เทคนคการสอสารภายในองคกร

สารบญ

ความหมายของการสอสาร 1

กระบวนการสอสาร 2

การสอสารในองคกร 3

การสอสารแบบบนสลาง 3

การสอสารแบบลางสบน 3

การสอสารระดบเดยวกน 3

การสอสารแนวทแยง

ทศทางการสอสาร 5

วธการสอสารในองคกร 5

การสอสารดวยวาจา 5

การสอสารดวยกรยาทาทาง 5

การสอสารดวยลายลกษณอกษร 5

สอทน ามาใชในการสอสารภายในองคกร 6

การสอสารในองคกรทมประสทธภาพ 8 ประโยชนการสอสารตอองคกร 9 10 ประการทส าคญในการตดตอสอสาร 10

อปสรรคการสอสารในองคกร 10

ค าน า คมอเทคนคการสอสารเลมน คณะผจดท าไดเรยบเรยงเนอหาเกยวกบการสอสารภายในองคกร เพอให

บคลากรของกองสขศกษา และผสนใจไดรบทราบถงเทคนคการสอสารภายในองคกรวา มวธการใดทสามารถจะน ามาประยกตใชกบองคกร หรอภายในหนวยงานของตนเองไดบ าง ซงภายในกองสขศกษามการสอสารทหลากหลายรปแบบ ไมวาจะเปนการสอสารแบบบนลงลาง (Downward Communication) การสอสารแบบลางขนบน (Upward Communication) การสอสารในแนวนอน (Horizontal Communication) และการสอสารแบบตางหนวยงาน และตางระดบ (Diagonal Communication) ส าหรบวธการสอสารมทงเปนทางการและไมเปนทางการ สอตาง ๆ ทน ามาใชภายในหนวยงานกมหลากหลายเชนเดยวกน แตการสอสารภายในของกองสขศกษากมปญหาเกยวกบเนอหาของสารทสอสารกนภายในหนวยงาน เนองจากเนอหาสารบางครงไดรบสารมาไมครบถวน เวลาทสอสารไปยงบคลากรภายในกองสขศกษากสอความหมายผดพลาด หรอสารทไดรบมความคลาดเคลอน จงท าใหงานทมอบหมายไมบรรลเปาหมาย ฯลฯ เปนตน

การสอสารภายในองคกรเปนศนยกลางทท าใหบคลากรรบรและเขาใจในสงเดยวกน ภายในองคกรประกอบดวยกนหลายสวนถงแมวาภายในองคกรเองมการแบงยอยแบงสาขาอยางหลากหลาย การมวฒนธรรมและพฤตกรรมการสอสารในองคกรทดจะสามารถสรางความมนคงและเหนยวแนนเหมอนกาวทยดตดองคกรให คงอยได ปจจบนผบงคบบญชาจะตดตอสอสารกบผใตบงคบบญชาจะใชวธการสงการในแนวดง ท าใหขาดการมปฏสมพนธทดระหวางผบงคบบญชากบผใตบงคบบญชา และบคคลากรภายในองคกร ดงนนผบรหารทดควรใชการสอสารสองทางกบบคลากรภายในองคกร (Two –Way Communication) หรอบคลากรกบบคลากรภายในองคกรเดยวกน กควรใชการสอสารแบบสองทาง

ในการสอสารภายในองคกรนน มระดบการสอสารอยหลายระดบดวยกนไมวาจะเปนการสอสารระหวางบคคล การประชม การฝกอบรม การสมมนา การชแจง การชแจงดานเอกสาร วารสาร หรอระบบ Internet และ E – mail ภายในองคกร การสอสารอยางไมเปนทางการ เปนตน สงเหลานผบรหาร และบคลากร ควรเขาไปมสวนรวมดวย มใชการสอสารระดบผบรหารเทานน บคลากรทกระดบทงฝายปฏบตการ และฝายบรหารรบทราบขอมลทสอดคลองกนจงจะสรางภาพลกษณหรอรบรปญหาขององคกรไดทงหมด ซงเปนวฒนธรรมองคกรทควรใหความส าคญ ฉะนน การสอสารเปนเครองมอทส าคญในการสรางความเขาใจ และสรางวฒนธรรมตลอดจนสามารถสรางความมนคงใหกบองคกร และบคลากรทกคนรวมกนท างานอยางมประสทธภาพและประสทธผล โดยบคลากรทกคนจะตองเขาใจและเขาถงกระบวนการสอสารเปนอยางด

เทคนคการสอสารในองคกร การสอสารภายในองคกรทด ทจะชวยสรางความเขาใจในนโยบายของผบรหาร และเปนสงเชอมความ สมพนธระหวางบคลากรในองคกร และเพอใหเกดประสทธภาพและประสทธผลตอองคกรในทางบวก เพราะนโยบายการบรหารงานการจดการขององคกรเปนสวนส าคญ และเพอใหการด าเนนงานบรรลเปาหมาย ทวางไว การสอสารภายในองคกร จงเปนสงจ าเปนยงส าหรบกจกรรมและการด าเนนงานตางๆ ทจะเกดขนในองคกร ทงนหากการสอสารภายในองคกรดชดเจน กจะสงผลใหการปฏบตงานตามนโยบายเปนไปในทศทางเดยวกน บคลากรในองคกรเกดความพงพอใจ และเขาใจนโยบายไดอยางชดเจน และสงผลตอประสทธภาพ ในการท างาน ดงนน กระบวนการท างานขององคกรเพอใหบรรลเปาหมายจะตองท าใหการตดตอสอสารระหวางบคลากรในฝายตางๆ ทงภายใน และภายนอกองคกรเปนไปอยางคลองตว เพอใหเกดความเขาใจทตรงกนเกดความรวมมอ และการประสานงานอยางมประสทธภาพ เพอใหการท างานขององคกรสามารถบรรลเปาหมาย และประสบผลส าเรจดวยด

ความหมายของการสอสาร

การสอสาร หมายถง การแลกเปลยนขาวสารระหวางผสงสาร และผรบสาร โดยใชสอหรอชองทาง ตาง ๆ เพอมงหมายโนมนาวจตใจใหเกดผลในการใหเกดการรบร หรอเปลยน ทศนคต หรอเพอใหเปลยน พฤตกรรมอยางใดอยางหนงหรอหลายอยาง

การตดตอสอสาร เปนกระบวนการทบคคลใชในการแลกเปลยนขาวส าคญและการสอความคด ความรสกซงกนและกน การตดตอสอสารเปนการทบคคลตงแตสองคนขนไป มสวนรวมในการแลกเปลยนขาวสาร ความคดหรอทศนคต เพอสรางความเขาใจตอกน การสอสารเปนกจกรรมส าคญทมนษยตองการบอกผอนใหรวาตนเองตองการอะไร ท าอยางไรโดยผานสอหรอชองทางตาง ๆ ทเหมาะสมใหเขาใจตรงกน ระหวางผสงสารกบผรบสาร การอยรวมกนของมนษยเปนหมเปนพวกในสงคม ทกคนจะมหนาทตาง ๆ ในการอยรวมกน ท างานพรอมกน มการตดตอกน ซงตองอาศยศาสตรและศลปในการสอสาร เพอใหเกดความเขาใจอนดตอกนสงผลตอประสทธภาพและประสทธผลของงาน การสอสารทขาดประสทธภาพจะกอใหเกดความลมเหลวของงาน อทธพลของการสอสารสงผลในการท าลายความสามคค หรอกอใหเกดความเขาใจอนดได

ความส าคญของการตดตอสอสารภายในองคกร

1. เปนเครองมอของผบรหารในการบรหารงาน เพราะการสอสารภายในองคกรจะชวยท าใหสามารถท างานไดส าเรจลลวงไปดวยด เนองจากการท างานตองอาศยหลายฝาย หลายสวนงานเขามาชวยเสรมสรางศกยภาพใหกบองคกร

2. เปนเครองมอทชวยสรางความสมพนธระหวางผบรหารกบบคลากรตางๆ ภายในองคกรเดยวกน เพอใหเกดความเขาใจทตรงกน และสรางความไววางใจตอกน โดยเฉพาะการเปดโอกาสใหบคลากรในระดบตางๆไดมสวนรวมในการบรหารงานของผบรหาร

3. การชวยกนปฏบตภารกจขององคกรและมการประสานงานระหวางกน พรอมทงท างานสอดคลองกนแมวาจะตางฝายกนกตาม แตเพอองคกรเดยวกน ผบรหารสามารถใชการสอสารใหเปนการสอสารเพอสรางความเปนหนงเดยวภายในองคกรใหได

2

4. การชวยใหเกดการพฒนาและการท างานทมประสทธภาพ จากปจจยตางๆ ขางตนเมอผสมผสานเขากนแลว สามารถชวยท าใหเกดการพฒนาองคกรได โดยเฉพาะพลงขบเคลอนทน าโดยผบรหารทรจกการสอสารภายในองคกรเปนอยางด

ดงนน การสอสารคอเครองมออยางหนงของผบรหาร ทจะท าใหเกดความสมพนธทดภายในองคกร ถาผบรหารเปดโอกาสใหบคลากรทกบรหารระดบมสวนในการบรหาร ถาขาดการสอสารกไมสามารถทจะท าใหการงานมประสทธภาพและกอใหเกดคณภาพชวตแกบคลากรได การสอสารในองคกรนนเปนสงทไมสามารถจะหลกเลยงไดและเปนปจจยส าคญยงทจะเออใหองคกรประสบความส าเรจในการบรหารจดการองคกร แตการสอสารทดอยคณภาพนนเปนสงทสามารถจะหลกเลยงได และทส าคญซงไปกวานนกคอ ผบรหารจดการ และผน าทกคนจะตองท าหนาทเปนผสอสาร (Communication) ในความเปนจรงแลวสงทผบรหารจดการ และผน าท าลงไปทกอยางนนเปนการสอสารอะไรบางอยาง โดยวธการบางอยางถงคนบางคนหรอบางกลม ค าถามกคอ สงทสอออกไปนนจะมผลเชนใด นนคอ ในการสอสารออกไปนนผลทตามมาคออะไร เปนไปตามเจตนาหรอไม ในการด าเนนธรกจนน การสอสารมบทบาทหรอเราสามารถจะใชประโยชนจากการสอสารใน 4 ประเดนหลก ๆ คอ การควบคมดแล (Controlling) การจงใจ (Motivation) การแสดงออกทางอารมณความรสก (Emotional expression) และดานขาวสารขอมลตาง ๆ (Information) การสอสารในองคกร มลกษณะเปนกระบวนการ (process) อยางหนงซงเปนการผานขอมลขาวสารและความเขาใจเพอทจะใหผใตบงคบบญชาหรอบคคลอนเปลยนแปลงพฤตกรรมตามทตองการ สวนประกอบ ส าคญของกระบวนสอสารประกอบดวย ผสงขอมลขาวสาร (sender) ผรบขอมลขาวสาร (receiver) ชองทาง การสอสาร (communication channel) และสญลกษณตาง ๆ (symbols)

กระบวนการสอสาร (Communication Process)

กระบวนการสอสาร มองคประกอบเปนขนตอน ดงน

1. ผสงสาร ( Sender) ผบรหารถาตองการจะตดตอสอสารกบใครกตาม จะตองท าความเขาใจเรองทจะ

สอสารใหชดเจนสารทจะสง ( Message) การตดตอสอสารอาจจะใชวธการพดคย ออกค าสง บนทกขอความขาวสาร รายงาน หรอสงใด ๆ กได

2. ชองทางหรอสอในการตดตอสอสาร (Media / Source)คอ เครองมอหรอตวกลางทขาวสารสามารถ

เดนทางจากแหลงทก าเนด อาจเปนสญญาณเสยงจากเครองขยายเสยง สญญาณวทย สญญาณโทรทศน Internet ทาง Websiteทาง e – mail ตาง ๆ

3. ผรบสาร (Receiver)จะตองมความรความเขาใจในเรองทจะรบอยางด ตองมความคดประสบการณ

มทกษะรวมถงความสามารถในการถอดรหส (Decoding) เพอใหเขาใจขาวสารทผสงสารสงเปนรหส(Encoding) ไดดวย ซงคณภาพของการรบสารทเกดจากการใชสอประเภทตาง ๆ

3

S M C R

ผสงสาร สาร ชองทาง ผ รบสาร

ภาพประกอบ 1 แบบจ าลองตามแนวคดของเบอรโล

การสอสารในองคกร

การใชกลยทธการสอสารในองคกรเพอใหประสบผลส าเรจในการด าเนนงานนน ผบรหารจะตองใชการสอสารทงทเปนทางการและไมเปนทางการ โดยเลอกใชใหเหมาะสมกบสถานการณ สอดคลองกบสงทจะสอสารและบคคลทจะสอสารเพอใหบรรลเปาหมายของการสอสารตามทตองการไดอยางแทจรง

การตดตอสอสารเปนกจกรรมททกคนจะตองปฏบตอยเสมอไมวาจะตองต าแหนงใดในองคกร ทงในแงสวนตวบคคลตางๆ กตองมการสอสารกนเพอใหไดมาซงขอมลการท างาน หรอเพอการประสานงานและความเขาใจตางๆ อยางเหมาะสม และในแงองคกรการสอสารจะชวยสรางและจรรโลงวฒนธรรมขององคกรใหยาวสบตอไป และสรางองคกรใหกาวไปสองคกรแหงการเรยนรดวย การตดตอสอสารขององคกรประกอบดวย 2 กลมใหญๆ คอ การตดตอสอสารภายในองคกร และการตดตอสอสารภายนอก การสอสารภายในองคกร ม 4 ลกษณะ คอ จากบนลงลาง (Downward Communication) จากลางขนบน (Upward Communication) การสอสารในแนวนอน (Horizontal Communication) และการสอสารแบบตางหนวยงาน และตางระดบ (Diagonal Communication)

การเหน

การไดยน

การสมผส

การไดกลน

การลมรส

ทกษะในการสอสาร

ทศนคต

ความร

ระบบสงคม

วฒนธรรม

ทกษะในการสอสาร

ทศนคต

ความร

ระบบสงคม

วฒนธรรม

สวน

ประกอบ

โครง

สราง

การจด

สาร เนอหา รหส

4

1. การตดตอสอสารจากบนลงลาง (Downward Communication) ซงเปนการตดตอจาก ผบงคบบญชาไปยงผใตบงคบบญชา เปนลกษณะของการสงงาน บอกเปาหมายวตถประสงค การมอบหมายงาน การใหขอมลยอนกลบในการท างาน (Performance Feedback) รวมทงการประชม (Meeting) กเปนวาระทดตอกนได ในปจจบนการตดตอจากบนมาลางทผบรหารนยมใชมากคอ การประชมงาน การจดท าวารสารภายใน ตลอดจนพยายามใหบคลากรเหนความสมพนธวางานของเขามความส าคญและมผลตอแผนงานโครงการขององคกรอยางไรบาง เพอจะไดชวยกนสรางสรรคผลงานใหสงขน

2. การตดตอสอสารจากลางขนบน (Upward Communication) เปนการสอสารจากบคลากรไปยง ผบรหาร เชน การขอค าแนะน า การรายงานผลการปฏบตงานใหผบรหารไดทราบ ซงการสอสารแบบนมกจะสนและไมคอยเกดขน เพราะบคลากรไมกลาพอทจะตดตอกบผบรหารเพราะกลววาผบรหารจะประเมนตนเองวา ไมมความสามารถ ไมเกง หรอกลววาจะไดรบผลในทางลบกลบคนมา หรอถาจะสอกอาจจะสอขอมลทเปนเรองดเพอเอาใจผบรหาร

การสอสารจากลางขนบนจะกอใหเกดประโยชนหลายประการดงน 2.1 ท าใหผบรหารไดขอมลยอนกลบจากการท างาน เชน ปญหาจากการปฏบตงาน ซงผบรหารจะ

ไดใชขอมลเหลานเปนฐานในการก าหนดเปาหมาย นโยบาย และทศทางขององคกรดวย 2.2 ท าใหผบรหารไดรบทราบประสทธผลและปญหาอปสรรคจากบนลงลาง

2.3 ชวยท าใหพนกงานลดความกดดน และความเครยดตางๆ ลงไดระดบหนง เพราะไดโอกาส สอสารใหผบรหารไดรบทราบขอมลและปญหา

2.4 การสอสารแบบนจะท าใหบคลากรไดมสวนรวมและมความผกพนกบองคกรมากขน จงเพม แรงยดเหนยวขององคกรใหสงขนได

ดงนนผบรหารจงควรสงเสรมใหบคลากรมการสอสารกบผบรหารมากขนในรปแบบตางๆ ดงตอไปน เชน จดใหมกลองรบความคดเหน จดส ารวจทศนคตของบคลากรในเรองตางๆ เชน ส ารวจความคดเหนดานการสอสาร , ประกาศนโยบายเปดประตกวางใหสามารถเขาพบผบรหารไดสะดวกขน ,การประชมนดพเศษ ,การพดคยกนอยางไมเปนทางการ

3. การสอสารในแนวนอน (Later หรอHorizontal Communication) เปนการสอสารในแนวทาง เดยวกน กลมงานเดยวกน หรอในระดบเดยวกนจะมความเปนมตร เปนกนเอง จะชวยใหการประสานงานไดดขน ซงชวยลดเวลาการสอสารตามสายงาน และยงเปนชองทางในการสรางนวตกรรมใหมๆ ในองคกรเพราะไดมโอกาสรบรขาวสารขอมลระหวางกนท าใหเหนโอกาสตางๆ มากขน

4. การตดตอสอสารในแนวทแยง (Diagonal Communication) มกเปนการสอสารขามแผนกและ ขามระดบ โดยปกตมกจะเปนการสอสารของฝายใหค าแนะน า (Staff) กบฝายปฏบตการ (Line) เชน ผจดการฝายบคคลตดตอไปยงพนกงานฝายการผลตเพอแจงขอมลดานกฎระเบยบทประกาศใหใช ไพนกงานไดทราบ

5

สรปไดวา ผบรหาร คอบคคลทส าคญทสดในองคกร ทจะเลอกใชกระบวนการสออยางใด อยางหนงใหมความเหมาะสมกบวฒนธรรมองคกรและสามารถเหนความแตกตางของบคลากรโดยเฉพาะองคกรทมบคลากรจ านวนมากและตางสาขาวชาชพ และจะตองใสใจในรายละเอยดสวนนดวย เนองจากการท างานตองอาศยสวนงานหลายๆ ฝาย จ าเปนตองอาศยการสอสารทสามารถสอใหเขาใจถงภารกจแตละดานไดเปนอยางด และเปนการชวยลดทอนปญหาภายในองคกร ซงผบรหารจะตองรจกบคคลกรในแตละฝายใหมากขน รจกสภาพทแทจรงขององคกรเปนอยางด จงจะเออประโยชนใหกบองคกรไดอยางสมบรณ

ทศทางของการสอสาร

ประเภทของการสอสารตามทศทางของการสอสารซงสามารถแบงออกไดเปน 2 ประเภท คอ 1. การสอสารทางเดยว (One - Way Communication) เปนการสงขาวสารหรอการสอความหมายไปยงผรบแตเพยงฝายเดยว โดยทผรบไมสามารถมการตอบสนองในทนท (immediate response) ใหผสงทราบได แตอาจจะมปฏกรยาสนองกลบ (feedback) ไปยงผสงภายหลงได การสอสารในรปแบบน จงเปนการทผรบไมสามารถมปฏสมพนธตอกนไดทนท จงมกเปนการสอสารโดยอาศยสอมวลชน เชน การฟงวทย หรอการชมโทรทศน เหลานเปนตน

2. การสอสารสองทาง (Two-Way Communication) เปนการสอสารหรอการสอความหมายทผรบมโอกาสตอบสนองมายงผสงไดในทนท โดยทผสงและผรบอาจจะอยตอหนากนหรออาจอยคนละสถานทกได แตทงสองฝายจะสามารถมการเจรจาหรอการโตตอบกนไปมา โดยทตางฝายตางผลดกนท าหนาทเปนทงผสงและผรบในเวลาเดยวกน เชน การพดโทรศพท การประชม เปนตน อยางไรกตาม ดวยศกยภาพของเทคโนโลยในปจจบน เชน คอมพวเตอร และอนเทอรเนต การสอสารสองทางสามารถเกดขนไดโดยไมจ าเปนตองเกดระหวางบ คคลเทานน แตอาจเปนการสอสารระหวางบคคลกบโปรแกรมคอมพวเตอรกได และการตอบสนองกไมจ าเปนตองกระท าในทนท เชน การทเราไปเขยนค าถามทงไวบนเวบบอรดหรอกระดานขาว อาจตองรอเวลาทจะมคนมาตอบหรอให ความเหน ซงกจดวาเปนการสอสารสองทางเชนกน

วธการสอสารในองคกร

1. การสอสารดวยวาจา (ภาษาพด) คอ การพดทเปนประโยค มจงหวะจะโคน น าเสยงมทงเบาและคอย มความเรวหรอชาของการพด

2. การสอสารดวยกรยาทาทาง (ภาษากาย) เชน การกลอกตา การจองตา การพยกหนา การกมโคง การแสดงออกทางสหนา การสมผส และการใชมอ

3. การสอสารดวยลายลกษณอกษร (ภาษาเขยน) ไดแก สญลกษณและรปภาพตาง ๆ

6

การจะเลอกวธการสอสารนมปจจยเกยวของอกมากมาย ทงนจะขนอยกบผสง และผรบ ตลอดจนเหตการณแวดลอมตาง ๆ ทเกยวของ บางครงการสอความหมายอาจจะตองใชทง 2 หรอ 3 วธรวมกน เพอใหสอนนมน าหนก และมความหมายลกซงขน และเมอมการสงสารแลวยงตองสงเกตปฏกรยายอนกลบของผรบเพอทจะท าใหทราบวาขาวสารทสงไปนนบรรลเปาหมายเพยงใด ปฏกรยายอนกลบน อาจจะมทงพอใจ ไมพอใจ หรอมความเขาใจมากนอยเพยงใดอกดวย

สอทน ามาใชในการสอสารภายในองคกร

สอทใชในการประชาสมพนธ หมายถง เครองมอหรอตวกลางทใชในการน าขาวสาร เรองราว จากองคกรหรอหนวยงานไปสบคลากรภายในหนวยงาน สออาจจ าแนกไดหลายประเภทหลายหลกเกณฑแตการก าหนดประเภทของสอเพอการประชาสมพนธ ในหนงสอเลมนจะกลาวเฉพาะสอทสามารถน ามาใชในการสอสารของกองสขศกษา ไดแก

สอประเภทสงพมพ (The Printed Words) เปนสอเพอการสมพนธภายในหนวยงาน หนงสอราชการ หนงสอสงการ หนงสอเวยน และหนงสอวารสาร สงพมพทใชสอสมพนธในหนวยงานใหรหรอเขาใจและแจกจายกนเฉพาะภายในหนวยงาน ไดแก แผนปลว แผนพบ โปสเตอร

สอบคคล (Personal Media) เปนสอทใชกนมากและนยมใช สอบคคลมทงทเปนค าพด กรยาทาทาง การแสดงออกทางอากปกรยา วธการสอสารดวยบคคลจะเปนการใชค าพดเปนหลก ดวยวธการสนทนา อภปราย บรรยาย สาธต ประชม ค าพดเปนเครองมอสอสารททกคนคนเคยกนดอยแลว และทกคนตองใชค าพดในชวตประจ าวน สอค าพดจงเปนสอทเกาแกทสดชนดหนง นอกจากนหากค าพดนนพดโดยบคคลทมชอเสยงทสงคมยกยองนบถอกจะยงเพมน าหนกในค าพดนนมากขนเปนเงาตามตว การพดจงเปนเครองมอในการถายทอดชกน าความรสกนกคดของมนษยออกมาใหผอนไดทราบและเขาใจ ค าพดจงเปนเครองมอทส าคญทจะท าใหมนษยเกดความรวมมอรวมใจเปนอนหนงอนเดยวกน

สอบคคลหรอการสอสารดวยค าพดนน ม 2 แบบ คอ 1. แบบทเปนทางการ (Formal oral communication) เชน การอภปราย การบรรยาย การประชม

การสมมนา 2. แบบทไมเปนทางการ (Informal oral communication) คอ การพดจา สนทนาปราศรยตาง ๆ ใน

การพดทเปนทางการนน ผพดจะตองพดใหผฟงสนใจ เขาใจ ประทบใจ เกดศรทธา แลวยงอาจจะมวตถประสงคอน ๆ ในทางการพดดวย เชน เพอใหขาวสารความร เพอชกจงใจ เพอกระตนเราอารมณ เพอกอใหเกดการปฏบตการหรอท าใหรสกซาบซง ทงนอาจกลาวไดวาจดมงหมายจะม 2 ลกษณะ คอ จดมงหมายทเปดเผย หรอจดมงหมายทปกปด

7 ลกษณะของสอบคคล 1. การพดสนทนา เปนการสอสารของบคคลโดยทวไปในวงสนทนา ซงเปนการสอสารกนในชวตประจ าวนทวไป 2. การอภปราย เปนการสอความโดยกลมคนตงแต 3 คนขนไป ซงเปนการใหความร ความคดเหน และ ขอเสนอแนะทมแนวโนมไปในทางเดยวกน 3. การบรรยาย เปนการสอความเพอใหความรความเขาใจตอเนองในเรองใดเรองหนง โดยผฟงเปน ผรบสาร และผบรรยายเปนผใหสาร 4. การประชม เปนการรวมกนปรกษาหารอกนในกลมหรอทมงานอยางมระบบและระเบยบวธทางการ ประชม เชนการยกมอกอนพดแสดงความคดเหน มการจดบนทกรายงานการประชม และมประธานการประชม 5. การฝกอบรม เปนการใหความรความเขาใจแกบคคล เพอใหมความรเพมขน และมความสามารถขนในเรองทไดรบการฝกและอบรมมา 6. การสมมนา เปนกระบวนการสอสารสองทาง ทงใหและรบความรซงกนและกนระหวางวทยากรและผเขารวมสมมนา 7. การพดในทชมชน เปนการพดในทสาธารณะหรอชมชนในวาระหรอโอกาสตาง ๆ เพอเปนการสรางความเขาใจ ความร ยกยอง และยนด ตลอดจนความเหนอกเหนใจในเรองราวตางๆ สออเลคทรอนก

อนทราเนต (Intranet) เปนการตดตอสอสารภายในองคกร อนทราเนตเปนระบบเครอขายภายในทเชอมโยงเครอขายยอยตาง ๆ เขาดวยกน และใหทกคนในองคกรใชรวมกน อนทราเนตเปนรปแบบของระบบเครอขายอนเทอรเนตทใชในองคกร เปนการน าเทคโนโลยของระบบอนเทอรเนตมาประยกตใช ในองคกร การประยกตใชอนทราเนตในปจจบนไดรบการออกแบบมาเพอรองรบการท างานทหลากหลาย อาทเชน การจดการเอกสารขอมล, การตพมพและกระจายขาวสาร, การจองหองและอปกรณ, หองสนทนาออนไลน (Chat Room), เวบบอรด (Web Board), อลบมรป, การจดการสมดรายชอและขอมลการตดตอ และอนๆ อกมากมาย โดยแนวโนมการใชงานของอนทราเนตในปจจบน (พ.ศ. 2554) มการดงเอาเครอขายสงคม (social network) มาใชเพอเชอมตอและชวยประสานการท างานของบคลากรภายในบรษทหรอองคกรทตงอยหางไกลกน ไมวาจะเปนสาขาหรอส านกงานในสวนภมภาคใหใกลชดกนมากยงขน ทงนพบวาการน าเอาสงคมออนไลนมาประยกตใชในองคกรไดรบความนยมเพมมากขนเรอยๆ เนองจากเทคโนโลยในปจจบนสนบสนนใหการท างานของอนทราเนตเปนมากกวาเครอขายเฉพาะภายในองคกรทใชจดเกบเอกสารเพยงอยางเดยว เทานน แตยงสามารถดงเอา แอปพลเคชนตางๆเขามาใชงานรวมกบอนทราเนตไดเปนอยางดอกดวย

8 สอกจกรรมตางๆ

สอกจกรรมตางๆ ทจดในลกษณะกจกรรมตามวาระ หรอโอกาสตาง ๆ ไดแก นทรรศการ บอรด ปายประชาสมพนธ งานฉลองวาระวนเกด การประกวด กจกรรมการสานสมพนธ

การสอสารในองคกรทมประสทธภาพ การสอสารทเกดขนในองคกรจะมประสทธภาพไดนนประกอบดวยปจจยหลายอยางแตทส าคญกคอเรอง

ของคณธรรม ทงผบงคบบญชา ผใตบงคบบญชาและผรวมงานตางจะตองมคณธรรมประจ าใจอนไดแก ความจรงใจ การแสดงความจรงใจสามารถแสดงออกมาไดทงการพดและการเขยน แตกไมจ าเปนตองแสดงออกมาทงหมดเหมอนทคด แสดงออกมาเทาทจ าเปนและคดวาเหมาะสม เชน การชมการวจารณ และการแสดงความเหนความปรารถนาด การแสดงความปรารถนาดกสามารถแสดงออกมาไดทงการพดและการเขยนไดเชนกน เชน การใหค าปรกษา การเสนอแนะ การทดทานและการตกเตอน ความมน าใจ การแสดงความมน าใจเปนศลปะของการอย รวมกน การรจกการใหและรจกการรบเปนการแสดงถงความมน าใจ เชน การใหความชวยเหลอ การขอความเหน

ประสทธภาพในการสอสารขนอยกบปจจยหลายประการ ไดแก

1. ระดบความร (Knowledge) ผสงสารและผรบสารทมความร ใกลเคยงกนในเรองทตองการจะสอสารอาจงายตอการท าความเขาใจกน

2. ทศนคต (Attitude) การทตางฝายตางมทศนคตทดตอการสงและการรบยอมมโอกาสพจารณาตามความเปนจรงไดดกวาการมทศนคตเชงลบตอกน ซงอาจน าไปสการตดสนใจดวยอารมณทไมเหมาะสม

3. ระดบสงคมและวฒนธรรม (Social Cultural System) ผสงสารและผรบสารทเขาใจระบบสงคมวฒนธรรมของผทมาตดตอกน จะสามารถเลอกวธ การจดเนอหาสาระ รปแบบทตดตอใหสอดคลองเหมาะสมไดภาษาทใชในการสอสาร ควรเลอกใหเหมาะกบบคคลเปาหมายของการตดตอสอสาร

การสอสารดานการเจรจาโตตอบอยางมประสทธภาพ

1. รขนตอนของการสอสาร มความตงใจ ความเขาใจ การยอมรบ และน าไปสการปฏบตใหตรงตาม

เปาหมายของการสงสารไดใหเกดประสทธภาพ

2. ใชภาษาธรรมดาทใชอยประจ า 3. รจกเอาใจเขามาใสใจเราจะสามารถรและเขาใจจตใจ รวมถงความคดซงกนและกนเปนอยางด

สามารถคาดการณลวงหนาไดวาคสอสารจะโตตอบมาอยางไร

4. เขาใจภาษาทาทาง

9

5. เรยนรวธรบและวธใหผลยอนกลบ การศกษาวาขาวสารทสงไปนนผรบขาวสารเขาใจหรอไม และตอง

รบแกไข หากการสอสารลมเหลว สวนการตรวจสอบทใชกนมากคอ “การดผลยอนกลบ” (Feedback) ซงท าไดโดยการเปดโอกาสหรอกระตนใหผรบสารสามารถสอสารยอนกลบมาใหไดสม าเสมอ

6. พฒนานสยการฟงทด ควรฟงทงความหมายของการพด และการแสดงความเหนประกอบของผ พดและตองดวามความหมายซอนอย ในค าพดเหลานนหรอไม ทกษะการฟงทดสามารถลดความเขาใจผด ความขดแยงในการปฏสมพนธกบคน การใชความคด การจบประเดน ฝกความจ าและฝกฝนการจดจอแนวแน กบสงใดสงหนงไดอยางมประสทธภาพ ไมควรแสดงความร าคาญไมอยากฟง หรอฟงแบบขอไปท โดยไมไดสนใจในสงทผอนพดจรง ๆ เปลยนเรองพดหรอคยเรองอนแทรกขดจงหวะ ไมควรคดเอาเองวาเขาคงเขาใจเหมอนอยางทตนเองเขาใจ ควรสอสารอยางชดเจนและมประสทธภาพมากทสดเพอใหมนใจวาเขาเขาใจในสงท เราพดจรง ๆ

ประโยชนการสอสารตอองคกร

การตดตอสอสารมประโยชนตอการตดตอสอสารในองคกร มดงน 1. เพอแจงขอมลขาวสาร คอ การแจงขอมลขาวสารขององคการตอบคลากรเพอใหบคลากรสามารถ

ประสานและบรรลวตถประสงครวมกน 2. เพอกระตนและจงใจ การจงใจเปนองคประกอบส าคญทกอใหเกดการพฒนาการท างานของบคลากรในองคการจะไดรบการจงใจและการกระตนจากการสอสารองคการจะมประสทธภาพหรอไมจงขนอยกบความสามารถในการชกจงผานการสอสารดงกลาว 3. เพอประเมนผลการท างานของบคลากรในองคกร และการท างานขององคกร ปจจบนองคการมการเปลยนแปลงตลอดเวลาจงท าใหตองมการประเมนผลการท างานสม าเสมอเพอประเมนความกาวหนาของการท างาน ดงนน กระบวนการสอสารจะตองมประสทธภาพและสมบรณพรอมมการสงขอมลยอนกลบ ซงจะท าใหองคการสามารถด าเนนงานไปในแนวทางทถกตอง 4. เพอสรางความสมพนธในหมคณะ ความสมพนธระหวางผบรหารกบบคลากร หรอผบรหารกบผบรหาร บคลากรกบบคลากรทงในสายการบงคบบญชาทเปนทางการและไมเปนทางการกจะเกดจากการสอสารระหวางกนทงสน การสอสารจงเปนตวสรางความสมพนธทดตอกนและท าใหองคการด ารงอยและพฒนาไปไดในทกสถานการณ 5. เพอวนจฉยสงการ หนาทอยางหนงของฝายบรหารกคอการออกค าสงกบกลมบคคลทอยในองคการ การออกค าสงดงกลาวจ าเปนตองใชการสอสารทรวดเรว แนนอนและถกตอง ดงนนถาผบรหารไมใชการสอสารก ไมสามารถสงการหรอมอบหมายหนาทใหพนกงานด าเนนการไดเลย

10 10 ประการทส าคญในการตดตอสอสาร

การด าเนนงานทกอยางในองคการนนตองอาศยบคลากรผเกยวของ การตดตอสอสารนบไดวาเปนเรองทส าคญอกประการหนง เพราะถาการตดตอสอสารด บคลากรเขาใจไดอยางถกตอง กจะท าใหการด าเนนงาน ทกอยางบรรลเปาหมายขององคการ บญญต 10 ประการ ชวยในการสอสารกบผรวมงาน ดงน 1. แสวงหาความกระจางในเรองทจะถายทอดกอนทจะท าการตดตอสอสารออกไปเพอชวยใหการตดตอสอสารชดเจนขน

2. ตรวจสอบวตถประสงคทแทจรงของการตดตอสอสารแตละครงวาตองการสงขาวสารอะไร มจดมงหมายอยางไร

3. พจารณาเตรยมการเมอทานจะตดตอสอสาร โดยเฉพาะสภาพแวดลอมของบคคล 4. ปรกษาหารอกบคนอนตามความเหมาะสม ในการวางแผน การตดตอสอสาร เพอใหเกดความ

กระจาง 5. จงระมดระวงในขณะทท าการตดตอสอสาร ทงดานบคลกภาพและกายวาจาโดยสงเกตการตอบสนองจากผรบฟง 6. โอกาสแรกตองแสดงถงผลประโยชนและการสรางความส าคญของผรบ (received)

7. ตดตามผลการตดตอสอสารของตนเองเพอน ามาปรบปรง 8. การตดตอสอสารส าหรบพรงนกบวนน โดยยดหลกวาวนพรงนตองดกวาวนน 9. มนใจวาการกระท าของตนเองสนบสนนการตดตอสอสารใหเกดผลด

10. เปดโอกาสใหผฟงไดรบความเขาใจ ผสอสารควรตงใจฟงและสงเกตปฏกรยาของผรบเปนสงส าคญ

อปสรรคการสอสารในองคกร

การสอสารทเกดขนในองคกรมกจะมปญหาและอปสรรคเกดขนตามมาดวยหลายประการเชนกน ส าหรบปญหาทมกเกดขนกคอ

1. การรบรทแตกตางกน การรบรขาวสารเดยวกนแตผรบแตละคนตความไปแตกตางกน กจะท าใหเกดความคลมเครอและสบสนได ดงนนในการสอสารทกครงจงควรมนใจวาขาวสารนนมความชดเจนทจะท าใหผรบแตละคนมความเขาใจตรงกน

2. การบดเบอนขอมล การสงขาวสารผานกนเปนทอดๆผานคนจ านวนมากอาจท าใหขอมลเกดการตก หลน หรอบางครงมการปรงแตงขอมล จงอาจท าใหขอมลเกดการบดเบอนไปจากความเปนจรงได

3. การกลนกรองขาวสาร เปนอปสรรคทส าคญตอการสอสารในองคกรกคอ กรณทผใหขาวสารเลอกให ขาวสารเฉพาะบางขาวสารหรอเฉพาะบางสวนของขาวสารเทานน เพอใหผฟงรสกพอใจโดยไมใหขาวสารในสวนทเปนลบหรอคาดวาจะท าใหผฟงรสกไมพอใจและเกดผลลบตอตนเองดงนนจงตองมการสรางเขาใจอนดระหวางคนในองคกรเพอขจดความกลวในเรองของความผดพลาดในการท างาน

11

4. จงหวะเวลาของการตดตอสอสาร ขาวสารบางชนดนนควรตงสอสารใหรบรพรอมกนแตขาวสารบางชนดกควรสอสารใหรบรเมอถงเวลา ดงนนจงควรเลอกเวลาในการสอสารใหเหมาะสมการปรบปรงการสอสารในองคกร

จากทไดกลาวถงอปสรรคของการสอสารในองคกร เราสามารถทจะปองกนปญหาดงกลาวได คอ 1. การเปนผฟงทด ผฟงทดนนจะตองสามารถจบประเดนของขาวสาร จบความรสกของผใหขาวสาร

สงเกตปฏกรยา มการตอบสนองและแสดงความรสกในการสอสารกลบ 2. การเปนผตอบสนองทด ผตอบสนองทดจะตองใหขอมลยอนกลบบอกคสนทนาวาตนเอง รสก

อยางไรและเขาใจขาวสารหรอไม การใหขอมลยอนกลบนนเปนศลปะ ถาปฏบตไมถกตองหรอไมเหมาะสม อาจกอใหเกดความไมพงพอใจและการไมยอมรบได

3. การพฒนาทกษะทด ในการพฒนาทกษะการสอสารทด จะสามารถชวยปรบปรงการสอสารภายใน องคกรใหมประสทธภาพเพมขน กคอ สรางความคดใหชดเจนกอนท าการสอสาร ก าหนดเปาหมายในการสอสารทกครง พจารณาสภาพแวดลอมของการสอสาร ควรระวงการสอสารทางสหนา ทาทาง และน าเสยง พยายาม ท าการสอสารกบผรวมงานในทกครงทมโอกาส คอยตดตามผลการสอสารอยเสมอ วางแผนการตดตอสอสารทงเรองทจะท าทงในปจจบนและในอนาคต และควรปฏบตตามสงทไดพดไว

ทปรกษา

นางสาวเบญจมาศ สรมตรไมตร ผอ านวยการกองสขศกษา

เรอตรหญงวไลพร สวสดมงคล นกวชาการเผยแพรช านาญการพเศษ

นางสาวทวาพร กลมกลอม นกวชาการเผยแพรช านาญการพเศษ

คณะท างาน

นางนาตยา เกรยงชยพฤกษ นกวชาการเผยแพรช านาญการพเศษ

นายยทธพงษ ขวญชน นกวชาการสาธารณสขช านาญการ

นางยวลกษณ เสมอบญหลอ นกวชาการสาธารณสขช านาญการ

นางรงกาญจน รณหงษา นกวชาการสาธารณสขช านาญการ

นางพณญาดา อ าภยฤทธ นกวชาการสาธารณสขช านาญการ

นางอนญญา ประสงคพร นกวชาการเผยแพรช านาญการ

นางสาวพรทพา ทนมาลา นกจดการงานทวไปช านาญการ

นายตอโชต โสตถกล นกวชาการเผยแพรช านาญการ

นายนรนดร เชยวชาญชยกล นกวชาการโสตทศนศกษาช านาญการ

นางสาวธญชนก ขมทอง นกวชาการสาธารณสขช านาญการ

นายอ านาจ คายาด นกวชาการสาธารณสขปฏบตการ

นายปราการ ปดดน นกวเคราะหนโยบายและแผน