documentos electrónicos, esquema de metadatos y modelo de política de gestión documental
Post on 07-Aug-2015
159 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Expediente electrónico (V):
Gestión Documental y Digitalización
Documentos electrónicos, Esquema de
metadatos y modelo de Política
Madrid, 1 de julio de 2015
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC
Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Documento-e y transformación digital
Proporción creciente
del soporte electrónico:
Documento electrónico
Expediente electrónico
Archivo electrónico
Registro electrónico
Factura electrónica
Receta electrónica
Contratación electrónica
Notificación electrónica
...
La gestión de los
documentos electrónicos
es clave para la
transformación digital de
la Administración (para la
tramitación interna por medios
electrónicos).
Gestión de la información
Servicios Públicos
Protección de datos
de carácter personal
Seguridad
Interoperabilidad
Accesibilidad
Transparencia
Reutilización de la
información
Gestión
documental
Ley 30/1992
…
Ley 30/1992 Ley 11/2007 …
LO 15/1999 LO 15/1999 RD 1720/2007 …
RD 3/2010 ENS RD 3/2010 ENS …
RD 4/2010
RD 4/2010 Normas técnicas de interoperabilidad
Ley 37/2007
Interoperabilidad
Ley 37/2007 RD 1495/2011 Norma técnica de Interoperabilidad
RD 1708/2011 RD 1708/2011 RD 4/2010 ENI …
RD 1494/2007 RD 1494/2007
Ley 19/2013 Ley 19/2013
(Fuente: Elaboración propia)
+ Reglamento eIDAS: art.46, efectos jurídicos de los documentos-e, Mercado Único Digital (DSM): promoción del documento-e en la UE. Acción 2.15 del Programa ISA…
Principio de seguridad jurídica
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
Normas técnicas Guías de aplicación Esquemas Modelos Otros documentos
Punto focal de información de archivo-e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html
La gestión del documento-e: ¿dónde estamos?
El soporte normativo y documental es muy
completo y exhaustivo; sin embargo, ¿qué ocurre?
Responsables
Expertos
en
archivos
Expertos
en TIC
Usuarios
[1] Implicar a los actores interesados
Tratamiento
horizontal y
multidisciplinar
[2] Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos-e
Guía de aplicación de la NTI de Política de gestión de documentos-e
Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_electronicos.html
Modelo de Política de gestión de documentos-e
Políticas de gestión de documentos-e: MINHAP
Política Ponencias complementarias
Políticas de gestión documentos-e: C.A. CANARIAS
Políticas de gestión documentos-e: CARTAGENA
Políticas de gestión de documentos-e: UPNA
http://www2.unavarra.es/gesadj/seccionNormativa/5gestiondedocumentos.pdf
https://sede.um.es/sede/gestion-documental/inicio.seam
Políticas de gestión documentos-e: UM
[3] Aplicar los metadatos para la gestión del documento-e
Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de
algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.
Sirven para identificar, autenticar y contextualizar
documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los
crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Proporcionan información estructurada o semi-estructurada
que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.
Mínimos obligatorios y complementarios.
Se articulan en un ‘esquema de metadatos’.
Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico
(e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la
adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.
Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)
[4] Utilizar herramientas adecuadas
Herramientas de soporte a la gestión diaria de los
documentos para el desarrollo de los procesos (básicamente para el
control, almacenamiento y gestión de la documentación de los archivos de
oficina).
Herramientas orientadas a proporcionar un repositorio
seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.
[5] Formación
Marco legal
Política
Normas y procedimientos
operativos
Herramientas
Para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico.
Conclusiones La transformación digital requiere abordar la gestión de los
documentos-e.
El soporte normativo, teórico y documental es muy completo y exhaustivo.
Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.
Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos complementarios,…
Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.
Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.
[Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias entidades.
Muchas gracias
Portal de la Administración Electrónica:
http://administracionelectronica.gob.es
top related