access3.doc

8/17/2019 access3.doc

1/4

IMPORTAREA ŞI EXPORTAREA DATELOR

Puterea sistemelor de gestionare a bazelor de date relaţionale (RDBMS) constă încapacitatea lor de a lucra cu un număr mare de date individuale stocate în tabele şi de astabili relaţii semniicative între datele respective!

Access are capacitatea de a transorma tabele de baze de date" oi de calcul şiişiere de te#t create în alte aplicaţii sub DOS sau Windows în işiere cu ormatul !mdb propriu! $cest proces este denumit proces de importare de işiere! Access poate e#portaişiere cu tabele în orice ormat în care poate importa işiere!

$plicaţiile convenţionale pentru crearea bazelor de date în sistemele de calculsalvează iecare tabel într%un işier separat! &iecare işier conţine un antet" urmat de datele propriu%zise! Antetul este un grup de octeţi care urnizează inormaţii despre structuraişierului" cum ar i denumirile şi titlurile c'mpurilor" numărul înregistrărilor din tabel şilungimea işierelor!

Pentru a vizualiza tabelele de sistem în Access alegeţi Tools, Options. Selectaţieticeta View şi" din grupul Show" selectaţi System Objects!

Access poate importa şi e#porta următoarele tipuri de işiere cu tabele de baze de dateolosite în maoritatea sistemelor de gestionare a bazelor de date*% işiere dBASE cu tabele (!db) şi memo (!dbt)" precum şi işiere inde# dBASE III

(!nd#) şi dBASE IV, 5. şi !. (!md#)! &işierele dBASE III" sunt un elementcomun în domeniul sistemelor RDBMS! Maoritatea sistemelor RDBMS şi toateaplicaţiile pentru calcul tabelar pot importa şi e#porta işiere !db! +ele maiolosite ormate sunt dBASE III şi IV ,

% işiere cu tabele (!db) şi baze de date (!dbc) din Visu#l $o%&'o! Puteţi să importaţiişiere Visu#l $o%&'o" dar nu le puteţi e#porta!

Pentru a importa un işier dintr%o aplicaţie de calcul tabelar în Access acesta

trebuie să ie pregătit în ormat bază de date* denumirile c'mpurilor sunt scrise în primalinie" iar restul conţinutului bazei de date este ormat din date! -ipul datelor din iecarecoloană trebuie să ie conorm cu domeniul pe care îl selectaţi din baza de date! -oatecelulele care ormează domeniul din oaia de calcul care trebuie importat într%un tabel Access trebuie să aibă valorile îngeţate! +'nd celulele conţin ormule" Access importăcelulele ca celule de date goale! .ngeţarea valorilor determină programul Access săsuprascrie ormulele din oaia de calcul care conţine valorile îngeţate!

Pentru a importa datele dintr%o oaie de calcul E%cel într%un tabel Access" eectuaţiurmătorii paşi*

% descideţi baza de date în care vreţi să adăugaţi noul tabel! .n cazul nostru creaţi o bază de date nouă şi denumiţi%o Impo'tE%cel ,

% alegeţi $ile, (et E%te'n#l D#t#, Impo't pentru a descide caseta de dialog Impo't)

% selectaţi *ic'oso+t E%cel -.%ls din lista $iles o+ Type" apoi selectaţi registrul decalcul E%cel care conţine oaia de calcul pe care vreţi să o importaţi! /#ecutaţi clic pe Impo't ! Access va lansa subrutina Impo't Sp'e#dsheet Wi/#'d)

% dacă importaţi o întreagă oaie de calcul" selectaţi opţiunea Show Wo'0sheets,


2/4

% dacă importaţi un domeniu numit" selectaţi opţiunea Show 1#med 2#n3es!Selectaţi din caseta cu listă oaia de calcul sau domeniul aplicaţiei date denumite pe care vreţi să îl importaţi! Impo't Sp'e#dsheet Wi/#'d prezintă o mostră a datelor importate! /#ecutaţi clic

pe 1e%t pentru a trece la următoarea caseta de dialog

% dacă prima linie cu date din oaia de calcul conţine denumiri de c'mp pentrutabelul importat" selectaţi caseta de validare $i'st 2ow 4ont#ins 4olumn e#din3s! /#ecutaţi clic pe 1e%t pentru a continua cu pasul trei! Impo't Sp'e#dsheet Wi/#'d va aişa caseta de dialog! Dacă vreţi să creaţi un nou tabel încare să plasaţi datele importate din oaia de calcul" selectaţi opţiunea In # 1ewT#ble! Pentru a adăuga datele importate într%un tabel e#istent" selectaţi opţiunea In#n E%istin3 T#ble şi selectaţi din lista derulantă tabelul în care vreţi să adăugaţidatele importate! /#ecutaţi clic pe 1e%t)

% cea de a patra casetă de dialog vă permite să eliminaţi anumite coloane din tabelulimportat (select'nd opţiunea Do 1ot Impo't $ield S0ip)" să editaţi sau săadăugaţi denumirile c'mpurilor pentru coloanele oii de calcul! /#ecutaţi clic pe

coloana a cărei denumire vreţi să o editaţi sau să o adăugaţi" apoi scrieţidenumirea respectivă în caseta de dialog $ield 1#me! Dacă vreţi ca Access săinde#eze acest c'mp" alegeţi tipul de inde# corespunzător din caseta cu lista Inde%ed ( 1o inde%" 6es Duplic#tes O7" 6es 1o Duplic#tes)! Dacă datele dincoloana oii de calcul sunt neormatate sau sunt ormatate ca te#t" Access vă permite să selectaţi tipul de date pentru c'mpul respectiv din lista derulantă D#t#Type! După ce aţi eectuat aceste operaţiuni pentru iecare coloană" e#ecutaţi clic pe 1e%t , !

% următoarea casetă de dialog permite utilizatorului să stabilească un c'mp ceie primară! Selectaţi opţiunea 8et Access Add &'im#'y 7ey pentru ca Access săadauge un c'mp Auto1umbe' în tabelul importat, Access va înscrie un număr unic

pentru iecare linie e#istentă din oaia de calcul pe care o importaţi! Selectaţiopţiunea 4hoose *y Own &'im#'y 7ey şi selectaţi c'mpul ceie principală dinlista derulantă" dacă ştiţi că puteţi să olosiţi o coloană din oaia de calcul sau dindomeniul de date drept ceie principală pentru tabelul importat! Dacă acest tabelimportat nu are nevoie de o ceie principală" selectaţi opţiunea 1o &'im#'y 7ey!/#ecutaţi clic pe 1e%t pentru a trece la următoarea casetă de dialog din Impo't Sp'e#dsheet Wi/#'d)

% în ultima casetă de dialog a 0izardului" Access va olosi denumirea oii de datesau a domeniului de date ca denumire prestabilita pentru tabel sau vă permite săintroduceţi numele dorit! Dacă vreţi să olosiţi T#ble An#ly/e' Wi/#'d pentru adiviza tabelul importat în două sau mai multe tabele asociate" selectaţi caseta devalidare I Would 8i0e # Wi/#'d to An#ly/e *y T#ble A+te' Impo'tin3 the D#t#!/#ecutaţi clic pe $inish pentru a înceia procesul de importare!

Puteţi să exportaţi date dintr%un tabel Access în orice ormat pe care îl puteţi olosi pentru a importa date" cu e#cepţia işierelor Visu#l $o%&'o! +ea mai recventă operaţie dee#port în sistemele RDBMS este crearea de işiere pentru combinarea documentelor"olosite pentru işierele aplicaţiilor de procesare de te#t şi ale programelor de calcultabelar! .n maoritatea cazurilor" este bine să e#portaţi rezultatul unei interogări" în acest


3/4

el put'nd să selectaţi înregistrările dorite pentru a le e#porta" nu întregul conţinut al unuiişier!

+ea mai simplă metodă pentru e#portarea datelor este să copiaţi în Windows4lipbo#'d înregistrările care vreţi să le e#portaţi" apoi să lipiţi datele în cealaltă aplicaţie!Puteţi să copiaţi în +lipboard grupuri speciice de înregistrări contigue!

+'nd copiaţi înregistrări din Access în 4lipbo#'d " prima linie conţine denumirilec'mpurilor" indierent de grupul de înregistrări pe care le selectaţi! Dacă ane#aţiînregistrări separate sau grupuri de înregistrări la cele lipite dea într%un document din altăaplicaţie" trebuie să eliminaţi manual dublurile denumirilor c'mpurilor!

/#portarea unui tabel implică o succesiune de operaţii asemănătoare celor de laimportarea unui işier cu acelaşi ormat! .n scopul de a e#porta un tabel ca işier cudelimitare prin virgulă pe care să%l puteţi olosi ca işier pentru combinarea datelor într%unnumăr mare de aplicaţii pentru procesarea de te#t" eectuaţi paşii următori*

% activaţi ereastra D#t#b#se" aişaţi comanda rapidă T#bles şi selectaţi tabelul pecare vreţi să îl e#portaţi,

% alegeti $ile, E%po't ! Access va aişa caseta de dialog E%po't T#ble Denumi'e9t#bel

To)% Selectaţi Te%t $iles din lista derulantă S#:e #s Type)

&olositi lista derulantă S#:e In pentru a selecta unitatea de disc şi directorul încare vreţi să stocaţi işierul e#portat" scrieţi denumirea işierului e#portat în casetade te#t $ile 1#me" apoi e#ecutaţi clic pe S#:e,

% Access va lansa Te%t E%po't Wi/#'d ! &olosirea acestui 0izard" inclusiv opţiunileavansate" este identică utilizării subrutinei Impo't Te%t Wi/#'d " cu e#cepţiaaptului că rezultatul este un işier e#tern în locul unui tabel Access! +'nde#portaţi un işier de te#t" Te%t E%po't Wi/#'d nu are un pas pentru editareadenumirilor c'mpurilor sau pentru selectarea tipurilor de date ale c'mpurilor,

% Pentru a termina e#portarea işierului de te#t" eectuaţi aceiaşi paşi ca în cazul

importării unui işier de te#t! .nregistrările din işierele create de Access sunte#portate în ordinea ceii principale! 1rice altă ordine pe care aţi creat%o va iignorată! Dacă nu desemnaţi c'mpuri ceie principală" înregistrările vor ie#portate în ordinea în care le%aţi introdus în tabel!.n aara işierelor de te#t" puteţi să e#portaţi date în orice alt ormat de işier pe

care Access îl poate importa! Access permite e#portarea în următoarele ormate de işier*% işiere E%cel !#ls (versiunile 2!3 p'nă la 4333),% işiere 2ich Te%t $o'm#t (!rt) pentru *ic'oso+t Wo'd şi alte aplicaţii pentru

procesare de te#t sub Windows,% ormatul T*8 (!tm) pentru aişarea statică a datelor din paginile transmise prin

orice server 5eb,

% ormatul Acti:e Se':e' es (!asp) pentru aişarea statică a datelor din pagini5eb independente de bro0ser care sunt umizate din Inte'net In+o'm#tion Se':e' ;")

% işiere '#do% pentru DOS ;.%, III", IV, 5. şi !., pentru versiunea !. este necesară componenta BDE ,


4/4

% orice ormat recunoscut de un driver ODB4 instalat în sistem" mai puţin pentrue#portarea işierelor Visu#l $o%&'o

access3.doc

Documents