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Anja Nielitz, Travel Managerin Central Europe,arbeitet in der Deutschen Konzernzentrale von Capgemini in Berlin, nahe dem Potsdamer Platz.

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Frau Nielitz, Capgemini ist ein fran-zösisches Unternehmen. Spiegelt

sich das in der Unternehmenskultur?Nur zum Teil. Ich habe viel mit französischen

Kollegen zu tun, aber Capgemini ist inter-national ausgerichtet und die Firmensprache

ist Englisch. Zudem verwaltet jedes Land sein eigenes Budget. Das Management sitzt zwar in

Paris, aber unser Global Travel Director arbeitet an zwei Standorten: in Paris und in Montreal. Dank der modernen Videokonferenztechnik und einer nur sechsstündigen Flugzeit zwischen beiden Städten ist das alles kein Problem mehr.

Woran arbeiten Sie in dieser Woche im Bereich des Travel Managements? Ein großes aktuelles Projekt ist zurzeit die Hotelaus-schreibung für 2014, bei der wir die Hotelraten glo-bal verhandeln. Bei unserer Planung nutzen wir ein Online-System, über das wir sehen, welche Angebote in Frage kommen und wo wir gegebenenfalls nachverhan-deln müssen. Außerdem bereite ich den nächsten Quar-talsreport vor. Dabei geht es darum, die Reisekosten Zentraleuropa für unsere Business-Units (Consulting, Technology, Outsourcing und Local Professional Ser-vices) und die entsprechenden Firmen aufzubereiten.

Für welche Staaten Zentraleuropas koordinieren Sie das Travel Management? Neben Deutschland zählen dazu Österreich, die Schweiz, Ungarn, Tschechien und die Slowakei. In jedem Land

habe ich Travel-Support-Kollegen, mit denen ich regel-mäßig im Kontakt stehe.

Für welche Berufsgruppen von Capgemini gehört Reisen mit zum Arbeitsalltag? Bei uns reisen die Consultants sowie das Management und die Mitarbeiter der Sales-Abteilung. Während die Sales-Mitarbeiter oft Ad-hoc-Flüge buchen, sind die Berater im Rahmen längerer Projekte unterwegs. In der Regel reisen sie montags zum Kunden und don-nerstags wieder zurück. Es gibt zahlreiche Langzeit-projekte, die mehrere Monate dauern. Dann über-nachten unsere Mitarbeiter nicht im Hotel, sondern in Mietapartments.

Ein Blick auf die Kennzahlen: Sind Flugreisen im Travel Management der höchste Kostenfaktor?Ja, die Flugreisen stehen an erster Stelle. Danach fol-gen die Hotelkosten. Insgesamt gesehen ist unser Reise-volumen in den vergangenen Jahren relativ konstant geblieben. Im Jahr 2012 hatten wir allein für Zentral-europa 26.000 Flugtickets und nahezu 100.000 Reise-kostenabrechnungen.

Welche Reiseziele werden von Capgemini in Deutschland häu g gebucht? Die Destinationen sind natürlich immer abhängig von den laufenden Beratungsaufträgen. Aktuell wer-den beispielsweise von unseren Mitarbeitern recht viele Flüge nach Helsinki gebucht. Generell liegt der Hauptanteil unserer Flugreisen bei Flügen innerhalb

RAN AN DEN SPECK2014 werden die Hoteliers versuchen, eine Preissteigerung von 4 bis 6 % durchzusetzen. Advito, die unabhängige Bera-tungssparte von BCD Travel, hat für Einkäufer von Hotel-nächten einen Strategieleitfaden zusammengestellt, mit dem sie die Erwartungen der Hotelbe-treiber zurückschrauben können. Den kompletten »2014 Industry Forecast« können Sie unter www.bcdtravel.de/white_pa-pers_de oder per QR-Code herunterladen.

»KEEP IST SIMPLE«CAPGEMINI ZÄHLT ZU DEN TOP 5 IN DER UNTERNEH-MENSBERATUNG. FÜR DAS GLOBAL AGIERENDE UNTERNEHMEN WIRD ES ZUNEHMEND WICHTIGER, SEIN TRAVEL MANAGEMENT ZU FOKUSSIEREN.

ANJA NIELITZ LEITET DAS TRAVEL MANAGEMENT ZENTRALEUROPA. IM INTERVIEW VERRÄT SIE, WIE SIE IHRE PHILOSOPHIE »KEEP IST SIMPLE« ZUSAMMEN MIT BCD TRAVEL IM REISEMANAGEMENT REALISIERT.

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BERATUNG WELTWEIT

Capgemini beschäftigt in 44 Ländern mehr als 125.000 Mitarbeiter. Die deutschen Standorte liegen in Berlin,

Dortmund, Düsseldorf, Hamburg, Hannover, Lahr,

Lübeck, Köln, Menden,München, Nürnberg,

Offenbach, Stuttgart und Troisdorf.

anja nielitz arbeitet seit zweieinhalb Jahren als Travel Managerin für Zentral-europa bei Capgemini. Am deutschen Hauptsitz in Berlin koordiniert sie das Reise-management für Deutschland und fünf weitere europäische Staaten. Die gelernte Reiseverkehrskauffrau arbeitete nach ihrer Ausbildung zunächst als Reiseberaterin und als Sales & Key Account Managerin. Was sie an ihrer Arbeit besonders schätzt, ist die Vielschichtigkeit des Aufgabengebietes. Wenn sie selbst auf Geschäftsreise

geht, iegt sie zumeist zum Capgemini Hauptsitz nach Paris. Privat reist die gebürtige Berlinerin gern in die USA.

Deutschlands und Europas. Interkontinentalfl üge ge-hen vor allem in die USA und nach Indien.

Welche Leistungen erbringt BCD Travel für Sie? Das Portfolio umfasst sämtliche Buchungen: Flüge, Bahnreisen, Mietwagen und Hotels. Unsere Mitar-beiter buchen entweder online oder rufen direkt beim BCD Travel Service Team in Münster an. Das Team arbeitet exklusiv für uns und ist die Stelle, wo operativ gesehen alle Fäden zusammenlaufen.

Welche Online-Tools nutzen die Reisenden für ihre Buchungen? Zum einen gibt es für alle Buchungen eine Online-Plattform. Dort können die Mitarbeiter ihre Reisewege recherchieren und die Daten direkt eingeben. Zum ande-ren gibt es eine Travel-Management-Intranetseite, die BCD Travel für uns pfl egt und die viele Anwender so-zusagen als Startpunkt nutzen. Dort sind zum Beispiel aktuelle Travel-News hinterlegt, Listen der Hotels und Mietwagenanbieter und auch unsere Reiserichtlinie.

Bearbeiten die BCD Travel Mitarbeiter auch Ge-nehmigungsprozesse für die Reisebuchungen? Zu den Aufgaben des BCD Travel Service Teams zählt auch die Bearbeitung des kompletten Reise-genehmigungsprozesses. Dabei wird im Buchungssys-tem automatisch geprüft, ob eine Reise den hinterlegten Voraussetzungen entspricht. Wenn nicht, beraten die BCD Travel Mitarbeiter im Sinne der Best-Buy-Philosophie oder informieren über die im konkreten Fall weiterführenden notwendigen Abstimmungen. Das Team in Münster bearbeitet sämtliche Buchungen aus Zentraleuropa und leistet sehr gute Arbeit.

Wie ist die Zusammenarbeit mit BCD Travel auf Ihrer Arbeitsebene strukturiert?

Im Prinzip hat BCD Travel den Aufbau unseres Travel Managements gespiegelt. Meine Ansprechpart-nerin bei BCD Travel, Tanja Groß, ist genau für die sechs Länder zuständig, die ich selbst verantworte. Analog dazu gibt es in jedem weiteren europäischen Land einen eigenen BCD Travel Key Accounter, so zum Beispiel in Großbritannien und in Frankreich. Auch unser Global Travel Director hat einen direk-ten Ansprechpartner, der in Düsseldorf arbeitet. Diese Aufteilung erleichtert die Kommunikation und man kann sagen: Alle sind miteinander in Kontakt.

Wie lange arbeiten Capgemini und BCD Travel bereits zusammen?Die Anfänge der Zusammenarbeit reichen zurück bis in die Mitte der 1990er-Jahre. Die Kooperation hat sich sukzessive weiterentwickelt. Nach verschiedenen Firmenzukäufen hat Capgemini in den letzten Jahren auch im Travel Management viele Prozesse harmo-nisiert – mit BCD Travel als unserem Business-Tra-vel-Management-Dienstleister. 2011 haben wir das Reisemanagement dann global ausgeschrieben und uns erneut für BCD Travel entschieden. Seitdem arbeiten wir in allen europäischen Ländern und in Indien aus-schließlich mit BCD Travel zusammen. Auf dem US-Markt ist ein amerikanisches Reisebüro für uns aktiv.

Wie ist die Zusammenarbeit mit BCD Travel in puncto Reporting organisiert? Es gibt ein globales Reporting, das BCD Travel für uns erstellt und dabei Daten aus verschiedenen Her-kunftsquellen konsolidiert – wie etwa die Daten aus den USA. BCD Travel ist auch im Bereich Datenkon-solidierung sehr fl exibel in der Zusammenarbeit, selbst dann, wenn wir zum Beispiel ein weiteres Repor-tingelement in die Datensätze aufnehmen möchten. Dahinter steckt schon erheblicher Aufwand. Bei den

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DURCH BERATUNG ZUM ERFOLG

Das Unternehmen zählt weltweit zu den Top-5-Dienstleistern für Management- und IT-Beratung, Technologie sowie Outsourcing und gilt als größte Unternehmensberatung europäischen Ursprungs. Der Hauptsitz befindet sich in Paris. Der Umsatz im Geschäftsjahr 2012 betrug rund 10,3 Milliarden Euro. Die Capgemini-Gruppe ist in vier strategische Geschäftseinheiten unterteilt: Consulting Services (unter der Marke Capgemini Consulting), Technology Services, Out-sourcing Services sowie Local Professional Services (unter der Marke Sogeti).

Deutschlandweit ist Capgemini an 14 Standorten aktiv. In Zentral-europa sind 9.581 Mitarbeiter (Dez. 2012, inkl. Outsourcing-Center) in Deutschland, der Schweiz, in Österreich, Ungarn, der Slowakei, in Tschechien, Polen, Rumänien, Kroatien und Russland tätig.

Gemeinsam mit seinen Kunden erstellt Capgemini Geschäfts- wie auch Technologielösungen, die passgenau auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten sind. Gegründet wurde Capgemini in Grenoble (Frankreich) vor nahezu 5o Jahren als SoGETI S.A. Der Name ist ein Akronym (Initialwort) für »Société pour la gestion et le traitement de l’information«. Dies bedeutet in etwa »Firma, die in Informationsmanagement und -verarbeitung spezialisiert ist«.

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Flugbuchungen zum Beispiel sind sieben verschiedene Informationskriterien zu berücksichtigen, die wir in unser Reporting mit einfl ießen lassen.

Wie zufrieden sind Sie mit den Leistungen von BCD Travel? Ich denke, die Länge der Zusammenarbeit spricht für sich. Die Kundenzufriedenheitsanalysen, die wir alle zwei Jahre starten, zeigen ein gutes Ergebnis. Bei der letzten Umfrage lag Deutschland im Ländervergleich sogar an erster Stelle. Das war ein schöner Erfolg. Die nächste Umfrage starten wir im November.

Gibt es eine persönliche Philosophie, die Sie mit Ihrer Arbeit als Travel Managerin verbinden?Keep it simple! Im Kern geht es darum, Prozesse so ein-fach wie möglich zu gestalten. Das ist eine echte Heraus-forderung, denn das Reiseprozessmanagement ist kom-plex. Das liegt zum einen daran, dass es oft Ausnah-men gibt – etwa bei den Reisegenehmigungen. Zum anderen ist das Travel Management komplex, weil sich die Marktgegebenheiten ständig verändern. In diesen Situationen geht es vor allem darum, schnell zu reagie-ren und beispielsweise eingespielte Abrechnungsprozesse an die neuen Gegebenheiten anzupassen.

Wo sehen Sie das Travel Management von Capge-mini in fünf Jahren?Unser Ziel ist, die Internationalisierung des TravelManagements auf der IT-Ebene weiterzuführen. Die derzeit in den verschiedenen Ländern noch historisch gewachsenen Buchungsplattformen könnten wir dann vereinheitlichen und den kompletten Travelprozess in einem einzigen System abbilden: von der Reiseinfor-mation über die Buchung bis zur Abrechnung. Ein sol-ches System würde optimale Kostentransparenz schaffen und wäre außerdem komfortabel für die Anwender.

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