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MICROSOFTEXCEL 2000

Enviada por:Hlio Dos Santos Duarte

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SUMRIO

INTRODUO AO EXCEL 2000____________________________________________________ 1

FUNDAMENTOS DO EXCEL ______________________________________________________ 1

A TELA DO EXCEL __________________________________________________________________ 1MOVIMENTAONAPLANILHA___________________________________________________ 2ENTRADADETEXTOSENMEROS ________________________________________________ 3ENTRADADEFRMULASEAUTOSOMA ____________________________________________4SALVANDOAPLANILHA__________________________________________________________ 5FECHANDOUMAPLANILHAESAINDODOEXCEL ___________________________________6ABRINDOUMAPLANILHA ________________________________________________________ 6FORMATAODECLULAS_______________________________________________________ 7ALTERANDOALARGURADACOLUNA ____________________________________________ 10INSERINDOEEXCLUINDOLINHASECOLUNAS_____________________________________ 11FERRAMENTAASSISTENTEDEGRFICO __________________________________________ 12

IMPRIMINDOUMAPLANILHA ____________________________________________________ 15

COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CLULAS ____________________________________ 17

COPIANDOCLULAS ____________________________________________________________ 17MOVENDOCLULAS ____________________________________________________________ 18CPIAESPECIALDECLULAS ____________________________________________________ 19COPIANDOFRMULAS __________________________________________________________ 20TRABALHANDOCOMREFERNCIAS ______________________________________________ 20

ENTENDENDO AS FUNES_____________________________________________________ 21

ARGUMENTOS PARAFUNO ______________________________________________________ 21AUTOCLCULO _________________________________________________________________ 26

ASSISTENTEDE

FUNO ________________________________________________________ 27CRIANDOUMANOVAPLANILHA _________________________________________________ 28

FORMATAO DA PLANILHA___________________________________________________ 30

FORMATANDOCLULAS_________________________________________________________ 30FORMATANDOLINHA ___________________________________________________________ 32FORMATANDOCOLUNA _________________________________________________________ 32FORMATANDOAPLANILHA______________________________________________________ 33AUTOFORMATAO ____________________________________________________________ 33VALIDAO DE DADOS _____________________________________________________________ 34FORMATAO CONDICIONAL _________________________________________________________ 37

GRFICOS _____________________________________________________________________ 38

CRIANDOUMGRFICO __________________________________________________________ 38FORMATANDOOGRFICO _______________________________________________________ 41IMPRIMINDOOGRFICO_________________________________________________________ 43

CONFIGURAO E IMPRESSO DE PGINA _____________________________________ 45

VISUALIZARIMPRESSO ________________________________________________________ 45CONFIGURARPGINA ___________________________________________________________46CAIXADEDILOGOIMPRIMIR ___________________________________________________49

BANCO DE DADOS ______________________________________________________________ 50

REGRASPARACRIAO _________________________________________________________ 50CLASSIFICAO ________________________________________________________________ 50AUTOFILTRO ___________________________________________________________________ 52USANDOOFORMULRIO ________________________________________________________ 53CRIANDOSUBTOTAIS ___________________________________________________________ 55

FERRAMENTAS AUXILIARES____________________________________________________ 58

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DICASDECLULAS _____________________________________________________________ 58PROTEGENDOAPLANILHA ______________________________________________________ 58AUDITORIA_____________________________________________________________________ 60RECURSOSAUTOMTICOS_______________________________________________________ 61PERSONALIZAO DA BARRA DE FERRAMENTAS __________________________________________ 64EXCEL NA WEB ___________________________________________________________________ 66ASSISTENTE DO OFFICE____________________________________________________________ 69

TROCA DE INFORMAES ENTRE APLICATIVOS ________________________________ 72

LISTA DE EXERCCIOS__________________________________________________________ 73

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INTRODUO AO EXCEL 2000

O Excel uma das melhores planilhas existente no mercado. As planilhas eletrnicas soprogramas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou

valores em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de clculo e armazenamento docomputador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com umacalculadora, lpis e papel. A tela do computador se transforma numa janela onde podemosobservar uma srie de linhas e colunas. A cada cruzamento de uma linha com uma colunatemos uma clula onde podemos armazenar um texto, um valor ou uma frmula para o clculo.

ITEM 1 TRIM 2 TRIM 3 TRIM 4 TRIM TOTALA N O

CAF 1230 1345 1560 1780 5915FEIJO 2300 1970 2150 1940 8360MILHO 780 1300 970 1150 4200

SOJA 3400 4500 4870 5300 18070ARROZ 2450 2260 2050 1970 8730

FUNDAMENTOS DO EXCEL

A TELA DO EXCEL

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MOVIMENTAO NA PLANILHA

Para selecionar uma clula ou ton-la ativa, basta movimentar o retngulo de seleo para aposio desejada. A movimentao poder ser feita atravs do mouse ou teclado.

Usando o Mouse

O ponteiro do mouse quando est sobre a rea de trabalho, passa a ter o formato de uma cruzvazada. Para tornar uma determinada clula ativa, basta dar um clique sobre a clula desejada, oretngulo de seleo aparece indicando que esta uma clula ativa, isto , est pronta parareceber dados ou algum formato. Note que o indicador de linha e coluna acendem mostrando aposio da clula ativa.

Outra forma de se movimentar pela planilha com o mouse, atravs da barra de rolagem. Nomomento que voc arrasta a caixa de rolagem, apresentado a dica de rolagem, isto , serexibido a linha ou coluna para onde voc ir se mover.

Usando o Teclado

Provavelmente voc ir usar mais o teclado que o mouse para movimentar-se, por sersimplesmente mais prtico. A clula ativa tambm identificada pelo nome: cursor, abaixo temosas principais teclas usadas para o posicionamento do cursor.

Tecla Posio do Cursor

Seta Clula para direitaSeta Clula para esquerdaSeta Clula para baixoSeta Clula para cimaCtrl+ Primeira coluna da linha atualCtrl+ Primeira linha da coluna atualPgUp Tela para cimaPgDn Tela para baixoCtrl+Home Clula A1F5 Ativa a caixa de dilogo Ir Para

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Saltar para uma determinada clula

Ao pressionar a tecla F5, a caixa de dilogo Ir Para exibida solicitando a referncia, isto , aposio determinada pelo encontro da coluna com a linha. Na caixa de texto Referncia, digite areferncia e clique sobre o boto OK.

ENTRADA DE TEXTOS E NMEROS

Na rea de trabalho podero ser digitados caracteres, nmeros, ttulos, etc., observando osseguintes detalhes:

Torne ativa a clula onde deseja digitar o texto, ao terminar tecle ENTER.

Para corrigir um texto, torne ativa a clula onde inicia o texto, tecle F2ou d um clique-duplo,neste momento o cursor apresentado, e voc poder utilizar as teclas de Retrocesso (

Backspace ), Setas () ou Delete. Aps a correo tecle Enter ou clique em , e paracancelar, tecle Escou clique em . Para apagar o contedo de uma clula ativa, pressione atecla Delete.

Agora vamos montar a nossa planilha exemplo:

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ENTRADA DE FRMULAS E AUTOSOMA

O processo para introduzir frmula em uma clula o mesmo utilizado para o texto, s que naclula voc ver o resultado e, na Barra de Frmula, a frmula. Toda frmula deve comear como sinal = ou +, se for omitido, o Excel interpretar como texto. Exemplo de uma frmula =B6*C6.Neste caso, a frmula foi digitada na clula D6 (figura a seguir). O valor contido na clula B6 sermultiplicado pelo valor contido na clula C6, e o resultado apresentado em D6. Operadoresnumricos: (- subtrao; + adio; / diviso; * multiplicao; ^ exponenciao). Na montagem dafrmula, poderemos usar letras minsculas ou maisculas para as referncias.

Outra grande vantagem em trabalharmos com frmulas, o fato de termos a atualizaoautomtica quando alteramos algum valor de uma clula pertencente uma frmula, isto , sealterarmos o valor da clula B6, automaticamente o valor em D6 ser alterado, pois este possuiuma frmula com referncia a B6.

Alm das referncias para a montagem de uma frmula, poderemos usar os rtulos dascolunas, isto , na clula D5 - por exemplo - no lugar de digitarmos a frmula =B5*C5, bastariacolocar os rtulos das respectivas colunas =QTD*VALOR.

AutoSoma

Aps a entrada das frmulas em nossa planilha exemplo, vamos incluir um total referente a colunadas frmulas, isto , um total geral que poderia ser obtido atravs da frmula: =D5+D6+D7+D8.Esta frmula no est incorreta, mas existe uma forma mais prtica para calcular uma somatriade valores contnuos. Este recurso aplicado atravs de uma funo disponvel na Barra deFerramentas. Ento, para somar a coluna TOTAL automaticamente, basta posicionar o cursor

abaixo da respectiva coluna e dar um clique sobre o boto AutoSoma.

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Ao dar o clique sobre o boto, o Excel identifica a faixa de valores e inseri automaticamente afuno SOMA com a faixa de clulas a ser somada. Para concluir esta tarefa necessrio teclarEnter. A faixa D5:D9, significa a soma dos valores contidos nas clulas D5 at D9. Voc poderentrar com esta funo em qualquer clula, e entre os parnteses dever digitar o intervalo, isto ,a clula inicial, dois pontos e a clula final.

SALVANDO A PLANILHA

A planilha que voc criou e ainda no salvou, reside, praticamente, na memria do computador,

para obter uma cpia permanente no disco do seu equipamento necessrio salv-lo. Osalvamento de uma planilha um procedimento que deve ser realizado o mais rpido possvel,devido as possibilidades de perda do documento ocasionado, principalmente, por oscilaes narede eltrica.

Para salvar um documento escolha a opo Salvar do menuArquivo ou,

O boto Salvar da Barra de Ferramentas.

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Quando o Excel carregado, o documento apresentado recebe o nome provisrio de Pasta 1. Aoselecionar a opo de salvamento pela primeira vez, ser solicitado o nome do documento quepoder conter 256 caracteres, incluindo espaos.

FECHANDO UMA PLANILHA E SAINDO DO EXCEL

Ao concluir o trabalho, voc poder fechar a planilha mas continuar no Excel para criar uma nova

planilha, neste caso, basta selecionar a opo Fechar do menu Arquivo. Aps este procedimentoa planilha ser fechada mas, caso tenha feito alguma alterao desde o ltimo salvamento, serexibido uma caixa de dilogo solicitando o salvamento antes do fechamento, isto ocorre porque oExcel, por medida de segurana, deseja evitar a perda dos dados. O mesmo acontece quandotentamos finalizar Excel ( boto Fechar [X] ou, opo Sair do menu Arquivo).

ABRINDO UMA PLANILHA

Toda informao contida em seu disco identificada por um nome, para o sistema so arquivos.Existem vrios arquivos de diversos tipos e tamanhos. Quando for acionado a opo de aberturade arquivo, iremos ver apenas os tipos de arquivos (xls) criados pelo Excel, esta a opopadro do Excel.

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Para abrir um arquivo use a opo Abrir do menu Arquivo ou,

Clique sobre o boto Abrir da Barra de Ferramentas.

No quadro que exibido, no s poderemos abrir um arquivo como tambm, visualiz-lo, localizar

um determinado arquivo e at realizar operaes como: Renomear, Copiar, Excluir; essescomandos ficam disponveis dando um clique, com o boto direito, sobre o arquivo.

FORMATAO DE CLULAS

A formatao de clulas muito parecido com o processo de formatao de texto do Word, paraaplicarmos algum formato a uma regio, esta ter que estar selecionada. Veremos que muitosdos botes da Barra de Formatao so conhecidos e sua aplicao depende de uma regiopreviamente selecionada.

Para selecionarmos uma clula, basta pressionar o boto esquerdo do mouse quando ponteiroestiver sobre a clula desejada, isto , a clula ativa uma regio selecionada. Para selecionaruma faixa de clulas, mantenha o boto pressionado e arraste o ponteiro at o ponto desejado;procure posicionar o ponteiro no meio da clula inicial e arrast-lo at a clula final.

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Para selecionar Linhas ou Colunas, deveremos posicionar o ponteiro sobre a identificao da linhaou coluna e dar um clique. Seleo de mltiplas linhas ou colunas, basta arrastar o ponteiro sobreos identificadores.

Para selecionar clulas no adjacentes, conforme figura anterior, mantenha a tecla Ctrlpressionada no momento da seleo de outras faixas de clulas. Para desmarcar uma regioselecionada, basta dar um clique em qualquer clula da planilha.

Formatao de Textos e Nmeros

Verificamos como selecionar faixas de clulas, agora vamos aplicar alguns recursos deformatao em nossa planilha exemplo. Os recursos que estudaremos esto disponveis na Barrade Formatao, so botes usados para formatar uma faixa de texto e/ou uma faixa de nmeros.

Os botes a seguir so aplicados a uma regio selecionada contendo texto, alguns desses botespodem ser aplicados nmeros, como exemplo, os recursos de tamanho de fonte e negrito.Aplique alguns desses formatos em nossa planilha exemplo.

A aplicao de qualquer formato a clulas poder ser desfeita ou refeita atravs dos botes

Desfazer e Refazer. O Excel armazena em sua memria as ltimas 16 aes executadas pelousurio. Este recurso poder ser aplicado tambm, a outros processos.

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A entrada de texto nas clulas possuem alinhamento esquerda e os nmeros o alinhamento direita, mas poderemos alterar usando os botes de alinhamento. Para ttulos, use o botoMesclar e centralizar, em nossa planilha exemplo, selecione a faixa A1:A4 e, em seguida, clique

sobre este boto .

Para formatao de nmeros, encontramos alguns botes para acrescentarmos separao milharcom casas decimais variadas e at formatos monetrios.

Outros formatos disponveis na Barra de Formatao, so os de aumento e recuo de texto emclulas, mudana de cor da fonte e clula, e tambm poderemos acrescentar bordas a uma faixade clulas selecionadas.

A seguir, temos nossa planilha exemplo com alguns formatos aplicados:

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ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA

Em alguns casos voc sentir a necessidade de alterar a largura da coluna para uma melhorapresentao, aumentando os espaos entre as informaes. Quando uma clula contm valornumrico, poder exibir o caractere # caso voc tenha diminudo o tamanho da coluna ao pontode ser insuficiente para exibir os dados.

Para alterar a largura de uma clula, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a linha dediviso de colunas, prximo ao identificador, e arrastar para a direita ou esquerda. Na realidadetodas as clulas pertencentes a mesma coluna tero suas larguras alteradas.

Como exemplo, vamos aplicar o formato monetrio a faixa de clulas D5:D10, verificaremos que oExcel aumentou automaticamente a largura da coluna para comportar os dados, mas vamosdiminuir a largura desta e, logo aps, o sinal # ser apresentado no lugar dos nmeros emalgumas clulas.

Volte a aumentar a largura da coluna D e, aplique o formato monetrio s clulas C5:C8. Outraforma de alterar a largura de uma coluna, e dando um clique duplo sobre a linha de diviso decolunas.

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INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS

Inserir- Para inserir uma linha inteira, posicione o ponteiro do mouse na identificao da linha e,em seguida, clique o boto direito do mouse, no menu Atalho escolha Inserir. A linha inteira serdeslocada para baixo. Para inserir uma coluna inteira, repita os mesmos procedimentos, antesposicione o ponteiro na identificao da coluna que ser deslocada para a direita.

Em nossa planilha exemplo, no conseguiremos incluir ou excluir qualquer coluna pertencente auma regio formatada com o comando Mesclar e centralizar - o caso do ttulo de nossa planilha.Para obter o resultado desejado, deveremos desativar o comando atravs da opo Clulas domenu Formatar.

Clique no ponto indicado pela seta na figura anterior, para desativar a opo e, logo aps, insirauma coluna em branco aps a coluna B.

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Excluir - Para excluir uma linha ou coluna inteira, basta posicionar o ponteiro do mouse naidentificao da linha ou coluna, pressionar o boto direito do mouse e, em seguida, escolher aopo Excluir do menu Atalho.

FERRAMENTA ASSISTENTE DE GRFICO

Esta ferramenta ir auxili-lo na criao de grficos, na mesma pgina da planilha ou emoutra planilha (guia), fazendo-lhe indagaes e, em seguida, criando e modificando ogrfico com base nas suas respostas.

Criando um grfico

Estando com a planilha pronta, escolha duas ou mais colunas, lembre-se: a primeira coluna,geralmente, o ttulo das fatias - Legenda e, a segunda representa os valores relacionadoscom as fatias. No podero ser selecionadas linhas em branco, isto , s os ttulos e seusrespectivos valores. Em nossa planilha exemplo, escolheremos duas faixas, A5:A8 e D5:D8.

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Selecione a Ferramenta Assistente de Grfico , em seguida, veremos o primeiro dequatro quadros de dilogo do Assistente. Nesta primeira etapa, deveremos escolher o tipo degrfico, clique em Pizza, se desejar ter uma idia de como ficara o grfico, pressione emantm pressionado o boto indicado pela seta da figura a seguir, escolha o subtipo de grfico

3-D conforme figura. Para continuar, clique sobre o boto Avanar.

O segundo quadro de dilogo apresentado com um exemplo do grfico que ser criado,geralmente nesta etapa no realizado nenhum tipo de alterao, em nossa planilha, aseqncia de dados em Colunas. Clique sobre o boto Avanar.

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Na etapa 3, poderemos incluir um ttulo ao grfico e mudar a posio da legenda, ou remove-la

atravs da guia Legenda.

A ltima etapa pede o local onde ser posicionado o grfico, poderemos optar em coloc-lo em

outra planilha (Plan2,Plan3), ou sobre a planilha atual (Plan1) - estas opes iro incorporar ogrfico como objeto. J a opo Como nova planilha, criado uma nova guia contendo apenaso grfico. Selecione a opo conforme figura a seguir e clique sobre o boto Concluir.

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Pronto, o grfico incorporado planilha e, caso esteja sobre os dados da planilha exemplo,basta arrastar a rea do grfico para a posio que desejar. Para alterar as dimenses do grfico,posicione o ponteiro do mouse sobre o quadradinho, localizado na borda do grfico, nestemomento o ponteiro do mouse se transforma em uma seta bidirecional, agora s arrastar.

IMPRIMINDO UMA PLANILHA

O documento que voc v na tela exatamente o que ser impresso no papel. Podemosrapidamente imprimir o documento usando o boto Imprimir da Barra de Ferramentas. Maisadiante iremos ver como alterar alguma caracterstica da impresso ou impressora.

Clique sobre o boto Imprimir para uma impresso de formasimples.

Para imprimir somente o grfico, clique sobre rea do grfico para selecion-lo (quadradinhossobre a borda) e, selecione o boto Imprimir.

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COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CLULAS

Antes de montarmos uma planilha recomendado um planejamento de como ser estaplanilha, desta forma evitaremos de mexer em sua estrutura. Mas, muitas vezes ocorre a

necessidade de mudarmos a posio do contedo de uma clula ou, at mesmo, ganhartempo copiando uma determinada faixa de texto para um outro local. Bem, seja qual for oobjetivo, o Excel oferece algumas formas de cpia e movimentao do contedo dasclulas.

COPIANDO CLULAS

Uma das formas de copiar o contedo de uma ou mais clulas, usando os botes deCopiar e Colar. Como no Word, estes recursos para serem aplicados precisam de umaregio previamente selecionada. Como exemplo, selecione uma faixa de clulas contendotexto ou nmeros, no selecione a faixa de frmulas, por enquanto. Com a faixa de clulas

selecionadas, clique sobre o boto Copiar.

Neste momento a regio selecionada copiada para a rea de transferncia e apresentatraos piscantes sobre a borda da faixa selecionada. Se desejar cancelar esteprocedimento, basta pressionar a tecla Esc.

Agora, posicione o cursor (clula ativa) ao lado da planilha - como exemplo, e clique sobreo boto Colar ou tecle Enter, o contedo da faixa selecionada exibido a partir da posioda clula ativa. A tarefa est concluda, mas a faixa que selecionamos anteriormente aindaest exibindo os traos piscantes indicando a possibilidade de colarmos o contedo da reade transferncia em outro local; para desmarcar esta regio pressione a tecla Esc.

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Outra forma de realizarmos a cpia de uma faixa de clulas atravs do menu Atalho.

Selecione outra regio e d um clique (boto direito) com o ponteiro do mouse sobre afaixa para ser exibido o menu Atalho, em seguida, escolha a opo Copiar. No destino,clique com o boto direito sobre a clula inicial que receber os valores, no menu atalhoescolha a opo Colar.

MOVENDO CLULAS

Os procedimentos para mover uma ou mais clulas so praticamente os mesmos paracopiar, a nica diferena que devemos escolher o boto Recortar da Barra deFerramentas ou, a opo Recortar do menu Atalho. Como o prprio comando se prope,a opo Recortar copia o contedo da faixa selecionada para a rea de transferncia e, emseguida, apaga os valores selecionados da planilha.

Tanto o procedimento copiar como recortar, podem ser usados entre planilhas (Plan1,Plan2,..) e entre pastas (outros arquivos), e at entre aplicativos (Excel>Word>Paint>...).

Use esse boto para Recortar o contedo da faixa selecionada ou,

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Clique com o boto direito sobre a faixa para ter acesso ao menuAtalho, e escolha a opo Recortar.

CPIA ESPECIAL DE CLULAS

Existem casos em que as cpias entre planilhas ou entre arquivos de planilhas devem

manter vinculo, isto , se um determinado valor de uma planilha for usado em outra,localizado em pasta ou planilha diferente, e ter seu valor na origem alterado,automaticamente tambm ser alterado no destino. Desta forma em uma nica pastapoderemos ter vrias planilhas que se relacionam.

Vamos ver a aplicao deste recurso usando nossa planilha exemplo. D um clique noboto direito do mouse sobre a clula D10 e escolha a opo Copiar do menu Atalho.Agora, escolha outra planilha Plan2, em seguida, d clique com o boto direito do mousesobre uma determinada clula e escolha a opo Colar Especial. No quadro de dilogoexibido, clique o boto Colar Vincular. Com este procedimento qualquer alterao no valorda clula D10 em Plan1, automaticamente ser alterado o valor da clula que contm o

vinculo com a clula D10 de Plan1.

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COPIANDO FRMULAS

Em nossa planilha exemplo entramos com as frmulas na coluna D, verifiquem quepraticamente a frmula representa o produto da coluna B pela coluna C, as frmulas soparecidas variando apenas o valor da linha, mas a referncia das colunas permaneceminalteradas. Neste caso, poderemos copiar a primeira frmula para as demais linhasusando os recursos de cpia que acabamos de estudar.

Vamos apagar a faixa de clulas D6:D8 - selecione a faixa e pressione a tecla Delete. Dum clique com o boto direito sobre a clula D5 e, em seguida, escolha o boto Copiar daBarra de Ferramentas. A frmula copiada para a rea de transferncia, e agora vamosselecionar a faixa D6:D8 que conter as frmulas. Clique sobre a faixa com o boto direitodo mouse e escolha a opo Colar do menu Atalho.

O mesmo procedimento de cpia de frmulas contendo referncias, vale para cpia defrmulas contendo rtulos.

TRABALHANDO COM REFERNCIAS

Percebemos que ao copiar uma frmula, automaticamente so alteradas as refernciascontidas nas frmulas. Isto ocorre quando as referncias so relativas.

O caractere $ utilizado para tornar absoluto ou misto a referncia de uma clula nomomento em que estiver sendo editada uma frmula. Como exemplo, vamos entrar commais uma coluna em nossa planilha (ver figura a seguir). A coluna PART(%), conter osvalores percentuais relativos a coluna TOTAL, isto , o valor em D5 corresponder a umpercentual do somatrio de todos os totais.

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Agora, vamos digitar a frmula que ficar na clula E5, =D5/$D$10, isto , o valor contidona clula D5 ser dividido pelo total contido na clula D10, mas esta referncia absolutaporque todos os outros totais, D6, D7 e D8 sero divididos pelo mesmo valor contido naclula D10, ento, torna-se a referncia absoluta para permitir a operao de cpia defrmula. Ao copiar esta frmula a referncia D5 ser alterara automaticamente, mas areferncia D10 permanecer fixa.

Aps a incluso da nova frmula, copie para as outras linhas e formate esta faixa paraporcentagem com uma casa decimal.

A seguir temos os exemplos possveis de combinaes de referncias.

D5 Relativa - no fixa linha nem coluna

$D5 Mista - fixa apenas a coluna, permitindo a variao da linhaD$5 Mista - fixa apenas a linha, permitindo a variao da coluna$D$5 Absoluta - fixa a linha e a coluna

ENTENDENDO AS FUNES

A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a montagem de frmulas

que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para os clculosmatemticos, financeiros e estatsticos. Por exemplo, na funo: =SOMA(A1:A10),significa que a funo SOMA, somar os valores do intervalo A1 at A10, sem vocprecisar informar clula por clula. Lembre-se que a funo dever iniciar com o sinal deigual (=).

ARGUMENTOS PARA FUNO

A quantidade de argumentos empregado em uma funo depender do tipo de funoutilizado. Os argumentos podero ser nmeros, texto, valores lgicos, referncias. Comoexemplo utilizamos em nossa planilha a funo SOMA e seus argumentos foram a

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referncia da clula inicial, dois pontos e a referncia final. Os dois pontos indica que hum intervalo de clulas ou uma faixa de clulas.

Quando uma funo possuir mais de um argumento, estes devero vir separados porponto-e-vrgula. Um exemplo de funo usando mais de um argumento poderia ser oseguinte:

SOMA(B3:B5;C7:C9;F5) Esta funo somar os valores das duas faixas e o valorcontido em F5.

Algumas funes

A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas. O Exceloferece centenas de funes e todas podero ser acessadas atravs do boto ColarFuno.

ARRED

Arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos.

Sintaxe

ARRED(nm; nm_dgitos)

Nm o nmero que voc deseja arredondar, poder ser uma referncia - clula.Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm.

Exemplos

ARRED(2,15; 1) igual a 2,2ARRED(2,149; 1) igual a 2,1

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DIAS360

Retorna o nmero de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze mesesde 30 dias). Use esta funo para ajudar no clculo dos pagamentos, se o seu sistema decontabilidade estiver baseado em doze meses de 30 dias.

Sintaxe

DIAS360(data_inicial; data_final)

Data_inicial e data_final so duas datas entre as quais voc deseja saber o nmero dedias.

Exemplo

Em D5 foi digitado a data: 23/12/95, e em D6 a data 02/01/96Em D7 entra com a funo: DIAS360(D5;D6), ser retornado o valor 9

HOJE

Retorna o nmero de srie da data atual. O nmero de srie o cdigo de data-horausado pelo Excel para clculos de data e hora.

Sintaxe

HOJE( )

INT

Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo.

Sintaxe

INT(nm)

Nm o nmero real que se deseja arredondar para baixo at um inteiro.

Exemplos

INT(8,9) igual a 8

MXIMO

Retorna o valor mximo de uma lista de argumentos.

Sintaxe

MXIMO(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so 1 a 30 nmeros cujo valor mximo voc deseja encontrar.Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:MXIMO(A1:A5) igual a 27

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MXIMO(A1:A5;29) igual a 29

MDIA

Retorna a mdia aritmtica dos argumentos.

Sintaxe

MDIA(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so de 1 a 30 argumentos numricos para os quais voc deseja obter amdia.

Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:MDIA(A1:A5) igual a 11

MDIA(A1:A5; 5) igual a 10

MNIMO

Retorna o menor nmero na lista de argumentos.

Sintaxe

MNIMO(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so nmeros de 1 a 30 para os quais voc deseja encontrar o valor

mnimo.

Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:MNIMO(A1:A5) igual a 2MNIMO(A1:A5; 0) igual a 0

MOD

Retorna o resto depois da diviso de nm por divisor. O resultado possui o mesmo sinalque divisor.

Sintaxe

MOD(nm; divisor)

Nm o nmero para o qual voc deseja encontrar o resto.Divisor o nmero pelo qual voc deseja dividir o nmero. Se divisor for 0, MODretornar o valor de erro #DIV/0!.Exemplos

MOD(3; 2) igual a 1MOD(20;5) igual a 0

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MULT

Multiplica todos os nmeros fornecidos como argumentos e retorna o produto.

Sintaxe

MULT(nm1; nm2; ...)

Nm1, nm2,... so nmeros de 1 a 30 que voc deseja multiplicar.

Exemplos

Se a clula A2:C2 contiver 5, 15 e 30:MULT(A2:C2) igual a 2.250MULT(A2:C2; 2) igual a 4.500

SERetorna um valor se teste_lgico avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se foravaliado como FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e frmulase para efetuar ramificaes de acordo com o resultado deste teste. O resultado do testedetermina o valor retornado pela funo SE.

Sintaxe

SE(teste_lgico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Teste_lgico qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como VERDADEIRO

ou FALSO.Valor_se_verdadeiro o valor fornecido se teste_lgico for VERDADEIRO. Seteste_lgico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido,VERDADEIRO ser fornecido.

Valor_se_falso o valor fornecido se teste_lgico for FALSO. Se teste_lgico for FALSOe valor_se_falso for omitido, FALSO ser fornecido.

Comentrios

At sete funes SE podem ser aninhadas como argumentos valor_se_verdadeiro evalor_se_falso para construir testes mais elaborados.

Exemplos

A clula A1e B1 cotem valores numricos. Em C1 teremos o produto dos dois valores se ovalor de A1 for menor que B1, em caso negativo, obteremos a diferena dos valores, entoem C1 entraremos com a funo:

SE(A1

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Maior do que 89 ADe 80 a 89 BDe 70 a 79 CDe 50 a 69 DMenor do que 50 EVoc poderia usar a seguinte funo aninhada SE:

SE(G5>89;"A";SE(G5>79;"B";SE(G5>69;"C";SE(G5>49;"D";"E"))))

No exemplo anterior, a segunda instruo SE tambm o argumento valor_se_falso paraa primeira instruo SE. Da mesma maneira, a terceira instruo SE o argumentovalor_se_falso para a segunda instruo SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lgico(G5>89) for VERDADEIRO, "A" ser fornecido. Se o primeiro teste_lgico for FALSO, asegunda instruo SE avaliada e assim por diante.

SOMA

Retorna a soma de todos os nmeros na lista de argumentos.Sintaxe

SOMA(nm1; nm2, ...)

Nm1, nm2,... so argumentos de 1 a 30 que se deseja somar.

Comentrio

Os argumentos que so valores de erro ou texto que no podem ser traduzidos emnmeros geram erros.

Exemplos

SOMA(3; 2) igual a 5Se a clula A2:E2 contiver 5, 15, 30, 40 e 50:SOMA(A2:C2) igual a 50SOMA(B2:E2; 15) igual a 150

AUTOCLCULOEste recurso muito til e fcil de utiliz-lo. Para verificar rapidamente um total, bastaselecionar a faixa de clulas que voc deseja somar que a resposta aparecer na Barra deStatus, na parte inferior da tela. Se desejar obter outra forma de clculo, como porexemplo, valor mnimo, mdia,...; d um clique com o boto direito sobre a rea deAutoClculo e escolha a opo.

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ASSISTENTE DE FUNO

O Excel oferece centenas de funes que esto agrupadas por categoria facilitando oencontro da funo desejada. Existem funes Matemtica, Financeira, Estatstica e outrasno menos importantes. Uma forma muito til de aplicarmos as funes atravs do botoColar Funo disponvel na Barra de Ferramentas.

Como exemplo, entre com valores nas clulas A2, A3 e A4 (Plan2). Logo aps, posicione ocursor na clula A5 e selecione o boto Colar Funo para entrarmos com a funoMXIMO pertencente a categoria Estatstica, em seguida, clique o boto OK.

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Aps selecionar o boto OK, ser exibido a caixa de dilogo para entrada e/ouconfirmao dos argumentos identificados automaticamente.

CRIANDO UMA NOVA PLANILHA

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Para continuarmos com nosso estudo, vamos criar uma nova planilha que poder ser emuma nova guia ( Plan1,Plan2,..) de nossa pasta (material.xls) ou, em outra pasta (um novoarquivo).

Clique o boto Novo para criarmos uma nova pasta de trabalho,isto , um novo arquivo.

Como o Excel oferece, inicialmente, em uma nica Pasta de Trabalho, 3 planilhas, cliqueem uma delas se desejar continuar na pasta Material, para criarmos a nossa nova planilha(um exemplo hipottico). O contedo desta planilha estar dividido em 5 colunas a saber:

A1 - NOME = Nome do funcionrio de uma determinada empresa

B1 - SETOR = Nome do setor em que o funcionrio trabalha

C1 - SAL. BRUTO = Salrio bruto do funcionrio (sem desconto)

D1 - VALOR IR = Valor do imposto de renda a ser descontado (ver tabela a seguir)

E1 - SAL. LQUIDO = Salrio lquido do funcionrio (valor a receber)

Tabela Imposto de Renda a incidir sobre o salrio bruto

At R$ 1.500,00 ISENTODe R$ 1.501,00 at R$ 2.000,00 10%De R$ 2.001,00 at R$ 3.500,00 15%Acima de R$ 3.500,00 20%

Monte a planilha conforme os dados acima e acrescente, a sua escolha, informaes paravinte funcionrios.

Na coluna D teremos a aplicao da Funo SE que ter a seguinte sintaxe para valorescontidos a partir da linha 3:SE(C3

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FORMATAO DA PLANILHA

Vimos anteriormente os diversos recursos de formatao que o Excel oferece atravs debotes localizados na Barra de Formatao. Agora, vamos estudar algumas formas deformatao atravs do menu Formatar da Barra de Menu. O menu Formatar possibilitadiversas alteraes de nica vez, por exemplo, poderemos alinhar o contedo de uma faixade clulas, mudar a cor da fonte e/ou da clula, mudar o formato do nmero, recursos deborda, e at a aplicao de formatos pr-definidos, tudo ao mesmo tempo.

FORMATANDO CLULAS

A opo Clulas do menu Formatar permite uma srie de formataes especiais que soagrupadas em guias. A aplicao destes recursos requer uma regio previamenteselecionada.

A guia Nmero permite a aplicao de vrias formas e estas esto divididas emcategorias, existe logo ao lado, um exemplo de como ficar o nmero com o formatoescolhido. Clique o boto OK, aps a escolha, para aplicar o formato a regio selecionada.

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A guia Alinhamento permite o alinhamento de texto nas formas j estudadas e em outrasque daro um efeito interessante a planilha. Dependendo da estrutura da planilha estasorientaes permitiro um visual mais profissional e atraente.

A seguir, temos um exemplo do uso de alinhamento e orientao.

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FORMATANDO LINHA

Atravs da opo Linha do menu Formatar, poderemos alterar a altura de uma faixa delinhas selecionadas, ocult-las e/ou deixar o prprio Excel definir a altura da linha que maisse ajusta ao contedo das clulas.

FORMATANDO COLUNA

A opo Coluna permite alteraes similares a opo Linha do menu Formatar. A opoLargura permite alterar a largura das colunas selecionadas, se desejarmos poderemosdefinir um novo tamanho padro para todas as colunas da planilha, atravs da opoLargura padro.

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FORMATANDO A PLANILHA

Basicamente na opo Planilha do menu Formatar, poderemos utilizar os recursos demudana de nome das planilhas (Plan1,Plan2,Plan3) e/ou ocult-las. Como exemplo,renomei a planilha Plan2 para Folha Pgto.

AUTOFORMATAO

Esta opo utilizada para aplicar, automaticamente, um formato pr-definido a umaplanilha selecionada. Para aplicar um formato, selecione a planilha (no caso de nossa

planilha exemplo - Plan1, seria a seguinte faixa de clulas: A1:E10), escolha a opoAutoFormatao do menu Formatar, no quadro que se apresenta, escolha o formato e,em seguida, clique o boto OK. No caso de nossa planilha ser aplicado o formato Lista 3.

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Aps a aplicao do formato automtico a planilha continuar selecionada, para vermelhor o resultado, clique sobre qualquer clula da planilha. O formato automtico irmudar a aparncia da planilha, mas nada impede que voc realize novas alteraes.

VALIDAO DE DADOS

Quando voc deseja certificar-se de que foram inseridos os dados corretos em umaplanilha, voc pode especificar os dados vlidos para clulas individuais ou para intervalos

de clulas. Voc pode restringir os dados a um determinado tipo - como nmeros inteiros,nmeros decimais ou texto - e definir limites para as entradas vlidas. Voc podeespecificar uma lista das entradas vlidas ou limitar o nmero de caracteres em entradas.

Como exemplo, vamos criar restries na faixa de clulas B5:B8 - da coluna QTDreferente a nossa planilha exemplo. Nesta faixa de clulas determinaremos que seroaceitos apenas nmeros inteiro superiores ao valor zero. Para isto, selecione a faixa declulas mencionada e escolha a opo Validao do menu Dados.

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A guia Definies do quadro de dilogo Validao de dados exibido pedindo oscritrios de validao, para atender os critrios mencionados anteriormente, selecione asopes conforme figura a seguir.

Ainda ser possvel criar mensagens exibidas no momento da entrada de dados e,mensagens de alerta quando um dado incorreto for digitado na clula com validao.Estas duas opes esto disponveis nas guias Mensagem de entrada e Alerta de errorespectivamente.

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Aps confirmar a validao dos dados para a faixa de clulas selecionadas, verificaremosum quadro contendo a mensagem de entrada, esta exibio s ocorrer quando umaclula de validao estiver selecionada.

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Caso seja digitado algum valor na clula com restrio que no corresponda as restries,ser exibida a mensagem de erro.

FORMATAO CONDICIONAL

Resultados de frmulas ou outros valores de clula que voc deseja monitorar, podem ser

realados atravs de formatos condicionais. Com este recurso poderemos saberrapidamente se o faturamento foi acima do projetado, por exemplo, acrescentando frmula que contm o resultado, o formato condicional de mudana de cor. Os formatos

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condicionais continuam aplicados clula at que voc os remova, mesmo que nenhumadas condies seja atendida e os formatos das clulas especificadas no sejam exibidos.

Para acrescentar um formato condicional uma ou mais clulas, basta selecion-la eclicar sobre a opo Formatao condicional do menu Formatar. No quadro exibido,entre com as condies e o formato desejado. Na figura temos a clula referente ao totalgeral, com o formato de mudana de cor que ser acionado quando o valor for superior a80.000. Para realizar um teste, deveremos alterar os valores das colunas D ou C (Plan1de nossa planilha exemplo) de forma a gerar um valor abaixo (sem cor), ou acima (comcor) da condio determinada.

GRFICOS

Vimos atravs da ferramenta Auxiliar Grfico como criar um grfico de maneira simples etambm limitada. Agora iremos avanar um pouco mais no estudo dos grficos,

conhecendo recursos de formatao e personalizao.

CRIANDO UM GRFICO

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Para criarmos um grfico precisamos ter uma planilha pronta para servir como referncia.Monte uma planilha conforme figura a seguir na guia de planilha Plan3.

Ao concluir a planilha, selecione o intervalo A2:D6, esta a forma mais prtica, emseguida, ative o menu Inserir e escolha a opo Grfico.

Menu Inserir - opo Grfico.

O Assistente de grfico - conhecido de estudos anteriores, solicita um tipo de grfico quepoderemos escolher em uma das duas guias - padro e personalizada. Escolha um tipo eclique em Avanar.

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A princpio, a seqncia de dados est em colunas, mas ao escolher a seqncia emlinhas, veremos que o grfico ter uma melhor apresentao - mas claro que isto relativo,cabe a voc escolher a forma mais conveniente.

No prximo etapa, poderemos incluir ttulo ao grfico e aos eixos, exibir ou ocultar osvalores do eixo, acrescentar linhas de grade, posicionar a legenda, mostrar dados sobre o

grfico e acrescentar uma tabela de dados abaixo do grfico, todos estes recursos estodisponveis nas guias exibidas no quadro de dilogo.

Na ltima etapa, deveremos escolher o local para onde ser gravado o grfico, vamosposicionar o grfico em uma nova planilha.

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Como resultado teremos uma nova guia de planilha contendo apenas o grfico, destaforma fica mais fcil para realizarmos qualquer tipo de alterao alteraes, e apesar deestar posicionada em outra guia, qualquer alterao realizada na planilha de origem dosdados, o grfico automaticamente ser atualizado.

FORMATANDO O GRFICO

Na exibio do grfico encontraremos uma nova Barra de Ferramentas, esses botes de

grfico serviro para mudanas rpidas na aparncia do grfico.

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Atravs do boto Formatar objeto , poderemos realizar diversas alteraes como:escolher um estilo de linha e cor de borda, cor de preenchimento da rea, mudar a forma

do grfico, alterar a ordem de seqncia de dados, aumentar ou diminuir o espaamento eprofundidade do grfico, e mudar a fonte e alinhamento do texto. Todos estes recursossero oferecidos dependendo do objeto selecionado.

A seguir, temos o grfico com algumas mudanas realizadas com o boto Formatar objeto.

Outro recurso muito interessante, a possibilidade de podermos rotacionar o grfico nossentidos vertical e horizontal, resultando numa melhor visualizao dos dados. Para ter

acesso a este efeito, selecione a opo Exibio 3-D do menu Grfico.

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Se desejar realizar qualquer tipo de alterao com relao a ttulo, linhas de grade,posicionamento da legenda, ocultar valores dos eixos, exibir dados sobre ou abaixo dogrfico, basta selecionar Opes de grfico do menu Grfico.

IMPRIMINDO O GRFICO

Antes de imprimirmos um grfico ou qualquer documento, recomendado a visualizaodo mesmo para termos uma idia de como ficar no papel. Este recurso, como no Word,est disponvel na Barra de Ferramentas.

Clique sobre o boto Visualizar impresso para ter umaidia de como o grfico ficar impresso na pgina.

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Em visualizar impresso, para mudar a orientao do papel, isto , se a impresso ser nahorizontal ou na vertical, alterar as margens, acrescentar cabealho/rodap, definir otamanho do grfico e a qualidade de impresso, clique sobre o boto Configurar. Na guiaPgina mude a orientao. A guia Grfico, permite definir o tamanho do grfico e aqualidade de impresso.

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Para imprimir, selecione o boto Imprimir. O quadro de dilogo Imprimir exibido eoferece recursos para a mudana de impressora e quantidade de cpias. Aps a alterao,selecione o boto OK para iniciar a impresso.

CONFIGURAO E IMPRESSO DE PGINA

Praticamente os procedimentos para impresso so comuns entre os diversos aplicativos.Sendo est a etapa final de um trabalho, recomendado termos uma idia de como aplanilha ficar impressa na pgina, para isto temos o recurso de visualizar impresso.

VISUALIZAR IMPRESSO

Este recurso muito importante pois evitar a possvel reimpresso do documento pormotivo de ajuste nas margens ou, uma melhor orientao de impresso.

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Para ter uma idia de como a planilha ficar impressa napgina, selecione a opo Visualizar Impresso do menuArquivo ou,

Clique sobre o boto Visualizar impresso

No modo de visualizar impresso, poderemos alterar as margens da planilha e aumentar

ou diminuir a largura das colunas. Clique sobre o boto Margens para exibio dosindicadores. O ponteiro do mouse quando est sobre estes indicadores passa a ter oformato de uma seta bidirecional, para realizar as alteraes, basta arrast-los. Paraampliar a viso num determinado ponto, posicione o ponteiro sobre a regio e d umclique, outro clique reduz.

CONFIGURAR PGINA

Estando no modo de visualizar impresso, basta dar um clique sobre o boto Configurarou, estando na rea de trabalho, selecione a opo Configurar Pgina do menu Arquivo.

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Ao selecionar esta opo, o quadro de dilogo Configurar pgina exibido apresentandoalgumas guias.

Guia Pgina - Permite a mudana de orientao da impresso da planilha e tamanho dopapel. Orientao Retrato (Vertical), orientao Paisagem (Horizontal).

Guia Planilha- Permite selecionar a opo de impresso da planilha com linhas de grade,isto , riscos de diviso de linha e coluna, e definio da rea de impresso (faixa declulas que sero impressas).

Guia Margens - Permite a alterao das margens e altura do cabealho e rodap. Aindanesta guia poderemos centralizar a planilha na vertical e/ou na horizontal.

Guia Cabealho/Rodap - Permite a entrada de cabealho e rodap de formapersonalizada ou, escolher um dos tipo pr-definidos.

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Para alterar o contedo do cabealho ou rodap, clique sobre o boto de Personalizaoe entre com o texto e/ou campos disponveis atravs de botes.

Outro recurso importante e bem simples de ser utilizado, a configurao intuitiva daplanilha para impresso, isto , usando apenas o mouse, voc poder definir a regio que

ser impressa colocando praticamente as linhas e colunas que desejar em uma pgina, oajuste pgina de impresso ser automtico.

Selecione a opo Visualizar quebra de pgina do menu Exibir para podermos teracesso a estes recursos. Logo aps, reproduza algumas linhas da planilha at obter umnmero superior a 60 linhas, este procedimento somente para facilitar o entendimento doque ser apresentado. Desta forma, nossa planilha ser impressa em duas pginas.

Conforme figura anterior, posicione o ponteiro do mouse sobre as linhas indicativas paradefinir uma nova rea de impresso, o ajuste do tamanho da fonte ser automaticamenterealizado pelo Excel. Como exemplo, a linha vertical foi movida duas colunas para aesquerda e a quebra de pgina (linha horizontal) foi levada para a ltima linha, com isto,ser impresso somente uma pgina.

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CAIXA DE DILOGO IMPRIMIR

O procedimento de impresso da planilha o mesmo usado para imprimir um grfico.Clique sobre o boto Imprimir da Barra de Ferramentas para uma impresso rpida ou,selecione a opo Imprimir do menu Arquivo para ser exibido a caixa de dilogo Imprimire entrar com as alteraes.

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BANCO DE DADOS

Banco de Dados ou simplesmente Lista, uma tabela composta de vrias linhas divididasem colunas que so identificadas por campos, e cada linha representa um registro do

banco de dados. Com esta organizao o Excel poder oferecer recursos de organizao epesquisa extremamente fceis, independente da quantidade de linhas contida na base dedados.

REGRAS PARA CRIAO

A nossa planilha exemplo (Folha Pgto) foi criada numa estrutura de banco de dados, masexiste uma regra a ser aplicada em nossa Lista. Entre a linha que contm o nome doscampos e os dados no poder haver linhas em branco, isto , precisamos excluir a linha 2de nossa planilha.

CLASSIFICAO

Classificar uma lista de dados muito fcil, e este recurso poder ser obtido atravs dosbotes de Classificao localizados na Barra de Ferramentas, ou atravs do menu Dados.

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Para obter uma classificao simples para nossa planilha exemplo, posicione o cursor nacoluna que deseja ordenar, e escolha um dos botes para a classificao crescente oudecrescente, isto , do menor para o maior ou, do maior para o menor valorrespectivamente. O Excel identifica as outras colunas de forma a manter a integridade dosdados para cada registro.

Note que apesar da lista estar ordenada pelo Nome, seria melhor se a ordenao fosse pornome mas dentro do setor, isto , ordenar o Setor e o Nome ao mesmo tempo. Isto possvel atravs da opo Classificar do menu Dados.

No quadro de dilogo Classificar, vamos selecionar os dois campos, primeiro o campoSetor e, em seguida, o campo Nome. Caso no aparea o nome dos campos, clique sobrea opo Linha de cabealho. As formas de classificao crescente, como padro, j estoselecionadas. Aps a escolha dos campos e do tipo de classificao, clique sobre o botoOK para que a Lista seja ordenada.

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AUTOFILTRO

Este recurso muito utilizado em Lista com um grande nmero de linhas. Serve paraselecionar somente os registros que atendem a um ou mais critrio. Posicione o cursorsobre qualquer parte da planilha com dados, em seguida, selecione a opo Filtrar...AutoFiltro pertencente ao menu Dados. Aps este procedimento, ao lado dos campos soapresentados setas indicadoras de listas de seleo.

Como exemplo, clique sobre a seta ao lado do campo Setor e escolha Pessoal. O Excelir exibir somente os registros que atendam a este critrio.

Para retornar a exibio de todos os registros, basta dar um clique sobre a seta que seencontra em cor diferente das outras (indica que existe um critrio), em nosso exemplo ocampo Setor, e escolher a opo Tudo. Voc poder acrescentar mais de um critrio adiferentes campos. Uma aplicao para campos numricos a opo 10 Primeiros, elapermite a exibio da quantidade desejada dos Primeiros ou ltimos itens. A figura aseguir exibe os cinco maiores salrios de nossa Lista.

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Alm destas opes, podemos Personalizar o critrio a ser utilizado pelo Excel para aseleo dos registros. Esta opo est disponvel na lista de seleo. Como exemplo,

vamos exibir apenas os salrios bruto compreendidos entre os valores 1.000,00 e2.000,00, isto , os salrios maiores que 1.000 e menores que 2.000.

USANDO O FORMULRIO

Usar o Formulrio para edio de dados pode ser muito mais interessante que editar naslinhas da Lista de dados. Este recurso apresenta um quadro com opes de incluso,excluso e localizao de registros de forma simples e prtico.

Para ativar um formulrio, basta selecionar a opo Formulrio do menu Dados. Oquadro do formulrio exibido com o primeiro registro da Lista.

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Como exemplo, vamos incluir um novo registro e realizar algumas operaes. Clique sobreo boto Novo para a incluso do Novo Registro; nos primeiros trs campos entre com osdados, para saltar de um campo para outro, use a tecla Tab ou Shift+Tab para voltar aocampo anterior, o mouse tambm poder ser usado. Os campos que contm frmulassero preenchidos automaticamente. Ao concluir, clique sobre o boto Fechar. O novoregistro includo no final Lista, consequentemente, teremos que Classificar a Lista todavez que realizarmos incluses, isto se voc achar importante em manter a classificao.

Se desejar encontrar um determinado registro, clique sobre o boto Critrios e entre comos dados nos campos, geralmente apenas o preenchimento de um campo suficiente, emseguida, clique o boto Localizar prximo. Lembre-se de apagar os critrios para liberar oavano e retorno de todos os registros atravs dos botes Localizar anterior e Localizarprximo. Para a movimentao dos registros, tambm poder ser usado as setas da barrade rolagem. Na figura a seguir, sero localizados todos os registros que iniciam com ovalor Marcelo - do campo Nome.

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Para excluir um determinado registro, basta localiz-lo e, em seguida, dar um clique sobreo boto Excluir. O registro atual ser excludo aps confirmao do procedimento.

CRIANDO SUBTOTAIS

Em nossa Lista os registros ento agrupados por Setor, isto , para cada Setor temos umacerta quantidade de registros, atravs desta organizao poderemos acrescentar subtotaisa cada Setor, e no final um total geral. Este recurso de extrema utilidade para este tipode Lista.

Para criarmos subtotais, escolha a opo Subtotais do menu Dados. Lembre-se: a Listaprecisa estar classificada pelo campo no qual se deseja fazer o agrupamento.

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Na caixa de texto A cada alterao em: devemos selecionar o campo que ser feito oagrupamento, em nosso caso ser o campo Setor. A prxima caixa Usar funo:deveremos escolher a funo a ser empregada a cada mudana de Setor, vamos aceitar afuno padro definida pelo Excel - Soma. A ltima caixa pede que seja selecionada um oumais campos que iremos totalizar, escolha SAL. LQUIDO.

Clique o boto de nvel 2 para termos uma Lista resumida dos Subtotais.

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FERRAMENTAS AUXILIARES

Em Ferramentas Auxiliares encontraremos diversos recursos no menos importante que os j estudados. Neste tpico veremos como proteger a planilha atravs de senhas, comopermitir o compartilhamento de uma planilha por outros usurios de uma rede de

computadores, como gerar um documento em HTML para exibi-lo em uma Intranet ouInternet, enfim, recursos interessantes e simples de aplic-los.

DICAS DE CLULAS

Para incluir informaes explicativas s clulas separadas da planilha (as informaesficam escondidas), basta posicionar o cursor na clula que conter a dica e escolher aopo Comentrio do menu Inserir. Como exemplo, selecione a clula D1 (guia FolhaPgto de nossa planilha exemplo), e entre com o texto conforme a figura a seguir. Aoconcluir, clique sobre qualquer outra clula.

A clula que contm a dica, apresentar um ponto vermelho no canto superior direito, paraver o comentrio, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a clula. Se desejar realizaralguma alterao no comentrio, dever selecionar a clula e, em seguida, escolher aopo Editar comentrio do menu Inserir.

PROTEGENDO A PLANILHA

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Aps criarmos a planilha, poderemos proteger todo o arquivo, isto , toda vez que abrirmosum arquivo protegido, ser pedido uma senha para acess-lo, e tambm ser possvelprotegermos algumas partes da planilha, por exemplo: em nossa planilha as colunasNOME, SETOR e SAL. BRUTO podem tem seus valores alterados, mas j as outrascolunas, que contm frmulas, permanecero constantes, desta forma poderemosprotege-las para evitar alteraes indesejadas ocasionando problemas no clculo.

Protegendo o Arquivo

Para proteger um arquivo atravs de uma senha, basta selecionar a opo Salvar Comodo menu Arquivo, no quadro de dilogo que exibido, clique o boto Opes e entre coma senha de proteo. Aps confirmar os procedimentos, voc s perceber o resultadoquando for abrir o documento.

Protegendo Clulas

Para proteger partes da planilha, teremos que selecionar a regio que ficar desprotegida,isto , as clulas que no podero sofrer alteraes, em nossa planilha poder ser ointervalo A2:C21 - ou os dados das clulas contidas nas colunas A, B e C, logo aps,escolha a opo Clulas do menu Formatar, no quadro de dilogo que exibido, escolhaa guia Proteo e desative a caixa de verificao Travar, desta forma a regioselecionada ficar desprotegida aps a proteo geral da planilha. O Excel, como padro,mantm todas as clulas travadas, por isso o motivo de desativar a regio que poder

sofre alteraes.

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Agora, escolha a opo Proteger ... Proteger Planilha do menu Ferramentas, no quadrode dilogo exibido, entre com uma senha, se desejar, em seguida, clique sobre o botoOK. Qualquer tentativa de edio nas clulas protegidas, o Excel exibir um quadro deadvertncia.

Para desproteger, basta selecionar a opo Proteger ... Desproteger Planilha do menuFerramentas.

AUDITORIA

O recurso de auditoria de menu Ferramentas, nos auxiliar no encontro de errosrelacionados a qualquer clula, ou encontrar o relacionamento entre algumas clulas quecontm frmulas. Como exemplo, torne ativa a clula D5 (Plan1), nesta clula encontramosuma frmula onde seus precedentes (endereo de outras clulas que participam dafrmula) so as clulas B5 e C5 e seus dependentes (endereo de clulas que utilizam emsuas frmulas a referncia da clula ativa) - D10 e E5, para ver como este relacionamentose apresenta atravs de rastreadores, escolha a opo Auditoria ... RastrearPrecedentes do menu Ferramentas, faa o mesmo para encontrar os dependentes -Auditoria ... Rastrear Dependentes.

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Para remover os rastreadores indicados por setas, escolha a opo Auditoria ... RemoverTodas as Setas do menu Ferramentas. Caso alguma clula apresente mensagem deERRO, torne ativa esta clula e escolha a opo Auditoria ... Rastrear Erro do menuFerramentas, para encontrar o possvel problema de referncia.

RECURSOS AUTOMTICOS

Auto Preenchimento

O recurso de autopreenchimento expande vrios tipos de seqncias conforme mostradona tabela a seguir. Para obter a seqncia automaticamente, selecione a clula com ovalor a ser copiado e, em seguida, arraste para baixo ou para a direita atravs da ala depreenchimento.

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Seleo inicial Seqncia expandida

JAN FEV,MAR,ABRTri3 (ou T3 ou Trimestre3) Tri4, Tri1, Tri21o Perodo 2o Perodo, 3 o PerodoProduto 1 Produto 2, Produto 3Produto 1: Pendente Produto 2: Pendente, Produto 3: Pendente

Tipos de seqncias que o Excel pode preencher

Voc pode preencher automaticamente diversos tipos de seqncias, arrastandodiretamente sobre a planilha ou utilizando a opo Seqncia do menu Editar,Preencher, neste caso, selecione a regio a partir da clula que contm o texto para oAutopreenchimento.

Data

Uma seqncia de data pode incluir incrementos de dias, semanas ou meses por vocespecificados ou pode incluir seqncias sucessivas como dias da semana, nomes demeses ou trimestres. Por exemplo, as selees iniciais de tempo na tabela abaixo resultamnas seqncias apresentadas.

Seleo inicial Seqncia expandida

9:00 10:00, 11:00, 12:002a 3a, 4a, 5aSegunda-feira Tera-feira, Quarta-feira, Quinta-feiraJan Fev, mar, abrJan-92, abr-92 Jul-92, out-92, jan-93Jan, abr Jul, out, jan15-Jan, 15-abr 15-Jul, 15-out1991, 1992 1993, 1994, 1995

Linear

Quando voc cria uma seqncia linear, o Excel aumenta ou diminui os valores em umvalor constante conforme mostrado na tabela abaixo.

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Seleo inicial Seqncia expandida

1, 2 3, 4, 51, 3 5, 7, 9100, 95 90, 85

Auto Concluso

Ao digitar as primeiras letras de uma entrada em uma clula, o Excel pode completar aentrada para voc com base nas entradas que voc j digitou naquela coluna.

Auto Correo

Como o Word, o Excel pode corrigir automaticamente erros comuns medida que vocdigita ou, substituir uma palavra chave por um texto pr-definido.

Corrigir erros de digitao automaticamente

Voc poder corrigir erros de digitao de forma automtica se especificarantecipadamente a palavra que costuma apresentar erro de digitao.

No menu Ferramentas, selecione a opo AutoCorreo

Certifique-se de que a caixa de verificao Substituir texto ao digitar estejaselecionada

Na caixa Substituir, digite uma palavra que costuma ser digitada incorretamente, porexemplo, paz

Na caixa Por, digite a grafia correta da palavra, por exemplo, digite pas

Clique sobre o boto Adicionar

Agora, para ver o resultado, basta entrar com a palavra incorreta e teclar Enter, o Excelrealizar automaticamente a correo. No quadro de dilogo AutoCorreo, existe umalista com vrias palavras e smbolos pr-definidos.

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PERSONALIZAO DA BARRA DE FERRAMENTAS

As barras de ferramentas e menus permitem que voc organize livremente os comandos

no Excel, desta forma poderemos acrescentar novas opes aos menus e novos botes sbarras de ferramentas.

Como exemplo, vamos acrescentar o comando de Inserir figura barra de ferramentas.Selecione a opo Personalizar do menu Ferramentas, no quadro de dilogo, escolha aguia Comandos e a categoria Inserir, na lista de comandos exibida ao lado, encontre ocomando Clip-art e arraste-o para a posio que desejar na barra de ferramentas. Aosoltar o boto, o novo comando inserido na barra de ferramentas.

A guia Barra de ferramentas, permite exibir ou ocultar os diversos tipos de barras deferramentas.

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Para remover o novo boto, basta realizar o mesmo procedimento de inserir, s quedeveremos arrast-lo para dentro do quadro de dilogo Personalizar.

Alguns comandos da lista de categorias no possuem um cone especfico, isto , no lugarde uma figura, existe apenas o nome do comando, mas mesmo assim ele poder serinserido na barra de ferramentas. o caso do comando Formulrio - categoria Dados.

Em exerccios anteriores, toda vez que desejvamos acessar o comando formulrio paranosso banco de dados, tnhamos que selecionar o menu Dados e depois a opoFormulrio. Agora, para facilitar o acesso ao comando Formulrio, arraste-o para a barrade ferramentas e veja o resultado.

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EXCEL NA WEB

Um dos recursos que marcam esta verso do Excel a possibilidade de criarmos pginasque podem ser publicadas na Internet (rede mundial de computadores). Estes recursosno chegam a ser to sofisticados, mas sem dvida, o resultado mais que suficiente.

Com o avano dos sistemas, muitos usurios leigos acessam a Internet sem dificuldade, eesta forma de acesso a informao tambm est revolucionando os sistemas utilizados nasempresas. Estes esto evoluindo para o que chamam de Intranet - uma forma denavegao semelhante a Internet - aos diversos computadores de uma empresa, e nadaimpede que eles tambm acessem a Internet.

Computadores interligados somado a uma forma de acesso simples e eficiente do tipohipertexto (recurso muito utilizado nas pginas publicadas na Internet), exigir de voc -usurio, noes de como criar estas pginas para divulgar suas informaes. O hipertextoso textos que possuem palavras chaves que ao receberem um clique, saltam para outrapgina - relacionado a palavra chave, dando novas informaes.

Para criarmos uma pgina para a Web, deveremos salvar o arquivo criado no Excel comoHTML (tipo de arquivo reconhecido pelo programa de navegao na Internet). Esta formade criao poder apresentar alguns problemas, pois muitos formatos do Excel no sosuportados pelo HTML. Evite o uso de: efeitos de texto (sombra, caixa alta, relevo,animao), objetos de desenho, caixas de texto, realce, numerao de pgina, margens,bordas, cabealhos e rodaps, estilos.

Convertendo um Arquivo em HTML

Para converter um arquivo simples em HTML, basta selecionar as clulas que pertencem aplanilha (A1:E10 de nossa planilha exemplo - Plan1), e escolher a opo Salvar como

HTML do menu Arquivo. Com este procedimento, ser exibido o Assistente para Internetsolicitando o intervalo e grficos a converter, em nosso exemplo, o grfico referente aprojeo de vendas, no far parte de nossa pgina, ento, selecione-o e clique sobre oboto Remover, em seguida, clique em Avanar.

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Na segunda etapa, vamos aceitar a opo padro de converter os dados para umdocumento independente e, dar um clique sobre o boto Avanar. Na etapa 3, preenchaas caixas de texto e clique sobre as opes conforme seu critrio, em seguida, clique emAvanar.

Na ltima etapa, deveremos digitar o nome do arquivo - sem esquecer da extenso html,

ou aceitar o sugerido pelo Excel, em seguida, selecione o boto Concluir.

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Pronto, os dados so convertidos para HTML e salvo no arquivo determinado. Para ver oresultado, precisaremos abrir o programa de navegao da Internet, neste caso, cliquesobre o boto Barra de ferramentas Web para exibi-la, em seguida, selecione o boto Irda barra de ferramentas Web e a opo Abrir.

Agora, deveremos informar o caminho e o nome do arquivo que desejamos abrir (C:\Meusdocumentos\Material.htm) - caso no se lembre, clique sobre o boto Procurar.

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Aps a confirmao, o programa de navegao da Internet carregado - no caso oInternet Explorer, juntamente com o arquivo que contm a pgina que acabamos de criar.

ASSISTENTE DO OFFICE

No decorrer do curso voc deve ter notado o assistente de ajuda sendo exibido e

oferecendo alguma dica sobre o trabalho que esta sendo executado. Esta uma dasopes que o Assistente do Office oferece - Ajuda sugerida, mas a qualquer momentovoc poder solicitar ajuda usando as suas prprias palavras, para isto, d um clique sobre

o boto Assistente do Office , localizado na barra de ferramentas.

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Acima do quadro do assistente, encontraremos um balo solicitando o texto querepresentar o assunto que desejamos obter ajuda. Como exemplo, foi solicitado ajudasobre a insero de figuras na planilha. Aps dar um clique sobre o boto Pesquisar, oAssistente exibe algumas opo relacionadas com a sua pergunta, clique sobre a uma dasquestes para obter detalhes da ajuda solicitada.

Em seguida, exibido a janela Microsoft Excel contendo algumas informaes sobre asua pergunta e, como uma forma de filtro, solicitado a escolha de outra questo - cliquena que melhor se encaixa a sua pergunta.

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Informaes detalhadas sobre a ajuda solicitada apresentada em uma nova janela,geralmente esta janela fica sempre visvel, isto , mesmo mudando para outros programas,ela continuar visvel. Agora, s seguir os procedimentos pata obter o resultadodesejado. Ao concluir, feche a janela dando um clique sobre o boto [X] da janela.

Caso deseje mudar as caractersticas do assistente ou at mesmo a cara do prprioAssistente, clique sobre o boto Opes - no balo exibido logo aps a apresentao doAssistente. Na guia Opes poderemos ativar ou desativar os recursos disponveis e asdicas, na guia Galeria, encontraremos a opo de mudar a cara do Assistente.

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LISTA DE EXERCCIOS

1) Inicialize o aplicativo Microsoft Excel.

2) Crie uma Planilha no formato dado abaixo:

COBRANA DE TTULOS Data: =Hoje()

TTULO VENCIMENTO DIAS/ATRASO VALOR TIT.

DP152 25/09/96 5.575,00NF131 17/10/96 7.725,80NFF22 28/11/96 13.425,20DP684 30/12/96 17.728,80NF758 10/01/97 25.321,20

TOTAL =SOMA(??:??)

3) Selecionar a planilha e aplicar um formato pr-definido, isto , Autoformatao.

4) Crie um grfico, tipo Torta - 3D, da relao Ttulo x Valor Tt. Adicione legenda e ttuloao grfico.

5) Com o grfico selecionado, remova a legenda e selecione, na barra de ferramentas dogrfico, o tipo barra.

6) Selecione a ferramenta apropriada para salvar a planilha, com o grfico incorporado.

7) Feche a janela do Microsoft Excel.

8) Inicialize o aplicativo Microsoft Excel.

DT Atual - DT Venc.

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9) Utilize a ferramenta apropriada e abra o seu arquivo.

10) Selecione o grfico e remova-o (Delete) da planilha.

11) Insira, atravs do Menu de Atalho, entre a coluna TITULO e VENCIMENTO, a colunareferente ao PORTADOR do ttulo. Os portadores ficam a sua escolha.

12) Crie um novo grfico, mas a relao ser Portador x Valor Tt.

13) Utilize a barra de ferramenta grfica para remover a legenda e selecionar um outro tipode grfico.

14) Selecione a planilha e modifique o formato pr-definido - Autoformatao.

15) Crie outra planilha na mesma pasta (Plan2), a seu critrio, de forma que o total contido

em Plan1 seja copiado de forma especial para Plan2, e faa parte da nova estruturaque dever conter pelo menos trs tipos de funes.

16) Ao concluir o exerccio anterior, acrescente o recurso de validao de dados emalguma coluna, e crie um grfico com efeito 3-D que dever ser salvo como novaplanilha.

17) Acrescente a nova planilha, cabealho e rodap.

18) Monte uma estrutura de banco de dados com pelo menos cinco colunas e dezregistros (linhas). Uma das colunas dever conter a funo SE.

19) Organize o banco de dados em ordem alfabtica e, acrescente mais cinco registrosatravs do comando formulrio.

20) Use o comando de Autofiltro para realizar diversos tipos de pesquisa a seu critrio.

21) Crie subtotais para o banco de dados e, logo aps, utilize o comando de visualizarimpresso para ter uma idia de como ficar o resultado no papel.

22) Acrescente dica uma das clulas que contm o ttulo da coluna.

23) Salve a planilha e proteja com uma senha.

24) Realize uma auditoria em sua planilha.

25) Acrescente um novo boto, a sua escolha, na barra de ferramentas, em seguida,remova-o.

27) Crie uma pgina para a Web contendo todo o seu trabalho, em seguida, visualize-a nonavegador da Internet.

28) Atravs do Assistente do Office, aprenda a inserir em sua planilha, um efeito especialde texto criado com o WordArt.

29) Com a planilha selecionada, copie para a rea de transferncia.

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30) Salve as alteraes, carregue o Word e cole, no texto que voc desejar, a planilha,logo aps, visualize impresso. Salve as alteraes e feche a janela.