gobd& taxcompliance im e‐invoicing

GoBD & Tax Complianceim E‐Invoicing

Eine 360°‐Analyse aus Compliance‐Sicht

Stefan GroßPeters, Schönberger & Partner

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Digitalisierung einst …

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… und jetzt

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Klarer Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts …

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GoBD E‐Rechnung

MobilesScannen XRechnung

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Die Highlights zur Neufassung der GoBD

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MobilesScannen

Scannenim

Ausland

ErsetzendesKonvertieren

ErleichterungDatenzugriff

PSP München

Die E‐Rechnung alsProzessbeschleuniger

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Fokus: Rechnungseingangsverarbeitung ! 

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Manuelle Dateneingabe

Scan + manuell

Scan + OCR

PDF + OCR

PDF + manuell

E-Rechnungbeim Sender

Automatische DatenextraktionScannen Manuelle

Bearbeitung

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3

5

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OCR

ScannerValidieren

Validieren

Rechnungseingangsbuch/W

orkflow

OCR

XRechnung

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Die E‐Rechnung als Digitalisierungstreiber …

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Papier BilddateiPDFTIFJPG

E‐RechnungEDIFACTXMLJSON

Automatisierte Verarbeitungstiefe

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Ziel: Medienbruchfreie Prozess‐Architektur

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XML

Prüfung

Eingang

Aufbewahrung

XRechnung, ZUGFeRD

Datenzugriff

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Die E‐Rechnung als Teil der Financial Supply Chain …

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PSP München

Neue Prozesseim Kommen

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Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung

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Mehrwert Mobiles Scannen

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Was sagt das Steuerrecht?

Mehrwert

Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungen oder Hotelrechnungen 

Ortsunabhängig

Direkte Anbindung an DMS/ECM

Direkte Mitarbeiter‐Integration in die Prozesskette

Direkte Prozessübergabe, Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung 

Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten

Erfassung von Handels‐ oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)

Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan‐ bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt

Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden 

Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden

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GoBD(neu) gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)

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Verschiedene Eingangstypologien beachten!

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Digitale Reisekostenabrechnung

MobilesScannen

StationäresScannen

Originärelektronisch

GoBD‐Kontrollumfeld und Verfahrensdokumentation

PSP München

Ohne GoBD & Tax Compliancegeht es nicht!

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RechnungRechnungs‐aussteller

Rechnungs‐empfänger

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Die GoBD als Framework

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E‐Rechnung

GoBD = Vorgaben an IT‐gestützte Systeme

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Anforderungen im Kontext der E‐Rechnung

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Unveränderbarkeit Datensicherheit Aufbewahrung

Lesbarkeit

Verfahrens‐dokumentation

Konvertierung Datenzugriff

Systemwechsel,Auslagerung

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Generische Anforderungen an die Aufbewahrung

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evtl.Konvertierungen

„OriginäresFormat“

Papieraufbewahrung

Originalkann digitalisiert werden  GoBD

elektronische Aufbewahrung

Papierrechnung

E‐Rechnung

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Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland

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EU‐Ausland

Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland

E‐Rechnung § 146 Abs. 2a AO

Drittland

§ 14b UStGOnline‐Zugriff

Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)

Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen

Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren

Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt

Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)

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GoBD(neu) erleichtern künftig Konvertierung

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Denken in Äquivalenzklassen

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TIF

PDF

XML

PDF

TIF

TIF/PDF

Original Konvertierung

Für jedes DV‐System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV‐Verfahrens vollständigund schlüssig ersichtlich sind

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigenDritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein

Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)

Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrens‐dokumentation

Ziel: Steuerliche Verfahrensdokumentation mit Ausführungen zum GoBD‐Kontrollumfeld

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Im Fokus: Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

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PSP‐Template Verfahrensdokumentation

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Sachlogischer Prozess

Anforderungen GoBD Kontrollziel

Sicherstellung GoBD Prozess/Kontrolle

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Dokumentation nach Best Practice

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0 Präambel

1 Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD,  generischer Aufbau, Überblick  sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)

2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS), Aktivitäten‐Split, Cloud‐Lösung)

3 Sachlogische Beschreibung je ProzessGoBD‐Anforderung – Sachlogik – GoBD‐/UStG‐Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

4 Elektronische AufbewahrungGoBD‐Anforderung – Sachlogik – GoBD‐Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

5 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD‐Anforderung – Sachlogik – GoBD‐Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

6 IT‐Umfeld (Überblick, GoBD‐Anforderungen, IT‐Komponenten, IT Kontrollumfeld (ITGC), IT‐Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)

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Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente

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Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und 

über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) aufzubewahren.

Master‐Dokument VerfahrensdokumentationVerfahrensbeschreibungen im 

Detail

Technische Unterlagen, Handbücher

Arbeits‐ und Verfahrensanweisungen, …

Verträge, Protokolle, Service Level Agreements …

Hauptdokumentmit im Wesentlichen

unveränderten Inhalten+

Referenzen auf mitgeltende undWeiterführende Unterlagen

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Historienführung entscheidend …

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BP

Auf die richtige Orchestrierung kommt es an!

2019202020212022202320242025…..…..…..

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Aus aktuellem Anlass:Die XRechnung

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Besondere Regelungen im B2G‐Bereich

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Bund ist nicht gleich Land …

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BUND

Länder

E‐Rechnungs‐Gesetz

E‐Rechnungs‐Verordnung

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Umsetzungsfristen für die Eingangsseite

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Quelle Crossinx

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Ergebnis vorab

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Eingangsseite

Einige Bundesländer verlangen eine verpflichtende elektronische 

Rechnungsstellung von Unternehmen!

Öffentlicher Auftraggeber (Verwaltung) Unternehmen

Elektronische Rechnungen müssen verpflichtend empfangen werden

Ausgangsseite

Bei wem bin ich verpflichtet zu senden?Muss ich empfangen?

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Umsetzung

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Richtlinie 2014/55/EU (Mindestvorgaben)

Bund …Bayern Berlin

GesetzVerordnung

GesetzVerordnung

GesetzVerordnung

GesetzVerordnung

Mindestvorgaben der Richtlinie

Zusätzliche Vorgaben

Mindestvorgaben der Richtlinie

Zusätzliche Vorgaben

Mindestvorgaben der Richtlinie

Zusätzliche Vorgaben

Mindestvorgaben der Richtlinie

Zusätzliche Vorgaben

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Definition der elektronischen Rechnung

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Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist

Ausgangspunkt: Europäische Norm („CEN‐Datenmodell“), nationale Umsetzung über die sog. XRechnung (Datenaustauschformat)

Reine Bilddateien (PDF, etc.) sind nicht zulässig

Hybridformat (z. B. ZUGFeRD) muss in der Datenrepräsentanz die Legaldefinition erfüllen

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Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistungabgerechnet wird

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Inhalte XRechnung

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UmsatzsteuerrechtlicheRechnungsbestandteile

LieferantennummerNur, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurde

AuftragskennnummerNur, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurde

Zahlungsbedingungen

DE‐Mail / E‐Maildes Rechnungsstellers

Leitweg‐Identifikations‐nummer

Bankverbindungsdaten

++++++

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Weiterführende Informationen und Hilfen …

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www.e‐rechnung‐bund.de

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Weiterführende Informationen und Hilfen …

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www.verband‐e‐rechnung.org

Positives Signal für die Wirtschaft

Verpflichtende Vorgabe schafft Breitenwirkung

XRechnung als Blaupause für B2B

Die XRechnung als Prozessbeschleuniger

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Die Xrechnung als Katalysator …

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Doch was hat dies alles mit Italien zu tun ???

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PSP München

Ein Blickins Ausland …

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Italien macht E‐Rechnung zur Pflicht

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1. ErstellungE‐Rechnung

XML

Rechnungsaussteller Fiskus Rechnungsempfänger

SdIÜbermittlung 3. Kontrolle und

Validierung

5. Bestätigung

4. Zustellung

6. AbrufE‐Rechnung

XML

ArchivArchiv(optional)

7. Archivierung7. Archivierung

6. 

7. 

4. 3. 

7. 5. 

2. 

1. 

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Italienische Verhältnisse befeuern die Digitalisierung …

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Einheitliches Datenformat für alle

Standardformat fürautomatisierte Prozesse

Gesamter Belegflussdigital verfügbar

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TaxTech

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Lesestoff …

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www.verband‐e‐rechnung.org

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Die Blockchain kommt …

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Rechnung

100+19119

GutschriftVorsteuer

Leistender Fiskus Leistungsempfänger

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Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen

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www.psp.eu/themen/gobd

www.psp.eu/themen/elektronische‐rechnung

www.psp.eu/themen/tax‐compliance

www.psp.eu/themen/elektronische‐rechnung

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PSP‐Reports …

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Vielen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit 

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