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ENTRENAMIENTO DE COMUNICACIÓN PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS CON UNION EUROPEA

Visibilidad y Comunicación, ¿de qué se trata?

Communications Training for Operational Agents in EC Delegations

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Bienvenidas,os!Los objetivos de este taller son:

• Clarificar que queremos decir por “Visibilidad y Comunicación”

• Presentar el nuevo manual de Comunicacion y Visibilidad de Europe Aid julio 2008.

• Explicar el uso de las herramientas que el manual proporciona.

• Establecer las normas y espectativas de visibilidad a seguir, por parte de los socios de la Unión Europea (Organizaciones internacionales, Gobierno, Organizaciones No Gubernamentales y consultorías)

• Proveer de un entrenamiento básico y buenas prácticas de comunicación.

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¿Qué hay detrás de un nombre?: Estrategia de Marca

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La marca Unión EuropeaLa UEUE es también una marca:

• La comunicación efectiva hará que la marca Unión Europea sea más visible en el mundo. – Y le dará una imagen positiva.

Son doce estrellas porque el número doce es el símbolo de

perfección, integración y de unidad

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Planeación de la Comunicación

Puntos esenciales

• Un plan de comunicación debe realizarse para cada proyecto.

• El presupuesto de comunicación/visibilidad debe ser contemplado en el Convenio de Financiación/Contrato.

• Dirección de Proyectos debe involucrar a su enlace en todos los procesos de comunicación. Y al Oficial de prensa de la Delegación, en la aprobación de planes generales y material relevante.

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Planeando la comunicación

Matriz de comunicación

ObjetivosGrupo ObjetivoResultadoMensajeProcedimientoProductos/Herramientas*CalendarizaciónCostos

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Matriz de comunicación y visibilidad

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Objetivos:

• Dar a conocer...• Motivar y convertir..• Brindar información sobre el proceso…• Informar a la opinión pública…• Despertar el interés en la opinión pública sobre…• Generar conciencia..

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Grupos de visibilidad

o Multiplicadores de mensajeo Sociedad civilo Sectores comercialeso Círculos académicoso Juventud

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Mensaje

Slogan:

“Por la paz y la cohesión social”

Algunos mensajes clave:

La Unión Europea trabaja por la Paz y la Cohesión social.

La Unión Europea no impone modelos, comparte la experiencia.

Socios más que donantes…

La Unión Europea comprometida con los derechos humanos…

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Calendarización

ACTIVIDAD 2008

Facilitaciòn Red de Enlaces de Comunicaciòn y Visibilidad Dic En Feb Mar Ab May Juni Jul Ago Sep Oc Nov Dic1 Coord inaciones varias y so licitud de informaciòn2 Coord inaciòn de aprobac iones por par te de la Oficina de Prensa DELGTM3 Convocatoria a reun iòn de red y p ropuesta de agendas4 Redacciòn y sociabi lizaciòn de m inutas5 Seguimiento a acuerdos alcanzados en reuniones

Realizaciòn Europa Hoy Dic En Feb Mar Ab May Juni Jul Ago Sep Oc Nov Dic1 Coord ina la entrega de in formación al Bole tín Electrónico Europa H OY (dic-dic)2 Recib ir in formación de los proyectos vía correo electrón ico

3 Consolidar la in formación de todos los proyectos de la Red en el forma to establecido

4 Enviar la inform ación a la Oficina de Prensa de la DGTMPtograma de Capacitaciòn permante Dic En Feb Mar Ab May Juni Jul Ago Sep Oc Nov Dic

1 Elaborar el calendario y obter aprobaciòn de la DELGTM2 Realizaciòn logistica de la capacitaciones

2009

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Herramientas de comunicación:

Medios de comunicación

Publicaciones

Eventos

Noticias

Discursos

Actividades de servicios públicos

Identidad visual

Publicidad

Fotografías y películas

Comunicación electrónica (envío de correos, sitios Web)

Marketing directo

= Comunicacion integrada con los medios.

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Reportes:

Obligaciones importantes:

• Por lo menos una sección de informes (intermedio y final) deberá dedicarse a una descripción detallada y la evaluación de las actividades de comunicación - con ejemplos concretos - y el impacto, cuando sea posible ilustrar con recortes de periódico, grabaciones de noticias, etc. (Mantener las páginas actualizadas)

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Evaluación:

Mecanismos de evaluación e indicadores

Objetivo específico; internamente centrado Ejemplos: Lista de distribución de entrega y tiempo estimado (publicaciones, promocionales, etc.)

Número de contactos con los medios de comunicación, el número de informes que resultan directamente de la cobertura (monitoreo) Número de contactos clave, participaciones en eventos Número de visitas del sitio web / descargas de las principales páginas Comentarios de los grupos objetivo - correo electrónico, teléfono, directo, etc.

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Planificar la comunicación hace que:

• Construyamos una cultura comunicacional.

• Maximicemos sinergias (internas y externas), promueve el trabajo en “RED”.

• Integremos la comunicación en los procesos de gestión de una manera práctica.

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Acciones cruciales de comunicación:

✦ Una gestión sistemática.

✦ Compara la evolución del proyecto con el plan, para encontrar medidas.

✦ Intervención en todos los niveles de gestión

✦ Utiliza reportes formales y retroalimentación informal, muy importante.

✦ Pone énfasis en los recursos, actividades y resultados en un marco lógico.

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El Manual• Abarca la identidad visual y escrita de la Unión Europea.

• Establece recursos y orientaciones para todas las acciones y herramientas relevantes de comunicación.

• Proporciona orientación sobre cómo desarrollar una estrategia dinámica de comunicación.

• Da detalles de los requisitos obligatorios que deben seguir todos los contratistas y los asociados en la ejecución.

o Más información:

http://www.cc.cec/dgintranet/europeaid/info_com/visibility_issues/visibility_guidelines_en.htm

o http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

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Retomando: Las herramientas

Comunicados de prensa Conferencias de prensa Visita a medios Folletos, catálogos y boletines

de noticias Sitios de internet Paneles Plaquetas conmemorativas

Banners Vehiculos, suministros y

equipo Articulos promocionales. Fotografias (derechos de

autor) Productos Audiovisuales Eventos públicos o visitas Campañas

Un plan de comunicación puede hacer uso de alguna o todas de las siguientes herramientas y/o actividades.

El manual contiene ejemplos y plantillas de las anteriores herramientas. Asi como orientaciones en caso de actividades, videos y fotografías.

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Estrategia conjunta

• Deberá ser coordinada por el Oficial de Prensa y Comunicación y los encargados de comunicación de cada proyecto.

• En la misma se podrá programar actividades conjuntas como visitas de periodistas a proyectos, campañas de divulgación, capacitaciones, entre otros.

• En el caso de los proyectos bilaterales los Enlaces de Comunicación serán convocados a reuniones mensuales para evaluar los avances en dichas estrategias.

• En el caso de los enlaces de comunicación ubicados en proyectos realizados conjuntamente con ONGs y otras instituciones, la periodicidad será menor y acordada según las necesidades mutuas.

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Utilización de banderas y logos

Programas y Proyectos Bilaterales

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Ejemplos:

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Varias instancias

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Papelería

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Logo con actores no estatales

_____________________________________ Los logos de las organizaciones que integran el consorcio se colocarán en la parte inferior. El orden queda a su criterio.

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Con organismos internacionales

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Todas las demás herramientas, pueden consultarse o bajarse de Internet.

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Ubicación de bandera según naturaleza del Programa o Proyecto

CASO ESPECIAL (1)

Siempre coordinar con oficina de Prensa.

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Cláusula de exención de responsabilidades

Este es un proyecto implementado por / Nombre de la contraparte/. Lo expresado en esta publicación no necesariamente refleja la opinión de la Comisión Europea.