pengembangan sistem informasi pengolahan...

Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)93

Vol. 4, No. 2, Oktober 2015, ISSN : 2089-9033

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATAPENCARI KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA

PADANG

Fanny Andalia 1, Eko Budi Setiawan 2

1 Ilmu Komputer – Universitas Putra Indonesia YPTK PadangJl. Raya Lubuk Begalung, Padang

2 Teknik Informatika – Universitas Komputer IndonesiaJl. Dipatiukur 112-114 Bandung

Email : fanny.andalia@gmail.com 1, ekobudisetiawan@ymail.com 2

ABSTRAK

Pengolahan data Pencari Kerja pada Dinas Sosialdan Tenaga Kerja Kota Padang masih menggunakansistem komputer yang belum optimal, karenapenyimpanan data yang masih memerlukan tempatdan ruangan yang besar, sehingga membutuhkanwaktu yang relatif lama untuk menghasilkaninformasi yang dibutuhkan. Dalam pembuatan kartupencari kerjanya sendiri masih menggunakan tulisantangan. Penelitian dilakukan untuk mengoptimalkanproses pengolahan data dari proses yang adasebelumnya.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Pencari Kerja,Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, Java

1. PENDAHULUANPada kantor Dinas Tenaga Kerja merupakan

suatu instansi pemerintahan yang telah mempunyaibasis data informasi pada bagian tertentudiantaranya pada bagian pencari kerja. Pengolahandata pada bagian pencari kerja telah menggunakankomputer namun pemanfaatan teknologi ini hanyapada pengolahan kata dan angka seperti MicrosoftWord dan Microsoft Excel. Sehingga hal inimenimbulkan berbagai kendala, adapun kendala –kendala yang dihadapi pada bagian ini adalahsulitnya dalam melakukan pencarian data bila suatusaat data tersebut diperlukan, kesulitan dalampenyimpanan data karena masih menggunakansistem penyimpanan dalam bentuk berkas – berkasatau arsip, pembuatan laporan yang tidak tepatwaktu serta memerlukan ruang yang besar karenafile – file yang ada masih disimpan dalam bentukberkas – berkas atau arsip.

Berdasarkan hal tersebut, maka bagian pencarikerja perlu mengoptimalkan pemakaian komputeruntuk pengolahan datanya terutama pada pengolahandata pencari kerja, untuk itu dibutuhkan suatu sistempengolahan data yang akurat yang nantinya akanmenghasilkan informasi yang cepat dan terjamin.

1.1 Pengertian Sistem

Ada dua kelompok pendekatan dalammendefinisikan sistem. Ada yang menekankan padaprosedurnya dan ada yang menekankan padakomponen atau elemennya [1], diantaranya :Pendapat pertama menekankan sistem padakomponennya. “Sistem adalah kumpulan darielemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapaisuatu tujuan tertentu”.

Pendapat kedua menekankan sistem padaprosedurnya.“Sistem adalah suatu jaringan kerja dariprosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatukegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasarantertentu”.

1.2 Pengertian Informasi

Informasi menurut Turban et al [2] merupakandata yang telah diorganisir sehingga memberikanarti dan nilai kepada penerimanya. Sedangkanmenurut Jogiyanto, Informasi adalah data yangdiolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebihberarti bagi yang menerimanya. Dapat dikatakanbahwa data merupakan bahan mentah, sedangkaninformasi adalah bahan jadi atau bahan yang telahsiap digunakan, Jadi, sumber dari informasi adalahdata.

Data merupakan bentuk jamak dari bentuktunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataanyang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuannyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadipada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata adalah perubahan dari suatu nilaiyang disebut dengan transaksi.[1]. Indikator yangdapat digunakan untuk mengukur kualitas informasiadalah relevance [3], accurate [4] [3], completeness[3] [4], timeliness [3], dan understandability [5] [6]dari informasi yang dihasilkan.

1.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan dalammembangun sebuah sistem setelah tahap analisissistem dan siklus pengembangan sistem. Tahapan ini

Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)94

Vol. 4, No. 2, Oktober 2015, ISSN : 2089-9033

mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional danmenggambarkan suatu sistem yang akan dibangun.Dalam merancang suatu sistem dapat menggunakanpemodelan secara terstruktur dengan menggunakangrafik atau diagram.

2. ISI PENELITIAN2.1 Aliran Sistem Informasi Lama

Untuk menganalisa suatu sistem perludigambarkan aliran sistem informasi dan hubunganyang terjadi antara bagian – bagian dalam instansiKantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Padangdalam menghasilkan informasi dan laporan yangdiinginkan. Untuk aliran sistem informasi ini dapatdilihat pada gambar 1 berikut ini :

Gambar 1. Aliran Sistem Informasi Lama

Berdasarkan gambar 1 dapat dijelaskan bahwa :1. Pencaker datang ke bagian IPK Kantor Dinas

Sosial dan Tenaga Kerja Kota Padangmengajukan permohonan untuk membuat kartutanda pencari kerja.

2. Bagian IPK memberikan formulir isian untukdata pencari kerja tersebut, setelah diisi bagianIPK mengecek kelengkapan persyaratan untukmembuat kartu tanda pencaker yaitu fotocopyijazah terakhir, fotocopy KTP yang masihberlaku, pas foto 2x3 sebanyak 2 lembar, kalausebelumnya sudah pernah membuat kartu tandapencaker, maka kartu tersebut harus dibawa lagi.

3. Bagian IPK mencatat lagi data pencaker di bukudata pencaker kemudian baru kartu tanda pencarikerja dicetak, kartu yang telah dicetak langsungdiberikan kepada pencaker.

4. Bagian IPK membuat laporan data pencari kerjabulanan dan direkap untuk laporan tahunan

sebanyak 2 rangkap, kemudian ditandatanganioleh bagian Kabid Pelpen dan diserahkankembali pada bagian IPK untuk dijadikan arsipbagi bagian IPK.

5. Laporan yang satunya lagi diserahkan ke KepalaDinas Kantor Dinas Sosial dan Tenaga KerjaKota Padang.

2.2 Analisa Sistem Pengolahan Data

Agar dalam melakukan penganalisaan terhadapsistem yang sedang berjalan, penganalisaan terhadapinput, proses dan output juga harus dilakukan. Halini bertujuan untuk lebih mengetahui permasalahanyang ada pada sistem yang lama dan juga sebagaiperbandingan untuk melakukan pembuatan sistemyang baru nantinya.1. Analisa Input

Berdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan,maka dapat digambarkan bahwa sistem yang sedangberjalan masih terdapat kekurangan – kekurangandalam pengolahan data kartu pencari kerja. Dalammelakukan pengentrian data atau penginputan datamasih dilakukan secara manual dimana data yangdiinputkan ditulis sehingga membutuhkan waktuyang lama untuk melakukan pengolahan data. Data –data yang diperoleh dari pencaker adalah berupadokumen usulan pembuatan kartu pencaker.2. Analisa Proses

Berdasarkan dokumen usulan pencaker,kemudian data diproses atau diolah yang nantinyaakan menghasilkan suatu laporan yang akandibutuhkan. Pada Kantor Dinas Sosial dan TenagaKerja Kota Padang proses pengolahan data kartutanda pencari kerja masih dilakukan secara manualsehingga hasil dari pengolahan datanyamembutuhkan waktu yang lama. Dalam prosespembuatan kartu pencari kerja dilakukanberdasarkan pada :Untuk pembuatan kartu tanda pencari kerja harusmemenuhi syarat – syarat berupa ijazah terakhir,fotocopy KTP yang masih berlaku dan pas fotoukuran 2x3 sebanyak 2 lembar. Dan kalauseandainya sudah pernah membuat kartu tandapencari kerja hanya untuk perpanjangan kartu sajadengan syarat juga masih dalam kurun waktu yangtelah ditentukan yaitu setiap 6 bulan selama dalamjangka waktu 2 tahun. Untuk membuat kartu barujuga harus membawa kartu pencari kerja yang lama.3. Analisa Output

Pengolahan data yang belum optimalmengakibatkan pembuatan laporan membutuhkanwaktu yang lama. Hal ini mengakibatkan seringterjadinya keterlambatan penyampaian laporankepada pimpinan dan membutuhkan ruang yangbesar dalam melakukan pengarsipan data, karenadata masih disimpan dalam bentuk arsip – arsip ataudokumen.

Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)95

Vol. 4, No. 2, Oktober 2015, ISSN : 2089-9033

2.3 Kelemahan Sistem Informasi Yang SedangBerjalan

Setelah menganalisa sistem yang sedang berjalanpada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja KotaPadang, dapat dilihat adanya beberapa kelemahandari sistem yang sedang diterapkan ini, antara lain :1. Pengolahan data kartu tanda pencari kerja masih

menggunakan sistem manual yaitu mengisi kartutanda pencari kerja dengan tulisan tangan.

2. Pembuatan laporan-laporan masih menggunakanaplikasi standar seperti seperti Microsoft Worddan Microsoft Excel.

3. Media penyimpanan masih berupa arsip-arsip,hal ini menyebabkan lambatnya proses pencariandata dan informasi yang diperlukan.

2.4 Aliran Sistem Informasi Baru

Aliran Sistem Informasi merupakan suatu alatbantu yang digunakan dalam merancang suatusistem. Aliran Sistem Informasi baru ini tidakterdapat banyak perubahan, hanya pada prosespengolahan data telah dilakukan secarakomputerisasi dan telah menggunakan databasesebagai media penyimpanannya. Perubahan aliransistem informasi ini dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Aliran Sistem Informasi Baru

2.5 Diagram Konteks Sistem

Adapun diagram konteks sistem yang akandibangun dapat dilihat pada gambar 3 berikut.

Gambar 3. Diagram Konteks Sistem

2.6 Data Flow Diagram

Berikut merupakan data flow diagram level 0 darisistem yang dibangun.

Gambar 4. Data Flow Diagram Level 0

2.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram ( ERD ) merupakanmodel konseptual yang menggambarkan hubunganantar penyimpanan. Entity Relationship Diagramdapat membantu kita dalam mempelajari hubunganantar file database yang kita rancang. Berikutgambar 4 menggambarkan Entity RelationshipDiagram pengolahan data kartu pencari kerja.

Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)96

Vol. 4, No. 2, Oktober 2015, ISSN : 2089-9033

Gambar 4. ERD dari sistem yang dibangun

2.7 Rancangan Antarmuka Input

Input yang akan dirancang ini berdasarkan atasinformasi yang dibutuhkan dalam pembuatanlaporan pada sistem yang lama, tetapi pada sistemyang dirancang ini diterapkan komputer sebagaimedia pengolah datanya dan input yang dibutuhkanjuga harus spesifik. Sehingga dalam pengolahandatanya tidak lagi dilakukan secara manual untukmengisi kartu tanda pencari kerja. Salah satu contohrancangan antarmuka inputan dapat dilihat padagambar 5.

Gambar 5. Rancangan Antarmuka Input

2.8 Rancangan Antarmuka Output

Salah satu contoh format antarmuka output,dapat dilihat pada gambar 6 berikut

Gambar 6. Rancangan Antarmuka Output

2.9 Implementasi Antarmuka Sistem

Setelah dilakukan perancangan antarmuka,berikut merupakan hasil dari implementasi sistemyang telah dibangun.

Gambar 7. Implementasi Menu Utama

Gambar 8. Implementasi Entry Data PendaftaranPencari Kerja

Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)97

Vol. 4, No. 2, Oktober 2015, ISSN : 2089-9033

Gambar 9. Implementasi Laporan Data PendaftaranPencari Kerja

Gambar 10. Implementasi Cetak Kartu PencariKerja

3. KESIMPULANBerdasarkan analisa dan pengujian yang telah

dilakukan pada Kantor Dinas Sosial dan TenagaKerja Kota Padang, maka dapat diambil kesimpulansebagai berikut :1. Pemakaian sistem komputer sangat tepat dalam

pengolahan data secara jelas dan terperinci.2. Dengan adanya sistem yang baru, maka

penggunaan waktu dalam mengolah data kartupendaftaran pencari kerja dapat lebih optimal

dalam pelaksanaannya, lebih menjaminkeakuratan dan ketepatan dalam pembuatanlaporan – laporan yang diinginkan.

3. Dengan adanya sistem yang baru, dapatmempermudah dalam pendeteksian pencari kerjayang sudah membuat kartu pencari kerja.

4. Dengan diterapkan sistem ini dapat membantupihak management dalam mengambilankeputusan.

5. Komputer tidak menggantikan semua pekerjaanmanusia, tetapi hanyalah berperan sebagai alatpembantu yang dapat mempermudah pekerjaan.

Setelah menarik beberapa kesimpulan darianalisa yang dibuat, maka dapat diajukan beberapasaran yang berkaitan dengan sistem yang baru ini.Saran-saran yang dapat diberikan sebagai berikut:1. Dalam pemakaian unit komputer sebagai

pengolah data sebaiknya dipilih jenis komputeryang sesuai dengan data yang dioalah.

2. Disarankan agar tenaga operator yang melakukanpengolahan data supaya diberikan pelatihan-pelatihan, sehingga dapat menguasai danmenjalankan sistem pengolahan data yang baruini dengan baik dan benar.

DAFTAR PUSTAKA[1] Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem

Informasi. Yogyakarta: Andi Offset, 2005.[2] Turban, Leidner, McLean, and Wetherbe,

Information Technology for Management, 6thed.: John Wiley & Sons (Asis) Pte Ltd, 2008.

[3] Raymond McLeod and George P Schell,Management Information Systems, 10th ed.:Pearson/Prentice Hall, 2007.

[4] Juhani Livari, "An Empirical Test of TheDeLone – McLean Model of InformationSystem Success," The Database for Advance inInformation System (DFA), vol. 36, no. 2,2005.

[5] William H DeLone, Ephraim R. McLean, "TheDeLone and McLean Model of InformationSystems Success : A Teen-Year Update,"Journal of Management Information System,vol. 19, pp. 9-30, 2003.

[6] Guy G Gable, Darshana Sedera, and TaizanChan, "Enterprise Systems Success : AMeasurement Model," in Proceeding Tewnty-Fourth International Conference onInformation Systems, Seattle, USA, 2003, pp.576-591.

Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)98

Vol. 4, No. 2, Oktober 2015, ISSN : 2089-9033