aiesec guatemala - financial report q3 2014

AIESEC EN GUATEMALA

EDIFICIO CHAMBA VIA 5 1-23 ZONA 4 GUATEMALA CITY

AIESEC en Guatemala –

FINANCIAL REPORT Q3 2014

MCEB BORDER BREAKER

AIESEC en Guatemala –FINANCIAL REPORT Q3 2014

1

INDEX

ESTADO DE RESULTADOS ..................................................................................................................2

INCOMES

PLANNED VS EXECUTED ....................................................................................................................3

NEXT STEPS ...........................................................................................................................................3

EXPENSES

RESUMEN DE GASTOS ........................................................................................................................4

PROFIT

PLANNED VS EXECUTED ....................................................................................................................5

NEXT STEPS ...........................................................................................................................................5

CUENTAS AIESEC GUATEMALA

CUENTA NACIONAL ..........................................................................................................................7

CUENTA LCs ........................................................................................................................................8

NEXT STEPS ...........................................................................................................................................9

IGN FUND 2014-2015

¿Qué es el IGN FUND?......................................................................................................................9

Guatemala y el IGN Fund ...............................................................................................................9

AVANCES FINANCE AND LEGAL

REPRESENTACIÓN LEGAL............................................................................................................... 10

ANTE EL BANCO .............................................................................................................................. 10

ANTE MIGRACIÓN .......................................................................................................................... 10

CAMBIO DE PRECIOS DE PROGRAMAS ...................................................................................... 10

RECIBOS DE DONACIÓN ............................................................................................................... 11

DELEGACIÓN CUENTAS NACIONALES - EMPOWERMENT ....................................................... 11

FINANCE AND LEGAL SYNERGY CON OGX ............................................................................... 11

REAJUSTE FINANCE CON NUEVO CUSTOMER FLOW ................................................................ 11

AUDIT PROCESS ............................................................................................................................... 11

ANTE LA SAT ..................................................................................................................................... 11

AUDITORÍA A COMITÉS LOCALES Y COMITÉ NACIONAL ......................................................... 12

COMPILACIÓN ............................................................................................................................ 12


2

ESTADO DE RESULTADOS

ESTADO DE RESULTADOS

AIESEC en Guatemala

Estado de Resultados

Del 1 de Julio al 30 de Septiembre del 2014

Cifras en Quetzales (1 USD = Q8.00)

Ingresos

Ventas

Q205.682,08

(-) Devoluciones y Descuentos

-Q8.000,00

Otros Ingresos

Q0,00

Q197.682,08

VENTAS NETAS

Q197.682,08

Costo De Ventas

Compras

Q0,00

MARGEN BRUTO

Q197.682,08

Gastos Financiero y de Admin

Gastos de Inversión Q39.287,20

Gastos Administrativos Q115.947,12

Gastos Operativos Q13.029,44 Q168.263,76 Q168.263,76

UTILIDAD BRUTA (Antes de Impuestos)

Q29.418,32

IMPUESTOS

ISR Q1.470,92

IVA x Cobrar Q0,00 Q1.470,92

UTILIDAD NETA (Después de Impuestos)

Q27.947,40


3

27%

16%

0% 7%

31%

0%

19% EP GCDP

EP GIP

TN GCDP

TN GIP

Mgn. Adm.

ER

CXC

INCOME EVALUATION

PLANNED VS EXECUTED Durante el tercer trimestre del año 2014, se tuvo ingreso de los siguientes programas:

Para detalle de ingresos, link a Cash Flow de AIESEC Guatemala: http://bit.ly/1p2gjJF

Se llegó a una meta de ingresos financieros del 38% en cuanto a lo planeado. Hay un

GAP fuerte en IGIP y OGCDP. Factores que afectaron los resultados de IGIP fue el

cambio en el modelo financiero para el programa, en donde TN Takers actuales

pagan durante el MATCH. Durante el mes de octubre el foco es OGCDP, ya que no se

performó en septiembre como se esperaba.

Los ingresos de CxC fueron por pagos de Youth to Bussiness realizado en Abril que se

lograron cobrar hasta este trimestre, entre otras gestiones de cobros a empresas por

atrasos de pagos de salarios a trainees que AIESEC Guatemala tuvo que cubrir.

Nuestros programas foco IGIP y OGCDP aportaron el 71% de los ingresos de AIESEC en

Guatemala.

NEXT STEPS RA de OGCDP de Fish peak like never before, meta para octubre 170 RA.

Meta de IGIP en octubre 14 RA y asegurar pagos

Meta de ingresos financieros en mes de septiembre: $45,090.00

INCOMES Planned Delivered

EP GCDP $18.776,00 $ 4.430,00

EP GIP $ - $ 2.682,00

TN GCDP $ - $ 50,00

TN GIP $14.700,00 $ 1.100,00

Mgn.

Adm.

$ 6.450,00 $ 5.129,76

ER $ - $ -

CXC $ 2.950,00 $ 3.097,50

TOTAL $42.876,00 $16.489,26

AD OGCDP OGIP IGCDP IGIP CxC

http://bit.ly/1p2gjJF


4

0% 0% 1% 2% 0% 5% 0%

19%

2%

71%

OGX MKT

IGIP AD

TM OD

IGCDP Finance and Legal

MCP FIXED Costs

EXPENSES EVALUATION

RESUMEN DE GASTOS

Para ver detalle de cada gasto, ver Annual Budget AIESEC en Guatemala

2014-2015: http://bit.ly/ZRednp

Se gastó un 73% de lo planeado en el Budget Nacional. Como se puede ver en la

gráfica, todos los gastos en su mayoría fue para costos fijos y pago de deudas por

parte de Finance and Legal, ya fuera a comités Locales, externos y entidades

internacionales.

Así también, los pagos planeados para Finance and Legal pasaban los $4.000,00, ya

que se pagó la Deuda hacia AIESEC Colombia antes de lo planeado, a razón de

préstamo por representación de Miguel Gonzalez en IC Taiwán, ya que en Junio

AIESEC Guatemala no contaba con recurso financiero para cubrirlo. Con esto, al 30 de

septiembre, AIESEC Guatemala no tiene ninguna deuda con AIESEC Internacional ni

otras entidades internacionales, manteniendo full membership en cuanto gestión de

pagos. Así también, se comenzó a pagar la deuda hacia comités locales, pagando el

25% ($1.038,00) para libre uso de los comités ya fuera en operaciones o inversión de

miembros al congreso nacional realizado en septiembre. Más adelante especificación

de la deuda a comités locales.

OD tuvo inversiones para la generación del congreso ACTIVATE, llevado a cabo los

días 13, 14 y 15 de septiembre. Reflejado en el reporte financiero de Septiembre.

EXPENSES Planned Delivered

OGX $ 420,00 $ 16,72

MKT $ 390,00 $ 91,50

IGIP $ 815,00 $ 117,76

AD $ 354,00 $ 346,65

TM $ 1.432,00 $ 20,51

OD $ 1.438,00 $ 926,40

IGCDP $ - $ -

Finance and Legal $ 4.945,00 $ 3.984,50

MCP $ 1.880,00 $ 455,79

FIXED Costs $16.390,00 $14.493,39

HR in the MC $10.575,00 $ 8.750,00

External $ 2.949,00 $ 2.645,75

MC Office Budget $ 200,00 $ 13,63

International

Partnerships $ 2.666,00 $ 3.084,01

TOTAL $28.064,00 $20.453,22

http://bit.ly/ZRednp


5

$-

$5.000,00

$10.000,00

$15.000,00

$20.000,00

$25.000,00

PROFIT

PLANNED VS EXECUTED

Planned Delivered

On Account $ 13.177,39 $ 8.221,10

(+)INCOMES $ 42.876,00 $ 16.489,26

(-)EXPENSES $ 28.064,00 $ 20.453,22

(=) PROFIT $ 27.989,39 $ 4.257,14

Se cumplió con un 15% de la meta esperada de Utilidades, tomar en cuenta

que durante septiembre se esperaban y se tuvieron inversiones fuertes por el

congreso ACTIVATE, entonces se hizo reevaluación del plan de inversión para

el congreso y aumenta la meta de ingresos financieros para el mes de

octubre.

También se esperaba tener la mayoría de resultados de OGCDP para el fish

peak. Durante octubre el foco es lograr el GAP de raising que las entidades

locales y el MCEB se propusieron para el inicio de esta gestión.

NEXT STEPS OGCDP RA like never before: 170 RA en Q4.

IGIP/AD RA, meta 21 RA en Q4.

Continuar con la planeación de pagos a comités locales.


6

STATUS FINANCIERO

Al 01 de julio 2014, MCEB 2014-2015 recibe las siguientes cuentas por pagar:

Concepto Deuda Pagado Status al 30/09/2014

Abogado por servicios en

Mayo

$ 900,00 $ 900,00 Pagado

Trainee Jorge Vargas por

pérdida de documentos

legales

$ 133,75 $ - Rompimiento de

relación, no desea

pago

MC 14-15 primera quincena $ 900,00 $ 900,00 Pagado

Multa trainee Rafael Pereira

Migración por estar ilegal

$ 165,00 $ 165,00 Pagado

Multa trainee Joram V. Ginkel

Migración por estar ilegal

$ 112,50 $ 112,50 Pagado

Renta Casa Mayo $ 1.000,00 $ 1.000,00 Pagado

Renta Casa Junio y nuevo

contrato

$ 1.355,00 $ 1.355,00 Pagado

AIESEC Internacional 14-15 $ 270,00 $ 270,00 Pagado

AIESEC Internacional no

pagado en 13-14

$ 70,00 $ 70,00 Pagado

Delegados Go (excedente de

fee que pagaron que no se les

devolvió)

$ 93,75 $ 93,75 Pagado

Congreso GO - Pago a

chamba

$ 125,00 $ 125,00 Pagado

AIESEC Colombia - Préstamo

para representación a IC

Taiwán

$ 2.500,00 $ 2.500,00 Pagado

Quincena 3 MC Member 13-14 $ 600,00 $ 400,00 1Quincena

Pendiente

Contador por construcción de

todo registro contable del

01/01/2013-31/01/2014. Ya que

no se tenía registro contable

de todo el año 2013

$ 2.000,00 $ 2.000,00 Pagado

Honorarios contador Mayo y

Junio

$ 1.250,00 $ 1.250,00 Pagado

Deuda a LC: Uso completo de

fondos UFM

$ 600,00 $ 250,00

Deuda Total a LCs al

01/06/2014 era de

$4.010,13. MCEB 14-

15 ha reintegrado

$1.038,00 (26%)


fondos URL

$ 1.638,13 $ 420,00


fondos USAC

$ 1.197,00 $ 368,00


fondos UVG

$ 575,00 $ -

DEUDA TOTAL al inicio de

gestión MC 14-15

$ 15.485,13 $ 12.179,25

Referencia en QTZ Q123.881,00 Q 97.434,00


7

Ante esta situación MCEB Border Breaker comienza a trabajar desde el 10 de

junio 2014, 20 días antes de su gestión a razón que todo el MCEB Quasar (2013-

2014), a excepción de MCP Raúl Armenta, salieron de Guatemala deteniendo

las operaciones de AIESEC Guatemala. Sin embargo, aunque MCEB Border

Breaker comienza operaciones a partir del 10 de junio 2014, no recibe salario

por trabajo de junio y recibe su primera quincena hasta el 15 de julio 2014, por

situación financiera y entendimiento de que el comienzo oficial de gestión es a

partir del 1 de julio 2014.

Al 30 de septiembre 2014, AIESEC Guatemala no posee deuda con ninguna

entidad externa o hacia AIESEC Internacional.

El único tipo de deuda que posee AIESEC Guatemala al 30 de septiembre 2014

es de forma interna con entidades locales, el primer pago fue realizado en

septiembre y se divide en dos pagos más en Octubre y Noviembre, pagando

así en totalidad toda deuda generada hacia la organización.

CUENTAS AIESEC GUATEMALA

CUENTA NACIONAL

Quetzales Dólares Congresos

Inicia 01/07/2014 Q 29.457,37 $ 1.450,00 Q -

Termina 30/09/2014 Q 20.458,47 $ -371.00 Q -

Para ver con detalle los movimientos en las cuentas de banco, ingresar al

siguiente link: http://bit.ly/1p2gjJF

La cuenta de Quetzales representa altos flujos de efectivo de ingresos y

egresos debido a la entrada y salida de salarios de trainees GIP.

Cuenta de Dólares creció en ingresos al momento de cambio de pricing de

OGX de $150.00 a $280.00, donde se incentivó a estudiantes que pagaran

antes del cambio de precio. Sin embargo, la cuenta de dólares decreció ya

que por factor externo a la organización y control de lavado de dinero en

Banco Industrial en toda Guatemala, no se puede depositar en ninguna

cuenta de $USD más de $3,000.00 en efectivo, por lo que ahora debemos

manejar nuestros precios de OGX en Quetzales (QTZ), ya que nuestras



8

-500,00

0,00

500,00

1.000,00

1.500,00

2.000,00

2.500,00

operaciones sobrepasan esa cantidad de ingresos en efectivo. Todas las

reservas se fueron para pagar a entidades locales su representación en

congreso ACTIVATE y también pagos pendientes para la realización del

congreso.

Cuenta de congresos tuvo movimientos de Q30.415,70 de parte de delegados

que comenzaron a pagar el congreso ACTIVATE. Este dinero fue único para el

pago de Hotel del congreso. El congreso tuvo una inversión total de

Q47.644,90. Esto quiere decir, que el MCEB dió Q8.024,00 para inversión de

membresía de juntas directivas locales (y así también disminuyendo la deuda

hacia comités locales) + Q9.205.20 en gastos como tiquete del chair y faltante

para realización del congreso.

Ver Budget y ejecución financiera del congreso ACTIVATE: http://bit.ly/1y2Ua3j

CUENTA LCs

El aporte actual de las entidades

locales se presenta en la gráfica,

entidades con mayor aporte es

AIESEC UFM y AIESEC URL, quienes

representan el 66% de los fondos de

AIESEC en Guatemala. LCs con

deuda al MC: AIESEC UVG y AIESEC

Galileo.

Al 30 de Septiembre 2014

LCs Cuenta USD Cuenta QTZ

UFM $ 1.101,00 Q 1.040,00

USAC $ 567,00 Q 1.900,00

URL $ 2.069,74 Q 1.562,14

UVG -$ 150,00 Q -

Galileo -$ 100,00 Q -

TOTAL $ 3.487,74 Q4.502,14

23%

15%

43%

0%

19%

0%

Repartición nacional

UFM

USAC

URL

UVG

MCEB

Galileo

http://bit.ly/1y2Ua3j


9

NEXT STEPS Continuar Tracking Budget Nacional y Budget locales.

Seguimiento a entidades con menor performance y empujar entidades con

mayor performance.

En octubre se realizará un finance Challenge para incentivar a los comités

locales a incrementar y mejorar sus finanzas locales, y generar mayor

reserva a la cuenta nacional.

IGN FUND 2014-2015

¿Qué es el IGN FUND?

Cada período MCEB, todos los países pertenecientes a la región

Iberoamericana como entidad hacia AIESEC Internacional, pagamos un fondo

en proporción del tamaño de nuestras operaciones como entidad y este va a

un fondo único internacional. Este fondo da apoyo a inversiones de la misma

región, desde subsidios a MCPs a congresos internacionales, como apoyo de

visitas de equipo de soporte de AIESEC Internacional a la región, entre otros.

Guatemala y el IGN Fund

Para el periodo MC 2014-2015, AIESEC en Guatemala es sede de fondos de

toda la región Iberoamericana. Esto conlleva una gran responsabilidad de

parte de AIESEC Guatemala hacia toda la región Iberoamericana y así

también demuestra la confianza que se tiene ante AIESEC Internacional.

A razón de esto, es que podemos observar que la cuenta de Dólares de

AIESEC Guatemala tiene más dinero del reportado, más se especifica que este

dinero le pertenece al IGN Fund y no para uso de AIESEC Guatemala.

Para ver qué fondos son del IGN Fund y qué fondos pertenecen a AIESEC

Guatemala, ver en Cash Flow la identificación de cada ingreso/gasto:




10

AVANCES FINANCE AND LEGAL

Medidas de éxito de Finance and Legal durante el primer trimestre del MCEB

Border Breaker:

REPRESENTACIÓN LEGAL Quiénes son representantes Legales en el período 2014-2015, ante

Gobernación:

Miguel Angel Gonzalez – Presidente

Jonathan Isaza – Vicepresidente

Gabriela Alvarez – Secretaria-Tesorera

ANTE EL BANCO Firmantes autorizados: Gabriela Alvarez y Miguel Gonzalez. No se contaba con

firma de MCP en Bancos desde hace 2 años anteriores.

ANTE MIGRACIÓN Tanto Miguel Gonzalez como Gabriela Alvarez pueden firmar convenios ante

empresas y represantes legales ante migración, esto debido que se tiene

mandatos especiales para ambos. Esto no era posible desde hace 1 año y

medio.

Al 1 de julio 2014, se recibieron 10 trainees con procesos migratorios

incompletos y/o en estado de ilegales. Al 30 de septiembre 2014 se logró 8

trainees con visa de residencia resuelta/tramitada y aceptada ante migración.

CAMBIO DE PRECIOS DE PROGRAMAS Luego de evaluar situaciones y sostenibilidad de programas, se legisla y

aprueba cambio de precios:

Precio anterior Precio actual Aumenta/Disminuye

OGCDP $ 150,00 $ 280,00 87%

OGIP $ 300,00 $ 400,00 33%

IGCDP $ 100,00 $ 50,00 -50%

IGIP $ 700,00 $ 800,00 14%

Mgn. Adm. $ 150,00 $ 200,00 33%


11

RECIBOS DE DONACIÓN Por primera vez en la historia de la cuenta de Dólares USD, AIESEC Guatemala

tramita recibos de Donación acreditados por la SAT, asegurando

transparencia y respaldo contable para ingresos de EPs y IGN Fund.

DELEGACIÓN CUENTAS NACIONALES - EMPOWERMENT Se comenzó a delegar gestión de cobros de empresas a NSTs de FNZ y AD,

Jorge Alcain y Mario Barrientos, quienes manejaron la gestión de cobro de

CBC, KIPO, HOMELAND, NOVARTIS, SANOFI, ABBOTT y ACADEMIA EUROPEA. Se

les felicita por el 93% de cobros ejecutados a tiempo y 100% de salarios de

trainees pagado a tiempo durante septiembre.

FINANCE AND LEGAL SYNERGY CON OGX Creación de políticas de contacto y apoyo a operaciones pilotas con el

programa foco: OGCDP, así asegurar acortar cuellos de botella en el actual

customer flow y así también asegurar el Finance and Legal MoS enfocado a

operaciones.

REAJUSTE FINANCE CON NUEVO CUSTOMER FLOW Reevaluación de Budget y Risk análisis con el nuevo Customer flow.

Desición: riesgoso y probabilidad de quiebra si se cambia el modelo financiero

durante el peak de intercambios. Es por ello que el customer flow cambia,

pero en caso de OGX, se seguirá cobrando en el momento de inscripción al

programa hasta el 31 de diciembre 2014, luego se adaptará a cobro durante

el MATCH. Programas de ICX si cambian a pagarse por completo durante el

MATCH desde el 01 de octubre 2014.

AUDIT PROCESS Se implementa por primera vez proceso de auditoría para asegurar

documentación legal de nuestros programas, programa piloto: OGCDP.

ANTE LA SAT Solvencia Fiscal Vigente, extendida el 03/09/2014. Ver: http://bit.ly/1BT8o4p

Miguel Gonzales es el representante legal ante la SAT.

http://bit.ly/1BT8o4p


12

AUDITORÍA A COMITÉS LOCALES Y COMITÉ NACIONAL

COMPILACIÓN

En la siguiente tabla, se puede ver el porcentaje en el cual las entidades tienen

la documentación legal completa de sus EPs OGCDP en Podio. Ojo, esto no

significa que los EPs estén en RA, es sólo en cuanto a EPs que tienen

documentación legal completa en Podio.

URL USAC UVG UFM GALILEO MCEB

JULIO 85% N/A 0% 0% N/A N/A

AGOSTO 73% 90% 100% 0% N/A N/A

SEPTIEMBRE 85% 100% N/A 0% 100% N/A

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL 53% 95% 50% 0% 100% 0%

IMPORTANTE:

Esta es auditoría piloto con el programa OGCDP, para mes de diciembre

comienza auditoría de ICX y OGIP. Octubre incluirá auditoría conjunta

comparativa y se incluirá auditoría a MCEB.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Toda la información vista en este reporte es un compilado y obtenida de los

siguientes Recursos:

Cash Flow AIESEC Guatemala 2014: http://bit.ly/1p2gjJF

Annual Budget AIESEC en Guatemala 2014-2015: http://bit.ly/ZRednp

Finance Report Junio 2014: http://bit.ly/1yNcrD7

Finance Report Julio 2014: http://bit.ly/1yNcnDj

Finance Report Agosto 2014: http://bit.ly/1BSn6bV

Finance Report Septiembre 2014: http://bit.ly/1uBOIlk

Auditoría OGCDP a entidades locales: http://bit.ly/1EiSnJd


http://bit.ly/ZRednp

http://bit.ly/1yNcrD7

http://bit.ly/1yNcnDj

http://bit.ly/1BSn6bV

http://bit.ly/1uBOIlk

http://bit.ly/1EiSnJd


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Ana Gabriela Alvarez Luna

National Director of Finance and Legal

AIESEC in Guatemala

[email protected]

+502 5783‐9663

mailto:[email protected]

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