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Versión 1.0 Manual Administrador Google APPS

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  • Versin 1.0

    Manual AdministradorGoogle APPS

  • NDICE:Aviso legal................................................................................................................................... 1Introduccin.............................................................................................................................. 2 Google Apps........................................................................................................................... 3 Versiones de Google Apps ................................................................................................... 3 Google Apps........................................................................................................................... 3 Google Apps for Business................................................................................................... 4 Activacin de un dominio en Google Apps for Business............................................. 5 Ingreso a Google Apps........................................................................................................... 5 Paso 1. Datos del administrador y de la empresa.......................................................... 5 Paso 2. Seleccin de dominio.............................................................................................. 6 Utilizacin de un dominio propio...................................................................................... 7 Paso 3. Creacin de la cuenta del administrador........................................................... 11 Paso Adicional: Conguracin de DNS para correo electrnico............................... 12 Administracin de Google Apps........................................................................................ 13 Cuentas de usuarios............................................................................................................... 14 Alta de un usuario.................................................................................................................. 15 Modicacin y consulta de un usuario............................................................................ 17 Grupos....................................................................................................................................... 18 Creacin de grupos................................................................................................................ 19 Panel de administracin avanzada de grupos................................................................ 20 Seleccin y despliegue de informacin de grupos......................................................... 21 Funciones de administrador................................................................................................ 22 Perl de empresa.................................................................................................................... 26 Google Apps............................................................................................................................. 28

    Manual AdministradorGoogle APPS Versin 1.0

  • AVISO LEGALGoogle y el logo de Google son marcas registradas de Google Inc., usadas con permiso. Todos los nombres y marcas enunciadas en este documento son propiedad de sus respectivos dueos.

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  • 2Google Inc. es una de las empresa tecnolgicas ms conocidas en el mundo.Un negocio que comenz en 1996 por Larry Page y Sergey Brin como un sistema de bsquedas por internet se ha convertido en una de las ms grandes fuentes de innovacin de las dcadas ms recientes. Algunos de los servicios y productos ms relevantes de Google son:

    INTRODUCCIN

    Dichos servicios son ofrecidos sin costo para el usuario e incluso, como en los caso de Android, son liberados bajo licencias de cdigo abierto.

    La mayor parte de los ingresos de Google lo representan la venta de publicidad en los contenidos que publica. Los anuncios son desplegados a los usuarios a partir de la informacin recabada a partir de los patrones de uso y las bsquedas que realizan.

    Google El buscado web.

    Youtube El servicio de publicacin y reproduccin de vdeos.

    Gmail El servicio de correo electrnico.

    Google+ La red social de Google.

    Google Maps El servicio de geolocalizacin interactivo.

    Android La plataforma para dispositivos mviles.

    Chrome El navegador de internet.

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  • Adems de los servicios anteriormente mencionados, Google cuenta con una amplia cartera de servicios, productos y proyectos adicionales tales como los anteriores:

    Google Code

    Google App Engine

    Google Earth.

    Google Glass

    Picasa

    Street View

    Es posible consultar los principales productos y marcas de Google en:http://www.google.com/permissions/trademark/our-trademarks.html

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  • 3Entre los productos que Google ofrece, se encuentra Google Apps.

    Google Apps permite al usuario acceder a diversos productos de Google mediante una cuenta unificada.

    Versiones de Google AppsGoogle AppsEs un servicio gratuito que se adquiere normalmente cuando se crea una cuenta de correo electrnico

    de Google Mail (Gmail).

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  • 4Este servicio permite a las empresas acceder a los servicios de Google Apps mediante un dominio propio.

    Google Apps for Business

    Hasta el 6 de diciembre de 2012, se ofreca una versin gratuita de Google Apps for Business, conocida

    como la "Edicin estndar" que permita hacer uso del servicio sin costo a organizaciones con menos

    de 10 cuentas de usuarios. Despus de dicha fecha, todas las nuevas contrataciones tienen un costo

    aproximado de US$5.00 dlares mensuales por cuenta con un perodo de prueba de 30 das.

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  • 5Activacin de un dominio en Google Apps for BusinessPara darse de alta en Google Apps se debe ingresar a:http://www.google.com/enterprise/apps/business/

    Al seleccionar el botn "Get Started" localizado en la esquina superior derecha del sitio, tal como se ve en la Ilustracin 3, se comienza el proceso de 3 pasos para la creacin de la cuenta de Google Apps.

    Durante este paso se pedir al usuario que ingrese los datos de la organizacin y del administrador inicial. Es necesario contar previamente con una cuenta de correo electrnico de cualquier proveedor.

    Paso 1. Datos del administrador y de la empresa

    NOTAA partir de este punto, el texto se referir a "Google Apps for Business", simplemente como "Google Apps".

    Es importante ingresar un correo electrnico y un nmero de telfono vlidos, ya que en caso de prdida de la contrasea del administrador o de que sean necesarias acciones crticas relacionados con el servicio, esos sern los datos de contacto que Google utilizar

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  • 6Paso 2. Seleccin de dominioEn este paso se indicar a Google Apps el dominio que ser asignado a la cuenta.

    Las primeras dos opciones son muy sencillas de llevar a cabo mediante un proceso automatizado de configuracin.

    En este paso es posible: Utilizar una subdominio gratuito en mygbiz.com. Comprar un dominio en lnea. Asignar un dominio adquirido por otro medio.

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  • 7Cuando se elige utilizar un dominio propio, la aplicacin requiere que se ingrese el nombre de dicho dominio.

    Utilizacin de un dominio propio

    Cuando se asigna un dominio propio, el proceso implica la validacin de que el usuario cuenta con acreditacin para la administracin del dominio en cuestin.

    Ilustracin 8: Dominio registrado con el proveedor GoDaddy.com

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  • 8El sistema es capaz de identificar a algunos proveedores de nombres de dominio ('registrar', en ingls) y puede realizar el proceso de verificacin de manera automatizada, tal como se describe en la Ilustracin 8.

    Registro con otros proveedores

    En caso de que el registrar no sea identificado por Google Apps, el sistema desplegar una lista de proveedores conocido y al final la opcin de Otros", tal como se muestra en la Ilustracin 9.

    Ilustracin 9: Paso 2 -Seleccin de un proveedor de registro de dominios alterno.

    Existen 5 mtodos adicionales para vericar la propiedad del dominio

    1. Mediante la adicin de un mensaje de texto en el DNS del proveedor de nombres de dominio (Ilustracin 10).2. Mediante la aadidura de un archivo HTML en el servidor web del dominio (Ilustracin 11).3. Mediante Google Analytics (Ilustracin 12).4. Mediante las etiquetas de Google (Ilustracin 13).5. Mediante la insercin de una meta-etiqueta en la pgina principal del sitio (Ilustracin14).

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  • 9Ilustracin 10: Paso 2- Vericacin mediante DNS

    Ilustracin 11: Paso 2- Vericacin mediante archivo HTML

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  • 10

    Ilustracin 12: Paso 2- Vericacin mediante Google Analytics.

    Ilustracin 13: paso 2- Vericacin mediante etiquetas de Google.

    Ilustracin 14: Paso 2- Vericacin mediante una etiqueta HTML

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  • 11

    Paso 3. Creacin de la cuenta del administrador

    El ltimo paso es la creacin de la cuenta del administrador del dominio.Se debe ingresar el nombre del usuario y la contrasea tal como se aprecia en la Ilustracin15.

    Ilustracin 15: Paso 3- Alta del super usuario.

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  • 12

    Paso Adicional: Conguracin de DNS para correo electrnicoPara poder utilizar Google Apps correctamente es necesario configurar el servidor de nombres de dominio (DNS) para que apunte a los servidores de Google.

    Esta configuracin de DNS es crtica para el uso del correo electrnico, ya que de no exista un registro MX (Mail exchange) que apunte a Google Apps, el servicio estar deshabilitado por competo.

    Este paso no se realiza dentro de Google Apps y vara dependiendo del proveedor de nombres de dominios de cada organizacin.

    Un ejemplo de la configuracin MX se aprecia en la Ilustracin 16.

    Ilustracin 16: Conguracin de registro MX para Google Apps

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  • 13

    Administracin de Google AppsUna vez que se ha creado la cuenta del sitio, es posible administrar los usuarios, grupos y componentes de Google Apps.Se puede acceder a la consola de administracin mediante la URL http://google.com/a/.

    Una vez identificado correctamente, se accede al panel de administracin tal como se muestra en la Ilustracin 18.El panel de administracin es el centro neurlgico de Google Apps. Desde ste es posible gestionar:

    El perl de la empresa. Usuarios y grupos. Los diversos servicios. La informacin sobre el uso de las aplicaciones. La seguridad del sistema. Los dominios relacionados.

    En este caso, la URL es: https://www.google.com/a/openint.com.mx

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  • 14

    Al seleccionar el icono de "Usuarios", el administrador es capaz de gestionar altas, bajas y cambios de los usuarios de Google Apps

    Cuentas de usuarios

    Ilustracin 19

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  • 15

    Alta de un usuario

    Para aadir una cuenta de usuario a Google Apps slo es necesario seleccionar el icono localizado en la parte superior derecha del panel de usuarios.

    Al seleccionar el icono, se presentarn las opciones para aadir usuarios.

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    Existen 3 maneras de aadir usuarios:

    Mediante invitacin. Mediante captura individual. Mediante la carga de un archivo con una lista de usuarios.

    Cuando se selecciona la opcin de captura individual, se abre una nueva ventana que requiere el ingreso de los datos del usuario.

    En esta ventana se ingresan el nombre completo del usuario, su nombre de usuario y una contrasea, la cual puede ser capturada o generada automticamente.Una vez que se han capturado los datos del usuario, se procede a la creacin de ste, seleccionando el botn Crear usuario nuevo", localizado en la parte inferior de la ventana (Ilustracin 23)

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  • 17

    Si se cuentan con los permisos de administracin, es posible modificar los datos de un usuario e incluso eliminarlo. Lo nico que hay que hacer es poner el puntero del mouse sobre el nombre del usuario en cuestin y seleccionar la opcin deseada.

    Para consultar la informacin del usuario slo hay que hacer clic sobre el nombre del usuario y aparecer el tablero de informacin de dicho usuario

    Modicacin y consulta de un usuario

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  • 18

    En este panel es posible no slo consultar los datos del usuario, sino tambin realizar diversas modificaciones mediante la seleccin de los iconos localizados en la parte superior derecha de panel.

    Tal como se ve en la Ilustracin 27, la operaciones de izquierda a derecha son:

    Cambio de contrasea. Asignacin del usuario a un grupo. Cambiar el nombre de usuario. Transferir al usuario a otra organizacin. Eliminar al usuario. Ayuda. Conguracin general.

    Grupos

    Al seleccionar el icono de Grupos", el administrador es capaz de gestionar altas, bajas y cambios de grupos de Google Apps. En cuentas nuevas de Google Apps, no hay grupos creados previamente, tal como se aprecia en la Ilustracin 29.

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  • 19

    Creacin de gruposPara crear un grupo nuevo se selecciona el icono localizado en la parte superior derecha de la pantalla. Ver Ilustracin 30.

    Una vez seleccionado el icono aparece el panel de creacin de grupo.

    En dicho panel se definen: Nombre del grupo. Correo electrnico correspondiente al grupo. Niveles de acceso que pueden tener los integrantes del grupo. Aadir a todos los integrantes del sitio al grupo.

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    Panel de administracin avanzada de gruposUna vez creado, se presenta el panel de administracin avanzada del grupo. Este panel presenta opciones tales como:

    Modicacin de los datos del grupo. Eliminacin del grupo. Gestin de miembros del grupo.

    Los usuarios de un grupo pueden tener los siguientes roles: Propietario: el cual puede gestionar al grupo que pertenece. Miembro: el cual slo puede pertenecer al grupo y ajustarse a los permisos asignados.

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  • 21

    Seleccin y despliegue de informacin de gruposAl regresar al panel de grupos, se despliega el grupo recin creado.

    Al seleccionar uno o varios grupos en el panel principal, aparecen 2 iconos en la parte superior izquierda

    El icono de la izquierda en la Ilustracin 36 activa la adicin de usuarios a los grupos seleccionados.

    Al pulsar el botn izquierdo sobre el nombre de un grupo, se despliega el panel de informacin del grupo como se muestra en la Ilustracin 37.

    El icono de la derecha en la Ilustracin 36 activa la eliminacin de los grupos seleccionados.

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    Al seleccionar las funciones de administrador en el panel de administracin, es posible asignar los roles de administrador a diversos usuarios del sitio.Para poder acceder es necesario ingresar el nombre y la contrasea de un usuario con los permisos necesarios de administracin (Ilustracin 39).

    Funciones de administrador

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    Una vez que un usuario con privilegios de administracin se ha registrado, se despliega el panel de funciones de administracin.

    Existen 5 funciones del sistema: Superadministrador: Posee todos los permisos del sitio. Administrador de grupos: Puede gestionar los grupos. Administrador de usuarios: Puede gestionar los usuarios. Administrador de Centro de Asistencia: Tiene acceso a la informacin de los usarios y cambiar sus contraseas. Administrador de servicios: Permite gestionar los servicios y aplicaciones.

    Es posible crear roles adicionales definiendo privilegios especficos para dicho rol seleccionando el botn Crear una funcin nueva

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  • 24

    Al seleccionar la pestaa de Privilegios" se pueden configurar los permisos de cada rol.

    A continuacin se ejemplifica la adicin de un administrador de grupos.Se selecciona el apartado de Administrador de grupos" y se hace clic en el botn Agregar administradores".

    Inmediatamente despus se abre la ventana de asignacin de nuevo administrador en la que se debe ingresar el nombre del usuario al que le deseamos otorgar estas nuevas funciones

    Ilustracin 41: Privilegios de los administradores

    Ilustracin 42: Adicin de un administrador de grupos

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    Una vez confirmada la asignacin el usuario aparece en el panel de administracin de grupos.

    Para anular la asignacin simplemente se elige a el/los usuario(s) y se selecciona el botn Anular asignacin de administradores

    Ilustracin 43: Ventana de asignacin de nuevo administrador.

    Ilustracin 44: Alta de un nuevo administrador de grupos

    Ilustracin 45: Seleccin de administrador a dar de baja

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    Ilustracin 46: Conrmacin de baja de administrador.

    Perl de empresa

    El panel de perfil de la empresa permite gestionar las caractersticas generales de Google Apps para todos los usuarios y la apariencia general del sitio.

    Ilustracin 47

    Ilustracin 48: Panel de perl de la empresa

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  • 27

    Al seleccionar el apartado de "Perfil", es posible gestionar:

    Nombre de la organizacin.

    Informacin de contacto.

    Mensajes de asistencia a los usuarios.

    El idioma por defecto de Google Apps.

    La zona horaria de Google Apps.

    El bloqueo de publicidad.

    La manera de desplegar nuevas funcionalidades de Google Apps a los usuarios.

    La manera de desplegar nuevos servicios de Google Apps a los usuarios.

    Las estadsticas de uso del Marketplace.

    La conguracin de Google Analytics.

    La conguracin de integracin con los escritorios Windows.

    La eliminacin de la cuenta de Google Apps.

    La revisin de las condiciones de seguridad y privacidad de Google Apps.

    Al seleccionar el apartado de Preferencias de comunicacin", es posible gestionar el tipo de mensajes que el administrador puede recibir por parte de Google.

    Al seleccionar el apartado de Personalizacin", es posible gestionar la apariencia bsica del sitio, tal como la inclusin de logotipos propios y la seleccin de colores que desplegar de Google Apps.

    Al seleccionar el apartado de URL personalizadas", es posible gestionar las direcciones web por medio de las cuales los usuarios pueden acceder a los distintos servicios como se muestra en la Ilustracin 49.

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    Ilustracin 49: Personalizacin de las URL

    Cabe hacer notar que para habilitar estas direcciones personalizadas es necesario editar los registros CNAME del DNS del dominio.

    Google Apps

    Ilustracin 50

    El Panel de Google Apps permite gestionar cada componente de Google Apps tales como:

    Calendario Contactos Drive Gmail

    Mvil Sitios web Talk Video

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    Ilustracin 51: Panel de Google Apps.

    Cada componente tiene sus propias configuraciones como:

    Recursos. Seguridad. Integracin. Interoperabilidad. Propiedad. Acceso. Despliegue. Publicacin. Plantillas. Componentes experimentales.

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