74422226 metodologii manageriale informatice

5/25/2018 74422226 Metodologii Manageriale Informatice

1/76

Universitatea Dunrea de Jos din GalaiFacultatea de Economie i Administrarea Afacerilor

Conf. univ. dr. Rozalia Nistor Conf. univ. dr. Costel Nistor

Lect. univ. dr. Alexandru Cpn

Metodologii ManagerialeInformatice

ISBN 978-973-1950-96-9

Editura EUROPLUS

Galai, 2010


2/76

Rozalia Nistor, Costel Nistor, Alexandru Capatina - Metodologii Manageriale Informatice

2

PREFA

Organizaiile viitorului vor fi cele conectate la reele de telecomunicaii i magistraleinformaionale globale i n care sistemele informatice vor constitui suportul lurii deciziilor, iarprogramele informatice vor facilita un management participativ i performant. Managerii situaipe toate nivelurile ierarhice ale unei organizaii vor trece de la o abordare tradiional n care potdelega sau uneori ignora deciziile referitoare la implementarea sau utilizarea tehnologiilorinformatice la o nou abordare n care nu pot crea un plan de marketing, de producie, financiarsau organizaional care s nu implice asemenea decizii.

Abilitile n utilizarea sistemelor i programelor informatice vor constitui cu siguran

principalele puncte forte ale celor care vor candida pentru ocuparea unui loc de munc.Ca viitori manageri, studenii de la facultile cu profil economic trebuie s tie cum sutilizeze i s gestioneze tehnologiile informatice. Ei vor conduce sau vor lucra n firme conectatela reele informaionale i de comunicaii globale n care viteza circulaiei informaiilor n formatelectronic i posibilitatea de a lucra eficient n diferite proiecte manageriale vor deveni factoriicheie de succes.

Aceast lucrare ncearc s acopere o arie tematic vast i prezint, ntr-o abordaremodern, conceptele fundamentale privind proiectarea, realizarea i exploatarea sistemelorinformatice manageriale, tipologia i metodologiile de planificare ale acestora precum i aspectereferitoare la impactul noilor tehnologii ale informaiei asupra managementului relaiilor cuclienii (CRM) i grupurilor de lucru (groupware). Fiecare capitol se finalizeaz cu un set de teste

gril care a drept obiectiv nelegerea conceptelor de baz prezentate n respectivul capitol.Cartea este dedicat studenilor Facultilor de tiine Economice, specializarea

Management (zi i IDD) dar n egal msur poate fi consultat de specialiti, manageri,cercettori, economiti sau informaticieni, n general persoane care sunt sau doresc s devinutilizatori ai sistemelor informatice i tehnologiilor informaionale.

Suntem contieni de faptul c n condiiile abordrii unui domeniu caracterizat de apariiai dezvoltarea ntr-un ritm exponenial de noi echipamente, tehnologii i programe informatice,coninutul acestei cri poate fi mbuntit i mulumim anticipat tuturor celor care ne vor facesugestii i recomandri de care vom ine seama n realizarea unei ediii ulterioare.

De asemenea mulumim pe aceast cale colectivului Catedrei de Management-Marketing in mod deosebit doamnei profesoare doctor universitar economist Adriana Olaru, efa Catedrei

Management-Marketing a Universitii Dunrea de Jos din Galai pentru sprijinul acordat nrealizarea acestei cri.

Autorii


3/76


3

FOREWORD

The organizations of the future will be connected to global telecommunications networks andinformational highways and in which the information systems will represent the decision-makingsupport, and the software will facilitate a participative and performing management. The mangerssituated at all the hierarchical levels of an organization will pass from a traditional approach inwhich they can delegate or sometimes ignore the decisions about the implementation or the use ofthe information technologies (IT) to a new approach in which they cannot create a marketing,production, financial or organizational plan that shouldnt imply such decisions.

The abilities in using the information systems and software will surely constitute the mainstrengths of those who will candidate for a job.

As future managers, the students from the Faculties with economical profile must knowhow to use and manage the information technologies. They will manage or work in companiesconnected to the global information and communication networks in which the speed ofinformation flows and the possibility to work efficiently in different management projects willbecome the key factors of success.

This book tries to cover a large domain and presents, in a modern way, the fundamentalconcepts about the designing, implementation and use of management information systems (MIS),the typology and methodologies of planning of these as well as aspects referring to the impact ofnew information and communication technologies (ITC) on the customer relationship

management (CRM) and on the work groups (groupware). Every chapter ends with a set ofmultiple choice tests that has the purpose the comprehension of the basic concepts presented in therespective chapter.

The book is dedicated to the students of the Faculties of Economic Sciences, specializationManagement (also for those from Open Distance Education) but at the same time managers,researchers, economists or informatics specialists can consult it, in general persons who are orwant to become users of the information systems and technologies.

We are aware of the fact that in the conditions of approaching a domain characterized bythe appearance and development in an exponential rhythm of new equipments, informationtechnologies and software, the content of this book can be improved and we thank to those whowill give us suggestions and recommendations that well take into account in a future edition.

We also thank to the members of Management-Marketing Department and especially to Ph.D. Adriana Olaru, the chief of Management-Marketing Department of the University Dunarea deJos Galati for the moral support in the achievement of this book.

Authors


4/76


4

Cuprins

pag

Capitolul 1- Noile tehnologii ale informatiei suport pentru activitatea demanagement a firmelor

1.1. Noile tehnologii ale informatiei-suport al operatiunilor de afaceri internationale1.2. Tehnologia informatiei suport al luarii deciziilor privind restructurarea

proceselor de afaceri1.2.1.Rolul tehnologiei informaiei in crearea flexibilitatii organizatinale si a unor

noi tipuri de organizatii1.2.2.Organizatiile tehnology-form (T-Form)

1.3. Tehnologia informatiei suport al obtinerii avantajului strategic

Capitolul 2- Tipologia sistemelor informatice utilizate in managementul firmelor

2.1. Conceptul de sistem informatic managerial2.2. Evoluia sistemelor informaionale din cadrul firmelor2.3. Cele 6 tipuri de sisteme informatice utilizate de managementul firmei

2.3.1. Sistemul informatic executiv Executive Information System (EIS)2.3.2. Sistemul informatic de management Management Information System

(MIS)2.3.3. Sistemul-suport al deciziilor Decision Suport System (DSS)2.3.4. Sisteme informatice bazate pe cunotine Knowledge Based

Information Systems (KBIS)2.3.5. Sisteme de automatizare a activitilor din birouri-Office Automation

Systems (OAS)2.3.6. Sisteme informatice de procesare a tranzaciilor Transaction Processing

Systems (TPS)

Capitolul 3 Tipuri de sisteme informatice utilizate in operatinile de afaceri3.1. Sisteme informatice de marketing (SIMK)

3.1.1. Sisteme informatice de management al vnzrilor (SIMV)3.1.2. Sisteme informatice de automatizare a forei de vnzare (SIAFV)3.1.3. Sisteme informatice pentru promovare si publicitate (SIPP)3.1.4. Sisteme informatice de management al produselor (SIMP)3.1.5. Sisteme informatice de previzionare a vnzrilor (SIPV)

3.1.6.

Sisteme informatice de cercetare a pietei (SICP)3.1.7. Sisteme informatice de management al marketingului (SIMMK)3.2. Sisteme informatice de producie.

3.2.1. Sisteme informatice de producie integrate (SIQI)3.2.2. Sisteme informatice de control a proceselor de producie (SICPQ)3.2.3. Sisteme informatice de control a utilajelor de producie (SICUQ)3.2.4. Sisteme informatice de producie conectate la roboi industriali

(SIQRI)3.2.5. Sisteme informatice de proiectare asistat de calculator (SIPAC)

3.3. Sisteme informatice de resurse umane3.3.1. Sisteme informatice pentru evidena personalului (SIEP)

3.3.2. Sisteme informatice de training i evaluare a performantelor(SITEP).3.3.3. Sisteme informatice de gestionare i recompensare (SIGR)


5/76


5

3.4. Sisteme informatice financiar-contabile3.4.1. Sisteme informatice financiare (SIF)3.4.2. Sisteme informatice contabile (SIC)

Capitolul nr. 4 Proiectarea i implementarea unui sistem informatic managerial

4.1. Managementul sistemelor informatice i impactul sau asupra variabilelororganizaionale4.2. Metodologii de planificare a sistemelor informatice manageriale

4.2.1. Planificarea sistemelor de afaceri4.2.2. Analiza factorilor critici de succes4.2.3. Planificarea sistemelor informatice .manageriale pentru obtinerea

avantajului strategic4.2.4. Analiza opurtunitilor de cretere volumul afacerilor cu ajutorul

tehnologiei informaiei4.2.5. Metoda scenariilor

4.3. Metoda Merise metoda de proiectare automata a unui sistem informatic

managerial4.3.1. Ciclul de via al metodei Merise4.3.2. Ciclul de abstracie al metodei Merise4.3.3. Ciclul de via al metodei Merise

Capitolul nr. 5- Utilizarea tehnologiei informaiei n managementul relaiilor cuclienii

5.1. Conceptul de management al relatiilor cu clienii5.2. Rolul tehnologiei informaiei n managementul relaiilor cu clienii5.3. Implementarea unui proiect CRM5.4. Solutii Web oferite de o strategie e-CRM

Capitolul nr. 5- Groupware o metoda managerial informatic6.1. Groupware definiie i caracteristici6.2. Avantajele unui proiect groupware pentru managementul firmeiTipuri de soluii informatice oferite de procesele Groupware

BibliografieWebography


6/76


6

Contents

Chapter 1 - The new information technologies support for the companiesmanagement activities

1.1 The new information technologies support for the international businessoperations

1.2 Information technology support of making-decisions process regarding thebusiness process reengineering1.2.1 The role of information technologies in the creation of the organizational

flexibility and of new types of organizations1.2.2 Technology-Form organizations (T-Form)

1.3 Information Technology support of gaining the strategic advantage

Chapter 2 The typology of information systems used in company management

2.1 The concept of management information system (MIS)2.2 The evolution of information systems from the companies2.3 The six types of information systems used by the company management

2.3.1 Executive Information Systems (EIS)2.3.2 Management information Systems (MIS)2.3.3 Decision Support Systems (DSS)2.3.4 Knowledge Based Information Systems (KBIS)2.3.5 Office Automation Systems (OAS)2.3.6 Transaction Processing Systems (TPS)

Chapter 3 Types of information systems used in business operations

3.1 Marketing Information Systems3.1.1 Sales Management Information Systems3.1.2 Sales Force Automation Information Systems3.1.3 Promotion and Advertising Campaigns Information Systems3.1.4 Product Management Information Systems3.1.5 Sales Forecasting Information Systems3.1.6 Market Research Information Systems3.1.7 Marketing Management Information Systems

3.2 Production Information Systems3.2.1 Production Integrated Information Systems3.2.2 Production Process Control Information Systems

3.2.3 Production Technologies Control Information Systems3.2.4 Production Information Systems Connected to Industrial Machines3.2.5 Designing Production Information Systems Assisted by Computers

3.3 Human Resources Information Systems3.3.1 Employees Management Information Systems3.3.2 Training and Performance Evaluation Information Systems3.3.3 Recompenses Management Information Systems

3.4 Financial & Accounting Information Systems3.4.1 Financial Information Systems3.4.2 Accounting Information Systems

Chapter 4 Design and implementation of a management information system4.1 Information systems management and its impact on organizational variables


7/76


7

4.2 Planning Methodologies of management information systems4.2.1 Business systems planning4.2.2 Key factors of success analysis4.2.3 Management information systems planning for gaining the strategic

advantage

4.2.4 Opportunities analysis to grow business volume with IT4.2.5 Scenarios method4.3 Merise a management information systems automated design method

4.3.1 Life cycle of Merise method4.3.2 Abstraction cycle of Merise method4.3.3 Decision cycle of Merise method

Chapter 5 Information technologies use in customer relationship management5.1 Customer relationship management concept5.2 The role of information technology in customer relationship management5.3. CRM project implementation

5.4. Web solutions offered by an e-CRM strategy

Chapter 6 Groupware a modern information management method6.1 Groupware definition and its main features6.2 The advantages of a groupware project for the company management6.3 Information solutions offered by groupware processes

BibliographyWebography


8/76


8

Capitolul 1

Noile tehnologii ale informaiei - suport pentru activitatea de management

a firmelor

Obiectivele strategice ale organizaiilor indiferent de sectorul lor de activitate (alegereapieelor int, strategiei de produs, venituri ateptate etc) precum i procesele care se desfoar ncompartimentele firmelor (cercetare-dezvoltare, producie, resurse umane, comercial, finane-contabilitate) sunt supuse unor schimbri semnificative, care determin necesitatea de adaptare laacestea din partea managementului firmelor.

Tehnologiile informatice au devenit o parte integrant a mediului de afaceri actual. Luareadeciziilor manageriale, elaborarea strategiilor, realizarea operaiunilor financiare, a service-ulacordat clienilor sunt doar cteva elemente care depind ntr-o mare msur de introducerea noilor

tehnologii ale informaiei n firm.Managerii firmelor performante trebuie s dein cunotine despre planificarea,

implementarea i controlul sistemelor informatice, precum i despre posibilitatea securizriiinformaiilor. Procesul de management al tehnologiei informaiei poate fi prezentat ca o succesiunede operatii aa cu se poate vedea i n figura nr. 1.1. de mai jos.

Din analiza figurii nr. 1.1. se poate evidenia c managerii firmelor trebuie s adopte politicii strategii pentru implementarea tehnologiilor informatice. n baza strategiilor, se va trece ladezvoltarea unui plan pentru crearea de sisteme informatice, care s determine o regndire astructurilor organizatorice a ntreprinderii. Acest plan va avea un impact major asupraoperaiunilor de afaceri. De exemplu, un plan care include conexiuni electrotehnice cu clienii vaschimba radical modul n care sunt procesate tranzaciile.

Planul va identifica noi domenii de aplicare ale tehnologiei i va indica noi oportuniti nprocesul de utilizare a tehnologiei informaiei. Planul trebuie s acorde prioritate aplicaiilorinformatice care vin n sprijinul clienilor sau cele care automatizeaz procesele vitale din cadrulorganizaiilor. Acesta va conine idei privind ncurajarea utilizatorilor finali de a aplica tehnologiileinformatice cu scopul rezolvrii mai eficiente a sarcinilor care le revin.

Arhitectura sistemelor informatice manageriale va fi strns legat de structuraorganizatoric a firmei. Primul pas n implementarea unui sistem informatic n cadrul unei firmeva fi crearea unei reele de calculatoare. Administratorul de reea va avea un rol important nrealizarea reelei i n fundamentarea viitoarelor strategii informatice ale firmei. El este cel care vaautoriza transmiterea informaiei ntre diferii utilizatori ai reelei. n aceast etap va fi necesar

implementarea unor tehnologii care s furnizeze conexiunea diferitelor locaii i utilizatorii. Se potcrea astfel condiiile implementrii unei reele Intranet n cadrul firmei, serviciile de mesagerieelectronic facilitnd schimbul de informaii dintre angajai. Prin adoptarea unor astfel de masuri,timpul de reacie al unei firme la schimbrile intervenite pe pia este scurtat.

Tipurile de sisteme informatice i arhitectura acestora vor avea o influen semnificativasupra funcionrii organizaiei n ansamblul ei. Firmele care vor dezvolta aplicaii creative vorobserva c i-au mbuntit aspecte importante ale proceselor de afaceri care au contribuit n finalla creterea eficienei i eficacitii activitaii desfautate la toate nivelele organizatorice.

Pentru a putea obine un avantaj competitiv n aria de afaceri n care funcioneaz,conducerea firmei trebuie s susin implementarea noilor tehnologii ale informaiei. Obineorganizaia un feed-back satisfctor la investiiile sale n tehnologie? Sunt sistemele informatice

corect administrate i controlate? Dac rspunsul este afirmativ la aceste ntrebri nseamn cpoliticile i strategiile manageriale n domeniul tehnologiei informaiei au fost ncununate desucces.


9/76


9

Figura nr.1.1 - Procesul de management al tehnologiei informaiei 1

n secolul XXI pe care l parcurgem, firmele ale cror manageri nu vor contientizaimportana utilizrii noilor tehnologii ale informaiei i a sistemelor informatice vor fi nevoite sprseasc piaa. n acest sens, managerii sunt confruntai cu luarea deciziilor privind:

utilizarea tehnologiilor informatice n crearea unor structuri organizatorice inovative i flexibile; crearea alianelor i parteneriatelor care s includ legturi electronice. Exist o tendin de creterea

interesului firmelor de a se conecta i a dezvolta relaii cu furnizorii, respectiv clienii lor (integrare

n amonte i n aval). Sunt create astfel numeroase reele interconectate; selectarea sistemelor informatice care trebuie s devin suport pentru diferitele compartimente ale

firmei i a aplicaiilor informatice i care s faciliteze luarea deciziilor managerilor, indiferent denivelul la care se afl;

adoptarea proiectelor groupware adic a sistemelor suport, a deciziilor de grup; determinarea unei strategii WorldWideWeb. Internetul, reeaua reelelor ofer noi moduri de a

furniza informaii i de a realiza afaceri. Internetul este la ora actual cel mai modern i mai ieftinmijloc de comunicare. Un manager trebuie s determine dac i cum firma sa poate beneficia deavantajele i oportunitile oferite de Web;

selectarea sistemelor de procesare automat a tranzaciilor curente. Managerii trebuie s elimine pect posibil documentele i s le nlocuiasc cu documente n format electronic care pot fi transmise

rapid i ieftin prin intermediul reelelor de calculatoare; selectarea sistemelor de automatizare i informatizare a produciei, prin intermediul crora se

urmrete creterea eficienei i a calitii produselor rezultate.

1

2

3

Figura nr. 1.2.- Funciile suport ale noilor tehnologii ale infomaiei n cadrul firmelor

1H. C. Lucas Jr -Information Technology for Management, Mc Graw-Hill;

Politici i strategii managerialen domeniul IT

Planificare Tip de structurorganizaional

Aplicaii informatice

Crearea unui sisteminformatic

ncurajareautilizatorilor

Arhitecturasistemelorinformatice

Baze de date

Impactul asupra organizaiei

Evaluare icontrol

OPERAIUNI


10/76


10

Noile tehnologii ale informaiei i sistemele informatice aferente acestora ndeplinesc treifuncii suport deosebit de importante n cadrul organizaiilor.

~ suport al operaiunilor de afaceri internaionale (1);~ suport al lurii deciziilor privind restructurarea proceselor de afaceri (2);

~ suport al obinerii unui avantaj strategic (3);

1.1 Noile tehnologii ale informaiei ~ suport al operaiunilor de afaceri internaionale

Globalizarea a devenit unul din fenomenele caracteristice perioadei contemporane cuconsecine economice importante la nivel micro i macro-economic. De aceea globalizarea este unproces care trebuie avut n vedere de managementul tuturor firmelor care doresc s aib succes naria lor de afaceri, datorit importantelor consecine economice pe termen mediu i lung asupravieii economice a firmelor.

Afacerile se dezvolt din ce n ce mai mult la nivel internaional, fiind influenate de

realizarea de aliane cu parteneri strini iar concurena devine global. Adaptarea firmelor laaceste schimbri este practic imposibil fr conectarea ei la reelele de comunicaii internaionale.

Figura nr. 1.3. de mai jos, ilustreaz modul n care tehnologiile informaiei sprijin firmelen procesul de globalizare (tehnologia informaiei ca instrument de atac, de aparare sau demeninere pe o anumit pia).

Factorulschimbrii

Afaceriglobale

Metode demanagement

informaionale

Implementareanoilor tehnologii

internaionale

Figura nr.1.3.-Noile tehnologii ale informaiei -suport al afacerilor internaionale

Cea mai important component a tehnologiei informaiei este Internetul, prezent pe scarlarg n rile dezvoltate i folosit din ce n ce mai mult i n celelalte ri (inclusiv n rile n cursde dezvoltare), acompaniat i de celelalte tehnologii ale informaiei. Toate acestea vor deschide noi

canale de comunicaii, noi posibiliti de afaceri pentru un public din ce n ce mai larg.Practica economic ne-a demonstrat c exist dou posibiliti practice de a avea acces pe

pieele externe: transferul de tehnologie i know-how i crearea de joint-ventures. n ulmuldeceniu, n implementarea acestor dou strategii un rol deosebit de important l-a avut Internet-ul.Transferul de tehnologie i de know-how reprezint o soluie mai viabil dect aceea de localizarea produciei, att pentru firm, ct i pentru ara care va beneficia de pe urma sa.

Transferul de tehnologie permite o intrare i o aclimatizare rapid pe o pia extern,deoarece astfel sunt transferate noi metode manageriale, modaliti de formare a resurselorumane, cercetare-dezvoltare i n primul rnd tehnologii de vrf. Datorit Internetului iIntranetului(reele interne n cadrul firmelor multinaionalelor bazate pe tehnologii Internet) acestetransferuri au loc cu o vitez extrem de ridicat, ceea ce se repercuteaz pozitiv asupra costuriloracestora, care sunt diminuate.

Globalizare

Noile Tehnologii aleInformaiei

AlianteCrearea de

joint-ventures

Parteneriate

PiaglobalAliane

Firmemultinaionale

conectate lareele

internaionale


11/76


11

Prin constituirea de societi joint-ventures, o firm local va beneficia de sprijinul financiardar i de know-how-ul unui partener strin, n timp ce acesta din urm ncearc s profite decompetenele partenerului su local n ceea ce privete particularitile pieei int. n acest caztehnologia Interneti sistemele de baze de date distribuitesunt absolut indispensabile. De fiecare datcnd este nevoie, se pot consulta sau actualiza informaiile coninute de aceste baze de date,

utiliznd reelele Intranet dezvoltate de participanii la firma mixt (joint-ventures).Este de remarcat c afacerile internaionale i comerul electronic promovate de companiilemultinaionale favorizeaz rile de origine a acestora, n general naiunile dezvoltate, culturile ivalorile lor. Utiliznd ns reeaua Web exist posibilitatea de a transmitea valori locale uneiaudiene internaionale.

Firmele multinaionale acioneaz ntr-un mediu concurenial n care sistemele decomputere conectate n reele internaionale fac posibile tranzaciile ntr-un timp foarte scurt) care

n ultimul timp s-a redus foarte mult fiind chiar de ordinul secundelor). Astzi, companiilemultinaionale conectate la asemenea reele pot exploata cu uurin nie de pia externe care suntprea mici pentru ca o firm local de dimensiuni mici (cu resurse financiare; umane i materialelimitate) s le poat deservi. Datorit acestor tehnologii informatice, managerii unor astfel de

companii pot recruta cu uurin persoane cu anumite competene i abiliti n vederea realizriiunor proiecte internaionale.n ceea ce privete managementul tehnologiei informaiei la nivel internaional, managerii

marilor companii prezente n diferite arii geografice sunt implicai n dezvoltarea unor sistemecare s poat fi utilizate de diviziunile prezente n diferite ri.

E. Roche, n lucrarea sa Managing IT in Multinational Corporations , New York 1992,prezint o serie de strategii privind managementul tehnologiilor informatice ntr-un mediu deafaceri globalizat, care pot fi sintetizate dup cum urmeaz:

concentrarea pe legturi inter-organizaionale ceea ce presupune c firmele s-i standardizeze datelei s-i consolideze i securizeze centralele de baze de date;

firmele multinaionale trebuie s-i dezvolte infrastructura pentru comunicaiile din sfera afacerilor

(infrastructura este partea din tehnologie care nu ofer un beneficiu pe termen scurt); stabilirea competentelor celor care conduc proiecte din domeniul tehnologiei informaiei

internaionale. Coordonarea unor echipe multinaionale reprezint un adevrat challenge. Lipsaunor abiliti n acest sens poate fi un impediment major n dezvoltarea unor sisteme informaticeinternaionale;

firmele pot beneficia de avantajele comunicaiilor electronice liberalizate; dezvoltarea sistemelor de baze de date distribuite, care permit obinerea de economii de scar i

abilitatea de a distribui informaiile rapid, acolo unde este nevoie.n aceste condiii se poate afirma ca managerii firmelor trebuie s fie preocupai de faptul

c din ce n ce mai multe firme i construiesc reelele de comunicaii n lumea ntreag ibeneficiaz de avantajele acestora. Coordonarea devine o problem major n firmele

multinaionale. Tehnologia informaiei ofer o serie de instrumente pentru a mbunticomunicaiile i coordonarea printre care metoda groupware i mesageria electronic.

1.2 Tehnologia informaiei ~ suport al lurii deciziilor privind restructurarea proceselorde afaceri

n condiiile actuale n care tehnologia informaiei se dezvolt ntr-un ritm exponenial, iarconcurena a devenit din ce n ce mai puternic, att pe plan intern ct i internaional, una dintrecele mai importante decizii cu care se confrunt managerii firmelor este cea privind restructurareaproceselor de afaceri.

Un proces de afaceri const ntr-un set de activiti necesare producerii unor produse sauservicii, destinate unei anumite piee int.


12/76


12

Restructurarea proceselor de afaceri (Business Process Reengineering -BPR) este unexemplu care arat cum poate fi utilizat tehnologia informaiei n proiectarea unor noi procese deafaceri i n gestionarea unor modificri organizaionale. Michael Hammer definete restructurareaproceselor de afaceri (BPR) ca fiind o regndire radical a proceselor de afaceri pentru ca acestea sepoat adapta noilor cerine privind scderea preurilor, mbuntirea calitii produselor i

serviciilor oferite clienilor.Restructurarea proceselor de afaceri trebuie regndit ca o necesitate a creterii vitezei derealizare a tranzaciilor datorit utilizrii pe scar larg a tehnologiilor informaiei, a schimbriiregulilor jocului impuse de globalizarea afacerilor. Tabelele de mai jos2ilustreaz modul n carenoile tehnologii ale informaiei devin suport al procesului de restructurare i de reproiectare aproceselor de afaceri.

IVechea regul Managerii iau toate deciziile;IT Acces la bazele de date i soft-uri suport de luare a deciziilor;Noua regul Luarea deciziilor devine o sarcin din fia postului fiecrui angajat;

IIVechea regul Doar experii pot realiza activiti complexe ce presupun anumite cunotine;IT Sisteme expert bazate pe cunotine i inteligen artificial;Noua regul Orice persoan poate ndeplini sarcina unui expert utiliznd sistemele expert;

IIIVechea regul Informaiile pot aprea ntr-un singur loc o singur dat;IT Sistemele de baze de date distribuite;Noua regul Informaiile pot aprea simultan n mai multe locuri, acolo unde este nevoie;

IVVechea regul Personalul firmei are nevoie de birouri unde s poat culege, nregistra,

prelucra i transmite informaii;IT Telefonie mobil i calculatoare portatile (laptop-uri i notebook-uri);Noua regul Personalul firmei poate primi i transmite informaii indiferent unde se afl, n

birouri sau pe teren;

VVechea regul Managerii firmelor trebuie s se deplaseze pentru a negocia i a ncheia

contracte de afaceri;

IT Internet i faciliti oferite de reeaua Web (ex: videoconferine);Noua regul Managerii pot negocia i ncheia contracte de la birourile personale;

Dezvoltarea tehnologiilor hardware, software i a celor din domeniul telecomunicaiilorface posibil coordonarea capabilitilor firmelor prezente pe arii geografice extinse i formareaunor corporaii virtuale care pot obine avantaje competitive semnificative.

Tehnologia informaiei este indispensabil firmelor care doresc s devincompetitori agilipe segmentele de pia pe care opereaz. Aceste companii au nevoie de o capabilitate de rspunsrapid pentru a identifica nevoile clienilor i a le rspunde rapid. Aceasta nseamn c, utilizndsistemele de telecomunicaii, pachetele de software specializate i sistemele de computere

2M. Hammer i J. Champy Reengieering the Corporation, New York, Harper Collins, 1995;


13/76


13

interconectate, se mrete viteza derulrii cercetrilor de pia, a dezvoltrii de noi produse, adistribuiei, a procesrii tranzaciilor i se mbuntete semnificativ service-ul acordat clienilor.Aceasta capabilitate de rspuns rapidvine n completarea principiilor managementului calitiitotale i furnizeaz clienilor produse i servicii de cea mai nalt calitate.

Modul n care tehnologiile informaionale restructureaz procesele de afaceri la diferite

niveluri ale unei organizaii poate fi sintetizat ca n figura nr. 1.4. de mai jos.

IniiativTehnologia informaiei

Procesul vizat Beneficiul adusde tehnologiainformaiei

Angajat al firmei Utilizarea unui laptop Angajat al forei devnzare pe teren

Creterea vnzrilor

Departament demarketing

Crearea si gestionarea uneibaze de date de marketing

Produse, preturi,furnizori, clieni, forde vnzare

Creterea gradului desatisfacere a clienilor

Unitate de afaceri

Implementarea unui sistem

informatic managerial

Canale de comunicaie mbuntirea poziiei

competitive pe pia

Figura nr. 1.4.-Noile tehnologii ale Informatiei - suport al restructurrii unor procese de afaceri3

1.2.1 Rolul tehnologiei informaiei n crearea flexibilitii organizaionale i a unor noitipuri de organizaii

Unul dintre factorii majori care influeneaz organizaiile la ora actual este incertitudinea.Organizaia i managerii si se confrunt cu diferite tipuri de incertitudine. Un mod de a reduce

gradul de incertitudine la nivel de organizaie este crearea unei flexibiliti mai mari n cadrulacesteia i proiectarea unor noi tipuri de structuri organizatorice utiliznd suporturi oferite detehnologia informaiei.

Flexibilitatea reprezint abilitatea de adaptare a organizaiei la schimbrile de mediu interni extern intervenite ntr-o anumit perioad de timp. O organizaie flexibil se apr rapid deameninrile din mediul extern i valorific oportunitile care apar.

n general, tehnologia informaiei mrete capacitatea unei organizaii de a procesainformaiile. Tehnologia informaiei determin creterea vitezei comunicaiilor i creeazpremizele creterii performanelor la toate nivelurile ierarhice ale unei firme. De asemeneatehnologia informaiei poate fi utilizat de ctre conductorii firmelor pentru a reduce unele etapeale ciclurilor de via ale produselor.

Un alt exemplu poate fi dat de utilizarea mesageriei electronice i a videoconferinelor carefac posibil ca persoanele implicate ntr-un proiect s nu se afle n acelai timp n aceeai locaie.

Acest impact al tehnologiei informaiei mrete flexibilitatea organizaional. Utilizndsisteme informatice bine concepute i implementate, organizaia i poate spori abilitatea de arspunde clienilor, furnizorilor i mediului de afaceri n general. n tabelul nr. 1.5. de mai jos vomprezenta cteva variabile ale tehnologiei informaiei care determin noi tipuri de organizaii4.

3J. OBrien Management Information Systems, Mc GramHill, 1996;

4Luca& Baroudi- Management IT 1994;


14/76


14

Variabile IT pentru crearea unor structuriorganizaionale inovative i flexibile

Procesul vizat de acestevariabile IT

1. componente virtuale;2. legturi electronice;3. comunicaii privind tehnologiile

informaiei;

Structura organizatoric;

4. automatizarea produciei;5. fluxuri electronice;

Procese de munc;

6. comunicaii electronice;7. matrici tehnologice;

Comunicaii;

8. relaii electronice cu furnizorii i clienii; Relaii interorganizaionale;

Figura nr. 1.5. Variabilele tehnologiei informaiei care detremin noi tipuri de organizaii

(a) Componentele virtuale-organizaia poate beneficia de avantajele oferite de tehnologiainformaiei pentru a crea componente care nu exist n structura organizaional formal. De

exemplu, unii productori vor ca furnizorii lor s le substituie n efectuarea unor inventarieri astocurilor de materii prime i materiale necesare produciei.

Furnizorul este legat electronic prin intermediul reelelor de computere de productor.Utiliznd tehnologia informaiei, furnizorul este n msur s furnizeze productorului materiiprime n cantitatea necesar pentru producia curent, eliminnd posibilitatea crerii unor stocurila productor. Productorul are astfel un inventar de materii prime virtual gestionat de furnizor;

(b) Legturi electronice- prin intermediul potei electronice, a faxului i a videoconferinelor sepot realiza legturi ntre numeroase organizaii. Prin aceste legturi se pot forma grupuri de lucrucare pot participa la realizarea unor proiecte specifice;

(c) Comunicaii privind tehnologiile informatice-tehnologiile informatice creaz noiposibiliti de comunicaii n cadrul firmei. Informaia nseamn putere pentru persoan care o

deine. Exist grupuri n organizaii care dein o resurs de putere real, deinnd informaiistrategice i managerii care au autoritate dar nu dein resurse de putere reale. Canalele decomunicaii din interiorul firmei trebuie securizate; orice scurgere de informaii n mediul externreprezint un ctig pentru concuren.

Cum n majoritatea firmelor nu exist un departament informatic (dar care este necesar s secreeze ntr-o organizaie a mileniului trei) trebuie cunoscute de angajai beneficiile aduse detehnologii i n primul rnd modul de utilizare a acestora. Sunt necesare programe de pregtireprofesional a resurselor umane pentru a ti s utilizeze aceste tehnologii informatice.

(d) Automatizarea produciei i a proceselor de munc- automatizarea i informatizareaproceselor de producie sunt absolut necesare organizaiilor pentru a putea obine un avantajcompetitiv asupra concurenei. Implementarea unor pachete de aplicaii (soft-uri) pentru creareade prototipuri de produs i crearea unor linii de producie informatizat sunt doar dou exemplede soluii oferite de tehnologia informaiei din acest domeniu;

(e) Fluxurile electronice-interesul pentru restructurarea proceselor de afaceri a determinatdezvoltarea unor sisteme de fluxuri tehnologice (workflows). Pentru ca organizaiile s eliminehrtiile i s-i proceseze i stocheze datele pe suporturi electronice, aceste fluxuri informaionale

n format digital vor ajuta persoanele care au nevoie de informaii n timp real;(f) Matricile tehnologice- utilizeaz ca suporturi mesageria electronic, faxul i

videoconferinele pentru a crea structuri organizatorice matriciale. De exemplu, o firm poate creao structur temporar format din angajai din departamentele marketing, vnzri i tehnic pentrua pregti o prezentare comercial; participanii la aceast structur vor avea de transmis informaii

i de primit decizii att de la managerii departamentelor din care fac parte, ct i de la liderulechipei din care fac parte; este creat astfel o organizare matricial bazat pe tehnologie;


15/76


15

(g) Relaiile electronice cu furnizorii i clienii- firmele au adoptat rapid schimburile de dateelectronice (EDEElectronic Data Exchange)i alte forme de comunicaii electronice pentru a mariviteza de derulare a afacerilor. n ultima perioad au aprut numeroase soluii oferite detehnologia informaiei pentru crearea unor relaii strnse cu furnizorii i cu clienii, de tipul e-SRM(Electronic Supplier Relationship Management) sau e-CRM (Electronic Customer Relationship

Management).

1.2.2 Organizaiile Tehnology-Form (T-Form)Variabilele tehnologiei informaionale pe care le-am prezentat n subcapitolul anterior

determin noi tipuri de structuri organizatorice. Organizaia rezultant a interaciunii acestorvariabile este cunoscut sub denumirea de T-Form Organisation. Figura nr. 1.6. de mai jos, prezintcaracteristicile de baz ale unei organizaii T-Form. O astfel de organizaie are o structur flexibilcare permite posibilitatea participrii la anumite proiecte a angajailor diferitelor compartimente,utiliznd soluii din domeniul tehnologiei informaiei privind lucrul n echipa (groupware). n

acest fel se reduce ierarhia managerial, iar angajaii i coordoneaz munca cu ajutorulcomunicaiilor i legturilor electronice.

Supervizarea angajailor se bazeaz pe ncredere, deoarece exist din ce n ce mai puinecontracte directe ntre manageri i angajai. Managerii deleag unele sarcini subordonailor, iarsistemele informatice furnizeaz datele la nivelul ierarhic unde se ia decizia. Descentralizarealurii deciziilor este o alt trstur de baz a unei organizaii T-Form, acestea avnd rolul de areduce numrul de niveluri ierarhice.

Infrastructura tehnologic a unei organizaii T-Form se caracterizeaz prin existenareelelor de calculatoare. Staiile de lucru individuale sunt conectate la computere performantecare acioneaz ca servere. Reeaua intern are legturi cu reelele internaionale i astfel membriiorganizaiei pot intra rapid n contact cu furnizorii de care au nevoie, cu clienii pe care trebuie s i

cucereasc (interni i-sau externi). Toate tipurile de informaii (text, imagine, sunete) pot fitranspunse n form digital, astfel nct pot fi accesate i redate de orice calculator conectat lareea. Angajaii care lucreaz cu aceste informaii sunt denumii generic knowledge workers.

Figura nr.1.6.- Organizaia T-Form5

5Luca-T-Form Organisation, 1996;


16/76


16

Organizaiile T-Form utilizeaz sisteme informatice pentru a crea echipe virtuale, cuangajai din departamente diferite, care s poat comunica n timp real, chiar dac se afl n locaiidiferite.

ntr-o organizaie T-Form sunt eliminate posturile n care un angajat face un singur tip deactivitate. Se ofer posibilitatea angajailor s desfoare o munc de creaie, accesnd informaiile

din memoria organizaional.Cu ajutorul sistemelor de comunicaii digitale se pot redefini procesele de afaceri. Oorganizaie T-Form i poate extinde afacerile cnd condiiile sunt favorabile sau se poatespecializa pe un grup de clieni crora se poate adresa cu produse personalizate.

Bill Gates, managerul companiei Microsoft, afirm c n urmtorii 10 ani, firmele de succesvor fi acelea care folosesc instrumente digitale pentru a reinventa modul n care se fac afacerile. Acestea vor ficompanii n care deciziile se iau repede, n care se acioneaz eficient i care i impresioneaz pozitivclienii.

1.3 Tehnologia informaiei - suport al obinerii avantajului strategic

Capacitatea unei organizaii de a nva, i de a transforma nvarea n aciune, este avantajulcompetitiv suprem (Jack Welch, preedintele companiei General Electric).

Un manager trebuie s vad n sistemul informatic managerial mai mult dect un set detehnologii care l ajut la luarea deciziilor i la realizarea condiiilor unor operaiuni de afacerieficiente. Sistemele informatice permit unei firme s dezvolte baze de date care conin informaiistrategice i care confer acesteia un avantaj strategic. Informaiile au reprezentat dintotdeaunaactive valoroase n promovarea operaiunilor de afaceri. Informaiile unei firme referitoare lafurnizori, clieni, concureni sunt privite ca resurse strategice i folosite pentru planificareastrategic i alte iniiative strategice.

Michael E. Porter n celebra sa lucrare Competitive Advantage: Creating and SustainingSuperior Performance prezint cinci fore competitive care determin profitabilitatea isupravieuirea firmelor ntr-o industrie (ameninarea noilor intrai pe pia, ameninareaproduselor de substituie, puterea de negociere a clienilor, puterea de negociere a furnizorilor irivalitatea dintre competitorii existeni) i cinci strategii pentru obinerea avantajului strategic:

(a) strategia lider prin costuri-o firm care are cele mai mici costuri dintr-o industrie poatepractica cele mai mici preuri i va deveni astfel lider de pia. De asemenea, o firm poate gsisoluii pentru ca furnizorii si s-i reduc costurile;

(b) strategii de difereniere - diferenierea produselor permite unei firme s-i impunrespectivele produse pe anumite segmente sau nie de pia;

(c) strategii inovative - acestea pot implica dezvoltarea unor produse sau servicii unice saurealizarea unor schimbri radicale n producerea i distribuirea produselor sau serviciilor;

(d) strategii de cretere - aceste strategii pot mbrca forma creterii capacitilor deproducie n vederea beneficierii de avantajele economiilor de scar, fie penetrrii pe noi piee dedesfacere;

(e) strategii de formare a alianelor- stabilirea unor legturi de afaceri cu furnizorii, clienii,chiar unii concureni de genul achiziii, joint-ventures permite unei firme obinerea avantajuluistrategic.

James OBrien n Management Information System prezint diferite moduri n caretehnologia informaiei poate fi utilizat n implementarea strategiilor competitive.

A) Lider prin costuri

utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce substanial costurile n procesele de afaceri; utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce costurile unor furnizori sau clieni importani;B) Strategii de difereniere


17/76


17

dezvoltarea unor tehnologii informatice pentru a evidenia produsele sau serviciile; utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce avantajele deinute de concureni; utilizarea unor soluii oferite de tehnologiei informaiei pentru poziionarea unor produse sau

servicii pe niele de pia selectate;C) Strategii inovative

crearea unor noi servicii sau produse care s ncorporeze componente ale tehnologiei informaiei; realizarea unor schimburi radicale n procesele de afaceri cu ajutorul tehnologiei informaiei;

observarea unor nie de pia utiliznd soluii oferite de tehnologiea informaiei;D) Promovarea strategiilor de cretere

utilizarea tehnologiei informaiei n managementul expansiunii afacerilor la nivel regional sauglobal;

utilizarea tehnologiei informaiei n diversificarea ofertei de produse i servicii;E) Dezvoltarea alianelor

utilizarea tehnologiei informaiei pentru a crea organizaii virtuale i legturi cu partenerii deafaceri;

dezvoltarea unor sisteme informatice inter-organizaionale care s creeze relaii de afaceristrategice cu furnizorii, subcontractanii etc;

F) mbuntirea calitii i eficienei utilizarea tehnologiei informaiei pentru mbuntirea calitii produselor sau serviciilor; utilizarea tehnologiei informaiei pentru realizarea unor mbuntiri a eficienei proceselor de

afaceri; utilizarea tehnologiei informaiei pentru a reduce substanial timpul necesar conceperii, producerii

i distribuirii produselor;

Strategie Sistem informatic strategic Beneficiu principal adusafacerii

Lider prin costurisisteme informatice demonitorizare a utilajelor de

producie

reducerea costurilor

Diferenieresisteme informatice de analiz anevoilor clienilor

creterea cotei de pia

Inovaiisisteme informatice deadministrare a conturilorclienilor

lider de pia

Creteresisteme informatice de

nregistrare la punctele devnzare

creterea vnzrilor

Alianesisteme informatice bazate peschimbul electronic de date ntreparteneri

creterea cotei de pia

Figura nr. 1.7. Tipuri de sisteme informatice i avantjul competitiv

G) Construirea unei platforme pentru tehnologiei informaiei realizarea unor importante investiii n hardware, software i retele dar i n formarea personalului

pentru utilizarea tehnologiei informaiei; construirea unei baze de date strategice colectate i analizate cu sprijinul tehnologiei informaiei;

H) Alte strategii utilizarea tehnologiei informaiei n crearea unor bariere de intrare pentru cei care vor s intre pe o

anumit pia; utilizarea tehnologiei informaiei pentru a determina produsele substituibile s fie neatractive

pentru consumatori.


18/76


18

n figura nr. 1.7. sunt prezentate cteva exemple de sisteme informatice strategice care ajutfirmele n ctigarea avantajului strategic6.

Rolul strategic al sistemelor informatice de management implic utilizarea tehnologieiinformaiei n dezvoltarea produselor, serviciilor i capabilitilor care confer unei firme avantajestrategice asupra forelor competitive dintr-un mediu de afaceri globalizat.

6James OBrien Management Information Systems, McGraw Hill, 1996;


19/76


19

Capitolul 2

Tipologia sistemelor informatice utilizate in managementul firmelor

2.1. Conceptul de sistem informatic managerial

Pentru a intelege noiunea de sistem informatic managerial, trebuie mai nti prezentatconceptul de sistem informaional de management.

Un sistem informaional de management este format din totalitatea datelor, informaiilor,fluxurilor i circuitelor informaionale, precum i din metodele de tratare i prelucrare a cestorinformaii n vederea realizrii obiectivelor unei organizaii.

Prin sistem informaional de management se asigur legtura ntre sistemul de conducere

(de management) i sistemul executiv, n dublu sens: prin transmiterea deciziilor de la sistemul demanagement la sistemul executiv de sus n jos i prin transmiterea informaiilor n sens invers, dela sistemul executiv la cel de management.

Se observ astfel c toate cele trei sisteme sunt sisteme deschise n sensul c datele pot intrai iei n mod liber. n cazul sistemului de management, intrrile se prezint sub forma obiectivelorce trebuie ndeplinite, iar ieirile sub forma rezultatelor obinute. n cazul sistemului informaional,intrrile sunt reprezentate de informaiile primare iar ieirile de informaiile prelucrate de acestsistem. La sistemul executiv, intrrile sunt reprezentate de resursele se toate tipurile (materialefinanciare, umane), iar ieirile de bunurile sau serviciile firmei.

Un sistem informatic managerial este de fapt un sistem informaional de managementinformatizat. Astfel raportul sistemul informatic-sistem informaional este de parte la ntreg.

Un sistem informatic managerial este o combinaie organizat de echipamente hardware,pachete software, resursele brainware (cei care implementeaz i cei care utilizeaz sistemulinformatic), reele de telecomunicaii, care colecteaz, prelucreaz, transmit i distribuieinformaiile n cadrul unei firme.

Orice persoan din cadrul firmei care folosete un sistem informatic este consideratutilizator final. Cei mai importani beneficiari ai acestor sisteme informatice sunt managerii care-ifundamenteaz eficient deciziile n baza rapoartelor furnizate de sistemele informatice.

2.2. Evoluia sistemelor informaionale din cadrul firmelor

n ultimele cinci decenii s-au nregistrat schimbri semnificative (a se vedea figura nr. 2.1.)n configuraia structurilor informaionale ale firmelor care au devenit n ultima perioad de timpmai informatizate.

Pn n anii 1960, rolul sistemelor informaionale era simplu: utilizarea lor pentrunregistrarea operaiunilor legate de funciuni critice i de procesare a tranzaciilor. La sfritulanilor 1960 apare conceptul de sistem informaional managerial, care se va transforma cu timpul nsistem informatic managerial. Rolul acestuia era de a furniza rapoarte predefinite managerilor,rapoarte care conineau informaiile de care aveau nevoie n fundamentarea deciziilor.


20/76


20

Figura nr. 2.1.- Evoluia sistemelor informaionale

n perioada 1970-1980 s-a remarcat c rapoartele predefinite furnizate de sistemeleinformaionale (Management Information System-MIS) erau insuficiente managerilor pentru luareadeciziilor, n condiiile n care au intervenit schimbri semnificative n condiiile de mediu, inclusivla nivelul pieelor de referin. Astfel a aprut conceptul de sisteme de suport a deciziilor(Decision Suport System-DSS). Aceste sisteme ofereau utilizatorilor finali, n special managerilor,un suport interactiv n procesul de luare a deciziilor. n plus, aceste sisteme erau mai bine adaptatediferitelor stiluri manageriale.

n perioada 1980-1990 s-au evideniat noi roluri ale sistemelor informaionale. Aceast

perioad este caracterizat de dezvoltarea microcomputerelor, a pachetelor de aplicaii software, ia reelelor de telecomunicaii. Acum, utilizatorii finali pot folosi resursele informaionaleinformatizate ca suport necesar ndeplinirii sarcinilor, n loc s atepte un suport indirect alserviciilor informatice din cadrul departamentelor.

Figura nr. 2.2.- Tipuri de sisteme informatice raportate la ierarhia structurii organizatorice

S-a constatat c majoritatea managerilor nu utilizau n mod direct nici rapoartele furnizate

de sistemele informatice manageriale (Management Information System-MIS), nici modeleleanalitice de suport a deciziilor furnizate de sistemele suport a deciziilor (Decision Suport System-DSS). Astfel a aprut conceptul de sisteme informatice executive (Executiv Information System-EIS). Aceste sisteme informatice furnizeaz managerilor informaiile critice exact cum le dorescacetia i n formatul pe care l prefer.

Tot n aceast perioad i n special la sfritul anilor 1980 au aprut i s-au dezvoltataplicaii ale inteligenei artificiale (AI) n procesele de afaceri i astfel au aprut sistemele expertpentru afaceri (Business Expert System). Astzi, sistemele expert joac rolul de consultani nproblemele de natur economic a oricrei firme.

Ultimul deceniu al mileniului este caracterizat de dezvoltarea sistemelor informaticestrategice (Strategic Information System-SIS). Acestea joac un rol direct n obinerea avantajului

competitiv al unei firme. Modelul lui Michael Porter a stat la baza crerii a numeroase astfel de


21/76


21

sisteme informatice strategice. Firmele de astzi trebuie s se bazeze pe tehnologia informaieipentru a fi competitive pe piee puternic concureniale.

2.3. Cele 6 tipuri de sisteme informatice utilizate de managementul firmei

n cadrul firmelor putem ntlni ase tipuri de sisteme informatice structurate pe patrunivele: (1) nivelul strategic, (2) tactic, (3) de cunotine i (4) operaional (figura nr. 2.3.).

Nivelului strategic i corespunde sistemul informatic executiv (Executive InformationSystem- EIS),

La nivelul tactic regsim sistemul suport al deciziilor (Decision Suport System DSS isistemul informatic managerial (Management Informtion System MIS);

La nivelul de cunotinelocalizm sistemul bazat pe cunotine (Knowledge Based System -KBS).

Fig. 2.3. Tipuri de sisteme informatice aferente piramidei organizaionale


22/76


22

La nivelul operaional sistemul de automatizare a activitilor din birouri (OfficeAutomation System - OAS) i sistemul de procesare a tranzaciilor (Transaction Processing System- TPS).

Principalele caracteristici ale acestor sisteme informaionale pot fi sintetizate n figura nr.

2.4. de mai jos. Pentru o ntelegere mai buna a acestor caracteristici, vor trece la analiza detaliat afiecarui tip de sistem informatic.

2.3.1. Sistemul informatic executiv (Executive Information System-EIS)

Sistemele informatice executive (EIS) sunt sisteme de suport a activitilor de managementcare au drept obiectiv furnizarea informaiilor strategice top-managementului unei firme.

Managerii de nivel superior au nevoie de un acces rapid la informaii care pot deveni criticepentru ndeplinirea unui obiectiv strategic.

Sistemele informatice executive (EIS) combin unele trsturi ale sistemelor informatice

manageriale (MIS) i ale sistemelor de suport a deciziilor (DSS). n momentul n care au fostconcepute, acestea s-au focalizat pe nevoile de informaii strategice ale top-managementului, nspecial pe evidenierea factorilor critici de succes att de necesare pentru obinerea unui avantajstrategic.

Tipul desistem

Informaiiintrare Transformare

Informaiiiesire

Utilizatori

ESS -(Executive

Support

System)

Date agregateinterne i externe

grafice, simulriinteractive

planificri,rspunsurila ntrebri

SeniorManager

DSS -(DecisionSupportSystems)

Date cu volumredus; model

auditie

simulri interactive,analize

raporturi spe-ciale,analize decizionale,

rspunsuri lantrebri

ProfesionitiManageri

MIS -(ManagementInformation

System)

Date din tran-zacii, volum mare

de date; modelesimple

rapoarte de rutin,modele simple,analiz de nivel

redus

Rapoarte sumarebazate pe excepii Manageri de

nivel mediu

KWS -(Knowledge

Work Systems)

Construcii debaz; specificaii modelare i simulare modele, grafice

Profesioniti,Conducerea

tehnic

OAS - (OfficeAutomation

Systems)Documente

documente, scheme,comunicaii documente, scheme,

mailMuncitoricalificai

TPS -(TransactionProcessingSystems)

Tranzacii;evenimente

Sortare, listare, up-data

rapoarte de fa-bricaie, liste

Lucrtorioperaionali,supervizori

Figura nr. 2.4.- Caracteristicile de baza ale celor sae tipuri de sisteme informatice


23/76


23

De exemplu managerul unei firme poate considera ca i factori critici de succes eforturile depromovare a vnzrilor i mix-ul unei linii de produse. Acesta are nevoie de informaii despreacestea pentru a lua rapid decizii.Studiile au relevat c managerii de vrf primesc informaii din numeroase surse, o parte nsemnatnu provin din rapoartele furnizate de computere, ci din ntlniri de afaceri, telefoane, lecturarea

unor periodice etc. Sistemele informatice executive au fost concepute i dezvoltate pentru asatisface nevoile de informaii ale managerilor de vrf ntr-un timp foarte scurt. Sistemeleinformatice executive sunt privite cu reticien de unii manageri care nu accept uor schimbrilegenerate de dezvoltarea tehnologiei informaiei i care le consider prea costisitoare.

Utilizarea sistemelor informatice executive de ctre managerii de vrf nregistreaz ocretere rapid, n urma unor studii recente constatatndu-se c 25% din managerii companiilordin lume utilizeaz un sistem informatic executiv mai mult sau mai puin sofisticat. n multecazuri, aceste sisteme sunt dotate cu faciliti de genul: capabiliti de suport a deciziilor, aplicaiileweb, suporturi pentru planificarea unor proiecte, etc., care le fac mult mai atractive pentru topmanagement.

Pentru ca un sistem informatic executiv (EIS) s devin funcional este necesar instalarea

unor soft-uri pentru sistemele informatice executive pe staiile de lucru ale unei reele locale(LAN). Pachetele software pentru sistemele informatice executive se bazeaz pe programe degestiune a bazelor de date pentru management, care furnizeaz un acces rapid att la bazele dedate interne ct i externe, timpul de rspuns fiind de cteva secunde. Sistemele informaticeexecutive furnizeaz informaii despre starea curent i tendinele factorilor critici de succes aiunei firme, determinai de manageri de vrf. Pentru modelarea analitic a unor alternative dedecizii sunt folosite pachete software pentru sistemele informatice executive specializate care

nglobeaz caracteristici ale sistemelor expert. Un sistem informatic executiv (EIS) poate fireprezentat ca in figura nr. 2.5 de mai jos.

Baze de dateExterne

Figura nr. 2.5.- Un sistem informatic executiv

Un sistem informatic executiv integreaz i ofer acces la o gam larg de date externe i

interne. Majoritatea sistemelor informatice executive au o interfa grafic prietenoas i necesitun training redus pentru a putea fi utilizate. Ele sunt utilizate direct de managerii de vrf care nutrebuie s apeleze la specialiti n tehnologia informaiei.

Factorii cheie necesari pentru succesul unui sistem informatic executiv: Implicarea top-managementului presupune identificarea unui manager de nalt nivel care are o

viziune strategic asupra sistemelor informatice i abiliti n utilizarea strategic a tehnologieiinformaiei;

Concentrarea doar pe ceea ce este cu adevrat important implic cunoaterea procedurilor deselectare a informaiilor n special a facilitilor oferite de SQL9 (Structured QuerryLanguage);

9limbajul SQL limbaj ce permite interogarea bazelor de date, adicselectarea acelor informaii cerute de utilizatorulsu;

Baze de dateInterne

Software de gestiune a bazelor de datede management

Software de facilitare a comunicaiilorSoftware EIS specializat

Afieazinformaiistrategice

Staia de lucru amanagerului general


24/76


24

Disponibilitatea surselor de date nainte de implementarea unui sistem informat executiv,managerul trebuie se s asigure de existena unor baze de date complexe i complete;

Timp de rspuns ct mai sczut;

Flexibilitate ridicat - nevoile de informaii ale managerilor evolueaz i se schimb n timp, decisistemele informatice executive trebuie s fie ct mai flexibile;

Posibiliti de actualizare continu - un sistem informatic executiv care nu poate fi doar

implementat i exploatat fr realizarea unor actualizri permanente care s satisfacschimbrile aprute n organizaie.

n concluzie, la nivelul sistemului informatic executiv EIS pot fi realizate proiectri alevnzrilor pe termen lung, planificri ale bugetelor pentru diverse aciuni, sau planificri deresurse umane pe termen lung, etc.

2.3.2. Sistemul informatic de management (Management Information System- MIS)

Sistemele informatice de management (MIS) sunt cele mai des ntlnite sisteme de suport a

activitilor de management. Ele furnizeaz managerilor informaii pe baz crora acetia ifundamenteaz deciziile tactice. Coninutul informaiilor este structurat nprealabil de manageri.Sistemele informatice de management (MIS) extrag informaii din bazele de date interne care suntactualizate de sistemele de procesare a tranzaciilor (TPS) care se afl la nivelul operaional, saudin surse externe.

Informaiile furnizate managerilor se regsesc n rapoarte care lw sunt puse la dispoziiesau livrate la cerere sau periodic, conform unui program prestabilit. De exemplu, manageri devnzri pot beneficia de: listinguri pe ecranul staiilor de lucru a unor informaii ca rspuns lacererile transmise privind situaia vnzrilor unui anumit produs sau analize a vnzrilorsptmnale, care evalueaz rezultatele vnzrilor pe produse, ageni de vnzri i zone arondateacestora. Un sistem informatic managerial (MIS) poate fi schematizat ca in figura nr. 2.6.

Rapoarte la cerere,periodice sau

n situaii speciale

Figura nr. 2.6.- Sistemul informatic managerial (MIS)

Figura nr. 2.6 ilustreaz principalele componente ale unui sistem informatic demanagement. Managerii primesc informaiile pe ecranul calculatorului. Aceste informaii suntfurnizate de rapoarte efectuate la cerere, n anumite situaii sau periodic. Aplicaiile demanagement a bazelor de date sau procesrile analitice on-line, sunt cele care selecteaz anumiteinformaii din bazele de date meninute i actualizate de sistemele de procesare a tranzaciilor(TPS).

n practic regsim cele trei posibiliti de punere la dispoziia managerilor a informaiilornecesare prin intermediul unor rapoarte i folosind sistemele informatice de management:

Rapoarte periodice prestabilite- sunt forma tradiional a furnizrii informaiilor i folosesc un

format predefinit de prezentare a informaiilor. Exemple tipice: rapoarte lunare de analiz avnzrilor, rapoarte lunare de analiz financiar, etc.;

Baze de date interne,actualizate de sisteme

de procesare atranzac iilor TPS

Sisteme de management abazelor de date

procesri analiticeon-line(OLAP)

Afieazinformaii

necesare luriideciziilor tactice


25/76


25

Rapoarte furnizate n condiii speciale- n unele cazuri rapoartele sunt ntocmite cnd aparcondiii excepionale. De exemplu, un manager al departamentului financiar primete un raportcare conine informaii doar despre clienii care depesc limitele de creditare. Aceste rapoartesunt specifice metodei de management prin excepii;

Rapoartele furnizate la cererea managerilor- de exemplu, limbajele de interogare a bazelor de date

permit managerilor s obin un rspuns imediat la o anumit cerere de informaii. Astfel,managerii nu trebuie s atepte sosirea rapoartelor periodice.Natura competitiv i dinamic a mediului de afaceri actual determin cereri ale

managerilor pentru sisteme informatice manageriale (MIS) care s ofere rspunsuri n timp real laprobleme legate de afaceri complexe. Industria tehnologiei infoemaiei i a comunicaiei(Information Technology and Communications) a rspuns acestor cereri prin dezvoltarea unordepozite de date multidimensionale, servere specializate i produse software care faciliteazprocesrile analitice de date on-line (OLAP On-line Analytical Processing). Procesarea analiticon-line (OLAP) reprezint capacitatea unui sistem informatic managerial (MIS) de a utiliza unmare volum de date din multiple perspective. Procesrile analitice de date on-line implic analizaunor relaii complexe ntre mii sau milioane de date stocate n baze de date multidimensionale. O

sesiune de procesri analitice de date on-line are loc n timp real (on-line), oferind rspunsuri peloc managerilor.De exemplu, un manager de marketing poate utiliza procesarea analitic on-line pentru a

accesa o baz de date de marketing multidimensional care conine informaii privind vnzrilecare sunt agregate pe regiuni, tipuri de produse i canale de distribuie. ntr-o sesiune carefaciliteaz procesare analitic de date on-line, managerul de marketing poate afla vnzrile nfiecare regiune pe fiecare tip de produs. Dup vizualizarea rezultatelor, managerul poate cere onou sesiune de procesare analitic de date on-line pentru a afla volumul vnzrilor pe fiecarecanal de distribuie. n final managerul de marketing poate efectua comparaie ntre diferitelecanale de distribuie i l poate alege pe cel mai eficient.

n cartea Understanding the Need for On-Line Analytical Servers7, Richard Finkelstein

prezint principalele avantaje ale procesrii analitice on-line: accesul la un volum imens de date, de exemplu, nregistrarea vnzrilor pe civa ani;

analiza relaiilor ntre numeroase elemente de afaceri-vnzri, produse, politici de pre, dedistribuie, etc.;

compararea datelor agregate dup perioada de timp;

prezentarea unor date din perspective diferite vnzri pe regiune versus vnzri pe canal dedistribuie;

posibilitatea efecturii unor calcule complexe ntre diferite elemente de afaceri. Astfel, profiturileateptate pot fi calculate ca o funcie a veniturilor din vnzri din fiecare regiune.

n concluzie, sistemul informatic managerial (MIS) opereaz n special cu bazele de dateinterne ale firmei, are o orientare intern, ctre raportare i faciliteaz luarea deciziilor tacticestructurate i semistructurate tactice de ctre managerii de nivel mediu (Middle Managers).

2.3.3. Sistemul-suport al deciziilor ( Decision Suport System -DSS)

Sistemele de suport a deciziilor (DSS) reprezint o categorie important de sistemeinformatice de suport a activitilor manageriale. Ele genereaz un suport informaional interactivinformatizat pentru procesul lurii deciziilor ntr-o organizaie.

Sistemele de suport a deciziilor aparin nivelului tactic din piramida organizaional iutilizeaz modele analitice, baze de date specializate precum i o modelare interactiv a proceselor

7Richard Finkelstein-Need for On-Line Analytical Servers, Comshare, 1994;


26/76


26

de luare a deciziilor nestructurate sau semistructurate. Sunt sisteme care ofer un rspuns rapidnevoilor informaionale ale utilizatorilor finali.

Sistemele de suport a deciziilor (DSS) se concentreaz pe generarea unor informaiipredefinite de suport a deciziilor i se focalizeaz pe punerea la dispoziie a unui suport interactivpentru diferite tipuri de decizii; ele sprijin managerii n rezolvarea unor probleme nestructurate

sau semistructurate care apar adesea n lumea real, spre deosebire de MIS, care se adreseaz unorprocese de luare a deciziilor structurate, implicate n planificarea i controlul la nivel tactic.Figura nr. 2.7. pune n eviden diferenele dintre un sistem de suport a deciziilor i un

sistem informatic managerial10.

TIP SISTEMMIS

sistem informatic managerialDSS

sistem de suport a deciziilorINFORMAIIFURNIZATE

- -

Forma i frecvenainformailor

Rapoarte periodice, la cereresau n momente excepionale

Formulare i rspunsuriinteractive

Formatulinformaiilor

predefinit;format fix

Format adaptabil i flexibil

Metodologia deprocesare a

informaiilor

informaiile sunt produseprin extragerea i

manipularea dateloroperaionale furnizate de TPS

Informaiile sunt produseprin modelarea analitic adatelor, n special externe

TIP SISTEMMIS

sistem informatic managerialDSS

sistem de suport a deciziilorINFORMAIIFURNIZATE

- -

SUPORT PENTRULUAREADECIZIILOR

- -

Tip de suport furnizeaz informaii despreperformana organizaiei

Furnizeaz informaii pentruluarea deciziilor, n condiiileconfruntrii cu probleme ale

lumii de afaceri realeTipuri de decizii

vizatedecizii structurate pentruplanificarea i controlul lanivel tactic i foarte rar la

nivel operaional

Decizii semistructurate saunestructurate pentru

planificarea i controlul lanivel tactic i foarte rar la

nivel strategic

Tip de suport adeciziilor suport indirect pentru luareadeciziilor manageriale Suport direct nevoilorspecifice ale managerilor

Figura nr. 2.7.- Legtura dintre un sistem sistem de suport a deciziilor i un sistem informaticmanagerial

Sistemele de suport a deciziilor (DSS) sunt singurele sisteme informatice care sprijin celepatru etape ale procesului de luare a deciziilor: inteligen, design, alegerea soluiei optime iimplementarea deciziei. Sistemele informatice de management (MIS), de exemplu, sunt desemnates ofere sprijin doar pentru prima faz inteligena i ultima faz de implementare, caremonitorizeaz succesul deciziei luate n prim faz.

10James OBrien Management Information Systems,Mc Grow-Hill, 1996;


27/76


27

De exemplu managerii de vnzri utilizeaz sisteme informatice de management (MIS)pentru a obine rapoarte de analiz a vnzrilor. Aceste rapoarte conin performanele vnzrilorpe linie de produs, agent de vnzri, regiune, etc.

Un sistem de suport a deciziilor (DSS) prezint ntr-un mod interactiv managerilor de

vnzri efectele pe care le au performanelor vnzrilor la schimbrile provocate de diferii factori(ca de exemplu, creterea cheltuielilor de promovare sau recompenselor agenilor de vnzare). Unsistem de suport a deciziilor poate utiliza anumite criterii (de exemplu: cota de pia) pentru aevalua i clasifica factorii de performan a vnzrilor.

2.3.3.1. Componentele unui sistem de suport a deciziilor (DSS)

Un sistem de suport a deciziilor (DSS)este format din resurse hardware, software, date,modele i resurse umane.

(a) Resurse hardware- staiile de lucru ale angajailor constituie resursele hardware

primare ale unui sistem de suport a deciziilor. De obicei, aceste staii de lucru (work stations)sunt conectate ntr-o reea local (LANLocal Area Network) pentru a facilita distribuireainformaiilor.

(b) Resurse software- pachetele sofware destinate unui sistem de suport a deciziilorconin module software de management a bazelor de date, soft-uri de modelare a deciziilor i soft-uri pentru dialog utilizator final sistem.

(c) Resurse de date- o baz de date a unui sistem de suport a deciziilor conine dateextrase din bazele de date interne ale organizaiei, bazele de date externe i din bazele de datepersonale ale managerilor. Datele sunt stocate n funcie de specificul tipului de decizie.

(d) Resurse de modele- baza de modele statistico-matematice i tehnicile analitice suntstocate sub forma programelor, fiierelor i bazelor de tabele.

(e)Resurse umane- un DSS poate fi utilizat de manageri profesioniti care pot exploraalternativele decizionale.

Sistemele de suport a deciziilor (DSS)sunt create, implementate i dezvoltate de specialitin domeniul tehnologiei informaiei (IT specialists). Un DSS poate fi sreprezentat ca in figura nr.2.7.

Staia de lucru aunui

manager

Figura nr. 2.8. Un sistem informatic de tip sistem de suport a deciziilor

2.3.3.2 Tipuri de modele analitice utilizate ntr-un unui sistem de suport a

deciziilor

Bazdemodule

Software DSS

Sisteme dialoginteractiv

Soft-uri de gestiune abazelor de date

Suport interactiv deluare a deciziilor

Bazde date


28/76


28

Utilizarea unui sistem de suport a deciziilor (DSS) implic un proces de modelare analiticinteractiv. Pachetele software specializate pentru sistemele de suport a deciziilor permitmanagerilor s trimit cereri i s primeasc rspunsuri la acestea rapid.

Au fost evideniate patru tipuri de modele analitice utilizate n proiectarea unui sistem desuport a deciziilor: analiza de tip ce s-ar ntmpla dac...,analiza de sensitivitate, analiza urmririi

scopului i analiza de optimizare.Analiza de tip ce s-ar ntmpla dac...Utilizatorul final al unui sistem de suport a deciziilor modific unele variabile sau

relaiile existente ntre variabile i observ schimbrile rezultate n valoarea celorlalte variabile dinmodel.

Analiza de sensitivitateeste un caz special de analiz de tip ce s-ar ntmpla dac...nacest caz, valoarea unei singure variabile este schimbat n mod repetat i se observ schimbrilecare afecteaz celelalte variabile ale modelului.

Analiza de urmrire a scopului definete o valoare int (scop) pentru o variabil iefectueaz modificri a celorlalte variabile pn cnd valoarea-int este atins.

Analiza de optimizare- n cadrul acestei analize n loc de a defini o valoare int pentru

o variabil, se definesc mai multe variabile int, n funcie de anumite constrngeri i se cautvaloarea optim. Apoi una sau mai multe variabile sufer modificri pn cnd este acoperitvaloarea-int optim. Este o extensie a analizei de urmrire a scopului.

Raymond Panko, n End User Computing: Management Applications8o carte de referin ndomeniul tehnologiei informaiei pentru management, prezint exemple concrete pentru acestepatru tipuri de modele analitice utilizate ntr-un sistem de suport a deciziilor, aa cum se poateobserva i din figura nr. 2.9.

TIP DE MODELANALITIC

ACTIVITI I EXEMPLE CONCRETE

ANALIZ DE

TIP CE S-ARNTMPLADAC

- se observ cum schimbrile unor variabile afecteaz celelalte

variabileEx.: Ce s-ar ntmpla dac reducem bugetul alocat publicitii cu10%? Cum ar afecta vnzrile?

ANALIZ DESENSITIVITAT

E

- se observ cum schimbrile repetate ale unei variabile afecteazcelelalte variabile.

Ex.: S reducem cu 10.000$ lunar bugetul alocat publicitii i sobservm efectele asupra vnzrilor

ANALIZ DEURMRIRE ASCOPURILOR

- se opereaz schimbri repetate asupra unor variabile pn cndo anumit variabil atinge o valoare-int

Ex.: S cretem bugetul publicitar lunar pn cnd vnzrile voratinge 1 milion $.

ANALIZ DEOPTIMIZARE

- s gsim o valoare optim pentru mai multe variabile, n funcie

de anumite constrngeriEx.: Care este suma optim ce o putem aloca publicitii, n

funcie de alegerea unui tip de media i de bugetuldepartamentului de marketing.

Figura nr. 2.9.- Modele analitice utilizate ntr-un sistem de suport a deciziilor

n concluzie, sistemele de suport a deciziilor (DSS) utilizeaz instrumente de modelare ianaliz foarte complexe i ofer managerilor flexibilitate, adaptabilitate i rspunsuri rapide lacererile lor de informaii.

8Raymond Panko-End User Computing: Management Applications, J. Willy & Sons, New York, 1998;


29/76


29

2.3.4. Sisteme informatice bazate pe cunotine (Knowledge Based InformationSystems-KBIS)

Una dintre aplicaiile cele mai rspndite ale inteligenei artificiale n afaceri estedezvoltarea sistemelor informatice bazate pe cunotine (KBIS) cunoscute i sub denumirea de

sisteme expert (SE).Aceste sisteme adaug o baz de cunotine la componentele majore ale altor tipuri desisteme informatice: bazele de date i de modele.

Un sistem informatic bazate pe cunotine (HBIS) furnizeaz rspunsuri la ntrebrile dintr-un domeniu specific, accesibil doar experilor care dein cunotinele necesare. De asemenea, estecapabil s explice modul su de raionament i concluziile la care a ajuns, unui utilizator final, carepoate fi sau nu expert n acel domeniu. Integrarea sistemelor informatice bazate pe cunotine(KBIS) n sisteme de suport a deciziilor (DSS) precum i n alte tipuri de sisteme informatice seateapt a deveni o tendin major a sistemelor informatice.

FEED BACK INTERACTIV

Input Output

Figura nr. 2.10.- Model de Feedback interactiv

Un exemplu de integrare ntr-un sistem informatic executiv (EIS), care se afl la nivelulstrategic, este prezentat n lucrarea profesorului G. Forgeonne Decision Technology Systems9. Unastfel de sistem informatic executiv (EIS) furnizeaz informaii strategice asistate de programeexpert.

Componentele unui sistem expert includ baze de cunotine, module software carecomunic rspunsuri la ntrebrile utilizatorilor finali, resurse hardware i resurse brainware. ntreaceste resurse exist o strns interdependen, care va fi evideniat n figura nr. 2.11.

Baza de cunotineconine informaii referitoare la un subiect specific i reguli determinatede procedurile de raionament ale unui expert privind la acel subiect.

Resurse softwareconin un motor de inferen care transform cunotinele n recomandrice vor fi comunicate utilizatorilor finali. Resursele software asociate unui sistem informatic bazatpe cunotine mai conin programe de interfa cu utilizatorii care pot include i ferestre aplicativela cererea acestora. Programele de achiziie a cunotinelor nu fac parte din sistem informatic bazatpe cunotine ci reprezint instrumente software necesare dezvoltrii bazelor de cunotine.

Resursele hardwaresunt reprezentate de staii de lucru conectate la servere pe care suntinstalate bazele de cunotine.

9G. Forgeonne Decision Technology Systems, Information Systems Management, Fall, 1991;

Baze de date

Baze de modele

Baze de

cunotine

Analize ievaluri

Sisteminformaticexecutiv (EIS)

Sistem de management a bazelor decuno tin e

Sistem bazat pe cunotineKBIS

Rapoarte

Previziuni

Aciuni recomandate

Explicaii


30/76


30

Resursele brainwaresunt reprezentate de inginerii de cunotine (experii) care contribuiela dezvoltarea bazelor de cunotine.

Figura nr. 2.11. - Componentele unui sistem expert

Utilizarea unui sistem expert implic o sesiune de lucru interactiv n care soluia la oproblem este analizat, iar programele expert acioneaz ca adevrai consultani ai utilizatorilorfinali. Sistemele expert, bazate pe cunotine, sunt utilizate n numeroase tipuri de aplicaii, iarvarietatea aplicaiilor se ateapt s creasc n continuare. Aceste sisteme i gsesc aplicabilitate nmedicin, chimie, fizic, mecanic, afaceri. Din punct de vedere strategic sistemele bazate pecunotine pot mbunti fiecare faz a ciclului unei afaceri, de la gsirea clienilor pn lafidelizarea lor. n figura nr. 2.12. putem remarca principalele categorii de aplicaii ale sistemelorexpert11.

A. Management Analiza portofoliilor de mprumuturi Evaluarea performanelor angajailor

Previziuni financiareB. Diagnostic / Rezolvarea unor probleme

Calibrarea echipamentelor de producie Diagnostic pentru anumite boli Repararea unor echipamente hardware

C. Programare Programarea produciei Managementul proiectelor

D. Design / configurri Instalarea unor opiuni la calculatoare Planuri de asamblare Reele de calculatoare

Figura nr. 2.12.- Aplicatii ale sistemelor expert

Un exemplu concret de sistem informatic bazat pe cunotine, des ntlnit n practic,esteADCAD. Acesta este un sistem expert folosit de unele agenii de publicitate pentru planificareaobiectivelor comunicaionale i selectarea strategiilor creative. Baza de cunotine ADCAD const

11James OBrien Management Information Systems, Mc Graw-Hill, 1996;

Recomandriexpertului

Programe deinterfautilizatori

Baza de cunotine

Motor de

inferen

Program de achiziiea cunotinelor Expert


31/76


31

ntr-o serie de reguli derivate din numeroase surse, incluznd consultaii cu staff-ul creativ alcelebrei agenii Young & Rubicam. Un exemplu de regul a bazei de cunotine ADCAD esteurmtorul:

DAC

obiectivul publicitii = ntrirea imaginii favorabil despre marcimotivaia de cumprare a mrcii = puternicimesajul transmis = valoare emoional ridicat

ATUNCIrezultatul publicitii = creterea vnzrilor

ADCAD are o interfa grafic prietenoas, prin care se adreseaz utilizatorului o serie dentrebri privind o problem de publicitate, iar n baza acestora ADCAD prezint recomandrile

sale. Un alt beneficiu al sistemului ADCAD este suportul su pentru analize de tip ce s-arntmpla dacspecifice sistemelor suport de luare a deciziilor (DSS).

Aceste caracteristici determin ca sistemul expert ADCAD s fie un instrument de pregtireeficient pentru managerii departamentelor de publicitate a marilor firme.

2.3.5 Sisteme de automatizare a activitilor din birouri (Office Automation Systems-OAS)

Automatizarea birourilor a schimbat radical modul de lucru al angajailor majoritiifirmelor. Tendina actual este ca n firme s se utilizeze din ce n ce mai puin suportul de hrtie

care va fi nlocuit cu trecerea timpului de suportul electronic. Aceast transformare a fostrezultatul dezvoltrii sistemelor, care leag prin intermediul reelelor de comunicaii electronice,procesri de texte, procesri de imagini cu alte noi tehnologii ale informaie.

Sistemele de automatizare a activitilor (OAS) sunt sisteme informatice bazate pe sistemede comunicaii care colecteaz, proceseaz, nregistreaz i distribuie mesaje electronice,documente n format electronic i alte forme de comunicaii electronice ntre indivizi, grupuri delucruri i organizaii. Aceste sisteme informatice permit indivizilor s se ntlneasc pentru adiscuta diferite probleme legate de afaceri, fr a fi necesar deplasarea lor fizic. Ele mbuntesccolaborarea i productivitatea angajailor, reducnd semnificativ timpul i efortul de a produce idistribui informaiile.

Principalele tipuri de sisteme de automatizare a activitilor (OAS): sisteme de publicareelectronice, sisteme de comunicaii electronice, sisteme de colaborare electronice, sisteme deprocesare a imaginilor i sisteme de programare electronic a sarcinilor.

A. Sisteme de publicare electroniceAceste sisteme au transformat birourile firmelor n adevrate tipografii unde se realizeaz

documentele necesare desfurrii oricrei afaceri. Procesarea de texte este cea mai des ntlnitaplicaie informatic ntlnit n toate birourile firmelor. Procesarea textelor implic manipulareadatelor de tip text (caractere, cuvinte, fraze, paragrafe) pentru a produce documente de tipulscrisorilor comerciale, rapoartelor, formularelor, etc.

Tehnologia multimedia a permis utilizarea att a datelor tip text ct i a imaginilor,sunetelor, animaiei, astfel nct firmele i pot crea i tipri anunuri, brouri sau alte publicaii

ntr-o form de prezentare deosebit. Pentru a obine o calitate deosebit a documentelor tiprite, ofirm trebuie s investeasc n computere performante ce au capaciti grafice avansate.

B. Sisteme de comunicaii electronice


32/76


32

Aceste sisteme reprezint sistemul nervos central digital al organizaiilor performante.Aplicaiile acestor sisteme precum e-mail, voice mail, sisteme bulletin board, videotext permitorganizaiilor s trimit mesaje n format text, video sau voce sau s trimit copii ale unordocumente n cteva secunde prin intermediul reelelor de telecomunicaii.

a) E- mail-ul a schimbat radical modul n care oamenii muncesc i comunic. Milioane de

utilizatori finali depind de aceast aplicaie pentru a trimite i a primi mesaje electronice. Doar cucteva minute de efort (i cteva secunde de transmitere a informaiilor), un mesaj pentru unul saumai muli destinatari poate fi scris, trimis i primit. Majoritatea firmelor nu-i pot concepe astziactivitile fr accesul la Internet, la aceast aplicaie cunoscut acum n toat lumea.

n prezent conturile de e-mail ofer siguran prin parolare, posibilitatea de a stocamesajele primite n fiiere special create, posibilitatea de a ataa fiierele i posibilitatea de a partajamesajele n dou categorii: mesaje primite de la persoane sau organizaii la care utilizatorul asubscris i mesaje nesolicitate (spam), crendu-se n acest sens filtre anti-spam.

b) Voice mail-ulreprezint o variant a e-mail-ului n care sunt utilizate mesaje vocaledigitale. n acest caz beneficiarul unei astfel de aplicaii trebuie s compun numrul unui serviciuvoice-mail i s introduc un cod de identificare. O dat acceptat acest cod, persoana poate vorbi

cu persoana pe care a contactat-o prin intremediul aceastei aplicaii. Mesajele vocale pot finregistrate n contul de e-mail. Avantajul acestei aplicaii fa de telefon este costul mai redus ncazul unor comunicaii la distan.

c) Sistemul buletin board este un serviciu de telecomunicaii oferit de Internet. Un astfelde sistem permite unei firme s afieze mesaje publice sau private pe care utilizatorii finali care audrept de acces le pot vizualiza. Un sistem bulletin boardpermite utilizatorilor s pun ntrebri, sprimeasc recomandri, s intre n contact cu anumite persoane. Astfel de sisteme sunt adeseautilizate n relaiile cu furnizorii i clienii.

C. Sisteme de colaborare electroniceSistemele de colaborare electronic sunt cunoscute i sub denumirea de sisteme de

ntlniri electronice (Electronic Meeting Systems - EMS). Ele implic utilizarea comunicaiilor

audio i video care faciliteaz derularea ntlnirilor de afaceri. Astfel, participanii la o conferinsau orice tip de reuniune de afaceri nu mai trebuie s se deplaseze obligatoriu.

Una dintre cele mai des utilizate forme ale aplicaiilor specifice sisteme de ntlnirielectronice este teleconferina, n cadrul creia sesiunile de lucru se deruleaz n timp real. Deasemenea, n cadrul acestor sisteme sunt frecvent utilizate aplicaii informatice de tip groupware,despre care vom discuta pe larg n ultimul capitol.

D. Sisteme de procesare a imaginilorProcesarea imaginilor este un domeniu cu o cretere spectaculoas n activitile de

automatizare a birourilor i permite utilizatorilor finali s primeasc, nregistreze i s procesezeimagini ale unor documente. Managementul documentelor electronice (EDM) se bazeaz petehnologia procesrii imaginilor.

De exemplu, un document de plat poate fi scanat, indexat de sistemul de management abazelor de date ce conin fiiere de tip imagine i transmis beneficiarului su.

Implementarea unor astfel de sisteme de procesare a imaginilor a condus la o cretere aproductivitii i la realizarea unor economii semnificative.

E. Sisteme de programare electronic a sarcinilor i activitilorSistemele electronice de programare a sarcinilor i activitilor (Electronic Task Scheduling

Systems - ETSS) includ calendare electronice, fiiere de avertizare a unor date, soft-uri deplanificare a a

74422226 metodologii manageriale informatice

Documents