4  Steps  To  Effective  Time  Management    

RISING TIDES ALLIANCE Business Networking

White Plains, NY November 12th, 2014

Turning Time Into Productivity

©    MyEureka  Solu.ons  2014  

Presents  

What  is  time  management?    Time  Management:  the  ability  to  use  one's  0me  effec0vely  or  produc0vely,  especially  at  work.          "0me  management  is  the  key  to  efficient  working"  

What  Are  Your  Most  Common  Challenges  To  Time  Efficiency?    •  Distrac0ons  /  Focus  •  Misjudging  0me  required  •  Lack  of  priority  •  Ra0onalizing  (“Can  do  it  tomorrow…”)  •  Lack  of  commitment  to  success      

What  Are  The  5  BIG  TM  Lies?  Big  Lie  #1  “I  am  not  in  control  of  my  distrac1ons.”    Big  Lie  #2  “I  can  effec1vely  mul1-­‐task  and  I  have  to  to  get  everything  done.”    Big  Lie  #3  “I  know  I  should  do  this…I  will  but  I  don’t  have  1me  right  now.”    Big  Lie  #4  “My  stress  comes  from  outside.”  or  “I  do  beAer  under  pressure.”    Big  Lie  #5  “I  know  my  goals  and  I  don’t  worry  because  I  usually  get  there.”  

Keys  to  Productivity  •  Have  an  EFFECTIVE  Time  Management    Plan  

•  Cascading  GOALS  to  scheduled  behaviors  enables  success    •  Reducing  stress  brings  an  instant  produc0vity  upgrade  

•  Stop  lying  to  yourself  

 

4  Steps  To  Effective  Management  1.  Cascade  GOALS  to  manage  your  

priori0es  

2.  Learn  how  to  act  as  a  MINDFUL  UNITASKER  

3.  See  your  ac0ons  in  terms  of  CONSEQUENCES  

4.  Manage  your  TIME  BUCKET  LIST  

1.  Use  Goals  to  Drive  Actions  Most  people  have  goals  but  they  tend  to  be…  

 Bo^om  line    Mid  or  Long  Term  (quarter,  annual)    Overly  flexible    SMART  but  distant  

 Great  Time  Managers…  •  Use  SMART  GOALS  to  drive  Weekly  and/or  Daily  Ac0vity  •  Cascade  Annual  Goals  into  manageable  chunks  and  0med  milestones  

•  Are  clear  why  their  goals  are  important  to  them  and  care  about  the  consequences  of  success/failure  

2.  Become  a  Mindful  Unitasker  Mul0tasking  for  produc0vity  is  a  myth…  •  You  can  only  give  full  a^en0on  to  one  thing  •  Unfocused  ac0ons  lead  to  stress    MINDFULNESS:    Awareness  in  the  present  moment  without  judgment    Learn  how  to  perform  MINDFUL  ac0vity:  •  Observe  the  difference  in  a  basic  ac0vity  (ea0ng,  listening)  when  you  are  fully  engaged  and  focusing  

•  Do  one  thing  at  a  0me,  do  it  very  well,  and  then  move  on  •  MINDFULNESS  not  only  reduces  stress  but  promotes  a  posi0ve  sense  of  accomplishment  because  you  are  aware  of  what  you  have  done  

3.  See  Activity  by  Consequence  The  Covey  Model  for  Priori0zing  is  all  about  understanding  the  CONSEQUENCES  of  COMPLETING  or  NOT  DOING  a  given  ac0vity  

4.  Create  Your  Bucket  List  Rather  than  the  2  dimensional  thinking  of  PRIORITIZING  put  your  ac0vity  in  the  prac0cal  way  we  think  of  tasks:  •  Put  your  To  Dos  into  the  appropriate  bucket  •  Schedule  every  item  in  your  Must  Do  bucket  •  Move  one  item  a  day  from  Should  Do  to  your  Must  Do  bucket  •  Move  one  item  a  week  from  Could  Do  to  Should  Do  •  Put  a  0me  limit  on  your  buckets  that  make  sense  for  you,  an  example:  Must  =  1  

day,  Should  =  1  week,  Could  =  1  month    If  you  expect  it  to  get  done  you  should  schedule  it  to  be  done!                    MUST  DO                                                                    SHOULD  DO                                                            COULD  DO  

Prioritize  and  Put  in  a  Bucket  Keating(Electric 11/10/14

MyEureka Solutions

TIME%MANAGEMENT%MATRIXNOT

URGENT URGENTtime

CRISES PLANNINGDEADLINES EMPOWERMENT

IMPORTANT MEETINGS CREATIVITYPROPOSALS STRATEGYCUSTOMER(CALL BILLING(

consequence

EMAILS TRIVIAL(MATTERSPROJECTS ESCAPE(ACTIVITIES

NOT INTERRUPTIONS CHIT(CHATIMPORTANT MEETINGS

Takeaways…  1.  Cascade  your  GOALS  to  translate  into  daily  behaviors  or  

ac0vi0es  that  you  can  schedule  and  measure  2.  Try  to  prac0ce  MINDFULNESS  in  an  everyday  task  both  with  

work  tasks  and  with  home  life  tasks  3.  Understand  the  priority  of  your  tasks  by  seeing  the  

CONSEQUENCES  or  comple0on  or  dele0on  or  delay  4.  Try  and  categorize  your  To  Do’s  into  3  Buckets:  Must,  

Should  and  Could  Do  for  one  week  

Prac%cing  EFFECTIVE  TIME  MANAGEMENT  will  make  you  more  produc%ve  while  feeling  proud  of  your  accomplishments  with  less  stress  and  help  you  more  easily  manifest  your  success!  

 Tom  Fox    President    MyEureka  Solu.ons  LLC  

 1315  Park  Ave.    Mamaroneck,  NY  10543  P:  917  539-­‐6617  E:  tom@myeurekasolu0ons.com  h^p://www.myeurekasolu0ons.com      

   MyEureka  Solu.ons      Success  Training      Empowering  Performance,        Through  Strategy  &  Skills  

 

Contact  Info  

Rising  Tides  Alliance  Based  in  Westchester  County,  NY,  RTA  is  a  networking  organiza1on  that  believes  networking  should  be  more  than  handing  out  a  business  card  or  coaxing  referrals.  The  true  giver  knows  that  the  1de  raises  all  ships  and  allows  you  to  be  a  person  of  value  to  others  while  doing  very  well  for  yourself.    •  www.rising0desalliance.com  •  Monthly  member  business  to  business  networking  •  Meet  2nd  Wednesday  of  each  month  at  The  Mansion  in  White  Plains,  N.  B’way  •  Monthly  small  group  or  one-­‐on-­‐one  facilitated  networking  •  Business  Programs  in  Sales  and  Key  Opera0ng  Issues  •  Member  Expert  Panels  •  Membership  Info  Contact:      

Perry  DiNapoli:    914  804-­‐6234    perry@antonees.com