Ajera EXPENSE Entry: To Log into Ajera, you must have Internet Explorer.  Enter https://pob‐time.pulsarobi.com/ajera/

Enter your username:  first initial of your legal first name and your full legal last name (all lower case, no spaces)Enter your password:  * upper case first initial of your legal first name, lower case of your legal last name 

the last four digits of your social security number *  (example:  *Xx9999*)click Log In>

1

Ajera Expense Entry:Expenses are submitted weekly for the Sunday to Saturday work week, DUE Monday 12:00 pm CST.Your supervisor will need to approve your expenses by 5:00 pm CST Monday for them to be paid. 

If your expenses are not processed per these instructions, Payroll will not be authorized to process for payment. 

“OFFICE EMPLOYEES”If you have expenses WITH receipts:  you are required to upload to a specific drive any applicable receipts 

and attach to your expense report in Ajera (detailed instructions provided on slide 3).

If you have expenses WITHOUT receipts:  follow the detailed instructions provided beginning on slide 4. No upload or attachment is required for expenses without receipts.

“FIELD EMPLOYEES”If you have expenses WITH receipts:  you are required to e‐mail any applicable receipts to payroll@lwsurvey.com (disregard detailed instructions provided on slides 3 & 12).

If you have expenses WITHOUT receipts:  follow the detailed instructions provided beginning on slide 4. No upload is required for expenses without receipts.

2

Saving Expense Receipts for Attachment to Ajera Expense Report:Scan all of your LEGIBLE receipts into a single PDF file to 

Support (N:) drive, Expense Reports folder, company folder (the company that pays you).  Save your file using the following naming convention:  lastname.firstname.weekenddate.  For example:  smith.john.082215

DO NOT save in any other location.  If you save in any other location, your receipts will not be accessible to Payroll and you will not be paid for your expenses.  

DO NOT send to payroll@lwsurvey.com, it is no longer required to remit your receipts here.

3

Ajera EXPENSE Entry: Once you have saved any receipts to Support (N:) drive, enter your expenses in Ajera.

Most of you will see the screen below.  Click Manage Time & Expense.  The Timesheet List window contains various tabs, dependent upon your security set‐up, you may or may not see all tabs. 

My Expenses tab is where you’ll enter your expenses.

4

To enter a new EXPENSE Report:Click New on My Expenses tab.  The New Expense Report box will appear.  You can use the drop down calendar or type in the appropriate dates.

Your Expense Report dates should match your Timesheet dates.  Click OK.

5

To enter EXPENSES ‐ TOP section instructions:Employee:  this will populate with your name.

Description:  always type in PERSONAL EXPENSES as the description.  Notes:  leave blank.

Report Dates:  this will populate with the Begin Date and End Date you selected when setting up this Expense Report.Report Amounts:  Advance Amount and Total Amount, DO NOT change these fields, they calculate automatically.

6

To enter EXPENSES ‐ BOTTOM section instructions:Click the Project ellipsis            to bring up the Project List.

Select the line with the Project you are working on and then click Select (or double click on the Project line).  Project numbers begin with letters designating the company:

C=LW Survey Canada ULC, L=LW Survey CO, S=Spartan Engineering Inc, T=TierraLink Inc. Be sure to choose the Project for the COMPANY you work for (that pays you).

Marketing and Overhead Projects begin with Z‐ then the company letter and project number.  

7

To enter EXPENSES ‐ BOTTOM section instructions continued… Click the Phase ellipsis            to bring up the Phase List.

Select the Phase (lowest Phase detail) you are working on and then click Select (or double click on the Phase). Use the same Phase where you input your time.

SCROLL THROUGH ALL PHASES AVAILABLE ON THAT PROJECT TO ENSURE YOU ARE CHARGING CORRECTLY.

8

To enter EXPENSES ‐ BOTTOM section instructions continued… Click the Expense Item ellipsis             to bring up the Activity List.

Select the Expense Item and then click Select (or you can double click on the Expense Item).SCROLL THROUGH ALL EXPENSE ITEMS FOR THAT PROJECT TO ENSURE YOU ARE CHARGING CORRECTLY.

9

To enter EXPENSES ‐ BOTTOM section instructions continued…Payee:  leave blank.

Units:  enter units (number of miles, days of per diem, etc.), the Amount will automatically calculate once you’ve entered the Units.Unit Rate:  automatically populates when a unit‐based Expense Item is selected, NEVER enter anything into this field.  

Amount:  enter the dollar amount for any non unit‐based Expense Items (Airfare, Lodging, Fuel, etc.).Reference:  leave blank.

Notes:  enter detailed notes explaining each line item.

10

To enter EXPENSES ‐ BOTTOM section instructions continued…Complete one row for each Expense Item to the appropriate date.

Once you have entered all of the data for that row, use the tab key to go to the next row (or click in the next row’s date cell).Continue entering a new row for each Expense Item.

When you are finished entering expenses, ATTACH your receipts (see slide 12).Make sure In balance is in blue on the bottom.

11

Attach Receipts:If you have expenses requiring receipts (meals, hotel, airfare, etc.) you will need to attach your receipts.  

Click the attachment icon             to upload your receipts previously saved on Support (N:) drive.  The Attachments box will display.  Click Add, the Add Attachments box will display.  

Click Browse to access the receipts PDF file saved on the Support (N:) drive.You may have multiply line items, attach receipts PDF file to the first line only.

Once the file is uploaded, it will indicate Added in the Attachments box.  Click OK.  The attachment icon will turn green. 

12

To Save and Submit an Expense Report:Once you have completed that weeks' expense entry, click Submit, click Save and then click Close.

If you need to make changes to a submitted Expense Report (if your Expense Report has not been Supervisor or Account approved)you can go into that Expense Report, click unsubmit, make changes, click Submit, click Save and then click Close

to return to the home screen.To print your Expense Report, click Print.

13

To Exit Ajera:All active tasks must be closed.  If tasks are open, you will receive the error message below in a Cannot Exit box.

If you receive this message, click OK and then click the Close in the window you have open.Select File, Exit from the menu bar in the upper left corner of the home screen or click the red X in the top right corner of the screen. 

14

Sample Expense Report without Receipt Attachment:Unit‐Based Expense Items.  One line per day for each Expense Item.

15

Sample Expense Report with Receipt Attachment: One line for each Expense Item.

If you expense meals, include legible detailed copies of receipts (not just the summary total slip).  You MUST specifically indicate on the receipt who the meal was with 

and the client/company name if applicable in order to be reimbursed for it. 

16

Expense Report Tips & Info:

• To see the most current information after you have been working in Ajera, click the Refresh button.

• Using the Tab key on the keyboard is a good way to move through the expense entry grid.  Clicking in each cell works too.

• Use the F4 button to bring up the Project/Phase/Expense Item Lists once you’re in the associated cell.

• In the Project column, you can type in the project number L50612 (for example) then press the tab key and it will populate the cell with that project.  

• In the Phase column, if you know the work breakdown structure for the project you’re working on, you can type 01.10100 (for example) and press the tab key and it will populate the phase. (This entry refers to the ID column in the Phase List window.)

• In the Expense Item column, you can type the Expense Item and it automatically populates with the first option matching the letters you enter.  Make sure you’re selecting the correct Expense Item – there could be more than one item spelled similarly.

• To delete an expense row:  right click on the blue box to the left of the project cell and click Delete, it will ask you if you want to delete this row before it deletes it. 

• To delete an Expense Report:  This can only be done if the Expense Report has not been submitted, approved, billed, or paid.  If none of these have occurred, go to the Timesheet List, My Expenses tab, click on the expense report to be deleted and then click on the Delete button on the bottom of the window. It will ask you if you want to delete the expense report before it deletes it.

• If you have questions about where you should charge your expenses (project/phase/activity), contact your Supervisor.

• If you have questions about payroll, contact your Supervisor or Jennifer Wuestneck jwuestneck@pulsarobi.com. 

• If you have questions concerning Human Resources, contact HR@pulsarobi.com.

• If you have technical IT questions, contact itsupport@lwsurvey.com. 

17