universidad tÉcnica de ambato instructivo … · 2020-04-13 · universidad tÉcnica de ambato...

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

INSTRUCTIVO

INSTRUCTIVO: MATRÍCULAS EN LÍNEA - UTA

Ámbito de Aplicación: Carreras, Estudiantes, Dirección Financiera, Dirección de Tecnología

1 OBJETIVO

Facilitar el proceso de matrícula en línea de los estudiantes de la Universidad Técnica de Ambato.

2 ALCANCE

EL instructivo inicia con la activación del correo institucional del estudiante.

El instructivo finaliza con la emisión del correo de bienvenida al estudiante. 3 REFERENCIA NORMATIVA

Resolución del Consejo de Educación Superior RPC-SE-03-No.046-2020.

Resolución 0469-CU-P-2016 “Procedimiento para las Matrículas de los Estudiantes de Pregrado de la Universidad Técnica de Ambato”.

4 POLÍTICAS

Todos los estudiantes de la UTA deberán tener su correo electrónico institucional activo.

El estudiante será responsable de su matrícula vía web.

El estudiante será responsable del uso y manejo del PIN (clave) otorgada al inicio de la Carrera.

El estudiante de primer nivel que acepta continuar con sus estudios en el período aperturado para matrículas y no asista a clases podrá retirar las asignaturas en los tiempos establecidos en la normativa vigente.

5 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Término Definición

PIN Clave proporcionada para acceso al sistema integrado de información y correo institucional.

ZOOM Plataforma para videoconferencias

6 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Fase de Organización a. Todos los estudiantes de la UTA deberán tener su correo electrónico institucional

activo como único acceso a los servicios informáticos. b. Preparación de informativo(Matricúlate YA) con los pasos para la matrícula en línea c. Creación de cuentas ZOOM para coordinadores de carrera. d. Preparación de base de datos con la información de los estudiantes que aprobaron

nivelación en el período septiembre 2019 – febrero 2020 y pasan a primer nivel de Carrera.

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Fase de ejecución a. Los estudiantes que estén reingresando o provienen de otra universidad deben

enviar un correo a soporte.correo@uta.edu.ec, desde su correo personal adjuntando la resolución respectiva. Anexo1

b. Los estudiantes que por algún motivo han olvidado su PIN (clave) y no la pueden recuperar mediante las preguntas de seguridad, desde su correo personal deben escribir un correo a soporte.clave@uta.edu.ec y serán atendidos en línea mediante videoconferencia para solución de su inconveniente. Anexo2

c. Publicación del informativo (Matricúlate YA) con los pasos para la matrícula en línea (Correo, página web, redes sociales y sistema integrado). Anexo3

d. Para matriculación en línea el estudiante debe seguir los siguientes pasos:

Actividad Descripción Imagen de la aplicación

Desde un navegador web Ingresa a servicios.uta.edu.ec

Sitio web del sistema integrado de información de la UTA.

Ingresa tu cuenta de correo, el PIN (clave) y el código de verificación

La cuenta de correo debe ser ingresada hasta antes del símbolo “@”

Ingresar a Docencia

Eje de gestión que contiene los módulos vinculados a la docencia.

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Ingresar al módulo ESTUDIANTES Matrículas

Este Módulo permite realizar la matrícula en línea.

Seleccionar las asignaturas que le permita la aplicación de acuerdo a su historial académico

Las asignaturas a seleccionar se habilitan de acuerdo al historial académico del estudiante y a los prerrequisitos registrados en la malla de cada carrera.

Seleccionar el botón siguiente

Despliega la información de las asignaturas que tomó y el número de créditos totales; Se debe considerar que si toma menos del 60% del total permitido pierde gratuidad(Art.80 LOES )

Si tiene valor a pagar debe realizar el depósito o transferencia a nombre de la Universidad Técnica de Ambato RUC: 1860001450001 en el banco del Pacífico

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cuenta corriente 5134315 O Banco del Austro cuenta corriente 0518236601 y enviar el comprobante de pago al correo facturacionuta@uta.edu.ec Anexo6

Recepción de correo de bienvenida

El estudiante recibirá un correo de bienvenida con el cual finaliza el proceso de matrícula. Para matrículas ordinarias se enviará al siguiente día de finalizado el período de matrículas ordinarias de acuerdo al calendario académico, y para extraordinarias se enviará una vez que secretaria de carrera legaliza la matrícula previa verificación del pago realizado.

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e. Para el proceso de legalización de matrículas, se deben seguir los siguientes pasos:

Actividad Descripción Responsable Imagen de la aplicación

Generar facturas electrónicas

Se deberá tomar los comprobantes de pago enviados por los estudiantes y generar su correspondiente factura electrónica.

Dirección Financiera

Legalizar la matrícula

Previa verificación de la factura electrónica se debe legalizar la matrícula del estudiante.

Secretaria de Carrera

Generar facturas electrónicas

Factura

electróni

ca

Matrícula Legalizada

Busca Estudiante

SI NO

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f. Para atención de requerimientos mediante videoconferencia se deberá seguir los siguientes pasos:

Actividad Descripción Responsable Diagrama de Flujo

Crear la reunión utilizando zoom

Ingresar a la cuenta de administrador de Zoom y crear la reunión, actividad que debe realizarse cada fin de jornada laboral.

Coordinador/a de Carrera

Enviar el enlace a los estudiantes de la Carrera

Enviar el enlace a los correos de los estudiantes de la Carrera para lo cual utilizará los grupos de distribución de correos creados (Anexo4). Se debe especificar horario de atención.

Coordinador/a de Carrera

Revisar la invitación enviada mediante correo

Ingresar al correo institucional individual y si requiere ayuda en el proceso de matrícula acceder al link enviado por el coordinador para videoconferencia del día.

Estudiante

Emitir un informe Semanal de atenciones realizadas

Elaborar un informe estadístico referente a las atenciones brindadas durante la semana y enviar a Subdecanato de cada Facultad.

Coordinador/a de Carrera

Crear la reunión

utilizando zoom

Revisar la

invitación enviada

mediante correo

Enviar el enlace

a los

estudiantes de

la Carrera

Emitir un informe

Semanal de

atenciones

realizadas Carrera

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g. Para estudiantes que pasan de nivelación a primer nivel de carrera se deberá seguir

los siguientes pasos:

Actividad Descripción Responsable Diagrama de Flujo

Registro de matrícula en el sistema

Se realizará la matrícula automática en primer nivel a todos los estudiantes que aprobaron nivelación.

Dirección de Tecnología

Actualizar datos personales

Los estudiantes que pasan de nivelación a primer nivel y deseen continuar sus estudios en el período aperturado para matrículas, deberán actualizar sus datos y aceptar continuar con sus estudios para lo cual deben ingresar en el sistema integrado – Docencia – Matrículas Estudiantes - opción Estudiantes – Datos personales(Anexo5)

Estudiantes que pasan de nivelación a primer nivel

Legalizar la matrícula

Ingresa al sistema UTAm@tico y legaliza la matrícula previa verificación de aceptación.

Secretaria de Carrera

Legaliza la matrícula

Actualizar datos

personales

Acepta

continuar

sus

SI

NO

Registro de matrícula en el sistema

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Fase de validación/control a. Correos atendidos y enviados a los estudiantes. (Responsable: DITIC) b. Grabaciones de sesiones Zoom de reinicio de PIN (clave) atendidos. (Responsable:

DITIC) c. Capturas de pantalla de las publicaciones realizadas. (Responsable: Unidad de

Comunicación) d. Listado de estudiantes matriculados y legalizados por paralelo. (Responsable:

Secretarias de Carrera) e. Informes de atenciones realizadas. (Responsable Subdecano de Facultad) f. Listado de estudiantes de primer nivel matriculados y legalizados. (Responsable:

Secretarías de Carrera)

7 ANEXOS Anexo1

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Ámbito de Aplicación: Carreras, Estudiantes, Dirección Financiera, Dirección de Tecnología

Anexo2

Anexo3

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Anexo4

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CORREOS DE DISTRIBUCIÓN CARRERAS

CARRERA CORREO DE DISTRIBUCIÓN

Carrera de Administración de Empresas administracion@uta.edu.ec

Carrera de Marketing marketing@uta.edu.ec

Carrera de Marketing - Semi marketing-semi@uta.edu.ec

Carrera de Mercadotecnia cmercadotecnia@uta.edu.ec

Carrera de Organización de Empresas empresas@uta.edu.ec

Carrera de Ing. Alimentos alimentos@uta.edu.ec

Carrera de Biotecnología cbiotecnologia@uta.edu.ec

Carrera de Ing. Bioquímica bioquimica@uta.edu.ec

Carrera de Ingeniería en Alimentos calimentos@uta.edu.ec

Carrera de Arquitectura carquitectura@uta.edu.ec

Carrera de Diseño Arquitectónico disarquitectonico@uta.edu.ec

Carrera de Modas modas@uta.edu.ec

Carrera de Diseño Gráfico Publicitario disgrafpub@uta.edu.ec

Carrera de Diseño Gráfico disgraf@uta.edu.ec

Carrera de Diseño Industrial disindust@uta.edu.ec

Carrera de Diseño Textil e Indumentaria distexind@uta.edu.ec

Carrera de Contabilidad y Auditoría auditoria@uta.edu.ec

Carrera de Contabilidad y Auditoría - Semi auditoria-semi@uta.edu.ec

Carrera de Economía economia@uta.edu.ec

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Carrera de Ing. Financiera financiera@uta.edu.ec

Carrera de Agronomía agronomia@uta.edu.ec

Carrera de Ingeniería Agronómica agronomica@uta.edu.ec

Carrera de Medicina Veterinaria veterinaria@uta.edu.ec

Carrera de Medicina Veterinaria y Zootecnia medvetzoo@uta.edu.ec

Carrera de Ing. Civil civil@uta.edu.ec

Carrera de Ing. Mecánica mecanica@uta.edu.ec

Carrera de Mecánica cmecanica@uta.edu.ec

Carrera de Cultura Física culturafisica@uta.edu.ec

Carrera de Cultura Física - Semi culturafisica-semi@uta.edu.ec

Carrera de Docencia en Informática informatica@uta.edu.ec

Carrera de Educación Básica basica@uta.edu.ec

Carrera de Educación Básica - Semi basica-semi@uta.edu.ec

Carrera de Educación Inicial eduinicial@uta.edu.ec

Carrera de Parvularia parvularia@uta.edu.ec

Carrera de Parvularia - Semi parvularia-semi@uta.edu.ec

Carrera de Idiomas cidiomas@uta.edu.ec

Carrera de Pedagogía de la Actividad Física y Deporte actividadfisica@uta.edu.ec

Carrera de Pedagogía de los Idiomas Nacionales y Extranjeros idiomasnacext@uta.edu.ec

Carrera de Psicología Educativa psicologiaeduca@uta.edu.ec

Carrera de Psicología Industrial psicologiaindustrial@uta.edu.ec

Carrera de Psicopedagogía cpsicopedagogia@uta.edu.ec

Carrera de Turismo turismo@uta.edu.ec

Carrera de Turismo y Hotelería turismohoteleria@uta.edu.ec

Carrera de Comunicación Social comunicacion@uta.edu.ec

Carrera de Comunicación Social comunicacionsocial@uta.edu.ec

Carrera de Derecho derecho@uta.edu.ec

Carrera de Trabajo Social trabajosocial@uta.edu.ec

Carrera de Enfermería enfermeria@uta.edu.ec

Carrera de Estimulación Temprana estimulacion@uta.edu.ec

Carrera de Fisioterapia cfisioterapia@uta.edu.ec

Carrera de Laboratorio Clínico laboratorio@uta.edu.ec

Carrera de Medicina medicina@uta.edu.ec

Carrera de Nutrición y Dietética nutricion@uta.edu.ec

Carrera de Psicología Clínica psicologiaclinica@uta.edu.ec

Carrera de Terapia Física terapia@uta.edu.ec

Carrera de Sistemas sistemas@uta.edu.ec

Carrera de Ing. Electrónica electronica@uta.edu.ec

Carrera de Ing. Industrial industrial@uta.edu.ec

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Carrera de Ingeniería Industrial en Procesos de Automatización indproauto@uta.edu.ec

Carrera de Software csoftware@uta.edu.ec

Carrera de Tecnologías de la Información tecnologiasinfo@uta.edu.ec

Carrera de Tecnologías de la Información y la Comunicación tecnologiasinfocom@uta.edu.ec

Carrera de Telecomunicaciones ctelecomunicaciones@uta.edu.ec

Anexo5

Anexo 6

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FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma

Elaborado por: Ing. Robert Vaca Director de Tecnología de Información y Comunicación

Revisado por:

Ing. Mary Cruz Vicerrectora Académica

Ing. Edisson Viera Vicerrector Administrativo

Dra. Cristina Manzano

Directora Financiera

Validado por: Honorable Consejo Universitario