a general teoria y practica - antonia heredia

ARCHIVSTICA GENERAL. TEORA Y PRACTICA

ANTONIA HEREDIA HERRERA

ARCHIVSTICA GENERAL. TEORA PRACTICA YActualizada y aumentada(5.8

EDICI~N)

SEVILLA, 1 199

Publicaciones de la PROVINCIAL DE SEVILLA EXCMA. D I P U T A C I ~ N Jefe de Publicaciones: ANTONIA HEREDIA HERRERA

0 Antonia Heredia Herrera. 199 1 .Pnmera edicin: 1986. Segunda edicin: 1987. Tercera edicin: 1988. Cuarta edicin: 1989. Edita: Diputacin Provincial de Sevilla. Imprime: Grficas del Sur. Becas, 10. Sevilla, 199 1. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X Dep. Leg. SE - 690 - 199 1 Pnnted in Spain.

INDICE GENERAL

P d,r.

INTRODUCCIN CON NUEVOS AIRES.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .I

17

ARCHIVISTICA: CIENCIA O TCNICA. DELIMITACIN Y PRINCIPIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

23

Captulo 1 ARCHIVSTICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1. El trmino Archivstica.

25 27 28 29 30 31 32 33 37 39 41 45 46 49 56

2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 1O.11.

12.

Nacimiento de la Arch Concepto y definicin Campo de accin de la Objeto. fin y mtodo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Principios y normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al orden natural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2. Necesidad de unas normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Evolucin de la prctica archivstica hasta el S. XIX.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De la Archivologa a la Archivstica (S. XIX - S. XX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ciencia o Tcnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Divisiones de la Archivstica. Archivstica General y Archivstica Tcnica . Bibliografia General.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ........ ....... Bibliografia de este captulo

Captulo 2 CIENCIAS Y TCNICASAUXILIARES DE LA ARCHIV~STICA. . .1. Ciencias Auxiliares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

57 59 61 68 11 72 12 1316

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Diplomtica y Archivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LaPaleografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cronologa.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Historia de las Instituciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Derecho Administrativo y procedimiento administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . . ................ La normalizacin. Su aplicacin a los archivos . . .

..............

80

10


Pg.11

OBJETO DE LA ARCHIVSTICA: ARCHIVOS, DOCUMENTOS E INFORMACION .... . . ... . . .... . . . ... . . ... . . . ... . . .... . . . ... . . .... . .... . . Captulo 3 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVSTlCA 2. 3. 4. 5. 6. 7.

83

.

85 87 88 91 95 95 98 101 104 105 109

Definicin de archivo.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Otras definiciones .............................. Funciones de los archivos .............................. Archivos Histricos y Archivos Administrati Origen y formacin de los archivos: dualidad Clasificacin de los archivos (clase, categora 7.1. Clasificacin de los archivos espaoles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. Historia de los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Historia de los archivos espaoles.. . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Ideas y conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Captulo 4 DOCUMENTOS E INFORMACIN.1. Conceptos y diferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1. Documentos de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

119 12 1 123 126 127 129 133 134

2. 3. 4.5.

6. 7. 8.

1.2. La informacin en general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1. Informacin bruta, informacin elaborada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Los soportes documentales (antes y despus del papel). . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transmisin de los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caracteres externos e internos de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipologia documenta Clasificacin de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . Valor del documento Agrupaciones documentales 8.1. Agrupaciones naturales 8.1.1. El fondo documental fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.2. Seccines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgnicas. . . . . . 8.1.2.2. Secciones de fondo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.2.3. Secciones histricas de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.3. Las series. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.4. La unidad archivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2. Agrupaciones documentales artificiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.1. Las colecciones documentales y las secciones facticias . . . . . . . . .

14 1 143 143 144 145 146 147 149 149

fNDiCE GENERAL

11

Pbg.

9. Los nuevos documentos o documentos con nuevo soporte . . . . . . . . . . . . . ........................... 9.1. Los nuevos archivos . . ............................. I O. Bibliografia ..................Captulo 5 CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIN E INFORMACIN: AN Y DIFERENCIAS .............................................1 . Archivstica. Biblioteconoma y Documentacin ........................

150 153 154

155

2 . Funciones .......................................................... 2.1. Recoger ....................................................... 2.2. Almacenar/conservar ....... ... 2.3. Transmitir/difundir/servir ..................... 3. Documentos de archivo. libros y documentos cientificos . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 . Archivos. Bibliotecas y Centros de Documentacin ..................... ....... 5 . Metodologa y tratamiento ............................... .......... 6 . Integracin o creacin de instituciones especficas? . . . ............. 7. Bibliografia ...................................Captulo 6

157 160 160 160 161 161 164 166 169 170

GESTIN DE DOCUMENTOS . . . . . . . . . . . .

......................

171 173 176 182 182 185 186 188 188 189 192 193 193 194

1 . Las tres edades de los documentos y los A 2 . Gestin de documentos .................................... 3. Transferencias ........................................ 3.1. Plazos y regulacin . . . . . . . . . . . . . . . 4 . Valoracin, Seleccin y Expurgo: diversid 4.1. Valoracin y seleccin ............ 4.2. Expurgos ................................. ............. 4.2.1. Razones y justificacin del expurgo ......................... 4.2.2. Cmo y quines determinan el expurgo...................... 4.2.3. Dnde y cundo se hace el expurgo? ....................... 4.2.4. Legislacin sobre el expurgo ............................... 4.3. Conservacin por muestre0 . . . . . . . . . . . . . . . .............. 5 . Bibliografia ............................. ...................

Captulo 7 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS ....................................1 . Planteamiento ...................................................... 2 . Esquema de un programa archivstico a partir de las funciones del archivo . 3 . Elementos de una Administracin de Archivos .........................

197 199 202 206

12


Pg.

3.1. Sistema de archivos. .

..........

3.2.1. Disposiciones generales. . . . . . . . . . . . . . 3.2.2. Reglamentos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2..3. Normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

...........................................3.4.2. Centros de formacin y enseanazas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.3. Titulacin. formacin y enseanza en Espaa. . . . . . . . 4. Niveles de programaciones archivisticas 5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos 6. Bibliografia . . . . . . . . . . . . .111

207 210 210 213 214 216 217 217 220 223 229 230 232

METODOLOGA ARCHiYSTIC.4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Captulo 8 VOCABULARIO Y TERMlNOLOGiA ARCHIVSTlCOS . . . . . . . . . . . . . . . . .

235 231739 74 I 743

l . Problemtica general , , , . , . . . . . . . . , , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 . Trabajos de unificacin terniiiiolgica , . , , . . , , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. DiLersidad de uso de trminos iiias frecuentes , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Captulo 9 O R G A N I Z A C I ~ N CLASIFICACI~N FONDOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1: DE1. La organizacin en los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Clasificacin y ordenacin: ambigedad de signific 3. Diversidad de teoras . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Anterioridad de la clasificacin a la ordenacin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 . Diferencias entre ambas operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Clasificacin a priori)) y a posterioriw. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7. Clasificacin de un fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. Materializacin de la clasificacin en cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Elementos de clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

25 1 253 254 257 26 1 263 264 266 261 270 272 272 273 273 274 275

10. Sistemas de c 11. Eleccin de la clasificacin.. 12. Principios de clasificacin.

........................................... ............ ......................

. . . .. . . .. . .

..................... ............. ....

fNDlCE GENERAL

13

Captulo 10 ORGANIZACIN 11: ORDENACIN DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES ....................................................1 . Tipos de ordenacin ................................................. 2 . Ordenacin cronolgica ............................................. 2.1. De piezas singulares. . 2.2. De expedientes . . . . . . 3. Ordenacin alfabtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 . Ordenacin numrica para 5. Eleccin del tipo de ordenacin 6. Operaciones relacionadas c .................. 6.1. Desdoble o despliegue . 6.2. Signaturatin y sellado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. Datacin ...................................................... 6.4. Foliacin y numeracin ......................................... 6.5. Agregacin ....................................................

Pg.283 286 286 286 288 290 29 1 292 293 293 293 294 294 295

Captulo 11 LA DESCRIPCIN .......................

....

297 299 302 302 305 308 310 311 313 317 317

I . Conceptos generales: analisis y descripcin archivstica . Instrumentos de descripcin ......................................................... 2 . Planificacin descriptiva ............................................. 2.1. Desproporcin entre demanda y servicio de la informacin . . . . . . . . . . 2.2. Niveles de descripcin y paralelismo con las agrupaciones documentales y los instrumentos de descripcin ............................ 2.3. Plan de descripcin ............................................. 2.4. Estadios o etapas en un plan de descpcin ........................ 2.5. Difusin y publicacin .......................................... 3 . Problemas terminolgicos de los instrumentos de descripcin ............. 4 . Descripcin automatizada)) ......................................... 5 . La normalizacin de la descripcin ....................................Captulo 12 LAS GUAS

....................................................................... ................

319 321 326 327 328 328 328 328

I. Caractersticas y definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 . Gua general y Gua especial . . . . . . . . . . . . .

3. Guas Generales de Archivos 3. I . Captulos introductorios . ................... 3 . I . 1 . Datos prcticos y reglamentarios ........................... 3.1.2. Datos histricos relacionados con el archivo y sus documentos . 3. I .3. Bibliografia ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14


3.1. Descripcin de los fondos > colecciones . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3. Apndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Captulo 13 INVENTARIOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Inventariar y catalogar ........................................ 2. Definicin y elementos del inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1. Recomendaciones pricticas ............................. 1.1. Foriiiacioii 1 foriiiato de los i i i \ eiitarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. La clasificaciii coiiio tarea pre\ ia a la iincntariacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Crtica sobre la di\ersidad teriiiinolgica aplicada a los inbentarios.. . . . . . . 5. Importancia y revaloracin del inventario como instrumento de descrip., ............... cion.. ..................... 6. Normalizacin de inventarios ...........................

Pg. 329 330

33 1 333 335 339 343 344 345 349 35 1

Captulo 14 351 CATLOGOS ............................................... 1. Puntualizaciones y definicin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359 2. Elementos esenciales y normas de catalogacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 2.1. Datos internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 2.1.1. La fecha.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . ... ... . 362 2.1.2. Tipologa documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 2.1.3. Tradicin documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 2.1.4. Autor y destinatario. . . . . . 367 2.1.5. Asunto o materia . . . . 368 2.2. Datos externos . . . . . , , , , , , , . . . . . . . . < . . . . . . . . . . . . _ . . . . . 37 I 1.3. Signatura.. . . . . , . . , , , . . ................... 37 I 3. Otros datos: los anejos 372' 373 4. Clases de catlogos. 4.1. Catlogo cronologico 313 4.2. Catlogo alfabtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373 5 . Ordenacin y catalogacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314 6. Diferencias elementales entre inventarios y catlogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 7. Catalogacin de Secciones Facticias (mapas, sellos). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378 8. La normalizacin en la catalogacin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379 9. La normalizacin en la catalogacin de dxumentos grficos . . . . . . . . . . . . . 382 Captulo 15 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIFCI!N. 1. Instrumentos auxiliares de descripcin. . . 2. Los lenguajes documentales . . 2.1. ndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . ... . .. . ... . .. . .. . ... ... .

39 1 393 394 396

iNDlCE GENERAL

15

2.1 .1 . Descriptores ............................................. 2.1.2. Cdigos de localizacin.................................... 2.1.3. Recomendaciones ........................................ 2 .1 .4. La indizacin automtica .................................. 2.2. Tesauros ............................................... 2.3. ndices y t 3. Otros instrurne 3.1 . Listas alfabticas y relaci 3.2. Registro .............. 3.3. Censos ................................... 3.4. Colecciones documentales ....................................... Captulo 16 LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO.............................................................. 1 . Etapa prearchivstica ........... 1.1. Formacin del archivo .......................................... 1.2. Colaboracin entre negociados y archivo central . El archivo de oficina . Gestin de documentos .................. 1.3. Necesidad de cuadros de clasificacin y eleccin 1.4. El expurgo y su normalizacin ................................... 1.5. Remesas de documentos al archivo ............................... 2 . Etapa archivstica ................................................... 2.1. Recepcin de documentacin .................................... 2.2. Instalacin y ordenacin numrica ................................ 2.3. Instrumentos de descripcin indispensables ........................ 2.3.1. Registro de entrada (fichero) ............................... 2.3.2. Inventario general (fichero) ................................ 2.3.3. ndice general (fichero) .................................... 2.4. Instrumentos de control . . . . . . . . Captulo 17 LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO HISTRI-

Pg. 399 401 401 404 406 409 41 1 41 1 411 413 414

417 419 419 420 42 5 428 432 433 433 433 434 434 435 437 435

co....................................................................

443 445 446 447 450 451 452 454

1. Archivos histricos de instituciones desaparecidas....................... 1 . 1 . Fondos o secciones de fondo desorganizadas, sin inventanos ......... 1.1.1. Etapas del proceso clasificacin-inventanacin . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Fondos o secciones de fondo organizadas de antiguo, con inventanos . . 1.2.1. Reclasificacin ........................................... 1.2.2. Reinventariacin ......................................... 1.2.2.1. Reglas prcticas para la reinventariacin . . . . . . . . . . . . .

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Pg.1.2.2.1.1. Rectificaciones y precisiones bsicas . . . . . . . 1.2.2.1.2. H0,mogeneizacin de las descripciones de series................................... 1.2.2.I .3. SupTesin y rectificacin de descripciones equivocas ............................... 1.2.2.1.4. Unificacin de criterios en la aceptacin de fechas lmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Archivos histricos de instituciones vigentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. La organizacin y la descripcin en los archivos personales . . . . . . . . . . . . . .Captulo 18 LA INFORMTICA,Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSE HlSTORlCOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Lugar y papel de la Informtica en los archivos . . . .......... 2. Programaciones informticas ....... .................. 2.1. Niveles y reas . . . . . ..................................... 2.2. costos. . . . . . . . . . . . . ..................................... 2.3. Ahorro de tiempo . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4. Resultados.. . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. La mecanizacin aplicada a los archivos. Necesidad de una normalizacin documental . . . . . . . . . . . . . ..................................... 4. Etapas de un plan informatizado de catalogacin (eleccin de series, valoracin y estudio de la tipologa. doble elaboracin del programa, opciones). 5. Historia de la automatizacin documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Programas documentales automatizados en diferentes pases . . . . . . . . . . . . . 7. Algunas consideraciones en tomo al tema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . :. Captulo 19 SERVICIO DE LOS ARCHIVOS: EL ACCESO O CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y su D I F U S I ~ N . . . . . . . . .............. 1. Derecho y restricciones a la 2. Formas de la comunicacin ............................... 2.1. Comunicacin del docu ............................ 2.1.1. Consulta directa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2. Copias, certifica 2.1.3. Exposiciones y actividades culturales. . . . . . . . . . . . 2.2. Comunicacin de la informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Observaciones sobre la comunicacin documental . . . . . . . . 4. La formacin de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. La legislacin espaola y el 6. Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............. NDICE DE AUTORES CITADOS . . . . . . . . . . . . . ...................... 454 454 454 455 456 458

46 1 463 467 46 7 468 469 470 472 475 478 479 483

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INTRODUCCIN CON NUEVOS AIRES

Seguir hablando del vaco bibliogrfico, como empezaba en 1986 la introduccin de la primera edicin de Archivstica General. Teora y prctica sera pretencioso y, lo que es peor, inexacto. En los escasos aos transcurridos desde entonces se ha cubierto sobradamente ese vaco desde muchos frentes. Otra cosa, sin embargo, es decir que lo expuesto entonces haya dejado de tener validez porque la revolucin en el mundo de los archivos haya trastocado todo lo anterior. Ni mucho menos. La vigencia de los principios fundamentales, de os criterios y de las normas que avalan nuestro mtodo archivstico siguen estando ah. De ellos he vuelto a partir para enfocar los nuevos campos de actividad que se ofrecen hoy a os archiveros. He incorporado bibliografa reciente sin arrinconar la ofrecida entonces que habr de seguir consultndose I . He implementado algunos captulos aportando orientaciones que, como veremos, no cambiarn en esencia las ideas bsicas defendidas ayer. Ser una actitud renovada ante cuestiones ms de forma que de fondo para encarar la nueva realidad derivada de la aparicin de los denominados nuevos archivos, nuevos documentos y la incorporacin definitiva a las nuevas tecnologas. Esas nuevas realidades no suponen, simplemente que estn ah y que hay que contar con ellas, sino que da la sensacin que, con su empuje, vienen a sustituimos. Est de moda hablar de archivos audiovisuales y de sus problemas, dejando a un lado los de los archivos1. Como entonces, y siguiendo unos criterios que me parecen los nicos cientficos, no me he limitado a la Bibliografia en lengua espaola. De ninguna manera he querido sumarme a esas posturas restringidas, de algunos pases que no dan cabida a otra bibliografa que la de su lengua.

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tradicionales como si los de stos ya se hubieran superado, cuando est muy lejos de ser cierto. Nuestra preocupacin parece haberse polarizado hacia los documentos con nuevo soporte, cuando no hemos de perder de vista que si se trata de documentos de archivo, con independencia de su soporte, no sern ms que una diversificacin de los que hemos estudiado y tratado hasta ahora, pero para los que tambin a la hora de su tratamiento, habremos de acudir a los principios y normas defendidas hasta la fecha. Resultara peligroso empezar por el final, por la diversidad antes que por la generalidad: estudiando los nuevos archivos, los nuevos documentos sin conocer a fondo qu es un archivo, qu es un documento de archivo. Esto no ser obstculo para que encaremos la problemtica que aqullos conllevan. Pero la agresin aludida no viene slo de los nuevos archivos, sino tambin de esas otras disciplinas afines, que entonces nos ocupamos de diferenciar, y de las nuevas tecnologas. La llamada Documentacin e Informacin cientfica no debe suplantarnos, ni, por lo tanto, aceptar su mtodo como nuestro. Lo que s es claro que, con una actitud interdisciplinar, habremos de incorporar a nuestra especfica metodologa experiencias ya desarrolladas por los documentalistas en materia de lenguajes documentales y de recuperacin de la informacin. Esta postura aperturista nos llevar tambin a incorporarnos al uso y manejo del ordenador, sin resabios, pero sin permitir la desaparicin del archivero. La clave para conseguir, en este caso, el matrimonio estable pero con separacin de bienes, estar en enfocar nuestra tarea dentro de una normalizacin ajustada a nuestros principios. Normalizacin que afectar no slo a la gestin de documentos, sino al tratamiento de los mismos en su doble dimensin de organizacin y descripcin. Hasta el punto de que, con o sin ordenador, el trabajo del archivero siempre est presto para introducirse en las mquinas para una fcil y til recuperacin y que la retroconversin no tenga que plantearse. Ampliaremos en esta lnea nuestras orientaciones, apostando por una normalizacin, posible -pese a todo- especialmente para la descripcin, apartndonos de una corriente en boga que pretende normalizar a partir de las normas de los bibliotecarios. Para conseguirlo

I N T R O D U C C I ~ N

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insistiremos en los estudios de tipologa documental y en la exigencia de una terminologa archivstica precisa y generalizada. Los aos transcurridos, para satisfaccin personal, no han quitado ni un pice de validez a lo apuntado en el captulo sobre la Informtica en los archivos. El tiempo, hasta el momento, sigue dando razn a mis planteamientos a la vista de la bibliografa posterior y de las numerosas experiencias en todos los pases que permiten enfocar el tema con ms serenidad, frente a un apresuramiento inicial tenido por progresista. Estas-experiencias que en la mayora de los casos apuntan a la gestin de documentos en su momento de produccin, siguen dejando bastante al descubierto las ofrecidas para los archivos histricos y demuestran el abandono que ahora les toca a estos ltimos. Insistiremos nuevamente en el equilibrio. Quiero abundar justificando mi apego a las lneas maestras en esta quinta edicin de Archivstica General. Teora y prctica por cuanto sigue resultando peligroso que cuando an no se han asentado los principios y los criterios de la archivstica moderna, se est insistiendo en una nueva archivsticab. Sin duda, la naturaleza de los nuevos soportes que interponen la necesidad de una mquina (ordenador, proyector, etc.) entre el documento y su usuario obliga a la adopcin de unas medidas y recursos que no son especficos de la archivstica sino de cualquier otra disciplina que haga uso de aqullas. Esas medidas, esos nuevos procedimientos que tambin afectan a los historiadores -pongo por caso- no les han hecho reclamar una nueva historia que podr ser nueva por distinta en virtud de las nuevas orientaciones historiogrficas, no en virtud del uso de los ordenadores. Por lo que respecta a la Archivstica, la novedad no est en su esencia, ni en sus principios, sino en la instrumentalizacin de aqullos. La demanda de una Archivstica distinta procede tambin de otro frente. En mayo de 1990, en Amsterdam, se insisti en una archivstica municipal)) desde un colectivo profesional, hoy fuerte por su nmero y por su iniciativa, que, quizs, por haber estado siempre en segunda fila intenta recuperar protagonismo y hacerse con la antorcha?.2. HEREDIA HERRERA, Antonia: Los Archivos municipales y la Archivstica, Boletn de Anabad (en prensa).

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Todos estos vaivenes no hacen sino tambalear peligrosamente la identidad del archivero y la esencia de la archivstica, hasta temerse por la sustitucin del uno y la desaparicin de la otra. Me preocupa este doble riesgo si no defendemos nuestros signos de identidad y en esta lnea pretende seguir esta edicin ms que corregida, ampliada y fortalecida en sus lneas fundamentales. Seguir manteniendo ese doble plano entre la teora y la prctica, porque en los archivos continan existiendo dos clases socialmente diferentes: los privilegiados que suelen ser los ligados directamente a la Administracin del Estado y los marginados ligados a otras administraciones y reas de accin local y particular. La dificultad de aplicacin de la teora a los segundos seguir estando ah. Para ellos al margen de aqulla, que es estable y nica, habremos de arbitrar siempre soluciones prcticas. Alguna apreciacin ms para dibujar el marco en que aparece esta edicin. En el mundo reciente, por lo que afecta a los archivos, se afianzan algunas corrientes que nos incumben: la centralizacin ha cedido el paso a la descentralizacin en bastantes pases y por supuesto en el nuestro, favoreciendo, por una parte, la inclinacin del pndulo hacia los archivos contemporneos o administrativos con evidente descuido de los histricos y, por otra, el inters por los archivos locales. Todas estas cuestiones no son otra cosa que el montaje del escenario, que no ha de afectar al contenido de la obra a representar que seguir limitndose a todo aquello que concierne a una Archivstica General sin incluir los aspectos y problemas de la Archivstica Tcnica. Mi agradecimiento esta vez es para todos aquellos que al leer y utilizar las ediciones anteriores, me han animado a esta quinta. Sevilla, enero de 1991.

3. HEREDIA HERRERA, Antonia: Signos de identidad, editorial de Boletn de Anabad, XXXIX, 3-4,1989, pgs. 143-145.

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ARCHIV~STICA:CIENCIA O TCNICA. DELIMITACIN Y PRINCIPIOS.

CAPTULO 1ARCHIVSTICA1. El trmino Archivstica. 2.

Nacimiento de la Archivstica.

3. Concepto y definicin.4. Campo de accin de la Archivstica.

5. Objeto, fin y mtodo.

6 . Principios y normas. 6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al orden natural.7.

8.9.1o.

11. 12.

6.2. Necesidad de unas normas. Evolucin de la prctica archivstica hasta el S. XIX. De la Archivologa a la Archivstica (S. XIX - S. XX). Ciencia o Tcnica. Divisiones de la Archivstica. Archivstica General y Archivstica Tcnica. Bibliografa General. Bibliografa de este captulo.

1.

El trmino ((Archivsticm).

La palabra, en castellano, empieza a usarse en la dcada de los 55-65, pero todava la mayora de las veces como un determinativo, como un trmino de calificacin especfica: labor archivstica, problemtica archivstica. No quiere decir esto que nos haya sido ajena hasta entonces por cuanto en el XVIII y en el XIX se hace mencin al aarchivista). Antonio Matilla Tascn es, en Espaa, de los primeros que la utilizan: en su ((Cartilla de organizacin de archivos)) habla decididamente de la Archivistica como ciencia de los archivos, en 1960. Empieza a cobrar entidad como denominacin de una disciplina en Hispanoamrica y es la Escuela de Archiveros de Crdoba (Argentina) y su director, el profesor Aurelio Tanodi, quienes la promocionan a partir de una coleccin, ((Collectnea Archivstica)). Aunque curiosamente es Tanodi, su principal promotor, quien en dicha coleccin publica en 1961 su Manual de Archivologia Hispanoamericana). Hasta hace poco ms de treinta aos, entre nosotros privaba el nombre de Archivologa o Archivonoma y el de algunas subdivisiones como Archiveconoma tomada de los italianos que haca alusin a cuestiones relacionadas con instalaciones, edificios y administracin.1. En Italia y Alemania el trmino es utilizado con bastante anterioridad. Baste aludir a dos obras clsicas en estos pases: CASANOVA. Eugenio: Archivstica, Roma, 1928, y BRENNEKE. Archivkunde Ein Beitrag zur theorie und, reeditada en Italia Adolf en 1968. En Francia el trmino es tambin prximo. 2. La Junta de comerciantes por mayor de Sevilla que se reuna mensualmente, decide en Junta de 3 1 de marzo de 1770 el nombramiento de un secretario-archivista a favor de Francisco Martnez de Rivas.

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\UTONl\

HFKbI>I \ H F K K E K i

Actualmente el trmino est universalmente aceptado, aunque no faltan publicaciones recientes que mantienen la denominacin antigua. En Hispanoamrica sigue utilizndose con cierta frecuencia Archivologa.2. Nacimiento de la Archivstica.

Contrasta a simple vista la remota existencia de los archivos -e incluso de las personas que se han ocupado de su custodia-, con el tardo nacimiento de una disciplina que, tenindolos como objeto, establece una metodologa propia de acuerdo a la formulacin de unos principios aceptados con generalidad y comunicados a travs de un lenguaje propio basado en una terminologa especfica. La Archivstica es una disciplina relativamente moderna y, con el nombre de Archivologa, nace en el siglo XIX como una tcnica emprica para arreglo y conservacin de los archivos. Pero su configuracin como disciplina independiente y su consideracin como ciencia auxiliar de la Historia es bastante reciente. El despegue de la Archivstica moderna tiene mucho que ver con la difusin del Manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrangement and description of Archives y yuelto a traducir despus a varios idiomas. Su desarrollo se ha establecido, como tantasotras, sobre la observacin basada en la experiencia. que ha desembocado en la fijacin de unos principios esenciales que, a su vez, han determinado esa metodologa y ese lenguaje propios que la identifican y-la distinguen de otras ciencias o disciplinas afines, al quedar hoy integrada dentro del conjunto de Ciencias de la Documentacin e Informacin. El carcter prctico de la Archivstica -bastante anterior a la existencia de la ciencia- es muy acusado, hasta el punto de que muchos se inclinan, en el momento de su nacimiento, por considerarla una tcnica experimental, viniendo muy tarde, en cambio, la elaboracin de principios que, an hoy, por lo que respecta a determinadas cuestiones y, sobre todo, por lo que afecta a la terminologa existen diversidad de criterios que impiden quiz su aceptacin generalizada como ciencia.

A R C H I V ~ S T I C A

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En sus orgenes la Archivologa, luego Archivstica, nace unida a la Diplomtica, a la Paleografa y a la Biblioteconoma, lo que ocasionar una dependencia negativa que retrasar su propia delimitacin, hasta el extremo de que en sus inicios se nutrir del lenguaje y metodologa de aqullas. Los archiveros del XIX y de los primeros aos del XX proceden en su mayora, en Espaa, de la Escuela de Diplomtica y de sus enseanzas. La independencia total no se logra hasta pocas muy cercanas, cuando se asume plenamente y se lleva a la prctica la teora de que los documentos se pueden organizar de acuerdo a la estructura de la institucin de donde proceden, de forma bien diferente a los libros en las bibliotecas, a las colecciones o a las periodificaciones, con frecuencia temticas, practicadas por los historiadores. A pesar de esta acreditacin, desde fuera, existe una tendencia general a concebirla como una disciplina de segunda fila o a pensar que el trabajo del archivero es algo as como un subproducto. En esta lnea no faltan historiadores que al investigar en un archivo se le ocurre -con buena voluntad- que pueden ordenarlo y catalogarlo, haciendo de entrada un uso de la terminologa que ha de ponernos en guardia. Difcilmente en estos casos, aparte del desconocimiento que supone el planteamiento, podrn obtenerse buenos resultados de una tarea simultnea (histrica-archivstica). La organizacin requiere visin de conjunto y la catalogacin es diferente al anlisis y recogida de informacin del investigador.3. Concepto y definicin.

La Archivstica es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en ltima instancia stos sean el producto integrante de aqullos. Como tal se ocupar de la creacin, historia, organizacin y servicio de los mismos a la Administracin y a la Historia, en definitiva a la Sociedad. El documento, como acabamos de decir, es objeto de atencin de la Archivstica, aunque tambin lo sea de la Diplomtica, de la Paleografa, de la Sigilografa, de la Historia. Pero veamos las diferencias, a simple vista. Si la Diplomtica estudia al documento en s mismo, uno por uno, pormenorizando su formulario, sus clusulas y

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estableciendo su tipologa, la Archivstica considera a todos los documentos formando un conjunto estructurado, procedente de una institucin. La Paleografia analiza, por su parte, los caracteres grficos, la escritura, mientras que al historiador lo que le interesa es el contenido, lo que dice y cuenta el documento y el sigilgrafo se apega a slo un aspecto de aqul en las cuestiones validativas. Ya veremos ms adelante cmo son diferentes maneras de hablar de los documentos ante las distintas preguntas planteadas por unos y por otros. Sentada esta primera delimitacin, podemos definir a la Archivstica como: la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin. En el Diccionario de terminologa archivstica publicado por el CIA se define como la disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su funcin'. Su objeto no es slo el archivo en singular, como algo concreto cuyos lmites estn en su contenido y en su continente, sino tambin el conjunto de los archivos integrados en un sistema con toda la problemtica que esto comporta.

4. Campo de accin de la Archivstica.El campo de la Archivstica abarca distintos y variados aspectos:

- Definicin de la misma y establecimiento de su campo de estudio.

- Delimitacin de su objeto, de su mtodo y de su finalidad. - Elaboracin, estudio y aplicacin de los principios relacionados primero con la organizacin en todas sus etapas y segundo con la descripcin en todas sus manifestaciones abarcando tanto los documentos textuales como los cartogrficos, audiovisuales, informticos, etc.3 . C.I.A. Dictionary of Archiva1 Terminology, Mrichen, New YorF, London, Paris, 1984.

ARCHIV~STICA

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- Gestin

de documentos y administracin de archivos que incluyen desde la racionalizacin de la produccin documental, las transferencias y los expurgos, hasta los servicios, el acceso y control de la informacin y de los usuarios y la difusin por todos sus medios y en todos sus aspectos (desde la edicin de los instrumentos elaborados hasta las exposiciones). tica, de la legislacin segn los pases, y de las instituciones y organismos internacionales en relacin con el desarrollo de aqullos.

- Historia de los archivos, de la evolucin de la prctica archivs-

- Bibliografia y formacin profesional. - Consideracin de las instalaciones,

conservacin material y restauracin, agentes de destruccin, reproduccin en todas sus variantes y con toda su problemtica.

Este amplio campo especfico de la Archivstica tiene que contar con la ayuda de otras ciencias que, como auxiliares, son indispensables para el completo desarrollo de aqulla: la Diplomtica, la Paleografa, la Cronologa, la Sigilografia, la Historia General, y sobre todo institucional, y el Derecho Administrativo, cuyas relaciones y diferencias con ellas estableceremos en el prximo captulo. Y tambin precisa para su desenvolvimiento con los conocimientos de otros profesionales relacionados con la Arquitectura, Restauracin, Reproduccin, Qumica, Biologa e Informtica.5 . Objeto, fin y mtodo.

Son los archivos entendidos como conjunto de documentos portadores de informacin x o n t e n i d e los que centran prioritariamente la atencin de esta disciplina, convirtindolos en su objeto aunque sta no olvida la materialidad del continente, es decir, los edificios, las instalaciones por cuanto tienen que ver con la conservacin de aqullos. Fijado as el objeto voy a dejar para ms adelante el anlisis de su naturaleza y de sus funciones. Ya veremos cmo los documentos, elementos integrantes del archivo, no supondrn identidad de objeto respecto de la Diplomtica y de la Paleografia, no slo en cuanto a su tratamiento, sino en cuanto a su delimitacin.

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A N T O N l A HEREDIA HERRERA

Importa mucho que no perdamos de vista la triple dimensin del objeto de la Archivstica y su orden: Archivos - Documentos de archivo - Informacin. De no ser as y empezamos por el final -haciendo prioritaria a la informacin- nos estaremos convirtiendo en documentalistas. La finalidad no es otra que el servicio de os archivos a la Sociedad, materializado en el ofrecimiento de la informacin ya sea a las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos, sean o no estudiosos. El mtodo lo constituyen todos los procedimientos y tareas llevados a cabo por el archivero para conseguir el fin que se pretende, siguiendo ese largo camino cuyas etapas estn ya suficientemente establecidas de recoger, conservar, organizar y servir los documentos. El bagaje para llevarlo a efecto est integrado por un conjunto de principios, aceptados hoy por los profesionales, que parten de la base de que el documento es parte de un todo estructurado que, aislado, no tiene sentido, que su inters reside en la relacin con los documentos que lo anteceden o le siguen, en cuanto que aqul es algo as como una instantnea dentro de una secuencia documental. La consideracin de este carcter seriado es fundamental para los planteamientos archivsticos y ser adems el que marque las diferencias con las otras ciencias de la informacin: la Biblioteconoma y la Documentacin, cuyos puntos de contacto y similitud pueden estar en la finalidad que las tres pretenden, aunque de diferentes maneras y por distintos caminos, al poner en juego metodologas diferentes.6. Principios y normas.

El origen . La normalizacin en el campo de los archivos afectar no slo a la Archivistica General, sino a la Archivstica Tcnica. Ciendonos a la primera, dicha normalizacin tendr que ver tanto con la ges14. GARC G L T I R R E Z Antonio: Normalizacin general y documental. Concep14 , to, Historia e Instituciones en ((Fundamentos de la Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pg. 254.

CIENCIAS Y TCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHIVfSTICA

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tin y administracin, la descripcin como con la comunicacin de los documentos, como con su produccin. Desde muy pronto Bibliotecarios y Documentalistas han estado incorporados a la normalizacin. Los archiveros, en cambio, hemos justificado nuestra falta de normas generalizadas por la ausencia de una clasificacin nica de fondos, por la disparidad de tipologa documental y por la diversidad de procedimientos administrativos. Aunque no podamos equiparar las caractersticas de los libros a la de los documentos de archivo, sin embargo la normalizacin tambin es posible para nosotros. De hecho es una asignatura pendiente de los archiveros que hemos de superar, sobre todo si queremos incorporarnos de lleno a la informatizacin sin perder nuestros signos de identidad. Nuestro retraso en esta lnea nos viene de la mano de la falta de normalizacin. Hoy, la consideracin del archivo como parte integrante de sistemas que favorecen la comunicacin, fuerzan al uso de normas que permitan el intercambio de informacin dentro y fuera de nuestro pas. Por cuanto la normalizacin supone de racionalizacin del trabajo no podr circunscribirse slo a una faceta, por ejemplo, la catalogacin, sino a toda la descripcin. Hablaremos por tanto en cada captulo de su aplicacin en cada caso. Lo que resulta un tanto contradictorio es que estando substancialmente el trabajo de archivo basado en reglas, hayamos optado tardamente por una normalizacin que afecte a todas las manifestaciones de nuestro trabajo. La normalizacin ofrece un gran abanico de posibilidades en los archivos Y afecta, como hemos anunciado, a gran nmero de facetas: Nirmalizacin de la gestin documental (que tendr que ver con la racionalizacin del procedimiento administrativo, las transferencias, los expurgos) que en algunos pases est identificada con la labor del wecords managen). Normalizacin de la administracin de archivos (estadsticas, censos, servicios, presupuestos, planes, programas de edicin). Normalizacin del tratamiento de los fondos que afectar tanto a la organizacin como a la descripcin y afectar, de entrada, a la terminologa.

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ANTOYIA H E R E D I A H E R K L K A

Por lo que concierne al punto 1), poca voz y escaso predicamento tenemos los archiveros a la hora de la racionalizacin de los procedimientos documentales relacionados con el procedimiento administrativo. Con todo ya veremos que hay excepciones /Cfr. el expurgo en los archivos administrativos/ y existen acciones normalizadoras por lo que se refiere a la gestin administrativa. No faltan quienes se plantean que la normalizacin de los documentos debe establecerse a la hora de la produccin y no despus. Pero no debemos confundirnos. Una cosa es la normalizacin de la tramitacin de un expediente administrativo que busca el control y la eficacia de la gestin administrativa y otra cosa la normalizacin descriptiva de ese mismo expediente con vista a su transmisin informativa. Hoy, la normalizacin en este punto no va ms all de una normativa de centros. Cada uno tiene unos modelos de hojas de remisin o de fichas de expurgos que no traspasan los lmites de una institucin determinada. En cuanto al punto 2) al depender una Administracin de Archivos de una responsabilidad poltica que abarca una zona ms o menos amplia (Nacional, Regional) la normativa va encauzndose hacia la normalizacin, por ms consensuada. Existen modelos de impresos de archivos para censos, control y servicio de usuarios, etc., etc. En cada caso nos iremos remitiendo a ellos. En cuanto al punto 3) sin perjuicio de que en cada caso nos refiramos a los modelos y a la prctica concreta, para cada cuestin que afecte al tratamiento (organizacin, anlisis, difusin) vaya por delante que la normalizacin es algo ineludible, a priori, en el caso de archivos y documentos de archivos contemporneos. a posteriori, en el caso de archivos histricos y para unos documentos que no han estado sujetos a una normativa rigurosa o que habindose perdido sus rastro hay que redescubrirla.

8. La Informtica.Aunque dediquemos un captulo, tras la descripcin, a la informatizacin por su incidencia especfica en tal actividad, ahora slo

CIENCIAS Y TCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHIVSTICA

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haremos una pequea referencia, por su calidad de auxiliar para la Archivstica. Ante las nuevas tecnologas informticas el archivero no p u d e estar ajeno, sobre todo teniendo en cuenta que esta tcnica puede ser una ayuda decisiva en su quehacer especfico. Ahora bien, el archivero no tiene en principio que ser un tcnico en Informtica, esa es otra profesin; lo que tiene que tener son los conocimientos necesarios de la misma para poder entrar en dilogo con los profesionales que la practican. La Informtica, desde el punto de vista del archivero, es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor archivstica. Dentro de las denominadas Ciencias de la Informacin, Archivstica, Biblioteconoma, Documentacin, en las dos segundas el uso de la tcnica informtica es imprescindible y actualmente es algo habitual. La aplicacin de la mecanizacin a los fondos documentales no es tan general, en cuanto que el archivero frente al bibliotecario y al documentalista ha de fabricar la documentacin que hay que informatizar. Aqullos parten ya del producto individualizado y elaborado que es el libro. Baste de entrada apuntar que ante la informatizacin de los fondos documentales necesariamente hay que plantearse dos campos, el de los archivos administrativos y el de los archivos histricos y que en estos ltimos sobre todo existen tareas de organizacin erl sus actividades de clasificacin que dificilmente pueden ser solucionadas por el ordenador. En las tareas de descripcin, donde la utilidad de las mquinas ha de plantearse, habr que considerar en qu momento la mecanizacin es conveniente y rentable. Al hablar ms adelante de organizacin y descripcin, ya puntualizaremos estas cuestiones. COMENTARIO PRCTICO El documento que reproduce la lmina 1, segn lo analicemos desde el punto de vista del palegrafo, del diplomatista, del historiador o del archivero, nos har ver en l distintas facetas y sobre todo ser utilizado de distintas manera por unos o por otros. Sern las diferentes preguntas planteadas a un mismo documento por distintos

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Lm. 1.

CIENCIAS Y TCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHlViSTlCA

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profesionales de las ciencias que tienen por objeto los documentos, con las variadas respuestas. El palegrafo estudiar las caractersticas de la escritura (humanstica, bastardilla), considerando si el ductus, nexos, abreviaturas, se conforman con este tipo de letra o existen variantes dignas de mencionar. Detectar la existencia de tres manos a la hora de escribir el documento, la del escribano u oficial de la secretara que materializ la conscriptio y las dos correspondientes a la validacin del rey y al refrendo del secretario. La transcripcin, realizada de acuerdo a algunas de las normas establecidas al efecto culminar su trabajo sobre este escrito. El diplomatista la adscribir al tipo documental correspondiente (Real Cdula), como tal establecer su clasificacin (dispositivo, pblico) pormenorizar sus clusulas documentales (intitulacin, exposicin con la direccin embebida, dispositivo, fecha, validacin -suscripcin real, refrendo del secretario, rbricas de los consejeros-, brevete) comprobando su adecuacin al formulario de las Reales Cdulas. La precisin del autor, del destinatario completarn el anlisis, despus de comprobar la evolucin representada en la simplificacin de frmulas solemnes que han hecho de este documento el ms habitual despachado por el rey en la Edad Moderna y del que ste que se reproduce es un claro ejemplo. La actio hace referencia a un nombramiento. El historiador encontrar tema de comentario en esa realidad a que hace alusin la Real Cdula: la defensa de las salinas de Araya, en la provincia de Cuman (Venezuela) frente a los establecimientos holandeses y a las continuas incursiones de navos extranjeros en las salinas para abastecerse de sal. Las expresiones de gente de guerra) y el nombramiento de cabo para trasladar a dichos hombres pueden tambin ser ocasin para aportar datos sobre los socorros y defensa a los territorios ultramarinos. Amn, por supuesto, del hecho puntual del nombramiento del cabo de la gente de guerra. La perspectiva del archivero ser diferente de las otras tres aunque partiendo de los conocimientos expresados por los anteriores. La lectura y el anlisis diplomtico ayudarn a saber su contenido y conocer su tipologa para poder catalogarlo y as ofrecer al historiador, en sntesis, la informacin contenida en el documento en cuestin. El resultado ser una ficha que podra plasmarse as:

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.ANTONlA H E R E D I A H E R R E R A

~~

1623, mayo, 20. MADRID. Real Cdula a Gaspar Flores de Caldevilla, nombrndolo cabo de la gente de guerra que se enva de socorro a Cuman.1 fol. A. G. 1. Caracas, leg. 122.

La simplicidad de estos escasos datos materializados en esta breve ficha, quiz, para muchos, no refleje la necesidad de esos conocimientos (diplomticos, paleogrficos e histricos) que precisa el archivero para plasmarlos.

9. Bibliografa.*ARRIBAS ARRANZ. Filemn: Paleografa documental hispnica, Valladolid, ed. Universidad de Valladolid, 1965,2 tomos.

La carta y la provisin, ((Cuadernos de la Ctedra de Paleografa y Diplomtica), II, Valladolid, 1959, pgs. 1-45.BOARD. Alain de: Manuel de Diplomatiquefran~aise pontijicale. Pars, 1929. et

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CIEN('IAS L TCNICAS A ~ J X I L I A R E S LA A R C H I V ~ S T I C A DE

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OBJETO DE LA ARCHIVSTICA: ARCHIVOS, DOCUMENTOS E INFORMACIN

CAP~TULO3EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVSTICA

1. Ideas y conceptos.

2. Definicin de archivo. 3. Otras definiciones. 4. Funciones de los archivos. 5 . Archivos Histricos y Archivos Administrativos.6. Origen y formacin de los archivos: dualidad de perspectivas.

7. Clasificacin de los archivos (clase, categora, tipo). 7.1. Clasificacin de los archivos espaoles. 8. Historia de los archivos. 9. Historia de los archivos espaiioles.

1. Ideas y conceptos.

Partiendo de la triple dimensin del objeto de la Archivstica, empecemos por la primera: el archivo. Si hiciramos una encuesta, hoy que son tan frecuentes, y preguntramos qu es un archivo y si conocen lo que hacen los archiveros, no habra sorpresas: stanos, suciedad, amontonamiento, desorden, oscuridad, seran los adjetivos o los trminos que fueran unidos a la idea de archivo. En cuanto a lo que hacen los archiveros o no lo sabran o al identificarlos con los bibliotecarios, los concebiran ordenando y sirviendo libros. Hay algo ms, en estas equvocas ideas de la gente de la calle, la juventud es algo que siempre aparece contrapuesto a esta profesin. Quin es el culpable de esta opinin generalizada? Es la propia Administracin, en iin sentido muy amplio -salvo honrosas excepciones-. Son las instituciones productoras de documentos las que con su trato habitual de ((desfavom y de edesamom -permtanseme estas licencias- hacen posibles realidades lamentables que superan el mundo de las ideas'. Baste pensar o acudir a muchos depsitos documentales de empresas, de parroquias, de ayuntamientos y de otras instituciones. El panorama es desolador: estanteras, si las hay, desvencijadas, humedades, goteras, calor, papeles envejecidos y sucios donde los roedores hacen su agosto, documentos mezclados con muebles viejos, con cuadros y retratos arrinconados de regmenes anteriores, con material almacenado de festejos, etc., etc. ((Cuartos de San Alejo los llaman expresivamente en Colombia. No han faltado1. Las fotografas que ilustran la coleccin de Archivos Municipales sevillanos editada por la Diputacin Provincial de Sevilla hablan expresivamente. Los resultados de la encuesta sobre Archivos de Administracin Local, publicados en CEUMT, octubre, 1985, pgs. 56-58, son tambiin significativos al respecto.

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A N T O N I A HEREDIA H E R R E R A

situaciones en que para evitar tal estado de cosas se ha vendido o eliminado la documentacin. La falta de espacio tambin ha forzado muchas veces a decisiones de supresin irresponsable que nada tiene que ver con la eliminacin responsable o expurgo. Frente a estas apreciaciones, o mejor realidades, quiero apuntar otra, idea generalizada. Es frecuente pensar que la importancia de u n archivo est slo en la antigedad de los documentos. Sin menosprcciar el valor intrnseco representado por esa antigedad, el inters dc un archivo reside sobre todo en la continuidad de sus series, en la ausencia de lagunas documentales. Los rendimientos efectivos de la investigacin estn relacionados ntimamente con la localizacin dc series completas. Este carcter seriado es el que da consistencia y fiabilidad a la elaboracin de una tesis histrica. Hay otra cuestin. Somos los profesionales los que ante situaciones como stas aplicamos mal los trminos y denominaciones archivsticas, llamando archivos a depsitos documentales que no lo son. Hablamos, yo dira, frvolamente de archivos municipales (ihay algunos que s lo son!), de los parroquiales, de los de Direcciones Generales, de los de empresa, etc., porque se alejan de lo que un archivo es y debe ser. Empleamos por extensin la palabra archivo aplicndola a esos ((almacenes de papel, teniendo en cuenta que los que no lo son superan c o i creces a los que lo son. Es lgico, pues, que esta generalidad prevalezca a la hora de concebir lo que es un archivo en el hombre de una cultura media.

2. Definicin de archivo.Siendo el archivo el objeto de la Archivstica es lgico que sea el trmino al que todos los que han tratado de hacer teora han dedicado sus atenciones definitorias. Y o me atrevera a decir que hay tantas definiciones como aqullos. Hemos de empezar delimitando el significando de la palabra archivo2. Si consultamos el diccionario veremos que tanto puede refe2. PESCADOR Houo, M." del Carmen: Biograja del concepto de archivo, coDE:L leccin de anejos del Boletn de la Direccin General de Archivos, Madrid, 1955. TANODICHIAPERO, DI Branka M.": Sobre el concepto de Archivos, De Archivos y de Archivstica), Homenaje a A. Tanodi, O.E.A. Washington, 1987, pgs. 165-17 2 .

rirse al edificio que contiene los documentos, al mueble que los guarda, es decir el continente, como a los documentos en aqullos conservados, es decir el contenido. Sin olvidar que tambin hay que ocuparse del continente, de la parte fisica, por su relacin con la conservacin material de los documcntos', ahora nos interesa la acepcin de archivo como contenido.

I>c una manera muy grfica y simple se ha dicho que archivo es la suma de tres clementos: Documentos + organizacin + servicio. V o y a empezar dando la definicin que considero mas completa para analizar despus sus partes esenciales y aadir ms tarde algunas definiciones de otros profesionales y las tendencias que de ellas

derivan. ((i1rchivoes uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea su fiJcha,su forma y soporte material, acumulados en un proceso naruval por una persona o institucibn piiblica o privada en e1 transcurso e su gesticn, conservados, respetando aquel orden, para servir como lestimoni0 e irlformacin para la persona o institucicn que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Dejo para ms adelante hablar de documentos a los que dedicaremos una atencin especfica. Se dice en la definicin conjunto de documentos acumulados y de proceso natural, lo cual es algo distinto a coleccin, en cuanto que el archivo no es resultado de un acto voluntario o caprichoso de alguien. Para que exista un archivo es preciso que haya una institucin con una funcin, con unas actividades que desarrollar. Origen institucional y proceso natural son la clave para entender el principio de procedencia. La acumulacin y el proceso natural nos dan idea de que los documentos van creciendo, aumentando en su nmero y evolucionando su valor que de administrativo pasa a ser histrico. A la vez este crecimiento y evolucin vienen determinados por las leyes y normas que rigen la creacin, competencia y funcionamiento de la institucin y darn lugar a una produccin documental clasificada y seriada.

3. C R ~ S INo, no admitir el inventario en cuanto que cada pieza, por su independencia, requerir una descripcin individualizada. Las Colecciones estn integradas bastantes veces por estampas, dibujos, fotografas. La descripcin aplicada a las Colecciones la desarrollaremos en el captulo correspondiente (captulo 15). Las denominadas Secciones facticias son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservacin o instalacin determinados habitualmente por sus soportes o por su grafa, aunque no han faltado en el origen de su formacin algunas razones subjetivas y arbitrarias que han movido a los archiveros en determinadas pocas a agrupar los documentos en razn de un tema para destacar su im-

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4 hT O C1 4 HERED14 H E R R E R A

portancia. Entre las primeras estn la de Mapas y Planos o la de Sellos y entre las segundas la Seccin de Patronato, del A. G. 1. La descripcin aplicada a estas Secciones la trataremos en el captulo 15.

9. Los nuevos documentos o documentos con nuevo soporte1. El trmino nuevos documentos)) y como consecuencia de su reconocimiento la admisin de los nuevos archivos)) empez a introducirse en la Bibliografia reciente a partir del Congreso Internacional de Archivos. Unos y otros han adquirido definitiva carta de naturaleza a partir de 1988O que los hizo sujetos de su atencin monogrfica. Interesa hacer aclaraciones y puntualizaciones al respecto, por cuanto a raz de su consideracin, se ha hablado de una nueva Archivstica y pudiera estimarse que todo lo que venimos defendiendo haya dejado de tener sentido para el futuro. Vaya por delante que se trata slo de una nueva modalidad de documentos y por lo que se refiere a su tratamiento (organizacin y descripcin) servlido todo lo dicho para el resto. El peligro est simplemente en que el trmino nuevos documentos es mucho ms amplio que el de documento de archivo y por lo tanto lo primero que se nos plantea es el establecimiento de una restriccin que no podr venir sino de la claridad de ideas sobre lo que estimemos como documento de archivo)). Un proceso, similar al seguido cuando del documento en general fuimos haciendo una acotacin, hasta configurar al documento de archivo. A partir de ah consideraremos cules son los que han de ser objeto del trabajo de los archiveros, de los bibliotecarios o de los documeIdalistas. De no empearnos en buscar esta precisin caeremos en esa indefinicin del objeto de la archivstica que hemos de eludir desde el principio, para poder delimitar el mtodo archivstico.i 9. H E R E D l A HERRERA, Antonia: Nuevos archivos, nuevos documentos, Boletn de ANABAD, XXVIII, 4, 1988, pgs. 349-353. 20. Actas del IX Congreso Internacional del CIA. Archivum.

DOCUMENTOS E INFORMACIN

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La aplicacin del trmino nuevo va unido a un talante progresista, incluso revolucionario, pero interesa mucho profundizar si lo nuevo afecta al fondo o a la forma. En el caso de los nuevos documentos, no hay duda que el calificativo va unido exclusivamente a los nuevos soportes. Son por lo tanto algo distinto? En cuanto que el soporte es algo externo, material, la esencia no vara. Para ser rigurosos habra que decir no nuevos documentos sino ((documentos con nuevos soportes. La revolucin de estos soportes, salvando las distancias, puede compararse a la aparicin del papel que sustituy al pergamino. Sin embargo entonces una escritura de testamento sobre uno u otro soporte tenan las mismas caractersticas, independientemente de la materialidad de aqullos. Algo similar ocurre hoy: el hecho de que un testamento est grabado en una cinta no afecta a su formulario ni a su contenido. Otra cosa ser que para guardarlo, para conservarlo, no pueda almacenarse junto a otros testamentos en papel. Su integracin en una serie concreta, a efectos de organizacin, de descripcin y de recuperacin exigirn los mismos criterios, las mismas normas que los testamentos medievales. El problema para nosotros, archiveros, no est en el soporte sino en la amplitud del concepto nuevos documentos que engloba a los documentos de archivo y a los que no lo son. Los documentos audiovisuales, sin distincin, son llamados con cierta alegra los nuevos documentos. Y podrn ser documentos administrativos que testimonien un acto de la Administracin o un documento que sea reflejo de una obra de creacin. Interesa diferenciarlos para aplicarles el tratamiento que precisen segn los casos. La delimitacin habr de hacerse a partir de las notas, de las caractersticas que son inherentes a los documentos de archivo: origen, carcter serado, unicidad, objetividad. Un film que reproduzca una sesin del Parlamento ser un documento de archivo, un registro informtico de enfermos en un hospitql tamhihn No lo ser una pelcula de Aifred Hitchcock, ni un culebron mexicano)). Qu semejanza puede existir entre la serie televisiva Las chicas de oro y el Tratado de amistad franco-espaola? Yo me cuestiono incluso si el cine documental puede considerarse documento de archivo en el sentido ms riguroso, por cuanto in-

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terviene un autor que crea, que decide, que manipula, y que como tal genera derechos de autor y exige depsito legal para su obra. Esos films estaran ms en la lnea de produccin periodstica y con toda justicia para ellos se reclama la denominacin de obras. En todo caso se acercan a los trabajos de investigacin plasmados en un libro, de los que no se nos ocurre encasillarlos como documentos de archivo. La no adscripcin a los documentos de archivo no les resta valor informativo. En los fondos de cualquier archivo generado por cualquier institucin actual encontraremos tanto documentos en papel, como en otro soporte que testimoniarn y probarn acciones especficas de aqulla. Hoy por hoy los documentos audiovisuales son todava menores en nmero pero llegar el momento en que sean mayora. Habremos de pensar en un almacenamiento independiente por cuanto los problemas fsicos de conservacin e instalacin s son diferentes. Algo as como cuando los pergaminos los ubicamos en muebles con independencia de las cajas de cartn que utilizamos para los legajos. En cuanto a la organizacin y descripcin los criterios persistirn. Los franceses, recientemente, han definido al documento de archivo audiovisual (document administratif audiovisuel) y aparte de reconocerle el soporte con informacin constituida por imgenes y sonidos, le reconocen ciertas notas indispensables: estar finalizado y completo. origen y finalidad administrativas. estar presto para su difusin y utilizacin.

No aaden nada nuevo a las caractersticas de los documentos tradicionales salvo el soporte cuyo carcter no esencial est reconocido al admitir que dichos documentos estn sujetos a todas las leyes relativas a los archivos pblicos por lo que afecta a su conservacin, valoracin con fines histricos, acceso, seleccin y expurgo. Estos documentos con nuevo soporte, si son documentos de archivo lo que plantean son problemas jurdicos2*en cuanto a su validez como prueba -an no resueltos- o problemas de conservacin y2 1 . La Documentacin francaise: Audiovisuel et Administration, Pars, 1988. 22. PYEINS-R~GO, Paulette: Las consecuencias jurdicas de la produccin de los documentos informaticos por las Administraciones pblicas, Estudio RAMP, Pars 1988.

DOCI'MFNTO5 t IYFORMAC IO'L

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mantemimiemto que habrn de ser estudiados por la Archivstica tcnica. Resumiendo: podemos decir que los nuevos documentos podrn ser o no documentos de archivo y que los documentos de archivo audiovisuales, aparte del soporte, tendrn las mismas notas esenciales que los documentos en papel y seguirn los mismos criterios que stos para su organizacin y descripcin. Su almacenamiento y conservacin requerirn condiciones diferentes. 9.1. Los ((nuevos archivos)). Hemos tratado de aclarar lo que son los documentos de archivo con nuevos soportes. Con todo cuando se habla de nuevos documentos y sobre todo de nuevos archivos hay una referencia expresa a los conjuntos documentales que registran la informacin directamente sobre soportes como cintas, pelculas, discos o vdeodiscos. Hablamos de los denominados Archivos Informativos y Archivos Audiovisuales y son, en definitiva, el producto de la actividad de determinadas instituciones como la Radio y la Televisin. Entre los nuevos Archivos tambin estn los llamados Archivos Orales, los Archivos de Prensa fotogrfico^)^^. Entiendo y defiendo que el trmino archivo no es adecuado para ellos; aunque se ha utilizado para identificar al depsito que conserva las pelculas, los vdeos o los discos producidos por entidades cuyo conjunto, en la lnea de la creatividad, del arte o de la cultura, no tienen otra va que esos soportes. Estos documentos audiovisuales no son propiamente documentos de archivo por faltarles las notas esenciales que afectan a los que lo Reconoce Paule Renk Bazin la ausencia de definiciones para los denominados archivos nuevos. Cuando trata de describirlos.es evi23. Sobre las caractersticas de cada uno de ellos. Cfr. RENE-BAAY,Claude: La creation el la collecte des nouvelles archwes, Actas del XI Congreso Internacional de Archivos Archivum. 24. HEREDIA HERRERA, Antonia: Precisiones conceptuales y terminologicas. Los Archivos de Televisin, IRARGI, Revista dse Archivstica, 1, San Sebastin, 1988,pgs. 145-163.

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ANTONIA HEREDIA H E R R E R A

dente que se acercan ms a centros de documentacin que a los archivos y su contenido ms a colecciones que a fondos documentales. Todo lo cual no hace sino llevamos a la conclusin de que su tratamiento a efectos de organizacin y descripcin seguir los criterios de los documentalistas ms que de los archiveros. No creo que dentro de los lmites de un Manual haya de irse ms adelante en un tema que sigue debatindose, pero s era necesario traerlo a colacin por su actualidad y remitir a la bibliografa sobre el mismo. A efectos prcticos s interesa una cuestin que nos afecta como archiveros. Los nuevos documentos y los nuevos archivos han quedado reconocidos como parte integrante del patrimonio documental que hay que salvaguardar. Con este fin y ante situaciones de peligro, su almacenamiento puede preverse en las instituciones archivsticas y su conservacin ser encomendada a los archiveros. Ante estas situaciones nos corresponde dilucidar su tratamiento, tras reconocer la naturaleza de sus documentos, ya sean o no documentos de archivo.

10. Bibliografa.Aparte de la bibliografia citada: ROMERO TALLAFIGO. Manuel: El valor del documento en un sistema de archivos, Revista de Archivos y Bibliotecas de Andaluca), 1, Sevilla, 1986. GRUPO TRABAJO ARCHIVEROS N I C I P A DEEMADRID: DE DE MU L S Manual de Tipologia documental de los municipios; Madrid, 1988. REAL DIAL, Jos Joaqun: Estudio diplomtico del documento indiano, Sevilla, 1982, capit. 111. ROMEROA L L A F I G O , T Manuel: La tradicin documental. Originales y copias, Archivstica. Estudios bsicos, Sevilla, 1983, pgs. 65-80.

El valor del documento en un sistema de archivos, Revista de Archivos y Bibliotecas de Andaluca, 1, Sevilla, 1986.V ~ . ~ : LManuel: El estudio del carcter original de los documentos, Crdoba, 1986. L.

Reflexiones sobre el trmino tipo documental, De archivos y archivistasn Homenaje a A. Tanodi. O. E. A. Washington, 1987, pgs. 177-183.

CAPTULO 5

CIENCIAS DE LA DOCUMENTACI~N INFORMACI~N: E ANALOGAS DIFERENCIAS Y

1. Archivstica, Biblioteconoma y Documentacin.

2. Funciones. 2.1 . Recoger. 2.2. Almacenarconservar. 2.3.Transmitirdif ndirservir.

3. Documentos de archivo, libros y documentos cientficos.4. Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentacin.

5 . Metodologa y tratamiento.

6. Integracin o creacin de instituciones especficas?

7. Bibliografa.

1. Archivstica, Biblioteconoma y Documentacin.

Se viene englobando dentro de las Ciencias de la Informacin al Documentalismo, a la Biblioteconoma y a la Archivstica. Esa denominacin genrica crea cierto confusionismo con las denominadas tambin Ciencias de la Informacin o de los medios de Comunicacin Social que incluyen a la Prensa, Radio y Televisin. Actualmente cobra fuerza para el conjunto de las primeras el trmino de Informacin Cientfica, que suele ser, sin embargo, ms especfico para designar al Documentalismo. Las tres tienen bastantes nexos de unin que no impiden su distincin. De ser una, bastara con una disciplina no slo con un nico nombre, sino con un slo mtodo para la consecucin de sus fines. Holgara hablar de archiveros, de bibliotecarios y de documentalistas, siendo suficiente un profesional para cubrir los fines de almacenar los documentos (en sentido amplio) y comunicar la informacin en ellos contenida, de los que las tres participan. Las diferencias empiezan, primero, al existir tres objetos 'distintos (documento cientfico, libro y documento de archivo) que exigen un tratamiento especfico aunque coincidente en alguna etapa o aspecto; segundo, cuando admitimos la existencia de documentalistas, bibliotecarios y archiveros. Trataremos de marcar las analogas y las diferencias entre ellas al existir cierto confusionismo por lo que se refiere a la configuracin de los profesionales que practican una u otra disciplina y a los centros a ellos vinculados. Hemos de conocer en todo momento a quin de aqullos compete una accin determinada, partiendo de una dilucidacin clara acerca de las caractersticas del objeto, de su tratamiento, de los centros especficos para su conservacin y almacenamiento v de los fines que pretenden. Esa clarificacin nos permitir: - ejercer el asesoramiento a las instituciones para la seleccin o provisin de los profesionales convenientes.

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- elegir el mtodo de trabajo, en cada caso, cuando por razonesque nos son ajenas, no\ toque responzabilizarnos de una institucin en la que convivan dos o tres de los centros que nos ocupan. Empezaremos por la caracterizacin de las tres, a partir de sus respectivas finalidades, de la distincin de su objeto, del campo de accin y de su mtodo, que nos permitirn distinguir al profesional que las ejerza. Desde nuestra ptica, relacionaremos a la Archivstica con las otras dos, partiendo de la valoracin que para una y otras tiene el documento y la informacin. Rigurosamente, no podemos admitir que haya una comunidad de objeto por cuanto no podemos hablar con idnticas perspectivas para las tres de documento o informacin. La consideracin prioritaria para la Archivstica y para la Biblioteconoma es el documento, para Documentacin es la informacin, como producto elaborado independiente del documento. Pero ni an as podemos hablar de identidad de objeto para las dos primeras por cuanto existe una gran diferencia entre el documento de archivo y el libro, aun siendo ambos, soportes portadores de informacin. De aqu que hayamos de denominarlas, de partida, como: ciencia de los archivos (identificados como conjuntos estructurados de documentos), ciencia de las bibliotecas (o colecciones de libros) y ciencia de la informacin. La falta de claridad para distinguir unas de otras est dando lugar no slo a la confusin, sino incluso a lo que pudiera entenderse como supeditacin de todas ellas a la mas recientemente configurada que es la Documentacin. As por ejemplo, cuando los documentalistas holandeses afirman que los archivos de gestin pueden ser considerados como ((documentacin administrativa y su tratamiento -en cuanto parte de la bsqueda de un dato concreto, de la localizacin inmediata de un expediente- debe seguir un mtod3 al margen del concepto de seriacin que nosotros pretendemos. Conviene aclarar y puntualizar. El fin en todas ellas es la tmnsmisin del contenido, de los datos, en definitiva de la ihformacin de la que aqullos tres objetos sor! portadores. La diferencia se inicia en la forma de conseguir ese fin y en las razones del mismo.

C I E N ( 14s DE L'4 DOCI ME\T4CION

t INFORMACIN

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Hemos dicho de la Archivstica que es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos y se ocupa de los principios de conservacin y organizacin de los documentos de archivo y de los medios para su utilizaciCLa ciencia de las Bibliotecas o Ciencia bibliotecaria abarca varios aspectos (Biblioteconoma, Bibliologa, Bibliografa) que van desde la Historia de las bibliotecas, del libro, de su conservacin, de su organizacin y anlisis con vistas a su s e r v i c i 9 travs del planeamiento bibliotecario '. La Documentacin, que est abandonando su denominacin por la de Documentacin e Informacin Cientfica, ha sido definida como la actividad cientfica que se ocupa de la recogida y anlisis de los documentos cientficos y otras fuentes de nuevos conocimientos, almacenamiento de la informacin en ellos contenida y recuperacin y difusin de la misma, a fin de que alcance rpida y eficazmente a quienes puedan utilizarla)'. De una manera ms simple se trata de almacenamiento y difusin de la informacin en orden a su recuperacin rpida y segura. No quiero 'dejar de traer junto a sta, otras definiciones ya aportadas. As la de Lpez Yepes por cuanto aade una nota substancial y diferenciadora: el carcter mono fico de la informacin que coleccionan y difunden.' Afirma que ((documentacin se entiende como- el acto de reunir documentos so re un tema dado y el tratamiento de stos con vistas a su difusin'.*Otra de Shera: documentacin es una parte del concepto de Organizacin bibliogrfica cuya finalidad es la canalizacin de los documentos grficos del conocimiento humano hacia sus usuarios, cualquiera sea la finalidad, a fin de maximizar la utilizacin social de todos los documentos de la experiencia humanaJ. Esta ltima nos trae otra nota que no podemos perder de vista que la

t

1. Cfr. C Z R RGCITIEL, I ~ Manuel: Manual de Bihlioteconomia, Madrid, 1988. 2 . PREJ A L V 4 R E L - O S S O R I O , J. R.:La profesin del documentalista en Espaa, Boletn de ANABADn, XXXI, 1981,4, octubre-diciembre, pag. 690. 3. LPEZ YEPES, L.: Teora de la documentacin, Pamplona, 1978. J. 4. Las varias definiciones incluidas estn forzadas porque son las existentes y no hacen sino testimoniar la dificultad que entraa su fijacin. De eterno problema) la califica Nuria Amat por haber revestido siempre un carcter, incluso, polmico. La obra reciente de Lpez Yepes: Fundamentos de Informacin y Documentacin, (Madrid, 1989, pg. 5 l ) se extiende en dar las lneas de lo que ha de ser una definicin y concluye que la Documentacin puede definirse como aquella ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de comunicacin de las fuentes documentales para la obtencin de nuevo conocimiento.

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acerca a la ciencia de las bibliotecas ms que a la Archivstica: la presencia del concepto bibliografa5.2. Funciones.

En definitiva las tres van a desarrollar las funciones de recoger, almacenar y difundir documentos e informacin a travs de unos profesionales que son los archiverbs, los bibliotecarios y los documentalistas.

2.1 . Recoger.La recogida para el archivero est canalizada y ceida al mbito de produccin de los documentos de archivo en una institucin. El campo de esa accin tiene unos lmites y una concrecin que se reduce al institucional. Esto no es obstculo para que el archivero se preocupe tambin de recoger fuera de esos lmites otra documentacin producida, cuando exista peligro de prdida o convenga depositarla en su centro. La recogida en los archivos culmina en la transferencia documental. Para el bibliotecario esta funcin no est limitada por una produccin documental de gestin, sino que es mas amplia y slo queda acotada cuando la biblioteca se crea con un pretendido carcter monogrfico. La tarea de recoger se traduce en coleccionar. La recogida para el documentalista, aunque lo ms amplia posible y con slo la limitacin monogrfica, est precedida por la seleccin. La seleccin para el documentalista est al inicio del proceso documental para evitzr ruido. El archivero, en cambio, recogida toda la produccin documental de una institucin, habr de ejercer la seleccin despus, con vistas a la conservacin permanente. 2.2. Almacenarconservar. En cuanto al almacenamiento, el archivero habr de guardar y conservar materialmente los documentos sobre los que ms tarde har una seleccin buscando una conservacin definitiva.5 . Sobre la multiplicidad de definiciones de la Documentacin Vid. SAGREDO FERNANDEL, Flix: Anlisis formal de las definiciones sobre Documentacin (1 934- 1984), en Fundamentos de Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pgs. 160-199.

CIENCIAS DE LA D O C U M E N T A C I ~ NE I N F O R M A C I ~ N

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Para el bibliotecario tambin el almacenamiento es una conservacin fisica de los libros, mientras que para el documentalista la conservacin material no cuenta. Los documentos se usan y se abandonan e incluso se destruyen, por cuanto el almacenamiento es de la informacin y no de los documentos.2.3. Transmitir/difundir/servir, La difusion no tiene otra meta que el servicio a los usuarios a travs de la comunicacin de la informacin de los documentos. La nta ms significativa a la hora de distinguir la manera de difundir en unos y otros, est en la rapidez, en la inmediatez exigida a los documentalistas. La elaboracin histrica no precisa de esa inmediatez, ni la lectura tampoco. Eso no obsta para que la informacin en los archivos y en las bibliotecas est presta para cualquier demandante de ella. Otra nota tambin viene a caracterizar a la difusin: la dinamizacin que se presenta como obligatoria en los documentalistas, en menor proporcin en los bibliotecarios y an menos en los archiveros. La informacin se lleva fuera, se ofrece, se acerca a los usuarios que la precisan por los documentalistas y los bibliotecarios. En el tercer caso son los usuarios los que habitualmente buscan la informacin, sin perjuicio de que haya una difusin amplia que favorezca su conocimiento. Para esa difusin y dinamizacin los medios informticos juegan un papel indispensable para la Documentacin dado el volumen de informacin que han de tratar. Tambin son de una gran ayuda para la Biblioteconoma y la Archivstica. Las funciones analizadas tienen unas razones de ser que van tambin a determinar las diferencias entre las tres disciplinas. La razn de ser del archivo est en facilitar la gestin administrativa e institucional y la investigacin cientfica. La de la Biblioteca servir a la educacin y a la cultura y la de los Centros de Documentacin favorecer la gestin y progreso cientficos.

3. Documentos de archivo, libros y documentos cientficos.Analizadas las funciones, son los objetos (documentos de archivo, libros, documentos cientficos) que las hacen posibles los que mejor marcarn la distincin entre las tres disciplinas.

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Documentos de archivo y libros tienen caractersticas externas e internas diferentes que hacen que su estudio, su tratamiento, su organizacin e instalacin sean distintas. Su aspecto externo, en general, va desde unos folios sueltos o formando piezas, en el caso del documento, a la unidad encuadernada que a simple vista suele ofrecer el libro. En muchas pocas la forma de la graia ha marcado la diferencia: manuscrito, el primero; impreso, cl segundo, sin que Esta sea la distincin sustancial en cuanto que hay muchos libros manuscritos, y, a la inversa, existen bastantes documentos impresos. La forma externa no va a marcar desde luego esencialmente la difcrencia. Sabemos bien que gran parte de la documentacicin ,contable en las instituciones adopta forma de libros (Libros de Intervencin de fondos, Libros de Actas o libros Registros de correspondencia) y en pocas ms remotas podemos acordarnos de los Registros cedularios, los cartularios monsticos o los copiadores de cartas. El libro responde a una unidad de concepcin que es por y en s mismo, sin tener que ver con otros libros. Es algo independiente. El documento es producto de una accin continuada en el tiempo y frecuentemente no es ms que un fotograma inserto en una larga secuencia. Pensemos en un expediente y en un memorial incluido en dicho expediente. El fin del libro es relatar, informar, instruir; en ningn caso es testimonio de una gestin, es siempre fruto de la voluntad de alguien: ya sea una obra de creacin o de investigacin. Los documentos son reflejo de funciones y actividades del hombre, pero no son testimonios voluntarios y caprichosos, son producto de una gestin, no se hacen con finalidad histrica aunque inmediatamente se conviertan en fuentes indispensables para la Historia. El libro puede considerarse aisladamente, el documento, sobre todo en la Edad Moderna, siempre est en relacin con otros documentos y la mayora de las veces un documento aislado fuera de su serie carece de valor. La riqueza de una biblioteca"radica en el nmero de ejemplares y en el valor intrnseco.de stos. El inters de un archivo, ya lo hemos dicho, radica no tanto en la importancia de sus documentos, por antigedad o por su autor, sino en la continuidad de sus series. Las lagunas documentales, se ha insistido, son la lepra de los archivos.

CIENCIAS DE LA D O C C I M E N T A C I ~ NI N F O R M A C I ~ N E

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El libro es mltiple. Una tirada puede constar de 100, 5.000, 20.000 o ms ejemplares y es fcil encontrarlo en muchos sitios. El documento es nico, irrepetible. Slo se produce un documento en un momento y debido a un autor, cualquier otro escrito hecho por el mismo autor pero en otra fecha, o incluso en el mismo da, es ya otro documento. Las notas de nico y a la vez de seriado, por su relacin con los que le anteceden y le ,siguen, son las caractersticas que mejor lo delimitan, junto al origen que es en definitiva el que marca la diferencia con el libro. El autor en un documento refleja y reproduce situaciones o en todo caso las falsea; el autor de un libro, crea, inventa situaciones. El acceso y uso de un libro por un nio es habitual y necesario, no es igual en el caso de los documentos: a un nio debe hacrsele conocer los documentos pero su utilizacin y manejo se le retrasarn. Una ltima apreciacin: los documentos de archivo fueron anteriores a los textos literarios. El documento cientfico, por su parte, puede ser un documento de archivo o un libro". Ms frecuentemente este ltimo. As, Documentacin)) podr ser tanto una blibliografia especfica sobre agricultura, como los documentos legales relativos al tema. Los documentos cientficos participan ms de las caractersticas del libro, por ser la mayora textos impresos y publicados, que de las de documento de archivo. Tienen valor informativo. pero no probatorio. Su carcter monogrfico ser gtra de sus notas distintivas. Puede ocurrir que unos mismos documentos pueden ser utilizados de forma diferente por archiveros y documentalistas. Es el caso de la documentacin jurdica (legislativa y judicial)' producida por los rganos titulares del poder legislativo en el ejercicio de la facultad que tienen conferida para la elaboracin de leves (leyes y decretos) o por los rganos encargados de la funcin jurisdiccional en el ejercicio de su actividad (sentencias, emplazamientos, requerimien__-__

6 . El documento cientfico)) es el resultado de la objetividad del conocimiento fsico en un soporte y suelen reflejar los resultados directos de la investigacin cientifica en un soporte transmisible y durable)) en PiNm MOLINA, Introduccin al anM.": lisis doc,umental y .sus niveles. ((Boletn de ANABAD)), XXXIX, 2 1989, pgs. 323 y ss. 7 . M W I \s. Mateo: Los abstracls en documentacin jurdica, Boletn de ANABAD. XXXVIII. 4. octubre-diciembre, pgs. 533-539.

tos, etc.). Archiveros y documentalistas transmitirn la informacin en ellos contenida.

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