ANNEE ROTARIENNE ANNEE ROTARIENNE 2008-20092008-2009

PRESIDENT INTERNATIONALPRESIDENT INTERNATIONALDong Kurn (D.K.) LEEDong Kurn (D.K.) LEE

GOUVERNEUR DU DISTRICT 1680GOUVERNEUR DU DISTRICT 1680Pierre HAASPierre HAAS

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UN CLUB PERFORMANT EST CAPABLE DEUN CLUB PERFORMANT EST CAPABLE DE

- Maîtriser et accroître son effectifMaîtriser et accroître son effectif- Monter des actions réussiesMonter des actions réussies

- Soutenir la FondationSoutenir la Fondation

REUNIONS STATUTAIRES REUNIONS STATUTAIRES DU CLUBDU CLUB

1)1) Préparer la liste des membres pour Préparer la liste des membres pour émargement (permet le calcul de l’assiduité)émargement (permet le calcul de l’assiduité)

2 )2 ) Donner lecture de la Lettre du GouverneurDonner lecture de la Lettre du Gouverneur

3)3) Demander un compte-rendu au Conférencier Demander un compte-rendu au Conférencier pour le publier dans le bulletin du clubpour le publier dans le bulletin du club

4)4) Remettre une carte de présence aux visiteurs Remettre une carte de présence aux visiteurs rotariens (étrangers au club)rotariens (étrangers au club)

5)5) Prévoir quelques insignes en cas de demandePrévoir quelques insignes en cas de demande

ASSIDUITEASSIDUITEEst compris dans le calcul d’assiduité d’un membre sa Est compris dans le calcul d’assiduité d’un membre sa présence ou sa participation : présence ou sa participation :

à une action du club, une manifestation ou une réunion du à une action du club, une manifestation ou une réunion du club parrainée par celui-ciclub parrainée par celui-ci

à une réunion du comité de club ou commission à laquelle il à une réunion du comité de club ou commission à laquelle il appartientappartient

à une réunion statutaire d’un autre club, et cela dans tous à une réunion statutaire d’un autre club, et cela dans tous payspays

(le comptage de toutes les présences ne pourra en aucun cas (le comptage de toutes les présences ne pourra en aucun cas dépasser le nombre des réunions statutaires du club)dépasser le nombre des réunions statutaires du club)

A envoyer dès votre dernière réunion mensuelle ou au plus A envoyer dès votre dernière réunion mensuelle ou au plus tard avant le 5 du mois suivant à tard avant le 5 du mois suivant à

Armand Gresser : Armand Gresser : armand.gresser@wanadoo.frarmand.gresser@wanadoo.fr

BULLETIN DU CLUBBULLETIN DU CLUBParfait outil de communicationParfait outil de communication

Fréquence de parution : au choix du clubFréquence de parution : au choix du club

Y faire figurer, entre autres,Y faire figurer, entre autres,

- Le programme des conférencesLe programme des conférences- Les actions en cours ou prévuesLes actions en cours ou prévues- Les manifestations du clubLes manifestations du club- Les points importants décidés au ComitéLes points importants décidés au Comité- Les « News » de l’Interclubs (s’il existe)Les « News » de l’Interclubs (s’il existe)- Admissions, démissions, mutations ou distinctions des Admissions, démissions, mutations ou distinctions des

membresmembres- l’assiduitél’assiduité- Date de l’Assemblée de District, de la Conférence de Date de l’Assemblée de District, de la Conférence de

District, Visite du Gouverneur, etc….District, Visite du Gouverneur, etc….

COMITECOMITE

- Convoquer les membres du comité ou faire un Convoquer les membres du comité ou faire un rappelrappel

- Préparer l’ordre du jour pour le PrésidentPréparer l’ordre du jour pour le Président

- Planifier la prochaine date du comitéPlanifier la prochaine date du comité

- Etablir le Procès-verbal de la séance Etablir le Procès-verbal de la séance et le diffuser aux membres du Comitéet le diffuser aux membres du Comité

- Prévoir et organiser la visite du GouverneurPrévoir et organiser la visite du Gouverneur

ASSEMBLEEASSEMBLEE GENERALE DU CLUBGENERALE DU CLUB

Doit avoir lieu avant le 31 décembreDoit avoir lieu avant le 31 décembre

Trois semaines avant l’Assemblée GénéraleTrois semaines avant l’Assemblée Générale : :

Envoyer la lettre de convocation à tous les membres du club, Envoyer la lettre de convocation à tous les membres du club, en y joignant la liste des membres du nouveau comité qui sont en y joignant la liste des membres du nouveau comité qui sont à élireà élire

(les rotariens empêchés d’assister à cette réunion ont la (les rotariens empêchés d’assister à cette réunion ont la possibilité de donner un pouvoir ou de voter par possibilité de donner un pouvoir ou de voter par correspondance « double enveloppe » et l’adresser au correspondance « double enveloppe » et l’adresser au Secrétaire du club (en conformité avec les statuts du club).Secrétaire du club (en conformité avec les statuts du club).

A l’issue de l’Assemblée Générale : A l’issue de l’Assemblée Générale :

- dresser un procès-verbal- dresser un procès-verbal- communiquer à Evanston les coordonnées des dirigeants - communiquer à Evanston les coordonnées des dirigeants élus en utilisant le formulaire prévu à cet effet que vous élus en utilisant le formulaire prévu à cet effet que vous recevez fin octobre recevez fin octobre

COMMENT PARRAINER UN NOUVEAU MEMBRECOMMENT PARRAINER UN NOUVEAU MEMBRE

FORMULAIRE 254-FR (à commander à Zürich)FORMULAIRE 254-FR (à commander à Zürich) inviter le futur membre à assister à quelques réunions inviter le futur membre à assister à quelques réunions statutaires du clubstatutaires du clubRemplir le formulaire ci-dessus, le faire passer au comité Remplir le formulaire ci-dessus, le faire passer au comité du club qui votera. A l’issue du vote, envoyer une lettre du club qui votera. A l’issue du vote, envoyer une lettre circulaire à tous les membres, circulaire à tous les membres, – comprenant les nom et prénom du candidat, la date de comprenant les nom et prénom du candidat, la date de

naissance, la profession, les adresses privée et naissance, la profession, les adresses privée et professionnelle, téléphone, e-mail, prénom du conjoint, professionnelle, téléphone, e-mail, prénom du conjoint, le nom du parrain, le nom du parrain,

aux fins de leur demander leur accord ou objection aux fins de leur demander leur accord ou objection éventuelle mais motivée, dans les dix jours statutaires.éventuelle mais motivée, dans les dix jours statutaires.

Si objection motivée, la soumettre au Comité qui décideraSi objection motivée, la soumettre au Comité qui décideraSi accord unanime, convenir d’une date d’admission entre Si accord unanime, convenir d’une date d’admission entre le Président, le parrain et l’impétrant.le Président, le parrain et l’impétrant.

ADMISSIONADMISSIONPrésentation du nouveau membre par le Présentation du nouveau membre par le parrainparrainIntronisation par le Président qui remet Intronisation par le Président qui remet l’insigne du R.I. et une pochette comprenant l’insigne du R.I. et une pochette comprenant

– Le Manuel de Procédure Le Manuel de Procédure (vous pouvez vous le procurer à Zürich réf. 035-FR)(vous pouvez vous le procurer à Zürich réf. 035-FR)

– L’annuaire des Rotary ClubsL’annuaire des Rotary Clubs– Le bulletin du clubLe bulletin du club– La carte d’identité La carte d’identité (à établir et à signer par le Secrétaire et le membre)(à établir et à signer par le Secrétaire et le membre)

– Le diplôme du nouveau membreLe diplôme du nouveau membre– Une documentation sur Polio +, le Rotary en bref, Une documentation sur Polio +, le Rotary en bref, – le Critère des 4 Questions, le Critère des 4 Questions, – le Rotary en actionsle Rotary en actions

Engagement de l’impétrantEngagement de l’impétrant

Admissions et DémissionsAdmissions et Démissions

en informer en informer impérativement:impérativement:

1/Zürich (à l’aide du formulaire « Changement de 1/Zürich (à l’aide du formulaire « Changement de données » commander en ligne : www.rotary.org données » commander en ligne : www.rotary.org (page 30 du catalogue)(page 30 du catalogue)

2/Le Gouverneur, 2/Le Gouverneur, 3/La Revue « Le Rotarien » 3/La Revue « Le Rotarien »

et garder un exemplaire pour les archives du clubet garder un exemplaire pour les archives du club

DIVERSDIVERSVeiller à une bonne mise à jour des coordonnées des Veiller à une bonne mise à jour des coordonnées des membres auprès de la Revue « Le Rotarien ». Vous membres auprès de la Revue « Le Rotarien ». Vous recevrez, en temps utile, tous les documents nécessaires recevrez, en temps utile, tous les documents nécessaires à cet effet et il est impératif de les remplir poste par à cet effet et il est impératif de les remplir poste par poste, ex. année de naissance, année d’admission, poste, ex. année de naissance, année d’admission, prénom du conjoint, classification, etc.. (délai pour le prénom du conjoint, classification, etc.. (délai pour le retour de la mise à jour : début avril par écrit et fin avril retour de la mise à jour : début avril par écrit et fin avril par e-mail)par e-mail)

Pour toute demande de Paul Harris Fellow, compléter le Pour toute demande de Paul Harris Fellow, compléter le formulaire 123-FR formulaire 123-FR (page 15 du catalogue – en ligne (page 15 du catalogue – en ligne www.rotary.orgwww.rotary.org)) et l’envoyer à Zürich trois semaines avant la remise du P et l’envoyer à Zürich trois semaines avant la remise du P H F.H F.

Assister obligatoirement à l’Assemblée de District et à la Assister obligatoirement à l’Assemblée de District et à la Conférence de District (inviter tous les membres du club Conférence de District (inviter tous les membres du club à venir, surtout les nouveaux membres et le comité) à venir, surtout les nouveaux membres et le comité)

CALENDRIER DE RAPPELCALENDRIER DE RAPPEL

JuilletJuillet Préparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1Préparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1erer juillet juillet

JanvierJanvierPréparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1Préparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1erer janvier janvier

Rappel Rappel : les coordonnées pour l’Official Directory doivent parvenir au : les coordonnées pour l’Official Directory doivent parvenir au Siège avant le 31 janvier Siège avant le 31 janvier

MaiMaiPréparer les certificats de pouvoirs des délégués votants du club à la Préparer les certificats de pouvoirs des délégués votants du club à la Convention du Rotary Convention du Rotary

JuinJuinPréparer votre rapport annuel du clubPréparer votre rapport annuel du clubRemettre à votre successeur tous les dossiersRemettre à votre successeur tous les dossiersEtablir les fiches d’identitéEtablir les fiches d’identité

CONTACTS UTILESCONTACTS UTILES Rotary international : www.rotary.orgRotary international : www.rotary.orgDistrict 1680 : District 1680 : http://www.rotary1680.orghttp://www.rotary1680.orgRotary International – site francophone : Rotary International – site francophone : www.rotary-francophone.orgwww.rotary-francophone.orgRotary Bureau Europe Afrique : Witikonerstrasse Rotary Bureau Europe Afrique : Witikonerstrasse 15 – CH 8032 ZÜRICH – e-mail : 15 – CH 8032 ZÜRICH – e-mail : NgocLinh.Chau@rotary.orgNgocLinh.Chau@rotary.orgPierre HAAS – Gouverneur District 1680 – Pierre HAAS – Gouverneur District 1680 – haas.pierre@evc.nethaas.pierre@evc.netMarie-Louise TISSOT – Secrétaire District – Marie-Louise TISSOT – Secrétaire District – ml.tissot@evc.netml.tissot@evc.netChristian EINHORN – Trésorier – Christian EINHORN – Trésorier – christian.einhorn@mazars.frchristian.einhorn@mazars.frNorbert CLERY – Lettre du Gouverneur –Norbert CLERY – Lettre du Gouverneur –ndcclery@noos.frndcclery@noos.frArmand GRESSER – Assiduité – Armand GRESSER – Assiduité – armand.gresser@wanadoo.frarmand.gresser@wanadoo.fr