EC - 29.03.2017

Erik SchmalzIT Berater – Lotus Notes / Domino

Freelancer / Entwickler – Java, Web, VBA

Gelsenkirchen, EntwicklerCamp 2017

29.03.2017

Arbeitsmethodiken, Getting Things Done - GTD, IBM Notes und Domino Navigator

GTD - Agenda EC - 29.03.2017

- Selbstmanagement Methoden, Warum?

- Überblick

- Getting Things Done – Elemente

- Getting Things Done – Umsetzung

- Elektronische Datenverarbeitung

- GTD - IBM Standard Client

- GTD - Domino Navigator

- Fragen & Antworten

GTD – Warum? EC - 29.03.2017

Warum sollte man sich mit Selbstmanagement

Methoden beschäftigen?

GTD – Warum? EC - 29.03.2017

Stress? Manager, Leiter, Vorstand?

Viele Termine, Kontakte und Aufgaben versus Zeitmanagement?

„ Arbeitsbelastung in IT in 2 Jahren um ein Drittel gestiegen“ - WirtschaftsWoche /

Handelsblatt

GTD – Warum? EC - 29.03.2017

Profi Go Spieler

- Macht nichts anderes.

- Erreichen nie 100%.- Kennt seine eigenen Schwächen

GTD – Warum? EC - 29.03.2017

„Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört,

gut zu sein.“Philip Rosenthal

GTD - Übersicht Selbstmanagementmethoden EC - 29.03.2017

ABC-Methode- A-Aufgaben: sehr wichtig- B-Aufgaben: weniger wichtig- C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig

Eisenhower-Methode

Wichtig Unwichtig

Eilig Erledigen Delegieren

Nicht eilig Terminieren AblegenALPEN- Aufgaben aufschreiben- Länge einschätzen- Pufferzeit einplanen (max. 60 % der Arbeitszeit verplanen)- Entscheidungen priorisieren- Nachkontrollieren (was man erreicht hat)

SMART-Methode (Projektmanagement)- Spezifisch: Ziele müssen eindeutig definiert sein- Messbar: Ziele müssen messbar sein. - Akzeptiert: Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden- Realistisch: Was man sich vornimmt muss auch machbar sein.- Termingerecht: Aufgaben zeitlich bindend planen.

Pomodoro-Methode

Aschenputtel-Methode

AMORE-Methode- Ambitiös- Motivierend- Organisiert- Realistisch- Echt

80/20 Regel (auch Pareto-Prinzip genannt)5S/5A „Toyota Arbeitssystems“

Topmanager-Prinzip , 4.30 Uhr aufzustehen, Aufgaben erledigen wenn noch keiner etwas will

GTD – Getting Things Done EC - 29.03.2017

Getting Things Done

GTD – Gründe / Überzeugung EC - 29.03.2017

Meine Gründe- Verbesserung / Optimierung der eigene Arbeitsweise.

- Allgemeingültige Beschreibung für Vorgänge / Abläufe.

Was hat mich überzeugt- Biographie David Allen, Jahrgang 1945.

- Hat nichts anderes gemacht.

- War / Ist für große amerikanische Firmen tätig.

- Weit verbreitet

- Buch und Vermarktung.

- Deutscher Ableger mit zertifizierten Trainer.

- Old School => Beschreibung für Papierwelt außerhalb der EDV

- Keine Einschränkung, für alles einsetzbar.

- Elektronisch einfacher!

- David Allen verwendet selber IBM Notes.

GTD – Nachteile EC - 29.03.2017

Nachteile

- Umstellung der Arbeitsweise & Regeln einhalten.

- Mehraufwand in der Verwaltung.

- Beschreibt keine Teamarbeit, nur ich Perspektive.

GTD – Elemente – Übersicht EC - 29.03.2017

Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen

1. Erfassen => Eingangskörbe, der Start in die GTD-Welt.

2. Durcharbeiten => Eingangskörbe leeren.

3. Organisieren => GTD-Verwaltung / Listenmanagement.

4. Durchsehen => Zeitpläne der GTD-Verwaltung, des Prüfens und Erinnerns.

5. Durchführen => Richtiges Handeln zur richtigen Zeit.

Projekte

- Zustände, Planung und Verwaltung.

Checklisten & Gliederungen

- Werkezuge.

GTD – 1. Erfassen / Eingangskörbe EC - 29.03.2017

„ Man erinnert sich immer dann an Dinge, wenn man damit nichts unternehmen kann.“

Erfassen- Alle „Lose Enden“ einsammeln, erfassen. Wirklich alles!

=> Kopf freimachen, Gedächtnisstütze.

- Jede Idee / Sachverhalt ist genau ein Punkt, ein Blatt Papier / Dokument.

- Schnelles & unkompliziertes festhalten => Papier geht am schnellsten.

=> Notizbuch und Stift immer zur Hand haben

=> Elektronisch unkompliziert für spätere Verarbeitung

=> Handy, Sync-Apps, Sprachaufzeichnungen

- Unschlüssig? => Eingangskorb.

- Wichtig? => Ablageliste Dringend.

Eingangskörbe- Mit mehreren Eingangskörben arbeiten, kurze Wege wählen.

- Regelmäßig durcharbeiten.

- Privat vs. Beruflich, mehrere Orte, nicht mit anderen teilen.

(David Allen ist ein Gegner von Desksharing)

Initialize => 2 h bis 2 Tage …

GTD – 1. Erfassen EC - 29.03.2017

Alles Erfassen?

Alles in den Eingangskorb?

GTD – 1. Erfassen EC - 29.03.2017

Vollständigkeit erzeugt vertrauen in die eigene

Organisationsverwaltung!

GTD – 2. Durcharbeiten EC - 29.03.2017

„Es ist nicht viel Kraft nötig, Dinge zu erledigen,

aber es erfordert sehr viel Kraft, zu beschließen,

was zu tun ist.“Green Hubbard

GTD – 2. Durcharbeiten EC - 29.03.2017

EingangDurcharbeiten

Ja

Müll

Referenz-material

Listen - Grün

Handlungen - Gelb

Entscheidungen - Rot

Sonstiges - Blau

Nein

viele Schritte 1 Schritt

2 min RegelProjekt

Warten auf

VerschiebenDelegierenMachen

Nächste Schritte

Organisieren

Nein

Vielleicht Irgendwann

Ist was zu machen?

Terminkalender

GTD – 2. Durcharbeiten EC - 29.03.2017

Regeln

- Von oben nach unten ohne Prioritäten!

- Immer nur eine Sache bearbeiten.

- Eingangskorb ist kein Aufbewahrungsort, nichts zurücklegen.

- Durcharbeiten - nicht aufräumen oder ordnen!

Working

- Die 2 Minuten Regel kann auch 5, 10 oder … Minuten sein.

- Ist was zu machen?

=> Entscheidungshilfe Münze werfen oder Liste Vielleicht Irgendwann.

- Listen: aktuelle Themen, Warten auf, Irgendwann, nächste Schritte, Projekte ...

„Den Eingang schneller füllen als man diese umsetzen kann, wirkt erzieherisch.“

GTD – 2. Durcharbeiten – nächste Schritte EC - 29.03.2017

Nächste Schritte- Aufgaben / Aktivitäten / TODO‘s …

- Eine durchführbare Handlung aufschreiben!

Falsch: Reifenwechsel

Richtig: Autohändler anrufen, Termin Reifenwechsel

- Klarheit & Zuständigkeit sorgt für Produktivität, gerade bei langfristig angelegte

Projekten ist das ein wichtiger 1. Schritt

- Kategorien / Lokation: Im Büro, Telefonieren, für Zugreisen, bei Oma, Projekt ABC

Warten auf- Das schwächste Glied einer Kette ist oft eine Person, die nicht angemessen auf

Kommunikation innerhalb des Systems reagiert.

GTD – 2. Durcharbeiten EC - 29.03.2017

„Ein falscher Umgang mit Verpflichtungen

ist eine Ursache für Stress!“

GTD – 3. Organisieren EC - 29.03.2017

Listen die man haben sollte- aktuelle Projekte

- Warten auf

- Vielleicht / Irgendwann => optional Wiedervorlage

- Terminkalender

- nächste Schritte

Optional- Wichtig /Dringend

- Aktuelle Anliegen

- Lesen / nochmal durchgehen

Hinweise- Terminkalender ist kein Ort für Aktivitäten!

- Listen mit … Positionen sind schwer zu überblicken => teilen, kategorisieren.

Projekt erst wenn mehr als eine Handlungsaktion vorliegt.

GTD – 4. Durchsehen EC - 29.03.2017

Liste => Erinnerungshilfe

Täglich- Tägliche TODO Liste (Kategorie Aktivitäten)

- Aktivitäten, nächste Schritte

Täglich / Wöchentlich:- Terminkalender

- Eingangskörbe durcharbeiten

Wöchentlich / nach eigenem ermessen- Vielleicht / irgendwann

- Projekte => Stand bewerten

- Warten auf

Jährlich- Einmal das Referenzmaterial ausmisten - „Wegwerftag“.

„Durchsehen so oft, das diese aus den Kopf verschwinden, bzw. das System auf den

aktuellen Stand gebracht wurde und man einen Überblick hat.“

GTD – 5. Durchführen EC - 29.03.2017

Auf Basis eigener Intuition!

Durchführen von Aktivitäten / nächste Schritte – Vertikale Sicht:

- Kontext (Lokation / Ort; im Büro, Auto, zu Hause, auf Reisen …)

- Verfügbare Zeit

- Verfügbare Energie

- Priorität (Kategorisierung!?)

Keine klare Sicht? Dann klein Anfangen und von unten nach oben

durcharbeiten. Dabei sind Prioritäten von oben nach unten zu betrachten.

GTD - Projekt EC - 29.03.2017

Projektliste = Verzeichnis aller losen Enden

Ebenen für Projekte

- Sinn des Lebens

- Ziele 3 bis 5 Jahre

- Ziele 1 bis 2 Jahre

- Verantwortungen

- Aktuelle Projekte

GTD - Projekt EC - 29.03.2017

Natürliche Projektplanung

1. Zeck

- Warum mache ich das? => Kreativität und Motivation, Richtung und Antrieb.

2. Ergebnisse

- Beim Namen nennen, muss messbar / überprüfbar sein.

- Ergebnisse erfragen: Wie sieht es aus wenn es abgeschlossen ist?

3. Brainstorming

- Quantität anstatt Qualität, nichts Verurteilen, es muss die Gedanken erweitern

und nicht einschränken.

- Wenn es geht dann anlog, fördert die Kreativität. (Flipchart, Zettel …)

4. Organisieren

- Ideen sortieren, Reihenfolge und nächste Schritte festlegen.

5. Nächste Schritte

- Machen.

Abschluss / Resümee

GTD - Projekt EC - 29.03.2017

Unnatürliche Projektplanung

- Ergebnisse ohne Zweck

- Organisation vor Brainstorming

GTD - Projekt EC - 29.03.2017

Referenzmaterial / Ablage

- Kein Bezug zu Projekte, Prioritäten oder einer Wertung

- Keine Aktionen / Handlungen hinterlegen

z.B.: Kontakt- Telefonlisten, NAB

Checklisten

- TODO Liste oder Handlungsanweisungen

- Erinnerung / Gedächtnisstütze mit Kontrollfunktion.

- dynamisch, fortlaufend erweitern

GTD – Richtiges Arbeiten EC - 29.03.2017

Tipps- Zuerst Ordnung / Überblick schaffen, tägliche TODO Liste erstellen – Stichpunktartig.

- Früh die schwierigen, unangenehmen Aufgaben erledigen.

- Meetings sollten am Ende immer „nächste Schritte“ beschließen.

- Gedanken & Ideen zu anderen Themen aufschreiben und weiter arbeiten.

- So viel planen / organisieren das der Kopf frei ist und nicht weiter ablenkt.

- Große unübersichtliche Listen unterteilen / kategorisieren (oder Such- &

Filterfunktion).

- Kleidung der Arbeit anpassen.

- Erinnerungshilfen, z.B. Tür., Autoschlüssel …

- Teile und herrsche.

- Ablenkungen vermeiden.

Ablenkungen, 100% Verfügbarkeit? - Wenn möglich Arbeit nicht unterbrechen! Zeit des Neueinstiegs in Betracht ziehen!

- Ursachenforschung: Mail, Chat, Telefon, Unruhe am Arbeitsplatz?

- Mail Benachrichtigung abschalten, wichtiges erfolgt eh per Telefon.

- Ruhezeiten / Raum vereinbaren oder

- Manager-Methode: 4:30 Uhr aufstehen; Zeit für Aufgaben ohne Störungen.

GTD – Fazit EC - 29.03.2017

Kerngedanke Getting Things Done

- Alle Aufgaben und Gedanken aufschreiben, um konzentrierter arbeiten zu können

… den Kopf frei machen.

- Kontrolle und Übersicht aller anstehenden Aufgaben bzw. Projekte.

- Nichts wird vergessen.

- Ein neues Arbeits- und Lebensgefühl, spätestens nach 2 Wochen!

Regeln für die Umsetzung der GTD-Arbeitsweise

- Alles erfassen und dabei der eigenen Ablage vertrauen!

- Regelmäßiges durcharbeiten diverser Listen.

„Das hätte ich noch machen sollen. “ oder „Das darf ich nicht vergessen.“ sollten

dann der Vergangenheit angehören.

GTD – EDV EC - 29.03.2017

Projekthandling- Jedes Projekt bring seine eigenen Eigenheiten mit sich, jedes Projekt wird anders

behandelt, deshalb ist Software für Projektplanung oft unflexible.

Vorteile EDV

- Suche

- Mehrere Ablagemöglichkeiten (Verweise)

- Schnelle Erfassung & Verarbeitung

Nachteile EDV

- Backupstrategie für hohe Langlebigkeit

- Mehrfaches vorkommen

Vorteile Papier

- Unkompliziert & günstig

- Langlebigkeit

- Flexibler

Nachteile Papier

- Suche => Verwaltung & Logistik

- Einmalige Ablage / Zuordnung

- Platz

GTD – Das Wesen der Datenverarbeitung EC - 29.03.2017

EingangDurcharbeiten

Ja

Müll

Referenz-material

Nein

viele Schritte 1 Schritt

2 min RegelProjekt

Warten auf

VerschiebenDelegierenMachen

Nächste Schritte

Nein

Vielleicht Irgendwann

Ist was zu machen?

Terminkalender

Listen-Management

Dokumente – Grün

- Projekte (Container)

- Dokumente (Ref)

- Aktivitäten

Aktivität => Projekt

Dokument => Projekt

Dokument <=> Aktivität

Suche in Listen, oder Anzahl reduzieren

Listen = Ordner, Ansichten, Kategorien (Ansichten/Ordner) oder Stichpunkte

GTD – EDV EC - 29.03.2017

Texteditor und Filesystem sind die einfachsten Mittel um die GTD Methode umzusetzen.

GTD – IBM Notes EC - 29.03.2017

Mail DB = Eingangskorb

Ordnerstruktur = Ablage, mit Sonderzeichen vorsortieren => „-“

Mail-Ordnerablage

- Nächste Aktionen

- Warten auf

- Irgendwann

- Terminkalender

- Abgeschlossen, erledigt

- Ablage / Referenzmaterial

=> alt bekannte Ordner- Projektablage

- Eingangsordner regelmäßig leeren

- Ordnerlisten sichten/durcharbeiten

Oder Persönliche Journal mit Kategorisierung.

GTD – IBM Notes - Swiftfile EC - 29.03.2017

Download SwiftFile 4.2.1 for IBM Notes Client 9.0.1

http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg24035896

GTD – IBM Notes EC - 29.03.2017

GTD IBM Lotus Notes, 10$, Leseprobe:

https://gtdconnect.com/store/product.php?productid=16276&cat=0&page=1

Mail Template

http://www.eproductivity.com

GTD – Domino Navigator EC - 29.03.2017

Domino Navigator – Toolsammlung für NotesSiehe 1. Vortrag: 1001 Use-Cases für Notes- Entwickler, Admins und Poweruser

Tool Notizbuch wurde nach der GTD-Lehre umgesetzt.

Domino Navigator 2.5 - 17.01.2017

http://www.mediafire.com/file/5hh11fr27q7aeqc/domNav_25_170113.zip

GTD – DomNav - Dokumente EC - 29.03.2017

Eingang / Erfassung , Dokument, Aktivität, Projekt & Symbolleiste

GTD – DomNav – Eingang EC - 29.03.2017

Erfassung / Eingang / Durcharbeiten

Projektzuordnung ist keine Pflicht

GTD – DomNav – Konfiguration EC - 29.03.2017

Domino Navigator Extensions: Erfassen, Übernehmen & Suchen

Konfiguration für Projekte, Dokumente, Aktivitäten und Eingang

- Formatierung / Schrift; - Textbausteine; - eigene QuickActions

GTD – DomNav – Dokument EC - 29.03.2017

Textformatierungen & Textbausteine / Versionierung

GTD – DomNav – Dokument EC - 29.03.2017

Verbindung zu QuickActions

GTD – DomNav – Projekt EC - 29.03.2017

Zustände: aktuelles Projekt, warten auf, irgendwann und erledigt

Phasen, Bemerkung & Zugriff

Teilprojekte & Termine; Umbenennen => Alle Dokumente

GTD – DomNav – Listen / Ansichten EC - 29.03.2017

Ansichten => Listen; Eingangskorb, Projektzustände, Ablage & Referenz, Checklisten

Ansichtskategorien => Listen, bei Aufgaben

1. Notizbuch\2. Projekte = aktuelle Projekte

GTD – DomNav - Checklisten EC - 29.03.2017

Checklisten: Vordefiniert, Individuell oder Vordefiniert und individuell angepasst.

GTD – DomNav - Checklisten EC - 29.03.2017

QA Hintergrundaktion für Checklisten mit Mailzustellung

GTD – das Buch EC - 29.03.2017

Buch: Wie ich die Dinge geregelt kriege

http://gettingthingsdone.com

GTD – Was immer gilt EC - 29.03.2017

Edwards Gesetz

besagt, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional

zur verbleibenden Zeit steigt.

Oder einfacher ausgedrückt: Je näher die Deadline rückt, desto mehr klotzt man ran.

GTD - Fragerunde EC - 29.03.2017

Fragen?