POLICY AND PROCEDURE MANUAL    

SOP NO:                ACCTG AP004 12‐15  DEPARTMENT:  ACCOUNTING                                                    SUB‐SECTION: ACCOUNTS PAYABLE   SUBJECT:  INVOICE SALES & USE TAX                              ISSUE DATE:    DECEMBER 14, 2015      

POLICY:     Hotels are responsible for paying sales and/or use tax on all taxable purchases at the rate applicable to the locality in which the purchases are being consumed.  PROCEDURE:   Hotels must pay sales or use tax on the purchase price of all items of equipment including beds, furniture, televisions, room furnishings, etc.  They are also responsible for sales or use tax on supplies furnished to guests or used in the operation of the hotel.  These supplies include items such as linens, bedding, towels, soap, toilet tissue, laundry bags, glasses, stationery, menus, keys, office supplies, cleaning supplies, etc.  Rules on use tax may vary from state to state*. The property Director of Accounting is responsible for the accurate accrual of use tax in Accounts Payable.   

1. Invoices processed through Accounts Payable for goods that will not be resold should include sales tax charged on the invoice or accrued at the applicable rate if subject to sales tax for the location where the goods are shipped and will be used, except where the item is exempt from sales tax (as in item 5).  

 2. Where invoices are subject to sales tax but the vendor has not assessed the tax, use tax will be 

accrued on applicable items.  This accrual will not increase the amount of the invoice. This also includes: 

‐ Invoices for goods purchased outside of the county or state where the tax rate charged was lower than your local jurisdiction.   

‐ Invoices for goods purchased outside of the county or state where no sales tax was charged at all.   

 3. To record use tax, the expense will increase by the unbilled tax amount and an equivalent credit will 

be posted to the Use Tax Liability account (Accrued Use Tax 22000045).  This tax is typically assessed at the same rate as the sales tax that would have been owed, had the same goods been purchased in the state of residence.    

EXAMPLE:  ‐An invoice has been received for facial tissue and guest room shampoo from Guest Supply.  The total of the invoice is 362.25. ‐Your local tax rate for sales tax is 8.25% (This is an assumption in this example only. Check your local tax rate). ‐We need to accrue Use Tax on this invoice.    Calculation #1  362.25 x 8.25% = 29.89    ‐This calculates the Use Tax to be paid   Calculation #2  362.25 + 29.89 = 392.14    ‐This calculates the “increased” expense                 to be incurred Invoice Coding:    4071860000    Guest Supplies    392.14               Increased Expense Amount   22000045  Accrued Use Tax    (29.89)               Tax entered as a credit amount 

TOTAL INVOICE    362.25               Total Invoice $ does not change       

Page 2

                                         

4. Generally the following items are exempt from sales tax upon purchase:  ‐ Food purchased for resale or internal consumption ‐ Alcoholic and carbonated beverages purchased for resale ‐ Retail goods purchased for resale ‐ Honor bar items purchased for resale ‐ Service/Labor portions of invoices 

 5. Certain items are exempt from sales tax upon purchase, however are subject to Use Tax when 

consumed internally, rather than sold in the normal course of business: ‐ Alcoholic or carbonated beverages purchased for resale but used for employee events, in 

house entertainment, amenities, receptions, and other sales and promotional events.  ‐ Retail goods purchased for resale but given away for employee relations or sales and 

promotional purposes.  ‐ Honor bar non‐food items purchased for resale, but given away for employee relations or 

sales and promotional purposes.     

EXAMPLE:  ‐A bottle of wine was purchased from your liquor distributor at a cost of $45.00.  No tax was      charged on the invoice.  ‐The bottle of wine was placed in the room of a top client as an amenity by the Sales Department. ‐Your local tax rate for sales tax is 8.25% (This is an assumption in this example only. Check your local tax rate). ‐We need to accrue Use Tax on this item. ‐We also need to credit the bar for the cost of the wine, while charging Sales for the expense.    Calculation #1  45.00 x 8.25% = 3.71    ‐This calculates the Use Tax to be paid   Calculation #2  45.00 + 3.71 = 48.71    ‐This calculates the expense to be                  charged to Sales. Journal Entry:    7270700000    Comp Services & Gifts  48.71                 Expense Amount charged to Sales   22000045  Accrued Use Tax    (3.71)               Tax entered as a credit amount 

13142030000  COS Wine     (45.00)               Credit to offset expense of wine  ‐ Any items consumed internally or given as a promotional expense need to be tracked on 

a daily and monthly basis so proper Use Tax may be accrued and proper credit may be given to the appropriate expense account code.   Note: This Use Tax will auto‐calculate on the 2016 Food & Beverage Inventory and Cost Calculation worksheets when credits are listed for goods consumed.  

     *Arizona does not impose use tax on complimentary personal hygiene items provided to guests.  States with no sales tax imposed will also have no use tax imposed (AK, DE, MT, NH, OR).