P a g e | 1

1.ความรเบองตนเกยวกบการใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010

โปรแกรม MS Excel 2010 เปนโปรแกรมประเภท Spread sheet ทมประสทธภาพ ชวยให สามารถสราง และจดรปแบบกระดาษท าการ หรอตารางค านวณ รวมถงการวเคราะห และใชขอมล รวมกน ดวยรปแบบของ User Interface

แบบใหมทเนนผลลพธ ท าใหสามารถใชงานโปรแกรมได สะดวก และงายมากขน ทงยงไดผลลพธไดตรงตามตองการมากขนอกดวย

1.1 มอะไรใหมใน Microsoft Excel2010

1. สรางแผนภมขอมลไวในเซลลเดยว

ดวยเสนแบบประกายไฟ(Sparkline) ซงเปนคณลกษณะใหมใน Excel 2010 ท าใหสามารถสราง แผนภมเลก ๆ ไวในเซลลเพยงเซลลเดยวได เพอใหสามารถดนพบรปแบบในขอมลของเราไดอยาง รวดเรว ซงเปนวธทงาย และรวดเรวในการเนนแนวโนมขอมลส าคญๆ เชน การเพมขนหรอลดลง ตามชวงเวลา

2. มงเขาหาจดขอมลทถกตองอยางรวดเรว

ใน Excel 2010 มการปรบปรงตวกรองแบบใหมทนาสนใจ ดวยคณลกษณะตวแบง สวนขอมลชวยใหแสดงขอมลไดหลากหลาย ดวยมมมอง PivotTable และ PivotChart สามารถแบง สวน และกรองขอมลแบบไดนามกเพอแสดงขอมลไดตรงตามทดองการ ดวยตวกรองการคนหาใหม น จะใชเวลานอยลงในการกลนกรองชดขอมลขนาดใหญในตาราง และในมมมอง PivotChart และ PivotTable และมเวลาเพมขนส าหรบการวเคราะหขอมล

P a g e | 2

3. เขาถงกระดาษค านวณของคณไดจากทกท

เราสามารถเขาถง Workbook หรอกระดาษท าการผานระบบออนไลนไดโดยสามารถด และแก!ข ไดจากทกแหงโดยใชคอมพวเตอรเครองใดกไดหรอใชโทรศพททใช Windows ดวยExcel 2010 โดยจะไดรบประโยชนจากการใชงานกระดาษค านวณทดทสดระหวางหลากหลาย อปกรณ และตางสถานท เชน

Microsoft Excel Web App แกไขสมดงานในเวบเบราวเซอรได เมอเราไมอยทส านกงาน บาน หรอโรงเรยน โดยไมพลาดการท างาน

Microsoft Excel Mobile 2010 สามารถด าเนนการไดทนทเมอจ าเปนดวย Excel รน ส าหรบโทรศพทเคลอนท ซงท างานผานสมารทโพนได

4. เซอมตอ แบงปน และท างานรวมกน

การสรางเอกสารรวมกนโดยใช Microsoft Excel Web App ท าใหสามารถแกไขกระดาษท า การหรอตารางค านวณเดยวกนกบผอนไปพรอม ๆ กนไดจากคนละต าแหนงทตง สามารถเหนไดวา ใครก าลงท างานบน Workbook พรอมกนกบเรา ทงยงมองเหนการเปลยนแปลงทผอนกระท าได ในทนท และดวยจ านวนผแก ไขในสมดงานทแสดงอยบนแถบสถานะ ท าใหเราทราบวามใครอกบาง ทก าลงแกไขสมดงานพรอมกนกบเรา

P a g e | 3

5. เพมความซบซอนใหกบงานน าเสนอขอมล

การจดรปแบบตามเงอนไขใน Excel 2010 ใหเราสามารถควบคมลกษณะ และไอคอนได มากขน มแถบขอมลทปรบปรงใหม และความสามารถในการเนนรายการทตองการดวยการคลก เพยงไมกครง สามารถแสดงแถบขอมลส าหรบคาลบเพอแสดงภาพขอมลไดอยางถกตองแมนย า ยงขนดวย

6. ใชประโยชนจาก PivotChart ทเปนแบบโตตอบและไดนามคมากขน

ดวยความสามารถในการแสดงมมมองขอมลทหลากหลาย ท าใหรวบรวมรายละเอยดได อยางรวดเรว โดยตรงใน PivotChart โดยไมขนกบมมมอง PivotTable เพอวเคราะหและจบภาพท โดดเดนทสดของตวเลขทตองการ

7. ท างานตาง ๆ ไดรวดเรว และงายขน ใน Excel 2010 มมมมอง Microsoft Office Backstage เขามาแทนทเมนแฟมแบบเดม เพอใหสามารถบนทก ใชงานรวมกน พมพ และแบงปนกระดาษท าการไดดวยการคลกเพยงไมกครง และดวย Ribbon ทพฒนาขน สามารถเขาถงค าสงไดเรวยงขน โดยการก าหนดแทบเองหรอสราง แทบของเราเอง เพอปรบแตงการใชงานใหเหมาะกบลกษณะการท างานของแดละคนได

P a g e | 4

8. ใชประโยชนจากความสามารถทสงขนในการสรางกระดาษคานวณทมขนาดใหญและซบซอนมากยงขน

ดวยคณประโยชนสาหรบผใชงานขนสง และนกวเคราะห ดวย Excel 2010 รน 64 บต จะสามารถวเคราะหขอมลจานวนมหาศาลไดงายขนอยางไมเคยเปนมากอน วเคราะหชดขอมลทซบซอนและมขนาดใหญกวาขดจากด 2 กกะไบตของ Excel

รนกอนหนา

9. ประกาศและใชงานรวมกนผาน Excel Services

การรวม SharePoint Server 2010 และ Excel Services ทาใหผใชดานธรกจสามารถใชงานการวเคราะหและผลลพธรวมกนทวทงองคกรไดโดยการประกาศกระดาษคานวณลงในเวบ สรางแดชบอรดขาวกรองธรกจและใชงานขอมลทางธรกจทสาคญรวมกนกบผรวมงาน ลกคา และคคาทางธรกจไดกวางขวางขนภายใตสภาพแวดลอมทมการพฒนาดานความปลอดภย

1.2 เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 การเรมใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel

1. คลกปม Start บนแถบ Task bar

2. เลอก All Programs Microsoft Office

3. เลอก Microsoft Office Excel 2010 จะเปดใหใชงานไดทนท

1.3 สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม

กอนทจะเรมทางานกบโปรแกรม Microsoft Office Excel จะตองรจกกบสวนประกอบของหนาจอโปรแกรมกอน เพอจะไดเขาใจถงสวนตางๆ ไดงายขน ดงน

P a g e | 5

-Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถ

เพมปมคาสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได

-Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทเปดใชงานอย -แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมคาสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงาน

งายขน

- Name box แสดงตาแหนงเซลลปจจบน

- Formula bar แถบแสดงสตรคานวณหรอขอมลทพมพเขาไป

- Active cell เซลลปจจบนทกาลงทางานอย -Worksheet พนทใชงานของโปรแกรม

1.4 การเพมปมทลบารใน Quick Access Toolbar ปมทลบารทตองการใชงานบอยๆ โดยเราสามารถเพมเขามาใน Quick Access Toolbar ได มขนตอนดงน 1. คลกปมลกศรลงของ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสงใหเลอกใช และเลอกท More Commands...

2. เลอกคาสงทตองการใชบอย เชน New, Open, Print Preview, Quick Print, ฯลฯ

P a g e | 6

1.5 การยกเลกปมทลบารใน Quick Access Toolbar ปมทลบารทเพมเขามาแลวไมตองการใชงาน คณสามารถยกเลกออกได มขนตอนดงน

1. คลกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสงใหเลอกใช 2. หากตองการยกเลกปมทลบารใหเลอกคาสง Remove from Quick Access

Toolbar

1.6 การปอนขอมล แกไขขอมล ลบขอมล การปอนขอมล ม 3 วธ

1. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวกดปม Enter

2. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวกดปม Arrow key (ลกศรสทศ) ทคยบอรด

3. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวคลกปม Enter บน Formula bar

การยกเลกขอมลทกาลงพมพ ม 2 วธ

วธท 1 กดปม Esc ทคยบอรด

วธท 2 คลกปม Cancel บน Formula bar

การแกไขขอมล ม 3 วธ

1. เลอกตาแหนงเซลลทตองการแกไขขอมล

วธท 1 กดปม F2 ทคยบอรด

วธท 2 คลกต าแหนงทจะแกไขบน Formula bar

วธท 3 ดบเบลคลกทตาแหนงเซลลนน

2. ท าการแกไขขอมล เสรจแลวกด Enter

การลบขอมล ม 3 วธ

เลอกต าแหนงเซลลทตองการลบขอมล

วธท 1 กดปม Delete ทคยบอรด

วธท 2 คลกขวาเลอกคาสง Clear Contents

วธท 3 ทแทบ Home คลกลกศรลงของปม Clear จะปรากฏคาสงใหเลอกใช

P a g e | 7

1.7 การบนทกเอกสาร

เมอสรางแฟมงานเสรจแลว ตองท าการบนทกขอมลลงใน disk มขนตอนดงน

1. คลกปม (Save) บนแถบ Quick Access Toolbar หรอคลก File เลอกค าสง Save หรอ Save

As กได 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยด 3. ทชอง Save in เลอก ต าแหนงไดรฟ และโฟลเดอรทตองการเกบขอมล 4. ทชอง File name พมพชอไฟล คลกปม Save จะไดไฟลนามสกล .xlsx

P a g e | 8

2. การใชงานแผนงานและตาราง

2.1 การทางานกบแผนงาน (Sheet) ปกตแฟมงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ใหใชงาน ถาตองการเพม sheet, ลบ sheet, copy sheet,

ฯลฯ มขนตอนดงน - คลกขวาชอ sheet ทตองการ จะปรากฏคาสงใหเลอกใช

ไมวาจะทาอะไรกตามกบขอมลใน Worksheet อยางแรกทตองทาคอ การเลอกชวงขอมล ซงมหลายวธ ดงน

P a g e | 9

2.3 การใชงานตาราง

ในกรณทคณทางานกบตาราง แลวตองการแทรกขอมล หรอลบตาราง มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ เชน คอลมน C ถง E

2. คลกขวาหวคอลมน / แถว จะปรากฏคาสงใหเลอก Insert แทรกคอลมน / แถว Delete ลบคอลมน / แถว Column

Width ปรบความกวางของคอลมน

Hide ซอนคอลมน / แถว

Unhide ยกเลกการซอนคอลมน / แถว

หรอ ใชปมเครองมอในการทางานกได ทแทบ Home เลอกจาก หวขอ Cells

2.4 การจดรปแบบขอมลในแผนงาน

เมอพมพขอมลเสรจแลวกทาการตกแตงของมลใหสวยงาม มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ

2. แถบ Ribbon ชอ Home คลกปมเครองมอบนทลบาร

หรอจดรปแบบขอมลโดยการใชเมน มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ

2. คลกขวาเลอกคาสง Format Cells

Number จดรปแบบตวเลข

Alignment การจดวางขอความ

Font ชนดของตวอกษร

Border ก าหนดเสนขอบ

Fill ก าหนดสพนและลาย

Protection ปองกนการแกไขขอมล

P a g e | 10

3. การจดรปแบบตามเงอนไข

การเพม เปลยน หรอลบการจดรปแบบตามเงอนไข

การคนหาเซลลทมการจดรปแบบตามเงอนไข

3.1 การจดรปแบบแบบมเงอนไข

บางครงหากตองการก าหนดเงอนไขในการจดรปแบบขอมล เชน ตวเลขของเงนเดอนพนกงานใหเปนสเขยวเฉพาะคนทเงนเดอนไมเกน 40,000 ใหใชเรองของ Conditional Formatting มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ จากตวอยางเงอนไขดานบน ใชชวงขอมลของ Salary ไมรวมหวขอ (เลอกชวงขอมลตาแหนง G2-G115) 2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกปม 3. จะปรากฏค าสงใหเลอกใช

P a g e | 11

ในทนเลอกคาสง New Rule จะปรากฎไดอะลอกบอกซ New Formatting Rule เลอก Format only cells

that contain กาหนดเงอนไขเอง จากตวอยางเลอกเปน Cell Value less than or equal to

40000 คลกปม Format เลอกรปแบบตวอกษรทตองการ คลกปม OK

3.2 การเปลยนเงอนไขหรอรปแบบทก าหนด

หลงจากก าหนดเงอนไขในการจดรปแบบขอมลแลว หากตองการเปลยนเงอนไขจากเดม เปนตวเลขของเงนเดอนพนกงานใหจดรปแบบโดยเปลยนสพนเปนสเหลอง เฉพาะคนทเงนเดอนตงแต 30,000-50,000 สามารถแกไขได โดยมขนตอน ดงน

1. เลอกชวงขอมลเดมททาการจดรปแบบไว

2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกปม

3. เลอกคาสง Manage Rules คลกปม Edit Rule

4. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Edit Formatting Rule ใหแกไขรายละเอยด เสรจแลวคลกปม OK

P a g e | 12

3.3 การลบรปแบบขอมลทก าหนดเงอนไข

ชวงขอมลทมการจดรปแบบตามเงอนไขทตงไว เมอไมไดใชงานแลว

คณสามารถทาการยกเลกเงอนไขนนได โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลเดมททาการจดรปแบบไว

2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกปม

3. เลอกคาสง Clear Rules ในทนเลอกคาสง Clear Rules from Selected Cells

3.4 การคนหาเซลลทมการจดรปแบบตามเงอนไข

1. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ editing คลกปม

2. เลอกคาสง Conditional Formatting

3. จะแสดงชวงขอมลทมการก าหนดเงอนไขใหทนท

P a g e | 13

4. การท างานกบกราฟ

หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การสรางกราฟ

ชนดของกราฟ

การเปลยนชนดของกราฟ

การลบกราฟ

4.1 การสรางกราฟ

ขอมลในโปรแกรม Excel สวนใหญจะเปนขอมลเกยวกบตวเลข หากเรานาตวเลขเหลานนมาแสดงเปนกราฟจะทาใหขอมลดงายขน มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการนามาสรางกราฟ

2. คลกแทบ Insert เลอกประเภทของกราฟจากหวขอ Chart จากตวอยางเลอกแบบ Column

3. จะปรากฏรปแบบยอยใหคลกเลอกไดทนท

4. จากนน จะแสดงรปกราฟทสรางไว พรอมกบแถบ Ribbon ชอ Chart Tools หวขอ Design ให ก าหนดรายละเอยดเพมเตม

P a g e | 14

4.2 การเปลยนชนดของกราฟ

หลงจากสรางกราฟเสรจแลว หากตองการเปลยนแบบกราฟใหม สามารถทาได โดยมขนตอนดงน 1. เลอกกราฟทตองการเปลยนรปแบบ

2. แถบ Chart Tools Design หวขอ Type คลกปม

3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Change Chart Type ใหคลกเลอกแบบทตองการ

4.3 การลบกราฟ

กราฟทไมใชแลว ตองการลบออก มขนตอนดงน 1. คลกกราฟทตองการลบ กดปม Delete ทคยบอรด

P a g e | 15

5. การใชงานสตรและฟงกชน

5.1 การใสสตรค านวณปกต

1. เลอกเซลลทตองการแสดงผลลพธ จากตวอยางน ต าแหนงเซลลอยท D4

2. พมพเครองหมาย = แลวตามดวยต าแหนงเซลล เชน =D2*D3 เสรจแลวกดปม Enter

3. ทเซลล D4 จะแสดงผลลพธ และท Formula bar จะแสดงสตรค านวณทก าหนดไว

5.2 ลาดบความส าคญของเครองหมายทางการค านวณ

การค านวณในเครองคอมพวเตอรกบการค านวณจากเครองคดเลข ผลลพธทไดจะตางกน

เนองจากการค านวณในเครองคอมพวเตอร โปรแกรมจะดความส าคญของเครองหมายทางการค านวณดวย จงเปนสงส าคญอยางยงท user จะตองทราบในเรองน เพอไมใหผลลพธทตองการผดเพยนไปจากปกต

P a g e | 16

5.2 การค านวณแบบอตโนมต โดยไมตองใชสตร

เราสามารถท าการค านวณโดยไมตองใสสตรได โดยทใช status bar ในการชวยท าดงกลาว

1.เลอก cells ทตองการจะท าการค านวณ

2.ใช status bar เลอกวธค านวณ

5.3 Arithmetic operator ก าหนดเซลส าหรบเกบผลลพธ โดยการเลอนตวชไปอยทเซลนนแลวคลก

ใสสตรเขาในเซลส าหรบเกบผลลพธ สตรจะตองเรมตนดวยเครองหมาย “= “

P a g e | 17

5.3 Comparison operator เราสารมารถใชตวด าเนนการเปรยบเทยบเพอการเปรยบเทยบคาสองคา โดยผลลพธทไดจะเปนคาทางตรรกศาสตร คอ

Ture/FALSE

5.3 Text Concatenation operator ตวด าเนนการขอความ จะใชเครองหมาย & ในการรวมขอความ หรอค า 2 ค าขนไปเพอใหเปนขอความเดยวกน หรอเพอการเชอมระหวางขอความกบผลลพธจากสตร

P a g e | 18

5.4 Reference Operation ตวด าเนนการอางอง ถกน ามาใชเพอแสดงชวงของเซลลทใชส าหรบการค านวณ

การใชเครองหมาย : (Colon) เพอระบถงชวงของขอมลทตองการ

เชน กลมขอมลเรมทเซลล A1 ถงเซลล B5 สามารถเขยนชวงขอมลนคอ A1:B5 ดงรป

ในกรณทสตรค านวณมความซบซอนเราสามารถเรยกดไดวา คาทไดมาจากเซลลไหนบาง โดยใชเครองมอ formula

auditing

P a g e | 19

5.4 การอางองเซลล 3 แบบ

1. การอางองสมพนธ (Relative)

a. จะเปลยนต าแหนงเซลลทถกอางถงไปตามต าแหนงเซลลทใสสตรนนเมอมการยายต าแหนงหรอคดลอกสตรไปยงเซลลอน

b. ตวอยางชอเซลลแบบนเชน A2, B5:F7 เปนตน c. สามารถทดลองไดโดยการคดลองเซลลทเปนสตร

d. จะเหนไดวาเมอเรา copy cell ทมสตรเพอท าการค านวณในกลมขอมลทมรปแบบเดมมนกจะท าใหเราไดทนท

e. ในการ copy ผลลพธจากสตรเพอไปใชงานตอนน ตอน copy ให copy ธรรมดา แตตอน paste ใหใช

paste special

2. การอางองสมบรณ (Absolute)

a. อางถงต าแหนงเซลลตายตว ไมวาสตรนนจะถกยายหรอคดลอกไปทใด การอางองสมบรณจะใชเครองหมาย $ น าหนาชอเซลล

b. ตวอยางชอเซลลแบบนเชน $D$6, $E$4 เปนตน c. ทดสอบคดภาษ 7% ของรายการสนคา

d. จะเหนวาเราเอาคาคงท ท E7 มาบวกเพมเขาไดตลอดแมวาจะเปลยนแถวไปแลวกตาม ซงถาเราไมอางแบบน กจะท าใหการค านวณผดผลาด

3. การอางชอเซลลแบบผสม(Mixed Reference)

a. มบางสวนอางองแบบสมพทธและมบางสวนอางองแบบสมบรณ แลวแตวาจะมเครองหมาย $ หนาเลขแถว หรอหนาอกษรคอลมน

b. ตวอยางชอเซลลแบบนเชน D$6, $E4 เปนตน

P a g e | 20

5.4 การอางองเซลลขาม Sheet และ ขาม file

การค านวณ ตาง Work Sheet

ในการค านวณตาง Work Sheet จะมลกษณะทตางจากการค านวณภายใน Work Sheet อยสวนหนงเทานน นนคอ เมอตองการอางขอมลทอยใน Work Sheet ไหน กจะตองมการอางถงชอ Work Sheet ทจะน าขอมลมาค านวณ โดยจะมรปแบบในการอาง Work Sheet ดงน ชอ Work Sheet ทอางถง ! Range ของขอมลใน Sheet ทอางถงเพอน ามาค านวณ ** สงเกตวา หลงจากชอ Work Sheet แลวจะตองมเครองหมาย ! อยหลงชอ Work Sheet เสมอแลวหลงเครองหมาย ! กจะเปนการอางถงขอมลภายใน Work Sheet นนตามปกต ตวอยาง ตองการค านวนโดยหาผลรวมของขอมลชวง A1 ถง B10 ใน Work Sheet ชอ Sheet1 โดยใหแสดง

ผลลพธ ใน Work Sheet ชอ Sheet3 ทเซลล A1 จะสามารถปอนสตรในเซลล A1 ใน Sheet3 ไดโดยใชสตร= SUM(Sheet1!A1:B10)

การค านวณ ตาง Work Sheet แลวกมหลายๆ sheet

ใชไดในกรณทเรามขอมลทตองการรวมอยในหลาย sheet อยทต าแหนงเดยวกน ซงเราสามารถด าเนนการกบมนไดดงนใหอางอง sheet โดยม : อยขนกลางระหวาง sheet ทเราตองการจะค านวณ แลวกตามดวย ! แลวกใสสตรไดเลย เชน

P a g e | 21

การค านวณ ตาง file

การค านวณ ขาง file เราสามารถอางองfile ไดดงน โดยใช [ ] ส าหรบอางถง file

5.5 Function การท างานใน Excel 2010 ฟงกชนทสามารถเรยกใชในโปรแกรมเอกเซลม 8 ประเภทดงน อยางไรกด แตละ function จะไมกลาวถงในเอกสารน

1. ฟงกชนคณตศาสตรและตรโกณมต (Mathematics & Trigonometric Function)

2. ฟงกชนสถต (Statistical Function) 3. ฟงกชนวนทและเวลา (Data & Time Function) 4. ฟงกชนในการขอดขอมลและการอางอง (Lookup ฿ Reference Function) 5. ฟงกชนฐานขอมล (Database Function) 6. ฟงกชนขอความ (Text Function) 7. ฟงกชนตรรกะ (Logical Function) 8. ฟงกชนทางการเงน (Financial Function)

6. การเรยงลาดบขอมล

6.1 ลาดบการจดเรยงเรมตน

หากเรานาขอมลปรมาณมาก หรอขอมลทอยในรปแบบของฐานขอมลมาสรางในโปรแกรม Excel สวนใหญ หลงจากสรางงานเรยบรอยแลว สงทจะทาตอไป คอ การจดเรยงขอมล โดยมขนตอนดงน

1. คลกตาแหนงเซลลในหวขอทตองการจดเรยง 2. ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter คลกปมบนทลบาร เพอเลอกเกณฑการจดเรยง

Sort Smallest to Largest จดเรยงจากนอยไปมาก (AZ)

Sort Largest to Smallest จดเรยงจากมากไปนอย (ZA)

P a g e | 22

6.2 การเรยงลาดบขอมลในชวงหรอตาราง

1. ต าแหนงเซลลอยในงาน Database

2. คลกปม เพอเปดไดอะลอกบอกซ Sort ก าหนดรายละเอยดเพมเตม 3. ทชองSort by เลอกหวขอหลกในการจดเรยง ทชอง Order เลอกเกณฑการจดเรยง

4. คลกปม เพอเพมหวขอรอง, หวขอท 3, 4, 5 ในการจดเรยง เสรจแลว

5.จะเหนวาเราสามารถทจะสลบล าดบในการ Sort ไดวาจะเอาอะไรขนกอนหลง

P a g e | 23

7. การตรวจสอบความถกตองของขอมล

7.1 การปองกน การปอนขอมลทไมถกตองในแผนงาน

เพอใหการกรอกขอมลมความถกตองมากยงขน เราควรจะก าหนดกฏ หรอขอบงคบในการปอนขอมล โดยมขนตอน ดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการพมพ

2. ทแทบ Data หวขอ Data Tools คลกปม

3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Data Validation ทหวขอ Settings

4. ใหก าหนดเงอนไข ในทนก าหนดวา ขอมลตวเลขทปอนจะตองอยในชวงตงแต 8000-40000 เทานน

5. คลกหวขอ Input Message ระบขอความทตองการแสดงเมอต าแหนงเซลลอยในชวงนน เปนการบอกให user รวาใหทาอะไร

P a g e | 24

6. คลกหวขอ Error Alert เพอก าหนดวา ถา user ปอนขอมลไมตรงตามกฎขอบงคบ ใหแสดง Message และไอคอนเตอนดวย เสรจแลวคลกปม OK

8. การกรองขอมล

หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การกรองขอมลในชวงหรอตาราง การยกเลกขอมลททาการกรองไว การกรองคาทไมซากนหรอการเอาคาทซากนออก

การกรองโดยใชเงอนไขขนสง

8.1 การกรองขอมลในชวงหรอตาราง

การท างานกบขอมลปรมาณมาก หรอฐานขอมล นอกจากการจดเรยงแลว กจะเปนเรองการคนหาขอมลหรอการกรองขอมลนนเอง โยดมขนตอนดงน 1. ต าแหนงเซลลอยในงาน Database 2. ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter คลก ปม จะปรากฏลกศรลงทกหวขอ

P a g e | 25

3.ท าสามารถ Click ตรง filter เพอเลอกคาทตองการได

4. เราสามารถเลอก Text filters หรอ Number filter กไดตามใจเรา

P a g e | 26

9. Pivot table, Pivot Chart, Slicer

9.1 Pivot Table Pivot table เปนคณสมบตหนงททรงพลงมากของ Excel ดวยความสามารถในการดงขอมลทส าคญออกมาจาก data set

ขนานใหญไดโดยงาย ตวอยางทเราจะทดลองกนตอไปน ประกอบดวยขอมล 214 แถว และ 6 field ดงภาพ

เราสามารถท าการสราง Pivot table ไดดวยวธดงตอไปน 1.Click ท Insert เลอก PivotTable จะปรากฏ Dialog box ใหเลอกคมตารางของเราทงหมด

P a g e | 27

2.Excel จะแสดง Dialog box ทชอวา Pivot Table Field list ขนมาใหลาก field เพอใสขอมลดงตอไปน Product Field ใหลากเขาไปยง Row Labels Area

Amount field ใหลากเขาไปยง Values area

Country field ใหลากเขาไปยง Report Filter Area

ระบบจะท าการสราง Pivot table ดงภาพดานลาง

3.เราสามารถ Sort ขอมลใน Pivot table ไดโดยเลอกท Ribbon option แลวเลอก Sort หรอจะ filter เอาแคบางประเทศกได

P a g e | 28

4.นอกจากนนเรายงเลอกรปแบบอนๆใน field Total ได โดย Click ขวาใน filed Total แลวเลอก Value field

setting แลวเลอกรปแบบทตองการ

P a g e | 29

9.2 Pivot table 2 มต

ถาเราท าการจด Pivot table ใหมโดยใสคาลงไปใน Column field ดวย จะท าใหเราใหทงในมมมองการสงออกของแตละประเทศแบงตางชนดของผลไมและยอดการสงออก

ซงถาเราท าการสราง Pivot chart (ซงเราจะเรยนกนตอไป แตตอนนเอามาใหดเพอท าความเขาใจกอน) จะท าใหเราเหนภาพมากขน จะเหนเราจะเหนทงสองมมของ ประเทศ สหรฐคอ ทง sum of amount และ product

9.3 การจดกลมใน Pivot table

ถาเราท าการจดกลมใน Pivot table ไดโดยเรมจากการสราง Pivot table ดงน

P a g e | 30

จากนน Click เลอก Apple กบ Banana แลวเลอก Group และท าเหมอนกบกบผลไมทเหลอเพอสราง Group 2

จะไดผลดงภาพ

จากนนลองจด Pivot table ใหมดงตอไปน จะไดตาราง Pivot ทมวนทหลากหลายมาก เราสามารถ Group ใหเปนในรปของเดอนได

P a g e | 31

เลอก Group แบบเดอน จะไดผลลพธดงภาพ

9.4 Pivot table หลายมต เราสามารถดงหลายๆคามาใสใน Pivot table โดยทเราจะทดลองทงทงในสงนของ multiple row fields, multiple

value fields และ multiple report filter fields

9.4.1 Multiple Row Fields เราจะมาทดลองท า Multiple row field โดยทท าการ insert Pivot table แลวลากคา Category และ Country เขาไปใน Row Labels ทงคดงน

จะไดผลดงรปดานบน

P a g e | 32

9.4.2 Multiple value fields เราจะมาทดลองท า Multiple value field โดยทท าการ insert Pivot table แลวลากคา Amount เขาไปใน ∑ value 2 ครง จากนน Click ใน Cell ของ Amount 2 แลว Click ขวา เลอก Value Field Settings>% of

Grand Total จะไดผลดงรป ซงแสดงใหเปนวาเราสามารถดเปนจ านวนเตม หรอ เปน เปอรเซนต ไปพรอมๆกนได

P a g e | 33

9.4.3 Multiple report fields เราจะมาทดลองท า Multiple value field โดยทท าการ insert Pivot table แลวลากคา Country และ Product เขาไปใน R eport filter Order ID เขาไป ใน Row Labels และ Amount เขาไปท ∑ vale จากนนใหเลอก ประเทศเปน United Kingdom และ Product เปน Broccoli เราจะเหนวา UK. สง Broccoli เปนรายละเอยดลงไป

9.5 Frequency Distribution แจกแจงความถ เราสามารถใช Pivot Table ในการแสดงการกระจายตวแบบ แจกแจงความถได พรอมทงสามารถน ามาแสดงในรปของกราฟได

P a g e | 34

โดยทเราสราง Pivot table เลอก field ตามภาพจากนน Click ขวาในชองใดๆกไดแลวเลอก Group เลอกชวงการแจกแจงความถจาก 0 ถง 10000 โดยใหมขนทละ 1000 จะไดผลตามรป จากนน Click Cell ไหนกไดแลว เลอก Insert

ribbon แลวเลอก กราฟแทง

9.6 Pivot Chart ในสวนนเราจะมาเรยนรการท า Pivot chart โดยให นศ. ท าการสราง Pivot chart ตาม field ดงตอไปน

จะไดตารางดงทแสดงในภาพดานบน

P a g e | 35

9.6.1 Insert Pivot Chart เราสามารถท าการ ใส Chart ไดโดยการ Click ท cell ใดๆกไดแลวเลอก Insert>Chart แลวเลอกประเภทของ chart ทเราตองการในตวอยางนใหเลอก chart แบบ cluster column

เราจะได Chart มาดงภาพ

9.6.2 Filter Pivot Chart เราสามารถเลอกทจะด Chart เฉพาะคาทเราสนใจไดไดโดยเลอก menu ทใชส าหรบ filter ทมากบ Chart ตามทเราตองการ

P a g e | 36

9.7 Slicer ถาเราอยากจะ filter ใหตรงใจกบเรามากขนไปอกกใหใช Slicer ในการจดการได แต Slicer จะท างานไดเฉพาะกบ file

นามสกล .xlsx เทานน ใหเราท าการ Save as file ทเราตองการเปน .xlsx จากนนเปดใหญ

ใช Pivot ตวเดมในการทดสอบ

เลอก ท option> insert slicer แลวเลอก Category

เรากจะสามารถ Click เพอเลอกดคาตางๆได ซงถาเราอยากจะดทง 2 คาเหมอนเดมใหกด CTRL คางเอาไว

P a g e | 37

10. VBA

VBA ยอมาจาก Visual Basic for Application สามารถใช programming ไดทงใน excel และ ผลตภณฑ office อนๆ โดยทเราสามารถใช ภาษา VB ในการเขยนให Office ท างานอยางทเราตองการได

อยางไรกด โดยสวนใหญในการท างานกบ VBA นนเราจะใช Macro ในการท างาน โดยท Macro จะท าใหใหเราอตโนมต ขนอยวาเราตองการจะให Macro นนท าอะไร ซงการจะเรยกใชงาน Marco นนจะตองเปด Developer mode ใน

excel เสยกอน

10.1 Developer tab เราสามารถเปด Developer tab ไดดงน 1. Click ขวาในทวางๆบน ribbon แลวเลอก Customize the Ribbon

2. จากนนทางชองขวามอ ใต Main Tabs ใหเลอก Developer

กจะม Developer tab มาใหเราเลอกใชงาน

P a g e | 38

10.2 Command Button เราสามารถใส ปม ใหท างานอยางทเราตองการได 1.โดยไปท Develop tab แลวเลอก insert แลวเลอก Command button ใต Active X control

2.จากนนเลอก View code เพอเรยกหนาตาง Visual basic editor ขนมา หรอ จะ Click ทปมกได

3. จากนนใส Code ตามทเราตองการ จากนน ปดหนาตาง VB ไป สามารถ Click ใชงานปมไดทนท

P a g e | 39

เราสามารถเขยนค าสงใหท างานได ตามท VB สามารถท าท างานได เชน ถาเราจะเขยนให สลบคา 2 ต าแหนงกท าได

จากตวอยางจะเหนวาเรามตวเลข 2 ตวอยากใหมนสลบกน ใหเราท าการเขยน Code ดงตอไปน เขาไปยง ปม

จะพบวาเราสามารถสลบคาของเลขได

10.3 Run Code from a Module

เราสามารถเขยน Macro แยกออกตงหากจาก Cell ได คอไมใช ปมในการเรยกใชท างาน Macro แตเราสามารถเรยกใชงานไดจาก เมนแทน ซงเราเรยกการเรยกใชแบบนวา Module ซงท าไดโดย

1. เปด VB editor แลวเลอก Insert>Module

P a g e | 40

2. ท าการสราง procedure เรยกวา Cyan ขนมาดงน

3. ท าการเปดหนาตาง แลวเรยกใช module ผาน เมน macro

เรากจะสามารถเรยกใช Macro ไดโดยผาน เมน ดงกลาว

P a g e | 41

10.4 Macro Recorder เราสามารถสรางชดค าสงของ Excel ไดงายๆ จากการใช Macro Recorder สรปงายๆ คอเราบนทกการท างานของเราแลวให Macro จ าวาท าอะไรไปแลวบางแลวเอาไปใชกบ Cell อนๆ เชน เราจะท าการเปลยน format cell จาก

number เปน percent ท าดงน 1. กดปม Record Macro ใน Developer tab

2. ท าการตงชอแลวบนทก Macro ไวท This workbook ถาเรา Save ไวท Personal Marco workbook มนจะสามารถใชงานไดทกๆ excel file

3. จากนนเลอก Cell แลว Click ขวา เลอก format cell > เลอก Percentage แลวก ok 0k จากนนเลอก Stop

recording

P a g e | 42

4. จากนนเราใสเลขลงไปใน Cell แลวทดลงใช Macro

10.4 Use Relative References อยางไรกด เวลาเราใช Macro มนจะจ าต าแหนงแบบ Absolute ไวเสมอ คอ ท า Macro ไวทตรงไหนมนกจะจ าตรงนน แตถาเราตองการใชงานแบบ Relative คอต าแหนงของ Cell เปลยนไปไดนน เราจะใชการท างาน แบบ Relative ซงในตอนแรกเราจะมาดการท างานแบบ Absolute กอน

1. .ใหท าการ Click ทชอง B3 แลวเลอก Start recoding แลวพมพตวหนงสอลงไปดงภาพดานลาง

P a g e | 43

2. เมอพมพเสรจให กดปม Stop recording

3. ท าการ ลบตวหนงสอออกใหหมดแลว เลอก Cell อนทไมใช B3 แลวเรยกใช Macro จะพบวา ตวหนงสอจะถกจบมาใสท B3 เสมอ

คราวนเรามาทดลองแบบ relative โดยกดปม Use relative References กอนทจะท าการ Recoding แลวยอนท าตามขนตอนทผานมาใหม จะพบวาเราสามารถน า ตวหนงสอไปไวท Cell ไหนๆ กได

10.5 Add a Macro to the Toolbar เราสามารถเรยกใช Macro ไดงายๆผาน Quick Access สามารถท าไดดงน 1.ท าการบนทก Macro เปลาๆ ไวใน Personal Macro workbook กอน

P a g e | 44

2. จากนนท าการเปด VB editor แลวเลอกไปยง Macro ทเรา Save ไวชอ MyName

ลอง Run ด จะไดผลอยางทเหนดานบน

3.ท าการเพมเขาท Quick Access โดยท Click ท ปมแลวเลอก Macros สามารเลอกปมตามแบบทเราตองการ 4. เมอเราจะท าการปด file มนจะถามวาจะให Macro ตวนสามารถใชงานไดในทกๆ file excel อนๆหรอไม

P a g e | 45

P a g e | 46

10.6 Macro Security เนองจาก Macro มนเปน โปรแกรม จงเปนไปไดทอาจจะมคนเขยน Macro เพอเปน ไวรส หรอ ท าอยางอนทไมดกบ เครอง Computer ของเรา ดงนนเราควรทจะก าหนดความปลอดภยในการใชงาน Macro ไวดวย

ระดงทแนะน าคอระดบท 2 แตถาเราจะใชงานเฉพาะของเราเอง กเปน level ท 4 ได

P a g e | 47

10.7 Protect Macro

เราสามารถปองกนการใชงาน Macro ของเราไดไมใหคนมาแกไข หรอรบได

1. ปองกนการแกไขท าไดดงน

เมอมคนมาเปด VB editor จะตองกรอก Password กอนถงจะเขาไปใชงานได

P a g e | 48

2. ถาเราตองการจะใหใส Password กอนทจะ Run Macro ใหท าการเพม Code ดงตอไปนใน Macro (กรณ

password คอค าวา easy)