An Overview of the M i f l U Fi l R lMeaningful Use Final Rule

J l 21 2010July 21, 2010 C. Martin Harris, MD, MBA, FHIMSSC. Martin Harris, MD, MBA, FHIMSS

HIMSSHIMSS Chairman of theChairman of the BoardBoardCIO & Chairman IT Division,CIO & Chairman IT Division, Cleveland Cleveland ,,

Clinic FoundationClinic Foundation

Agenda

• Abbreviations

• Purpose, Context, and Background

• Definitions & RequirementsDefinitions & Requirements

• Payment Considerations

R• Resources

Abbreviations• CAH – critical access hospital

• CBO – Congressional Budget Offi

• FFS – Medicare Fee for Service

• FFY – Federal Fiscal YearOffice

• CDS – Clinical Decision Support

• CMS – Centers for Medicare & 

• FI – Fiduciary Intermediary

• HPSA – Healthcare Provider Shortage Area

Medicaid Services

• CCN – CMS certification number

• EH – eligible hospital

• MA – Medicare Advantage

• MAC – Medicare Administrative Contractorg p

• EHR – electronic health record

• EP – eligible professional

• MU – Meaningful Use

• NPRM – Notice of Proposed Rule‐MakingMaking

• POS – Point of Service

Purpose, Context & Background

Key Dates of Meaningful Use

• January, 2009 – President signs the “American Recovery & Reinvestment Act” (ARRA)& Reinvestment Act  (ARRA)

• January, 2010 – Official “Notice of Proposed Rulemaking” in Federal Register (over 2,000 responses from the public received by CMS)

• July 13, 2010 – CMS releases pre‐pub Final Rule

• Anticipated on July 28 2010 Official publication of the• Anticipated on July 28, 2010 – Official publication of the Final Rule in Federal Register

• Anticipated on September 25, 2010 – Final Rule becomes 

5

p p ,effective (60 days after publication)

Purpose of Meaningful Use

1. Improve quality, safety, efficiency, and d h l h di i ireduce health disparities

2. Engage patients and families3. Improve care coordination4. Ensure adequate privacy and security 

protections for personal health info5. Improve population and public health

ARRA’s Text on Meaningful Use

• An EP and an EH shall be considered a meaningful EHR  user for an EHR reporting period for a payment year if they meetfor an EHR reporting period for a payment year if they meet the following three requirements:

– Utilize certified EHR technology in a meaningful manner;gy g

– Utilize certified EHR technology that is connected in a manner that provides for the electronic exchange of health information to improve the quality of healthcare such as promoting care coordination; and,the quality of healthcare such as promoting care coordination; and,

– Submit information on clinical quality measures and other measures in a form & manner specified by Secretary of HHS

Key Dates for Certified EHRs

• July 14, 2010 – Final Rule on “Initial Set of d d l i ifi i &Standards, Implementation Specifications, & 

Certification Criteria for EHR” pre‐published

J l 28 ( ti i t d) Offi i l bli ti i th• July 28 (anticipated) – Official publication in the Federal Register

• August 25 2010 at 1pm EDT HIMSS Webinar on• August 25, 2010 at 1pm EDT – HIMSS Webinar on Final Rule. Register at himss.org.

• August 26 2010 (anticipated) – Effective

8

• August 26, 2010 (anticipated) – Effective

Critical Decision Points for CMS

• Where practically possible and legally permitted, CMS aligned the EHR Incentive Program across 3 programs:– Medicare Fee‐for‐Service

– Medicare Advantage

– Medicaid

• Medicare payments released by CMSMedicare payments released by CMS

• Medicaid payments released by States

Scope of Provider Impact

• CMS estimates 624,000 US hospitals and EPs will be impacted

• CBO estimates, on average: , g– EPs: $54K to purchase/implement certified EHR technology and $10K annually to maintain it

– Hospitals: $5M (range of $1M‐$100M)  to purchase/implement, and $1M for maintenance

Data on Eligible Professionals 

• CMS estimates 477,500 eligible non‐hospital‐based Medicare EPs in 2011.– Of these, approximately 95,500 are also eligible for Medicaid in 2011.

– CMS assumes these EPs will choose Medicaid because it’s larger (note: no double‐dipping allowed).

• CMS estimates 44,100 Medicaid‐only EPs

Data on Eligible Hospitals

• CMS estimates 5,011 EHs:– 3,620 acute‐care hospitals

– 1,302 critical access hospitals

– 78 children’s hospitals

– 11 cancer hospitalsp

Data on Medicare Advantage

• CMS estimates12 MA organizations– 28,000 EPs

– 29 EHs

Payments & Impact

• Congress requires a “regulatory impact analysis” on economically‐significant rules (anything aboveeconomically‐significant rules (anything above $100M annually)

• CMS estimates incentives between $9.7B and $27.4BCMS estimates incentives between $9.7B and $27.4B will be paid to EPs and EHs

• CMS estimates MU in 10 years as follows:S es a es U 0 yea s as o o s– Low = 96.5% of EHs and 36% of EPs

– High = 100% of EHs and 70% of EPs

• Note: Figures do not factor in provider behavior shifts due to pending CMS reimbursement cuts

CMS Notes

• CMS notes potential challenges to provider community, but believes overall impact to be positive over time

• CMS notes significant positive impact to rural hospitals.  Notes that Regional Extension p gCenters will aid these facilities in overcoming challenges.g

Definitions & Requirements

Definitions – Eligible Hospitals

• Eligible for both Medicare and Medicaid Incentive Programs:– Acute Care Hospitals

– Critical Access Hospitals

• Eligible only for Medicaid Incentive:g y– Children’s Hospitals

– Cancer HospitalsCancer Hospitals

Definitions – Meaningful Users

• Eligible for Medicare EHR Incentive:– MD, DO, DDS, DMD, DPM, OD, DC

• Eligible Medicaid EHR Incentive:– MD, DO, DDS, DMD, DPM, CNM, NP, &certain PAs

• Ineligible:  g– If greater than 90% of a professional’s Medicare / Medicaid services are provided in inpatient hospitals or emergency 

(POS d 21 & 23)rooms (POS codes 21 & 23)

Qualified EHR Defined

• An individual’s e‐record that:– Includes patient demographics and clinical health information, and

– Has the capacity to:• Provide CDS

• Support physician order entry

• Capture & query quality information

E h h lth i f ti ith d i t t h• Exchange e‐health information with, and integrate such information from other sources

Program’s Effective Dates

• January 1, 2011 for Eligible Professionals (calendar years)

• October 1, 2010 for Eligible Hospitals and , g pCritical Access Hospitals (federal fiscal years)

Reporting Requirements

• Medicare EPs & EH providers – Year 1:  must report utilization of certified EHR technology on 90 

consecutive days

– Subsequent Years:  must report utilization for a full 12 months

• Medicaid providers– Year 1:  no requirement to report on implementation or upgrade; must 

report on costs of acquisition

– Year 2:  must report utilization for 90 consecutive days

– Subsequent Years: must report utilization for a full 12 monthsq p

• Medicaid providers are not required to report on consecutive years until 2017/FFY17.

MU Criteria

• 15 core measures must be met by EPs; 14 for eligible hospitals & CAHs

• For 2011/FY11, EPs & EHs/CAHs choose 5 / , /from a second “menu set” of 10 criteria

• Denominators mostly equal unique patientDenominators mostly equal unique patient visits, not office visits

• Final Rule’s criteria threshold was lowered• Final Rule s criteria threshold was lowered

e‐Prescribing Requirements

• EPs:  requires 30% of orders be entered electronically by prescribers– Down from 80% in the NPRM

– 60% = potential Stage 2 requirement

• EHs & CAHs:  requires 30%q– Up from 10% in the NPRM

– 60% = potential Stage 2 requirement60%   potential Stage 2 requirement

Clinical Decision Support

• Final Rule requires one CDS tool

• For EPs, it must be relevant to specialty or high clinical priorityg p y

• For EHs & CAHs, it must be related to a high‐priority hospital conditionpriority hospital condition

• For both, the technology must include the ability to track compliance of theability to track compliance of the implemented rule

2‐Part Quality Measures for EPs

• 3 required core measures– Hypertension & Blood Pressure Mgt 

– Tobacco Use Assessment & Cessation Intervention

– Adult Weight Screening & Follow‐Up

• If no denominator for core measures, EPsIf no denominator for core measures, EPs report on replacement measures from list

• 3 “ala carte” measures from a list of 38• 3  ala carte  measures from a list of 38

Quality Measures for Eligible Hospitals & CAHs

15 i d• 15 required core measures

• Must report numerators, denominators, and exclusions– Even if 1 or more values are 0

• There is no minimum threshold value for any numerator, denominator, or exclusion, ,

Providing Patients w/e‐Copies

• Upon request, all MU providers have 72 hours to provide an e‐copy on more than 50% requestscopy on more than 50% requests– This includes EPs, an EH’s inpatient and emergency departments, and 

CAHs

• Upon request, all MU providers must provide e‐copies of diagnostic tests, problem lists, med lists, and med allergies

• In addition upon request an EH’s inpatient and emergency• In addition, upon request an EH s inpatient and emergency department, & a CAH must also provide e‐copies of discharge summaries and procedures; EPs must include clinical 

isummaries.

Stages 2 and 3

• Criteria to be updated bi‐annually– Stage 2 expected at end of 2011

– Stage 3 expected by end of 2013

• What to expect in Stage 2What to expect in Stage 2– Increased e‐prescribing & CPOE use

– Incorporating structured lab results

– E‐transmission of patient care summaries

– All optional Stage 1 criteria will be required

– All thresholds and exclusions to be re‐evaluated

– Criteria may be more broadly applied to outpatient hospitals settings (not just the emergency department)

Complications

• CMS acknowledges concerns regarding – Medicare & Medicaid timelines for EPs

– If Stage 3 will be appropriate for a first payment year for any EP, EH, or CAH

• Therefore, CMS conducting further reviewg

• Conclusion: No discussion in Final Rule regarding possible directions past 2014/FFY14.regarding possible directions past 2014/FFY14. . .stay tuned. . .

Attestation & E‐Reporting

• Clinical quality measures electronically reported beginning in 2012/FFY12.

• All other MU criteria may be demonstrated ythrough attestation

• Attestation must be thru a secure mechanismAttestation must be thru a secure mechanism– Claims‐based reporting or 

– Online portal– Online portal

Payment Considerations

“Skipping” Years in Medicare Incentive Program

• If an EP, EH, or CAH achieves MU in one year, butIf an EP, EH, or CAH achieves MU in one year, but does not achieve it the subsequent year, that “skipped” year counts towards the maximum Program years allowable

• Ex: EH achieves Y1 MU in FFY11, but not in FFY12.  CMS considers FFY12 the EH’s second year of Program participation. Therefore, FFY13 is Y3 for the EHEH.

FFS Incentive Calculation for Eli ibl H i lEligible Hospitals 

• Incentive Payment Amount = [Initial Amount] x y [ ][Medicare Share] x [Transition Factor]– Initial amount = $2,000,000 + [$200 per discharge for 

h hthe 1,150th ‐ 23,000th discharge]

– Medicare Share = Medicare/(Total x Charges)• Medicare = # of inpatient bed days for Part A + # of inpatient• Medicare = # of inpatient bed days for Part A + # of inpatient bed days for MA beneficiaries

• Total = number of Total Inpatient Bed Days

• Charges Total charges minus charges for charity care divided• Charges = Total charges minus charges for charity care divided by total charges

FFS Transition Factor for Eligible Hospitals 

Hospital Incentive Payments

• Single CCN remains as billing criteria – no allowance made for multi‐hospital systems using a single CCN

• Total hospital discharge calculation and total hospital days calculation necessary for the p y ypayment process will be amended before the FY11 payment year via Medicare’s updated p y y pcost report.

Timing of EH Payments

• Timing of payments, especially during the first payment year, may be affected by factors such as the timeline for implementing the requisite systems to calculate and disburse the payments.

• The earliest possible payment is anticipated to be in May, 2011. y

CAH FFS Incentive Program

• Incentive Payment CalculationMay receive incentive payments for reasonable purchase– May receive incentive payments for reasonable purchase costs of depreciable assets like computers and associated hardware/software (excludes any depreciation and interest)interest)

– Incentive payment = product of reasonable costs incurred for the purchase of certified EHR technology x Medicare share percentagep g

– Medicare share cannot exceed 100%• 100%• Sum of Medicare share fraction and 20% pointsp

Incentive Payments for CAHs

• Payments via a single CMS contractor

• CAH must attest it is a meaningful user & submit its documentation to its FI/MAC to /support costs incurred for the certified EHR systemy

• Upon review by the FI/MAC, CMS will direct release of a single paymentrelease of a single payment 

• Payments begin in May, 2011

Annual EP Maximum Payments*

* Amounts increased by 10% for EPs furnishing more than 50% of their services* Amounts increased by 10% for EPs furnishing more than 50% of their  services in an HPSA.

Medicare Payments for EPs

• Medicare Program allows for up to 5 years of payments:– The second year must be consecutive to the first; the third 

f ll h d dyear must follow the second, and so on

– If an EP achieves MU in a year, but fails to do so in a subsequent year, that EP remains in the Program, and thatsubsequent year, that EP remains in the Program, and that year counts towards the total of 5 possible

– Anticipates one lump payment within 15‐46 days of b f f lsubmission of successful attestation

Medicaid Payments for EPs• Medicaid Program is a 6‐year program

– Incentive payments may generally be non‐Incentive payments may, generally, be nonconsecutive.

Max. EP Medicaid Payments

EP Switching 

• An EP can switch once b/w Medicare & Medicaid

• Switches result recalculation of eligible gpayment years.

• No EP will receive more than the maxNo EP will receive more than the max available under Medicaid (6 years)

EPs Seeing Patients at Multiple Facilities

• It is possible that an EP could see patients at aIt is possible that an EP could see patients at a location with a certified EHR technology, and other patients at a non‐compliant location.

• All MU measures are limited to actions taken at locations with certified EHR technologies.

• Practices considered equipped if certified EHR technology is available at the start of the reporting period.

Resources

CMS/ONC Webinar 7/22/10

• Medicare and Medicaid Incentive Programs, certification standards, requirements for MU, & temporary certification process

• 2:00p – 3:30p EDT

• (877) 251‐0301 passcode 87841621(877) 251 0301  passcode 87841621

Accessing Online Education

• Visit himss.learn.com for archived webinars

• Courses available on many subjects– EHR selection, implementation, & use; IT strategic , p , ; gplanning; IT project mgt, etc

• Hundreds of 60‐minute sessionsHundreds of 60 minute sessions

Resources at himss.org

• Links to federal documentsLinks to federal documents

• Highlights of the Final RulesTemporary Certification Program– Temporary Certification Program

– Meaningful Use

St d d I t bilit S & C tifi ti– Standards, Interoperability Specs, & Certification

• Topical Reviews

• Case Studies, Calculators, & Toolkits

HIMSS Meaningful Use Final Rules Webinar S iSeries

• Register at himss.org• July 28 12:00‐1:00 PM Central

Implications of Meaningful Use for Hospitals

• August 4 12:00‐1:00 PM CentralMeaningful Use:  Safety and Quality of Care

• August 11 12:00‐1:00 PM CentralImplication of Meaningful Use for Eligible Professionals

• August 18 12:00‐1:00 PM CentralRegulatory Impact for Business Associates

• August 25 12:00‐1:00 PM CentralOverview of Standards, Implementation Specifications and Certification Criteria