BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO

BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO

________________________________________________________________________GUIAS PARA LA PREPARACION DE ESTADOS

FINANCIEROS Y REQUISITOS DE AUDITORIA

INDEPENDIENTE

(DOCUMENTO AF-300)

________________________________________________________________________Oficina de Desembolsos y Auditora Externa (RSS/DAU)

Washington D.C. 20577

(REV. I-98)

BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID)

GUIAS PARA LA PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS

Y REQUISITOS DE AUDITORIA INDEPENDIENTE

(AF-300)

INDICEI.Introduccin1

II.Preparacin de los estados financieros de la entidad4

III.Preparacin de la informacin financiera complementaria6

IV.Clusulas contractuales8

V.Estados financieros de los proyectos9

VI.Informacin financiera complementaria11

VII.Clusulas contractuales13

VIII.Requerimientos a los Auditores Independientes. Generalidades13

IX.Auditora de la entidad. Dictamen de los auditores independientes14

X.Dictamen sobre el cumplimiento de clusulas contractuales15

XI.Recomendaciones sobre la estructura del control interno16

XII.Auditora de los proyectos. Dictamen de los auditores independientes17

XIII.Dictamen sobre el cumplimiento de clusulas contractuales17

XIV.Recomendaciones sobre la estructura del control interno18

Nota Final19

Anexo ANotas a los Estados Financieros

Anexo BAnexos de Cuentas del Balance General y de Cuentas de Resultados

Anexo C Normas Internacionales de Auditora (NIAs)

BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID)

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Y REQUISITOS DE AUDITORIA INDEPENDIENTE (AF-300)

I. INTRODUCCION1.01Poltica del Banco

Es poltica del Banco que las entidades prestatarias y los organismos ejecutores, las entidades intermediarias y beneficiarias (denominados en adelante ejecutores u organismos ejecutores) presenten sus estados financieros, as como los del proyecto o programa parcialmente financiado por el Banco, y los estados de gastos en el caso de operaciones de cooperacin tcnica, al examen de auditores independientes: (i) una firma de contadores pblicos independientes, aceptable al Banco; o (ii) el organismo de fiscalizacin superior del pas miembro aceptable al Banco que se seale en el contrato de prstamo. Los estados financieros correspondientes debern ser presentados al Banco por el prestatario o el organismo ejecutor, acompaados del dictamen que sobre los mismos hayan emitido los auditores independientes, como resultado del examen practicado. La auditora que se efecte con el objeto de emitir el dictamen aludido deber llevarse a cabo de acuerdo con requisitos satisfactorios al Banco.

1.02Propsitos de este documentoLos propsitos de este documento son: (i) establecer pautas para la preparacin de estados financieros que sirvan de gua a los prestatarios y a los organismos ejecutores, y (ii) describir los requisitos mnimos de auditora satisfactorios al Banco para conocimiento de los auditores independientes que tengan a su cargo practicar el examen de los estados financieros mencionados en el prrafo 1.01 anterior, as como de otros interesados. El Banco no pretende que en este documento estn previstas todas las situaciones que puedan suscitarse en relacin con la preparacin de estados financieros ni sobre la ejecucin de las auditoras.

1.03Informacin financiera de la entidad y del proyecto

En los casos en que los contratos de prstamo prevean la presentacin de los estados financieros e informacin financiera complementaria de una o ms entidades, adems de los del proyecto, se presentarn informes separados para cada entidad y proyecto.

1.04Informacin financiera del proyectoEl proyecto est descrito en un anexo de los contratos de prstamo, y comprende el conjunto de actividades que sern financiadas tanto con los fondos provenientes del prstamo del BID, como con los aportes del prestatario, del ejecutor y de terceros sealados en el contrato y anexo mencionados, y se lleva a cabo por el organismo, entidad o unidad ejecutora indicada en el contrato.

1.05Cooperaciones Tcnicas No ReembolsablesLas cartas acuerdo sobre cooperacin tcnica requieren que el beneficiario presente, directamente o por intermedio del ejecutor del proyecto y durante su perodo de ejecucin, estados de cuenta del proyecto de acuerdo a la periodicidad definida en el documento AF-100, Item 2.01(b).

1.06Pequeos ProyectosLos convenios de financiamiento de pequeos proyectos requieren que la intermediaria presente cada ao durante un perodo que se establece en el mismo convenio, adems de sus estados financieros bsicos, un estado de origen y aplicacin de fondos que muestre el movimiento de los fondos recibidos de la partida reembolsable del financiamiento, generalmente denominada Subprograma A. Tambin debe presentar un estado final de gastos efectuados a cargo de la partida no reembolsable, generalmente denominada Subprograma B.

La partida reembolsable se emplea en la concesin de crditos y el financiamiento de inversiones especficas; en consecuencia, la informacin financiera a proporcionar abarca los crditos concedidos, las recuperaciones efectuadas y, cuando sea aplicable, las reinversiones en crditos, las inversiones realizadas y el saldo del fondo del subprograma. La partida no reembolsable se emplea usualmente en la contratacin de consultores y la adquisicin de ciertos equipos.

1.07Cumplimiento de clusulas contractualesCuando se requiera el cumplimiento de ciertas condiciones y compromisos estipulados en los respectivos contratos el prestatario o ejecutor, segn se describe detalladamente en la Seccin IV, proporcionar a los auditores independientes informacin que les permita efectuar su examen y presentar su dictamen sobre el cumplimiento de las clusulas de carcter contable y financiero, el cual se presentar por separado de sus dictmenes sobre los estados financieros e informacin financiera complementaria. 1.08Bancos CentralesEn ciertos prstamos del BID, el prestatario es la institucin financiera que opera como Banco Central (emisor) del pas miembro. En estos casos, el inters fundamental del BID recae en la auditora del programa o proyecto de que se trate. No se requiere que el Banco Central, ya sea entidad prestataria o ejecutora, proporcione la misma informacin que se solicita en relacin con la auditora de otras entidades. La informacin anual que debe suministrar el Banco Central se limita a la Memoria Anual refrendada por los funcionarios autorizados, acompaada del informe emitido por el organismo de fiscalizacin superior correspondiente, sobre los estados financieros contenidos en dicha Memoria.

1.09Ordenamiento del informe de auditora

Como una orientacin para los prestatarios, ejecutores, intermediarias, beneficiarias y auditores independientes, se expone seguidamente el orden de presentacin que debe darse a los informes de auditora:

Auditora de la EntidadEstados financieros bsicos:

Dictamen de los auditores independientes

Estados financieros y sus notas

Informacin financiera complementaria:

Dictamen de los auditores independientes

Contenido de la informacin financiera complementaria

Dictamen de los auditores independientes sobre el cumplimiento de las clusulas contractuales

Recomendaciones sobre la estructura del control interno de la entidad

Auditora del ProyectoEstados financieros bsicos:

Dictamen de los auditores independientes

Estados financieros y sus notas

Informacin financiera complementaria:

Dictamen de los auditores independientes

Contenido de la informacin financiera complementaria

Dictamen de los auditores independientes sobre el cumplimiento de las clusulas contractuales

Dictamen de los auditores independientes sobre la correccin, validez, acumulacin adecuada, y valuacin de la documentacin soporte de las solicitudes de desembolsos presentadas al BID.

Recomendaciones sobre la estructura del control interno del proyecto

GUIAS PARA LA ENTIDAD

II. PREPARACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Generalidades2.01Distincin entre la responsabilidad de la administracin y la de los auditores independientes

El prestatario y el organismo ejecutor, segn corresponda, debern mantener un adecuado sistema de control interno. El sistema contable deber estar organizado de manera que provea la documentacin necesaria que facilite la preparacin oportuna de los estados financieros y dems informes requeridos por la administracin de la entidad como parte de su proceso de toma de decisiones, y que permita verificar las transacciones; por lo tanto, la responsabilidad de rendir informacin financiera confiable y oportuna sobre una entidad corresponde a la administracin de sta. Los estados financieros deben presentar, en forma clara y comprensible, elementos suficientes para evaluar la situacin financiera, los resultados de operacin y el flujo de efectivo de la entidad. La responsabilidad de los auditores independientes est circunscrita a emitir el dictamen sobre dichos estados y notas como resultado de su examen profesional.

2.02Principios de contabilidadLos estados financieros sern preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, describiendo en las notas a dichos estados un resumen de las principales polticas, prcticas aplicadas y principios contables utilizados.

Los principios de contabilidad que se deben utilizar en el registro de las operaciones y en la preparacin de los estados financieros son los establecidos en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) emitidas por la Comisin de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC), las que priman sobre las normas de contabilidad del pas en casos de eventuales discrepancias.

La nica excepcin a las NIC consiste en la presentacin de los activos fijos a su valor actualizado (en lugar de a su costo histrico), cuando esa revalorizacin sea requerida contractualmente o por normas locales.

Estados Financieros de la Entidad2.03Elementos que integran los estados financieros bsicosLos elementos mnimos requeridos para la presentacin razonable de la situacin financiera, los resultados de las operaciones y el flujo de efectivo (o los cambios en la situacin financiera) de una entidad, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, son:

(a)Balance General o Estado de Situacin;

(b)Estado de Resultados, de Ganancias y Prdidas o de Ingresos y Gastos;

(c)Estado de Utilidades Retenidas o Dficit Acumulado, incluyendo los cambios en otras cuentas patrimoniales;

(d)Estado de Flujos de Efectivo;

(e)Divulgacin (en forma separada o como parte de las notas a los estados financieros) de las principales polticas, prcticas aplicadas y principios contables utilizados, y

(f)Notas a los estados financieros.2.04Estados financieros comparativosLos estados financieros se presentarn en forma comparativa con los el ejercicio inmediato anterior. Si hubiere un cambio en alguna poltica o estimacin de contabilidad, que tenga un efecto importante en el perodo actual o que pueda tenerlo en perodos posteriores, tal cambio deber ser revelado en una nota, cuantificando su efecto sobre los estados financieros.

2.05Estados financieros consolidadosDebern presentarse estados financieros consolidados con los de sus empresas filiales y afiliadas cuando as se requiera conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados o cuando as se haya establecido en el contrato de prstamo con el Banco.

2.06Unidad monetariaLos estados financieros se presentarn expresados en la moneda del pas en que son emitidos, pudiendo presentarse adems convertidos a dlares estadounidenses de acuerdo con la NIC 21. En el caso de efectuarse la conversin, la presentacin en esta ltima moneda podr hacerse en forma conjunta con los estados en moneda local, explicando en una nota el mtodo seguido en la conversin e indicando la tasa de cambio utilizada.

2.07Reexpresin de estados financierosEn los pases donde sea requerido por ley, sea prctica generalmente aceptada, exista una economa hiperinflacionaria, o cuando sea requerido por el contrato de prstamo del Banco los estados financieros de la entidad debern presentarse ajustados por inflacin de acuerdo con la NIC 29. Asimismo, deber revelarse en una nota a los estados la metodologa contable que se haya utilizado para reflejar el efecto de los precios cambiantes y los ndices utilizados para ajustarlos, y se indicar si los estados financieros estn basados en el enfoque del poder adquisitivo general o en el de costos actuales o en una combinacin de ambos. Tambin debern revelarse los ajustes a la depreciacin de propiedades, planta y equipos, al costo de ventas y a la utilidad o prdida en la posicin monetaria neta.

2.08Presentacin de estados financieros de entidades reguladas o con prcticas diferentes a principios de contabilidad generalmente aceptadosLas entidades sujetas a legislacin especial, en cuanto a prcticas y polticas contables y de presentacin de estados financieros, que difieran de los principios de contabilidad generalmente aceptados, procedern de una de las siguientes maneras:

(a) efectuarn los ajustes y reclasificaciones correspondientes en sus estados financieros para que los mismos estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados explicarn este hecho en una nota a los estados financieros, o(b)explicarn en una nota a los estados financieros las discrepancias entre la presentacin adoptada y los principios de contabilidad generalmente aceptados, indicando el efecto, si fuere importante, en la situacin financiera y en los resultados de sus operaciones.

Notas a los Estados Financieros2.09ObjetivoLas notas a los estados financieros tienen por objeto precisar y ampliar el enunciado o descripcin de ciertos rubros, para facilitar la comprensin de los hechos relevantes, y la adecuada interpretacin de dichos estados, siendo por lo tanto, parte integral de los mismos.

III.PREPARACION DE LA INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA

Generalidades3.01ObjetivosSe trata de informacin que satisface propsitos de anlisis y otras necesidades especficas de la administracin de la empresa o de otros usuarios de los estados financieros. Por consiguiente, el tipo de informacin y su extensin vara de acuerdo con las necesidades especficas de los interesados.

3.02Responsabilidad por la preparacin y contenido de la informacinImplcitamente, esta informacin constituye parte de las manifestaciones de la administracin de la entidad examinada. An cuando en la prctica los auditores independientes pueden colaborar en la obtencin de los datos y preparacin de la informacin financiera complementaria, la responsabilidad por el contenido de esta informacin recae totalmente en la entidad examinada (prestatario, ejecutor, intermediaria o beneficiaria). Estos debern presentar al examen de los auditores independientes los datos e informaciones que sern incorporados en el informe de auditora.

Contenido3.03Orientacin generalLa informacin financiera complementaria no debe incluir o repetir informaciones o datos que por su naturaleza o importancia estn demostrados en los estados financieros bsicos o en sus notas. Para evitar esto, hacer las referencias que correspondan en la informacin financiera complementaria.

3.04Clase de informacinLos datos, anexos y comentarios que se incluyen en la informacin financiera complementaria pueden ser de gran variedad, dependiendo de la clase de entidad, de las necesidades de la gerencia y los usuarios de la informacin, y de los sistemas de contabilidad e informacin financiera. Por tal motivo, el Banco requiere la presentacin de los anexos y comentarios que son aplicables en forma general (prrafos 3.06 a 3.07).

3.05Importancia relativaUnicamente debern incluirse anexos y comentarios sobre aquellas cuentas y rubros de los estados financieros que tengan importancia relativa en cuanto a su monto o naturaleza.

Comentarios3.06En esta seccin del informe se debern incluir comentarios que sean tiles para el anlisis e interpretacin de las actividades de una entidad, con relacin a:(a)Sus estados financieros e informacin financiera complementaria. Se presentar informacin, por ejemplo, sobre las causas de las variaciones importantes en los diferentes rubros de los estados y de los anexos en relacin con el ejercicio anterior.

(b)Ingresos diferentes a los del giro normal de las operaciones. Sobre subsidios estatales, impuestos y otros similares que constituyan ingresos distintos a los de las operaciones regulares en empresas pblicas y semipblicas.

(c)Reposicin de prdidas por parte del Estado. Se deber comentar sobre la reposicin de prdidas por parte del Estado, cuando sea aplicable, as como la forma y fecha en que se ha efectuado o efectuar dicha reposicin.

(d)Atrasos en cuentas por cobrar oficiales. Se informar respecto a los atrasos que existan en la cobranza de cuentas con dependencias oficiales y empresas estatales y se detallarn los planes que haya para cobrarlas.

(e)Provisin para cuentas de dudosa recuperacin. Se describirn los elementos que se han utilizado para calcular la provisin para cuentas y prstamos por cobrar de dudosa recuperacin, considerando la poltica crediticia de la entidad, la antigedad de los saldos por cobrar y las garantas establecidas. Comntese sobre la suficiencia de la provisin.

(f) Impacto de la inflacin. Cuando en el pas en que radique el prestatario o ejecutor se haya producido durante el ejercicio un aumento substancial en el nivel general de precios, se mencionar este hecho y se indicarn los efectos directos sobre la situacin financiera y operaciones de la entidad y sobre la ejecucin de los proyectos financiados por el BID.

(g)Incumplimiento de obligaciones. En aquellos casos en que la entidad no haya podido cumplir obligaciones contractuales o disposiciones legales de carcter contable o financiero, se describirn los motivos que originaron dichos incumplimientos y se informar si tales hechos generan contingencias o pasivos inmediatos, sealando para cada caso los montos estimados o indicando por qu no pueden cuantificarse.

(h)Estado de Flujos de Efectivo. Presntese una breve resea que ayude a interpretar las principales transacciones financieras correspondientes a los movimientos de efectivo que utiliz la entidad en sus transacciones de inversin, de financiamiento y de operacin o que proveyeron los recursos y requirieron la utilizacin de stos durante el ejercicio.

En la confeccin del Estado de Flujos de Efectivo debe tenerse presente (1) que las transacciones no monetarias, tales como revaluacin de activos fijos o de valores en divisas, capitalizacin del inters sobre el capital propio, conversin de deuda por capital, compra de activo mediante absorcin del pasivo que lo grava (compra de un edificio mediante una hipoteca a favor del vendedor, adquisicin de un bien mediante un "capital lease", intercambio de activos o pasivos no monetarios por otros activos o pasivos no monetarios) no deben mostrarse dentro del Estado sino presentarse en notas al mismo; (2) que la capitalizacin del inters sobre prstamos debe tratarse como un tem monetario no deducible de la utilidad neta; y (3) que si la misma transaccin comprendiera aspectos monetarios y no monetarios, el Estado slo debe incluir la porcin monetaria, y presentarse la no monetaria mediante una nota al mismo.

3.07Indices FinancierosSe incluirn en esta seccin del informe los principales ndices o relaciones econmico-Financieros que se consideren necesarios para el anlisis de la situacin financiera y de los resultados de la entidad.

IV. CLAUSULAS CONTRACTUALES

4.01Informacin sobre cumplimiento de clusulas contractualesLos contratos de prstamo que suscribe el Banco y los convenios de financiamiento que administra, incluyen diversas clusulas de carcter contable y financiero que deben ser observadas por los prestatarios y ejecutores, por las entidades intermediarias y por las entidades beneficiarias. Es responsabilidad de tales entidades cumplir con lo establecido en dichas clusulas, y proporcionar a los auditores independientes informacin sobre su cumplimiento. En aquellos casos en que se requieran determinadas metas financieras, tales como rendimiento neto de la inversin, tarifas de servicio pblico, ndices de liquidez, solvencia, cobranzas, servicio de la deuda, rentabilidad, endeudamiento, contribucin para futuras inversiones, etc. se suministrar asimismo a los auditores independientes las respectivas bases de clculo utilizadas.

4.02Tipos de clusulasCon relacin al perodo de su aplicacin, las clusulas pueden clasificarse en:

(a)clusulas que tienen el carcter de condiciones previas y que deben cumplirse con anterioridad a que el prstamo, o convenio de financiamiento sea declarado elegible por el Banco para el primer desembolso;

(b)clusulas cuya vigencia est limitada al perodo de ejecucin del proyecto; y

(c)clusulas que tienen aplicacin ms all del perodo de ejecucin del proyecto.

GUIAS SOBRE LOS PROYECTOS

V. ESTADOS FINANCIEROS

5.01Registros contablesSegn lo convenido mediante los contratos de prstamo con el BID, los registros contables del proyecto debern ser llevados de manera que: (a) permitan identificar las sumas recibidas de las distintas fuentes; (b) consignen, de conformidad con el catlogo de cuentas que el Banco haya aprobado, las inversiones por categora en el proyecto, tanto con los recursos del prstamo como con los dems fondos que deban aportarse para su ejecucin; (c) tengan el detalle necesario para identificar los bienes adquiridos y los servicios contratados, as como la utilizacin de dichos bienes y servicios; (d) demuestren el costo de las inversiones en cada categora y subcategora y el progreso de las obras; y (e) permitan verificar la conversin de las inversiones o gastos en moneda local a dlares u otras divisas en que se haya otorgado el financiamiento. Con respecto a programas de crdito, los registros debern adems detallar los crditos otorgados, las recuperaciones obtenidas y la reinversin de stas.

5.02Responsabilidad por la preparacinIgualmente, conforme a lo convenido contractualmente con el Banco, el prestatario o el organismo ejecutor del proyecto y la intermediaria o beneficiaria, segn corresponda, son responsables de mantener un adecuado sistema de controles internos contables y administrativos y de preparar los estados financieros del proyecto de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, segn lo establecido en el prrafo 2.02 de este documento. En el caso de que los estados financieros se presenten sobre la base contable de efectivo (caja) esta situacin se explicar en una nota a los estados financieros, siguiendo lo indicado en el prrafo 2.08.

5.03Estados financieros bsicos del proyecto(a)Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos EfectuadosMustrense las cifras del ejercicio y los importes acumulados desde el inicio del proyecto hasta la fecha de cierre del ejercicio correspondientes a: (i) el efectivo recibido para el proyecto y (ii) el efectivo utilizado en su ejecucin. Esta presentacin deber clasificarse en: (1) aportes del BID; (2) aportes del prestatario o del ejecutor; y (3) otros aportes. Deber incluirse, adems, como parte del estado o separadamente, una conciliacin con las cifras mostradas en el Estado de Inversiones.

(b)Estado de InversionesQue muestre las cifras tanto del ejercicio como las acumuladas al cierre del mismo, segn las diferentes categoras y subcategoras de inversin contempladas en el anexo correspondiente del contrato de prstamo. Las cifras de este estado debern coincidir con las previamente informadas al Banco en los informes peridicos de progreso. En caso de discrepancias, deber presentarse la conciliacin de las mismas con las explicaciones correspondientes. Esta presentacin deber clasificarse en (1) aportes del BID; (2) aportes del prestatario o del ejecutor; y (3) otros aportes.

(c)Notas a los estados financierosSe presentarn las notas explicativas que se consideren apropiadas para una adecuada interpretacin de los estados, teniendo en cuenta los criterios generales expuestos en los prrafos 2.09 y 2.10 relativos a las notas a los estados financieros de la entidad. Adems, deber indicarse en una nota el nmero de la ltima solicitud de desembolso incluida en los estados financieros.

5.04Unidad MonetariaLos estados financieros del proyecto se presentarn expresados en dlares estadounidenses, pudiendo presentarse adems en la moneda del pas en que los estados son emitidos. La presentacin en esta ltima moneda slo podr hacerse en forma conjunta con los estados en dlares. Adems, en una nota se explicar el mtodo seguido en la conversin, ya sea que los estados se presenten slo en dlares o en ambas monedas (ver prrafo 2.06).

5.05Otros estados financieros bsicosEn determinados casos, y dependiendo de las caractersticas y de su estructura operativa, un proyecto puede tener los siguientes estados financieros bsicos:

(a)Estado de Activos y PasivosSe presentar cuando en los registros del prestatario o entidad ejecutora se mantengan cuentas apropiadas que permitan la preparacin de este estado, el cual se presentar con cifras comparativas con las del ejercicio anterior.

(b)Estado de ResultadosCuando el proyecto tenga ingresos y gastos operacionales, se presentar un estado separado que muestre dicha informacin por el ejercicio, con cifras comparativas con las el ejercicio anterior.

(c)Estado de Cambios en los Activos y PasivosCuando se presente el Estado de Activos y Pasivos del Proyecto, tambin deber incluirse el Estado de Cambios en los Activos y Pasivos del Proyecto, con cifras comparativas con las de ejercicio anterior.

(d)Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados

Se presentar el estado segn se describe en el prrafo 5.03 (a).

(e)Estado de InversionesTambin en este caso se presentar el estado segn se describe en el prrafo 5.03 (b).

(f)Notas a los Estados FinancierosSe presentarn las notas explicativas siguiendo lo establecido en el prrafo 5.03 (d).

VI. INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA6.01ObjetivoEl propsito de esta seccin del informe es ampliar los datos que ofrecen los estados financieros bsicos de los proyectos y proveer anlisis y explicaciones acerca de la ejecucin financiera de los mismos.

6.02Responsabilidad y contenidoLa informacin debe obtenerse de los registros contables y dems documentacin relativa al proyecto y, por lo tanto, la responsabilidad por su contenido recae en la administracin del prestatario o en la del ejecutor del proyecto. Entre la informacin a ser presentada debe figurar, sin que sea esta una lista excluyente, la siguiente:

(a)comparacin entre el costo estimado de las inversiones del proyecto y el costo incurrido de las inversiones realizadas, debindose explicar las variaciones;

(b)monto y oportunidad de los aportes locales y de terceros, con el siguiente desglose: fechas, monto aprobado por el Banco, monto ejecutado, diferencias entre los montos aprobados y los ejecutados y explicacin de las diferencias;

(c)conciliacin del pasivo a favor del BID segn los registros del proyecto con el saldo del prstamo informado por el BID al cierre del ejercicio, mostrando las partidas conciliatorias. En el caso de que el organismo ejecutor o la Unidad Ejecutora del proyecto no sean quienes tienen contabilizado el pasivo con el Banco, se deber conciliar con la cuenta de transferencia o aportaciones que el ejecutor o la Unidad Ejecutora tienen con el prestatario;

(d)conciliacin de los anticipos de fondos o fondos rotatorios establecidos con los recursos de los prstamos, con el saldo informado por el BID en los sumarios contables, mostrando las partidas conciliatorias y la utilizacin de intereses devengados sobre saldos mantenidos en cuentas bancarias;

(e)detalle de los activos adquiridos con recursos del prstamo y con los del aporte local;

(f)en cuanto a cooperaciones tcnicas detalle de las solicitudes de desembolso, discriminando el tipo de transaccin: fondo rotatorio, reembolso de pagos efectuados o pagos directos;

(g)anlisis y comentarios de cualquier otro aspecto financiero relevante referente a la ejecucin del proyecto; y

(h)en aquellos casos en que el proyecto objeto del prstamo: (i) haya quedado totalmente ejecutado en el ejercicio examinado; (ii) se hayan contabilizado todas las transacciones correspondientes al mismo, y (iii) no se prevea otro informe posterior, se dejar constancia de que se trata del ltimo informe del proyecto en cuestin.

6.03Informacin especfica sobre programas de crditoCuando los fondos correspondientes al programa financiado por el Banco se destinen a efectuar subprstamos, se presentar como parte de la informacin financiera complementaria del programa lo siguiente:

(a)el mtodo utilizado para contabilizar los intereses de subprstamos: (i) que se encuentren al da; (ii) con cuotas vencidas, y (iii) vencidos;

(b)respecto a la provisin para cartera de dudosa recuperacin: (i) indicar el mtodo seguido para calcular la provisin, y (ii) comentarios sobre la suficiencia de la provisin al cierre del ejercicio;

(c)cuando se hayan producido durante el ejercicio ajustes a la cartera originados en inflacin interna o devaluacin monetaria, se indicarn los montos ajustados y el mtodo seguido para contabilizar tales ajustes de acuerdo con la NIC 21;

(d)cuando el sistema de registro contable est diseado para proporcionar tal informacin, se indicar: (i) el ingreso bruto de cada departamento operativo (p.e. crdito industrial, crdito agrcola, etc.), fondos especficos y actividades de carcter no bancario o de fomento; (ii) los costos y gastos directamente aplicables a tales operaciones, y (iii) los gastos indirectos aplicados y la base utilizada para su distribucin;

(e)el anlisis de la cartera segn clase de garanta;

(f)el anlisis de la provisin para prstamos de cobro dudoso; y

(g) el anlisis del estado de la cartera de prstamos.

VII. CLAUSULAS CONTRACTUALES

7.01Informacin sobre cumplimiento de clusulas contractualesLos criterios generales y de informacin expuestos en los prrafos 1.08, 4.01 y 4.02 de este documento son tambin aplicables a los proyectos.

REQUERIMIENTOS A LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

VIII. GENERALIDADES

8.01Normas de AuditoraLos auditores independientes debern efectuar su examen de los estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Auditora (NIAs) y con los requisitos expuestos en el contrato de prstamo y en este documento.

8.02Normas de Auditora Generalmente AceptadasDebern aplicarse las Normas Internacionales de Auditora (NIAs) emitidas por la Federacin Internacional de Contadores (IFAC).

Cuando se trate de organismos de fiscalizacin superior, debern seguirse las normas emitidas por la Organizacin Internacional de Instituciones Superiores de Auditora (INTOSAI). No obstante, si el organismo de fiscalizacin superior an no hubiera adoptado tales normas, debern observarse las normas internacionales de auditora emitidas por el IFAC.

8.03Excepcin a las NIAS

Los auditores independientes debern indicar en su dictamen cules de las normas de auditora indicadas en el prrafo 8.02 fueron las utilizadas en la realizacin de su trabajo.

Las nicas excepciones respecto a las NIAs y a las normas del INTOSAI consisten en que deben emplear la "seguridad afirmativa" al dictaminar sobre el cumplimiento de las clusulas contractuales de carcter contable-financiero.

8.04Responsabilidad de los Auditores IndependientesLos auditores independientes son responsables del dictamen que emitan sobre: (i) los estados financieros bsicos (entidad - prrafo 2.03; proyecto - prrafos 5.03 y 5.05); (ii) la informacin financiera complementaria (entidad - prrafos 3.06 a 3.09; proyecto - prrafos 6.02 y 6.03), y (iii) el cumplimiento dado por el prestatario o ejecutor a las clusulas contractuales (Secciones IV y VII). Tambin son responsables por la evaluacin, como parte de su examen, de los principios de contabilidad utilizados y de la propiedad de las estimaciones contables de importancia efectuadas por la administracin, as como de efectuar una evaluacin de la presentacin general de los estados financieros. Adems de su dictamen, debern presentar sus observaciones y recomendaciones sobre la estructura del sistema de control interno, sobre las polticas y prcticas de contabilidad utilizadas por la entidad examinada y cumplimiento del reglamento operativo del programa o proyecto financiado por el BID.

Auditora de Prstamos de Ajuste Sectorial

8.05GeneralEn el caso de los prstamos de ajuste sectorial, el trabajo de los auditores independientes se efectuar de acuerdo con lo establecido en los trminos de referencia debidamente aprobados por el Banco.

AUDITORIA DE LA ENTIDAD

IX. DICTAMEN DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES9.01Sobre los estados financieros bsicosSe requiere que los auditores independientes dejen establecido con precisin en su dictamen la naturaleza y el alcance del examen, el grado de responsabilidad que estuvieren asumiendo, as como su opinin sobre los estados financieros en conjunto. Cuando tengan que emitir una opinin con salvedades o una opinin adversa, o abstenerse de opinar, su dictamen debe establecer de manera clara e informativa las razones para ello.

Tambin indicarn en su dictamen si el examen se llev a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora (NIAs) (prrafo 8.02) y si los estados financieros se presentan de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados (prrafo 2.02).

9.02Sobre estados financieros comparativosEl dictamen de los auditores independientes debe abarcar los estados financieros del perodo corriente as como tambin los del ejercicio que se presente comparativamente (prrafo 2.04). Si los estados financieros del ejercicio previo presentados con fines comparativos hubieran sido ajustados o hubieran sido examinados por otros auditores independientes, debern manifestar con claridad estos hechos. Si se emiti sobre los mismos un dictamen con salvedades, presentarn un resumen de las salvedades correspondientes.

9.03Sobre estados financieros convertidosCuando se presenten estados financieros convertidos a dlares estadounidenses, los auditores independientes dictaminarn, adems, en forma especfica, sobre la razonabilidad de la conversin (prrafo 2.06).

9.04Sobre estados financieros ajustados por inflacinEn estos casos, los auditores independientes dictaminarn tambin sobre la razonabilidad de los estados financieros reexpresados, as como sobre la aplicacin adecuada de los procedimientos de ajuste (prrafo 2.07).

9.05Sobre la informacin financiera complementariaEn el dictamen de los auditores independientes sobre la informacin financiera complementaria se expondr:

(a)si su examen fue practicado principalmente con el propsito de emitir una opinin sobre los estados financieros bsicos considerados en conjunto;

(b)si la informacin presentada fue sometida a los mismos procedimientos de auditora aplicados en el examen de los estados financieros bsicos;

(c)si en su opinin la informacin est presentada razonablemente en todos los aspectos importantes en relacin con los estados financieros bsicos considerados en conjunto, o indicarn las salvedades al respecto;

(d)si por no haberse aplicado los procedimientos de auditora mencionados o por otras razones, no estn en capacidad de emitir una opinin; en este caso, debern indicar cul fue el alcance de su examen y el grado de responsabilidad que asumen; y

(e)las razones por las cuales no se presenta determinada informacin solicitada en esta gua: (i) no aplicabilidad de determinados aspectos; (ii) informacin insuficiente proporcionada por el prestatario o ejecutor; (iii) informacin no proporcionada; y (iv) otras causas.

X. DICTAMEN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLAUSULAS CONTRACTUALES

10.01Responsabilidad de los auditores independientesLos auditores independientes deben dictaminar sobre el cumplimiento dado por el prestatario, el organismo ejecutor, la unidad ejecutora, la entidad intermediaria o la entidad beneficiaria, segn corresponda, a las clusulas de carcter contable y financiero incluidas en el contrato de prstamo. Por consiguiente, deben tener presente durante la ejecucin de su trabajo las clusulas y artculos o secciones de tal naturaleza de los respectivos documentos de financiamiento y hacer los arreglos apropiados con su cliente para obtener oportunamente la informacin a verificar (Secciones IV y VII).

Su dictamen sobre el cumplimiento de las clusulas contractuales se debe presentar en forma separada al dictamen sobre los estados financieros bsicos y la informacin financiera complementaria del proyecto.

Si los auditores que efectan la auditora de la entidad prestataria o ejecutora son los mismos que llevan a cabo la del proyecto, su dictamen sobre el cumplimiento de las clusulas relativas al proyecto deber presentarse como parte del informe sobre la entidad. En caso de tratarse de distintos auditores independientes, cada uno opinar sobre las clusulas que aplican al prestatario, al ejecutor, a la intermediaria, a la beneficiaria o al proyecto, respectivamente, segn corresponda.

10.02Seguridad negativaAunque la modalidad de dictamen conocida como "seguridad negativa" es una prctica profesional generalmente aceptada, el Banco requiere que el dictamen del auditor independiente sobre el cumplimiento dado por el prestatario o ejecutor a las clusulas contables y financieras sea especfica, en cuanto a si se cumplieron, estn en proceso de cumplimiento o no se cumplieron.

10.03Identificacin de las clusulasAl expresar su dictamen sobre el cumplimiento dado a las clusulas, los auditores independientes debern especificar -identificando con el nmero y asunto- las clusulas sobre las que estn dictaminando, lo cual puede hacerse en anexo separado, siempre que se haga referencia al mismo. No basta con una expresin de carcter general diciendo que se dio o no se dio cumplimiento a las clusulas. Como parte integrante del dictamen, debern presentarse los clculos que sustenten la opinin sobre el cumplimiento o incumplimiento de las clusulas.

XI. RECOMENDACIONES SOBRE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

11.01ContenidoEn esta seccin del informe los auditores independientes presentarn sus observaciones y recomendaciones sobre la estructura del sistema de control interno. Especficamente, debern identificar y comentar sobre las deficiencias importantes en el diseo y funcionamiento de la estructura del sistema de control interno y su efecto en el proceso, resumen y registro de las operaciones, as como en el archivo de la documentacin de soporte y en la presentacin de la informacin financiera.

11.02Estudio y evaluacin de la estructura del sistema de control internoEl estudio y evaluacin de la estructura del sistema de control interno deber efectuarse conforme a las NIAs, debiendo ponderar los auditores independientes el ambiente de control, el sistema de contabilidad y los procedimientos de control de la entidad.

11.03Comentarios presentados en carta separadaEn los casos en que los auditores independientes presenten a su cliente los comentarios sobre la estructura del sistema de control interno mediante carta separada (o Carta de Gerencia), se considera que tal carta forma parte integral de la informacin requerida por el Banco. Por consiguiente, ste debe recibir copia de la misma conjuntamente con los estados financieros auditados.

11.04Implementacin de recomendacionesLos auditores independientes debern indicar cules recomendaciones de las presentadas en el informe del ao anterior no fueron adoptadas. En este caso debern incluir las manifestaciones de su cliente, que indiquen las razones por las cuales no se adoptaron tales recomendaciones.

11.05Debilidades no importantesCuando los auditores independientes no tengan observaciones ni recomendaciones sobre la estructura de control interno y, por lo tanto, no emitan una carta sobre debilidades o deficiencias importantes, tal como se requiere en el prrafo 11.01, debern informarlo especficamente en seccin separada dentro del informe.

AUDITORIA DE LOS PROYECTOS

XII. DICTAMEN DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

12.01RequisitosEl dictamen de los auditores independientes sobre los estados financieros de los proyectos e informacin financiera complementaria deber conformarse a lo siguiente:

(a)se expedir atendiendo, en lo que sea aplicable, a lo indicado en los prrafos 9.01 a 9.04 acerca del dictamen sobre los estados financieros bsicos de la entidad. Si el dictamen se emite sobre estados financieros preparados sobre la base contable de efectivo (caja), opinarn sobre la razonabilidad de los estados con respecto a tal base, la que se describir en una nota a los estados financieros, y

(b)incluir la opinin sobre la razonabilidad de la informacin financiera complementaria para lo cual se tomar en cuenta, en cuanto sea aplicable, lo indicado en el prrafo 9.05 acerca del dictamen de los auditores independientes sobre la informacin financiera complementaria de la entidad.

XIII. DICTAMEN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLAUSULAS CONTRACTUALES

13.01RequisitosLos criterios y requerimientos expuestos en la Seccin X de este documento aplicarn tambin en relacin con la auditora de los estados financieros del proyecto.

XIV. RECOMENDACIONES SOBRE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

14.01ContenidoEn esta seccin del informe los auditores independientes:

(a)presentarn sus observaciones y recomendaciones sobre la estructura del sistema de control interno del proyecto examinado considerando, en lo que sea aplicable, lo indicado en la Seccin XI, y

(b)comentarn en forma especfica sobre lo adecuado de los sistemas de contabilidad y control interno del proyecto, e indicarn si dichos sistemas se aplican conforme a los requerimientos establecidos en los contratos de prstamo.

14.02Comentarios presentados en carta separadaEn los casos en que los auditores independientes presenten a su cliente los comentarios sobre la estructura del control interno de las operaciones del proyecto mediante carta separada (o Carta de Gerencia), se considera que tal carta forma parte integral de la informacin requerida por el Banco. Por consiguiente, ste debe recibir copia de la misma conjuntamente con los estados financieros auditados del proyecto.

14.03Aspectos especficosSe sugiere a los auditores independientes prestar especial atencin a los siguientes aspectos acerca de los proyectos:

(a)el procedimiento de conciliacin de los fondos propios y del Banco utilizados, segn los registros contables principales y auxiliares, con las cifras mostradas en los informes de progreso que la unidad ejecutora presenta peridicamente al BID,

(b)la calidad de los registros contables y procedimientos administrativos para producir la informacin financiera que el Banco requiere como parte de los informes de progreso mencionados, incluyendo: (i) el registro de las inversiones, distinguiendo por tipos de moneda de uso y lo apropiado de la conversin de moneda, y (ii) los registros para el control de las licitaciones, contratos, desembolsos, instalaciones o construcciones, y similares, y

(c)La auditora del proyecto comprende el examen de los estados que muestran el desarrollo financiero del proyecto como un todo, es decir, la recepcin de los fondos del Banco; de la contrapartida local, y los provenientes de otras fuentes y su aplicacin en la ejecucin del proyecto; la revisin del cumplimiento de las clusulas contractuales y del reglamento operativo; como as mismo la evaluacin de la efectividad del sistema de control interno a fin de asegurar la integridad, validez, correcta acumulacin, valuacin y presentacin de todas las transacciones pertinentes a la ejecucin del proyecto financiado por el Banco..

El alcance del trabajo de auditora, en base a lo acordado entre las partes, incluir el examen de la documentacin de soporte relacionada con las solicitudes de desembolsos presentadas al Banco. El objetivo principal es verificar que los gastos relacionados con las solicitudes de desembolsos: (a) estn adecuadamente sustentados con comprobantes fidedignos mantenidos en los archivos del prestatario o del ejecutor; (b) fueron debidamente autorizados por el prestatario y/o ejecutor; (c) son aceptables de acuerdo con los trminos del contrato de prstamo; y (d) fueron contabilizados correctamente.NOTA FINALCualquier duda que surgiera sobre la interpretacin de este documento (AF-300) o sobre la Poltica del Banco sobre Auditora de Proyectos y Entidades (Documento AF-100) deber ser aclarada, antes de la presentacin del informe anual de auditora, con la Representacin del Banco en el pas correspondiente o con la Oficina de Desembolsos y Auditora Externa (RE1/DAU) en la Sede del Banco, a la siguiente direccin:

BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO

1300 New York Avenue, N.W.

Washington, D.C. 20577

U.S.A.

La poltica del Banco en relacin con la auditora de los prestatarios, ejecutores y proyectos est expuesta en detalle en el documento Poltica del Banco sobre Auditora de Entidades y Proyectos (Documento AF-100).

En el caso de Pequeos Proyectos, esta labor puede ser desempeada por un contador pblico independiente aceptable al Banco.

El trmino proyecto se utiliza en este documento genricamente para referirse tambin a programas.

El trmino contrato(s) de prstamo o contrato(s) corresponde al documento suscrito con el BID, mediante el cual se otorg el financiamiento; adems, se utiliza en este documento genricamente para referirse tambin a cartas acuerdo sobre cooperacin tcnica no reembolsable y a convenios de financiamiento de pequeos proyectos.

Informe de auditora es el documento que contiene los estados financieros de una entidad o de un proyecto y el(los) correspondiente(s) dictamen(es) del auditor independiente que los ha examinado.

Slo en casos en que el Banco lo requiera.

Significa "la moneda de los Estados Unidos de Amrica".

8El Anexo A presenta ejemplos de asuntos a tratar en las notas a los estados financieros de la entidad.

9 El Anexo B presenta los anexos de cuentas del balance general y del estado de resultados.

Debe tenerse en cuenta que las Clusulas corresponden a las estipulaciones o primera parte del contrato de prstamo o convenio de financiamiento de pequeos proyectos, mientras que los Artculos corresponden a las Normas Generales o segunda parte y las Secciones a las estipulaciones de los convenios de cooperacin tcnica. Para efectos prcticos se denominan genricamente con el trmino "clusulas" en este documento.

La informacin que se presente sobre las mencionadas metas financieras deber presentarse en forma comparativa con la del ao anterior, con el fin de tener una mejor base de evaluacin sobre su comportamiento.

Estas guas son aplicables cuando se trate de proyectos, programas y subprogramas, y, en lo pertinente, cooperaciones tcnicas y pequeos proyectos.

En el caso de los pequeos proyectos, los estados financieros se presentarn expresados en moneda local nicamente, siempre y cuando los desembolsos efectuados por el Banco se efecten en moneda nacional y no se tenga el requerimiento de mantener el valor de esa moneda.

Para la determinacin de la equivalencia en dlares estadounidenses de las inversiones en el proyecto, en moneda local, deber utilizarse el tipo de cambio que el pas o el prestatario haya acordado con el Banco, o el vigente a la fecha de pago del gasto.

l4Anexo C presenta un resumen de las Normas Internacionales de Auditora (NIAs).

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