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LOS RETOS DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL

SIGLO XXI

Didier Grange

Archivista de la Ciudad de Ginebra

Asesor especial del Consejo Internacional de Archivos

Mexico D.F., 2 de diciembre 2010

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Mas vale prevenir que lamentar

Our most important and intellectually demanding task as Archivists is to make an informed selection of information that will

provide the future with a representative record of human experience in our time.But why must we do it so badly ?

E.Gerald Ham - 1974

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LA VALORACIÓN ES« …l’acta de juzgar de los valores que presentan los documentos de archivos (valor primario y valor secundario) y de elegir los périodos de tiempo durant los cuales estos valores se pueden aplicar a estos documentos en un contexto respectando el vínculo esencial entre el organismo (o la persona) atañido y los documentos de archivos que ha generado en sus actividades »

Carol Couture - 1995

« …l’acte de juger des valeurs que présentent les documents d’archives (valeur primaire et valeur secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs s’appliquent auxdits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel existant entre l’organisme (ou la personne) concerné et les documents d’archives qu’il génère dans le cadre de ses activités »

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APPRAISAL IS

« The process of evaluating records to determine their retention based on administrative, legal, and fiscal requirements and historical value »

ARMA International - 2007

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LA VALORACIÓN = LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA…

• La más difícil

• La más compleja

• La más sensible

• Que crea el impacto más importante

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LO QUE LA SOCIEDAD ESPERA

• Amnesia, olvido• Corrupción de la memoria• Falsificación, manipulación de la

memoria• Mantener derecho• Transparencia, democracia• Responsabilidad social

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PORQUÉ ?

• ¿Qué conservar y qué eliminar?• ¿Qué criterio?• ¿Qué método?• ¿Qué herramientas?• ¿Quién toma las decisiones?• ¿Qué documentos crear en relación con

las decisiones y acciones?

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PRESIONES MÚLTIPLES

• Espacio

• Tiempo

• Soportes físicos

• Presupuesto - dinero

• Intereses - de grupos o de personas

• Falta de respecto y negligencia

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UNA LITERATURA ABUNDANTE

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EVOLUCIÓN DE LAS METODOLOGÍAS

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LOS VALORES PRIMARIOS

Administrativo Legal

Histórico-patrimonial

Financiero

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CRITERIOS DE SELECCIÓN –VALOR SECUNDARIO

• Características vinculadas con– las funciones– el contenido– la existencia de otros documentos

relacionados– el uso– la preservación– etc

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MÉTODOS

• Micro appraisal• Macro appraisal• Documentation strategy• Minnesota Method • « Risk-cost approach », « Risk

Management »• Records continuum• …

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LAS HERRAMIENTAS

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« Tableau de tri » (valoración)

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CALENDARIO DE CONSERVACIÓN

En distintos idiomas- Inglés : «Retention schedules», «Records

retention schedule», «Records schedule»

- Francés : «Tableau de gestion», «Tableau de tri»

- Español : «Tabla de retención, «Tabla de evaluación documental», «Catálogo de disposición documental», …

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DEFINICIÓN

A retention schedule is :

«A comprehensive list of records series, indicating for each the length of time it is to be maintened and its disposition»

ARMA International, 2007

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ELEMENTS

• Exemples

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CALENDARIO DE CONSERVACIÓN

• Nacimiento

• Vínculo con el Records Management

• Características

• Constitución

• ¿Quién los utiliza?

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CONTENIDO• Introdución

– Explicación/Justificación– Contexto– Glosario– Proceso de utilización

• Réglas de conservación– Orden de aparición– Réglas– Index

• Aprobación del calendario

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ELABORACIÓN - ETAPAS

Identificación de los tipos/séries

Colecta de los datos

Constitución del

expediente por tipos/séries

Análisis de los datos colectados

Propuesta de

régla

Verificaciones jurídicas, financiarias

y de los revisores

1 2 3

4 5 6

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ELABORACIÓN - ETAPAS

Aprobación (jefes de servicios o comision ad hoc)

Aprobación (organo dirigente y/o organe extérior)

Difusión Aplicación / Revisión

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9 10

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PUBLICACIONES

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EJEMPLOS

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LOI SUR LES ARCHIVES – QUEBEC1983 / 2010

Art.7 Todos los organismos públicos deben establecer et mantener un catálogo de disposición documental que determine los periodos de utilización y los suportes de conservación de sus documentos activos y semi-activos, y que indica cuales son los documentos inactivos conservados de manera permanente y cuales son eliminados.

1983, c. 38, a. 7.

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Rapport du Comité interministériel sur les Archives judiciaires (1989)

28 recomendaciones

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Manuel de Gestion des documents des Tribunaux (2000)

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RECUEIL DES DELAIS DE CONSERVATION A L’INTENTION DES COURS MUNICIPALES DU

QUEBEC ( Revisado en 2005)

• 1000 Organisation et administration• 2000 Législation et affaires juridiques• 3000 Ressources informationnelles• 4000 Ressources financières• 5000 Ressources humaines• 6000 Ressources matérielles et immobilières• 7000 Communications et relations publiques• 8000 Gestion des procédures• 9000 Gestion des comparutions et des procès

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36 http://www.archives.gov/records-mgmt/rcs/

Estados-Unidos

NARA

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http://www.geneve.ch/tribunaux/Biblio_Archives/Archives/docpdf/CALENDRIER_CONSERVATION_CGPJ.PDF

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SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA (2003)

• Modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivosjudiciales así como el procedimiento a través del cual se efectúe el expurgo de la documentación judicial

• Descongestionar los diferentes órganos judiciales, otorgando a cada uno deellos su propio archivo en el que poder clasificar y custodiar la documentación

• Regular una normativa unitaria conjunta de esta materia adecuándola a larealidad social y jurídica con la aplicación de las nuevas tecnologías

• Establecer criterios uniformes que garanticen una más idónea conservación dela documentación

• Aplicar tanto a la documentación en trámite como a la documentación en laque han transcurrido los plazos de caducidad y prescripción

• Aplicar en todos los órdenes jurisdiccionales.

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VALORACIÓN – COMISIONES Y JUNTAS

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COMISIONES Y JUNTAS DE EXPURGO

• Una decisión colegiada

• Origen

• Misión (legal)

• Composición

• Funcionamiento

• Documentos producidos

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EJEMPLO ESPAÑOL

REAL DECRETO 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativoshttp://www.mcu.es/archivos/docs/decreto_2007.pdf

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REAL DECRETO 1401/2007En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:

a) Los plazos de permanencia de los documentosadministrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.

d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente

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REAL DECRETO 937/2003

Real Decreto 937/2003 (18 de julio 2003) de modernización de los archivos judiciales

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/rd937-2003.html

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Artículo 14. Juntas de Expurgo

1. Las Juntas de Expurgo son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico

2. Se constituirá una Junta de Expurgo en cada comunidad autónoma que ejercerá sus competencias en todo el ámbito territorial de cada una de éstas

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• 3. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia tendrán su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estarán presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vocales:

• Un Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia

• El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia (…)• Un técnico superior especialista en archivos, designado por la

Administración competente en materia de patrimonio histórico• Un titulado superior de Administración (…)• El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio

de Justicia de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo realizará las funciones de secretario (…)

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JUSTICIA - ESPAÑA

• Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia

• Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (Subdirección General de Archivos Estatales - Ministerio de Cultura)

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CATALUÑA

Comisió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria de la Documentació de la Generalitat de Catalunya

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ANDALUCÍA

Orden de 1 se septiembre de 2004, por la que se constituye la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en aplicación de lo dispuesto por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales

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COMPOSICIÓN DE LA JUNTA DE EXPURGO

La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía estará presidida por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía, convoto dirimente de los empates, y estar integrada por los siguientes vocales:

a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía

b) Un secretario judicial, designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial de Granada

c) El Jefe del Servicio de Documentación y Publicaciones de la Consejería de Justicia y Administración Pública

d) Un funcionario del Cuerpo Superior Facultativo, opción archivero, designado por la Consejería de Cultura

e) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública

f) Un funcionario designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública con competencias en materia de Justicia, que realizará funciones de Secretario

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ICA Y LA VALORACIÓN

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• Committee on Appraisal (hasta el 2004)

• Proceedings of the XXXVth International Conference of the Round Table on Archives (CITRA), Reykjavik, Iceland, 10-13 October 2001, Archives and society: what to preserve? Acquisition and appraisal (2002)

• Report on the International Survey « Appraisal and Selection of the Documents » (2004)

• Manual on Appraisal (Draft) (2005)

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Evaluación de documentos en Iberoamerica (2009-2012)

• Crear conciencia acerca de la necesidad de evaluar documentos

• Capacitar sobre métodos, criterios, enfoques y técnicas para evaluar documentos de archivos, en distintos tipos de Archivos y en diferentes suportes

• Homologar la metodología de enseñanza de esta función archivística en los distintos centros de enseñanza

• Consituir un grup de reflexión acerca de esta tema, a nivel latinoamericano

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RECOMENDACIONES

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RECOMENDACIONES - 1

• Crear procesos, métodos y herramientas adecuados

• Inscribir los calendarios de retención y la existencia de las comisiones de valoración dentro de los textos de Leyes y Reglamentos

• Documentar los procesos y las decisiones

• Crear los calendarios de conservación

• Verificar la aplicación de los calendarios de conservación

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RECOMENDACIONES - 2

• Denunciar las « fraudas » y sancionar

• Consultar ampliamente ante de tomar una decisión

• Crear les comisiones de valoración

• Informar - Comunicar - Promover la transparencia y el acceso

• Valorizar y revisar – si necesario

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FORMAR Y CONTRATAR ARCHIVEROS PROFESIONALES

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« The goal of an information retention and disposition program is to ensure that a record is identified, appraised, and maintened for an appropriate period of time in such a way that it is accessible and retrievable. It is disposed of – either destroyed or transferred for permanent preservation – at the end of the total retention period.

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The existence of, and compliance with, an information retention and disposition program is important to meet that goal and to avoid premature disposition and/or unauthorized disposal retention of information »

ARMA International, Retention management for Records and Information, 2005, p.1

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RESPONSABILIDAD

• Gubernamental

• Institucional

• Profesional– Asociaciones

• Personal

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RESPONSABILIDAD

de la sociedad

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Didier GrangeArchives de la Ville de Genève

Palais Eynard4 Rue de la Croix-Rouge

1204 Genève Suiza

Tel 0041 (22) 418.2984

didier.grange@ville-ge.chhttp://www.ville-ge.ch/archives

grange@ica.org