67Access 2010 The Missing Manual

La serie Manual Perdida es simplemente la serie ms inteligente y utilizable de guas- KEVIN KELLY, COFUNDADOR DE PROTEGIDO ACCESS 2010EL MANUAL PERDIDOEL LIBRO QUE DEBERIA HABER ESTADO EN LA CAJA

Access 2010: El Manual Perdido. Vaya de Access llego el amo verdadero con los consejos profesionales del diseo de la base de datos y las explicaciones de cristal en este libro. Aprenda todos los secretos de este programa poderoso de base de datos as es que usted pueda usar sus datos en las formas creativas de catlogos del producto, la informacin en lnea para producir voces y reportes.El manual perdido'El libro que debiera haber estado en la caja:

Las cosas importantes que usted necesita saberMatthew Mac Donald Es una ciencia escribiendo de tecnologa con ms de una docena de libros en su nombre incluido Excel 2010: El Manual Perdido de Access 2010 fue creado en Un Sitio Web.

Finque una base de datos con facilidad. Almacene informacin para rastrear nmeros, productos, documentos, y ms

Haga a la medida la interfaz. Finque sus formas para hacerle a la entrada de datos un chasquido

Encuentre lo que usted necesita fasto busque, ordene, y resuma enormes cantidades de informacin

Utilice sus datos. Convierta informacin cruda en reportes impresos con formateo atractivo

Comparta sus datos. Colabore en lnea con SharePoint y la base de datos de trama de Acceso completamente nuevo

bucee en el Acceso programando. Tenga trucos y tcnicas para automatizar tareas comunes

Cree conexiones sustanciosas de datos. Haga enlaces dinmicos de Servidor de lenguaje normalizado de consulta, SharePoint, y otros sistemas

Access 2010: El Manual PerdidoPor Matthew Mac. Donald

Derecho de autor 2010 O'Reilly Media, el S.A. Todos los derechos Reservado. Impreso en los Estados Unidos de Norte Amrica.Publicado por O'Reilly Media, S.A., 1005 Gravenstein Highway Al Norte, Sebastopol, CA 95472.

Los libros O'Reilly Media pueden ser comprados para el negocio educativo,, o las ventas el uso promocional. Las ediciones en lnea estn tambin disponibles para la mayora de ttulos: Safari.oreilly.com. Para ms informacin, contacte a nuestro corporativo / institucional departamento de ventas: El 800-998-9938 o el carbono.

Imprimiendo Historia:

El junio del 2010: Primera Edicin.

El manual de la cscara de nuez, el logotipo del Manual de la Cscara de Nuez, el logotipo O'Reilly, y El libro que debera haber estado en La caja es marca registrada de O'Reilly Media, Acceso Inc. 2010: El Manual Perdido, El logotipo Manual Perdido, Pogue Press, y el logotipo Pogue Press son marcas registradas de O'Reilly Media, S.A.

Muchas de las designaciones usadas por fabricantes y las suplidoras para distinguir sus productos son reclamados como marcas registradas. Dnde esas designaciones aparecen en este libro, y O'Reilly Media, S.A. se dio cuenta de un reclamo de marca registrada, las designaciones han sido escritas en letras de imprenta en cachuchas o cachuchas iniciales.

Mientras cada precaucin ha sido llevada en la preparacin de este libro, el editor publicista y el autor no cargan con la responsabilidad para los errores o las omisiones, o para daos resultando del uso de la informacin contenida en este punto.

Nmero Internacional Estndar del Libro:

Tabla de ContenidosLos Crditos que faltan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XviiIntroduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Primera parte: Almacenamiento de informacin en las Tablas.Captulo 1: Crear la primera base de datos. . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .23Comprender las bases de datos de access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Para hacer funcionar su primera base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25Comprender tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Crear una tabla simple. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Edicin de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Ahorro de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Cmo hacer copias de seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .38Guardar una base de datos con un nombre diferente o formato. . . . . . . .40Reducir una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Apertura de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Designacin de una base de datos como de confianza. . . . . . . . . . . . . . . . .42Apertura de las bases de datos recientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Abrir ms de una base de datos a la vez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Abrir una base de datos creada en una versin anterior de Access. . . . . . .45El panel de navegacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Navegando con las tablas del panel de exploracin. . . . . . . . .. . . . . . . . . . .48Administracin de objetos de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 50Captulo 2: Generacin de tablas inteligentes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Descripcin de los tipos de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Design View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Organizacin y Descripcin de los campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54Cmo actualizaciones funcionen en la vista Diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . .56Captulo 2: Generacin de tablas inteligentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Descripcin de los tipos de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Design View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Organizacin y Descripcin de los campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Cmo actualizaciones funcionen en la vista Diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Acceda a los tipos de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Memo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Nmero. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Moneda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66Fecha / hora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67S / No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Hipervnculo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Adjunto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Autonumrico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Calculado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79La clave principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81La creacin de su propio campo de clave principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Seis Principios de diseo de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821. Elegir buenos nombres de campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 832. Divida su informacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 843. Incluya todos los detalles en un solo lugar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 854. Evitar la duplicacin de la informacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855. Evitar informacin redundante. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876. Incluir un campo de ID. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Captulo 3: El dominio de la tcnica: ordenar, buscar, Filtrado y mucho ms 89

Personalizacin Hoja de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Formato de la Hoja de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Reorganizacin de las columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Cambiar el tamao de filas y columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Ocultar columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Columnas de congelacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Hoja de datos de navegacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Seleccionador. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Filtrado.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Bsquedas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Edicin avanzada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106El corrector ortogrfico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Autocorreccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Caracteres especiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Impresin de la hoja de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Vista preliminar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Ajuste de un imprime. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Captulo 4: El bloqueo de los datos incorrectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Datos bsicos de integridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120La prevencin de los campos en blanco. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Configuracin de valores predeterminados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Prevencin de valores duplicados con ndices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Mscaras de entrada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Uso de una mscara de proyectos prefabricados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Creacin de su propia mscara .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Reglas de validacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136La aplicacin de una regla de validacin de campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Escribir una regla de validacin de campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Crear una regla de validacin de tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Bsquedas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Creacin de una bsqueda simple con valores fijos. . . . . . . . . . . . . . . . . 145Adicin de nuevos valores a la lista de bsqueda .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Captulo 5: Vinculacin de tablas con relaciones .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149

Fundamentos relacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Los datos redundantes frente a los datos relacionados. . . . . . . . . . . . . . 150Campos de juego: un nexo relacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152Vinculacin con el Id de columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153La relacin padre-hijo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154Usando la relacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155Definir una relacin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155Edicin de Relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Integridad Referencial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161Explorar una relacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164Las bsquedas con tablas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Las relaciones ms exticos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171One-to-One Relacin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171Muchos-a-muchos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172Relacin con la prctica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176La Escuela de Msica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177La tienda de chocolate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181

Segunda parte: Manipulacin de datos con consultas.

Captulo 6: consultas que seleccionan Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Fundamentos de la consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Creacin de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Crear una consulta en vista Diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Crear una consulta sencilla con el Asistente para consultas. . . . . . . . . . . 199Descripcin de la vista SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202Consultas y tablas relacionadas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Unir tablas en una consulta .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208Combinaciones externas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Varias combinaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214

Captulo 7: Trucos esenciales de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Calculado Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Definir un campo calculado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Matemtica simple con campos numricos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Expresiones con texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Funciones de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224Uso de una funcin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224El Generador de expresiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Formateo de Nmeros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Funciones ms matemtico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Funciones de texto .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Funciones de fecha. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234Tratar con valores en blanco (nulos). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Resumen de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .238Agrupando una consulta de totales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240Se une en una consulta de totales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Parmetros de la consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Captulo 8: Las consultas que los registros de actualizacin. . . . . . . . . . . . . . . .247

Entender consultas de accin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247Prueba de consultas de accin (con cuidado). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248La Familia consulta de accin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Actualizacin de Consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Consultas de datos anexados .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254Creacin de un Append (o de creacin de tabla) Consulta. . . . . . . . . . . . .256Conseguir Autonombres comenzar en valores distintos de 1. . . . . . . . . . 259Consultas de eliminacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Tutorial: Cmo marcar Fuera de Stock Orders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Encontrar Out-of-Coleccin de artculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263Colocacin de las rdenes en espera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264Captulo 9: Anlisis de datos con consultas de referencias cruzadas yTablas dinmicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Entender consultas de referencias cruzadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268Crear consultas de tabla de referencias cruzadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Crear una consulta de referencias cruzadas con el asistente. . . . . . . . . . . 272Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas desde cero .. . . . . . .276Tablas dinmicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278La construccin de una tabla dinmica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Manipulacin de una tabla dinmica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283Crear un campo calculado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285Ocultar y mostrar detalles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287Filtrado de tablas dinmicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288Pivote Listas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290Elegir un tipo de grfico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292Impresin de un grfico dinmico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293

Tercera parte: Impresin de informes

Captulo 10: Creacin de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297

Informe General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Crear un informe con un solo clic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Creacin de un informe en la vista Diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Los muchos puntos de vista de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306Reorganizar un informe.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308Impresin, pre visualizacin y Exportacin de un informe. . . . . . . . . . . . . 308Vista previa de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .309Exportar Formatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311Exportacin de un informe a un archivo PDF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312Exportacin de un informe a otro formato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .314Formato a un informe .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315Aplicacin de un tema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315Formato a columnas y encabezados de columna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318Formato condicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323Barras de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Filtrar y ordenar un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328Filtrado de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329Ordenar un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Captulo 11: Diseo de informes avanzados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Mejora de los informes en la vista Diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331Las secciones de la vista Diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Comprender los controles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334Moving Campos De un diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335Adicin de ms controles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .338Crear un informe desde cero (en la vista Diseo). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340El Asistente para informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343El Asistente para etiquetas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345Puesta a punto Informes con Propiedades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Modificacin de las propiedades comunes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352Expresiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .353Agrupar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354Informe Agrupacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356Fine-Tuning con la "Agrupacin, orden y total" Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . 359Varios grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .362

Cuarta parte: La construccin de una interfaz de usuario con formularios.

Captulo 12: Creacin de formularios sencillos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .367

Crear formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368La construccin de un sencillo formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368Uso de los campos Autonumrico en Formas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373Mostrando fotos de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374Uso de formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375Bsqueda y Edicin de un Record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375Agregar un registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377Eliminar un registro .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378Impresin de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378Ordenar y filtrar en un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379Ordenar un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Filtrar un formulario .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Usando el Filtro por formulario Feature. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381Ahorro de Filtros para el futuro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383Creacin de formularios de lujo .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384Manipular Diseos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385Controles Libertadores de Diseos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Utilizando Presentaciones tabulares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .390Se muestran varios registros en cualquier forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391Dividir formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394Propiedades del formulario ms til. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396El Asistente para formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Captulo 13: Diseo de formularios avanzados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Personalizacin de formularios en la vista Diseo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Secciones Forma: Las diferentes partes de su formulario. . . . . . . . . . . . . .402Agregar controles a un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .404La Galera de Control: Un recorrido rpido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406Organizar controles en el formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409Anclaje: Cambio de tamao automticamente controles. . . . . . . . . . . . . 412Orden de tabulacin: hacer ms fcil la navegacin del teclado. . . . . . . . 417Tomar el control de los controles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420Bloqueos de seguridad en campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420Evitar errores con validacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421Realizar clculos con expresiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Organizador con controles Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423Going Places con Enlaces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..425Mostrando pginas Web con el navegador de Web .. . . . . . . . . . . . . . . . . 426Navegacin con listas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428Realizacin de acciones con botones de comando. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431Los formularios y tablas vinculadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434Relaciones entre tablas y formularios sencillos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434El control de subformulario .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435Crear subformularios personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Captulo 14: La construccin de un sistema de navegacin. . . . . . . . . . 439

Dominar el panel de navegacin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .439Configuracin de la lista de navegacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .440Mejor filtrado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443Ocultar objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445Uso de grupos personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .446Bsqueda en la lista de navegacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .448Construir formas con Smarts de navegacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449Formas de men personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .449Designacin de un formulario de inicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .451Formas compuestas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Mostrando todos sus formularios en una lista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Navegacin Forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457Crear un formulario de navegacin de un solo nivel. . . . . . . . . . . . . . . . . . 458Crear un formulario de navegacin de dos niveles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Ajuste de sus botones de navegacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .462Vincular a datos relacionados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463Mostrando registros vinculados en formas separadas. . . . . . . . . . . . . . . . 463Mostrando informes ms detallados con Enlaces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

Quinta parte: Programacin con Access

Captulo 15: Automatizacin de tareas con macros. . . . . . . . . . . . . . . . . .473

Fundamentos de macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475Creacin de una macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .475Ejecutar una macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .478Edicin de una macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479Encontrar a acciones en el Catlogo de Accin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480Colapsar, expansin, y agrupar las acciones de macro. . . . . . . . . . . . . . . . 482Solucin de problemas macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Macros y seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .488Acciones Macro inseguras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488Bases de datos de confianza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489Confianza temporal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .491El Centro de confianza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491Configuracin de una ubicacin de confianza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493Tres recetas macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .495Encontrar un Record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495Impresin de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496Enviar sus datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497Administrar Macros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500Submacros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .500Asignar una macro a una combinacin de teclas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .502Configurar una macro de inicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504

Captulo 16: Conexin de macros para formularios y tablas. . . . . . . . . . 505

Formas Macro-Powered. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .505Descripcin de los eventos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .506Colocacin de una macro a un evento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508Lectura argumentos desde un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Modificacin de las propiedades de formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .511Macros condicionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .512La construccin de un Estado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513Validacin de datos con condiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Macros condicionales ms complejos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Macros de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .519Tabla Eventos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Validacin con Antes de Eventos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521Llevar un registro de cambios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .525Depuracin Macros de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528Una Macro Data avanzada: Sincronizar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .530

Captulo 17: Automatizacin de tareas con Visual Basic. . . . . . . . . . . . . 535

El Editor de Visual Basic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536Adicin de un nuevo mdulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .537Escribir el ms simple posible Rutina Cdigo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538Poner cdigo en un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540En respuesta a un evento de formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .541Llamar al cdigo en un mdulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544Lectura y escritura de los campos en un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . 546Descripcin de objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547Propiedades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .548Mtodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .551Eventos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .553Usar objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .554Lo que indica que un registro ha cambiado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554Creacin de un efecto del ratn. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .559

Captulo 18: La escritura inteligente Cdigo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .563

Explorando el lenguaje VB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563Almacenamiento de informacin en variables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .564Toma de decisiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .565Repeticin de acciones con un lazo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .568La creacin de funciones personalizadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570Poniendo todo junto: Una funcin para probar tarjetas de crdito. . . . . .571Lidiar con Problemas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .575Depuracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .576Control de errores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .579Ms profundamente en los objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .581El objeto DoCmd. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583Convertir una macro a cdigo VB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .585Con VB para ejecutar un mejor negocio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587Mantener un total acumulado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .588Obtencin de informacin de precios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .591Adicin de un nuevo producto durante una Orden. . . . . . . . . . . . . . . . . . .592Gestin de cumplimiento de la orden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .595Actualizacin de nmeros de. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .598

Sexta parte: El acceso compartido con el resto del mundo

Captulo 19: Compartir una base de datos con varios usuarios. . . . . . . 605La apertura de su base de datos para el Mundial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .606Cmo acceder a las obras Compartir. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .606Preparacin de la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608Comprender las bases de datos divididas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .608Divisin de una base de datos con el Asistente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610Cmo funcionan las tablas vinculadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .613Manual de divisin de una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .615Bloqueos de seguridad en su front-end. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618Compartir una base de datos con personas que no poseen acceso. . . . . .620Jugar bien con otros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621Al ver los cambios a medida que ocurren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .622Tratar con Editando conflictos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .624Usando Cerraduras para Detener superposicin ediciones. . . . . . . . . . . . 626Abrir una base de datos en modo exclusivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628La corrupcin de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628Diagnstico (y fijacin) Bases de datos corruptos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629Prevencin de la Corrupcin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630Seguridad de su base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .631Contrasea-proteger su base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632Contraseas y bases de datos de Split. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633Uso de la seguridad de archivos de Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635

Captulo 20: La importacin y exportacin de datos. . . . . . . . . . . . . . 639

Estuche para importar y exportar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639Comprensin de las exportaciones .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640Comprensin de las importaciones .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640Uso del portapapeles .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642Copiar una tabla de Access a algn otro sitio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642Copia de clulas de Excel a Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644Operaciones de importacin y exportacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646Tipos de archivo que se pueden importar .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647Importacin de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648Importar desde un archivo de Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650Importar desde un archivo de texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653Tipos de archivos exportables .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654Exportacin de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655Reutilizacin de Importacin y Export Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657Acceso y XML .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659Qu es XML, realmente?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660Tres reglas de XML .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661Los archivos y esquemas XML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664La historia XML acceso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664Exportar a un archivo XML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666Importar desde un archivo XML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668Recopilacin de informacin por correo electrnico .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670Creacin de un mensaje de correo electrnico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671Procesamiento de respuestas manualmente .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677Procesamiento de respuestas automticamente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679La gestin de la configuracin de la coleccin virtual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679Captulo 21: Conexin de Access a SQL Server .. . . . . . . . . . . . 683Si se cambia a SQL Server?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683Cmo funciona el servidor SQL .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684A Cheaper SQL Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686Introduccin: SQL Server Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688Preparacin para SQL Server Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688Descarga de SQL Server Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690Instalacin de SQL Server Express .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692Poner SQL Server en la red. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696Creacin de una base de datos SQL Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697Convertir a SQL Server de una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697La gestin de su base de datos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 703Creacin de una base de datos SQL Server desde cero .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706Agregar objetos a una base de datos SQL Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707Creacin de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707Comprensin de consultas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713Creacin de una vista .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714Captulo 22: Conexin de Acceso a SharePoint. . . . . . . . . . . . 719Entender SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 720Lo que puede hacer en SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721Configuracin de SharePoint .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724Creacin de un sitio de grupo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724Personalizacin del sitio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727SharePoint y Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731La construccin de una lista .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732Exportar una tabla de SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737Importacin de una lista en Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739Mover una base de datos completa de SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742Edicin de los datos de SharePoint en Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745Hacer Desconectado cambios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 746Captulo 23: La construccin de una base de datos Web. . . . . . . . . . . . . . . . . 751Comprender las bases de datos web .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752Su primera base de datos Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753Creacin de una nueva base de datos Web .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 754Los objetos de cliente y objetos Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755

Publicacin de una base de datos Web .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 758La pgina de base de datos web de SharePoint .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 760Los formularios Web Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762Distribuir su base de datos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763Sincronizar la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765Trabajo sin conexin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767Profundizar en los objetos Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768Los formularios Web Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 769Web Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 771Consultas Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 773Macros Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 773Convertir una base de datos existente a una base de datos Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776Comprobacin de compatibilidad Web .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 777Estrategias de Migracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778Octava parte: ApndiceApndice A: Acceso Customizing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783Aadiendo tus Favoritos a la QAT .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 784Aadir botones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785Personalizacin de base de datos especfica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787Personalizar la cinta de opciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 788Cambio de fichas existentes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789Creacin de su propio Tab .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 791Almacenamiento y reutilizacin de la cinta de opciones personalizada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795

Los Crditos que Faltan

Sobre el autorMatthew MacDonald es una ciencia y escritor de tecnologa con ms de una docena delibros en su haber. Geeks Office le puede seguir en la palabra de las hojas de clculo conExcel 2010: The Missing Manual. Ventiladores Web pueden construir un hogar en lnea con l enCreacin de un Sitio Web: The Missing Manual. Y los seres humanos de todo tipo puedendescubren cun extrao que en realidad son en su cerebro: The Missing Manual y suBody: The Missing Manual.Acerca del Equipo CreativoNan Barber (editor) ha participado en la serie Missing Manual desde su creacin.Ella vive en Massachusetts con su marido y su iMac. Email: nanbarber @oreilly.com.Nellie McKesson (editor de produccin) vive en Brockton, Massachusetts, y pasa su repuestomomento de estudiar diseo grfico y la fabricacin de las camisetas (www.endplasticdesigns.com).Email: nellie@oreilly.com.James Turner (revisor tcnico) (revisor tcnico) es un editor colaborador dewww.oreilly.com y un periodista freelance que ha escrito para publicaciones tan diversascomo el Christian Science Monitor, IEEE Spectrum, la revista Linuxworld yWired Magazine. Email: turner@blackbear.biz.John Pierce (revisor tcnico) es el autor de Microsoft Access 2003 Inside Track(Microsoft Press). Trabaj en Microsoft como editor y escritor de 12 aos,actualmente es un editor independiente que se especializa en software, la poesa y la historia. Email:jpierce@flyingspress.com" jpierce@flyingspress.com

Angela Howard (divisor) se indexa por ms de 10 aos, sobre todo para el ordenadorlibros, pero de vez en cuando por los libros sobre otros temas como los viajes, la medicina alternativa,y geckos leopardo. Ella vive en California con su esposo, su hija ydos gatos.Jue Ene (copy editor) goza freelance edicin de textos, un buen misterio, y la bsquedapara la potsticker perfecta. Email: jjuepub@sbcglobal.net.AgradecimientosEscribir un libro acerca de un programa tan extenso y complejo como el acceso es una labor deamor (amor de dolor, eso es). Estoy en deuda con toda una serie de gente que ayud acon esta edicin y el anterior. Incluyen Nan Barber, Brian Sawyer,Nellie McKesson y Peter Meyers, y tcnicos revisores John Pierce, JamesTurner, Juel Bortolussi y Michael Schmalz. Tambin debo gracias a muchas personas quetrabajado para conseguir este libro formateado, indexado, e impreso-puedes conocer a muchos deen la pgina de Crditos Missing.La realizacin de este libro requiere un par de noches sin dormir (y muchos privados de sueoda). Extiendo mi amor y gracias a mis hijas, Maya y Brenna, que pusocon ella sin llorar casi todo el tiempo, mi querida esposa, Faria, que en su mayora lo hizo elmismo, y nuestras madres y padres (Nora, Razia, Paul, y Hamid), que contribuyeronhoras de cuidado de nios, sabrosas comidas, y ayuda en general en la casa que mantiene estalibro sobre la pista. As que gracias a todos-sin ti, la mitad del libro seguiran siendoatrapado dentro de mi cerebro!-Mateo MacDonaldThe Missing Manual SeriesManuales faltan son ingeniosos, guas magnficamente escritas a productos informticos que novenir con manuales impresos (que es casi todo de ellos). Cada libro cuenta con unndice artesanal y referencias cruzadas a pginas especficas (no slo los captulos).Recientes y prximos ttulos incluyen:Access 2007: The Missing Manual de Matthew MacDonaldComprar una casa: The Missing Manual de Nancy ConnerCSS: The Missing Manual, segunda edicin, de David Sawyer McFarlandCreacin de un Sitio Web: The Missing Manual, segunda edicin, por Matthew MacDonaldFotografa Digital de David Pogue: The Missing Manual de David PogueDreamweaver CS4: The Missing Manual de David Sawyer McFarlandDreamweaver CS5: The Missing Manual de David Sawyer McFarlandExcel 2007: The Missing Manual de Matthew MacDonaldExcel 2010: The Missing Manual de Matthew MacDonald

Facebook: The Missing Manual, segunda edicin por EA Vander VeerFileMaker Pro 10: The Missing Manual de Susan Prosser y Geoff CoffeyFileMaker Pro 11: The Missing Manual de Susan Prosser y Stuart gripmanFlash CS4: The Missing Manual de Chris Grover con EA Vander VeerFlash CS5: The Missing Manual de Chris GroverGoogle Apps: The Missing Manual de Nancy ConnerEl Internet: The Missing Manual de David Pogue y JD BiersdorferiMovie '08 y iDVD: The Missing Manual de David PogueiMovie '09 y iDVD: The Missing Manual de David Pogue y Aaron MilleriPad: The Missing Manual de JD Biersdorfer y David PogueiPhone: The Missing Manual, segunda edicin por David PogueiPhone Desarrollo App: The Missing Manual de Craig HockenberryiPhoto '08: The Missing Manual de David PogueiPhoto '09: The Missing Manual de David Pogue y JD BiersdorferiPod: The Missing Manual, octava edicin de JD Biersdorfer y David PogueJavaScript: The Missing Manual de David Sawyer McFarlandLiving Green: The Missing Manual de Nancy ConnerMac OS X: The Missing Manual, Leopard Edition de David PogueMac OS X Snow Leopard: The Missing Manual de David PogueMicrosoft Project 2007: The Missing Manual de Bonnie BiaforeMicrosoft Project 2010: The Missing Manual de Bonnie BiaforeNetbooks: The Missing Manual de J.D. BiersdorferOffice 2007: The Missing Manual de Chris Grover, Matthew MacDonald y EAVander VeerOffice 2010: The Missing Manual de Nancy Connor, Chris Grover, y Matthew Mac-DonaldOffice 2008 para Macintosh: The Missing Manual de Jim ElferdinkPalm Pre: The Missing Manual de Ed BaigPC: The Missing Manual de Andy RathboneInversiones Personales: The Missing Manual de Bonnie BiaforePhotoshop CS4: The Missing Manual de Lesa Snider

Photoshop CS5: The Missing Manual de Lesa SniderPhotoshop Elements 7: The Missing Manual de Barbara BrundagePhotoshop Elements 8 para Mac: The Missing Manual de Barbara BrundagePhotoshop Elements 8 para Windows: The Missing Manual de Barbara BrundagePowerPoint 2007: The Missing Manual de E.A. Vander VeerPremiere Elements 8: The Missing Manual de Chris GroverQuickBase: The Missing Manual de Nancy ConnerQuickBooks 2010: The Missing Manual de Bonnie BiaforeQuickBooks 2011: The Missing Manual de Bonnie BiaforeQuicken 2009: The Missing Manual de Bonnie BiaforeEl cambio a la Mac: The Missing Manual, Leopard Edition de David PogueEl cambio a la Mac: The Missing Manual, Snow Leopard Edition de David PogueWikipedia: The Missing Manual por John BroughtonWindows XP Home Edition: The Missing Manual, segunda edicin por David PogueWindows XP Pro: The Missing Manual, segunda edicin por David Pogue, Craig Zacker,y Linda ZackerWindows Vista: The Missing Manual de David PogueWindows 7: The Missing Manual de David PogueWord 2007: The Missing Manual de Chris GroverSu cuerpo: The Missing Manual de Matthew MacDonaldSu cerebro: The Missing Manual de Matthew MacDonaldSu Dinero: The Missing Manual de J. D. Roth

Introduccin

La gente ha intentado una variedad de tcnicas para organizar la informacin. Han usado. Agendas electrnicas, tarjetas perforadas, cajas de cartn, archivos verticales, Post-it, 10000 - ndices de pgina y (cuando todo lo dems ha fallado) grandes pilas en la parte superior de las superficies planas. Pero despus de mucho sufrimiento, la gente descubri que las computadoras eran mucho mejores en el trato con informacin, sobre todo cuando esa informacin es grande, complejo o cambios con frecuencia. Ah es donde Microsoft Access entra en escena. Access es una herramienta para la gestin catlogos de bases de datos cuidadosamente estructurados de la informacin (o datos). Las bases de datos pueden almacenar casi cualquier tipo de informacin, incluyendo nmeros, pginas de texto e imgenes. Las bases de datos tambin varan enormemente en tamao que pueden manejar todo, desde la lista dede los nmeros de telfono de la familia de un catlogo de productos descomunal de descuento de la ta Ethel Boutique del botn. En este libro, usted aprender cmo disear bases de datos completas, mantenerlos, buscar por un valor pepitas de informacin, y construir formas atractivas para una rpida y fcil la entrada de datos. Vas a profundizar en el arte negro de la programacin de acceso, donde se va a retomar los trucos y tcnicas valiosas que se pueden utilizar para automatizar tareas comunes, incluso si nunca has tocado una lnea de cdigo antes. Y usted incluso explorar la nueva web funcin de base de datos que le permite poner su base de datos en lnea para que cualquiera pueda usarlo, siempre usted tiene la empresa de alojamiento adecuado para ayudarle a salir. Qu se puede hacer con acceso El mundo moderno est lleno de informacin. Una bsqueda en la web para un tema aburrido como "Zanahoria enlatado" redes de ms de un milln de pginas web. Como resultado de ello, no es de extraar que personas de todas las clases sociales tienen una gran herramienta para almacenar y gestionar la informacin. Es imposible describir ni siquiera una fraccin de las diferentes bases de datos que los fans de acceso crear cada da. Pero para empezar a pensar como un experto en bases de datos, aqu estn algunos tipos comunes de informacin que se puede almacenar cmodamente en una base de datos:

Catlogos de libros, CDs, aadas de vinos raros, pelculas subidas de tono, o cualquier otra cosa que quiere recoger y seguir la pista. Las listas de correo que le permiten mantenerse en contacto con amigos, familiares y compaeros de trabajo. La informacin empresarial, como listas de clientes, catlogos de productos, registros de pedidos y facturas. Las listas de invitados y regalos para bodas y otras celebraciones. Las listas de gastos, inversiones y otros detalles de planificacin financiera.Piense en Access como un asistente personal que puede ayudar a organizar, actualizar y encontrarcualquier tipo de informacin. Esta ayuda no es slo una oportunidad, sino que tambin le permite hacer cosasnunca se podra lograr por su cuenta.

TODA SU VELOCIDADLos Beneficios de una Buena Base de Datos

Mucha gente utiliza una libreta de direcciones para realizar un seguimiento de cerca amigos, parientes lejanos o compaeros de trabajo molestos. Para el mayor parte, la libreta de direcciones de baja tecnologa funciona muy bien. Pero tenga en cuenta qu pasa si decide almacenar la misma informacin en una base de datos Access. A pesar de que la lista de contactos no est almacenar volmenes de Google de tamao de la informacin, todava ofrece algunas caractersticas que usted no tendra sin acceso: Copia de seguridad. Si alguna vez has tratado de descifrar un telfono nmero a travs de una mancha de caf, usted sabe que a veces es bueno tener las cosas en forma electrnica. Una vez que coloca toda su informacin de contacto en un base de datos, usted ser capaz de preservarlo en caso de desastre, e imprimir tantas copias como sea necesario (cada con algunos o todos de la proyeccin informacin). Usted Incluso puede compartir su lista con un amigo que necesita los mismos nmeros.

Espacio. Aunque la mayora de las personas pueden adaptarse a todos los contactos que necesitan en una pequea libreta de direcciones, una base de datos asegura que nunca llenar esa seccin "M". Sin menciona que puedes tachar y volver a escribir la direccin para su itinerante To Sid solamente tantas veces antes de salir corriendo de la habitacin.

Bsqueda. Una libreta de direcciones organiza contactos en una forma-por su nombre. Pero, qu sucede una vez que haya todos los inscritos en orden alfabtico por apellido, y hay que buscar un contacto que vagamente recuerdacomo Joe? El acceso puede manejar fcilmente esta buscar. Tambin se encuentra una entrada coincidente por telfono nmero, que es grande si su telfono le da un registro de las llamadas perdidas, y quiere saber quin esestado molestando.

Compartir. Slo una persona a la vez puede editar ms archivos comunes como documentos de Microsoft Word y hojas de clculo. Esta limitacin provoca un problema si necesita que su equipo entero oficina para colaborar en un men potluck. Pero Access permite mltiples opinin personas y cambiar sus datos, al mismo tiempo, en diferentes equipos. El captulo 19 tiene la historia completa.

Integracin con otras aplicaciones. Access introduce a un mundo de posibilidades para ahorrar tiempo como combinacin de correspondencia. Usted puede alimentar a una lista de contactos en un formulario carta que se crea en Word, y generar automticamente docenas de cartas dirigidas individualmente. Ver cmo exportar datos de Access en el captulo 20.

Todos estos ejemplos demuestran slidas razones para ir electrnica con casi cualquier tipo de informacin.

Imagnese que usted acaba de terminar de compilar una base de datos para su coleccin de 10.000 raras cmics. En un capricho, decide echar un vistazo a todos los libros escritos en 1987. O slo los que cuentan con Aquaman. O los que contienen las palabras "edicin especial" en el ttulo. La realizacin de estas bsquedas con un catlogo de papel tomara das. En un equipo promedio, Access puede realizar las tres bsquedas en menos de un segundo. El acceso es tambin el rey de las pequeas empresas debido a sus poderes legendarios de personalizacin. Aunque puede utilizar prcticamente cualquier producto de base de datos para crear una lista de pedidos de los clientes, slo acceso hace que sea fcil de construir una interfaz de usuario completa para que base de datos (como se muestra en la Figura I-1).

Figura I-1:Esta base de datos de ventas incluye formas prcticas que los vendedores pueden utilizar para colocar nuevas rdenes (en la foto), servicio al cliente representantes pueden utilizar para registrar nuevos clientes, y almacn el personal puede utilizar revisar saliente envos. Lo mejor de todo, las personas que estn el uso de las formas en el base de datos no es necesario saber nada acerca de Access. Mientras como profesional de base de datos (como su propio futuro, una vez que haya terminado este libro) tiene diseado estas formas, cualquier persona puede usarlos para entrar, editar y revisar los datos.

Las Dos Caras de AccessComo podrn ver, que realmente va a realizar dos tareas independientes con Access: El diseo de su base de datos. Esta tarea consiste en crear tablas para almacenar datos, consultas que se puede descubrir a importantes piezas de informacin, formularios que facilitan para introducir la informacin, y los informes que producen impresiones atractivas.

Manejo de los datos. Esta tarea consiste en aadir nueva informacin a la base de datos, actualizacin de lo que hay, o simplemente en busca de la informacin que necesita. Para realizar este trabajo, utiliza las tablas, consultas, formularios e informes que ya has creado.

La mayor parte de este libro est dedicado a la tarea n 1-la creacin y el perfeccionamiento de la base de datos. Este trabajo es el centro de acceso, y es la parte que inicialmente parece la ms desalentadora. Tambin es lo que separa a los maestros de access de los nefitos.Una vez que haya terminado la tarea n 1, usted est listo para pasar a la tarea n 2-en realidad utilizando. la base de datos en su vida da a da. Aunque la tarea n 1 es ms difcil, se le (Con el tiempo) dedicar ms tiempo a la tarea n 2. Por ejemplo, usted podra pasar un par de hora de crear una base de datos para llevar un registro de sus recetas favoritas, pero vas a terminar ingresar informacin nueva y buscar recetas por ao (por ejemplo, cada vez que necesite para cocinar la cena).

Acceso vs Excel

El acceso no es el nico producto de Office que puede hacer frente a las listas y tablas de informacin. Microsoft Excel tambin incluye funciones para crear y administrar listas. Entonces, cul es la diferencia? A pesar de Excel perfectamente bueno para cantidades pequeas y sencillas de informacin, slo No puede manejar la misma cantidad y complejidad de la informacin como de acceso. Excel tambin vacila si usted necesita para mantener varias listas con informacin relacionada (por ejemplo, si usted desea realizar un seguimiento de una lista de sus clientes de negocios y una lista de las rdenes que he hecho). Excel obliga a separar completamente estas listas, lo que hace ms difcil analizar sus datos e introduce la posibilidad de que la informacin inconsistente. Access podrs establecer vnculos estrictos entre las tablas, que evita estos problemas. El acceso tambin ofrece todo tipo de caractersticas que no tienen ningn paralelo en la hoja de clculo mundo, tales como la capacidad de crear rutinas de bsqueda personalizados, diseo finetuned formularios de entrada de datos e imprimir una variedad de informes elegantes. Por supuesto, todo esto no quiere decir que el acceso es mejor que el Excel. De hecho, en muchos casos es posible que desee Excel para asociarse con Access. Excel brilla cuando crujido resmas de los nmeros para crear grficos, generar estadsticas o predecir las tendencias. Muchas organizaciones. Utilizar Access para almacenar y gestionar la informacin y, a continuacin, exportar una parte de ese informacin a una hoja de clculo de Excel cada vez que necesitan para analizarlo. Usted aprender cmo tomar este pas en el captulo 20.

Consejo: Busca a pulir sus conocimientos de Excel? Echa un vistazo a Excel 2010: The Missing Manual.

Acceso vs SQL ServerMicrosoft proporciona otra base de datos producto de la potencia industrial de SQL Server, que acciona todo en propio motor de bsqueda de Microsoft a la de valores NASDAQ cambio. Claramente, SQL Server es un gran negocio, y muchos fans se preguntan cmo Access su software de base de datos favorita compara. Una de las diferencias ms importantes entre Access y productos de base de datos como SQL Server es que Access es una base de datos del lado del cliente. En trminos no-aficionado a la tecnologa, lo que significa que Access se ejecuta en su equipo personal. Motores de bases de datos como SQL Server estn basadas en servidor: Se almacenan los datos en un equipo servidor de alta potencia, que se acceder a una variedad de jardn PC. (Esta interaccin ocurre en una red local.) Bases de datos basadas en servidor son mucho ms complejas de configurar y mantener, pero proporcionar un mejor rendimiento y estabilidad slida como una roca, aun cuando miles de la gente los usa a la vez. Sin embargo, las nicas personas que requieren bases de datos de gama alta como SQL Server son las grandes organizaciones. Amazon.com no durara 5 minutos si se tuvo que recurrir a una base de datos. Pero Acceso funciona bien para la mayora de las pequeas y empresas de tamao medio. Tambin es perfecto para su uso personal. (Si todava tiene persistentes dudas acerca de si el acceso puede satisfacer sus necesidades, echa un vistazo a la caja en la pgina 6.) Otra diferencia importante entre el acceso y los productos de base de datos del lado del servidor es que Access es una solucin todo-en-uno para almacenar e interactuar con los datos. Server side motores de bases de datos como SQL Server foco exclusivamente en el almacenamiento de datos (y el envo de esos datos a otros ordenadores cuando se lo piden). Sin embargo, este solo propsito diseo tiene un precio considerable. Una persona comn no puede editar directamente una base de datos que es almacenado por SQL Server. En su lugar, es necesario utilizar otro programa que pueda hablar conSQL Server y solicitar la informacin que necesita. En la mayora de los casos, las necesidades de este programa ser construido a mano por un programador experto. En otras palabras, si usted est utilizando SQL Server, es necesario escribir una aplicacin entera antes de que pueda utilizar eficazmente su base de datos. A veces, los fans de acceso no se convierten en gurs de SQL Server. Puede comenzar con un modesto Acceda a la base de datos y luego paso a SQL Server cuando sus necesidades exceden lo Access proporciona. El proceso no siempre es perfecto, pero es posible. Usted puede incluso seguir usando Access como un front-end para administrar su base de datos SQL Server. Usted puede aprender de este truco en el captulo 21.

La Cara Moderna de Access

Desde que Microsoft Office conquist el mundo (all por la dcada de 1990), los programas de como Word, Excel y Access no han cambiado mucho. Aunque un nuevo verdaderamente til funcin aparece una vez en un tiempo, Microsoft pasa ms tiempo en cua trucos impares como un clip de papel hablando. Pero despus de pasar demasiado tiempo tratando de simplificar el azar interfaces de barra de herramientas atestadas, en la mayora de las aplicaciones de Office, Microsoft finalmente reunido el coraje para redisear todo desde cero, tirar los mens y barras de herramientas y su sustitucin por una nueva cinta negra. Access 2010 hereda la renovada interfaz de usuario de Access 2007 y aade unas cuantas mejoras propias. El principal de ellos es algo que se llama la vista Backstage, un centro de centro para crear, abrir y guardar archivos de base de datos.

UN SABIO HACIA EL MUNDO

Cuando Access no es suficiente Si usted ha recogido este libro, es probable que tenga un buen sentido de que el acceso se adapte a sus necesidades. Pero si ests en cualquier duda, una rpida revisin de la realidad confirmar si usted est en el camino correcto. En la siguiente lista se muestran algunas seales de advertencia que sugieran usted y el acceso no es un buen ajuste. Si usted no se cae en ninguna de estas categoras, felicidades, ests listo para utilizar la base de datos ms sencilla y productiva software en cualquier lugar! Es necesario almacenar grandes volmenes de informacin (Ms de 2 gigabytes de datos). Es poco probable golpear a esta marca a menos que usted est almacenando imgenes grandes o otros tipos de contenidos digitales dentro de una base de datos. Incluso una base de datos de acceso grande es por lo general menos de 100 megabytes (Aproximadamente 20 veces menor que el lmite de 2 GB).

Usted va a compartir su base de datos en una red, y ms de una docena de personas que necesitan utilizarlo a la vez. Es difcil interpretar correctamente esta limitar. No hay ningn problema para cientos de personas a utilizar su base de datos de vez en cuando, pero los problemas se producen cuando muchas personas estn compitiendo para hacer cambios en el mismo archivo de base de datos en el mismo instante. Usted necesidad de probar su base de datos para averiguar si usted puede cruzar este lmite sin introducir problemas, y puede que tenga que utilizar Access junto con SQL Server o SharePoint. Captulo 19 contiene ms informacin de compartir acceso con grupos de personas.

Es necesario utilizar la base de datos para alimentar una web aplicacin. Bases de datos Access ordinarios no son cortados para la Web. Pero Access 2010 introduce un nueva funcin de base de datos web que utiliza Microsoft en acciones. Punto de detrs de las escenas, por lo que su base de datos puede servir muchas ms personas de lo que podra a travs del acceso solo. Sin embargo, hay desventajas-por ejemplo, algunas de las caractersticas de acceso no se transfieren a la aplicacin web, y hay que invertir en SharePoint Servero un servicio de alojamiento de SharePoint. Captulo 23 describe Funcin de base de datos web de acceso en detalle.

Ver BackstageSus datos estn la estrella del espectculo. Por eso consulte creadores de acceso a bases de datos comoestar en el escenario. Sin duda, es una metfora extraa, pero la lgica de acceso al backstageVista tiene sentido: temporalmente le lleva lejos de su base de datos y le permiteconcentrarse en otras tareas que no impliquen entrar o edicin de datos. Estas tareas incluyencrear una nueva base de datos, conversin de la base de datos a un formato diferente, impresinparte de sus contenidos y valores cambiantes de acceso.Nota: Vista Backstage es una nueva innovacin que aparece en los programas de oficina ms populares, incluyendoAccess, Excel, Word y PowerPoint.Para cambiar a la vista backstage, haga clic en el botn de archivo que aparece justo a la izquierda de laFicha Pgina de inicio en la cinta, como se muestra en la figura a 1-2. Para salir de la vista backstage, sloHaga clic en archivo nuevo o pulse Esc.Figura I-2:Haga clic en el botn Archivopara ir a los camerinos. lanombre del botn esun guio a Access 2003y otros ms, msVentanas tradicionalesprogramas, quegrupo de muchos de estostareas juntos en unMen Archivo.

Vista Backstage se divide en dos partes. A la izquierda es un estrecho comandos listado de striptease.Haga clic en uno de ellos para revelar una pantalla en la que puede realizar una tarea diferente. dependienteen lo que se hace clic, Access puede mostrar opciones e informacin adicionala la derecha.La primera vez que inicia Access, usted comienza a la vista detrs del escenario (Figura I-3). Esto se debe aAcceso sabe que tenis necesidad de crear una nueva base de datos o abra una existente antesusted puede ir a trabajar.Junto con la creacin y la apertura de bases de datos, tambin puede utilizar el acceso de la vista Backstagea: Guarde una copia de su base de datos (Database selecciona Guardar como). Compacto, reparacin y cifrar el archivo de base de datos (elegir Info). Imprima parte de la informacin en su base de datos (seleccione Imprimir). Publicar su base de datos a un servidor de SharePoint que otras personas puedan utilizarla en elWeb (elija Guardar y publicar). Configurar todo tipo de opciones de acceso (elija Opciones). Salga de Access (elija Esc Salir).Figura I-3:Access inicia envista Backstage, conNueva seleccionado (en ela la izquierda). Desde este punto,slo tiene que rellenaren un nombre de archivo yhaga clic en el gran Createbotn de la derecha paraempezar. O bien, haga clic enAbierto a buscar unabase de datos existente.

Volver a ver detrs del escenario para llevar a cabo todas estas tareas en los captulos siguientes.La cinta de opcionesLa cinta es una sper barra de herramientas que sustituye a las diversas barras de herramientas que obstruye la ventanaantes de Access 2007. Est claro, racional y cuidadosamente organizado en pestaas-Inicio, Crear, Datos externos, y as sucesivamente. Inicialmente, Access se inicia con cuatro fichas(aunque otras fichas aparecen cuando realiza tareas especficas).Al crear o abrir una nueva base de datos, se inicia en la ficha Inicio. Haga clic en Crearpestaa (como se muestra en la Figura I-4), y se obtiene acceso a una serie de comandos de gran alcance quepermiten aadir nuevos componentes de base de datos.He aqu un panorama general de las cuatro fichas de la cinta bsicos: Inicio rene una variedad de comandos comunes, como el familiarherramientas de copiar y pegar y comandos de formato para las fuentes pellizcando y colores.Tambin encontrar tiles funciones como ordenar, buscar y filtrar, todo lo cualpodrs abordar en el captulo 3.

Figura I-4: La cinta est llena del artesano-como detalle. Cuando coloque el puntero sobre un botn, usted no ve un mserodos o tres palabras Descripcin de un amarillocaja. En su lugar, ver un partido amistoso pop-upcaja con una completa mini descripcin.Aqu, el ratn es se cierne sobre la Comando de la tabla.

Create tiene comandos para insertar todos los diferentes objetos de la base que usted aprenderen este libro (vase la pgina 24 para obtener toda la verdad). Estos incluyen las tablas quealmacenar datos, las consultas que buscarla, las formas que le ayudarn a editarlo, y losinformes que le ayudan a imprimirlo. Los datos externos tiene comandos para importar datos en Access y exportara otros programas. Tambin encontrar funciones para la integracin con MicrosoftSharePoint Server. Vamos a usar estos comandos en la parte 6. Base de datos Herramientas cuenta con las herramientas profesionales que va a utilizar para analizar una base de datos, tablas de enlace,y ampliar la escala de SQL Server. Usted tambin encontrar los comandos para insertarCdigo de Visual Basic, lo que podr explorar con detalle en la Parte 5.Vale la pena pasar un poco de tiempo acostumbrarse a la cinta basada en fichas. intentarhaciendo clic en una ficha tras otra, revolviendo de ida y vuelta a travs de las cuatro secciones aver lo que tienen. Usted aprender ms sobre todos estos comandos mientras hace sucamino a travs de este libro.Consejo: Si usted tiene un ratn de desplazamiento, puede brisa a travs de las pestaas an ms rpido moviendo el ratnpuntero sobre la cinta y, a continuacin, girando la rueda de desplazamiento hacia arriba o hacia abajo.Una caracterstica interesante de la cinta es la forma en que se adapta a diferentes tamaos de ventana. En una ampliaVentana de acceso, no hay espacio para moverse, y el texto aparece junto a casi todos losbotn. Sin embargo, en una ventana de acceso restringido, donde el espacio es ms limitado, tiras de accesoel texto fuera menos botones importantes para hacer espacio (Figura I-5).Cuando el espacio es limitado, Access tambin puede reemplazar las imgenes grandes con imgenes ms pequeas yreorganizar los botones en una seccin particular de la cinta, aunque estas tcticas sonmucho menos comn. La mayora de las veces, Access intenta mantener sus fichas de la cinta sin piedadconsistente, por lo que no consigue expulsado por diferentes disposiciones botn cuandocambiar el tamao de la ventana de Access.Figura I-5:Aqu hay tres secciones de la Ficha Inicio de la cinta (Ordenar y Filtrar, registros y encontrar). Cundola ventana de acceso es amplia, hay mucho espacio para mostrar los botones y el texto (arriba). Pero si cambia el tamao del Ventana de Acceso a superskinniness, la cinta elimina texto por lo que puede seguir mostrando el mismo conjunto de comandos. Si usted quiere saber lo que es un botn sin texto, site el cursor sobre l para ver su nombre.

Consejo: Desea recuperar el espacio en pantalla que ocupa la cinta? Simplemente haga doble clic en la pestaa actual,y los colapsos cinta, dejando slo la fila de ttulos de las fichas visibles. Haga doble clic en la ficha de nuevo para que aparezca labotones de nuevo a la vista.

Usando la cinta de opciones con el teclado

Si eres un amante de teclado acrrimo, te alegrar saber que puede desencadenar la cintacomandos con el teclado. El truco es usar aceleradores de teclado, una serie depulsaciones de teclado que se inicia con la tecla Alt (las mismas teclas que utiliz a utilizar para llegar a un men).Cuando se utiliza un acelerador de teclado, no mantiene pulsado todas las teclas al mismo tiempo.(Como ya lo vers, algunos de ellos tienen suficientes letras para atar los dedos hacia arriba mejor queel juego rowdiest de Twister.) En su lugar, presione las teclas una despus de la otra.El truco para aceleradores de teclado es entender que una vez que se presiona la tecla Alt,haga dos cosas, en este orden:1. Elija la ficha de cinta correcto.2. En esa ficha, seleccione un comando.Antes de poder activar un comando especfico, debe seleccionar la pestaa derecha (incluso siya est all). Cada acelerador requiere al menos dos pulsaciones de tecla despus depulse la tecla Alt. Usted necesitar an ms si tiene que cavar a travs de un submen.Por ahora, todo este proceso probablemente parece irremediablemente poco prctico. Est realmenteespera que memorizar docenas de diferentes combinaciones de teclas aceleradoras?Afortunadamente, Access est dispuesto a echarle una mano con una nueva caracterstica llamada KeyTips. Esto escomo funciona: Una vez que pulse la tecla Alt, las letras aparecen mgicamente sobre cada fichala cinta. Una vez que se pulsa una tecla para recoger una ficha, letras aparecen sobre cada botnesa ficha. A continuacin, puede pulsar la tecla correspondiente para activar el comando. FiguraI-6 muestra cmo funciona.

Figura I-6:Top: Al presionar Alt, alfileres de acceso con llave Consejos al lado de cada ficha, en el men Archivo, y sobre los botones en el acceso rpido barra de herramientas. Conclusin: Si usted sigue pulsando S (para la Base de Datos Herramientas tab), ver cartas prximos a cada mando en esa ficha. Ahora puede pulsar otra de las claves para ejecutar un comando (por ejemplo, W mueve su datos a SQL Server).

Consejo: No se moleste en tratar de coincidir con letras con tira abotonada o nombres-la cinta tiene tantas caractersticasenvasados en l que en muchos casos, las letras no significan nada en absoluto.

RINCN DE NOSTALGIAAccess 2003 accesos directos del men

Si usted ha trabajado con una versin anterior de Access, puedehan entrenado a s mismo para usar las combinaciones de teclas de men, accesos directosque abre un men y elegir el comando quedesear. Al presionar Alt + E en Access 2003, en el men Edicinpops abierto (en el men principal). A continuacin, puede presionar el Sclave para elegir el comando Pegado especial.A primera vista, no parece que estos atajos de tecladogran cosa en Access 2010. Despus de todo, Access 2010ni siquiera tiene un men principal! Afortunadamente, MicrosoftFuimos a un pequeo problema adicional para hacer la vida ms fcil para toda la vidaAcceda a los aficionados. Puede seguir utilizando los accesos directos del men,pero funcionan de forma ligeramente diferente.Si pulsa Alt + E en Access 2010, la informacin sobre herramientas aparece sobrela parte superior de la cinta (Figura I-7), que le permite saber que hascomenzado a entrar en un 2003 acceso directo del men de acceso. Si usted vaal presionar S, entonces terminas en el Pega familiarizado Especialcuadro de dilogo, ya que Access sepa lo que ests tratando de hacer.Es casi como si Access tiene un men invisible en el trabajodetrs de las escenas.Por supuesto, esta caracterstica no puede ayudar a salir todo el tiempo. lono funciona si usted est tratando de utilizar uno de los pocos comandosque no existen ms. Y si usted necesita verel men de recordar lo que tecla pulsar siguiente, ests fuerade suerte. Acceso slo te da la informacin sobre herramientas.

Hasta aqu pagina 11 del manual

VQuinta Parte: Programacin Access

Captulo 15: Automatizacin de tareas con macrosCaptulo 16: Conexin de Macros Formularios y TablasCaptulo 17: Automatizacin de tareas con Visual BasicCaptulo 18: La escritura inteligente CdigoCaptulo

15

Automatizacin de Tareas con Macros

El secreto de una relacin larga y feliz con Access es aprender a hacer que funcione de la manera deseada. Como ya hemos visto, los verdaderos fanticos de acceso no usan la hoja de datos comn para introducir informacin. En su lugar, crean sus propias formas de entrada de datos personalizados. Del mismo modo, los fans de Access no se imprimen los datos mediante tablas bostezo-inspirador bsico. En su lugar, crean informes con formato enriquecido que sean los adecuados para la presentacin de sus datos. Y pros Access definitivamente no luchan a travs de la misma serie tediosa de medidas para realizar una tarea comn, en cambio, crear macros que hacen Access hacer el trabajar para ellos. Una macro es un programa en miniatura que se crea y almacena en su base de datos. Macros puede ir desde el sumamente sencillo (como un comando que muestra un formulario) a la mente-bendingly complejo (como una macro condicional que comprueba la cantidad la carne cruda que tiene en stock, y se imprime automticamente un pedido por triplicado si su nevera est vaca). En este captulo, aprender cmo crear macros bsicas. A continuacin, aprender a hacerlos ms inteligentes. A finales del prximo captulo, usted ha completado su macro exploracin, y usted ser capaz de reunir las macros que pueden disparar a s mismoscuando sea necesario, lleve a cabo toda una secuencia de pasos, e incluso tomar decisiones.

Ponerse al daMacros vs Cdigo

En el pasado, las macros han tenido un poco de una reputacin mixta. Algunos gurs de acceder a ellos evitan y prefieren usar ms (VB) lenguaje de programacin Visual Basic potente (que va a retomar en el captulo 17). Microsoft contribuy a la confusin al sugerir que las macros son de la vieja escuela tcnica, y no es la mejor opcin para la visin de futuro desarrollador. En estos das, las macros tienen una reputacin ms respetable. Aunque macros no tienen ni de lejos el poder de cdigo de VB prima, son simple, limpio y bien situado en una manera que el cdigo de VB no puede ser. Tambin tienen un par de ventajas. Una ventaja que tiene sobre macros cdigo VB es la seguridad. Como Access sabe lo que hace cada macro, puede dar fe que la mayora de las macros son seguros. (Por ejemplo, Access sabe que una accin de macro abrir Formulario slo se puede utilizar para abrir un la forma, por lo que no tiene que preocuparse de que podra eliminar su archivos, correo basura a sus amigos o formatear el disco duro.) En Por otro lado, acceso no es tan confiado con el cdigo de VB. Como como resultado, es responsable de bloquear su cdigo-powered caractersticas, incluso si son no ms amenazantes que dos conejitos caricias sobre una almohada. Vas a echar un vistazo ms de cerca a la seguridad historia en la pgina 488.La mayora de las macros tambin trabajan con la funcin de base de datos web ustedexplora en el captulo 23: Usted puede tomar una base de datos macro-powered, convertirlo en una base de datos de web, y seguir utilizando sus macros. Pero si su base de datos contiene cdigo de VB, VB-powered caractersticas que no se pueden dar el salto en lnea. Incluso si usted est pensando en dar un pase macros y convertirse en un cinturn negro Visual Basic codificador, que an debe iniciar su Acceso carrera de programacin, aprendiendo acerca de las macros. Esto se debe a que muchos de los conceptos que va a retomar-how macros conectan a las formas, las obras lgicas forma condicional, y lo que se aplican tambin en el cdigo VB.

Figura 15-1:Esta macro se compone de dos acciones. La primera accin abre una mesa, y el segundo va a una especfica record. Cuando se ejecuta el macro, Access se inicia en ella parte superior de la lista y se mueve abajo, la realizacin de cada accin.

La segunda accinLa primera accin en secuencia

Macro Esencial

A pesar de que no se den cuenta, ya has probado macros. En el captulo 14, que cre Botones que podan realizar tareas tiles, como la apertura de otra forma o navegar a un registro especfico. Para crear estas acciones, ha utilizado el asistente para botones de comando, que pide un par de preguntas simples, y luego genera una macro hecha a su medida. Aunque el Asistente para botones de comando es fcil de usar, no es todo lo flexible. Ahora, usted est listo para obtener ms poder mediante la construccin de sus propias macros a mano.

Creacin de una macro

En el siguiente ejemplo, usted comenzar lento, con una macro simple que abre una tabla y luego se dirige directamente a la ltima fila. He aqu cmo crearla: Seleccione Crear Macros y cdigo Macro.

Aparecer una nueva ventana para que usted pueda crear la macro. Extraoficialmente, esta ventana es conocida como el constructor de macro. Cada macro se compone de una secuencia de uno o ms pasos o acciones. Para crear una macro, suministrar esta lista de acciones, poniendo a cada uno en una fila separada (ver Figura 15-1). Inicialmente, la lista est vaca, y la macro no hace nada en absoluto.

Elija su primera accin de la lista Agregar nueva accin.

Access tiene una lista predefinida de acciones que se pueden utilizar para cocinar una macro. Cundo se aade una accin, slo tiene que elegir de esa lista, como se muestra en la Figura 15-2. Para este ejemplo, comenzar por la eleccin de la accin Intervalo.

Nota: En su mayor parte, la lista Agregar nueva accin es alfabtico. Sin embargo, Access hace una excepcin con algunas acciones de macro especiales que se coloca a la derecha en la parte superior de la lista. Incluyen comentario, por agregando informacin descriptiva (pgina 480) y en el grupo, para las secciones de la organizacin de una macro (pgina 483) Si, por la creacin de la lgica condicional (pgina 512), y submacro, para incrustar varias macros completos en un solo macro (pgina 500).

Rellena los argumentos a favor de la accin, utilizando los cuadros de texto que aparecen en (vea la Figura 15-3).

La mayora de las acciones necesitan un poco de informacin acerca de usted con el fin de llevar a cabo su negocio. Una accin OpenTable no tiene mucho sentido a menos que decirle access exactamente lo que la tabla que desea que se abra. Estos bits adicionales de informacin se llaman argumentos.

Figura 15-2:Haga clic en la flecha hacia abajo para ver todas las acciones que se pueden utilizar. Derecho Ahora, se est trabajando slo con las acciones que considere acceso seguro para todas las bases de datos. Un poco ms tarde (en la pgina 487) que usted considere cmo puede utilizar algunas acciones que Access considera arriesgado.

Figura 15-3:Cuando se selecciona una accin en la lista, aparecen todos los argumentos en los cuadros de texto con el nombre de la accin. Como este ejemplo muestra, la accin OpenTable tiene tres argumentos: Tabla Nombre, Ver y modo de datos. Puede escribir directamente en un texto casilla para establecer el valor del argumento o, para algunos valores, puedehaga clic en la flecha desplegable en la parte derecha del cuadro de texto para mostrar una lista de opciones. Por ejemplo, si hace clic en el men desplegable flecha en el cuadro de texto Nombre de la tabla, se obtiene una lista de todos los las tablas de la base de datos.

La accin OpenTable tiene tres argumentos:

Nombre de la tabla es la tabla que desea abrir. Usted puede elegir desde un men desplegable lista de tablas. Para este ejemplo, se puede utilizar cualquier tabla que no est vaca.

Vista le permite elegir el modo de visualizacin que se utiliza. Usted puede elegir ordinaria Vista Hoja de datos para introducir informacin, la vista Diseo para cambiar la estructura de la tabla, Vista preliminar para prepararse para imprimir los datos o tablas y Pivot- Grfico de trabajar con un resumen de tabla dinmica (como se describe en el captulo 9). Para este ejemplo, elija Vista Hoja de datos. (Por supuesto, una vez que la tabla est abierta, todava puede cambiar a una vista diferente, haga clic en el ttulo de la ficha o mediante el uso del botn Ver en la cinta.)

Modo de datos determina qu tipo de cambios se permiten. Puede utilizar el opcin estndar, Edit, para permitir que todos los cambios, slo lectura para permitir que ninguno, o Aadir a permitir inserciones nico registro. En este ejemplo, seleccione Slo lectura.

Nota: Ya has visto cmo macros personalizados tienen ms poder que el asistente Generador de comandos. Al utilizar el asistente Generador de comandos, puede abrir formularios e informes, pero las tablas no ordinarios, y usted no puede controlar el modo de vista o de los tipos permitidos de ediciones. Las macros no se enfrentan a estas limitaciones.Repita los pasos 2 y 3 para aadir otra accin. Cada vez que se aade una accin, la lista Agregar nueva accin se mueve hacia abajo, para que se sienta justo despu