choosing an lms

Choosing  an  LMS:      What  ma1ers  most  to  you?  

Anthony  Al9eri  S213-­‐Choosing_an_LMS-­‐al9eri  

Choosing    an  LMS:      What  ma1ers    most  to  you?  

Legal  Mumbo  Jumbo  

•  All  opinions  and  sugges9ons  are  my  own  and  do  not  reflect  those  of  my  employer,  this  conference,  or,  really,  any  sane  human  being  who  has  ever  lived.  

•  I  do  not  in  any  way,  shape,  or  form  endorse  any  par9cular  vendor  or  their  product.    Any  men9on  is  purely  for  illustra9ve  purposes  ONLY.  –  Though  I  am  openly  biased  towards  Open  Source  products  

What  will  you  learn?    

• A  basic  methodology  for  evalua9ng  and  comparing  systems  

•  Some  9ps,  tricks,  and  landmines  to  watch  out  for  

• Considera9ons  for  ancillary  costs  and  efforts  such  as  hos9ng.    “Where  will  it  live?”  

If  you  do  not  understand  a  thing,  then  it  just  is.  

-­‐-­‐Zen  Koan  

No  problem  can  be  solved  by  the  same  kind  of  thinking  that  created  it  

-­‐-­‐  possibly  Albert  Einstein  

Remember,  you  may  have  to  grow  old…    But  you  don’t  have  to  mature!  

-­‐-­‐Red  Green  

Basic  Student  func9ons  of  an  LMS  

•  Track  learning  •  Assessments  •  Deliver  learning  content  •  Enrollment  •  Consolidate  learning  •  Process  payments/eCommerce  

Basic  Admin  func9ons  of  an  LMS  

•  Repor9ng  •  Security  •  Integra9on  •  Learning  Management  •  Student  Management  

What  does  an  LMS  look  like?  

Database:  mySQL,  Oracle,  noSQL  

Web  Server:  Apache,  IIS    

Applica9on  Server  JBoss,  Websphere  

Set  of  web  pages,  PHP,  Java  code…  

OS:  Linux,  Windows  

Why  do  I  need  a  (new)  LMS?  

•  Changes  in  business  needs  

•  Current  system  is  outdated  or  deprecated  

•  Repor9ng  needs  have  changed  

•  Change  in  market/industry  

The  rule  of  “12  –  24  –  60”  •  Remember  that  implementa9on  will  generally  take  12  months  

•  Plan  to  have  your  LMS  for  five  years  

•  Do  NOT  base  your  requirements  on  your  needs  for  today…  aim  for  the  future!  

•  Go  into  implementa9on  knowing  that  requirements  WILL  CHANGE  en  route!!!!!  

Talking  the  talk…  

•  Course  •  Class  •  Offering  •  Instance  •  Scheduled  Instance  •  Session  

Gather  “Requirements”  •  Klatch  with  stakeholders  –  It  takes  a  Village  – Managers,  students,  trainers,  etc…  

•  Ask    – What  do  you  need  the  new  system  to  do?  –  How  important  is  each  func9on?  

•  Accentuate  the  posi9ve:  –  The  user  should  be  able  to  view  their  transcript  from  the  home  page  

•  Eliminate  the  Nega9ve:  –  The  current  system  won’t  let  you  view  your  transcript  from  the  home  page  

Build  Requirements  

•  Klatch  with  SME’s  – Managers,  trainers,  etc…  

•  Put  all  of  the  “Requirements”  from  your  stakeholders  into  a  single  spreadsheet  – Group  by  user  (student,  manager,  trainer,  admin)  – Group  by  func9on  (enrollment,  cer9fica9on,  content)  

•  Remove/re-­‐write  nega9ve  entries  •  Send  back  to  stakeholders  for  full  evalua9on  using  a  weighted  scale  

Evalua9ng  the  Need  

•  Use  a  weighted  scale  on  what  func9ons  are  needed:  – 0:  We  really  don’t  need  it  –  Li1le  impact  – 1:  Nice  to  have  –  More  pleasant  experience/Cool  factor  

– 2:  Should  have  –  Can  work  without  it,  but  adds  value  to  the  system  

– 3:  Required  –  Uhm…  Required  

Evalua9ng  the  Need  

•  Average  out  the  values  for  each  Requirement  to  determine  and  build  requirements  

•  Remove  anything  below  a  set  value  (1.0,  for  example)  

Evaluate  your  current  LMS  FIRST!  

•  Re-­‐evaluate  your  current  LMS  with  the  same  standards  you’ll  use  on  your  candidates.      •  Do  this  before  weighing  your  candidates  to  find  out  what  REALLY  needs  to  change  

Avoid  the  Dog  and  Pony  Shows!  •  Eliminate  products  that  do  not  meet  your  requirements  or  are  over  budget.  

•  Provide  vendors  with  your  weighted  requirements  

•  Focus  the  vendor  on  what  is  important  to  you  

•  Direct  how  they  present  their  products  

•  Push  for  a  Sandbox  so  you  can  test  yourself  

Candidate  Self-­‐Evalua9on  

•  Use  a  weighted  scale  to  see  if  the  LMS  measures  up:  – 0:  The  LMS  doesn’t  support  the  func9on  at  all  – 1:  The  func9on  is  on  the  plan  with  no  date  or  requires  a  customiza9on  

– 2:  The  func9on  is  on  the  plan  with  a  date/NO  customiza9on  

– 3:  The  func9on  is  supported  out  of  box  

Candidate  Self-­‐Evalua9on  

•  Send  the  candidates  your  list  of  weighted  requirements  to  self-­‐assess  which  ones  they  support  

•  Average  out  the  scores  and  remove  anyone  scoring  below  a  given  threshold  (example  1.0)  

Evalua9ng  the  Evalua9ons  

•  Set  up  Demos  for  those  who  score  high  enough  

•  Get  access  to  a  Sandbox  for  your  own  tes9ng  

Evalua9ng  the  Evalua9ons  

•  Test  out  the  requirements  yourself  to  see  if  you  would  score  the  product  the  same  as  the  vendor  has  

•  Remove  candidates  whose  scores  are  suspect  

Using  a  Hosted  Product  (SaaS)  

• Will  always  get  latest  updates  

•  Vendor  support  will  have  easy  access  for  any  issues  

•  Lowers  staffing  costs  

Using  a  Hosted  Product  (SaaS)  

•  Lowers  effect  on  network/data  center  resources  

•  Fastest  way  to  implement  

Using  a  Hosted  Product  (SaaS)  

•  Informa9on  Security  policies  may  not  allow  it  

•  It  may  NOT  lower  overall  hos9ng  cost  

Using  a  Hosted  Product  (SaaS)  

•  Limits  poten9al  customiza9on/localiza9on  

•  Updates  are  driven  by  outside  forces.  – You  may  get  an  update  at  a  9me  when  you  can  not  be  out  of  service  

Build  Systems,  not  STUFF!  •  Abby  the  IA,  h1p://abbytheia.com/  

•  Know  the  difference  between    –  “I  need  to  be  able  to  reach  my  students”  –  “I  want  a  link  to  MyFace  like  ‘they’  have.”  

•  The  more  STUFF  you  add,  the  more  resources  are  required  to  manage  it!  

•  h1p://www.slideshare.net/AbbyCovert/build-­‐systems-­‐not-­‐stuff  

Put  Differently:    Don’t  be  a  Clown!  

“We  need  a  bu1on  for  FaceTube  cause  all  the  COOL  sites  have  one!”  

29  

“We  should  have  a  link  to  FaceTube  to  allow  us  greater  reach  to  more  students  to  bring  in  more  traffic  and  revenue.”  

The  ballad  of…  

•  Avoid  bloated  products  that  promote  func9ons  you  don’t  need  –  Trying  to  replace  be1er  purpose-­‐built  op9ons  –  May  not  add  any  value  to  your  implementa9on  –  Creates  dependencies  that  may  make  upda9ng  or  replacing  more  difficult  

later  on    

•  Some9mes,  less  is  more  

A  Word  on  Internal  Customiza9on  

DON’T!  •  Use  Skins  or  API’s  to  add/change  func9onality  •  NEVER  change  the  core  database!  

32  

“Free”  isn’t  always  Free*  •  Free  sooware  is  not  always  open  Source  

•  Generally,  you’ll  need  to  hire  more  staff  or  contract  out  third  party  for  technical  support  

•  Updates  may  be  sporadic  and  may  not  meet  your  needs  

•  Hos9ng  needs  may  be  complicated  by  dependencies  (MySQL,  TomCat,  etc…)  

*  I’m  s9ll  biased  towards  Open  Source  products  

33  

The  Process  Paradox  

•  If  you  can’t  define  it  in  the  real  world,  it  will  never  work  in  the  virtual  one  

– Remember  “If  you  don’t  understand  a  thing…”  

– Even  if  you  can,  do  you  really  want  to?  

34  

The  Process  Paradox  

• What  works  in  the  real  world,  will  rarely  work  in  the  virtual  one    

– Things  may  happen  in  a  different  order  

– Things  will  happen  MUCH  faster!  

Thanks!  

•  Please  remember  to  complete  the  survey  – S213:  Choosing  an  LMS  

Anthony  Al9eri  al9erian@gmail.com  @aa_al9eri