According to the Small Business Administration, “badbookkeeping or no bookkeeping system at all” is oneof the top reasons why new businesses fail.

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If you want your practice to grow and stand outin the competitive veterinary market, then youneed to keep accurate records of your financialinfrastructure. 

I serve veterinarians exclusively as their bookkeeperand trusted adviser.  If,  after  reading  this report,you feel you need help applying the recommendedsolutions, I encourage you to make an appointment with  me  to  discuss  your  bookkeeping needs. To schedule a consultation, email me atrbailey@veterinarybookkeepingsolutions.com.

#1 Lack of FinancialDirection

Here’s the bottom line, without accurate bookkeeping you areflying blind in your practice.  Bookkeeping connects you to thefinancial pulse of your practice.  It’s not enough to just payattention to your bottom line.  A practice can be profitable fromoperations and still run out of cash.  Regular analysis of yourfinancial statements is necessary in order to recognize how changesin your financial arrangements, like investments in new businessopportunities for growth, will impact your cash flow.

1) Review your profits, not your revenue, every week or month tomake sure that you do not have a cash flow problem.  If yourrevenue is high, but you are taking a loss on every sale transaction,then you have a cash flow problem.2) Are your collections piling up?  Here are three simple strategiesfor avoiding the collections process:          a. request payment immediately following service          b. mail out billing statements the same day of service          c. allow pet owners to pay directly on the billing statement             by adding a “Pay by Credit Card” section

Bookkeeper's Tips:

#2 Not ReconcilingBank Accounts

One of the fundamental aspects of bookkeeping is reconciling thebooks and bank statements every month. By the end of eachmonth, your books should be reconciled to your bank, credit cardand loan statements to make sure that you have captured allpractice activity.  Bank reconciliation will ensure that the cash on apractice’s books equals the amount of cash shown by the bank.  Ifyou do not reconcile your books on a regular basis, or do soincorrectly, your financial statements could show critical errors andcan lead you to understate or overstate important figures such asgross income.

1) Some accounting software programs, like Xero or QuickbooksOnline, have reconciliation features that make this process a littleeasier and less time consuming for you.2) Since this is a tedious process, account reconciliation is oftenpushed to the end of the to-do list.  Don’t let this task pile up onyou.  Schedule some time at least once a week to reconcile youraccounts.

Bookkeeper’s Tips:

#3 No Adequate InternalControls to Prevent Fraud

According to the 2014 Report to the Nations by the Association ofCertified Fraud Examiners, the estimated median loss due to fraudwas $145,000!  Small businesses with less than 100 employees arethe ones most affected by this fraud.  Veterinary practices withbookkeeping systems that have inadequate controls, nonexistentsupervision, and a lack of separation of duties are incrediblyvulnerable to fraud.  When you outsource your bookkeeping, youadd an additional level of review and effectively create aseparation of duties.

1) Go over your financial statements on a monthly basis.  This willallow you to spot anything that is irregular or fraudulent in yourfinances.2) Is the employee that writes your checks also the person thatreconciles your bank statements?  Huge opportunity forembezzlement here!  Separate those duties pronto!3) Move your bookkeeping into the cloud!  By doing so, you willminimize print-outs of checks and other materials with yourfinancial information.

Bookkeeper’s Tips:

A survey conducted by Outright.com shows that small businessowners spend around 5 hours every month onbookkeeping…that’s after they’ve gotten the hang ofbookkeeping of course.  A professional bookkeeper can do thesame job 63% faster and with less errors!  It just makes sense tohire a bookkeeper to take care of this vital task necessary torunning your practice. 

So the Facts Are These...

In most cases, the most cost-effective solutionto your bookkeeping is to outsource!If you have any questions about your own bookkeepingor are interested in outsourcing your bookkeeping to anadvisory bookkeeper that works exclusively withveterinarians, then shoot me an email atrbailey@veterinarybookkeepingsolutions.com. 

I look forward to helping you have more time,more money and more peace of mind!

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