semtalk: prozessportale mit sharepoint 2010 und visio 2010 · new visio services in sharepoint 2010...
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SemTalk:
Prozessportale mit SharePoint 2010 und Visio 2010
Semtation GmbH
Process Solutions Day 2012
2 © Semtation GmbH All rights reserved. Mai 2012
Gartner 2011: SharePoint 2010
SharePoint continues to be the fastest-growing area of Microsoft's software business, and, with the
launch of Office 365 in early 2011, SharePoint Online becomes a key component of Microsoft's cloud strategy as well.
SharePoint is popular with enterprises, in part, because of the
nominally free SharePoint Foundation services frequently used for file sharing, basic collaboration, team rooms and departmental portals;
The relatively smooth learning curve (in particular for non-IT staff); and the broad ecosystem of developers and partners delivering value-added services and customizations.
SharePoint 2010 has achieved significant market success as a platform for collaboration and composite applications.
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Gartner 2011: BPA for the masses
The low cost and ease of use of Microsoft Visio have resulted in Microsoft having the largest number
of BPA implementations of any process modeling tools. Gartner estimates Visio revenue in the BPA tool market
to be about $180 million (a 40% revenue share of the BPA tool market).
Visio 2010 added several new, higher-end process features, like support for BPMN v.1.2, subprocess, SharePoint Workflow, Six Sigma and Diagram Validation against business rules, as well as many ease-of-use features to save time for analysts, BP architects and BPMS modelers. These features make Visio 2010 a far richer BPA tool than prior versions.
New SharePoint Workflow integration and Workflow visualization features in Visio 2010 make human and
document-centric workflows more widely available to the enterprise. New Visio Services in SharePoint 2010 and Office 365 provide data visualization to monitor business performance, enabling Visio diagrams to be widely viewed across the organization via a browser.
Most organizations store knowledge about their BPs and work instructions in Word, Excel and PowerPoint.
Visio's ability to use Microsoft Office files makes it very popular with the business user, and enables
what Gartner calls BPA for the masses.
BP architects, analysts and BPMS modelers can transform Visio diagrams into a graphical front end for line-of-business data that can be rendered in a browser for wide adoption. They can visualize and automatically refresh information stored in multiple data sources and in multiple formats, including being able to view key performance indicators (KPIs) on top of BP diagrams or in the context of the data source, and to view process and production data in the form of value stream maps.
Microsoft has a strong partnering strategy with Visio, including BPA and BPMS partners like
OpenText, AgilePoint, itp commerce, Bluespring Software, ProModel, Orbus Software, K2 and Semtation.
This strategy allows architects, analysts and business users to extend their Visio BPA capabilities as needed, thus reducing upfront capital investment.
Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools, 12 December 2011 ID:G00219247
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Gartner 2011: Cautions
Although Visio can be a low-cost, easy-to-use way to get started broadly with BPA, there is still reluctance with some BP architects and analysts to extended its use to major improvement and transformation projects, due to
its lack of advanced simulation, what-if analysis and vertical framework support.
If and when Visio customers reach the point where they need greater functionality for enterprise and business/BP
architects and analysts, they will need to use a Visio partner or consider acquiring a complementary BPA
tool with a Visio bridge.
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4 typische Migrations-Szenarien Richtung SharePoint
Konzernweite Standardisierung auf SharePoint und Office
– Ablösung des externen „Prozess-Repositories“. Einmaliger Import in spezielle Visio Schablonen z.B. für FlowCharter und EPK basierte Tools.
– Einsparung der jährlichen Wartung ist oft größer als der Migrationsaufwand
Nach einer Pilotierung mit freien oft browser-basierten Tools soll eine nachhaltige OnPremise Lösung etabliert werden, die sich besser mit der IT Landschaft des Hause integrieren lässt
Modellierung soll als Insel im Legacy Tool bleiben aber die Ergebnisse sollen im SharePoint basierten Enduser-Portal zur Verfügung stehen
– Regelmäßiger Import in spezielle Visio Schablonen
SharePoint als Kollaborations-Portal für die Modellierer und Fachexperten. („Prozessbiliothek“). Enduser-Portal kann auch außerhalb von SharePoint realisiert sein
– Export z.B. als per XML Standard (XPDL, BPMN usw.) per Webservice.
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Erfolgsfaktoren für die Prozessmodellierung
KONSISTENZ der Modelle
FREIHEIT der Methode
IMPACT der Ergebnisse
Breite Auswahl an
adaptierbaren
Standardmethoden
Eigene Methoden und
Notationen
Meta-Modell eröffnet
neu Möglichkeiten
Übergreifende
Prozessmodelle
Baukastenprinzip und
Bibliotheken
Unternehmensweites
Objekt-Repository
Intuitive Modellierung in MS-Visio
Tiefe MS-SharePoint-Integration
(Objekte nicht HTML)
Breites Spektrum an Exportfunktionen
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SemTalk als Erweiterung von Visio
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Viele Notationen und Schnittstellen
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Designs & Effekte
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Visio Shapes bekommen Semantik
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Konsistenz der Modellierung und
zentrales Repository
Vokabular-basierte Modellierung
Höhere Qualität und Effizienz in der
verteilten Modellierung und einfachere
Mehrsprachigkeit
Trennung von Modellierungselementen
und Darstellung
Zentrale Verfügbarkeit
wiederverwendbarer Bausteine
Dynamische Integration von
modellierungsrelevanten Objekten aus
dritten Systemen
Aktualität sichergestellt und
Redundanz in der Pflege vermieden
Kontextbezogene Filterfunktionen
Reduktion der Komplexität in der
Modellierung durch Bildung von
Sichten
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Unternehmensweite Konsistenz ist
notwendig
Das selbe Objekt (Bsp. Auftrag) taucht in unterschiedlichen Prozessen in unterschiedlichen Ausprägungen auf.
Ohne ein zentrales, Methoden-unabhängiges Repository kommt es zu Wildwuchs und babylonischer Verwirrung.
Die Wiederverwendung von Prozessbausteinen erhöht die Effektivität und Qualität der Modellierung.
Ein zentrales Objekt- und Prozessrepository erlaubt die Nachnutzung von Informationen in der Umsetzung (Bsp: Klassenmodelle, Softwarespezi-fikationen) oder andere Bereiche (Bsp . Begriffssysteme/Vokabulare im Wissensmanagement)
Die unternehmensweite Konsistenz von Prozessmodellen, Objekten
und Bibliotheken muss vom Tool mit einem zentralen Repository aktiv
unterstützt werden.
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Der Nutzen von
Konsistenzerhaltung
Beispiel:
Modellierung von rund 100 Kommunalprozessen in 3 Bundes-
ländern auf der Basis einer kontinuierlich wachsenden Bibliothek an
Prozesselementen.
Schon bei der Modellierung für das erste Bundesland wurden
Prozesselemente im Schnitt 2-3 mal wiederverwendet.
Durch Wiederverwendung von Prozesselementen reduzierte
sich die durchschnittliche Modellierungszeit pro Prozess von 12
PT auf 3,5 PT.
„Ohne die automatisierte Konsistenzerhaltung wäre eine Modellierung in
dieser Größenordnung nicht nur fachlich unzulänglich sondern auch noch
wirtschaftlich kaum durchführbar.“
Dr. Andreas Giesenhagen
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Beispiel: Vokabular
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Verwendung des Vokabulars
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Impact und Portal
HTML oder Visio Viewer
Virtuelle Verbindung vieler Visio Dokumente
Stand alone oder im SharePoint Webpart
Feedback über SharePoint
Visio Web Access (Visio Services)
SemTalk Services (Navigation, Suche, Reporting)
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Visio Web Access für Leser und
Editoren
Vorschau und Navigation zum schnelleren Zugriff. Kein Öffnen von Visio für den Leser nötig
Idealerweise ist das dieselbe Bibliothek, die auch die Editoren verwenden.
In der Praxis wird oft eine Publikationsbibliothek eingesetzt, die auf freigegebenen Kopien der Visio Dokumente beruht.
– Das Format der Publikationsbibliothek sollte VDW sein
– Für den Workflow ist mindestens SharePoint Designer auf einem Client Rechner nötig
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Beschreibungsfeld
Auch als Text zu Drucken
Anzeige der Eigenschaft der Visio Shapes
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Navigation zwischen den Visio Dateien
Ohne das Webpart zu verlassen
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Hyperlinks auf Dokumente
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Vorteile Visio Services
Oberfläche durch Webparts frei konfigurierbar
Details-Fenster („Content Editor“) per Script anpassbar (sog. Visio Services Mashup API)
Vorschau zum schnelleren Zugriff.
Kein Öffnen von Visio für den Leser nötig, aber möglich
Navigation innerhalb des Visio Web Access Webparts
Kombination mit anderen SharePoint Webparts
SharePoint Informationen über den Leser/Editor: Rolle, Legal Entity, Prozess machen die Site personalisierbar
Daten Visualisierung
Business Process Monitoring und Datenvisualisierung
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Was sind SemTalk Services ?
Navigation, Suche und Reporting über eine große Menge von Prozessen, Objekten und Dokumenten
Nutzung der SemTalk Objekte statt einer textuellen Suche in SharePoint
Als eigener Service unabhängig von SharePoint auch in der Cloud realisierbar
Ideale Ergänzung zu Visio Services, um die Portale mit intelligenten Funktionen anzureichern
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SemTalk Services Architektur
SemTalk Model API, SemTalk Server und SemTalk Service Clients können auf verschiedenen ISS Instanzen laufen
Windows Communication Foundation auf dem Server
600 Modelle unterschiedlicher Größe benötigen weniger als 1 GB RAM
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Prozessportal mit SemTalk
Services ohne SharePoint
Navigation
Reporting
Suche
Kontext
Dokumente
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SemTalk Services (Navigation) mit Visio
Services
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SemTalk Services (Suche) mit Visio
Services
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SemTalk Services (Eigenschaften) mit
Visio Services
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SemTalk Services (Kontext) mit Visio
Services
29 © Semtation GmbH All rights reserved. Mai 2012
SemTalk Services (Suche auf der Seite)
mit Visio Services
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Fazit: Offenheit ist der zentrale Erfolgsfaktor für
Toolintegration in SharePoint
Kein externes Repository neben SharePoint („Datenbank-frei“) – Visio Dokumente (Dokumentenmanagement)
– Meta-Daten an den Prozessen (Status, Geltungsbereich, Freigabe…)
Verwendung von Benutzern, Berechtigungen usw. aus SharePoint
Ablage der angehängten Dokumente in SharePoint
Integration beliebiger SharePoint Listen als Repository in das Modellierungstool
Pflege vieler Daten direkt in SharePoint Listen
Einfache Migration zwischen SharePoint Sites
Visio als führendes Tool für den Modellierer: – Keine Generierung von Visio aus der Datenbank oder aus SharePoint Listen
– Nutzung und Generierung von SharePoint Listen aus Visio
Die Ablage z.B. einer MS-Access Datenbank in SharePoint ist (auch) keine Lösung
Es sollte möglichst keine Software (außer einem bisschen Java Script) innerhalb von SharePoint installiert werden müssen
Investitionssicherheit: Keine permanente Ablage von Daten außerhalb von SharePoint und Office
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Und eine mächtige Simulationskomponente
haben wir für Gartner auch noch
32 © Semtation GmbH All rights reserved. Mai 2012
Unternehmensprofil Semtation
Kurzprofil
Hamburg Port Authority Datenzentrale Baden-Württemberg
Japan Tobacco International
Wirtschaftsministerium Brandenburg
Bayer MaterialScience Vattenfall
Fielmann Schott Solar Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und
Umwelt Berlin
20 Jahre Toolerstellung im Bereich
Prozessmodellierung
Mehr als 1000 Nutzer modellieren mit
SemTalk
Mehrere 1000 Anwender verwenden
mit SemTalk erstellte Prozessmodelle
Software und Service „Made in
Germany“
Enge Entwicklungspartnerschaft mit
Microsoft
Ausgewählte Referenzen:
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Unternehmensprofil Semtation
Ausgewählte Partnerlösungen
OMEGA Process Modeler (UNITY AG)
• Vorgehensmodell der OMEGA-Methode der Universität Paderborn
• Erzeugung von Lastenheften
SemTalk for E-Government (Knowlogy Solutions AG)
• Referenzmodelle und Produktkataloge
WEBCON Sp. z o.o.
• Workflow-Definition und Ausführung auf Basis von Microsoft SharePoint
C-ENS (ConVista AG)
Eigene Methode zur Referenzmodellierung im Bereich SAP und Versicherungen
AKRA Business Solutions GmbH
• Beratung zu und Implementierung von Management-Systemen
Impuls Informationsmanagement
• Projektmanagement und Referenzmodelle auf der Basis von Microsoft SharePoint
CORAK GmbH
• Prozesskostenrechnung
Durch seine hohe Erweiterbarkeit und Flexibitität eignet sich SemTalk hervorragend für die Umsetzung spezifischer Beratungsansätze – auch als OEM-Lösung.
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Fazit
SemTalk unterstützt die drei wichtigen Erfolgsfaktoren der Process Success Disc™
(Methodenfreiheit, Konsistenz in der Modellierung und Impact der Ergebnisse) in
hervorragender Weise.
SemTalk nutzt die Stärken und Verbreitung von MS-Visio und MS-SharePoint für
erstklassige Ergebnisse bei optimalem Preis/Leistung-Verhältnis.
SemTalk ist in die bestehende IT- und Portallandschaft optimal eingebunden und
vermittelt mit vielen Feedbackmöglichkeiten zwischen IT und Fachseite.
SemTalk macht die Erfahrungen von mehr als 20 Jahren Toolerstellung im Bereich
Prozessmodellierung für seine Kunden nutzbar.
35 © Semtation GmbH All rights reserved. Mai 2012
Möchten Sie SemTalk ausprobieren?
Laden Sie unverbindlich eine 30 Tage SemTalk-Demoversion herunter. Oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Online-Demo:
www.semtalk.de
Falls Sie kein Visio haben sollten, helfen wir Ihnen gerne mit einer Visio Demoversion weiter.
Semtation GmbH
Geschwister-Scholl-Str. 38
14471 Potsdam
0331 58139-36
sales@semtalk.de
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