organizational blueprint02).pdf · 16. 17....

การทบทวนและออกแบบระบบงานเพอมงผลสมฤทธ

Organizational Blueprint

1

เกณฑการประเมนองคกรชนเลศ

ลกษณะส าคญขององคการสภาพแวดลอม, ความสมพนธ และความทาทาย

3. การใหความส าคญ

กบผรบบรการ

และผมสวนไดสวนเสย

1.การน าองคการ

2. การวางแผนเชง

ยทธศาสตร

6. การมงเนนระบบ

การปฏบตการ

5. การมงเนน

บคลากร7.ผลลพธ

การด าเนนการ

4. การวด การวเคราะห และการจดการความร

1. OP 13 ค าถาม2. เกณฑ PMQA 7 หมวด 89 ค าถาม

22

ก าหนดยทธศาสตรท

ชดเจน

เรยนรเพอสรางสรรคนวตกรรม

พฒนาคน/ระบบงานเพอสงมอบคณคา

ระบบการน าองคการ

บรบทขององคการ

สนคา

คณคา

บรรลวตถประสงคหลกของ

องคกร

สรางสรรคเพอตอบสนองความตองการในอนาคต

ตอบสนองความตองการในปจจบน

33

บรบทขององคการ

ก าหนดยทธศาสตรท

ชดเจน

เรยนรเพอสรางสรรคนวตกรรม

Value FocusOperation

ระบบการน าองคการ

ก าหนดยทธศาสตรท

ชดเจน

เรยนรเพอสรางสรรคนวตกรรม

พฒนาคน/ระบบงานเพอสงมอบคณคา

ระบบการน าองคการ

สรางสรรคเพอตอบสนองความตองการในอนาคต

บรรลวตถประสงคหลก

ขององคกรตอบสนองความตองการในปจจบน

สนคา

คณคา

44

บรบทขององคการ

ก าหนดยทธศาสตรท

ชดเจน

เรยนรเพอสรางสรรคนวตกรรม

Value FocusOperation

ระบบการน าองคการ

ก าหนดยทธศาสตรท

ชดเจน

เรยนรเพอสรางสรรคนวตกรรม

Value Focus

Operation

ระบบการน าองคการ

ก าหนดยทธศาสตรท

ชดเจน

เรยนรเพอสรางสรรคนวตกรรม

พฒนาคน/ระบบงานเพอสงมอบคณคา

ระบบการน าองคการ

55

จดมงหมายขององคกร(Purpose of an organization)

Organization

Key Competent Change andOpportunity

Prepare and utilize

CreateExperience•Product•Service

Value Brand Image

•Financial Performance•Social Recognition

Capture

An organization is a value delivery system," emphasizes the importance of aclear, well-articulated "value proposition" for each targeted stakeholder.

6

Publicize Value

Deliver Value

Design Value

Evaluate & Learning

Principle

Driving Force

Resistance Force

Strategic Management Model

ExpectedResults

TargetGroup

Products & Services

+Values

KeyProcess

Resources Supporting

Process

Strategy & Planning

8

1. อะไรคอผลลพธทเราปรารถนา(Expected Result)

• ความปรารถนาคอวตถประสงคทชน าองคกร

• ความปรารถนาสรางกรอบการด าเนนการใหกบองคกร

• ตองสรางผลลพธทปรารถนาทมความหมายและทรงพลงส าหรบบคลากรและผมสวนไดสวนเสย

9

1. อะไรคอผลลพธทเราปรารถนา(Expected Result)

10

พนธกจทไดรบมอบหมาย ความตองการ/คาดหวงของสาธารณชน+

ประโยชนทสาธารณชนตองไดจากเรา+

ประโยชนทประเทศชาตตองไดจากเรา

2. กลมเปาหมายทเราตองมงตอบสนองคอใคร(Target Group)

• กลมเปาหมายทเฉพาะเจาะจง ท าใหเราก าหนดสนคา/บรการทเฉพาะเจาะจงได

• เขาใจกลมเปาหมาย ท าใหเราก าหนด “คณคา” ในสนคา/บรการทตองสงมอบไดชดเจน

• จดกลมเปาหมายตามสภาพปญหา ความตองการ พฤตกรรม หรอ ภมศาสตร

11

-

0

+

ความตองการ (Needs)

ความคาดหวง (Expectation)

เขาใจความตองการ และความคาดหวง

Exciters

Satisfiers

Dissatisfiers

Kano (1984)

ความทาทายของการตอบสนอง Expectation

You can’t just ask customers what they want and try to give that to them. By the time you get it built, they will want something new.

7-11 store

เดกหญง1-12

วยรนหญง13-22

ท างานหญง23-34

หญง35 ปขนไป

เดกชาย1-12

วยรนชาย13-22

ท างานชาย23-34

ชาย35 ปขนไป

3. เราตองสงมอบสนคา/บรการ ทใหคณคาอะไรบาง(Product & Service + Value)

• คณคาใดทตอบสนองไดตามความตองการ & คาดหวงของกลมเปาหมาย

• คณคาใดทตอบสนองไดเหนอความคาดหวงของกลมเปาหมาย

• คณคาใดท าใหเราโดดเดน แตกตาง และบรรลผลลพธทปรารถนา

16

17

คณคาของแหลงทองเทยวไทยคณคา (Value) 1 2 3 4 5

ความปลอดภย

อาหารการกนอดมสมบรณแหลงธรรมชาตงดงาม

แหลงชอปปงทนสมย

ศนยกลางบรการทางการแพทยโครงสรางเออตอนกธรกจ

เปนศนยกลางการเดนทาง

คาครองชพราคาไมสงมาก

มกจกรรมใหท าหลากหลาย

Crafting/Designing Value Proposition

012345

Connectivity, Coverage

Reliability, Data Speed

Confidentiality & Security

Convenience, Speedy service

Well-informed

Intimacy, BeingSpecial/Somebody

Ease of use

Match to lifestyle, Securedliving, Ease of living

As-is Should be

Mobile PhoneBusiness

ขอเสนอคณคา (Value Proposition)

MK suki: Family and healthy self made foodMK suki: การท าอาหารสขภาพรวมกนในครอบครว

Starbucks: Experience around the consumption of coffeeStarbucks: เปดประสบการณในการดมกาแฟ

Major Cineplex: Luxury entertainment at sensible priceMajor Cineplex: ความบนเทงทหรหราในราคาสมเหตผล

ขอเสนอคณคา (Value Proposition)

Air Asia: Low fares and convenience (competing with the bus service)Air Asia: สายการบนราคาถกและสะดวกสบายในการเดนทาง(แขงขนกบ รถไฟ รถทวร)

IKEA: Great functional design at rock bottom priceIKEA: เฟอรนเจอรทมแบบการใชงานดเยยมในราคาตาทสด

4. เราจ าเปนตองมกระบวนการ และสมรรถนะส าคญใด(Key Process)

• แหลงทมาเดยวของคณคา มาจากกจกรรม(กระบวนการ)

• ไมมกจกรรม(กระบวนการ) ไมมทางสรางคณคาไดแนนอน

• ตองการสรางคณคา องคกรตองม “ความสามารถในการสรางคณคา”

22

5. เราตองบรหารจดการทรพยากรของเราอยางไร(Resources Supporting Process)

• องคกรตองมระบบบรหารทรพยากรตางๆ เพอสนบสนนการด าเนนการในแตละกจกรรม(กระบวนการ) ใหเกดสนคา/บรการ และคณคาตามทตองการ

• เปนการวางรากฐานใหเกดการพฒนาทยงยนในระยะยาว

23

คณคา

กจกรรม

กจกรรม

กจกรรม

กจกรรม

ผลผลต

ความตองการ+

ความคาดหวง

คน

เครองมอ

วธการ

สารสนเทศ

กระบวนการสรางคณคาปจจยสนบสนน

สรางคณคาเพอตอบสนอง

ความสามารถในการสรางคณคา

ความหมายของกระบวนการ

• กระบวนการ คอ กลมของกจกรรมทเกยวของซงกนและกน ในการเปลยน INPUT เปน OUTPUT ทสรางคณคาใหกบองคกร อยางเปนระบบ

• กระบวนการจะไมสามารถหยดจนกวาจะได OUTPUT ตามทตองการ กระบวนการสามารถสะดดไดเนองจากขาดวตถดบ, เวลา หรอจากอปสรรคใดๆ กตาม ดงนนเราตองมวธการจดการให OUTPUT สมฤทธผลตามทมงหวง

• องคประกอบทเลกทสดของกระบวนการ คอ กจกรรม(ขนตอน)

Input

Process

Output

25

กจกรรม

กจกรรมเปนแหลงของการเกดคณคา

กจกรรมกเปนแหลงของการเกดตนทน

บรหารกจกรรมในกระบวนการเพอสราง “คณคา” มากทสด ในขณะท “ตนทน” ตาทสด

26

ตวอยาง Air Asia

• ท าไม Air Asia มตนทนถกกวาสายการบนอน– ซอเครองถกกวา ?– ซอมบ ารงถกกวา ?– เตมนามนถกกวา ?– กปตนคาแรงถกกวา ?

• หรอ เพราะท ากจกรรมตางออกไป ท าใหโครงสรางกจกรรมเปลยน และสงผลตอตนทน

27

ตนทน

ตนทนของการด าเนนการขนอยกบ กจกรรมการเปลยนแปลงของตนทน

เกดจาก การเปลยนโครงสรางกจกรรม

28

แนวคดในการปรบปรงประสทธภาพในปจจบน

ท าใหสามารถแบงกจกรรมไดเปน 3 ประเภท1. กจกรรมทสรางคณคา (กระชบเวลา)2. กจกรรมทไมสรางคณคาหรอเปนความสญเปลา (ขจดตดทง) 3. กจกรรมทไมสรางคณคาแตไมสามารถหลกเลยงได (หาวธการใหมใหไดจดมงหมายเดม)

29

กจกรรมทไมไดเพมคณคาแตไมสามารถหลกเลยงได

กจกรรมทสรางคณคา

ความสญเปลา

ความสญเปลา(Wastes) 7 ประการ

30

ความส าเรจในการจดการกระบวนการ

ความส าเรจในการจดการเกดจาก

การสามารถสงมอบคณคาทสงขน

โดยใชตนทนตากวาได

สงมอบคณคาเพมขน

ความส าเรจในการบรหารงาน

ตนทนลดลง

Value Proposition

Performance

Value Chain

31

วเคราะหและก าหนดกระบวนการ

วเคราะหและก าหนดขอก าหนดทส าคญ

พนธกจ Value Chain

ความตองการผรบบรการกฎหมาย กฎ ระเบยบ

ออกแบบกระบวนการองคความร / IT

เปาหมายภารกจระยะเวลา/คาใชจาย/ผลตภาพขนตอนการปฏบตงาน

จดการกระบวนการสการปฏบต

ก าหนดตวชวดกระบวนการ

ลดคาใชจายในการตรวจสอบ ปองกนความผดพลาด

ปรบปรงกระบวนการ

แลกเปลยนเรยนร

ขนตอนการจดท ากระบวนการปฏบตงาน

32

โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร

1

2

3

4

แบบฟอรม, บนทกและเอกสารสนบสนน (Form, Record and Support document)

วธปฏบตงาน/วธการท างาน( Work Instruction)

ระเบยบปฏบตงาน (Procedure Manual),คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

คมอคณภาพ (Quality Manual)

โดยทวไปแบงเปน 4 ระดบ

33

Evaluate & Learning

Principle

Driving Force

Resistance Force

Strategic Management Model

ExpectedResults

TargetGroup

Products & Services

+Values

KeyProcess

Resources Supporting

Process

Strategy & Planning

34

Workshop: วเคราะหและก าหนดกระบวนการ

35

พนธกจ ผลผลต/บรการตามพนธกจ รายการกระบวนการ

ส านก/กอง..........................................

การก าหนดขอก าหนดทส าคญของผลผลต/บรการ และกระบวนการ

36

ผลผลต/บรการ

ความตองการ/คาดหวงของผรบบรการ

ความตองการ/คาดหวงของผมสวน

ไดสวนเสย

ขอก าหนดทกฎหมาย/ระเบยบ/

ขอบงคบระบ

ประเดนดานประสทธภาพทตอง

ปรบปรง

Workshop: การก าหนดขอก าหนดทส าคญของผลผลต/บรการ และกระบวนการ

37

กระบวนการ ขอก าหนดส าคญ ตวชวด คาเปาหมาย

Workshop: ทบทวนหวงโซคณคา

กระบวนการ(ขนตอน) ขอก าหนด A ขอก าหนด B ขอก าหนด C ขอก าหนด D

ขนตอนหลกท 1

ขนตอนหลกท 2

ขนตอนหลกท 3

ขนตอนหลกท 4

ผลผลต/งานบรการ

38

1. เนอหากระชบ ชดเจน เขาใจงาย2. เปนประโยชนส าหรบการท างานและการฝกอบรม3. เหมาะสมกบองคการและผใชงานแตละกลม4. มความนาสนใจ นาตดตาม5. มความเปนปจจบน (Update) ไมลาสมย6. แสดงหนวยงานทจดท า วนทบงคบใช7. มตวอยางประกอบ

ลกษณะของคมอกระบวนการปฏบตงานทด

39

1. เรมดวยค ากรยา (ท าอะไร)

รบ

บนทก

อนมต

(ค ารอง)

(ลงโปรแกรม)

(ค าขอ)

การเขยน Flowchart

40

2. เตมรายละเอยด : ใคร / ท าทไหน / ท าเมอไหร / ท าอยางไร

(เจาหนาท)

(เจาหนาท)

(หวหนาฝาย)

รบ

บนทก

อนมต

(ค ารอง)

(ลงโปรแกรม)

(ค าขอ)

การเขยน Flowchart

41

ตวอยางการใชภาพการตน

42

ตวอยางการใชภาพการตน

43

ตวอยางการใชภาพอางอง

ขนตอนการวเคราะหแอมโมเนย

44

ตวอยางการใชภาพอางอง

ขนตอนการถกไหมพรม

45

Workshop: ออกแบบกระบวนการปฏบตงาน

Flow รายละเอยด ผรบผดชอบ ระยะเวลา มาตรฐานงาน/จดควบคม แบบฟอรมทใช เอกสาร อางอง

46

Workshop: แผนการปรบปรง พฒนากระบวนการท างาน

ล าดบ กจกรรม ตวชวด2558 2559 ผ

รบผดชอบงบ

ประมาณส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย.

แผนการปรบปรงและพฒนา “………………………………………………………………..”วตถประสงค: ………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ตวชวดหลก: ………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………..

หนวยงานรบผดชอบหลก: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

ระยะเวลาด าเนนการ: …………………………………………………..……………………………………………………………………………………………..

47

ประเดนส าคญในการออกแบบและทบทวนกระบวนการ

ความครอบคลมของกระบวนการตามพนธกจของหนวยงาน

ความเหมาะสมของคณคาทสงมอบจากกระบวนการ (เทยบกบ Value Chain)

ความสอดคลองระหวางขอก าหนดทส าคญ/ตวชวดของกระบวนการ และคณคาทสงมอบจากกระบวนการ

วเคราะหปจจยสความส าเรจ/ปจจยเสยงตอการบรรลผลสมฤทธของตวชวด โดยน าองคความร การพฒนาเทคโนโลย ผลการด าเนนงาน และการเชอมตอระหวางกระบวนการมาประกอบการพจารณา

ความเหมาะสมของกระบวนการ ผรบผดชอบ และมาตรการควบคม ตรวจสอบ โดยมความสอดคลองกบปจจยสความส าเรจและปจจยเสยงทวเคราะหไว

การท าแผน/มาตรการรองรบ เพอคงความตอเนองของกระบวนการในภาวะวกฤต/ฉกเฉน

48

การน ากระบวนการไปสการปฏบต

มระบบควบคมและแจกจายเอกสาร เพอความถกตอง ทนสมย โดยก าหนดกระบวนการในการขออนมต ทบทวน แกไข และแจกจายทชดเจนสอบกลบได

มการสอสาร ฝกอบรมตามมาตรฐานกระบวนงาน โดยก าหนดวนทบงคบใชอยางเปนทางการ

มการตรวจสอบภายใน (Internal Audit) เพอใหมนใจวามการน ามาตรฐานไปสการปฏบต

มกระบวนการแกไขและปองกน (Corrective & Preventive Action) เพอด าเนนการกบปญหา หรอแนวโนมของปญหาอยางเปนระบบ โดยปญหาอาจจะอยในรปแบบมาตรฐานทไมถกตอง หรอไมไดน ามาตรฐานไปสการปฏบต หรอน ามาตรฐานไปสการปฏบตแลวแตยงไมบรรลเปาหมาย

49

การน ากระบวนการไปสการปฏบต

หนวยงานเจาภาพกระบวนการรางคมอปฏบตงาน

ชแจง ท าความเขาใจกบเจาหนาท/หนวยงานทเกยวของ

ผมอ านาจลงนาม

ขนทะเบยนเอกสาร ประกาศใชอยางเปนทางการ

แจกจายเอกสารไปยงจดใชงาน

การทบทวน แกไขเอกสาร

50

51

Think big I Act more I Fail fast I Learn rapidly

@slv4981vkittinat77@gmail.com