After the visit: giving feedback and writing the report. 

1

It is an expectation at the time of the visit that feedback will be given to the local team. Anything you say at that time must be included in the final report with its full justification.

2

For report writing the Lead Assessor leads, that is their key role. There is a standard layout and guidance given in the College document ‘Invited Reviews – a guide’. This needs to be a team effort and all should contribute. It is useful to divide the tasks so that the whole load does not fall on the Lead Assessor. 

There are many things in terms of listing and referencing which can be shared equally amongst members of the team. I have never seen a final report that has been produced in less than two drafts. When sharing contributions it is important that a secure e‐mail system is used ‐ ideally NHS Net ‐ though other systems may need to be considered for those who do not have access to this resource. All documents must be sent with password protection. 

Prompt replies are appreciated and over the few weeks following the visit there is a continuing commitment for several hours of your time. The report will be subject to formatting and checks by the College team, including internal and external peer review for quality assurance before final sign off.

3

Ideally before you leave the site visit spend an hour or two collecting team thoughts, agreeing the key themes and also agreeing a request for any further information which is required to be sent on to you later.  

A simple tip is to get an A2 sheet of flip chart paper and make a grid, write down the terms of reference on one axis and the sources of evidence which are available to you on the other.  If you are really obsessive at this stage a set of fluorescent marker pens can be helpful.  But it is useful to be able to plot the terms of reference against the sources of reference that are available to you and mean that you do not have to go hunting days later when you have forgotten what was happening on the visit to try and find that key piece of evidence.  

4

Before anything is put down on paper this is really a process of the team first of all identifying the themes to be contained in the report, collating all of the records that have been made from the various sources of information and most importantly checking facts. 

You should do this at every stage as once an error has been included in the main text it is very easily missed in revisions and may become fixed in place. There should be a unified initial view between the team members and any opinions which are at variance should be recognised and a way to resolve any differences identified at this early stage.  

The process will be of assessing findings which have been made against a set of national standards and it is important that the standards which are to be used are recognised, identified and up‐to‐date.  There is also an overall appraisal by the whole team as to the way in which evidence has been gathered and the suitability for inclusion in the report.  At all stages this should be referenced back to the original terms of reference for the review.

5

Evidence to findings is probably the main role of the first draft. Going back to my grid, it is ideal to use multiple sources for any findings that are made.  All should be referenced back to their origin.  

By the nature of the assessment visit there will be a weighting of and an opinion given to evidence which is essentially a subjective process, but it must be an important part of the team's collected view.  

This must be agreed by the whole team.  It is useful to balance positive and negative.  

I always try to hold in my mind the four words, legal, decent, honest and truthful and I think whatever you write, if it can meet these standards it is likely to be useful and helpful. 

6

This may seem a bit unusual but I believe almost thinking backwards from the end of the process can help guide the way you start to produce your written report.  Check everything back against the terms of reference; ask again why was this review process chosen?  

Try to think who will be reading the report, obviously the clinical teams and the people you have met but who will read it within the wider unit, within the wider Trust or beyond the Trust in commissioning and standard setting organisations? Ask again, what will they hope to be finding there?  

It is useful to bear in mind because you must always check back to make sure you have not left any unanswered questions or posed dilemmas which it is difficult to re‐trace.  

Also think what might be the next steps if the report is received, its findings are accepted and it becomes a tool to influence future change?  Any findings will lead to the team drawing conclusions and making recommendations though this process will be done in conjunction with the College team.  

7

Please do not forget that the aim of this whole process is to help the unit or the individual.  Any criticism must be fair and proportionate and to balance that remember that a little praise goes a long way. Most problems have had a long gestation before ever a College visit is involved and revisiting past ground is not always helpful.  

The main concern of the Royal College is to ensure safe practise, support systems of good governance, set clinical standards, ensure standards of training and encourage excellent patient outcomes.  The report should support all of these strands. 

8

The first draft should make sure that any information captured is accurate because going back and correcting this later can be really difficult. The style and layout at this stage is really not that important, spelling and grammar in my view are matters for the final stages. Constantly check back against the terms of reference. Circulate any changes within the team, the Lead Assessor and the Invited Reviews Manager has a role in coordinating this to make sure that nothing is mislaid and everybody is up‐to‐date. 

The first draft is often discarded completely but again can be an aid to team discussions and getting your thoughts together. All members of the team must contribute and all must be able to agree with the final contents.

9

The final draft from the team should still be regarded as a work in progress as there may be several changes in conjunction with the College team.  They will advise and adjust as they believe to be necessary.  

At the end, all of the assessors must be confident that they can agree with the content of the report and are happy to place their signature on it.  This is the final sign off before the report is passed to the Commissioning body.  

10

The College review document gives very broad guidance on the house style of a report.  The Lead Assessor will be experienced in report writing and it is largely their view which will determine the overall style of the document.  In general terms as with anything it will need a beginning, a middle and an end.  Describing things that happened before the visit, at the time of the visit and any further information that was requested and received following the visit. 

11

There are a number of items which can be performed by any member of the team and it is useful if you have a particular skill or perhaps just like working with lists or spreadsheets, to volunteer for this.  

Information received, people interviewed, case notes reviewed, reference documents sighted, a description of the site visit, a description of the structure and staffing of the unit, a description of the Trust and the context of the department are all important core information which needs to be included. 

Collating quotations from interviews to be cited in different sections can aid the process of report writing though it is important that a source list is kept for attribution. Preparation of this should be divided equally.

12

Recently it has become possible to access a number of reports from other bodies which I believe can give a good broad guidance as to the type of information and the type of language which is included in formal assessment documents.  

In particular the CQC make all of their assessments available on their web site and although these are working to much more proscribed terms of reference I think the way in which they use language in particular can be a useful guide. 

Also, the Tribunals and Hearings section of the General Medical Council website can be worth reading.

The National Clinical Assessment Service reports are very structured and are usually confidential but if you have ever seen one, again I think this gives a good idea of the way in which such reports are formatted. 

For the College however, there is scope for variation and this can be agreed by the team.  Whatever is chosen must fit the task and agree with the terms of reference for the assessment.  

It is really important to consider what a College report is not: 

‐ a legal report although it can have legal status.

‐ a case report though it may include reference to specific cases.  

‐ an academic paper nor is it an independent clinical opinion. 

It must represent the views of the whole team and be structured to reflect this.  

13

My own view is that it can be best considered by saying:

"What did we read before the visit?” The information and data received. 

“What did we see during that visit?” Direct observation or case note review. 

“What did we hear during the visit?” Records of interviews.  

All of that can then be collated to what the team thinks which amounts to their findings. 

Finally conclusions and recommendations which the team consider appropriate.  However the final conclusions and recommendations will always be made in conjunction with the College team.  

14

Once the final draft report is submitted by the team it will be scrutinised by the Clinical Quality team. Thankfully it will also be subject to a grammar and spelling check. Any inconsistencies should be spotted and referred back to the team, any references will be checked and any legal issues will be considered by the College. The final document will be signed off by all members of the team before it is passed on to the commissioning body.

15

The final outcome is hopefully that the report is agreed and accepted.  However, it can be challenged or even denied. 

Findings can be disputed and rarely a report may be refused.  This would be an exceptional set of circumstances.  

Most importantly all information held on any electronic device must be deleted.

The College will follow up progress with the Trust and feedback will usually be given to the team at this stage.

16