sharepoint recordsmanagement en governance eric burger idmdenhaag 10-04-2015
Post on 17-Jul-2015
103 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Recordsmanagement & governance
in Microsoft SharePoint
Eric Burger IDMdenhaag conferentie 10-04-2015 eric burger document management
Wie is Eric Burger?
Informatie-governance en recordsmanagement specialist
25 jaar actief in vakgebied
Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur
Sinds tien jaar ‘eric burger document management’. Sinds zeven jaar gevestigd te Aalten (Gld.)
Onafhankelijk, deskundig, snel, gestructureerd, betrokken
Activiteiten:
• Projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering
• Gespecialiseerd in vraagstukken van functionele inrichting van document management- & recordsmanagement systemen, in het bijzonder van SharePoint
Eric blogt over SharePoint, recordsmanagement en governance op http://www.ericburger.nl/site/blog/
eric burger document management
Flexibiliteit & keuze
De informatie-consument van vandaag verwacht
dezelfde keuzevrijheid op het werk als thuis
Techniek verandert, principes blijven
InformatiemanagementRecordsmanagement VeiligheidCompliance vs.FlexibiliteitSnelheidGemak
Wacht even! Dit gaat over… ons
Meer verandering:
Introductie van Enterprise Content ManagementVerlaten van aparte document management
systemenOntbrekende of tekort schieten RM
functionaliteit Beperkte betrokkenheid RM en IM kennis in
projecten‘Laten we recordsmanagement voor de 2e fase
bewaren’- projecten
Druk van bovenaf:Sneller veranderen!Naar de cloud!Out-of-the-boxAct now think later
Solves all document related problems!
Cloud based!Pay per use!
Fast implementation!No extras needed – no fuss!
Recordsmanagers’ hemel?
Aan de + kant:• RM kern functionaliteiten: “you can do
recordsmanagement in SharePoint” • e-discovery en compliance functionaliteit,
inmiddels ook voor e-mail in Exchange• Verschillende RM scenario’s mogelijk: (in-place
records, metadata-gebaseerd, contenttype-gebaseerd)
Recordsmanagers’ hemel? Of niet?
Aan de - kant: Heeft ontwerp en configuratie nodig
Heeft meestal (extra) workflow mgt nodig Heeft RM governance nodig
Heeft (mogelijk) custom rapportage nodig Maar vooral: heeft RM/DM/IM experise nodig
vanaf de start!
Dit is waar de recordsmanager binnen komt!
Betrokken vanaf de tekentafel In het governance-team vanaf dag 1Omdat metadata er wel toe doetOmdat records geen 2e fase
probleem zijn, maar aanwezig zijn vanaf de start
Compliance &
security
Office 365 met SharePoint Online beschikt over:• Data loss prevention• Information rights
management• Records center• Retention phases• Audit trail• E-discovery• Encryption
Te besturen via het:• Compliance Center: taak
voor de recordsmanager!
Om de discussie te stimuleren:
1. LIEVER SHAREPOINT dat breed wordt gebruikt dan een NEN 2082 gecertificeerd DMS voor de DIV
2. SHAREPOINT Implementaties zonder betrokkenheid van de recordsmanager zijn GEDOEMD
3. GOVERNANCE begint vanaf de tekentafel fase, niet vanaf productie fase
ericburger.nl
top related