agm - european commission14 jānoklikšķina uz “jā” (yes), lai apstiprinātu dalību...

AGM

Lietotāja rokasgrāmata

Datums: 22/03/2017

Versija: 1.2

Programmatūras

versija:

V1.38.3

AGM: Lietotāja rokasgrāmata

2

Saturs

1. Ievads ............................................................................................................... 3

1.1. Definīcija ................................................................................................................................. 3

1.2. Atruna ..................................................................................................................................... 3

1.3. Autentifikācijas sistēmas EU Login izmantošana ..................................................................... 3

2. AGM lietotāju veidi ........................................................................................... 4

2.1. Korespondents ........................................................................................................................ 4

2.1.1. Kā kļūt par korespondentu .................................................................................................... 4

2.1.2. Dalībnieku saraksta sagatavošana un nosūtīšana .................................................................. 6

2.1.3. Dalībnieku saraksta labošana............................................................................................... 10

2.2. Dalībnieks ............................................................................................................................. 12

2.2.1. Pieteikšanās sistēmā dalībnieka statusā .............................................................................. 13

2.2.2. Maksājumu datu ievadīšana ................................................................................................ 16

2.2.3. Bankas konta datu mainīšana .............................................................................................. 26

2.2.4. Bankas konta piesaistīšana .................................................................................................. 27

2.2.5. Izdevumu atlīdzinājuma pieteikuma aizpildīšana un iesniegšana ....................................... 28

2.2.6. Izmaiņas izdevumu atlīdzinājuma pieteikumā ..................................................................... 35

2.3. Paziņojumi ............................................................................................................................ 37

2.3.1. Paziņojumi, kas nosūtīti korespondentam ........................................................................... 37

2.3.2. Paziņojumi, kas nosūtīti dalībniekam .................................................................................. 38

https://webgate.ec.europa.eu/tools/agm/fo/


3

1. IEVADS

1.1. Definīcija

Tīmekļa vietne AGM (akronīms no A new Gateway to EU Meetings – jauns portāls, kas nodrošina

piekļuvi ES sanāksmēm) atvieglo ekspertu sanāksmju organizēšanu Eiropas Komisijā un arī izdevumu

atlīdzināšanu. Šī tīmekļa vietne pašlaik ir izmēģinājuma posmā. Tās izmēģināšanā piedalās ierobežots

skaits ekspertu grupu un komiteju. Ja rezultāti būs pozitīvi, AGM vietni izmantos visām ekspertu

grupām.

Tīmekļa vietnē AGM ekspertiem ir šādas iespējas:

saņemt uzaicinājumus uz sanāksmēm (tostarp sanāksmes darba kārtību un citu informāciju),

apstiprināt savu dalību sanāksmēs,

norādīt savus bankas konta datus,

elektroniski sagatavot un nosūtīt izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu.

1.2. Atruna

Šajā rokasgrāmatā sniegtā informācija ir tikai orientējoša un apraksta, kā lietot AGM lietotni. Tā kā

sistēma pastāvīgi mainās, apraksta precizitāte nevar tikt garantēta. Rokasgrāmatā sniegtā informācija

nekādā gadījumā neaizstāj ES tiesību aktus un nav uzskatāma par Komisijas juridisko interpretāciju.

1.3. EU Login sistēmas izmantošana

AGM vietne izmanto sistēmu EU Login kā vienīgo autentifikācijas metodi.

Lai uzzinātu, kā izveidot EU Login kontu un atiestatīt paroli, ieskatieties AGM portāla FAQ sadaļā.


https://ec.europa.eu/tools/agm/en/support/Registering%20in%20AGM


4

2. AGM LIETOTĀJU VEIDI

2.1. Korespondents

Jūs kā korespondents esat kontaktpersona komitejas vai ekspertu grupas loceklim, kurš ir uzaicināts

uz sanāksmi. Jūs izmantojat AGM, lai darītu Komisijai zināmus jūsu delegācijas dalībnieku (jūsu

organizācijas pārstāvju, kuri piedalīsies sanāksmē) vārdus.

Dalībnieku sarakstu varat sagatavot ārpus AGM. Kad saraksts gatavs, varat ievadīt to sistēmā.

Jūs saņemsiet no sanāksmes organizētāja e-pastu ar uzaicinājumu, darba kārtību un citu informāciju

par sanāksmi.

Šajā e-pastā būs arī saite uz AGM, kas jums kā delegācijas korespondentam piešķirs piekļuvi.

Uzmanieties, nododot šo saiti citiem: tā piešķir piekļuvi jebkuram korespondenta statusā.

Lietojot AGM, jums ir jāievada ziņas par katru dalībnieku.

Kad saraksts ir gatavs, jums tas jānosūta sanāksmes organizētājam.

2.1.1. Kā kļūt par korespondentu

Kā minēts iepriekš, jūs saņemsiet e-pastu, kurā būs uzaicinājums un cita informācija par sanāksmi, kā

arī saite uz AGM vietni.

Zemāk redzams korespondentam nosūtīta uzaicinājuma paraugs. E-pastā ir divas galvenās daļas:

1) uzaicinājums ar pielikumiem;

2) norādījumi par to, kā kļūt par korespondentu, un citas saites uz plašāku informāciju.

Jūs saņemsiet uzaicinājumu kā e-pasta pielikumu, un tā tekstu varēsiet izlasīt arī pašā e-pasta vēstulē.



5

Noklikšķinot uz šīs saites, jūs kļūsiet par attiecīgās sanāksmes korespondentu.

Ar savu EU Login kontu varēsiet pieteikties AGM un aplūkot informāciju par sanāksmi. Pēc tam jūs

varēsiet ievadīt dalībnieku sarakstu.



6

Visas saites atrunas paziņojuma tekstā ved uz tīmekļa vietni AGM. Tur ir pieejama plašāka informācija

par AGM (FAQ, atbalsta dienesta kontaktinformācija utt.).

Lai kļūtu par attiecīgās sanāksmes korespondentu un AGM vietnē sagatavotu dalībnieku sarakstu,

noklikšķiniet uz e-pastā saņemtās saites.

2.1.2. Dalībnieku saraksta sagatavošana un nosūtīšana

Jums kā sanāksmes korespondentam ir jānosūta sanāksmes organizētājam saraksts ar jūsu

delegācijas dalībniekiem.

Kad noklikšķināsiet uz saites, lai kļūtu par korespondentu, atvērsies šāds ekrāns:

Šeit atkal varat redzēt uzaicinājuma tekstu un varat piekļūt saistītajiem dokumentiem.

Izmantojiet navigācijas izvēlni, lai piekļūtu dažādām AGM sadaļām.

Navigācijas izvēlnē noklikšķiniet uz “Dalībnieki” (Participants).

Šeit būs redzams jūsu vārds un statuss — korespondents. Ja redzami vairāki vārdi, tas nozīmē, ka

uzaicinājums ir nosūtīts (vai pārsūtīts) citiem saņēmējiem, kas ir apstiprinājuši korespondenta statusu.



7

Jāņem vērā: tikai viens korespondents var nosūtīt dalībnieku sarakstu — tas ir pirmais, kurš atbildējis.

Sadaļā “Delegācijas dalībnieki” (Delegation Participants) varat vai nu nosūtīt neaizpildītu sarakstu, vai

pievienot dalībniekus.

Tiklīdz pievienosiet dalībniekus, to vārdi būs redzami šajā sadaļā.

Korespondents var pats sevi pievienot kā dalībnieku, noklikšķinot uz “Pievienot kā dalībnieku” (Add

as participant), un ievadot obligāto informāciju; lai pabeigtu šo soli, noklikšķiniet uz “Atjaunināt”

(update).

Lai pievienotu citus dalībniekus, izvēlieties iespēju “kā jauns dalībnieks” (as a new participant of this

member), ja vēlaties uzaicināt dalībnieku, kurš iepriekš nav piedalījies ar AGM starpniecību organizētā

sanāksmē. Savukārt, ja dalībnieks jau ir tādā piedalījies, varat meklēt pēc dalībnieka vārda, izvēloties

iespēju “agrākas sanāksmes”(from the last X meetings).

Parādīsies šāds ekrāns. Ievadiet dalībnieku datus.



8

Aizpildiet visus laukus.

Jāņem vērā: iespēja “var prasīt izdevumu atlīdzinājumu” (Entitled to claim expenses) attiecas tikai uz

dažiem dalībniekiem.

Tas, cik dalībnieki var pieprasīt izdevumu atlīdzinājumu, ir noteikts uzaicinājumā izklāstītajos

noteikumos.

Pēc tam noklikšķiniet uz “Pievienot” (Add).



9

Dalībnieka vārds parādīsies sadaļā “Delegācijas dalībnieki” (Delegation Participants). Tagad, ja

vēlaties, varat pievienot citu dalībnieku.

Pēc dalībnieka pievienošanas blakus tā vārdam būs uzraksts “Jauns” (New) — tas nozīmē, ka šis

dalībnieks sarakstā ir jauns.

Slejā “Dalība” (Attendance) ir redzama jautājuma zīme (“?”) (Korespondents, kurš pievienojis savu

vārdu, var jau tagad apstiprināt savu dalību). Lai gan jūs kā korespondents zināt, ka dalībnieki

piedalīsies sanāksmē, katram dalībniekam pašam tas jāapstiprina AGM.

Lai labotu ziņas par dalībnieku vai izņemtu to no saraksta, noklikšķiniet uz pogas “Darbības” (Actions)

attiecīgā dalībnieka ailē.

Kad dalībnieku saraksts ir gatavs, noklikšķiniet uz pogas “Nosūtīt dalībniekus” (Send participants), lai

nosūtītu sarakstu sanāksmes organizētājam.

Parādīsies šāds paziņojums. Noklikšķiniet “OK” (Accept), lai nosūtītu sarakstu.

Kad esat nosūtījis sarakstu, jūs vairs nevarat to labot šajā sadaļā.

Jūs saņemsiet apstiprinājuma ziņu par to, ka dalībnieku saraksts ir nosūtīts sanāksmes organizētājam.

Tā pati ziņa parādīsies AGM paziņojumu sadaļā.

Vienlaikus katrs dalībnieks, ko esat iekļāvis sarakstā, saņems e-pastu, kurā būs teikts, ka viņa vārds ir

norādīts sanāksmes dalībnieku sarakstā.



10

2.1.3. Dalībnieku saraksta labošana

Dalībnieku saraksts ir nosūtīts sanāksmes organizētājam, kuram tas ir jāapstiprina.

Tagad jums jāgaida ziņa no sanāksmes organizētāja.

Sanāksmes organizētājs var nolemt apstiprināt sarakstu bez piebildēm vai arī lūgt jums veikt

izmaiņas. Jebkurā gadījumā jūs saņemsiet e-pastu un atsevišķu paziņojumu AGM.

Ja sanāksmes organizētājs jums lūgs veikt izmaiņas dalībnieku sarakstā, jūs saņemsiet šādu e-pasta

vēstuli:

Lai labotu dalībnieku sarakstu, ieejiet AGM un atveriet attiecīgo sanāksmi.

Atverot izvēlni “Dalībnieki” (Participants), saraksts parādīsies rediģējamā režīmā.



11

Izvēlieties dalībnieku, kurš ir jāizņem no saraksta, un nospiediet uz pogas “Darbības” (Actions)

dalībnieka ailē.

Izvēlieties “Izņemt” (Remove), lai izņemtu dalībnieku no saraksta.

Ja pamanāt, ka ziņas par kādu dalībnieku ir nepareizas, varat tās labot, noklikšķinot uz pogas

“Darbības” (Actions) pie attiecīgā dalībnieka vārda. Tālāk izvēlieties “Rediģēt” (Edit).



12

Noklikšķiniet uz “Atjaunināt” (Update), lai saglabātu izmaiņas.

Kad visas vajadzīgās izmaiņas ir veiktas, nosūtiet dalībnieku sarakstu sanāksmes organizētājam

apstiprināšanai.

Jūs atkal saņemsiet e-pastā apstiprinājuma ziņu, kā arī atsevišķu paziņojumu AGM par to, ka

dalībnieku saraksts ir nosūtīts sanāksmes asistentam apstiprināšanai.

Tajā pašā laikā no saraksta izņemtais dalībnieks saņems e-pastu par to, ka viņš ir izņemts no saraksta.

2.2. Dalībnieks

Dalībnieks ir eksperts, kurš piedalās sanāksmē. Dalībnieks var būt delegācijas loceklis (parasti saņem

uzaicinājumu no korespondenta) vai sanāksmē piedalīties individuāli (pēc tieša organizatora

uzaicinājuma).

Dalībnieks saņems e-pastu ar uzaicinājumu piedalīties sanāksmē. Šajā e-pasta vēstulē būs saite uz

AGM.

Jūs kā dalībnieks varat piekļūt uzaicinājumam AGM vietnē un skatīt tur citu informāciju par sanāksmi.

Vispirms jūs saņemat e-pastu ar uzaicinājumu piedalīties sanāksmē.

Šajā e-pastā ir saite, kas ļauj aktivizēt lietotāja profilu dalībai šajā sanāksmē.

Izmantojiet šajā e-pastā norādīto saiti, lai apstiprinātu vai noraidītu uzaicinājumu un iesniegtu savus

datus, kas vajadzīgi, lai saņemtu e-caurlaidi iekļūšanai ēkā.



13

2.2.1. Pieteikšanās sistēmā dalībnieka statusā

Noklikšķiniet uz sanāksmes uzaicinājuma saites un piesakieties, izmantojot savu EU Login kontu.

Pirmo reizi atverot konkrētu sanāksmi, jums būs jāpiesaista tā savam lietotāja profilam.

Jums būs tā jārīkojas vienu reizi katrai sanāksmes grupai.

Noklikšķiniet uz “Aktivizēt manu profilu” (Activate my profile), lai atvērtu uzaicinājumu uz sanāksmi.

Te varat izlasīt uzaicinājumu, aplūkot pielikumus un apstiprināt dalību sanāksmē.

Zem virsraksta “Uzaicinājums uz sanāksmi” (Meeting invitation) ir norāde “Jūs vēl neesat apstiprinājis

dalību šajā sanāksmē”.



14

Jānoklikšķina uz “Jā” (yes), lai apstiprinātu dalību sanāksmē. Ja plānota vairāku dienu sanāksme,

automātiski tiks atzīmētas visas dienas. Jūs varat atcelt atlasi tām dienām, kurās sanāksmi

neapmeklēsiet. Ja atlase tiek atcelta visām dienām, dalības statuss mainās uz “Nē” (no).

Lai ievadītu savus datus, atveriet nolaižamo izvēlni pie sava profila vārda.



15

Šajā lapā būs redzama jūsu EU Login konta informācija. Nepieciešamības gadījumā varat mainīt šos

datus, noklikšķinot uz pogas “Mainīt” (Change) katrā sadaļā.

Jums jāievada savi profila dati un personu apliecinoši dokumenti. Šī informācija sanāksmes

organizētājiem ir nepieciešama, lai sagatavotu un pieprasītu jūsu e-caurlaidi iekļūšanai sanāksmes

norises vietā. Tiklīdz šī informācija būs ievadīta, tā būs spēkā un tiks saglabāta jūsu profilā. Tas

nozīmē, ka jums tā jāievada tikai vienu reizi un jāatjaunina tikai tad, ja nepieciešams.

Aizpildiet sadaļu “Profila dati” (Profile details) un noklikšķiniet uz “Saglabāt” (Save).

Aizpildiet sadaļu “Personu apliecinoši dokumenti” (Identity documents).

Noklikšķiniet uz “Pievienot jaunu dokumentu” (Add new document), lai ievadītu jūsu personu

apliecinošā dokumenta datus:



16

izvēlieties dokumenta veidu, ievadiet dokumenta numuru, derīguma termiņu un izdevējvalsti. Tad

noklikšķiniet uz “Atjaunināt” (Update), lai saglabātu šo informāciju.

Jums jāatceras šajā sadaļā norādīt jaunos datus, kad mainīsiet savu personu apliecinošo dokumentu.

Katrā uzaicinājumā uz sanāksmi jūs aicinās ievadīt savus profila datus. Tie ir spēkā pēc tam, kad tos

esat ievadījis AGM, tomēr ieteicams pārbaudīt, vai ievadītā informācija joprojām ir pareiza.

Blakus informācijai par dokumentu ir rediģēšanas poga, kas ļauj atjaunināt vai dzēst informāciju par

pašreizējo dokumentu.

Šo lapu var arī atvērt, izmantojot uzaicinājumā norādīto saiti.

2.2.2. Maksājumu datu ievadīšana

Kad sanāksmes organizētājs ir apstiprinājis dalībnieku sarakstu (tieši uzaicinātās delegācijas tiek

apstiprinātas jau uzaicinājuma nosūtīšanas brīdī), visi dalībnieki, tostarp korespondents, saņem e-

pastu, kā arī atsevišķu paziņojumu AGM.

Ja jums nav tiesību saņemt izdevumu atlīdzinājumu, jums nekas nav jādara, un e-pastā, ko saņemsiet,

šī procedūra nebūs minēta.



17

Ja jums ir tiesības saņemt ceļa izdevumu atmaksu, jūs saņemsiet paziņojumu, kurā būs aicinājums

AGM ievadīt sava bankas konta datus.

Piesakieties AGM, izmantojot savu EU Login kontu, lai skatītu sanāksmju sarakstu:



18

Sanāksmju sarakstā redzamas visas gaidāmās un jau notikušās sanāksmes, uz kurām dalībnieks ir ticis

uzaicināts.

Pie tām sanāksmēm, saistībā ar kurām jums ir tiesības saņemt izdevumu atmaksu, attiecīgā

informācija parādīsies slejā “Izdevumu atlīdzinājuma pieteikums” (Expenses Claim).

Šajā piemērā pieteikumam ir melnraksta statuss, un bankas konta dati nav ievadīti.

Noklikšķiniet uz saites “Uz izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu” (Go to expenses claim), lai atvērtu

pieteikuma veidlapu.

(Plašāka informācija par izdevumu atlīdzinājuma pieteikuma veidlapu sniegta sadaļā Izdevumu

atlīdzinājuma pieteikuma aizpildīšana un iesniegšana. Šajā sadaļā ir tikai skaidrots, kā ievadīt bankas

konta datus.)



19

Jūsu bankas konta dati atrodas veidlapas otrajā cilnē. Noklikšķiniet uz cilnes “Bankas konts” (Bank

account) vai pogas “Ievadīt bankas kontu” (Enter bank account), kas atrodas sadaļā “Statuss”

(Status).

Parādīsies lapa ar informāciju par bankas kontu.



20

Tajā būs redzami bankas konti, ko esat izmantojis dažādiem izdevumu atlīdzinājuma pieteikumiem.

Parādītajā piemērā nav redzams neviens iepriekšējs bankas konts, jo šī ir pirmā sanāksme, kurā

piedalās šis dalībnieks.

2.2.2.1. Jauna bankas konta pievienošana ekspertiem no valdības delegācijām

Lai sāktu ievadīt bankas konta datus, noklikšķiniet uz “Pievienot jaunu bankas kontu” (Add new bank

account).

Juridiskās personas nosaukums tiks automātiski ielādēts no ABAC; šī informācija ir saistīta ar valsti,

kuru pārstāv valdības delegācija (šajā gadījumā delegācija bija no Apvienotās Karalistes).

Izvēlieties valsti konta datu sadaļā — šī iespēja ir pieejama, jo konta valsts var nebūt tā pati valsts, no

kuras ir delegācija. Pēc valsts izvēlēšanās būs pieejami IBAN/konta numura un konta īpašnieka vārda

lauki. Tie ir obligāti jāaizpilda.

Ir trīs izņēmumi, kas saistīti ar šādiem kontiem:



21

Īrijas Valsts kases konts,

Francijas ministriju konti (konti, kas atvērti Service de contrôle Budgétaire et

Comtable Ministériel – MINEFI ),

Itālijas konti, kas atvērti Tesoreria Centrale Dello Stato.

Eksperts, kurš pārstāv dalībvalsti, var izmantot šos kontus (ja IBAN un konta numurs nav pieejams, bet

ir zināms tikai valsts kases konta atsauces numurs), izvēloties saiti “Valsts kases konts” (Treasury

account) un tad kā konta numuru ievadot īpašu kodu, ko piešķir Eiropas Komisija. Lai saņemtu šādu

īpašu kodu, jānosūta e-pasts uz adresi [email protected], tajā norādot jūsu e-pasta

adresi, jūsu pārstāvēto ministriju un valsti, kā arī kontu, ko vēlaties izmantot (ja jums ir iepriekš izdota

ekspertu izdevumu atlīdzinājuma lapa, lūdzu, pievienojiet to).

IBAN laukā ir iespējams ievadīt tikai pareizo burtu un ciparu skaitu, kas atbilst katrai valstij.

Kad visi prasītie konta datu lauki ir aizpildīti, noklikšķiniet uz pogas “Pārbaudīt” (Verify).

Ja šis bankas konts jau ir ABAC sistēmā, bankas konta datus var iesniegt (pēc tam, kad brīdinājuma

paziņojumā apstiprināsiet, ka vēlaties izmantot šo jaunpievienoto kontu).

Ja šī bankas konta vēl nav ABAC sistēmā, atvērsies jauns logs, kurā ekspertam būs jānorāda obligātā

informācija — konta īpašnieks un bankas filiāle. Ja izvēlēsieties opciju, ka esat konta īpašnieks, būs

obligāti jāpievieno nesen izdots bankas izraksts.


mailto:[email protected]


22

Ja izvēlēsieties opciju, ka neesat konta īpašnieks, pēc informācijas saglabāšanas un bankas konta

izveides apstiprināšanas jums būs jāizdrukā finanšu identifikācijas veidlapa. Tā būs jāparaksta konta

īpašniekam un pēc tam jāieskenē un jāaugšupielādē. Šajā gadījumā nesens bankas izraksts nav

obligāts, tomēr, ja tāda nav, tad uz finanšu identifikācijas veidlapas jābūt arī bankas pārstāvja

zīmogam un parakstam.

Augšupielādējiet parakstīto veidlapu un saglabājiet to. Pēc atjauninājuma apstiprināšanas parakstītā

veidlapa būs pieejama konta datu sadaļā, un jūs varēsiet izvēlēties bankas kontu un iesniegt to

apstiprināšanai.



23

Pēc tam, kad bankas konts iesniegts apstiprināšanai, eksperts e-pastā tiks informēts par to, vai ir

nepieciešams labot bankas konta datus vai norādīt citu bankas kontu.



24

2.2.2.2. Jauna bankas konta pievienošana privātiem ekspertiem

Lai sāktu ievadīt sava bankas konta datus, noklikšķiniet uz “Pievienot jaunu bankas kontu” (Add new

bank account).

IBAN laukā ir iespējams ievadīt tikai pareizo burtu un ciparu skaitu, kas atbilst katrai valstij.

Ja būsiet ievadījis nepareizu IBAN vai konta numuru, pēc pārbaudes jūs par to informēs Eiropas

Komisijas finanšu departaments.

Visi lauki ir obligāti, izņemot lauku “PVN numurs” (VAT number).

Kad visi prasītie lauki ir aizpildīti, noklikšķiniet uz pogas “Pārbaudīt”.



25

Nākamajā ekrānā jums tiks jautāts, vai vēlaties izmantot šo bankas kontu izdevumu atmaksas

pieprasīšanai.

Noklikšķiniet uz “Ok” un nākamajā ekrānā apstipriniet, ka izmantosiet šo bankas kontu šim izdevumu

atlīdzinājuma pieteikumam.



26

2.2.3. Bankas konta datu mainīšana

Bankas konta apstiprināšanas posmā finanšu departaments var jums lūgt veikt izmaiņas jūsu bankas

konta datos vai ievadīt jaunu bankas kontu.

Šādā gadījumā jūs saņemsiet e-pastu un paziņojumu AGM sistēmā.

Turpmāk piemērā redzams, ka finanšu departaments lūdz dalībnieku atjaunināt konta īpašnieka

vārdu — norādīt nevis personas vārdu, bet uzņēmuma nosaukumu.

Šeit redzams, ka eksperte, ievadot bankas konta datus, nejauši norādījusi savu vārdu, nevis

uzņēmuma nosaukumu.

Noklikšķiniet uz e-pastā norādītās saites, lai pieteiktos AGM, izmantojot sava EU Login konta datus.

Atvērsies bankas konta datu sadaļa.



27

Noklikšķiniet uz ikonas “Rediģēt” (Edit), atvērsies šāds ekrāns:

Tas ir rediģējams. Jūsu iepriekš ievadītie dati joprojām ir šeit redzami.

Jums tikai jāveic nepieciešamās izmaiņas un jānoklikšķina uz “Pārbaudīt” (Verify).

2.2.4. Bankas konta piesaistīšana

Bankas kontu, kas apstiprināts un izmantots saistībā ar sanāksmi kādā sanāksmju grupā, var izmantot

izdevumu atmaksas saņemšanai saistībā ar citu tās pašas grupas sanāksmi, un šādā gadījumā nav

nepieciešams to atkārtoti apstiprināt. Tomēr, ja vēlaties izmantot šo bankas kontu saistībā ar

sanāksmi, kas ietilpst citā sanāksmju grupā, jums tas jāpiesaista jaunajai sanāksmju grupai.

Augstāk redzamajā piemērā dalībniekam ir jānosūta sava bankas konta dati, lai saņemtu izdevumu

atmaksu, kas saistīti ar sanāksmi “Notification”, kura ietilpst sanāksmju grupā “New wave”.

Sadaļā “Pieejamie bankas konti” (Available bank accounts) jūs varat redzēt bankas kontu, kas

izmantots sanāksmju grupā “BUDG –AGM Acceptance”. Noklikšķiniet uz “Izvēlēties šo kontu” (Select



28

this bank account) un nākamajā ekrānā noklikšķiniet uz “Iesniegt bankas konta datus” (Submit bank

details), lai piesaistītu šo kontu jaunajai sanāksmju grupai.

2.2.5. Izdevumu atlīdzinājuma pieteikuma aizpildīšana un iesniegšana

Ja jums ir tiesības pieprasīt izdevumu atlīdzinājumu, pieteikumu jūs varat iesniegt tikai pēc sanāksmes

beigām, kad sanāksmes organizētājs ir apstiprinājis, ka tajā piedalījāties.

Jūs saņemsiet e-pastu un paziņojumu par to, ka sanāksmes organizētājs ir apstiprinājis jūsu dalību

sanāksmē.

Noklikšķiniet uz e-pastā iekļautās saites, lai piekļūtu AGM, un piesakieties, izmantojot savu EU Login

kontu.



29

Atveriet sanāksmju sarakstu un noklikšķiniet uz “Uz izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu” (Go to

expenses claim). Pieteikums “Melnraksta” (Draft) statusā būs blakus tās sanāksmes nosaukumam,

attiecībā uz kuru apstiprināta jūsu dalība.

Ja vēl neesat ievadījis sava bankas konta datus, pie izdevumu atlīdzinājuma pieteikuma parādīsies

paziņojums “Ievadiet bankas konta datus” (please enter bank account details). Par bankas konta datu

labošanu lasiet šeit.

Izdevumu atlīdzinājuma pieteikumam ir trīs galvenās sadaļas:

Brauciena informācija

Izdevumi

Statuss

Augšējā labajā stūrī redzamas apmeklētās sesijas (attended sessions), kā apstiprinājis sanāksmes

organizētājs.



30

Sadaļā “Brauciena informācija” (Travel details) apakšpusē noklikšķiniet uz “Rediģēt” (edit ), lai

ievadītu datus par savu braucienu, aizpildot šādus laukus:

Darbavieta (Place of work);

Valsts (Country);

Informācija par izbraukšanu (Departure);

Informācija par ierašanos (Arrival);

Eksperta komentāri (šeit varat pievienot skaidrojošus komentārus).



31

Noklikšķiniet uz “Saglabāt” (Save), lai saglabātu šo informāciju.

Sadaļā “Izdevumi” (Expenses) jūs varat pievienot dažādu veidu izdevumus, atverot nolaižamo izvēlni

“Izvēlēties izdevumu veidu” (Select expense type). Pēc tam noklikšķiniet uz “Pievienot izdevumus”

(Add expense).

Izdevumu veidi var atšķirties no šī saraksta atkarībā no jūsu sanāksmju grupas noteikumiem.

Tagad varat pievienot dažādu veidu izdevumus.

Izdevumi par naktsmītni (Accomodation expense): norādiet nakšu skaitu. Augšupielādējiet

apliecinošus dokumentus, piemēram, viesnīcas rēķinu (pielikumi atļauti tikai nerediģējamos formātos:

PDF, JPG, PNG, TIF, TIFF, BMP un GIF; jums jāpievieno vismaz viens apliecinošs dokuments katram

izdevumu atlīdzinājuma pieteikumam).



32

Kad būs pievienots naktsmītnes izdevumu veids, tas parādīsies izdevumu sarakstā.

Dienas nauda: norādiet nakšu skaitu un augšupielādējiet apliecinošus dokumentus. Noklikšķiniet uz

“Atjaunināt” (Update), lai saglabātu informāciju.

Lidojumu izmaksas: ievadiet samaksāto summu un izvēlieties valūtu. Ja iegādājāties biznesa klases

biļeti, jums jāaugšupielādē apliecinoši dokumenti, kas pamato šādu izvēli. Augšupielādējiet

apliecinošos dokumentus un noklikšķiniet uz “Atjaunināt”, lai saglabātu informāciju.



33

Izdevumu saraksts

Visu veidu izdevumi, ko esat norādījis, būs redzami šajā sarakstā.

Ja vēlaties veikt izmaiņas, nospiediet pogu “Rediģēt” (Edit), kas atrodas pie katra izdevumu veida.

Katram izdevumu veidam ir atsevišķa rinda.

Ja sanāksmes organizētājs apstiprināšanas procesā sniegs kādus komentārus, tie parādīsies slejā

“Pieprasījums veikt izmaiņas” (Request for modifications).

Statuss

Šajā sadaļā sniegts pārskats par to, kādi soļi jums jāveic, pirms iesniedzat izdevumu atlīdzinājuma

pieteikumu.

Vēl nepabeigtie soļi parādās sarkanā krāsā. Veiksmīgi pabeigtie soļi parādās zaļā krāsā.

Turpmāk piemērā redzams, ka ir pabeigts tikai pirmais un pēdējais solis. Tas nozīmē, ka bankas konts

ir apstiprināts un sanāksmes organizētājs ir apstiprinājis dalību sanāksmē. Taču trīs soļi — brauciena

informācija, izdevumi un apliecinošie dokumenti — joprojām ir sarkanā krāsā.

Pieteikumam ir “Melnraksta” (Draft) statuss, līdz visi soļi tiek pabeigti.



34

Kad visi soļi ir pabeigti, tie parādās zaļā krāsā un statuss mainās uz “Gatavs iesniegšanai”.

Tad ir pieejama poga “Iesniegt pieteikumu” (Submit claim) .

Lai iesniegtu izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu apstiprināšanai, noklikšķiniet uz “Iesniegt

pieteikumu” (Submit claim).

Atvērsies šāds ekrāns ar apliecinājumu:

Atzīmējiet izvēles rūtiņu, lai parakstītu šo apliecinājumu, un noklikšķiniet uz “Iesniegt atlīdzinājuma

pieteikumu”.

Augšpusē parādīsies apstiprinājums zaļā krāsā par to, ka jūsu pieteikums ir iesniegts, un statuss

mainīsies uz “Iesniegts”.



35

Arī sanāksmju sarakstā pieteikums tagad parādās kā iesniegts.

2.2.6. Izmaiņas izdevumu atlīdzinājuma pieteikumā

Izdevumu atlīdzinājuma pieteikums tiek izskatīts apstiprināšanas procedūrā. Ja ar jūsu pieteikumu būs

kāda problēma, organizētājs lūgs jums tajā veikt izmaiņas.

Jūs saņemsiet e-pastu ar saiti uz izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu.



36

Augstāk redzamajā piemērā organizētājs lūdz dalībnieku veikt izmaiņas izdevumu atlīdzinājuma

pieteikumā, kas saistīts ar sanāksmi “All United”. Iemesls ir izcelts dzeltenā krāsā.

Noklikšķiniet uz saites šajā e-pastā, lai atvērtu pieteikumu.

Pieteikumam ir statuss “Gatavs iesniegšanai”

Noklikšķiniet “Uz izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu” (Go to expenses claim) un ritiniet uz leju līdz

sadaļai “Izdevumi”.

Slejā “Pieprasījums veikt izmaiņas” (Request for modification) būs redzams iemesls, kāpēc

nepieciešamas izmaiņas.

Lai veiktu izmaiņas, noklikšķiniet uz pogas “Rediģēt” (Edit).

Lai augšupielādētu failu, noklikšķiniet uz “Izvēlēties failus” (Select files).

Noklikšķiniet uz “Atjaunināt” (Update), lai saglabātu informāciju.

Atkal iesniedziet pieteikumu apstiprināšanai.



37

Kad organizētājs būs apstiprinājis jūsu izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu, statuss slejā “Izdevumu

atlīdzinājuma pieteikums” (Expenses claim) mainīsies uz “APSTIPRINĀTS” (Validated).

2.3. Paziņojumi

Jūs kā korespondents vai dalībnieks saņemsiet vairākus automātiskus paziņojumus AGM sistēmā.

Paziņojumi tiek sūtīti konkrētai personai (reālajiem AGM lietotājiem).

Līdz ar katru paziņojumu saņemsiet arī e-pastu, kas tiks nosūtīts uz adresi, ko izmantojāt, lai izveidotu

savu EU Login kontu.

Paziņojumi ir redzami cilnē “Paziņojumi”; tie parādās, kad ir veiktas noteiktas darbības.

Paziņojumu saraksts, kas nosūtīti korespondentam

Paziņojumu saraksts, kas nosūtīti dalībniekam (ekspertam)

2.3.1. Paziņojumi, kas nosūtīti korespondentam

Atveriet tīmekļa vietni AGM un galvenajā ekrānā izvēlieties cilni “Paziņojumi”.



38

Šeit varat aplūkot visus paziņojumus, kas nosūtīti jums kā korespondentam, piemēram:

apstiprinājums, ka esat nosūtījis dalībnieku sarakstu sanāksmes organizētajam,

atgādinājums, ka jums jāiesniedz dalībnieku saraksts, pat ja tas ir tukšs,

paziņojums par to, ka sanāksmes organizētājs prasa jums veikt labojumus dalībnieku

sarakstā,

paziņojums par to, ka sanāksmes organizētājs ir apstiprinājis dalībnieku sarakstu.

2.3.2. Paziņojumi, kas nosūtīti dalībniekam

Atveriet tīmekļa vietni AGM un galvenajā ekrānā izvēlieties cilni “Paziņojumi”.



39

Šeit būs redzami visi paziņojumi, kas jums nosūtīti kā ekspertam, piemēram:

paziņojums par to, ka esat izvirzīts dalībai sanāksmē,

paziņojums par to, ka jūsu dalība ir apstiprināta,

paziņojums par to, ka ir laiks iesniegt izdevumu atlīdzinājuma pieteikumu (tikai tad, ja jums

ir tiesības uz izdevumu atlīdzinājumu). Jūs saņemsiet šo paziņojumu, kad pēc sanāksmes tās

organizētājs būs apstiprinājis, ka esat piedalījies sanāksmē,

aicinājums veikt izmaiņas jūsu izdevumu atlīdzinājuma pieteikumā. Šādu paziņojumu

saņemsiet, ja būs kāda problēma ar jūsu pieteikumu,

apstiprinājums, ka ir veikts SWIFT pārskaitījums uz jūsu bankas kontu.


agm - european commission14 jānoklikšķina uz “jā” (yes), lai apstiprinātu dalību...

Documents