prewriting

Prewriting By Hoem Seiha H/p: 012‐699‐553 

Email: entrepconsulting@gmail.com 

Prewriting is the first step of all writing activities. It includes the followings: ∗ Defining recipients (clients or potential clients) ∗ Choosing an email campaign ∗ Brainstorming ∗ Gathering information ∗ Outlining the content (of a campaign) ∗ Choosing a format & design style 

Prewriting 

Recipients are the first priority to consider before creating an email marketing campaign. To succeed in your email campaign, define for whom the campaign are intended. Such considerations are demography (age, gender, living standard, occupation, location, etc.), old or loyal clients, potential clients, preference,  etc. 

Defining recipients 

Example 1 

Example 2  

Corporate Internet Package: $90 ‐ $300 

Unlikely  

Retail user 

Before starting writing an email message for a campaign, deciding what nature of campaigns should be chosen is very important for a better successful rate. Two main considerations of a campaign are the followings: ∗ Format:  Html, plain text, rich media, image only, etc. ∗ Type:  newsletter, press release, invitation, etc. 

Choosing an Email Campaign 

Format: Html, Type: Newsletter 

Link 

Static image 

Font style  color 

Format: Text: News Release 

Format 

Rich Text  Html  Rich Media 

Now that you’ve got the ideas of the type and format of your email marketing campaign, the next step is to think briefly about what information should be included in the your email message. Remember the “5 Ws” and the “H” for brainstorming techniques. 5 Ws: What, where, when, why and who The H: How 

Brainstorming 

Example: Brainstorming 

Media Invitation Event name 

What’s the event about? 

Event location 

Who presides the event? Starting & 

lasting time 

Who organizes/ Hosts? 

Who are invited? 

You’ve come up with the all the ideas of what to write in your email marketing message, and the next step you have to take is to gather all the information you have listed in the brainstorming process. Think of resource persons who share the responsibility of providing you the information regarding the what you’re going to write. Sometimes, you have to sit your marketing counterparts, upline managers, CEO down for the information. 

Gathering Information 

Gathering Information can be done by: ∗ Desk Review  ∗ Use computer and internet (for electronic materials) ∗ Find print materials (brochure, flyer, etc.) 

∗ In‐Person Interview ∗ Meet marketing counterparts, upline managers and CEO 

for the interview ∗ Clients (for newsletter only)   

Information Gathering Approaches 

An effective interview should be planned in advance. A list of questions should be established. Here are the tips: ∗ Choose what to write about ∗ Generate a list of questions (what, where, when, who, why, how) 

∗ Determine who should be interviewed ∗ Make appointment with the resource  

Interviewing Tips: Question List 

Sample: Q

uestionn

aire 

A good interview is better done with a good communication and closeness between the interviewer and interviewee. Here are some tips: ∗ Warm up – start the conversation by a warm‐up. ∗ Let him know why you need the information. ∗ Ask him according to question list, but be flexible with the unexpectedly told pieces of information 

∗ Think of pop‐up questions and follow up ∗ End the interview with a full of information  

Interviewing Tips: Interviewing Process