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REUNION CON USUARIOS
25 y 26 de febrero de 2013
Agenda
O 8:00 Bienvenida (Juan Marcos Delgado)
O 8:45 Circular OS-001-2013 (Juan Marcos Delgado)
O 9:15 Encuesta de Satisfacción
O 9:20 Receso
O 9:35 Proceso de Recepción de Solicitudes. (Antonio Marín)
O 10:00 Requisitos de las solicitudes. (Isabel Rivera)
O 10:15 Decisión Inicial (Laura Ramírez)
O 10:45 Requisitos para el inclusión en catálogo (Juan Pablo
Sanabria)
O 11:15 Compras por Demanda (Katherine Herrera)
O 11:45 Preguntas
O 12:00 Fin
Fechas Límite para Tramitar Solicitudes de Compra
2013
Contrataciones de Equipos
22 de Marzo
30 de agosto
14 de junio
Contrataciones
de
Materiales
1 de marzo
27 de setiembre
9 de agosto
5 de julio
31 de mayo
12 de abril
Equipos Asignados
por la CIEQ
22 de marzo
28 de junio
Las Solicitudes de Contratación de
Obra Pública y las Contrataciones de
Servicios se tramitarán en el momento
que ingresen
Fechas Límite para las contrataciones de obra pública y de servicios
Contratación Directa de
Escasa Cuantía
27 de Setiembre
Licitación abreviada
30 de agosto
Licitación Pública
26 de julio
Solicitudes de Contratación
Procedimiento: Recepción de Solicitud
Oficina de Suministros
REQUISITOS PREVIOS: Decisión Inicial
Preparado por:
Laura Ramírez Herrera
Estructura de presentación
O Objetivo
O ¿Qué son los requisitos previos?
O ¿Cuáles son los requisitos previos?
O Publicidad del plan de adquisiciones
O Previsión presupuestaria
O Previsión de verificación
O Decisión inicial
O Preguntas
Objetivo de la presentación
O Comprender la importancia de los
requisitos previos en la
Contratación Administrativa.
¿Qué son los requisitos previos?
O Dibuje un cetáceo
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En materia de contratación pública se presentan
una serie de supuestos, que deben ser cumplidos
por un único sujeto: la administración pública,
más específicamente la administración licitante
interesada.
Son aquellos aspectos básicos y que debe tomar en cuenta toda administración cuando desea dar inicio con un procedimiento de compra pública. Sin la presencia de estos requisitos, sea de uno o de varios, el acto inicial se ve afectado desde el punto de vista de su validez y el acto de adjudicación que pueda llegar a dictarse sería nulo de pleno derecho.
Los requisitos sirven para poner de manifiesta la voluntad administrativa de abrir un concurso y encauzarlo de modo adecuado.
Desde su acto inicial, la decisión que adopta el órgano competente debe contar con una motivación del concurso, donde quede en evidencia las razones por las cuales la administración determina hacer la apertura.
DIMENSIONES DEL
GASTO PòBLICO
ÀQu� logros
obtiene?
ÀQui�n gasta?
ÀEn qu� gasta?
Unidad
Ejecutora
¿Cuáles son los requisitos previos?
Según la LCA y RLCA estos requisitos son:
O Publicidad del programa de adquisiciones
O Previsión presupuestaria
O Previsión de verificación
O Decisión inicial
Publicidad del plan de adquisiciones
O Este requisito surge de la obligación de
planificación que ostenta la Administración
Pública, que encontramos en distintas
normas que regulan el accionar
administrativo.
Publicidad del plan de adquisiciones
O La Publicidad de este plan puede utilizar
diversos medios de divulgación.
Previsión presupuestaria
O Este punto corresponde a establecer que se cuenta con
el presupuesto institucional necesario para la
contratación del bien o servicio.
O Según las disposiciones jurídicas al respecto
existen casos de excepción:
O Con permiso de la CGR
O Ejecución en varios períodos presupuestarios
O Cuando la ejecución es en otro periodo
presupuestario
Se adjudica cuando se
Tiene certeza de poseer los recursos
Previsión de verificación
O Consiste en establecer por parte de la institución que se cuenta con todas las condiciones necesarias para la utilización y fiscalización del bien o servicio a contratar.
Previsión de verificación
O Estas condiciones pueden estar constituidas por recurso humano, espacio físico, terrenos, instalaciones eléctricas, maquinaría especializada, etc...
Previsión de verificación
Si no se tienen en el momento se debe hacer referencia de que se contarán en el momento de la ejecución de la contratación.
Decisión inicial
O Es el acto que une todos los elementos
anteriores y a su vez añade otros que
solicita la LCA y el RLCA, dando paso al
inicio de la contratación.
DECISIÓN INICIAL
Presupuesto
Verificación
Publicación en
Plan
Cronograma
Justificación
Descripción del
objeto
Controles
Responsable
Requisitos Básicos de la Solicitud de Compra
O Asunto
O Descripción del bien
O Presupuesto
O Justificación de Exclusividad
O Justificación cuando el Proveedor es del Exterior (fuera del país)
O Factores de Evaluación
O Decisión Inicial (El trámite inicia hasta que se reciba físicamente)
Requisitos Indispensables para Oferente Único
O Es aquel que vende de forma exclusiva un bien determinado,
O Requisitos:
1. Solicitud en GECO
2. Presupuesto suficiente
3. Decisión Inicial indicando de forma expresa y clara:
O Justificación de porqué es oferente único (por ser distribuidor
exclusivo de un aditamento original o compatible o bien, se encuentre
aún en garantía), responde a criterios técnicos.
O Explicación sobre bienes o artículos similares en el mercado y porqué
estos no satisfacen la necesidad de la Institución.
O Estudio o sondeo del mercado realizado al efecto, que debe respaldar
la decisión de contratar por proveedor único.
3. Factura proforma del Oferente Unico,
O Tiempo de despacho y vigencia de la oferta
O Forma de pago e información bancaria
O Garantía del producto
O Incoterms a Costa Rica
O Firma en la pro forma
O Indicar que deben enviar la factura proforma original firmada
por correo aéreo (Debe incluir la información bancaria)
4. Datos de identificación del proveedor y medios de
comunicación
5. Certificaciones de distribuidor exclusivo autorizado del
fabricante
6. Certificaciones adicionales necesarias (depende de la
naturaleza del bien y de la necesidad del usuario)
Requerimientos Indispensables para Arrendamientos o compra de Inmuebles
1. Adjuntar una nota justificando si el bien es único, para realizar una contratación
directa vía excepción, caso contrario se tramitará por concurso. ( artículo 131,
inciso j del RGCA.)
2. La oferta de Arrendamiento/Venta del Inmueble por parte del Propietario
(indicando las condiciones ofertadas: precio, forma de pago, plazo, si hay
depósito, etc.)
3. Declaración jurada por parte del (los) propietario (s) indicando que no lo
alcanzan las prohibiciones señaladas en el artículo 22 y 22 bis de la LCA
4. Certificación emitida por el Registro Nacional del (los) propietario (s) y
gravámenes del inmueble a alquilar.
5. Certificación de la Personería Jurídica en caso de personas jurídicas propietarias
del inmueble, junto con la copia de la cédula de identidad del representante
legal. Si el (los) propietario (s) es una (varias) Persona (s) Física (s) adjuntar
fotocopia de la Cédula de Identidad de cada uno de ellos.
6. Certificación emitida por la Municipalidad correspondiente indicando
que se encuentran al día con los tributos del inmueble.
7. Avaluó del inmueble emitido por la OEPI determinando el monto del
arrendamiento del inmueble.
8. Solicitud de contratación con el contenido presupuestario aprobado.
9. Decisión Inicial debidamente suscrita por el responsable de la Unidad
Solicitante, importante determinar la persona encargada de supervisar
la correcta ejecución del contrato.
10. Período del arrendamiento.
11. Datos para notificaciones y localización del oferente.
12. Cualquier otro documento o información que considere importante de
adjuntar.
O NOTA IMPORTANTE: El contrato de arrendamiento se tendrá como
irregular si ha iniciado su ejecución antes de la debida adjudicación,
y le será aplicable lo estipulado en el artículo 210 del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa.
Compras por Excepción
O Contrataciones de bienes o servicios
amparadas al artículo 131 del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa debido
a circunstancias incompatibles con tramites
que requieran un concurso,
O Se tramitan las contrataciones en forma
independiente de la solicitudes sujetas a la
planificación institucional de compras para
el periodo presupuestario 2013.
Son tres actividades que debe realizar y documentar en forma completa las
unidades solicitantes, las cuales son:
1. Identificación de la excepción: Deben revisarse las excepciones incluidas
en el artículo 131 de RGLCA, dentro de las cuales tenemos las siguientes
excepciones:
• Oferente único.
• Bienes o servicios artísticos o
intelectuales.
• Medios de comunicación social.
• Suscripciones y compra de
material bibliográfico.
• Servicios de capacitación.
• Atención urgente de gestiones
judiciales.
• Reparaciones indeterminadas.
• Objetos que requieren
seguridades calificadas.
• Interés manifiesto de colaborar con
la Administración.
• Arrendamiento o compra de bienes
únicos.
• Situaciones imprevisibles.
• Arrendamiento de vehículos de los
funcionarios.
• Servicios de Arbitraje o
Conciliación.
• Combustible.
• Patrocinios.
• Asesoría a Auditorías Internas.
2. Generar la solicitud de compra y la decisión inicial:
O Elaborar la solicitud de compra en el sistema GECO, así como la
decisión inicial, justificar correcta y ampliamente la excepción. Se
recomienda utilizar la siguiente guía:
O La excepción de oferente único está determinada por la
naturaleza del objeto, por lo que debe cuestionarse, que en
caso de no adquirirse el bien o servicio, la finalidad pública que
pretende satisfacer la Universidad de Costa Rica no se vería
cumplida, acreditado por qué razón es necesaria la compra
que se propone y que quede absolutamente claro que la
solución propuesta no brinda la posibilidad de un eventual
concurso.
O Debe comprobarse exhaustivamente y documentarse, que el
bien o servicio que se justifique como único, no dispone de
similares o substitutos en el mercado.
O Debe valorarse si el mercado ofrece otros
bienes para la finalidad pública que pretende
satisfacer la Universidad de Costa Rica, si los
ofreciera, es preciso que se indique, por qué no
son apropiados, pues en caso contrario, la
Oficina de Suministros deberá realizar el
procedimiento de concurso que corresponda de
acuerdo al monto.
O Es fundamental que se determine la
razonabilidad del precio cotizado por el
oferente que se justifica como único, para lo
cual el monto de la oferta debe corresponder a
prestaciones similares en el mercado.
3. Adjuntar la oferta del proveedor: la cual debe tener al menos la siguiente
información:
a) Información del oferente (nombre, cédula, dirección, teléfonos,
correos electrónicos).
b) Vigencia de la oferta (cuando se envíe la documentación a la Oficina
de Suministros la oferta deberá estar vigente y tener al menos 30
días naturales adicionales de vigencia).
c) Plazo de entrega.
d) Forma de pago.
e) Marca, modelo y garantías ofrecidas (en caso que aplique).
f) Precio y forma en que presenta la oferta económica:
1. mercadería nacionalizada puesta en la UCR.
2. mercaderías cotizadas para exonerar, para las cuales la UCR solo tramitará la nota de
exoneración de impuestos, en donde todos los trámites (desalmacenaje, transporte,
etc.) necesarios para llevar las mercaderías hasta la UCR correrán a cuenta y riesgo del
oferente.
3. mercaderías cotizadas puestas en aduana, en donde la UCR tramitará la nota de
exoneración de impuestos y los trámites de desalmacenaje, transporte, etc. necesarios
para llevar las mercaderías hasta sus instalaciones.
Ejemplo de Decisión Inicial
Catálogo de Bienes y Servicios
Pasos a Seguir para Realizar la Solicitud de Creación de Bienes y Servicios
• Búsqueda en el catálogo para
verificar si lo que se está solicitando
existe o no.
• Si el articulo existe se procede a
realizar la solicitud de compra
• Si el artículo no existe se debe
solicitar la creación del nuevo bien o
servicio
Requisitos para solicitar la creación
ByS O Unidad de medida (Compra): escoger la que se
adapte mas a la que usted requiera. ( Cuando lo
que se requiere es un Servicio, ésta palabra existe
en esos campos y es la que debe utilizar en esos
casos).
O Unidad de medida (despacho): Este campo es
utilizado para aquellos artículos los cuales van
reaprovisionar los almacenes, para lo demás
casos se utiliza el mismo que en el caso anterior.
O Precio: debe ir en colones y no en dólares,
Cuidado con el uso de puntos y comas.
O Enlace web: va alguna referencia donde se puede
buscar información sobre lo que están solicitando
(No es obligatorio), NO se debe poner el correo del
solicitante.
O Tipo: marcar la opción que el usuario requiera
O Requiere Inspección: cuando el usuario requiere
una inspección por parte del proveedor antes de
ofertarlo.
O Descripción Corta: debe ir únicamente el
nombre acompañado de una característica
principal
O Descripción Larga:
O se utiliza para poner las especificaciones
técnicas del articulo solicitado, por
ejemplo:
O Material
O Dimensiones, de ser necesario internas y
externas (basado en el sistema métrico
decimal)
O Capacidad (basado en el sistema métrico
decimal)
O Peso
O Requerimientos eléctricos (Potencia-
Voltaje)
O Los accesorios que incluye
O Presentación
O Similar a ……
O En el caso de los reactivos es importante que
indiquen:
O N° de CAS
O Composición
O Peso Molecular
O Presentación
O Referencia
O Cuando el articulo que se requiere es un repuesto o
accesorio de algún equipo ya existente, éste debe
incluir:
O Nombre del Repuesto
O Numero de parte o código del repuesto
O Nombre del equipo, marca y modelo.
Equipos estandarizados por el centro de informática O Equipo de Computo:
O Computadoras ( escritorio-portátiles)
O Estaciones científicas
O Servidores
O Impresoras
O Equipo Multimedia O Proyectores Multimedia
O Pantallas LCD-LED
O Cámaras de Video y Fotografía
O Pizarras Electrónicas
O Redes: O Puntos de Acceso
O Conmutadores
∂ Requisitos para solicitar un equipo fuera del estándar O Solicitar Visto Bueno al centro de Informática
O Realizar la solicitud de Creación del bien, indicando los oficios por parte del centro de informática.
O Cuando el articulo que se requiere es un repuesto o accesorio de algún equipo ya existente, éste debe incluir: O Nombre del Repuesto
O Numero de parte o código del repuesto
O Nombre del equipo, marca y modelo.
Compras por Demanda
Compras por demanda, artículo 154 inciso b del RLCA
O En esta modalidad de compra la
Universidad de Costa Rica no compra una
cantidad definida de bienes o servicios,
sino que tiene el compromiso de los
contratistas de entregar periódicamente
los bienes o servicios según las
necesidades de consumo puntuales que
se vayan dando durante la fase de
ejecución.
Compras por demanda, artículo 154 inciso b del RLCA
O Dentro de las ventajas de utilizar esta modalidad tenemos
las siguientes:
1. La Institución no tiene la obligación de adquirir los bienes
contratados, ya que la compra se realiza solo si existe la
necesidad de consumo.
2. La contratación se realiza por un periodo de un año,
prorrogable hasta un máximo de cuatro años.
3. Los contratos poseen mecanismos de reajuste de precios
y de revisiones periódicas de precios según mercado.
4. Existe la posibilidad de excluir e incluir bienes
adicionales en las contrataciones hasta en un 50% de los
bienes adjudicados.
Compras por demanda, artículo 154 inciso b del RLCA
O Las contrataciones por demanda que la Universidad tiene en
ejecución son las siguientes:
O Compra de materiales eléctricos.
O Compra de materiales de ferretería.
O Compra de materiales de oficina.
O Compra de papel higiénico, toallas, etc.
O Compra de materiales de laboratorio.
O Compra de computadoras e impresoras.
O Compra de tintas y tóner para impresoras.
O Compra de uniformes.
O Adicionalmente se han desarrollado contrataciones con esquemas
similares para la compra de materiales odontológicos y compra de
reactivos.
Compras por demanda, artículo 154 inciso b del RLCA
Procedimiento para tramitar las compras por
demanda:
① Realizar la requisición del bien:
a. Registrar la requisición.
b. Aprobar presupuesto.
c. Aprobar reserva de existencias.
② Generar la solicitud de compra por
demanda:
Compras por demanda, artículo 154 inciso b del RLCA
Compras por demanda, artículo 154 inciso b del RLCA
③Aprobar la solicitud de compra en
“enviar a suministros”:
O Nota: para las solicitudes de compra
por demanda no debe registrarse la
decisión inicial.
Contactos Juan Marcos Delgado:
Tel: 2511-5081
juan.delgado@ucr.ac.cr
Antonio Marín:
Tel: 2511-2965
antonio.marin@ucr.ac.cr
Isabel Rivera:
Tel: 2511-2954
ana.rivera@ucr.ac.cr
Juan Pablo Sanabria
Tel: 2511-2958
juan.sanabrialeandro@ucr.ac.cr
Katherine Herrera
Tel: 2511-2951
Katherine.herrera@ucr.ac.cr
Laura Ramírez
Tel: 2511-2975
laura.ramirezherrera@ucr.ac.cr
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