new version net_suite_b2c

1

B2CNetSuite Manual Guide

2

Change Role to Create SOSearch CustomerCreate New Customer

How to add Product• Search for Single Product• Add Multiple Product• Copy Pervious• Subtotal• Complimentary Item• Offer to Other Account• Withholding Tax• Jaidee Package• Exclusive Listing • Upgrade Package

How to add discount• Discount Line• Summary Discount

Employee• How to add Sales Person• How to fix lost Sales Name in SO

How to Edit Billing InformationHow to Create New TaskCustomer HistoryTips

Con

tent

3

Customer not have DD Account Customer have DD Account

AdminNet(admin.ddpropety.com)

Create Account in AdminNet(THB2C Sales)

Active Account in AdminNet(CS team / Sales Ops)

Create Account in NetSuite

NetSuite(system2.netsuite.com)

B2C S.O. Creation in NetSuite(THB2C Sales)

B2C S.O. Approval in NetSuite(CS team / Sales Ops)

B2C Customer Deposit in NetSuite(CS team / Sales Ops)

B2C Item FuFillment in NetSuite(CS team / Sales Ops)

4

Login to NetSuite

5

Set Role to “THB2C Sales Person”

6

เลอกสญลกษณรป

เลอก Enter Sales order

7

ทำ�ก�รคนห�ลกค�

โดยก�รกด Search ตรง

ชอง Customer

แตถ�ห�กม NetSuite ID ส�ม�รถพมพในชองใหระบบทำ�ก�รดงม�ใหไดเลย

8

ระบบจะ pop up new

window ขนม�ใหเพอทำ�ก�รคนห�โดยใชขอมล

จ�ก E-mailPhone

Agent ID

9

คลกเลอกลกค�ทตองก�รจ�กแถบ ID

10

ระบบจะทำ�ก�รดงขอมลของลกค�ขนม�ใหตรวจสอบขอมลต�มน

Primary InformationCustomer : Agen Id, Name, SurnameDate : คอวนทลกค�โอนเงนอ�งอง ต�มหลกฐ�นก�รชำ�ระเงนStatus : Pending Approval (ไมตองเปลยน)Memo : ใสขอมลก�รหก WHTRemark : ใสร�ยละเอยดพเศษเพมเตม

11

Departmentเลอกตำ�แหนงของ Sales

ททำ�ก�รข�ยTelesales = Sales

TelesalesAgency Sales = Sales : Agency

Sales

Customer Typeเลอกสถ�นะของลกค�Telesales = AgentAgency = Agency

Locationเลอก Bangkok เท�นน

Classification

12

Reset Button: ใชในก�ร Reset หรอล�งขอมลทงหมดยกเวนในสวนของ Primary Information

13

Create New Customer• ก�รสร�งฐ�นขอมลลกค�ใหม

14

กอนสร�งแอคเค�ทก�รใชง�นของลกค�ใน NetSuite • ตรวจสอบขอมลของลกค�ใหครบว�ถกหรอไม เชน เบอรโทร อเมล ชอ• ตรวจสอบว�ลกค�ไมไดมก�รเปลยนขอมลห�กมใหนำ�ขอมลทงหมด ทงเก�

และ ใหม ม�คนห�• ตรวจสอบว�แอคเค�ทก�รใชง�นไดทำ�ก�ร Active แลวเรยบรอย

15

Go to . . .1. Customers2. Relationships3. Customers4. New

1

423

16

Click “Individual”

17

ใสร�ยละเอยดลกค�ในสวนของPrimary Information ใหครบ• Name• Office Phone

Same AdminNet Mob.Phone

• Mobile PhoneAlt. Phone No

• Email

18

Classification• AdminNet Agent ID: ใหไปเอ�รหสลกค�จ�ก AdminNet ม�ใส• Agent Subscription Type: เลอก Trial• Customer Type: เลอกต�มประเภทของลกค� Agent / Agency

19

เลอก Address Tab แลวใสขอมลทอยทถกตองของลกค� แลวกด Save เพอทำ�ก�รบนทกลงระบบ

( วธเดยวกนกบก�รแอดทอยใน Billing * ดเพมเตมในหวขอ Billing )

20

How to add Product• Search for Single Product• Add Multiple Product• Copy Pervious• Subtotal• Complimentary Item• Offer to Other Account• Withholding Tax• Jaidee Package• Exclusive Listing • Upgrade Package

21

ก�รใส Product ททำ�ก�รข�ยมสองวธ

1.ใสชอแพคเกตทตองก�รในชอง Item เพอทำ�ก�รคนห�แลวกด Tab

ระบบจะทำ�ก�ร Pop Up ร�ยชอ Package ม�ให จ�กนนกดเลอก Package ทตองก�ร

22

วธท 2. เครองหม�ยลกศรลงในชอง ITEM แลวเลอก SEARCH

*วธนเหม�ะกบก�รข�ยตงแต 2 Products ขนไป

23

ระบบจะ Pop Up New

Window ขนม�ใหใสชอ Product ทตองก�ร หรอ

DD Agent เพอ ดร�ยก�ร

Product ทงหมด ในชอง Name

24

เลอก Product ททำ�ก�รข�ยโดยใสจำ�นวนทข�ยลงในชอง Quantity*วธก�รกำ�หนด Quantity คอนบเปนหนวยข�ย 1 Product เท�กบ 1 Quantity ยกเวน Exclusive ทนบ

1 Month:1Quantity

แลวกด Add Multiple

25

คลกชอแพคเกตตรงชอง Item เพอทำ�ก�รใสร�ยละเอยดทถกตอง

26

ใสระยะเวล� (เดอน) ของแพคเกต ในชอง Rev. Term In Months

27

เลอกวนทตองก�รเรมของแพคเกจจ�กชอง Rev. Rec Start Date โดยกดท รปปฏทนระบบจะทำ�ก�ร Pop Up ตวปฏทน ขนม�ใหเลอก

28

ตรวจสอบคว�มถกตองอกครงแลวกด Done

29

Copy Line Item Product

ในกรณทมก�ร Add Package แบบซอซำ�กน (EX: Exclusive, Premium 24 months) ส�ม�รถใชปม Copy Previous ในก�ร Add ไดเพอเปนก�รลดขนตอนในก�รทำ�• ขนตอนก�รทำ�หลงจ�ก Add Product ตวแรกไปแลวใหกด Add เพอทำ�ก�ร Add Product ตอ

ไป แลวกด Copy Previous Button

• ระบบจะทำ�ก�ร Copy Line Item ด�นบนลงม� ใหทำ�ก�รแกไข Description รวมถงร�ยละเอยดอน ๆ ใหถกตองแลวกด Add

30

Subtotalทกครงทมก�รใส Package มากกวา 1 Package (รวมถง Jaidee Package,

Complimentary Items) จะตองทำ�ก�ร Add Subtotal กอนเพอทำ�ก�รรวมยอดเงนทงหมด กอนหกสวนลด จ�กนนถงจะ Add Sales Discount ได

*ห�มทำ�ก�ร Add Sales Discount โดยไม Add Subtotal กอนเนองจ�กผดหลกก�รท�งบญชจะทำ�ให Sales Order ผด

31

Complimentary Items• คอ Product ทปกตจะมก�รข�ยเสรม

(Discreationary Product) แลวเอ�ม�แถมใหกบ ลกค� และบ�งทบ�ง Product จะมก�ร Include

Product พวกนเข�ไปอยใน Package หรอแถม ให กบลกค�

Ex: MyWeb, Exclusive Listing, Smart, Jaidee

32

Complimentary Item• ใชในกรณทมก�รแถม Package ใหกบลกค� (รวมถงก�ร add Exclusive

listing ใน Jaidee Package) โดยใหใส “Gross amount = 0” ทกครง ขนตอนก�รแอดคอ Package หลก

Complimentary ItemPackage แถมSubtotalSales Discount

33

กรณของ DD Agent Bundle Package หรอ Package ทมก�รแถม ในสวนของComplimentary Items ใหแกไข Gross amt “เปน 0” นะครบ

34

จ�กนนพอกด Done ระบจะม Pop Up แจงเตอนม� ใหกด Ok (ต�มรป) จ�กนนทำ�ก�ร Add Product ทเหลอไดต�มปกตครบ

35

การแถม Package ใด ๆ ใหกบ Account ทตางกน (Ex: Smart Package)จะตองทำ�ก�รใส Complimentary Items และใสในชอง Description และ Remark ว�แถมจ�ก Order ไหน “Refer#XXXX” และใชหลกก�รใสร�ค�

แบบเดยวกนกบ Complimentary Items คอชอง Amount = 0

36

Withholding Tax• คอก�รหกภ�ษ ณ ทจ�ยใหกบลกค�จำ�นวน 2% ของ

ยอดทลกค�จ�ยกอนรวมภ�ษ โดยจะหกไดในกรณท เปนก�รซอในน�มบรษทเท�นน และจะส�ม�รถหกได

เมอมยอดซอกอนรวมภ�ษมลค�เพม ตงแต 1000 บ�ทขนไป

37

ใหสงเกตตรงชอง Apply WH Tax ? จะมกลองขนม�ใหตรวจสอบทกครงว�ตองไมมก�รใสเครองหม�ย a เอ�ไว

38

จ�กนนห�กมก�รคด Withholding Tax ใหเอ�ไปใสใน Memo เท�นน !

โดยใช Format “ต�มน WHT 2%: xxx.xx / Net: xxxx.xx”

และไมตองทำ�ก�รใสเครองหม�ย a ในชอง Apply WH Tax? *สำ�คญม�ก โดยท�ง Sales OPS/CS จะเปน คนไปใสเครองหม�ย aเอง

*** ห�มลมใส WHT ในชอง Memo ไมงนท�ง Sale OPS/CS จะไมทร�บว�ม WHT

39

Jaidee Package• เนองจ�ก Jaidee Package เปน Package ท

เปนก�รข�ย Premium + Exclusive ทำ�ใหก�ร Add Product จะตองทำ�ก�ร Add Jaidee และ Exclusive

แยกกนโดยคดให Exclusive Package เปนตวแถม พวงไปกบ Package โดยใชหลกก�ร Add แบบ

Complimentary Item

40

1. เลอก Jaidee Package

41

2. เพม Row แลวเลอก Complimentary Items โดยไมตองใสร�ยละเอยดอน ๆ

42

3. เลอก Exclusive listings ต�มวธเดยวกบก�รเลอก Exclusive Listings Package แตใหใสในชอง Gross amount = “0” ( ต�มหลกก�รของ Complimentary Item)

43

4. ใส Subtotal เพอเปนก�รจบก�รแอด Product ในกลม Jaidee Package แลวคอยทำ�ก�ร Add Product อน ๆ หรอใส Sales Discount ตอไป

44

Exclusive Listing• ก�ร add Exclusive Listing ทผด• ก�ร add Exclusive Listing แบบมแค ID เดยว• ก�ร add Exclusive Listing แบบม Period เท�กน• ก�ร add Exclusive Listing แบบม Period ต�งกน

45

Case ตวอย�งนเปนก�รใช Exclusive Listings 3 เดอน สำ�หรบ 3 ID และทก ID ม Period เดยวกนคอ 01/09/14-30/09/14

ก�รท 3 ID ม Period เดยวกนใน Report จะโชวแค Period เดยวคอ 1 เดอน ซงไมสมพนธกบStart Date และ End Date

กรณทลกค�ซอ Exclusive Listing ม�กกว� 1 เดอน ( 3 Months, 6 Months, 12Months) และม ID ทตองก�รขนม�กกว� 1 ID, เหตผลของก�รทำ� Report จะเกดคว�มขดแยงด�น Period

46

EXI: ก�รแอดแบบนเปนวธทผด เพร�ะจะทำ�ให วนหมดอ�ย (Rev Rec. End Date) ไมสมพนธกนกบวนสนสดก�รขน Exclusive

47

Ex II: ลกค�ซอ Exclusive 3 เดอน และมแค 1 Listing ID

48

Ex III: ลกค�ซอ Exclusive 3 เดอน และตองก�รใหม ID ขน Exclusive ทงหมด 3 ID และแตละ ID ม Period เดยวกน / เท�กน

49

Ex IV: ลกค�ซอ Exclusive 3 เดอน และตองก�รใหม ID ขน Exclusive ทงหมด 3 ID และแตละ ID ม Period เดยวกน / เท�กน

50

Ex V: ลกค�ซอ Exclusive 3 เดอน มประก�ศ 2 ประก�ศ ตองก�รแบงประก�ศท 1 ใหขน 2 เดอน ประก�ศท 2 ใหขน 1 เดอน

51

Upgrade Package• Upgrade Package แบบไมมสวนลด• Upgrade Package แบบมสวนลด• Upgrade Package แบบมก�รซอแพคเกตเสรมเพมเตม

52

ก�ร Upgrade Package คอก�รทลกค�ซอ Package ไปแลว และตอม�ตองก�รเปลยนเปน Package ทสงขนเพอใหมก�รใชง�นไดม�กขน

แบบแรกคอไมมสวนลดเพมเตม ขนตอนในก�ร Add

• New Package (Item 1)• Sales Discount ( ยอดเงนทยกม�ของ Package เดม)

แบบทสองคอมสวนลดเพมเตม ขนตอนในก�ร Add

• New Package (Item 1)• Sales Discount ( ยอดเงนทยกม�ของ Package เดม)• Subtotal• Sales Discount (สวนลดเพมเตม)

แบบทส�มคอ มซอสวนเสรมเพมเตม ขนตอนในก�ร Add

• New Package (Item 1)• Sales Discount ( ยอดเงนทยกม�ของ Package เดม)• Subtotal• Sales Discount ( สวนลดเพมเตมของ Item 1 ถ�ม)• Discretionary Product (Item 2)• Sales Discount ( สวนลดของ Discretionary Product ถ�ม)

ทกครงจะตองใสคำ�ว�“Upgrade from THBKXXX”

ในชอง Description ในชองสวนลดทเปน ยอดเงนทยกม�ทกครง และ Remark ดวย

EX I: Upgrade Package แบบไมมสวนลดหรอซอ Package เพมเตม

EX II: Upgrade Package แบบมสวนลดเพมเตมแตไมมก�รซอ Package เสรม

1. ยอดเงนทยกม�จ�ก Order เก�

2. ยอดเงนหลงหกยอดจ�ก Order เก�

3.สวนลดเพมเตม

EX III: Upgrade Package แบบมสวนลดเพมเตมและมก�รซอ Package เสรม

EX IV: Upgrade Package แบบมสวนลดเพมเตมและมก�รแถม Package เสรม

57

How to Add Discount• Discount Line• Summary Discount

58

• Discount Line

คอก�รใหสวนลดแบบไมเท�กนในแตละ Product

กด Product ทตอจ�ก Product ทเร�ตองก�รใหสวนลดเพอทำ�ก�ร Insert Row(หลกก�รทำ�ง�นคล�ย ๆ กบก�ร Insert Row ใน Excel)

59

ระบบจะเพม Row ม�ใหเพอทำ�ก�ร Add Product เพม

60

พมพ Sales Discountในชอง Item จ�กนนระบบจะขน Pop Up ม�ใหเลอก ใหเลอก Sales Discount อนบนสด

61

ใสจำ�นวนเงนทเปนสวนลดของ Product ข�งบน ลงในชอง Gross Amt. (Format –xxx.xx) แลวกด Done

ทำ�ซำ�ตงแตแรกจนกว�จะใสสวนลดครบทก Product ทมก�รใหสวนลด

62

ก�ร Add ทใชประจำ�จะม 3 แบบ• แบบแรกเปนก�รซอ

แบบหล�ย ๆ Product

Item 1Sales Discount

Item 2Sales Discount

Item 3 Sales Discount

Subtotal

• Jaidee Package เนองจ�ก Jaidee Package เปนก�รรวม Product ไว 2 Products และใหยด

ตว Jaidee เปนตวหลก และ Exclusive Listing เปนตวรอง

Jaidee PackageComplimentary Items

Exclusive ListingSubtotal

Sales DiscountSubtotalItem 2

Sales DiscountSubtotal

• ใหสวนลดกบ Package หลก และมแถม Package เสรม

Item 1Sales Discount

Complimentary ItemsOffer Item

(Gross Amount=0)Subtotal

63

EX I: ก�รใหสวนลดตอ Package

64

EX II: ก�รซอ Jaidee Package และ Package อน ๆ จะตองทำ�ก�ร Add Jaidee Package แลวใหสวนลดกอน จ�กนนถง Add Product อน ๆ

65

EX III: ก�รซอแบบใหสวนลดใน Package หลกและม Package ทแถมฟรใหกบลกค�

66

• Summary Discountใชในกรณทมก�รซอตงแต 2 Product ขนไปแลวมก�รใหสวนลดรวมใน 2 Productใหทำ�ก�รเพม Row วธเดยวกบก�รใหสวนลดแบบ Line Item แตใหทำ�ท Product ตอท�ยของ Product สดท�ยทจะรวม เชนม 3 Product ตองก�รรวม 2 Product ด�นบน กใหกด Edit เพอ Insert Row ท Product ท 3 เปนตน

จ�กนนใสคำ�ว� Subtotal ในชอง Item เพอใหระบบทำ�ก�รรวมยอดเงนของ Product ด�นบน จ�กนนกด Done

แลว Insert Row ตอจ�ก Subtotal เพอทำ�ก�รเพม Sales Discount แบบเดยวกบก�รใหสวนลดแบบ Line Item แลวกด Done

67

เลอนขนม�ด�นบน จะเหนไดว�ยอดทลกค�ตองจ�ยทงหมดจะถกนำ�ม�คำ�นวณไวท Summary Boxห�กไมถกตองใหกลบไปตรวจดอกครงว�มก�รใหสวนลดตรงไหนผดพล�ดหรอไม

68

Employee• How to add Sales person• How to fix lost Sales name in SO

69

ก�รใส Employee ทถกตองจะทำ�ให ระบบทำ�ก�ร Record Sales Order เพอนำ�ไปทำ�ก�รคำ�นวณในสวนของค�คอมฯได (ในอน�คต) รวมถงจะเกบประวตก�รซอข�ยของลกค�ไวไดอย�งถกตองว�มก�รซอข�ยกบ Sales คนไหนจำ�นวนเท�ไหร Product อะไรไปบ�ง

ไปท Sales Team Tab

70

ใสขอมลทถกตอง

Employee : Sales NameSales Rate : Sales RepPrimary : Choose

ห�กม Sales รวมกนข�ยใหกด Add เพอทำ�ก�รเพมชอ Sales ทข�ยรวมกนจนครบทกคน

71

กอนจะทำ�ก�ร Add ชอ Sales ใหดกอนนะครบว�มประวตก�รซอกบ Sales คนไหนหรอไม ห�กเคยมก�รซอแลวจะขนต�มรปด�นล�งครบ

72

จ�กนนจะแบงออกเปน 2 กรณ• ก�รข�ยหรอตออ�ยโดย Sales คนละคนกนส�ม�รถ add ไดต�มปกตครบ• ก�รข�ยหรอตออ�ยโดย Sales คนเดม ไมตองทำ�ก�ร add เข�ไปนะครบ ห�กทำ�ก�ร add เข�ไประบบจะไมใหผ�นและจะ

ขน Pop Up ม�แจงต�มรปด�นล�งครบ

73

ห�กทำ�ก�รกด Print แลว แตไมขนขอมลของ

Sales ททำ�ก�รข�ย

74

ใหกลบไปดท Sales Team Tab ว�ในสวนของ Primary มก�รใสเครองหม�ย a ไวหรอไม ห�กไมมใหใสลงไปแลวกดSave

75

เมอกด Print อกทจะเหนว� มชอ Sales ขนม�ใหเรยบรอย

76

How to Edit Billing Information• แกไขขอมลทอยในก�รจดสงเอกส�ร

77

1. ไปท Billing Tab

2. ตรวจสอบขอมลทอยในชอง Bill To

78

ห�กไมถกตองใหกด Bill To Select แลวกด ดร�ยก�รทมอยว�มก�ร Add ไวแลวหรอมไว

ใหเลอกหรอไม ถ�ไมมใหกดเครอง + เพอทำ�ก�รเพมเตมทอย

79

ใสเครองหม�ย aในชอง• Default Shipping• Default Billing• Residential Address

Label: ชอทใชเรยกทอยCountry: ThailandAttenttion: ชอผรบAddress 1-2: ใสทอยCity: เขต/อำ�เภอCountry: จงหวด

80

กดเครองหม�ย a ในชอง Override เพอจดใหสวยง�ม

Enter 4 ครงเพอใส Tax ID Enter 1 ครงเพอใส Branch

แลวกด Save

81

ห�กดในชอง Bill to Select แลวม Unnamed Address ขนใหเลอกแกไขตวใดตวหนง โดยคลกเลอกUnnamed Address อนบนสด แลวกด Edit ( ตวทเปนกลองมรปลกศรข�ง ๆ ปม + ครบ)

อย�ทำ�ก�ร + เพมนะครบ

82

How to Create new task• How to Send Task and SO to Sales OPS

83

เลอก Tab • Communications• Activities• New Task

84

• Title : Pleas Approve my Order #Order No.• Assigned to : กด >> เลอก Search

หรอพมพว� TH Sales OPS

85

• ชอง Name/ID เลอก Any แลวคนห�ชอ TH SALES OPSในชองด�นข�ง

86

• กดเลอกตรงชอง Name

87

• เนนยำ�าจากทาง CS/OPS: – สงทตองตรวจสอบใหถกตองกอนสง Sales Order ใหท�ง CS/OPS– Period ตองใสใหถกตอง– Billing ขอมลทอยตองถกตอง ตองมก�รใสเครองหม�ย a ในชอง Default ทกชอง ห�กไมมก�รใส เวล�ทท�ง

CS/Sales OPS Print Invoice จะดงทอยอนออกม�ทำ�ใหไมถกตองและตองแกไขเยอะ– ในกรณก�รออกใบกำ�กบภ�ษ หรอ ก�รหก WHT ทอยจะตองเปนทอยทถกตองจ�กลกค�เท�นนห�มทำ�ก�รสะกดเอง

เพร�ะห�กสะกดผดแลวลกค�สงม�ใหแก จะตองแกไขคอนข�งเยอะและหล�ยขนตอน และมผลกระทบกบก�รทำ�ง�น ของ Finance และ CS ในก�รคนห�และดงกลบม�แกไข

– Tax ID ตองมทกครงสำ�หรบก�รออกใบเสรจในน�มบรษท หรอ ก�รหก WHT– Sales Order ตองมก�ร Create และสงให CS/OPS ภ�ยใน 48 ชม หลงจ�ก ลค โอนเงน– ก�ร Active Exclusive listing ใชในกรณทเรงดวนเท�นน ไมอนญ�ตให CS ทำ�ก�ร Active ใหกอนแลวคอยสง

Sales Order ต�มหลง (ยกเวนกรณทลกค�ยอมเสยสทธหรอโอนเงนม�หลงขนรอบไปแลว)

88

Customer History• ตรวจสอบขอมลประวตก�รซอข�ยลกค�

89

ดประวตการซ�อขายของลกคา (Sales Order):• คนห�ลกค�จ�กชอง Search Box• เลอก View ตรง Customer Row

90

•เลอก Show Activity Butoon

ระบบจะ Popup Activity History ขนม� โชวประวต Sales Order ทงหมดของ

ลกค�ใหตรวจสอบประวตทงหมดของลกค�ทมก�รทำ�ในระบบ

91

Tips

92

Search Box:ใชในก�รคนห�ขอมลทกอย�งทอยในระบบ เชน Order No, Customer etc.

Reset Button:ใชในก�ร Reset หรอล�งขอมลทงหมดยกเวนในสวนของ Primary Information

93

Add Multiple Button:คล�ย ๆ กบก�รใชตว Search ในชอง Item ใชในก�รคนห� Product และ เลอกข�ยพรอม ๆ กนหล�ย Product

•ใส Keyword ทตองก�รคนห� แลวกด Search

94

•กดเลอก Product ทตองก�ร แลวระบบจะดงม�ขนใหดใน Box ด�นขว�มอ จ�กนนใส Quantity ใหถกตองแลวกด Done

95

Clear All Line Button:ใชในก�รล�งขอมล Product ทงหมดทเร�ทำ�ก�รเลอกไป

96

Prepared by : • Bhoomipat Jakboripat• Juthamas Tapaneeyakul

Reviewed by : • Wiwat Siriwiwattanakul

End Section