectoriels dans le système actuel de production de normes en dirigeant les travaux d’élaboration. Comme leurs activités ne s’arrêtent pas avec la dissolution d’une commission technique particulière, la valeur administrative des documents relatifs à leurs relations avec le NBN (correspondance, contrats, etc.) dure jusqu’à la fin de leur agrément ou fonctionnement en tant qu’opérateur sectoriel. Une même logique va pour l’application de systèmes internationaux d’enregistrement dans le secteur du transport: tant qu’un code d’enregistrement est en vigueur, on ne peut considérer la valeur administrative du dossier écoulée. En ce qui concerne les archives issues des activités des antennes-normes et des missions déléguées, les accords entre le NBN et les centres collectifs de recherche prévoient un délai de conservation de 5 ans. Finalement, la plupart des archives concernant la conservation et la vente de normes entrent dans deux catégories: d’une part les publications de normes dont la durée d’utilité est liée à la

34 Toutefois, ce délai de conservation est élevé à 15 ans pour toute pièce justificative par rapport aux opérations immobilières du NBN, conformément à l’arrêté royal du 10 décembre 1969 relatif aux réductions pour l’application de la taxe sur la valeur ajoutée.


validité des normes elles-mêmes, d’autre part les statistiques et les pièces comptables relatives aux ventes qui ont une valeur administrative de 7 ans.

PRINCIPES DE SELECTION Un tri d’archives est une opération intellectuelle et matérielle consistant à séparer, dans un ensemble d’archives, celles qui doivent être conservées de celles qui peuvent être éliminées. La valeur intrinsèque des documents et leur intérêt pour la recherche scientifique et historique sont les deux critères essentiels qui servent à déterminer si un document est à conserver ou non. Évidemment, la plupart des archives produites par la présidence du NBN et par les organes de gestion sont à conserver, comme il s’agit de correspondance, de dossiers et de procès-verbaux qui donnent un aperçu de la politique et du fonctionnement global du NBN. Par contre, la plupart des séries d’archives issues des tâches effectuées par les « services horizontaux » peuvent faire l’objet d’un tri profond. Après l’écoulement de leur valeur administrative, les dossiers de personnel peuvent faire l’objet d’un tri selon lequel uniquement les dossiers des fonctionnaires typiques pour l’institution (présidents, ingénieurs, etc.) seront intégralement conservés. Pour les autres fonctions, un tri interne des dossiers peut déjà être effectué après trois ans en ce qui concerne les dossiers de paiement et les fiches mensuelles de l’ONSS. Hormis les dossiers relatifs aux réunions du comité de concertation de base et la correspondance e-mail avec le secrétariat social (qu’il faudra également trier), les autres séries émanant de l’administration du personnel, telles que les listings annuels de paiement et les dossiers d’assurance, pourront être éliminées. Quant aux séries comptables, seuls les documents et dossiers de synthèse sont à conserver: la correspondance avec le SPF Économie, les rapports des réviseurs d’entreprise, les dossiers de budgets, les comptes annuels et les bilans comptables. Toute autre pièce (mandats facturés, bons de commande, extraits de comptes, etc.) est destinée à être éliminée après le délai de conservation indiqué. Il en est de même pour les documents et dossiers logistiques, sauf ceux qui traitent du sort des archives du NBN et de son prédécesseur en droit au cours du déménagement du NBN. En ce qui concerne les applications informatiques, seule la base de données de normes belges sera à conserver. Toutes les autres applications, y compris Livelink, n’ont qu’une valeur limitée dans le temps. La même règle s’applique à tous les dossiers et documents traitant des traductions effectuées par le NBN. En ce qui concerne le service de communications, il faudra conserver un exemplaire papier et PDF de toute brochure et publication rédigée. Par contre, les documents relatifs à leur rédaction peuvent être éliminés. La documentation sur le site intranet, internet et extranet est à conserver avant et après tout changement profond, de façon à pouvoir reconstruire sa structure et son fonctionnement. Comme l’élaboration de normes a fortement changé depuis 2006, force est de « capter » les documents qui reflètent les phases importantes dans ce processus. Ainsi, les pièces relatives à l’agréation, au contrôle et à l’évaluation des opérateurs sectoriels sont à conserver. Comme l’homologation de normes est une procédure uniforme dont les résultats sont publiés au Moniteur belge, les dossiers d’homologations ne doivent pas être conservés à long terme. Cependant, il vaut la peine de garder les listes de projets de normes et de normes homologuées, enregistrées et retirées (annexées aux procès-verbaux du Conseil d’administration jusqu’en 2008), car elles donnent un aperçu pratique des grandes lignes de l’évolution dans le domaine de la normalisation belge. Quant à la coordination des missions déléguées et des antennes-normes, les dossiers de demandes de subventions sont à conserver: ceux-ci contiennent des rapports de demande de subventions, des notes budgétaires, des rapports finaux et des copies d’accords, en somme tous les documents de synthèse des projets. Par contre, les pièces financières relatives aux opérations effectuées, n’ont qu’une valeur limitée. Les rapports annuels et périodiques des antennes-normes, bien que produits par des


autres institutions, peuvent également être conservés car la collection du NBN constitue un ensemble qui facilite la consultation centralisée par les chercheurs. La destination définitive des normes conservées par les soins du NBN dépend de leur statut: les normes internationales et étrangères qui n’ont pas été transposées au niveau belge ne sont pas à conserver après l’écoulement de leur validité. Pour toute autre norme, il faut conserver un exemplaire PDF et, dans le cas des normes belges, un exemplaire papier supplémentaire. Pour les séries relatives à la distribution de normes, ce sont surtout les accords conclus avec les gouvernements et les statistiques de normes vendues qui sont à conserver, puisque ces documents permettent de se donner une idée de la politique de vente. Au total, 95 séries d’archives ont été listées dans ce tableau de tri, dont 31 sont à conserver, 7 à trier et 57 à éliminer. Les archives (y compris les publications) qui font objet du tableau de tri de l’IBN totalisent environ 200 mètres linéaires.

archives du bureau de normalisation dossier d’Étude et de...

Documents