เทคนิคและการใช้โปรแกรมmicttc.rtarf.mi.th/ebookcenter/ebooktraining63/pdf_book/... ·...

Master [Type the company name]

วชา

เอกสารประกอบการฝกอบรม

เทคนคและการใชโปรแกรม Microsoft Word

กองฝกอบรม กรมการสอสารทหาร กองบญชาการกองทพไทย โทร 0 2575 6640 /โทร.ทหาร 5831072

http:// comlec.rtarf.mi.th/

ร.ต.หญง โขมพฒน เกตศร อจ.แผนกวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

ผบรรยาย/เรยบเรยง

- i -

➢ เทคนคและการใชโปรแกรม MS Word 2013

กองฝกอบรม กรมการสอสารทหาร

เรยบเรยงโดย จ.ส.อ.หญง วารนทร โสวรรณ

คำนำ เอกสารประกอบการฝกอบรม ของกองฝกอบรม เร อง เทคนคและการใชโปรแกรม Microsoft Word

เปนเอกสารประกอบการฝกอบรมหลกสตรเพมพนความร การฝกอบรมเพมพนความร สายวทยาการเทคโนโลยสารสนเทศ วชา เทคนคการสรางหนงสอราชการขนสง แบงสวนเนอหาเปน 3 สวน ตามรปแบบของงานและโปรแกรมสำนกงานทใช ไดแก การสรางหนงสอราชการประเภทตางๆ ใชโปรแกรม Microsoft Word, การสรางชทและแผนงานทมาสรางลงคเชอมโยงและคำนวณไดใชโปรแกรม Microsoft Excel และการสรางงานนำเสนอใชโปรแกรม Microsoft PowerPoint

ในเอกสารประกอบการฝกอบรมฉบบน เปนเอกสารทใชประกอบการฝกอบรมในสวนของวชา Microsoft Word เปนโปรแกรมประมวลผลคำซงออกแบบมาเพอชวยใหสรางเอกสารทมคณภาพ ชวยใหการจดระเบยบและเขยนเอกสารมประสทธภาพยงขน ดงนน ผรวบรวมเอกสารประกอบการฝกอบรมฉบบนหวงเปนอยางยงวา ในระหวางการฝกอบรม เอกสารฉบบนจะสามารถชวยใหผเขารบการฝกอบรม ทำความเขาใจเนอหา แบบฝกหด และบทเรยนตางๆ ไดดยงขน พรอมทงเปนแนวทางในการพฒนาและประยกตใชโปรแกรมสำหรบการปฏบตงานในหนวยไดสมบรณ มประสทธภาพยงขน

จ.ส.อ.หญง วารนทร โสวรรณ อจช.แผนกวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

พฤศจกายน 2561

- ii -




สารบญ หนา

บทท*1**การเรมตนการใชงานโปรแกรม Microsoft Word 2013 1.1**ความรพนฐานทวไปเกยวกบโปรแกรม Microsoft Word........................................................... 1 1.2**เรมตนและรจกสวนประกอบของโปรแกรม การเรมตนเปดใชโปรแกรม ..................................... 2 1.3**ทำความรจกสวนประกอบของโปรแกรม .................................................................................... 3 1.4**การซอนหรอแสดง Ribbon ....................................................................................................... 8 บทท*2**การสรางเอกสาร บนทกงาน และการเรยกงานมาแกไข 2.1**การสรางเอกสารง านใหม ........................................................................................................... 9 2.2**การบนทกไฟลในรปแบบตางๆ (Save As) .................................................................................. 10 2.3**การบนทกไฟลโดยสรางโฟลเดอรใหม ......................................................................................... 12 2.4**การเปดไฟลเอกสารเกา ............................................................................................................... 13 บทท*3 การจดการเกยวกบรปแบบตวอกษร 3.1**การปรบแตงรปแบบตวอกษร (Format Fonts) ......................................................................... 14 3.2**วธการปรบแตงรปแบบตวอกษร .................................................................................................. 14 3.3 การปรบแตงลกษณะพเศษเพมเตมใหกบฟอนต ........................................................................... 17 3.4 เปลยนขนาดฟอนต ...................................................................................................................... 17 3.5 เปลยนแบบฟอนต .................................................................................................................... 18 3.6 การเวนระยะหางระหวางบรรทด (Line Spacing)....................................................................... 19 3.7 กำหนดระยะหางระหวางยอหนา (paragraph spacing)............................................................. 20 3.8 การใสสญลกษณหวขอยอย (Bullets) .......................................................................................... 20 3.9 การยกเลกการใชหวขอทเปน Bullets & Numbering ................................................................ 22 บทท*4**การจดตกแตงเอกสารใหถกตองตามรปแบบทตองการ 4.1**การกำหนดขอบกระดาษ (Margins) ........................................................................................... 23 4.2**การกำหนดขนาดกระดาษ (Size) ................................................................................................ 25 4.3**การกำหนดแนวในการวางเอกสาร (Orientation) ...................................................................... 26 4.3**การกำหนดรายละเอยดหวกระดาษ - ทายกระดาษ (Header-Footer) ..................................... 27 บทท*5**สรางตารางในงานเอกสาร 5.1**การสรางตารางในงานเอกสาร ..................................................................................................... 29 5.2**การสรางตารางดวยคำสง Insert Table ..................................................................................... 30 5.3**การลบตารางและสวนประกอบของโครงสรางตาราง .................................................................. 31 5.4**การลบสวนประกอบอนๆ ของโครงสรางตาราง .......................................................................... 32 5.5 การแทรกคอลมนและแถว .......................................................................................................... 33

- iii -




5.6 การจดตำแหนงขอความในตาราง ............................................................................................... 34 5.7 การผสานเซลล (Merge Cells) .................................................................................................. 35 5.8 การแบงแยกเซลล (Split Cells) ................................................................................................. 35 5.9 การแบงแยกตาราง (Split Table) ............................................................................................. 36 5.10 การตเสนขอบตาราง (Border) ................................................................................................... 36 5.11 การแปลงขอมลในตาราง ใหเปนขอความ (Convert to Text) ................................................. 37 บทท*6**รปแบบเอกสารตามระเบยบงานสารบรรณและวธการสรางหนงสอราชการแบบตางๆ 6.1**การจดทำหนงสอราชการ ............................................................................................................ 38 6.2**ตารางเปรยบเทยบการตงคาเมอพมพโดยเครองพมพดดกบโปรแกรมในเครองคอมพวเตอร ...... 39 6.3 เกรดความรเกยวกบการพมพหนงสอราชการ ............................................................................. 40 6.4 รปแบบหนงสอภายนอก ............................................................................................................. 41 6.5 รปแบบหนงสอภายใน ................................................................................................................. 42 บทท*7**การบนทกไฟลแบบ PDF/XPS Document และการสงเอกสารออกภายนอก(Save & Send) ........... 43 บทท*8**พมพเอกสารทวไป (Print) ..................................................................................................................... 45

- 1 -




บทท 1 เรมตนการใชงานโปรแกรม Microsoft Word

เปนททราบกนดอยแลววาโปรแกรมชดสำนกงาน (Microsoft Office) ทนยมใชกนมากทสด ไดมการพฒนาตอเนองกนมา “Microsoft Office 2013 ” ทมคณสมบตโดดเดนในหลายดาน เมอเทยบกบรนกอนหนาน ความรพนฐานทวไปเกยวกบโปรแกรม Word แนะนำ Microsoft Word 2013

โปรแกรมประมวลผลคำ หรอทเรยกกนวา โปรแกรมเวรดโพรเซสเซอร (Word Processor Program) เปนโปรแกรมทใชงานดานการสราง แกไข ดดแปลง ตวหนงสอ ขอความหรอเอกสารประเภทตางๆ เชน รายงาน จดหมาย บนทกขอความ ใบปะหนาโทรสาร และแบบฟอรมตางๆ เปนตน โดยเกบขอมล ในรปแบบสออเลกทรอนกสแทนกระดาษ ผใชสามารถเพมเตมหรอแกไข ขอมลทจดเกบได อยางรวดเรว และสะดวกโดยไมตองพมพใหมทงหมด โปรแกรมประมวลผลคำ ทำงานดวยการนำตวอกษรหรอทเรยกวา ฟอนต (Font) มาเรยงตอเปนคำ ประโยค และยอหนา คลายการพมพ ในเครองพมพดดโดยทตวอกษรจะถกปอนเขาทางแผงแปนอกขระ หรอแปนพมพไปเกบในหนวยความจำของคอมพวเตอรและแสดงผลใหเหนทางจอภาพ สามารถเกบบนทกเอกสารในสอบนทกตางๆ เชน Harddisk, CD-Rom, Memory Card, Flash Drive หรออนๆ จงสามารถนำไปใชกบ เครองคอมพวเตอรได โปรแกรมประมวลผลคำทไดรบความนยมอยางมาก คอ โปรแกรม Microsoft Word ของบรษท Microsoft ซงในปจจบนเปนหนง ในโปรแกรมชด Office 2013 ทปรบปรง ความสามารถใหมประสทธภาพ ดขนกวาเดม อกทงมหนาจอสวนตดตอผใชงาน (Graphical user Interface ) ทมงเนนผลลพธแบบใหม จะแสดงเครองมอเมอผใชตองการในลกษณะทมการจดเรยงและชดเจน การแสดงตวอยางเปนภาพ และคลงขอมลหรอภาพ (Gallery) ของลกษณะทกำหนดไวลวงหนา รปแบบตารางอตโนมต และเนอหาอนๆ จะชวยใหเราใชงาน Microsoft Word ไดอยางมประสทธภาพดยงขน สามารถเลอกขอความ ตาราง ลกษณะกราฟก แบบอกษร หรอแมแตองคประกอบของเนอหาทใชงานบอยๆ ไดอยางงายดาย

- 2 -




เรมตนและรจกสวนประกอบของโปรแกรม การเรมตนเปดใชโปรแกรม - คลกทปม Start → เลอนตวชเมาสไปท ALL Programs → เลอนตวชเมาสตอไปท Microsoft Office แลวคลกทชอโปรแกรม Microsoft Word 2013 - จากนนจะปรากฏหนาจอแรกซงถอเปนหนาจอหลกของโปรแกรม Microsoft Word 2013 ดงภาพ

เลอก Template ทตองการ

- 3 -




Home Tab

แทบคำสงทวไป สำหรบจดรปแบบเอกสารในสวน ขอความ ปรบสไตล ส ในสวนยอหนา ตกรอบ เปนตน

Quick Access Toolbar Title Bar

Ribbon

Curser

Zoom Value &

Zoom Slider View Shortcuts

Status Bar

1

2 3

4

6 7

5

ทำความรจกสวนประกอบของโปรแกรม 1. แทบคำสง (Tab) หรอรบบอน (Ribbon) หลงจากเปดโปรแกรมขนมาแลวในหนาจอหลกจะเหน Tab คำสงทมอยดวยกน 8 แทบ แตละ Tab คำสงประกอบดวยคำสงแยกตามกลมการทำงาน เราเรยกโดยรวมวา “รบบอน”

- 4 -




Insert Tab แทบคำสงทใชสำหรบแทรกสวนเพมเตมลงไปในหนาเอกสาร เชน แทรกตารางแทรกรปภาพ แทรกแผนภม ฯลฯ การตกแตงเอกสารใหสวยงาม

แบงยอยออกเปน 7 กลม ดงน

Page Layout Tab แทบคำสงทใชสำหรบออกแบบหรอตกแตงหนากระดาษ เชน กำหนดขนาดของกระดาษ การจดยอหนา เคาโครงหนาเอกสาร ระยะขอบ ระยะหางของยอหนา เปนตน

Reference Tab แทบคำสงท ใชสำหรบจดการกบเชงอรรถอางอง เชน การทำสารบญเนอหา ภาพ ตาราง หรอเชงอรรถ การใสบนทกชวยจำและการสรางบรรณานกรม เปนตน

- 5 -




Mailing Tab

แทบคำสงสำหรบสรางจดหมายเวยน ซองจดหมาย ฉลาก หรอลาเบลตางๆ

Review Tab

แทบคำสงสำหรบการทบทวน ตรวจทานเอกสาร เชน ตดตาม การเปลยนแปลงเนอหาและรปแบบ และปรบปรงเอกสาร เปนตน

View Tab

แทบคำสงสำหรบการปรบเปลยนมมมองขณะทำงาน เชน ยอ ขยาย เปลยน จดเรยงหนาตาง โปรแกรม เปนตน

- 6 -




- 7 -




File Tab

แทบคำสงสำหรบทำงานกบไฟลเอกสาร ประกอบดวยคำสง ยอยๆ ทใชในการจดการไฟล อาท การสรางไฟลใหม (New) การบนทกไฟล (Save) การเปด (Open) หรอการปด (Close) ไฟลเอกสารการสงพมพเอกสารเปนกระดาษ (Print) เปนตน

2. แถบเครองมอดวน (Quick access Toolbar) เปนแถบเครองมอคำสงทใชงานบอยๆ เอาไวเพอเรยกใช ไดทนทโดยตรง ไมตองผาน เขาไปยงแทบคำสงตางๆ เราสามารถกำหนดใหแถบเครองมอดวนนน มเฉพาะปมคำสงทเราเอง มกจะเรยกใชงาน เปนประจำไดดวยตนเอง ซงสามารถทำไดโดย - คลกปมหวลกศรชลง คลกบรเวณดานหนาคำสงทเราตองการ ซงจะปรากฏเครองหมาย ใหเราเหนตรงบรเวณดานหนาคำสงทถกเลอกใชหรอ..... - ใชวธคลกเลอกในคำสงเพมเตมจาก More Command…….

- 8 -




- 9 -




3. แถบชอเรอง (Title Bar) เปนแถบบอกชอโปรแกรมและชอ ไฟลเอกสารทถกเปดขนมาใชในขณะนน กรณทเปดโปรแกรมขนมาใชครงแรกจะเหนวาคาเรมตนจะตงชอไฟลวา “Document1” 4. ตวกระพรบ/จดแทรกขอความ (Curser) ตวกระพรบ/จดแทรกขอความจะอยในพนททำงาน (เสมอนหนากระดาษ) ทำหนาทบอกตำแหนงปจจบน สำหรบการแทรกขอความหรอปอนขอความใหม 5. แถบเลอนหนากระดาษ (Scrollbar) แถบเล อนแนวต ง (Vertical Scrollbar) ใช สำหร บเล อนหน ากระดาษข นหร อ เล อนลง สวนแถบเลอนแนวนอน (Horizontal Scrollbar) ใชสำหรบเลอนหนากระดาษไปทางซายหรอเลอนไปทางขวา ตำแหนงของแถบเลอนแนวนอนจะอยตดกบบรเวณแถบแสดงสถานะของโปรแกรม 6. แถบแสดงสถานะโปรแกรม (Status Bar) อยดานลางสดของหนาจอโปรแกรมจะทำหนาทบอกถงสถานะของโปรแกรมทเปนอยในขณะนน เชน บอกตำแหนงของตวกระพรบ/จดแทรกขอความ บอกจำนวนคำทนบไดในเอกสาร เปนตน 7. ปมปรบเปลยนมมมอง (View Shortcuts) เปนปมคำสงทางลดของแทบ View กลม Document View ใชในการปรบเปลยน มมมองหนากระดาษ 8. ปมยอ – ขยายพนททำงาน (Zoom Level & Zoom Slider) เปนปมคำสงทางลดของแทบ View กลม Zoom ใชเมอตองการปรบยอ – ขยาย ขนาดของพนททำงาน

Quick Access Toolbar Title Bar

Ribbon

Curser

Zoom Value &

Zoom Slider View Shortcuts

Status Bar

1

2 3

4

6 7

5

- 10 -




การซอนหรอแสดง Ribbon การใชงาน Ribbon ซ งเปนเคร องมอท เพ มเข ามาใหมสำหร บชด Office 2007 เปนตนมานน ในบางครงในขณะทำงาน หากเราตองการซอนเครองมอ Ribbon เพอใหเหนพนทการทำงานของเอกสารได ทงหนากสามารถทำการซอนหรอแสดงเครองมอ Ribbon ไดโดยการกดแปน Ctrl + F1 หรอใชวธดงน 1. คลกขวาทแทบ Ribbon ใดๆ 2. คลกเลอกคำสง Collapse the Ribbon

การใชปมคำสงตางๆ บน Ribbon สญลกษณตางๆ บนรบบอนทควรรจกเพอการเรยกใชไดอยางถกตองในบทตอๆ ไป

2

1

Ribbon Tabs User ทใชงานงาน

Ribbon Groups

- 11 -




บทท 2 การสรางเอกสาร บนทกงาน และการเรยกงานมาแกไข

การสรางเอกสารงานใหม เมอตองการสรางงานเอกสารใหม มขนตอนดงน

1. คลกปมไฟล (File) ในแถบ Ribbon เลอกคำสงใหม (New)

2. เลอกแบบเอกสารทตองการ จะปรากฏหนาตางใหม และมรปแบบ ตนแบบ (Template) ของ

การสรางเอกสารใหเลอกอยางหลากหลาย แบงตามกลมการใชงาน

- 12 -




การบนทกไฟลในรปแบบตางๆ (Save As) การบนทกไฟลในรปแบบตางๆ (Save As) เปนการบนทก เมอตองการเปลยนชอไฟล/แหลงเกบไฟล/รปแบบไฟล ตามปกตเมอสรางงานเอกสารเสรจแลวตองบนทกเกบไวเปนไฟล สำหรบ การบนทกไฟลครงแรกเราตองตงชอไฟลและหาทจดเกบ เพอใหงายตอการคนหาเมอตองนำมาใชในครงตอไปใน Word 2013 มวธการบนทกไฟลเอกสารโดยสามารถทำไดดงน

- 13 -




1. คลกทแทบ File

2. คลกเลอกคำสง Save As

3. เลอกแหลงเกบไฟล (ตามปกตจะตงคาใหบนทกใน Documents)

4. คลกในชอง File name : เพอตงชอไฟล

5. คลกทปมหวลกศรชลงของ Save as type : เพอเลอกชนดของไฟลทตองการบนทกในหนาตาง

คำสง Save As

6. คลกปม New Folder

7. พมพชอโฟลเดอรใหม (ควรตงชอใหสอดคลองกบงานเอกสารทจดเกบ)

- 14 -




การบนทกไฟลโดยสรางโฟลเดอรใหม เพอใหเกดความเปนระเบยบและคนหาไฟลทจดเกบงาย คลายการจดแยกเปนแฟมๆ ทำไดดงน

- 15 -




การเปดไฟลเอกสารเกา ในการทำงานนนอาจมความจำเปนทจะตองเปดไฟลเอกสารเกาทเคยบนทกไวขนมาใชงาน อกครง หรอเพอทำการปรบปรงแกไขเพมเตม หรออนๆ ทงนเราสามารถเปดไฟลเอกสารเกาขนมาไดดงน


2. คลกเลอกคำสง Open

3. ในหนาตาง Open คลกเลอกไดรฟหรอโฟลเดอรทเกบเอกสาร

- 16 -




4. คลกเลอกชอไฟลเอกสารทตองการเปด

5. คลกปม Open หรอปมลกศรชลงเพอเลอกรปแบบการเปดไฟล

- 17 -




บทท 3 การจดการเกยวกบรปแบบตวอกษร

หลงจากผใชงานไดทราบถงสวนประกอบและความสามารถของโปรแกรม Microsoft Word 2013 กนไปแลวนน การจดการพมพตางๆ นน ส งท สำคญทสดทจะทำใหเอกสารฉบบนนนาสนใจ กคอ การจดรปแบบทสวยงาม ไมวาจะเปนการจดรปแบบตวอกษร หรอการจดวางตำแหนงขอความบน หนากระดาษ ดงนน หากตองการใหเอกสารเหลานนดนาสนใจ เรากจำเปน จะตองทำการจดรปแบบเอกสาร ใหสวยงามดวยเชนกน ในบทนจะเปนการแนะนำการจดการกบไฟลเอกสารตางๆ ในเบองตน รวมถงการปรบแตงตวอกษร ขอความ และยอหนาตางๆ การปรบแตงรปแบบตวอกษร (Format Fonts) การพมพขอความในเอกสารทเปนเนอหายาวๆ จะดนาเบอ หากเราไมแตงเตม หรอลกเลนใหกบตวอกษร ทงนน นอกจากจะทำใหงานเอกสารของเราดนาสนใจมากขน แลวยงชวยใหเราเกดความคดสรางสรรคในการผลตผลงานทเปนเอกสารในรปแบบตางๆ ไดดอกดวย การจดการกบรปแบบตวอกษรหรอฟอนตนน สามารถทำไดหลายวธ ดงน วธการปรบแตงรปแบบตวอกษร โดยใชคำส งบน Mini Toolbar ในการจดการรปแบบฟอนตเบ องตน เชน ตวหนา เอยง ขดเสนใต เปลยนส ขนาด เปนตน 1. ลากเมาสคลมคำวา “Microsoft Office 2013” กอนแลว Mini Toolbar จะปรากฏขนใหเหนจางๆ

2. คลกปมบน Mini Toolbar เพอทำใหเปนตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใต

2

1

- 18 -




3. ตรวจดผลลพธท ได โดยใชคำส งบนแทบ Home กล ม Font เพ อการจดการรปแบบฟอนตท

หลากหลาย

กวา

3

คลกเพอเลอกลกษณะ

ของขอความในรป

ประโยคภาษาองกฤษ

คลกเพอเลอกรปแบบ การขดเสนใต

คลกเพอเลอกลกษณะ พเศษใหกบตวอกษร

- 19 -




ปมคำสง ชอคำสง หนาท

Font เปลยนแบบตวอกษร/ฟอนต Font Size เปลยนขนาดตวอกษร Glow Font ปรบขนาดตวอกษรเพมขน Shrink Font ปรบขนาดตวอกษรลดลง Clear Formatting ยกเลก/ลางการจดรปแบบตวอกษร Bold เปลยนตวอกษรใหเปนตวหนา Italic เปลยนตวอกษรใหเปนตวเอยง Underline เปลยนตวอกษรใหเปนตวขดเสนใต Strikethrough ขดฆาอกษร 1 เสน Subscript เปลยนใหตวอกษรเปนตวหอย Superscript เปลยนใหตวอกษรเปนตวยก Change Case เปลยนแบบตวพมพของตวอกษรภาษาองกฤษ Text Effects เพมลกษณะพเศษใหกบตวอกษร Text Highlight Color ปากกาเนนขอความ Font Color เปลยนสตวอกษร

ตาราง แสดงคำสงการจดรปแบบฟอนตบนแทบ Home กลม Font โดยการใช Font Dialog box คำสงอนๆ บนหนาตาง Font ใชเพอเลอก การจดการกบรปแบบฟอนต ในรายละเอยดทครบถวนทกคำสง เพราะในหนาตาง Font นจะมคำสงอกมากมาย ทไมสามารถแสดง เปนปมคำสงครบทงหมดไดบน Ribbon โดยสามารถเรยกใชคำสงไดดงน 1. คลกทแทบ Home กลม Font

2. คลกปม บนแทบ Home กลม Font เพอเปด Font Dialog box

3. คลกปมอกแทบ Font หรอแทบ Advanced 4. คลกเลอกคำสงทตองการ 5. คลกปม OK

- 20 -




การปรบแตงลกษณะพเศษเพมเตมใหกบฟอนต บางครงเราอาจจะตองการปรบแตงรปแบบฟอนตในบางสวนของเนองานเอกสาร ใหแตกตาง จากคาเรมตนตามปกต ซงสามารถทำเองไดโดย เปลยนขนาดฟอนต ลากเมาสคลมขอความทตองการเปลยนขนาดฟอนตกอน

1. คลกทแทบ Home กลม Font → คลกคำสง Font Size 2. เลอกเปลยนขนาดฟอนตตามตองการ ตวอยางเชน Change Font Size = 16 point

คลกเพอเปด Font

- 21 -




เปลยนรปแบบฟอนต ลากเมาสคลมขอความทตองการเปลยนแบบฟอนตกอน

1. คลกทแทบ Home กลม Font → คลกคำสง Font

2. เลอกทเปลยนรปแบบฟอนตตามตองการ

ทำใหมระยะหางระหวางตวอกษร (Character Spacing) 1. ลากเมาสคลมขอความทตองการทำใหมระยะหางระหวางตวอกษรหรอชองไฟเพมขน

2. เปด Font Dialog box ขนมากอน

3. คลกทแทบ Advance กลมคำสง character spacing

4. ทชอง spacing :ใหคลกเลอกคำสง Expanded เพอเพมระยะหาง/ชองไฟระหวางตวอกษร

5. ทชอง By : ใหพมพหรอคลกเลอกขนาดระยะหางตามตองการ

6. คลกปม OK

7. ตรวจดผลลพธทได

ปรบระยะหาง

คลมขอความ

เลอกขยายระยะ

2

1 4

3

ดระยะหางทได 5

- 22 -




การเวนระยะหางระหวางบรรทด (Line Spacing) การพมพเอกสารกบไมโครซอฟตเวรดนนโดยปกตหากขอความทพมพยาวเกนความกวางของ หนากระดาษทกำหนดโปรแกรม กจะทำการขนบรรทดใหมอตโนมต และมการเวนระยะหางระหวางบรรทดใหม ใหกบแตละบรรทดอตโนมตเชนกน แตหากเราตองการกำหนดระยะหางระหวางบรรทดใหม ใหสามารถเหนขอความ หรอตวอกษรไดชดเจนขนกสามารถทำไดโดย

1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการเวนระยะหางบรรทดใหม

2. คลกคำสง Line Spacing ทแทบ Home กลม paragraph

3. คลกเลอกระยะหางทตองการ เชน 1.0 ,1.15 1.5, 2.0 เปนตน หรอ …..

4. คลกทคำสง Line Spacing options….

5. คลกเลอกและพมพตวเลขระยะหางตามทตองการ


2

3

4

1 5

6

- 23 -




กำหนดระยะหางระหวางยอหนา (paragraph spacing) การเวนระยะหางระหวางยอหนาชวยใหการผลตงานเอกสารโดยภาพรวมออกมาดสวยงามม ความเปนระเบยบเรยบรอยของงานพมพ เพราะตามปกตเราอาจใชวธกดแปน 1 ครง และ ปลอยใหบรรทดนนวางไวแลวจงกดแปน อก 1 ครง เพอเรมพมพยอหนาใหม ซงไมใชวธทถกตองนก ดงนนเราสามารถกำหนดระยะหางระหวางยอหนาไดโดย

1. คลกเลอกยอหนาทตองการกำหนดใหมระยะหางระหวางยอหนา

2. คลกคำสง spacing ในแทบ paragraph

3. คลกใน ชองคำสง Before คอ ระยะหางในสวนดานบนของ

ยอหนาทเลอกไว ใหใสตวเลขสำหรบระยะหางตามตองการ (หนวยเปน point) หรอ….

4. ในช องคำส ง After คอ ระยะหางในสวนดานลางของยอ

หนาทเลอกไว ใหใสตวเลขสำหรบระยะหางตามตองการ (หนวยเปน point)


การใสสญลกษณหวขอยอย (Bullets) การกำหนดใหมเคร องหมายหรอรปสญลกษณหนาหวขอยอยน นทำได 2 ลกษณะ คอ การกำหนดสญลกษณหนาหวขอกอนทจะพมพขอความ หรอพมพขอความกอน แลวจงคอยกำหนดใหมลกษณะ หนาหวขอ ซงสามารถทำไดดงน

Enter Enter

- 24 -




1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความ ทตองการกำหนดใหมสญลกษณหวขอยอย

2. คลกท หวลกศรช ลงของคำสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph

3. คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ


กรณเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอย กอนทจะพมพขอความทตองการกำหนดใหเปนหวขอยอย สามารถทำไดดงน

1. คลกทหวลกศรชลงของคำสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph

2. คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ

3. พมพขอความทเปนหวขอยอยลงไป

4. กดแปน เพอขนหวขอใหม

2

3

1

4

3

4

- 25 -




การยกเลกการใชหวขอทเปน Bullets & Numbering สามารถทำไดโดย

1. ลากคลมหรอคลกเลอกหวขอทตองการยกเลกหมายเลขลำดบหวขอ

2. คลกคำสง Bullets หรอ Numbering ในแทบ Home กลม paragraph

3. คลกเลอกคำสง None


- 26 -




บทท 4 การจดตกแตงเอกสารใหถกตองตามรปแบบทตองการ

การแสดงมมมองเอกสารดวยวธแตกตางกน (Viewing Documents in Different Ways) มมมองในการทำงานสามารถปรบเปลยนไดตามความถนดของผใชโปรแกรม เพอให เหมาะสมกบลกษณะของงานททำ ซงแตละมมมองกมประโยชนในการใชงาน ทตางกนออกไป เราสามารถ เปลยนมมมองไดโดย

1. คลกทแทบ View ในกลม Document Views

2. คลกเลอกทมมมองทตองการ (การตงคาตามปกตจะเปนมมมองแบบ Print Layout) หรอคลกเปลยน

มมมองท View Shortcuts บนแถบ Status Bar ดงน

การกำหนดขอบกระดาษ (Margins) เอกสารทเราสรางขนมาใหมนนโปรแกรมจะตงคาขอบกระดาษมาใหเปนคาพนฐาน โดยคาทใช จะเปนคาแบบปกต (Normal) ซงเราสามารถเปลยนแปลงคาได โดยอาจจะเลอกจากรปแบบสำเรจรปทโปรแกรมมมาใหดงน

1. คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup

2. คลกทคำสง Margins

3. เลอกระยะขอบกระดาษแบบสำเรจรปทตองการหรอจะกำหนดระยะขอบกระดาษเอง

4. คลกคำสง Custom Margins จะปรากฏหนาตาง Page Setup เพอใหเรากำหนดคาระยะ

ขอบกระดาษ

1

2 3

- 27 -




5. Margins คอการกำหนดระยะขอบกระดาษ

- Top คอ การเวนระยะขอบทางดานบน

- Bottom คอ การเวนระยะขอบทางดานลาง

- Left คอ การเวนระยะขอบทางดานซาย

- Right คอ การเวนระยะขอบทางดานขวา

- Gutter คอ การเวนระยะในการเขาเลม


2

1

- 28 -




การกำหนดขนาดกระดาษ (Size) การกำหนดขนาดของเอกสารสามารถกำหนดไดตามความตองการของการนำไปใช ซงอาจจะเปนขนาดมาตรฐานหรอขนาดทเรากำหนดขนมาเอง สามารถทำไดดงน


2. คลกทคำสง Size

3. เลอกขนาดกระดาษสำเรจรปซงเปนขนาดมาตรฐาน

4. คลกคำสง More Paper Size เพอเขาไปในหนาตาง Page Setup ในการกำหนดคาขนาด

กระดาษตามตองการ

- 29 -




5. เลอกขนาดมาตรฐานหรอกำหนดขนาดกระดาษเองท - Width: ความกวาง

- Height: ความสง 6. คลกปม OK

การกำหนดแนวในการวางเอกสาร (Orientation) การกำหนดแนวในการวางเอกสาร ปกตหนากระดาษจะถกกำหนดมาเปนแนวตง แตเราสามารถ เปลยนแนวในการวางกระดาษใหเหมาะสมกบการใชงาน สามารถทำไดดงน


2. คลกทคำสง Orientation

3. คลกแนวในการวางกระดาษทตองการ

- Portrait แนวตง

- Landscape แนวนอนหรอกำหนดทหนาตาง Page Setup

- 30 -




การกำหนดรายละเอยดหวกระดาษ - ทายกระดาษ (Header-Footer) ในตำแหนงของหวกระดาษและทายกระดาษในเอกสารเราสามารถใสขอความตางๆ ใสเลขหนา หรอรปภาพ ลงไปได ซงสามารถทำไดตามขนตอนดงน

1. คลกเลอกแทบ lnsert กลม Header & Footer หรอ Double Click ตรงตำแหนงของหว

กระดาษหรอทายกระดาษ

2. สามารถกำหนดรปแบบหวกระดาษ - ทายกระดาษไดท แทบเครองมอ Header & Footer

Tools

ในการกำหนดรปแบบตางๆ ใหคลกเลอกตำแหนงทเราตองการใสหวกระดาษหรอทายกระดาษ จากนน กำหนดรปแบบตามทตองการ เชน การพมพขอความ การใสรป การใสเลขหนา ถาตองการเลอกรปแบบสำเรจรป (Built-ln) เราสามารถเลอกไดเลยจากทโปรแกรมกำหนดมา

- 31 -




ถาเลอกรปแบบ แบบ Blank สามารถกรอกขอความลงไปในสวนประกอบของหวกระดาษหรอทายกระดาษไดเอง

- 32 -




บทท 5 สรางตารางในงานเอกสาร

เอกสารโดยทวไปนน อาจจะมการนำตารางมาใชประกอบภายในเอกสาร ซงชวยให สามารถ อานขอมลภายในไดงายและสะดวกกวาขอความบรรยายในแบบยอหนา ลกษณะของ ตารางจะประกอบดวยแถวในแนวตง หรอทเรยกกนวาคอลมน (Column) และแถวในแนวนอนหรอแถว (Row) เราใชตารางในการเกบขอมลลงในแตละชองตาราง หรอเซลล (Cell) ดงภาพ การสรางตารางในงานเอกสาร ในโปรแกรมไมโครซอฟตเวรดกมคำสงในการสรางตารางและจดรปแบบตารางใหสวยงามซง สามารถทำงานไดสะดวกและรวดเรวยงขน รวมถงสามารถจดรปแบบตารางในรปแบบตางๆ ไดอยางสวยงาม การสรางตารางในโปรแกรม Word ทำไดไมยากและมหลายวธดวยกน ดงน การสรางตารางอยางงาย หากในเอกสารทพมพออกมาน นตองการแทรกตารางลงไปประกอบในเอกสารอยางงาย สามารถทำไดโดย คลกเลอกตำแหนงวางบนเอกสารหรอตำแหนงทตองการสรางตาราง

1. ทคำสง Insert Table ใหลากเมาสผานชองตารางสเหลยมเลกๆ เพอกำหนดขนาดตาราง

2. เมอไดขนาดทตองการแลวเชน 4 × 3 Table (4 Columns × 3 Rows) ใหคลกเมาส 1 ครง

3. ตรวจดผลลพธทได ซงจะเหนตารางทมขนาดพอดกบหนากระดาษอตโนมต (ขนาดตาราง จะ

ไมเกนขอบเขตกนหนาและกนหลง และโปรแกรม จะเฉลยขนาดความกวาง ของแตละ

คอลมนใหเทากน)

แถว

ชองเซลล คอลมน

- 33 -




การสรางตารางดวยคำสง Insert Table อกหนงวธเมอตองการสรางตารางโดยระบรายละเอยดของตารางเพมเตม สามารถทำไดโดย คลกทแทบ Insert กลม Table

1. Table size ใสเลขสำหรบกำหนดจำนวนคอลมนและแถว

2. AutoFit behavior ใหระบความกวางของคอลมน และลกษณะตารางใหพอดกบเนอหา

หรอหนาตางโปรแกรม

3. คลกปม OK เมอไดตารางตามทตองการ

1

2

3

1

2

- 34 -




การลบตารางและสวนประกอบของโครงสรางตาราง การลบตาราง (Delete Table) หากผใชงานตองการลบตารางออกจากเอกสารกสามารถทำไดเชนกน ซงมขนตอนในการลบตาราง ดงน

1. คลกเลอกทตารางทจะลบ หรอ ….

2. เลอนตวช เมาสไปยง ณ เซลลใดๆ ของตารางแลวคลกเมาสวาง Curser (จะปรากฏ

contextual Tab หรอแทบ Ribbon พเศษ Table Tools ขนมาใหเหน)

3. คลกทแทบ Layout ของ Table Tools

4. คลกทคำสง Delete 4.1 คลกเลอกคำสง Delete Table หรอ Delete สวนอนๆ

4.2 เลอกการลบสวนประกอบอนๆ เชน ลบเซลล ลบคอลมน ลบแถว

- 35 -




การลบสวนประกอบอนๆของโครงสรางตาราง ในการสรางตารางแตละครงนนหากเราตองการจะลดขนาดของตารางลงโดยการลบสวนประกอบของตารางออกไปไมวาจะเปนการลบคอลมน การลบแถว หรอการลบเซลล สามารถทำไดเชนเดยวกน การลบคมลมน (Delete Columns) การลบคอลมนออกจากโครงสรางของตารางทสราง สามารถทำไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกตำแหนงคอลมนทตองการลบ


3. คลกทคำสง Delete

4. คลกเลอกคำสง Delete Columns

การลบแถว (Delete Rows) เชนเดยวกนกบการลบคอลมน หากเราตองการลบแถวกสามารถทำไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกตำแหนงเซลลทตองการลบ


3. คลกเลอกคำสง Delete → เลอกคำสง Delete Rows

การลบเซลล (Delete cells) 1. ลากคลมหรอคลกเลอกตำแหนงเซลลทตองการลบ


3. คลกเลอกคำสง Delete → เลอกคำสง Delete cells

4. ในหนาตาง Delete cells คลกเลอกรปแบบการลบ ม 4 แบบคอ 4.1 Shift cells left: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนไปดานซาย 4.2 Shift cells up: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนขนดานบน 4.3 Delete entire row: ลบแถวของเซลลทถกเลอก 4.4 Delete entire column: ลบคอลมนของเซลลทถกเลอก 4.5 คลกปม OK

Note: - ในการแทรกและการลบเพอแกไขโครงสรางตารางไมวาจะเปนการทำงานกบคอลมน แถวหรอ เซลล สามารถแทรกหรอลบไดจากการคลกเมาสขวา ณ ตำแหนงทตองการแทรกหรอลบและ เลอกคำสงยอยทอยภายใน Shortcut - กรณทตองการการแทรกแถวสดทายของตาราง เรายงสามารถกด บนแปนพมพ ในขณะอยในชองเซลลสดทายกทำไดเชนเดยวกน

Tab

- 36 -




การพมพขอความในตาราง

1. คลกเลอกในเซลลทตองการจะพมพขอมลลงไป

2. จากนนพมพขอมลตามตองการ

การเลอนไปยงเซลลถดไปทำไดหลายวธดงน

1. คลกเมาสเลอกเซลลอนๆ

2. กดแปน Tab ทแปนพมพ

3. กดแปนหวลกศร หรอ หรอ หรอ ทแปนพมพ

กรณทเรากดปม ทแปนพมพจะเปนการขนบรรทดใหมภายในเซลล ดงนน หากตองการนำบรรทดกลบคนมาเชนเดมใหกด หรอ ทแปนพมพ การแทรกคอลมนและแถว การสรางตารางตามปกตเราไดกำหนดขนาดของตารางวามจำนวนกคอลมน และจำนวนกแถว ตงแตครงแรกททำการสราง แตถาหากเราสรางเรยบรอยแลว แตมความตองการแทรกเพมเตมภายหลง สามารถทำไดโดย การแทรกคอลมน (Insert Columns)

1. เลอกตำแหนงคอลมนทตองการแทรก

2. คลกเลอกรปแบบการแทรก ทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบ คอ 2.1 Insert left : คอ การแทรกคอลมนใหมไวดานซายของคอลมนทเลอก

2.2 Insert right : คอ การแทรกคอลมนใหมไวดานขวาคอลมนทเลอก การแทรกแถว (Insert Row)

1. เลอกตำแหนงแถวทตองการแทรก

2. คลกเลอกรปแบบ การแทรกทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบ คอ

2.1 Insert above : คอ การแทรกแถวใหมดานบนของแถวทเลอก 2.2 Insert below : คอ การแทรกแถวใหมดานลางของแถวทเลอก

- 37 -




การแทรกเซลล (Insert cells) 1. เลอกตำแหนงเซลลทตองการแทรก

2. คลกท ในคำสง layout กลม Rows & columns บนแทบ Table Tools

3. ในหนาตาง Insert cells ทปรากฏขนมาใหคลกเลอกรปแบบของการแทรก ซงมดวยกน 4 แบบคอ

3.1 Shift cells right : แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานขวา 3.2 Shift cells down : แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานลาง 3.3 Insert entire row : แทรกแถวใหมโดยเลอนแถวของเซลลเดมไปดานลาง 3.4 Insert entire column : แทรกแถวใหมโดยเลอนคอลมนของเซลลเดมไปดานขวา 4. คลกปมOK

การจดตำแหนงขอความในตาราง โดยปกตการจดตำแหนงของขอความในตารางน น เราจะใชคำสง Alignment จากแทบ Ribbon Home กลม Paragraph เพอจดตำแหนงในแนวนอนใหขอความชดขอบเซลลดานซาย อยกงกลางเซลล หรอชดขอบเซลลดานขวา แตสำหรบในชองเซลลของตารางนนจะตองมคำสงเพมเตม สำหรบการจดตำแหนงขอความขนมาอกขนตอนไดแก จดตำแหนงในแนวตงโดยจดใหชดขอบเซลล ดานบนอยตรงกงกลาง และชดขอบเซลลดานลาง และยงสามารถปรบทศทางของขอความไดอกดวย ซงสามารถทำไดดงน

1. ในคำสง layout กลม Alignment บนแทบ Table Tools

2. คลกเลอกรปแบบการจดการวางขอความ ม 9 รปแบบ ดงน 2.1 Align Top Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนซาย 2.2 Align Top Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานบนในแนวนอน 2.3 Align Top Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนขวา 2.4 Align Center Left การจดวางขอความอยกงกลางเซลลดานซายในแนวตง 2.5 Align Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลทงในแนวตงและ แนวนอน 2.6 Align Center Right การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานขวาในแนวตง 2.7 Align Bottom Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางซาย 2.8 Align Bottom Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานลางในแนวนอน 2.9 Align Bottom Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางขวา

- 38 -




การผสานเซลล (Merge Cells) การนำเซลลหลายๆ เซลลมารวมกนใหกลายเปนเพยงเซลลเดยว เพอจดทำหวตารางหรอ หวเรอง กงกลางของตารางเรยกวา “การผสานเซลล” ซงสามารถทำไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกเซลลทตองการนำมารวมกน

2. คล ก ท ค ำ ส ง Merge Cells แในแทบ Layout บน Table Tools

การแบงแยกเซลล (Split Cells) หลงจากทไดทำการรวมเซลลนนหากเราตองการทจะแบงเซลลกลบมาเปนเหมอนเดมจะตองใช คำสงแบงแยกเซลล ดงน

1. คลกเลอกเซลลทตองการแบงเซลล

2. คลกท คำส ง Split Cells ในแทบ Layout บน Table Tools (จะปรากฏหนาตาง Split

Cells ขนมาทนท)

3. ในหนาตาง Split Cells ใหทำการดงน 3.1 กำหนดจำนวนคอลมนในชอง Number of columns : 3.2 กำหนดจำนวนแถวในชอง Number of rows : 3.3 คลกปม OK

การจดตำแหนงขอความในชองเซลล

- 39 -




การแบงแยกตาราง (Split Table) ตารางทสรางเสรจแลวนน หากเราตองการแยกตารางออกเปนหลายๆ ตาราง กสามารถทำไดดวยวธงายๆ ดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกตำแหนงทตองการแยกตาราง

2. คลกทคำสง Split Table ในแทบ Layout บน Table Tools


การตเสนขอบตาราง (Border) เมอเราสรางตารางเรยบรอยแลว ถาเราตองการตกแตงตาราง ใหสวยงามเพมเตม อกครงดวยการกำหนดรปแบบและสสนของเสนขอบของตารางทตองการตเสนขอบ

1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการตเสนขอบ

2. คลกทคำสง Border ใน แทบ Layout บน Table Tools

3. จากนนเลอกรปแบบการตเสนตารางทตองการ

Note: การตเสนตารางนนยง สามารถตเสนได ตองโดยใชคำสงจากกลม Draw Borders ในแทบ

สของเสน

ลบเสน

รปแบบของเสน

ขนาดความหนาของเสน

วาดตาราง

- 40 -




การแปลงขอมลในตาราง ใหเปนขอความ (Convert to Text) การใชโปรแกรม Word สรางตารางขนมานน ทำใหเรา สามารถนำเสนอขอมล ในรปแบบตารางได แตหากวาในตารางนนจำเปนตองมการใสสตรคำนวณหาผลลพธ เรากสามารถ ใสสตรคำนวณอยางงายลงไปในชองเซลลไดโดยทำตามขนตอนดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการแปลงใหเปนขอความ

2. คลกทปมคำสง Convert to Text กลม Data ในแทบ Layout บน Table Tools (จะปรากฏหนาตาง Convert table to Text ขนมาทนท) 3. ในหนาตาง Convert table to Text คลกเลอกรายละเอยด เชน

3.1 ในคำสง Separate text with ใหคลกเลอกทรปแบบ การแบงระหวางคอลมน เมอ เปลยนแปลงเปนขอความแลว เชน เมอตองการใหคนแตละคอลมนดวยแทบ ใหคลก เลอกท Tabs

3.2 คลก ในคำสง convert nested Tables ซงจะใชเฉพาะ ในกรณทเราแปลงตาราง ทซอนกนเปนขอความแบบ Paragraph


- 41 -




บทท 6 รปแบบเอกสารตามระเบยบงานสารบรรณและวธการสรางหนงสอราชการแบบตางๆ

การจดทำหนงสอราชการ หนงสอราชการ หมายถง เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ซงเปนเรองเกยวกบ 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอน ซงมใชสำนกงานราชการหรอไปถงบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. เอกสารททางราชการจดทำขนเพอเปนหลกในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดทำขนตามกฎหมาย ระเบยบหรอขอบงคบ เชน คำสง ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ เปนตน 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หนงสอราชการตามระเบยบสำนกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ม 6 ชนด คอ

1. หนงสอภายนอก ใชตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระดาษตราครฑ เปนหนงสอ ทตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอ นใดซ งมใชสวนราชการ หรอท มถง บคคลภายนอก

2. หนงสอภายใน ใชในการตดตอราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน 3. หนงสอประทบตรา ใชในการตดตอราชการเฉพาะกรณทไมใชเรองสำคญ 4. หนงสอสงการ ไดแก คำสง ระเบยบ และขอบงคบ 5. หนงสอประชาสมพนธ ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว 6. หนงสอททำขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอรบรอง รายงานการประชม

บนทกและหนงสออน

- 42 -




ตารางเปรยบเทยบการตงคาเมอพมพโดยเครองพมพดดกบโปรแกรมในเครองคอมพวเตอร

การตงคาเมอพมพโดยเครองพมพดด การตงคาเมอพมพโดยโปรแกรม

ในเครองคอมพวเตอร 1. ในบรรทดหนงใหตงจงหวะเคาะไว 70 จงหวะเคาะ 1. การกนคาไมบรรทดระยะการพมพอยระหวาง

0 - 16 เซนตเมตร 2. การพมพ 1 หนากระดาษขนาด A4 โดยปกต ใหพมพ 25 บรรทด

2. ตงคาระยะบรรทด เปน หนงเทา หรอ Single จำนวนบรรทดในหนงหนาตามความเหมาะสม

3. ตราครฑสำหรบแบบพมพ ม 2 ขนาด สง 3 เซนตเมตร สำหรบหนงสอภายนอก และ หนงสอประทบตรา สง 1.5 เซนตเมตร สำหรบหนงสอภายใน

3. ขนาดครฑ สง 3 เซนตเมตร ใชสำหรบการจดทำ กระดาษครฑ สง 1.5 เซนตเมตร ใชสำหรบการจดทำ กระดาษบนทกขอความ การวางตราครฑใหวางหางจากขอบ กระดาษบนประมาณ 1.5 เซนตเมตร

4. บรรทดแรกของกระดาษควรอยหางจาก ขอบกระดาษดานบนประมาณ 5 เซนตเมตร

4. เมอใช Template มาตรฐานบรรทดแรกของ หนงสอจะอยหางจากขอบกระดาษดานบน ประมาณ 4 - 4.5 เซนตเมตร

5. การขนบรรทดใหม = ปด 1 5. การขนบรรทดใหม = 1 Enter 6. การขนบรรทดยอหนาใหม = ปด 1 บดขน 1 6. การขนบรรทดยอหนาใหม = 1.5 lines 7. ระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอ ประมาณ 3 เซนตเมตร

7. ระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอ ประมาณ 3 เซนตเมตร

8. ระยะหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา 2 เซนตเมตร

8. ระยะหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา 2 เซนตเมตร

9. การยอหนาใหเวนหางจากระยะกนหนา 10 จงหวะเคาะ

9. การยอหนาใหเวนหางจากระยะกนหนา 2.5 เซนตเมตร

10. การพมพคำลงทาย ใหมระยะบรรทดหางจาก บรรทดสดทายภาคสรป = ปด 2

10. การพมพคำลงทาย ใหมระยะบรรทดหางจากบรรทดสดทายภาคสรป = 2 Enter

11. การเวนระยะใหลงชอ = ปด 1 บดขน 1 11. การเวนระยะใหลงชอ = 1.5 lines

- 43 -




เกรดความรเกยวกบการพมพหนงสอราชการ

ขอแตกตางระหวาง หนงสอภายนอก หนงสอภายใน และบนทก หนงสอภายนอก หนงสอภายใน บนทก

1. ตดตอระหวางกระทรวงหรอตดตอ 1. ตดตอระหวางกรม หรอเทยบเทา 1. ตดตอภายในกรม หรอหนวยงาน กบหนวยงาน และบคคลอน ในสงกดกระทรวงเดยวกน เดยวกน 2. ผลงนามเปนหวหนาสวนราชการ 2. ผลงนามเปนหวหนาสวนราชการ 2. หวหนาหนวยงานหรอเจาหนาท หรอผไดรบมอบหมาย หรอผไดรบมอบหมาย เปนผลงนาม 3. ใชรปแบบหนงสอภายนอก 3. ใชรปแบบหนงสอภายใน 3. ใชกระดาษบนทกขอความ หรอ ใชกระดาษครฑ ใชกระดาษบนทกขอความ กระดาษอนกได 4. เปนพธการเตมรปแบบออกเลขท 4. เปนทางการออกเลขทแตเปน 4. เปนทางการหรอไมเปนทางการกได ทกครง พธการนอยกวา ออกเลขท หรอไมออกเลขทกได 5. ตองพมพใหเรยบรอย 5. ตองพมพใหเรยบรอย 5. พมพหรอเขยนดวยลายมอกได 6. มสำเนาคฉบบ และสำเนาครบถวน 6. มสำเนาคฉบบ และสำเนา 6. อาจไมมสำเนากได 7. ใชคำวา "สงทสงมาดวย" (ถาม) 7. ใชคำวา "เอกสารแนบ" (ถาม) 7. ใชคำวา "เอกสารแนบ" (ถาม)

- 44 -




(วน เดอน ป)

เรอง ……………………………….........................………………….

(คำขนตน) …………………………………………………

อางถง (ถาม) ……………………………………………….

สงทสงมาดวย (ถาม) ………………………………………

(ขอความ)…..……….……………………………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…………

จง……………………………………………………………………………………

(คำลงทาย)................................

(สวนราชการเจาของเรอง)..................... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส..(ถาม)......

เหตทมหนงสอไป

จดประสงคทมหนงสอไป

สรปจดประสงคทมหนงสอไป

(ลงชอ)........................................ (พมพชอเตม)…………..…………..…… (ตำแหนง)..................................

ท ................. (สวนราชการเจาของหนงสอ)

ชนความเรว (ถาม)

ตำแหนง หรอชอบคคล

1 Enter 1 Enter

2 Enter

1 Enter

1 Enter

2 ซม. 3 ซม.

ยอหนา 2.5 ซม.

ยอหนา 2.5 ซม.

1.5 lines

1.5 lines

1.5 lines

1.5 lines

1.5 lines

- 45 -




- 46 -




บนทกขอความ สวนราชการ ………………………………………………………………………………………………………………………..………… ท ………………………………………………………..………....วนท………………….…………………………………………………….…. เรอง …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………

(คำขนตน) ..........................................

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. จง.…………………………………….…………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………………………………………………………………………..…..

(ลงชอ).............................. (พมพชอเตม)..................... (ตำแหนง)......... ................

ชนความเรว (ถาม)

ชนความลบ (ถาม)

รปแบบหนงสอภายใน

เหตทมหนงสอไป

สรปจดประสงคทมหนงสอไป

1 Enter

2 Enter

1 Enter

ตวหนา 28 pt

ขนาดครฑ สง 1.5 ซม.

1.5 lines

1.5 lines

1.5 lines

- 47 -




บทท 7 การบนทกไฟลแบบ PDF/XPS Document และ การสงเอกสารออกภายนอก(Save & Send)

บางครงเราอาจจำเปนตองบนทกไฟลไปใชในหลากหลายรปแบบ เชน PDF Document เพอใหสามารถนำไปใชงานแบบอานไดอยางเดยว (Read Only) หรอสงออกไปใชทาง E-Mail ซงสามารถทำได ดงน

- 48 -





2. คลกทหนารายการ Export

3. คลกทคำสง Create PDF/XPS Document

4. คลกทปม Create PDF/XPS

5. ทหนาตาง Publish as PDF/XPS จากนนเลอกทต งไฟลเหมอนการบนทกไฟล เอกสาร

ตามปกตทวไป

- 49 -




บทท 8 พมพเอกสารทวไป (Print)

สำหรบการจดพมพเอกสารหรอจดหมายทวๆ ไป จะใชคำสง Print ในแทบ File แลวตงคา การพมพเอกสารไดเลย ซงจะปรบแตงคาการพมพโดย


2. คลกทหนารายการ Print

สงพมพ เลอกเครองพมพ

จำนวนชดทจะพมพ

ตงคาการพมพ เลอนหนาเอกสาร ยอ/ขยายมมมองเอกสาร

ดตวอยางเอกสาร

- 50 -




ตวเลอกการตงคาการพมพมดงน 1. Copies ระบจำนวนชดทจะสงพมพ

2. ชอง Printer เลอกชอเครองพมพ 3. ชอง Settings 3.1 เลอกจำนวนเอกสารทจะพมพ Print All Pages พมพทกหนา, Print Current Page พมพ

หนาปจจบน, Print Selection พมพหนาทเลอก หรอ Custom Range เลอกหนาทจะพมพเอง 3.2 Print One Sided เลอกการพมพกบกระดาษแบบหนาเดยว หรอกลบดานพมพกระดาษทง 2 หนา 3.3 Collated กรณเลอกพมพหลายชด เลอกใหเรยงลำดบการพมพอยางไร เชน พมพแผนท 1

ถงแผนสดทาย แลวพมพชดใหม หรอพมพแผนท 1 ออกมากอน 2 ชด แลวจงพมพหนาตอไป จนครบตามลำดบ

3.4 Portrait Orientation เล อกพ มพ ตามแนวต ง (Portrait) หร อพ มพ ตามแนวนอน (Landscape)

3.5 Letter เลอกขนาดกระดาษทจะใชพมพ เชน A4 3.6 Normal Margins กำหนดระยะการเวนขอบกระดาษใหมกอนพมพได 3.7 2 Pages Per Sheet เลอกจำนวนหนาทจะพมพตอกระดาษ 1 แผน เชน พมพ 2 หนา

เอกสาร ในกระดาษ 1 แผน (เนอหากจะบบยอใหเลกลง)

---------------------------------------------

คณะผจดทำ อำนวยการและกำกบดแล น.อ. อภนนท โชตวรรณ ร.น. กำกบดแล ตรวจทาน น.อ.หญง สายณห สอน ร.น. ตรวจทาน (1) น.อ. โสภณ ทบแวว ตรวจทาน (2) พ.ท.หญง นชวรา วงกละคร ตรวจทาน (3) ร.อ. ชชพล ปตพล ตรวจทาน (4) เรยบเรยง จ.ส.อ.หญง วารนทร โสวรรณ

พมพและเขาเลม น.ท. ธงชย ตรวรรณ ร.น. พมพและเขาเลม (1) พ.ต. ชญาน ภตโยธน พมพและเขาเลม (2) ร.อ. สนทร ศรชย พมพและเขาเลม (3) สำนกงาน แผนกวชาเทคโนโลยสารสนเทศ กองฝกอบรม กรมการสอสารทหาร กองบญชาการกองทพไทย เลขท 127 อาคาร 7 ชน 4 ถนนแจงวฒนะ แขวงทงสองหอง เขตหลกส กรงเทพ 10210 โทรศพท : 02-583 1072 Website : http://comlec.rtarf.mi.th/ E-mail : [email protected]

http://comlec.rtarf.mi.th/

ประวตผเรยบเรยง

ผเรยบเรยง จ.ส.อ.หญง วารนทร โสวรรณ ตำแหนง อจช.แผนกวชาเทคโนโลยสารสนเทศ กฝอ.สส.ทหาร การศกษา ปรญญาตร บรหารธรกจบณฑต สาขาคอมพวเตอรธรกจ มหาวทยาลยศรปทม การทำงาน พ.ศ.2535 – 2546 โรงเรยนชางฝมอทหาร พ.ศ.2546 – 2560 อจช.แผนกวชาเทคโนโลยสารสนเทศประยกต ศฝทส.สส.ทหาร พ.ศ.2560 – ปจจบน อจช.แผนกวชาเทคโนโลยสารสนเทศ กฝอ.สส.ทหาร

ประวตการสอน Microsoft FontPage Microsoft Office เอกสารประกอบการฝกอบรม เทคนคการสรางเอกสารทางราชการขนสง