office 365 | pit - คู่มือการใช...

คมอการใชงาน

สาหรบนกศกษาและบคลากร สถาบนเทคโนโลยปทมวน

จดทาโดย ศนยภาษาและคอมพวเตอร

สารบญ

เนอหา หนา

เรมตนการใชงาน Office365…………………………………………………………………................................................…1

เขาสหนาเรมตน Office365……………………………………………………….................................................................2

การเปดใชอเมลดวย Outlook Web App……………………………………………………...........................................…3

การตงคา Outlook………………………………………………………................................................................5

บญชผใช…………………………………………………………………………………………………………….....…5

จดการอเมล………………………………………………………………………………………………………………8

กลม……………………………………………………………………………………………………………..........…11

กลองจดหมายของไซต………………………………………………………...........................................17

การตงคา……………………………………………………………………………………………………………..…17

โทรศพท……………………………………………………………………………………………………………...…18

บลอคหรออนญาต……………………………………………………………………………………..............…18

แอป……………………………………………………………………………………………………………..........…19

การใชงานปฏทน (Calendar)……………………………………....…………………………….........................................…19

เพมตารางการนดหมาย…………………………………………………………………………………………………………19

ขอมลตดตอ (People).…………………………………………………………………………………………………………........……20

การเพมขอมลผตดตอ………………………………………………………………………………………………………...…20

ตวดงขอมลขาวสาร (Newsfeed) ……………………………………………………………………………………......……………21

การเปลยนรปประจ าตว..………………………………………………………………………………………………………21

แกไขขอมลสวนตว……………………………………………………………………………………………..…………………22

การใชงาน OneDrive……………………………………………………………………………………………..........…………………23

การสรางเอกสารใหม………………………………………………………………………….......……………………………23

การอปโหลดเอกสาร………………………………………………………………………….…………………………………25

การใชงานเอกสารทไดอปโหลดขนไวท OneDrive…………………………….....…………………………………26

การใชงาน Site………………………………………………………………………....................………………………………………27

1

เรมตนการใชงาน Office365

1. พมพ http://login.microsoftonline.com ลงในเวบเบราวเซอรแลว Enter จะปรากฏหนาตางเรมการใชงานดงภาพท 1

ภาพท 1 หนาตางเรมตนการใชงาน

2. เพอเขาสระบบ ในชองบญชผใชใหใส รหสนกศกษาแลวตามดวย @pit365.pit.ac.th

และในชองรหสผานใหใสรหสผานทไดรบจากทางสถาบน (เปนรหสเดยวกนกบการเขาใชอนเตอรเนต) (1) แลวคลก Sign in หรอ ลงชอเขาใช (2)

ภาพท 2 การเขาสระบบ

1

2

2

เขาสหนาเรมตน Office365

ในหนานจะเปนหนาเรมตนส าหรบการใชงาน Office365 ใน PIT Mail ซงจะ ประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน

Outlook : เครองมอการสอสารในรปแบบจดหมายอเลคทรอนกส Calendar (ปฏทน) : ปฏทนเพอท าการนดหมายตางๆ People (บคคล) : ขอมลตดตอของเพอนๆ ซงสามารถเพมขอมลไดหลากหลายรปแบบ เชน สราง

รายบคคล (Create Contact) หรอรายกลม (Create Group) Newsfeed (ตวดงขอมลขาวสาร) : ชองทางการสอสารเพอแบงปนกน ซงการใชงานงายมาก

สามารถกด Like หรอ Reply เพอตอบโตการสนทนานนๆ บนหนาบลอคนน OneDrive : พนทเกบขอมลบนคลาวด ซงนกศกษาจะไดรบบญชผใชละ 25GB. ซงใชงานงายเพยง

ลากและวาง รวมถงการพรววกอนเปดไฟลไดดวย เพมความสะดวกสบายใหกบผใชงานไดเหนกอนการเปดใชงาน

Site (ไซต) : สรางไซดสวนตวงายๆ หรอปรบใชเปนรายวชาเพอใหนกศกษาส าหรบท างานกลม สามารถก าหนดสทธสมาชกไดเชนกน

ภาพท 3 เขาสหนาเรมตนการใชงาน Office365

3

การเปดใชอเมลดวย Outlook Web App

เลอกแถบการใชงาน Outlook ดานบนขวา (1)

ภาพท 4 การเขาใชงานอเมล Outlook

ในการเรมตนการใชงานครงแรกระบบจะใหท าการตงคาภาษา(1) และ โซนเวลา(2) แลวกด บนทก(3)

ภาพท 5 การตงคาภาษาและเวลา

1

1

2

3

4

ภาพท 6 ระบบก าลงท าการบนทกคาทตงไว

หนาเรมตนการใชงาน Outlook

• จดหมายใหม หรอ New Mail ส าหรบการสรางอเมลใหม (1) • แถบ กลองจดหมายขาเขา หรอ Inbox ซายมอ เมอมอเมลใหมเขามา และสามารถสรางโฟลเดอรใหม

เปลยนชอ ลบ ไดตามอธยาศยโดยการคลกขวาเมอวางเมาสไวทแถบ Inbox ภายใตชอบญชผใช (2) • เนอหาของอเมลจะแสดงทดานขวามอ หรอสามารถดบเบลคลกเพอใหเปดขนมาทหนาใหมไดเชนกน (3) • การ ตอบกลบ, ตอบกลบทงหมด หรอ สงตอ สามารถท าไดทนทจากหนาเนอหาของเมล (4)

ภาพท 7 หนาเรมตน Outlook

1

2

3

1

4

5

การตงคา Outlook

ทานสามารถปรบแตง Outlook ใหตรงกบความตองการของทานไดโดย เลอกทแถบเครองมอ (1) จากนนเลอกท ตวเลอก (2)

ภาพท 8 การตงคา Outlook

บญชผใช

เปนแถบเครองมอทใชในการแกไขขอมลบญชการใชงานตางๆ คลกท บญชผใช เพอแกไขขอมลการใชงาน

ภาพท 9 หนาบญชของผใชงาน

1

2

6

จากนนระบบจะแสดงหนาตาง ขอมลบญช เพอใหทานสามารถแกไขขอมลได ซงประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน

1. รปภาพ สามารถเปลยนรปทใชแสดงในบญชได

ภาพท 10 แกไขรปภาพสวนตว

2. ทวไป คอ รายละเอยดชอของผใชงาน รวมถงการแกไขชอของผใชงาน

ภาพท 11 แกไขขอมลชอ

7

3. สถานทตดตอ แกไขขอมลเกยวกบสถานทตางๆ

ภาพท 12 ขอมลสถานทตดตอ

4. หมายเลขทตดตอ แกไขหมายเลขโทรศพททสามารถตดตอได

ภาพท 13 หมายเลขทตดตอ

8

จดการอเมล

เปนเครองมอทใชจดการกบอเมลตางๆทง กฎกลองขาเขา การตอบกลบอตโนมต รายงานการน าสง นโยบายการเกบขอมล

ภาพท 14 การจดการ E-mail

1. กฎกลองขาเขา เปนการจดการกบกลองขาเขาโดยการก าหนดกฎเพอแสดงจดหมายตางๆ ม

วธการใชงานดงตอไปน

- เลอกท กฎกลองขอความ (1) หากทานตองการเพมกฎใหมส าหรบกลองขาเขาของทานใหคลกทเครองหมาย + (2)

ภาพท 15 สรางกฎใหมส าหรบขอความทถงทาน

1

2

1

2

9

ระบบจะแสดงรายการใหทานเลอก เพอจดการกบจดหมายของทาน หรอเลอกท สรางกฎใหมส าหรบขอความทมาถง... (3)

ภาพท 16 สรางกฎส าหรบขอความทมาถง

- ทหนาตางกฎกลองขาเขาใหม ใหทานกรอกชอของกฎในชองชอ (1) จ าเปนตองเลอกกฎในชอง เมอ

มขอความเขามาและ (2) และระบสงทตอง กระท ากบขอความนนๆ ในชอง ใหท าดงน (3) จากนน คลกทบนทก (4)

ภาพท 17 กฎกลองขาเขาใหม

3

1

2

3

4

10

- หลงจากเพมกฎขาเขาเรยบรอยแลวจะไดดงภาพท 18

ภาพท 18 เพมกฎกลองขาเขาเสรจเรยบรอย

2. รายงานการน าสง ใชรายงานการน าสงส าหรบคนหาขอมลเกยวกบขอความททานไดสงหรอไดรบ

ซงทานสามารถก าหนดขอบเขตไดดวยตนเอง

ภาพท 19 รายงานการน าสง

11

3. นโยบายการเกบขอมล สามารถควบคมระยะเวลาการเกบจดหมายของทานได

ภาพท 20 นโยบายการเกบขอมล

กลม

ทานสามารถสรางกลมเพอเผยแพรจดหมายระหวางสมาชก (1) และสามารถ เขารวมกลมกบสมาชกทานอนได (2) ในกรณททานตองการสรางกลมส าหรบหนวยงานของทาน หรอ สรางอเมลกลาง เพอเปนศนยกลางการตดตอระหวางเจาหนาทและนกศกษาภายในสถาบน ทานสามารถ คลกท เครองหมาย + (3) เพอเพมกลม (กลมทสรางขนนสามารถรบจดหมายไดจากภายใน สถาบนเทานน)

ภาพท 21 กลมการแจกจาย

1 2

3

12

1. ชอทใชแสดง (1) ชอทใชแสดงควรเปนชอทจ างายและสอความหมายถงหนวยงานของทาน (ในกรณทสรางกลมส าหรบหนวยงาน)

2. นามแฝง (2) จะปรากฏอยทางซายมอของสญลกษณ @ ในทอย อเมลของกลมแจกจาย 3. ทอยอเมล (3) ทานสามารถเปนทอยอเมลของทานไดแตยงคงไดรบจดหมายทสงไปยงทอยเดม 4. ค าอธบาย (4) ทานสามารถใหค าอธบายเกยวกบกลมการแจกจายของทาน 5. เจาของ (5) กลมทกกลมตองมเจาของอยางนอยหนงทาน เพอรบผดชอบในการจดการกลมหรออาจคลก

ทเครองหมาย + (6) เพอเพมผดแลได

ภาพท 22 การสรางกลมการแจกจายใหม

เมอคลกทปมบนทกแลว ทานสามารถแกไข โดยการ เลอกทกลมทตองการแกไข จากนนคลกทรป

ดนสอ (1) ดงภาพท 23

ภาพท 23 แกไขกลม

1 2

3

4

5

6

1

13

ส าหรบแกไขกลมการแจกจาย โดยแบงตามเมนดงน

- ทวไป สามารถแกไขขอมลชอกลม นามแฝง ทอยอเมล ค าอธบายได

ภาพท 24 ขอมลทวไปของกลม

- ความเปนเจาของ สามารถเพม ลบ ผดแลกลมได

ภาพท 25 การแกไขความเปนเจาของ

14

- การเปนสมาชก สามารถเพม หรอ ลบ สมาชกทสามารถรบจดหมายทสงมายงกลมนได

ภาพท 26 การแกไขสมาชกกลม

- การอนมตการเปนสมาชก

ภาพท 27 การอนมตการเปนสมาชก

15

- การจดการการน าสง ถาคณตองการจ ากดผทจะสามารถสงขอความไปยงกลม โปรดเพมผใชหรอกลมลงในรายการดานลางเฉพาะผสงทระบเทานนจะสามารถสงถงกลมน และจดหมายทผอนสงจะถกปฏเสธ

ภาพท 28 การจดการการน าสง

- การอนมตขอความ ขอความขาเขาจะไดรบการควบคมกอนการน าสงใหกลม ผควบคมสามารถ

อนมตหรอปฏเสธขอความได

ภาพท 29 การอนมตขอความ

16

- ตวเลอกอเมล กลมทสามารถรบขอความทสงไปยงทอยดงกลาว

ภาพท 30 ตวเลอกอเมล

- MailTips สงขอมลทถกตองไปยงบคคลทเหมาะสมและตอบกลบอเมลไดอยางรวดเรว MailTips

จะแจงเตอนคณในทนทถงปญหาดานการแจกจายทอาจเกดขน และจะมขนตอนดวน ทท าใหคณสามารถด าเนนการงานแบบหลายขนตอนทคณตองท าบอยทสดไดดวยการคลกเพยงครงเดยว

ภาพท 31 MailTips

17

กลองจดหมายของไซต

กลองจดหมายของไซตจะชวยใหทานสามารถเขาถงโครงการทงหมดทมการเผยแพรภายในสถาบน

ภาพท 32 กลองจดหมายไซต

การตงคา

เปนการตงคาส าหรบ จดหมาย ปฏทน และ ภมภาค มรายละเอยดการใชงาน เชน ลายเซนอเมล (1) คอการสรางขอความทจะแนบทายไปกบจดหมายทกฉบบทไดท าการสงออก

ภาพท 33 ลายเซนอเมล

1

18

โทรศพท

เปนการตงคาการใชงานควบคไปกบบนอปกรณมอถอ

ภาพท 34 การตงคาโทรศพท

บลอคหรออนญาต

เปนการก าหนดความปลอดภยใหกบการรบสงจดหมาย ทานสามารถบลอคบคคลทเปนอนตรายหรอกอกวนทานได

ภาพท 35 การตงคาบลอคหรออนญาต

19

แอป

เปนการตงคาส าหรบแอพลเคชนซงสามารถดาวนโหลดไดท Office Store

ภาพท 36 การตงคาแอป

การใชงานปฏทน (Calendar)

ทานสามารถเขาใชงานปฏทนโดยการเลอกทแถบ ปฏทน (1) ระบบจะแสดงปฏทนในรปแบบคาเรมตน คอ แบบรายเดอน โดยวนทในปจจบนจะมแถบสน าเงนขน (2) ทาน

สามารถปรบเปลยนรปแบบการแสดงของปฏทนได ทงแบบ วน สปดาหทท างาน สปดาห และเดอน (3) เมอทานตองการเพมตารางการนดหมายใหคลกท เหตการณใหม (4)

ภาพท 37 ปฏทน

4

2

3 1

20

ขอมลตดตอบคคล (People)

เลอกทแถบ บคคล (People) (1) ระบบจะแสดงรายชอผตดตอของทาน (2) และทานสามารถ เพมผตดตอใหมไดโดยเลอกท ใหม (New) (3)

ภาพท 38 ขอมลผตดตอ

การเพมขอมลผตดตอ

เมอเลอกท ใหม แลวระบบสามารถสรางการตดตอไดทงแบบบคคลและแบบกลม

ภาพท 39 เพมขอมลการตดตอ

3

1

2

21

ตวดงขอมลขาวสาร (Newsfeed)

สามารถแกไขขอมลตาง ๆ เชนการเปลยนรปประจ าตวของทาน เปนตน

การเปลยนรปประจ าตว

เมออยในหนา ตวดงขอมลขาวสาร (Newsfeed) (1) ใหทานเลอกท เปลยนรปถายของคณ (CHANGE YOUR PHOTO) (2) เพอเปลยนรปทแสดง

ภาพท 40 การเปลยนรปประจ าตว

ระบบจะแสดงหนาตางขอมลบญช เลอกท Browse~ (1) เพอเปลยนรปประจ าตวของทาน จากนน

คลกท บนทก (2)

ภาพท 41 ขอมลบญช

1 2

1

2

22

แกไขขอมลสวนตว

ทานสามารถแกไขขอมลสวนตวของทานไดโดยการเลอกท เกยวกบฉน (About me) (1) จากนน เลอกท แกไขโปรไฟลของคณ (edit your profile) (2) เพอแกไขขอมล

ภาพท 42 แกไขขอมลสวนตว

ในหนา แกไขโปรไฟลของคณ แบงการแกไขขอมลสวนตวเปน 3 หวขอใหญๆ คอ ขอมลพนฐาน (1)

ขอมลทตดตอ (2) และ รายละเอยด (3) หลงจากทแกไขขอมล เรยบรอยแลวใหทานเลอกท บนทกทงหมดและปด (4) เพอบนทก

ภาพท 43 การแกไขรายละเอยด

2

1

1

2 3

4

23

OneDrive

การใชงาน OneDrive (1) เปนการใชงานเกยวกบเอกสารและการเกบขอมลตางๆ ยงสามารถเผยแพรเอกสารไฟลตางๆใหสมาชกสามารถเขามาดาวนโหลดและศกษาเพมเตมไดในหนา เอกสารของฉน (2) คอหนาส าหรบแสดงเอกสารตางๆททานไดอปโหลด และยงสามารถสรางเอกสารขนใหมไดอกดวย

การสรางเอกสารใหม ทานสามารถสรางเอกสารใหมไดโดยการเลอกท ใหม (3) สงเกตวา ในหนา เอกสารของฉน (2) น จะ

มโฟลเดอร แชรกบทกคน (4) อยซงเปน โฟลเดอรทใชส าหรบใชเผยแพรเอกสารส าหรบสมาชกทกทานภายในสถาบนเทคโนโลยปทมวน หากทานตองการเผยแพรเอกสารใหเลอกทโฟลเดอรน

ภาพท 44 OneDrive หรอ แหลงจดเกบเอกสาร

ทานสามารถสรางเอกสารใหมได เหมอนกบการสรางเอกสารของ Office ทวไป ซง มใหเลอกทง

Word, Excel, PowerPoint เปนตน ในขนตอนนจะยกตวอยางการใชงาน เอกสาร Word (1)

ภาพท 45 การสรางเอกสาร

2 3

4

1

1

24

เมอเลอกท เอกสาร Word แลวระบบจะสรางไฟลเอกสาร Word และตงชอใหโดยอตโนมต ในทนคอ Document (1) (สามารถแกไขชอไฟลไดภายหลง) และจะเขาสหนา Office365 ซงมหนาตาและฟงกชนการใชงานคลายคลงกบ Office ทเราใชงานอยทวไป หากตองการออกจากหนา Office365 น ใหคลกทชอผใชดานซายมอในทนคอ นายชางกล ปทมวน (2) เพอออกจากโปรแกรม โดยระบบจะท าการบนทกไฟลใหเอง

ภาพท 46 การใชงานเอกสาร Word ผานเวบ Browser

การแกไขชอไฟล และ การลบไฟล เอกสาร

ใหคลกทหนาชอไฟลทตองการ (1) แลวเลอกแทปเมน FILES (2) หากตองการแกไขชอไฟลใหคลกท Edit properties (3) หากตองการลบไฟลใหคลกท Delete Document (4)

ภาพท 47 การแกไขชอไฟล และ การลบไฟล เอกสาร

2

1

1

2

3

4

25

การอปโหลดเอกสาร

ส าหรบเอกสารทตองการเผยแพร หรอ ตองการเกบเอกสารไวบน OneDrive ทานสามารถอปโหลดเอกสารไดโดยลากไฟลเอกสารทตองการมาใสในหนานไดเลย หรออกหนงวธโดยเลอกท Upload (1)

ภาพท 48.1 การอปโหลดเอกสาร

จะปรากฏหนาตางเพอใหเลอกไฟลทตองการอปโหลด โดยคลกท Browse~ (2) จากนนคลกเลอกไฟลแลวคลก OK (3)

ภาพท 48.2 การอปโหลดเอกสาร (เลอกไฟล)

1

2

3

26

การใชงานเอกสารทไดอปโหลดไวท OneDrive

วธท 1 คลกทหนาชอไฟลทตองการ (1) จากนนคลกท manage (2) ระบบจะแสดงหนาตางใหทานเลอกเพอจดการกบเอกสารของทาน ซงประกอบไปดวยสวนส าคญ ดงน

- Edit Properties ส าหรบแกไขคณสมบตตางๆ ของเอกสาร เชน แกไขชอไฟล - Edit in Browser ส าหรบแกไขเนอหาในเอกสาร - Download a Copy ส าหรบดาวนโหลดส าเนาเอกสารเพอเกบลงเครองคอมพวเตอร - Follow ส าหรบตดตามเอกสาร - Shared With ส าหรบ แชร หรอการเผยแพรเอกสาร - Delete ส าหรบลบไฟลเอกสาร

ภาพท 49.1 การใชงานเอกสารทอยบน OneDrive วธท 1

วธท 2 ใหคลกท Open Menu dialog for selected item (จดสามจดขางหลงชอไฟลหรอ

โฟลเดอรทตองการ) (1) จากนนคลก More actions (จดสามจดขางหลง FOLLOW) (2)

ภาพท 49.2 การใชงานเอกสารทอยบน OneDrive วธท 2

1

2

1

2

27

การใชงาน Site

สามารถสรางทมไซดเพอเปนกลมคอมมวนตเฉพาะ เชน กลมงานพเศษ กลม รายวชา กลมเพอนคณะหรอกลมกจกรรมอนๆ สามารถสรางได มากกวา 1 ไซตตอบญชบคคล

สามารถสราง Public Site เพอเปนหนาเวบไซตทสามารถเปดเผยขอมลใหกบสาธารณะได โดยสามารถท าได 1 ไซต

ภาพท 50 การใชงานไซต