41 prezentari de mare succes

Richard Hall

Prezentări de mare succes

Ce ştiu, ce spun şi ce fac cei mai buni prezentatori

Redactor: Emanuela Şoimaru Tehnoredactor: Mariana Radu Copertă: www.prodtp.ro

Titlul original: Brilliant Presentation - What the best presenters know, say and do Copyright © Pearson Education Limited 2007 This translation of BRILLIANT PRESENTATION: WHAT THE BEST PRESENTERS KNOW, SAY AND DO, First Edition is published by arrangement with Pearson Education Limited

© 2008 Toate drepturile asupra acestei ediţii sunt rezervate editurii METEOR PRESS

Str. Bahluiului nr. 1,011281, sector 1, Bucureşti, CP. 41-128 Tel.: (021)222.33.12; Fax: (021)222.83.80 E-mail: [email protected]

Distribuţie la: Tel./Fax: (021)222.33.12; (021)222.83.80 E-mail: [email protected] www.meteorpress.ro

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României HALL, RICHARD Prezentări de mare succes : ce ştiu, ce spun şi ce fac cei mai buni prezentatori / Richard Hal i ; trad.: Mihai-Dan Pavelescu. - Bucureşti: Meteor Press, 2008 Index. ISBN 978-973-728-265-1

I. Pavelescu, Mihai-Dan (trad.)

659.137.16:336

Richard Hall


Ce ştiu, ce spun şi ce fac cei mai buni prezentatori

Traducerea: Mihai-Dan Pavelescu

PRESS

METEOR PRESS

http://www.prodtp.ro

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.meteorpress.ro


Dacă nu ştiţi unde sunteţi, nu puteţi şti ce anume faceţi. Şi nici n-o puteţi face prea bine..., indiferent despre ce ar fi vorba. Consider că talentul esenţial al unui prezentator excepţional este să ştie că deţine răspunsurile la următoarele întrebări:

• De ce are loc ? • Unde are loc ? • Când are loc ? • Cine va asculta ? • Ce doreşte audienţa ?

62

5 Cum să scrieţi

o poveste excelentă

Conţinutul este stăpânul absolut! Aceasta nu este o carte cu sfaturi de prim-ajutor care să vă înveţe cum să susţineţi spectacole în scopuri filantropice (deşi vă poate ajuta să faceţi şi asta): Dacă nu vă puteţi însuşi modul de a crea o poveste bună şi interesantă, este prea puţin probabil că veţi fi vreodată un prezentator foarte bun. începeţi prin a lucra asupra a ceea ce doriţi să transmiteţi, asupra mesajului-cheie sau, aşa cum prefer eu să-i spun, asupra „poveştii" dumneavoastră.

0 poveste excelentă Recentul câştigător al premiului britanic Whitbread

pentru literatură este americanul James Shapiro, care susţine că 1-a detestat pe Shakespeare în şcoală, dar că acum este fascinat de scriitorul elizabetan. Cartea premiată se numeşte 2599 şi relatează povestea anului în

I 6 3 I


care William Shakespeare a scris, printre altele, piesele Henric al V-lea, Iuliu Cezar, Cum vă place şi Hamlet..., deloc rău pentru un singur an şi nici poveştile în sine nu sunt deloc rele.

Când vorbesc despre nevoia de a „spune o poveste", nu vă sfătuiesc să-1 egalaţi pe Shakespeare, ci vă cer să-mi oferiţi senzaţia unei naraţiuni care să aibă un început puternic, un mijloc coerent şi un sfârşit intens, surprinzător şi memorabil. Cu alte cuvinte, căutaţi să aveţi o poveste care să merite a fi istorisită.

Moarte declaraţiilor de misiune şi altor jargoane

Aşa cum am spus mai devreme, într-una dintre organizaţiile al căror preşedinte sunt am interzis folosirea oribilei expresii „declaraţie de misiune" şi am insistat să fie înlocuită cu „povestea noastră", întrucât sunt convins că, astfel, oamenii vor fi încurajaţi să se îndepărteze de limbajul corporativ, de jargon şi listele cu marcaje, apro-piindu-se de simplitate, incitare şi simţul realităţii.

La urma urmelor, poveştile sunt grozave tocmai pentru că au ceva de spus.

Zece sfaturi excelente pentru a vă crea povestea

1. începeţi prin a decide care este „sfârşitul": ideea finală pe care doriţi s-o subliniaţi.

2. Tot ce faceţi trebuie să ducă spre acest punct final -absolut totul!

3. Limitaţi-vă gândirea la „regula celor trei"; această metodă simplă nu vă îngăduie niciodată să utilizaţi mai

64 I

Cum să scrieţi o poveste excelentă

mult de trei puncte. încercaţi-o şi vedeţi cât de puternică este. De exemplu, există numai trei lucruri pe care le pot spune despre crearea unei poveşti: poveştile sunt concepute pentru a atrage atenţia audienţei, poveştile sunt despre oameni, obiecte şi evenimente, respectiv, toate poveştile sunt despre schimbare.

4. Ca o ironie a sorţii, eu încalc, bineînţeles, regula celor trei principii narative, trecând la punctul patru şi apoi la punctul cinci. Pe măsură ce veţi deveni mai priceput în prezentări, ţineţi minte că regulile pot fi încălcate.

5. încercaţi să rezumaţi direcţia-cheie a poveştii în numai câteva cuvinte, ca un fel de prezentare-fulger. De exemplu, dacă spuneţi „prezentarea se referă la creşterea noastră, la felul cum am reuşit să ajungem aici şi la ce vom face în continuare", enunţul acesta vă va „fixa" în minte drumul pe care-l veţi urma. Multora le vine greu să precizeze încotro se îndreaptă, ceea ce explică probabil de ce atât de puţini ajung realmente la o destinaţie.

6. Procedaţi astfel încât povestea să sune proaspătă şi nouă; ca şi cum abia s-ar fi petrecut şi, de asemenea, ca şi cum vi s-ar fi întâmplat chiar dumneavoastră.

7. Oferiţi-i audienţei decorul poveştii în termeni grafici -data, locul, temperatura, ambientul etc. - care stârnesc imaginaţia. Vă mai reamintiţi poveştile acelea care începeau cu: „Era o noapte întunecoasă şi viforoasă" ?

8. Fiţi nemilos şi tăiaţi din prezentare orice, indiferent cât de artistic vi s-ar părea, care nu propulsează povestea mai departe.

9. încercaţi să creaţi o structură simplă, astfel ca povestea să aibă o ordine. Ceva de felul: 1. Aici ne găseam noi; 2. Aici ne găsim în prezent; 3. Aici dorim să ajungem.

65


10. în funcţie de contextul poveştii, încercaţi să introduceţi experienţe personale. De exemplu, îmi amintesc de o poveste pe care am spus-o în cadrul Departamentului de Sănătate şi Securitate Socială, pe când lucram în publicitate şi pregăteam o campanie antifumat orientată spre adolescenţi. Era vorba despre nepoata mea, căreia mama ei îi dădea ţigări atunci când pleca la petreceri, astfel ca, dacă trebuia neapărat să fumeze, să nu rişte să capete una cu marijuana de la vreo prietenă. Istoria aceasta i-a fascinat pe miniştri şi pe membrii personalului.

Un mod în care puteţi să vă gândiţi la povestea dumneavoastră este de a o privi ca pe un cadru general în care se potrivesc toate celelalte detalii. Un adevăr simplu afirmă că dacă nu aveţi de spus o poveste bună, atunci nici prezentarea nu va fi bună.

DACĂ NU AVEŢI DE SPUS O POVESTE BUNĂ, ATUNCI NICI PREZENTAREA

NU VA FI BUNĂ.

Adevărul este o armă puternică Toţi suntem impresionaţi de ceea ce numim, pe un

ton admirativ, „povestiri adevărate". Este vorba despre relatări care sună ca şi cum ar putea să fie ficţiuni - „n-o să credeţi niciodată chestia asta..." , dar care îşi au rădăcinile în realitate şi s-au petrecut cu adevărat.

In prezentări, experienţa personală câştigă întotdeauna în faţa datelor seci. Politicianul care-şi persona-

I 66


li /oază povestea prin relatarea unui eveniment real ţine p.igina întâi a ziarelor. în afaceri, prezentările se vor baza, aproape prin definiţie, pe adevăr şi se speră că ele sunt oneste (cu excepţia cazului în care, desigur, sunteţi compania Enron3). Cum puteţi transforma o poliloghie de cifre şi declaraţii de misiune într-o poveste care să .dragă atenţia, să inspire convingere şi, speraţi dumneavoastră, să dea aripi afacerii ?

Sfatul pe care l-am oferit deja ar trebui să vă fie de ajutor, însă, dacă doriţi să ajungeţi excepţional, va trebui să depăşiţi simpla aplicare a unui proces mecanic. Va trebui să învăţaţi cum funcţionează interacţiunea dintre poveste, povestitor şi audienţă.

Povestea înflăcărează imaginaţia ? Martin Conradi, CEO al companiei Showcase, a

propus „testul mamei". Mai întâi, găsiţi o mamă - orice mamă este la fel de bună -, apoi spuneţi-i povestea dumneavoastră. Dacă o înţelege şi este interesată de ea, atunci probabil că vă aflaţi pe drumul spre victorie... în caz contrar însă, luaţi-o de la început. Martin ar fi putut la fel de bine să sugereze „testul copilului", deoarece copiii se tem cel mai puţin de critici şi sunt adevăraţii experţi în arta de a descoperi dacă o poveste este bună sau rea.

La vârsta de aur a copilăriei, testul decisiv al calităţii unei poveşti este inspiraţia pe care o trezeşte ea;

J Enron Creditors Recovery Corporation a fost o companie americană de energie electrică, având sediul în Houston, Texas, care s-a impus ulterior ca un simbol popular al fraudei corporative şi al corupţiei, (n. red.)

67


fenomenul Harry Potter reprezintă o dovadă suficientă în această privinţă. în lumea noastră sofisticată, de înaltă tehnologie, o serie de cărţi de poveşti cu vrăjitori au fascinat o generaţie, două sau mai multe. Fenomenul a arătat, de asemenea, că mulţi adulţi au minte „de copii" - ceea ce nu este însă ceva rău. Imediat după apariţie, Harry Potter şi Prinţul Semipur a suit în vârful topurilor de vânzări din Franţa şi Germania..., dar nu în traducerile în franceză, respectiv în germană (care au fost publicate abia după vreo opt luni), ci în engleză! Imaginaţi-vă sărmanii copii din Marsilia sau Miinchen citind acest tom de 600 de pagini, încet, cuvânt cu cuvânt, doar pentru a înţelege povestea.

Studiaţi poveştile Ascultaţi poveştile pe care oamenii le spun la

muncă, acasă, în pub, practic oriunde. înţelegeţi motivele pentru care unele au succes, iar altele eşuează. Ascultaţi-i pe comedianţi şi urmăriţi ştirile. Deveniţi „dependent de poveşti". învăţaţi ce pare să meargă, apoi adoptaţi rolul de povestitor şi, în cele din urmă, încercaţi să captaţi atenţia audienţei prin simplitate, convingere şi forţă narativă.

CAPTAŢI ATENŢIA AUDIENŢEI PRIN SIMPLITATE, CONVINGERE

ŞI FORŢĂ NARATIVĂ.

Exersaţi, exersaţi, exersaţi - vă ia ceva timp, dar nu renunţaţi. Şi nu uitaţi să probaţi povestea cu mama sau

I 68 I


cu un copil. Stabiliţi un „test al poveştii". întrebaţi-vă mereu dacă povestea pe care o spuneţi este:

• interesantă; • relevantă; • exactă; • antrenantă; • clară; • bine structurată; • memorabilă;

• interogativă pentru audienţă; la urma urmelor, doriţi ca audienţa să facă ceva pentru dumneavoastră în urma prezentării, nu ?

Cele mai bune prezentări au fost poveşti excelente

Unele dintre cele mai bune prezentări pe care le-am auzit au fost relatări despre descoperire şi învăţare. Altele fuseseră predici - una dintre marile forme de artă din toate timpurile, în care o poveste de zece minute trebuie astfel concepută încât să vă facă să râdeţi, să vă încruntaţi, să vă gândiţi şi să v-o reamintiţi la diverse niveluri.

Totuşi, cea mai bună poveste pe care am auzit-o vreodată i-a aparţinut lui Tony O'Reilly. La hotelul Royal Lancaster din Londra, el a vorbit în faţa companiei Marketing Society despre piaţa germană de vânzări en detail în 1990. Tony a jucat magistral cartea fostului rugbist în selecţionata Irish British Lion: istorii despre meciuri de rugbi, Armata Republicană Irlandeză

L 6 9 1 1


(IRA) şi beţii memorabile. Ca povestitor, individul este perfect. Arată bine, e bogat, e faimos, a fost un sportiv celebru şi este foarte amuzant. De atunci s-a îmbogăţit şi mai mult - mult mai mult ! - şi probabil că a devenit şi mai amuzant.

Mi-a plăcut povestea, probabil apocrifă, a experienţei sale în compania Heinz, ca tânăr foarte decis să câştige bile albe din partea unui şef dedicat muncii. Ajungea la serviciu foarte devreme - să zicem la 6:30 -şi era deja afundat în lucru când şeful lui apărea, puţin după ora 7:00. După ce şi-a manifestat astfel prezenţa, pe la 7:15 se furişa într-un colţ liniştit al clădirii, unde moţăia vreo oră. Cam acesta este stilul lui O'Reilly. în acelaşi timp, este absolut de bun simţ.

0 stratagemă excelentă, dar unde-i povestea ?

Una dintre cele mai interesante prezentări la care am asistat vreodată s-a desfăşurat la sediul companiei M&C Saatchi, în cadrul unei sesiuni organizate de School of Economic Science. La acea primă serie de conferinţe la care am participat au fost prezenţi vorbitori foarte buni: Sir David Putnam, profesorul Paul Robertson (excepţional în prelegerea despre efectele muzicii lui Mozart asupra copiilor autişti) şi actriţa Emily Watson.

Cu ocazia respectivă a vorbit şi Graham Fink, actualul Creative Director al M&C Saatchi, însă pe atunci doar fondator al companiei creative Fink Tank. Graham vorbea bine şi fără notiţe, dar uşor agitat, îmi amintesc că ne-a prezentat nişte reclame, că a

70


subliniat de asemenea insistent importanţa creativităţii, sugerând că el ar fi fost foarte creativ (şi este, într-adevăr) şi că avea alături de el pe scenă o doamnă între două vârste, cu părul strâns într-o eşarfă, care croşeta, perfect indiferentă la tot ce se întâmpla în jur. Ulterior am aflat că era mama lui Fink. Motivul prezenţei ei acolo era acela de a ne atrage atenţia. Era încântătoare, dar la fel de relevantă ca replica aceea dintr-o reclamă recentă: „Nu te speria dragă, nu-i decât o reclamă!".

Ce poveste minunată! După Graham Fink a urmat Michael Mayne, fost

decan al Universităţii Westminster. Era înarmat cu foi şi a citit - fiecare cuvinţel al prelegerii - , însă toate cele relatate erau pline de înţeles. A fost absolut excepţional, descriind felul în care transcendenţa poate fi atinsă, practic la fel de pregnant, prin lucrări grandioase de pictură, muzică, poezie, ca şl prin experienţele spirituale ca atare. A citit versuri de Milton, a cântat muzică de Mozart, a descris sau a prezentat picturi. întregul spectacol a fost fermecător - un corn al abundenţei de plăceri auzite (fiindcă aşa era cazul) la picioarele unui om măreţ, deşi modest. Am considerat că Michael era realmente un geniu.

Când am discutat însă ulterior, mi-a spus că a fost buimăcit să urmeze după domnul Fink, afirmând că nu a înţeles despre ce vorbise acesta sau de ce toată lumea a părut să-1 asculte cu atâta seriozitate. I-am explicat că deţineam oarecare autoritate în domeniu şi-i puteam spune că reclamele aveau rolul lor, că erau într-adevăr

71


minunate, dar frivole prin însăşi natura lor, deoarece erau efemere, în vreme ce Shakespeare, Mozart, Rembrandt şi Dumnezeu se puteau dovedi nemuritori!

Alt povestitor excelent este Tom Peters, a cărui putere de prezentare în sine poate fi un factor mai important pentru succesul său decât abilitatea de a diseca o situaţie de management. El relatează totuşi, destul de convingător, poveşti pline de intensitate, una după alta. îmi place de asemenea propria lui poveste -„v-aţi întrebat vreodată", spune el, „cum ar arăta placa dumneavoastră funerară ? Pe a mea aş dori să scrie aşa: «Tom Peters - a fost un actor»." Sclipitor!

L-am auzit recent în Amsterdam şi mi s-a părut minunat. A folosit în mod excepţional situaţiile anecdotice şi propriile lui experienţe pline de viaţă din companii reale ca South Western Airlines. întâmplător, fostul CEO al South Western, Herb Kelleher, a dat celebra replică realistă şi lipsită de jargon: „Da, South Western are o strategie bine pusă la punct: noi facem treabă". Ca atare, când vă pregătiţi următoarea prezentare, abordaţi acest caracter direct al adresării: „da, voi susţine o prezentare: am de spus o poveste".

Data viitoare când susţineţi o prezentare, ţineţi minte că, dacă n-aveţi o poveste, atunci n-aveţi nici discurs - „da... de-aş avea de spus o poveste !".

72

Cum să daţi

culoare poveştii

Actualmente, există tot mai mulţi prezentatori buni. „Prezentările" lor le câştigă promovări şi slujbe noi şi, practic ei îşi dezvoltă cariera pe scenă. Deşi poate că stăpânesc multe aspecte ale prezentării, adevăratul atu competitiv poate fi obţinut doar prin capacitatea aparte de a conferi o pată de culoare poveştii şi prezentării dumneavoastră.

Crearea unei prezentări aproape excelente Să presupunem că deţineţi o poveste bună, care

rezistă la presiunea întrebărilor şi care respectă toate principiile de bază ale prezentărilor:

• este relevantă pentru audienţă; • are un mesaj foarte clar; • aţi aplicat nemilos regula „mai puţin înseamnă

mai mult", până într-atât încât a devenit incredibil de condensată;

73


• este lungă de zece minute, deşi vi s-a cerut să fie de o jumătate de oră;

• nu are ocolişuri, nu este irelevantă, nu are niciun fel de nuanţe, totul este doar în tonuri de gri.

Pe scurt, este un cadru general excelent şi probabil la fel de insipid ca apa de la robinet. Oricine ar putea s-o susţină, chiar şi un robot. De fapt, un robot ar putea s-o facă mai bine chiar.

0 prezentare nestilizată este ca pereţii simplu zugrăviţi

Acest capitol vă va ajuta să introduceţi ornamentele intelectuale şi culorile retorice în povestea dumneavoastră simplă - adică acele detalii care o vor transforma dintr-un fir narativ banal într-o naraţiune care să fascineze audienţa. Ceva cu nuanţe de culoare şi cu accente, cu evidenţieri şi tuşe, cu logică solidă şi inteligenţă emoţională care oferă certitudinea ajungerii la destinaţie, dar rezervă surprize pe drum.

DETALIILE CARE O VOR TRANSFORMA DINTR-UN FIR NARATIV BANAL ÎNTR-O NARAŢIUNE CARE SĂ FASCINEZE AUDIENŢA.

Cum găsiţi însă toate ornamentele acestea ? Aşa cum spunea poetul Dylan Thomas, nu ne rămâne decât „să-ncepem cu-nceputul".

Cum să daţi culoare poveştii

Zece sfaturi excelente pentru stilizarea prezentării

1. Lucraţi încă de la micul dejun. Citiţi cât mai multe ziare. Concentraţi-vă pe cele serioase, dar nu neglijaţi nici tabloidele. Detectaţi toate subiectele bune. Unul dintre aspectele care împrospătează orice poveste este caracterul său atual, evenimentul recent care demonstrează o idee pe care doriţi s-o subliniaţi. Fiţi complet nemilos şi alegeţi o poveste care să lase impresia că sunteţi ancorat în cotidian - desigur, cea mai bună este o afirmaţie de genul: „lucrul acesta tocmai a apărut în presa financiară de azi - ce părere aveţi ? Aş dori să atrag atenţia asupra a trei puncte asociate...". Prospeţimea narativă de felul acesta este absolut captivantă. Vă arată a fi o persoană atentă faţă de ceea ce se întâmplă în lume.

2. Citiţi cărţile importante de management. în calitate de aspirant la titlul de „prezentator excepţional", nu puteţi decât să fiţi un consumator avid de cărţi importante de management, scrise de autori ca Tom Peters, Jack Welch, Jim Collins, Patrick Lencioni, Michael Heppell... şi lista poate continua. Aceştia sunt oameni care vă vor oferi idei, sugestii sau, pur şi simplu, slide-uri uluitoare. Desigur, nu trebuie să le citiţi pe toate din scoarţă în scoarţă - învăţaţi doar să fiţi un „frunzăritor" de elită. Căutaţi idei sau citate remarcabile... şi fiţi cu ochii în patru după cele excepţionale.

3. Căutaţi imaginile excelente. Suntem permanent înconjuraţi de imagini excelente, dar rareori fie ne

Li!


gândim la ele, fie avem curajul să le folosim: imagini de la 11 septembrie, de la Campionatul Mondial de Fotbal ori de la alte evenimente. Unele sunt clişee vechi, altele sunt contemporane. Unele sunt imagini pe care le-aţi mai văzut: Mona Lisa, Rondul de noapte, Guemica de Picasso, Lan de floarea soarelui de Van Gogh. Căutaţi imaginile excepţionale din ştiri, mai ales cele recente, care vor rezona cu audienţa. De asemenea, examinaţi materialele vizuale din ziare. Nimic nu este mai incitant şi mai plin de culoare decât să fiţi purtat în călătoria măreaţă şi aventuroasă a unei prezentări.

4. Manifestaţi o curiozitate reală ? Nu ştiu dacă, într-adevăr, curiozitatea este moartea pisicilor, dar în mod cert ea ridică enorm nivelul de interes al unei prezentări de afaceri. Curiozitatea determină idei insolite şi este partea introductivă a demersului consacrat descoperirii neobişnuitului, a poveştii sau a informaţiilor ce pot captiva audienţa. Moneda forte pe care o reprezintă curiozitatea este replica făcută faimoasă de actorul Michael Câine: „puţini ştiu asta". Cineva m-a întrebat ce înţeleg prin „a fi curios". înţeleg că trebuie să ţineţi ochii deschişi şi să vedeţi ce s-a schimbat, ce a rămas la fel, ce a murit, ce s-a născut, ce a fost relansat? Trebuie să deveniţi o maşină de pus întrebări şi un tezaurizator de istorii neobişnuite. Citiţi lista Google cu cele mai căutate cuvinte. Priviţi. Ascultaţi. întrebaţi.

5. Ţineţi mereu la îndemână un carneţel de „idei". Trebuie să aveţi un carnet în care să notaţi ideile şi citatele excelente pe care le descoperiţi. Nu pentru că

Cum sa daţi culoare poveştii

acesta ar fi hobby-ul dumneavoastră, ci pentru că nu puteţi şti niciodată când asemenea idei pot fi utile pentru completarea unei prezentări. De exemplu, vorbiţi despre importanţa vitezei în lumea contemporană a afacerilor - Mărio Andretti, celebrul pilot de Formula 1, a spus: „dacă poţi să controlezi totul, înseamnă că nu mergi destul de repede". Seamănă cu observaţia făcută unui campion de patinaj artistic: „nu vei reuşi să ajungi campion mondial, fiindcă nu patinezi ca să cazi". Examinaţi ambele citate şi înţelesul lor. Aţi putea susţine o prezentare concentrându-vă exclusiv asupra lor? Sau să presupunem cazul unui „mariaj între corporaţii", îmi place foarte mult o metaforă folosită în ziarul Evening Standard, referitoare la preluări şi fuziuni: „comanda dumneavoastră soseşte imediat; nota de plată vine mai târziu".

6. Aveţi un grafic decisiv ? Jack Welch istoriseşte poveşti despre felul în care el şi colegii lui petreceau ore întregi încercând să şlefuiască un singur grafic, care încapsula toată gândirea strategică. Prezentarea unei, să spunem, strategii noi în domeniul resurselor umane poate fi mai aridă decât Sahara dacă este ilustrată cu liste cu marcaje, însă dacă veţi pune în contrast cele două forme sau dacă transformaţi imaginea unui triunghi (structura normală) în cea a unui cerc (structura secolului XXI), puteţi transmite mai multe idei mai rapid şi mai clar decât vă puteţi imagina.

în plus, materialele vizuale interesante pot fi mai utile pentru ritmul prezentării. Prea multe cuvinte pe ecran vă pot încetini.

77


7. Agendele prezentărilor provoacă un set de aşteptări. Ca o ironie a sorţii, majoritatea oamenilor privesc agenda prezentării ca pe un supliment necesar, care stă posac în „sertarul cu materiale administrative". Ce părere aţi avea însă despre un restaurant cu un meniu neglijent? Agenda prezentării este meniul dumneavoastră. Trataţi-o ca pe o modalitate de a vizualiza în avans cum se va derula întâlnirea - serioasă şi abundând în date, amuzantă şi inovatoare, vorbind despre oameni, despre viitor sau constituind doar o trecere în revistă a trecutului. Este supracoperta cărţii pe care o veţi lansa, aşa că priviţi-o cu mare respect şi produceţi ceva viu colorat, bine gândit, atractiv şi important. La cele mai recente întâlniri am avut agende laminate, agende de buzunar, agende semne de carte - orice care vă poate smulge din prozaic. Următoarea va fi rotundă sau poate că o tipărim pe un balon care se umflă. Asta chiar că ar fi o idee bună pentru o agendă destinată unei conferinţe globale.

8. Materialele distribuite constituie memento-uri ale evenimentului. La şedinţele analiştilor aveţi nevoie de copii tipărite ale prezentării, pe care ei să-şi poată face însemnările. Acestea reprezintă însă doar o mică parte din toate şedinţele şi prezentările la care participă majoritatea oamenilor. Toate prezentările au nevoie de o continuare elegantă, iar mie îmi place foarte mult ce a inventat Martin Conradi de la compania Showcase: aşa-numitele „cărţulii pentru prânz". Le-a botezat aşa, deoarece sunt pe formatul A5, cu foile prinse în spirală, şi sunt uşor de manevrat, aşa că le puteţi folosi şi în

78


timpul prânzului de afaceri, fără să ocupe loc pe masă. Conţin slide-urile şi oricât de multe anexe sunt necesare. Un asemenea material bine realizat pune un strat de poleială pe o prezentare excelentă. Poate încă şi mai important este faptul că poate reanima o prezentare slabă. De asemenea, nu uitaţi să solicitaţi cărţile de vizită ale tuturor participanţilor, pentru ca să puteţi asigura continuitatea şi să preschimbaţi audienţa într-o reţea permanentă.

9. Puterea „climaxului". Este momentul acela din toate filmele cu James Bond în care spectatorii stau pe muchia scaunului - cel despre care toţi le povestesc prietenilor în termenii următori: „Filmul nu-i cine ştie ce, da' scena aia când trec peste gheţar cu snowmobilul e incredibilă!" în mod similar, în cazul prezentărilor noi căutăm efecte memorabile, charismatice. Ele nu sunt însă întotdeauna recomandabile, mai ales în cazul audienţelor mici, unde efectele pirotehnice sunt inutile. Dar în cazul audienţelor mai mari, aveţi nevoie nu doar de slide-ul decisiv, ci şi de momentul de impact intens; acesta poate fi împrumutat dintr-un film favorit sau poate fi o secvenţă de animaţie. Recent, am realizat o animaţie destul de şablonardă, dar foarte eficientă ca „moment-cheie", utilizând un ferestrău care este incredibil de greu de clintit până ce - hopa! -porneşte brusc, după care urmează tot restul. Un clişeu banal, totuşi memorabil.

Căutaţi să introduceţi în prezentare un moment pe care abia aşteptaţi să-l expuneţi - un moment de neuitat.

10. Implicaţi întotdeauna audienţa. Recent, am fost întrebat cum se poate reuşi aşa ceva la un seminar relativ mic, iar

[n


când am răspuns: „daţi-le bomboane", cred c-am fost considerat nebun. Evident, eu sugeram de fapt o interacţiune. Bomboane, ciocolată - merge orice de felul acesta - , ba chiar şi degustări de vinuri, dacă este relevant. Degustarea unui vin Bordeaux obişnuit şi a unui vin excelent din America, care se vând amândouă cu acelaşi preţ, este un mod excelent de a începe o prezentare ori o dezbatere despre noua ordine şi felul în care se schimbă lucrurile în prezent. Pentru a o face cu adevărat interesantă, aţi putea include soiul de vin chinezesc numit „Marele Zid" - punând astfel alături lumea veche, lumea nouă, lumea viitorului. Aceasta ar fi o prezentare înspăimântătoare, la care aş dori realmente să particip. Daţi-le îngheţată dacă este cald şi aşa ajungeţi la o dezbatere despre modificarea climei - după aceea susţineţi-vă prezentarea, dar încurajaţi orice întreruperi şi întrebări. Asumaţi-vă riscuri, fiţi imaginativ, organizaţi votări electronice despre anumite subiecte -creează tensiuni şi surescitări incredibile şi, dintr-un motiv necunoscut, toţi ne dăm în vânt după scoruri finale. Intervievaţi în direct: aduceţi oameni pe scenă sau trimiteţi microfoane din mână în mână prin audienţă. Deveniţi un maestru de ceremonii, nu doar un prezentator.

Acestea sunt „sfaturile excelente" propuse de mine, însă doresc de asemenea ca dumneavoastră şi echipa să vă gândiţi cum puteţi fi cât mai captivanţi.

• Fiţi proaspăt. Aproape întotdeauna, o prezentare va fi amplificată de tuşele individualizate de

80


culoare, pentru că va părea „proaspăt preparată", spre deosebire de cele pregătite într-o fabrică de prezentări sau, mai rău, de un rest neconsumat de la o întâlnire anterioară.

• Gândiţi prezentarea în termeni creativi. Trăim într-o lume tot mai sofisticată. Majoritatea oamenilor procesează tot mai multe informaţii ezoterice. O veche maximă susţinea că informaţia înseamnă putere. Poate c-o fi adevărat pentru Google, dar, pentru noi ceilalţi, claritatea gândirii şi creativitatea sunt trăsăturile cele mai puternice, fiindcă informaţiile există şi trebuie doar utilizate. De aceea, utilizaţi-le - folosiţi-le pentru a educa şi a trezi curiozitatea, pentru a vă face prezentările mai amuzante şi mai pline de viaţă.

CLARITATEA GÂNDIRII ŞI CREATIVITATEA SUNT TRĂSĂTURILE CELE MAI PUTERNICE, FIINDCĂ INFORMAŢIILE EXISTĂ ŞI TREBUIE

DOAR UTILIZATE.

• Gândirea şi reacţia rapidă sunt pline de culoare prin ele însele. Una dintre cele mai incitante prezentări la care am asistat vreodată şi care abunda în culoare a fost susţinută de Marybeth Moss Kantor, care conducea un curs de masterat în strategie la London Business School. Tuşele ei de culoare erau exclusiv intelectuale, dar nu toată lumea este la fel de inteligentă ca ea.

• în al doisprezecelea ceas. Prezentarea cea mai dificilă pe care am făcut-o eu însumi a fost cea

81


susţinută în faţa unei săli pline de chinezi, ruşi şi iranieni, în Shenzen, la Conferinţa globală despre holografie. Am avut doi translatori simultani, care stăteau într-o incintă îndepărtată ce părea o maşină a timpului sosită din viitor şi 300 de slide-uri operate de o chinezoaică verde la faţă (fiindcă era copleşită de emoţii) - absolventă în ştiinţe la Universitatea Warwick, aşa cum am aflat ulterior -, care mi-a mărturisit, cu o clipă înainte de a începe sesiunea de trei ore, că nu mai făcuse niciodată aşa ceva, dar care s-a descurcat sclipitor - o singură eroare minoră în 300 de slide-uri. N-a existat nicio repetiţie tehnică; chinezii nu sunt obişnuiţi cu aşa ceva. Limbajul meu a fost destul de colorat, după câte îmi amintesc. A fost un exemplu clasic de transformare a lui „tocmai la timp" în opusul său, „în al doisprezecelea ceas".

Important este să vă adresaţi aceste întrebări atât dumneavoastră, cât şi echipei la prima şedinţă esenţială când elaboraţi planul: „Cum să facem această prezentare total diferit faţă de ce se anticipează şi să avem, în acelaşi timp, un factor surpriză autentic ?", „Cum găsim, ca echipă, tuşele de culoare care vor face audienţa să comenteze: «în ansamblu, intriga a fost bună... dar mi-a plăcut şi scriitura» ?".

82

Cum să vă ilustraţi

prezentarea

Un spectacol de operă de neuitat implică trei componente: subiectul excelent, muzica excelentă şi interpretarea excelentă a cântăreţilor. Multe poveşti de operă sunt de o simplitate intensă. Precum muzica într-o reprezentaţie de operă, materialele vizuale excelente vă pot orienta retorica şi argumentele către un nivel superior celui atins în cazul în care v-aţi fi bazat exclusiv pe cuvântul rostit.

Consideraţi slide-urile ca fiind muzica dumneavoastră

Chiar dacă nu aveţi slide-uri, nu trebuie să consideraţi nicio clipă că susţineţi o prezentare lipsită de ilustraţii; dacă nu dispuneţi de materiale vizuale, înseamnă că aţi decis să fiţi dumneavoastră însuşi ilustraţia. Felul în care arătaţi, vestimentaţia şi comportamentul vor avea mai multă importanţă ca de obicei.

83


Slide-urile slabe vă încetinesc în mod straniu, mulţi par să privească slide-urile ca

fiind simple anexe ale prezentării - un fel de rău necesar. Materialele vizuale bune şi elegante ajută o prezentare, făcând-o mai uşor de înţeles şi mai atrăgătoare decât dacă n-ar exista niciun slide, dar materialele vizuale slabe încetinesc totul - este ca şi cum aţi încerca să şofaţi cu frâna de mână trasă.

MATERIALELE VIZUALE SLABE ÎNCETINESC TOTUL - CA ŞI CUM AŢI ÎNCERCA SĂ ŞOFAŢI CU FRÂNA DE MÂNĂ TRASĂ.

în mod similar, deşi oricine poate să încropească o prezentare convenţională, pe jumătate satisfăcătoare, mulţi rămân la nivelul listelor cu marcaje, echivalentul pentru prezentări al limitatoarelor auto de viteză.

Slide-urile profesioniste fac prezentările să cânte

Pe de altă parte, un individ realmente talentat poate face ca, odată cu experienţa pe care o implică, o prezentare în PowerPoint să arate minunat. Am lucrat în domeniul publicitar şi acolo se vehicula un sfat pe care l-am oferit cu regularitate clienţilor: „nu-ncerca să-ţi faci propriile reclame". Ca şi în cazul operaţiilor chirurgicale pe modelul „fă-o cu mâinile tale", rezultatul nu va fi neapărat ceea ce aţi fi dorit.

De asemenea, angajaţi persoane bine pregătite şi experimentate care să vă finiseze materialele vizuale,

84

Cum să vă ilustraţi prezentarea

dacă doriţi ca acestea să exercite un impact semnificativ. Nu încercaţi să le faceţi dumneavoastră; exceptând, desigur, cazul în care doriţi să transmiteţi chiar un •ispect neglijent, amatoricesc.

Neclaritatea didacticistă îşi are locul său în mod interesant, multe cadre din învăţământ par

să fie foarte încântate de prezentările imperfecte, dezordonate şi aparent frecvent modificate, care vehiculează o condamnare publică a stilisticii. Din punctul lor de vedere, ei afirmă că nu contează decât fondul şi lucrările în curs de desfăşurare. Ne imaginăm că Newton ar fi susţinut o prezentare foarte stilată cu imaginile superbe ale unor mere ? Sau ar fi arătat mai degrabă un plic vechi ? Sau poate că ar fi semănat mai mult cu excentricul geniu Robin Hankey, pe care l-am cunoscut la Oxford şi care-şi scria lucrările de la vest la est, pentru ca, după aceea, să-şi rotească foaia cu nouăzeci de grade şi să continue să scrie, de la nord la sud, peste textul anterior ?

Să revenim însă la examinarea contextului prezentării, pentru a decide care sunt cele mai potrivite strategii vizuale şi suma pe care dorim s-o cheltuim.

Mai puţin înseamnă mai mult în general, sunt susţinătorul metodei „mai puţin

înseamnă mai mult". Reduceţi numărul slide-urilor la unul pe minut, sau chiar la unul la 45 de secunde. Căutaţi să obţineţi maximum de impact focalizat cu un minimum de cuvinte. Luaţi în calcul folosirea animaţiei.

[ 85 I


Dacă puteţi, includeţi secvenţe video; de exemplu, dacă vorbiţi despre magazinele reprezentanţă de producător şi, în acelaşi timp, rulează secvenţe video din asemenea magazine, eventual cu viteză mărită, ele pot avea un impact mai mare decât simpla afişare a unui grafic de vânzări. Gândiţi-vă la slide-uri care conţin câte un singur cuvânt, mare, cu litere îngroşate, de felul:

A T E N Ţ I E Trebuie să recunoaşteţi că vă atrage atenţia ! Printre exemplele mele favorite se numără o pre

zentare pentru o firmă de contabilitate; noi doream să vorbim despre beneficiile parteneriatului - despre felul în care colaborarea dintre client şi contabil poate să ducă la beneficii sinergice. Slide-ul care a reuşit să facă lucrul acesta arăta astfel:

2 + 2 = 5 Aşadar, cum începeţi ?

Zece sfaturi excelente pentru a începe slide-urile

1. începeţi în permanenţă de la poveste. întotdeauna trebuie să ştiţi ce spuneţi, cui vă adresaţi şi ce doriţi să obţineţi. Derularea unor imagini de comandouri însoţite de cuvintele „Să-i radem!" poate să nu fie tocmai utilă într-o prezentare despre parteneriat şi relaţiile cu deţinătorii de acţiuni. Imaginile trebuie să ilustreze povestea pe care o spuneţi, nimic altceva.

86


2. Decideţi mărimea impactului pe care-l doriţi. Câţi participanţi vor fi prezenţi în public, cât de mare este sala, cât de inteligentă şi adaptabilă este audienţa, care sunt dificultăţile de limbaj (în privinţa aceasta, voi reveni) ? Slide-urile dumneavoastră trebuie să aibă cu atât mai mult impact, cu cât sala este mai mare.

3. Aveţi grijă în privinţa stilului. Detest şabloanele companiilor care sufocă aproape întotdeauna bunele intenţii ale prezentatorului cu ceea ce eu numesc „terciul corporativ". în acelaşi timp însă, promovez de o viaţă valorile brandurilor. Sunt fan declarat al companiei Heinz, cu care am lucrat la multe proiecte de-a lungul anilor. Nu trebuie să trântiţi „H. J. Heinz" în partea de jos a tuturor slide-urilor, cu marcaje de listă de forma celebrului logo, pentru ca s-o faceţi să semene cu o prezentare Heinz. Dimpotrivă, cea mai bună prezentare a lor pe care am văzut-o a fost una elegantă, fără asemenea constrângeri, degajând totuşi sentimentul de tip „nu există gust mai bun ca Heinz" într-un fel în care o ofertă mai rutinieră n-ar fi reuşjt s-o facă niciodată. Dacă nu susţineţi o prezentare corporativă, ci una personală, decideţi-vă pentru o concentrare mai mare - aproape feminină - asupra aspectului. Acesta implică fonturile, culorile, stilul şi senzaţia generală. Un capitol ulterior al cărţii vă avertizează împotriva utilizării unor fonturi exotice şi misterioase, pentru a evita ca ele să nu fie recunoscute la transferarea prezentării pe alt calculator. Recent, am descoperit un asemenea font; arăta excelent pe calculatorul meu, se numea „Poor Richard" şi iată cum a apărut pe alt calculator: Benjamin! Ocoliţi de

87


departe asemenea extravaganţe ca „Poor Richard"; viaţa este grea oricum, fără a vă transforma într-un păcălici al prezentărilor.

4. Aveţi nevoie de jucării. Nu toate materialele vizuale trebuie să apară pe un ecran. Presupunând că faptul în sine ar fi relevant, aţi putea aşeza punguliţe cu jeleuri pe toate scaunele audienţei ori agende create special... sau, dacă vorbiţi despre inovare şi doriţi să exploraţi factorul surpriză, de ce să nu puneţi chiar cartonaşe „SURPRIZĂ" pe scaunele audienţei, pentru a le flutura ori de câte ori membrii ei simt că a fost un moment surprinzător? Nick Horswell, un fost coleg de-al meu şi fondatorul companiei mass-media PHD, a susţinut odată o prezentare care a culminat prin ieşirea lui fără pantaloni dinapoia pupitrului, după ce intrase pe scenă complet îmbrăcat. Nu ştiu cum a reuşit să-şi scoată pantalonii şi în acelaşi timp să susţină o prezentare bună, dar a făcut-o. Ajunge să spun că Horswell fără pantaloni a avut un succes monstru.

5. Acţionaţi astfel încât experienţa invocată să pară reală. Dacă vorbiţi despre un produs, acţionaţi astfel încât produsul să fie „eroul". Cu ani în urmă, pe când lucram pentru un nou client (compania Jeyes, care vindea tabletele dezodorizante de toalete Sanilav), am cunoscut-o pe faimoasa romancieră britanică Jilly Cooper. Eram foarte tânăr, impresionabil şi entuziast. Ce naiba, odată mâncasem jumătate dintr-un dezodorizant solid Airwick în faţa unei audienţe înmărmurite, pentru a dovedi cât de pur era produsul! Cu un aer solemn, am dat drumul tabletei într-un pahar de cristal, unde a


sfârâit, efervescentă şi albastră. Jilly a comentat că semănăm cu un individ însetat, aflat pe punctul de a bea un gin cu tonic. îmi amintesc că am simţit foarte clar că niciodată nu existase un dezodorizant de toalete mai bun şi mai albastru. Ideea este că, ori de câte ori puteţi, folosiţi produsele. înmânaţi-le audienţei. Oamenii trebuie să le vadă de aproape, să le atingă şi să le guste. Nu le îngăduiţi să stea lipsite de viaţă pe un ecran.

6. Creaţi-vă slide-urile cu plăcere. Gândiţi din punctul de vedere al audienţei. întrebaţi-vă cum o puteţi atrage de partea dumneavoastră, gândiţi-vă la culori şi la idei simple. Puteţi proiecta pe ecran o persoană din audienţă ? Sau un cumpărător al produsului într-un supermarket ? Ceva care să se adreseze în mod direct audienţei ? Dacă vă apucaţi de treabă, considerând-o dificilă şi plictisitoare, sentimentul respectiv va transpare pe ecran.

7. O imagine preţuieşte cât 10.000 de cuvinte. Desigur însă, trebuie să fie imaginea potrivită. Dacă un prezentator vorbeşte despre, să spunem, productivitate şi pe ecran apare imaginea unui morcov, evident că audienţa va fi derutată. Recent, am susţinut o prezentare în China, care, ţinând seama de problemele de limbă, trebuia să fie predominant vizuală. Necazul este, bineînţeles, că găsirea unor imagini excelente care să poată spune o poveste este un proces care consumă foarte mult timp. Eu şi trei documentarişti am petrecut inadmisibil de multă vreme răscolind Internetul pentru a găsi exact ceea ce doream.

8. Turul de forţă. Asta folosea mereu în prezentări scânteietorul Richard Eyrs, actualmente director non-executiv la

89


compania Guardian Media Group. L-am văzut susţinând o prezentare excelentă în care a vorbit, printre altele, despre crearea site-ului Web pentru Capital Radio (potrivit designerilor, trebuia să fie „nu «vârful», nici măcar «vârful de lance» - ci «vârful cel mai ascuţit de lance»"). Mi s-a spus că un director executiv de la compania Pearson a susţinut o prezentare foarte energică, cu câte un slide nou la fiecare şapte secunde. „Să nu faci aşa ceva!" îl imploraseră producătorii. El însă a făcut. Şi am aflat că i-a lăsat pe toţi cu gurile căscate. Uneori trebuie să riscaţi pentru a vă atinge obiectivul.

9. Nu le faceţi pe toate identic. Ceea ce pare o prezentare clară şi compactă, elaborată sub forma materialelor distribuite audienţei, poate fi echivalentul unei expuneri monotone când este proiectată pe ecranul mare. Prezentarea este precum o piesă de teatru... cu pauze... cu suişuri şi coborâşuri, cu părţi alerte şi cu altele fooooooooooaaaaaarte leeeente. Impactul vizual al prezentării dumneavoastră vă poate catapulta spre înălţimi sau, dacă este plictisitor, poate să acţioneze asemenea greutăţii unei ancore de vapor.

10. Compilaţi o sinteză din cuvinte-cheie şi imagini. Nu se poate aştepta din partea designerului dumneavoastră să vă citească scenariul şi să înţeleagă imediat ce încercaţi să obţineţi. De aceea, luaţi câteva coli A5 şi creaţi nişte diagrame simple cu o carioca cu vârf gros. Acesta este un truc învăţat de la compania Showcase, care vă opreşte să scrieţi prea multe cuvinte pe un slide. Idealul este ca pe un slide să nu existe mai mult de 8-10 cuvinte; cei mai buni directori creativi din publicitate susţin că


niciun poster nu ar trebui să conţină mai mult de 5-6 cuvinte, aşa că uitaţi-vă la postere recente. Vedeţi cum aţi putea fi atât de concis. După aceea examinaţi totul, în căutarea unor oportunităţi pentru materiale vizuale amuzante. Examinaţi din nou ansamblul, pentru a vedea dacă slide-urile spun povestea. Dacă aveţi nevoie de sublinieri speciale, indicaţi-le locul. Acum sunteţi gata să vă informaţi designerul prezentării.

De ce sunt evitate slide-urile Există mai multe motive pentru care numeroşi

prezentatori sunt intimidaţi de slide-uri. • S-au obişnuit cu formele de comunicare verbală şi

scrisă, nu cu cea vizuală... cel puţin după ce au depăşit vârsta de cinci ani.

• N-ar recunoaşte un material bun de comunicare vizuală nici dacă le-ar cădea în cap.

• Când apare ceva pe un slide, este implicată tehnologia şi atunci se poate întâmpla orice. Un individ de la Royal Bank of Scotland Insurance şi-a repetat prezentarea de scenă care urma să aibă loc într-o sală străină şi a obţinut 10 cu felicitări pentru pregătire. A urcat pe scenă şi în clipa aceea calculatorul i-a cedat. Ecran alb - criză! Din fericire, a avut sânge rece şi şi-a păstrat calmul. A repornit calculatorul şi a luat-o de la capăt - „uff \".

• Nu-i vorba exclusiv despre tehnologie, ci despre control - „aş prefera mai degrabă să am nişte slide-uri PowerPoint obişnuite, pe care le-am făcut

91


chiar eu şi pe care le pot modifica în ultima clipă". Ştiu ce vreţi să spuneţi, dar nu gândiţi aşa, este ? Nu chiar aşa. Un prezentator care vrea să ajungă excepţional nu se poate mulţumi să fie mediocru.

Seamănă puţin cu ceea ce se spunea despre preşedintele Gerald Ford: că nu putea să meargă şi să mestece gumă în acelaşi timp. Aveţi multe de făcut şi multe pe care să vi le reamintiţi; să vă stăpâniţi emoţiile, să rostiţi un text, să vă amintiţi diverse lucruri de care trebuie ţinut seama şi să fiţi atent la slide-uri...; în mod inevitabil, ceva nu va merge.

Probabil că cea mai proastă prezentare - deşi au fost foarte multe, aşa că ar fi corect să spun „una dintre cele mai proaste" - pe care am văzut-o i-a aparţinut unui individ care lucra în publicitate; foarte emoţionat, el a stricat totul, comandând personal schimbarea slide-urilor. Asta se întâmpla înainte de era calculatoarelor şi el a reuşit să înceapă seria slide-urilor de la sfârşit, astfel că primul care a apărut pe ecran era de fapt ultimul, iar slide-ul cu „Bine aţi venit !" a fost cel din urmă. Slide-urile şi cuvintele lui erau complet lipsite de legătură între ele. Deoarece i se spusese să nu privească niciodată la ecranul din spatele său, el n-a făcut-o şi de aceea nu ştia ce se întâmplă. în audienţă au apărut primele murmure discrete, apoi râsete, pe care prezentatorul le-a pus pe seama unei glume pe care o făcuse şi astfel a căpătat curaj. Şi-a accelerat ritmul şi a răcnit: „vânzările vor creşte!", în acompaniamentul imaginii unei fete pe jumătate dezbrăcate, întinse pe capota unei maşini, cu titlul „motoarele puternice

LÎLI


excită". Spectatorii din audienţă s-au ridicat în picioare şi au început să strige. El şi-a ridicat tonul vocii şi a accelerat în continuare. Unii s-au apropiat de scenă şi au încercat să-1 ajute, dar prezentatorul s-a împotrivit eroic, insistând: „îmi voi susţine părerile până la capăt".

Indiferent dacă folosiţi sau nu slide-uri, ţineţi seama de următoarele:

• Vă veţi găsi într-o situaţie neplăcută în cazul în care nu ştiţi dacă prezentatorii dinaintea şi de după dumneavoastră le utilizează sau nu. O audienţă care tocmai a fost supusă unei jumătăţi de oră de efecte vizuale ameţitoare va avea probleme de adaptare la prezenţa dumneavoastră pe fundalul unui ecran alb. Nu vă pasă? N-aţi avut timp să creaţi niciun slide? Preferaţi prezentările unidimensionale celor tridimensionale ? Va trebui să fiţi foarte, foarte bun pentru a depăşi impactul negativ al absenţei slide-urilor pe care-1 veţi determina.

• Dacă nu utilizaţi slide-uri, atunci dumneavoastră sunteţi materialul vizual. Toţi vă vor privi cu multă atenţie, aşa că ar fi bine să fiţi foarte interesant sau să spuneţi ceva foarte important. Sau incitant din orice alt punct de vedere; nu-i nevoie să staţi în mâini, dar trebuie să folosiţi o combinaţie interesantă de ritm, mişcare şi intensitate.

• Vă puteţi ascunde înapoia pupitrului, dar atunci audienţa se va concentra exclusiv asupra chipului dumneavoastră. Scenariul acesta poate fi foarte plictisitor, în cazul în care conţinutul prezentării şi stilul de expunere nu sunt fascinante şi dacă nu

I 93 |


aveţi o voce minunată. Este recomandabil să fiţi cât mai concis; este o eroare majoră ca o prezentare la care staţi în picioare şi nu aveţi slide-uri, indiferent cât de bună ar fi, să dureze mai mult de 8-10 minute.

• Dacă utilizaţi slide-uri, trebuie să ştiţi că aţi modificat spectaculos dinamica prezentării. Aţi încetat de a mai fi vedeta şi sunteţi simpla voce comentatoare. Nimeni nu vă priveşte - toţi fixează ecranul. Iar dacă vă pasă de felul în care arătaţi, atunci trebuie să vă pese şi de slide-uri; când audienţa se uită la ele, vă evaluează de fapt pe dumneavoastră.

DACĂ VĂ PASĂ DE FELUL ÎN CARE ARĂTAŢI, ATUNCI TREBUIE SĂ VĂ PESE

ŞI DE SLIDE-URI.

• în cadrul prezentării, slide-urile slabe echivalează cu pantofii uzaţi, cămaşa murdară şi mototolită şi cravata pătată de sos.

Aveţi voie să fiţi vreodată plictisitor? Răspunsul ferm este „nu". Aveţi totuşi voie să pre

gătiţi şi să controlaţi personal o prezentare PowerPoint şi s-o susţineţi cumpătat în faţa audienţelor mici, cu condiţia să:

• aveţi foarte puţine slide-uri;

• folosiţi cuvinte foarte mari;


• folosiţi citate (sunt întotdeauna de efect); • vorbiţi interesant şi incitant.

Ca să rezum, viaţa este prea scurtă pentru prezentări plicticoase, reclame plicticoase, oameni plicticoşi. Noi trăim într-o lume post-plictiseală, în care prezentările constituie ceva normal. Standardele sunt în creştere. O prezentare care acum douăzeci de ani era considerată excepţională ar fi probabil doar bună, potrivit standardele actuale.

Elementul care a avansat enorm este designul vizual; sunt posibile tot felul de trucuri în această epocă a efectelor speciale. Trebuie să înţelegeţi că slide-urile vă suplimentează glasul şi, dacă sunteţi realmente în căutarea excelenţei, fiţi foarte atent la ele şi la constituirea lor. îngăduiţi „vocii vizuale" să beneficieze de spaţiu şi timp pentru a se exprima. Bine făcute, slide-urile vor adăuga o dimensiune spectaculoasă celorlalte aspecte excepţionale ale prezentărilor dumneavoastră.

95

8 Susţinerea prezentării

Felul în care vă prezentaţi în faţa audienţei va fi esenţial. Aceasta nu se aşteaptă din partea dumneavoastră să fiţi un actor profesionist, ci să interpretaţi un rol. Se aşteaptă să faceţi spectacol, pentru că asta-i trebuie prezentării: niţică reliefare, niţică melodramă, niţică fanfaronadă. Nu uitaţi că audienţa doreşte s-o surprindeţi. N-o dezamăgiţi.

Ce poate face interpretarea Actorul Dustin Hoffman îşi priveşte meseria cu foarte

multă seriozitate. Când a jucat în Maratonistul, trebuia să apară complet epuizat într-o scenă. Fiind un adevărat profesionist, el a stat treaz toată noaptea şi a sosit a doua zi pe platou alb la faţă, cu pungi sub ochi şi năuc de oboseală. Laurence Olivier a comentat amuzat: „De ce nu-ncerci să te prefaci, băiete ? Este mult mai uşor."

Laudă muncii... laudă Americii în vreme ce locuitorii Marii Britanii admirau aven

turile hoţului-gentilom Raffles, americanii creau familia

97


Rockefeller. Pe când Marea Britanie apăra un imperiu, americanii clădeau o economie. Ei au muncit incredibil de susţinut... şi o fac în continuare. Ei nu visează „visul american", ci-1 creează, cărămidă cu cărămidă. Succesul lor este fundamentat pe o atenţie realmente uluitoare acordată detaliilor. De câte ori îi veţi auzi pe alţii defăimându-i pe americani, amintiţi-vă de etica lor vizavi de muncă.

Aşa s-a întâmplat cu Al Pacino, când a jucat în Richard al IlI-lea de Shakespeare. Pacino a adunat distribuţia în jurul lui şi a disecat textul cuvânt cu cuvânt, examinând înţelesuri şi motive, până a devenit tot mai clar ce se petrecea. Shakespeare, le-a spus el colegilor epuizaţi, n-a fost un dramaturg neglijent. Dacă un cuvânt apare în text, atunci există un motiv pentru ca să apară acolo.

Acelaşi lucru se poate spune şi despre prezentări: dacă un cuvânt există, atunci are un motiv să fie prezent în text. Găsirea celui mai potrivit cuvânt va fi posibilă doar printr-o interogare riguroasă şi prin refuzul de a vă opri înainte de a fi explorat complet subiectul. Vă recomand exact genul acesta de rigoare în pregătirea prezentărilor. Dacă lucraţi într-o companie americană, veţi constata că examinarea exhaustivă a tuturor termenilor şi nuanţelor este ceva perfect obişnuit.

Argumentele ilogice ies la iveală într-o prezentare

Nu fiţi neglijent în consolidarea argumentelor şi în articularea logicii poveştii. Un test puternic pentru credibilitatea unei prezentări constă în a interoga

| 98 |

Susţinerea prezentării

permanent logica şi derularea ei. întrebarea esenţială nu este „Retorica aceasta este elegantă ?", ci „Argumentul acesta este valid ?".

Nu închideţi ochii până n-aţi pus la punct prezentarea. Amintiţi-vă Maratonistul. Compania Toyota a creat „cele cinci «de ce-uri»", ca proces inchizitorial în care orice propunere era torturată intelectual până îşi mărturisea slăbiciunile sau până supravieţuia prin puterea propriului adevăr, a propriilor convingeri şi a logicii interne. Să presupunem, de exemplu, că un tânăr manager vine cu propunerea lansării unui nou domeniu de semipreparate organice de înaltă calitate. Şeful său este sceptic.

• De ce faci propunerea respectivă, când resursele noastre sunt deja diminuate ?

Pentru că cercetările arată că pe piaţă există o nişă largă pentru acest concept şi marja sa este foarte mare, aşa că se manifestă oportunitatea de volum incremental şi profit. Eu însumi voi lucra cu program prelungit pentru a mă asigura de realizarea ei. Problema resurselor se rezumă la mine personal şi la timpul meu.

• De ce n-a mai pătruns nimeni în sectorul acesta...; nu s-ar putea ca alţii să ştie ceva ce noi nu ştim ?

Pentru că produsul corect este greu de obţinut, pentru că distribuitorii sunt dificil de convins (dar eu ştiu că noi o putem face) şi pentru că nimeni nu ne egalează reputaţia în domeniul alimentelor organice, aşa încât concurenţii noştri se feresc de noi cu înţelepciune. Oricum, eu cred că suntem mai inteligenţi ca ei.

I 99 |


• De ce crezi că putem depăşi antipatia distribuitorilor, pe care o recunoşti şi tu ca fiind o problemă, şi în acelaşi timp să supravieţuim cu o ofertă potenţial privată ? Dacă un lanţ puternic de distribuţie ar fi fost de acord cu diagnosticul tău asupra pieţei, ar fi putut pur şi simplu să producă el semipreparatele acestea... şi probabil că ar fi reuşit.

Pentru că, dacă pe lângă distribuitorii mici şi uşor de convins putem determina un lanţ puternic de distribuţie să se aprovizioneze cu produsul - şi eu cred că o putem face, fiindcă testele de degustare a produsului nostru sunt excepţionale - , atunci caracterul organic alăturat preţului ar duce la un produs foarte atractiv pentru aprovizionare. Este posibil ca lanţul puternic de distribuţie să realizeze un produs similar, dar asta n-ar însemna mare lucru.

• De ce ar trebui să facem asta şi să ne asumăm riscul canibalizării ofertei noastre neorganice, care are un trecut de succes, dar care actualmente stagnează şi este sub presiunea marjei ?

Pentru că totul se rezumă la poziţionare, nu ? Dacă ne-am face singuri concurenţă, atunci aţi avea dreptate, dar dacă ţintim un segment mai bogat de piaţă şi pe cumpărătorii deja predispuşi spre alimente organice şi dacă evităm orice duplicare de reţete, atunci nu ar trebui să avem probleme.

• De ce aţi dori să vă riscaţi cariera tocmai acum, când v-am propus pentru avansare? Dacă propunerea asta nu aduce profit, cariera dumneavoastră aici s-a

| 100 |


încheiat şi nu ştiu dacă vreunul dintre competitorii noştri ar fi atât de impresionat încât să vă angajeze. Nu vreţi să vă mai gândiţi la aspectul acesta ?

El este foarte important şi perfect adevărat. Pot să mă mai gândesc câteva zile ? Apropo, la ce fel de avansare v-aţi gândit ?

De ce? De ce?? De ce??? De ce???? De ce?????

Tehnica aceasta va descoperi de obicei punctul slab dintr-o demonstraţie, o poziţie sau o prezentare. Puneţi-o la încercare în ceea ce priveşte argumentele pe care le asamblaţi pentru următoarea prezentare. Din cauza lenei sau pentru că nu prea reuşim ca argumentele să convingă, cei mai mulţi dintre noi facem unele omiteri logice, îngropăm probleme care nu concordă cu argumentele sau, dacă suntem politicieni, spunem uneori un neadevăr. Câteodată, vehiculăm chiar minciuni ordinare, doar pentru a înainta o prezentare de mare succes; uneori, 2 + 2 = 5, fiindcă nu ne putem deranja să facem simpla operaţiune aritmetică.

CÂTEODATĂ, VEHICULĂM CHIAR MINCIUNI ORDINARE, DOAR PENTRU A ÎNAINTA

O PREZENTARE DE MARE SUCCES.

Un argument puternic vă ajută să aveţi încredere în susţinere

Susţinerea dumneavoastră merită argumente solide şi blindate. Astfel va fi întotdeauna mai bună şi, în acelaşi

I 101 J


timp, se va desfăşura mai uşor; s-a terminat cu emoţiile legate de posibilitatea de a fi distrus în timpul sesiunii de întrebări şi răspunsuri din cauza unei logici incorecte.

Să examinăm, aşadar, principalele moduri în care susţinerea poate fi îmbunătăţită astfel încât să ieşiţi în relief ca prezentator. în această fază, unii pot spune că detestă să joace teatru. Dacă este şi cazul dumneavoastră, nu prea am cum să vă ajut. Ţineţi totuşi minte că domeniul corporativ contemporan presupune să jucaţi teatru într-o anumită măsură.

Zece modalităţi excelente pentru o susţinere excepţională

1. Fiţi natural... dar la o scară amplificată. David Abbott, una dintre figurile legendare ale publicităţii secolului ai XX-lea, vorbea cu dispreţ despre prezentatorii gârboviţi, cu ochi sticloşi, cu glas de robot şi ton didactic. Autoexa-minaţi-vă: cum arătaţi, cum vă mişcaţi, cum vă sună glasul şi care vă este „prezenţa scenică". Nu-i foarte uşor să stabiliţi toate aceste lucruri, însă există oameni care au autoritate şi oameni care n-au... unele persoane care inspiră încredere şi altele care n-o fac. Acceptaţi ceea ce aveţi, dar siliţi-vă să progresaţi cu două-trei niveluri. Fiţi sublim. Fiţi impunător. Dar nu fiţi altcineva. Mai ales nu încercaţi să fiţi intimidant.

2. Lucraţi în privinţa vocii. Este cel mai important activ... sau pasiv. Pentru majoritatea audienţelor, nu existaţi decât sub formă de voce, când susţineţi o prezentare excepţională cu slide-uri. Ce credeţi despre vocea dumneavoastră ? Mie îmi place vocea mea şi mă bizui pe


ea. Are un timbru profund şi puternic şi-mi transmite încredere - pot să mă joc cu înălţimea şi intensitatea ei. Când nu este în cea mai bună formă, din cauza vreunei răceli sau a unor emoţii neaşteptate, încrederea în propria-mi persoană începe să oscileze. Vocea este la fel de importantă pentru dumneavoastră ca prezentator pe cât de importantă este încălţămintea pentru un jucător de fotbal... aşa că îngrijiţi-o. înregistraţi-vă şi ascultaţi-vă. Dacă este necesar - şi probabil este - , lucraţi cu un profesor de dicţie. Cineva care să vă încetinească viteza de vorbire ori care să vă determine să vorbiţi pe tonuri mai joase, de bariton. Un exemplu interesant este producătorul britanic de televiziune Gordon Reece care a fost angajat pentru a lansa cariera lui Margaret Thatcher; el a transformat-o dintr-o casnică ajunsă politician care, în calitate de ministru al Educaţiei sistase distribuirea laptelui gratuit în şcoli („Thatcher Margaret - dă lapte la tineret!"), într-un om de stat de talie mondială, care vorbea cu gravitate şi pasiune. Răposatul prim-ministru britanic Edward Heath a urmat cursuri de dicţie cu acelaşi rezultat - un glas care răsuna într-adevăr aşa cum ne închipuim că ar trebui să aibă toţi oamenii politici.

3. Lucraţi în privinţa aspectului. Bineînţeles că aveţi nevoie de ajutor, altfel cum aţi putea s-o faceţi singur? Acceptaţi sfaturi despre cum să vă îmbrăcaţi; pentru femei, un costum cu pantaloni bine croiţi arată întotdeauna autoritar şi modern; pentru bărbaţi, un costum negru sau bleumarin cu cămaşă albă sau bleu-deschis şi fără cravată (deşi, desigur, puteţi purta cravată dacă doriţi). Un bronz discret - care sugerează că nu sunteţi obsedat de muncă, ci aveţi timp şi de vacanţe - şi


întotdeauna fără ochelari; dacă totuşi purtaţi ochelari, este bine să aveţi suficiente perechi pentru a transmite un spectru larg de atitudini, de la sever la autoritar, şăgalnic sau intelectual. Nu îngăduiţi nimănui, oricât de bine intenţionat ar fi, să vă determine să purtaţi ceva ori să arătaţi într-un fel despre care simţiţi că va transmite stângăcie. Trebuie să vă simţiţi cât mai bine, să fiţi cât mai mulţumit de propria persoană - dumneavoastră sunteţi vedeta. Pentru a evolua la nivelul excelenţei, trebuie să gândiţi şi să simţiţi că arătaţi excelent.

4. Aveţi prezenţă scenică ? Când ieşiţi pe scenă, priviţi în jur; cu cât scena este mai mare, cu atât trebuie să priviţi mai larg şi mai intens. Mergeţi cu spatele drept. Indiferent ce simţiţi în realitate, trebuie să arătaţi ca şi cum aţi fi încântat că vă găsiţi acolo - merită să vă repetaţi asta: arătaţi ca şi cum aţi fi încântat că vă găsiţi acolo. Zâmbiţi şi rostiţi „ha!" în barbă (cu grijă, dacă aveţi microfon-lava-lieră), fiindcă vă va anima faţa. Dacă este un eveniment de amploare mai mică, încercaţi să vă implicaţi şi să fiţi interesat de ce se petrece, iar când începeţi, ori când vă ridicaţi pentru a vorbi, stabiliţi câteva contacte vizuale şi spuneţi-vă în gând: „oamenii aceştia îmi plac cu adevărat". Este neaşteptat felul în care îi comunicaţi asta audienţei. Am văzut de nenumărate ori vorbitori stingheri, şmecheri, posaci sau de-a dreptul ostili. încercaţi să vă imaginaţi că oamenii din faţa dumneavoastră sunt foarte bogaţi şi că sunt dispuşi să-şi împartă banii cu dumneavoastră, dar numai cu condiţia să arătaţi vesel şi încântat de a fi alături de ei. Prezenţa scenică este ca sex-appealul: unii îl au în mod natural, alţii îi dobândesc.


Ori de câte ori Marilyn Monroe intra într-o cameră, toţi amuţeau şi o priveau... şi asta nu numai pentru că avea un bust generos.

5. Emanaţi încredere în propria persoană ? Cineva mi-a spus odată: „trebuie să crezi în ceea ce spui, chiar dacă n-o crezi". Ce anume îl impune pe un prezentator excepţional ? Cei mai buni prezentatori din domeniul publicitar tind să fie nişte actori neobrăzaţi. „Neobrăzat" este un cuvânt foarte potrivit - rostiţi-l în gând cu prima ocazie când ieşiţi pe scenă, „azi mă simt complet neobrăzat", şi vedeţi ce se întâmplă. Nu trebuie decât să radiaţi încredere şi convingere cu privire la subiectul pe care-l veţi prezenta. Lordul Denning, unul dintre cei mai formidabili oratori ai secolului al XX-lea şi un avocat excelent, îşi amintea că maestrul-lui îi repeta: „Oamenii ne plătesc pentru certitudinile noastre, nu pentru îndoielile noastre".

6. Aceasta este o piesă de teatru absurd. Dintotdeauna, actul de a mă ridica în picioare şi a vorbi în public m-a făcut să chicotesc (după ce am învăţat să-mi stăpânesc emoţiile). Şi este perfect adevărat, multe prezentări sunt absurde, mai ales într-o lume în care abundă jargonul de specialitate. Acum câţiva ani, cineva a inventat „bingo rahat" - un joc în care desenai o grilă pătrată, formată din 36 de pătrăţele. Fiecare pătrăţel conţinea un cuvânt din jargonul managementului - progres, strategie, focus, teambuilding, global, scalare, benchmarking, cultură, raport, leadership, training etc. etc. Jocul cerea să mar-chezi fiecare termen oribil pe măsură ce apărea, iar cel care completa o linie sau o coloană sărea în picioare şi striga „rahat!". Evitaţi orice jargon şi vorbiţi firesc, în

| 105


propoziţii concise, folosind cuvinte scurte. Ţineţi minte că felul în care este scris un scenariu nu are nicio legătură cu grafia uzuală: trebuie să aibă propoziţii scurte, fonturi mari, să fie rapid... colocvial... îndrăzneţ. Cel mai bun autor de discursuri pe care l-am cunoscut recent este Hilton Dawson, CEO al Shaftesbury Homes şi al companiei de caritate pentru copii Arethusa. Fost membru al Parlamentului pentru Lancaster şi Wyre, el este lipsit de „scrobeala" şi opacitatea de porţelan pe care le afişează atât de mulţi politicieni. Hilton vorbeşte şi scrie în limba simplă a omului de pe stradă - este o schimbare înviorătoare. Probabil că ar fi trebuit să-l facă prim-ministru.

7. Savuraţi spectacolul. Ştiţi unde vă aflaţi, de ce sunteţi aici şi cui vă adresaţi. Aveţi o poveste bună, simplă şi puternică, iar logica este solidă şi inatacabilă. Slide-urile se succed bine. Cu toate acestea, trebuie să introduceţi în prezentare o surpriză, să declanşaţi uimirea în privinţa a - să zicem - vreo două puncte, atât pentru a vă detaşa de ceilalţi colegi (cu alte cuvinte, de concurenţi), cât şi pentru ca audienţa să-şi amintească mesajul dumneavoastră principal. Cele mai vii amintiri din trecutul meu se concentrează asupra dezastrelor. Primul dintre ele: proiectorul de slide-uri care a luat foc, cu slide-urile topindu-se sub ochii noştri şi titlul „Sugestii pentru succes" blocat în reprobatorul cuvânt „suge", care s-a înnegrit treptat şi apoi a dispărut. Al doilea: slide-urile care fuseseră introduse invers, astfel încât se părea că urmărim o prezentare scrisă în alfabetul chirilic... Gândiţi-vă ce anume doriţi cel mai mult să-şi amintească audienţa, apoi folosiţi brainstormingul pentru a obţine o soluţie care să confere spectaculozitate ideii. Poate fi un


cuvânt uriaş pe ecran, o secvenţă video sau de animaţie, o coloană sonoră, un citat excelent... sau vă puteţi scoate sacoul, cravata şi pantofii, comentând: „asta înseamnă eliminarea costurilor excesive şi a bagajelor". Orice doriţi. Totul este să găsiţi un moment potrivit în care să apelaţi la o modalitate spectaculoasă de accentuare.

8. Insuflaţi viaţă materialului. Pe drumul spre excelenţă, trebuie să învăţaţi să procedaţi astfel încât lucrurile pe care le spuneţi să atragă atenţia şi să fie interesante. Când staţi în picioare la pupitru, trebuie să arătaţi ca şi cum aţi fi extrem de preocupat de subiect. Trebuie să-i insuflaţi viaţă „cazului" pe care-l prezentaţi. Trebuie să fiţi un agent de vânzări entuziast faţă de propria dumneavoastră cauză, să fiţi cu adevărat încântat (şi să fiţi perceput ca atare) de prezentarea pe care o susţineţi. Am participat recent la un eveniment care celebra o aniversare a Uniunii africanilor împotriva abuzurilor faţă de copii. Stând acolo, am observat că africanii sunt mult mai buni decât noi în a demonstra pasiune, sinceritate şi implicare. Bănuiesc că motivul pentru care atât de puţini CEO actuali sunt britanici este faptul că nu avem deloc talentul de a ne extraverti, spre deosebire de sud-africani, zimbabweni, australieni, americani, francezi, italieni. De aceea, când vă ridicaţi în picioare, depuneţi un efort suplimentar. Fiţi animat; arătaţi şi vorbiţi dinamic.

9. învăţaţi câteva versuri şi recitaţi-le. Pot fi din orice poet care vă place. Pur şi simplu învăţaţi-le şi apoi încercaţi să le rostiţi cu glas tare - la început în camera de baie, apoi în aer liber. Ridicaţi glasul şi declamaţi-le cu teatralitate exagerată. Savuraţi ceea ce faceţi. Trebuie să stăpâniţi


complet conţinutul, astfel încât să vă puteţi concentra asupra exprimării. De exemplu, închipuiţi-vă că recitaţi o poezie binecunoscută unui copil, părinţilor dumneavoastră, unei doamne în vârstă, unui muribund, unei persoane iubite, într-o sală în faţa a 200 de persoane, într-o sufragerie în prezenţa a 12 persoane. Exerciţiul este unul de învăţare: să prezentaţi acelaşi material în contexte diferite şi să vă exploraţi propria gamă de expresii. Succes!

10. Practicaţi, practicaţi, practicaţi. Veţi avea nevoie de repetiţii tehnice şi va trebui să vă cunoaşteţi bine materialul. De asemenea, situaţia poate fi schimbătoare, ceea ce înseamnă că trebuie să fiţi îndeajuns de ingenios pentru a modifica în ultima clipă anumite părţi din prezentare. Dar, mai mult ca orice, trebuie să vă alocaţi timp suficient pentru a explora modul de prezentare; să lucraţi asupra vitezei, pauzelor, părţilor rostite mai sonor şi a celor doar şoptite. Să nu credeţi că vreuna dintre prezentările bune la care aţi asistat vreodată n-a fost repetată cu multă atenţie. Repetaţi singur, pentru a vă obişnui cu propria dumneavoastră voce. Nu procedaţi aşa cum au încercat unii - să editaţi şi să montaţi materialele chiar în timp ce susţineţi prezentarea. Aşa ceva este insuportabil pentru nervii tehnicienilor şi groaznic pentru succes - trebuie să continuaţi pe linia pe care aţi început. Faceţi cel puţin două repetiţii generale; pe prima eu o numesc „repetiţia rapidă", în cadrul căreia vă asiguraţi că toate elementele sunt la locul lor, după care urmează „repetiţia lentă", în care folosiţi patos şi însufleţire. Mar-caţi-vă scenariul cu însemnări cunoscute numai de dumneavoastră şi derulaţi mental prezentarea, cu încetinitorul.


Creaţi-vă un plan B; poate să fie o pană de curent sau un incendiu, poate că nu vin decât o mână de participanţi ori poate că sunteţi singurul vorbitor Maximizarea şanselor

| dumneavoastră de reuşită prin repetiţii nu are practic | înlocuitor

Puţină teatralitate este esenţială pe scenă Nu vă aflaţi pe scenă pentru a vorbi sau pentru a

citi un scenariu, ci pentru a monopoliza atenţia şi a convinge. Tom Peters şi Jim CoUins sunt actualmente angajaţi într-o dezbatere energică despre stilurile de leadership. Cel dintâi susţine stilul charismatic, indiscret, feminin şi iconoclast; cel de-al doilea este pentru stilul discret, rezervat, orientat spre acţiune, proiectat pe termen scurt, nu pe termen lung.

Noi însă nu mai beneficiem de avantajul lui „pe termen lung" - ne găsim în prezent. Iar dacă vă aflaţi pe scenă, nu avem nevoie de Omul Discret. Obiectivul dumneavoastră trebuie să fie o prezentare puternică, susţinută cu mult sentiment şi cu foarte multă încredere în sine.

DACĂ VĂ AFLAŢI PE SCENĂ, NU AVEM NEVOIE DE OMUL DISCRET. OBIECTIVUL

TREBUIE SĂ FIE O PREZENTARE PUTERNICĂ, SUSŢINUTĂ CU MULT SENTIMENT ŞI CU

FOARTE MULTĂ ÎNCREDERE ÎN SINE

I l 0 9


1.

2.

3

Deveniţi mai bun Fiţi onest în privinţa locului unde acum.

Cizelaţi-vă materialele, poveste puternică.

Exersaţi cu frenezie.

vă aflaţi

pentru a avea o

Rezumat fp Prezentările vă pot îmbogăţi. 10 Planificaţi cum puteţi să deveniţi mai bun. ^p Planificaţi-vă mai bine următoarea prezentare. |p Insistaţi mai mult timp asupra ei. Sş Concentraţi-vă pe: Context, Poveste,

Culoare, Slide-uri, Susţinere, înainte / După. 9 Munciţi. Munciţi. Munciţi. ŞP Apelaţi la ajutorul profesioniştilor.

11 înţelegeţi-vă

cu adevărat audienta

Aveţi tot talentul din lume, aţi exersat nebuneşte cu o poveste solidă şi bine închegată, care este minunat ilustrată, şi puteţi înţelege realmente contextul în care veţi vorbi... totuşi lucrurile pot merge prost. Trebuie să faceţi şi mai mult - trebuie să vă înţelegeţi cu adevărat audienţa.

Ce se-ntâmplă ? Recent, am auzit o întâmplare despre un binecu

noscut „conferenţiar motivaţional". In general, persoanele acestea sunt înfricoşătoare, au ochi care te fixează pătrunzător, vorbesc foarte repede şi utilizează o sumedenie de acronime - „GRUP: globalizare, reuşită, unitate, progres". El întârziase din cauza blocării traficului în urma unui accident de circulaţie şi, în ciuda faptului că era un individ rece şi distant, gâfâia destul de evident când a intrat grăbit în centrul de conferinţe unde avea loc

147


întrunirea anuală a companiei Spartemex. Persoana lui de legătură cu compania s-a grăbit să-i iasă în cale.

— Slavă cerului c-aţi venit... ne-am făcut o mulţime de griji şi oamenii trebuie realmente să fie niţel încurajaţi... toţi sunt foarte deprimaţi din cauza...

— N-am timp acum... scuze! Trebuie neapărat să mă duc la toaletă şi am nevoie de două minute să fiu singur şi să-mi adun gândurile. Discutăm după aceea.

Peste două minute, a sărit pe scenă, stabilind cât mai multe contacte vizuale şi răcnind:

— Bun găsit, Spartemex ! Cum ne merge azi ? Tăcere. Practic, toţi stăteau cu capetele în pământ. — Haideţi, băieţi şi fete, strângeţi-vă laolaltă, fiindcă

sunteţi un grup excelent şi voi ştiţi ce-nseamnă GRUP: G... R... U... P... globalizare, reuşită, unitate, progres!

O fată din primul rând s-a sculat, 1-a privit (în sfârşit căpăta o reacţie din partea audienţei), apoi a izbucnit în plâns şi a luat-o la fugă printre scaune, ţipând. După o jumătate de oră, conferenţiarul a coborât de pe scenă împleticindu-se, după ce încercase totul şi nu obţinuse nicio reacţie, dacă nu-i punea la socoteală pe cei care clătinaseră din capete şi părăsiseră sala.

După aceea, a căutat persoana de legătură cu Spartemex.

— Ce-a fost asta ? Este singura catastrofă din viaţa mea şi cea mai proastă audienţă de care-am avut parte vreodată.

Persoana de legătură a clătinat trist din cap. — Aţi fost atât de agitat când aţi sosit, încât nu m-aţi

lăsat să vă explic nimic, ci practic m-aţi împins în lături

148

lnţelegeţi-vă cu adevărat audienţa

ca să urcaţi pe scenă. Vicepreşedintele nostru a făcut infarct în timp ce rostea discursul de bun-venit şi a murit în drum spre spital. Toţi îl iubeam foarte mult şi suntem realmente zguduiţi.

Domnul Motivaţional şi-a amintit de ambulanţa care-1 silise să tragă pe dreapta, pe când se grăbea spre centrul de conferinţe.

Lecţii despre înţelegerea audienţelor • Lecţia 1. întotdeauna asiguraţi-vă că sunteţi total şi

clar informat, mai ales în privinţa oricăror subiecte sensibile. Noul preşedinte este de altă etnie - fără bancuri etnice; noul CEO este matematician - fără niciun fel de bancuri; vicepreşedintele tocmai a murit pe scenă - lăsaţi deoparte voioşia.

ASIGURAŢI-VĂ CĂ SUNTEŢI TOTAL ŞI CLAR INFORMAT, MAI ALES ÎN PRIVINŢA

ORICĂROR SUBIECTE SENSIBILE.

• Lecţia 2. Indiferent cât de surescitat aţi fi, indiferent ce proces aţi folosi pentru a vă pune adrenalina în mişcare, nu vă deconectaţi creierul. Ascultaţi, priviţi în jur, înţelegeţi.

• Lecţia 3. Cunoaşteţi-vă audienţa. Cine face parte din ea ? Ce ştiu ei ? Ce doresc ei ? De ce se află aici ? Câţ de bine vă cunosc ei pe dumneavoastră ?

• Lecţia 4. Când aveţi dubii, nu vă ascundeţi cu capul în nisip ca struţul. Niciodată nu-i stupid să coborâţi în mijlocul audienţei şi să vedeţi ce simte.

I 149 I


Apropo, nu vă supraestimaţi niciodată abilitatea de a schimba atmosfera unei întâlniri.

• Lecţia 5. Nu toate audienţele sunt omogene... oricum, cele mai multe sunt eterogene. Depistaţi toţi subcurenţii existenţi. Nu vă aşteptaţi la aplauze dacă prezentaţi materiale radicale unor conservatori înrăiţi. Nu vă investiţi banii pe o mână potenţial perdantă, când nici măcar nu înţelegeţi jocul pe care-1 jucaţi. încercaţi să vă câştigaţi audienţa de partea dumneavoastră.

• Lecţia 6. Nu fiţi plictisitor. Apropiaţi-vă repede de miezul a ceea ce „vindeţi".

• Lecţia 7. Nu beţi alcool înaintea unei prezentări, deoarece vă încetineşte reacţiile creierului.

Studiu de caz: o prezentare pentru NBC Superchannel

La vremea respectivă, nimeni din Marea Britanie nu auzise de acest post TV. Pe la mijlocul anilor '90, am descoperit un hotel - îmi amintesc că se numea Hyde Park - care-l testa.

Fiind o fire care nu pierde vremea, am rezervat o cameră, am mâncat numai de la room-service, am băut bere şi am urmărit postul respectiv de la 19:00 până la 2:00 noaptea. De felul meu, nu mă uit prea mult la televizor, cu excepţia cazurilor când am gripă, aşa că mi s-a părut o experienţă cu totul stranie. Am privit oameni care vorbeau despre sănătatea lor - despre varice, scaune şi sufocări -, un comentariu despre cursul acţiunilor la bursă, un meci de baseball din liga a lll-a, un talk-show cu Jay Leno şi începusem să moţăi când a început un film erotic.

150

înţelegeţi-vă cu adevărat audienţa

în cadrul prezentării noastre simple, rolul meu era să trec în revistă postul TV şi, odată cu derularea reprezentaţiei, se părea că eu eram probabil singura persoană din sală (incluzându-i şi pe cei de la NBC) care încercase produsul în mod prelungit şi amănunţit.

Când mi-a sosit rândul să vorbesc, probabil că mi-am pierdut minţile. Am improvizat şi am exagerat despre Jay Leno, despre tabletele cu vitamine, despre decolteul prezentatoarei de bursă („indicele Dow este foarte coborât în seara asta..."). Am reuşit să fac ca până şi baseballul să pară amuzant.

Cei de la NBC se tăvăleau pe jos de râs. Echipa mea chicotea însă, uşor derutată, neînţelegând ce ton trebuia să adopte în continuare. Trăgând linie, aportul meu a fost amuzant, dar complet nefocalizat. Nu judecaţi o prezentare după aplauze, ci după recenzii - ale noastre n-au fost bune şi n-am încheiat afacerea. Nu îngăduiţi niciodată ca reprezentaţia să distrugă cursul prestabilit al prezentării. Ca spectacol ? L-am făcut praf pe Mr. Bean. Cei de la NBC au plecat, mulţumindu-mi, ignorând restul echipei plictisitoare (da, au fost plictisitori) şi ştergându-şi lacrimile de râs.

• Lecţia 8. Dacă suţineţi o prezentare în echipă, atunci acţionaţi împreună. Nu-1 lăsaţi niciodată pe un jucător să dribleze de capul lui. Aplauzele nu înseamnă o recenzie bună. Dacă i-aţi încântat pe oameni cu o prezentare nu înseamnă că aţi şi câştigat. Rolul dumneavoastră este de a câştiga, nu de a distra.

• Lecţia 9. Ascultaţi-vă audienţa, pentru a vedea unde se plasează şi ce doreşte. Faceţi-i pe plac şi

I 151 |


apăsaţi „butoanele" cuvenite. Iar dacă aţi apăsat pe unul şi nu s-a întâmplat nimic, nu mai insistaţi, ci treceţi mai departe.

în general, ar trebui nu numai să vă cunoaşteţi audienţa, ci şi să-i percepeţi sentimentele, nevoile şi speranţele. Ar trebui să răspundeţi la reacţiile pe care le primiţi... iar dacă nu căpătaţi niciuna, atunci ar trebui să le provocaţi. Trebuie să acţionaţi în planul mental al audienţei şi să dezvoltaţi ceea ce se petrece acolo.

AR TREBUI NU NUMAI SĂ VĂ CUNOAŞTEŢI AUDIENŢA, CI ŞI SĂ-I PERCEPEŢI

SENTIMENTELE, NEVOILE ŞI SPERANŢELE.

Adesea sunt rugat să ţin discursuri neoficiale la nunţi, înmormântări şi la alte evenimente de familie. în toate cazurile respective, este minunat faptul că audienţele tipice sunt:

• divizate în tabere; în toate familiile există subcurenţi: • suprasaturate de capcane; nu faceţi niciun fel de

glume cu etnii, soacre sau de oricare altă natură; • complet concentrate asupra evenimentului curent; • prietenoase; ele doresc să aveţi succes; • diverse ca vârste şi sensibilităţi; • dornice să fie distrate.

Ţinând astfel de discursuri, m-am amuzat din plin şi am învăţat mai multe despre arta pură a prezentării decât în oricare alte situaţii. Esenţial este să vă concentraţi asupra subiectului şi să vă asiguraţi că-1 înzorzonaţi, îl dramatizaţi şi-1 faceţi să arate grozav. Chiar şi la înmormântări este bine să fiţi optimist. Nu vă recomand

152

Inţelegeţi-vă cu adevărat audienţa

formulări de felul: „este o tragedie catastrofală", ci mai degrabă ceva de genul: „a murit prea tânără - desigur -, dar să privim câte lucruri minunate a făcut în timpul vieţii... şi a fost o femeie plină de viaţă".

în principal însă, aceste ocazii sunt utile pentru a judeca starea audienţei, a o asculta, a-i răspunde în mod adecvat şi a încerca să stabiliţi o conexiune reală cu ea. Ele sunt de asemenea stresante. Nu v-aţi dori să auziţi: „Mi s-a părut că prezentarea strategiei a fost greşită - am putea să-i discutăm elementele-cheie ?", dar următoarea replică este cu mult mai neplăcută: „Eu şi întreaga familie suntem foarte nemulţumiţi. îmi pare rău, dar el n-a fost deloc omul pe care l-aţi descris." Am văzut oameni care au creat bucluc, atât la înmormântări, cât şi la nunţi.

Dacă vi se oferă oportunitatea de a ţine vreunul dintre discursurile de mai sus, de voioşie ori de jale, n-o rataţi. Ea reprezintă o experienţă utilă în viaţă şi vă dă ocazia să descoperiţi adevărurile centrale ale prezentării:

• cunoaşterea audienţei; • cunoaşterea subiectului; • scrierea unui eseu excelent, constructiv; • simplificarea sa; • exersarea sa; • folosirea tuşelor de culoare; • crearea unei atmosfere de bună dispoziţie; • ascultarea audienţei şi răspunsul la reacţiile ei; • relaxarea - audienţa vă iubeşte; • reprezentaţia... nu staţi la taifas, ci jucaţi un rol

important.

153

41 prezentari de mare succes

Documents