tutorial de ms project

AGENDA Introducción

Microsoft Project Abrir MS Project Diagrama Gantt

Crear Proyecto (Ejemplo) Calendario Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones

con tareas) Diagrama Gantt Personalización del proyecto

Explorando Informes Informes Generales Informes de Costos Informes de Asignaciones Informes de Carga de Trabajo

INTRODUCCION

QUE ES MICROSOFT PROJECT? Es una herramienta que permite planear

sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto.

facilita al usuario para la administracion de todos sus proyectos, en cuestion de calidad, tiempo, esfuerzo, progreso, y seguimiento.

MS PROJECT LE PERMITIRÁ:

Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.

Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

Obtener la gráfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daños líquidos, pero si se presenta una excusa no habrá cargos en contra.

Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en días si ocurre un cambio de una actividad.

Abrir MS Project

Para ingresar al programa MS Project se debe seguir la siguiente ruta:

Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Project Como podemos apreciar en la siguiente gráfica:

En la siguiente gráfica se explican las áreas que conforman la ventana de trabajo del MS Project:

Àrea Grafica Temporal

Tabla de Datos del Proyecto

Panel de Ayuda

Barra de Herramientas

DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL PROYECTO

Haga un click en Barra de Vistas

1

2Aparece la barra de Herramientas en la

parte izquierda de la pantalla

OPCIONES DE VISUALIZACION

Una vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar información de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama de Gantt

Barra de vistas

DIAGRAMA DE GANTT

Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt Creador Henry L. Gantt Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las

actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

QUE ES UNA ACTIVIDAD?

Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser: Específicas y no generales, es decir buscar el

detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

EJEMPLO PRACTICO Titulo: Preparación del Seminario de

Microsoft Project Calendario:

Calendario Horas

Domingo Horas no laborables

Lunes-Viernes 8:00AM-5:00 PM

Sábado Horas no laborables

INFORMACIÓN PREVIA1. Título de su proyecto2. Calendario: Dias laborables y no laborables

en el proyecto (Receso acádemico, sábados y domingos)

3. Lista de tareas principales4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para

ejecutar la Tarea principal) 5. Determinar la duración de cada tarea y

subtarea.

DEFINIR UN NUEVO PROYECTO

Ingrese el título de su proyecto y defina el responsable o el autor

Click en File…1

2

DEFINICIÓN DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO

Click en Project…

Marque el primer renglón Escriba el nombre de su proyecto en

Name

1

2

3

Seleccione la fecha de inicio y de finalización

del proyecto

4

CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIO

Click en Calendar. Modifique los parámetros necesarios como la hora

de entrada y salida, etc.

Click en Tools…>>Options…1 2

Tools –Change working time

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Asígnele un nombre a su proyecto (Primer renglón) si no lo hizo en los pasos anteriores.

1

Liste todas las tareas y subtareas necesarias de su proyecto, sin preocuparse por la duración de cada tarea.

2

AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Seleccione todas las filas y haga click en la fecha verde (Indent) que va en dirección derecha. Aquí le esta diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto: Preparación de un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS

Agrupe las tareas por fases. Seleccione las subtareas bajo el nombre de la tarea y utilice los iconos de esquema (Indent) aumentando la sangría para que queden dentro de el grupo que usted requiere.

Iconos el esquema

Subtareas

Tarea

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS

Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o mostrar las subtareas haciendo click en los iconos iconos de la tarea principal

1

2

TRANSLADAR UNA TAREA

Click en el número de la tarea

1

Presione el botón izquierdo del mouse y arrastre la tarea hasta que quede en nueva posición.

2

Suelte el mouse3

INSERTAR UNA NUEVA TAREA

Click derecho en el número de la fila (ROW) de la tarea, donde va a insertar la nueva

1

Click en la opción Nueva tarea (New Task)

2

COMO ELIMINAR UNA TAREA

Click derecho en el número de la fila de la tarea que va a eliminar

1

Click en la opción eliminar tarea Delete Task

2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA

Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar a recordar como se ha diseñado la planificación:

Seleccione la tarea a la que le va a crear la nota

1

Click en el icono Notas de tareas Task Information

2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)

Click en el cuadro notas

3

Escriba la nota correspondiente y cuando termine Click en OK

4

Cada vez que se pase el cursor sobre la tarea se observará el contenido de la nota

5

NUMERACION DE TAREASClick en el menú Tools y click en options

En el área opciones de esquema, seleccione la casilla de verificación Show Outline number y click en OK

1

3

Click en la ficha view2

TAREAS PREDECESORAS Ingrese los números de las tareas predecesoras en

la columna “Predecesora”

DURACIÓN DE LAS TAREAS1 Ir a la vista “Diagrama de Gantt”2.En la columna de duración de cada tarea establezca la duración, la cual puede

ser en días, horas, etc.3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogación al final

del número que ingresó.4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTT Al introducir la duración observará que a la derecha va

modicando Diagrama de la derecha de la pantalla (Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.

Haga doble click en la escala.

Escala

Cambie la escala mayor y la menor según el tiempo que requiera: Semanas, dias, años, etc.

1

2

COMO PERSONALIZAR SU PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADOCreación de un encabezado: •Click en File y entre en la opción PAGE SETUP•Click en la parte de encabezado HEADER•Seleccione la sección donde quiere que aparezca el encabezado (izquierdo, derecho, centro)

1

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)Pulse la fecha hacia abajo de la opción GENERAL y seleccione el elemento a agregarClick en agregar, si lo desea puede escribir un texto o puede elegir otra secciónClick en OK

2

CREAR UN PIE DE PÁGINA Click en File y entre en la

opción PAGE SETUP Click en la parte de pie de

pagina FOOTER Seleccione la sección donde

desee que aparezca el pie de página (izquierda, centro o derecha)

Pulse la fecha hacia abajo de la opción número de pagina y seleccione el elemento a agregar

Click en ADD, si lo desea puede escribir un texto o elegir otra sección

Click en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESION

Click en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN (2)

En la pantalla haga click en el icono múltiples páginas Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la

escala (márgenes) Una vez que este satisfecha con la vista preliminar

haga clic en imprimir PRINT

Ver una Página

Ver varias páginas

CREACION DE INFORMES

Haga en el menú View >> Reports

Haba Click sobre la categoría que desee y luego en el botón Select (Project tiene 25 informes predefinidos)

1

2

CREACION DE INFORMES (2) A continuación se abrirá la ventana de vista preliminar

VIEW PREVIEW Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informe

completo Si está satisfecho con el formato pulse el icono de PRINT

Overview Current Activities

Custom

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Diccionario de Datos Predecesoras

10 principales beneficios de usar Microsoft Office Project Standard 2003.

Estimaciones reales de tiempos.Establecer estimaciones reales con sus equipos de trabajos, los adminsitradores de proyectos y sus clientes a menudo dependen como se estimen los calendarios, los recursos necesarios y los presupuestos. Project Standard 2003 no solo lo ayuda a admninistrar los procesos construccion de calendarios y previsión de gastos sino que también lo ayuda a entender como los cambios y los retrasos en áreas específicas afectan al proyecto en su totalidad.

Planificación y administración guiadas.La guía de Project, un interactivo asistente de planificación paso por paso, lo ayuda rapidamente a administrar los procesos del proyecto. Con la guía de Project, puede facilmente establecer nuevos proyectos, administrar tareas y recursos, seguir calendarios y reportar información de los proyectos, para lograr productividad rapidamente.

Seguimento y reporte sobre su proyectos.Optimizar la exactitud y la puntualidad de los reportes de su proyectos, eligiendo de reportes personalizados y listo para usar. Generando reportes claros puede mejorar la infrormación sobre el status del proyecto para su equipo y su administración;. mientras realiza un seguimiento de la performance a través de una base de cálculos múltiple y una dirección específica.

Mejor asiganción de recursos.Con Project Standard 2003, puede asiganar tareas a sus recursos facilmente y ajustar como son asigandas para resolver conflictos y superposiciones. Esto le brinda un mayor control y flexibilidad en el manejo de recursos, calendarios de projectos y costos.

Presentación efectiva de información de proyecto.Los administradores de proyectos pueden presentar información en una gran variedad de formatos de manera facil y rapida. Mediante un nuevo asistenete, es posible dar formato e imprimir calendarios en una sola página. También es posible exportar datos del proyecto a Microsoft Word para documentos formales, a Microsoft Excel para gráficos personalizados o planillas de cálculo, a Microsoft PowerPoint® para presentaciones o a Microsoft Visio® para realizar diagramas.

Integración de datos sin problemas.Project Standard 2003 está totalmente integrado con los demas programas de Microsoft Office System. Con unos pocos atajos de teclado, es posible convertir una lista de tareas existente en Microsoft Office Excel y Microsoft Office Outlook® en una planificación de proyecto. Los recusrsos tambien pueden ser adicionados a los proyectos desde Microsoft Active Directory® un servicio de direcotrio de la libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server.

Utilidad mejorada.Una interfase optimizada para el usuario, uniforme con Microsoft Office 2003 Editions, hace más facil la comprensión de Project Standard 2003 y el acceso funcional a las herramientas necesarias. Barras de tareas, menues y demas características permiten dominar rapidamente los fundamentos de la administración de proyectos aún siendo un usuario novato de Project Standard.

Asistencia inmediata.Project Standard 2003 brinda una solida asistencia tanto para usuarios novatos como para experimentados. Project Standard 2003 incluye un potente motor de busqueda para la ayuda, smart tags y asistentes. Esto es optimizable mediante una conexión a Internet para acceder a cursos de entrenamiento, plantillas, artículos y más.

Personalización .Un amplio rango de características personalizables convierten a Project Standard 2003 en un programa a medida que resuelve las necesidades específicas de cada proyecto. Elija de una lista los campos personalizables que pueden ser parte del cronograma de su proyecto. Además es posible modificar barras de tareas, formulas, indicadores gráficos y reportes. Para una mayor flexibilidad, los modulos adicionales para el formato de archivos Extensible Markup Language (XML), el Microsoft Visual Basic&#174 para aplicaciones (VBA) y el Component Object Model (COM) facilitan la coparticipación de datos y la creación de soluciones personalizadas.

Una amplia comunidad de usuarios y proveedores de soluciones.Microsoft Office Project tiene una amplia comunidad de usuariosn y cientos de proveedores independientes altamente calificados que se especializan en soluciones personalizadas, modulos adicionales, consultoria y entrenamiento en linea. A través de estos gurpos de usuarios y proveedores de soluciones, es posible aprovechar al máximo la inversión realizada en Project 2003.