archived content contenu archivé - public safety … 103.c6 t4 1984.pdf · grands projets de...

ARCHIVED - Archiving Content ARCHIVÉE - Contenu archivé

Archived Content

Information identified as archived is provided for reference, research or recordkeeping purposes. It is not subject to the Government of Canada Web Standards and has not been altered or updated since it was archived. Please contact us to request a format other than those available.

Contenu archivé

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

This document is archival in nature and is intended for those who wish to consult archival documents made available from the collection of Public Safety Canada. Some of these documents are available in only one official language. Translation, to be provided by Public Safety Canada, is available upon request.

Le présent document a une valeur archivistique et fait partie des documents d’archives rendus disponibles par Sécurité publique Canada à ceux qui souhaitent consulter ces documents issus de sa collection. Certains de ces documents ne sont disponibles que dans une langue officielle. Sécurité publique Canada fournira une traduction sur demande.

Na..ael IN)

103 .C6 T4 1984

Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

Technical Services

Services techniques

Technical Services Capital Program Administrative Manual

Manuel administratif du programme d'investissement des services techniques

Canac113.

I Copynght of this document does not belong to

the Crown.

/Proper anyauthezation

must be obtained from

the author for

intended use

(es pas

drloits

dauteur du présent document nappaMannent à 'État

Toute utilisation du anenu du présent

document doit étre approuvée

préalablement par lauteur.

/o 3

c

-r / t

Ca v,c•L cl■ ct. Co •( re c t Gy\ s ,qervC -r1d QVVCJ- '

t„;.Q 0.1 seAttke.A Coft4- 1 Pecie -Ye

w`-4=4-

L_ MIP4STJ 4 TZE— Sntifelfg4 GENMAL OP C•114ADA

DEC 1 :cz13

Nei teffabx* iiirenytetE Du SOLLitti EMI GéNEPAL DU C.,, !ADA OTTAWA, ONTAF'O CANAOA K 1 A OP8

Nei e"fabx* iirenytetE SOLLitti GéNEPAL DU Ce: !ADA

OTTAWA, ONTAF'0 CANAOA K 1 A OP8

RESP. CENTRE CENTRE DE

RESP. 100

PAGE 1

OF 6 DE

DATE

84-09-28

Paragraph

Paragraphe

Glossary of Acronyms

Chapter 1. Organization and Functions

101 Purpose

102 Role of the Director General of Technical Services

103 Organizational Structure

104 DGTS Responsibilities

105 Director Accommodation Requirements and Construction

106 Director Telecommunications and

1110 Electronics

107 Director Branch Control Systems

108 Director Engineering and Maintenance

109 Director of Materiel Management

110 Director Food Services

111 Director Commissioning Plans Coordination

112 Regional Manager of Technical Services

113 Not allocated

I Y+ Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES

'DUE — TITRE TEChNICAL SERVICES CAPITAL PROGRAM

ADMINISTRATIVE MANUAL MANUEL ADMINISTRATIF DU PROGRAMME

D'INVESTISSEMENT DES SERVICES TECHNIQUES

201

• 202

Chapter 2. Construction Program and Project Submission

Purpose/Objectives

Definition

Glossaire des sigles

Chapitre 1. Organisation et fonctions

Objet

Rôle du Directeur général des services techniques (DGST)

Structure organisationnelle

Responsabilités du DGST

Directeur des besoins en installations et construction

Directeur des télécommunications et de l'électronique

Directeur des systèmes de contrôle de la direction

Directeur de l'ingénierie et de l'entretien

Directeur de la gestion du matériel

• Directeur des services d'alimentation

Directeur de la coordonnation de la mise en opération

Administrateur régional des services techniques

Disponibles

Chapitre 2. Présentation de projets et de programmes

Buts et Objectifs

Définition

CSC/SCC 64418-82)

Procédures

Grands projets de construction

Détermination de la priorité des projets

Calendrier de préparation du programme de construction de trois ans

Sélection par l'AC des présentations de programme annuelles

208-219

220

221

222

223

• 224

• Not allocated

Definition

Purpose

Procedure

Unforeseen Projects

Forms

225 Evaluation of Program and Projects

227-299 Not allocated

Chapter 3. Project Approval Authorities

Correctional Service Service correctionnel Canada Canada 1+

• Paragraph Paragraphe

203 Procedures

204 Major Construction Projects

205 Project Prioritization

206 Three Year Construction Program Preparation Schedule

207 NHQ Screening of Annual Program Submission

301 Purpose/Procedures

302 Definition of a Project

303 Construction Projects

304 Maintenance Projects

305 Combined Projects

306 Phased Projects

Disponibles

Définition

Objectif

Procédure

Projets imprévus

Formulaires

Évaluation des programmes et des projets

Disponibles

Chapitre 3. Autorités approbatrices des projets de construction

Objet-Procédures

Définition de projet

Projets de construction

Projets d'entretien

Projets combinés

Projets échelonnés

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE

CENTRE DE 2 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

TABLE OF CONTENTS ADMINISTRATIVE MANUAL n E 6

100 TABLE DES MATIiRES MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rey. 2/83)

Entretien régulier et préventif

Coût des projets

Approbation du projet

Portée des travaux

Autorités approbatrices

Délégation des pouvoirs d'approbation

Responsabilité du fondé de pouvoirs d'approbation

Restrictions

Approbation par message des projets restreints

Terrains, bâtiments et services publics

Pouvoirs de réquisition

Équipement fixe

Responsabilités en matière d'approvisionnement

401

402

403

404

7+ Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

11) Paragraph Paragraphe

307 Routine and Preventive Maintenance

308 Project Cost

309 Project Approval

310 . Scope of Work

311 Authorities

312 Designation of Approving Authorities

313 Responsibilities of Approving Authorities

314 Restrictions

315 Approval of Restricted Projects by Message

316 Lands, Buildings and Utilities

111, 317 Requisitioning Authorities

318 Capital Equipment

319 Procurement Responsibilities

320-399 Not allocated

Chapter 4. Financial Control

Purpose

Scope

Allocation of Funds

Restrictions

Disponibles

Chapitre 4. Contrôle financier

Objet

Portée

Affectation des fonds

Restrictions

Affectation des fonds supplémentaires

405 Allocation of Supplementary Funds


CENTRE DE 3 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

TABLE OF CONTENTS ADMINISTRATIVE MANUAL nE 6 100 TABLE DES MATIÈRES MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSCISCC 647 (Ray. 2:83)

413

414-499

4111 501

502

503

504

505

506

Time Reporting System

Not allocated

Chapter 5. Project Management

Purpose/Objectives

Definitions

Policy and Principles

Life Cycle of Facilities

Planning

Escalation and Contingencies

507 Award and Administration of Contracts

508 Monitoring and Reporting of Progress

509 Management of Conflict

510 Forecasting Cash Flow

+ Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

Paragraph Paragraphe

406 Commitment/Transfer of Funds Engagements et transferts de fonds

407 Cash Forecasting

408 Expenditure Control

409 Construction Allotment Planning System (CAPS)

410 Contracting for Services

411 PWC Revenue Dependency Charges

412 Control of Capital Person-Years

Prévisions de dépenses

Contrôle des dépenses

Système de planification de l'allocation de construction (SPAC)

Contrats de services

Frais d'autofinancement

Contrôle des années-personnes (Immobilisations)

Système de déclaration des heures

Disponibles

Chapitre 5. Gestion des projets

Buts et objectifs

Définitions

Politique et principes

Durée de vie des installations

Planification

Clauses d'échelle mobile

Adjudication et administration des contrats

Surveillance et rapports d'étape

Gestion des conflits

Prévision des mouvements de trésorerie

• RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 4 N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

TABLE OF CONTENTS ADMINISTRATIVE MANUAL nE 6

100 TABLE DES MATIÈRES MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC.'SCC 647 (Rev. 263)

Techniques de gestion des projets

Disponibles

Chapitre 6. Évaluation des programmes et des projets

But et Objectif

Cadre d'évaluation du programme

Cadre d'évaluation des projets de construction

Réalisation des objectifs

Efficacité des techniques de mise en oeuvre

Efficacité de l'organisation

Efficacité des moyens de contrôle

I 4* Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

• Paragraph Paragraphe

511 Project Management Techniques

Not allocated

Chapter 6. Evaluation of Program and Project

601 Purpose/Objective

602 Program Evaluation Framéwork

603 Minor Construction Project Evaluation Framework

604 Attainment of Objectives

605 Effectiveness of the Implementation Approach

606 Effectiveness of the Organization

607 Effectiveness of Controls

512-599

•608 Adherence to Policies,

Standards, Guidelines and Specifications

Respect des lignes de conduite, normes, lignes directrices et spécifications

609 Deficiencies and Problems

610 Lessons learned

611 Submissions to Senior Management

612 Composition of the Evaluation Team

613 Initial Documentation

614 Selection of Projects, Factors, Phases

615 Briefings, De-briefings

Not allocated

Lacunes et problèmes

Leçons apprises

Soumissions aux cadres supérieurs

Composition de l'équipe d'évaluation

Documentation initiale

Sélection des projets, des facteurs, des étapes

Exposés

Disponibles 616-699

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 5 N. DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

TABLE OF CONTENTS ADMINISTRATIVE MANUAL DE 6 100 TABLE DES MATIÙRES MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 12/831

441e Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

Paragraph Paragraphe

Chapter 7. Real Property Chapitre 7. Gestion des biens Management immobiliers

(To be issued) (À venir)

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT 6

TITRE.DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

TABLE OF CONTENTS ADMINISTRATIVE MANUAL DE 6 100 TABLE DES MATIÈRES MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 847 (Rev. 2/83 1

C3 a5 r— i- CZ:à i= CI3 vj co* ,,, sa. », =1 = m -‹


TECHNICAL SERVICES CAPITAL PROGRAM ADMINISTRATIVE MANUAL MANUEL ADMINISTRATIF DU PROGRAMME D'INVESTISSEMENT DES SERVICES TECHNIQUES

SUPPLEMENTARY DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE

DOCUMENT NO. — N° DU DOCUMENT

TITLE — TITRE

GLOSSARY OF ACRONYMS GLOSSAIRE DES SIGLES

1 PAGE

5 OF DE •

AACI

AC

A for P

AFPC

Accredited Appraiser Canadian Institute

Administration centrale

Authorization for Project

Autorisation financière de projet de construction

AIA American Institute of Architects

AR Administration régionale

ARST Administrateur régional des services techniques

ASC Approvisionnements et Services Canada

ASHRAE American Society of Heating, Refrigeration and Air Conditioning Engineers

ASTM American Society for Testing Materials

110 AWTS Assistant Warden Technical Services

CADC Crown Assets Disposal Corporation

CAP Commissaire Adjoint Principal

CAPS Construction Allotment Planning System

CCN Commission de la Capitale nationale

CDBC Corporation de disposition des biens de la Couronne

CDL Casual Day Labour

CER Communications Equipment Room

CGSB Canadian General Standards Board

CHP Central Heating Plant

CMHC Central Mortgage and Housing Corporation

RESPONSIBILITY CENTRE - CENTRE DE RESPONSABILITÉ SPONSORING AUTHORITY - RÉPONDANT EFFECTIVE DATE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

NO —N° NAME — NOM

NATIONAL HEADQUARTERS TECHNICAL SERVICES 100 ADMINISTRATION CENTRALE SERVICES TECHNIQUES 1984-09-28

CSC/SCC 646 (Rev. 1 2/83)

•

DMM

DOS


CNB Code national du bâtiment

CNR Conseil national de recherche

CPFA Construction Project Financial Authority

CPR Centre psychiatrique régional

CRA Certified Residential Appraiser

CRAE Caractéristiques de rendement applicables aux établissements

CSA Canadian Standards Association

CSC Correctional Service Canada

CT Conseil du Trésor

CT Centrale thermique

CWPL Canadian Warranted Paint List

DARC Director Accommodation Requirements and Construction

DAST Directeur adjoint Services techniques

gl, DBCS Director Branch Control Systems

DBIC Directeur des besoins en installations et construction

DCMO Directeur de la coordonnation de la mise en opération

DEM Director Engineering and Maintenance

DER Directeur exécutif régional

DFS Director Food Services

DGM Directeur de la gestion du matériel

DGST Directeur général des services techniques

DGTS Director General Technical Services

DIE Directeur de l'ingénierie et de l'entretien

Director Materiel Management

Director Operational Security


CENTRE DE 2 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP.

OF

GLOSSARY ADMINISTRATIVE MANUAL DE 5

100 GLOSSAIRE MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2,831

NCC

NCR


111, DSA- Directeur des services d'alimentation

DSCD Directeur des systèmes de contrôle de la direction

DSO Directeur de la sécurité opérationnelle

DTE Director Telecommunications and Electronics

DTE Directeur des télécommunications et de l'électronique

EP Entretien préventif

FMM Financial Manual for Managers

FRI Fellow of the Real Estate Institute

GBI Gestionnaire des besoins en installations

GEPC Gestionnaire de l'exécution du programme de construction

GFG Guide financier pour les gestionnaires

GPI Gestionnaire de la planification des installations

GRNI Gestionnaire de la recherche et des normes en installations

gl, HCC Health Care Centre

HWC Health and Welfare Canada

LRAP Long Range Accommodation Plan

MAR Manager Accommodation Requirements

MCCP Main Communications and Control Post

MCPI Manager Construction Program Implementation

MDP Master Development Plan

MFP Manager Facility Planning

MFRS Manager Facilities Research and Standards

NEC National Building Code

National Capital Commission

National Capital Region

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 3 RESP.

OF

GLOSSARY ADMINISTRATIVE MANUAL DE 5 100 GLOSSAIRE MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2,83)

•

SCEIL

SDC

II Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

gl, NFPA National Fire Protection Association

NHQ National Headquarters

NRC National Research Council

OE Opération et entretien

O&M Operation and Maintenance

ONGC Office des normes générales du Canada

PCCC Poste central de communication et de commande

PCU Protective Custody Unit

PDD Plan directeur de développement

PIDS Perimeter Instrusion Detection System

PILT Plan d'investissement à long terme

PM Preventive Maintenance

POL Petroleum, Oils and Lubricants

110 PRV Plant Replacement Value

PSPI Précis des spécifications des performances institutionnelles

PWC Public Works Canada

RCN Région de la Capitale nationale

REO Regional Executive Officer

RHQ Regional Headquarters

RMTS Regional Manager Technical Services

RPC Regional Psychiatric Centre

SBSC Santé et Bien-Être social Canada

SCC Service correctionnel Canada

Société canadienne d'hypothèque et de logement

Senior Deputy Commissioner


CENTRE OE 4 N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

. GLOSSARY ADMINISTRATIVE MANUAL DE 5 100 GLOSSAIRE MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC:SCC 647 (Rev 2 83)

•


SEC Salle d'équipement de communication

SEDIP Système électronique de détection d'intrusion du périmètre

SHU Special Handling Unit

SIPS Statement of Institutional Performance Specifications

SPAC Système de planification de l'allocation de construction

SSC Supply and Services Canada

TB Treasury Board

TPC Travaux Publics Canada

ULC Underwriters' Laboratories of Canada

ULI Underwriters' Laboratories Incorporated

USD Unité spéciale de détention

• RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 5 N'" DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLEMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP

OF

GLOSSARY ADMINISTRATIVE MANUAL DE 5

100 GLOSSAIRE MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC;SCC 647 iRev. 12831

==

- -I . i rrl =I =, rrl

DOCUMENT NO. — N. DU DOCUMENT

CHAPTER 1 CHAPITRE 1

PAGE 1

OF DE 29

TITLE — TITRE

ORGANIZATION AND FONCTIONS ORGANISATION ET FONCTIONS

Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada


SUPPLEMENTARY DOCUMENT COMPLEMENTAIRE

101 PURPOSE 101 OBJET

101.1 The purpose of this chapter is to describe the organization and functions of Technical Services at NHQ and the Regions.

101.2 The primary inmate oriented op-erations within institutions are Security, Offender Programs, and Inmate Employment. The func-tions of Technical Services are to determine, acquire, operate, and maintain the infrastructure which allows these primary oper-ations to take place.

102 ROLE OF THE DIRECTOR GENERAL OF TECHNICAL SERVICES (DGTS)

102.1 The DGTS has the overall func-tional mandate to provide food, clothing and all other material requirements for inmates and institutional staff on a timely basis and at acceptable quality and cost. This includes pro-viding essential services inclu-ding maintenance and cleaning, transport, telecommunications, fire protection and the procure-ment,distribution and disposal of equipment.

101.1 L'objet de ce chapitre est de décrire l'organisation et les fonctions de la direction générale des services techniques à l'admi-nistration centrale et dans les bureaux régionaux.

101.2 Au sein des établissements, les principales activités axées sur les détenus ont trait à la sécuri-té, aux programmes pour les déte-nus, et à l'emploi des détenus. Les fonctions de la direction générale des services techniques consistent à définir, à construi-re, à faire fonctionner et à entretenir l'infrastructure per-mettant l'exécution de ces activi-tés.

102 RÔLE DU DIRECTEUR GÉNÉRAL DES SERVICES TECHNIQUES (DGST)

102.1 Le mandat fonctionnel du DGST est d'assurer l'approvisionnement de la nourriture, de l'habillement et des autres fournitures prescrits pour les détenus et les employés des divers établissements, au moment requis, de façon économi-que, et en ayant le souci de la qualité. On doit aussi ajouter la provision des autres services essentiels, tels que l'entretien et le nettoyage, le transport, les télécommunications, la protection contre les incendies, de même que l'acquisition, la répartition et la disposition de l'équipement.


NO — N NAME — NOM


CSCSCC 646 (Rev. 12/83)

I le Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

102.2 The DGTS is responsible for de-termining accommodation require-ments. He is also responsible for the design, construction, acquisition and maintenance of Service-wide buildings and facilities and the design, evaluation and installation of electronics security systems.

102.3 The activities involved in per-forming this role are managed by -the following divisions. The activities have been grouped for purposes of administration, con-trol and technical similarity:

a) The Director of Accommoda-tion Requirements and Con-struction (DARC)

b) The Director of Telecommu-nications and Electronics (DTE)

c) The Director of Branch Control Systems (DBCS)

d) The Director of Engineer-ing and Maintenance (DEM)

e) The Director of Materiel Management (DMM)

f) The Director of Food Serv-ices (DFS) and

g) The Director Comissioning Plan Coordination (DCPC).

103 ORGANIZATIONAL STRUCTURE

An organizational chart of the Technical Services Branch is given at Annex "A".

102.2 Le DGST est chargé de définir les besoins en installations. Il s'occupe aussi de la conception, de la construction, de l'acquisi-tion et de l'entretien de tous les bâtiments et équipements du SCC, de même que la conception, l'éva-luation et l'installation des systèmes de sécurité électroni-ques.

102.3 Les responsabilités que suppose ce rôle sont assumées par les divi-sions suivantes. Elles ont été groupées pour des raisons d'admi-nistration, de contrôle et de leur similitude au niveau technique:

a) le directeur des besoins en installations et construc-tion (DBIC);

b) le directeur des télécommu-nications et de l'électroni-que (DTE);

c) le directeur des systèmes et contrôle de la direction (DSCD);

d) le directeur de l'ingénierie et de l'entretien (DIE);

e) le directeur gestion du ma-tériel (DMM);

f) le directeur des services d'alimentation (DSA) et

g) le directeur de la coordon-nation de la mise en opération (DCMO).

103 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

Un organigramme de la direction générale des services techniques figure à l'annexe A.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 2 N''' DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP

OF .

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29

100 CHAPITRE 1 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/831

+ Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

104 DGTS RESPONSIBILITIES

104.1 DGTS is responsible to the Senior Deplity Commissioner for formulating plans and programs for the acquisition, design and construction of new buildings and facilities; the operation, maintenance, and evaluation of existing accommodation, fixed facilities, and utilities; the provision of fire prevention and protection services; the imple-mentation of approved Technical Services programs; the man-agement of real property and utility purchase services; formulating related policies, procedures, and directives, and providing the necessary control and guidance for their applica-tion.

104.2 In the case of functionally managed regional operations, DGTS must ensure that sound standard operating policies and practices have been developed, that adequate information sys-tems are in place to monitor their operation and performance, and that functional management is carried out appropriately.

105 DIRECTOR, ACCOMMODATION REQUIREMENTS AND CONSTRUCTION (DARC)

105.1 General Accountability

DARC is accountable for provi-ding, through Service Agencies, all types of accommodation facilities used by CSC. The

104 RESPONSABILITÉS DU DGST

104.1 Le DGST rend compte au commissaire adjoint principal de la formula-tion des plans et des programmes relatifs à l'acquisition, à la conception et à la construction des nouveaux bâtiments et instal-lations; à l'exploitation, à l'entretien et à l'évaluation des locaux, des installations fixes et des services d'utilité publique existants; à l'opération des services de protection et de pré-vention contre les incendies; à la mise en oeuvre des programmes approuvés de la direction; à la gestion des immeubles et à l'obtention des services d'utilité publique; à la formulation des politiques, procédures et directi-ves connexes, de même qu'à l'exer-cice du contrôle et à la presta-tion des conseils nécessaires à leur mise en oeuvre.

104.2 En ce qui concerne les activités régionales qui sont aussi gérées sur une base fonctionnelle, le DGST doit s'assurer que des lignes de conduite et des méthodes d'ex-ploitation appropriées ont été élaborées, qu'il existe des systè-mes d'informatique permettant de surveiller leur fonctionnement et leur rendement et que la gestion fonctionnelle est appliquée comme il convient.

105 DIRECTEUR DES BESOINS EN INSTALLATIONS ET CONSTRUCTION (DBIC)

105.1 Responsabilité générale

Le DBIC assume la responsabilité, par l'entremise des agences de Service, de fournir tous les genres d'immeubles utilisés par le


CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 3 RESP

OF

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29 100 CHAPITRE 1 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC.'SCC 647 (Rey. 283)


Canada Canada

range of activities involved includes identifying accommoda-tion needs, preparing the capital program and the program for leased accommodations, preparing and maintaining appro-priate accommodation and related standards, providing a planning/ requirements definition service for each project, and managing the implementation of all con-struction projects.

105.2 Organization Structure

The DARC position is the most senior of those reporting to DGTS. Reporting to the Director are the following senior man-agers.

a) The Manager of Facilities Research & Standards (MFRS), in concert with DEM, establishes and main-tains the architectural and engineering standards needed to execute the accommodations provision-ing program. He monitors current correctional de-sign in other jurisdic-tions and reviews the facilities design projects submitted by consultants and regional offices.

b) The Manager of Accommoda-tion Requirements (MAR) maintains the records of properties owned and leased, determines the short and long range ac-commodation requirements for institutions, training facilities, Regional head-quarters, and Parole Serv-

SCC. La gamme des activités que cela suppose comprend la défini-tion des besoins en espace, la préparation du programme des investissements et du programme de location de locaux, la mise au point et le contrôle de standards appropriés pour les locaux et de standards connexes pour les ins-tallations, la préparation pour chaque projet d'un énoncé des besoins et de données conceptuel-les, et la gestion de tous les projets de construction.

105.2 Structure organisationnelle

Le DBIC est le doyen parmi ceux qui relèvent du DGST. Les cadres supérieurs suivants relèvent du DBIC:

a) le gestionnaire de la recherche _et des normes en installations (GRNI) met au point et surveille, de concert avec le DIE, les standards en ingénierie et en architecture nécessaires à l'exécution de projets d'aménagement. Il surveille ce qui se fait ailleurs en matière de bâtiments à vocation pénitentiaire, et étudie les plans et devis soumis par les experts-conseils et les bureaux

- régionaux.

b) le gestionnaire des besoins en installations (GBI) con-serve les dossiers des immeubles dont le SCC est propriétaire ou locataire, définit les besoins immobi-liers à court et à long ter-me des établissements, des programmes de formation, des bureaux régionaux, et des

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 4

N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSCFSCC 847 (Rev. 12(831

I 4°


ice offices, and maintains the consolidated time, cost and performance objectives for all accom-modation related capital projects to be implemented (projects requiring NHQ approval).

c) The Manager of Facility Planning (MFP) develops - and maintains an inte-grated plan for the development of each CSC property, owned or leased. The preparation of In-stitutional Performance Specifications (SIPS) and Master Development Plans (MDP) is done through directly managing an NHQ based planning service, and by functionally man-aging the facility plan-ning activities of the regions.

d) The Manager of Construc-tion Program Implementa-tion (MCPI) is accountable for implementing all CSC construction projects for owned and leased accommo-dations, meeting time, cost and performance objectives as stipulated in the program prepared by the MAR, the plans prepared by the MFP and the standards developed by the MFRS. This is accom-plished in part through a system of regionally based project managers who re-

bureaux du Service des libé-rations conditionnelles, et veille au respect des objec-tifs d'ensemble, relatifs au temps, au coût et au rende-ment, pour tous les projets d'immobilisations (c'est-à-dire ceux qui nécessitent l'approbation de l'adminis-tration centrale).

c) le gestionnaire de la plani-fication des installations (GPI) est chargé de préparer un plan intégré pour le développement des établisse-ments et des autres immobi-lisations dont le SCC est propriétaire ou locataire. C'est par la gestion directe d'un service de planifica-tion à l'administration centrale et par la gestion fonctionnelle des responsa-bilités de planification immobilière des régions que s'effectue la préparation des caractéristiques de rendement applicables aux établissements (CRAE) et des plans directeurs de dévelop-pement (PDD).

d) le gestionnaire de l'exécu-tion du programme de construct3on (GEPC) est chargé d'exécuter tous les projets de construction des immeubles dont le SCC sera propriétaire et d'aménage-ment lorsque locataire, de veiller au respect des ob-jectifs de temps, de coût et de rendement que prévoit le programme préparé par le GBI, les plans préparés par le GPI et les standards mis au point par le GRNI. Ces tâches sont accomplies en partie grâce à un réseau

RESP. CENTRE PAGE



OF


CSC,'SCC 647 (Rev. 2.831


port directly to the MCPI, and in part through projects managed by the regional headquarters which are under the MCPI's functional control. The project management system in use is intended to focus the responsibility for ensuring that all the service agents engaged in a project (planners, de- signers, constructors, electronics specialists, equippers, and prison operations management) complete their assigned tasks in a coordinated way. The object of each project is to deliver an operating entity, not merely the buildings and equipment needed to oper-ate it.

105.3 Specific Accountability of DARC

a) Annually updates the na-tional long range accommoda-tion plan, identifying the capacity, security level, location for each institu-tion as well as budget and schedule targets for major accommodation related insti-tutional work. Develops and manages short term accommo-dation plans to meet unfore-seen capacity shortfalls. Maintains the national plan for leased accommodation for parole offices, Regional headquarters offices, and training facilities. Main-tains real property records including inmate cell inven-tory. Administers all

régional d'administrateur de projets qui relèvent direc-tement du GEPC, et en partie grâce aux projets gérés par les administrations régiona-les qui sont sous le contrô-le fonctionnel du GEPC. Le système de gestion de projets en vigueur vise à concentrer la responsabilité de veiller à ce que tous les intervenants dans un projet (les planificateurs, les experts conseils, les entre-preneurs, les électroni-ciens, les pourvoyeurs et le personnel de l'établisse-ment) s'acquittent de leurs tâches de façon cohérente. Le but de chaque projet est de produire un ensemble en état de fonctionner et non pas seulement les bâtiments et l'équipement requis pour son fonctionnement.

105.3 Responsabilités détaillées du DBIC

a) Il fait la mise à jour annuel-le du plan national d'aménage-ment à long terme, en définis-sant la capacité, le niveau de sécurité et l'endroit de cha-que établissement, de même que les crédits et les échéances des principaux travaux d'amé-nagement des établissements. Il développe et gère les plans d'aménagement à court terme pour parer aux imprévus. Il s'occupe du plan national de location pour les bureaux des libérations conditionnelles, les bureaux régionaux, et les installations requises pour la formation. Il s'occupe du re-gistre des immobilisations et de l'inventaire des cellules

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 6 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENT '‘IRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Roy. 2183)


leases, easements and dispo-sals.

b) Performs the analysis needed to arrive at (a) above. Such questions as the opti-mal size of institutions of various types, the best location of institutions, the feasibility of a func-tional program involving large capital sums (e.g. -

agribusiness) etc. are typi-cal. Provides input for the preparation of Treasury Board submiésions to approve the capital sums involved in the accommodations program, and submissions for appro-ving the leasing of accommo-dations.

c) Manages the process of deve-loping and maintaining stan-dard designs, space and lay out standards, and tech-nical criteria for buildings and equipment. Uses these standards as a basis for approving or rejecting plan-ning and design proposals requiring NHQ approval, and completed construction works.

d) Develops and maintains an in-house capability to esti-mate capital and operating costs; provides a costing service to CSC planners and an estimate approval service for estimates prepared by contractors.

occupées par les détenus. Il administre les baux, les ser-vitudes et les cessions;

b) Il effectue les analyses requises par les fonctions décrites au paragraphe (a). Il intervient dans la grandeur optimale des divers établisse-ments, dans le choix des endroits appropriés pour les établissements, dans la fai-sabilité de programmes fonc-tionnels supposant des investissements importants (par exemple, l'agro-entreprise). Il donne des conseils lors de la préparation des présenta-tions faites au Conseil du Trésor pour l'approbation des dépenses d'immobilisations, et pour l'approbation des baux;

c) Il s'occupe du développement et de la mise à jour des plans de standardisation de bâti-ments, des normes d'espace et d'agencement, et des critères techniques applicables aux édifices et à l'équipement. Il utilise ces standards lors de l'approbation ou du rejet des plans et des dessins qui nécessitent l'approbation de l'administration centrale, de même que pour les travaux de construction achevés;

d) Il veille à l'existence d'une expertise interne en matière de dépenses d'investissements et d'exploitation; il offre un service d'évaluation du prix du marché aux planificateurs du SCC, de même qu'un service d'étude des devis soumis par les entrepreneurs;

RESP. CENTRE PAGE CENTRE DE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE N. DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 7

RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2183)


Canada Canada

e) Using the standards of (b) and the budgets of (d) as constraints, develops insti-tutional master plans and other facility designs that are operationally effecti-ve. The end product is a program of requirements, usually including a prelimi-nary concept layout, which specifies CSC requirements for project implementation to PWC or contractors. -

Monitors and controls PWC's or contractors' translation of CSC requirements into final designs and complete buildings. Provides this planning service directly, or through functionally directing regional planners, as appropriate.

f) Based on the institutional development plans prepared at NHQ or in the regions, develops a consolidated program of construction projects to be implemented. In cooperation with PWC and other service agents, prepa-res integrated schedules and cash flow plans for imple-mentation that will avoid serious lapsing or overcom- mitment of capital funds.

g) Determines with regional staff what portion of the construction program they can manage; plans and imple-ments an appropriate manage-rial infrastructure to

e) Compte tenu des contraintes techniques du paragraphe (b) et des contraintes financières du paragraphe (d), il dresse les plans directeurs des éta-blissements et les schémas des installations dont les carac-téristiques sont conformes aux normes. Le produit final est un ensemble de spécifications, comprenant habituellement une représentation simplifiée et fonctionnelle, qui définit, pour TPC ou les entrepreneurs, les besoins du SCC relatifs à l'exécution du projet. Il surveille et contrôle la façon dont TPC ou les entrepreneurs respectent les exigences du SCC au fur et à mesure de avancement des travaux. Il offre ce service de planifica-tion lui-même ou par l'entre-mise de planificateurs régio-naux qui relèyent de lui,selon les circonstances;

f) Compte tenu des plans de déve-loppement des établissements qui sont établis à l'adminis-tration centrale ou dans les régions, il met au point un programme global des projets de construction à réaliser. De concert avec TPC et les autres agents du Service, il prépare des échéanciers inté-grés et des plans de trésore-rie pour ces projets, lesquels échéanciers et plans permet-tront d'éviter les retards dans les travaux, ainsi que les dépassements de budget;

g) Il définit avec le personnel régional la partie du programme des investissements que celui-ci peut gérer; il planifie l'infrastructure organisationnelle nécessaire à

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 8

RESP.

OF DE

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL 29


CSC:SCC 647 (Rev, 21831


complete the balance of the program. In particular, finalizes and implements the Long Range Accommodation Plan projects. Functionally manages the regional cons-truction program.

h) Implements capital projects using the new matrix organi-zational format for service agents, accepting responsi-bility for ensuring that all aspects of institutional (re)development programs, capital and operational, are completed in a manner that meéts time, cost and opera-tional performance objecti-ves.

106 DIRECTOR, TELECOMMUNICATIONS AND ELECTRONMCS. (DTE)


The DTE is accountable for the effective direction and man-agement of the research, development and evaluation, pro-curement, installation and acceptance, and the maintenance support, of all telecommunica-tions and electronics systems and equipment used or being considered for use by the Correctional Service of Canada (CSC).


The following positions report directly to the DTE.

a) Head, Telecommunications Electronics Research and Standards is responsible, through contract staff,

la réalisation du reste du programme. Plus précisément, il finalise et met en oeuvre les projets du plan d'aménage-ment à long terme. Il super-vise le programme de construc-tion des régions;

h) Il voit à la réalisation des projets d'investissements à l'aide du nouveau modèle orga-nisationnel matriciel des agents du Service, en prenant soin de s'assurer que tous les aspects des programmes de développement des établisse-ments, qu'il s'agisse du volet investissement ou du volet exploitation, sont exécutés conformément aux échéances, au budget et aux spécifications.

106 DIRECTEUR DES TÉLÉCOMMUNICATIONS ET DE L'ÉLECTRONIQUE (DTE)


Le DTE est chargé de la surveil-lance et de la gestion de la recherche, du développement, de l'évaluation, de l'acquisition, de l'installation, de l'acceptation et de l'entretien de tous les sys-tèmes de télécommunications et systèmes électroniques utilisés ou envisagés par le Service correc-tionnel du Canada (SCC).


Les postes suivants relèvent di-rectement du DTE:

a) Le chef de la recherche et des standards en matière de télécommunications et d'électronique est chargé,

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLEMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 9 RESP.

OF DE

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL 29


CSC/SCC 647 (Rev. 12/83)


for the research and development and field evaluation of systems and equipment being considered for use in CSC operations. This engineer is also responsible for the publi-cation and maintenance of technical standards and specifications for all telecommunications-electronics work.

b) Head, Telecommunications Electronics Implementation is responsible, through contracted systems design engineers, for the design, specification, procurement, installation, ac-ceptance testing and commissioning of elec-tronics security systems and equipment in CSC institutions. (Commis- sioning includes the monitoring of training, staffing and other person-nel-related activities.)

c) Head, Telecommunications Electronics Maintenance is responsible, through na-tion-wide contracts which locates technicians in the institutions, for the cor-rective and preventive maintenance of all tel-ecommunications-electron-ics equipment used by CSC.

par l'entremise d'experts-conseils, de la recherche, du développement et de l'évaluation sur place des systèmes et de l'équipement dont l'usage est envisagé dans les opérations du SCC. Cet ingénieur est aussi chargé de la diffusion et de la mise à jour des standards et caractéristiques techni-ques de tous les ouvrages reliés aux télécommunica-tions et à l'électronique;

b) Le chef de l'exécution des travaux de télécommunica-tions et d'électronique est chargé, par l'entremise d'ingénieurs systémiciens agissant à titre d'experts conseils, de la conception, des caractéristiques, de l'acquisition, de l'instal-lation, de la vérification et de l'exploitation des systèmes et équipements de sécurité électroniques dans les établissements du SCC (l'exploitation comprend la surveillance de la for mation, de la dotation en personnel et des autres fonctions reliées au person-nel);

c) Le chef de l'entretien des télécommunications et de l'électronique est chargé, par le biais de contrats à l'échelle nationale assurant la présence de techniciens dans les établissements, de l'entretien correctif et préventif de tous les équi-pements électroniques et de télécommunications utilisés par le SCC;

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 10 N. OU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC:SCC 647 (Rev. 2/83)

I+ Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

d) Telecommunications Systems Specialist is responsible for the design and imple-mentation of institutio-nal, regional and national telecommunication systems.

106.3 Specific Accountability of DTE

a) Develops short and long range plans for the Telecom-munications & Electronics (T&E) Division such that the priorities and schedules as laid down in the Long Range Accommodation Plan are met.

b) Organizes national and regional resources of the T&E Division to provide adequate support in the construction of new faci-lities, the upgrading of

existing facilities, the operation of a complete maintenance programme (for T&E equipment), and the provision of leased tele-communications facilities to CSC.

c) Supervises and reviews the compilation of T&E require-ments for CSC institutions to ensure that the needs of the operational users are fully defined and effective-ly met.

d) Manages the effective deve-lopment, implementation and maintenance of all T&E systems and equipment for CSC institutional and admin-istrative operations, thus ensuring the smooth running of these aspects of the

d) Le spécialiste des systèmes de télécommunications est chargé de la conception et de la mise en oeuvre des systèmes de télécommunica-tions nationaux, régionaux et pénitentiaires.

106.3 Responsabilités détaillées du DTE

a) Il dresse des plans à court et à long terme pour la division des télécommunications et de l'électronique (T et E), de façon à respecter les priori-tés et les échéances énoncées dans le plan d'aménagement à long terme;

b) Il organise les ressources nationales et régionales de la division T et E de façon à offrir l'aide nécessaire lors de la construction de nouvel-les installations, des répara-tions aux installations exis-tantes, de l'exécution d'un programme complet d'entretien (pour l'équipement T et E), et de la location au SCC d'ins-tallations de télécommunica-tions;

C) Il surveille et examine l'en-semble des exigences des éta-blissements du SCC en matière de T et E, de façon à ce que les besoins des usagers de l'équipement soient définis et satisfaits comme il convient;

d) Il assure le développement, la mise en oeuvre et l'entretien efficaces de tous les systèmes et équipements T et E utilisés dans l'administration et les établissements du SCC, de sorte que ces aspects de l'in-frastructure des services


CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 11 RESP.

OF

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL 0E 29


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83 1


Technical Services infra-structure.

e) Directs the effective deve-lopment and implementation of T&E policies and stan-dards within CSC, to ensure a coherent and cost- effective application of the latest technological deve-lopments.

f) Attends T&E related confe-rences and meetings, and maintains national and international contacts with groups and organizations carrying out research and development into the appli-cation of T&E to security, to ensure that the T&E Divi-sion and CSC keep abreast of current developments.

107 DIRECTOR, BRANCH CONTROL SYSTEMS (DUCS)


The DBCS is accountable for the financial control of the capital expenditure program, the esta-blishment of performance measu-rement and evaluation systems, the formulation of Branch admin-istrative and financial policy, the analysis and control of the Technical Services Organization nationwide, the aplication of automated information processing systems, and the provision of a wide range of administrative and financial services for capital and certain non-capital pro-grams.

techniques fonctionnent conve-nablement;

e) Il oriente le développement et la mise en oeuvre des politi-ques et des standards du SCC en matière de T et E, de façon à assurer l'application cohé-rente et effective des derni-ères nouveautés technologi-ques;

f) Il assiste aux conférences et aux réunions reliées aux T et E, et établit des contacts, au niveau national et internatio-nal, avec les groupes et les organisations qui effectuent des recherches orientées vers l'application des T et E à la sécurité, de telle sorte que la division des T et E et le SCC soient informés des nou-veautés dans ce domaine.

107 DIRECTEUR DES SYSTà0MES DE CONTRÔLE DE LA DIRECTION (DSCD)


Le DCAD est chargé du contrôle financier du programme des inves-tissements, de la mise au point des systèmes d'évaluation et de mesure du rendement, de la for-mulation de la politique admi-nistrative et financière de la direction, de l'analyse et du contrôle, au niveau national, de l'organisation des services tech-niques, de l'application des systèmes de traitement automatisé de l'information, et de la four-niture d'un large éventail de services administratifs et fi-nanciers pour les programmes d'investissements et certains autres programmes.

RESP. CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/63)

I 4° Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

In addition, DBCS is charged with establishing a Technical Services business office type function at all major institu-tions in accordance with medium term organizational objectives. DBCS already has NHQ functional jurisdiction over Administration and Supply officer positions at minimum security institutions.

107.2 Organizational Structure

The following positions report directly t6 the DBCS.

a) Chief, Branch Finance is responsible for branch financial management and financial systems deve-lopment and implementa-tion.

b) Supervisor, Administrative Services is responsible for the technical and pro-fessional Resource Centre (library), statistical services and word proces-sing services, and general administrative services.

c) Program Administrative Of-ficer is responsible for the processing of approv-als of departmental capi-tal projects and Treasury Board submissions and for interdivisional liaison on these matters.

114_ pos;m,o, D6CS:

d) Regional Program Control Officer is responsible for the monitoring and finan-

En outre, le DCAD a pour tâche d'assurer la présence des services techniques, sous la forme de bureau commercial, dans les prin-cipaux pénitenciers, conformément aux objectifs à moyen terme de l'organisation. Le DCAD exerce déjà un contrôle fonctionnel, au sein de l'administration centrale, sur les postes des préposés à l'administration et aux approvisi-onnements dans les établissements à sécurité minimum.


Les postes suivants relèvent di-rectement du DCAD:

a) Le chef des finances de la direction est chargé de la gestion financière de la di-rection, de même que du développement et de la mise en oeuvre des systèmes fi-nanciers;

b) Le superviseur des services administratifs est chargé du centre des ressources pro-fessionnelles et techniques (bibliothèque), des services statistiques, des services de traitement de texte et des services administratifs en général;

C) Le préposé à l'administra-tion des programmes est chargé d'obtenir les appro-bations des projets d'inves-tissements du ministère, de préparer les présentations au Conseil du Trésor, et d'assurer la liaison entre les divisions à ces fins;

d) Le préposé au contrôle des programmes régionaux est chargé de la surveillance et

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 13 N" DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSCiSCC 647 (Rev. 12/83)

IIte Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

cial control of regional capital programs.

107.3 Specific Accountability of DBCS

a) Establishes and operates en-hanced financial controls for the management of the CSC construction program.

b) Establishes and operates an integrated construction pro-gram financial planning and approval system.

c) Establishes and operates an information management pro-gram with the Technical Services Branch.

d) Establishes a Technical Ser-vices administrative busi-ness management function within all institutions.

e) Establishes an integrated Technical Service Branch performance measurement sys-tem.

f) Participates on the CSC negotiation committee with Public Works Canada for revenue-dependency agreements.

g) Directs a nationwide Branch office automation program.

h) Establishes and operates a functional control system for the Technical Service organization nationwide.

du contrôle financier des programmes d'investissements régionaux.

107.3 Responsabilités détaillées du DSCD

a) Il établit et applique des mé-canismes améliorés de contrôle financier pour la gestion du programme d'investissement du SCC;

b) Il établit et applique un sys-tème intégré d'approbation et de planification financière du programme d'investissement;

c) Il établit et applique un programme de gestion de l'in-formation avec la direction des services techniques;

d) Il établit une fonction de gestion des affaires admi-nistratives des services techniques dans tous les éta-blissements;

e) Il établit un système intégré de mesure du rendement des services techniques;

f) Il participe au comité de négociation du SCC avec Tra-vaux Publics Canada concernant les ententes d'autofinance-ment;

g) Il administre un programme national de bureautique pour la direction;

h) Il établit et applique un sys-tème•fonctionnel de contrôle pour l'organisation, à l'é-chelle nationale, de la direc-tion générale des services techniques;


CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 14 RESP.

OF

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL ' DE 29 100 CHAPITRE 1 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/831

lie


i) Ensures branch compliance with Treasury Board Adminis-trative Policy with respect to the administration of the construction program in term of adherence to financial regulation, and in the con-tracting for services.

108 DIRECTOR, ENGINEERING AND MAINTENANCE (DEM)


The DEM is accountable for the review of proposals submitted by regions for alterations, addi-tions and repairs to physical plant, and designs for new and major additions to existing institutions that have an engi-neering or maintenance and repair aspect; for the deve-lopment and maintenance of technical standards in mechani-cal and electrical engineering in support of MFRS; for the guidance of the management of operations and maintenance faci-lities, grounds, plant-related equipment, fire protection oper-ations and equipment, and the vehicle and mobile equipment fleet; and the direct management of a number of special program-mes, e.g. energy conservation, pollution control, etc.


The following positions report directly to DEM.

a) Chief of Operational Fire Safety is responsible for

i) Il assure le respect, par la direction, des politiques administratives du Conseil du Trésor relatives à l'adminis-tration du programme d'inves-tissement, surtout en ce qui concerne les règlements finan-ciers et la négociation des marchés de services.

108 DIRECTEUR DE L'INaNIERIE ET DE L'ENTRETIEN (DIE)


Le DIE est chargé de l'examen des projets de modifications, d'ajouts et de réparations aux installa-tions, qui sont soumis par les régions; il est aussi chargé de l'examen des plans de construction de nouveaux établissements et de ceux de modification aux établis-sements actuels, qui supposent des travaux d'ingénierie ou des répa-rations et de l'entretien; il est chargé de l'établissement des standards techniques, en matière de génie mécanique et électrique, qui seront utilisées par le GRNI; il est chargé de la gestion des installations et de l'entretien, des terrains, des équipements installés en permanence, de l'é-quipement de protection contre l'incendie, et de la flotte de véhicules du SCC aussi personnel-lement à l'exécution de certains programmes spéciaux, comme la conservation de l'énergie, le con-trôle de la pollution, etc.


Les postes suivants relèvent di-rectement du DIE:

a) Le chef de la sécurité contre les incendies est

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 15 RESP.

OF

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MAMUAL DE 29 100 CHAPITRE 1 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2(83)

I 4e Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

fire safety activities within CSC.

b) Energy Conservation Offi-cer is responsible for the administration of energy conservation and manage-ment for the CSC.

c) Head Facilities Maintenan-ce Engineering is respon-sible for the functional - management of institution-al maintenance (including grounds and physical plant) and of physical plant operations and the development and implemen-tation of policies, guide-lines and supporting systems.

d) Fleet Management Officer is responsible for the planning and development of policies, standards, guidelines and procedures covering the acquisition, use, maintenance and dis-posal of a transportation and mobile equipment fleet and the functional manage-ment of this activity.

e) Mechanical Program Engi-neer: provides specialist mechanical engineering expertise to CSC/NHQ and the Regions and in liaison matters with PWC and deve-lops and maintains techni-cal standards in his field of expertise.

f) Electrical (Power) Program Engineer: provides spe-

chargé de coordonner la lutte contre les incendies au sein du SCC;

b) Le préposé à la conserva-tion de l'énergie est chargé d'administrer la conservation de l'énergie au sein du SCC;

c) Le chef de l'entretien des installations gère de façon fonctionnelle l'en-tretien des établissements (à savoir les terrains et les édifices) et la bonne marche des équipements dans les édifices; il veille à développer et à exécuter les politiques, directives et systèmes pertinents;

d) Le préposé à la gestion de la flotte de véhicules est chargé de la planification et du développement des politiques, normes, directi-ves et procédures concernant l'acquisition, l'utilisation, l'entretien et la ces-sion des moyens de transport et de l'équipement mobile. Il supervise toutes ces tâches;

e) L'ingénieur des installa-tions mécaniques apporte son expertise, en matière de génie mécanique, à l'admi-nistration centrale et aux régions du SCC. Il agit comme intermédiaire entre celles-ci et TPC. Il éta-blit des normes techniques dans son domaine de compé-tence;

f) L'ingénieur des installa-tions électriques apporte

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2 1 83)


cialist electrical (power) engineering expertise to the Division and in liai-son matters with PWC and develops and maintains technical standards in his field of expertise.

108.3 Specific Accountability of DEM

a) Ensures that accommodation resources and facilities are -operated and maintained in accordance with departmental standards, including achiev-able energy criteria, by being functionally responsible for giving guidan-ce, setting and interpreting policy, and providing direct assistance to regions and institutions.

b) Ensures that accommodation and facilities being de-signed and developed are economically constructed, easily maintained and repaired, and are energy efficient, commensurate with the specialized needs of institutions, by technically reviewing all projects, pro-posais or designs received from the regions.

c) Develops the engineering aspects of the Long Range Accommodation Plan, in con-junction with the MFP and his staff, in order to ensure the easy operation and maintenance of all projected facilities and modifications.

son expertise en matière de génie électrique à la direc-tion. Il agit comme inter-médiaire entre celle-ci et TPC. Il établit des normes techniques dans son domaine d'expertise.

108.3 Responsabilités détaillées du DIE

a) Il veille à ce que les immobi-lisations et les installations soient exploitées et entrete-nues conformément aux normes du ministère, dont celles relatives à l'énergie. À cette fin, il donne des con-seils, établit des politiques, interprète celles-ci, et offre son aide aux régions et aux établissements;

b) Il veille à ce que les immobi-lisations et les installations qui sont conçues et mises au point soient construites de façon économique, faciles à réparer et à entretenir, et économes d'énergie, compte tenu des besoins particuliers des pénitenciers. A cette fin, il étudie les aspects techniques des projets, propo-sitions et plans reçus des régions;

c) Il met au point les aspects techniques du plan d'aménage-ment à long terme, de concert avec le gestionnaire de la planification des installa-tions et son personnel, afin d'assurer le fonctionnement et l'entretien faciles des modi-fications et installations envisagées;

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 17 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL nE 29 100 CHAPITRE 1 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/83 1

Correctional Service Service correctionnel Canada Canada I+

d) Ensures the safety and secu-rity of facilities, their inmates and staff by provi-ding in an acceptable manner to all institutions, fire equipment and response trai-ning.

e) Ensures the economic opera-tion of all CSC facilities by the planning, development and realistic and acceptable -energy management programme.

f) Ensures an efficient and effective operation of the vehicle and mobile equipment fleet.

g) Provides regions and insti-tutions with a consulting service in engineering matters by acting as or providing professional con-sultants as required.

h) Ensures that Correctional Services uses the most appropriate and cost-effec-tive engineering techniques available.

109 DIRECTOR OF MATERIEL MANAGEMENT (DMM)


The DMM is accountable for func-tionally managing all materiel management activities at the institutional and regional level. He is also directly responsible for managing: cen-tralized cataloguing, planning and purchasing of a wide variety

d) Il assure la sécurité des installations, des détenus et du personnel, en équipant con-venablement les établissements d'outils de lutte contre l'in-cendie et en prévoyant des mesures d'intervention adéqua-tes;

e) Il assure le fonctionnement économique de toutes les ins-tallations du SCC, grâce à la planification, au développe-ment et à l'exécution d'un programme réaliste et accepta-ble de gestion énergétique;

f) Il assure le fonctionnement efficace et effectif de la flotte de véhicules;

g) Il offre aux régions et aux établissements un service de consultation en ingénierie, en agissant comme expert-conseil, ou en obtenant les services d'experts-conseils, selon les besoins;

h) Il veille à ce que le Service correctionnel utilise les procédés techniques les plus convenables et les plus renta-bles.

109 DIRECTEUR DE LA GESTION DU MATÉRIEL (DGM)


Le DGM est chargé de la supervi-sion des tâches relatives à la gestion de l'équipement, au niveau des régions et à celui des établissements. C'est à lui qu'incombe la responsabilité de gérer le système centralisé de catalogage, la sélection et

•

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 18 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPrea 1 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29 100 CHAPITRE 1 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


of common user items, as well as Capital Inventory Management.


The following positions report directly to the DMM.

a) Chief, Materiel Policy and Procedures is accountable for functionally managing materiel management oper- - ations in the regions and institutions. This func-tion is achieved through the development of objec-tives, policies, standard operating procedures, and comparable instruments for regulating material man-agement operations as well as monitoring performance through supply inspec-tions. This monitoring is done in cooperation with Regional Chiefs Materiel Management responsible for ensuring proper remedial action is taken through comprehensive follow-up.

This section is responsi-ble for the review and analysis of any manual or automated system and the development and implemen-tation of new and revised systems as required as well as overall training in the Materiel Management field.

b) Chief, Planning and Procu-rement is accountable for ensuring the continuous and timely supply of food, drugs, clothing and tex-tile items and related

l'achat d'une grande variété d'articles d'usage courant, et l'inventaire des équipements.


Les postes suivants relèvent di-rectement du DGM:

a) Le chef de la politique et des procédures relatives à l'équipement est chargé de surveiller à l'exécution des tâches relatives à la ges-tion de l'équipement dans les régions et les établis-sements. Pour ce faire, il établit des objectifs, des politiques, des façons de procéder et autres instru-ments régissant la gestion de l'équipement et per-mettant de surveiller le rendement de celui-ci au moyen d'inspections. Cette surveillance est effectuée de concert avec les chefs régionaux de la gestion de l'équipement, chargés du suivi des mesures correcti-ves.

Il incombe à cette section d'étudier et d'analyser les systèmes manuels ou automa-tisés, et de développer et de mettre en oeuvre les sys-tèmes nouveaux et révisés qui s'imposent. La section est aussi chargée de la for-mation en matière de gestion de l'équipement;

b) Le chef de la planification et des acquisitions s'assure de la fourniture continue et à temps des denrées alimen-taires, des médicaments, des vêtements et des articles en

RESP. CENTRE PAGE



OF

. CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29 100 CHAPITRE 1 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 12183)

44* Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

products to satisfy the requirements of CSC, as well as the functional management of CSC's dis-posai operations. He is also directly responsible for the requirements, definition aspects, and cataloguing of all common user items. He also acts as the furniture control officer for the Department and is functionally res-ponsible for ensuring that all furniture acquisitions are within Treasury Board guidelines.

Chief, Capital Inventory Management is directly accountable for the proc-ess of equipping both new or renovated correctional institutions from the requirements definition review process through acquisition as well as performing as a service agency to Regional Project Managers. This includes the preparation of pen-itentiary equipment man-agement manuals system catalogue with prescribed standards for all job functions within CSC.

109.3 Specific Accountability of DMM

a) Functionally manages, in co-operation with the Regional Chiefs, Materiel and Serv-ices Management, supply operations at the regional and institutional level. In particular,

b) develops and recommends to senior management performan-

tissu et autres produits nécessaires au SCC. Il sur-veille les opérations de disposition du SCC. Il est aussi chargé de la sélec-tion, des caractéristiques et du catalogage de tous les articles d'usage courant. Il est, dans le Ministère, le préposé au contrôle des meubles, et il surveille les achats de meubles, de sorte qu'ils soient conformes aux directives du Conseil du Trésor;

c) Le chef de la gestion de l'inventaire des équipements a pour tâche d'équiper les établissements pénitentiai-res nouveaux et rénovés, depuis la définition des besoins jusqu'à l'acquisi-tion du matériel. Il joue aussi le rôle d'un four-nisseur de services aux gestionnaires des projets régionaux. Ainsi, il s'occupe de préparer la nomenclature des manuels de gestion de l'équipement pénitentiaire, de même que des normes applicables à chacune des fonctions exer-cées au sein du SCC.

109.3 Responsabilités détaillées du DGM

a) Il surveille, en collaboration avec les chefs régionaux de la gestion de l'équipement, les opérations d'approvisionnement au niveau des régions et des établissements. En particulier,

b) il met au point et recommande aux cadres supérieurs les

c)


CENTRE DE N. OU DOCUMENT TITREDOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR 20 RESP.

OF

CHAPTER 1 • ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29


CSC,SCC 647 (Rev. 12 , 83)


ce objectives, policies and standard practices that will promote the provision of cost effective materiel management services while achieving operational goals. This includes systems for purchasing, inventory con-trol, distribution, dispos-al, quality control, assets control and services related to change room and laundry operation.

c) monitors the performance of supply operations through inspections and routinely collected data. Analyzes this data and takes or recommends appropriate reme-dial action.

d) develops and implements a materiel management staff training program. Assists regions with recruiting, training and upgrading staff.

e) Functionally manages inmate canteen operations at the institutional level through the development of policies and standard operating prac-tices to promote cost effec-tive services to inmates and minimize incidents of fraud and abuse. This includes procurement distribution, inventory control, pricing, product approval, monitoring systems and reconciliation.

objectifs de rendement, les politiques et les pratiques courantes, propres à encoura-ger la prestation de services de gestion de l'équipement qui soient effectifs, tout en en réalisant les buts opéra-tionnels. Par exemple, il s'occupe des achats, du contrôle de l'inventaire, de la distribution, de la dispo-sition, du contrôle de la qualité, du contrôle des actifs, et des services de vestiaire et de buanderie;

c) Il surveille le rendement des activités d'approvisionnement en faisant des inspections et en recueillant les données au jour le jour. Il analyse ces données et prend ou recommande les mesures correctives qui s'imposent;

d) Il développe et exécute un programme de formation du per-sonnel chargé de la gestion de l'équipement. Il aide les régions dans le recrutement, la formation et le perfection-nement du personnel;

e) Il surveille le fonctionnement des cantines des établisse-ments, en établissant des politiques et des méthodes d'exploitation de nature à permettre des services éco-nomiques et à minimiser les possibilités de fraude et d'abus. Cette responsabilité comprend les achats, la dis-tribution, le contrôle des stocks, la politique des prix, l'approbation des produits, les systèmes de surveillance et la concordance.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 21 N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF•

CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL DE - 29


CSCiSCC 647 (Rev. 21831


Canada Canada

11) 110 DIRECTOR, FOOD SERVICES (DFS)


110 DIRECTEUR DES SERVICES D'ALIMENTATION (DSA)


•

The Director, Food Services, is accountable for the management of Food Service- Operations across the Correctional Service of Canada, the development and implementation of Inmate trai-ning programs, the restructuring of Food Services delivery sys--

tems and the development of revenue programs in the institu-tional food industry setting.


The following positions report directly to the DFS.

a) Chief, Food Services Analysis is responsible for business-related or-ganizational development activities, including the application of control procedures, the monitoring of cost performance, and the preparation of divi-sional business plans.

b) Chief, Food Services Training is responsible for developing, implemen-ting, and evaluating a comprehensive national training program for Food Services staff in institu-tions. This position is also responsible for the development and applica-tion of an accredited inmate training program.

Le directeur des services d'ali-mentation est chargé de la gestion de ces services alimentaires du Service correctionnel du Canada, de la mise au point et de l'exécu-tion des programmes de formation des détenus, de la restructuration des systèmes de livraison des ser-vices d'alimentation, et de la mise au point de programmes de fi-nancement pour l'industrie de l'a-limentation destinée aux péniten-ciers.


Les postes suivants relèvent di-rectement du DSA:

a) Le chef de l'analyse des services d'alimentation est chargé du développement organisationnel sous son aspect commercial, ce qui comprend l'application de méthodes de contrôle, la surveillance des coûts, et la préparation des plans commerciaux divisionnaires;

b) Le chef de la formation des services d'alimentation est chargé de la mise au point, de l'exécution et de l'éva-luation d'un programme national complet de for-mation du personnel des services d'alimentation dans les établissements. Ce poste comprend aussi la res-ponsabilité de la mise au point et de l'application d'un programme autorisé de formation des détenus;

RESP. CENTRE PAGE


N ° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

• OF


CSCISCC 647 (Rev. 2!83)


iqe,f3ori-s 'rut\ (-y +3 : c) Regional Chiefs, Food

Services are accountable for the operational efficiency and cost performance of the Food Services program within institutions under their jurisdiction.

110.3 Specific Accountability of the DFS

a) Establishes an automated -food service management information system.

Institutes a new food deli-very system, in terms of regional processing plants.

c) Establishes an accredited national inmate training program including the chan-nelling of suitable inmates to post-release employment opportunities.

d) Establishes new revenue programs in institutional feeding for other jurisdic-tions.

e) Institutes enhanced manage-ment processes and controls throughout the Division.

f) Provides for inmates (and certain staff) meals at acceptable cost, quality, and nutritional value, according to the operational and security needs of the service.

c) Les chefs régionaux des ser-vices d'alimentation sont chargés de l'efficacité opé-rationnelle et du contrôle des coûts du programme des services alimentaires dans les établissements concer-nés.

110.3 Responsabilités détaillées du DSA

a) Il établit un système d'in-formation automatisé pour la gestion des services d'alimen-tation;

b) Il instaure un nouveau système de fourniture des denrées ali-mentaires, relativement aux ateliers régionaux de traite-ment;

C) Il établit un programme natio-nal autorisé de formation des détenus, ce qui comprend l'orientation des détenus ju-gés aptes à occuper des postes dans les services d'alimenta-tion après leur élargissement;

d) Il établit de nouveaux pro-grammes de financement pour l'alimentation des établisse-ments d'autres juridictions;

e) Il instaure des contrôles et des méthodes de gestion amé-liorés dans toute la division;

f) Il assure l'alimentation des détenus (et de certains employés) à un coût raisonna-ble, en s'assurant qu'elle soit nourrissante et de bonne qualité, compte tenu des exi-gences opérationnelles et de sécurité du service.

b)


CENTRE DE 23 N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12/83)


S111 DIRECTOR, COMMISSIONING PLANS COORDINATOR

111 DIRECTEUR DE LA COORDONNATION DE LA MISE EN OPÉRATION

111.1 General Accountability 111.1 Responsabilité générale

The Director, Commissioning Plans Coordination is account-able for directing and control-ling the allocation of resources -fo and assisting and monitoring the neelenge development and implementation • of commissioning plans for new or expanded CSC capital facili- -

ties so that resources are effectively and efficiently programmed, allocated and in readiness for facilities to become operational as scheduled.

Le Directeur de la coordonnation de la mise en opération est imputable pour l'allocation et la gestion des ressources, pour assister à la préparation de plans de mise en opération de nouvelles immobilisations et pour surveiller à ce que la programmation et l'allocation des ressources re-quises soient faites efficacement et de façon à ce que les immobilisations soient mises en opération à temps.

112 REGIONAL MANAGER OF TECHNICAL SERVICES (RMTS)


112 ADMINISTRATEUR RÉGIONAL DES SERVICES TECHNIQUES (ARST)


• The RMTS, within his region, is accountable for the direct management of regional pro-curement, warehousing, and distribution operations, and egrtein capital construction 4, projects, and, in cooperation reeteri n ej, with DGTS functional heads, for the functional management of all Technical Services activities in the institutions.

L'ARST est, dans sa région, responsable de la gestion directe des acquisitions, de l'entreposage et de la distribution au niveau régional, de même que de certains projets de construction; il est également, en collaboration avec les subalternes du DGST, chargé de la surveillance de tous les servi-ces techniques dans les établisse-ments.


The following positions report directly to the RMTS.

a) Regional Chief, Works and Engineering is responsible for providing specialized advice concerning the execution of work, facili-ties operations, transpor-tation, -management and ensures that these activities are


Les postes suivants relèvent di-rectement du l'ARST:

a) Le chef régional des travaux et de l'ingénierie est chargé de fournir des con-seils d'expert concernant l'exécution des ouvrages, le fonctionnement des instal-lations, les moyens de transport et la gestion des immeubles, et de veiller à

• RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 24 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12/83 1


carried out in accordance with policies, directives, regulations, standards and related approved practices and with the objectives of programs dealimg with occupational 911- fire protection and safe-ty, environmental protec-tion and energy conserva-tion.

b) Regional Chief, Materiel and Services Management is responsible for the procu-rement, storage, distribu-tion, use and disposal of materiel; for the func-tional management of linen, laundry and house-keeping services, inmate canteen operations; and for ensuring that these activities are carried out in accordance with poli-cies, directives, regula-tions, standards and ap-proved practices of CSC.

Regional Chief, Food Serv-ices is responsible for functionally managing in-stitutional food services and ensuring that this service is consistent with NHQ policies, principles, directives, regulations and standards of good nutrition and health.

d) Regional Chief, Facilities Planning is responsible for providing the profes-sional assistance needed for the establishment of

ce que ces tâches soient effectuées conformément aux politiques, aux directives, aux règlements, aux normes et aux pratiques habituel-les de même qu'aux objectifs des programmes relatifs à la sécurité sur les lieux de travail, à la protection contre l'incendie, à la pro-tection de l'environnement et à la conservation de l'é-nergie;

b) Le chef régional de la ges-tion de l'équipement est responsable de l'acquisi-tion, de l'entreposage, de la distribution, de l'utili-sation et de la disposition de l'équipement. Il est aussi chargé de surveiller les services de buanderie et d'entretien, de même que la cantine des détenus. Il veille à ce que ces tâches soient exécutées conformé-ment aux politiques, aux directives, aux règlements et aux pratiques courantes du SCC;

Le chef régional des servi-ces d'alimentation est char-gé de surveiller le fonc-tionnement des services d'alimentation des établis-sements, et de veiller à ce que celui-ci soit conforme aux politiques, aux princi-pes, aux directives, aux règlements et aux normes alimentaires;

d) Le chef régional de la pla-nification des installations est responsable de fournir l'aide professionnelle né-cessaire à la prévision

C) c)

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

I +I Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

•

•

facilities requirements, ensuring that facility designs or acquisitions meet the functional re-quirements of the various programs for which they are intended, ( and managing the regional construction program including liaison and control of PWC activi-ties on behalf of the region.

e) Regional Chief, Financial Program Control of Con-struction is responsible for ensuring that projects are included in the programs on the basis of priorities, that their execution is consistent with delegated authority and that their funding is planned in accordance with regulatory budget proce-dures.

f) Regional Co-ordinator, Telecommunications and E-lectronics is responsible for providing specialized advice and liaison serv-ices for the selection, procurement, installation and operation of tel-ecommunications systems and electronic security equipment and ensuring that these systems and equipment meet the func-tional requirements of good management and secu-rity.

des besoins en installa-tions; il veille à ce que les agencements et les acquisitions des installa-tions soient conformes aux particularités des divers programmes auxquels ces ins-tallations sont destinées; il gère le programme régio-nal d'immobilisations, et assure la coordonnation et le contrôle des travaux de TPC au nom de la région;

e) Le chef régional du contrôle financier des immobilisa-tions est chargé de veiller à ce que les projets soient inclus dans les programmes en tenant compte des priori-tés; il veille aussi à ce que leur exécution soit conforme aux délégations de pouvoirs et que leur fi-nancement soit planifié conformément aux procédures budgétaires réglementaires;

f) Le coordonnateur régional des télécommunications et de l'électronique est chargé de fournir des conseils d'ex-pert et des services de coordonnation . concernant le choix, l'acquisition, l'installation et le fonc-tionnement des systèmes de télécommunications et de l'équipement de sécurité électronique; il veille aussi à ce que ces systèmes et cet équipement soient conformes aux normes de sécurité et de bonne ges-tion;

• RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTFIÉE EN VIGUEUR RESP.

. OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2 183)

RMTS l'ARST

4eje Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

112.3 Specific Accountability of the 112.3 Responsabilités détaillées de -

ID

•

a) Assists NHQ in functionally managing the following ins-titutional programs:

1) materiel (logistics),

2) food,

3) plant, equipment, grounds, and vehicle operation and mainte-nance,

4) fire safety,

5) energy,

6) housekeeping and laun-dries,

7) clothing,

8) canteens,

9) institutional facili-ties planning and con-struction,

10) property acquisition and management in-cluding leasing,

11) general TS administra-tion (including pro-gram planning and bud-geting for the above).

a) Il assiste l'administration centrale dans la surveillance et la gestion des programmes suivants exécutés par les établissements:

1) équipement (logistique),

2) alimentation,

3) entretien des ateliers, de l'équipement, des terrains et des véhicu-les,

4) protection contre l'in-cendie,

5) conservation d'énergie,

6) ménage et buanderie,

7) habillement,

8) cantines,

9) planification et con-struction des installa-tions des établisse-ments,

10) acquisition et gestion des immobilisations, y compris la location de celles-ci,

11) administration générale des services techniques (y compris la planifica-tion et la budgétisation des programmes ci-des-sus).

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 27 N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


b) Efficiently and effectively manages the following RHQ activities:

1) materiel (where centralized),

2) facilities planning and construction man-agement,

3) electronics and tele-communications proj-ects,

4) general TS administra-tion (including pro-gram planning and bud-geting for the above).

c) Assists NHQ in conducting its centrally managed pro-grams:

1) purchase calendar pro-curement,

2) electronics and tele-communication projects,

3) national accommodation planning and institu-tional master planning and related standards,

4) implementation of cen-trally managed major construction projects,

5) overall TS administra-tion (including pro-

b) Il gère d'une façon efficace et effective les activités suivantes de l'administration régionale:

1) l'équipement (lorsque centralisé),

2) la planification des projets de construction et leur administration,

3) les projets d'électroni-que et de télécommunica-tions,

4) l'administration généra-le des services techni-ques (y inclus la plani-fication des programmes et leur contrôle).

c) Il assiste l'administration centrale dans l'exécution des programmes dont la gestion est centralisée:

1) la préparation du calen-drier des achats,

2) les travaux d'électroni-que et de télécommunica-tions,

3) la planification natio-nale de l'aménagement, et la préparation des plans directeurs des établissements, de même que des normes applica-bles,

4) l'exécution des princi-paux projets de con-struction dont la ges-tion est centralisée,

5) l'administration globale des services techniques.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 28 RESP.

OF CHAPTER 1 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


gram planning and bud- geting for the above).

d) Performs as an effective, knowledgeable client for PWC and SSC services, and works with PWC and SSC to improve their performance as service agents, and by so doing improve the implementation of construction plans. To the same end, assists NHQ in the implementation of NHQ -controlled capital projects.

e) Performs as an effective member of the senior man-agement team of the Regional Executive Officer. Adequa-tely represents the interests of the Director General, Technical Services in dealings with regional CSC staff and external personnel, and especially in interdepartmental dealings, so that the technical services provided are properly balanced between current capital projects and ongoing TS functions such as those associated with food, materiel and facilities and equipment maintenance.

d) Il agit comme un client effi-cace et informé de TPC et d'ASC, et travaille avec ceux-ci en vue d'améliorer leur rendement comme fournisseur de services, et, ce faisant, il contribue à améliorer l'exécu-tion des projets de construc-tion. Il assiste également l'administration centrale dans l'exécution des projets d'investissements sous le contrôle de l'administration centrale;

e) Il agit comme membre à part entière de l'équipe de cadres supérieurs du directeur exécutif régional. Il fait valoir les intérêts du directeur général de la direction des services techni-ques dans ses relations avec le personnel régional du SCC et le personnel de l'exté-rieur, et en particulier dans ses relations inter-ministé-rielles, de façon à fournir des services techniques qui soient autant que possible équilibrés entre les projets actuels d'investissements et les fonctions existantes de la direction des services techni-ques, comme celles concernant l'alimentation, l'équipement, et l'entretien.

(Paragraphs 113-199 incl. not allocated)

(Les paragraphes 113 à 199 inclusivement ne sont pas formulés.)


OF



CSC;SCC 647 (Rev 2831

• • • ANNEX • A • TO CHAPTER I ANNEXE 'A AU CHAPITRE I

SENIOR DEPUTY

COMMISSIONER

SOUS- COMMISSAIRE

PRINCIPAL

DIRECTOR GENERAL TECHNICAL SERVICES

DIRECTEUR GÉNÉRAL SERVICES TECHNIQUES

DIRECTOR ENGINEERING

AND MAINTENANCE

DIRECTEUR INGÉNIERIE

ET ENTRE TIEN

DIRECTOR FOOD

SERVICES

DIRECTEUR SERVICES

D' ALIMENTATION

DIRECTOR MATERIEL

MANAGEMENT

DIRECTEUR GESTION

MATÉRIEL ET SERVICES

DIRECTOR COMM.

PLANS COORDINATION

DIR. COORDONNATION

DE LA MISE EN OPERATIOt

DIRECTOR ACCOMM.

ROUTS. 8 CONSTR.

DIRECTEUR BESOINS

EN INSTAL. ET CONSTR.

DIRECTOR TELECOMM.

B ELECTRONICS

DIRECTEUR TÉLÉCOMM.

ET ÉLECTRONIQUE

DIRECTOR BRANCH

CONTROL SYSTEMS

DIRECTEUR SYSTÈMES CE

CE LA

MANAGER ACCOMMODATON FIGHTS

GESTIONNAIRE BESOINS

EN INSTALLATIONS

L= ON AR CONSTRUCTION FAFLEMENTATION

GESTIONNAIRE EXÉCUTION

DU PROGRAI.UAE DE CONSTR.

MANAGER FACILITIES RESEACH AND STANDARDS

1GESTIONNAIRE RECHERCFE

I8 NINES EN INSTALLATIONS

MANAGER FACILITY PLANNING

GESTIONNAIRE PLANI-

FICATION DES INSTAL

• CD C, == nri .1, - -I '-i MI = = III



PAGE 1

OF DE 29

TITLE — TITRE

CONSTRUCTION PROGRAM AND PROJECT SUBMISSION

PRÉSENTATION DE PROJETS " ET DE PROGRAMMES

203 203 PROCÉDURES PROCEDURES

41.

Canad aCorrectional Service Service correctionnel



201 PURPOSE/OBJECTIVES

The purpose of this chapter is to describe the construction program and project planning system of CSC, and the method of_ submission of program and proj-ect for approval.

202 DEFINITION

202.1 Program Submission

A formal presentation of the construction requirements (proj-ects) to be undertaken within a given fiscal year and over the subsequent years.

202.2 The annual construction program provides the basis for planning facilities and resource require-ments over a three year period. Its planning time frame and sub-mission schedule are directly related to the Multi-Year Opera-tional Plan (MYOP) process, and submission of main estimates to Treasury Board.

201 OBJECTIFS

Ce chapitre décrit les procédures de planification, de présentation et d'approbation des programmes et des projets de construction du SCC.

202 DÉFINITION

202.1 Présentation de programme

Présentation, à caractère offi-ciel, des projets de construction à réaliser au cours d'un exercice financier et des années suivantes.

202.2 Le programme de construction annu-el sert de base à la planification

• des besoins en matière d'instal-lations et de ressources, pour une période de trois ans. Les calen-driers qui s'appliquent à sa planification et à sa présentation sont directement liés à la préparation des plans opéra-tionnels pluriannuels et à la présentation du budget des dépenses principales au Conseil du Trésor.

203.1 The Warden of an Institution has the ultimate responsibility for the preparation and submission to RHQ of the 3 year construc-tion program for the Institu-tion. The factors that he

203.1 Le directeur d'un établissement assume la responsabilité finale en ce qui concerne la préparation et la présentation à l'AR du program-me de construction de trois ans de son établissement. A cet égard,


NO —N° NAME — NOM


CSC.SCC 646 (Rev. 121831


should take into consideration in preparing his proposed pro-gram include:

a) The Master Development Plan, where one exists, or other long term plan for facilities including plans for integration of na-tionally managed projects with institutional and regional initiatives.

b) Conformity to policy re-quirements.

c) Changing nature of the prison population, if applicable.

d) Environmental concerns and program objectives.

e) Timing of construction and security implications in relation to other activi-ties in the institution.

f) Operational implications of failure to complete project, or of deferring work to a future period.

203.2 The RMTS shall participate ac-tively in the preparation of the 3 year construction program. This participation shall be aimed at providing Wardens with the information needed to pre-pare timely, accurate and eco-nomical programs.

203.3 Once the construction program for an institution has been ap-proved by the Warden, it will be

il doit tenir compte des éléments suivants:

a) le plan d'aménagement direc-teur, s'il en existe un, ou un autre plan à long terme de construction d'installa-tions, y compris les plans visant à intégrer des pro-jets gérés sur une base nationale et des initiatives provenant d'établissements et de régions;

b) le respect des politiques établies;

C) les changements survenus dans la population carcéra-le, le cas échéant;

d) les considérations environ-nementales, par rapport aux objectifs du programme;

e) la période de construction et les conséquences en matière de sécurité, par rapport aux autres activités de l'établissement;

f) les conséquences sur les opérations, si on ne par-vient pas à terminer le projet, ou s'il est reporté.

203.2 L'administrateur régional des ser-vices techniques doit participer activement à la préparation du programme de construction de trois ans, notamment en fournissant aux directeurs des établissements les renseignements dont ils ont besoin pour préparer des programmes éco-nomiques, précis et opportuns.

203.3 Lorsque le directeur a approuvé le programme de construction de son établissement, il le soumet à

RESP. CENTRE PAGE



OF

'CHAPTER 2 ADMINISTRATIVE MANUAL 0E 29


CSC/SCC 847 (Roy. 2/83)

+1 Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

submitted to the RHQ. Facili-ties Planning CŒnmittee or other such body will then review the submissions prepared by the In-stitutions.

203.4 When a project required to meet CSC corporate operational goals, or support service needs is not initiated by the institution, it may be identified by the RMTS and considered for inclusion in the 3 year construction program. -

203.5 The institutional programs, as may be modified pursuant to para 203.4 will be consolidated for RDC approval and submission to NHQ in accordance with the approved CSC project identifica-tion and prioritization system.

203.6 The aggregate regional program submitted to NHQ must be offi-cially endorsed by the RDC at the time of submission.

204 MAJOR CONSTRUCTION PROJECTS

204.1 Major construction projects are those of such size or technical complexity that they are managed directly by NHQ. These projects may be originated by authorized NHQ managers at any time during the year; they will then be in-cluded in the next update of the Multi-Year Operational Plan.

204.2 Major construction projects are funded from the Capital Con-struction Budget. Those esti-mated in excess of $1 million

l'AR. La proposition est alors étudiée par le comité de planifi-cation des installations, ou par un organisme similaire.

203.4 L'administrateur régional des ser-vices techniques peut ajouter au programme de construction de trois ans, des projets qui sont néces-saires à la réalisation des objec-tifs du SCC, ou à la bonne marche des services de soutien, mais qui n'ont pas été proposés par l'éta-blissement.

203.5 Les programmes des établissements, éventuellement modifiés conformé-ment aux dispositions du paragra-phe 203.4, sont réunis, pour être soumis à l'approbation du sous-commissaire régional, puis à celle de l'AC, conformément au système approuvé d'identification et de détermination des priorités des projets du SCC.

203.6 Le programme régional global doit recevoir l'approbation officielle du sous-commissaire régional avant d'être présenté à l'AC.

204 GRANDS PROJETS DE CONSTRUCTION

204.1 Les grands projets de construction sont ceux dont l'importance ou la complexité technique exigent qu'ils soient gérés par l'AC. Les gestionnaires autorisés de l'AC peuvent décider d'entreprendre de tels projets à tout moment de l'année; ils sont alors inclus dans la mise à jour suivante des plans opérationnels pluriannuels.

204.2 Les fonds nécessaires à la réali-sation des grands projets de cons-truction proviennent du budget d'investissement en construction.

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPTER 2 . ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29


CSC/SCC 647 (Rev. 12:83)


require the approval Treasury Board.

of Le Conseil du Trésor doit approuver ceux qui sont évalués à plus d'un million de dollars.

204.3 Regionally initiated major con-struction projects shall be sub-mitted as part of the regional construction program. Direction as to their level of management (i.e. institutional, regional, or national) will .follow ana-lysis by NHQ.

204.4 NHQ will manage the construction portion of the Long Range Accom-modation Plan (LRAP); the proj-ects will be phased to match the approved funding levels except when funding is obtained through Supplementary Estimates. Un-foreseen projects submitted for the current year's program may be phased into the program by NHQ if the urgency can be estab-lished, and funds can be made available by deferral or dele-tion of other projects. Unplan-ned additional funding for the repair of damage caused by dis-turbances shall normally be pro-vided through the Supplementary Estimates process, when the damages can be repaired within the same fiscal period. Multi-year funding requirements stem-ming from disturbances shall be included in future Regional Con-struction Program submissions.

204.5 Funds required for unplanned carry-overs are normally provid-ed from within approved Institu-tional, Regional or NHQ budgets by the delay, deferral or dele-tion of specific projects.

204.3 Les grands projets de construction entrepris par les régions doivent être inclus dans le programme de construction régional. Des direc-tives quant à leur niveau de ges-tion (établissement, région, admi-nistration centrale) sont émises à la suite d'une analyse de l'AC.

204.4 L'AC gère la partie "construction" du plan d'investissement à long terme. Les étapes de la réalisa-tion des projets sont définies dans le cadre des fonds approuvés, sauf lorsque la demande de crédits additionnels se fait au moyen d'un budget supplémentaire.L'AC peut aussi intégrer des projets impré-vus au programme, si leur caractè-re urgent peut être établi et si des fonds peuvent être dégagés (en reportant ou en annulant d'autres projets). Les fonds requis pour réparer des dommages subis à l'oc-casion de troubles doivent norma-lement être obtenus grâce à des demandes de crédits supplémentai-res, lorsqu'il est possible d'ef-fectuer les réparations pendant le même exercice financier. Lors-qu'on prévoit devoir consacrer certaines sommes pendant plusieurs années aux réparations de dommages causés lors de troubles, les tra-vaux correspondants doivent être inclus dans les présentations des programmes de construction régio-naux.

204.5 Les fonds requis pour des reports imprévus sont normalement pris dans les budgets approuvés des établissements, des régions ou de l'administration centrale en re-tardant, en reportant ou en annu-lant certains projets.

RESP. CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

• OF

CHAEurh12 2 ADMINISTRATIVE MANUAL DE - 29


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


Ill, «204.6 Regions shall submit their prioritized list of construction projects, for new and continuing requirements, by July 1 of each year for the 3 year program pe-riod commencing in April of the following year.

205 PROJECT PRIORITIZATION

205.1 Each project on a program sub-mission will be identified and rated on the following basis:

a) projects will be identi-fied by category of requirements, as per 205.2 (Operational/Security, Support Services, Inmate Employment and Education and Training, CSC Outside Institutions, etc.).

b) projects will also be classified by importance of need, as per 205.3 (Essential, Necessary or Desirable).

C) projects will be given a numerical priority rating, on a regional basis, across category and clas-sification lines, as per 205.5.

205.2 Projects are rated in the following categories:

a) Cat. 1 Operational/Secu-rity

These are projects required for security of

204.6 Les régions doivent présenter, avant le ler juillet de chaque an-née, une liste indiquant, par or-dre de priorité, les projets de construction requis pour répondre à leurs besoins, anciens et nou-veaux, pour la période de leur programme de trois ans commençant en avril de l'année suivante.

205 DÉTERMINATION DE LA PRIORITÉ DES PROJETS

205.1 Chacun des projets d'un programme doit être identifié et classé de la façon suivante:

a) les projets doivent être classés par type de besoin (sécurité opérationnelle, services de soutien, éduca-tion et formation et emploi des détenus, établissements extérieurs du SCC, etc., conformément au paragraphe 205.2;

b) ils doivent être répartis d'après l'importance du besoin auquel ils doivent répondre (essentiel, néces-saire ou souhaitable), con-formément au paragraphe 205.3;

c) ils sont aussi numérotés par ordre de priorité, sur une base régionale, pour toutes les catégories, conformément au paragraphe 205.5.

205.2 Les projets se répartissent en les catégories suivantes:

a) Catégorie 1 - Sécurité opé-rationnelle.

Les projets servant à assurer la sécurité du personnel



N c' DU DOCUMENT T1TRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


staff and inmates, inclu-ding new institutions and major changes to the accommodation plan (i.e. MCP, control posts, etc.).

b) Cat. 2 Support Services

These projects contribute - to the provision of admin-istrative, logistic and support facilities which are not specified in other categories, i.e. food services, medical serv-ices, offices in institu-tions.

c) Cat. 3 Inmate Employ-ment and Education and Training

This includes workshops, agribusiness facilities, gymnasia, etc.

d) Cat. 4 CSC Outside Insti-tutions

This includes staff train-ing and administrative facilities related to CSC as a corporate body and not directly related to institutions. These in-clude RHQs, staff training facilities, etc.

et des détenus, y compris la construction de nouveaux établissements et les modi-fications importantes aux plans des installations (par exemple: grands projets de construction, postes de con-trôle, etc.).

h) Catégorie 2 - Service de soutien.

Les projets servant à four-nir des installations de soutien et des moyens logis-tiques et administratifs n'appartenant à aucune autre catégorie, comme les servi-ces d'alimentation, les services médicaux ou les bureaux dans les établisse-ments.

C) Catégorie 3 - Education, , formation et emploi des

détenus.

Cela comprend les ateliers, les installations agricoles, les gymnases, etc.

d) Catégorie 4 - Établissements extérieurs du SCC.

Cela comprend les installa-tions utilisées à des fins d'administration et de formation du personnel, qui sont rattachées au SCC sans être directement reliées à un établissement: adminis-trations régionales, centres de formation du personnel, etc.

RESP. CENTRE PAGE



OF



CSCISCC 647 (Rev. 12:831

I pi Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

e) Cat. 5 Major Construction Projects managed by NHQ

Funding for these projects can be either by RHQ or NHQ.

f) Cat. 6 PIDS Related Projects

These include PIDS funded projects and those funded from other sources.

g) Cat. 7 Energy Related Projects

These include all projects elegible for funding under EMR's Programs.

h) Cat. 8 Short Term Accommodation Plan

These include all short term accommodation projects funded by RHQ or NHQ.

205.3 A classification of projects by importance of need, i.e. essen-tial, necessary, desirable.

a) 'A' Essential

These are projects whose completion is essential for execution of the CSC mandate, where existing facilities do not exist or are seriously deficient in regard to security or safety, and for which work must be initiated or continued as a matter of highest urgency.

e) Catégorie 5 - Grands projets de construction gérés par l'AC dont le financement peut provenir de l'AR ou de l'AC.

f) Catégorie 6 - Projets du système électronique de détection d'intrusion du périmètre (SEDIP) financés par le projet même ou par le programme de construction de l'AR.

g) Catégorie 7 - Projets de conservation d'énergie.

Tous les projets qui sont éligibles aux Programmes d'Énergie, Mines et Ressour-ces Canada.

h) Catégorie 8 - Programme d'hébergement provisoire.

Le financement de ces pro-jets peut provenir de l'AR ou de l'AC.

205.3 Les projets sont classés selon leur importance: essentiels, né-cessaires ou souhaitables.

a) 'A' - Essentiel

Les projets dont la réalisa-tion est essentielle pour l'exécution du mandat du SCC. C'est le cas lorsque des installations nécessai-res manquent ou présentent de graves défauts du point de vue de la sécurité, et qu'il est urgent d'entre-prendre ou de poursuivre les travaux.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 7 N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 2/83)

C) c) 'C' - Souhaitable 'C' Desirable

205.5 Les projets d'une mérotés par ordre commençant par le urgent, qui reçoit ainsi de suite.

région sont nu-de priorité, en projet le plus le numéro 1, et

205.6 Chaque projet est donc identifié comme suit:

i) catégorie (1, 2, 3, 4);

ii) urgence (A, B ou C);

iii) numéro de priorité, par région, (le projet le plus urgent recevant le recevant le numéro 1);

par exemple:

* Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

b) 'B' Necessary

Where existing facilities are deteriorated, under-sized or otherwise defi-cient. New construction or renovation which is not time critical. A defi-ciency must be demon-strated.

b) 'B' - Nécessaire

Lorsque les installations existantes sont détériorées, trop petites ou défectueuses à d'autres égards. Travaux de construction ou de réno-vation qui ne sont pas très urgents. Il faut alors faire la preuve qu'il y a insuffisance.

Discretionary projects to improve or expand ex-isting facilities but are neither time nor function-ally critical.

205.4 The matrix given at Annex "A" has been developed to assist in determining the classification of a project.

Les projets discrétionnaires qui permettraient d'amélio-rer ou d'agrandir les ins-tallations existantes mais qui ne sont ni urgents ni essentiels.

205.4 Le tableau de l'annexe A indique comment classer les projets.

205.5 Numerical priority rating of projects, on a regional basis, shall be established sequen-tially in order of urgency starting with the highest priority being 1, with all subsequent numbers indicating a sequentially lower degree of priority.

205.6 Each project will therefore be identified as to:

i) Category (1, 2, 3, 4)

ii) Urgency (A, B or C)

iii) Numerical priority rat-ing on a regional basis, with the highest priori-ty being 1, and coded as shown in the following example.

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TiTLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 8

N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSCISCC 647 (Rev. 2/83)


2 A 01

Support Essential Highest Rated

Project in the Region

205.7 The funds required to undertake Serial 1 and 2 projects within a Region will be identified as a separate line item. Details should be available to NHQ on request to determine the impli-cations of adjustments to the levels proposed.

205.8 The funds required to complete carry-over projects will be identified for each one. These projects will be grouped togeth-

. er and shown on the program separately from current • year projects. They need not be prioritized.

N.B. A carry-over project is one for which an award is made during one fiscal year but is completed in the next or subsequent years. At program submission time, those projects for which an award is expected during the current fis-cal year will be con-sidered as carry-over items.

205.9 The PWC current year economic indices are to be used to deter-mine project costs in budget-year dollars. These indices will be transmitted to the re-gion as they become available.

2 A 01

Soutien Essentiel Projet le plus urgent de la région

205.7 Les fonds requis pour entreprendre des projets de séries 1 et 2, dans une région donnée, doivent être définis par un article d'exécution distinct. L'AC doit pouvoir obte-nir, sur demande, les détails lui permettant d'évaluer les consé-quences des modifications appor-tées aux niveaux proposés.

205.8 Les fonds requis pour parachever des projets retardés doivent être précisés, pour chacun d'entre eux. Dans le programme, ces projets sont regroupés et présentés à part des projets de l'année en cours. Il n'est pas nécessaire de les classer par priorité.

Nota. Un projet retardé est un projet pour „lequel Gles.

cz% Q -

un

cWrom\-i- -etTricts---s ont--aocor-oes—pour un exercice financier donné mais qui n'est achevé que l'année sui-vante (ou après). Lors de la soumission du Programme de construction annuel, les projets dont l'octroi du marché sera fait durant l'année fi-nancière en cours seront considérés comme reports de fonds.

205.9 Pour déterminer les coûts finan-ciers d'un projet, utiliser les indicateurs économiques de Travaux Publics Canada. Ces informations sont transmises à la région dès qu'elles sont disponibles.

Uh

RESP. CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP. .

OF

CHAPTER 2 ADMINISTRATIVE MANUAL l)E 29 100 CHAPITRE 2 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC;SCC 647 (Rev. 2 , 83)


205.10 Each 3 year construction program shall be submitted on forms reproduced locally and formatted as shown at Annex "C". The information submitted shall be displayed in the following order:

a. Serial 1 and 2 bulk re-quirements;

b. PWC core cost require-ments;

c. Anticipated carry over projects;

d. New and continuing re-quirements (projects) shown as line items and listed in order of their numerical priority rating.

Note 1: The cash flow shown for each line items should be based on the funding levels expec-ted for each fiscal year.

Note 2: An example of a program submission is given at Annex "C".

205.11 The requirements for the 3 year construction program shall be supported by the following in-formation which will be shown on a form as shown at Annex "D" re-produced locally:

a. For each project, a sum-mary of the scope of work and its justification. The justification should also include some comments with respect to the nu-

205.10 Chaque programme de construction de trois ans doit être soumis sur un formulaire produit sur place et présenté selon le modèle exposé à l'annexe C. Les renseignements doivent apparaître dans l'ordre suivant:

a. besoins globaux concernant les séries 1 et 2;

b. honoraires et dépenses de Travaux Publics Canada;

c. projets ayant des reports de fonds;

d. besoins (projets) anciens et nouveaux, désignés par leurs articles d'exécution et classés par ordre de priorité.

Nota. Les prévisions de dépenses indiquées doivent être basées sur les niveaux de financement prévus pour chaque exerci-ce financier.

Nota. L'annexe C donne un exemple de présen-tation de program-me.

205.11 Les besoins indiqués dans le pro-gramme de construction de trois ans doivent être justifiés par les renseignements suivants, présentés sur un formulaire semblable à ce-lui de l'annexe D, produit sur place:

a. pour chaque projet: une description sommaire de l'envergure des travaux et les raisons qui le justi-fient; cette justification doit comprendre des commen-

RESP CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPILU 2 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29 100 CHAPITRE 2 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


merical priority rating given to the project.

b. If an increase in Serial 1 & 2 bulk and PWC Core Cost requirements is sought, the reasons for the need.

Note 4: An example of a sup-porting document to a program submission is shown as Annex "D".

205.12 Resource allocations will not • necessarily be in the order of categories shown above. For example, an essential category 3 project may receive higher priority than a necessary cate-gory 1 project. Once the national rating list is pre-pared, funds will be ailocated based in part on the agreed number of essential projects in each category. A cut-off line for each submission will there-fore be determined, with projects not approved in a given submission to be reconsidered in the following year's program or held as shelf projects should funds be available later in the year.

205.13 NHQ will review the submissions to ensure consistency among regions.

206 THREE YEAR CONSTRUCTION PROGRAM PREPARATION SCHEDULE

a) April 1st

Call letter for up-coming year revision issued by DGTS. This letter will also

taires expliquant le numéro de priorité attribué au projet;

b. les raisons qui justifient des demandes d'augmentation des besoins globaux, pour les séries 1 et 2, ou des honoraires et dépenses de TPC.

Nota. Un exemple de docu-ment justificatif de présentation de pro-gramme est reproduit à l'annexe D.

205.12 Les ressources ne sont pas néces-sairement distribuées en fonction des catégories mentionnées plus haut. Ainsi, un projet essentiel de catégorie 3 peut recevoir une priorité plus élevée qu'un projet nécessaire de catégorie 1. Une fois la liste de classement natio-nale établie, la répartition des fonds est basée en partie sur le nombre de projets essentiels con-venus pour chaque catégorie. Une limite est donc imposée à chaque présentation. Les projets qui ne sont pas approuvés peuvent toute-fois être présentés de nouveau dans le programme de l'année sui-vante, ou retenus comme projets en suspens (à réaliser si des fonds sont libérés pendant l'année).

205.13 L'AC s'assure qu'il y a cohérence entre les présentations émanant des différentes régions.

206 CALENDRIER DE PRÉPARATION DU PRO- GRAMME DE CONSTRUCION DE TROIS ANS

a) ler avril

Le DGST diffuse un avis concernant la révision du programme pour l'année suivante.


CENTRE DE N. DU DOCUMEN1 TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 11 RESP.

OF DE CHAPTER 2 ADMINISTRATIVE MANUAL 29


CSC/SCC 647 (Rev. 12/83)

I tao Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

give the PWC economic indi-ces and the expected funding levels.

On y trouve les indicateurs économiques de Travaux Publics Canada et les niveaux de financement prévus.

b) May 1st b) ler mai

Institutional plans - capi-tal program.

Plan des établissements - pro-gramme d'investissement.

C) June 1st c) ler juin

RHQ review of institutional - Revue des programmes des éta- programs. blissements par l'AR.

d) July 1st d) ler juillet

NHQ review of regional pro- Revue des programmes régionaux grams. par,l'AC.

e) Aug 15th

Review of construction program with RMTS, as required.

e) 15 août

Revue du programme de con-struction avec l'Administra-teur régional des services techniques, s'il y a lieu.

f) Sept 1st f) ler septembre

Presentation of program to SDC/EXCOM.

Préseneation du programme au sous-commissaire principal et au comité exécutif.

g) Sept 15th g) 15 septembre

Presentation of program to SMC for endorsement.

h) Oct 20th

Main estimates to Solicitor General for approval.

i) Oct 30th

Main estimate submission to T.B. for approval.

Présentation du programme •au CSG, pour approbation.

h) 20,octobre

Présentation des demandes du budget de dépenses principales au Solliciteur général, pour approbation.

i) 30 octobre

Présentation des demandes de crédits au Conseil du Trésor, pour approbation.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 12 N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP.

OF CHAPTER 2 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29


CSC/SCC 647 (Rev. 2.831


• j) Jan 1st

T.B. approval in principle of main estimate submission.

k) Feb 15th

Approval of regional pro-gram.

Proceed to design for new year.

Note: Chart 'A' is a chart illustrating the steps and timings involved in the 3 year construction program, through the chain of command. These will be confirmed annual-ly by the DGTS call let-ter issued April 1st.

41, 207 NHQ SCREENING OF ANNUAL PROGRAM SUBMISSION

207.1 a) The Annual Program will be screened by a Committee at NHQ, during July and August, to ensure adherence to cur-rent departmental policy and objectives, and to ensure conformity with departmental fiscal objectives.

b) The composition of the Re-view Committee shall not be restricted, but as a minimum shall include the DARC for conceptual clearance, MCPI for concurrence as to the implementation schedule, DBCS to express agreement as to fiscal framework, DTE, whenever telecommunications and electronic types of projects are involved, and

j) ler janvier

Approbation de principe du budget de dépenses principales donnée par le Conseil du Tré-sor.

k) 15 février

Approbation du programme ré-gional.

Début de la préparation du programme de l'année suivante.

Nota. Le schéma A illustre les étapes et le calendrier de la préparation du programme de construction de trois ans, pour les différents échelons de l'administra-tion. Cela est confirmé chaque année par la lettre du DGST, en date du ler avril.

207 SÉLECTION PAR L'AC DES PRÉSENTA- TIONS DE PROGRAMMES ANNUELS

207.1 a) En juillet et août, un comité de l'AC procède à une revue des programmes annuels, pour s'assurer à ce qu'ils corres-pondent aux objectifs et aux politiques du Ministère et à ce qu'ils satisfassent à ses exigences financières.

b) Aucune restriction n'est imposée quant à la composition de ce comité de revue, mais il doit au moins réunir le Direc-teur - Besoins en installa-tions et construction (qui s'occupe de leur conformité aux plans directeurs), le Gestionnaire - Exécution du programme de construction (qui s'assure de la cohérence du calendrier de réalisation), le

• RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N 13 ° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSCiSCC 647 (Rev. 2!83)


DEM to support projects within his purview. DARC will chair the Committee, although DGTS shall remain Chairman ex-officio.

C) Subsequent to the prelimi-nary review by NHQ Technical Services, the Review Commit-tee may require RMTS to jus-tify Regional programs.

d) The 3 year construction pro-gram, following final screening by the Review Com-mittee, and endorsement from Executive Committee, will be tabled and highlighted to SMC.

e) The program, following SMC endorsement, is moved for-ward for inclusion in the main estimates and updating of the MYOP/LTCP reference levels, before submission to T.B. via the Solicitor Gen-eral.

207.2 Projects not approved for inclu-sion by NHQ will be deleted or retained as shelf projects, and additional projects required due to NHQ initiatives may be inclu-ded. This may be done on a specific basis, or as a bulk

Directeur - Systèmes de con-trôle de la direction (qui approuve le cadre financier), le Directeur - Télécommunica-cations et électronique et le Directeur - Ingénierie et en-tretien (s'il y a des projets relevant de leur compétence). Le Directeur - Besoins en installations et construction préside le comité, bien que le Directeur général - Services techniques en demeure le président "ex officio".

c) Une fois la revue préliminaire des services techniques de l'AC effectuée, le comité de revue peut demander au ges-tionnaire régional des servi-ces techniques de défendre le programme de sa région.

d) Après avoir subi la sélection finale du comité de revue et reçu l'approbation du comité exécutif, le programme de con-struction de trois ans est déposé et présenté au CSG.

e) Une fois approuvé par le CSG, le programme est inclus dans les demandes de crédits prin-cipales, et intégré aux mises à jour des niveaux de référen-ce des plans opérationnels pluriannuels et du plan d'in-vestissement à long terme, avant d'être présenté au Con-seil du Trésor, par l'intermé-diaire du Solliciteur général.

207.2 Les projets dont l'AC n'approuve pas l'inclusion dans le programme sont annulés ou conservés comme projets-tablettes. Des projets supplémentaires nécessaires peu-vent être ajoutés à la suite de décisions de l'AC. Il peut s'agir

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT 14 RESP. TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

221 PURPOSE 221 OBJECTIF


Canada Canada

provision for a class of proj ects.

207.3 Rejected projects may be re- submitted as Part of a future program submission.

(Paragraphs 208 to 219 incl. not allocated)

220 DEFINITION

220.1 Project Submission

A formal presentation of the activities dedicated to fulfill a program requirement.

de projets spécifiques ou de caté-gories de projets.

207.3 Les projets refusés peuvent être présentés de nouveau dans un pro-gramme ultérieur.

(Paragraphes 208 à 219 disponibles)

220 DÉFINITION

220.1 Présentation de projet

Présentation, à caractère offi-ciel, d'activités destinées à répondre à une exigence d'un pro-gramme.

221.1 Prior to obtaining confirmation of funding for any construction project, a duly completed "Ap-proval on Construction Project" form shall be processed to ensure:

a. that the quality of information on which to

base a decision is sufficient;

b. a high degree of certainty of completing the project on time and within scope and budget is demonstra-ted;

c. the estimated project cost is accurate;

d. that the project conforms with the Institutional Master Development Plan, where applicable;

221.1 Un formulaire d'Approbation d'un projet de construction dûment rem-pli doit être présenté avant que le financement d'un projet de con-struction puisse être confirmé. Ce document doit permettre de vérifier que:

a. l'information sur laquelle on devra appuyer la décision est valable;

b. il est démontré avec une certitude raisonnable que la réalisation du projet respectera les échéances, les objectifs et les bud-gets;

c. l'estimation des coûts du projet est exacte;

d. le projet respecte le plan directeur d'aménagement de l'établissement (s'il y en a un);

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTAFIY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLEMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 15

RESP.

OF DE

CHAPTER 2 ADMINISTRATIVE MANUAL 29 100 CHAPITRE 2 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 12/83)


e. that the planning and management of the overall project is carried out in accordance with T.B. circular 1981-26 and CSC objectives.

222 PROCEDURE

222.1 Form CSC 162, "Approval on Construction Project" shall be used:

a. for obtaining preliminary or effective approval for construction projects in all serial categories (1 - 4);

b. for requesting an increase in approved project funds or a change in the scope of work for an approved project.

Note: Separate financial or spending authority must be obtained on PEN 1337 "Construction Project Financial Authority".

222.2 If it is found necessary to change the scope of work after initial approval, either within or beyond the approved costs, the new scope of work shall be referred for approval through normal channels to the approving authority as follows:

a. •for increases in scope, by submission of a revised A for P which shall inclu-de a detailed justifica-tion, description, and

e. le projet est planifié et géré conformément aux dispo-sitions de la circulaire 1981-26 du Conseil du Trésor et aux objectifs du SCC.

222 PROCÉDURE

222.1 Le formulaire SCC 162, "Approba-tion d'un projet de construction" doit être utilisé pour:

a. obtenir les approbations préliminaires ou effectives requises pour les projets de construction de toutes les séries (1 à 4);

b. demander une augmentation des fonds alloués à la réa-lisation d'un projet approu-vé ou une modification de l'envergure des travaux reliés à un projet approuvé.

Nota. Il faut présenter un formu-laire PEN 1337 (Autorisa-tion financière - projet de • construction) pour obtenir des pouvoirs financiers et des pouvoirs de dépenser distincts.

222.2 S'il s'avère nécessaire de modi-fier l'envergure de travaux ayant fait l'objet d'une approbation initiale, la nouvelle proposition (que les modifications envisagées entraînent ou non un dépassement des coûts approuvés) doit être soumise à l'approbation de l'auto-rité compétente, selon la procédu-re normale, de la façon suivante:

a. s'il s'agit d'une augmenta-tion de l'envergure, en présentant une demande d'autorisation de projet révisée, comprenant une ,

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

111* Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

cost breakdown of the additional work.

b. for decreases in scope, by message giving particulars of the decrease. The approving authority shall decide whether a revised A for P is required. Where approval is granted by message, a copy of message shall be attached to the original A for P.

222.3 If the new total estimated cost exceeds the authority of the original approving authority a revised A for P shall be submit-ted to the next higher approving authority.

222.4 When completion costs are esti-mated to exceed the approved amount by more thant 15% but are still within the authority of the original approving officer, the additional authority may be requested by message. When the authority of the original approving officer will be exceeded by the cost increase, a completely revised A for P shall be submitted to the next higher authority. The next higher authority shall be advised by message or telephone, immediate-ly it becomes apparent that a revised A for P will be neces-sary.

justification détaillée, une description, et la réparti-tion des coûts des travaux supplémentaires;

b. s'il s'agit d'une diminution de l'envergure, en envoyant un message indiquant les détails des modifications; l'autorité chargée d'approu-ver décidera alors s'il est nécessaire de soumettre une demande d'autorisation de projet révisée; lorsque l'approbation est signifiée par message, une copie du message doit être jointe à l'autorisation de projet originale.

222.3 Si l'autorité chargée d'approuver n'a pas le pouvoir d'approuver le nouveau total des coûts estimés, une demande d'autorisation de pro-jet révisée doit être soumise à l'autorité qui lui est immédiate-ment supérieure en matière d'ap-probation de projet.

222.4 Lorsqu'on prévoit que les coûts à assumer pour terminer un projet dépasseront de plus de 15% le mon-tant approuvé, mais qu'ils demeu-reront dans les limites de la com-pétence du fonctionnaire qui a initialement approuvé le projet, on peut demander les pouvoirs supplémentaires par message. Lorsque l'augmentation entraîne les coûts au-delà de la compétence du fonctionnaire ayant accordé l'approbation initiale, on doit présenter une demande d'autorisa-tion de projet entièrement révisée à l'autorité qui lui est immédia-tement supérieure. Cette personne doit être informée, par message ou par téléphone, dès qu'il apparaît qu'une autorisation de projet révisée sera nécessaire.

RESP. CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

cnApwelt 2 ADMINISTRATIVE MANUAL . DE 29


CSC/SCC 647 (Rev. 2/631

Correctional Service Service correctionnel Canada Canada 114,

222.5 Preparation of the A for P shall be as follows:

a) Blocks 1 - 4

Self explanatory.

b) Block 5

In accordance with Institu-tional Standing Orders, any officer may sign as origina-tor for projects.

c) Block 6

Self-explanatory.

d) Block 7

The serial number is based on the total labour and material cost estimate and will be indicated as 1, 2, 3, or 4 as follows:

1 = 0 - $25,000

2 = $25,000 - $50,000 for Activity Codes 910 & 940

2 = $25,000 - $100,000 for Activity Codes 920 & 930

3 = $50,000/$100,000 - $1,000,000 as applicable

4 = more than $1,000,000

Note: Once allotted, the serial number of a project shall not change even if the estimated cost does.

222.5 Le formulaire d'autorisation de projet doit être préparé de la façon suivante:

a) Sections 1 à 4

Se passe d'explication.

b) Section 5

Conformément aux ordres perma-nents des établissements, tout fonctionnaire peut signer à titre d'initiateur d'un pro-jet.

c) Section 6


d) Section 7

Le numéro de série est déter-miné d'après le total des coûts estimés du matériel et de la main-d'oeuvre, de la façon suivante:

1 = 0 à 25 000 $

2 = 25 000 à 50 000 $ pour les codes 910 et 940

2 = 25 000 à 100 000 $ pour les codes 920 et 930

3 = 50 000/100 000 à 1 000 000 $ selon le cas

4 = plus de 1 000 000 $

Nota. Une fois attribué, le numéro de série d'un projet ne doit pas être modifié, même si les coûts estimés changent.

RESP. CENTRE PAGE



OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

I I* Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

e) Block 8

Appropriate type of con-struction, and type of proj-ect boxes shall be checked accordingly. The project description shall also con-tain an overview of the detailed scope of work and completion target dates. Institutional requests for the preparation of drawings and specifications by the-Region shall be entered in the block. On all corre-spondence pertaining to a project, the project shall be identified by its file number and title.

f) Block 9

The method of accomplishment boxes shall be checked/ filled in as appropriate.

g) Block 10

1. The project justifica-tion shall be clearly and fully described in relation to the role, mission or task of the institution and to the intended use of the facilities. Such vague generalities as "essen-tial for training", "present accommodation inadequate", "kitchen out-of-date", and "lighting unsatisfacto-ry" are not acceptable.

2. As government policy requires the implementa-tion of construction and maintenance projects by contract wherever and

e) Section 8

Les cases s'appliquant aux types de construction et de projet concernés sont cochées. La description du projet doit aussi inclure une vue d'ensem-ble détaillée des travaux con-sidérés, ainsi que les dates d'achèvement prévues. Les demandes des établissements relatives à la préparation de plans et de spécifications par l'AR doivent être indiquées dans cette section. Un projet doit être identifié par son numéro de dossier et son titre dans toute correspondance à son sujet.

f) Section 9

Les cases concernant la métho-de de réalisation doivent être cochées ou remplies de la fa-çon appropriée.

g) Section 10

1. La justification doit décrire clairement et com-plètement l'objectif du projet par rapport au rôle, à la mission ou à la tâche de l'établissement, et l'usage qu'on prévoit faire des installations. Des généralités du type "essentiel à la forma-tion", "les locaux actuels sont inadéquats", "cuisine désuète" ou "éclairage in-suffisant" ne sont pas acceptables.

2. Comme la politique gouver-nementale consiste à con-fier à des entrepreneurs tous les projets de construction et d'entre-

RESP. CENTRE PAGE



O F


CSC/SCC 647 (Roy. 2/83)

le* Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

whenever possible, de-tailed reasons support-ing proposed day labour projects shall be pro-vided.

3. The project justifica-tion shall include the following:

(i) Existing facilities must be fully de- -

scribed including date and type of original construction. (In addition to floor and site plans, the use of photography is en-couraged.)

(ii) The way in which operations are af-fected by existing conditions.

(iii) The need to provide the facilities imme-diately and support-ing requirements if applicable.

(iv) A statement (with supporting analysis if appropriate) of the impact of the project on O&M and PY resources.

(v) Alternatives, including cost compar-isons.

tien qui peuvent être réalisés de cette façon, le recours à des travail-leurs payés à la journée doit être clairement jus-tifié.

3. La justification du projet doit comprendre les infor-mations suivantes.

i) Description détaillée des installations existantes, comprenant le type et la date de la construction d'ori-gine. (Il est con-seillé de joindre des photographies aux plan des terrains et des bâtiments.)

ii) Effet des conditions existantes sur les ac-tivités.

iii) Le besoin d'obtenir ces intallations immédiate-ment, en indiquant ce qui justifie cette ur-gence, si cela s'appli-que.

iv) Une description (avec analyse justificative s'il y a lieu) des effets du projet sur les ressources de fonc-tionnment et entretien, et les ressources en personnel (années-personnes).

v) Des solutions de re-change, avec comparai-son des coûts.

RESP. CENTRE PAGE



OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


(vi) Disposition of faci-lities that may be vacated.

(vii) Whether the proposal falls within exist-ing scales or enti-tlement.

(viii)Whether the proposal agrees with the Institution Develop-ment Plan.

(ix) If the property is not CSC owned, a statement of owner-ship together with the owner's permis-sion to implement the work. (Legal implications shall be described).

(x) If alterations will change the nature, use or scaled capa-city of the facili-ty, a statement of the intended change Or use and the change in capacity that will result.

(xi) Where coordination with other support service is required, for instance, provi-sion of equipment for a new building or where alteration or addition to com-munications equipment will result, the appropriate Technical Services officer shall indicate in this block that this coordina-

vi) Affectation des instal-lations devenues inuti-les.

vii) Si la proposition res-pecte les barèmes en vigueur.

viii) Si la proposition respecte le pian d'amé-nagement de l'établis-sement.

ix) Si la propriété n'ap-partient pas au SCC, une déclaration de propriété et la permis-sion du propriétaire de réaliser les travaux. (Les conséquences juri-diques doivent être décrites.)

x) Si on doit changer la nature, l'usage ou la capacité de l'installa-tion, une description des modifications et de leurs conséquences.

xi) S'il est nécessaire d'établir une 'coordon-nation avec d'autres services de soutien (par exemple: instal-lation de matériel dans un nouvel édifice ou modification de systè-mes de communications), l'agent des services techniques concerné doit indiquer dans cet-te section que cela a été fait.

RESP. CENTRE PAGE


N ° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

• CHAPTER 2 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29




tion has been car-ried out.

(xii) If applicable, a table showing the comparison between existing facilities, proposed facilities and those allowed by applicable scales of accommodation.

(xiii) For repair projects, the date on which similar repairs were last undertaken.

(xiv) Life cycle cost analysis and/or cost/benefits anal-ysis for large projects where indi-cated.

4. If additional space is required, a plain sheet 81 x 11 shall be used and this fact noted at the bottom of Block 10

by inserting "Continued on attached page."

5. Block 10a is self-ex-planatory.

h) Block 11

Self-explanatory

Note: Class 'D' estimates and signatures are required on page 3 and those of Class ,19u on page 4. 6

xii) S'il y a lieu, un tableau comparant les installations existan-tes, celles qui sont proposées et celles qui sont autorisées par les barèmes.

xiii) Das le cas des projets de réparation, date à laquelle des répara-tions similaires ont été entreprises pour la dernière fois.

xiv) Dans le cas des projets importants, analyse des coûts par rapport au cycle de vie ou analyse coût/bénéfice, s'il y a lieu.

4. Si on manque de place, utiliser une feuille 81 x 11 (l'indiquer au bas de la section 10: "voir feuille jointe").

5. Section 10a: se passe d'explication.

h) Section 11


Nota. Les estimations et les signatures correspon-dant à la catégorie D doivent apparaître à la page 3, celles qui con-cernent la catégorie

à la page 4.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 22 N. DU DOCUMENT TITRE • DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

RESP.

OF

CHAP1mR 2 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


i) Block 12

Note: In Blocks 12 through 16 "P" refers to preliminary approvals and "E" refers to effective approvals.

Definitions ("T.B. Adminis-trative Policy Manual" - chapter 140).

Class 'D' estimate

"based upon a comprehensive statemerit of requirements in mission terms and an outline of a solution. Such an estimate is strictly an indication of the final • project cost and completion date."

Class 'B' estimate:

"based upon date (relative to cost, timing and produc-tion or construction) of quality equivalent to that available following the definition of the major systems and sub-systems of the equipment or facility, including an outline of specifications and prelimi-nary drawings and models. A class 'B' estimate should provide for the establish-ment of a realistic budget and schedule sufficiently accurate to permit control of a project." For projects requiring NHQ approval, the back-up docUifentation such as designs and drawings, shall be forwarded with the form.

i) Section 12

Nota. Aux sections 12 à 16, la lettre P désigne les approbations préli-minaires et la lettre

les approbations effectives.

Définitions (Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor, chapitre 140).

Les estimations de catégorie D sont basées sur un énoncé détaillé des besoins, par rap-port à la mission, et sur les grandes lignes de la solution proposée. Il s'agit unique-ment d'indiquer les coûts et la date d'achèvement du pro-jet.

Les estimations de catégorie B sont basées sur des données (relatives au coût, au calendrier et au genre de production ou de construction) de valeur équivalente à celles dont on dispose après avoir défini les principaux systèmes et sous-systèmes de l'instal-lation. Elles comprennent un résumé des spécifications et les plans et modèles prélimi-naires. Une estimation de catégorie B doit permettre l'établissement d'un budget réaliste et d'un calendrier suffisamment précis pour permettre le contrôle du pro-jet. Dans le cas des projets exigeant l'approbation de l'AC, les documents justifica-tifs, tels que plans et des-sins, doivent être envoyés avec le formulaire.

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPTER 2 ADMINISTRATIVE MANUAL ' DE 29 100 CHAPITRE 2 ( MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28


I 4* Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

Cost Estimates are the total estimated expenditure over the total period to the com-pletion of the project and shall include where applica-ble:

1. land acquisition, site preparation, legal and consultant fees (pro-fessional fees shall be indicated as a separate item in the labour column);

2. cash cost of casual labour, materials, contracts, installed equipment, non instal-led equipment and fur-nishings;

3. real non-cash or contributed costs of indeterminate labour, inmate labour, mate-rial and equipment to be installed or re-tained after project completion.

The originator of a project submission may limit the technical content to aspects of real significance to the approving authority. The preliminary of class 'D' es-timate may be based on broad units of costing rather than details. The standard to be achieved should none the less be clearly specified. The originator should bear in mind that the approving authority in judging the

Les estimations de coûts représentent le total des dépenses prévues jusqu'à l'achèvement du projet. Cela comprend:

1. l'acquisition et la préparation des ter-rains, les frais juri-diques et les frais de consultation (les ho-noraires des profession-nels doivent être indiqués comme article distinct dans la colonne consacrée aux frais de main-d'oeuvre);

2. le coût de la main-d'oeuvre occasionnelle, des matériaux, des con-trats, du matériel (ins-tallé ou non) et des meubles;

3. les coûts hors caisse réels reliés à la main-d'oeuvre engagée pour une période indétermi-née, au travail des détenus, au matériel à installer ou retenu par le Ministère après que le projet est complété.

L'auteur d'une proposition de projet peut limiter l'informa-tion technique aux aspects qui sont vraiment importants pour l'autorité chargée de l'ap-prouver. La version prélimi-naire d'une estimation de catégorie D peut être basée sur une vue globale des coûts plutôt que sur leur détail. Les normes à respecter doivent néanmoins être clairement précisées. L'auteur doit aussi se rappeler que pour

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N ° DU DOCUMENT 24 RESP. TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12/83)


merits of a submission will need to know: what, when, where, why and how much? Sufficient cost details are required when the project is submitted for effective ap-proval based on a class 'B' estimate.

j) Block 13

Institution

- AWTS reviews information and certifies as techni-cally feasible/conceptu-ally sound, or rejects.

- Warden recommends or re-jects the project that requires RHQ or NHQ approval, or approves or rejects the project in block 16 if it requires Institution approval only.

k) Block 14

Regional Headquarters

- RMTS reviews information and certifies as techni-cally feasible/conceptu-ally sound or rejects.

- According to Regional instructions, the RDC or REO recommends or rejects the project that requires

juger du bien-fondé de la présentation l'autorité char-gée de l'approuver devra connaître les réponses aux questions "quoi? quand? où? pourquoi? et combien?" Par contre, lorsqu'une demande d'approbation effective est basée sur une estimation de catégorie 1BI, les coûts doivent être suffisamment détaillés.

j) Section 13

Etablissement

Le directeur adjoint aux services techniques examine l'information et certifie que le projet est bien conçu et techniquement réalisable (si ce n'est pas le cas, il le refuse).

Le directeur recommande ou refuse le projet, s'il nécessite l'approbation de l'AR ou de l'AC, ou l'approuve ou le refuse (section 16), si l'approbation de l'établisse-ment suffit.

k) Section 14

Administration régionale

L'administrateur régional des services techniques examine l'information et certifie que le projet est bien conçu et techniquement réalisable (si ce n'est pas le cas, il le refuse).

En se basant sur les instruc-tions régionales, le sous-commissaire régional ou le directeur exécutif régional

RESP. CENTRE PAGe



OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12/83)


NHQ approval or approves or rejects the project in block 16 if it reqires RHQ approval only.

1) Block 15

NHQ Technical Revision and Recommendation

The project shall be re-viewed, as required, by the appropriate Functional Spe-cialty Manager. The matrix at Annex "B" describes the responsibilities of each one.

Telecommunications and Elec-tronics projects shall be reviewed by RTEOs for proj-ects under $50,000 and by DTE for projects over $50,000, as a minimum.

Responsible officers will initial the appropriate box. The project shall then be recommended as technically feasible or rejected by the Director Accommodation Re-quirements and Construction or the Director Telecommuni-cations and Electronics (as applicable) at NHQ.

m) Block 16

Project Approval

Further to the recommenda-tions, the Senior Deputy Commissioner or the Director General Technical Services

recommande ou refuse les projets qui requièrent l'approbation de l'administra-tion centrale, et approuve ou refuse (section 16) ceux qui n'exigent que l'approbation de l'administration régionale.

1) Section 15

Recommandation et révision technique de l'AC

Le projet doit être étudié par le gestionnaire responsable de la spécialité concernée. Le tableau de l'annexe B décrit les responsabilités de chacune de ces personnes.

Les projets de télécommunica-tions et d'électronique de moins de 50 000 $ sont passés en revue par les agents régio-naux de télécommunications et d'électronique, et ceux de 50 000 $ ou plus par le Directeur - Télécommunications et élec-tronique.

Les fonctionnaires responsables parafent la case appropriée. Le Directeur - Besoins en installations et construction ou le Directeur - Télécommunications et électro-nique recommande ensuite le projet, s'il est techniquement réalisable, ou le refuse.

m) Section 16


A la suite des recommanda-tions, le Sous-commissaire principal ou le Directeur général - Services techniques


CENTRE DE 26 N° OU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12/831


(for NHQ approval projects) or the RDC/REO/RMTS (for RHQ approval projects) or the Warden (for Institution ap-proval projects) approves or rejects the project. The form is then routed to the appropriate technical serv-ices officer for further action.

The approving officer shall remain the final design a authority and any changes in project scope from the approved class 'B' plan must be re-submitted for specific approval.

Note: Projects may only re-ceive preliminary or effective approval from a delegated of-ficer according to the "Financial Manuel for Managers".

222.6 Regions, when scheduling cash flow requirements for a new project, should allow for the following time interval for project approval by NHQ and Treasury Board.

NHQ for projects up to $1 million 4 to 8 weeks

(dans le cas de projets exigeant l'approbation de l'administration centrale), le sous-commissaire régional, le directeur exécutif régional ou l'administrateur régional des services techniques (pour les projets requérant l'approba-tion de l'administration régionale), ou le directeur (pour les projets requérant l'approbation de l'établisse-ment) approuvent ou refusent le projet. Le formulaire est ensuite envoyé à l'agent des services techniques concerné qui prend les mesures appro-priées.

Le fonctionnaire chargé d'ap-prouver le projet conserve l'autorité finale pour tout ce qui touche à la conception. Toute modification proposée, par rapport au plan de catégo-rie B approuvé, doit donc être soumise à son approbation.

Nota. Un projet ne peut faire l'objet d'une approba-tion préliminaire ou d'une approbation ef-fective que de la part d'un agent délégué (conformément aux dis-positions du "Manuel financier des gestion-naires").

222.6 Les régions, lorsqu'elles détermi-nent les prévisions de dépenses nécessitées par un nouveau projet, doivent laisser à l'administration centrale et au Conseil du Trésor assez de temps pour approuver le projet en question.

- Administration centrale, pour les projets coûtant jusqu'à un

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE • DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2/83 1

ilee Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

TB for projects over $1 million 12 to 16 weeks

223 UNFORESEEN PROJECTS

223.1 Unforeseen projects may be sub-mitted at any time during the year and shall always be submit-ted on a form CSC162, Authoriza- -

tion for Project. The priority of unforeseen projects relative to other program items shall be 'indicated.

224 FORMS

224.1 NHQ shall prepare a Monthly Report on Outstanding Requests for Approval of . Construction Projects, and the Regional Man-ager, Technical Services, shall complete and return to NHQ a Monthly Construction Situation Report.

a) Outstanding Approval of Construction Projects

Upon receipt of an A for P at NHQ, the Project Mana-ger (National Projects) will assign a target date for the approval of the project. Each month, DBCS will prepare an Ageing Report on outstanding approval construction projects. This report indicates the requests awaiting approval and the reasons for unexpected delays.

million de dollars: 4 à 8 se-maines.

- Conseil du Trésor, pour les pro-jets coûtant plus d'un million de dollars: 12 à 16 semaines.

223 PROJETS IMPRÉVUS

223.1 Des projets imprévus peuvent être proposés à tout moment de l'année. Ils doivent toujours être présen-tés sur un formulaire CSC 162 (Autorisation de projet). Il faut indiquer leur priorité par rapport aux autres projets du programme.

224 FORMULAIRES

224.1 L'AC doit préparer des rapports mensuels sur les demandes d'appro-bation de projets de construction en attente. Le gestionnaire régional des services techniques doit préparer et envoyer à l'AC des rapports mensuels sur la situation du programme de con-struction régional.

a) Demandes d'approbation de projets de construction en attente

Lorsqu'une demande d'autori-sation de projet arrive à l'AC, l'administrateur de projet (projets nationaux) choisit une date pour l'ap-probation du projet. Chaque mois, le DSCD prépare un rapport sur les demandes d'approbation de projets de construction qui demeurent en attente. Il y indique les demandes qui n'ont pas encore été approuvées et les raisons des retards impré-vus.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 28 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF•

CHAPTER 2 .

ADMINISTRATIVE MANUAL DE 29 100 CHAPITRE 2 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2 183)


b) Monthly Construction Situation Report

This form which is produced monthly at NHQ for carry-over and for projects on the Regional Program lists the project number, a short title description, the dates of design completion and tender closing, contract amount, the date of - interim completion, and comments (Annex E). The RMTS is responsible for up-dating it and returning it to NHQ by the prescri-bed date.

225 EVALUATION OF PROGRAM AND PROJECTS

225.1 Program/project evaluation should involve the systematic gathering of verifiable informa-tion on a program/project and demonstrable evidence on its results and cost effectiveness.

225.2 Each year NHQ will undertake to evaluate one of the regional programs submitted and a few selected projects.

b) Rapport mensuel sur la si-tuation de la construction

Ce formulaire, qui est pré-paré chaque mois à l'AC, s'applique aux projets ayant des reports de fonds et aux projets du programme régio-nal en cours. On y donne le numéro et le titre du projet, la date du parachè-vement des plans et devis, la date de clôture de l'appel d'offres, le montant du contrat, la date d'achè-vement provisoire, et des commentaires d'ordre général (annexe E). L'ARST est responsable de le mettre à jour et de le retourner à l'AC à la date requise.

225 EVALUATION DES PROGRAMMES ET DES PROJETS

225.1 Lès programmes et les projets doi-vent être évalués sur une base d'informations vérifiables et de preuves faisables de leurs résul-tats et de leur rentabilité.

225.2 Chaque année, l'administration centrale évalue un des programmes régionaux qui lui sont soumis, ainsi que quelques projets.



RESP. CENTRE PAGE



OF


CSC;SCC 847 (Rev. 283)

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

LESS THAN 5

NORMAL

MANY

NORMAL

NORMAL

NORMAL

A FEW

IMPROVE

IMPROVE

IMPROVE

ANNEX mAm to Chapter 2

CLASSIFICATION FACTORS - USAGE GUIDELINES • USAGE GUIDELINES FOR CLASSIFICATION

FACTORS A ESSENTIAL NECESSARY DESIRABLE

•

1. Government policy decisions. Departmental policy decisions unless discretion permitted.

2. Provisions for improving the security aspects in S6-S7 and S3-S4-S5 institutions.

3. Provisions for improving the security aspects in S1-S2 institutions.

4. Provisions for the elimination of safety hazards.

5. Provisions for the elimination of fire hazards.

6. Provisions for the elimination of health hazards.

7. Provisions for improving the speed of reaction in case of disturbances.

8. Provisions to effect person-year economies.

9. Provisions to effect other fiscal economies.

10. Provisions to create opportunities for training/ employment/education for inmates.

11. Provision of facilities for support services.

12. Provision of facilities for welfare of personnel.

13. Provision of facilities for morale.

NO DISCRETION

NO DISCRETION

SERIOUS

SERIOUS

SERIOUS

SERIOUS

SUBSTANTIAL

MORE THAN 5

MINIMUM REQUIREMENT

MINIMUM REQUIREMENT

MINIMUM REQUIREMENT

SUBSTANTIAL

•

- 2 -

• USAGE GUIDELINES FOR CLASSIFICATION

FACTORS A ESSENTIAL

B NECESSARY

C DESIRABLE

14. Standardization of support services.

15. Provision of facilities for public relations.

16. Provision for long range replacement of facilities.

17. Provision for long range changes of requirements.

18. Provision of facilities for sudden increase of inmate population.

MINIMUM REQUIREMENT

ESSENTIAL MINIMUM

ESSENTIAL MINIMUM

ESSENTIAL MINIMUM

ESSENTIAL MINIMUM

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

•

•

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

PLUSIEURS

NORMAL

ANNEXE A AU CHAPITRE 2

LIGNES DIRECTRICES POUR LA CLASSIFICATION DES PROJETS

CATEGORIE TYPES DE PROJET

A ESSENTIEL NECESSAIRE SOUHAITABLE

1. Décisions relevant de politiques gouvernementales. Décisions relevant de politiques ministérielles, sauf lorsqu'il est permis d'agir de façon discrétionnaire.

2. Dispositions destinées à améliorer la sécurité dans les établissements S3-S4-S5 et S6-S7.

3. Dispositions destine's à améliorer la sécurité dans les établissements S1-S2.

4. Dispositions visant à éliminer les risques en matière de sécurité.

5. Dispositions visant à éliminer les dangers d'incendie.

6. Dispositions visant à éliminer les risques pour la santé.

7. Dispositions visant à une réaction plus rapide en cas de troubles.

8. Dispositions visant à une économie d'années-personnes.

9. Dispositions visant à une économie financière.

10. Dispositions visant à l'ouverture de possibilités de formation/emploi/éducation aux détenus.

11. Installations de services de soutien.

NON DISCRÉ-TIONNAIRE

NON DISCRÉ-TIONNAIRE

IMPORTANT

IMPORTANT

IMPORTANT

IMPORTANT

IMPORTANT

IMPORTANT

IMPORTANT

EXIGENCES MINIMALES

AMÉLIORATION

QUELQUES-UNES

•

EXIGENCES MINIMALES

EXIGENCES MINIMALES

EXIGENCES MINIMALES

NORMAL

NORMAL

MINIMUM ESSENTIEL

MINIMUM ESSENTIEL

MINIMUM ESSENTIEL

MINIMUM ESSENTIEL

NORMAL

- 2 -

• CATEGORIE TYPES DE PROJETS

A ESSENTIEL NECESSAIRE SOUHAITABLE

AMÉLIORATION

AMÉLIORATION

NORMAL

NORMAL

NORMAL

NORMAL

•

12. Installations contribuant au bien-être du personnel.

13. Installations servant à améliorer le moral.

14. Standardisation des services de soutien.

15. Installations servant aux relations publiques.

16. Remplacement des installations, à long terme.

17. Modifications des besoins, à long terme.

18. Installations servant à répondre à une augmentation soudaine de la population carcérale.

•

DEC. FEEL,/ FEV.

NOV. 30

MARCH / MARS

15

SEPT. MAY/ MAI

AUGUST/ AO OT

JUNE/ JUIN

CHART A TO CHAPTER 2 SCHÉMA A' AU CHAPITRE 2

JAN.

15

10 20 7 Pcie? 4

44/N esr/4,47-E. 41'

oesoeitzite

, 41, es,44,.

APPROVAL/ PRE'SENrATION

cies DEMANOESe

ent'S4E7r,.eli'es.-

eb ki.. GeV Foe elkes 44e'%1- , .

DE

POUR CRÉDITS

Ap PRINCIPALES AU SOL. GEN.

pft0RATION.

CALL LETTER FOR UPCOMING YEAR REVISION ISSUED BY OGTS LETTRE SUR LA «VISION DE L'ANNEE SUIVANTE ENVOYEE PAR LE 0031

,tIre

APRIL/ AVRIL

15

•

•

OCT.

JULY JUILLET

•

• • • ANNEX NB° to Chapter 2

MATRIX FOR APPROVAL OF CONSTRUCTION PROJECTS

PRELIMINARY APPROVAL EFFECTIVE APPROVAL SERIAL ACTIVITY CENTRE

RESPONSIBILITIES RESPONSIBILITIES

1 DBCS/PAO REVIEWS PROJECT CODING DESCRIPTION, REVIEWS PROJECT CODING DESCRIPTION, VERIFIES PROGRAM STATUS AND WHETHER OR VERIFIES PROGRAM STATUS AND WHETHER OR NOT FUNDED. CONTROLS FILE REGISTRY NOT FUNDED. VERIFIES PRELIMINARY AND ROUTES CORRESPONDENCE. APPROVAL GIVEN, CONTROLS FILE REGISTRY

AND ROUTES CORRESPONDENCE.

2 PM NHQ PROJECTS REVIEWS PROJECT DESCRIPTION, REVIEWS PROJECT SCHEDULE, ESTIMATE AND JUSTIFICATIONS, SCHEDULE, ESTIMATE AND CASH FLOW. ESTABLISHES REQUIREMENTS CASH FLOW. SEEKS ADDITIONAL FOR PROJECT APPROVAL. INFORMATION AS REQUIRED. ESTABLISHES REQUIREMENTS FOR PROJECT APPROVALS.

3 MFP ESTABLISHES WHETHER THE PROJECT IS CONFIRMS THAT COMMENTS MADE AT COMPATIBLE WITH THE MASTER DEVELOPMENT PRELIMINARY APPROVAL STAGE, IF ANY, PLAN. INTERFACES WITH OPERATIONAL HAVE BEEN TAKEN INTO CONSIDERATION. OPIs TO CONFIRM A NEW REQUIREMENT AND REVIEWS ANY CHANGES OF A FUNCTIONAL OBTAIN FUNCTIONAL REVIEW OF THOSE NATURE. PROJECTS WHICH HAVE AN IMPACT ON O&M. COMMENTS ON SITING ASPECTS OF THE PROJECT. ALSO REVIEWS JUSTIFICATION OF THE PROJECT, SUITABILITY, PROGRAM AND LAYOUT EFFECTIVENESS OF THE PROPOSED SOLUTION AND ITS IMPACT ON OTHER RELATED PROJECTS.

• MATRIX FOR APPROVAL OF CONSTRUCTION PROJECTS

• PRELIMINARY APPROVAL EFFECTIVE APPROVAL SERIAL ACTIVITY CENTRE


4 MAR REVIEWS ALL PROJECTS CONTAINED IN LRAP CONFIRMS THAT COMMENTS MADE AT AND THOSE DEALING WITH CONTINGENCY PRELIMINARY APPROVAL STAGE, IF ANY, ACCOMMODATION PLAN. REVIEWS ALSO HAVE BEEN TAKEN INTO CONSIDERATION. PROJECTS AFFECTING LEASED PROPERTY. MONITORS NEED FOR UPDATING THE REAL

PROPERTY INVENTORY ONCE THE PROJECTS HAVE BEEN COMPLETED.

5 MFRS ASSESSES THE CONCEPTUAL PLAN AND REVIEWS DETAIL DESIGN FOR COMPLIANCE TECHNICAL REQUIREMENTS FOR THE WITH TECHNICAL CRITERIA, ACCOMMODATION FOLLOWING ASPECTS OF A PROJECT. STANDARDS, ARCHITECTURAL STANDARD AND

APPROPRIATE GOVERNMENT SPECIFICATIONS o ACCOMMODATION GUIDELINES AND CODES. o ACCREDITATION o ECONOMY OF DESIGN AND MATERIALS REVIEWS ALSO:

INTERFACES WITH OPERATIONAL OPIs ON o FINISHES PHYSICAL SECURITY AND TECHNICAL o SECURITY ASPECTS CRITERIA ASPECTS. REVIEWS THE o EASE OF MAINTENANCE AND OPERATIONS ARCHITECTURAL ASPECTS OF MAINTENANCE OF ARCHITECTURAL SYSTEM PROJECTS.

• • MATRIX FOR APPROVAL OF CONSTRUCTION PROJECTS



6 DEM REVIEWS THE ENGINEERING AND THE CONFIRMS THAT THE ENGINEERING ASPECTS MAINTENANCE AND REPAIR ASPECTS OF OF THE ACCOMMODATION AND FACILITIES PROJECTS. ALSO REVIEWS PROJECTS THAT ARE BEING DESIGNED CAN BE DEALING WITH FIRE SAFETY, ENERGY OPERATE') ECONOMICALLY, WILL BE EASILY CONSERVATION AND THOSE AFFECTING THE AND ECONOMICALLY MAINTAINED AND VEHICLE AND MOBILE EQUIPMENT FLEET. REPAIRED, WILL BE ENERGY EFFICIENT AND

MEET REQUIREMENTS OF FIRE SAFETY AND NATIONAL BUILDING CODES.

7 DTE REVIEWS THE TELECOMMUNICATION AND CONFIRMS THAT .COMMENTS MADE AT ELECTRONIC ASPECTS OF PROJECTS. IN PRELIMINARY APPROVAL STAGE, IF ANY, CONSULTATION WITH DEM REVIEWS PROJECTS HAVE BEEN TAKEN INTO CONSIDERATION. HAVING FIRE ALARM IMPLICATIONS AND THOSE THAT MIGHT AFFECT EXISTING T&E INSTALLATIONS.

8 DFS REVIEWS PROJECTS HAVING FOOD SERVICES CONFIRMS THAT COMMENTS MADE AT IMPLICATIONS. PRELIMINARY APPROVAL STAGE, IF ANY,

HAVE BEEN TAKEN INTO CONSIDERATION.

9 DMSM REVIEWS PROJECTS HAVING MATERIAL CONFIRMS THAT COMMENTS MADE AT AND/OR SERVICES PROCUREMENT PRELIMINARY APPROVAL STAGE, IF ANY, IMPLICATIONS. HAVE BEEN TAKEN INTO CONSIDERATION.

• • • MATRIX FOR APPROVAL OF CONSTRUCTION PROJECTS

PRELIMINARY APPROVAL • EFFECTIVE APPROVAL SERIAL ACTIVITY CENTRE

RESPONSIBILITIES • RESPONSIBILITIES

10 CCPC .REVIEWS PROJECTS HAVING STAFFING OR CONFIRMS THAT ALL COMMISSIONING COMMISSIONING IMPLICATIONS AS MAY IMPLICATIONS ARE BEING DEALT WITH. IMPACT ON REGIONAL COMMISSIONING OF NHQ ACCOMMODATION PROJECTS.

11 MCPI REVIEWS MANAGEMENT PLANS FOR REVIEWS THOSE PROJECTS ASSIGNED TO NHQ IMPLEMENTATION OF PROJECT TO DETERMINE PROJECT MANAGERS. TO WHOM WILL BE ASSIGNED THE RESPONSIBILITY FOR THE PROJECT SUPERVISION.

12 PM NHQ PRÔJECTS REVIEWS THE COMMENTS MADE BY THE REVIEWS THE COMMENTS MADE BY THE VARIOUS ACTIVITY CENTERS AND MAKES VARIOUS ACTIVITY CENTERS AND MAKES RECOMMENDATIONS FOR PRELIMINARY RECOMMENDATIONS FOR EFFECTIVE TECHNICAL AND PROJECT APPROVAL. TECHNICAL AND PROJECT APPROVAL. PREPARES A COORDINATED NHQ RESPONSE TO REGION.

13 DARC CERTIFIES THE PROJECT AS TECHNICALLY CERTIFIES THE PROJECT AS TECHNICALLY CORRECT AT PRELIMINARY APPROVAL CORRECT AT EFFECTIVE APPROVAL STAGE. STAGE. GIVES PRELIMINARY APPROVAL TO ALL PROJECTS, EXCEPT THOSE LISTED FOR DGTS.

• MATRIX FOR APPROVAL OF CONSTRUCTION PROJECTS



14 DGTS GIVES PRELIMINARY APPROVAL TO PROJECTS GIVES EFFECTIVE APPROVAL. INVOLVING NEW SPACE, SPACE REARRANGEMENT, OR DEVIATION FROM TECHNICAL STANDARDS.

15 DBCS/PAO PROCESSES PROJECT APPROVAL, ASSIGNS PROVIDES FINANCIAL CONTROL OVER FINANCIAL POST CODE, VERIFIES CONSTRUCTION PROJECTS. SOURCE(S) OF FUNDING, ADJUSTS PROGRAM VALUE FOR AFFECTED PROJECTS AS REQUIRED. REQUESTS OR INITIATES 1337. . SETS UP FINANCIAL CONTROL RECORDS.

• • • ANNEXE B AU CHAPITRE 2

TABLEAU - APPROBATION DES PROJETS DE CONSTRUCTION

APPROBATION PRÉLIMINAIRE APPROBATION EFFECTIVE SÉRIE CENTRE D'ACTIVITÉ

RESPONSABILITÉS RESPONSABILITÉS

1 DIRECTEUR, VÉRIFIE LA DESCRIPTION DU PROJET VÉRIFIE LA DESCRIPTION DU PROJET SYSTÈMES DE (CODES), LE STATUT DU PROGRAMME ET LE (CODES), LE STATUT DU PROGRAMME ET LE CONTRÔLE DE LA FINANCEMENT. CONTRÔLE FINANCEMENT. S'ASSURE QUE DIRECTION L'ENREGISTREMENT DES DOSSIERS ET L'APPROBATION PRÉLIMINAIRE A ÉTÉ

ENVOIE LE COURRIER. DONNÉE, CONTRÔLE L'ENREGISTREMENT DES AGENT DOSSIERS ET ENVOIE LE COURRIER. ADMINISTRATION DES PROGRAMMES

2 ADMINISTRATEUR VÉRIFIE LA DESCRIPTION DU PROJET, LA VÉRIFIE LE CALENDRIER, LES ESTIMATIONS DE PROJETS JUSTIFICATION, LE CALENDRIER, LES ET LES PRÉVISIONS DE DÉPENSES. PROJETS DE L'AC ESTIMATIONS ET LES PRÉVISIONS DE DÉTERMINE LES EXIGENCES EN CE QUI

DÉPENSES. DEMANDE DES INFORMATIONS CONCERNE L'APPROBATION DU PROJET. SUPPLÉMENTAIRES AU BESOIN. DÉTERMINE LES EXIGENCES, EN CE QUI CONCERNE L'APPROBATION DU PROJET.

3 ADMINISTRATEUR S'ASSURE QUE LE PROJET EST COMPATIBLE CONFIRME QU'ON A TENU COMPTE DES PLANIFICATION AVEC LE PLAN DIRECTEUR D'AMÉNAGEMENT. COMMENTAIRES FAITS A L'ÉTAPE DE DES INSTALLA- COMMUNIQUE AVEC LES BPR DES OPÉRATIONS L'APPROBATION PRÉLIMINAIRE. ÉVALUE LE TIONS POUR CONFIRMER LES NOUVEAUX BESOINS ET BESOIN DE METTRE À JOUR L'INVENTAIRE

FAIRE ÉTUDIER LES PROJETS AYANT DES DES PROPRIÉTÉS IMMOBILIÈRES, UNE FOIS EFFETS SUR LE FONCTIONNEMENT ET LES PROJETS TERMINÉS. L'ENTRETIEN. COMMENCE LE CHOIX DE L'EMPLACEMENT. EXAMINE LA JUSTIFICATION. S'ASSURE DU CARACTÈRE ADÉQUAT DU PROJET. VÉRIFIE L'EFFICACIT1 DE LA SOLUTION PROPOSÉE ET EN ÉTUDIE LES EFFETS SUR LES PROJETS CONNEXES.

• • TABLEAU - APPROBATION DES PROJECTS DE CONSTRUCTION



4 GESTIONNAIRE VÉRIFIE TOUS LES PROJETS DU PLAN CONFIRME QU'ON A TENU COMPTE DES BESOINS EN D'INSTALLATIONS A LONG TERME, CEUX QUI COMMENTAIRES FAITS A L'ÉTAPE DE INSTALLATIONS SONT RELIÉS AU PLAN D'INSTALLATIONS L'APPROBATION PRÉLIMINAIRE. ÉVALUE LE

D'URGENCE ET CEUX QUI CONCERNENT DES BESOIN DE METTRE 1 JOUR L'INVENTAIRE PROPRIÉTÉS LOUÉES À BAIL. DES PROPRIÉTÉS IMMOBILIÈRES, UNE FOIS

LES PROJETS TERMINÉS.

5 GESTIONNAIRE ÉVALUE LA CONCEPTION ET LES EXIGENCES S'ASSURE QUE LA CONCEPTION RESPECTE RECHERCHES ET TECHNIQUES DES ASPECTS SUIVANTS DU LES CRITÈRES TECHNIQUES, VÉRIFIE LES NORMES EN PROJET. NORMES S'APPLIqUANT AUX INSTALLATIONS INSTALLATIONS ET À L'ARCHITECTURE, AINSI QUE LES

- LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LES SPÉCIFICATIONS ET LES CODES INSTALLATIONS. GOUVERNEMENTAUX.

- AGRÉMENT. VÉRIFIE AUSSI:

- ÉCONOMIE (CONCEPTION ET MATÉRIAUX). - LES FINITIONS;

ASSURE LA LIAISON AVEC LES BPR DES - TOUT CE QUI CONCERNE LA SÉCURITÉ; OPÉRATIONS AU SUJET DE LA SÉCURITÉ MATÉRIELLE ET DES CRITÈRES - LA FACILITÉ D'ENTRETIEN ET TECHNIQUES. EXAMINE LES ASPECTS D'UTILISATION DU SYSTÈME ARCHITECTURAUX DES PROJETS ARCHITECTURAL. D'ENTRETIEN.

• • TABLEAU - APPROBATION DES PROJETS DE CONSTRUCTION



6 DIRECTEUR RÉVISE LES ASPECTS DES PROJETS QUI CONFIRME QUE LES SYSTÈMES TECHNIQUES INGÉNIERIE ET CONCERNENT L'INGÉNIERIE, L'ENTRETIEN DES INSTALLATIONS PEUVENT FONCTIONNER, ENTRETIEN ET LES RÉPARATIONS. EXAMINE LES ÊTRE ENTRETENUS ET ÊTRE RÉPARÉS DE

PROJETS QUI TOUCHENT LA SÉCURITÉ EN FAÇON ÉCONOMIQUE, QU'ILS RESPECTENT MATIÈRE D'INCENDIE, LA CONSERVATION DE LES CODES DE SÉCURITÉ EN MATIÈRE L'ÉNERGIE, LA FLOTTE DE VÉHICULES ET D'INCENDIES ET LE CODE NATIONAL DU LE MATÉRIEL MOBILE. BÂTIMENT.

7 DIRECTEUR RÉVISE LES ASPECTS DES PROJETS QUI CONFIRME QU'ON A TENU COMPTE DES TÉLÉCOMMÙNICA- CONCERNENT LES TÉLÉCOMMUNICATIONS ET COMMENTAIRES FAITS A L'ÉTAPE DE TIONS ET L'ÉLECTRONIQUE. EN CONSULTATION AVEC L'APPROBATION 'PRÉLIMINAIRE, (LE CAS ' ÉLECTRONIQUE LE DIRECTEUR - GÉNIE ET ENTRETIEN, ÉCHÉANT).

RÉVISE LES PROJETS AYANT DES EFFETS SUR LES AVERTISSEURS D'INCENDIE, LES INSTALLATIONS DE TÉLÉCOMMUNICATIONS ET LES SYSTÈMES ÉLECTRONIQUES EXISTANTS.

8 DIRECTEUR RÉVISE LES PROJETS AYANT DES CONFIRME QU'ON A TENU COMPTE DES SERVICES CONSÉQUENCES SUR LES SERVICES COMMENTAIRES FAITS A L'ÉTAPE DE D'ALIMENTATION D'ALIMENTATION. L'APPROBATION PRÉLIMINAIRE (LE CAS

ÉCHÉANT).

9 DIRECTEUR RÉVISE LES PROJETS AYANT DES CONFIRME QU'ON A TENU COMPTE DES GESTION CONSÉQUENCES RELATIVEMENT À COMMENTAIRES FAITS A L'ÉTAPE DE MATÉRIEL ET L'ACQUISITION DE MATÉRIEL OU DE L'APPROBATION PRÉLIMINARIE (LE CAS SERVICES SERVICES. ÉCHÉANT).

• • TABLEAU - APPROBATION DES PROJETS DE CONSTRUCTION



10 DCMO RÉVISE LES PROJETS AYANT DES EFFETS CONFIRME QU'ON S'OCCUPE DE TOUTES LES SUR LA DOTATION EN PERSONNEL ET LES CONSÉQUENCES EN MATIÈRE DE DÉLÉGATION. DÉLÉGATIONS, DANS LA MESURE OÙ CELA PEUT INFLUENCER LA DÉLÉGATION AUX • RÉGIONS DE PROJETS D'INSTALLATIONS DE L'ADMINISTRATION CENTRALE.

11 GESTIONNAIRE EXAMINE LES PLANS DE RÉALISATION DES RÉVISE LES PROJETS CONFIÉS AUX EXÉCUTION DU PROJETS, POUR DÉTERMINER À QUI EN ADMINISTRATEURS DE PROJET DE L'AC. PROGRAMME DE CONFIER LA SUPERVISION. CONSTRUCTION

12 ADMINISTRATEUR RÉVISE LES COMMENTAIRES DES DIFFÉRENTS RÉVISE LES COMMENTAIRES FAITS PAR LES DE PROJETS CENTRES D'ACTIVITÉ ET PRÉSENTE DES DIFFÉRENTS CENTRES D'ACTIVITÉ ET PROJETS DE L'AC RECOMMANDATIONS RELATIVEMENT À PRÉSENTE DES RECOMMANDATIONS POUR

L'APPROBATION PRÉLIMINAIRE DU PROJET L'APPROBATION EFFECTIVE DU PROJET ET ET DE SES ASPECTS TECHNIQUES. PRÉPARE DE SES ASPECTS TECHNIQUES. LA RÉPONSE DE L'AC À l'AIL

13 DIRECTEUR CERTIFIE QUE LE PROJET EST RÉALISABLE, CERTIFIE QUE LE PROJET EST RÉALISABLE, BESOINS EN DU POINT DE VUE TECHNIQUE, À L'ÉTAPE DU POINT DE VUE TECHNIQUE, À L'ÉTAPE INSTALLATIONS DE L'APPROBATION PRÉLIMINAIRE POUR DE L'APPROBATION EFFECTIVE. ET CONSTRUCTION TOUS LES PROJETS, SAUF CEUX QUI

RELÈVENT DU DGST.

• • • TABLEAU - APPROBATION DES PROJETS DE CONSTRUCTION



14 DIRECTEUR ACCORDE L'APPROBATION PRÉLIMINAIRE DE ACCORDE L'APPROBATION EFFECTIVE. GÉNÉRAL PROJETS EXIGEANT UNE AUGMENTATION DE SERVICES L'ESPACE, UNE RÉORGANISATION DE TECHNIQUES L'ESPACE OU DES ÉCARTS PAR RAPPORT AUX

NORMES TECHNIQUES.

15 DIRECTEUR S'OCCUPE DE L'APPROBATION DES PROJETS, S'OCCUPE DU CONTRÔLE FINANCIER DES SYSTèME DE ATTRIBUE LES CODES FINANCIERS, VÉRIFIE PROJETS DE CONSTRUCTION. CONTRÔLE DE LA LES SOURCES DE FINANCEMENT, MODIFIE LE DIRECTION PROGRAMME LORSQUE C'EST NÉCESSAIRE.

DEMANDE OU REMPLIT DES FORMULAIRES AGENT PEN 1337. ÉTABLIT LES DOSSIERS DE ADMINISTRATION CONTRÔLE FINANCIER. DES PROGRAMMES

• • Annex Cl/I/Chapter 2

CONSTRUCTION PROGRAM SUBMISSIONS CASH FLOW

REGION SHEET OF

FISCAL YEAR

CASH FLOW ($000)

BUDGET YEAR

BY + 1 BY + 2

TOTAL COST

BY ($000) PREVIOUS YEAR

CAT/CLASS PRIORITY

REG

PROJECT NUMBER

PROJECT TITLE BALANCE

NAT

REMARKS

• ANNEXE C ITRE 2

PReSENTATIONS DE PROGRAMME DE CONSTRUCTION FLUX DE TRÉSORERIE

RÉGION PAGE DE

EXERCICE FINANCIER

FLUX DE TRÉSORERIE (000$)

ANNÉE PRÉC.

EXERC. FINAN.

EF + 1 EF + 2 SOLDE

COÛT TOTAL ($000)

CATÉGORIE PRIORITÉ

RÉG.

NUMÉRO DU PROJET .

TITRE DU PROJET

NAT.

REMARQUE

• • Annex bChapter 2

CONSTRUCTION PROGRAM SUBMISSIONS ADDITIONAL INFORMATION

REGION INSTITUTION FISCAL YEAR SHEET OF

PROJECT NUMBER TITLE

CATEGORY CLASSIFICATION REG. PRIORITY

JUSTIFICATION SCOPE OF WORK

• • INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE SUR LES PRÉSENTATIONS

DU PROGRAMME DE CONSTRUCTION

RÉGION EXERCICE FINANCIER ÉTABLISSEMENT PAGE DE

CATÉGORIE CLASSIFICATION

PRIORITÉ

NUMÉRO DE PROJET TITRE ENVERGURE DU TRAVAIL JUSTIFICATION

• Annex Ella/Chapter 2

CORRECTIONAL SERVICES CANADA TECHNICAL SERVICES SITUATION REPORT

PAGE NO. 0001 DATE

PROJECT TITLE DESIGN TENDER CONTRACT INTERIM COMMENTS CODE COMP. CLOSING AMOUNT COMP. DATE

Note: for dates show A for actual E for estimated

• ANNEXE E IMMAPITRE 2

SERVICE CORRECTIONNEL CANADA SERVICES TECHNIQUES

RAPPORT SUR LA SITUATION

Page No 0001 Date

DATE D'A- DATE DE MONTANT DATE D'A- NUMÉRO DU TITRE CHÈVEMENT CLÔTURE DU CHÉVEMENT REMARQUES PROJET DE LA DES APPELS MARCHÉ PROVISOIRE

CONCEPTION D'OFFRE

Remarque: dates: A = réel E = estimé

= = Xs. XI. "3 CI - -I

MI = mu ITI

•



1 PAGE

OF DE 16

303 303 PROJETS DE CONSTRUCTION CONSTRUCTION PROJECTS

Correctional Service Service correctionnel Il* Canada Canada



TITLE-WME

PROJECT APPROVAL AUTHORITIES AUTORITÉS APPROBATRICES DES PROJETS DE CONSTRUCTION

301 PURPOSE/PROCEDURES

301.1 This chapter deals with the CSC authorities applicable to proj-ect approvals.

301.2 The definitions in the following paragraphs shall apply to all such activities.

302 DEFINITION OF A PROJECT

302.1 Project means an approved aggre-gate package of activities, spe-cifically dedicated to fulfill a program requirement, and having a defined objective or set of objectives including performance and cost over a prescribed time period.

301 OBJEu!-PROCÉDURES

301.1 Le présent chapitre traite des autorités approbatrices des pro-jets au sein du SCC.

301.2 Les définitions qu'énoncent les paragraphes suivants s'appliquent à toutes les activités de ce genre.

302 DÉFINITION DE PROJEI!

302.1 Projet désigne un groupe d'activi-tés approuvées, dont le but précis est de satisfaire aux besoins d'un programme, lequel comprend un ensemble défini d'objectifs, y compris le rendement et le coût pour une période donnée.

303.1 A construction project is defined as an item chargeable to the capital program and in-cludes:

303.2 a) the construction or replace-ment of entire facilities;

b) labour, material, equipment even if contributed from other budgetary sources, and installed equipment, that will become an essential part of new, or additions to, works or buildings;

303.1 Un projet de construction est un poste imputable sur le programme de construction et comprend:

303.2 a) la construction ou le rempla-cement d'une installation tout entière;

b) la main-d'oeuvre, les maté-riaux, l'équipement, même s'ils proviennent d'autres sources budgétaires, et l'équipement en place, qui deviendra partie intégrante des travaux ou bâtiments, qu'il s'agisse d'ajouts ou de constructions nouvelles;

• RESPONSIBILITY CENTRE - CENTRE DE RESPONSABILITÉ SPONSORING AUTHORITY - RÉPONDANT EFFECTIVE DATE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

NO —N ° NAME — NOM

NATIONAL HEADQUARTERS TECHNICAL SERVICES

100 ADMINISTRATION CENTRALE SERVICES TECHNIQUES 1984-09-28

CSC 'SCC 646 (Rev. 12/83)


alterations resulting in a change or restriction in the future function, or use, of a works or building, or any increase or decrease in future operational, mainte-nance or other costs;

d) changes to the outline of a structure, and alterations to structural systems including bearing walls, trusses and roof systems, but not including non-bearing partitions;

e) changes in outline plan or profile, e.g. an increase or decrease in height or usable floor area;

f) replacement or restoration of a works or building that has been destroyed or seri-ously damaged by fire, flood or other means, or which has become structurally unsound from any cause.

304 MAINTENANCE PROJECTS

304.1 A maintenance project is one involving those categories of work not considered construc-tion.

305 COMBINED PROJECTS

305.1 Projects involving both con-struction and maintenance shall be identified as follows:

c) les modifications apportées à la suite d'un changement ou d'une limitation de la fonction ou de l'utilisation future d'ouvrages ou de bâtiments, ou toute augmenta-tion ou diminution, dans l'avenir, des frais de fonc-tionnement, d'entretien, etc.;

d) les modifications apportées à la silhouette du bâtiment et à sa charpente, y compris les murs portants, les chevrons et la toiture, mais à l'exclusion des cloisons non portantes;

e) les changements apportés au plan ou au profil de la sil-houette, par exemple toute augmentation ou diminution de la hauteur ou des superficies utilisables;

f) le remplacement ou la réno-vation d'ouvrages ou de bâtiments qui ont été détruits ou gravement endommagés par suite d'un incendie, d'une inondation, etc., ou dont la structure est en mauvais état pour quelque cause que ce soit.

304 PROJETS D'ENTRETIEN

304.1 Le terme "projet d'entretien" englobe toutes les catégories de travaux qui ne sont pas réputés travaux de construction.

305 PROJETS COMBINES

305.1 On caractérise comme suit les projets comportant à la fois des travaux de construction et des travaux d'entretien:

C)

RESP CENTRE PAGE


NI* DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Roy. 2/83)

111 lée Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

a) when the estimated cost of the construction element is greater than that of the maintenance element, the project shall be categorized as a construc-tion project; or

b) when the estimated cost of the maintenance element is greater than that of the construction element, the project shall be catego-rized as a maintenance project.

305.2 A combined project may only be approved by a person having the authority to approve:

a) the combined cost of the project in the activity to which it is chargeable; and

b) each of the construction and maintenance elements individually.

306 PHASED PROJECTS

NHQ approval is required projects to be phased over or more fiscal years where total cost is in excess regional authority.

307 ROUTINE AND PREVENTIVE MAINTENANCE

Routine and preventive mainte-nance consists of day-to-day work such as snow removal, grass cutting, chimney and window cleaning, minor adjustment to, and repair of, fixtures and

a) lorsque le coût pour l'élément construction est supérieur à celui de l'élé-ment - entretien, le projet doit être classé dans la .cetégorie des projets de construction;

b) lorsque le coût prévu pour l'élément entretien est supérieur à celui de l'élé-ment construction, le projet doit être classé dans la catégorie des projets d'en-tretien.

305.2 Un projet combiné ne peut être ap-prouvé que par une personne habi-litée à approuver à la fois:

a) les frais combinés du projet pour le poste sur lequel il est imputable;

b) de manière distincte, chacun des éléments en matière de construction et d'entretien.

306 PROJETS ÉCHELONNÉS

L'approbation de l'AC est exigée pour les projets qui seront exécu-tés par étapes au cours d'une ou de plusieurs années financières, lorsque le total des frais est su-périeur à ce qu'est habilitée à approuver l'administration régio-nale.

307 ENTRETIEN RÉGULIER ET PRÉVENTIF

L'entretien régulier et préventif désigne les travaux quotidiens, tels le déneigement, la coupe du gazon, le ramonage et le nettoyage des fenêtres, l'apport de petites modifications ou de petites répa-

for one the of

RESP. CENTRE PAGE



OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2:831


equipment, and the servicing and maintenance of installed equipment. Such work does not constitute capital projects within the meaning of the definitions given previously and is properly chargeable to the appropriate O&M budget.

308 PROJECT COST

Project cost is the total esti-mated expenditure to be incurred over time for all aspects of a project and shall include, where applicable, land acquisition, site preparation, legal and consultant fees, contributed labour and materials, design, engineering and miscellaneous, construction management and control, when not part of operation and maintenance, equipment, and any other expen-diture contributing to the completion of the project.

309 PROJECT APPROVAL

309.1 Project approval means the authority to undertake and com-plete a project, including the initiation of expenditures, in accordance with a cash-flow schedule set out by the region/ institution in its request, or as amended by NHQ/region.

309.2 Project approval now falls into 3 basic categories, i.e. prelim-inary project approval, effec-tive project approval, and overrun approval, as set out in

rations aux appareils et à l'équi-pement, ainsi que l'entretien et la réparation de l'équipement en place. Ces travaux ne constituent pas des projets de construction, au sens où l'entendent les défi-nitions qui précèdent, et sont imputables, à juste titre, sur le budget approprié d'opération et d'entretien.

308 COÛT DES PROJETS

Le coût des projets est le total des dépenses requises qui devront être engagées pour tous les aspects d'un projet. Il comprend, le cas échéant, l'acquisition du terrain, la préparation de l'emplacement, les frais des conseillers juridiques et des experts-conseils, les rapports en matière de main-d'oeuvre et de matériaux, la conception, l'ingé-nierie et les dépenses diverses, les frais de gestion et de contrôle de la construction, lorsqu'ils ne sont pas prévus au titre de l'opération et de l'en-tretien, l'équipement ainsi que toute autre dépense faite dans le cadre de la réalisation du projet.

309 APPROBATION DU PROJET

309.1 L'approbation du projet désigne le pouvoir d'entreprendre et de terminer un projet, y compris celui d'engager des dépenses, conformément au calendrier de l'encaisse établi par la Région ou par l'établissement dans sa deman-de ou modifié par l'AC ou par la Région.

309.2 L'approbation des projets se répartit maintenant en trois étapes fondamentales, soit l'approbation préliminaire du projet, l'approbation effective du

RESP. CENTRE PAGE



OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12!83)


Chapter 148 of the Treasury Board Administrative Policy Manual.

a) Preliminary Project Approval

If a complete scope and an acceptable estimated proj-ect cost are not available when NHQ/RHQ authority to spend funds on a project is requested, the project will receive preliminary approval only (i.e. the authority to spend only those project funds that are necessary to develop estimates sufficiently precise - Class "B" - to allow the approval author-ity to give the effective project approval).

b) Effective Project Approval

Effective project approval means the point at which a specific budget for a project is established and a specific authority is given for the region/ institution to proceed with or complete (in those instances where prelimi-nary approval has been given for some project work) the physical exe-cution of the project (e.g. detailed design, production/construction and commissioning), based on reliable and up-to-date

projet et l'approbation du dépas-sement de coût, qu'énonce le chapitre 148 du Manuel de la poli-tique administrative du Conseil du Trésor.

a) Approbation préliminaire du projet

Lorsqu'un exposé détaillé de la portée du projet et des prévisions acceptables du coût de celui-ci ne sont pas disponibles au moment où l'on demande à l'AC ou à l'AR d'approuver l'engage-ment de fonds, le projet n'obtiendra qu'une autorisa-tion préliminaire seulement (c'est-à-dire, que l'on n'obtiendra l'approbation de dépenser que les fonds .

nécessaires à l'établisse-ment d'états estimatifs plus fiables - de type B - per-mettant ainsi, à l'instance habilitée à l'approuver, de procéder à l'approbation effective du projet).

b) Approbation effective du projet

L'approbation effective du projet désigne le moment où un budget précis a été éta-bli pour le projet et où la Région ou l'établissement a reçu l'autorisation précise soit d'entreprendre, soit de terminer (dans les cas où une approbation préliminaire a été accordée pour certains des travaux du projet) la réalisation matérielle du projet (par exemple, les détails de la conception, de la production ou de la con-struction et de la mise en opération), le tout fondé

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 5 N"' DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLEMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSCiSCC 647 (Rev. 2(83)

ie Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

cost estimates (at least Class "Bu). This au-thority level is the reference point for mon-itoring the overall prog-ress and against which a project and its management will be evaluated.

c) Cost Overrun

sur des prévisions de coût à jour et fiables (au moins de type B). Ce niveau d'auto-risation est le point de référence pour ce qui est du contrôle de l'ensemble des progrès et celui en fonction duquel seront évalués le projet et la qualité de sa gestion.

c) Dépassement du coût

Cost overrun means an expected or actual in-crease in the cost of a project following effec-tive project approval. This increase can either be over the estimated cost to which the effective project approval was given (total overrun) or, where a project has already incurred overruns, over any subsequent approved cost (current overrun). An increase in total estimated project cost re-sulting from the de-velopment of successively more reliable estimates, prior to effective project approval, will not be considered a cost overrun.

310 SCOPE OF WORK

Approval must be obtained not only to change the approved total cost of a project, but also to increase or reduce the quality, capability, capacity or scope of the original project

Le terme "dépassement du coût" désigne une augmen-tation anticipée ou effective du coût d'un projet, une fois obtenue l'approbation effective du projet. Cette augmentation peut survenir soit par rapport au coût estimatif relativement auquel on a accordé une approbation effective du projet (dépassement total) soit, lorsqu'il y a déjà eu un dépassement, par rapport au au coût approuvé posté-rieurement (dépassement courant). Toutefois l'on ne considèrera pas comme un dépassement du coût, l'aug-mentation du coût estimatif total du projet, résultant de l'élaboration de prévi-sions d'une fiabilité croissante, établies avant que le projet n'ait fait l'objet d'une approbation effective.

310 PORTÉE DES TRAVAUX

Il y a lieu d'obtenir une approba-tion non seulement si l'on modifie le coût total approuvé d'un projet, mais également si l'on augmente ou si l'on réduit la qualité, les moyens, la capacité

RESP. CENTRE PAGE


N° OU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 12!83)

*ah* Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

even though the original funding level remains unchanged.

311 AUTHORITIES

311.1 Responsibility for the approval of construction and maintenance projects to be undertaken by, or on behalf of, the Solicitor General and the expenditure of funds, therefore, is vested in the Solicitor General. No such -projects shall be undertaken, nor any other commitment made, except with the prior approval of the Minister or of officers designated to approve such proj-ects and expenditures on his behalf.

311.2 An exception is made in case of emergency when a person is required to make a commitment relating to a construction or maintenance project without previously having obtained the necessary approval. In such instances, the circumstances shall be reported and covering authority sought by telephone or message, as soon as possible, followed by normal approval action.

311.3 Treasury Board Authority. A submission to Treasury Board is required for all construction projects estimated to cost over $1 million.

312 DESIGNATION OF APPROVING AUTHORITIES

a) The Minister has authorized the Commissioner and such persons as the Commissioner

ou la portée du projet original, même si le niveau de financement est le même qu'il était au départ.

311 AUTORITÉS APPROBATRICES

311.1 C'est au Solliciteur général qu'il incombe d'approuver les projets de construction et d'entretien entre-pris par lui-même ou en son nom ainsi que l'engagement de fonds à ce titre. Aucun projet ne doit être entrepris, ni aucun engage-ment fait, sans l'approbation au préalable du Ministre ou des mandataires désignés pour approu-ver en son nom ces projets et ces dépenses.

311.2 On Peut toutefois faire exception à cette règle en cas d'urgence, si une personne doit, sans avoir obtenu au préalable l'approbation nécessaire, contracter un en-gagement lié à un projet de construction ou d'entretien. Lorsque tel est le cas, on doit expliquer les circonstances de l'affaire et demander, par téléphone ou par lettre, une autorisation de couverture dans les meilleurs délais, que suivront les mesures normales d'approba-tion.

311.3 Approbation du Conseil du Trésor. Une présentation au Conseil du Trésor est exigée pour tous les projets de construction dont le coût prévu dépasse le million de dollars.

312 DÉLÉGATION DES POUVOIRS D'APPROBATION

a) Le Ministre a autorisé à approuver, en son nom, les projets de construction dans

FIESP. CENTRE PAGE



OF •


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

74 Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

may nominate to approve projects on his behalf to specified limits. The designations referred to are contained in Chapter 4 of the Financial Manual for Managers. No acting ap-pointment shall automatical-ly convey the signing authority. This must be formally delegated for the acting period.

b) All delegations shall be consistent unless circum-stances require limitations. When it is necessary to limit a delegated authority, the appropriate delegating authority shall advise the officer concerned of the limitation in writing.

c) Where the delegated author-ity of an individual is altered, the responsible officer shall notify DGTS in writing.

313 RESPONSIBILITIES OF APPROVING AUTHORITY

313.1 A person designated as an approving authority shall be personally responsible that every project approved by him:

a) is within the limits of his authority;

b) is consistent with CSC policy and standards;

c) is not part of a larger project that has been sub-divided to avoid reference to a higher

des limites précisées, le Commissaire ainsi que toutes les personnes que nommera ce dernier. Les désignations dont il est ici question se trouvent au chapitre 4 du Guide financier pour les gestionnaires. Aucune nomina-tion intérimaire ne doit comporter d'office le pouvoir de signature, lequel doit être délégué formellement pour la durée de l'intérim.

b) Toutes les délégations doivent être uniformes, à moins que les circonstances ne justi-fient des restrictions, auquel cas, le fondé de pouvoir com-pétent doit prévenir par écrit, de ces restrictions, l'agent intéressé.

c) Lorsque l'on modifie le pouvoir délégué à une person-ne, l'agent compétent doit prévenir par écrit le DGST.

313 RESPONSABILITÉ DU FONDE DE POUVOIR D'APPROBATION

313.1 Les personnes à qui sont délégués des pouvoir d'approbation doivent elles-mêmes veiller à ce que tout projet qu'elles approuvent:

a) respecte les limites du pouvoir délégué;

b) soit conforme à la politique et aux normes du SCC;

C) ne fasse pas partie d'un projet plus important que l'on aurait subdivisé soit afin d'éviter d'avoir à le


CENTRE DE 8 N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPIhR 3 ADMINISTRATIVE MANUAL 0E 16 100 CHAPITRE 3 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


authority or for any other reason;

présenter à approbatrice plus élevé, quelque autre

une autorité d'un niveau soit pour

motif;

d) is not extravagant or wasteful and does not include provision of accommodation, construction standards, including those related to material and methods, equipment or fixtures, inconsistent with the most economical use of public funds;

e) will be a lawful charge against funds approved for the purposes;

f) will not result in an expenditure in excess of funds approved for the purpose;

g) will not reduce the balance available in the funds allotted such that they will be insufficient to meet the commitments charged against them;

h) is clearly and fully described as to need in relation to the role, mission or task of the institution or facility and to the intended use or function of the works or building;

i) is fully justified with respect to method of implementation; and

d) ne constitue pas une dépense extravagante ou inutile et n'inclut ni la prestation d'installations, ni des normes de construction, y compris celles qui sont relatives aux matériaux et aux méthodes, ni de l'équipement ni des appareils qui ne soient pas conformes à l'utilisation la plus rationnelle des fonds publics;

e) soit imputable à juste titre sur les fonds approuvés à cette fin;

f) n'entraîne pas de dépenses excédant les fonds approuvés à cette fin;

g) ne compromette pas le solde disponible dans les fonds affectés, de manière que ces derniers ne suffisent plus pour faire face aux engagements qui leurs sont imputés;

h) soit décrit de façon claire et complète sur le plan des besoins, en fonction du rôlei du mandat ou de la tâche de l'établissement ou de l'installation ainsi que de l'usage ou de la fonction prévue pour les ouvrages ou le bâtiment;

i) soit totalement justifié sur le plan de la méthode de mise en oeuvre;

RESP. CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12/83)


j) is not restricted.

314 RESTRICTIONS

314.1 A person designated as an approving authority shall not authorize an expenditure of public funds, without prior approval of NHQ, for the following:

a) fuel conversion of heating plants;

b) installation of humidify-ing and air conditioning equipment;

c) installation of block heater outlets;

d) work in excess of stan-dards on any facility for which standards are published;

e) new installations or alterations or additions to existing telecommunica-tion and electronic sys-tems and equipment when the total cost of the project exceeds $50,000;

f) any alterations and/or modifications to new works and buildings during the first two years after occupancy, or as specifi-cally prohibited by the Commissioner or Senior Deputy Commissioner;

j) ne fasse l'objet d'aucune restriction.

314 RESTRICTIONS

314.1 Les personnes désignées à titre d'autorité approbatrice ne doivent pas, pour les points suivants, au-toriser, sans l'approbation préa-lable de l'AC, une dépense de fonds publics:

a) la conversion de l'alimenta-tion des installations de chauffage;

b) l'installation des humidifi-cateurs et des climatiseurs;

c) l'installation des prises pour chauffe-moteurs;

d) les travaux dépassant les normes relatives à toute installation pour laquelle des normes sont publiées;

e) l'installation de nouveaux systèmes et d'appareils de télécommunications et de nouveaux appareils électro-niques ou les modifications ou les ajouts apportés aux systèmes déjà en place, lorsque le coût total du projet dépasse 50 000$;

f) l'apport de modifications aux ouvrages ou bâtiments nouveaux, soit au cours des deux premières années qui suivent la date d'occupa-tion, soit dans le cas où ces modifications sont interdites expressément par le Commissaire ou par le Sous-commissaire principal;

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLEMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAP11R 3 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 16 100 CHAPITRE 3 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


g) closed circuit TV instal-lations;

h) work to control access to buildings;

i) property transactions;

j) any landscaping over the authorized limit of $50,000;

k) the mounting of commemora-tive plaques and monu-ments;

1) expenditures of any kind, prior to project approval, on a leased or rented facility, when the lease has less than 3 years to expiry;

m) expenditures in excess of $10,000 on movable equip-ment of any kind.

314.2 NHQ concurrence is required for any alternative permanent use of a building. For the purpose of clarification, the following definitions apply:

a) Permanent Use

This is the use that the original design was based on, or for which subse-quent alterations have been carried out and is normally the most effec-tive use of the space.

g) l'installation de système de télévision à circuit fermé;

h) les travaux relatifs aux modes d'accès aux postes de contrôle des bâtiments;

i) les opérations immobilières;

j) les travaux de terrassement d'une valeur dépassant la limite autorisée de 50 000$;

k) l'installation de plaques et de monuments commémoratifs;

1) les diverses dépenses enga-gées, avant l'approbation du projet, pour une installa-tion locative, lorsque le bail expirera dans moins de trois ans;

m) les dépenses excédant 10 000$ engagées relative-ment à l'équipement mobilier de quelque catégorie que ce soit.

314.2 L'accord de l'AC est exigé pour la modification de l'utilisation per-manente d'un bâtiment. Aux fins d'éclaircissement, les définitions suivantes s'appliquent:

a) Utilisation permanente

Il s'agit de l'utilisation en fonction de laquelle la conception a été réalisée au départ ou pour laquelle des modifications ont été appor-tées par la suite. Il s'agit habituellement de l'utilisation la plus effi-cace de l'espace.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 11 N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPThlt. 3 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 16 100 CHAPITRE 3 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev 12/83)

4$1


b) Temporary Use

Use other than the de-signed use that can be accommodated without impairing the original designed use of the building and is considered to be an interim measure pending provision of more suitable accommodation.

314.3 When a project is not fully clear of restrictions, a ruling shall be requested through normal channels.

315 APPROVAL OF RESTRICTEO PROJECTS BY MESSAGE

315.1 Message approval may be sought through normal channels for re-stricted projects up to a limit of $5,000. Such request shall contain:

a) project short title;

b) proposed scope of work;

c) project justification;

d) estimated cost, itemized by labour, material and contract;

e) certification of availa-bility of funds; and

b) Utilisation temporaire

Toute utilisation différant de l'utilisation à laquelle le bâtiment était destiné, à laquelle on peut l'adapter sans porter atteinte à cette dernière, et où l'on voit une mesure provisoire en attendant de fournir une installation plus appro-priée.

314.3 Lorsqu'un projet n'est pas entiè-rement exempt de restrictions, il y a lieu de demander, par l'entre-mise des voies hiérarchiques nor-males, que l'on rende une décision à ce sujet.

315 APPROBATION PAR MESSAGE DES PROJETS RESTREINTS

315.1 II y a lieu de demander, par l'en-tremise des voies hiérarchiques normales, une approbation, commu-niquée au moyen d'un message, lorsqu'il s'agit de projets fai-sant l'objet de restrictions, d'une valeur ne dépassant pas 5 000 $. Cette demande doit com-porter:

a) le titre abrégé du projet;

b) la portée des travaux proje-tés;

c) une justification;

d) le coût estimatif, ventilé selon les catégories, soit la main-d'oeuvre, les maté-riaux et les éléments faisant l'objet d'un contrat;

e) l'attestation de la disponi-bilité des fonds;

RESP CENTRE PAGE



OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


f) additional pertinent in-formation.

316 LANDS, BUILDINGS AND UTILITIES

316.1 The acquisition or disposal of lands, works and buildings and utilities or similar services shall not be undertaken without the prior approval of the Solic-itor General, or such persons designated by him to approve -such proposals, within the limits of the Orders-in-Council establishing the "Government Contracts Regulations".

316.2 TB approval must be obtained when the cost or terms of any proposal exceed the limits imposed by the Regulations.

316.3 No building or property shall be rented or occupied without the prior approval of the Solicitor General or such persons specifi-cally designated to approve such transactions.

316.4 Notwithstanding item 316.1, the RDC or an officer so delegated may approve and execute local agreements for the provision of utilities to CSC subject to the terms and limitations as set out in Chapter 310, Appendix "A", Part 3 of the T.B. Admin-istrative Policy Manual - Real Property.

317 REQUISITIONING AUTHORITIES

317.1 This section sets out the policy and authorities relative to the

f) tout autre renseignement pertinent.

316 TERRAINS, BÂTIMENTS ET SERVICES PUBLICS

316.1 L'acquisition ou l'aliénation de terrains, d'ouvrages et de bâti-ments ainsi que de services publics ou de services analogues ne doit pas être entreprise sans l'approbation préalable soit du Solliciteur général, soit des personnes désignées par ce dernier pour approuver ces propositions et ce, à l'intérieur des limites prévues dans le décret sur le "Règlement sur les marchés de l'État".

316.2 L'approbation du CT doit être obtenue lorsque le coût ou les modalités d'une proposition dépas-sent les limites qu'impose le Règlement.

316.3 Aucun bâtiment ou terrain ne doit être pris à bail ou occupé sans l'autorisation préalable soit du Solliciteur général soit des personnes désignées expressément par ce dernier pour approuver ces opérations.

316.4 Par dérogation au point 316.1, le SCR, ou un agent désigné à cette fin, peut approuver et mettre en application des ententes locales de prestation au SCC, de services publics, sous réserve des moda-lités et des restrictions prévues au chapitre 310, Appendice A, partie 3 du Manuel de la politique administrative du CT - Biens immobiliers.

317 POUVOIRS DE RÉQUISITION

317.1 La présente section énonce les politiques ainsi que les instances

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 13 N. DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

RESP.

OF



41g Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

procurement of materials and services in support of CSC construction, maintenance and operations activities, as applicable to:

a) construction materials for approved projects and routine maintenance;

b) local construction and maintenance contracts;

c) local service contracts;

d) consultant contracts;

e) assistance from other government agencies;

f) goods contracting, etc.;

g) local purchase; and

h) miscellaneous procurement.

318 CAPITAL EQUIPMENT

318.1 Capital equipment can be identi-fied as major items of materiel that are not expendable except through depreciation, or wear and tear, and which, although they may be fixed or positioned in prescribed places, do not lose their identity or become integral parts of other equip-ment or installations. Items in this category are normally procured, issued and replaced on a basis of planned departmental

qui en sont responsables, relati-ves à l'obtention des matériaux et des services, matériaux et servi-ces nécessaires aux activités de construction, d'entretien et de fonctionnement du SCC, en ce qui a trait:

a) aux matériaux -de construc-tion destinés aux projets approuvés et à l'entretien régulier;

b) aux contrats de portée locale en matière de con-struction et d'entretien;

C) aux marchés de service de portée locale;

d) aux contrats retenant les services d'experts-conseils;

e) à l'aide émanant d'autres organismes gouvernementaux;

f) à la passation de contrats relatifs à des biens, etc.;

g) aux achats effectués à l'échelle locale;

h) à divers approvisionnements.

318 ÉQUIPEMENT FIXE

318.1 L'expression "équipement fixe" s'entend des principaux articles qui ne peuvent être consommés que par voie de dépréciation ou d'usu-re et qui, bien qu'ils puissent être fixes ou placés en permanence dans des endroits prescrits, ne

• perdent nullement leur identité et ne font pas partie intégrante d'autres équipements ou installa-tions. Les articles de cette catégorie sont habituellement ob-tenus, remis et remplacés, au ti-

RESP. CENTRE PAGE



OF


CSC/SCC 647 (Rev. 12183)


capital acquisition programs as a depreciable asset.

Their standard of identification is: all machinery-equipment, office furniture and fur-nishings, office machines and appliances, typewriters, adding machines, calculators, recording machines, tabulating machines; microfilming equipment and supplies, inter-office communi-cation equipment, postal meter machines, and all other office equipment; motor vehicles, trac-tors, farm equipment, tele-communications and related equipment, and such spare parts and supplies as are normally acquired, with the equipment listed above, at the time of purchase.

318.2 There are minor variations to the above description, where CSC Financial Coding designates certain items, under $100 value, as operating supplies.

319 PROCUREMENT RESPONSIBILITIES

Materiel Management is responsi-ble for planning, organizing and controlling the provision of equipment for capital projects. This includes the identification of need, the definition of requirements to satisfy that need including the development of specifications, standards and scales of issue, the acquisition of materiel through Supply &

tre des biens dépréciables, en fonction des programmes minis-tériels d'acquisition de l'équi-pement fixe.

Cet équipement comprend habi-tuellement: tout l'équipement mécanique, le mobilier et les accessoires de bureau, les machines et les fournitures de bureau, les machines à écrire, les machines à additionner, les cal-culatrices, les enregistreuses, les tabulatrices; l'équipement et les fournitures de microfilmage, l'interphone, les affranchisse-ments à compteur, et tout autre équipement de bureau; les véhicul-es automobiles, les tracteurs, l'équipement agricole, l'équipe-ment de télécommunication et l'équipement connexe, ainsi que les pièces et accessoires que l'on achète habituellement en même temps que l'équipement susmention-né.

318.2 De légères variantes sont appor-tées aux descriptions susmention-nées, lorsque, dans les codes financiers du SCC, certains articles, d'une valeur de moins 100 $, sont désignés à titre fourniture de consommation d'entretien.

319 RESPONSABILITÉS EN MATI*RE D'APPROVISIONNEMENT

La Gestion du matériel est respon-sable de la planification, de l'organisation et du contrôle de la prestation de l'équipement nécessaire aux projets de construction. Cela comprend l'établissement des besoins, la définition des exigences en fonc-tion de ces besoins, y compris l'élaboration des normes de carac-téristique et des tableaux de

de de et

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 15 RESP. N" DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

OF


CSCISCC 647 (Rev. 2.831

11 Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada

Services, Corcan or commercial suppliers, and the storage and distribution of materiel as necessary. Contractors may be allowed to supply certain classes of equipment provided that an authorized officer from the MM division concurs with this procurement methodology.

remise, l'acquisition du matériel par l'entremise d'Approvisionne-ments et Services, de Corcan ou de fournisseurs commerciaux ainsi que l'entreposage et la distribution de matériel selon les besoins. Les entrepreneurs peuvent être autorisés à fournir certaines catégories d'équipement, pourvu que l'un des agents autorisés de la division de la GM souscrive à ce mode d'approvisionnement.


(Paragraphes 320 à 399 incl. disponibles)

RESP. CENTRE PAGE



OF

CHAPTER 3 ADMINISTRATIVE MANUAL f)E 16 100 CHAPITRE 3 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSCISCC 647 (Rev. 12.,83)

•

• re C"3 == ›. ›. -CI -CI ..-" .—I ....i rn 1:ei =I irrl

e.



PAGE 1

OF — 14 DE

402 402 PORTÉE SCOPE

Il lele Correctional Service Service correctionnel Canada Canada



TITLE — TITRE

FINANCIAL ODNTROL CONTRÔLE FINANCIER

401 PURPOSE 401 OBJET

401.1 The purpose of this chapter is to describe the Technical Serv-ices Branch financial policies, procedures and systems used in the management of capital pro-gram resources.

401.2 It is not the intent of this chapter to duplicate CSC corpo-rate financial policies and procedures as may be detailed in the following publications:

- CSC Financial Manual for Managers

- CSC Financial Procedures Manual

- CSC Financial Coding Manual

However, selected information from the above sources as well as from Treasury Board publica-tions may be included herein as required.

401.1 Ce chapitre a pour objet de décrire les politiques, procédures et systèmes financiers utilisés par la Direction générale des ser-vices techniques pour gérer les ressources du programme d'inves-tissement.

401.2 Ce chapitre ne vise pas à faire double emploi avec les politiques et procédures financières généra-les du SCC susceptibles de figurer dans les publications suivantes:

- Guide financier pour les ges-tionnaires (SCC)

- Guide des procédures financiè-res (SCC)

- Guide des codes financiers (SCC)

Cependant, des renseignements choisis provenant des guides sus-mentionnés ainsi que de publica-tions du Conseil du Trésor peuvent être reproduits ici, selon les besoins.

402.1 The responsibility for the con-trol and accountability for the utilization of capital construc-tion resources (CSC allotment 550, code votes 3 and 4) resides with the DGTS and designated Technical Services officers.

402.1 C'est au DGST et aux adminis-trateurs désignés des Services techniques qu'il incombe d'assurer le contrôle et de rendre compte de l'utilisation des ressources en matière de construction (alloca-tion 550 du SCC, crédits 3 et 4).


NO —N NAME — NOM

NATIONAL HEADQUARTERS TECHNICAL SERVICES

100 ADMINISTRATION CENTRALE SERVICES TECHNIQUES 1984-09-28

CSC SCC 646 (Rev. 1 2183)


Canada Canada 1*

402.2 Control of capital resources by the Technical Services Branch is achieved primarily through the adaptation/application of finan-cial systems operated by CSC çorporate finance.

402.3 Where existing corporate fi-nancial systems are not suitable to the needs of capital resource management, and cannot be readi-ly modified to meet user requirements, independent sys-tems may be developed at the branch level provided that they do not substantially duplicate or overlap corporate financial systems and where applicable are procedurally feasible vis-à-vis corporate finance's operational requirements.

403 ALLOCATION OF FUNDS

403.1 Prior to the commencement of each fiscal year, Finance (NHQ) effects the original construc-tion budget input for the upcom-ing year, as follows:

a) To each RHQ construction budget reserve, funds equal to the total regional serial 1 and delegated serial 2 construction budget as approved by DBCS pur-suant to regional pro-gram submissions (in-cluding funding for projects at staff train-ing facilities situated within the geographic RHQ construction juris-diction);

402.2 C'est principalement par l'adapta-tion ou l'application des systèmes financiers exploités par les Finances du SCC que la Direction générale des services techniques contrôle les ressources en capi-tal.

402.3 Lorsque les systèmes financiers généraux existants ne se prêtent pas à la gestion des ressources en capital et ne peuvent être modi-fiés facilement pour répondre aux besoins, des systèmes distincts peuvent être élaborés au niveau de la Direction générale, à condition qu'ils n'entraînent pas de double emploi ni de chevauchement impor-tant avec les systèmes financiers du SCC et que, le cas échéant, ils permettent de satisfaire aux besoins opérationnels des services financiers du SCC.

403 AFFECTATION DES FONDS

403.1 Avant le début de chaque exercice, les Finances (AC) affectent comme suit le budget de construction de l'année à venir:

a) à la réserve du budget de construction de chaque AR, des fonds égaux à l'ensem-ble du budget de construc-tion régional de série 1 est délégué de série 2, de la manière approuvée par DSCD conformément aux présentations de programme des régions (y compris le financement des projets prévus dans les installa-tions de formation du personnel qui sont situées dans la zone géographique de compétence de l'AR pour la construction);


CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 2 RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


b) To the NHQ construction budget reserve, funds equal to the balance of the Treasury Board approved construction program, net of any dis-counting factor applied to the CSC program by the Treasury Board Secre-tariat.

403.2 With the approval of the Execu-tive Committee, the NHQ reserve may be increased by an amount equal to the amount by which the Treasury Board Secretariat has discounted the CSC construction program, for the purpose of com-mittment authority only.

403.3 The NHQ construction reserve may be augmented at any time during a fiscal year pursuant to an approved T.B. submission author-izing funds or authorizing the inclusion of a request for funds in the supplementary estimates.

403.4 Funds may be allocated from a regional construction reserve as follows:

a) To an institutional re-serve via a duly completed and regionally approved budget transfer (form CSC 198) for the purpose of funding one or more serial 1 construction projects for which the institution possesses sufficient dele-gated signing authority;

b) To a specific serial 1 or 2 project via a duly completed and regionally

b) à la réserve du budget de construction de l'AC, des fonds égaux au solde du programme de construction approuvé par le Conseil du Trésor, compte tenu de tout facteur d'ajustement appli-qué au programme du SCC par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

403.2 Sous réserve de l'autorisation du Comité de direction, la réserve de l'AC peut être majorée d'une somme égale à celle que le Secrétariat du Conseil du Trésor a déduite du programme de construction du SCC par son calcul d'ajustement, mais uniquement aux fins de l'autorisa-tion des engagements.

403.3 La réserve de construction de l'AC peut être majorée à n'importe quel moment pendant un exercice con-formément à une présentation approuvée au C.T., qui autorise les fonds ou l'incorporation d'une demande de fonds dans un budget supplémentaire.

403.4 Les fonds peuvent être affectés comme suit sur une réserve régio-nale du budget de construction:

a) à la réserve d'un éta-blissement, au moyen d'un virement budgétaire en bonne et due forme approuvé au niveau régional (formule SCC 198) s'il faut financer un ou plusieurs projets de construction de série 1 à l'égard desquels l'éta- blissement jouit d'une délégation d'autorisation suffisante;

b) à un projet précis de série 1 ou 2, au moyen d'une Autorisation financière de

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE

CENTRE DE 3 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP

OF


CSC,SCC 647 (Rev. 2/83)


approved Construction Project Financial Authori-ty (CPFA, form CSC 229; PEN 1337);

c) To the NHQ reserve via a duly completed budget transfer requiring NHQ approval, for the purpose of funding a serial 3 or 4 project or to return surplus funds.

403.5 Funds may be allocated from the NHQ construction reserve as fol-lows:

a) To a regional construction reserve via budget trans-fer, for the purpose of funding additional serial 1 or 2 construction proj-ects;

b) To a specific NHQ managed construction project via CPFA as requested by the Manager, Construction Pro-gram Implementation;

c) To a specific regionally-managed serial 3 or 4 construction project upon receipt at NHQ of a duly completed CPFA with res-pect to a project for which funding has been previously identified in the construction program.

d) To designated accounts as identified from time to time to cover adminis-trative overhead and professional services.

projet de construction (AFPC, Formule SCC 229; PEN 1337) en bonne et due forme, approuvée au niveau régio-nal;

c) à la réserve de l'AC, au moyen d'un virement budgé-taire en bonne et due forme nécessitant l'autorisation de l'AC, lorsqu'il faut financer un projet de série 3 ou 4 restituer un excédent de fonds.

403.5 Les fonds peuvent être affectés comme suit à partir de la réserve du budget de construction de l'AC:

a) à la réserve de construction d'une région, au moyen d'un Virement budgétaire, lors-qu'il faut financer des projets supplémentaires de construction de série 1 ou 2;

b) à un projet précis de construction géré par l'AC, au moyen d'une AFPC, à la demande du gestionnaire de l'exécution du programme de construction;

c) à un projet précis de construction de série 3 ou 4 géré au niveau régional, sur réception par l'AC d'une AFPC en bonne et due forme, à l'égard d'un projet dont le financement a déjà été prévu dans le programme de construction;

d) à des comptes désignés qui peuvent être définis à l'occasion pour supporter des frais généraux d'admi-nistration et le coût de services professionnels.

RESP. CENTRE PAGE


N ° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF '



CSC/SCC 647 (Rev. 2;83)

11 4p, Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

404 RESTRICTIONS

404.1 No funding certificate (CFPA) shall be raised for an amount in excess of the most recent approved budget for a project requiring departmental approval.

404.2 No funding certificate shall be raised for an amount in excess of the most recent T.B. approved budget for a project requiring T.B. approval.

404.3 For multi-year projects, no funding certificate shall be raised for an amount greater than the amount allowed in 404.1 or 404.2 less cumulative previ-ous years' expenditures.

404.4 All funding certificates for projects which include the acquisition of moveable furnish-ings and/or equipment must be approved by DBCS, in order to authorize the allocation of funds to CSC allotment 500 (CSC Code Vote 5).

404.5 No funding certificate shall be raised with respect to any construction project that has not received a preliminary or effective approval from an authorized officer. In cases of urgency, an authorized officer may convey either preliminary or effective approval by telex or facsimile on an interim basis, in order to permit the allocation of funds.

404.6 No funding certificate for a project that has received a preliminary approval shall exceed 10% of the Class "D" estimate, and no funding certificate may exceed the amount provided for a project in

404 RESTRICTIONS

404.1 Aucun certificat de financement (AFPC) ne peut dépasser le budget approuvé le plus récent, à l'égard d'un projet nécessitant l'approba-tion du Ministère.

404.2 Aucun certificat de financement ne peut dépasser le budget le plus récent approuvé par le C.T., à l'égard d'un projet nécessitant l'autorisation de ce dernier.

404.3 Pour les projets s'étendant sur plus d'une année, aucun certificat de financement ne peut dépasser la somme permise en 404.1 ou 404.2, diminuée de la somme des dépenses des années précédentes.

404.4 Tous les certificats de finan-cement relatifs à des projets comprenant l'acquisition d'arti-cles d'ameublement ou d'équipement mobile doivent être approuvés par DSCD afin d'autoriser l'affecta-tion de fonds à l'allocation 500 du SCC (crédit 5 du SCC).

404.5 Aucun certificat de financement ne peut être établi à l'égard d'un projet de construction qui n'a pas été autorisé à titre préliminaire ou effectif par un administrateur désigné. Dans les situations d'urgence, un administrateur dési-gné peut donner une autorisation préliminaire ou effective par télex ou fac-similé, à titre provisoire, afin de permettre l'affectation des fonds.

404.6 Aucun certificat de financement relatif à un projet qui a reçu une autorisation préliminaire ne peut dépasser 10% de l'estimé de type D, et aucun certificat de finance-ment ne peut dépasser la somme prévue pour un projet dans le

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 5 N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2 ,83)


the approved construction pro-gram for the fiscal year without prior approval.

404.7 Only those offices with delegat-ed signing authority for approv-al of construction projects may approve the allocation of funds to a construction project, with-in the limits of their authority pursuant to chapter 4 of the CSC Financial Manual for Managers.

405 ALLOCATION OF SUPPLEMENTARY FUNDS

405.1 Pursuant to sections 403 and 404, funds may be allocated in accordance with approved con-struction programs as may be amended from time to time during the fiscal year with appropriate NHQ approval.

405.2 Additional funds may be allocat-ed for special initiatives or requirements as may be approved by the Treasury Board during a fiscal year.

405.3 With approval of the Solicitor General, funds may be allocated for the purpose of resolving emergencies on an interim basis. Subsequent Treasury Board ap-proval is required for non-dele-gated projects.

405.4 Should the extent of progress on the construction program in-dicate the likelihood of lapsing funds, funds may be redis-tributed for the purpose of implementing worthwhile shelf projects, unforbseen important

programme de construction approuvé pour l'exercice, sans autorisation préalable.

404.7 Seuls les administrateurs auxquels un pouvoir de signature a été délégué pour l'autorisation de projets de construction peuvent approuver l'affectation de fonds à un projet de construction, dans les limites des pouvoirs qui leur ont été délégués, conformément au chapitre 4 du Guide financier pour les gestionnaires du SCC.

405 AFFECTATION DE FONDS SUPPLÉMENTAI- RES

405.1 Conformément aux sectionx 403 et 404, les fonds peuvent être affec-tés conformément aux programmes approuvés de construction, sous réserve des modifications suscep-tibles d'être apportées en cours d'exercice avec l'autorisation voulue de l'AC.

405.2 Des fonds supplémentaires peuvent être affectés à des initiatives ou à des besoins spéciaux, moyennant l'approbation du Conseil du Trésor, en cours d'exercice.

405.3 Sous réserve de l'autorisation du Solliciteur général, des fonds peuvent être affectés à titre provisoire pour régler des situa-tions d'urgence. Une autorisation ultérieure du Conseil du Trésor est nécessaire dans le cas des projets qui dépassent les déléga-tions de pouvoir.

405.4 S'il semble, d'après l'avancement d'un programme de construction, que les fonds prévus risquent de n'être pas utilisés, les fonds peuvent être redistribués pour permettre d'exécuter des projets valables mis de côté, d'importants

RESP. CENTRE PAGE



OF


CSC/SCC 647 (Rev. 12,83 1


projects, or for other high priority purposes, according to procedures established by DGTS.

405.5 Should the lapse of construction funds be deemed inevitable, funds may be transferred for the purpose of funding unforeseen equipment acquisitions, accord-ing to procedures established by DGTS.

406 COMMITTMENT/TRANSFER OF FUNDS

406.1 The Construction Project Fi-nancial Authority document serves as an interdepartmental commitment certificate between CSC and Public Works Canada. The CPFA also serves as the instrument for allocating con-struction funds for specific purposes, either to Code Vote 3 - Construction by CSC; Code Vote 4 - Construction by Public Works Canada; or Code Vote 5 - Equip-ment purchased by CSC.

406.2 The CPFA is used by CSC Finance to commit or decommit the total amount of funds under Code Vote 4 when processed. The construc-tion project file number serves as the FINCON committment number.

406.3 Funds allocated by CPFA under Code Vote 3 or 5 are committed in the normal manner, by means of a requisition, DIV, or other document, and bear a sequential committment number as used throughout CSC.

406.4 Where projects have received a preliminary or effective approv-al from an authorized officer

projets imprévus ou d'autres activités hautement prioritaires, conformément aux procédures établies par le DGST.

405.5 Si la non utilisation des fonds prévus pour la construction est jugée inévitable, les fonds peuvent être virés pour permettre de financer des acquisitions de matériel imprévues conformément aux méthodes établies par le DGST.

406 ENGAGEMENT ET TRANSrEHTS DES FONDS

406.1 Le document d'Autorisation finan-cière de projet de construction (AFPC) sert de certificat d'enga-gement interministériel entre le SCC et Travaux Publics Canada (TPC). L'AFPC sert également de document d'affectation des fonds prévus pour la construction à des fins précises, soit au crédit 3 - Construction par le SCC, au cré-dit 4 - Construction par Travaux Publics Canada ou au crédit 5 - 'Equipement acheté par le SCC.

406.2 L'AFPC est utilisée par les Fi-nances du SCC pour engager ou désengager le total des fonds prévus au crédit 4, lors du traitement de ce document. Le numéro de dossier du projet de construction sert de numéro d'engagement SIFOR.

406.3 Les fonds affectés par une AFPC au titre du crédit 3 ou 5 sont enga-gés de la façon normale, au moyen d'une demande, d'une DIV ou d'un autre document et portent un numé-ro séquentiel d'engagement tel qu'ils sont utilisés dans tout le SCC.

406.4 Lorsqu'un projet a reçu une auto-risation préliminaire ou effective d'un administrateur autorisé et

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR 7

RESP.

OF

CHAPIrx 4 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 14 100 CHAPITRE 4 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


previously identified in the approved construction program, Public Works Canada may be authorized to expend funds via a telex specifying that a CPFA for a specific amount is being processed and will be received by PWC in due course.

406.5 Where a project has received an effective approval and the pre-tender class "A" estimate is -within 15% of the approved project budget, PWC may be authorized to call tenders, pursuant to 406.4.Where the class "A" estimate exceeds the approval budget by more than 15%, a revised A for P must be submitted.

406.6 Upon receipt of a PWC recommen-dation to award a contract, RMTS or his delegate may authorize the award provided that suffi-cient funds are available and that the award amount does not jeopardize the approved project budget. NHQ must be informed of all contract awards. A 1337 should be raised immediately after the award, if there is a significant difference between the award amount and the approv-al 1337 based on the class "B" estimate.

406.7 Not later than March 1st of each fiscal year, all funds allocated to projects in excess of current cash requirements should be re-turned to the NHQ budget reserve by means of CPFA for serial 3 and 4 projects and budget trans-fer for serial 1 and 2 projects. It is imperative that all non CV4 decommittments be processed

que des fonds suffisants ont été dégagés préalablement dans le budget approuvé de construction, Travaux Publics Canada peut être autorisé à dépenser les fonds au moyen d'un télex précisant qu'une AFPC d'un montant déterminé est en cours de traitement et sera reçue en temps voulu par TPC.

406.5 Lorsqu'un projet a reçu une auto-risation effective et que l'estimé de type A préparé avant l'appel d'offres ne dépasse pas de plus de 15% le budget approuvé du projet, TPC peut être autorisé à procéder à un appel d'offres, conformément à 406.4. Lorsque le calcul de type A dépasse le budget approuvé de plus de 15%, une Autorisation de projet révisée doit être présentée.

406.6 À la réception d'une recommanda-tion d'octroi de contrat de TPC, l'ARST ou son délégué peut autori-ser l'attribution du contrat à condition que des fonds suffisants soient disponibles et que le montant du contrat ne compromette pas le budget approuvé du projet. L'AC doit être informée de tous les contrats octroyés. Une formu-le AFPC doit être établie dès que le contrat est octroyé s'il existe une différence appréciable entre le montant du contrat et la AFPC approuvée en fonction de l'estimé de type B.

406.7 Au plus tard le ler mars de chaque exercise, tous les fonds affectés à des projets qui dépassent les besoins financiers courants doi-vent être restitués à la réserve budgétaire de l'AC au moyen d'une AFPC dans le cas des projets de série 3 et 4 et d'un transfert budgétaire pour les projets de série 1 et 2. Il faut absolument

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 8 N. DU DOCUMENT TITRÉDOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF CHAPitat 4 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 14




prior to the submission of the year end CPFA's and budget transfers, and that each in-stitutional free balance be verified for availability of funds so that the budget levels may be decreased as without need for corrective action.

406.8 Surplus funds may be returned at any time subsequent to March 1st of a given year, although the budget on hand as of March 7th will be used fôr the purpose of calculating final budget uti-lization variances in the assessment of regional perform-ance.

406.9 A 1337 should be raised upon the completion of a project to decommit any unspent portion of the project budget.

407 CASH FORECASTING

407.1 The responsibility for providing input to the FINCON online cash forecasting system for all construction nationally rests solely with NHQ DBCS.

407.2 RMTS's are responsible for furnishing cash forecasts for all regionally-managed projects according to prescribed formats and intervals defined by DBCS.

407.3 MCPI is responsible for fur-nishing monthly cash forecasts for each centrally-managed construction project, in a suitable format.

traiter tous les désengagements non imputés au crédit 4 avant la présentation des AFPC et des virements budgétaires de fin d'exercice et vérifier la disponi-bilité du solde non engagé de chaque établissement pour permet-tre de réduire les budgets de la façon indiquée sans que d'autres mesures correctives soient néces-saires par la suite.

406.8 Les excédents de fonds peuvent être restitués n'importe quand après le ler mars au cours d'un exercice; cependant, c'est le budget disponible au 7 mars qui servira à calculer les écarts finals d'utilisation du budget, dans l'évaluation des résultats des régions.

406.9 Une formule 1337 doit être établie à l'achèvement d'un projet pour permettre de désengager toute partie non dépensée du budget de ce projet.

407 PRÉVISIONS DE DÉPENSES

407.1 La fourniture de données au sys-tème de prévisions de dépenses en direct SIFOR, à l'égard de tous les projets de construction en-trepris dans le pays, incombe exclusivement à DSCD.

407.2 Les ARST doivent fournir les pré-visions de dépenses relatives à tous les projets gérés à l'échelon régional, sous la forme prescrite et à la fréquence définie par DSCD.

407.3 Le GEPC est chargé de fournir les prévisions mensuelles de dépenses à l'égard de chaque projet de construction géré par l'Adminis-tration centrale, sous une forme appropriée.

indicated further

RESP CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP

• OF

CHAPerat 4 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 14 100 CHAPITRE 4 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSCISCC 647 (Rev. 2831


407.4 DTE is responsible for furnish-ing quarterly cash forecasts for centrally-managed T&E projects, in a suitable format.

407.5 DMM is responsible for furnish-ing quarterly cash forecasts for furnishings and equipment pur-chased for centrally-managed construction projects, in a suitable format.

407.6 The actual results obtained in relation to cash forecasts provided by each responsible manager will be evaluated on an annual basis, through a system of variance reporting.

408 EXPENDITURE CONTROL

408.1 Each designated CSC project manager is accountable for exer-cising expenditure control over projects for which he/she is responsible.

408.2 RMTSs in consultation with RMFs are responsible for ensuring that appropriate regional sys-tems and procedures exist for the prompt payment of local invoices payable from CSC Code Vote 3 and/or Code Vote 5 for all approved construction proj-ects, and for the prompt payment of Code Vote 4 invoices for serial 1 and 2 projects.

408.3 RMTSs are responsible for ensuring that PWC invoices have been pre-stamped by PWC indi-cating that the goods/services have been certified under Section 27 of the F.A. Act, and are verified at the regional and/or institutional level by an

407.4 Le DTE doit fournir des prévisions mensuelles de dépenses à l'égard de tous les projets de T&E gérés par l'Administration centrale, sous une forme appropriée.

407.5 Le DGM doit fournir des prévisions trimestrielles de dépenses à l'égard des articles d'ameublement et d'équipement achetés pour les projets de construction gérés par l'Administration centrale, sous une forme appropriée.

407.6 Les résultats obtenus en regard des prévisions de dépenses fournis par chaque responsable font l'objet d'une évaluation annuelle, au moyen d'un système de déclara-tion des écarts.

408 CONTRÔLE DES DEPENSES

408.1 Chaque responsable désigné d'un projet du SCC doit rendre compte du contrôle dès dépenses des projets confiés à sa responsabi-lité.

408.2 Les ARST, en consultation avec les ARF, doivent veiller à ce que des méthodes et des systèmes régionaux appropriés soient en place pour permettre le règlement rapide des factures locales à imputer au cré-dit 3 ou au crédit 5 du SCC pour tous les projets de construction approuvés, ainsi que le règlement rapide des factures imputées au crédit 4 dans le cas des projets de série 1 et 2.

408.3 Les ARST doivent veiller à ce que les factures de TPC aient été re-vêtues au préalable d'un timbre de TPC indiquant que la réception des biens ou services a été certifiée conformément à l'article 27 de la Loi sur l'administration financiè-re et soient vérifiées au niveau



OF


CSCISCC 647 (Rev. 2/83 1

I tee Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

appropriate delegated CSC offi-cer. The invoices are then forwarded to DBCS for payment, except as noted in 408.2.

408.4 Information copies of all invoices pertaining to NHQ cen-trally-managed projects shall be forwarded to the designated NHQ project manager at the time of their receipt by the appropriate -institution or RHQ.

408.5 Except as noted in 408.6 below, RMTSs are responsible for ensuring that any identified discrepancies on PWC or supplier invoices are dealt with in an expeditious manner. Discrepan-cies involving PWC must be reported to DBCS without delay.

408.6 NHQ Project Managers are re-sponsible › foi reporting any discrepancy resulting from the examination of PWC or supplier invoices (information copy) as follows:

a) Local supplier invoices - in writing to the RMTS responsible, cc to MCPI.

b) PWC invoices - in writing to MCPI, cc to RMTS.

408.7 Should the RMTS or Project Manager be unable to resolve any discrepancy with respect to an invoice, the matter must be brought to the attention of MCPI (for centrally managed projects) or DGTS, without delay.

408.8 Appropriate records of construc-tion invoices processed by DBCS shall be kept. Such records

de la région ou de l'établissement par un agent compétent du SCC. Les factures doivent ensuite être envoyées aux Services techniques de l'AC pour paiement, sauf dans les cas notés en 408.2.

408.4 Les doubles de toutes les factures relatives à des projets gérés par l'Administration centrale doivent être envoyés au responsable dési-gné du projet à l'AC lorsque les factures sont reçues par l'AR ou l'établissement intéressé.

408.5 Sauf dans les cas notés en 408.6 ci-après, les ARST doivent veiller à ce que tout écart décelé sur les factures de TPC ou des fournis-seurs soit élucidé sans retard. Les écarts concernant TPC doivent être signalés immédiatement aux Services techniques de l'AC.

408.6 Les responsables de projet de l'AC doivent signaler comme suit tout écart révélé par l'examen des fac-tures de TPC ou des fournisseurs (doubles des factures);

a) factures de fournisseurs locaux: par écrit à l'ARST responsable, c.c. au GEPC;

• b) factures de TPC: par écrit au GEPC, c.c. à l'ARST.

408.7 Si l'ARST ou le responsable du projet ne peut élucider un écart sur une facture, la question doit être portée sans retard à l'atten-tion du GEPC (pour les projets gérés au niveau central) ou du DGST.

408.8 II faut tenir des registres appro-priés des factures de construction instruites par DSCD. On doit pro-

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 1 1


OF


CSC/SCC 647 (Rev. 12.83)

Correctional Service Service correctionnel Canada Canada 1*

must be reconciled periodically with the FINCON system so as to ensure their accuracy. The records may be comprised of both manual and automated components, so as to avoid duplication of effort while maintaining accu-rate information on a project specific basis. Standards for financial record keeping will be specified by DBCS from time to time.

408.9 In order to ensure payment of all PWC accounts at year end, all Period 14 PWC journal vouchers with supporting docu-mentation shall be submitted directly to DBCS by PWC regional offices. Any discrepancies re-sulting from this procedure will be dealt with as outlined in 408.5 and 408.6 above.

409 CONSTRUCTION ALLUMENT PLANNING SYSTEM (CAPS)

To be issued.

410 CONTRACTING FOR SERVICES

410.1 Chapter 4 of the CSC Financial Manual for Managers (FMM) delin-eates the levels of delegated signing authority for entering into contracts for construction services and other services.

410.2 Chapter 11 of the FMM outlines corporate policy and procedure with respect to internal contracting. Also found in Chapter 11 is a copy of the government contract regulations which details the levels of delegated authority for govern-ment departments by type of contract.

céder périodiquement réconciliation de ces avec le système SIFOR vérifier l'exactitude. gistres peuvent comprendre de éléments manuels et automatisés, pour éviter un dédoublement des efforts tout en maintenant des renseignements exacts sur chaque projet. Les normes relatives à la tenue des registres financiers sont établies de temps à autre par DSCD.

408.9 Pour assurer le paiement de tous les comptes de TPC en fin d'exer-cice, toutes les pièces de journal TPC de la période 14, accompagnées des documents à l'appui, doivent être présentées directement à DSCD par les bureaux régionaux de TPC. Tout écart détecté à cette occasion doit être élucidé de la façon décrite en 408.5 et 408.6.

409- SYSTÈME DE PLANIFICATION DE L'AL- LOCATION DE CONSTRUCTION (SPAC)

À publier.

410 CONTRATS DE SERVICES

410.1 Le chapitre 4 du Guide financier pour les gestionnaires (GFG) du SCC définit les conditions de délégation du pouvoir de passer des contrats de services de construction ou autres.

410.2 Le chapitre 11 du GFG expose la politique et les méthodes du SCC à l'égard des contrats internes. Le même chapitre reproduit le texte du règlement régissant les marchés de l'État, lequel définit les niveaux de pouvoirs délégués aux ministères, par catégorie de contrats.

à la registres afin d'en Les re-

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR 12

RESP.

OF

CHAPTuR 4 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 14 100 CHAPITRE 4 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28



Canada Canada

410.3 Each construction contract is-sued by CSC must contain a clause whereby the contractor is required to respect the provi-sions of the Fair Wages and Hours of Labour Act.

410.4 Supply and Services Canada (SSC) may be used as a service agent for the acquisition of component goods and services related to the construction program, should the responsible manager deem -this practice to be cost effec-tive and/or expeditious.

410.5 Notwithstanding 410.4, Public Works Canada (PWC) is the prima-ry service agent of CSC for the provision construction contract-ing, management and related architectural and engineering services, pursuant to the Treas-ury Board Common Service Policy.

410.6 Salaries and incidental expenses of PWC staff dedicated to CSC projects on a full time basis are reimbursable to PWC by CSC at cost. Such salaries and expenses are to be itemized by region and submitted to NHQ on an Approval for Project form on an annual basis. Although this arrangement with PWC does not constitute a formal contract, CSC managers shall endeavour to receive value for money from PWC to the utmost extent possible.

411 PWC REVENUE DEPENDENCY CHARGES

To be issued.

410.3 Chaque contrat de construction établi par le SCC doit stipuler que l'entrepreneur est tenu de respecter les dispositions de la Loi sur les justes salaires et les heures de travail.

410.4 Approvisionnements et Services Canada (ASC) peut servir d'in-termédiaire pour l'obtention de services et de biens entrant dans un programme de construction, si le responsable juge cette façon de procéder économique ou expéditive.

410.5 Nonobstant la section 410.4, Travaux Publics Canada (TPC) est le principal agent du SCC pour la passation de contrats de cons-struction, la gestion de projets dans ce domaine et les services connexes d'architecture et d'in-génierie, conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les services communs.

410.6 La rémunération et les dépenses du personnel de TPC affecté à plein temps à des projets du SCC sont remboursables par ce dernier à TPC, au prix coûtant. Ces rému-nérations et frais doivent être détaillés par région et présentés à l'AC, chaque année, sur une formule d'approbation de projet. Bien que cette entente avec TPC ne constitue pas un contrat en bonne et due forme, les responsables du SCC doivent s'efforcer, dans toute la mesure du possible, de tirer le maximum de TPC.

411 FRAIS D'AUTOFINANCEMENT DE TPC

Â publier.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 13 N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC,SCC 647 (Rev. 21831


II) 412 CONTROL OF CAPITAL PERSON-YEARS

To be issued.

413 TIME REPORTING SYSTEM

To be issued.

412 CONTRÔLE DES ANNÉES-PERSONNES (IMMOBILISATIONS)

À publier.

413 SYST.ÉME DE DÉCLARATION DES HEURES

À publier.

(Paragraphs 414-499 incl. not (Paragraphes 414 à 499 disponibles) allocated)


CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 14 RESP.

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

C'à co ==

om -0 -o --I ni

•

•



1 OF DE

PAGE

32

TITLE — TITRE

PROJECT MANAGEMENT GESTION DES PROJETS

502 502 DiFINITIONS DEFINITIONS

1* Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada



501 PURPOSE/OBJECTIVES

501.1 The Treasury Board Canada Administrative Policy Manual deals with the approval, man-agement and reporting of major Crown projects in Chapters 140, 141, 142 and 143. While using the basic concepts and prin-ciples in the management of major projects (Chapter 140), Chapter 145 Management of Projects provides general prin-ciples and day-to-day guidance in the management of projects regardless of their scope. In addition, Chapter 148 Cost

of Projects sets out requirements for the of and accountability expenditure of public

501.2 The aim of this chapter is to review those basic concepts and principles as they apply to the management of smaller projects like those administered by the Regions and the Institutions.

501 BUTS ET OBJECTIFS

501.1 Les chapitres 140, 141, 142 et 143 du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor traitent de l'approbation et de la gestion des grands projets d'investissement de la Couronne ainsi que de l'établis-sement des rapports connexes. Tout en utilisant les concepts et principes de base relatifs à la gestion des grands projets qui sont définis au chapitre 140, le chapitre 145, intitulé Gestion des projets-aide-mémoire, fournit des principes généraux et des conseils précis relativement à la gestion de projets, quelle que soit leur taille. De plus, le chapitre 148, Contrôle des coûts des projets, établit des exigences spéciales relatives au contrôle des coûts et à l'imputabilité des gestion-naires.

501.2 Le présent chapitre a pour objectif de passer en revue ces concepts et ces principes de base en ce qu'ils s'appliquent à la gestion de projets moins importants, comme ceux qui sont administrés par les administra-tions régionales et les établis-sements.

Control special control for the funds.

502.1 Time is the interval between the Initial approval of the project by Senior Management and the date of in-service of the product sought.

502.1 Temps: l'intervalle entre l'approbation initiale du projet par les autorités supérieures et la date de mise en service du produit demandé.

RESPONSIBILITY CENTRE- CENTRE DE RESPONSABILITÉ SPONSORING AUTHORITY - RÉPONDANT EFFECTIVE DATE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

NO —N' NAME — NOM

NATIONAL HEADQUARTERS TECHNICAL SERVICES • 100 ADMINISTRATION CENTRALE SERVICES TECHNIQUES 1984-09-28

CSC!SCC 646 (Rev. 12!83)

Correctional Service Service correctionnel Canada Canada 1*

502.2 Performance refers to the approved technical and opera-tional characteristics of the product required by the client.

502.2 Performance: caractéristiques techniques et opérationnelles ap-prouvées du produit demandé par le client.

502.3 Cost i.e. project cost detined in Chapter 3.

is 502.3 Coût: le coût du projet est défini au chapitre 3.

502.4 Schedule is a list of selected activities that must be completed by given dates if the project is to be completed on time.

502.5 Contingency is an allowance for any unforeseen or chance occurrence (e.g. design changes following the preparation of estimates, errors in estimating, inflation) established through risk analyses and experience.

502.6 Client is that entity which has a requirement to be fulfilled. The client will be the user of the end product.

502.7 Lead Authority is that person who will be answerable to the client for the successful completion on time and within budget of each project.

502.8 Service Agent is that entity which provides or arranges for the specialized services (e.g. planning, programming, design, contracting) necessary to the fulfillment of the client's requirement.

502.9 Contractor is that entity in the private sector which will transform the client's require-ment into a specific end item. He may use sub-contractors in the process.

502.4 Calendrier: liste d'activités choisies qui doivent être terminées aux dates prévues si le projet est complété à temps.

502.5 Réserves pour éventualités: pro-vision pour les imprévus (par ex., changements dans la conception suite à la préparation des demandes de crédits, erreurs dans l'estimation des coûts, inflation) calculée en fonction d'analyses de risques et de l'expérience.

502.6 Client: l'entité qui a des exigences à remplir. Le client sera l'usager du produit fini.

502.7 Autorité focale: l'entité responsable envers le client de l'achèvement de chaque projet dans les délais prescrits et les limites budgétaires établies.

502.8 Prestateur de services: l'entité qui fournit ou fait fournir les services spécialisés (par ex., planification, programmation, con-ception, attribution des contrats) requis pour répondre aux besoins du client.

502.9 Entrepreneur: l'entité du secteur privé qui transformera l'exigence du client en un produit fini déterminé. Il peut avoir recours à la sous-traitance.

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N'' DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 2

RESP. -

OF


CSCiSCC 647 Iflev. 2/83 1

• tkig Correctional Service Service correctionnel

Canada Canada -rr

41, 502.10 Fiscal year. The 12 month period which runs from 1 April - to 31 March of the following year.

502.11 Current Dollars means dollars of the fiscal year in which expenditures will be made; they are also called budget year dollars.

502.12 Constant Dollars means dollars tied to a base year.

502.13 Pre-Planning Estimate. An expression, for information purposes, of the probable magnitude of total construction cost, based on historical total unit costs, as they related to the total gross measurement of any similar type facility.

503 POLICY AND PRINCIPLES

503.1 It is the government's policy that all parties involved in a project work jointly toward the achievement of the approved project objectives under the leadership of one authority.

503.2 For this policy to be effective, the following principles must be observed:

- interorganizational invol-vement and action, includ-ing the effective use of service agents, from the earliest possible moment, with a common understanding and acceptance of the roles and responsibilities of the parties involved;

- early consideration and allocation of all the

502.10 Année financière: période de 12 mois qui s'étend du ler avril d'une année au 31 mars de l'année

. suivante.

502.11 Dollars courants: dollars de l'année financière au cours de laquelle les .dépenses seront faites; aussi appelés dollars de l'année budgétaire.

502.12 Dollars constants: dollars liés à une année de référence.

502.13 Estimation préliminaire des coûts: expression, à des fins d'infor-mation, de l'ampleur probable des coûts totaux de construction, en fonction des coûts unitaires d'origine, en ce qu'ils sont reliés à l'évaluation brute globale des installations de même nature.

503 POLITIQUE ET PRINCIPES

503.1 Le gouvernement souhaite que les partis à un projet collaborent à la réalisation des objectifs approuvés sous la direction d'une autorité unique.

503.2 Pour que cette politique soit appliquée, il faut respecter les principes suivants:

- participation de toutes les organisations, y compris l'u-tilisation efficace des pres-tateurs de services, au tout premier stade, avec une compréhension et une accepta-tion communes du rôle et des responsabilités des partis;

- étude et répartition rapides de l'ensemble des ressources

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 3 N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP

OF


CSC.SCC 647 (Rev. 2/83 1


• resources required, financial or otherwise;

- utilization of qualified personnel with demonstrated management skills and proven project experience;

- establishment of, and com-mitment in writing by government entities to, a clearly stated set of objectives and their order of priority for the duration of the project;

- comprehensive assessment of all anticipated risks;

- provisions for the timely resolution of any dispute arising during the project; and

- evaluation of the progress and outcome of the project against approved objec-tives.

503.3 If the participants in a project are to work together successful-ly, they must accept that they are a team working for the achievement of common objectives which are those of the govern-ment and not of the individual departments.

503.4 As a client, Correctional Service Canada is responsible for:

- defining its requirements for equipment or facility in terms of performance (P), cost (C), and time (T);

requises, qu'elles soient fi- nancières ou autres;

- recours à un personnel compétent possédant des com-pétences gestionnelles recon-nues et une expérience pertinente des projets;

- établissement d'une série d'objectifs bien définis et ordonnés pour la durée du projet et engagement écrit des groupes de l'adminis-tration fédérale à les respecter;

- évaluation complète de tous les risques possibles;

- prise de dispositions pour le règlement rapide des conflits pouvant survenir au cours du projet; et

- évaluation de l'avancement des travaux et des résultats en fonction des objectifs approuvés.

503.3 Pour que les participants à un projet collaborent utilement, ils doivent accepter de travailler dans le sens d'objectifs communs qui sont ceux du gouvernement et non ceux de chacun des ministères.

503.4 Comme client, le Service correctionnel du Canada a les responsabilités suivantes:

- définir les exigences rela-tives au matériel ou aux installations en termes de performance (P), coût (C) et temps (T);


DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT 1TTLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 4


OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


- encumbering the necessary funds or ensuring that they are made available; and

- securing program and re-sults that fulfill its requirement.

503.5 Any action or decision on matters relating to the fulfillment of the requirement for a client should involve its participation and agreement on - all aspects concerned with P, C and T.

503.6 A service agent, within its designated areas of speciali- zation, is responsible for responding to a client's requirements for a facility by providing, where applicable, effective advice, technical assistance, and specialized services.

503.7 A service agent should be involved at the earliest possible moment following the identification of a client's requirement for equipment, faci-lity or services.

504 LIFE CYCLE OF FACILITIES

504.1 The events making up the life cycle of facilities are as follows:

- Identification of a need, a problem or an opportunity

- Option/Impact analysis

- Project definition

- Contracting for design

- engager les fonds nécessaires ou s'assurer qu'il est possible de les obtenir; et

- obtenir un programme et des résultats qui répondent à ses exigences.

503.5 Toute action ou décision sur des questions relatives à la satisfaction des exigences a'un client doit comporter l'accord et la participation de celui-ci au niveau des variables P, C et T.

503.6 Le prestateur de services, dans les domaines de spécialisation qui lui ont été confiés, doit répondre aux exigences des clients à l'égard d'une installation en fournissant, au besoin, conseils, soutien technique et services spécialisés.

503.7 Le prestateur de services devrait intervenir le plus tôt possible après la définition des exigences d'un client à l'égard de matériel, d'installations ou de services.

504 DURÉE DE VIE DES INSTALLATIONS

504.1 Voici les étapes qui jalonnent la durée de vie d'une installation:

- repérage d'un besoin, d'un problème ou d'une occasion

- analyse des options et des répercussions

- définition d'un projet

- attribution de contrats de conception

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 5 N° OU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

• CHAPTER 5 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 32 100 CHAPITRE 5 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSCiSCC 847 (Rev. 283)

I le Correctional Serv ice Service correctionnel Canada Canada

- Concept design

- Detail design

- Contracting for construc-tion

- Construction, pre-operational testing and ac-ceptance

- Commissioning

- Disposal

504.2 Once a need, a problem or an opportunity has been identified, the next stage is to determine whether funds are or will be available to implement appro-priate action. Before the approval authority agrees to funding a project, its scope, a justification sufficiently de-tailed to determine its urgency and a pre-planning estimate of its costs must be known. With a few exceptions, most of the larger projects will end up as line items in the annual RHQ construction program submission. The smaller ones will be retained at the Regions and shown as a bulk item on the program submission.

504.3 Annex "A" shows the relationship between the activities relating to a multi-year project of approximately $500 K in terms of its status in a construction program (for a project of approximately $500 K). It shows that the planning activities should commence about 2 years before construction starts.

- conception

- design détaillé

- adjudication des marchés pour la construction

- construction, essais préli-minaires et acceptation

- mise en service

- disposition

504.2 Lorsqu'un besoin, un problème ou une occasion a été repéré, il faut ensuite déterminer s'il y a ou s'il y aura des fonds pour réaliser les activités appro-priées. Avant d'approuver un projet, les autorités concernées doivent posséder des rensei-gnements sur sa portée, une justification suffisamment détail-lée pour en évaluer l'urgence ainsi qu'une estimation préli-minaire des coûts. À quelques exceptions, la plupart des projets importants deviendront des objets de dépense à l'intérieur des présentations des administrations régionales relatives aux pro-grammes d'immobilisations. Les projets moins importants resteront dans les régions et figureront comme objets généraux de dépense dans les présentations.

504.3 L'annexe A montre les liens existant entre les activités relatives à un projet pluriannuel d'environ 500 000 $ dans le cadre d'un programme de construction. Elle révèle que les activités de planification devraient commencer environ 2 ans avant le début de la construction.

RESP CENTRE PAGE


N ° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP

OF


100 CHAPITRES MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC.SCC 647 (Rev 2/831


gl, 505 PLANNING

505.1 General

The planning process should relate directly to the objectives of the project and should recognize the priorities, time parameters, cost targets and acceptance criteria identi-fied by management. In terms of life cycle management, the planning portion should comprise the following phases, once a need has been identified, justified, and accepted:

(a) The comparative analysis of feasible options in terms of P, C and T;

(b) The definition of the project.

505.2 Effective approval for the implementation of the project should only take place where the requirement has been defined in detail and where accurate and complete cost and time data are available. This implies pro-ceeding from one phase to the next, subject to relying on increasingly more comprehensive and precise information for each phase and to departmental review.

505.3 Option analysis

An essential task is to identify and analyze all the options which could satisfy the stated requirements. The analysis of options requires comprehensive study and should include, for each option, consideration of the following points:

505 PLANIFICATION

505.1 Généralités

Le processus de planification devrait être relié directement aux objectifs du projet et tenir compte des priorités, des limites de temps, des objectifs en matière de coûts et des critères d'acceptation définis par la direction. En ce qui a trait à la gestion de la durée de vie du projet, le segment qui concerne la planification devrait, après qu'un besoin a été repéré, justifié et 'accepté, comprendre les éléments suivants:

a) analyse comparative des op-tions possibles en matière de P, C et T;

b) définition du projet.

505.2 L'approbation définitive de la mise en oeuvre du projet ne devrait être accordée qu'après une définition détaillée du besoin et la préparation de données précises et complètes sur les coûts et les délais. Cela suppose le passage méthodique d'une phase à l'autre; chacune reposera sur des renseignements de plus en plus complets et précis et sera soumise à l'approbation du Ministère.

505.3 Analyse des options

Une des tâches essentielles consiste à repérer et à analyser toutes les options qui pourraient répondre aux exigences qui ont été définies. L'analyse des options demande une étude complète qui devrait englober, dans chaque cas, les éléments suivants:

• FiESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 7 RESP.

• OF

CHAPihR 5 ADMINISTRATIVE MANUAL . 0E 32


CSC•SCC 647 (Rev. 2/831

415 Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

(a) The extent to which it will satisfy the stated requirement in P, C and T;

(b) The possible modes of operation available;

(c) Resources necessary to support it throughout the life of the stated requirement;

(d) The nature and types of uncertainty or risk asso-ciated;

(e) The extent to which its impact and the project objectives are, or could be, affected by changes in key variables; and

(f) The associated socio- economic benefits and support to other programs (e.g. employment, energy) .

504.4 The analysis should also include proper consideration of envi-ronmental concerns, on which assistance and advice may be sought from the Environmental Assessment Review Office of the Department of Environment.

505.5 Project Definition

Once a decision has been made to proceed with a preferred option expected to satisfy the require-ment, work related to pricing should begin. The output should form the basis for a more precise definition of this option.

a) la mesure dans laquelle l'option pourra répondre aux exigences en matière de P, C et T;

b) les modes de fonctionnement possibles;

C) le soutien requis pour toute la période visée par le besoin;

d) la nature et le genre des incertitudes et des risques qui lui sont associés;

e) la mesure dans laquelle les répercussions de l'option et les objectifs du projet sont ou pourraient être touchés par des modifications de variables clés;

f) les avantages socio-écono-miques et le soutien à d'autres programmes (par ex., emploi, énergie) qui en résultent.

505.4 L'analyse devrait aussi comprendre une étude appropriée des questions liées à l'environnement; à cette fin, il est possible de demander conseils et assistance au Bureau d'examen des évaluations environ-nementales du ministère de l'Environnement.

505.5 Définition du projet

Lorsqu'une option jugée apte à répondre au besoin du client a été choisie, les opérations relatives à l'établissement des prix devraient commencer. Le résultat de ce travail devrait former la base d'une définiton plus précise de l'option.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 8 RESP.

OF

CHAPWER 5 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 32 100 CHAPITRE 5 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)


505.6 Every objective to be achieved and supported through the project should be described comprehensively in order of priority. The operational char-acteristics of the facility wanted, the date it will come into service, and the total cost should be stated. A detailed appraisal of the certainty of achieving each objective should be included.

505.7 Work breakdown structure

The work breakdown structure (WBS) is a display which breaks down the project into sub- . projects, and these, in turn, into manageable tasks or work packages. The degree of detail at each level is such as to permit effective planning, bud-geting and control. The advantages of the WBS is that it enables the total project to be visualized in all its elements.

The WBS provides the framework for integrated schedule planning and cost estimation. Estimates for each level of the structure can be aggregated to give a consolidated cost figure for the entire project. It also facilitates the process of reporting and summarizing project status.

505.8 Scheduling

The next major step, is to determine the sequence and relationship of the activities, and the resources and the time necessary to carry them out.

505.6 Chaque objectif qui doit être atteint et maintenu au moyen du projet devrait être décrit au complet, par ordre de priorité. Il faudrait mentionner les caractéristiques opérationnelles des installations demandées, la date de mise en service ainsi que le coût total. Il faudrait aussi donner une évaluation détaillée des possibilités d'accomplissement de chaque objectif.

505.7 Structure de fractionnement des tâches

La structure de fractionnement des tâches (SFT) est un tableau qui divise le projet en sous-projets qui, à leur tour, sont répartis en blocs de tâches ou de travaux. Chaque niveau doit être suffisamment détaillé pour per-mettre des activités efficaces de planification, de budgétisation et

- de contrôle. L'avantage de la SFT c'est qu'elle permet de voir tous les éléments de l'ensemble du projet.

La SFT fournit le cadre qui permet, de façon intégrée, la planification du calendrier et l'estimation des coûts. Les estimations pour chaque niveau de la structure peuvent être additionnées et on obtient alors le coût consolidé de l'ensemble du projet. La SFT facilite aussi le processus d'établissement des rap-ports d'étape.

505.8 Établissement du calendrier

L'étape suivante consiste à déterminer la séquence et les relations réciproques des acti-vités ainsi que les ressources et le temps nécessaires à leur réalisation.

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE ' 9


OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83 1


505.9 The schedule should be presented in some form of bar chart network or arrow diagram, suitable for both planning and control. The most common me-thods are the critical path method (CPM) and the program evaluation review technique (PERT).

505.10 If it appears likely* that a scheduled date will not be met, the chart can be used to show -where remedial action can be taken and the resulting forecast dates.

505.11 Project budget

The following should be consid-ered in the preparation of the budget:

(a) Calculating the cost of each activity and work package;

(b) Compiling all costs to yield the total project cost; and

(c) Preparing a breakdown of the total cost into forecasted fiscal year expenditures.

505.12 Some service agencies operate in what is known as a revenue dependency mode. This means that there will be a charge for any services provided. Funds should be available in the project budget to pay for these charges. It may also be desirable to negotiate the level of services to be provided.

505.9 Le calendrier devrait prendre la forme d'un diagramme à barres ou à flèches, adapté tant à la planification qu'au contrôle: les méthodes les plus répandues sont celles du cheminement critique et de la programmation optimale (graphique PERT).

505.10 Si un délai prévu ne peut être respecté, il est possible d'utiliser le diagramme pour montrer l'étape à laquelle les mesures correctives seront ap-portées et les nouveaux délais.

505.11 Budget du projet

La préparation du budget devrait comprendre les étapes suivantes:

a) calcul du coût de chaque activité et de chaque bloc de travaux;

b) compilation de tous les coûts afin d'obtenir le coût total du projet; et

c) ventilation du coût total entre les dépenses prévues pour l'année financière.

505.12 Certains organismes prestateurs de services fonctionnent en régime d'autofinancement. Cela signifie que les services Offerts seront facturés. Le budget du projet devrait donc prévoir des fonds pour le paiement de ces frais. Il peut aussi être souhaitable de négocier le niveau des services à offrir.

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP

OF


CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

gl, 505.13 Project Brief

The outcome of the project definition activities is a project work plan, which should be incorporated into a document designated as the project brief. This, when approved, becomes the project agreement to be adhered to by all partici-pants. This document should:


505.13 Dossier du projet

Les activités de définition du projet donnent lieu à un plan des travaux du projet qui devrait être incorporé au document désigné comme le dossier du projet. Lorsque celui-ci est approuvé, il devient la convention relative au projet, que tous les participants doivent accepter. Ce document devrait comprendre les éléments suivants:

(a) describe in detail, and in order of priority, all the objectives expected to be achieved and supported through the execution of the project;

(b) describe the basic scope and the sequence and the manner in which these will be carried out;

(c) provide a time for the occurrence of each event and significant activity, as well as cost figures at each key milestone;

(d) identify the project lea-der;

(e) include critical dates of required approvals from higher authorities; and

(f) provide the costs to be assumed during the entire period of utilization of the facility or equip-ment.

505.14 Preliminary Approval

The foregoing describes at length the various tasks involved in planning. The

a) description détaillée, par ordre de priorité, de tous les objectifs à atteindre et à maintenir pendant la réalisation du projet;

b) description de la portée de ces objectifs, de la séquence et des modalités de leur accomplissement;

c) la date de chaque événement et de chaque activité importante prévu ainsi que des données relatives aux coûts pour chaque étape clé;

d) nom du responsable du projet;

e) dates importantes pour les approbations des autorités supérieures; et

f) coûts à assumer au cours de toute la période d'utili-sation des installations ou du matériel.

505.14 Approbation préliminaire

Nous venons de décrire au long les diverses tâches relatives à la planification. En fait, les • RESP. CENTRE PAGE


5° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC,'SCC 647 (Rev. 2/83)

4°


resources spent in planning should in fact be commensurate to the complexity and value of the project. A submission for preliminary approval of the project should follow the completion of the project brief.

506 ESCALATION AND CONTINGENCIES

506.1 Of utmost importance to effective project management is -the development of accurate, comprehensive estimates of all direct and related costs based on clearly stated requirements. The direct costs associated with "D" class and .B. class estimates will therefore be shown using the elements of the work breakdown structure (WBS) at Level 2 and 3 respectively as shown at Annex "B". Demolition and any other special costs will be shown as separate line items.

506.2 Despite careful planning, the reliability of cost estimates is subject to influence which regions may not be able to control Or predict, e.g. unplanned work stoppages and justifiable changes in scope of work. Escalation and contin-gencies factors will be used to minimize the impact of uncer-tainties on control of project and on the accountability for results.

506.3 Inflation

Regions shall seek future project approvals using current dollars. The estimates shown in

ressources engagées dans la planification devraient corres-pondre à la complexité et à la valeur du projet. Lorsque le dossier du projet est terminé, il faut obtenir une approbation préliminaire.

506 CLAUSES D'ÉCHELLE MOBILE ET RÉSERVES POUR ÉVENTUALITÉS

506.1 Pour qu'un projet soit géré efficacement, il est de la plus grande importance que soient effectuées des estimations pré-cises et complètes de l'ensemble des coûts directs et indirects liés à des besoins clairement définis. Les coûts directs associés aux budget de stade D et B seront donc exposés au moyen des éléments de la structure de fractionnement des tâches (SFT) et figureront, respectivement, aux niveaux 2 et 3 de l'annexe B. Les coûts relatifs à la démolition et les autres coûts spéciaux seront donnés séparément.

506.2 Malgré une planification soi-gneuse, la fiabilité des estimations de coûts peut être affaiblie par des facteurs que les administrations régionales ne sont peut-être pas en mesure de maîtriser ou de prédire: par ex., arrêts de travail non prévus et modifications justifiables à la portée des travaux. Les clauses d'échelle mobile et les réserves pour éventualités permettront de réduire les répercussions des imprévus sur la maîtrise du projet et sur l'obligation additionnelle.

506.3 Inflation

Les régions, dans leurs pré- sentations futures relatives à des approbations de projets, utili-

RESP. CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPTER 5' ADMINISTRATIVE MANUAL DE 32 100 CHAPITRE 5 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28


e+


the requests for approval shall be in constant dollars which will be translated into current dollars by using the appropriate PWC indices. It is also essential to indicate at which point (bid day, mid point construction or elsewhere) escalation has been calculated and why.

506.4 Contingencies

In addition to the escalation factor described in the preceeding paragraph, two contingencies will be included in the class "D" estimate to determine a realistic budget:

a) The contingencies for "normal design development changes" and "estimating contingency" will be com-bined and shown as Design Contingency. This contin-gency will normally not be less than 10% but could go as high as 25%. An expla-nation should be given when it exceeds 15% of the total current year dollar estimate.

b) The contingency for insti-tutional environment will be shown separately and should not exceed 15% of the total current year dollar estimate before de-sign contingency unless an explanation is given.

506.5 Two contingencies will be included in the class "B"

seront des dollars -courants. Les estimations figurant dans les demandes d'approbation seront exprimées en dollars constants puis transformées en dollars courants au moyen des indices appropriés de TPC. Il est aussi essentiel d'indiquer et de justifier le moment (jour de publication des appels d'offres, milieu des travaux, etc.) où l'indexation a été faite.

506.4 Réserves pour éventualités

En plus de la clause d'échelle mobile décrite au paragraphe précédent, les estimations de classe D, afin de permettre l'établissement d'un budget réa-liste, prévoieront deux réserves pour éventualités:

a) les réserves pour éventua-lités portant sur des "modifications normales à la conception" et "changements dans les estimations" seront groupées et désignées comme "réserves pour éventualités relatives à la conception". Elles ne seront pas in-férieures à 10%, sans toutefois dépasser 25%. Une explication devrait être fournie lorsqu'elles dépas-sent 15% de l'estimation totale en dollars courants.

b) les réserves pour éventualités relatives aux contraintes sé-curitaires figureront séparé-ment et ne devraient pas dépasser 15% de l'estimation totale en dollars courants à moins que des explications ne soient données.

506.5 En plus de la clause d'échelle mobile, deux réserves pour

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 13 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF


CSC.SCC 647 (Rev. 2/83 1


estimate in addition to the escalation factor:

a) At that stage, the design should be sufficiently advanced to remove some if not most of the uncer-tainties with respect to design and estimating. The Design Contingency should therefore be re-duced to a percentage lower than what it was at the class "D" estimate stage.

b) The contingency for insti-tutional environment will be shown separately. At this stage, it should apply only to the labour costs of the construction portion of the project.

506.6 Consultants are normally re-quired, as part of their contract, to prepare a final estimate (class "A") of the cost of the project based on the approved working drawings and specifications. This should be a level 4 estimate as shown at Annex "B" and should include the following contingencies:

a) Since the Design Contin-gency previously used no longer applies, a Con-struction Contingency will be used to provide for unforeseen events which may take place during construction and thereby increase costs. Normally an allowance of 2-5% is sufficient but in cases where conditions are high-

éventualités seront comprises dans les estimations de classe B:

a) à ce stade, la conception devrait être suffisamment avancée pour écarter cer-taines, sinon la plupart, des incertitudes qui pèsent sur la conception et les estimations. Les réserves pour éventualités relatives à la conception devraient donc être réduites à un pourcentage inférieur à celui qui avait été prévu dans les estimations de classe D;

b) les réserves pour éven-tualités relatives aux contraintes sécuritaires figureront séparément. À ce stade, elles ne devraient porter que sur les frais de main-d'oeuvre de la partie construction du projet.

506.6 Dans le cadre de leur contrat, les consultants doivent habituellement préparer une estimation finale (classe A) du coût du projet à partir des plans et devis d'exécution approuvés. Il devrait s'agir d'une estimation de niveau 4, comme le montre l'annexe B, contenant les réserves pour éventualités ci-dessous:

a) puisque les réserves pour éventualités relatives à la conception ne s'appliquent plus, on prévoit des réserves pour éventualités relatives à la construction, afin de tenir compte des imprévus qui pourraient sur-venir au cours de la construction et entraîner un accroissement des coûts. Une provision de 2 à 5% est

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 14 '


OF

CHAPlea 5 ADMINISTRATIVE MANUAL DE .32 100 CHAPITRE 5 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSCiSCC 647 (Rev 2(83)

I 40 Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

• ly unstable, a factor of 10% may be required.

b) The contingency for insti-tutional environment will be shown separately and shall apply only to the labour costs of the construction portion of the project.

506.7 To compare the "A" estimate with the breakdown given by the contractors in submitting their bids, it will be necessary to use the Relationship given at Annex "C" since the Uniformat is building structure oriented whereas the GMS is trade oriented.

507 AWARD AND ADMINISTRATION OF CONTRACTS

507.1 Contractual matters are governed by existing government con-tracting policies, directives, guidelines and regulations; they should also be in accord with the terms and conditions of the project brief.

507.2 PWC as a Service Agent can provide a large selection of services. It is up to CSC as the client to decide, in consultation with PWC, what services are appropriate for any given project.

généralement suffisante; cependant, lorsque la si-tuation est très instable, il peut être nécessaire de prévoir un pourcentage de 10%;

b) les réserves pour éven-tualités relatives aux contraintes sécuritaires fi-gureront séparément et ne s'appliqueront qu'aux frais de main-d'oeuvre de la partie construction du pro-jet.

506.7 Pour comparer l'estimation A avec la ventilation donnée par les entrepreneurs dans leurs sou-missions, il sera nécessaire d'utiliser le tableau de l'annexe C car le système Uniformal est axé sur la structure des immeubles et de DDG est axé sur les métiers.

507 ADJUDICATION ET ADMINISTRATION DES CONTRATS

507.1 Les questions relatives aux contrats sont régies par les politiques, directives, lignes di-rectrices et règlements actuels du gouvernement dans ce domaine ainsi que par les conditions du dossier du projet.

507.2 À titre de prestateur de services, TPC peut offrir une vaste gamme de services. C'est au SCC, qui est le client, de déterminer les services appropriés pour un projet donné, en consultation avec TPC.

507.3 Planning studies leading detailed design may include:

- Site inspection

to 507.3 Les études de planification menant à la conception détaillée peuvent comprendre les éléments suivants:

- inspection du terrain;

• RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR 15 RESP.

OF

CHAP1ER 5 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 32 100 CHAPITRE 5 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC.'SCC 647 (Rev, 2183)


- Topographic, physical, environmental surveys

or - relevés topographiques physi- ques ou environnementaux;

- Preliminary soils investi-gations

- Requirements definition

- Computer modeling

- Development of alternative concepts (these concepts may differ in their physical, logistical, op-erational, or maintenance aspects)

- Technical feasibility anal-ysis of concepts

- Order of magnitude cost estimates

- Comparative analysis of alternatives

- Optimization of alterna-tives;

- Optimization of selected concept

- Conceptual design and sketch preparation

- Development of preliminary criteria

- Preparation of an acqui-sition schedule

- Preparation of a budgetary cost estimate for acqui-sition

- Preparation of a pre-liminary operating and maintenance plan

- recherches préliminaires sur les sols;

- définition des besoins;

- modélisation informatique;

- élaboration de concepts de rechange (ils peuvent varier aux niveaux de la physique, de la logistique, des opérations ou de l'entre-tien);

- analyse technique de faisa-bilité de ces concepts;

- ordre de grandeur des estimations de coûts;

- analyse comparative des solu-tions de rechange;

- optimisation des solutions de rechange;

- optimisation du concept choi-si;

- conception et préparation des croquis;

- élaboration de critères pré-liminaires;

- préparation d'un calendrier d'approvisionnement;

- préparation d'une estimation des coûts budgétaires d'ap-provisionnement;

- préparation d'un plan pré-liminaire d'exploitation et d'entretien;

RESP CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÈE EN VIGUEUR RESP

OF


CSC,'SCC 647 (Rev 283)


- Preliminary operating and maintenance cost estimate

- Life-cycle cost estimate

- Definition of construction packages

- Preparation of design and construction schedules

- Construction of a scale model

- Preparation of a rendering

- Reporting on findings and recommendations

- Making submittals and at-tending reviews and con-ferences.

507.4 Concept (schematic, 10% stage) design should normally include:

1. Analysis of functions,

services, and planning data

2. Development of diagrams of functional relationships and flow of services

3. Blockout of areas by departments, divisions, or functional elements

4. Schematic arrangement of the plan elements

- estimation préliminaire des coûts d'opération et d'en-tretien;

- estimation des coûts pour la durée de vie du projet;

- définition de chacun des marchés;

- définition des calendriers de conception et de construc-tion;

- construction d'un modèle ré-duit;

- préparation d'une illustra-tion du projet;

- rapport sur les résultats et les recommandations;

- présentation de propositions; participation à des revues et conférences.

507.4 La conception schématique (10%) devrait normalement comprendre:

1. analyse des données rela-tives aux fonctions, aux services et à la plani-fication;

2. élaboration de diagrammes sur les relations fonc-tionnelles et les liens entre les services;

3. séparation des zones par départements, divisions ou éléments fonctionnels;

4. disposition schématique des éléments du plan;

RESP. CENTRE PAGE



OF


CSCiSCC 647 (Rev. 2 ,83)


5. Adaptation of schematic layout to site plan and/or site master plan

6. Schematic traffic flow of exterior pedestrian and vehicular traffic

7. Interior traffic flow, in-cluding entrances, exits, corridors, stairs, and el-evators

8. Development of a building plan, usually on a scale of 1:50 or 1:100

9. Preparation of major ele-vation views and some sections

10. Energy analysis, including selection of primary HVAC solution

11. Selection of structural system

12. Specification of major utilities requirements.

507.5 Preliminary (33% stage) design should normally include:

1. Unit studies of the plan elements, determining the feasibility of the concept and the availability of acceptable components to meet this concept

2. Modular analysis of typ-ical spaces to determine

5. adaptation du plan de masse schématique au plan du terrain, au plan cadre du terrain, ou aux deux;

6. plan schématique de la circulation des piétons à l'extérieur et des véhi-cules;

7. circulation à l'intérieur, y compris les entrées, les sorties, les corridors, les escaliers et les ascenseurs;

8. élaboration d'un plan du bâtiment, habituellement à l'échelle 1:50 ou 1:100;

9. préparation des principales vues en élévation et des sections .;

10. analyse énergétique, y com-pris le choix de la première option en matière de chauffage, ventilation et air climatisé (CVAC);

11. choix d'un système struc-tural;

12. définitions des exigences des principaux services d'utilité publique.

507.5 La conception préliminaire (33%) devrait normalement comprendre les éléments suivants:

1. étude des éléments du plan afin de déterminer la faisabilité du concept et la possibilité de se procurer les composantes acceptables qui y correspondent;

2. analyse modulaire des espa-ces types afin d'établir les

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 18 N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC,SCC 647 (Rev. 2/83)


constructability and cost practicality

3. Preparation of architec-tural plans, usually on a scale of 1:50, in order to lay out more accurately the basic spatial solution

4. Development of a tentative scheme of mechanical sys-tems and tentative scheme of electrical systems

5. Development of personnel and equipment layouts for functional areas

6. Development of the ex-terior design of the structure

7. Preparation of a general outline of materials and finishes

8. Takeoff of building areas and preparation of cost estimates.

507.6 Detailed design should normally include:

1. Layout of partitions and interior fixtures

2. Engineering design of structural elements at the detail level

3. Architectural design of construction detail

variables relatives aux pos-sibilités de construire et aux coûts;

3. préparation de plans d'ar-chitecture, habituellement à l'échelle 1:50, afin d'il-lustrer avec plus de précision la solution spa-tiale retenue;

4. élaboration de schémas pro-visoires des systèmes mé-caniques et des systèmes électriques;

5. élaboration de plans d'em-ménagement pour le personnel et le matériel dans les aires fonctionnelles;

6. élaboration de la conception extérieure de la structure;

7. préparation d'une liste gé-nérale des matériaux et des finis;

8. mesurage des aires des immeubles et préparation des estimations de coûts.

507.6 La conception détaillée devrait normalement comprendre les élé-ments suivants:

1. plan de masse des cloisons et des appareils à l'intérieur;

2. conception technique détail-lée des éléments structu-rels;

3. conception architecturale des détails de la construction;

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 19 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 'RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 12/83 1


4. Layout and design of mechanical systems

5. Location of fixtures and utility outlets

6. Architectural design of interior and exterior fea-tures

7. Chart of materials and finishes

8. Draft of specifications

9. Coordination, review, and check of drawings

10. Final working drawings and specifications

11. Procurement specifications for long-lead time items

12. Scale model construction

13. Preliminary construction schedule

14 Final construction cost estimates

507.7 The following services are normally provided by PWC's own organization:

- Bid advertisement or invi-tation

- Bid instructions and format

- Bid package

- Bid evaluation

4. plan de masse et disposition des systèmes mécaniques;

5. emplacement des appareils et des sorties des services d'utilité publique;

6. conception architecturale des éléments intérieurs et extérieurs;

7. tableau des matériaux et des finis;

8. avant-projet de devis;

9. coordonnation, revue et vérification des plans;

10. plans et devis d'exécution définitifs;

11. devis . d'approvisionnement pour les articles exigeant un long délai de commande;

12. construction d'un modèle ré-duit;

13. calendrier préliminaire des travaux de construction;

14. estimations finales des coûts de construction.

507.7 Les services suivants sont généralement fournis par TPC:

- appel d'offres;

- instructions relatives aux soumissions;

- ensemble des documents re-latifs aux soumissions;

- évaluation des soumissions;

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 20 N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPTER 5 ADMINISTRATIVEMANUAL .. DE 32 100 CHAPITRE 5 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC/SCC 647 (Rev. 2 ,83)


- Contract award and adminis-tration

507.8 Design reviews should be undertaken by PWC and CSC to assure that design and cost estimates are consistent or reconciled with:

- Performance criteria

- Design criteria

- Budget estimate and sched-ules

- Reliability

- Operability

- Maintainability

- Construction constraints

- Applicable standards codes

- Interface requirements

507.9 For major projects, construction management may be used to oversee the construction phase of the project. The following functions will normally be performed by the Construction Manager during the planning and design phase:

- Make contractor and labor market analyses

- Develop the optimum con-struction method suited to the job; evaluate the

- adjudication et administra-tion des contrats.

507.8 TPC et SCC devraient passer la conception en revue afin de s'assurer que celle-ci et les estimations de coûts sont conformes aux éléments suivants ou qu'ils en ont été rapprochés:

- critères de performance;

- critères de conception;

- budget et calendriers d'exé-cution;

- fiabilité;

- contraintes d'exploitation;

- possibilités d'entretien;

- contraintes relatives à la construction;

- normes et codes applicables;

- exigences relatives aux points de contact extérieurs.

507.9 Pour les projets importants, un directeur de chantier peut superviser la partie construction du projet. Voici les tâches qu'il effectuera habituellement au cours des phases de planification et de conception:

- faire des analyses sur les entrepreneurs et la main-d'oeuvre;

- définir la méthode de construction la mieux adaptée au projet, évaluer la


CENTRE DE 21 N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'EN7RÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2/83)

*


optimum design for con-structibility

- Prepare the plan for required contractor support facilities such as storage warehouses and yards, batch plants, quarries, shops, maintenance facilities, borrow and disposal areas, offices, laboratories, and utilities

- Review and comment on the construction cost estimate with particular regard to seasonal and local condi-tions

- Prepare construction sched-ules and networks, both master and detailed; develop construction con:- straints, the sequence of assembly and installation, and the impact of the procurement schedule

- Review technical sections of specifications and help develop the non-technical portions of construction and procurement bid and contract document by high-lighting planned features of the safety program, special site conditions and construction conditions peculiar to the client

- Prepare the facilities op-erations and maintenance plan

meilleure conception en fonc-tion des possibilités de construction;

- préparer les plans des installations de soutien né-cessaires aux entrepreneurs comme: hangars et cours d'entreposage, centrales de dosage, carrières, ateliers, installations d'entretien, lieux d'emprunt et de dépôt, bureaux, laboratoires et ser-vices d'utilité publique;

- revoir et commenter les estimations sur les coûts de construction en accordant une attention particulière aux conditions climatiques et à la situation locale;

- préparer des calendriers et des réseaux de construction généraux et détaillés; dé-finir les contraintes de construction, la séquence d'assemblage et d'installa-tion et les répercussions du calendrier d'approvisionne-ment;

- revoir les sections tech-niques des devis et aider à l'élaboration des parties non techniques des soumissions de construction et d'approvison-nement et des documents contractuels en faisant res-sortir les éléments prévus du programme de sécurité, les caratéristiques particulières au terrain et les composantes de la construction propres au client;

- préparer le plan d'exploi-tation et d'entretien des installations;

RESP. CENTRE PAGE


N° DU DOCUMENT TITRE • DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP

OF


CSCSCC 647 (Bey. 2;83)


- Develop a quality control plan and the plan for organization of the field engineering and supervision forces

- Coordinate with procurement the selection of materials and vendors, scheduling of on-site deliveries, bid times, costs of materials, inventory control, storage, rentals, and traffic ar-rangements

- Review design from viewpoint of safety detail presented on drawing consistent trade usage

- Assist in the prequali-fication of bidders, preparation of pre-bid meetings, evaluations, and award recommendations.

508 MONITORING AND REPORTING PROG- RESS

508.1 CSC as the client should insist that a detailed construction schedule is prepared to reflect:

- Cash flow

- Delivery schedules

- Construction interfaces

- élaborer un plan de contrôle de la qualité et un plan d'organisation des équipes d'ingénieurs et des agents de maîtrise sur le terrain;

- coordonner avec les respon-sables de l'approvisionnement la sélection des matériaux et des vendeurs, l'ordonnance-ment des livraisons sur le chantier, l'établissement des dates des soumissions et du coût des matériaux, l'orga-nisation du contrôle des stocks, de l'entreposage, des locations et des arrangements relatifs à la circulation;

- revoir la conception en fonction de la sécurité et les détails des plans à la lumière des pratiques re-connues dans l'industrie;

- participer à l'évaluation préliminaire des soumission-naires, à la préparation de réunions préalables aux ap-pels d'offres, à l'évaluation et à la formulation des recommandations.

508 SURVEILLANCE ET RAPPORTS D'ÉTAPE

508.1 Comme client, le SCC devrait insister pour qu'un calendrier de construction. détaillé puisse con-tenir des renseignements sur les points ci-dessous:

- mouvements de trésorerie;

- délais de livraison;

- points de contact extérieurs à la construction;

the and the

with

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP. 23 OF DE


CSC/SCC 647 (Rev. 21831


- Space or climate con-straints

- Construction methodology

- Market evaluation

508.2 The project manager should ensure that progress is measured against his schedule on a regular basis. Whether the schedule is in the form of a bar chart or network plan, progress measurement is basically the same:

(a) Progress to date is recorded, i.e. completed or on-going activities are noted;

(h) Remaining work is esti-mated, i.e. time to complete on-going activ-ities is recorded and future activities are re-estimated or replanned as required; and

(c) Impact on task completion and other key interface and milestone events is determined.

508.3 Slippage on performance and target dates should be noted at once and the impact on initial project objectives determined. Remedial action should be taken, particularly if the activity is on the critical path of the project network diagram.

508.4 A project information and reporting system will be

- contraintes relatives aux lieux ou au climat;

- méthodes de construction;

- évaluation du marché.

508.2 L'administrateur du projet devrait s'assurer que le degré d'a-vancement des travaux est mesuré sur une base régulière. Que le calendrier prenne la forme d'un diagramme à barres ou d'un plan de réseau, la mesure du degré d'avancement des travaux reste essentiellement la même:

a) enregistrement des progrès réalisés, c.-à-d. que les activités terminées ou en cours sont consignées;

b) évaluation des travaux à faire, c.-à-d. consignation du temps nécessaire à l'achèvement des activités en cours et évaluation ou planification nouvelles des activités futures, selon les besoins; et

c) évaluation des répercussions sur l'achèvement des tâches et les autres événements importants.

508.3 Les écarts par rapport à l'exécution et aux dates cibles devraient être aussitôt consignés et leur impact sur les objectifs initiaux du projet devrait être établi sans délai. Il faut alors apporter les correctifs qui s'imposent, surtout si l'activité fait partie du chemin critique sur le diagramme du calendrier d'exécution.

508.4 L'administrateur du projet mettra sur pied un système d'information


OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2.83)

4ille Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

established by the project manager to disseminate financial and project data to interested levels of management, whether internal, external, or both.

508.5 Periodic project review meetings should also be convened by the manager to review with the interested parties (client, contractor(s), architects, etc.) the progress made, the difficulties encountered and -agree on appropriate courses of action. The frequency and importance of these meetings will vary with the size, complexity and urgency of the project.

509 MANAGEMENT OF CONFLICT

509.1 The three factors most likely to cause problems for the project manager over the life of the prciject are disagreements over schedule, project priorities, and manpower resources. One reason why these produce more intense disagreements is that the project leader may have limited control over a number of tasks being performed, if they are not under his direct authority.

509.2 To minimize conflict, compre-hensive planning prior to actually launching the project is most important. Indeed, this can help the project leader to anticipate many potential sources of conflict and take preventive action.

et de rapports afin de transmettre les données financières et autres sur le projet aux gestionnaires concernés, qu'ils soient de l'intérieur ou de l'extérieur.

508.5 L'administrateur du projet devrait aussi organiser des réunions périodiques avec les partis intéressés (client, entrepre-neur(s), architectes, etc.) afin de revoir les progrès réalisés et les difficultés rencontrées et pour s'entendre sur la marche à suivre. La fréquence et l'importance de ces réunions varieront selon la taille, la complexité et l'urgence du projet.

509 GESTION DES CONFLITS

509.1 Les trois types de problèmes que l'administrateur du projet risque le plus de connaître au cours de la durée de vie du projet sont liés à des désaccords sur le calendrier des travaux, les priorités du projet et les ressources en main-d'oeuvre. Les désaccords sont plus importants à ce niveau parce que, entre autres, l'administrateur du projet peut avoir des pouvoirs assez limités à l'égard d'un certain nombre de tâches qui ne relèvent pas directement de son autorité.

509.2 Afin de réduire les conflits au minimum, il est très important d'effectuer une planification complète avant de lancer le projet. En effet, l'adminis-trateur du projet peut alors prévoir bien des sources de conflits potentiels et prendre des mesures préventives.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT 25 RESP. TITRE•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

. OF


/SCC 647 (Rev. 283)


411, 510 FORECASTING CASH FLOW

510.1 Accurate cash flow forecasting is essential if CSC is to make full use of its capital allocation each fiscal year. The following notes are intended to assist managers in making cash flow forecast.

a) To be over optimistic in predicting yearly expendi-tures is to ensure that funds will lapse. The cautious manager will take into consideration all possible delays that could be incurred to arrive at a pragmatic if not pessi-mistic cash flow

b) The value of the work in place and the material on site by 31 March of a given year are proper charges to that fiscal year

c) PWC will usually retain a holdback when paying a progress claim. This holdback is chargeable against the project even though the contractor is not paid the money. The funds are held in escrow until all the essentials of the contract have been completed

d) The consultants' fees are based on the lowest of either the final estimate or the low bid received. The consultants are usu-ally paid an increment of the total fee at various stages throughout design

510 PRÉVISION - DES MOUVEMENTS DE TRÉSORERIE

510.1 Pour que le SCC utilise au complet les immobilisations autorisées chaque année financière, il doit effectuer une prévision adéquate des mouvements de trésorerie. Les notes qui suivent devraient aider les gestionnaires à le faire:

a) un optimisme excessif dans la prévision des dépenses annuelles entraîne nécessai-rement un manque d'écou-lement de fonds. Le gestionnaire prudent tient compte de tous les retards possibles afin d'obtenir une prévision réaliste, sinon pessimiste;

b) la valeur des travaux réalisés et des matériaux sur le chantier le 31 mars d'une année donnée sont imputables à cette année financière;

C) lors de la présentation de factures proportionnelles, TPC conserve généralement une retenue de garantie. Cette retenue est imputable au projet, même si l'entrepreneur ne reçoit pas

. l'argent. Les fonds sont détenus en dépôt fiduciaire jusqu'à ce que toutes les obligations essentielles du contrat aient été exécutées;

d) les honoraires des con-sultants sont basés sur le plus bas des montants suivants: l'estimation fi-nale ou la soumission la plus basse. Les consultants reçoivent habituellement une fraction des honoraires to-

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE 26 N° OU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLEMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR

RESP

OF


CSC;SCC 647 (Rev. 2;83)

4he Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

and construction. The final payment is not usually made until the project has been completed and accepted

e) The contractors must pro-vide a schedule estab-lishing how they are to complete the project with-in the prescribed time. Matched against the cost breakdown they have pro-vided with their bids, the schedule permits a cash flow forecast to be prepared

f) The amount of work put in place each working day is a function of the number of workers on site. A daily count of the work force is useful in estab-lishing if the contractor is using sufficient re-sources to complete his schedule on time

g) At interim completion, the progress claim is usually reduced by an amount sufficient to cover the cost of making good the deficiencies

h) Final payment is not usually made until the contractors have completed the required certificates, discharged their obliga-tions towards the sub-contractors and provided all manuals, tests, tags, clean-ups, etc. required in the specifications.

taux à divers stades de la conception et de la construction. Habituelle-ment, le paiement final n'est fait que lorsque le projet est terminé et accepté;

e) les entrepreneurs doivent fournir un calendrier ex-posant comment ils réa-liseront le projet à l'intérieur du délai pres-crit. Joint à la ventilation des coûts qui a été fournie en même temps que les soumissions, ce calendrier permet la pré-paration de prévisions des mouvements de trésorerie;

f) la quantité de travail fournie chaque jour ouvrable dépend du nombre de travailleurs sur le chan-tier. Le dénombrement quo-tidien de la main-d'oeuvre est un bon moyen de savoir si l'entrepreneur utilise suffisamment de ressources pour réussir à respecter son calendrier d'exécution;

g) à l'achèvement provisoire des travaux, le paiement proportionnel est réduit suffisamment pour permettre la prise en charge des coûts de réparation des défauts;

h) le paiement final n'est habituellement pas fait avant que les entrepreneurs aient rempli les certificats nécessaires, satisfait leurs obligations à l'égard des sous-traitants et fourni l'ensemble des manuels et étiquettes et effectué l'ensemble des essais, net-

RESP. CENTRE PAGE


N. DU DOCUMENT TITRE • DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF

CHAPTER 5 ADMINISTRATIVE MANUAL • DE 32


CSCiSCC 647 (Roy. 2:83)

511.1 Les commentaires qui suivent sont destinés à ceux qui pourraient en avoir besoin. Ils ne censés être complets; en gestion de projets est suffisamment vaste pour la publication de livres

sont pas effet, la un sujet justifier entiers.

tio Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

Although the amounts in-volved for each project are not usually large, they are sïgnificant when considering the hundreds of projects in a program.

511 PROJECT MANAGEMENT TECHNIQUES

toyages, etc. requis par le devis. Même si les montants visés par chaque projet ne sont généralement pas énor-mes, ils sont importants si l'on tient compte des centaines de projets dans un programme.

511 TECHNIQUES DE GESTION DES PROJETS

511.1 The following comments are offered to those who could make good use of them. They are not intended to be complete; the subject of project management is sufficiently broad to require complete books to deal with it.

511.2 The best value for money is obtained when a project is undertaken under favourable weather conditions. An award should therefore be planned to permit such a situation to OCCUr.

511.3 Given a target completion date, it is always best to plan for an early start for each of the activities to be accomplished rather than start at the last available moment. Such a philosophy stimulates a search for activities which could start earlier than originally planned. It decreases the risk that projects are not completed on time due to unforeseen difficulties and decreases the number of paths which must be reorganized when a delay is identified.

511.4 One makes greater effort to adhere to a schedule that he has established, rather than one which is imposed upon him by an outside source. With scheduling objectives agreed upon for both

511.2 Les projets les plus rentables sont entrepris dans de bonnes conditions climatiques. L'adjudi-cation des marchés devrait donc être faite à un moment qui précède des conditions favorables.

511.3 Tl est toujours préférable de prévoir un début rapide des activités plutôt que d'attendre au dernier moment. Une telle approche stimule la recherche des activités qui pourraient être entreprises plus tôt que prévu. Cette façon de procéder diminue les risques de voir le projet retardé et réduit le nombre de segments du chemin critique qui doivent être réorganisés lorsqu'un retard est envisagé.

511.4 II est plus facile de respecter un calendrier que l'on a défini soi-même qu'un autre imposé de l'extérieur. Lorsque des objec-tifs d'ordonnancement sont fixés pour le court et le long terme,


CENTRE DE 28 N° OU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR RESP.

OF



CSCiSCC 647 (Rev. 2/831

4$1


the short and long term, any variances in progress compared with the schedule should become the basis for formalized action in the form of developing specific recovery plans to return the project to its initial time objective.

511.5 A large group of functions may be described under Quality Assurance and Inspection. Each task may not necessarily equate to any person; the Project Manager should ensure that the following functions are per-formed:

- Establish requirements and responsibilities for review and approval of shop drawing

- Inspect delivered materials

- Conduct shop inspection of contractor-furnished mate-rial

- Inspect work in progress

- Witness qualification test-ing of craft labor

- Supervise or perform field testing of construction ma-terials and operations

- Perform or subcontract lab- oratory testing services

- Supervise sampling of mate-rials

tout écart entre la progression des travaux et le calendrier d'exécution devrait donner lieu à l'élaboration formelle de plans de rattrapage spécifiques destinés à permettre au projet de respecter les contraintes de temps initiales.

511.5 Un grand nombre de fonctions relèvent de l'assurance de la qualité et des inspections. Chaque tâche ne correspond pas nécessairement à une personne en particulier. L'administrateur du projet devrait s'assurer que les tâches suivantes sont accomplies:

- établissement des exigences et des responsabilités re-latives à la revue et à l'approbation des dessins d'atelier;

- inspection des matériaux li-vrés;

- inspection en atelier des matériaux fournis pour les entrepreneurs;

- inspection des travaux en cours;

- observation des vérifications relatives à la main-d'oeuvre spécialisée;

- supervision ou exécution des essais sur le terrain relatifs aux matériaux et aux opérations de construction;

- exécution ou attribution à contrat des essais de laboratoire;

- supervision de l'échantillon-nage des matériaux;

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE OE N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR 29 RESP

OF



CSC;SCC 647 (Rev. 2:83 1


- Supervise checkout and start-up of equipment

- Evaluate test reports

- Conduct final inspection and acceptance

- Perform or supervise field layout work.

511.6 Normally a contractor is required to submit his safety plan for review and approval concurrently with the initial submission of his construction schedule. The safety program should cover the following matters:

- Purpose

- Scope

- Assignment of responsibility

- Establishment of a safety committee and prescription of functions and procedures

- Required safety meetings

- Care and transportation of the injured

- Accident reports

- Fire protection

- Accident investigations

- Protective clothing and equipment for personnel

- External assistance

- supervision de la vérifi-cation et de la mise en service de l'équipement;

- évaluation des rapports d'es-sai;

- inspection et acceptation fi-nales;

- exécution ou supervision des travaux d'arpentage.

511.6 Habituellement, l'entrepreneur doit soumettre son plan de sécurité en même temps que son calendrier d'exécution. Le programme de sécurité devrait englober les points suivants:

- objectif;

- portée;

- attribution des responsabili-tés;

- établissement d'un comité de sécurité et définition des fonctions et des méthodes;

- réunions de sécurité re-quises;

- soin et blessés;

- rapports sur les accidents;

- protection contre les in-cendies;

- enquêtes sur les accidents;

- vêtements et équipement de protection pour le personnel;

- aide de l'extérieur;

transport des

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE


OF


CSC,SCC 647 IRev. 2.83)

e+


- Craft toolbox meetings

- Foremen's safety meetings

- Safety publications

- Special equipment and envi-ronment.

511.7 Normally the client retains personal interest in public relation matters connected with the project. A major project in a small community can have province-wide public affairs im-plications. The project manager should see to it that the following functions are per-formed:

- Attend local business and civic meetings to ensure information is factual

- Develop news releases

- Develop a project sign program

- Maintain a photo file

- Conduct information tours

- Generally foster public un-derstanding and apprecia-tion of the project to maximize support.

- réunions sur le chantier pour les divers groupes de métiers;

- réunions de sécurité pour les contremaîtres;

- publications sur la sécurité;

- équipements et lieux . parti-culiers.

511.7 Habituellement le client s'in-téresse personnellement aux re-lations publiques connexes à un projet. Un grand projet dans une petite communauté peut avoir des répercussions à l'échelle de la province. Le directeur de projet devrait voir à ce que les activités suivantes soient effec-tuées:

- participation à des ren-contres sociales et à des réunions de gens d'affaires pour s'assurer que les renseignements fournis sont exacts;

- élaboration de communiqués de presse;

- élaboration d'un programme de signalisation pour le projet;

- maintien d'un dossier de photographies;

- organisation de visites d'in-formation;

- de façon générale, promotion de la compréhension et de l'intérêt du public à l'égard du projet afin d'obtenir un appui maximal.

RESP CENTRE PAGE DOCUMENT NO SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N 31 ° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR RESP

OF


CSC SCC 647 (Rev. 2/83)

I I* Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

511.8 As construction nears comple-tion, the following services are required for start-up and test of facilities and equipment:

- Review plans and witness pre-operational testing by suppliers and contractors

- Prepare start-up plan

- Prepare maintenance analy-ses for installed equipment

- Prepare operations and maintenance manuals for installed equipment or sys-tems

- Conduct operational and start-up tests

- Arrange for training of operations and maintenance personnel.

511.9 Shortly after a project has been completed, a post-construction evaluation should be carried out.

511.8 À mesure que l'achèvement des travaux se rapproche, il faut prévoir les services suivants pour la mise en service et la vérification des installations et de l'équipement:

- revue des plans d'observation des essais préliminaires effectués par les fournis-seurs et les entrepreneurs;

- préparation du plan de mise en service;

- préparation des analyses d'entretien pour l'équipement installé;

- préparation des manuels d'ex-ploitation et d'entretien pour l'équipement ou les systèmes installés;

- exécution d'essais d'exploi-tation et de démarrage;

- organisation de la formation du personnel d'exploitation et d'entretien.

511.9 Peu après l'achèvement des travaux, il faudrait en faire une évaluation.

(Paragraphs 512 to 599 incl. are not allocated)

(Les paragraphes 512 à 599 inclusivement ne sont pas formulés)

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÈMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 32 RESP

OF

CHAPTER 5, ADMINISTRATIVE MANUAL DE 32 100 CHAPITRE 5 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28


31 Mar 85

28 Feb 85

30 Oct 84

31 Aug 84

SO Jun 84

30 May 84

30 Oct 83 •30 Sept 83

15 Aug 83

30 Jul 83

30 Jun 83

31 May 83

15 Mar 83

30 Jan 83

15 Jan 83

30 Oct 82

e n Jun 82

Program for 85/86 issued.

The project could be shown as a carryover if completion is delayed.

Program for 85/86 submitted.


The project is shown in the RHQ Program for 84/85.


The project is at the shelf stage.



ANNEX "A" tO Chapter 5

LIFE CYCLE OF A PROJECT IN

RHQ CONSTRUCTION PROGRAM

Final completion of project: last invoice received for payment.

Interim completion of project.

Contract awarded.

Tenders called.

Drawings and Specifications at 99%.

Effective approval of project given.

A for P submitted for effective approval.

Concept Drawings and class "B" estimate completed.

Consultants appointed and briefed.

Preliminary approval obtained. Appointment of consultant sought.

A for P sent for preliminary approval.

Feasibility Study and class "D" estimate received.

PWC tasked to prepare Feasibility Study and class "D" estimate for a shelf project.

Publication du programme pour 85/86

Si l'achèvement du projet est re-tardé, les fonds pourraient être reportés

Présentation du programme pour 84/85


Le projet figure dans le programme de l'administra-tion régionale pour 84/85


Le projet est en attente



ANNEXE A au chapitre 5

DURÉE DE VIE D'UN PROJET DANS UN PROGRAMME DE CONSTRUCTION D'UNE ADMINISTRATION RÉGIONALE

gl, 31 mars 85

28 fév. 85

30 'oct. 84

31 août 84

30 juin 84

30 mai 84

30 oct. 83

30 sept. 83

15 août 83

30 juill. 83

30 juin 83

31 mai 83

15 mars 83

30 juin 83

15 jan. 83

30 oct. 82

gl,

30 juin 82

Achèvement définitif du projet: réception de la dernière facture

Achèvement provisoire du projet

Adjudication du contrat

Appel d'offres

Plans et devis terminés à 99%


Présentation de la formule de demande d'approbation (SCC 162)

Achèvement des plans de la phase de conception et des estimations de classe B

Choix et formation des consultants

Approbation préliminaire. Recherche de consultants

Envoi de la formule de demande d'approbation (SCC

162) (stade préliminaire)

Réception de l'étude de faisabilité et des estimations de classe D

Demande à TPC de préparer une étude de faisabilité et une estimation de classe D pour un projet en attente

•

01 FOUNDATIONS 011 STANDARD FOUNDATIONS

012 SPEC FOUNDATION COND

03- SUPERSTRUCTURE 031 FLOOR CONSTRUCTION • 033 STAIR CONSTRUCTION

04 EXT CLOSURE 041 EXTERIOR WALLS

ANNEX NB" tO Chapter 5

WORK BREAKDOWN STRUCTURE & ESTIMATING

LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4

02 SUBSTRUCTURE 021 SLAB ON GRADE

022. BASEMENT EXCAVATION

023 BASEMENT WALLS

032 ROOF CONSTRUCTION

042 EXT DOORS & WINDOWS

05 ROOFING

0111 Wall Foundations 0112 Col. Foundations & Pile Caps 0121 Pile Foundations 0122 Caissons 0123 Underpinning 0124 Dewatering 0125 Raft Foundations 0126 Other Spec. Foundation Cond.

0211 Standard Slab on Grade 0212 Structural Slab on Grade 0213 Inclined Slab on Grade 0214 Trenches, Pits & Bases 0215 Foundation Drainage 0221 Excavation for Basements 0222 Structure Fill & Compact 0223 Shoring 0231 Basement Wall Construction 0232 Moisture Protection 0233 Basement Wall Insulation

0311 Susp Basement Floor Const 0312 Upper Floors Construction 0313 Balcony Construction 0314 Ramps 0315 Special Floor Construction 0321 Flat Roof Construction 0322 Pitched Roof Construction 0323 Canopies 0324 Special Roof Systems 0331 Stair Structure

0411 Exterior Wall Construction 0412 Exterior Louvers & Screens 0413 Sun Control Devices (Ext) 0414 Balcony Walls & Handrails 0415 Exterior Soffits 0421 Windows 0422 Curtain Walls 0423 Exterior Doors 0424 Storefronts

0501 Roof Coverings 0502 Traff Topping & Paving Memb 0503 Roof Insulation & Fill 0504 Flashing & Trim 0505 Roof Openings •

09 ELECTRICAL 091 SERVICE & DISTRIBUT

092 LIGHTING AND POWER

093 SPEC ELECTRICAL SYST

-2-

e LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4

06 INT COST 061 PARTITIONS

062 INTERIOR FINISHES

063 SPECIALTIES

07 CONVEYING SYS

08 MECHANICAL 081 PLUMBING

082 H.V.A.C.

083 FIRE PROTECTION

084 SPEC MECHANICAL SYST

•

0611 Fixed Partitions 0612 Demountable Partitions 0613 Retractable Partitions 0614 Compartments & Cubicles 0615 Int Balustrades & Screens 0616 Interior Doors & Frames 0617 Interior Storefronts 0621 Wall Finishes 0622 Floor 0623 Ceiling Finishes 0631 General Specialties 0632 Built-in Fittings

0701 Elevators 0702 Moving Stair & Walks 0703 Dumbwaiters 0704 Pneumatic Tube Systems 0705 Other Conveying Systems 0706 General Construction Items

0811 Domestic Water Supply Sys 0812 Sanitary Waste & Vent Sys 0813 Rainwater Drainage Sys 0814 Plumbing Fixtures 0821 Energy Supply 0822 Heat Generating System 0823 Cooling Generating System 0824 Distribution Systems 0825 Terminal & Package Units 0826 Controls & Instrumentation 0827 Systems Testing & Balancing 0831 Water Supply (Fire Protect) 0832 Sprinklers 0833 Standpipe Systems 0834 Fire Extinguishers 0841 Special Plumbing Systems 0842 Spec Fire Protection Sys 0843 Misc Spec Sys & Devices 0844 Gen Cons Items (Mech)

0911 High Tension Service & Dist. 0912 Low Tension Service & Dist. 0921 Branch Wiring 0922 Lighting Equipment 0931 Communications & Alarm Sys 0932 Grounding Systems 0933 Emergency Light & Power 0934 Electric Heating 0935 Floor Raceway Systems 0936 Other Spec Sys & Devices 0937 General Construction Items

112 FURNISHINGS

113 SPECIAL CONSTRUCTION

121 SITE PREPARATION

122 SITE IMPROVEMENTS

12 SITE WORK

-3-

• LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4

10 GEN COND OH&P

11 EQUIPMENT 111 FIXED & MOVABLE EQUIP

123 SITE UTILITIES

124 OFF-SITE WORK

1001 Mobilization & mit. Expenses 1002 Site Overheads 1003 Demobilization 1004 Main Off Expense & Profit

1111 Built-in Maintenance Equip 1112 Checkroom Equipment 1113 Food Service Equipment 1114 Vending Equipment 1115 Waste Handling Equipment 1116 Loading Dock Equipment 1117 Parking Equipment 1118 Detention Equipment 1119 Postal Equipment 1120 Other Specialized Equipment 1121 Artwork 1122 Window Treatment 1123 Seating 1124 Furniture 1125 Rugs, Mats & Furn Access 1131 Vaults 1132 Interior Swimming Pools 1133 Modular Prefab Assembles 1134 Specil Purpose Rooms 1135 Other Special Construction

1211 Clearing 1212 Demolition 1213 Site Earthwork 1221 Parking Lots 1222 Roads, Walks, Terraces 1223 Site Development 1224 Landscaping 1231 Water Supply & Dist Sys 1232 Drainage & Sewage Systems 1233 Heating & Cooling Dist Sys 1234 Elec Dist & Lighting Sys 1235 Snow Melting Systems 1236 Service Tunnels 1241 Railroad Work 1242 Marine Work 1243 Tunneling 1244 Other Off-Site Work

•

NIVEAU 3

011 FONDATIONS STANDARD

012 FONDATIONS SPÉCIALES

NIVEAU 2

01 FONDATIONS

ANNEXE B au chapitre 5

STRUCTURE DE FRACTIONNEMENT DES TÂCHES ET ESTIMATIONS

I gl, NIVEAU 4

0111 Fondations des murs 0112 Fondations sur colonnes et

chapeaux de pieux 0121 Fondations sur pieux 0122 Caissons 0123 Reprise en sous-oeuvre 0124 Assèchement 0125 Fondations sur radier 0126 Autres fondations spéciales

•

02 INFRASTRUCTURE 021 DALLE AU SOL 0211 Dalle au sol standard 0212 Dalle au sol renforcée 0213 Dalle au sol inclinée 0214 Caniveaux, fosses et bases 0215 Drainage des fondations

022 EXCAVATION POUR SOUS-SOL 0221 Excavation pour sous-sol 0222 Remblayage et compactage de

construction 0223 Etayage

023 MURS DE SOUS-SOL 0231 Construction des murs de sous-sol

0232 Hydrofugation 0233 Isolation des murs de sous-sol

03 SUPERSTRUCTURE 031 PLANCHERS 0311 Planchers de sous-sol susp. 0312 Planchers d'étage 0313 Balcons 0314 Rampes 0315 Planchers spéciaux

032 TOITS 0321 Toits plats 0322 Toits en pente 0323 Auvents 0324 Toits spéciaux

033 ESCALIERS 0331 Charpentes d'escaliers

04 ENVELOPPE EXT. 041 MURS EXTÉRIEURS

042 PORTES ET FENÊTRES EXTÉRIEURES

0411 Murs extérieurs 0412 Louvres et grilles 0413 Dispositifs de protection

contre le soleil (ext.) 0414 Balustrades et mains courantes

de balcon 0415 Soffites ext. 0421 Fenêtres 0422 Murs rideaux 0423 Portes extérieures 0424 Devantures

•

06 INTÉRIEUR

07 MATÉRIELS DE MANUTENTION MÉCANIQUE

08 MÉCANIQUE

061 CLOISONS

062 FINIS INTÉRIEURS

063 ARTICLES SPÉCIAUX

081 PLOMBERIE

082 C.V.C.A.

- 2 -

NIVEAU 2 NIVEAU 3

05 COUVERTURE

NIVEAU 4

0501 Revêtement de toit 0502 Chapes pour aires de

circulation et membranes de couverture

0503 Isolation de toit et remplissage

0504 Solins et garnitures 0505 Ouvertures dans les toits

0611 Cloisons fixes 0612 Cloisons démontables 0613 Cloisons mobiles 0614 Compartiments et cabines 0615 Balustrades et grillages

intérieurs 0616 Portes et cadres intérieurs 0617 Devantures intérieures 0621 Finis des murs 0622 Planchers 0623 Finis des plafonds 0631 Généralités 0632 Accessoires encastrés

0701 Ascenseurs 0702 Escaliers mécaniques et

trottoirs roulants 0703 Monte-plats 0704 Réseaux de tubes pneumatiques 0705 Autres systèmes de manutention

mécanique 0706 Articles généraux de

construction

0811 Système d'alimentation en eau domestique

0812 Système d'évacuation des eaux usées et d'évent

0813 Système de drainage des eaux de pluie

0814 Appareils de plomberie 0821 Alimentation en énergie 0822 Système générateur de chaleur 0823 Systèmes de refroidissement 0824 Systèmes de distribution 0825 Eléments terminaux et

appareils monoblocs 0826 Appareils de régulation et

instrumentation 0827 Essai et équilibrage des

systèmes •

NIVEAU 3

083 PROTECTION INCENDIE

NIVEAU 2

e

091 BRANCHEMENT ET DISTRIBUTION

092 ÉCLAIRAGE ET ÉNERGIE ÉLECTRIQUE

093 SYSTÈME ÉLECTRIQUES SPÉCIAUX

09 ÉLECTRICITÉ

11 ÉQUIPEMENT 111 ÉQUIPEMENT FIXE ET AMOVIBLE

- 3 -

084 SYSTÈMES MÉCANIQUES SPÉCIAUX

10 CONDITIONS GÉNÉRALES FRAIS GÉNÉRAUX ET BÉNÉFICE

•

NIVEAU 4

0831 Alimentation en eau (protection incendie)

0832 Réseau d'extincterus automatiques

0833 Systèmes de colonnes d'incendie

0834 Extincteurs 0841 Systèmes spéciaux de plomberie 0842 Systèmes spéciaux de

protection incendie 0843 Systèmes et dispositifs

spéciaux divers 0844 Articles généraux de

construction (méc.)

0911 Branchement et distribution haute tension

0912 Branchement et distribution basse tension

0921 Circuits secondaires 0922 Matériel d'éclairage 0931 Systèmes d'alarme et de

télécommunications 0932 Systèmes de mise à la terre 0933 Éclairage et énergie

électrique de secours 0934 Chauffage électrique 0935 Chemins de câbles de plancher 0936 Autres systèmes et dispositifs 0936 Autres systèmes et dispositifs

spéciaux 0937 Articles généraux de

construction

1001 Coûts de mise en chantier et dépenses initiales

1002 Frais généraux du chantier 1003 Coûts de fermeture du chantier 1004 Dépenses principales et

bénéfice relatifs au travail de bureau

1111 Équipement d'entretien fixe 1112 Équipement de vestiaire 1113 Équipement de préparation de

la nourriture 1114 Machines distributrices 1115 Équipement de traitement des

ordures 1116 Équipement de quais de

chargement

- 4 -

NIVEAU 2 NIVEAU 3 NIVEAU 4

112 AMEUBLEMENT

113 CONSTRUCTIONS SPÉCIALES

1117 Matériel des parcs de stationnement

1118 Équipement relatif à la détention

1119 Équipement postal 1120 Autre équipement spécialisé 1121 Oeuvres d'art 1122 Traitement des fenêtres 1123 Sièges 1124 Meubles 1125 Tapis, moquettes et

accessoires

1131 Voûtes 1132 Piscines intérieures 1133 Ensembles modulaires

préfabriqués 1134 Locaux pour usages spéciaux 1135 Autres

12 AMÉNAGEMENT DU 121 PRÉPARATION DU TERRAIN 1211 Déblaiement TERRAIN 1212 Démolition

1213 Terrassement 122 AMÉLIORATION DU TERRAIN 1221 Espaces de stationnement

1222 Routes, allées, terrasses 1223 Agrandissement du terrain 1224 Aménagement paysager

123 SERVICES D'UTILITÉ 1231 Système d'approvisionnement en PUBLIQUE eau et de distribution

1232 Système de drainage et d'égout 1233 Réseau de chauffage et de

refroidissement 1234 Système de distribution

électrique et d'éclairage 1235 Système pour la fonte de la

neige 1236 Tunnels de branchement

124 TRAVAUX HORS-TERRAIN 1241 Travaux ferroviaires 1242 Travaux maritimes 1243 Creusage de tunnels 1244 Autres

•

• BE,RELATIONSHIP , .,N UNIFORMAT AND THE

GOVERhMENT OF CANADA MASTER CONSTRUCTION SPECIFICATIONS

mr..!Ex Ile ChaPter ,

Master 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 '15 16 Construction Gener- Site- Con- Mason- Metals Wood- Ther- Doors Fin- Spe- Equip- Fur- Spe- Con- Me- Elec- Specifications al Re- work crete ry Plas- mal and ishes cal- ment nish- cial veying chani- trical

quire- tic and Win- ties ings Con- Sys- cal ments Mols- dows struc- tems

Design ture tion Total Uniformat Pro- Uniformat Level 2 Level 3 tect Costs:

, 01 Foundations 011 Standard Foundations

012 Spec Foundation Cond

02 Substructure 021 Slab on Grade

022 Basement Excavation .

023 Basement Walls

03 Superstruc- 031 Floor Construction

ture 032 Roof Construction

033 Stair Construction ,

04 Ext. Closure 041 Exterior Walls

042 Ext. Doors & Windows

05 Roofing

06 Int. Const. 061 Partitions .,

062 interior Finishes

063 Specialties : ...

07 Conveying

Sys.

08 Mechanical 081 Plumbing '

082 H.V.A.C.

083 Fire Protection

084 Spec. Mechanical

Syst.

09 Electrical 091 Service & Distribut.

092 Lighting And Power

093 Spec. Electr. Syst.

10 Gen Cond.

OH&P 11111 11 Equipment 111 Fixed & Movable

Equip.

112 Furnishings

113 Special Construction

12 Sitework 121 Site Preparation ., 122 Site Improvements . ,

123 Site Utilities

124 Off-Site Work .

Cost Totaled By V.

GMS Divisons 1

• RELATIONS ENIII/P'UNIFORRAT ET LE DEVIS DIRECTEUR DU GOUVERNEMENT DU CANADA

ANNEXE re chieltro 5

Devis 01 02 03 04 05 06 07 08- 09 10 11 12 13 14 15 16 . directeur Exi- Amena- Ciment Maçon- Métaux Bols - Isola- Portés Pro- Arti- Equi- Ameu- Cons- Maté- Méca- Elec- du gouvernement gel-tees gement none plas- tion et fe- duits cies pement ble- truc- riels nique trici-

gené- du tiques et hy- nètres de fi- spé- ment fions de ma- té raies ter- drofu- nition cieux spé— nuten-

ionception rain gation claies tion Coûts Iniformat méca- Uniformat

Jiveau 2 Niveau 3 nique totaux:

M Fondations 011 Fondations standard ., ,,, „.

012 Fondations spéciales .

)2 Infrastruc- 021 Dalles sur sol

ture

022 Excavat. de sous-sol

023 Murs de sous-sol

)3 Superstruc- 031 Constr. de plancher

ture 032 Construction de toit 1-

033 Construc. d'escalier

)4 Enveloppe 041 Murs extérieurs , -• - '

extérieure 042 Portes & feet. ext. • .

)5 Couverture • , , .

)6 Construc- 061 Cloisons ,-

-fions inté- 062 Finis intérieurs V

rjeures 063 Articles de spécial.

)7 Matériels de • manut. méc.

D8 Mécanique 081 Plomberie

082 C.V.A.C.

083 Protection incendie

084 Systèmes mécaniques -

spéciaux

09 Électricité 091 Branchement & Distr.

092 Éclair.& énerg. élec

093 Syst. électr. spéc.

10 Cond.&Frals

gén.&Bénéf.

11 Équipement 111 Équipement fixe et

amovible

112 Ameublement

113 Constructions spéc.

12 Travaux sur 121 Préparation du terr.

le terrain 122 Amélioration du ter. ,

123 Serv.d'ut.pub.sur t.

124 Travaux hors terrain

Total des coûts par

division du DDG

Project Gross Sq Ft.

AIE( "Do to Chapter 5 BUDGET ESTIMATE

CONSTRUCTION COST SUMARY

Level IA Level 2 Level 3 Level 4 Parameter Measure Unit Quantity Unit Cost Total Cost

01 Foundations 011 Standard Footprint Area SF Foundations

012 Spec. Foun- Footprint Area SF dation Cond

Total Foundations GSF

02 Substructure 021 Slab on Footprint Area SF Structural Grade

022 Basement Footprint Area SF Construction

Total Substructure GSF

03 Superstructure Suspended Flr. SF Area .

Total Structural GSF

04 Ext. Closure - Gross Wall Area SF

05 Roof ing Roof Area SF

06 Int. Const. 061 Partitions Partition Length LE

Building Architectural 062 Interior Gross Floor Area SF Finishes

Total Int. Construction GSF

07 Conveying Sys. Total Stops STOP

Total Architectural GSF

08 Mechanical 081 Plumbing Total Fixtures EA

082 H.V.A.C. Tons Cooling/ TON Meeting

083 Fire Protected Area SF Mechanical Protection

084 Spec. Me- Specify SF chanlcal Syst.

Total Mechanical . GSF

09 Electrical 091 Service & Connected KW KW Olstribut.

092 Lighting And Area Served SF Electrical Power

093 Spec. Eiec- Specify trice! Syst.

Total Electrical GSF

GC 10 Con Cond. OH&P Percent Total % Cost

Eqp. 11 Equipment Specify SF

Total Building GSF

12 Sitework 121 Site Gross Site Area SF Preparation

122 Site Gross Site Area SF improvements --

Site 123 Site Gross Site Area SF Utilities

124 Off-Site Specify (As LS Work Regd.)

Total Sitework GSF

Total Construction (today) GSF

Demolition GSF

Contingencies 1 4 % .

Contingencies il 11 %

Escalation a %

Project a Bid Date

SE-6

Projet

PRÉVISION§ BUDGÉTAIRES SOMMAIRE DES COUTS DE CONSTRUCTION

Surface brute en p1 2

ANNEXE "0" au chapitre 5

Niveau lA Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Paramètre Unité Quantité Coût unitaire Coût total de mesure

01 Fondations 011 Fondations Surface occupée pI 2 standard en plan

012 Fondations Surface occupée p1 2 spéciales en plan

Total pour les fondations SBP

02 infrastructure 021 palles sur Surface occupée p1 2 Structurel SOI en plan

022 Construction Surface occupée pI 2 de sous-sol en plan

Total pour l'Infrastructure Sap

03 Superstructure Surface de plan- pI 2 ' chers suspendus

Total pour la structure SBP

04 Enveloppe ext. Surf. brute/murs pI 2

05 Couverture Surface toit PI 2

06 Constructions 061 Cloisons Largeur cloisons pl intérieures

Immeuble Architectural 062 Finis Surface brute du p1 2 intérieurs plancher

Total pour la construction int. SBP

07 Mat.Manut.Méc. Total des arrêts Arrêt

Total pour l'architecture SBP

08 Mécanique 081 Plomberle Total *coassait- . ch

082 CVAC Tonnes - refrol- Tonne dissement/chauff

083 Protection Zone protégée pI 2 Mécanique Incendie

084 Systèmes Préciser PI 2 meçanlques spacieux

Total pour la mécanique Sep

09 Électricité 091 Branchement kW installés kW et dIstrib.

092 Éclairage et Zone desservie pI 2 Électrique énergie elec

093 Systèmes Préciser elect. spéc.

Total pour l'électricité SBP

CG 10 Cond.gén/Frals Pourcentage du % gén.d bénéfice Coût total

Éq. 11 Équipement Préciser PI 2

Total pour l'immeuble SBP

12 Aménagement 121 Préparation Surface brute du pI 2 du terrain du terrain terrain

122 Amélioration Surface brute du pI 2 du terrain terrain

Enlace- 123 Serv.utilité Surface du PI2

ment publ.sur ter terrain

124 Travaux è Préciser (au 7 l'ext. torr. besoin)

Total pour l'emplacement SBP

Construction totale (aujourd'hui) SBP

Démolition SBP

Réserve pour éventualités I %

Réserve pour éventualités II %

Clause d'échelle mobile %

Date du projet et des soumissions

SE-6

C, 02 == 0» 7» -0 'V - -I

rn =J



PAGE 1

OF DE 8



SUPPLEMENTARY DOCUMENT COMPLÊMENTAIRE

um-mmE EVALUATION OF PROGRAM AND PROJECT ÉVALUATION DES PROGRAMMES ET DES PROJefS

601 PURPOSE/OBJECTIVE

601.1 Program / project evaluation should involve the systematic gathering of verifiable informa-tion on a program/project and_ demonstrable evidence on its results and cost effectiveness.

601.2 Its purpose shotild be to period-ically produce credible, timely, useful and objective findings on program/projects appropriate for resource allocation, program/ project improvement and account-ability.

601.3 Program/project evaluation, as part of the decision making and management process, should not be seen as an exercise in scien-tific research aimed at produc-ing conclusions about programs/ projects and their results. Rather, it should be seen as input to the complex, interac-tive process that is decision making with the aim of producing objective but not necessarily conclusive evidence on the results of programs/projects.

601.4 Program / project evaluation should highlight sound practices with a view to assuring that they will be continued. Criti-cism whenever voiced should be

601 OBJET/OBJECTIF

601.1 L'évaluation d'un programme/projet doit comprendre la collecte systématique de renseignements vérifiables relatifs à ce program-me/projet, ainsi que des preuves tangibles de ses résultats et de sa rentabilité.

601.2 Cette évaluation a pour objet de produire périodiquement des cons-tatations crédibles, pertinentes, utiles et objectives sur les programmes/projets, constatations qui permettent l'affectation des ressources, l'amélioration des programmes/projets et l'imputabi-lité.

601.3 À cet égard, l'évaluation d'un programme/projet dans le cadre du processus décisionnel et de gestion ne devrait pas âtre perçue comme un exercice de recherche scientifique ayant pour but de produire des conclusions sur les programmes/projets et sur les résultats de ceux-ci. Il faut plutôt voir, dans cette évalua-tion, un apport au processus interactif complexe que constitue le processus décisionnel dans le but de produire des constatations fiables, sinon concluantes, sur les programmes/projets et leurs résultats.

601.4 L'évaluation d'un programme/projet doit mettre en lumière des pra-tiques solides et ce, en vue d'assurer le maintien de celles-ci. Les critiques formulées


NO—No NAME — NOM •


CSC•SCO 646 (Rev. 12/83 1

*ifr Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

constructive in order that every one concerned may learn from past mistakes.

602 PROGRAM EVALUATION FRAMEWORK

602.1 An evaluation framework is the basis on which a future evalua-tion is to be built. It outlines what the evaluation is likely to entail and, more critically, describes the infor-mation and data that are to be -collected prior to and during the evaluation. An evaluation framework should include:

a) a statement and discussion of the evaluation issues that are likely to be addressed in the subse-quent evaluation;

b) a list of tentative evalution indicators which will be used to describe the results of the program and how well the program has performed;

c) a description of the information and data requirements needed to investigate and analyze the issues and to measure the indicators, including an identification of which, if any, evaluation data it would be reason-able to collect on an ongoing basis;

d) a description of any program design features needed to collect the information and data re-quirements; and

doivent être constructives, afin que tous les intéressés puissent profiter de leurs erreurs passées.

602 CADRE D'ÉVALUATION DU PROGRAMME

602.1 Un cadre d'évaluation constitue la base des évaluations futures. Il trace un aperçu de la portée éven-tuelle de l'évaluation et, d'un oeil plus critique, décrit les renseignements et les données qui doivent être rassemblés avant l'évaluation et au cours de celle-ci. Un cadre d'évaluation doit comprendre:

a) un énoncé et une étude des aspects sur lesquels l'éva-luation portera vraisembla-blement;

b) une liste des indicateurs provisoires de l'évaluation que l'on utilisera pour décrire les résultats du programme et le rendement de celui-ci;

une description des ren-seignements et données nécessaires à l'enquête et à l'analyse visant les ques-tions, de même qu'à la mesure des indicateurs, y compris, le cas échéant, .la détermination des données d'évaluation qu'il serait raisonnable de rassembler en permanence;

d) une description de toutes les caractéristiques de conception du programme dont on a besoin pour rassembler les données et les rensei-gnements pertinents; et

c)

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTREE EN VIGUEUR 2 RESP.

OF DE CHAPTER 6 ADMINISTRATIVE MANUAL 8




e) a tentative plan for evaluating the component(s), including an estimate of the timing and general requirements of the subsequent evaluation.

602.2 Since two aspects of the de-velopment of the profile and framework are critical: in-volvement of those participating in the program formulation and implementation and flexibility -of the evaluation design, a construcion program evaluation framework will be developed each fiscal year.

603 MINOR.CONSTRUCTION PROJECT EVALUATION FRAMEWORK

603.1 The factors to be considered in the evaluation of the project should include:

- the at-Èainment of the proj-ect objectives;

- the effectiveness of the implementation approach;

- the effectiveness of the organization set up for the project;

- the effectiveness of the controls; and

- the adherence to policies, standards, guidelines and specifications.

603.2 A project evaluation may consi-der any or all the phases of a project, namely:

- need/problem opportunity identification;

e) un plan provisoire d'évalua-tion des éléments, y compris une estimation des délais et, en général, des besoins applicables à l'évaluation subséquente.

602.2 Deux des aspects de l'élaboration du profil et du cadre sont impor-tants, soit la participation des intéressés à la formulation et à la mise en oeuvre du programme et la souplesse de la conception de l'évaluation. C'est pourquoi il y a lieu d'élaborer, chaque année financière, un cadre d'évaluation du programme de construction.

603 CADRE D'ÉVALUATION DES PROJETS DE CONSTRUCTION SECONDAIRES

603.1 Dans l'évaluation du projet, il faut tenir compte des facteurs suivants:

- la réalisation des objectifs du projet;

- l'efficacité des techniques de mise en oeuvre;

- l'efficacité de l'organisa-tion mise en place pour le projet;

- l'efficacité des moyens de contrôle; et

- le respect des lignes de conduite, normes, lignes directrices et spécifica-tions.

603.2 L'évaluation d'un projet peut tenir compte de l'une ou l'autre des phases d'un projet, soit:

- la détermination des possi-bilités, sous l'angle des besoins/problèmes;

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 3 RESP.

OF


iSCC 647 (Rev. 2,83 1

784°


- feasibility study;

- project definition;

- contracting for design;

- concept design;

- detail design; •

- contracting for construc-tion;

- commissioning;

- operation.

604 ATTAINMENT OF OBJECTIVES

604.1 Time Objective

- a comparison of original completion date with actual date;

- a review of milestone control, contract progress, and ahy schedule changes.

604.2 Cost Objective

- a comparison of original total cost considered by the Approval Authority (i.e. the total project cost resulting from the effective projects approval and any preliminary approval - Class "B" development cost) with actual cost;

- a comparison of actual and predicted cash flow;

- une étude de faisabilité;

- la définition du projet;

- l'embauche de contractants pour la conception;

- le plan conceptuel;

- le plan détaillé;

- l'embauche de contractants pour la construction;

- la mise en opération;

- le fonctionnement.

604 RÉALISATION DES OBJECTIFS

604.1 Objectif-temps

- comparaison entre la date prévue et la date réelle d'achèvement des travaux;

- examen des contrôles d'étapes, de l'état d'avancement des travaux commandés et de toute modification apportée au calen-drier des travaux.

604.2 Objectif-coût

- comparaison entre le coût total prévu à l'origine par le responsable de l'approbation (c'est-à-dire le total des frais prévus pour le projet, résultant de l'approbation ef-fective des projets et de toute approbation préliminaire - coût de développement classe B) et le coût effectif;

- comparaison entre les bénéfices nets plus amortissements, ef-fectifs et prévus;

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N° DU DOCUMENT TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 4 RESP.

OF


CSC;SCC 647 (Rev. 2(831


- an examination of the validity of the original contingency fund, and inflation rates;

- an examination of sensitivity and risk analyses effective-ness.

604.3 Performance Objective

- a comparison of what was produced against the initial statement at the time of the effective approval and quali-ty of workmanship and design;

- an examination of whether or not the operational/technical characteristics meet the re-quirement (the degree to which the end product meets user needs);

- the adequacy of training, initial provisioning, docu-ments and manuals, engineer-ing changes, warranty and field services, disposition of replaced equipment, etc.

604.4 Socio-Economic Objective

- the degree to which socio-economic benefits, if any, have been and are expected (following completion of the project) to be achieved.

605 EFFECTIVENESS OF THE IMPLEMENTA- TION APPROACH

For example, the breakdown and definition of the basic units of work, their sequence of exe-cution, and the manner in which these were carried out; the tendering and contracting me-

- examen de la validité de la caisse de prévoyance originale et ce, par rapport aux taux d'inflation;

- examen de l'efficacité des analyses relatives aux diffi-cultés et aux risques.

604.3 Objectif sur le plan du rendement

- comparaison entre ce qui a été produit, l'énoncé initial re-montant à l'approbation effec-tive et la qualité du travail et de la conception;

- examen visant à déterminer si les caractéristiques opération-nelles/techniques ont répondu aux exigences (mesure selon laquelle le produit fini répond aux besoins de l'usager);

- validité de la formation, caractère adéquat de l'ap-provisionnement initial, des documents et des manuels, des modifications techniques, de la garantie et du service sur place, du sort réservé au matériel remplacé, etc.

604.4 Objectif socio-économique

- mesure selon laquelle les avantages socio-économiques, le cas échéant, ont été ou, selon les prévisions, seront réalisés (une fois le projet terminé).

605 EFFICACITÉ DES TECHNIQUES DE MISE EN OEUVRE

Par exemple, l'analyse et la définition des unités de travail de base, leur ordre d'exécution, et la la manière dont elles sont effectuées; les méthodes de soumission et de conclusion des

RESP. CENTRE PAGE



OF



CSC/SCC 647 (Rev. 2/831


thodology including financing/ payment arrangements; the method and measures taken to ensure achievement of socio-economic benefits; quality assurance/ inspection/testing arrangements; and design/engineering change procedures.

606 EFFECTIVENESS OF THE ORGANIZA- TION

For example, the timeliness of formation of project team; the involvement of all parties concerned; the adequacy of the degree of delegation and author-ity by departments to members; and whether the level of member-ship was sufficiently high.

607 EFFECTIVENESS OF CONTROLS

For example, control systems/ method used by the participating departments, the implementation committee and its project team; contractor(s) control mechanisms and special control measures as applicable.

608 ADHERENCE TO POLICIES, STAN- DARDS, GUIDELINES AND SPECIFICA-TIONS

The degree to which these were complied with by all those involved with the project, including contractors.

contrats, y compris les arrange-ments financiers (paiements); les méthodes utilisées et les mesures prises en vue d'assurer l'obten-tion des avantages socio-économi-ques; les arrangements conclus pour le contrôle de la qualité/ l'inspection/la vérification; et les procédures concernant les modifications apportées au niveau de la conception technique.

606 Er2ICACI9É DE L'ORGANISATION

Par exemple, le respect des délais quant à la formation d'une équipe de projet; la participation de tous les intéressés; le caractère adéquat de la délégation, par les services, des pouvoirs aux mem-bres; et la question de savoir si le nombre de membres est assez élevé.

607 EFFICACITÉ DES MOYENS DE CONTRÔLE

Par exemple, la méthode/les systè-mes de contrôle utilisés par les services participants, le Comité de mise en oeuvre et son équipe de projet; les mécanismes de contrôle des contractants; et les mesures de contrôle spéciales applicables les cas échéant.

608 RESPECT DES LIGNES DE CONDUITE, NORMES, LIGNES DIRECTRICES ET SPÉCIFICATIONS

La mesure selon laquelle les participants aux projets, y compris les contractants observent ces textes.

RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE N. DU DOCUMENT 6 RESP TITF1E•DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

OF



C/SCC 647 (Rev. 2/83)

Il 4°


ql,

609 DEFICIENCIES AND PROBLEMS

Examples of deficiencies and problems include: the time required to obtain approvals; unplanned work stoppages; per-sonnel shortages; any out-standing items or activities not completed by project management personnel at time of project termination.

610 LESSONS LEARNED

Lessons learned would cover, inter alia, situations that resulted in changes to depart-mental procedures that might have application to other projects.

611 SUBMISSION TO SENIOR MANAGEMENT

The outcome of the project eval-uation is the Project Evaluation Report. It is to be submitted to DGTS by DARC. Its purpose is to convey precisely what was produced against the initial project objectives, as stated in the A for P at the time of effective project approval by DGTS and to act as a management improvement vehicle in the planning and implementation of future projects.

612 COMPOSITION OF THE EVALUATION TEAM

The evaluation team will be formed from National Headquar-ters and Regional Headquarters resources. It will consist of a minimum of two members, one from each headquarters; for larger projects, the composition of the

- 609 LACUNES ET PROBLÈMES

Voici quelques exemples des lacu-nes et des problèmes qui peuvent survenir: les détails qu'exige l'obtention des approbations; les arrêts de travail imprévus; les pénuries d'employés; tout point ou activité non terminé, à la fin du projet, par le personnel de ges-tion du projet.

610 LEÇONS APPRISES

Parmi les leçons apprises, signa-lons, entre autres, les situations qui entraînent, pour les procédu-res du service, des modifications qui peuvent s'appliquer à d'autres projets.

611 SOUMISSIONS AUX CADRES SUPÉRIEURS

Les résultats de l'évaluation des projets sont consignés dans un rapport d'évaluation de projet que le DBIC doit présenter au DGST. Ce rapport a pour objet de commu-niquer de manière précise ce qui a été réalisé, compte tenu des objectifs fixés au tout début, tel qu'énoncé dans la demande de projet faite au moment où le DGST a effectivement approuvé le projet. Ce rapport permet aussi d'apporter, sur le plan de la gestion, des améliorations en vue de la planification et de la mise en oeuvre des projets à venir.

612 COMPOSITION DE L'ÉQUIPE D'ÉVALUA- TION

L'équipe d'évaluation regroupe des employés de l'Administration centrale et de l'Administration régionale. Cette équipe compte au moins deux membres, provenant de chacune de ces administrations; dans le cas des plus grands pro-

RESP. CENTRE PAGE

DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE CENTRE DE RESP. N° DU DOCUMENT TITRE.DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR 7

OF DE


CSC/SCC 647 (Rev. 283 1

I là° Correctional Service Service correctionnel Canada Canada

team should be based on the scope of the project itself.

613 INITIAL DOCUMENTATION

The initial documentation for each of the projects to be evaluated will be compiled from information avaiiable at NHQ using the proformas at Annex "A". Additional information, if required, will be provided by -RHQ.

614 SELECTION OF PROJECTS, FACTORS, PHASES

The selection of projects, fac-tors and phases will be done by the PM/NHQ in consultation with the RMTS.

615 BRIEFINGS, DE-BRIEFINGS

The Evaluation Team will be prepared to conduct briefings prior to and after the evalu-ation. These briefings should be factual and any criticism voiced, constructive. Proposed recommendations should be dis-cussed with a view to obtaining a concensus.

jets, la composition de l'équipe varie selon l'importance du pro-jet.

613 DOCUMENTATION INITIALE

La documentation initiale pour chacun des projets à évaluer doit être compilée à partir des rensei-gnements disponibles à l'AC en utilisant les formules que vous trouverez à l'annexe A. Des renseignements supplémentaires, le cas échéant, seront fournis par l'AR.

614 SÉLECTION DES PROJETS, DES FACTEURS, DES ÉTAPES

La sélection des projets, des fac-teurs et des étapes est effectuée par l'AP/AC en consultation avec l'ARST.

615 EXPOSÉS

L'équipe d'évaluation doit être préparée à donner des exposés avant et après l'évaluation. Ces exposés doivent s'en tenir aux faits et toute critique formulée doit être constructive. Les recommandations proposées doivent faire l'objet de discussions en vue d'en arriver à un consensus.

(Paragraphs 616-699 incl., not allocated)


RESP. CENTRE PAGE DOCUMENT NO. SUPPLEMENTARY DOCUMENT TITLE EFFECTIVE DATE .CENTRE DE N. DU DOCUMENT 8 RESP. TITRE-DOCUMENT COMPLÉMENTAIRE DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

OF

CHAPIta 6 ADMINISTRATIVE MANUAL DE 8 100 CHAPITRE 6 MANUEL ADMINISTRATIF 1984-09-28

CSC;SCC 647 (Rev. 2.83)

le of Project Project Number

Project programmed FY

RHQ priority

Unforeseen

Reasons for not awarding to lowest: Lowest 3 Tenders:

Date submitted at RHQ

Date submitted at NHQ

Date of prelim. approval

Date of effective approval

Date of PWC tasking

Date consultants appointed

Date of 30% design completion



Date tenders called

Date tenders opened

Date of contract award

te of start of work

e of interim completion

Date of final completion

Length of time given to contractor for completion

Consultants' names and address:

Contract awarded to:

ESTIMATES ORIGINAL REVISED FINAL COST OF COMPLETED PROJECT

Total

ANNEX "A" to Chapter 6

PROJECT EVALUATION Page 1 of 2 GENERAL INFORMATION

Scope of Work

Change Orders and Costs •

Numéro de projet re dü projet

TOTAL DES COÛTS ESTIMÉS ORIGINAUX REVISÉS LE DERNIER

3 plus basses soumissions: Raisons pour ne pas octroyer au bas:

Date de la soumission à l'AR

Date de la soumission à l'AC

Date de l'approbation préliminaire

Date de l'approbation effective

Date de la demande à TPC

Date de la nomination des conseils

Date du stade 33% du design



Date de la demande des soumissions

Date de l'ouverture des soumissions

Date de l'octroi du marché

te du commencement des travaux

e de l'achèvement intérimaire

Date de l'achèvement final

Délai donné à l'entrepreneur pour parachever les travaux

Au programme de AF

Priorité AR

Non prévu

Noms et adresses des conseils:

Marché octroyé à:

TOTAL

ANNEXE A au chapitre 6

EVALUATION DE PROLLer Page 1 de 2 RENSEIGNEMENTS

Portée des travaux

Ordres de changement et coûts •

PROJECT EVALUATION Page 2 of 2 GENERAL INFORMATION

tailed Scope of Work

Justification

Review of General Information •

Users Satisfaction

•

EVALUATION DE PROJET Page 2 de 2 RENSEIGNEMENTS

rte des travaux détaillée

Justification du projet

Revue des renseignements •

OM

Satisfaction des usagers

== Sw. 7:1• - -I '--I rn 70 = RI

archived content contenu archivé - public safety … 103.c6 t4 1984.pdf · grands projets de...

Documents