instructivo n 1
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INSTRUCTIVO Y APLICATIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES
LA CORRESPONDENCIA CONCEPTO Para propósito del instructivo, correspondencia es la
comunicación escrita entre las dependencias y el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS y el medio externo.
Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia según su destino se clasifica en: Externa e interna.
La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. Para la correspondencia externa en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se utiliza:
LA CARTA
• La correspondencia interna es la que se utiliza para comunicaciones entre las diferentes dependencias del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.Para la correspondencia interna del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se utiliza:
M E M O R A N D O
CIRCULAR
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Los encargados de las etapas de la recepción (recibo, clasificación, radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el mensajero interno del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.
La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e Información Documental, es recibido, controlada y tramitada por el receptor de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:
Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por fax o por intermedio de correos electrónicos.
Clasificar la documentación en:Correspondencia personalCorrespondencia empresarial Correspondencia publicitaria
FLUJOGRAMA DE RECIBO DE DOCUMENTOS
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
El Centro de Administración e Información Documental del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS recibe y envía la correspondencia. Las dependencias para el caso de despacho de correspondencia, no escriben el consecutivo del radicado y la fecha a los documentos que elaboran, de esto se encarga el Centro de Administración Documental.
DISTRIBUCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
El despacho de la correspondencia al medio externo en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se realiza exclusivamente a través del Centro de Administración e Información Documental en el siguiente horario:Primer recorrido: a las 10:00 horasSegundo recorrido: a las 16:00 horas.
Su distribución se realiza por medio del mensajero externo de la empresa para la correspondencia local o por medio de servicios especializados de correo prestado por APS.
FLUJOGRAMA DE DESPACHO DE DOCUMENTO
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