All‐H

Scho

Scott

Scott

2014 

      

“Let our aWinston C

 

 

 

Information

System (NIM

Department

FEMA Incide

Emergency 

Hazard

ool Em

sbluff P

sbluff, N

advance worrChurchill 

n contained in th

MS), the Nebrask

t of Education Em

ent Command Sy

Operations Plan

ds  

mergen

Public Sc

NE 

rying become

is handbook orig

ka Emergency M

mergency Respo

ystem for School

n (2013) and a va

ncy Op

chools

e advanced th

ginates from a v

Management Age

onse and Crisis M

ls, the “I Love U 

ariety of other sc

eratio

hinking and p

variety of source

ency (NEMA), Th

Management Cen

Guys Foundatio

chool districts’ a

ons Ma

planning.” 

es including the N

he Nebraska Dep

nter, the US Dep

on,” The Guide fo

and governmenta

anual 

National Inciden

partment of Edu

partment of Hom

or Developing Hi

al agencies’ ope

nt Management 

cation, The US 

meland Security, 

igh‐Quality Scho

en source materi

 

the 

ool 

ials. 

   

 

 

‐ 2 ‐   

 

 

 

Dear Colleague, 

The critical importance of school safety outweighs all other priorities for Scottsbluff Public Schools. Parents must be able to send their children off to school each day with confidence that they will return “safe and sound” to them each afternoon. As superintendent, this is always at the forefront of my mind and I know our school principals and their staffs share that same priority. 

This All‐Hazards Emergency Response Manual highlights our district’s comprehensive approach to school safety and is consistent with recommendations from multiple agencies including the National Incident Management System (NIMS), the Nebraska Emergency Management Agency (NEMA), The Nebraska Department of Education, The US Department of Education Emergency Response and Crisis Management Center, the US Department of Homeland Security, the FEMA Incident Command System for Schools and the “I Love U Guys Foundation.” 

  As is undoubtedly the case for many of you, my own life and professional experiences have made me all too aware of the potential of tragedy and violence in school settings. And, while we must admit to ourselves that not everything is preventable, we must maintain a vigilant focus on ensuring that processes and policies are in place to optimize the likelihood that our children will be safeguarded from the catastrophic and unexpected as much as is humanly possible. 

  Many initiatives and enhancements are in place and in process as we examine safety components of our school district’s safety and security planning. The following are some of the most significant: 

∙       Card Access Control Security Systems were approved in July of 2011 by our Board of Education for installation in all of our schools. These systems now help to ensure that our buildings are protected from intruders both during the school day and after hours. Associated policies regarding staff and community access and automatic notification to the Scotts Bluff County Communications Emergency 9‐1‐1 Center will help to provide additional support. 

 · A web‐based, anonymous “Tip Line” provides an opportunity for anonymous reporting of concerns 

regarding harassment, weapons, drugs and other potentially dangerous issues. While this is not intended to replace 911 calls or face‐to‐face contact, it does afford another option to our students and their families.   

· School Resource Officers (SRO’s) are a vital part of school based security. With an officer assigned to the high school and another to the middle school, armed and trained personnel are available to quickly respond as needed throughout our district.  

· Campus Supervisors/Security personnel assist school staff in maintaining appropriate campus management and safety protocols. This includes working with students and community as needed to maintain a pro‐active role in ensuring a safe and secure environment. The expansion of the Campus Supervisor program is now being extended to the elementary schools.  

∙   Emergency preparedness is essential for schools to be safe. The Standard Response Protocol serves as a common implementation practice throughout Scottsbluff Public Schools. Staff and students should be trained in uniform classroom response to an incident at school. Weather events, fires, accidents, intruders 

   

 

 

‐ 3 ‐   

 

 

and other threats to student safety are scenarios that must be planned and trained for by school and district administration and staff. 

 · AED’s (Automatic External Defibrillators) have been installed in all schools. All personnel are trained. As 

additional units are acquired, all school facilities will be adequately equipped to provide emergency aid to students, staff and visitors.  

· Secured entry, window ballistic/security film and the use of cameras and buzzers  at all elementary  schools and the middle school is being implemented as a portion of a total “target hardening” approach directed at denying or limiting access through the use of physical barriers.  

∙   Threat assessment protocols are essential so that schools have specific procedures in place to determine the appropriate reaction and safeguards, if any, for any reported danger. 

 · Frequent building based and districtwide drills and simulations help to ensure that staff and students are 

prepared to knowledgeably and effectively respond to any emergency.  ∙   Partnering with community, law enforcement and other emergency services and a well‐conceived 

School Emergency Communications Plan is perhaps the most important consideration in any school safety program. Scottsbluff is fortunate to have the support of outstanding and advanced services delivered by highly qualified personnel.  

Because of the critical importance of this work, I want to give you my personal assurance of our focus on school safety in SBPS. This manual is intended to be a valuable resource in our work and be a companion to the SRP Plan. It will help provide guidance and highlight many of the important priorities we must continue to consider as we continually improve and adapt our safety and security procedures. 

Sincerely, 

 

  Richard A. Myles Superintendent April, 2014 

 

 

 

   

 

 

‐ 4 ‐   

 

 

 

All‐Hazards Emergency Response Manual 

Table of Contents 

GENERAL     

Policy and Law    6 

All‐Hazards Approach    8 

Incident Command Structure (ICS)    9 

Collaboration  12 

Accommodations and modifications for people with disabilities and special needs  12 

Safety and Security Committee  14 

Steps in the Planning Process  15 

   

PREVENTION AND MITIGATION   

Physical and environmental risks  16 

School culture and a climate of open communication  17 

Student behavior and school discipline  18 

Threat assessment  23 

Anonymous TIPS Hotline  24 

   

PREPAREDNESS   

Roles and responsibilities of individuals  25 

Emergency supplies and Go‐Bags  26 

School nurses and assistants  27 

School facilities, maps, floor plans, utility cutoffs, Pictometry  29 

Human Resource information  31 

Communication procedures and tools  31 

Training   32 

Drills and exercises  33 

Preparing for an Active Shooter Situation  34 

Site Assessment  35 

Safe school management practices  36 

   

RESPONSE   

Activation of Incident Command System (ICS)  38 

Emergency Response Teams (ERT’s)  38 

BERT Command System Information  39 

   

 

 

‐ 5 ‐   

 

 

DERT Command System Information  46 

Initial Response Decision Matrix  50 

Standard Response Protocol (SRP)  51 

Red Care/Green Card System  51 

Reunification procedures  52 

Parent Guardian Notification  54 

Controlled Release  54 

   

RECOVERY  57 

Crisis Teams  58 

Physical/Structural Recovery  59 

Business Continuity  59 

Academic Recovery  59 

Psychological/Emotional Recovery  60 

Continuity of Operations Plan (COOP)  60 

Manual Review  63 

   

MANAGEMENT PLAN QUICK REFERENCE    

Shelter:   Tornado  61 

Shelter/Evacuate:   Hazmat Incident  61 

Evacuate:  Interior Fire  62 

Shelter:  Severe Weather  63 

Bomb Threat  65 

Intruder/Suspicious Person  67 

Student Runaway/Abduction or Missing Student  68 

Report of a Weapon/Firearm on Campus   69 

Active Shooter Situations   70 

   

APPENDIX   

SRP (Standard Response Protocol) Materials   

   

   

   

   

   

    

 

 

   

 

 

‐ 6 ‐   

 

 

 

 

 

 

GENERAL 

Policy and Law 

Rule 10 (11.01B) requires that “Each school system has a safety and security plan for the schools in the system. The plan addresses the safety and security of students, staff, and visitors. The plan is approved by the local governing body.”  Safety Plans are a visible indicator to staff, students, parents, and community that the school is taking appropriate action to keep everyone in the school environment safe.  Schools may wish to have two safety plan formats, “FORMAL” and “EMERGENCY REFERENCE”, with each format having a distinct and unique purpose. Scottsbluff Public Schools has such a model in place with:  

1. FORMAL:  The All‐Hazards Emergency Response Manual This manual is consistent with an All‐Hazards Approach as promoted by the U.S. Federal Emergency Management Agency since 1981. This manual provides the schools written document of established safety policies and procedures as required by the State of Nebraska. 

2. EMERGENCY REFERENCE:  The Scottsbluff Schools Crisis Response Plan:  Standard Response Protocol The Standard Response Protocol (SRP) is based not on individual scenarios but on the response to any given scenario consistent with an All‐Hazards Approach. Like the Incident Command System (ICS), SRP demands a specific vocabulary and also allows for great flexibility. The premise is simple ‐ there are four specific actions that can be performed during an incident. When communicating these actions, the action is labeled with a "Term of Art" and is then followed by a "Directive." Execution of the action is performed by active participants, including students, staff, teachers and first responders.  

Lockout is followed by the Directive: "Secure the Perimeter" and is the protocol used to safeguard students and staff within the building.  

Lockdown is followed by "Locks, Lights, Out of Sight" and is the protocol used to secure individual rooms and keep students quiet and in place.  

Evacuate is always followed by a location, and is used to move students and staff from one location to a different location in or out of the building.  

Shelter is always followed by a type and a method and is the protocol for group and self ‐protection. 

   

 

 

‐ 7 ‐   

 

 

Together they are the thesis of the school districts development of prevention, intervention, response, and recovery strategies for a variety of potential and actual threats to the safety and security of schools.  The school system’s safety and security plan(s) must be reviewed annually by one or more persons not on the local school system safety committee and not an employee of the school system. This review must include a visit to school buildings to analyze plans, policies, procedures, and practices and provide recommendations. Any recommendations made as a result of the analysis are forwarded to the head administrator and to the school safety and security committee to be considered in making revisions to the plan.  The Board of Education has long valued the importance of consistent and strong policy regarding safety in schools. Consistent with State law, Scottsbluff Public Schools has a wide range of related policies that provide guidance to the District the inform practice. These policies include:  Board Policy Reference for Safety and Security: 

504.11 – Weapons 504.13 – Use of metal Detectors 504.16 – Searches, Seizures and Arrests 504.18 – Harassment by Students 504.18a – Harassment by Students 504.21 – Anti‐Bullying Policy Students 504.21a – Anti‐Bullying Policy Students 903.01 – Security 903.02 – Access to Buildings 905.02 – Annual Emergency Safety Plan 905.03 – Warning Systems 905.04 – Bomb Threats 905.07 – Safety Drills 1004.04 – Crisis Management and Communications 1005.07 – Visitors to School 

A variety of other State laws address topics including: immunizations; health inspections; student discipline procedures; transportation safety; fire prevention; health education; tobacco, alcohol and drugs; safe instructional environments; multi‐cultural and character education and many others. Some examples include: 

Nebraska State Law includes several relevant statutes as well. One particularly notable one is  28‐1204.04:  Unlawful possession of a firearm at a school; penalty; exceptions; confiscation of certain firearms; disposition.  Neb. Rev. Stat. 79‐2, 137 defines bullying as any ongoing pattern of physical, verbal or electronic abuse on school grounds, vehicle, or school sponsored event/activity. Bullying can be grounds for long‐term suspension or expulsion, as can use of violence, force, intimidation, etc. in a manner that constitutes a substantial interference with school purposes or with the intent of obtaining money or anything of value from another student. 

Nebraska Revised Stature 71‐9101 requires public, private, denominational, or parochial schools to offer trainings on how to recognize the symptoms of a concussion or brain injury and how to seek proper medical treatment for a concussion or brain injury to all coaches of school athletic teams.  

   

 

 

‐ 8 ‐   

 

 

The Safe and Drug‐Free Schools and Communities Act (SDFSCA) is administered by the Nebraska Department of Education (NDE). The No Child Left Behind, Title IV A, formula grant program gives local educational agencies the option to establish, operate and improve local programs for school drug and violence prevention.  Familiarity with each of these governing components is essential to optimally ensuring safe and secure schools. 

All‐Hazards Approach  The U.S. Federal Emergency Management Agency (FEMA) has promoted the Integrated Emergency Management 

System (IEMS) since 1981. The commonalities among all types of technological and natural disasters suggest that 

many of the same management strategies can apply to all such emergencies. An all‐hazards approach to 

emergency preparedness encourages effective and consistent response to any disaster or emergency, regardless 

of the cause. 

All school‐based emergency response plans should be based on the four phases of emergency management: 

mitigation and prevention, preparedness, response, and recovery.  

Mitigation comprises actions that reduce or eliminate long‐term risk to people and property from disasters, such 

as addressing the safety and integrity of school buildings, security, and culture and climate of schools to prevent 

violence. Preparedness focuses on planning for natural disaster or terrorist events and involves understanding the 

local community emergency plans and developing evacuation protocols prior to any event. Response is the actual 

steps taken to save lives and prevent further damage during a crisis. Recovery entails methods to restore the 

learning and teaching environment after a crisis. 

Preparation for large‐scale emergencies:  The following represent key steps in preparing school personnel for responding effectively to large‐scale emergencies:  

The school central office administrators, principals, and local emergency responders should meet on a regular basis as a Safety and Security Team to update disaster preparedness and response plans.  

A mechanism for emergency communication should be established between each school and the school district and town emergency responders (e.g., preprogrammed cell phones with group page capability, group e‐mail through Internet, or another type of mass notification system). Redundant means of communication should be in place in the event the primary means of communication, such as cell phones, are not available.  

Emergency Response Team (building and district) members should be completely aware of their specific responsibilities after a disaster of any type. Each crisis team should establish a command post, or meeting place, in the event of an emergency evacuation. Each member of the crisis team should have access to a walkie‐talkie or cell phone, which is programmed with the numbers of all the crisis team members.  

Children with special health care needs, may require specialized plans that include a means of rapid evacuation of physically disabled children from upper floors without use of elevators (which may be disabled or unavailable), efficient shepherding and evacuation of children with autism or other disorders of communication, and access to medication for children with chronic medical needs (e.g., asthma, diabetes).  

Preschools, alternative school sites, and extended‐day or other after‐school programs should be included in all disaster planning.  

   

 

 

‐ 9 ‐   

 

 

All schools should have an Emergency Go‐Bag readily available for immediate evacuation. This bag should contain the evacuation plan, a first aid bag, student medical alert lists, the personnel directory, a student directory, the daily attendance list, flashlight, spare batteries, student emergency contact forms, teacher schedule list, and other emergency supplies.  

Substitute‐teacher folders should include all emergency protocols for that classroom.   

Incident Command Structure (ICS)   The following information is directly resourced from the US Department of Homeland Security’s FEMA Incident Command 

System for Schools 

The Incident Command System (ICS) is a standardized, on‐scene, all‐hazards incident management approach that: 

Allows for the integration of facilities, equipment, personnel, procedures and communications operating within a common organizational structure. 

Enables a coordinated response among various jurisdictions and functional agencies, both public and private. 

Establishes common processes for planning and managing resources. 

ICS is flexible and can be used for incidents of any type, scope and complexity. ICS allows its users to adopt an integrated organizational structure to match the complexities and demands of single or multiple incidents. 

 

The ICS is a widely applicable management system designed to enable effective, efficient incident management by 

integrating a combination of facilities, equipment, personnel, procedures and communications operating within a 

common organizational structure. ICS is a fundamental form of management established in a standard format, 

with the purpose of enabling incident managers to identify the key concerns associated with the incident—often 

under urgent conditions—without sacrificing attention to any component of the command system.  It represents 

organizational "best practices" and, as an element of the Command and Management Component of NIMS, has 

become the standard for emergency management across the country.  

 

District and Building Emergency Response Teams are established at the District (DERT) and Building (BERT) levels. 

The features and principles used to manage an incident differ from day‐to‐day school management approaches. 

Effective incident management relies on a tight command and control structure. Although information is 

exchanged freely through the ICS structure, strict adherence must be paid to top‐down direction. ICS principles are 

implemented through a wide range of management features including the use of common terminology and plain 

language, and a modular organizational structure. The ability to communicate within the ICS is absolutely critical. 

During an incident, communications should be in plain English or clear text and you should not use radio codes, 

school‐specific codes, or jargon. 

 The ICS organizational structure develops in a top‐down, modular fashion that is based on the size and complexity 

of the incident.  

   

 

 

  

 

As school peveryone w

Incident ob

1. Li2. In3. Pr

Every incid

Sp

St

Co

Mw 

The Incide

St

St

St

St

Stre

St

Every IAP m

W

W

H

W

The importdeveloped

personnel, youwithin the ICS o

bjectives are e

fe Safety ncident Stabilizroperty Preser

dent must have

pecifies the inc

tates the activi

overs a specifie

May be oral or wwhich require a 

nt Action Plann

tep 1: Underst

tep 2: Assess in

tep 3: Establish

tep 4: Select ap

tep 5: Performesources, and m

tep 6: Provide 

must have four

What do we wa

Who is responsi

ow do we com

What is the proc

tant part is hav by the Pentag

u understand thorganization h

stablished bas

zation vation 

e an Incident A

cident objectiv

ities to be com

ed timeframe, 

written—excewritten IAP. 

ning Process sh

and school inc

ncident situatio

h incident obje

ppropriate stra

m tactical directmonitoring the

necessary follo

r elements: 

nt to do?  

ible for doing i

mmunicate with

cedure if some

ving a plan andgon Incident Co

he value of leaas a clear unde

ed on the follo

Action Plan (IAP

ves. 

mpleted.  

called an oper

pt for hazardo

hould be quick

cident policy an

on.  

ectives.  

ategy or strate

tion (applying teir performanc

ow‐up (changin

t?  

h each other? 

eone is injured

d communicatiommander foll

arning objectiveerstanding of w

owing priorities

P) that: 

rational period

us materials in

k and goal orien

nd direction. 

gies to achieve

tactics approprce).  

ng strategy or 

?  

ing it. The illustlowing the 911

es. Incident obwhat needs to 

s: 

d.  

ncidents,  

nted; 

e objectives. 

riate to the str

tactics, adding

tration shows 1 attacks. 

bjectives are usbe accomplish

rategy, assignin

g or subtracting

the first plan a

 

sed to ensure thed. 

ng the right 

g resources, et

and structure 

‐ 10 ‐ 

 

that 

tc.).  

   

 

 

  

 

. 

Remembe

Sp

Coorda

Mpeco

The procestransfer of

A 

Th

Thre

Remembe

Re

Re

Yo

The analysmust estabIntelligenc

Ri

Th

Su

W

St

r, an Incident A

pecifies the inc

overs a specifier 30 minutes loay. 

May be oral (exermit the deveommunicate th

ss of moving thf command. Tr

more qualified

he incident situ

here is normal equirements 

r, when you ar

eceive work as

eport to only o

our supervisor 

sis and sharing blish a process e includes othe

isk assessment

hreats includin

urveillance of d

Weather foreca

tructural plans

Action Plan (IA

cident objectiv

ed timeframe, ong. For compl

cept for hazardelopment of a whe plan orally. 

he responsibilitansfer of comm

d person assum

uation changes

turnover of pe

re in an ICS org

ssignments onl

one ICS superv

within an ICS 

of informationfor gathering,er operational 

ts.  

ng potential for

disease outbre

sts.  

 and vulnerabi

AP) is a process

ves, activities to

called an operlex incidents, t

dous materialswritten plan, it

ty for incident mand may take

mes command

s over time.  

ersonnel on lo

ganization, you

ly from your IC

isor.  

organization m

n and intelligensharing, and minformation th

r school violen

eak.  

ilities. 

that: 

o be performe

rational periodhe operationa

s incidents, wht is acceptable 

command frome place when:

.  

ng or extended

u should: 

CS supervisor. 

may not be the

nce is an impormanaging incidhat may come 

ce. 

d, and resourc

d. Initially our ol period can be

hich require a wto establish in

m one Incident

d incidents, i.e

 same as your 

rtant componedent‐related infrom a variety

ces. 

operational pee many hours l

written IAP). If ncident objectiv

t Commander 

e., to accommo

day‐to‐day su

ent of ICS. Incidformation andy of different s

 

eriod may be olong or an enti

time does notves and 

to another is c

odate work/res

pervisor.  

dent managemd intelligence. ources, such a

‐ 11 ‐ 

 

nly 15 ire 

t 

called 

st 

ment 

s: 

   

 

 

‐ 12 ‐   

 

 

Collaboration  It is critical that individuals take responsibility for their own self‐preparedness efforts and that the community 

members work together to develop the collective capacity needed to enhance their community’s security and 

resilience.  

Recent research conducted by the New York Academy of Medicine indicates that the public is ready to take a more 

active role in preparedness planning. The research found that emergency management planners must engage the 

public in the planning process in order to fully understand the public’s needs and concerns and that the public is 

vitally interested in getting involved in this process. 

Partners to Consider Engaging  

Private schools 

Other school districts 

Community councils 

Volunteer organizations  

Faith‐based organizations 

Individual citizens 

Community leaders (e.g., representatives from specific segments of the community, including seniors, minority populations, and non‐English speakers) 

Disability services 

School boards 

Higher education institutions 

Animal control agencies and animal welfare organizations 

Small and large local retailers 

Home care services 

Medical facilities 

Government agencies (all levels and disciplines) 

Nonprofit organizations 

Media outlet  

Accommodations and Modifications for People with Disabilities and Special Needs  Planning for students in emergencies means planning for all students, including those with disabilities and special needs. Lessons learned from recent disasters have not only emphasized this point, but they have also illuminated the critical steps schools need to take to protect their campuses. Meeting the needs of students with disabilities and special needs in the event of an emergency does not have to be a daunting or a costly task. It simply requires administrators and officials to take into account the entire school community, from students and staff members to visitors and volunteers, and then take the appropriate actions to ensure the safety of all. In fact, in July 2004, President Bush signed Executive Order 13347, Individuals With Disabilities in Emergency Preparedness, which adds to existing legislation that provides for students with disabilities, and requires public entities to include people with disabilities in their emergency preparedness efforts.  

   

 

 

‐ 13 ‐   

 

 

All Emergency Response Teams should also consider the variety of disabilities—including visual, hearing, mobility, cognitive, attentional and emotional ‐ to adequately integrate these students and their vulnerabilities into all emergency preparedness planning.  When creating a school emergency management team, administrators should include a disability specialist, who can provide guidance on how to meet students’ physical and emotional needs. Members of a school’s multidisciplinary team make ideal candidates for a crisis team, not only because they are experts in disability issues, policies and legislation, but also because they are experts in dealing with their school’s students with disabilities—their needs and the services with which they are provided.  School multi‐disciplinary teams should consider the need emergency response accommodations when developing Individual Education Plans (IEP’s) as appropriate. Specialists can also inform a school’s ERT about the extra barriers to mobility and communication that students with special needs may encounter during a crisis. They can also detail how to effectively address specific disabilities and their corresponding characteristics and integrate proper responses into crisis planning activities. Teachers should be encouraged to discuss emergency procedures with parents as part of an IEP meeting or other review to ensure parental input.  The Emergency Response Team should provide training to students with disabilities and to the adults responsible for their care as appropriate. The adults and the students both need to understand the crisis response plan; learn to communicate with first responders (in case of a separation from their caregivers); be able to communicate specifics about their special needs; and use any necessary tools such as personal response plans, evacuation equipment or visual aids. 

 To further enhance the district’s integration of students with disabilities into emergency response and crisis management planning, crisis teams should: 

Include short‐term accommodations for students with temporary disabilities (such as a broken limb). 

Create a buddy system for students with special needs. 

Inform a student’s peers of their special needs during an emergency, to the the necessary, being careful to respect and ensure confidentiality about the student and his or her disability. 

Invite local responders to establish a relationship with individual students with disabilities and their teachers. Ask them to conduct special sessions explaining how to support students and staff members with disabilities during an emergency. 

Make sure that if a student has a service animal (e.g., a seeing eyedog), the animal is familiar with as many members of the school staff as possible. 

 Additionally, and equally importantly, school leaders must identify individual needs of staff members who are potentially in need of specialized support due to their own disability. Such needs may be purely physical or can be emotionally grounded relative to PTSD or other previous events an individual has experienced.   Health plans, behavior plans, 504’s and IEP’s may all – depending on circumstance – be appropriate vehicles for addressing these specialized accommodations or services for both adults and children.  Finally, it is important that visitor sign‐in logs are consulted in an emergency response situation to determine if any guest may be in need of special assistance. 

 

   

 

 

‐ 14 ‐   

 

 

Safety and Security Committee 

It is the belief of the Scottsbluff School District that effective planning emergency requires that the whole 

community is represented and involved in the process.  This is in accordance with recommendations from the 

Federal Emergency Management Agency (FEMA) that, “The most realistic and complete plans are prepared by a 

diverse planning team, including representatives from the jurisdiction’s departments and agencies, civic leaders, 

businesses, and organizations (e.g., civic, social, faith‐based, humanitarian, educational, advocacy, professional) 

who are able to contribute critical perspectives and/or have a role in executing the plan.” 

A shared planning community increases the likelihood of integration and synchronization, makes planning cycles 

more efficient and effective, and makes plan maintenance easier. 

This plan should be a dynamic document that is continually upgraded as lessons are learned through our own 

implementation as well as that of others. The District should take advantage of the experience of other planners, 

as well as plans generated by other jurisdictions. Further, many states, including our own, publish their own 

standards and guidance for emergency planning, conduct workshops and training courses that may be helpful. 

RULE 10 states:  

Each school system has a school Safety and Security Committee which includes representatives of faculty, parents, and the community. The committee meets at least annually to prepare and/or review safety and security plans and procedures, including emergency plans and procedures.  

The Safety Committee provides advisory assistance on creating physically safe and emotionally secure schools. The committee researches and develops school “Safety Plans” to address potentially dangerous and unsafe situations that may occur.  

Considerations for Establishing Membership:  

Large enough to be effective without being cumbersome.  

Generally comprised of school staff members, support agency representatives, and community members, and parents with diverse expertise. Equal representation from each group is encouraged.  

May use members of existing safety committees  

Considers potential incidents from various perspectives.  

Included on school districts/systems organizational charts.  

Regularly scheduled meetings held to monitor and evaluate the safety plans.  

Fosters communication among committee members and agencies, allowing for smooth response and operations during times of crisis or emergency.  

 Some areas in which the committee may wish to gather information are:  

Safety/Security perceptions of administrators, staff, students, and parents  

Facility conditions inside and out, and surrounding grounds  

Previous school incidents  

   

 

 

  

 

Sc

N

Co

Ex

 The Safety

update an

outside re

Steps in th

Quality Sc

 

chool climate/c

eighborhood s

ommunity safe

xisting safety, s

y and Securit

nd modify it a

eviewer – cur

he Planning P

chool Emerge

culture issues t

safety issues th

ety issues that 

security, and e

y Committee

as needed and

rrently a cont

Process have 

ency Operatio

that present sa

hat could impa

could impact t

emergency poli

 will meet at 

d again to con

racted individ

been followe

ns Plans and 

afety concerns

ct the school 

the school  

icies and proce

least once pe

nduct an ann

dual – will pro

ed consistent 

FEMA guidel

s  

edures  

er year to rev

ual response 

ovide an annu

with the 201

ines: 

view the Distr

simulation. A

ual report. 

3 Guide for D

rict’s plan to 

Additionally, a

Developing Hig

FEMA,

‐ 15 ‐ 

 

an 

gh‐

, 2013 

   

 

 

‐ 16 ‐   

 

 

 

PREVENTION AND MITIGATION 

Physical and Environmental Risks 

Among other considerations, the Nebraska Department of Education recommends the following facility items be 

considered on a regular basis: 

Alarm system (functioning properly)  

Building access control (human or otherwise)  

Room to room communications system  

Door locks properly used, and in good repair  

Key Control / with limited access  

Facility housekeeping ‐ chemical storage  

Chemistry lab ‐ chemical storage  

Windows locks and security  

Office/Supplies/Cafeteria security  

Heat & A/C unit accessibility  

Roof access and openings  

 

Additionally, grounds should be regularly inspected regarding: 

Fencing  

Driveways/Traffic Patterns  

Exterior Lighting and Landscaping  

Portable classroom security  

Storage sheds  

Chemical storage (for example: gasoline, weed killer, etc.)  

Playground/Sports equipment  

Power/Lawn tools  

 

According to the US Department of Education, “Historically, site weaknesses have made it easier for violence to occur and harder to intervene quickly. Offenders had easy access into school. Victims had inadequate escape paths. Staff were unable to spot threats in time. Communication was inadequate.”  It is the belief of Scottsbluff Public Schools that those who are most intimately involved in using a school facility as well as community resource people who possess a variety of specific skills and knowledge should be involved in assessing physical plant safety. School principals should ensure that each building is reviewed on a regular and ongoing basis and should resource the following people as they see appropriate.  

Students 

   

 

 

‐ 17 ‐   

 

 

Parents 

Teachers 

School nurse 

School custodian 

School principal, assistant principal 

School secretaries 

Local emergency service officials  

Local experts on geology, structural engineering, and architecture  

School district and/or city building inspectors 

Members of local environmental groups, civic organizations, 

Community/neighborhood representatives with special skills that can be useful in emergency situations (doctors, engineers, nurses, etc.) 

Safety experts in business and industry  The National Clearinghouse of Educational Facilities (NCEF) Safe School Facilities Checklist is designed for assessing the safety and security of proposed and existing school buildings and grounds. Facility assessments are best performed by experienced building and safety professionals working closely with school officials. This resource can provide specific guidance at both the district and school level.  

 School culture and a climate of open communication 

 According to the United States Secret Service and the US Department of Education’s Guide to Managing Threatening Situations and to Creating Safe School that Support Climates, “In educational settings that support climates of safety, adults and students respect each other. A safe school environment offers positive personal role models in its faculty. It provides a place for open discussion where diversity and differences are respected; communication between adults and students is encouraged and supported; and conflict is managed and mediated constructively. Cultures and climates of safety support environments in which teachers and administrators pay attention to students’ social and emotional needs as well as their academic needs. Such environments emphasize emotional intelligence as well as educational or intellectual pursuits. Students experience a sense of emotional fit.”  Additionally, Scottsbluff Public Schools has initiated an anonymous TIPLINE whereby students and adults can make reports of concerns. Reports may be made electronically via the website or on the telephone via a 24‐hour hotline.  Furthermore, it must be a core value of all schools that relationships and a trusting openness between adults and students is a norm. The major components and tasks for creating a safe school climate include:  

• Assessment of the school’s emotional climate • Emphasis on the importance of listening in schools • Adoption of a strong, but caring stance against the code of silence • Prevention of, and intervention in, bullying • Involvement of all members of the school community in planning, creating and sustaining a     school culture of safety and respect • Development of trusting relationships between each student and at least one adult at school • Creation of mechanisms for developing and sustaining safe school climates. 

 

   

 

 

‐ 18 ‐   

 

 

Additionally, the District has initiated a campaign in partnership with I Love U Guys Foundation, Regretting is Harder than Telling, to encourage students to let an adult know of any issue of potential concern or danger.  Bully prevention initiatives are also of primary importance as are research based social education programs such as Second Step and other curricula determined to be developmentally appropriate ways to teach core social‐emotional skills such as empathy, emotion management, and problem solving.  Strong partnerships with members of the law enforcement and public and mental health communities are essential in all phases of maintaining safe schools. Additionally, the District’s Crisis Response Team is trained and available for crises at schools that require counseling and support for students and adults following a traumatic event or loss.  Suicide is the third leading cause of death among youth in the United States (Consolidated Data Collection, 

2006). More often, youth are sent seriously injured to the emergency room after attempting suicide. In 2003, 18% 

of Nebraska high school students reported that they seriously considered attempting suicide (Nebraska Youth Risk 

Behavior Survey, 2003).Substance abuse is seen as a major risk factor for youth violence against themselves. 

Educators should be aware of the warning signs and risk factors to prevent suicide attempts in young people. 

Student Behavior and School Discipline 

Scottsbluff School District is committed to increasing the number of students: 

•Who are safe and not victims of bullying or other violence •Who are mentally and physically healthy •Who are engaged in school and avoid truancy and dropping out •Who have strong social and emotional skills •Who refrain from alcohol, tobacco and other drug use •Who report caring and supportive relationships with adults in their families, schools and the community  Additionally, all children should grow up free from fear and violence.  

PBiS 

Positive Behavioral Interventions and Supports (PBiS) has been implemented in Scottsbluff School District to 

provide schools a capacity‐building structure for identifying, adapting, and sustaining effective school‐wide 

disciplinary practices. According to PBiS, “One of the foremost advances in school‐wide discipline is the emphasis 

on school‐wide systems of support that include proactive strategies for defining, teaching, and supporting 

appropriate student behaviors to create positive school environments. Instead of using a piecemeal approach of 

individual behavioral management plans, a continuum of positive behavior support for all students within a school 

is implemented in areas including the classroom and non‐classroom settings (such as hallways, buses, and 

restrooms). Positive behavior support is an application of a behaviorally‐based systems approach to enhance the 

capacity of schools, families, and communities to design effective environments that improve the link between 

research‐validated practices and the environments in which teaching and learning occurs. Attention is focused on 

creating and sustaining primary (school‐wide), secondary (classroom), and tertiary (individual) systems of support 

   

 

 

‐ 19 ‐   

 

 

that improve lifestyle results (personal, health, social, family, work, recreation) for all children and youth by 

making targeted behaviors less effective, efficient, and relevant, and desired behavior more functional.” 

 

 

According to the Nebraska Department of Education, PBiS...  

Benefits all students, and is not limited to any particular group  

Is based on effective behavioral practices, instructional design, and strategies  

Approaches behavior in a proactive way by teaching appropriate behaviors   

Fosters positive adult‐to‐student relationships  

Supports the local school continuous improvement process  

Is focused on improving academic achievement through creating safe, disciplined environments 

 

NDE emphasizes, “This program can only work if the school adopts the system and is dedicated to its 

implementation. PBiS schools are expected to: 

1. Implement PBiS with fidelity 2. Appoint a leadership team and meet monthly to review 3. Engage the entire school staff in creating and implementing solutions for behavior 4. Complete all program documentation (listed in the PBiS Expectations document below) 5. Regularly attend PBiS related professional development opportunities.” 

According to the Institute on Violence and Destructive Behavior, “Whole school approaches like PBiS can change the climate of a school building. When implemented with fidelity, PBiS creates an orderly, positive and well managed environment and reduces the likeliness that the problems characteristically presented by at‐risk students will escalate out of control.” 

School Discipline 

By way of both policy and practice, Scottsbluff Schools enforce consistent expectations of student behavior across 

all levels. School staff closely adheres to a common code of behavior.  

At the elementary and middle schools common PBiS expectations are in place: 

Be Safe Walk.  Don’t run. Use equipment appropriately; Play carefully. Listen to the bus driver. 

Be Respectful Wait your turn. Take turns. Use your inside voice. Follow directions. 

Be Responsible Use time wisely. Be a positive model for others. Get to where you are going. Care for school property. 

Additionally, a matrix guides disciplinary procedures at the middle and high school levels.  

 

 

 

 

 

   

 

 

  

 

 

 

 

Bluffs Mid

 

ddle School: 

‐ 20 ‐ 

 

 

 

   

 

 

  

 

Scottsbluff High Schoool 

‐ 21 ‐ 

 

   

 

 

‐ 22 ‐   

 

 

Bullying 

The Scottsbluff School District has adopted a strong Anti‐Bullying policy that is intended to support our schools’ ability to 

aggressively advocate on behalf of bullying victims and enforce appropriate disciplinary consequences. Policy 504.21a, 

Anti‐Bullying Policy – Students, states, in part: 

Any student who engages in bullying behavior that materially and substantially interferes with or disrupts the educational environment, the district’s day‐to‐day operations, or the education process, regardless of where the student is at the time of engaging in the bullying behavior, may be subject to discipline to the extent permitted by law. Students are prohibited from engaging in behavior including the use of physical force or verbal, nonverbal, written, and electronic communication (including but not limited to instant messaging, text messaging, emailing, and using websites) to threaten, intimidate, ridicule, humiliate, or harass any person.    

 

   

 

 

  

 

Threat as

In 2002, th

based atta

informatio

inform effo

The study fout in advaan adult. Vfindings alsattacks diffbefore thedifferent a

The findingimportant have modienforcemesafe schoo

Consistent

students a

dangerous

Depending

 

ssessment 

he U.S. Secret S

cks that was co

on about a scho

orts to prevent

found that schance. In additioVery few of theso revealed thafered from onee shooting that dults.  

gs from the sturole in prevenfied the Secretent professionaol climates.  

t with this advi

nd staff that sh

s behavior. For

g upon the resu

Service comple

onducted in co

ool shooting th

t school‐based

hool shootings on, prior to moe attackers, howat there is no "e another in nuseriously conc

udy suggest thation efforts. Ut Service threaals tools for inv

ce, Scottsbluff

hould be used 

ms are availab

ults of the initi

eted the Safe S

ollaboration wi

hat may be ide

 attacks.  

are rarely impost shootings owever, ever dir"profile" of a scumerous wayscerned at least

at some schoosing the study t assessment avestigating thre

f Public Schools

any time a con

ble on the webs

al assessment,

chool Initiative

ith the U.S. De

ntifiable or not

ulsive acts. Ratother kids knewrected threats chool shooter;. However, almt one adult ‐ an

ol attacks may bfindings, the Sapproach for ueats in school,

s has develope

ncern is raised 

site that can be

, responses (as

e, a study of sc

epartment of E

ticeable before

ther, they are w the shootingto their target; instead, the smost every attand for many ha

be preventableSecret Service ause in schools ‐ managing situ

ed a Threat Ass

 that would po

e completed a

s indicated on T

chool shooting

ducation. The 

e the shooting

typically thougg was to occur ‐ts before the astudents who cacker had engaad concerned t

e, and that stuand Departme‐ to give schoouations of conc

sessment Proc

otentially be in

and submitted 

Threat Assessm

 

gs and other sc

goal was to ide

g occurs, to hel

ght out and pla‐ but did not aattack. The studcarried out theaged in behavithree or more 

dents can playent of Educatiol and law cern, and creat

ess for both 

dicative of 

online.  

ment form) inc

‐ 23 ‐ 

 

hool‐

entify 

p 

anned lert dy e or 

y an n 

ting 

clude: 

   

 

 

‐ 24 ‐   

 

 

Anonymous TIPS Hotline 

Scottsbluff School District has implemented an Anonymous TIPS Hotline designed to allow students, 

teachers, parents or anyone to anonymously report non‐emergencies that threaten or may 

endanger the reporter, friends, family, or school. Reports may be made online via a link on the 

District webpage or by telephone at 308‐633‐9999.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

‐ 25 ‐   

 

 

 

PREPAREDNESS 

Roles and responsibilities of individuals 

Overview  In the event of an emergency, school personnel must be aware and familiar with their emergency response roles 

and responsibilities. School personnel emergency response roles are identified and described in the RESPONSE 

section of this manual. In those incidences involving localized emergencies normally concerning one school, the 

Building Emergency Response Team (BERT) will be activated.  

Emergency Response Team  The Building Emergency Response Team (BERT) is responsible for coordinating emergency response by all staff and students at the school site. The ERT organization, consistent with the Federal Emergency Management Agency (FEMA), is composed of the Command, Operations/Logistics, Communications, Mental Health and First Aid, Documentation, and Facility related areas. ERT functions will be activated to the extent required by the situation, and within the limits of available staff to fulfill each function. When necessary, available personnel may assume more than one role until additional personnel are able to respond. ERTs will remain in charge of the incident until relieved by emergency first responders.   Non‐Assigned School Staff  Staff members not assigned as ERT members will assist with emergency response duties as assigned by the School Administrator or designee (or Incident Commander when the IC system is in place). Teachers and other staff not assigned as ERT members are responsible for providing care and supervision of students; directing students in appropriate emergency procedures; sending students in need of first aid to the first aid station; calming frightened students; helping restore order; taking attendance; reporting missing students; and assisting other staff and students as needed.   School Administrator  The School Administrator or their designee implements the School Emergency Plan when notified of a declared emergency or when deemed necessary; establishes a Site Command; orders evacuation from building and/or site as deemed appropriate; directs ERT response to life safety threats (fires, fallen electrical lines, hazardous material spill, etc.); collects, analyzes, and reports status and damage information to authorities; and determines the need for and requests public safety assistance when necessary.   During off‐hours, and upon notification of the District Administration, or the occurrence of an obvious disaster, the School Administrator or their designee reports immediately – or as soon as physically safe or other situations may warrant ‐  to the school site to conduct damage survey.   District Administration and Staff During any building or districtwide emergency, the full functionality of the District Office is important. All staff should report to the District Office to support the DERT team if assembled or otherwise be prepared to support schools as needed. If any staff is at the site of a specific school that is at a local school experiencing an isolated emergency, it may be appropriate to stay at the site to assist as needed. If the BERT is activated, the designated IC 

   

 

 

‐ 26 ‐   

 

 

(typically the building principal) will maintain command – the “rank” of District administration does not supersede the emergency IC structure.  Maintenance Personnel and School Custodians  In many cases, members of the maintenance and custodial teams become particularly essential personnel during an emergency. Knowledge of mechanical and HVAC systems, alarms and access systems,  as well as familiarity with the plant layout can be critical. Additionally, having someone available to access areas, acquire needed equipment or supplies, or provide additional adult supervision is important. During any building or district emergency, both teams should make themselves available and await direction from administration or the IC as appropriate.  Information‐Technology Team The IT team is often essential to effective communications and accessing records during an emergency. IT staff should remain on‐call in any emergency situation as needs dictate.   

Emergency Supplies and Go‐Bags 

One suggested activity for enhancing school preparedness is the creation of emergency supply bags – or, emergency “go‐bags.” “Go‐bags” are portable and should contain a stockpile of essential emergency supplies. “Go‐bags” often come in the form of backpacks or buckets that can be easily carried out of a school in case of an emergency. They are stored in a secure, readily accessible location so that they can be retrieved when an emergency requires evacuation. Administrators, teachers, and critical members of the school‐based ICS team (e.g., nurses, building engineers) may have a personalized “go‐bag” with supplies needed to carry out their assigned responsibilities. When preparing “go‐bags,” schools should consider their specific characteristics, such as, population, climate, facilities, and resources. The school’s emergency plan also should include procedures for designating which staff are responsible for replenishing the“go‐bags.”  The District has provided an initial “go‐bag” to each school with standardized and specifically requested items. However, it is each school’s responsibility to keep the “go‐bag” stocked and updated with new or additional supplies as seen best.  Some schools find it beneficial to have two major types of “go‐bags”: 1) for building and 2) for individual classrooms. Examples of items to be included in each type of bag follow.                

   

 

 

‐ 27 ‐   

 

 

District Go‐Bags (District provided components)  Updated thumb drive with IC information including parent 

emergency numbers List of students with custody limitations Teacher/Employee roster include emergency contact 

information Building Emergency Response Team (BERT) plans & rosters Building floor plans with rooms numbered (10 copies – to give 

to agencies responding to an incident) Exterior school grounds aerial  Map of local area Emergency phone numbers (police, fire, all PD centers, etc.) Bull horn(s) Portable walkie‐talkies Outside access card/Inside master key to building – 2 sets, 

minimum Pens and pencils First aid supplies  

Student reunification forms Index cards and notepads Flashlights and batteries Duct tape AM/FM radio (+batteries) Weather radio (+batteries) Blanket Towel Screwdriver Pliers Plastic bags  

Building Go‐Bags (School provided components) 

Clipboard with lists of:  All classroom students Students with special needs and description of needs (i.e. medical issues, prescriptions, dietary)  School emergency procedures Whistle Vest for teacher identification First‐aid kit with instructions Pens and paper Age appropriate activities or games  

 

Medical staff (School nurses and nursing assistants) 

School nurses are the link to local public health departments (Fitzpatrick, 2006) and emergency services, and it is 

imperative that school nurses be familiar with this standardized common language provided through the federal 

government agencies. They serve as conduits for dissemination of public health information to students and 

families and liaison with emergency medical services to plan for a potential mass casualty event and provide care 

for students in the event of emergency illness or injury.  

Children spend a large part of their day in schools; therefore, the school district plays an important role during a 

large‐scale crisis. Schools are generally considered safe havens for children, but various types of emergencies can 

occur within the school walls or beyond, impacting the school and/or surrounding community.  Natural disasters 

   

 

 

‐ 28 ‐   

 

 

and pandemic illness, as well as physical plant or technological hazards, may cause damage in the school ranging 

from loss of power to major structural damage and result in physical injuries, including loss of life.  

Doyle and Loyacono (2007) state that nurses, by virtue of their professional education, are experts in the nursing 

process (assess, plan, implement, and evaluate), and the steps taken during emergency situations closely parallel 

the phases of emergency management (prevention/mitigation, preparedness, response, and recovery). The school 

nurse is in a leadership position to provide continuous integration, coordination, and training of all school and 

community members as a part of the school’s emergency management plan. The role of the school nurse within 

the four identified phases of emergency management planning includes the following: 

Prevention/ Mitigation: School nurse assistance is appropriate in an on‐going assessment to identify 

hazards from all possible sources and to reduce the potential for an emergency to occur.   Examples include 

establishing and conducting school safety programs, participating in school committees, implementing 

vaccination programs and educating students and staff about recognizing and reporting suspicious events 

(Doyle and Loyacono, 2007).  

Preparedness:  School nurse service on community‐wide planning groups is helpful in the facilitation of a 

rapid, coordinated, effective emergency response within the framework of the Incident Command System 

and the Standard Response Protocol. This includes establishing standard emergency response plans and 

participating in skills, drills and exercises to evaluate the response capabilities of a school, as well as the 

effectiveness of the plan (e.g., evacuation, shelter‐in‐place, lock down, intruder) from a medical 

perspective. Specifically, the school nurse can be instrumental in identifying unique emergency 

preparedness needs for children with individual medical needs.  

Response:  It is critical that the school nurse be knowledgeable about his or her role in the emergency plan. 

This includes triage, coordination of the first aid response team, and direct hands‐on care to victims of the 

emergency. In addition to providing mental health support to students, the school nurse is an important link to the medical/public health community and to parents (Fitzpatrick, 2006).

Recovery: After a disaster, the school nurse assists with students, parents, and school personnel, providing direct 

support and being the liaison between community resources and those in need. The school nurse provides a 

unique perspective when involved in the evaluation and revision of school emergency plans. Schools may be 

identified as an emergency shelter resource for the community at large and/or a primary location for the 

community either to gather to volunteer services or to reunite families. 

  

School nurses are strategically placed within school environments and can identify potential emergencies and 

assist in planning a comprehensive and coordinated response. As licensed health care professionals, they respond 

to all serious adverse events that threaten the health, safety, or well‐being of a school population. School nurses, 

as advocates for school safety, must address new challenges in emergency management and response (American 

Academy of Pediatrics [AAP], 2008) and establish their vital role before, during, and after an emergency, 

addressing the needs of all members of the school community, including children with special health care needs. 

   

 

 

‐ 29 ‐   

 

 

Schools must address emergencies that can vary from a single student injured on a playground, possibly sustaining 

a fall from a height with a suspected head or spinal cord injury, to the mass illness situations seen with the H1N1 

pandemic flu. School nurses deal with weather‐related emergencies, and the nature of these emergencies often 

depends on geographic location. They can range from hurricanes, tornadoes, tsunamis and flooding to snow and 

ice storms. If students are required to be sheltered in school for long periods of time, this creates issues for 

students with chronic health conditions, including diabetes, asthma, and allergies/anaphylaxis. Dramatic large 

scale emergencies occur in the school as well as many well publicized violent events, such as school shootings that 

create serious safety and injury issues.  Schools can also be vulnerable to explosions and fires. In addition, schools 

located near nuclear power plants have their own concerns about potential accidents and emergencies. 

The school nurse is a vital school professional who is knowledgeable of the physical and emotional needs of the 

students served by the school (Fitzpatrick, 2006). It is important for the school team to include a school nurse on 

its crisis team to optimize positive outcomes in all phases of emergency management.  School administrators 

should ensure that the school nurse pursue professional development, as needed, to address skills related to 

emergencies with an emphasis on planning, performing triage, providing emergency care and promoting a positive 

recovery phase for the school and community 

(National Association of School Nurses, 2011)

School, campus and neighborhood maps, floor plans, utility shutoffs, Pictometry  Aerial and Ground Photos of the Campus   Aerial and ground‐level photos of the campus and the surrounding area are helpful to everyone involved in a 

school emergency. Satellite photos can be downloaded from the Internet. These should be supplemented by 

ground‐level photos of the school site and all of its facilities. 

Plans of the school campus should show:   

Site access points  Significant buildings and site features  Fire hydrants on and near the school site  Water, gas, electricity and communication lines  Building entrances and exits  Potential locations for an on‐campus emergency command post and staging areas  Emergency campus evacuation routes and potential on‐campus evacuation sites  

School Floor Plans   

Reduced‐size floor plans or schematics should show or locate:   Room names and numbers   First aid suppliesClassroom evacuation routes   Emergency generatorBuilding entries and exits   Main HVAC shutoff

   

 

 

‐ 30 ‐   

 

 

Designated areas of refuge   Main water shutoffRoof access points, if any   Oil tanks, if anyPublic address system panel   Main gas or oil shutoffIntrusion alarm panel   Main power control panelFire alarm panel   Fire hose boxesSprinkler shutoff controls  

 Pictometry and Critical 360  

Beginning in late 2014 and 2015 the District will be initiating Pictometry Crirical 360 Imagery. The program 

provides current and comprehensive infrastructure intelligence through outside and inside 360 degree interior 

views and aerial floor plans  so emergency responders can respond faster and more effectively to situations. 

Grasp the situation with 360‐degree interior views 

Search, query and locate resources and structural details 

Overlay your floor plan on our geo‐referenced aerial imagery 

Customize, update and share visual information with multiple users  

 Neighborhood Map   First responders may need to review the traffic patterns and traffic intersections during a crisis. A neighborhood map should show:   

Streets and intersections near the school  Primary and secondary entries to the school site  Location of major utility lines  Potential locations for an off‐campus emergency command post and staging areas  Emergency neighborhood evacuation routes and potential off‐campus evacuation sites  

Fire Alarm and Sprinkler Shutoff Procedures   One of the lessons learned from the 1999 Columbine school shootings was that someone should be able quickly to turn off the fire alarm and sprinkler systems. The loud alarm at Columbine made it difficult for responders to communicate. The fire sprinklers were also activated, covering hallways with water. It took considerable time to locate someone who knew how to shut off the alarm and sprinklers. Make sure administrative staff knows the location of the fire alarm and sprinkler controls. Clear instructions should be provided in the crisis plan as well, since it cannot be assumed that the people who know how to turn off the alarm will be available or able to do so. Consider secure controls outside the school that can shut off both the fire alarm and fire sprinklers.  (National Clearinghouse for Educational Facilities, Prepared under a grant from the U.S. Department of Education, Office of Safe and Drug‐Free Schools) 

   

   

 

 

‐ 31 ‐   

 

 

Human Resource Information 

 Emergency Responders   Ensure accessibility of the names and phone numbers of those involved in the emergency response process, such as:  

Incident command system (BERT AND DERT Team) personnel  District public information officer   Nurse and CNA Traffic monitors Custodial staff Kitchen staff Bilingual translator (if appropriate)  

 Having paper copies of this information is useful so more than one person can make calls.   School Staff   An inventory of school staff members with special skills and training should be inventoried. Useful skills can include prior medical and triage experience, bilingual capability, grief counseling, search and rescue training, first aid/CPR certification, and volunteer firefighter or reserve police officer/deputy experience. These skills could prove helpful in a critical incident.   Outside Assistance   Prepare a list of outside individuals, vendors, and organizations that can assist in an emergency. Local emergency responders can make recommendations about who to add.   Parents can be an excellent source of support and be trained to answer questions, help fellow parents receive information, and maintain calm. Parent volunteers should be prescreened and receive training prior to becoming a member 

 

Communication procedures and tools 

Anonymous Tip Line 

An anonymous Tip Line is in place in the District that provides both telephone and email access. Reports can be 

made 24‐hours per day but are not monitored overnight. Emails (and transcripted phone calls) are immediately 

forwarded to administrators, counselors and selected secretarial staff throughout the District and at each school.  

Awareity.com (Lincoln, NE) provides the service along with A Courteous Communications out of Orlando, Florida. 

Emergency Text Messaging 

The District maintains a list of parents and staff who wish to be included in emergency text messaging.  

   

 

 

‐ 32 ‐   

 

 

Shout‐Point Calling 

Shout Point, an interconnected Voice over Internet Protocol (VoIP) service, is in place for automated telephone 

contact. The system can send an announcement to all parents who have provided updated contact numbers. 

Two‐Way Radios 

All school sites, as well as the district office and other support departments and personnel, are provided with two‐

way radios. The radios operate on the same band as area law enforcement and are tied into the Comm Center.  

Communication extends out to Lake Minatare and can facilitate communication with Gering Public Schools. 

PA Systems 

All schools have building‐wide communications through the Public Address System. Additionally, outside bells can 

be used to signal teachers and students who may be outside of the building during PE class, recess or other outside 

activities. 

Website 

The District webpage can be quickly amended to add emergency notifications. 

Cameras 

Cameras and monitoring systems are in place, to varying degrees, at all school sites. The quality and capacity of the 

system is reviewed on an ongoing basis and improvements are made as needed. 

Communications Specialist 

The District staffs a Communications Specialist to oversee the overall communications strategies of the District. 

S/he also initiates media contact for emergency notifications of any kind. 

 

 

Training  

Scottsbluff Public Schools conducts ongoing training to ensure: 

1. All permanent staff is “refreshed” often enough to ensure retention and up‐to‐date information 2. All new permanent staff is trained early each year  

Additionally, plans are in place to provide increased understanding and awareness to temporary and substitute personnel.  Training is provided annually in each of the following areas:  

   

 

 

‐ 33 ‐   

 

 

1. First Aid (refresher) 2. Automated External Defibrillator (AED) 3. Cardiopulmonary Resuscitation (CPR) 4. Standard Response Protocol (SRP) 5. Sexual harassment   

Additionally select personnel are trained in the following areas (as needed for certification or required by policy or law):  

1. First Aid Certification 2. Restraint training 3. Material Safety Data Sheet (MSDS) – hazardous materials   

Additionally, a wide array of offerings is available through ALICAP (All Lines Interlocal Cooperative Aggregate Pool) 

who provides insurance coverage to most Nebraska school districts. This comprehensive series of online training is 

available to all staff through Safe Schools Online and is available at http://www.alicap.org/safeschools.aspx. Any 

staff member may log into this site using his or her employee number. 

Drills and exercises 

School Fire Drills 

According to State Statute 81‐527 , “It shall be the duty of the State Fire Marshal and his or her deputies and 

assistants to require teachers of public and private schools and educational institutions to conduct regular fire 

drills in accordance with such rules and regulations as he or she may adopt and promulgate and to keep all doors 

and exits unlocked (from the inside) during school hours.”  

 

The State Fire Marshal has developed guidelines to follow in conducting fire exit drills. These guidelines consist of 

the proper and required fire drill procedures as outlined in Nebraska statutes and regulations. All school 

administrators, teachers and anyone involved in conducting fire drills at their school should study and follow these 

guidelines.  

 A form  to use to report every fire drill conducted throughout the school year has also been developed. One form per building on campus that shares a fire alarm system must be submitted. The form is due in the State Fire Marshal’s office at the end of the school year, or by July 1st, whichever comes first. The completed forms should be mailed or emailed to the State Fire Marshal District Office with jurisdiction over each school. Scottsbluff County’s Fire Marshal District Office is:   District C Office Craft State Office Building, 200 South Silber Street, North Platte, NE 69101. Telephone:  (308) 535‐8181      Additional Drills  

   

 

 

‐ 34 ‐   

 

 

All Scottsbluff Schools are required to additionally complete one emergency response drill per quarter. These include Lockdown, Lockout, Shelter in Place and Evacuation to a Secondary Site. These must be completed in addition to the monthly Fire Drill requirement though a combined drill which includes an evacuation can count for both.  One of the four quarterly drills may be a District‐Wide drill involving a simulation and the involvement of area emergency response teams including Scottsbluff Police and Fire Departments, The 911 Communications Center and other associated agencies. These exercises should include walks through school buildings to allow law enforcement to provide input on shelter sites and school procedures as well as familiarize first responders with the location.  

Preparing for an Active Shooter Situation   An active shooter is an individual actively engaged in killing or attempting to kill people in a confined and populated area. In most cases, there is no pattern or method to their selection of victims. Active shooter situations are unpredictable and evolve quickly. Typically, the immediate deployment of law enforcement is required to stop the shooting and mitigate harm to victims. Because active shooter situations are often over within a few short minutes‐‐before law enforcement arrives on the scene‐‐individuals must be prepared both mentally and physically to deal with an active shooter situation. The following provides information about preparing for such an incident:  Components of Training Exercises (US Department of Homeland Security)  The most effective way to train to respond to an active shooter situation is to conduct mock active shooter training exercises. Local law enforcement is an excellent resource in designing training exercises. 

• Recognizing the sound of gunshots • Reacting quickly when gunshots are heard and/or when a shooting is witnessed: 

‐ Evacuating the area ‐ Hiding out ‐ Acting against the shooter as a last resort 

• Calling 911 • Reacting when law enforcement arrives • Adopting the survival mind set during times of crisis  It is critical to have the following determined and familiar to all staff 

 

A preferred method for quickly reporting an incident 

An evacuation policy and procedure  

Emergency escape procedures and route assignments (i.e., floor plans, safe areas, hiding places) 

Contact information for, and responsibilities of, individuals to be contacted (ie. main office) 

An emergency notification system to alert various parties of an emergency including: ‐ Individuals at remote locations within premises or on school grounds ‐ Individuals at remote sites (or otherwise off campus) ‐ Local law enforcement 

 

 

 

   

 

 

‐ 35 ‐   

 

 

Site Assessment 

A variety of school facility safety assessment tools exist. Among the best are those developed by the state departments of education or safety centers in Florida, North Carolina, Kentucky, Texas, and Virginia. The National Clearinghouse for Educational Facilities has combined the assessment measures from these and a wide variety of other sources into the following series of NCEF Assessment Guides for examining the safety and security of all aspects of a school facility. This guide can be accessed at: http://www.training.fema.gov/EMIWeb/emischool/EL361Toolkit/assets/Mitigating_Hazards.pdf. The guide includes assessment tools for each of the following areas: School Grounds and Site Access Control

Outdoor Athletic Facilities and Playgrounds

Building Access Control: Entry Doors, Windows, Walls, Roofs

Entry and Reception Areas

Corridors, Interior Doors, and Lockers

Stairs and Stairwells

Elevators

Exit ways

Classrooms

Portable Classrooms

Art, Music, and Dance Rooms

Labs, Shops, and Computer Rooms

Offices, Workrooms, and Conference Rooms

Food Service Areas and Student Commons

Restrooms

Library/Media Center

Health Services Center

Auditorium/Theater/Performing Arts Center

Indoor Athletic Facilities

Emergency Communications, Power, Fuel, and Water

Security and Surveillance Systems

Fire Alarm and Control Systems

Mechanical Systems

Custodial and Equipment Rooms

Areas of Refuge/Community Shelter  

 

 

 

   

 

 

‐ 36 ‐   

 

 

Safe school management practices 

Target Hardening  Target hardening is the use of a variety of strategies intended to make it harder for a crime to be committed and reduces the gains of crime should one occur.

Target hardening increases the efforts that offenders must expend in the commission of a crime and is the most long-established and traditional approach to crime prevention. It is directed at denying or limiting access to a crime target through the use of physical barriers such as fences, gates, locks, electronic alarms and security patrols.

Excessive use of target hardening tactics, however, can create a 'fortress mentality' and imagery whereby residents withdraw behind physical barriers and the self-policing capacity of the built environment is damaged.

It is important that staff and students recognizes the primary significance of thoughtful and informed human response as the most essential component of school safety and emergency response.

Safety and Security Procedures 

In an effort to further improve safety for our students and employees, all elementary school buildings and at the middle school have already been or will be equipped with a secure entry vestibule for their front entrances. Once the school day starts, the front door and all other doors will be locked, although all doors can still be used as exits. Visitors will have to be buzzed into the building after reporting to the main office. A visitor badge, which must be worn at all times while in the building, will be issued.  

 

Single Point of Entrance Policy 

An important part of keeping our schools safe is using a Single Point of Entrance for all school buildings during the regular school day. To keep the building secure, doors will remain locked during the school day and should not be propped open by faculty, staff, students or others. At the high school, all doors except for the front (west) door will be locked during the school day with buzzered student access only permitted off of the northeast parking lot. 

The District Office front doors will remain unlocked during business hours and locked during a lockdown or lockout. 

 

Visitor Sign In and Sign Out Procedures 

During regular school hours, the District will continue to maintain an ID badge and sign in/sign out procedure for visitors to our schools. Upon arrival at any of our school buildings, all visitors, including parents and parent volunteers, are required to sign in and receive an ID badge. Visitors must sign out and return the ID badge upon departure. The wearing of ID badges will allow school personnel to regulate who should and should not be in the building. If a person is not an employee, and is not wearing a visitor badge, employees will request that person to follow proper procedure. Obviously exceptions may be made for special events that make this policy impractical such as sporting events, concerts etc. 

 

 

 

   

 

 

‐ 37 ‐   

 

 

Staff ID’s 

All employees are required to wear a current school ID at all times. This includes all substitute teachers and temporary employees who must also wear an appropriate name tag. 

 

 

Interior Doors, Windows and unoccupied spaces 

Classroom doors may remain locked or unlocked during school hours dependent upon teacher preference. Keeping 

classroom doors open minimizes the disruption during routines of the school day and allows student and staff 

access to classrooms in an emergency. Locked doors provide additional comfort for some staff and due individual 

circumstances and/or location within the building may be a desirable alternative. There is no collective consensus 

regarding the pros and cons of this decision and, thusly, this decision is being left up to individual teachers. 

Classroom doors should be locked before school, at recess, lunch and at dismissal. Unoccupied office, meeting and 

storage space should be locked while not in use. All classroom windows, including hallway windows and door 

windows, should remain unblocked.   

Being Prepared for a Classroom Emergency  1. When appropriate, call 911 immediately. 2. In the event of an emergency, contact the office in the most expeditious means possible.  3. Establish a “buddy system” with the teacher next door or nearby to assist one another in any emergency. 4. Instruct children to seek help from the adjoining classroom teacher and/or office when necessary. 5. Maintain updated records of students and emergency contacts. 6. Maintain a functional first aid kit for basic injuries or health concerns. 7. Be familiar with individual student health plans. 

Bilingual Needs  Bilingual teachers/paraprofessionals shall assist with the translation of information to non‐English speakers. All written emergency materials should be developed, posted and/or distributed in both English and Spanish. 

   

 

 

‐ 38 ‐   

 

 

RESPONSE 

Activation of Incident Command System (ICS) 

Upon the commencement of any emergency, the Incident Commander may call the BERT/DERT team to report to a pre‐determined location and assume incident management responsibilities.  In order for ICS  to  be  successful, all  staff must  cooperate in  accepting  new  lines of  authority beyond  the customary ones. When  ICS  is integrated with   a  response plan,  it can  reduce confusion  during   an  incident  and  provide   for   systematic identification of  incident  management objectives, responsibility for action,  accountability, and communications/information.    

Because a  response effort must  begin   immediately  in  an emergency,  people  may have  to  perform tasks and  supervise areas  and  staff  that   are  not  normally   within  their   job description,  but  are within the  scope of  their  expertise  or responsibilities  under  ICS.  ICS  is a temporary organizational structure. 

Once ICS is activated,  it will  require  clear communication using common language.  All schools should have a designated area, called the Command Center in  which  all  decisions and  communications  are made and transmitted.  Attended radios, phones,  and  computers  should be available  in  this  area.   Back‐up communication  systems are often made available  in  the  event of  phone  line  disruptions. 

Staff members conducting essential tasks, such as nurses, may need to remain at their location rather than report to the Command Center.  

Once ICS is activated: 

• All external  communication should be handled  through the  Command  Center. 

• All non‐emergency–related phone  calls should end. • Only those with the  proper  identification  should   be allowed  in the disaster or  IC area. 

Emergency Response Teams (ERT’s) 

At the school or site level, the Building Emergency Response Team (BERT) includes the Principal (or designee) and 

several site‐based staff as indicated in the ICS chart. 

These designated staff members perform essential tasks to save life, provide for student and staff safety, secure the facility, communicate with parents, and address the emotional impact of a crisis on students and staff.   Although BERT members are assigned specific roles during an emergency, it is important to establish succession to fill roles in case those primary members are absent.  The Principal (or designee) will activate the BERT if their support is needed to effectively respond to an emergency.     

   

 

 

‐ 39 ‐   

 

 

BUILDING EMERGENCY RESPONSE TEAM (BERT) STRUCTURE 

 

 

   

 

 

‐ 40 ‐   

 

 

BERT Incident Commander 

The BERT Incident Commander is generally the Principal and is typically the first responder when an emergency 

occurs at a school site.  The BERT IC must initiate a quick and effective response using the principles outlined in the 

Crisis Response Plan manual and act to contain the situation and provide for the safety of all students, visitors, and 

staff.  The BERT IC has full authority over the emergency, including decisions related to: personnel assignments, 

evacuation and relocation to preserve life and property, which remains until/if DERT or emergency responders 

assume authority over the incident. The BERT IC is responsible for collaborating with the Superintendent, other 

administrators and other district level responders. 

Responsibilities: 

· Refer to the Standard Response Protocol (SRP) to determine the level of emergency response needed (Shelter‐in‐Place, Evacuation, Lockout, Lockdown) 

· Activate the emergency response system by: o Calling 911 o Calling the District Office at 635‐6200 

· Refer to the Safety Plan, and activate the Building Emergency Response Team.  If applicable:  · Make an appropriate announcement to students and staff · Collect the “GO KIT”, class rosters, and other supplies · Carry your District and School radio, check‐in on appropriate Station. · Account for all students, staff and visitors when appropriate or safe to do so · Wait for emergency responders/law enforcement at pre‐determined evacuation site according to your 

safety plan · Stay at the Incident Command Post (ICP) established by First Responders/Law Enforcement 

 

Throughout the school year, the BERT IC (or their designee) must identify and maintain a list of all individuals who 

will need assistance in evacuating the building in the event of an emergency.  This list must also include individuals 

with temporary disabilities, such as a broken leg.  Individuals on this list must have a specific, individualized 

evacuation plan. 

It is critical that students, staff, and visitors who need evacuation assistance are directly supervised, assisted, and 

taken to an Area‐of‐Refuge inside the building.  A staff member must remain with these individuals until they are 

evacuated by First Responders.  District procedure requires that the BERT IC (or their designee) assign a staff 

member to be responsible for every individual who needs evacuation assistance.  Obviously, assigning an adult 

staff member to be responsible for individuals with special needs/mobility impairment throughout the school day, 

where the individual may move from class to class, is quite challenging.  Planning and training are essential under 

these circumstances. 

The following guidelines should be followed when assigning supervision for individuals needing evacuation 

assistance: 

· For each individual with special needs/mobility impairment, a classroom teacher or staff member who is present with the individual should assist them in getting to the nearest Area‐of‐Refuge. 

   

 

 

‐ 41 ‐   

 

 

· If a staff member (e.g., classroom teacher) with a special needs/mobility impaired individual deems it necessary to escort that individual to the Area‐of‐Refuge, they should transfer supervision of their class to a staff member in an adjacent classroom. 

· Substitute teachers should be informed that they may need to assist individuals with special needs/mobility impairment to an Area‐of‐Refuge and transfer their class to another staff member, if necessary. 

 

Operations Logistics Officer 

The Operations/Logistics Officer’s role in Student Reunification is to serve as the primary alternate to the Incident Coordinator should s/he not be available. Additionally, the Operations Logistics Officer is encharged with the coordination of the reunification of students with parents or legal guardians.  In an emergency, bus schedules may be disrupted or students may be evacuated to a new location.  All students must be accounted for and reunited with their legal caretakers in an orderly manner.  Each parent or legal guardian must sign for their child and staff must consult the student’s Emergency Contact Card for custodial information prior to the release of any student. The Operations/Logistics Officer reports directly to the IC.  

Responsibilities: 

· Initiate and operate Student Reunification · Call evacuation site to advise that your school is en route · Supervision of First Aid Support Personnel · Act as liaison with emergency response agencies · Assist in securing the scene of the incident and ensuring public safety · Keep unauthorized persons from entering emergency site · Attend briefings with IC · Ensure that building floor plans and site maps are available  · Ensure that staff are in place to provide: 

o Traffic control o Media supervision  o Student/Parent supervision  

· Assign only adult personnel to answer telephones · Restrict use of building telephones to authorized personnel only · Distribute supplies and equipment · Track available resources  The Operations/Logistics Officer’s role in Student Reunification is to coordinate the reunification of students with parents or legal guardians.  In an emergency, bus schedules may be disrupted or students may be evacuated to a new location.  All students must be accounted for and reunited with their legal caretakers in an orderly manner.  Each parent or legal guardian must sign for their child and staff must consult the student’s Emergency Contact Card for custodial information prior to the release of any student.   

Reunification Responsibilities:   

· Refer to the Safety Plan for pre‐determined evacuation location. 

· Coordinate the reunification of students with parents/guardians 

   

 

 

‐ 42 ‐   

 

 

· Ensure authorized parent or legal guardian signs out each student (picture ID verification is required) 

· Make sure all students are accounted for 

· Maintain sign‐out sheets and other records 

· Provide ongoing updates to the Operations/Logistics Officer 

· Document all activities  

Communications/Public Information Officer (PIO) 

This individual reports directly to the IC.  If the District Communications Specialist is available, he/she will serve as 

the official District spokesperson first. If not, a school site person should be identified to liaison with the 

designated District representative in order to accomplish the following: 

Responsibilities:  

· Set up an official media staging area located away from the incident, and evacuation/student reunification site.  

· Act as official spokesperson for the school 

· Obtain approval from the IC for all communications with the media, parents, or community 

· Coordinate press releases and briefings with District staff 

· Monitor news broadcasts about the emergency 

· Correct misinformation immediately 

· Report emergency situation updates to appropriate District administration as well as Safety, Security, and Emergency Planning personnel.  

Mental Health Crisis Response  

 

The Mental Health Responder is responsible for the emotional safety and well‐being of staff and students as well 

as families and others involved in the crisis. 

Responsibilities: 

Reports  directly  to  the Operations  Logistics Officer  upon  arrival  to  the  Emergency Operations  Center (EOC)  

Alerts the District’s Crisis Response Team  Coordinates all mental health  response  including  the District’s Employee Assistant Program,  to  include 

counseling, safe rooms, parent/staff meetings (crisis/grief counseling) and referral services and resources  Coordinates with community agencies including the Panhandle Mental Health Center  Establishes mental health counselor credentialing procedures  Monitors and assesses the emotional needs of the BERTD team to ensure general good health and well 

being  Additional responsibilities as needed 

 

 

   

 

 

‐ 43 ‐   

 

 

First Aid Support Personnel 

First Aid Support Coordinator reports directly to the Operations Logistics Officer and is knowledgeable in CPR/First 

Aid/AED and will assist with triage and provide supportive care to injured students and staff.  

Responsibilities:  

Until emergency medical services arrive, First Aid Support Personnel will: 

· Provide supportive care for  injured parties  in an evacuation and coordinate with responding emergency services personnel for continued care of victim(s) 

· Collect the Clinic “Go Bag”  · Establish a First Aid staging area as directed by the IC · Provide basic life support and care for the injured to the extent of abilities · Record names of all individuals receiving health support/medical transport 

Teachers, Classified staff and parent visitors with student supervisory responsibilities:  

These  individuals have  the critically  important  responsibility of  supervising  the  students  in  their care.   Teachers 

have a positive rapport with their students, and students will look to their teacher for direction in an emergency.  

In an emergency it is extremely important that teachers follow the directives of the BERT IC.  They must carry out 

directives in a swift, organized and calm manner that conveys confidence to students.  

Responsibilities:  

· Direct  students  to  Evacuate,  Shelter‐in‐Place,  Lockdown  or  Lockout,  as  indicated  by  the  Standard Response Protocol (SRP)  

· Supervise students during an emergency situation · Follow appropriate emergency signals and protocols · Carry out all directives from the BERT IC · Remain with students at all times · Maintain order and assist other teachers as necessary · Reassure students by occupying them with an activity, if appropriate  

Responsibilities before an Emergency:  

· Keep a paper copy of the class roster readily available and up‐to‐date (not on a computer) · Prepare simple, quiet activities to occupy students during an extended confinement (e.g., a  lockdown of 

several hours in duration) · Prepare students for emergency response by  instructing students and practicing drills as directed by the 

BERT IC · Become familiar with the Crisis Response Plan  

Teachers and Classified staff without student supervision responsibilities: 

· If safe, immediately report to the Command Post for an assignment 

   

 

 

‐ 44 ‐   

 

 

 Receptionist/Office Staff   School secretaries play an essential role in emergency preparedness.  Depending on number of available staff and assignments, the documentation role is often assumed by one of these people (see next section). They know how to reach the Principal or Site Administrator when they are out of the building.  They know how to operate critical systems in the school such as the Public Address System, school bells, and telephones.  They also keep updated records of enrollment and emergency contact information for students.  In the event of an emergency evacuation, it is essential that school secretaries take with them, an updated copy of students enrolled at their school, (should be included in the “Go Kit”).  This information will be required when students are released to parents following an emergency.   Responsibilities before an Emergency: 

· Routinely update student emergency contact information 

· Take the visitor sign‐in sheet in the event of an evacuation 

· Keep the office copy of the Crisis Response Plan and the Emergency Management Plan Quick Reference Booklet in an obvious location for use in an emergency 

 Responsibilities during an Emergency: 

· Assume any roles as designated by BERT assignments 

· Carry out the directives of the BERT IC 

· Assist in accounting for students 

· Assist emergency responders with communication and administrative tasks as needed  

Documentation Personnel 

This individual reports directly to the IC.  

Responsibilities:  

· Report immediately to the Incident Command Post 

· Maintain written documentation of all emergency telephone calls, procedures, events and actions 

· When  the emergency  is over  this person  is  responsible  for  sending  copies of all documentation  to  the Superintendent and the Incident Commander 

· If  there  is  a  death,  coordinate  with  the  Principal/Site  Administrator  to  remove  the  student  or  staff members name from absentee lists, mailing lists, auto dialer, etc. 

Assembly Area Coordinator 

The  primary  role  of  the  Assembly  Area  Coordinator  is  to  account  for  students,  faculty,  staff  and  visitors  in 

designated Assembly Areas.   This position may be filled by a teacher, administrator or other staff member.   This 

person will coordinate the accountability and supervision of all students (by teachers) in an emergency. 

 

   

 

 

  

 

Responsib

· Su· U· A· A· M· En

so· As· If · Co· Pr· D

 

Zone Coor

The Zone C

Responsib

As directed

· Se

· As 

Facility Co 

The primarof alarm anexpertise w   Responsib

· M

· En

· H

· Bepo

· W

·  DISTRICT E 

ilities: 

upervise the Zotilize the “Red ccount for all sccount for mis

Monitor studennsure  that all oon as possiblessess and repoappropriate, eoordinate studrovide ongoingocument all ac

dinator 

Coordinator re

ilities: 

d, the Zone Are

earch and evac

ssist Assembly

ordinator 

ry role of the Fnd security syswith HVAC, plu

ilities: 

Maintain comm

nsure presence

elp to ensure a

e aware of anotential dange

Work with Oper

EMERGENCY R

one CoordinatCard ‐ Green Cstudents throusing staff and vt and teacher students  tempe ort emergent nensure studentdent‐parent reug updates to thctivities 

ports directly t

ea Coordinator

cuate non‐class

y Area Coordina

Facility Coordinstems, monitorumbing, electri

unication with

e of facility ma

appropriate em

y unusual peor 

rations/Logistic

ESPONSE TEAM

tor Card” system tgh the collectivisitors and reneeds porarily  locate

eeds of students are occupiedunification acthe Operations/

to the Assemb

r will: 

sroom occupie

ator 

nator is to monring and video city and water

h appropriate D

aps and floor p

mergency respo

ople, condition

cs Officer to cr

M (BERT) STRU

to prioritize Ason of attendanport this inform

ed  in Areas‐of‐

nts to the Operd with activitieivities with the/Logistics Office

ly Area Coordi

ed areas 

nitor access anequipment as r. 

District person

lans 

onse by “swee

ns or objects o

redential outsid

UCTURE 

sembly Areas nce sheets frommation to the O

‐Refuge  for di

rations/Logistis e Operations/Ler 

inator. 

d evacuation ewell as any ne

nel as needed

eping” hallways

on grounds or 

de access of se

requiring attenm all teachers Operations/Lo

sabled  studen

ics Officer 

Logistics Office

efforts of the seeds requiring 

s and grounds 

in buildings  th

ervice personn

ntion 

ogistics Officer

nts are evacua

er 

chool, functionknowledge an

when appropr

hat might  indi

nel 

‐ 45 ‐ 

 

ted as 

nality d 

riate 

cate a 

   

 

 

‐ 46 ‐   

 

 

 

 DERT Incident Commander (Superintendent or Designee)  Responsibilities: 

· Maintains position at Incident Command  · Establishes and maintains an effective  liaison with outside emergency responders (i.e.  law enforcement, 

fire personnel, etc.)  · If  the  emergency  situation  occurs  at  the  administration  building,  authorizes  the  alert  signal  (building 

lockdown, building evacuation, shelter in place or all clear) to be given – this signal communicates to staff that  an  emergency  situation  is occurring  and  they must  implement  the  appropriate emergency  action until further notice 

   

 

 

‐ 47 ‐   

 

 

· If  the  emergency  situation  occurs  at  one  or  more  school  buildings,  coordinates  the  alert  signal(s) (lockdown, evacuation, shelter in place or all clear) to be given. Adjusts the plan to meet the needs of the emergency situation as it evolves. 

· If emergency is at a school, oversees Building Incident Commander. · Oversees BERT and DERT operations as appropriate given circumstances. · Determines which member(s) of the DERT (District Emergency Response Team) command staff team need 

to be involved based on the extent of the emergency situation · Communicates  to  the  appropriate members  of  the  DERT  and  have  them  report  to  the  district  level 

command center · Provides assessment of the type and scope of the emergency situation – determines the threat to human 

life and structures – determines emergency operation objectives · Determines available and required emergency resources · Implements the appropriate emergency plan responsibilities and/or specific hazard procedures · Develops  and  implements  an  incident  action  plan  for  emergency  response with  input  from  the DERT 

members · Coordinates overall emergency activities and response · Updates  district  personnel  (through  the  Communications  Officer  as  appropriate),  the  status  of  the 

situation, students, staff, facilities · Authorizes the release of information through the Communications Officer · Determines when to release staff after the crisis/emergency situation · Ensures that the emergency response is being fully documented for legal and financial purposes · Evaluates  the  implementation  of  the  district  emergency  management  plan  and  makes  revisions  if 

necessary  Documentation Personnel (Secretary to Board and Superintendent)  Responsibilities:  

· Maintains position at Incident Command   

· Maintain written documentation of all emergency telephone calls, procedures, events and actions.   

· Ensure emergency log is filled out as event progresses.  

· When  the emergency  is over  this person  is  responsible  for  sending  copies of all documentation  to  the Superintendent and the Incident Commander 

 · If  there  is  a  death,  coordinate  with  the  Principal/Site  Administrator  to  remove  the  student  or  staff 

members name from absentee lists, mailing lists, auto dialer, etc.  

 Communications/ PIO (Communications Specialist) 

This individual reports directly to the IC.  At discretion of IC, he/she will serve as the official District spokesperson. 

If the emergency involves any specific schools, a school site person should be identified to liaison with the District 

representative in order to accomplish the following: 

   

 

 

‐ 48 ‐   

 

 

Responsibilities:  

· Set up an official media staging area located away from the incident, and evacuation/student reunification site.  

· Act as official spokesperson for the school · Obtain approval from the IC for all communications with the media, parents, or community · Coordinate press releases and briefings  · Monitor news broadcasts about the emergency · Correct misinformation immediately · Report emergency situation updates to appropriate District administration as well as Safety, Security, and 

Emergency personnel.  

 Planning Officer (Director of Curriculum and Instruction)  Responsibilities:  

· Reports directly to the District Incident Commander · Maintains position at Incident Command, Evacuation and/or Re‐Unification sites as needed · Gatekeeper. Establishes communication responsibilities and routes for incoming inquiries, telephone calls 

and  others  with  “a  need  or  desire  to  know.”  Ensures  that  visitors  and  callers  are  directed  to  the appropriate individuals, departments and/or schools 

· Develops  a  timeline  of  events  and manages  the  event  activity,  tracking  personnel  and  their  time  of involvement  

· Manages the documentation of decisions and command authority · Manages Instructional needs and  functions as necessary during and following a crisis · Notifies necessary support staff regarding their assignments · Coordinates, supervises and monitors student/parent reunification · Additional responsibilities as needed 

     Logistics Officer (Director of Finance)  Responsibilities: 

 · Reports directly to the District Incident Commander · Maintains position at Incident Command · Collaborates with  the District  Incident Commander on emergency  response and  logistical decisions and 

implementation activities · Coordinates, supervises and evaluates all emergency activities in the following areas: 

o Transportation o Facilities Management o Construction Management/Planning and Design o Environmental Services 

   

 

 

‐ 49 ‐   

 

 

o Informs  the  District  Incident  Commander  of  situation  and  resource  status  within  areas  of responsibility  

· Manages logistical needs of staff as event progresses · Provides additional staffing to impacted schools as required (i.e. classified, licensed, administrative and or 

substitutes · Identifies and determines payroll needs and processes as demands dictate during the crisis · Assists employees in accessing leave and benefit information · Assists with re‐assignment of employees as needed · Provides additional personnel support to school sites as needed · Additional responsibilities as needed 

 Student Services/Operations Officer (Director of Student Services)  Responsibilities:  The Student Services and Operations Officer is responsible for the following: 

 · Reports directly to the District Incident Commander  · Maintains position at Incident Command · Collaborates with the District Incident Commander on emergency response decisions and implementation 

activities · Identifies personnel needs for rapid response at the crisis/emergency site · Incident management of the following departments: 

o Safety and Security o Student Services o Health Services o Food and Nutrition Services 

· Manages access and necessary formulation of Student Data · Informs  the District  Incident Commander of on  the ground situations, concerns and  issues as  the need 

arises · Additional responsibilities as needed 

              

   

 

 

  

 

INITIAL RE

     

“Offsite” m“Remote” m** Be sure t

ESPONSE DEC

eans off the schomeans a location to prepare prima

Lockdownor

Lockout

CISION MATR

ool campus but ifurther from the

ary and secondar

n

RIX 

in vicinity. e school than offry evacuation site

fsite location. es and routes in advance.     

 

*

‐ 50 ‐ 

 

   

 

 

‐ 51 ‐   

 

 

Standard Response Protocol (SRP)  

SRP incorporates four responses to any hazard or emergency (See SRP Manual): 

Evacuation:  Each school should have a map of the surrounding area indicating a safe zone for evacuation. Plans for evacuation in inclement weather should be included. Evacuation during adverse weather conditions can be extremely difficult for a number of reasons: (1) a rapid school evacuation does not permit students to obtain their coats (in upper grades, these coats may be in their homeroom or locker); (2) during periods of active weather (e.g., snow, hail, or rain), students may become endangered by outdoor conditions; (3) snow removal efforts may produce barriers to rapid evacuation. The identification and practice of primary and secondary evacuation sites is essential and factor in varying conditions and circumstances. Relocation plans must be created in order to house students after events in which the school cannot be immediately reoccupied. Relocation sites can include neighboring churches, theaters, or auditoriums. Announced:  EVACUATE! DIRECTIONS TO FOLLOW. EVACUATE! DIRECTIONS TO FOLLOW 

 Sheltering‐in‐place ‐ When threats to school children occur outdoors, complete evacuation may not be safe, for example, after the sudden release of a chlorine gas cloud. In such cases, there must be well‐established plans for sheltering‐in‐place. The sheltering‐in‐place site should have the following features: (1) it is ideally located as far into the center of the school as possible, away from windows; (2) where possible, it should be a large, single room (this facilitates communication and serves to “nest” students); (3) the sheltering‐in‐place site should ideally have HVAC units that can be turned off and/or vents that can be closed. Announced:  SHELTER! DIRECTIONS TO FOLLOW. SHELTER! DIRECTIONS TO FOLLOW 

 Lockdown ‐ Another form of school disaster can take the form of an angry parent, a terrorist, or a sniper. In such cases, students are best protected by a school lockdown, in which locks and barricades are used. Rooms with doors that can be locked form the best lockdown site. If students are in a classroom that can’t be locked when a lockdown situation occurs, they should either be moved to an area which can be locked, or barricades should be placed at the classroom door. Announced:  LOCKDOWN! LOCKS, LIGHTS, OUT OF SIGHT! LOCKDOWN! LOCKS, LIGHTS, OUT OF SIGHT! 

 

Lockout ‐ A lockout is a procedure which prevents unauthorized persons from entering the school and is commonly used when the threat is general or the incident is occurring in the immediate area of the school. This procedure allows school activities to continue as normal during the outside disruption. All exterior doors are locked from the outside and access is not granted to visitors. Situational awareness becomes paramount in these situations with all staff particularly sensitive to anything out of the ordinary. There should be no outside activities such as recess or PE and, depending on circumstances, no avoidable travel between the school building and outside modular classrooms or remote sites should occur. Announced:  LOCKOUT! SECURE THE PERIMETER. LOCKOUT! SECURE THE PERIMETER. 

 Red Care/Green Card/Medical Card System 

When the building must be evacuated, teachers should take attendance and verify that all students are accounted for. School administration or designated staff member will check with all supervising teachers in the evacuation area and rely upon red cards and green cards to communicate as follows: 

   

 

 

  

 

 RehaG If ofbe Stangr Re 

 

Reunifica

One criticaevent a coteams provconsideratplanning aresponse.  Planning fo“winging itresponsibipracticed ralready a cbuilding at The core cachieved t

ed cards shoulave been dismreen cards sho

f students are eff, staff shoulde taken. 

tudents are trany evacuation roup as well as

ed and White 

ation proced

al aspect of crisntrolled releasven methods ftions will impacnd implement

or reunificationt” when reuniflity of the schoreunification mchaotic, anxietyt the site. 

oncept of the Shrough a proce

ld be raised If aissed early, theould be raised 

elsewhere in thd exit with thes

ained that if thline is acceptas which teache

Cross Medical

dures 

sis response is se is necessaryfor planning, prct how these pation will also 

n begins far beying ignores noool and the distmethod ensuresy‐filled scene. 

Scottsbluff Reuess based on m

any students aey will be consif 100% of stud

he building (i.ese students an

ey are separatble. They shour’s group they 

 Cards should 

accountable re. The Standardracticing and apractices can bedemand partn

efore a crisis ocot just the mentrict in maintas the reunificaPutting an ord

unification Memanaging the p

re missing whosidered unaccodents are prese

e. counseling ond return them

ted from their culd be instructeshould return 

be raised whe

eunification ofd Reunificationachieving a suce integrated innerships with a

ccurs and crisisntal health demining the chaintion process werly reunificat

thod rests on aphysical locatio

o have not beeounted for andent or otherwi

office/nurse/bm to the approp

class during a ted to identify t to. 

en immediate m

f students with Method provicessful reunifinto school and all responding a

s recovery starmands which an of custody fowill not further tion plan to act

accountabilityon of students,

en already exc a search will bise accounted 

bathroom) whepriate teacher

tactical evacuathemselves to 

medical assista

h their parents ides school andcation. Site‐spdistrict safety agencies partic

rts with the crisaccompany a cor every studencomplicate whtion will help d

. Accountabilit, staff and of in

used as absentbegin.  for.   

en the alarm gr so attendance

ation, then jointhe teacher in 

ance is needed

or guardians id district safetecific plans. Successcipating in a cr

sis, not after. Srisis, but the nt. A predetermhat is probablydefuse the emo

ty ncoming paren

‐ 52 ‐ 

 

t or 

goes e can 

ning their 

. 

n the y 

sful isis 

Simply 

mined, y otion 

nts.  

   

 

 

‐ 53 ‐   

 

 

The process relies upon the  use of perforated cards. These cards are completed by parents or guardians at the reunification site. The cards are separated at the perforation and a runner retrieves the child. All schools have been provided adequate numbers of cards in their Go‐Bags and should be replenished as needed.  The following procedures must be planned and rehearsed at all school sites:  1. Designate a location for reunification of students with authorized adults e.g., parents, legal guardians or other authorized person listed on student’s emergency care information form. If using another SBPS facility for reuniting students with parent, adopt the host facility’s parent reunion plan for parent parking, parent staging, student assembly area, and location of counseling and medical/first aid services. If in a non‐school facility, attempt to replicate a similar system. 2. Deliver the students to the student staging area(s) beyond the field of vision of parents/guardians. “Greeters” direct parents/guardians to the parent check‐In location, and help them understand the process. As the reunification time progresses, students may be moved from classrooms throughout the building to a central area such as designated classrooms, the gymnasium or the auditorium. 3. Parents/guardians complete Reunification Cards (provided in “Go‐Bags”). If the adult making the request for the release of a student is not authorized to do so, the student shall not be released. Documented phone calls from authorized parents or guardians to release their child with another parent may be considered only with specific documented approval from the IC or designee. 4. Procedure allows parents/guardians to self‐sort (by grade, alphabet, teacher depending upon location) during check in in order to streamline the process. 5. Runner (student or adult) recovers student from the student staging area. 6. Controlled lines of sight (preventing parents from seeing student staging area) allow for communication and other issues to be handled with diminished drama or anxiety. 7. Medical or investigative contingencies are anticipated and parents informed as they arrive.  8. Provide the availability for a private area or areas as well as appropriately trained and prepared staff to meet with parents should there be urgent or upsetting news.  

   

 

 

  

 

Parent/GIn a crisis, possible. Inreleased. Mmembers itext messa During a crorder to reimportant Many pare

negative co

to reassign

educated o

ControlleIn smaller helpful to modificatio• Time of d

• Means o

• Availabili

• Partial di

Guardian Noit is critical to pn some instancMany methodsin a timely manages. Additiona

risis, parents/geceive the mosthat parents/gents will feel th

onsequences. 

n resources ded

on these proce

ed Release  scale events, wmodify standaons to standardismissal (late 

f transportatio

ity of exits (use

ismissal (dismi

otification  provide parentces, ensuring ths of communicanner. The methally, the Scotts

guardians shoust accurate infoguardians mainhe need to resp

For example, w

dicated to stud

edures/issues a

when the full Rrd dismissal prd dismissal proor early).  

on (change in a

e of some exte

ssing different

ts/guardians ache accuracy ofation are reliedhods include wbluff Schools h

uld be advised tormation in a tntain current cpond to the sch

when parents/

dent safety to h

as part of crisis

Reunification procedures in orocedures includ

allowable mean

erior doors or d

t student group

ccurate informf information md on to get accweb sites, local has access to th

to remain closimely manner.ontact informahool at first no

guardians arriv

help manage p

s preparedness

rocedures are rder to maximide:  

ns for safety re

driveways rath

ps at different 

mation pertainimay result in a curate informa media and raphe County Cod

e to a phone, c. To facilitate tation on file wotice of any cris

ve at schools d

parents arriving

s. 

deemed not nize student an

easons).  

er than others

times).  

ng to a crisis adelay of inform

ation to parentpid call auto dide Red Notifica

computer or mthis process, it ith the school.sis. This can re

during a crisis, 

g at schools. P

necessary, schod staff safety. 

s).  

 

s quickly as mation gettingts and communialer systems, aation System.  

media source inis extremely   sult in uninten

the district is f

arents will be 

ools may find itPossible 

‐ 54 ‐ 

 

g nity and 

n 

nded 

forced 

t 

   

 

 

‐ 55 ‐   

 

 

RECOVERY Crisis recovery is a central component of a comprehensive school safety program. The primary objectives of crisis recovery are to promote the health, safety and welfare of students, staff and visitors, protect school property, and regulate the operation of schools following an emergency. The key to successful crisis recovery is preparation.   Crisis Teams  A District Crisis Recovery Team is critical to the successful management of school emergencies. Depending upon circumstances at each affected site, the school principal may choose to organize a Building Crisis Recovery Team. The purpose of each of these teams is to oversee a comprehensive recovery process:  There are four components of recovery: · Physical/structural · Business Continuity · Restoration of academic learning · Psychological/emotional  NOTE:  The Crisis Response Team (as currently operationalized) is trained to focus upon the mental health needs of students and staff following a death. Its role is an important part of the total scope of Crisis Recovery, but has a distinct responsibility.  When an emergency has the potential to overwhelm a school’s ability to deal with the incident, or there is more than one incident occurring, or an area wide incident that affects multiple sites, a District Crisis Recovery Team may be activated. The District Crisis Recovery Team will assume responsibility for resource management of SBPS assets, coordination with the leadership of emergency service and law enforcement agencies, the release of information to the School Board, and other local officials and the public, allowing school‐based staff (and the Crisis Response Team, if applicable) to deal with immediate needs of students, staff, and parents.   The District Crisis Response Team may include the following members and others depending on specific circumstances: · The Superintendent · Chief Financial Officer · Executive Directors (Curriculum and Instruction, Student Services)  · Directors (Technology, Facilities and Maintenance) · Communications Specialist · Members of the District Crisis Response Team · Principal(s) · Counselor(s) · Area Emergency Responders · Area Mental Health Providers · Board of Education representative(s) · Business Team member(s)  Proper preparation and effective response to incidents can minimize the time required for recovery. The recovery phase is designed to assist students, staff, and their families in the healing process and to restore educational operations in schools. Recovery is an ongoing process that includes not only the mental, emotional and physical healing process of students, faculty and staff, but a school’s physical (buildings and grounds), fiscal (daily business 

   

 

 

‐ 56 ‐   

 

 

operations) and academic (a return to classroom learning). Strong partnerships with public safety and mental health communities are essential for effective recovery efforts. The type and extent of activities will vary in relation to the size and scope of the crisis. Much of this section is based upon materials developed by the US Department of Education Office of Safe and Healthy Students, Readiness and Emergency Management for Schools (REMS).  Physical/structural recovery  

Key school physical/structural Recovery considerations include:  · Assessing and repairing structural and physical damage  · Assessing and addressing environmental hazards  · Cleaning the facility and removal of all health and safety hazards  · Recovery of equipment and restoration of processes, i.e., software systems, etc.  · Determination of availability of equipment and supplies  · Debrief and incorporation of lessons learned around physical assets and vulnerabilities into emergency 

management planning  Physical/structural recovery begins with the assessment and evaluation of physical and structural damage to buildings and infrastructure, availability of transportation, food services, and assessing the functionality of educational capabilities and office equipment e.g., computers, lab equipment. Damage assessment teams from the Department of Facilities and Maintenance, First Student Transportation Services and the Department of Information Technology would be responsible for these assessments. Data from the assessment will facilitate decision‐making about repairs and timelines to resume normal activities.  Post‐emergency, it is important to document damaged areas with videotape or photographs. Damaged equipment should not be discarded until it has been documented fully on film. Staff and volunteer time and labor involved in the cleanup should be tracked because this time can be factored into any potential insurance claims or disaster relief grants.  The Director of Facilities and Maintenance and the Director of Technology will coordinate significant portions of these efforts.  Business Continuity  Key School Business Recovery considerations include:  · Restore district administrative functions  · Ensure staff are supported  · Set‐up automatic payment system  · Institute a system to register out of district students, and to register students in new schools.   Business recovery is the restoration of administrative and business functionality and services by activating the Continuity of Operations Plan (See COOP Plan later in this document).   The Chief Financial Officer is responsible for major administrative functions related to the management associated with the necessary closure of schools and the assignment of staff to alternative locations.    

   

 

 

‐ 57 ‐   

 

 

Academic Recovery  Youth exposed to violence and traumas have been shown to subsequently struggle with significant issues in academic performance at school. Restoring, or maintaining, a routine is helpful for students throughout the Recovery process. It is important that we facilitate students’ return to learning and restore structure and routine as quickly as possible.    Key Steps to ensuring academic Recovery include: · Instituting temporary adjustments to academic routines, as necessary · Communicating to administrators, staff, parents, guardians and students on events and next steps 

· Returning to normal academic routine as soon as possible.  Alongside affected building principals, the Executive Director of Curriculum and Instruction and the Executive Director of Student Services will assume primary leadership roles in this work.  Planning in advance of an event is essential.  · Outline service delivery systems · Develop template letters for emergencies  · Pre‐determine strategies for accepting contributions/donations following a death/incident  · Outline strategies for dealing with "empty chairs" · Determine a policy for memorials (be consistent across events) · Ensure a process is in place for parental consent · Compile resource kits  Restoring the academic learning environment may involve conducting classes in offsite locations and implementing online learning or other continuity of learning activities. SBPS and the Board of Education will confer with the Nebraska Department of Education about changes to class schedules, academic calendars and graduation requirements, if needed. The Superintendent, along with the Communications Specialist, will ensure that the media, faculty, staff, students, and families have accurate and timely information concerning the progress of the restoration and recovery phase.  Psychological/emotional recovery  Psychological/emotional recovery involves the assessment of the emotional needs of all students, faculty, staff, and their families, and identifies those who need intervention by a school counselor, social worker, school psychologist, SBPS Crisis Response Team), or other mental health professionals. Through this community collaboration, students, faculty, and staff will have the opportunity to receive short and long‐term mental health services, or obtain referrals for such. In addition to providing mental health services for students, it is important to offer such services to workers who were involved in the recovery efforts or who experienced adverse effects from the incident.  

 

 

   

 

 

‐ 58 ‐   

 

 

Continuity of Operations Plan (COOP) 

The U.S. Department of Education views a COOP plan as a program that ensures continued performance of essential functions across a full range of potential emergencies, be they natural or man‐made when a significant interruption of educational services occurs following a severe disaster or tragedy.  A COOP plan provides guidance and establishes responsibilities and procedures to ensure that essential functions are maintained.  COOP is not the same as an Emergency Operations Plan or a Recovery Plan, but rather supplements it, in the event normal facility or human resources are not available.  A COOP provides a continuity infrastructure that through careful planning ensures: · Emergency delegation of authority and an orderly line of succession, as necessary · Safekeeping of essential personnel, resources, facilities, and vital records · Emergency acquisition of resources necessary for business resumption · The capability to perform critical functions remotely until resumption of normal operations.  A school district’s COOP plan should allow for its implementation anytime, with or without warning, during duty and non‐duty hours; provide full operational capability for essential functions no later than 12 hours after activation; and sustain essential functions for up to 30 days.  The purpose of these Continuity of Operations (COOP) procedures is to ensure that there are procedures in place to maintain or rapidly resume essential operations within the school after an incident that results in disruption of normal activities or services to the school. Failure to maintain these critical services would significantly affect the education and/or service mission of the school in an adverse way.   A Disaster Recovery Plan (DRP) has been specifically developed by the Chief Financial Officer in collaboration with the Director of Technology to address the protection essential records and associated technology. Vital records are electronically archived on backup data systems stored virtually and/or at alternative sites.  Scope:  It is the responsibility of Scottsbluff School officials to protect students and staff from incidents and restore critical operations as soon as it is safe to do so. This responsibility involves identifying and mitigating hazards, preparing for and responding to incidents, and managing the recovery. The COOP procedures outline actions needed to maintain and/or rapidly resume essential academic, business, and physical services when interrupted for an extended period of time following an incident.   Responsibilities:  The delegation of authority and management responsibilities in event of an incident follows the hierarchy outlined in the SBPS Organizational Chart.  Designated District staff/faculty, in conjunction with the affected principal(s) and staff, will perform the essential functions as follows:  Superintendent/Principal  · Determine when to close schools, and/or send students/staff to alternate locations  · Disseminate information internally to students and staff  · Communicate with parents, media, and the larger school community  · Identify a line of succession, including who is responsible for restoring which business functions for  

schools/districts  

   

 

 

‐ 59 ‐   

 

 

Executive Directors of Curriculum and Instruction and Student Services/CFO· Ensure systems are in place for rapid contract execution after an incident  · Identify relocation areas for classrooms and administrative operations · Create a system for registering students (out of district or into alternative schools)  · Brief and train staff regarding their additional responsibilities  · Secure and provide needed personnel, equipment and supplies, facilities, resources, and services required  · for continued operations identify strategies to continue teaching (e.g., using the Internet, providing tutors  · for homebound students, rearranging tests)  · Reevaluate the curriculum and materials and instructional delivery methods as needed 

 Director of Facilities and Maintenance · Work with local government officials to determine when it is safe for students and staff to return to  

the school buildings and grounds  · Manage the restoration of school buildings and grounds (e.g. debris removal, repairing, repainting,  

and/or landscaping) · Collaborate with private and public sector service providers  and contractors 

 Business Team/School Secretary/Office Staff· Maintain inventory · Maintain essential records (and copies of records) including school’s insurance policy · Ensure redundancy of records is kept at a different physical location · Secure classroom equipment, books, and materials in advance · Restore administrative and recordkeeping functions such as payroll, accounting, and personnel 

records · Retrieve, collect, and maintain personnel data · Provide accounts payable and cash management services · Consult DRP 

 Counselors, Social Workers, and School Nurses/Health Assistants · Establish necessary support services for students and staff/faculty  

· Implement additional response and recovery activities according to established protocols · Collaborate with public and private providers 

Food Service/Cafeteria Worker Determine how food services will resume · Support staff and volunteers as possible  Transportation (contracted through First Student) · Provide emergency transportation services as needed · Assess and implement alternative transportation services that may be necessitated   To implement the COOP procedures:  All core COOP procedures personnel as well as senior staff will  undergo annual training on executing the COOP procedures. Training will be designed to inform each  participant of his/her responsibilities. Identified COOP procedures personnel will participate in  exercises to test academic, physical, and business systems. Training will include testing the information technology (IT) systems and backup data including testing of any offsite backup system.  

   

 

 

‐ 60 ‐   

 

 

 Activation and Relocation: The superintendent and affected principal(s) will determine when to  activate and implement the COOP procedures and make the decision to relocate to the alternate site.  Authority for activation may be delegated. The activation may occur with or without warning.  In conjunction with the Standard Response Protocol (SRP), the principal or designee (with delegated  authority) will activate evacuation procedures whenever it is determined the school is not suitable for safe  occupancy or functional operation.   Alert, Notification, and Implementation Process  Each Building and District Emergency Response Team (BERT and DERT) member will be provide  situational information, as available. Parents/guardians will be alerted and notified using the  automated notification systems (phone, text and email) as important information becomes available. The CODE RED and 911 systems will be notifie Relocation Sites:  Short‐term relocation sites have been identified as per SRP to establish management and to implement essential functions if warranted by an incident. Each school site will have more at least one potential relocation site. One site can be accessed by walking and another site by transportation services.   Alternate Facilities will be identified depending upon individual circumstances.  Manual Review  This manual will undergo an annual review and a revision whenever:  · It fails during an emergency.  · Exercises, drills, or real‐world implementation of this plan reveal deficiencies or “shortfalls” provided via 

individual after‐action debriefs.  · Regulatory or “best practices” change  · Potential “events” need to be addressed  · Any other circumstances change that affect protocols or conditions    

 

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

  

 

MANACrisis  

  S

When a toplanning aand underfurniture. 

  Determ

o Oan

o “Timfoto

o “Tsh

Notifico Th

reo St

hao Th

D

The Beo Uo Smo Ho Ro

oro Pro U

gy 

 

 

Many typeemergenci

AGEMENRespons

helter:   Tor

rnado is imminnd quick respo.” “Down” is th

mination ffice staff will nd provide situTornado Watcmmediate areaor further deveornado.  Tornado Warnhelter immedia

cation he principal or e‐enter the schtaff and studenas been issuedhe principal or irect staff and 

est Practice is “nder stairwaysmall interior roallways on theooms construcr roof system orotected areasnsafe areas incymnasiums or 

 Shelte

es of hazardouses can occur n

NT PLANse with 

nado 

nent, there is oonse are the kehe lowest floor

monitor the Nuation updatesh” is issued by. Remain alertelopments. Wh

ning” is issued wately. Keep a ra

designee will hool and remaints occupying md.  designee will students to id

“down, in and s, or interior reooms on the loe lowest floor acted with reinfooverhead.  s away from doclude areas thaan area with s

r/Evacuate:

s materials arenearly anywher

N QUICK the Stan

only a short ameys to survivingr of the school,

ational Oceanis to the princip the National W for approachihen a Tornado 

when a tornadadio or televisi

notify all staff n inside.  mobile classro

announce “Sheentified Torna

under” estrooms are gwest floor andaway from dooorced concrete

oors and windoat are coveredeveral window

:   Hazmat In

e shipped daily re chemicals ar

REFEREndard Re

 mount of time tg a tornado. In, “in” is the mo

ic and Atmosppal or designeeWeather Servicng storms. ThiWatch is anno

do has been sigon tuned for f

and students o

oms will move

elter for a Torndo shelter area

good choices. d without windors and windowe, brick or bloc

ows.   with a flat, wiws.  

ncident  

throughout Scre used, stored

NCE esponse

to make life‐oritial actions shost internal loc

heric Administe.  ce when tornas is the time toounced, it mea

ghted or indicafurther informa

of a Tornado W

e into the main

nado” if a Tornas.  

dows.  ws.  ck with no wind

de‐span roof, 

cottsbluff and d, or transporte

e Protoco

r‐death decisiohould be to takcation, and “un

tration (NOAA)

does are possio listen to the ns conditions a

ted by weatheation.  

Watch and requ

n school when 

nado Warning 

dows and a he

such as audito

the Panhandleed from one p

ol 

ons. Advance ke cover “downnder” is under 

) Weather Aler

ible in the radio or televisare present for

er radar. Take 

uest that every

a Tornado Wat

has been issue

eavy concrete f

oriums, cafeter

e. Chemical lace to anothe

‐ 61 ‐ 

 

n, in, sturdy 

rts 

sion r a 

yone 

tch 

ed. 

floor 

rias, 

er. 

   

 

 

  

 

One of theshelter. ThShelter forschool adm Shelter Ext

o Aso Sho Oo O

di 

Shelter Into Iso Reo Ido No  Ino Ino Beo A

aro too Cl

 

 

  Ev

Sound

Take s

Bring G

If safethe bu

Design

Go to 

If nece

Use SR

Call Di

Implem

Designinform

Studenrespon

e emergency inhis is a precautir a hazardous mministration or 

ternal (Outsidessure windowshut down all Hffice staff will ffice staff will istrict administ

ternal (Inside) olate spilled/reeport the hazadentify and isolotify 911, prinn coordinationnitiate Lockout e prepared to nnounce “Shelre going on outo the school.  lose and lock w

vacuate:  In

d alarm if it has

safe, quick evac

Go‐Bag and stu

ty permits, havuilding.  

nated person s

designated ev

essary, check f

RP guidelines f

istrict Office at

ment District R

nated  liaison  smation regardin

nts  and  staff nder. 

nstructions thation focused onmaterial spill mgeneral media

e) Hazmat Incis and exterior dVAC systems.  be kept up‐to‐disseminate intration. 

Hazmat Incideeleased materard to approprilate potentiallycipal or design with appropri/ Secure Perimprovide responlter: Students, tside please m

windows.  

terior Fire 

s not been initi

cuation route f

udent medicat

ve designated 

should check fi

acuation area,

or injuries and

for reporting at

t 635‐6200. 

Radio Protocol.

should be  in  fng individuals u

should  only  r

t may be givenn maintaining amay come froma. 

ident Action Stdoors are close

‐date by local lanformation tha

ent Action Stepial iate school priny contaminatednee, SRO/ secuiate authoritiesmeter Responsnders with Mastaff and visito

move inside the

iated already (t

from building a

tions 

person(s) swe

re alarm panel

 take attendan

d treat.  

ttendance. Thi

.  

front of buildinunaccounted f

return  to  build

n to lessen the a safe environmm first responde

teps  ed and locked.

aw enforcemet has been pro

ps 

ncipal, or desigd persons.  rity.  s, determine the Actions.  terial Safety Dors, please moe school to ____

 this will initiate

as posted. Do 

ep building, i.e

l to determine 

nce, and await 

s may include 

ng  to meet  firor. 

ding  upon  dir

risk of a hazarment while remers via local law

.  

ent, fire officialovided by law e

gnee and distri

he need to Eva

Data Sheets (MSove to (location____, and resum

e 911 response

not stop for be

e. restrooms, t

 location of pu

instructions. 

utilizing the re

rst  responders

rection  from  p

rdous material maining indoorw enforcement

s or district adenforcement, f

ict administrat

acuate or Shelt

SDS).  n within the schme all activitie

e).  

elongings. 

o make sure e

ulled alarm.  

ed card/green 

s with  fire  ala

principal,  desi

exposure is tors. Informationt, fire officials,

dministration. fire officials or 

tion.  

ter.  

hool), if activits.”  

veryone is out

card system. 

rm  informatio

gnee  or  emer

‐ 62 ‐ 

 

o n to  

ties 

t of 

on  and 

rgency 

   

 

 

  

 

  S Tornado  If a TORNA

o MEm

o Lio No No Ao Coo Coo Re 

Watches:  event has provide en Warnings:occurring, to life or p Tornado islightning, hgreenish otrain. Mosttornadoes  Severe thuwinds of 58severe thufor 1 hour 

Evacua

Close 

Classro

Studenbecauas a re

Close 

helter:  Seve

ADO WATCH/W

Monitor Nationmergency Alersten for Tornaotify appropriaotify building edvise staff to sonsider bringinonsider closingeview tornado

Are issued by increased signnough lead tim

 Are issued byis imminent, oroperty. 

 a violently rotheavy rain, hair near black. Tt tornadoes hawill last 20 mi

understorms ar8 mph or stronnderstorm waor longer, or w

ate students to

classroom doo

oom teachers 

nts with physicse it may not bestroom, in the

all hallway fire

ere Weathe

WARNING has b

al Weather Serrt System messdo Sirens and ate members oengineer and/ostay alert for anng all students g windows o drill procedur

the National Wnificantly, but ie so that those

y the National Wor has a very h

tating column l and strong wTornadoes makave winds less tnutes or longe

re characterizenger, and/or hatches or warniwinds gusting t

o tornado shel

ors 

wear the color

cal disabilities be possible to ae middle of the

e doors to limit

r 

been issued fo

rvice (NWS) wesaging  Emergency Noof the BERT of or building supny of the warnand staff on sc

res and locatio

Weather Servicits occurrence,e who need to 

Weather Serviigh probability

of air, in containds often preke a very loud rthan 110 mph er and can have

ed by the preseail at least ¾" iings are in effeo 58 mph or g

ter area as dire

red vest  

should remainassume protece school. 

t possible wind

 

r the area enco

eather radio an

otifications the potential spervisor of poteing signs of anchool ground i

n of shelter are

ce (NWS) when, location, andset their plans

ce (NWS)  whey of occurring.

act with the grocede a tornadoroaring noise tand last from e winds greate

ence of heavy rn diameter. Toect. High windsreater regardle

ected 

 in wheelchairctive postures. 

d tunnel effect

ompassing the

nd/or televisio

severe weatheential utility fan approaching sinside the build

eas 

n the risk of a hd/or timing is ss in motion can

en a hazardous. A warning is u

ound, visible aso. The sky will hat is similar toone to ten miner than 205 mp

rain, lightning,ornadoes occas are surface wess of duration

rs or sit in chair They should b

e school: 

on stations tha

er ailure severe thundeding(s) 

hazardous weastill uncertain. n do so. 

s weather or hyused for condit

s a funnel clouhave very darko the noise manutes. Howeveph. 

 thunder, damsionally develo

winds of 40 mpn. 

rs if they use cbe sheltered in

t broadcast 

rstorm or torn

ather or hydrolIt is intended 

ydrologic eventions posing a 

ud. Thunder, k clouds, oftenade by a speeder, stronger 

maging straight‐op in areas in wh or greater la

rutches or wal a small room,

‐ 63 ‐ 

 

nado 

ogic to 

nt is threat 

n ding 

‐line which sting 

lkers,  such 

   

 

 

‐ 64 ‐   

 

 

Stay alert for any of the warning signs of an approaching tornado i.e., loud roaring noise similar to a speeding train 

Give command to assume a protective posture at the appropriate time 

Ensure that everyone stays in a protective posture 

Remain in shelter area until further advised 

In the event of building damage, evacuate students to safer areas of the building or evacuate the building completely 

If evacuation does occur, do not re‐enter the building unless advised 

Use caution regarding broken glass, down utility wires, smell of natural gas, damaged trees, etc. 

Upon evacuation from the building: o Check for injuries o Account for all students o Immediately report any missing, extra or injured students to the Student o Continue to maintain control of students o Wait for additional instructions  

Thunder/Hail storms and Lightning   If SEVERE THUNDERSTORM WATCH/WARNING has been issued for the area encompassing the school: 

Evacuate students and staff from any temporary structures such as trailers, modular buildings or any other non‐masonry structure into the main building if sustained wind speeds of the thunderstorm are forecast to exceed 75 mph 

Continue to monitor the National Weather Service (NWS) weather radio, and/or television stations that broadcast local weather conditions 

Monitor the situation and provide updates and additional instructions as needed 

Listen for Tornado Sirens and Emergency Notifications  If a High Wind WATCH/WARNING has been issued for the area encompassing your school: 

Monitor National Weather Service (NWS) weather radio and/or television stations that broadcast Emergency Alert System messaging. 

Notify building custodian and maintenance of potential utility failure 

Advise staff to anchor outdoor equipment that could become flying projectiles in high winds 

Consider closing windows 

Listen for Tornado Sirens and Emergency Notifications  Lightning Immediately bring all students, visitors and staff inside. If this occurs at an event such as a football game or track meet, the closest school(s) and available structures should be opened up for safe occupancy. 

If a person is struck by lightning, check to see if the person is breathing. If not, begin mouth‐to‐mouth resuscitation. If no pulse is present, begin CPR (Cardiopulmonary resuscitation). Lightning often has a paralyzing effect that is temporary. Even though a person appears dead, they may be resuscitated. Victims may experience temporary paralysis of legs, be stunned and disoriented, or have burns on their body. Give first aid for shock and stay with the victim until help arrives. 

 

   

 

 

  

 

Winter Sto

Students searly in ordand tardiesabsences malternative

School vehthat adequextended d

Extreme H Lengthy exstudents htime and in 

All bomb tassessing tsuperintencollaboratpersonnel 

Decision M All bomb tuntil investgathering a

Have t

Have t

Has a 

Are th

Is it se

Any un

Any ru

How mis not 

Consid

Were 

orms and Extre

hould remain ider to minimizs will be excusmay occur and e planning at th

hicles (includinguate supplies adelay or expos

Heat 

xposure to highave adequate ntensity of any

 Bomb 

hreats must bethe threat, takindent or designion with superwill take comm

Making  

hreats must betigated and unas much inform

there been nat

there been oth

hostile studen

here exams sch

enior skip day? 

nexplained stu

umors circulati

much informata hoax.)  

der the serious

any specific de

eme Cold 

inside during se the chances ed so parents early notice shhe school. 

g buses) shoulre brought aloure. 

h temperatureshade, stay hyy activity shoul

Threat  

e taken seriousing into accounnee should sterintendent; thmand of the inc

e taken seriousntil a search of mation about t

tional bomb in

her hoaxes late

t been suspen

heduled for tod

 

udent unrest?  

ng about a stu

ion did the cal

sness in the vo

etails given?  

severe winter wof children becan make apprhould be given

d be winterizeong on any leng

s can be dangeydrated, and pad be moderate

sly until they cnt all available p in. Any decise police will oncident.  

sly and carefulthe school hashe bomb repo

cidents lately?

ely?  

ded recently? 

day?  

udent threaten

ler provide? (Y

ice of the calle

weather. Schooing left out in tropriate, safe cn when possible

d and adult spgthy trip shoul

erous. Activity ace exercise aced when the te

an be assessedinformation. Ision to evacuanly offer guidan

ly analyzed. Ths been completort as possible. 

?  

 

ing to harm ot

You can genera

er?  

ol will rarely, ifthe cold. Howechoices. Similae in order to a

ponsors, supervd a mechanica

sponsors and ccording to indemperatures re

d. The principaf the principal te rests with tnce. If a device

he bomb reported. Begin youFactors you w

thers?  

ally get more in

f ever, start latever, when aparly, weather rellow for substi

visors and teacal failure or acc

coaches shouldividual stamineach uncomfo

al is primarily ris unavailablethe principal ine is located, po

rt should be treur decision‐makwill be consider

nformation out

te or be releaseplicable, absenelated staff tute teachers o

chers should encident cause an

d ensure that na. Additionallyrtable levels.

esponsible for , the n discretionaryolice or fire 

eated as genuiking process byring include:  

t of a caller wh

‐ 65 ‐ 

 

ed nces 

or 

nsure n 

y, the 

 

y 

ine y 

hen it 

   

 

 

‐ 66 ‐   

 

 

Any missing chemicals?  

Did the caller have knowledge of the design of the school?  

Any recent break‐ins? (Look for evidence of illegal entry.)  

Did the caller give repeated warnings? This seriously escalates the degree of danger.  

Check your surveillance tapes.  

Large‐scale bomb incidents, such as Oklahoma and the embassy building in New York received no warnings.   Once you have gathered the information, subjective judgment must be made regarding the degree of credibility or dependence that can be placed upon it. Trust your intuitions and experience.  School administrators are faced with at least five possible alternatives:  1. Conduct a low profile search of the exterior grounds and public areas of the building.  2. Conduct a comprehensive search having all staff search their work area, in addition to the grounds and public areas so the entire building is covered.  3. Search with partial evacuation.  4. Evacuate after searching or  5. Evacuate immediately.  Evacuating immediately is an alternative that on face value appears to be the preferred approach, however, under certain circumstances evacuating personnel may increase rather than decrease the risk of injury. A bomber wishing to cause personal injuries could place a bomb in the shrubbery near an exit or a shooter may be hidden awaiting the anticipated evacuation.   

If decision is made to EVACUATE do so with as little disturbance as possible to the surroundings and without 

touching lockers or light switches avoiding use of cell phones. 

Staff will give classroom quick visual check to determine if any unusual objects are present. 

Lock all outside entry doors to reduce the possibility of entry into the building.  

The evacuation, whenever possible, should not be announced as a bomb threat but should proceed as a fire 

drill. 

•      Minimum of 1,000 feet.  •      Do not evacuate to the school parking lot as   Upon receiving a TELEPHONED BOMB THREAT:  The person receiving the call shall:  

Direct someone else to also listen to the call, if possible.  

Take notes for police investigation. Record the caller’s exact words.  

Attempt to determine the caller’s gender, age, accent or other distinguishing speech characteristics, and demeanor.  

Listen for background noises that may help in identifying the location of the caller.  

Ask the caller the following questions:  o When is the bomb going to explode?  o Where is the bomb now?  o What does the bomb look like?  o What kind of bomb is it?  o What will cause the bomb to explode?  o Did you place the bomb?  

   

 

 

  

 

o Wo Wo W

 Upon receThe person· Save t· Print c

others· Notify· Notify

messa Upon receThe person· Preser

o If o If 

· Notify  

Being prepSchools shlocked durshould proStudents asecurity. Aimmediate

Response When a locimmediate

Lockdown students omandate lois increaseentry of fir

 

When a loc

Use th

Notify

Make 

Use ra

Why was the boWhat is your adWhat is your na

eiving an ELECTn accessing thehe message oncopies of the ms who may reqy principal and y the Director oage.  

eiving a WRITTn receiving therve evidence fowritten threatthe threat is w

y principal and 

 Intrude

pared often disould restrict frring the day (movide directionnd staff should

All schools shouely escort any v

ckdown is neceely. Delaying a 

is a classroomout of sight of aocking outsided to students orst responders 

ckdown is dee

he intercom sys

y District Office

sure the hallw

adios to inform

omb placed?  dress?  me?  

TRONIC (e‐maie threat shall:  n the system; Dmessage to turnuire them.  District Office of Information 

EN threat (incle written threator police  t, place note inwritten on a waDistrict Office 

er/Suspicio

scourages outsree access to thmiddle and elems to visitors add be discouraguld closely monvisitor without 

essary to protelockdown may

‐based protocany corridor wi doors. There aor staff in expoand increases 

med necessary

stem to annou

e (Code Red wi

ways are clear o

m teachers on t

il and web site

DO NOT deleten over to the p

(superintendeTechnology w

luding graffiti)t shall:  

n paper enveloall, photograph(superintende

ous Person

iders from attehe building to amentary schoovising them toged from openinitor a visitor ida name tag to

ect students any be dangerous

ol that requireindows. Studenare several reaosed areas atterisk as respon

y: 

unce school‐wid

ll be notified)

of students and

he athletic fiel

e received) BOM

e the item.  police and to th

ent) ho will provide

) 

pe to preserveh it  ent) 

n 

empting to intas few doors als) and all but do use the main ing locked doodentification no the office. 

nd staff, it is ess.  

es locking the cnt action durinasons for not loempting to lockders attempt t

de lockdown. C

d staff.  

ds or playgrou

MB THREAT: 

he Department

e additional gu

e fingerprints 

rude upon theas possible anddesignated ententrance and 

ors for others, bname‐tag syste

ssential that th

classroom doorng Lockdown isocking perimetk outside doorto breach door

Call 911.  

und to stay awa

t of Informatio

uidance in how

e school envirod all exterior dotrances at the sign in at the mbecause this wem and all staff

he lockdown ta

r, turning off ths to remain quiter doors durinrs. Locking outsrs. 

ay from the bu

on Technology 

w to deal with t

nment.  oors should behigh school. Smain office. will breach schof should 

ake place 

he lights and piet. It does notng a Lockdownside doors inhi

uilding.  

‐ 67 ‐ 

 

and 

he 

 igns 

ool 

placing t . Risk ibits 

   

 

 

‐ 68 ‐   

 

 

Be prepared to seek protection in a nearby room if the intruder/suspicious person approaches the school or grounds.  

Monitor the location of the intruder/suspicious person using any available surveillance cameras and monitors and radios.  

Allow no one to leave the classrooms.  

Encourage students to remain calm and quiet.  

Remain in lockdown mode until an recognized or identifiable school official or emergency responder enters the classroom with a key 

Text itinerant (traveling) staff via text not to return to school. 

   

Student Runaway/Abduction or Missing Student  Ensure that student accountability procedures are in place and strictly followed at all times: Required attendance procedures must be followed and parents notified of absences. Accurate and up‐to‐date student files should include: emergency medical information, emergency contact numbers, and contact information for parents, guardians and emergency contacts. 

 

Upon suspicion or notification of a missing student or allegations of an abduction, call 911 immediately and contact parents. Inform the District Office. Have a description and/or picture of the student ready to give to law enforcement and circulate among staff. Infinite Campus can be of significant support. 

 

Notify transportation. Conduct a room‐by‐room search of the school as well as school grounds and other potential hiding areas. Interview the student’s friends and classmates for clues. 

 

If appropriate, secure the perimeter of the building and curtail outside activities until the situation has stabilized. 

 Death of a Staff Member or Student (or otherwise grave circumstances or injuries)  Administrative staff should contact the following immediately upon learning of the death of a staff member or student:  

During School Hours  

District Office/Superintendent 

Crisis Response Team  

Administrative and counseling staffs  

Before or After School Hours  

Superintendent or designee  

Crisis Response Team 

 Crisis Response Team will be convened as appropriate and develop support plan.   

   

 

 

‐ 69 ‐   

 

 

Report of a Weapon/Firearm on Campus   Immediately inform the School Resource Officer and/or call 911. They are trained and armed. Any decision to evacuate, call for a lockdown or intervene prior to the arrival of police is highly situational.  

 

The following advice is from National Association of Secondary School Principals 

If you learn that a student has a gun on campus, the ultimate goal is to disarm him without incident.  

Gather information. Get all the information within minutes. Check for any threat assessment information. If you were not the initial contact, talk directly to the source. How does the tipster know about the gun? Listen carefully, and verify what you heard. Try to determine the exact location of the weapon. Does the student have the gun on him? And if so, where is it—his backpack, pants pocket, socks, or coat? Could it be in his gym locker or hall locker? Where is the armed student? How long will he be there? These small details will help you determine how to respond.  

Evaluate your resources and liabilities. Is the school resource officer on campus? If not, how long will it take for him or her to get there? Is there a metal detector on hand? Are there people trained in handling intensive crisis situations? Is the student in a controlled setting? Is he at lunch or a passing period? Is there easy access/egress to where the student is? What type of classroom is he in? Are there nearby hallways? Be prepared to provide this information when you call for help.  

Call for help. First, call your school resource officer. If he’s not available, call your local law enforcement agency. They are trained and equipped to handle gun threats. They have protective vests, tools that can stop an armed student, and they understand the principles of defensive tactics.  

Act. Every second counts. Bring together the appropriate school administrators or staff. Brief them on the situation and delegate tasks. Assign someone to watch the armed student, and someone to contact family members to see if he had access to a gun. Determine who has the best rapport with him. Who is best able to use reasonable physical force, if needed? Who will check his locker? Who should remain with the student who made the original report? Who can list the names of the armed student’s closest friends? 

Continue to watch the student closely until help arrives. Monitor his classroom door to ensure he stays inside, discretely follow him down the hall, or stay nearby if he is in a common area. Never break your surveillance.  

Once law enforcement officers arrive, the situation becomes theirs to control, and this can be difficult for school officials to accept. Law enforcement tactics during weapons situations may be perceived as too disruptive and dramatic. This does not preclude a collaborative plan of action, especially if the school is properly prepared.  

Be prepared to recap the information you have received, provide a photo or description of the armed student, describe the area where he is currently located, and identify nearby areas that would provide a secure location for an immediate search. 

If the student is in a classroom and officers choose to meet him there. Hallways must be kept empty at this time. Depending on your notification procedures, you might call for a school lockdown, but that decision must be made carefully. If this procedure would alert the student, it might actually be counterproductive. If the armed student is in a common area surrounded by other students, officers may decide to approach him or delay their actions until he is in a more controlled situation. 

Each crisis situation a principal faces is different and should be responded to accordingly, but each plan should include some basic similarities. Form an emergency response team, and assign each person a task. Then run practice drills so each person knows what they need to do, and how quickly they can do it. Have floor plans of the school readily accessible with exits clearly marked. Contact local law enforcement officials and get their input on potential scenarios and how the team can best handle them.   

   

 

 

‐ 70 ‐   

 

 

When Shots are Fired Near the School 

Immediately lockdown the school.  

Contact staff outdoors with students to take refuge  

Call 911.  

View surveillance monitor to determine location and nature of the incident.  

Contact District Office 

 

Active Shooter Situations   The following is excerpted directly from the U.S. Department of Education, Office of Elementary and Secondary Education, Office of Safe and Healthy Students, Guide for Developing High‐Quality School Emergency Operations Plans, Washington, DC, 2013.  Planning  “Active shooter situations” are defined as those where an individual is “actively engaged in killing or attempting to kill people in a confined and populated area.”  Police officers, firefighters, and emergency medical services technicians (first responders) who come to a school because of a 911 call involving gunfire face a daunting task. Though the objective remains the same – protect students and staff – the threat of an “active shooter” incident is different than responding to a natural disaster or many other emergencies.   The better first responders and school personnel are able to discern these threats and react swiftly, the more lives can be saved. This is particularly true in an active shooter situation at a school where law enforcement responds to a 911 call of shots fired. Many young and innocent lives are at risk in such a concentrated space. This is why it is critical that schools work with first responders, emergency management staff, and all community partners to identify, prepare, prevent, and effectively respond to an active shooter situation in a coordinated fashion.  Active shooter situations are unpredictable and evolve quickly. Because of this, individuals must be prepared to 

deal with an active shooter situation before law enforcement officers arrive on the scene. 

The planning process must include preparing and making available to first responders an up‐to‐date and well‐

documented site assessment as well as any other information that would assist them. These materials should 

include building schematics and photos of both the inside and the outside, and include information about door and 

window locations, and locks and access controls. Scottsbluff Public Schools is developing such materials in 

collaboration with County officials to incorporate Pictometry’s Critical 360 schematics of all school buildings. 

Emergency responders should also have advance information on where students, staff, and others with disabilities 

as well as those with access and functional needs are likely to be sheltering or escaping, generally in physically 

accessible locations, along accessible routes, or in specific classrooms. Building strong partnerships with law 

enforcement officers, fire officials, and EMS technician includes ensuring they also know the location of available 

public address systems, two‐way communications systems, security cameras, and alarm controls. Equally 

important is information on access to utility controls, medical supplies, and fire extinguishers.  

   

 

 

  

 

Good plan

applicable)

everyone k

walks thro

responder

participatio

First: Learn These resehighly usefidentified 1

1. Th2. In3. Pr4. M5. M

ne6. M

co7. M8. M9. In10. D

ot (The Final United Sta

Concerningpercent of changes inspecific thrweapons.  

ning includes c

). Exercises wit

knows not only

ugh school bui

s with the loca

on of area first

n the signs of a

earch results, tful as a guide f10 key findingshere is no accuncidents of targrior to most in

Most attackers dMost attackers eeed for help.  

Most attackers onsidered or atMany attackers Most attackers n many cases, oespite promptther than law e

Report and Fintes. Washingto

g behaviors wethe cases. The personality orreats of violen

conducting dril

th these valuab

y his or her role

ildings to allow

ation. Such ann

t responders. 

a potentially v

hough focusedor law enforces for the develourate or useful geted violencecidents, other did not threateengaged in som

had difficulty cttempted suicifelt bullied, pehad access to aother students law enforcemenforcement in

ndings of the Son, DC: U.S. De

ere observed bese behaviors ir performancece, increased i

lls which must 

ble partners ar

es, but also the

w law enforcem

nual Districtwid

volatile situatio

d on targeted sement officials,opment of straprofile of studat school are people knew aen their targetme behavior p

coping with sigide.  ersecuted, or inand had used w were involved

ment officer resntervention.  

Safe School Initepartment of E

by friends, famncluded, but w, disciplinary psolation, “odd

include first re

re one of the m

e roles of othe

ment to provide

de Simulations

on and ways to

school violence, educators, anategies to addrdents who haverarely sudden,about the attacs directly priorrior to the inci

gnificant loss o

njured by otheweapons prior d in some capasponses, most s

tiative: ImplicaEducation and 

ily, associates,were not limiteproblems on ca” or “bizarre” b

esponders and

most effective a

ers at the scene

e input on she

s are conducted

o prevent an in

e and not on acnd mental healress targeted se engaged in ta, impulsive actscker’s idea andr to advancing dent that caus

r personal failu

ers prior to ther to the attack. acity.  shooting incide

ations for the PU.S. Secret Ser

, professors, ored to paranoid ampus, depressbehavior, and 

d school resour

and efficient w

e. These exerci

elter sites as we

d in Scottsbluf

ncident.  

ctive shooter slth practitioneschool violenceargeted schoos.  d/or the plan tthe attack.  sed others con

ures. Moreove

e attack.   

ents were stop

Prevention of Srvice, 2004.) 

r law enforcemideas, delusiosed mood, suicinterest in or a

rce officers (wh

ways to ensure 

ises should inc

ell as familiariz

ff Schools with 

situations, remrs. The study e:  l violence.  

to attack.  

cern or indicat

er, many had 

pped by means

School Attacks 

ment officers innal statementscidal ideation, acquisition of 

‐ 71 ‐ 

 

here 

that 

clude 

ze first 

the 

 

ain 

ted a 

s 

in the 

n 31 s, non‐

   

 

 

‐ 72 ‐   

 

 

 In Scottsbluff we utilize one of the most useful tools a school can develop to identify, evaluate, and address these troubling signs:  a multidisciplinary school threat assessment team (TAT). A TAT with diverse representation often will operate more efficiently and effectively. TAT members should include school principals, counselors, employees, medical and mental health professionals, law enforcement personnel and school resource officers, where applicable.  

Second: Learn the best steps for survival when faced with an active shooter situation.   No single response fits all active shooter situations; however, making sure each individual knows his or her options for response and can react decisively will save valuable time. Depicting scenarios and considering response options in advance will assist individuals and groups in quickly selecting their best course of action.   Understandably, this is a sensitive topic. There is no single answer for what to do, but a survival mindset can increase the odds of surviving. As appropriate for your school community, it may be valuable to schedule a time for an open conversation regarding this topic. Though some parents or personnel may find the conversation uncomfortable, they may also find it reassuring to know that, as a whole, their school is thinking about how best to deal with this situation.  During an active shooter situation, the natural human reaction, even if you are highly trained, is to be startled, feel fear and anxiety, and even experience initial disbelief and denial. You can expect to hear noise from alarms, gunfire and explosions, and people shouting and screaming. Training provides the means to regain your composure, recall at least some of what you have learned, and commit to action. There are three basic options: run, hide, or fight. You can run away from the shooter, seek a secure place where you can hide and/or deny the shooter access, or incapacitate the shooter to survive and protect others from harm.  As the situation develops, it is possible that students and staff will need to use more than one option. During an active shooter situation, staff will rarely have all of the information they need to make a fully informed decision about which option is best. While they should follow the plan and any instructions given during an incident, often they will have to rely on their own judgment to decide which option will best protect lives. 

Respond Immediately   It is not uncommon for people confronted with a threat to first deny the possible danger rather than respond. An investigation by the National Institute of Standards and Technology (2005) into the collapse of the World Trade Center towers on 9/11 found that people close to the floors impacted waited longer to start evacuating than those on unaffected floors.28 Similarly, during the Virginia Tech shooting, individuals on campus responded to the shooting with varying degrees of urgency.29These studies highlight this delayed response or denial. For example, some people report hearing firecrackers when in fact they heard gunfire.   Train staff to overcome denial and to respond immediately, including fulfilling their responsibilities for individuals in their charge. For example, train staff to recognize the sounds of danger, act, and forcefully communicate the danger and necessary action (e.g., “Gun! Get out!”) to those in their charge. In addition, those closest to the public address or other communications system, or otherwise able to alert others, should communicate the danger and necessary action. Repetition in training and preparedness shortens the time it takes to orient, observe, and act.  

   

 

 

‐ 73 ‐   

 

 

Upon recognizing the danger, as soon as it is safe to do so, staff or others must alert responders by contacting 911 with as clear and accurate information as possible. Run  If it is safe to do so for yourself and those in your care, the first course of action that should be taken is to run out of the building and far away until you are in a safe location. Students and staff should be trained to  

Leave personal belongings behind;  

Visualize possible escape routes, including physically accessible routes for students and staff with disabilities as well as persons with access and functional needs;  

Avoid elevators;  

Take others with them, but not to stay behind because others will not go;  

Call 911 when safe to do so; and  

Let a responsible adult know where they are  Hide  If running is not a safe option, hide in as safe a place as possible. Students and staff should be trained to hide in a location where the walls might be thicker and have fewer windows. In addition:  

Lock the doors;  

Barricade the doors with heavy furniture;  

Close and lock windows and close blinds or cover windows;  

Turn off lights;  

Silence all electronic devices;  

Remain silent;  

Hide along the wall closest to the exit but out of the view from the hallway (allowing for an ambush of the shooter and for possible escape if the shooter enters the room);  

Use strategies to silently communicate with first responders if possible, for example, in rooms with exterior windows make signs to silently signal law enforcement officers and emergency responders to indicate the status of the room's occupants; and  

Remain in place until given an all clear by identifiable law enforcement officers.   Fight  If neither running nor hiding is a safe option, as a last resort when confronted by the shooter, adults in immediate danger should consider trying to disrupt or incapacitate the shooter by using aggressive force and items in their environment, such as fire extinguishers, and chairs. In a study of 41 active shooter events that ended before law enforcement officers arrived, the potential victims stopped the attacker themselves in 16 instances. In 13 of those cases they physically subdued the attacker.  While talking to staff about confronting a shooter may be daunting and upsetting for some, they should know that they may be able to successfully take action to save lives. To be clear, confronting an active shooter should never be a requirement in any school employee’s job description; how each staff member chooses to respond if directly confronted by an active shooter is up to him or her. Further, the possibility of an active shooter situation is not justification for the presence of firearms on campus in the hands of any personnel other than law enforcement officers.  Third:  Be prepared to work with law enforcement during the response.  Staff should be trained to understand and expect that a law enforcement officer’s first priority must be to locate and stop the person(s) believed to be the shooter(s); all other actions are secondary. One comprehensive study 

   

 

 

‐ 74 ‐   

 

 

determined that more than half of mass‐shooting incidents—57 percent—still were under way when the first officer arrived; in 75 percent of those instances that solo officer had to confront the perpetrator to end the threat. In those cases, the officer was shot one‐third of the time.  Students and staff should be trained to cooperate and not to interfere with first responders. When law enforcement officer(s) arrives, students and staff must display empty hands with open palms. Law enforcement 

may instruct everyone to place their hands on their heads, or they may search individuals. Once the scene is secured, first responders will work with school officials and victims on a variety of matters. This will include transporting the injured, interviewing witnesses, and initiating the investigation.