ÌÎÍÃÎË ÓËÑÛÍ ÑÒÀÍÄÀÐÒ

ÁÀÐÈÌÒ ÁÈ×ÈÃ

1-ð õýñýã: Áàðèìò áè÷ãèéí íýð, òºðºë, òîäîðõîéëîëò

MNS 5140 : 2002

Àëáàí õýâëýë

ÑÒÀÍÄÀÐÒ×ÈËÀË ÕÝÌÆÈËǯÉÍ ¯ÍÄÝÑÍÈÉ ÒªÂ

Óëààíáààòàð

2002 îí

ÌÎÍÃÎË ÓËÑÛÍ ÑÒÀÍÄÀÐÒ

Àíãèëàëòûí êîä 01.140.20.

Áàðèìò áè÷èã.1-ð õýñýã. Áàðèìò áè÷ãèéí íýð, òºðºë, òîäîðõîéëîëò

Documentation.Part 1. Title, tupe and definitions of the documents

MNS 5140 : 2002

MNS 6.01.2 : 2000-ûí îðîíä

Ñòàíäàð÷èëàë, Õýìæèëç¿éí ¯íäýñíèé òºâèéí Ǻâëºëèéí 2002 îíû 4-ð ñàðûí 25-íû ºäðèéí 17 äóãààð òîãòîîëîîð áàòëàâ.

Ýíýõ¿¿ ñòàíäàðò íü 2002 îíû 5 äóãààð ñàðûí 1-íýýñ ýõëýí õ¿÷èíòýé.

Ýíý ñòàíäàðòûí øààðäëàãûã çààâàë äàãàæ ìºðäºíº.

1. ЗорилгоЭнэ стандартын зорилго нь захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лàâлагааны баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, түүний хуулийн хүчинтэй байдлыг хангах, баримт бичиг, мэдээллийн эрэл хайлтыг түргэн шуурхай болгох үйл ажиллагааг нэг ìºр журамлан явуулахад оршино.

2. Хамрах х¿рээЭнэ стандарт нь удирдлагын үйл ажиллагааг бариìтжуулах явцад үүсч хөтлөгдөх захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лавлагааны шинжтэй баримт бичигт хамаарна.Энэ стандарт нь төрийн ба төрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгжид хөтлөгдөж буй захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгүүд, тэдгээрийн нэр, төрөл, тодорхойлолтод тавих шаардлагыг тогтооно.

3. Норматив ишлэлЭнэ стандартын холбогдох бичлэгт стандартыг хэвлэх үед хүчин төгөлдөр байсан дараах стандартуудаас ишлэл татсан. Тэдгээрт тулгуурлан хянасан буюу гэрээ эрхийн актад иш татсан стандартуудад доор заасан стандартуудын сү¿лчийн хэвлэлийг ашиглана.Улсын стандарт, олон улс, бүс нутгийн стандарт, гадаад орны үндэсний стандартын бүртгэлийг Стандартчилал, хэмжилзүйн үндэсний төв хөтөлдег.

МNS 5141 : 2002, Баримт бичиг. 2-р хэсэг: Захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавих шаардлага;МNS 5142 : 2002, Баримт бичиг. 3-р хэсэг: Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас,тэдгээрийн эх загварт тавих шаардлага;ISО 5127 : 2001 (Е) - Мэдээлэл ба баримт бичиг, Нэр томъёо;ISО 8439 -1990. Хэвлэмэл хуудас. Тэдгээрт тавих шаардлага;МNS 1-2 : 2000. Монгол улсын стàндартчиллын тогтолцоо. 2-р хэсэг: Стандарт боловсруулах арга зүй;МNS 1-3 : 2000. Монгол улсын стандартчиллын тогтолцоо. 3-р хэсэг: Стандартын бүтэö, бичлэг;

4. Нэр томъёо, тодорхойлолтЭнý сòандартад дараах нэр томъёо, тодорхойлолтыг хэрэглэсэн.

4.1. Баримт бичигЯмар нэг материаллаг тээгчид агуулагдсан, зохих б¿рдл¿¿д б¿хий, баримтжуулсан мэдээллийг хэлнэ.

4.2. Б¿рдэлБаримт бичиг зохиож б¿рд¿¿лэх тэдгээрийг хуулийн х¿чинтэй болгоход зайлшã¿й шаардлагатай, хууль, тогтоомж, стандартаар тогтоосон мэдээллийн элементийг õýëíý.

4.3. Хэвлэмэл хуудасСтандартын бичгийн цаасан дээр баримт бичигт байх зарим б¿рдл¿¿дийг урьдчилан тогтоосон байрлалд хэвлэлийн аргаар буулгасныг хэлнэ.

4.4. Захирамжлалын баримт бичигБайгууллага, албан тушаалтнаас хууль, тогтоомжид заасан эрх хэмжээний õ¿рээнд удирдлагын ¿ндсэн чиг ¿¿ргээ хэрэгж¿¿лэх зорилгоор баталж гаргасан баримт бичгийг хэлнэ.Захирамжлалын баримт бичиг нь дагаж мºрдºх, заавал биел¿¿лэх шинжийг ººртºº агуулна.

4.5 Зохион байгуулалтын баримт бичигБайгууллага, албан тушаалтнаас ¿йл ажиллагааны тодорхой зорилтыг хэрэгж¿¿лэх, бусад байгууллагатай харилцах явцад ¿¿сч, хºтлºгдºж буй баримт бичгийг хэлнэ. Зохион байгуулалтын баримт бичиг нь байгууллагын ¿йл ажиллагааны хэм хэмжээг тогтоох зохицуулах, журамлах шинжийг ººртºº агуулна.

4.6 Мэдээлэл-лавлагааны баримт бичигМэдээлэл-лавлагааны зорилгоор бэлтгэсэн, байгууллага, иргэдийн ¿йл ажиллагааны тухай тодорхой мэдээ, мэдээлэл агуулсан баримт бичгийг хэлнэ. Мэдээлэп-лавлагааны баримт бичиг нь байгууллага, иргэдэд мэдээллийг шуурхай х¿ргэх зорилгыг агуулна.

5. Баримт бичгийн нэр, тºрºл, тодорхойлолт

5.1. Удирдлагын ¿йл ажиллагааны холбогдолтой баримт бичгийн харилцан хамаарал, зориулалт, нэр тºрлийн шинжээр нь захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг гэсэн гурван тºрºлд хуваана.

5.2. Захирамжлалын баримт бичигЗахирамжлалын баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичг¿¿дээс б¿рдэнэ.

5.2.1. ЗарлигМонгол Улсын Ерºнхийлºгчººс б¿рэн эрхийнхээ х¿рээнд хуульд нийц¿¿лэн баталж гаргасан баримт бичиг

5.2.2. ТогтоолАсуудлыг хамтран хэлэлцэж, баталсан баримт бичиг

5.2.3. ЗахирамжТºрийн захиргааны байгууллагын эрх б¿хий албан тушаалтнаас хууль тогтоомжид заасан эрх хэмжээнийхээ х¿рээнд батлан гаргасан баримт бичиг

5.2.4. ТушаалБайгууллагын эрх б¿хий албан тушаалтнаас хууль, тогтоомжид заасан эрх хэмжээний х¿рээнд байгууллагын ¿йл ажиллагааг хангах зорилгоор батлан гаргасан баримт бичиг

5.2.5. ШийдвэрХэд хэдэн байгууллага хамтран боловсруулñан буюу тухайн байгууллага ººрийн ¿йл ажиллагааны онцлогт тохируулан баталж мºрд¿¿лсэн баримт бичиг

5.2.6. Албан даалгаварЭрх б¿хий албан тушаалтнаас тодорхой асуудал, сэдвээр гаргасан шийдвэрийг хэрэгж¿¿лэх зорилгоор гаргасан баримт бичиг

5.2.7. Албан шаардлагаХууль, тогтоомжийн заалтыг хэрэгж¿¿лэх ¿йл ажиллагаанд илэрсэн çºрчил, дутагдлыг даруй таслан зогсоож, зохих арга хэмжээ авахыг байгууллага, албан тушаалтанд мэдэгдэж гаргасан баримт бичиг

5.3. Зохион байгуулалтын баримт бичигЗохион байгуулалтын баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичг¿¿дээс б¿рдэнэ.

5.3.1. Илгээлт Тºр, засгийн удирдлагаас монголын тºрийн гадаад, дотоод бодлогын асуудлаар ¿зэл, бодол, байр сууриа илэрхийлэх буюу байгууллага, хамт олонд тэмдэглэлт ой, ò¿¿хэн ¿йл явдлыг тохиолдуулан мэндчилгээ дэвш¿¿лж, явуулсан баримт бичиг

5.3.2. АктАливаа ¿йл ажиллагаа, ¿йл явдал, бодит байдлын ¿нэн зºвийг шалган, нотолгоо, д¿гнэпт гаргаж, хууль тогтоомжийн дагуу ¿йлдсэн баримт бичиг

5.3.3. Албан бичигБайгууллага ººр хоорондоо болон хуулийн этгээдтэй албан асуудлаар харилцсан баримт бичиг

5.3.4. ЗºвлºмжУдирдлагын аливаа ¿йл ажиллагааг сайжруулах болон удирдлагын шийдвэрò òусгуулах санал, ¿зэл баримтлалыг хураангуйлан нэгтгэсэн баримт бичиг

5.3.5 ГэрээХэлэлцэгч талууд харилцан тохиролцсоны ¿ндсэн дээр х¿лээх эрх, ¿¿рýã, хариуцлагаа баталгаажуулсан баримт бичиг

5.3.6. Д¿гнэлтАливаа ¿йл ажиллагаа, ажил хэрэг, бодит байдлын явц, ¿р д¿нг тодорхойлсон баримт бичиг

5.3.7. Ä¿ðýì Байгууллагын үйл ажиллагааны зарчим, эрх ¿¿рэг, зохион байгуулалтын б¿тэц, бусад байгууллагатай харилцах зарчмыг тодорхойлсон баримт бичиг

5.3.8. ЖурамТодорхой үйл ажиллагаанд баримтлах дэг, горимыг тогтоосон баримт бичиг

5.3.9. ЗааварХууль тогтоомжийг хэрэгж¿¿лэх ¿йл ажиллагааны арга хэлбэр, зохион байгуулалт, дэс дарааллыг нарийвчлан зààсан баримт бичиг

5.3.10. Тайлан Тºлºвлºãºº, даалгавар, ¿¿ргийг биелүүлэх талаар зохиосон ажил, т¿¿ний явц, ¿р д¿нг илтгэсэн баримт бичиг

5.3.11. МэдэгдэлТодорхой ¿йл ажиллагаа, асуудал, сэдвийн талаар ¿зэл бодол, байр сууриа нийтэд танилцуулàх зорилгоор гаргасан баримт бичиг

5.3.12. ТºсºлАжил, ¿йлчилгээ, чиг ¿¿ргийг хэрэгж¿¿лэхийн тулд санх¿¿гийн болон х¿ний нөөцийг дайчлан тодорхой зорилгод х¿рэхээр тºлºвлºж, батлуулсан баримт бичиг

5.3.13. ТэмдэглэлХурал, зºвлºлгººн, уулзалт, ярианы явц, ¿р д¿н, гаргах шийдвэрийг хэлэлцсэн асуудлын дэс дарааллын дагуу тодорхойлон тэмдэглэсэн баримт бичиг

5.3.14. УдирдамжТодорхой ажил хэрэг г¿йцэтгэхэд удирдлага болгох з¿йлийг тодорхойлсон баримт бичиã

5.3.15. ÕºтºлбºрАливаа ажил хэрэг, салбарын хºгжлийн талаарх ¿зэл баримтлал, бодлого зорилтыг тодорхой хугацаанд хэрэгж¿¿лэх арга зам, х¿рэх ¿р д¿нг урьдчилан тºлºвлºж, батлуупсан баримт бичиг

5.3.16. ТºлºвлºгººХийж г¿йцэтгэх ажил, арга хэмжээ, ¿¿рэг хариуцлагыг хуваарилж, г¿йцэтгэх ажлын дэс дараалал, хугацаа, хариуцагч, г¿йцэтгэгчийг тогтоосон баримт бичиг

5.4. Мэдээлэл-лавлагааны баримт бичигМэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичг¿¿дээс б¿рдэнэ.

5.4.1. Илтгэл

Тодорхой ¿йл ажиллагаа, арга хэмжээний талаарх мэдээлэл, д¿гнэлтийг нийтэд уншин сонсгоход зориулсан баримт бичиг

5.4.2. Илтгэх хуудасХ¿лээсэн ¿¿рэг, ажил хэргийн явц, ¿р д¿нгийн талаарх санал д¿гнэлтээ холбогдох байгууллага, албан тушаалтанд танилцуулсан баримт бичиг

5.4.3. Тодорхойлолт¯йл явдал, бодит байдлын ¿нэн зºвийг нотлох зорилгоор холбогдох шийдвэр, мэдээ баримтад ¿ндэслэн гаргасан баримт бичиг

5.4.4. МэдээлэлТодорхой асуудал, сэдвийн дагуу зохиосон арга хэмжээ болон ¿йл ажиллагааны явц, ¿р д¿нг нийтэд танилцуулахаар гаргасан баримт бичиг

5.4.5. СаналАливаа асóудлын тàлаар удирдлагаас баримтлах бодлого, гаргах шийдвэрт тусгуулах зорилгоор ¿йлдсэн баримт бичиг

5.4.6. ТанилцуулгаУдирдлагын т¿вшинд гаргах шийдвэр, зохиох арга хэмжээний агуулгыг товч, тодорхой байдлаар илэрхийлсэн баримт бичиг

ТªÃѪÂ.

ÌÎÍÃÎË ÓËÑÛÍ ÑÒÀÍÄÀÐÒ

ÁÀÐÈÌÒ ÁÈ×ÈÃ

2-ð õýñýã: Áàðèìò áè÷ãèéí á¿ðäë¿¿ä, òýäãýýðò òàâèõ øààðäëàãà

MNS 5141 : 2002

Àëáàí õýâëýë

ÑÒÀÍÄÀÐÒ×ÈËÀË ÕÝÌÆÈËǯÉÍ ¯ÍÄÝÑÍÈÉ ÒªÂ

Óëààíáààòàð

2002 îí

ÌÎÍÃÎË ÓËÑÛÍ ÑÒÀÍÄÀÐÒ

Àíãèëàëòûí êîä 01.140.20.

Áàðèìò áè÷èã.2-ð õýñýã. Áàðèìò áè÷ãèéí á¿ðäë¿¿ä, òýäãýýðò òàâèõ øààðäëàãà

Documentation.Part 2. Completions and requirements of managerial records

MNS 5141 : 2002

MNS 6.01.2 : 2000-ûí îðîíä

Стандартчилал, Хэмжилз¿йн ¯ндэсний тºвийн Зºвлºлийн 2002 оны 4 д¿гээр сарын 25-ны ºдрийн 17 дугаар тогтоолоор батлав.

Энэх¿¿ стандарт нь 2002 оны 5 дугаар сарын 1-ны ºдрººс эхлэн х¿чинтэй.

Энэ стандартын шаардлагыг заавал мºрдºнº.

1. ЗорилгоЭнэ ñтандартын зорилго нь Захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийг зохион б¿рд¿¿лэх, т¿¿ний албан ёсны хуулийн х¿чинтэй байдлыг хангах, эмх цэгцийг сайжруулах, баримт бичиг, мэдээллийн эрэл хайлтыг т¿ргэн шуурхай болгох ¿йл ажиллагааг нэг мºр журамлан явуулахад оршино.

2. Хамрах х¿рээЭнэ стандарт нь удирдлагын ¿йл ажиллагааг баримтжуулах явцад ¿¿сч хºтлºгдºх Захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лавлагааны шинжтэй баримт бичигт хамаарна.Энэ стандарт нь тºрийн ба тºрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгжид хºтлºгдºж буй Захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-ëавлагааны баримт бичгийн б¿рдл¿¿д тэдгээрт тавих шаардлагыг тогòооно.

3. Норматив ишлэлЭнэ стандартын холбогдох бичлэгт стандартыг хэвлэх ¿ед х¿чин тºгºлдºр байсан дараах стандартуудаас ишлэл татсан. Тэдгээрт тулгуурлан хянасан буюу гэрээ эрхийн актад иш татсан стандартуудад доор заасан стандартуудын с¿¿лчийн хэвлэлийг ашиглана.Улсын стандарт, олон улс, б¿с нутгийн стандарт, гадаад орны ¿ндэсний стандартын б¿ртгэлийг Стандартчилал, хэмжилз¿йн ¿ндэсний тºв хºтºлдºг.

МNS 5140 : 2002, Баримт бичиг. 1-р хэсэг: Баримт бичгийн нэр, тºрºл,тодорхойлопт;МNS 5142 : 2002, Баримт бичиг. 3-р хэсэг: Баримт бичгийн хэвлýмэл хуудас,тэдгээриéн эх загварт тавих шаардлага;ISO 5127 : 2001 (Е)-Мэдээлэл ба баримт бичиг. Нэр томъёо;ISО 8439 : 1990. Хэвлэмэл хуудас. Тэдгээрт тавих шаардлага;MNS 1-2 : 2000. Монгол улсын стандартчиллын тогтолцоо. 2-р хэсэг: Стандарт боловсруулах арга з¿й;

MNS 1-3 : 2000. Монгол улсын стандартчиллын тогтолцоо. 3-р хэсэг: Стандартын б¿тэц, бичлэг;

4. Нэр томъёо, тодорхойлолтЭнэ стандартад МNS 5140 : 2002 стандартад заасан нэр томъёо, тодорхойлолтыг хэрэглэсýн.

5. Баримт бичгийн б¿рдэл

5.1. Баримт бичгийг зохион ¿йлдэж, албан ёсны болгоход дараах б¿рдл¿¿дийг ашиглана. ¯¿нд:

Бүрäëийн нэр Бүрдлийн кодТөрийн с¿лд, соёмбо 01Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг 02Байгууллагын нэр 03Баримт бичгийн нэр 04Байгууллагын хаяг 05Улсын б¿ртгэлийн дугаар 06Огноо 07Баримт бичгийн б¿ртгэлийн дугаар 08Баримт бичиг ¿йлдсэн газрын нэр 09Хариутай бичгийн огноо, дугаарын тэмдэглэл 10Баримт бичгийн нууцлалын талаарх тэмдэглэл 11Харилцагч байгууллагын нэр, хаяг 12Удирдлагын заалт 13Тэрã¿¿ 14Бичвэр 15Хавсралтын тухай тэмдэглэл 16Бичгийн хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл 17Гарын үсэг 18Тамга, тэмдэг 19Баталсан тэмдэглэл 20Зºвшººрсºн тэмдэглэл 21Санал ºгсºн тухай тэмдэглэл 22Хуулбар үнэн болох тухай тэмдэглэл 23Баримт бичиг боловсруулсан тухай тэмдэглэл 24Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хºтлºх хэрэгт хадгалсан тухай òэмдэглэл

25

Баримт бичгийг байгууллагад х¿лээн авсан тухай тэмдэглэл

26

Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл 27

5.2. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10 дугаар б¿рдл¿¿дийг ашиглана.

5.3. Баримт бичгийг зохиож б¿рд¿¿лэхэд 07, 08, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27 дугаар б¿рдл¿¿дийг ашиглана.

5.4. Б¿рдл¿¿дийг хэвлэмэл хуудсанд тºвийн болон хажуугийн гэсэн хоёр байдлаар байрлуулна.

5.4.1. Тºвийн байрлал гэж хэвлэмэл хуудсанд б¿рдл¿¿дийг хуудасны дээд захын дагуу, баруун, з¿¿н захаас ижил зайтайгаар голлуулан байрлуулсныг хэлнэ.

5.4.2. Хажуугийн байрлал гэж хэвлэмэл хуудсанд б¿рдл¿¿дийг хуудасны з¿¿н дээд хэсэгт байрлуулсныг хэлнэ.

5.5. Б¿рдл¿¿дийн кодыг араб тоогоор тэмдэглэж, баримт бичигт байх б¿рдл¿¿дийн байрлалын б¿д¿¿вчийг А хавсралтын 1, 2 дугаар зурагт ¿з¿¿лэв.

5.6. Баримт бичиг тус б¿рт дараахь б¿рдл¿¿д орно.

Баримт бичгиéí нэр Барèмт бичигò орох б¿рдлийн кодЗарлиг 01, 03, 04, 07, 08, 11, 14, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 27Тогтоол 01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 18, 19, 24, 25,

27Захирамж 01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 19, 22, 24, 25,

27Тушаал 01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 19, 22, 24, 25,

27Шийдвэр 01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 19, 23, 24,25,

27Албан даалгавар 01, 03, 04, 07,08,09, 14, 15, 18, 19, 24, 25, 27Албан шаардлага 01, 03, 04, 07,08,09, 14, 15,16, 17, 18, 19, 24, 25, 27Илгээлт 01, 03, 04, 07, 14, 15, 18, 19Акт 03, 04, 07,08,09, 11, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 24, 25, 27Албан бичиг 01 буюу 02, 03, 05, 06, 07, 08, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18,

19, 23, 24, 25,26, 27Зºвлºмж 03,04, 07, 12, 14, 15, 16, 18, 24, 25, 27Гэрээ 03, 04,07, 08, 11, 15, 16, 18, 19, 20,21, 22, 25,27Д¿гнэлт 03,04, 07, 15, 16, 17, 18, 19, 24, 25, 27Д¿рэм 03,04, 07, 11, 15, 19, 20, 24, 25, 27Журам 03,04, 07, 11, 15, 19,20, 24, 25, 27Заавар 03,04, 07, 11, 15, 19, 20, 24, 25, 27Тайлан 03, 04, 07, 15, 16, 18, 19, 20, 24, 25, 27Мэдэгдэл 03,04, 07, 14, 15, 18, 24Тºсºл 03, 04, 05, 06, 07, 11, 15, 16, 18, 19,21, 22, 25, 27Тэмдэглэл 01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 15, 16, 18, 19, 23, 25, 27Удирдамж 03, 04, 07, 15, 18, 19,20, 24, 25, 27Хºтºлбºр 03, 04,07, 09, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 24, 25, 27Тºлºвлºгºº 03, 04, 07, 11, 15, 16, 17, 18, 20, 21,22, 24, 25, 27

Илтгэл 03, 04,07, 15, 16,24, 25,27Илтгэõ õуудас 03, 04, 07, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 24, 25, 27Тодорхойлолт 03, 04, 05, 07, 12, 14, 15, 18, 19, 24,25, 27Мэдээлэл 04, 07, 09, 14, 15, 18, 24Санал 01 буюу 02, 03, 04, 05, 07, 08, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 24,

25, 27Танилцуулга 04,07, 17, 18, 24, 25, 27

6. Бүрдэлд тавих шаардлага

6.1. Тºрийн с¿лд, соёмбоТºрийн с¿лд, соёмбыг баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд д¿рслэхдээ “Тºрийн бэлгэ тэмдгийн тухай” Монгол Улсын хууль, Засгийн газрын 2001 оны 41 д¿гээр òîгтоолоор баталсан “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх хэрэглэх тухай” зааврыг баримтлана.Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тºрийн с¿лд, соёмбыг төвèéí байрлалаар, албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тºвийн болон хажуугèéí байрлалаар, байгууллагын нэрийн дээр голлуулж, МNS 5142 : 2002 стандарт заасны дагуу хэвлэнэ.

6.2. Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг"Барааны тэмдэг, аж ахуйн нэгжийн нэрийн тухай" Монгол Улсын хуульд заасíû дагуу тºрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээд нь хэвлэмэл хуудñàíä бэлгэдэл ба барааны тэмдгийг байгууллагын нэрийн дээр голлууëæ, MNS 5142 : 2002-т заасны дагуу хэвлэнэ.Бэлгэдэл ба барааны тэмдгиéг тºрийн с¿лд, соёмбо д¿рсэлсэн хэвлэмэл хуудсаíä давхар хэрэглэхã¿й.

6.3. Байгууллагын нэрБаримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд Монгол Улсын хууль, Засгийн газрын тогтооëä заасан болон улсын б¿ртгэлд б¿ртг¿¿лсэн байгууллагын албан ёсны, б¿тэн нэрèéã бичнэ.Хэвлэмэл хуудñанд байгууллагын нэр нь баримт бичгийн зохиогчийг илэрхийлíý. Баримт бичгийн зохиогч нь байгууллага, т¿¿ний зохион байгуулалтын нэгж, эсвýë байгууллагыг тºлººлºх эрх бүхий албан тушаалтан байна.Зохион байгуулалтын нэгж хэвлэмэл хуудас хэрэглэх тохиолдолд байгууллагûí нэрийн дор зохион байгуулалтын нэгжийн нэрийг бичнэ. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын нэрийг төвèéí байрлалаар, голлуулж бичнэ.Хэд хэдэн байгууллага хамтран боловсруулсан баримт бичигт хэвлэмэл хууäàñ хэрэглэхг¿й бºгººд тэдгээрийн нэрийг байгууллагын эрх хэмжээ, харъяалàë, асуудлыг хариуцан боловсруулахад г¿йцэтгэсэн дарааëлаар бичнэ.

6.4. Баримт бичгийн нэрЗахирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгиéí нэрийã хэвлэмэл хуудсанд том ¿сгээр бичнэ.Жишээ нь: ТУШААЛ, АКТ, ГЭРЭЭ.

Захирамжлалын баримт бичгийн нэрийг тºвийн байрлалаар, с¿лд, соёмбоны дîð дараахь байдлаар бичнэ. Жишзэ нь:

МОНГОЛ УЛСªВªРХАНГАЙ АЙМГИЙН ЗАСАГ

ДАРГЫН ЗАХИРАМЖ

Зохион байгуулалтын баримт бичгийн нэрийг төвийн байрлалаар, голлуулàí дараахь байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

МОНГОЛ УЛС, БНСУ-ЫН АРХИВЫНБАЙГУУЛЛАГУУДЫН ХООРОНД ХАМТРАН

АЖИЛЛАХ ТУХАЙ ГЭРЭЭ

Албан бичигт баримт бичгийн нэрийг заахг¿й.

6.5. Байгууллагын хаягАлбан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тºр, захиргааны байгууллага, хуулийн этгээдийн шуудангийн индекс, оршин буй хот болон тºвлºрсºн суурин газар (сум, д¿¿ргийн нэр)-ын нэр, байрлаж буй байшин (гудамж, талбайн нэр, дугаар)-гийн дугаар харилцах утас (факсны дугаар, электрон шуудан, Вэб хуудасны хаяг)-ны дугаарыг хэвлэнэ.Шаардлагатай тохиолдолд байгууллагын харилцах данс болон ºрººний дугаарыг зааж болно.Байгууллагын хаягт “#” тэмдгээр ºрººний дугаарыг илэрхийлнэ.

6.6. Улсын á¿ртгэлийн дугаарУлсын б¿ртгэлийн дугаар нь тухайн байгууллагыг улсын б¿ртгэлд албан ёсоор б¿ртгэж, олгосон дугаарыг илэрхийлнэ.Улсын б¿ртгэлийн дугаарыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудасны “байгууллагын хаяг” бүрдлийн дотор “УБД” гэсэн товчилсон үгээр бичиж, ард нь дугаарыг тавина.Аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээдийн хэвлэмэл хуудсанд улсын б¿ртгэлийн дугаарыг заавал бичнэ.

6.7. ОгнооОгноо нь баримт бичгийг зохиож ¿йлдсэн, хэлэлцэж баталсан, т¿¿нд албан тушаалтан гарын үсэг зурсан он, сар, ºдрийг илэрхийлнэ.Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд огноог араб тоогоор дараахь байдлаар бичнэ (ºдºр, сарыг хоёр оронтой, оныг дºрвºн оронтой араб тоогоор илэрхийлнэ).Жишээ нь: 2002 оны 02 сарын 09 ºдºр

Огноог албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд "он, сар, ºдºр" гэсэн дарааллаар цэгээр зааглан, араб тоогоор бичнэ.Жишээ нь: 2002.04.25.

Гэрээ эрх, хяналт шалгалт, санх¿¿гийн холбогдолтой баримт бичгийн огноог тоо, ¿сэг оролцуулан бичиж болно.Жишээ нь: 2002 оны 02 дугаар сарын 26.

Хýд хэдэн байгууллага хамтарч боловсруулсан албан бичигт огноог хамгийн с¿¿лд гарын ¿сэг зурсан ºдрººр тавина.

Гадаад хэл дээр явуулах албан бичгийн огноог “ºдºр, сар, он” гэсэн дарааллаар бичиж болно.

6.8. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарБаримт бичгийн б¿ртгэлийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн индекс, б¿ртгэлийн дугаараас бүрдэнэ.Жишээ нь: 2-158Мºн байгууллагын хºтлºх хэргийн дугаарыг бичиж болно.Жишээ нь: 2-5/158

зохион байгуулалтын нэгжийн индексхөтлөх хэргийн дугаарбаримт бичгийн бүртгэлийн дугаар

Хоёр байгууллага хамтран гаргасан баримт бичгийн б¿ртгэлийн дугаар нь байгууллага тус б¿рийн б¿ртгэлийн дугаараас б¿рдэх бºгººд тэдгээрийг хооронд нь ташуу зураасаар холбож бичнэ. Жишээ нь: 1-4-15/2-10-63

Бүртгэлиéн дугаарыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “№” гэсэн тэмдэг, захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “Дугаар” гýсэн ¿гийн дараа гараар бичнэ. 6.9. Баримт бичиг ¿йлдсэн газрын нэр“Байгууллагын нэр”, “Байгууллагын хаяг” гэсэн б¿рдлээр баримт бичгийг хаана ¿йлдсэнийг тодорхойлох боломжг¿й бол “Баримт бичиг ¿йлдсэн газрын нэр” б¿рдлийг хэрэглэнэ.

Баримт бичиг ¿йлдсэн тºв, суóрин газрын нэрийг бичихдээ засаг захиргаа, нутаг дэвсгэрийн нэгжийн íýрийг баримтлана.Жишээ нь: Улаанбаатар хот, Баянгол д¿¿рэг; Дорнод аймаг, Хэрлэн сум.

Мºн баримт бичигт тухайлсан газрын нэрийг бичиж болно.Жишээ нь: Тºв аймаг, Аргалант сум, Аргалын уул

6.10. Хариутай бичгийн огноо, дугаарЭнэ б¿рдэл нь зºвхºн хариу шаардсан албан бичигт хамаарна. Хариу ºгºх албан бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээнд араб тоогоор гараар бичнэ.Жишээ нь: Танай 2002.04.15 -ны № 01/156 -т

6.11. Баримт бичгийн нууцлалын тухай тэмдэглэлТºрийн нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд ºнцºãт тусгай тэмдэг тавина.

Байгууллагын нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан баримт бичигт “гарт нь”, “нууц”, “албан ажлын хэрэгцээнд” гэсэн ¿гийг хэрэглэн, эхний хуудасны баруун дээд ºнцºгт

бичнý.

6.12. Харилцагчийн нэр, хаягАлбан бичгийг байгууллага, т¿¿ний зохион байгуулалтын нэгж болон тодорхой албан тушаалтанд хаяглаж явуулна. Жишэý нь:

ХУУЛЬ З¯Й, ДОТООД ХЭРГИЙНЯАМНЫ ТªРИЙН ЗАХИРГАА,

УДИРДЛАГЫН ГАЗРЫН ДАРГА О.БАЯРААД

Хэрэв албан бичгийг байгууллагын даргад хаяглаж байгаа бол байгууллагын нэрийг албан тушаалын нэртэй хамтатгаж бичнэ. Жишээ нь:

ОЮУНЫ ӨМЧИЙН ГАЗРЫН ДАРГА Н.ЧИНБАТАД

Удирдах албан тушаалтанд болон гадаадыг байгууллага, х¿м¿¿ст илгээх бичигт “танаа”, “ноён”, “хатагтай” гэсэн ¿г хэрэглэнэ. Жишээ нь:

ХУУЛЬ З¯Й, ДОТООД ХЭРГИЙНДЭД САЙД Ц.МªНХ-ОРГИЛ ТАНАА

Монгоë улсын Ерºнхийлºãч, Улсын Их Хурлын дарга, Монгол улсын Ерºнхий сайдад яâуулах албан бичигт тэдгээрийн овог, нэрийг б¿тнээр бичнэ.Жишээ нь:

МОНГОЛ УЛСЫН ЕРªНХИЙЛªГЧНАЦАГИЙН БАГАБАНДИ ТАНАА

Хэрэв баримт бичгийг хоёроос дээш байгууллагад илгээх бол явуулах бичиг б¿рт зºâхºн тухайн харилцагчийн нэр, хаягийг бичнэ.

Гадаадад явуулах баримт бичигт байгууллага, албан тушаалтны нэр, хаягийг НҮБ-ын албан ёсны аль нэг хэлээр, хажуугийн байрлалаар, догол мºрг¿й бичнэ. Ажлын шаардëагыг харгалзан нэр, хаягийг тухайн орны хэëээр бичиж болно.Гадаадад явуулах баримт бичгийн хаяг нь х¿лээн авагчийн нэр, байгууллагын нэр, гудамж, байшингийн дугаар, хот, мужийн нэр, шуудангийн индекс, улсын нэр гэсэн б¿рдë¿¿дтэй байх бºгººд дараахь байдëаар бичнэ. Жишээ нь:Р.Lunin32-17 ОrdinkaМoscow 119215Russia

6.13. Удирдлагын заалтУдирдлагын заалтыг баримт бичиг дээр цохолтын хэлбэрээр бичих бºгººд уг заалт нь хариуцан г¿йцэтгэх ажилтны нэр, ºгч байгаа ¿¿ргийн товч утга, г¿йцэтгэх хугацаа, гарын ¿сэг, огноо гэсэн б¿рдэлтэй байна. Жишээ нь:

А.БаатартГэрээний тºслийг 2002.04.13-ны доторбэлтгэж, танилцуулахХ.Энхт¿вшин, 2002.04.05.

Удирдлагын заалт буюу цохолтыг “Харилцагчийн нэр, хаяг” б¿рдëийн доод талд гараар бичнэ.Албан бичгээс бусад баримт бичгийн цохолт нь эхний хуудасны н¿¿рэн талд, бичвэрийн сул зайнд хийгдэнэ.

6.14. Тэрг¿¿Баримт бичигт т¿¿ний ¿ндсэн агуулгыг илэрхийлсэн товч тэрг¿¿г нэг ºг¿¿лбэрт багтаан, ¿еэр таслахг¿й бичнэ.Баримт бичигт хэд хэдэн асуудал тусгагдсан бол тэрг¿¿г ерºнхий байдлаар бичнэ. Албан бичгийн тэрг¿¿г хажуугийн байрлалаар, хэвлэмэл хуудсанд тавьсан тэмдэглэгээнд багтаан бичнэ.Захирамжлалын баримт бичгийн тэрг¿¿г голлуулан байрлуулж, баримт бичгийн б¿ртгэлийн дугаарын дор бичнэ.Гадаадад илгээх болон А5 албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тэрг¿¿ бичихг¿й.

6.15. БичвэрБаримт бичгийн бичвэрийг ¿ргэлжилсэн ºг¿¿лбэрээр болон х¿снэгт, асуулгын хýлбэрээр бичнэ.Баримт бичгийн бичвэр нь ¿ндсэн хоёр хэсгээс б¿рдэнэ. Нэгдэх хэсэò уг баримт бичгийг зохион б¿рд¿¿лсэн зорилго, ¿ндэслэл, шалтгаан, хоёрдох хэсэгт санал д¿гнэлт, шийдвэр, х¿сэлт, зºвлºмжийн тухай бичнэ. Зарим тохиолдолд бичвэр нь хоёрдох хэñгээс б¿рдэнэ. Тухайлбал тэмдэглэх хэсэгг¿йгээр зºвхºн санал, д¿гнэлт, зºвлºмжийн хэсэг байж болно.

Тоãòîох, тушаах хэсэг болон захирамжийн заалтыг ¿йл ¿гийн захиран òушаах хэлбэрээр бичнэ.

Албан бичгийг тодорхой нэг асуудлаар, албан ёсны, тогтсон ¿г хэллэгийг хэрэгëýí 1-2 хуудсанд багтааж бичнэ.Бичвэрийг эхлэн бичихдээ хуудасны з¿¿н захаас 5-н ¿сгийн тэмдэгòээр зайг аâàõ бºгººд т¿¿ний з¿¿н, баруун зах тэгш байна. Бичвэрийн агуулга, сэдэв ººрчлºгäºõ, буюу утга тºгссºн тохиолдолд ºг¿¿лбэрийг шинээр эхлэн бичнэ.

Баримт бичгийн бичвэрийг шаардлагатай ¿ед б¿лэг, дэд б¿лэг, з¿йл, дэд з¿éëä хуваан тоо буюу ¿сгээр дугаарлаж болно. Б¿лэг, дэд б¿лэг нь гарчигтай байж боëîõ бºгººд òэдгээрийн нэрийг хуудасны з¿¿н захаас зай авч, эхний ¿сгийг томоор би÷íý. Жишээ нь:

Нэгд¿гээр б¿лýã. Нийтлýã ¿ндэслэл

Хэрэв баримт бичгийг ººр бусад баримт бичигò ¿ндэслэн боловсруулсан бол т¿¿íèé бичвэрт тэдгээрийн нэр, огноо, дугаарыг зааж бичнэ.

Бичвэр х¿снэгт хэлбэрээр байх тохиолдолд доторх мºр, багануудын гарчгийг ¿гээр

илэрхийлж, нэрлэхийн тийн ялгалаар бичнэ. Хэрэв х¿снэгт нь нэгээс дýýø хуудастай бол х¿снэгтийн багануудыг дугаарлаж, дараагийн хуудсанд тэдгээр зºвхºн дугаарыг тавина.

Байгууллагын нэр, ухагдахуун олон дахин давтагдахаар бол тэдгээрийн нэр эхний удаа б¿тнээр бичээд товчилсон нэрийг хаалтад бичиж, цаашид товчилñîí нэрээр бичнэ.

Гадаадын байгууллагад илгээх баримт бичгийг тухайн орны, эсвэл НҮБ-ийн аль íýã õýëýýð áîëîâñðóóëæ, ÿâóóëàõ áºãººä ò¿¿íèé ¿ëäýõ õóâüä ìîíãîë îð÷óóëãûã õèéæ хавсаргана. Орчуулга албан ёсны эсэхийг баримт бичгийн эхний хуудасны дýýä òалын захын зайд тэмдэглэнэ.

Гадаадын байгууллагуудтай хамтран хэрэгж¿¿лэх гэрээ, тºсºл, хºтºлбºр çýðýã баримт бичгийг эхлээд монгол хэлээр боловсруулж, гадаад хэлэнд хºрв¿¿лнэ. Гадаадад явуулах албан бичгийн эхлэл ба тºгсгºлд х¿ндэтгэлийн ¿г хэрэглэнэ.

Гадаадад явуулах баримт бичиг, цахим шуудан, факс, телекс, телетайïûí ìэдээний бичвэрийг хуудасны з¿¿н захаас шууд эхлэн бичнэ.

6.16. Хавсралтын тухай тэмдэглэлХавсралтын тухай тэмдэглэлийг баримт бичгийн бичвэрийн тºгсгºлд мºрийн эхíýýñ бичнэ.

Баримт бичгийн бичвэрт хавсралтын тухай дурдсан бол хавсралтын тэмдэглэл дараахь байдлаар бичнэ. Жишээ нь:Хавсралт: 5 хуудастай

Баримò бичгийн бичвэрт хавсралтын тухай дурьдааг¿й бол хавсралтын нýð, хуудасны тоог заана. Хэрэв хэд хэдэн хавсралттай бол араб тоогоор тус б¿р дугаарлаж, дараахь байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

1 д¿гээр хавсралт: ¯ндэсний архивын газрын 2001 оны ¿йл ажиллагааны тайлан,15 хуудастай2 дугаар хавсралт: ¯ндэсний тºв архивын 2001 оны ¿йл ажиллагааны тайлан,9 хуудаñтайХэрэв хавсралтыг эмхтгэн хэвлэсэн бол хуудасны тоог заахг¿й зºвхºн хэдэн хувь болохыг бичнэ.Захирамжлалын баримт бичиг хавсралттай бол энэ тухай тэмдэглэлд т¿¿ний нэр, огноо, дугаарыг зааж, эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт дараах байдлаар бичнэ.Жишээ нь:

Үндэсний архивын газрындаргын 2002 оны 03 сарын 15-ныºдрийн 31 дүгээр тушаалынхавсралт

6.17. Бичгийн хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэлБичгийн хувийг ººр байгууллагад явуулсан тухай тэмдэглэлийг бичвэрийн эцэст бичнэ.

Жишээ нь:Хувийг Хууль з¿й, дотоод хэргийн яаманд

6.18. Гарын ¿сэгГарын ¿сгийн б¿рдэлд албан тушаалын нэр, гарын ¿сэг, гарын ¿сгийн тайлал орно. Нэгдсэн удирдлагатай байгууллагын тушаал, захирамж зэрэг баримт бичиãò байгууллагын дарга гарын ¿сэг зурна.

Албан бичигт байгууллагын дарга, орлогч, зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын ¿ñэг зурна.Зохион байгуулалт, мэдээлэл-лавлагааны зарим нэр тºрлийн баримт бичигт боловсруулсан ажилтан гарын ¿сэг зурна.

Хэвлэмэл хуудсанд ¿йлдсэн баримт бичигт албан тушаалын нэрийг (дарга, захирал г.м.) товч бичнэ. Бусад тохиолдолд гарын ¿сэг зурж буй х¿ний албан тушаалын íэрийг бүтнээр бичнэ. Жишээ нь

ХУДАЛДАА, ХªГЖЛИЙН БАНКНЫТАМГЫН ГАЗРЫН ЗАХИРАЛ гарын ¿сэг А.ГАНС¯Х

Албан тушаалтны хэвлэмэл хуудсанд албан тушаалын нэрийг заахг¿й бºгººд зºвхºн гарын ¿сэг, гарын ¿сгийн тайлал гэсэн б¿рдэлтэй байна.

Байгууллагын даргыг ¿¿рэг г¿йцэтгэгч орлож байгаа тохиолдолд албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын ¿сгийн тайлалыг ¿¿рэг г¿йцэтгэгч буюу албан ёсоор орлож байгаа албан тушаалтны нэрээр бичнэ.

Хэд хэдэн байгууллага хамтран баталсан баримт бичигт адил эрх б¿хий албан тушаалтны албан тушаалын нэр, гарын ¿сгийн тайлалыг дараахь байдлаар бичнэ.

Жишээ нь:

ГАДААД ХЭРГИЙН ХУУЛЬ З¯Й, ДОТООД САНХ¯¯, ЭДИЙНСАЙД ХЭРГИЙН САЙД ЗАСГИЙН САЙДЛ.ЭРДЭНЭЧУЛУУН Ц.НЯМДОРЖ Ч.УЛААНгарын ¿сэг гарын ¿сэг гарын ¿сэг

Баримт бичигт хэд хэдэн албан тушаалтан гарын ¿сэг зурах тохиолдолд албан тушаалын дарааллыг харгалзана.Жишээ нь:

ДАРГÀ гарын ¿сэг Д.ªЛЗИЙБААТАРЕРªНХИЙ НЯБО гарын ¿сэг С.ЛХАГВА

Гарын ¿сгийн б¿рдэлд албан тушаалтны ¿ндсэн болон хавсран г¿йцэтгэж буй бусад албан тушаалын нэрийг хамтатган бичиж болно.

ДЭД Б¯ТЦИЙН САЙД,

МОНГОЛ-ОРОСЫН ЗАСГИЙН ГАЗАРХООРОНДЫН КОМИССЫН МОНГОЛЫНХЭСГИЙН ДАРГА гарын ¿сэг Г.ЖИÃЖИД

Тодорхой ¿йл ажиллагааны чиглэлээр томилогдон ажиллаж байгаа ажлын хэсгээс гаргасан баримт бичигт албан тушаал харгалзахг¿йгээр хариуцсан ¿¿ргийн дагуу б¿х гиш¿¿д гарын ¿сэг зурна. Жишээ нь:

КОМИССЫН ДАРГА гарын ¿сэг Х.ӨЛЗИЙБАТ

КОМИССЫН ГИШҮҮД гарын ¿сэг Н.НАЙДАНгарын үсэг С.ДОЛГОРгарын үсэг Т.ҮНЭН

Шаардлагатай гэж ¿звэл тэдгээрийн албан тушаалын нэрийг хаалтанд бичнэ. Гадаадын байгууллагатай харилцах албан бичигт гарын ¿сэг, гарын ¿сгийн тайлал, албан тушаалын нэрийг дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

гарын ¿сэгД.ªЛЗИЙБААТАР¯НДЭСНИЙ АРХИВЫНГАЗРЫН ДАРГА

6.19. Тамга, тэмдэгБайгууллагын удирдах албан тушаалтны гарын ¿сэг болон баримт бичгийн хуулийн х¿чинтэй, жинхэнэ эх болохыг баталгаажуулж, баримт бичигт тамга, тэмдэг дарна. Зохион байгуулалтын нэãжийн дарга гарын ¿сэг зурсан баримт бичигт тэмдэг хэрэглэнэ.

6.20. Баталсан тэмдэглэлБаримт бичгийг зохих шатны албан тушаалтан хянан баталж байгаа бол “БАТЛАВ” гэсэн ¿г хэрэглэн, т¿¿ний албан тушаал, овог нэрийг бичих бºгººд албан тушаалтан нэрийнхýэ ºмнº гарын ¿сгээ зурж, огноо тавина. “БАТЛАВ” ¿гийг байгууллагын нэр, албан тушаалын нэрийн дээд талд голлуулж, эхний хуудасны баруун дээд хэсэãò том ¿сãýýр бичнэ. Жишээ нь:

БАТЛАВ ХЭНТИЙ АЙМГИЙН ЗАСАГДАРГА гарын ¿сэг Б.ЭРДЭНЭБААТАР

2002.03.12.

Баримт бичиг “Баталсан болон зºвшººрсºн тухай тэмдэглэл”-ийг хамт хэрэглэх тохиолдопд “БАТЛАВ” б¿рдлийг з¿¿н дээд хэсэгт байрлуулна.

Хэрэв тухайн баримт бичиг захирамжлалын баримт бичиг болон хурал, зºвлºлгººний шийдвэрээр батлагдсан бол энэ тухай б¿рдлийг эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт дараах байдлаар бичнэ.

Жишээ нь:

Засгийн газрын 2001 оны 02 сарыí26-ны ºдрийн 41 д¿гээр тогтоолоор

батлав.

6.21. Зºвшººрсºн тýìдэглэлБаримт бичгиéн агуулгыг гадны байгууллага, албан тушаалтан зºвшººрч байгаа бол зºвшººрсºн тэмдэглэлийг эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

ЗªВШªªРªВ¯НДЭСНИЙ ТªВ АРХИВЫН ЗАХИРАЛ гарын ¿сэг Х.ЭНХТ¯ВШИН

2002.01.15

Баримт бичгийн агуулгыг ямар нэг хурал, зºвлºлгººнººр хэлэлцэн зºвшººрсºн бол “Зºвшººрсºн тэмдэглэл” хэсэгт энэ тухайгаа дараах байдлаар бичнэ. Жишээ íь:

ДЭД Б¯ТЦИЙН ЯАМНЫ БАРИМТ БИЧИГ НЯГТЛАН ШАЛГАХ КОМИССЫН

2002 ОНЫ 4 Д¯ГЭЭР САРЫН 14-НЫªДРИЙН ХУРЛААР ЗªВШªªРªВ.

6.22. Санал ºгсºн тухай тэмдэглэлДотооддоо боловсруулж байгаа баримт бичгийн тºсºлд байгууллагын удирдлага. зохион байгуулалтын нэгж¿¿дээс санал ºгºх хэлбэр болноБаримт бичигт санал ºгсºн тухай тэмдэглэл нь т¿¿нд санал ºгч буй х¿ний албан тушаал, нэр, гарын ¿сэг, огноо гэсэн б¿рдэлтэй байна. Жишээ нь:

Хуулийн зºвлºх гарын үсэг Н.Тºмºрс¿х2001.12.01.

Баримт бичгийн тºсºлд ºгч буй саналын тэмдэглэгээг тусгай хуудсанд, эсвэл т¿¿ний ар талд буюу албан бичгийн ¿лдэж буй хувь дээр ¿йлдэнэ.Тºсºлд ºгºх нэмэлт санал зºвлºмжийг тусгай хуудсанд бичиж хавсаргах бºгººд энэ тухай санал ºгºх тухай тэмдэглэлийн хэсэгт зааж бичнэ. Жишээ нь:Санал, зºвлºмжийг хавсаргавГарын ¿сэг А.Болдх¿¿2001.02.03. :

6.23. Хуулбар ¿нэн болох тухай тэмдэглэлБаримт бичгийн хуулбарыг “Гарын ¿сэг” б¿рдлийн дор дараах байдлаар баталгаажуулна. Баталгааны б¿рдэлд “ХУУЛБАР ҮНЭН” гэсэн тэмдэглэл, албан тушаалын нэр, гарын ¿сэг, гарын ¿сгийн тайлал, огноо, тэмдэг орно. Жишээ нь:

ХУУЛБАР ¯НЭНЗахиргааны удирдлагынхэлтсийн дарга гарын ¿сэг У. Баатаржав2001.11.16.

Баримт бичгийн хуулбар хувийг байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажуулах бºгººд

байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэж болно.Тогтоол, тушаал, захирамж зэрэг хуулийн х¿чинтэй баримт бичгийг холбогдох газруудад албан ажлын хэрэгцээнд хувилж, тараахад “ХУУЛБАР ҮНЭН” гэсэн тэмдэглэл хийхг¿й, зºвхºн байгууллагын тэмдэг дарж баталгаажуулна.

6.24. Баримт бичиг боловсруулсан тухай тэмдэглэлБаримт бичиг боловсруулсан тухай б¿рдэлд т¿¿нийг боловсруулсан, хянасан ажилтны нэр, гарын ¿сэг, баримт бичгийн хувийн тоо орно. Энэ тэмдэглэгээг байгууллагад ¿лдэх хувийн ар тàлын з¿¿н доод хэсэгт байрлуулна.

6.25. Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хºтлºх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэлШийдвэрлэсэн баримт бичгийг хºтлºх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэгээг хуудасны з¿¿н доод талд дараах б¿рдэлтэйгээр бичнэ. Жишээ нь:

2002.04.01 -д 29 тоот факс явуулав.Хºтлºх хэрэг № 2-6-д Л.Мэндсайхан, 2002.04.03.

Баримт бичгийг хºтлºх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэгээнд хариуцсан ажилтан буюу зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын ¿сэг зурж, огноог бичнэ.

6.26. Баримт бичгийг байгууллагад х¿лээн авсан тухай тэмдэглэлБайгууллага нь баримт бичгийг албан ёсоор хүлээн авсныг нотлон б¿ртгэлийн тэмдэг дарна. Тэмдэгò б¿ртгэлийн дэс дугаар, х¿лээн авсан огноо, гарын ¿сэг байна.Тэмдгийг баримт бичгийн эхний хуудасны ар талын з¿¿н доод хэсэгт дарна.

6.27. Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэлБаримт бичгийн эхний хуудасны баруун доод хэсэгт хадгалсан файлын нэрийг бичнý.

ÒªÃѪÂ

ÌÎÍÃÎË ÓËÑÛÍ ÑÒÀÍÄÀÐÒ

ÁÀÐÈÌÒ ÁÈ×ÈÃ

3-ð õýñýã: Áàðèìò áè÷ãèéí õýâëýìýë õóóäàñ, òýäãýýðò á¿ðäë¿¿äèéã áàéðëóóëàõàä

òàâèõ øààðäëàãà

MNS 5142 : 2002

Àëáàí õýâëýë

ÑÒÀÍÄÀÐÒ×ÈËÀË ÕÝÌÆÈËǯÉÍ ¯ÍÄÝÑÍÈÉ ÒªÂ

Óëààíáààòàð

2002 îí ÌÎÍÃÎË ÓËÑÛÍ ÑÒÀÍÄÀÐÒ

Àíãèëàëòûí êîä 01.140.20.

Áàðèìò áè÷èã.3-ð õýñýã. Áàðèìò áè÷ãèéí õýâëýìýë õóóäàñ, òýäãýýðò á¿ðäë¿¿äèéã áàéðëóóëàõàä òàâèõ øààðäëàãà

Documentation.Part 3. Forms of the managerial records, requirements for locating completions

MNS 5143 : 2002

MNS 6.01.3: 2000-ûí îðîíä

Стандартчилал, хэмжилз¿йн ¯ндэсний тºвийн Зºвлºлийн 2002 оны 4 д¿гээр сарын 25-ны ºдрийн 17 дугаар тогтоолоор батлав.

Энэх¿¿ стандарт нь 2002 оны 5 дугаар сарын 1-ны ºдрººс эхлэн х¿чинтэй.

Энэ стандартын шаардлагыг заавал мºрдºнº.

1. ЗорилгоЭнэ стандартын зорилго нь зохион байгуулалт-захирамжпал, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийг зохион б¿рд¿¿лэх, т¿¿ний албан ёсны хуулийн х¿чинтэй байдлыг хангах, эмх цэгцийг сайжруулах, баримт бичиг, мэдээллийн эрэл хайлтыг т¿ргэн шуурхай болгох ¿йл ажиллагааг нэг мºр журамлан явуулахад оршино.

2. Хамрах х¿рээЭнэ стандарт нь удирдлагын ¿йл ажиллагааг баримтжуулах явцад ¿¿сч хºтлºгдºх зохион байгуулалт-захирамжлал, мэдээлэл-лавлагааны шинжтэй баримт бичиãò хамаарна.Энэ стандарт нь тºрийн ба тºрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгжид хºтлºгдºж буй зохион байгуулалт-захирамжлал, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийн хэвлэìýл хуудас, тэдгээрт б¿рдл¿¿дийг байрлуулахад тавих шаардлагыг тогтооно.

3. Норматив ишлэлЭнэ стандартын холбогдох бичлэгт стандартыг хэвлэх ¿ед х¿чин тºгºлдºр байсан дараах стандартуудаас ишлэл татсан. Тэдгээрт тулгуурлан хянасан буюу гэрээ эрхийн актад иш татсан стандартуудад доор заасан стандартуудын с¿¿лчийн хэвлэлийг ашиглана.Улсын стандарт, олон улс, б¿с нутгийн стандарт, гадаад орны ¿ндэсний сòандарòын б¿ртгэлийг Стандартчилал, хэмжилз¿йн ¿ндэсний тºв хºтºлдºг.

МNS 5140 : 2002, Баримт бичиг. 1-р хэсэг: Баримт бичгийн нэр òºрºл, тодорхойлолт;МNS 5141 : 2002, Баримт бичиг. 2-р хэсэг: Баримт бичгиéн б¿рдл¿¿д, тэдгээрт таâих шаардлага; ISO 5127 : 2001(Е) - Мэдээлэл ба баримт бичиг, Нэр томъёо;ISO 8439 -1990. Хэвлэмэл хуудас. Тэдгээрт тавих шаардлага;MNS 1-2 : 2000. Монгол улсын стандартчиллын тогтолцоо. 2-р хэсэг: Стандарт боловсруулах арга з¿й;

MNS 1-3 : 2000. Монгол улсын стандартчиллын тогтолцоо. 3-р хэсэг:Стандартын б¿тэц, бичлэг;

4. Нэр томъёо, тодорхойлолтЭнэ стандартад МNS 5140 : 2002 стандартад заасан нэр томъёо, тодорхойлолтыг хэрэглэсэн.

5. Хэвлэмэл хуудасны эх загварт тавих нийтлэг шаардлага

5.1. Хэвлэмэл хуудасны ¿лгэрчилсэн эх загварыг В хавсралтын В1, В2, 3, В4, В5, В6, В7, В8, В9-р зурагт ¿з¿¿лэв.

5.2. Хэвлэмэл хуудсанд тºрийн с¿лд, соёмбыг д¿рслэхдээ т¿¿ний хэмжээнээс ¿л хамааран ¯ндсэн хуульд хавсаргасан эх загварт заасан с¿лдний тэг харьцаа, соёмбоны нэгж хэмжээсийг чанд баримтална.Тºрийн с¿лд, соёмбо дүрсэлсэн хэвлэмэл хуудсанд бэлгэдэл ба барааны тэмдэг д¿рслэхг¿й.

5.3. Зохион байгуулалт-захирамжлал, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийг МNS 1103-89 стандартын дагуу АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм) стандартын хэмжээтэй бичгийн цаасан (цаашид “хуудас” гэх) дээр ¿йлдэнэ.

5.4. Баримт бичигт сайн чанарын цагаан өнгийн, 80-90 г/м2 нягòшилтай бичгийн цаас хэрэглэх бºгººд тухайн ¿еийн хэвлэлийн технологид гарах ººрчлºлт ¿¿нд хамаарахг¿й.

5.5. Тºрийн с¿лд, соёмбо д¿рсэлсэн хэвлэмэл хуудсыг зºвхºн хэвлэлийн аргаар бэлтгэнэ.

5.6. Захирамжлалын болон удирдлагын тодорхой нэр тºрлийн баримт бичгийн б¿рдл¿¿дийг хэвлэмэл хуудсанд тºвийн байрлалаар хэвлэнэ.

5.7. Байгууллага, т¿¿ний зохион байгуулалтын нэгж , албан тушаалтны албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд б¿рдл¿¿дийг хажуугийн байрлалаар хэвлэнэ.

5.8. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсыг тºрийн захиргааны байгууллагын тогтоол, тушаал, захирамжид хэрэглэнэ.

5.9. Удирдлагын тодорхой нэр тºрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсыг улсын байцаагчийн акт, д¿гнэлт, албан шаардлага, мэдэгдэх хуудас, ш¿¿х, прокурорын байгууллагын шийдвэр зэрэг баримт бичигт хэрэглэнэ.

5.10. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас нь байгууллагын, албан тушаалтны гэсэн нэр тºрºлтэй байна.

5.11. Байгууллагын хэвлэмэл хуудсыг байгууллага, зохион байгуулалтын нэгжийн албан бичигт хэрэглэнэ.

5.12. Албан тушаалтны албан бичгийн хэвлэмэл хуудсыг зºвхºн эрх б¿хий албан

тушаалтны албан бичигт хэрэглэнэ.

5.13. Удирдлагын тодорхой нэр тºрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь ¿ндсэí 01, 04, 07, 08, 09 д¿гээр б¿рдл¿¿дийг агуулна.

5.14. Тºрийн байгууллагын онцлогоос хамаарч, удирдлагын тодорхой нэр тºрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь зºвхºн 01, 03, 09 д¿гээр б¿рдл¿¿дтэй байна.

5.15. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь 01, 03, 04, 07, 08, 09 д¿гýýр б¿рдл¿¿дийг агуулна.

5.16. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 14 д¿гээр б¿рдлийн байрлалын хязгаарын тэмдгийг хэвлэлийн аргаар тавина.

5.17. Албан áè÷ãийн õýвлэмэл хуудас нь 01, 02, 03, 05, 06, 07, 08, 09, 10 дугааð б¿рдл¿¿дийг агуулна.

5.18. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 07, 08, 10, 12, 14 д¿гээр б¿рдл¿¿дийн байрлалын хязгаарын тэмдгийг хэвлэлийн аргаар тавина.

5.19. Гадаад албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 03 дугаар б¿рдлийг англи хэл дээр эсвэл шаардлагатай тохиолдолд НҮБ-ын албан ёсны аль нэг хэл дээр бичих бºгººд 05, 09 д¿гээр б¿рдлийг латин үсгээр галиглаж бичнэ.

5.20. Захирамжлалын, албан бичгийн болон удирдлагын тодорхой нэр тºрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 01 д¿гээр б¿рдлийг 03, 04 д¿гээр б¿рдл¿¿дийн дээд талд голлуулан байрлуулна.

5.21. Аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээд нь албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 02 дугаар б¿рдлийг 03 дугаар б¿рдэлтэй зэрзгцээ буюу дээд талд нь байрлуулж болно. Гадаадын хºрºнгº оруулалттай буюу гадаадын байгууллагатай ºргºн харилцаатай аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээд нь хэвлэмэл хуудсан дахь “байгууллагын íýð” б¿рдлийг 2 хэл дээр хэвл¿¿лж болно.

5.22. Хэвлэмэл хуудñанд байгууллага, хуулийн этгээд нь ººрийн нэрийн дээд талд харьяалах дээд байгууллагын нэрийг бичих бºгººд "харьяа" гэсэн үг хэрэглэхгүй.

5.23. Аж ахуйн нэпж хуулийн этгээд нь ººрийн д¿рэмд хэвлэмэл хуудас хэрэглэх, т¿¿нд бэлгэдэлийн болон барааны тэмдгээ байрлуулах асуудлыг тодорхой тусгасан байна.

6. Хэвлэмэл хуудсанд б¿рдл¿¿дийг байрлуулахад тавих нийтлэг шаардлага

6.1. Баримт бичгийн б¿рдлийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа захын хэмжээг 1-р х¿снэгтэд зааснаар авна.

6.2 Баримт бичгийн б¿рдл¿¿дийг хуудсанд байрлуулахдаа олон улсын стандартын дагуу бичгийн машины нэг үсгийн тэмдэгтийг 2.54мм, мºр хоороíдын зайг 1-ээр авахад 4.25мм байхаар тооцно.

Хэвлэмэл хуудсанд б¿рдл¿¿дийг компьютерийн тусламжтай байрлуулахдаа компьютерийн ¿сгийн тэмдэгт нь бичгийн машины ¿сгийн тэмдэгтээс зºрж байх тохиолдолд б¿рдл¿¿д, тэдгээрийн хоорондын зайг мм-ээр нарийвчлан хэмжиж тохируулна.

1-р х¿снэгт

Цаасны захын зайБ¿рдлийг байрлуулах талбайн захын шугам,

/мм-ээр/АЗ А4 А5

Дээд захаас 20+5 20+5 20+5Доод захаас 15+5 15+5 15+5З¿¿н захаас 30 30 30Баруун захаас 15+5 15+5 15+5Дээд заõàас 20+5 20+5 20+5Доод захаас 15+5 15+5 15+5З¿¿н захаас 15+5 15+5 15+5Баруун захаас 30 30 30

6.3. Баримт бичгийг зохион ¿йлдэхэд бичвэр боловсруулах Word программын 6.0-гаас дýэш хувилбарыг ашиглан Аrial mon 10, 11, 12, Times New Roman Mon 11, 12, 14, Courier Mon 11, 12, 14, Times Mon 11, 12, 14-тын хэмжээтэй үсэг хэрэглэнэ.

6.4. Баримт бичгийн бичвэрийг А4 хэвлэмэл хуудсанд бичихдээ мºр хоорондын зайг 1.5-аар, А5 хэвлэмэл хуудсанд зайг 1-ээр авч бичнэ.

6.5. Áаримт бичгийн б¿рдэл хэд хэдэн мºрºнд бичигдэх тохиолдолд мºр хоорондын зайг 1-ээр авна.

6.6. “Харилцагч байгууллагын нэр, хаяг”, “Баталсан тэмдэглэл”, “Хавсралтын тухай тэмдэглэл”, “Зºвшººрсºн тýмдэглэл” б¿рдл¿¿дийн мºр хоорондын зайг 1-2-оор авч байрлуулна. 6.7. Áайгууллагын хаягийг хэвлэмэл хуудсанд 5 х¿ртэлх мºрºнд, мºр хоорондын зайг 1-ýэр авч хэвлэнэ.

6.8. “Ãарын ¿сэг” б¿рдлийг бичвэрээс мºр хоорондын зайг 3-5-аар авч байрлуулна.

6.9. Хоёр ба т¿¿нээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар хуудаснаас эхлýн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны дээд захад голлуулан байрлуулна.

ÒªÃѪÂ.