1 f3m - information systems,...

Manual do Utilizador WinOpt

1 F3M - Information Systems, S.A.



Introdução ..................................................................................... 6 Parte I - Funcionamento Geral .......................................................... 7

1. Janela Principal ........................................................................ 8 1.1. Menus ............................................................................... 8 1.2. Atalhos ............................................................................. 8 1.3. Rodapé ............................................................................. 9

2. Tabelas de dados ................................................................... 10 2.1. Campos Sublinhados ......................................................... 13

2.2. Gravar ............................................................................ 14 2.3. Cancelar .......................................................................... 14 2.4. Posicionamento de um registo ............................................ 14 2.5. Adicionar um registo ......................................................... 14

2.6. Alterar um registo ............................................................ 15 2.7. Apagar um registo ............................................................ 15 2.8. Localizar um registo ......................................................... 15

2.9.Filtrar e Ordenar registos ................................................... 16 2.9.1. Modo simples ............................................................. 17 2.9.2. Modo composto .......................................................... 20

2.10. Ver Lista / Formulário ..................................................... 22 2.11. Imprimir registos ............................................................ 22 2.12. Sair .............................................................................. 24 2.13. Janela de Impressão ....................................................... 24

2.14. Navegador ..................................................................... 25 2.15. Campos do tipo Data....................................................... 27

2.16. Associar Documentos / Imagens ....................................... 28 2.17. Controlos Dinâmicos ....................................................... 30 2.18. Grelhas com Colunas Parametrizáveis ............................... 31 2.19. Touch Screen ................................................................. 37

2.20. Observações .................................................................. 39 Parte II - Organização Funcional do programa .................................. 40

1. Artigos .................................................................................. 40 1.1. Lentes Oftálmicas ............................................................. 41 1.2. Lentes de Contacto ........................................................... 47 1.3. Aros / Óculos de Sol ......................................................... 52 1.4.Diversos ........................................................................... 58

1.5.Movimentos Directos de Stock ............................................ 63 1.6. Comparação de Stocks ...................................................... 65 1.7. Imprimir Etiquetas............................................................ 72 1.8. Código de Barras .............................................................. 74

2. Atendimento .......................................................................... 75 2.1 Venda Personalizada .......................................................... 75 2.2 Venda Rápida ................................................................... 86

2.3. Consulta de Documentos ................................................... 89 2.4. Fazer Pagamento ............................................................. 90

WinOpt Manual do Utilizador


2.5. Consultar Pagamentos ...................................................... 94

2.6. Optometrias .................................................................... 95 2.6.1 Despistagens Visuais .................................................... 95 2.6.2. Testes de Optometria .................................................. 96

2.6.3 Prescrições de Optometria .......................................... 100 2.7. Contactologias ............................................................... 105

2.7.1. Testes de Contactologia ............................................ 106 2.7.2. Prescrições de Contactologia ...................................... 110 2.7.3. Controlos de Contactologia ........................................ 114

2.8. Ficha de Reparação ........................................................ 115 2.9. Ficha de Reclamação ...................................................... 117

2.10. Ficha de Assistência ...................................................... 118

2.11. Pendentes de Entrega ................................................... 118 2.12. Estados ....................................................................... 120 2.13. Talões de Crédito .......................................................... 125 2.14. Notas de Crédito .......................................................... 126 2.15. Movimentos Directos de Clientes .................................... 127

3. Compras ............................................................................. 128

3.1. Encomendas Automáticas ................................................ 128 3.2. Encomendas .................................................................. 131 3.3. Guias de Remessa .......................................................... 134 3.4. Guias de Crédito ............................................................ 136 3.5. Facturas ........................................................................ 137 3.6. Devoluções .................................................................... 139

3.7. Notas de Crédito ............................................................ 140 3.8. Nossos Avisos de Lançamento .......................................... 141 3.9. Vossos Avisos de Lançamento .......................................... 142 3.10. Pagamentos ................................................................. 143 3.11. Apagar Pendentes ......................................................... 147 3.12. Tabela de Fornecedores ................................................. 148

4. Oficina ................................................................................ 152

4.1. Pendentes de Encomenda ................................................ 152 4.2. Pendentes de Recepção ................................................... 153 4.3. Pendentes de Execução ................................................... 155 4.4. Pendentes de Controlo .................................................... 156

4.5. Consulta de Montagens ................................................... 157 4.6. Consulta de Reparações .................................................. 158

5. Mapas ................................................................................. 160

5.1. Mapas de Artigos ............................................................ 160 5.2. Mapas de Clientes .......................................................... 172 5.3. Mapas de Fornecedores ................................................... 180 5.4. Mapas de Compras ......................................................... 182 5.5. Mapas de Vendas ........................................................... 189 5.6. Estatísticas .................................................................... 203



6. Utilitários ............................................................................ 207

6.1. Consignações ................................................................. 208 6.1.1. Consignações a Clientes ............................................ 208 6.1.2. Consignações de Fornecedores ................................... 210 6.1.3. Mapas ..................................................................... 211

6.2. Agenda Clínica ............................................................... 212

6.2.1. Marcação de Consultas .............................................. 213 6.2.2. Mapas ..................................................................... 215 6.2.3. Localizar Hora Livre .................................................. 219 6.2.4. Localizar Marcação.................................................... 219 6.2.5. Registo de Feriados e Datas de encerramento .............. 220

6.3. Correspondência ............................................................ 221

6.3.1. Correspondência para Clientes ................................... 221

6.3.2. Correspondência para Fornecedores ............................ 229 6.3.3. Correspondência para Entidades ................................. 231 6.3.4. Tipos de Cartas ........................................................ 232 6.3.5. Etiquetas para Envelopes........................................... 233 6.3.6. Histórico de Correspondência ..................................... 234

6.4. Gestão de Comparticipações ............................................ 235

6.4.1. Recibos / Entidade .................................................... 235 6.4.2. Arrolamentos ........................................................... 236 6.4.3. Pagamentos ............................................................. 237 6.4.4. Mapas de Análise ...................................................... 238 6.4.5. Serviços a Facturar ................................................... 238 6.4.6. Movimentos Directos de Entidade ............................... 239

6.5. Gestão de Caixa ............................................................. 240

6.5.1. Abertura / Fecho de Caixa ......................................... 240 6.5.2. Movimentos Directos de Caixa .................................... 242 6.5.3. Mapas de Caixa ........................................................ 243 6.5.4. Abertura de Gaveta .................................................. 245

6.6. Gestão Bancária ............................................................. 245 6.6.1. Movimentos Bancários Automáticos ............................ 246

6.6.2. Movimentos Bancários............................................... 248 6.6.3. Reconciliação Bancária .............................................. 249 6.6.4. Consistência Bancária ............................................... 250 6.6.5. Mapas Gestão Bancária ............................................. 251

6.6.6. Tabelas Gestão Bancária ........................................... 254 6.7. Gestão de Letras ............................................................ 258 6.8. Sistema de Alertas ......................................................... 262

6.9. Envio de SMS ................................................................. 270 6.10. Gestão de Sons ............................................................ 271 6.11. Análise Diária ............................................................... 273 6.12. Imprimir cartões de Clientes .......................................... 273 6.13. Garantia ...................................................................... 274 6.14. Consultar Histórico ....................................................... 274



6.15. Promoções ................................................................... 277

6.16. Controlos Dinâmicos ..................................................... 281 6.17. Impressão em Série ...................................................... 281 6.18. Integração Office .......................................................... 286

6.19. Base de Dados ............................................................. 290 6.20. Licenciamento .............................................................. 293 6.21. Visualizador de Eventos ................................................. 294

7. Ligação ............................................................................... 294 7.1. Contabilidade ................................................................. 295

7.1.1. Parâmetros .............................................................. 295 7.1.2. Diários .................................................................... 297

7.1.3. Grelhas ................................................................... 297

7.1.4. Documentos ............................................................ 299 7.1.5. Conversão ............................................................... 300 7.1.6. Gravar ficheiro ......................................................... 304

8. Multiloja .............................................................................. 305 8.1. Lojas ............................................................................ 306 8.2. Pedidos de Artigos .......................................................... 307

8.3. Transferências ............................................................... 309 8.4. Consolidação ................................................................. 311

9. Tabelas Auxiliares ................................................................ 317 9.1. Técnicas ........................................................................ 317

9.1.1. Grupos de Artigos ..................................................... 318 9.1.2. Marcas de Artigos ..................................................... 318

9.1.3. Serviços de Reparação .............................................. 319 9.1.4. Materiais de Aros ...................................................... 320 9.1.5. Tipos de Aros ........................................................... 320 9.1.6. Especificação Lentes Oftálmicas.................................. 321 9.1.7. Especificação Lentes de Contacto................................ 328 9.1.8. SAF-T ..................................................................... 331 9.1.9. Analises Mobile ........................................................ 332

9.2. Administrativas .............................................................. 332 9.2.1. Países ..................................................................... 333 9.2.2. Distritos .................................................................. 334 9.2.3. Concelhos ................................................................ 334

9.2.4. Códigos Postais ........................................................ 335 9.2.5. Taxa de IVA ............................................................. 336 9.2.6. Moedas ................................................................... 336

9.2.7. Condições de Pagamento ........................................... 337 9.2.8. Formas de Pagamento ............................................... 337 9.2.9. Meios de Pedido de Encomenda .................................. 338 9.2.10. Entidades .............................................................. 339 9.2.11. Especialidades ........................................................ 343 9.2.12. Médicos / Técnicos .................................................. 343



9.2.13. Categorias ............................................................. 344

9.2.14. Campanhas ............................................................ 345 9.2.15. Tipos de Relação ..................................................... 346 9.2.16. Factores Artigos ..................................................... 346 9.2.17. Modelos SMS .......................................................... 347 9.2.18. Tipo Contacto ......................................................... 347

9.2.19. Gestão de Contactos ............................................... 348 9.2.20. Textos Base ........................................................... 349 9.2.21. Profissões .............................................................. 350

9.3. Configuração ................................................................. 350 9.3.1. Séries de Numeração ................................................ 351 9.3.2. Funcionários ............................................................ 351

9.3.3. Postos de Venda ....................................................... 352

9.3.4. Utilizadores .............................................................. 352 9.3.5. Parâmetros .............................................................. 355 9.3.5. Designer de Mapas ................................................... 368 9.3.6. Acesso ao Portal ....................................................... 371

10. Análises Mobile .................................................................. 371 10.1. Configuração / Instalação / Parametrização ..................... 372

10.2. WinOPT Mobile ............................................................. 374 10.3. PDA ............................................................................ 379

10.3.1. Sincronização dos dados .......................................... 381 10.3.2. Análises ................................................................. 383 10.3.3. Estatísticas ............................................................ 385

11. Ajuda ................................................................................ 386

12. Janelas .............................................................................. 386

Parte III - Conceitos e o seu enquadramento no programa ............... 390



Introdução

O WINOPT– Software de Gestão de Ópticas é um programa

concebida para a gestão de Ópticas de Venda a Retalho, com todas

as nuances técnicas e comerciais que estas enfrentam diariamente.

Recorrendo às mais recentes tecnologias é propósito incluir sempre

que possível neste programa o recurso às mesmas de forma a

manter o programa actual e atractivo aos olhos do utilizador.

Este manual do utilizador é uma associação entre termos e

funcionalidades implementadas. Descrevendo ainda a forma mais

correcta, rápida e que conduza a uma maior eficiência durante a

utilização do programa, e tendo como objectivo principal auxiliar o

utilizador a identificar e assimilar quer os conceitos quer os contextos

em que se inserem.

A leitura deste manual deve ser feita como acompanhamento do

Guia da Utilizador. Sempre que o utilizador sinta dúvidas no decorrer da utilização do programa deve premir “F1” de forma a aceder ao

Help On Line, essa chamada deve ser feita na componente do

programa em que surja a dúvida, uma vez que a ajuda é sensível ao

contexto, o auxílio fornecido é direccionado ao módulo em questão.

Se o pedido de ajuda for genérico, ou seja, feito através do menu de

ajuda ou na janela inicial do programa, será disponibilizada toda

a informação constante do Help On Line.

Como a utilização dos conceitos é sistematicamente repetida ao

longo do programa optou-se pela organização dos conceitos através

dos menus onde se incluem. Para facilitar a tarefa de encontrar um

termo específico foi incluída neste manual uma listagem de conceitos

ordenada alfabeticamente, nessa listagem de conceitos é fornecida a

localização no manual da expressão a consultar.

Nota: Este manual é comum a toda a linha WINOPT (WINOPT Base e

WINOPT Gold, nas versões MonoLoja e MultiLoja), assim, é

possível que algumas das funcionalidades apresentadas não se

encontrem disponíveis na versão de que dispõe actualmente; para

actualizar a sua versão contacte o seu revendedor.



Parte I - Funcionamento Geral

Através da Ajuda do WINOPT, o utilizador pode esclarecer de forma

mais rápida e directa as dúvidas que porventura lhe venham a surgir

sobre o manuseamento do programa. Utilize as barras de Scroll para

aceder às páginas não visíveis no écran e navegue no Help através

dos botões e .

Existem alguns campos de preenchimento obrigatório e outros que

são de preenchimento opcional; sempre que o utilizador não insira

informação considerada essencial, ao gravar os dados será informado

da obrigatoriedade de preencher determinado campo.

Todos os campos que se encontrem sublinhados têm um tratamento

diferente.

A informação inserida no WINOPT é agrupada em várias tabelas e

menus. Cada uma dessas tabelas é composta pelos diferentes

registos que vão sendo inseridos. Através das opções de menus

existentes, é possível abrir uma janela correspondente a cada uma

das tabelas, permitindo uma consulta simples e rápida da informação

associada.



1. Janela Principal

Janela que é aberta no inicio do programa, sobre a qual o programa vai

correr.

1.1. Menus

Através das opções do menu é possível abrir as janelas de

manutenção correspondentes a cada uma das tabelas de dados do

programa, bem como executar operações sobre esses dados em

outras janelas criadas para o efeito.

1.2. Atalhos

Existem opções que são mais utilizadas, assim e para facilitar o

acesso às mesmas foi implementada no uma barra de

atalho para essas opções. Esses atalhos encontram-se disponíveis

no centro da janela ou em formato de barra de ferramentas. As



opções disponíveis são: Venda Personalizada, Optometrias,

Contactologias, Abrir/Fechar Caixa, Venda Rápida, Pagamentos,

Abrir Gaveta, Pendentes de Encomenda, Pendentes de Recepção,

Pendentes de Execução, Pendentes de Controlo, Pendentes de

Entrega, Estados, Posto, Enviar Informação, Receber Informação,

Parâmetros, Ajuda, Sair.

Existe ainda a possibilidade do utilizador trabalhar com uma barra

de atalhos configurável e versátil mediante as

necessidades/preferências dos utilizadores. Essa forma de trabalho está descrito em navegador.

1.3. Rodapé

Barra informativa que se encontra sempre visível e que fornece

informações diversas ao utilizador; nomeadamente:

Titular da licença da aplicação.

Activar o navegador;



Adicionar opção ao navegador;

Qual o utilizador actual;

Mudar o utilizador sem necessidade de sair do programa;

Activar a leitura de informação através de códigos de

barras.

2. Tabelas de dados A informação inserida no WINOPT é agrupada em várias tabelas,

formando a sua totalidade a base de dados.

A manutenção dos dados de cada tabela é feita numa janela própria.

O modo de funcionamento desta janela, bem como as operações

sobre os registos, são sempre feitos da mesma forma

independentemente da tabela em que estamos a trabalhar.

Os dados de uma tabela podem ser visualizados através de uma

lista, correspondendo a cada uma das linhas dessa lista um registo e

a cada coluna os diferentes campos desse registo - "Nome",

"Número", "Data", etc.. Por questões de espaço a lista, em tabelas

com muitos campos, mostra apenas os campos mais importantes de

cada registo.

Os dados em tabela podem ser apresentados em dois tipos de

grelha, uma simples e uma mais completa que permite realizar filtros

automáticos (este tipo de grelha está disponível nas opções mais

utilizadas da aplicação).

Modo Simples



Modo agrupado

A primeira linha permite introduzir valores para filtros ou seleccionar

na própria grelha através da escrita na linha da grelha.

A tabela pode também ser consultada, num modo em que para cada

registo é mostrado toda a informação que o constitui. Modo este, que

daqui em diante designaremos de: modo "Formulário".

Independentemente do modo em que esteja a visualizar a

informação, existem botões que dão acesso às diversas operações

sobre registos:

Adicionar registo: Permite acrescentar um novo registo aos



existentes.

Alterar registo: Permite alterar um registo inserido

anteriormente.

Apagar registo: Permite apagar um registo inserido

anteriormente.

Localizar registo: Permite localizar um determinado registo da

tabela.

Filtrar registos: Permite filtrar os registos e ordená-los.

Lista: Ver os registos em forma de lista.

Formulário: Ver toda a informação do registo.

Actualizar: Actualizar os dados da tabela, em ambientes Multi-

Utilizador.

Imprimir: Permite aceder à janela onde são seleccionados os

parâmetros da listagem dos registos.

Sair: Permite fechar a janela

Em todo o programa existem dois botões genéricos para duas acções

o ou - gravar,

ou - cancelar.



2.1. Campos Sublinhados

Em cada janela, o utilizador poderá ser confrontado com campos

sublinhados .

Nesses campos, o utilizador ou se posiciona no código desejado e

digita a tecla ENTER ou através do rato clica sobre o nome do

campo. Estes campos devem ser preenchidos com valores pré-

inseridos na tabela auxiliar correspondente.

Quando surgir a lista, deve seleccionar o registo que pretende e

carregar em ou duplo click sobre o registo pretendido. Para

percorrer os registos pode utilizar as setas do teclado ou o rato.

Pode ainda digitar os primeiros caracteres do campo que procura

para uma localização automática. Esta procura é feita à coluna e

assinalada a vermelho ou a verde consoante o resultado da

procura. Para escolher outra coluna, deverá escolher outro

critério. A qualquer momento pode cancelar a selecção do registo

carregando em ou premindo a tecla ESC.

Se não existir o registo que pretende, deve carregar em ou

fazer duplo click sobre o botão e registá-lo.



2.2. Gravar

ou - permite que os dados inseridos sejam

gravados na base de dados.

2.3. Cancelar

ou - Permite que a inserção / alteração de

dados seja cancelada.

2.4. Posicionamento de um registo

Estes botões permitem ao utilizador “viajar” nos registos visíveis

de lista.

informa qual a posição relativa (441) em que nos

encontramos de um total de 1294 registos.

estes três botões possibilitam ao utilizador saltar entre

registos na direcção do primeiro, pela ordem, salta para o registo

inicial, salta uma página de registos (20) e salta para o

imediatamente anterior.

estes três botões possibilitam ao utilizador saltar entre

registos na direcção do último, pela ordem, salta para o próximo

registo, salta uma página de registos (20) e salta para o último.

Nota: Sempre que numa lista forem introduzidos filtros o número

total de registos apresentado é o número de registos que

respeitam os filtros.

2.5. Adicionar um registo

- Permite inserir um novo registo na lista, surgindo uma ficha



vazia da tabela em questão que será preenchida pelo utilizador.

2.6. Alterar um registo

- Permite alterar um registo já inserido. Abrirá a ficha do

registo e deixará que o utilizador altere os campos desejados,

após a alteração deverá confirmar através da tecla Enter ou do

rato sobre o botão . Os dados gravados serão

alterados na base de dados. Existem dados que depois de

introduzido o registo e após a primeira gravação não poderão ser

alterados, como por exemplo o código de cliente, estes campos

em modo alteração estarão indisponíveis ao utilizador.

2.7. Apagar um registo

- Permite apagar um registo da lista. Em primeiro lugar será

mostrado ao utilizador o registo em modo detalhe, depois surgirá

uma mensagem no écran pedindo-lhe para confirmar a sua

decisão. Se esta for confirmada, o registo é apagado da base de

dados sempre que o registo em causa não esteja em utilização

noutra tabela, exemplo: não posso apagar a ficha de um cliente

se este já possuir uma optometria.

2.8. Localizar um registo

- Permite localizar um determinado registo numa lista. A



janela que então surge, permite escolher o campo a localizar, qual

o critério a usar e o valor desse campo. Dependendo do campo a

localizar, esse valor pode ser numérico, texto ou uma data. Para

iniciar a procura deve carregar no botão ou na tecla Enter. Consoante o resultado da pesquisa, o sinal de cor

amarela passa a vermelho ou a verde:

Se for encontrado um registo com o valor indicado o sinal

passa a verde e, na lista, esse registo é seleccionado;

No caso de não existir nenhum registo com o valor indicado

o sinal passa a vermelho e a lista mantém-se inalterada.

Sempre que exista mais que um registo com o valor especificado,

será seleccionado o primeiro caso. Se pretender procurar mais

registos com esses critérios terá que continuar a carregar no

botão ou na tecla Enter até ser percorrida a lista

completa.

2.9.Filtrar e Ordenar registos

- Permite aceder à janela onde estão disponíveis um

conjunto de parâmetros para proceder ao filtro e ordenação de

registos na lista.

Existem dois modos de funcionamento, dependendo da janela

actual.



2.9.1. Modo simples

Opções disponíveis

Campo a filtrar: Possui um conjunto de campos com os

quais podemos criar um filtro. Por exemplo: ”Código”.

Critério: Este campo possui um conjunto de opções que

dizem respeito ao “Campo a filtrar”, como “é igual a”, “é

maior que”, ”é menor que”, “é maior ou igual a “, “é

diferente de”, ”é menor igual a “,”é nulo”, ”não é nulo”. Valor: O utilizador introduzirá o valor desejado, por

exemplo:1. Lista de condições: Conjunto de filtros a aplicar aos

registos.



Operações sobre a lista de condições

Limpar Lista: Permite limpar todos os filtros

introduzidos na lista de condições;

Remover Linha: Permite limpar o filtro que esteja

seleccionado na lista de condições.

Adicionar Linha: Este botão indica que os campos a

filtrar, o critério e o valor irão ser adicionados à lista de

condições para que possam ser filtrados.

Aplicar: O programa dos filtros à lista é feita através deste botão

ou da tecla Enter. Indica que o filtro que irá ser aplicado à lista de

registos. Por exemplo: o utilizador irá filtrar registos com o Código

igual a 1.

Cancelar: Permite sair desta janela sem que os seus filtros sejam

efectuados.

Ordenação

Esta opção permite ao utilizador escolher os campos para a

ordenação da lista.



O utilizador dispõe de um conjunto de campos que são os

mesmos que se encontram no “Campo a Filtrar” na secção

“Filtro”.

Indica qual o tipo de ordenação Ascend ou Descend.

Neste exemplo, a opção Descend encontra-se activa.

Permite adicionar o campo seleccionado à lista.

Permite remover o campo seleccionado da lista.

Permite trocar a ordem pela qual os campos serão ordenados.

Nesta lista encontram-se os campos ordenados.



Aplicar - O programa dos campos ordenados à lista é feita através

deste botão ou da tecla Enter. Cancelar - Permite sair da opção ordenação.

2.9.2. Modo composto

Opções disponíveis

Campos disponíveis: Possui um conjunto de campos com

os quais podemos criar um filtro e que dependem da janela. Por exemplo: ”Fornecedor; Num da guia de remessa”.

Critério: Este campo possui um conjunto de opções que

dizem respeito ao “Campo a filtrar”, como “é igual a”, “é

maior que”, ”é menor que”, “é maior ou igual a “, “é

diferente de”, ”é menor igual a “,”é nulo”, ”não é nulo”. Valor: O utilizador introduzirá o valor desejado, por

exemplo:1.



Operadores da lista de condições

Este tipo de filtro permite estabelecer filtragens recorrendo ao

“e” e ao “ou”. Se os filtros estão na horizontal são conjuntos, na

vertical são disjuntos.

Exemplo:

Fornecedor igual a “4” OU num de guia de remessa contém

“22” OU Fornecedor igual a “1”.

Limpar: Limpar os filtros seleccionados para poder recomeçar.

Aplicar: O programa dos filtros à lista é feita através deste

botão ou da tecla Enter. Indica que o filtro que irá ser aplicado

à lista de registos. Por exemplo: o utilizador irá filtrar registos

com o Código igual a 1.

Cancelar: Permite sair desta janela sem que os seus filtros

sejam efectuados.



2.10. Ver Lista / Formulário

/

Se o modo actual for lista só se tem acesso a alguns campos do

registo, através destas opções poderá ver a ficha do registo mas

apenas em modo consulta. Se por outro lado o modo actual for

formulário a ficha do registo está visível ao utilizador.

2.11. Imprimir registos

ou a tecla F11 – Imprimir: Permite aceder à janela onde são

seleccionados os parâmetros da listagem dos registos. Esta opção

permite enviar os dados para a impressora, fazer uma pré-

visualização no écran ou ainda exportá-los em diversos formatos.

Ao escolher esta opção surge uma janela que permite configurar a

impressão a diversos níveis.

O utilizador pode ainda seleccionar os registos a imprimir. Para

tal, terá que seleccionar a janela “Parâmetros”. Assim, tomando

como exemplo a tabela de Guias de Remessa, nesta janela podemos imprimir apenas os dados das Guias cujo Estado seja

pela letra Não Facturado, etc.. Cada linha do filtro é constituída

por um parâmetro (nome do campo a filtrar), pelo critério a usar

(maior, menor, igual, etc.) e pelo valor atribuído. Na coluna valor,

pode existir uma lista de valores ou não, dependendo do

parâmetro. O utilizador dispõe assim, de 5 tipos de filtros



diferentes para a sua impressão.

Estes filtros criam uma conjunção de condições, ou seja, a

condição final que vai determinar quais os registos a imprimir é

formada pela conjunção de todas as condições inseridas. Deste

modo, podemos imprimir, por exemplo, todos os Clientes que

tenham como País Portugal e que os seus nomes comecem por A.

Além dos filtros dos registos a imprimir, a janela "Ordenação"

permite ordenar os registos em 3 opções por exemplo, o utilizador

pode ordenar em 1.º por número de fornecedor Ascendente e

depois por numero de guia e assim sucessivamente, até 3 opções.

Uma vez escolhidos os critérios desejados, o utilizador pode

proceder à sua impressão.

O mapa a utilizar pode ser alterado ou não na janela de selecção

da vista. Caso esta opção não surja, o utilizador irá emitir o mapa

associado por defeito.

Para tal terá de escolher o botão ou a tecla Enter. A

listagem é enviada para a impressora ou para o ecrã, dependendo

do destino anteriormente seleccionado. Por defeito, a listagem é

enviada para o ecrã numa janela de impressão. O utilizador pode

ainda seleccionar uma impressora e configurá-la através do botão



.

2.12. Sair

ou a tecla Esc – Sair: Permite fechar a janela.

2.13. Janela de Impressão

A partir desta janela pode enviar a listagem para a impressora

previamente configurada ou exportar os dados para formatos

usuais como o Microsoft Excel, Microsoft Word, etc..

Controlos disponíveis por ordem

Cabeçalho: o Enviar para a impressora;

o Exportar dados (Microsoft Excel, Microsoft Word, envio

por e-mail, etc.);

o Actualizar



o Reduzir/Ampliar a imagem;

o Percentagem ampliação/redução da imagem

o Primeira Folha;

o Folha Anterior;

o N.º total de páginas (3 no exemplo);

o Próxima Folha;

o Última Folha;

o Parar Processamento;

o Localizar registo (exemplo: num inventario de

200folhas encontrar o artigo LO12345);

Rodapé:

o Margens (direita, esquerda, superior, inferior)

o Aplicar margens

o Configurar impressora

o Imprimir

o Cancelar

2.14. Navegador

O navegador não é mais do que um grupo de atalhos para as opções do WINOPT mais utilizadas pelo utilizador ou simples

atalhos para ficheiros / programas ou páginas da Internet.



O utilizador pode ainda sub-dividir os seus atalhos por pastas,

criando secções adicionais além da “Favoritos”. No exemplo as

secções criadas foram “util” e “web”.

Para criar secções, atalhos para páginas na Internet e atalhos

para programas é necessário ter o navegador activo e utilizar o

botão direito do rato, fazendo em seguida adicionar:



Para adicionar atalhos para funções do próprio programa será

suficiente abrir a janela em questão e na barra de rodapé clicar

com o rato no botão: , associando depois uma

descrição à funcionalidade.

2.15. Campos do tipo Data

De forma a facilitar o dia a dia do utilizador, a aplicação permite a

selecção do dia baseada no conceito agenda / calendário,

permitindo também a introdução manual da data. A data actual

surge com um circulo vermelho, e a data seleccionada com um

circulo azul.

O utilizador poderá avançar ou retroceder na data com as teclas

do cursor e: para o mês (shift); para o ano (ctrl).



2.16. Associar Documentos / Imagens O WINOPT permite, em várias entidades, associar documentos e

imagens. Além de imagens dos artigos, podem ser associados

orçamentos, cópias de correspondência trocada ou receitas

digitalizadas. Como exemplo, a entidade em causa será o cliente.

Sendo possível associar também a aros, óculos de sol, diversos,

fornecedores, testes de optometria e contactologia ou à gestão de

contactos.

Nas referidas entidades, irá permitir em modo de inserção /

alteração associar documentos e/ou imagens à entidade. Existirá

uma ficha para aceder a estes dados (assinalada na imagem) e

que terá duas sub fichas (documentos / imagens). Em cada uma

será possível consultar, adicionar ou remover os ficheiros

associados em formato digital.

O funcionamento é semelhante, para visualizar o ficheiro o



utilizador terá de dar dois cliques sobre o mesmo, sendo que o

ficheiro será aberto pela aplicação associada ao tipo de ficheiro

(exemplo: um .bmp será aberto pelo Paint).

O utilizador pode ver as imagens tipo pequeno ou tipo

detalhe . Sempre que estejamos em imagens, existe a

possibilidade de pré visualizar as mesmas. Sempre que o

utilizador pretenda alterar os ficheiros já existentes terá de clicar

em e seguir intuitivamente a forma de associar os ficheiros

digitais.

Nesta janela, o utilizador dispõe de um espaço tipo explorador do

Windows e outro para selecção efectiva do ficheiro. Para associar

o ficheiro será apenas necessário seleccionar o mesmo e clicar no

, para eliminar o mesmo das associações, seleccionar na

grelha onde surgem todos os ficheiros já associados e clicar no

.

É possível associar a cada ficheiro uma pequena descrição, para

tal na grelha de ficheiros (em baixo), deve ser seleccionado o

ficheiro, escrevendo-se o texto pretendido e clicando em



para associar. Para limpar os comentários o

procedimento é o equivalente, seleccionar o ficheiro e clicar em

.

2.17. Controlos Dinâmicos

O WINOPT tenta recriar o dia a dia dos clientes e todas as suas

especificidades; mas, existem sempre pormenores que diferem

quer no tipo de informação quer no funcionamento diário de cada

óptica.

Assim, e para colmatar pedidos muito próprios de clientes com

situações especificas a aplicação permite ao utilizador criar e fazer

a manutenção dos seus próprios campos. Esses campos podem

ser de vários tipos e podem ser associados a diversas entidades.

Entidades que permitem este comportamento: Aros, Óculos de

Sol, Diversos, Clientes, Fornecedores, Testes de Contactologia e

Testes de Optometria. A criação de campos só pode ser realizada

na sede e será actualizada por pacotes.

Para a manutenção destes campos o utilizador deverá em

utilitários, controlos dinâmicos seleccionar qual o tipo de entidade

à qual pretende realizar alterações de campos. No exemplo foi

seleccionada a entidade fornecedores.

A janela de manutenção de controlos divide-se em quatro partes:



Cima esquerda: tipo de controlos disponíveis, não existindo

limites de quantidades. Cima direita: operações a executar sobre os controlos

o Limpar – apagar todos os controlos, caso já tenham

informação associada na base de dados a mesma será

perdida. o Remover – apagar o controlo seleccionado, caso já exista

informação associada na base de dados a mesma será

perdida. o Cancelar – cancelar as alterações efectuadas e sair da

opção. o Gravar - gravar as alterações efectuadas e sair da

opção. Baixo esquerda: formatação dos controlos, exemplo: colocar

o nome do campo a negrito, aumentar o tipo de letra. Baixo direita: aspecto final da janela que irá surgir ao

utilizador sempre que em fornecedores seleccionar a opção

“Os meus campos” (esta designação é variável e é da

responsabilidade do utilizador).

2.18. Grelhas com Colunas Parametrizáveis

A organização da informação registada no WINOPT encontra-se

agrupada em tabelas de dados. São essas tabelas que

representam as diversas entidades e suas características em toda

a aplicação.

Cada opção dos vários menus existentes tem por base uma ou

mais tabela, sendo que o conteúdo dessa tabela é apresentado

em grelhas, compostas por colunas que representam os diversos



campos da tabela.

Cada janela do tipo grelha surge com alguns dos campos

seleccionados previamente e por defeito. O utilizador poderá a

qualquer altura e para cada uma das grelhas ajustar a informação

que deve ser apresentada. Esta funcionalidade será passível de

ser utilizada apenas nas janelas que apresentem o botão ( ),

botão esse que permite aceder à parametrização das colunas

/grelhas.

Para tal, como exemplo as guias de remessa, o utilizador deverá

partir da parametrização por defeito e alterar a apresentação da

informação:

Neste caso, existem 6 colunas visíveis, sendo que o utilizador

poderá “esconder” as que não pretenda através de um clique

no respectivo.

Na parte inferior da janela, será permitido ao utilizador ordenar

as colunas, arrastando-as com o . Existem botões de

funcionalidades adicionais: o Limpar ( ) e os de

marcar/desmarcar todas as colunas ( / ).

Para adicionar uma nova coluna, o utilizador clicará em

.



Surge então um assistente para adicionar novas colunas.

Existe dois tipos de colunas que podem ser adicionadas: simples e

compostas:

A adição de colunas simples prevê a adição de campos da tabela

que não estejam ainda a ser “mostrados” na referida grelha:

Para tal será necessário piscar apenas as colunas pretendidas.



Para aplicar estas alterações será necessário clicar no

.

Caso a coluna a adicionar seja do tipo composta (ou seja, mais do

que uma coluna e permitindo a inserção de dados “-“, “ “):



Para adicionar uma coluna composta será necessário dar-lhe um

nome e um tipo (mediante o tipo assim serão visíveis ou não mais

ou menos colunas para adicionar, numa coluna do tipo texto

poderemos colocar quais e quantas colunas simples

pretendermos. Do lado esquerdo surgirão quais as colunas

disponíveis para compor a nossa coluna.

Para as utilizarmos será necessário arrastar cada uma das colunas

pretendidas com o rato para o centro da janela.



Do lado direito vai surgindo as colunas já “compostas”. À

semelhança das simples, após finalizar a paremetrização e

clicando em .

O utilizador terá acesso a todas as colunas que seleccionou:

A partir deste momento e sempre que entrar em guias de

remessa serão estas as colunas que irão aparecer na grelha.



2.19. Touch Screen

De forma a agilizar o funcionamento do dia a dia da óptica, o

utilizador poderá, nas acções / opções referentes a atendimento

trabalhar com um ecran táctil, eliminado o recurso ao teclado. Para tal, deverá nos parâmetros indicar que irá funcionar com

touch screen.

Algumas das alterações implementadas para o correcto

funcionamento da versão touch screen:

O utilizador verificará que o tamanho dos campos / botões /

janelas será expandido para se poder utilizar os ecrans

tácteis.

As passwords dos utilizadores deverão passar a conter

apenas caracteres numéricos (para usar o teclado acoplado à

entrada do programa) .



Passa a existir na parte de cima da janela da aplicação (logo

abaixo dos menus) um acesso rápido às teclas de função, às

teclas de deslocação e ao teclado virtual.

Teclado virtual: para aceder clicar em , surgirá o

teclado:

Do lado direito, no topo, surge a indicação do campo onde o

utilizador se encontra posicionado (neste exemplo é o campo

“data”). No quadro abaixo da designação do campo vai surgindo a

informação conforme a mesma é seleccionada no teclado virtual.



Para finalizar qualquer introdução de dados basta clicar no

“aceitar”.

O rato ( ) continuará sempre activo.

2.20. Observações O WINOPT permite, em cada campo de observações, por

exemplo, documentos de venda, orçamentos, optometrias,

contactologias, reparações introduzir texto livre e/ou textos base

previamente registados. Como exemplo de utilização podemos

indicar o texto de Boas Festas, um texto de validade de

orçamento / crédito, textos a alertar para datas e/ou

acontecimentos. A forma mais simples de associar textos será clicar na tecla “F6”. Ver Textos Base.



Parte II - Organização Funcional do programa

Nesta segunda parte do manual é apresentada a compilação dos

diversos menus que compõem o programa bem como a descrição de

alguns dos conceitos utilizados e das funcionalidades aí

implementadas. Poderão existir referências a outros conceitos cujo

conteúdo não pertence ao mesmo contexto (referências essas

assinaladas com o tipo de letra a negrito e sublinhadas). Caso

surjam dificuldades em associar o conceito ao contexto onde se

explica de uma forma mais pormenorizada o mesmo, a terceira parte

do manual engloba um compêndio de conceitos e a respectiva

referência à sua localização no manual.

1. Artigos

Os artigos são uma componente fundamental do WINOPT, sendo a

base da maioria das operações registadas. Devido às suas

especificidades os artigos encontram-se divididos em famílias ou Grupos de Artigos. Mediante a introdução das várias características

que definem um artigo, a descrição do mesmo é construída

automaticamente. Esta funcionalidade não se encontra implementada em Artigos diversos, por outro lado o registo de fichas para Lentes

Oftálmicas e Lentes de Contacto acontece sempre que é registada

uma prescrição de Optometria ou Contactologia. Nestes casos, o

código atribuído é sequencial e automático.

Exceptuando o caso das Lentes Oftálmicas e Lentes de Contacto cujos

preços se encontram definidos em tabelas enviadas pelos

fornecedores, é possível ao utilizador determinar qual a percentagem

a aplicar para cálculo do preço de venda, baseando-se no preço de

custo.

Em cada ficha de artigo encontram-se várias quantidades, sendo que

o stock corresponde a uma combinação das mesmas e pode não significar ser a quantidade disponível. Para uma gestão eficiente dos

stocks e dos artigos é importante manter o stock dos artigos

actualizado, registando todas as entradas e saídas em tempo útil.



1.1. Lentes Oftálmicas

Uma lente oftálmica é um artigo com Grupo de Artigo pré-

definido LO o código destes artigos é atribuído automática e

sequencialmente, no momento do seu registo inicial. A descrição

de cada lente é sugerida pelo programa e é baseada nas suas

principais características (modelo, tratamentos incorporados,

diâmetro, graduações entre outros). O utilizador poderá também

associar uma variável de contabilidade, para depois distinguir as

contas da contabilidade onde será feito o crédito / débito dos

valores originados por documentos.

Embora não seja muito usual, é possível introduzir lentes

oftálmicas a partir desta ficha, a situação mais frequente será a

criação das mesmas durante o registo de documentos onde estas

serão utilizadas (optometrias). Em qualquer dos casos, para

caracterizar uma lente oftálmica, é necessário utilizar a Especificação de Lentes Oftálmicas.

Para definir uma lente é necessário indicar qual o fornecedor e se

forem conhecidas as referências utilizadas por este para o referido artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são bastantes úteis para inserção de guias

de remessa e outros documentos de fornecedor). Após a inserção

destes dados o utilizador deve introduzir os dados técnicos da



lente, nomeadamente diâmetro, potência esférica, potência

cilíndrica, adição e prismas. Após a indicação destes elementos e

com o recurso ao botão é possibilitado ao utilizador

especificar qual a lente mediante a Especificação de Lentes Oftálmicas. Caso existam suplementos estes serão apresentados,

a descrição e o preço serão preenchidos mediante a informação das tabelas. Será sempre na Especificação de Lentes Oftálmicas

que o utilizador pode adicionar modelos, preços, preços de

promoção, tratamentos às lentes oftálmicas.

Para seleccionar outra lente que não a actual mas que respeite os

valores técnicos, bastará limpar toda a informação com o recurso

ao botão .

A informação constante na página de existências é muito

semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados são:

Qtd Disponível

Quantidade do Stock do artigo que está disponível para

venda.

Qtd na Oficina em Montagem

Quantidade do stock do artigo que está reservada para a

montagem de uns óculos. Só se aplica a lentes oftálmicas e aros. Quando é feita uma prescrição de optometria, se a

quantidade de cada artigo (Lentes Oftálmicas + Aro) estiver

disponível, passará de Qtd Disponível para Qtd em

Montagem, caso contrário quando for feita a entrada do



artigo, numa guia de remessa ou factura, a quantidade

passará directamente para Qtd em Montagem, sem passar

sequer por Qtd Disponível.

Sempre que exista informação de quantidade em montagem, é

possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em causa,

através da passagem do rato por cima do campo qtd

montagem e recebendo a seguinte indicação:

Qtd Para Entrega

Quantidade do stock do artigo que está pronta a entregar. Só

se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes de contacto.

Em lentes oftálmicas e aros esta quantidade é actualizada

quando se faz a montagem dos óculos, passando de Qtd em

Montagem para Qtd para Entrega.

Sempre que exista informação de quantidade para entrega, é

possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em

causa, através da passagem do rato por cima do campo

qtd p/entrega e recebendo a seguinte indicação:

Quando for feita a entrega dos óculos ou lentes de contacto a

quantidade dos artigos sairá de Stock e consequentemente de

Qtd para Entrega.

Qtd Consignada a Clientes

Quantidade do stock do artigo que está consignada a clientes. Quando é feita uma consignação a clientes, a quantidade



consignada continua a pertencer ao Stock do artigo, no

entanto deixa de estar em Qtd Disponível, o que implica que,

não pode ser vendida. Esta situação será regularizada quando

a consignação for desactivada. Qtd Consignada de Fornecedores

Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de fornecedores, a quantidade consignada não pertence ao Stock

do artigo, no entanto, fica em Qtd Disponível, o que implica

que, pode ser vendida. Se um artigo nesta situação for

vendido, o seu Stock ficará negativo, situação esta que será

regularizada quando a consignação for desactivada e o artigo

facturado pelo fornecedor. Qtd Stock

Quantidade de Stock total do artigo. Reflecte todas as

componentes de Stock explicadas anteriormente. Qtd Pedida a Fornecedores

Quantidade que está pedida ao fornecedor e ainda não foi

satisfeita. Qtd Pendente

Quantidade que tem de ser encomendada ao fornecedor, pois

é necessária para uma prescrição de optometria ou

contactologia. Só se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes

de contacto.

É actualizada pelas prescrições. Quando numa prescrição se

usar um artigo que não tenha Quantidade Disponível para

venda será gerado um pendente do mesmo, sendo também

actualizado a quantidade pendente na sua ficha. Data Última Entrada

Data da última entrada em stock do artigo, pode ser por

movimento directo, factura, guia de remessa ou outro

documento. Data Última Saída

Data da última saída de stock do artigo, pode ser por

movimento directo, venda rápida, transferência para outra

loja ou outro documento. Stock das Outras Lojas



Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível ao

utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas lojas,

consultando esta grelha informativa.

A informação constante na página de estatísticas é muito

semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados

encontram agrupados em duas categorias entradas e saídas,

apresentando os seguintes elementos:

Entradas

Total: Quantidade total do artigo que deu entrada em stock;

Total Ofertas de Fornecedores: Total ofertas de fornecedores;

Custo Médio: Valor médio ponderado, mediante o valor total

das entradas / total das entradas.

Saídas

Total: Quantidade total do artigo que saiu de stock;

Total Ofertas a Clientes: Total ofertas a clientes;

Total Devolvido: Total da quantidade devolvida por clientes;

Total Perdido: Total da quantidade perdida.



Existem quatro campos do tipo sim/não para os quais o utilizador

deve clicar com o rato de forma a colocar o campo

activo ou não. Os campos são:

Actualiza stock: Se as entradas / saídas actualizam stock (como

exemplo de um artigo que frequentemente não actualiza stock

tem-se as plaquetas ou parafusos, ou mesmo os paninhos de

limpeza).

Activo: Quando um artigo deixa de ser comercializado, para que

deixe de ser considerado nas listagens e em certas operações, por

exemplo um líquido que deixe de ser comercializado num dado

formato, tipo 20cc.

Altera Preço: Se na emissão de documentos o preço pode ser

alterado ou se só permite que o faça na ficha.

Designação Variável: Se permite que na emissão de documentos

a descrição do artigo possa ser alterada, acrescentando ou

retirando parte da descrição.

Na barra geral de funções de artigos existem as seguintes

funcionalidades:

– permite emitir a conta corrente do artigo sobre o qual se

encontra posicionado o cursor.

– permite abrir a janela de impressão de etiquetas

devidamente parametrizada para a etiqueta do artigo em que nos

encontramos posicionados.

– permite inicializar o registo de uma nova ficha de artigo

tendo por base todos os dados da ficha onde estávamos posicionados.

- permite abrir uma janela de consulta de operações onde o



artigo foi envolvido (utilizado).

1.2. Lentes de Contacto

Uma lente de contacto é um artigo com Grupo de Artigo pré-

definido LC o código destes artigos é atribuído automática e

sequencialmente, no momento do seu registo inicial. A descrição

de cada lente é sugerida pelo programa e é baseada nas suas

principais características (marca, modelo, diâmetro, graduações

entre outros). O utilizador poderá também associar uma variável

de contabilidade, para depois distinguir as contas da contabilidade

onde será feito o crédito / débito dos valores originados por

documentos.

Embora não seja muito usual, é possível introduzir lentes de

contacto a partir desta ficha, a situação mais frequente será a

criação das mesmas durante o registo de documentos onde estas

serão utilizadas (contactologias). Em qualquer dos casos, para

caracterizar uma lente de contacto, é necessário recorrer à Especificação de Lentes de Contacto.

Para definir uma lente é necessário indicar qual o fornecedor e se

forem conhecidas as referências utilizadas por este para o referido



artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são bastantes úteis para a inserção de

guias de remessa e outros documentos de fornecedor, especialmente se o código de barras for o que se encontra

impresso nas respectivas embalagens). Após a inserção destes

dados o utilizador deve introduzir os dados técnicos da lente,

nomeadamente diâmetro, potência esférica, potência cilíndrica,

adição e prismas. Após a indicação destes elementos e com o

recurso ao botão é possibilitado ao utilizador especificar

qual a lente mediante a Especificação de Lentes de Contacto. O

preço será automaticamente atribuído mediante a consulta da

tabela. Poderá manualmente estabelecer um preço de promoção.

Para seleccionar outra lente que não a actual mas que respeite os

valores técnicos, bastará limpar toda a informação com o recurso

ao botão .



Qtd Disponível

Quantidade do Stock do artigo que está disponível para venda.

Qtd Para Entrega


se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes de contacto.



Em lentes de contacto, quando é feita uma prescrição de contactologia, se a quantidade de cada artigo (Lentes de

Contacto) estiver disponível, passará de Qtd Disponível para

Qtd para Entrega, caso contrário quando for feita a entrada

do artigo numa guia de remessa ou factura, a quantidade

passará directamente para Qtd para Entrega, sem passar


Sempre que exista informação de quantidade para entrega, é

possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em


qtd p/entrega e recebendo a seguinte indicação:



Qtd para Entrega.

Qtd Consignada a Clientes






Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de fornecedores,

a quantidade consignada não pertence ao Stock do artigo, no

entanto, fica em Qtd Disponível, o que implica que, pode ser

vendida. Se um artigo nesta situação for vendido, o seu Stock

ficará negativo, situação esta que será regularizada quando a

consignação for desactivada e o artigo facturado pelo

fornecedor. Qtd Stock










de contacto.











Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível

ao utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas

lojas, consultando esta grelha informativa.







Entradas





Saídas






deve clicar com o rato de forma a colocar o campo activo

ou não. Os campos são:




limpeza).




formato, tipo 20cc.




a descrição do artigo possa ser alterada, acrescentando ou retirando parte da descrição.


funcionalidades:









tendo por base todos os dados da ficha onde estávamos

posicionados.



1.3. Aros / Óculos de Sol

A especificação de um aro ou de um óculo de sol é muito similar. A distinção entre os dois é feita através do Grupo de Artigo ao

qual pertencem, influenciando assim o módulo onde se encontram registados os grupos pré-definidos são AR e OS. O código destes

artigos é atribuído pelo utilizador no momento do seu registo

inicial, e depende da estrutura determinada para a codificação dos

artigos. Usualmente é incluído no código, a marca, o modelo, a

cor, o tamanho das hastes, ou qualquer outro elemento

pretendido para uma posterior associação, pesquisa mais fácil. A

descrição é sugerida pelo programa e é baseada nas suas

principais características (marca, modelo, cor, entre outros),

podendo ser alterada pelo utilizador. O utilizador poderá também

associar uma variável de contabilidade, para depois distinguir as

contas da contabilidade onde será feito o crédito / débito dos

valores originados por documentos.



Para definir um aro ou óculo de sol é necessário indicar:

O fornecedor e se forem conhecidas as referências utilizadas

por este para o referido artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são

bastantes úteis para a inserção de guias de remessa e

outros documentos de fornecedor);

Marca (tabela auxiliar);

Modelo;

Referência de Cor do fornecedor;

Cor (tabela auxiliar);

Cor da lente (tabela auxiliar);

Tamanho;

Hastes;

Classe (tabela auxiliar);

Material (tabela auxiliar).

Tipo (tabela auxiliar).

Tipo de Artigo – Aros e óculos de Sol são do tipo “produto”.

Ao utilizador cabe ainda a introdução dos dados referentes a preço, preço de promoção, código de IVA, factor de cálculo de

preço, stock mínimo, quantidade a encomendar, localização e qual



o prazo médio de entrega.

Caso o utilizador pretenda reiniciar a introdução da informação

relativa ao aro / óculo de sol basta recorrer ao botão .



Qtd Disponível


venda.

Qtd na Oficina em Montagem

Quantidade do stock do artigo que está reservada para a

montagem de uns óculos. Só se aplica a lentes oftálmicas e aros. Quando é feita uma prescrição de optometria, se a

quantidade de cada artigo (Lentes Oftálmicas + Aro) estiver

disponível, passará de Qtd Disponível para Qtd em Montagem,

caso contrário quando for feita a entrada do artigo, numa guia

de remessa ou factura, a quantidade passará directamente

para Qtd em Montagem, sem passar sequer por Qtd

Disponível.

Sempre que exista informação de quantidade em montagem, é possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em


qtd montagem e recebendo a seguinte indicação:



Qtd Para Entrega


se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes de contacto. Em lentes de contacto, quando é feita uma prescrição de

contactologia, se a quantidade de cada artigo (Lentes de

Contacto) estiver disponível, passará de Qtd Disponível para

Qtd para Entrega, caso contrário quando for feita a entrada

do artigo numa guia de remessa ou factura, a quantidade

passará directamente para Qtd para Entrega, sem passar


Sempre que exista informação de quantidade em montagem,

é possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em


qtd montagem e recebendo a seguinte indicação:



Qtd para Entrega. Qtd Consignada a Clientes

Quantidade do stock do artigo que está consignada a clientes.

Quando é feita uma consignação a clientes, a quantidade





Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de fornecedores, a quantidade consignada não pertence ao Stock



do artigo, no entanto, fica em Qtd Disponível, o que implica

que, pode ser vendida. Se um artigo nesta situação for

vendido, o seu Stock ficará negativo, situação esta que será

regularizada quando a consignação for desactivada e o artigo

facturado pelo fornecedor. Qtd Stock








de contacto.











Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível

ao utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas

lojas, consultando esta grelha informativa.







Entradas





Saídas











limpeza).






formato, tipo 20cc.






Existe ainda a ficha de Documentos e Imagens ver Associar Documentos/Imagens e a ficha de controlos dinâmicos ver Controlos Dinâmicos.


funcionalidades:








posicionados.



1.4.Diversos

Todos os artigos que não pertençam a nenhuma das categorias já referenciadas, Lentes Oftálmicas, Lentes de Contacto, Aros, Óculos de Sol nem a Serviços de Reparação serão englobados numa

categoria geral, diversos. Dentro dos diversos é possível agrupar



em diferentes categorias, sendo necessário apenas registar quantos Grupos de Artigos se pretendam. Como exemplos,

podemos encontrar:

CS – clips solares; LQ – líquidos; AS – Assépticos; PQ – plaquetas

e muitos outros.

Para definir um diverso é necessário introduzir:

Grupo de artigos a que pertence;

O utilizador poderá também associar uma variável de

contabilidade, para depois distinguir as contas da

contabilidade onde será feito o crédito / débito dos valores

originados por documentos.

Fornecedor e se forem conhecidas as referências utilizadas

por este para o referido artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são

bastantes úteis para a inserção de guias de remessa e outros

documentos de fornecedor);

Código e Descrição.



Marca (opcional)

Tipo de Artigo – Para cada artigo do tipo diverso tem de ser

especificado qual o seu tipo:

o produto – exemplo: asséptico,

o serviço – exemplo: consulta,

o outro – exemplo: publicidade (a óptica poderá

pretender controlar os diversos gastos).

Ao utilizador cabe ainda a introdução dos dados referentes a preço, preço de promoção, código de IVA, factor de cálculo de

preço, stock mínimo, quantidade a encomendar, localização e qual

o prazo médio de entrega.



Qtd Disponível


venda. Qtd Consignada a Clientes




não pode ser vendida. Esta situação será regularizada quando a consignação for desactivada.

Qtd Consignada de Fornecedores

Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de



fornecedores, a quantidade consignada não pertence ao

Stock do artigo, no entanto, fica em Qtd Disponível, o que

implica que, pode ser vendida. Se um artigo nesta situação

for vendido, o seu Stock ficará negativo, situação esta que

será regularizada quando a consignação for desactivada e o

artigo facturado pelo fornecedor. Qtd Stock








de contacto.











Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível ao



utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas lojas,

consultando esta grelha informativa.





Entradas





Saídas













limpeza).




formato, tipo 20cc.






Existe ainda a ficha de Documentos e Imagens ver Associar Documentos/Imagens e a ficha de controlos dinâmicos ver Controlos Dinâmicos.


funcionalidades:








posicionados.



1.5.Movimentos Directos de Stock

Os movimentos directos de stock permitem aumentar (entradas)



ou diminuir (saídas) as quantidades em stock dos vários artigos.

Sempre que é registado um movimento directo de entrada os

valores associados a cada artigo devem ser introduzidos uma vez

que esses valores são utilizados para realizar actualizações

importantes para Inventário, bem como actualizações nas

próprias fichas do artigo, como o último preço de custo e o custo

médio. Os movimentos directos devem ser utilizados em várias

situações, nomeadamente:

Inicializar o stock;

Registar ofertas de fornecedores e a clientes;

Assinalar perdas de artigos (quebra de lentes, prazos de

validade expirados);

Movimentos diversos.

Para registar um movimento directo é necessário registar os

seguintes dados:

No cabeçalho

Série: Por defeito a série dos parâmetros;

Número: Sugerido o último pelo programa;

Data: Por defeito a data actual;

Entrada/Saída: Qual a natureza do movimento que se está a

registar; Tipo: Diferem mediante a natureza introduzida; entrada



(oferta / diversos / outros / acerto stock / auto) ou saída

(oferta / diversos / outros / acerto stock / auto / perda).

Nas linhas

Em cada movimento directo é necessário introduzir uma ou mais

linhas, com a seguinte informação:

Código de Artigo: Artigo a ser movimentado;

Descrição: Preenchida automaticamente com a descrição

constante na ficha de artigo; Quantidade: Quantidade a ser movimentada;

Preço: Preço do artigo, valor constante na ficha, se o

movimento for de entrada será o último preço de custo do

artigo, se o movimento for de saída o valor será o preço de

venda; Total: Total da linha, calculado pelo programa.

Outras funcionalidades

A partir de cada movimento directo é possível abrir a janela de

emissão de etiquetas, já com os artigos do movimento

devidamente seleccionados.

1.6. Comparação de Stocks

Esta opção permite ao utilizador comparar se o stock existente na

loja corresponde ao registado no programa, permitindo realizar o

acerto do stock da loja – inventariação de artigos:



O utilizador, na sede, passa a ter acesso aos inventários

realizados nas restantes lojas do grupo; podendo realizar a

consulta ou a impressão dos mesmos.

Os inventários podem ser realizados parcialmente, gravando e

continuando posteriormente. O trabalho poderá ser faseado sem

ter receio de voltar a reiniciar a contagem; sendo permitidas

quantas interrupções o utilizador deseje ou necessite. Após o

registo dos artigos em inventário, as quantidades só serão

registadas como stock actual mediante a aplicação do mesmo

( ); cada loja só poderá aplicar os seus inventários.

Existe um campo na grelha que indica se o inventário já se

encontra aplicado.



Para realizar um inventário:

Seleccionar o tipo: por contagem ou por diferenças. Ambas as

vertentes se baseiam na comparação entre a quantidade prevista

e a real. No método de contagem, a quantidade em stock começa

do zero, sendo que para cada artigo em stock é necessário ler o

código; caso a quantidade seja superior o utilizador terá de ler o

código e inserir a quantidade que tenha em stock. No método de

diferenças, a aplicação parte do princípio que a quantidade

registada está correcta e perante a quantidade apresentada

permite registar a diferença.

O pisco stock disponível à data, implica que o stock a ser

considerado possa ser o stock actual disponível (à data de hoje –

data de leitura do stock) ou o stock disponível calculado através

dos movimentos de conta corrente à data do inventário. Quando o

inventário é realizado e aplicado no dia de hoje esta questão não



se coloca.

Seleccionar o modo: livre, por selecção ou por ordenação. Livre –

qualquer artigo pode ser inventariado, por selecção – apenas os

artigos pertencentes aos grupos / marcas seleccionados podem

ser inventariados, por ordenação – apenas permite inventariar os

artigos pertencentes à marca / grupo de artigo seleccionada no

momento.

Seleccionar o modo de funcionamento (Agrupar / Ordenar): todos,

agrupado por Grupos de Artigos, agrupado por Grupos de Artigos

e dentro de cada Grupo as diversas Marcas, agrupado por Marcas

ou agrupado por Marcas e dentro de cada uma os Grupos de

Artigos comercializados.



Nestas árvores exemplo cabe ao utilizador seleccionar qual(is)

o(s) grupos / marcas a inventariar. Cada item aparece assinalado

com uma cor que representada o seu estado actual:

Os símbolos, por iniciar, iniciado e terminado significam que o

item ainda não tem artigos inventariados, já tem alguns ou que já

se encontra finalizado.

e :

Estes botões permitem ao utilizador mudar o estado actual do

item.

Linha de leitura de artigo, a leitura dos artigos poderá ser



realizada através do seu código ou mesmo código de barras,

sendo que estes fazem automaticamente a leitura com quantidade

igual a um. Para alterar as quantidades, na grelha de artigos, sera

suficiente um duplo click na linha pretendida e alterando a

quantidade do lado direito, fazer enter para assumir as alterações.

Sempre que exista um artigo com stock lido inferior ao stock

actual a diferença será apresentada a cor vermelha de forma a

realçar a quantidade negativa que irá afectar o stock.

No final, gravar o inventário, até o inventário ser aplicado, poderá

ser alterado e modificado o número de vezes que o utilizador

considerar necessário.

OPTICON

Este botão permite ao utilizador fazer a leitura de stock

através do sistema Opticon ou de um qualquer sistema de leitura

de códigos de barras o que irá facilitar a tarefa de contar o seu

stock sem recorrer à tarefa de recolher todos os artigos e

transportá-los para junto do pc onde se está a registar o stock.

Para tal após realizar a contagem o utilizador poderá optar por

realizar a leitura directa no aparelho ou ler um ficheiro de texto

gerado (descarregado).



Exemplo de ficheiro de texto (este é simples, sem leitura de

quantidades).

Após seleccionar a opção opticon, deverá indicar a localização do

ficheiro de texto e se o mesmo inclui quantidades ou não. Fazendo

carregar ( ) os dados serão importados automaticamente para o

inventário, fazendo o tratamento de quantidades se necessário (se

uma referencia tiver sido lida 3 vezes será a quantidade lida =3 ).

Nesta janela o botão ( ) permite estabelecer a conexão ao

sistema de leitura opticon, sem passar pelo ficheiro de texto.

Qualquer ficheiro de texto poderá ser importado desde que

constituído por códigos de barras (válidos ou não - a aplicação

fará o respectivo tratamento) e quantidades (ou não).



Nota: O stock real a considerar é o stock disponível, ou seja,

todos os artigos que estejam em estados intermédios não devem

ser considerados (exemplo, aro em montagem).

Caso tenha existido alguma falha ao ler artigos para o inventário,

é ainda permitido ao utilizador apagar o(s) movimento(s) de stock

respectivo(s), e voltar ao inventário modificando quantidades ou

mesmo eliminando ou adicionando linhas.

1.7. Imprimir Etiquetas

A opções de impressão de etiquetas de artigos permite ao

utilizador emitir as etiquetas para colocar nos diversos artigos. O

tipo de etiqueta a ser impresso é o tipo definido em parâmetros, não sendo impressas etiquetas para Lentes Oftálmicas (Bifocais e

Progressivas) nem para Serviços.

Esta janela ficará acessível a partir das várias opções de artigos

que necessitem de imprimir etiquetas (Fichas de Artigo,

Movimento Directo, Guias …) através do botão .

A emissão de etiquetas deve ser realizada sempre que entram

artigos em stock, sempre que haja alteração de preço, ou quando



seja necessário. Existem cinco formas de seleccionar os artigos

para os quais se vão emitir etiquetas:

Artigos/Geral: Artigos livres, por exemplo quando um cliente a

experimentar danifica a etiqueta de um aro, não se imprime as

todas etiquetas da guia de remessa pela qual o aro havia dado

entrada.

Movimentos Directos: Sempre que exista entrada de artigos por

movimento directo o utilizador pode seleccionar um ou mais

movimentos directos e emitir as etiquetas para todos os artigos

constantes dos mesmos (permite filtrar por série e data, sendo

necessário clicar em aplicar).

Guias de Remessa / Facturas: Mediante a introdução de

documentos de fornecedores, é permitido ao utilizador seleccionar

documentos para imprimir as etiquetas dos artigos, é possível

filtrar por fornecedor e data, sendo necessário clicar em aplicar.

Alteração de Preços: Sempre que existam opções que forcem a

alteração de preços de venda de vários artigos simultaneamente

(promoções, mudança de taxa de IVA) esta opção ficará

disponível e cabe ao utilizador seleccionar qual a alteração de

preços que pretende emitir.

Cabe ao utilizador indicar através destas opções quais os

parâmetros que pretende imprimir: se deseja que em substituição

do código do artigo seja emitido o código do fornecedor; se

pretende que o preço a emitir seja o registado como preço de

promoção na ficha do artigo, e se pretende que a etiqueta refira

“Iva incluído à taxa de x%”

Quando a grelha de documentos/artigos se encontra preenchida

cabe ao utilizador seleccionar qual(ais) os que pretende imprimir,

através do rato .

Por defeito, a coluna e linha sugeridas para iniciar a impressão

das etiquetas na folha é respectivamente a 1, 1. Sendo possível

ao utilizador seleccionar outros valores de forma a não

desperdiçar etiquetas nem perder informação (no exemplo: linha



4, coluna 2).

Na grelha de baixo são sugeridos os diversos artigos e respectivas

quantidades (nº de linhas de cada) resultantes da aplicação do

filtro da grelha superior.

O utilizador pode manualmente e através do indicar qual o

artigo e quantas vezes pretende a etiqueta clicando no

correspondente. Poderá marcar e desmarcar a totalidade das

linhas através dos botões e

respectivamente.

Na janela de emissão de etiquetas o utilizador poderá seleccionar

na hora o mapa pretendido para emissão das mesmas. Consultar para mais informação de mapas personalizados a opção Designer de Mapas.

1.8. Código de Barras

Actualmente, na sociedade em que vivemos, a celeridade é um

factor crucial em qualquer tipo de operação. O código de barras serve como identificador único para artigos, clientes, funcionários, médicos e técnicos, reparações, optometrias e

contactologias.



As principais vantagens dos códigos de barras residem na geração

automática dos mesmos e na leitura imediata para associação ou

introdução em algum dos campos já referidos.

2. Atendimento

Na componente de atendimento podemos considerar as operações

resultantes de uma visita que o cliente faz à óptica. Essas visitas

poderão originar as seguintes opções:

Venda Personalizada

Venda Rápida

Consulta Documentos

Fazer Pagamento

Consultar Pagamentos

Optometria

Contactologia

Ficha de Reparação

Ficha de Reclamação

Ficha de Assistência

Pendentes de Entrega

Estados

Talões de Crédito

Notas de Crédito de Clientes

Movimentos Directos Clientes

2.1 Venda Personalizada

Através da venda personalizada é permitido ao utilizador fazer a

manutenção das fichas de clientes acedendo ainda a toda uma

colecção de informação relacionada com cada cliente.



Esta é a janela inicial de selecção da ficha de cliente à qual será

feita a manutenção. No canto superior direito (dependendo da

versão) encontra-se uma funcionalidade extremamente útil:

- ao clicar na agregação de fichas, esta opção abre

uma janela que irá permitir a junção de duas fichas de clientes

numa só. Muito útil, permite corrigir lapsos de utilização, do tipo

“Maria das Dores Costa” que é a mesma pessoa da ficha “Maria

das Dores Gomes da Costa” e que também tem outra ficha em

“Maria Dores Gomes da Costa”. Por defeito ao abrir a janela,

surge uma grelha com os nomes de clientes cujo nome existe

numa outra ficha, poderá não ser a mesma pessoa. Para verificar

tal, o utilizador terá de seleccionar o referido cliente e verificar na

grelha inferior se os dados correspondem. Caso o façam

(repetido) será sugerida a substituição do cliente 1234 pelo

cliente 5432. A aplicação desta funcionalidade fará com que todos

os dados (vendas, testes, obras …) do cliente a eliminar (1234)

passem a ser consideradas como sendo do cliente que fica titular

da ficha (5432).



Tabela de Clientes



A ficha de cliente permite ao utilizador preencher os elementos de

identificação do cliente e ter acesso a informação relacionada com

o mesmo. Dados inscritos na ficha:

Código (automático); Nome do cliente; Título Académico; Apelido

(automático); Data de Nascimento; Sexo; Idade (automático);

Permitir associar foto; Rua; Variável Contabilidade (utilização na

descarga para contabilidade como Terceiro); Número de Policia; Localidade; Código Postal (tabela auxiliar Códigos Postais);

Profissão; Telefone contacto ( - envio imediato de sms);

Telefone casa; N.º Contribuinte; Médico Assistente (tabela auxiliar médicos); Entidade e Entidade2 (tabela auxiliar Entidades); N.º

Beneficiário e Parentesco (sempre que exista entidade é

necessário o preenchimento destes campos); Data da ficha

(automático); Observações (permite um texto auxiliar clicando no

botão associado);



E-mail ( - envio automático de mail, abrindo perfil da aplicação

seleccionada por defeito de envio/recepção de mail); Categoria (tabela auxiliar categorias).

Existem quatro campos de actualização automática pelo registo de

operações várias no programa:

Total de vendas; Saldo Actual; Data primeira venda; Data última

venda

Existem três campos do tipo sim/não a serem preenchidos pelo

utilizador através de um clique com o rato nos

respectivos. São eles:

Activo: Caso o cliente deixe de o ser pode-se colocar como

inactivo para que deixe de surgir por exemplo em listagens;

Mailing: Se se pretende que em caso de envio de correspondência

este cliente seja visado; Vendas a Crédito: Se o cliente pode ter pendentes a pagar.

Existe ainda um campo do tipo sim/não preenchido pelo

programa: cheques devolvidos e que significa se já existiram

cheques devolvidos do referido cliente.

A partir da ficha de cliente o utilizador pode ter acesso ao

histórico clínico do cliente, nomeadamente quer ao número quer à



data das últimas visitas ao nível de:

Despistagens Visuais de Optometria, Testes de Optometria, Prescrições de Optometria, Testes de Contactologia, Prescrições de

Contactologia e Controlo de Contactologia. Para saber qual a data

da última visita relativa a cada uma das referidas consultas basta

seleccionar a opção respectiva. É ainda indicada para cada uma, o

número de consultas já efectuadas desse tipo. Caso o número de

ocorrências seja igual ou superior a um, clicando no botão

respectivo o utilizador terá acesso à mais recente em modo de

consulta, podendo realizar a manutenção da mesma; caso não

exista nenhuma consulta do tipo pretendido (0) ao clicar no botão

associado será disponibilizada uma ficha desse tipo para

preenchimento.

Na ficha de atendimento, existem ainda na barra de botões,

vários botões exclusivos desta opção e que dão o acesso às

seguintes funcionalidades:

– Ficha de Atendimento

Permite ao utilizador imprimir em papel uma ficha de atendimento

pré-preenchida com os dados do cliente e que irá permitir ao

médico registar os dados da observação ao cliente.



– Receita

Permite ao utilizador emitir a receita originada pela

consulta/observação do cliente, possibilitando o preenchimento

dos seguintes elementos:

Dados Pessoais



Dados de Optometria

Dados de Contactologia



– Listagem de artigos facturados

Permite ao utilizador emitir um mapa com todos os artigos

adquiridos pelo cliente e qual o documento onde foram

discriminados.

– Listagem de conta corrente de cliente

Permite ao utilizador emitir um mapa com a relação comercial

entre a óptica e o cliente, com todos os documentos a crédito e a

débito, ordenados por data e apresentando o saldo actual.

– Listagem de histórico de compras

Permite ao utilizador emitir um mapa com todos os artigos

adquiridos pelo cliente, mesmo aqueles que ainda não se

encontram em documentos, como por exemplo uma optometria

cujos artigos ainda não foram entregues, logo ainda não foi

emitida a factura, mas que o cliente já adquiriu.

– Gestão de Contactos

Permite consultar/registar contactos efectuados com este cliente. Abre a janela de contactos. Ver Gestão de Contactos.

- Consulta de Operações realizadas

Permite consultar todas as operações / transacções realizados por

este cliente. Ver Operações de Clientes.



Relações (2.ª ficha)

Cada cliente tem associado a ele todo o seu historial na aplicação,

mas por vezes um cliente “novo” tem agregado a si todo o

historial da família (poderá significar clientes problemáticos, bons

clientes com bons descontos, clientes que mudam de ideias

sistematicamente, ou outras questões).

Nesta ficha é possível estabelecer relações entre clientes e

delinear a rede / árvore de interligações entre clientes. Para tal, o

utilizador terá apenas de entrar na ficha de relações, seleccionar

o cliente com o botão do lado direito do rato ( ).



Neste ponto poderá inserir um relacionamento com outro cliente

ou apagar o agregado existente. Em qualquer dos casos bastará

clicar na referida opção com o rato.

O cliente no qual estamos posicionados, surge como ponto inicial

da arvore, sendo que podemos adicionar n relações. Cada relação necessita de estar na tabela de Tipos de Relações e terá sempre a

relação inversa, pois ao criar a associação inicial de um cliente

com outro a relação inversa será automaticamente criada no

cliente relacionado.

Após indicar a relação e a relação inversa deve-se seleccionar o

cliente através do botão ( ).

Esta é uma árvore exemplo de relações familiares. O utilizador

poderá “saltar” para qualquer membro da arvore clicando com o

botão direito do rato ( ) no nome do cliente para onde

pretendemos ir.



Documentos / imagens (3ª ficha)

Ver Associar Documentos/Imagens.

Controlos dinâmicos (4ªficha)

Ver Controlos Dinâmicos

2.2 Venda Rápida

A venda rápida de artigos permite ao utilizador emitir documentos

de venda aos diversos clientes.

Os documentos de venda que podem ser emitidos são:

Talões: Tem uma numeração diária; podem ser pagos ou não na

totalidade se tiverem cliente, caso contrário terão de ser pagos;

entram apenas na conta corrente da óptica do cliente;

Vendas a Dinheiro: Tem uma numeração sequencial e podem ser

pagos ou não na totalidade se tiverem cliente, caso contrário

terão de ser pagos; entram apenas na conta corrente da óptica do

cliente;

Facturas: Tem uma numeração sequencial e podem ser pagos ou

não na totalidade se tiverem cliente, sempre que exista um

pagamento parcial ou total associado à mesma será emitido um

recibo; entram na conta corrente da óptica e na conta corrente

contabilística do cliente.

Quando o cliente tem comparticipação de uma qualquer entidade

o documento tem obrigatoriamente de ser uma factura e será emitido o respectivo Recibo/Entidade para envio à respectiva entidade.



Cabeçalho

No cabeçalho do documento cabe ao utilizador registar série,

número e data do documento. Deverá indicar também qual o

cliente, caso não exista pode adicioná-lo no momento,

preenchendo apenas os dados essenciais.

A cada documento de venda o utilizador pode ainda associar uma campanha de vendas em vigor.

Linhas

Os artigos a incluir nas linhas do documento podem ser

introduzidos manualmente, linha a linha através do F2, ou



fazendo a leitura de orçamentos, facturas pró-formas ou

consignações, optometrias, contactologias ou artigos a facturar a

entidades (através de botões).

Em cada linha existe o código de artigo, a descrição, o valor

unitário, a quantidade, o desconto (pode ser introduzido em valor

ou percentagem), a taxa de iva, a comparticipação, desconto

associado à comparticipação (caso exista entidade associada ao

cliente) e o total da linha.

Rodapé

Encontram-se os totais do documento, podendo o utilizador

associar ainda um desconto global sobre as várias linhas. Existem

ainda botões para aceder aos valores, aos dados do cliente, às

observações, e caso o cliente em questão tenha entidade aos

dados da entidade e respectivas comparticipações. Caso existam

comparticipações será disponibilizada uma coluna suplementar na grelha de artigos para introdução do valor da comparticipação.

Existe ainda uma situação recorrente: os números de beneficiário

dos clientes com o passar dos anos é alterado, muitas vezes só



quando a entidade rejeita o recibo é que o cliente se apercebe da

situação. Para agilizar o processo de correcção, será necessário

que se actualize na ficha do cliente os seus dados e se clique no

botão ( ) da pasta entidade para alterar nos documentos

associados.

Os documentos anteriores mantêm os dados gravados

anteriormente

Ao gravar o documento o utilizador é confrontado com a janela:

para seleccionar qual o tipo de documento que pretende associar

ao documento que acabou de registar.

Após a gravação o utilizador pode ou não registar um pagamento

associado ver fazer pagamento.

2.3. Consulta de Documentos

A opção consulta de documentos permite ao utilizador consultar:

Facturas, talões, vendas a dinheiro, recibos, orçamentos e

facturas pró-forma, dependendo do tipo de documento é possível

consultar os pagamentos ou recibos associados, bem como

efectuar a transformação de um em outro, através de botões

disponibilizados para o efeito (exemplo: transformar um orçamento num documento de venda).



A janela de consulta dos vários tipos de documentos é muito

semelhante entre eles, variando apenas nos pontos acima

mencionados.

2.4. Fazer Pagamento

Quando o utilizador entra na opção fazer pagamento surge uma

grelha com todos os valores pendentes e de todos os clientes,



ordenados por cliente, data.

Mediante o documento seleccionado, o utilizador terá entre um e

quatro botões de acções distintas disponíveis. As funcionalidades

que pode executar são:

Consultar pagamentos já associados ao referido documento.

Ver documentos contabilísticos / Ver documentos óptica permite

ao utilizador relacionar às folhas de obra (por exemplo:

optometrias) os respectivos documentos contabilísticos.

Consultar recibos: Caso o documento seja uma factura é possível

ao utilizador consultar o(s) recibo(s) já emitidos para a mesma.

Fazer caução / Fazer pagamento: Caso seja uma folha de obra ou

um documento respectivamente, esta opção diz respeito ao



registo efectivo do pagamento.

Inicialmente surge esta janela, em que o utilizador selecciona qual

a forma de pagamento e a quantia entregue na mesma. Será

sempre sugerido o valor em falta ao registar os valores em cada

forma de pagamento.

Quando a forma de pagamento é cheque é necessário registar os

diversos cheques. Introduzindo os seguintes elementos: data, número, banco (tabela auxiliar bancos), titular do cheque, se é

pré-datado e o valor do mesmo. Para verificar o comportamento

do programa para as várias formas de pagamento consultar a tabela auxiliar formas de pagamento.

Embora a entrada para realizar o pagamento tenha sido feita para

um único documento pendente, o utilizador pode optar por no

mesmo pagamento associar outros documentos do mesmo cliente

através da ficha documentos:



Nesta mesma opção de documentos, o utilizador pode ainda

acumular, pagando pendentes de outros clientes (por exemplo o

filho ou a mãe) num só pagamento, podendo também recorrer a

talões de crédito para reduzir o valor a pagar. Para realizar tal

opção basta clicar com o rato no botão e surgindo a janela:

seleccionar os clientes / documentos pretendidos.

Ao registar um pagamento o utilizador poderá ainda atribuir um

desconto financeiro à factura durante a liquidação da mesma.



Para tal deverá na linha do documento introduzir o valor do

desconto ou a percentagem pretendida. Caso existam Notas de

crédito do cliente, o utilizador poderá associar as mesmas no

pagamento para que o recibo faça referência às mesmas.

2.5. Consultar Pagamentos

Esta opção permite ao utilizador consultar todos os pagamentos realizados pelos vários clientes, bem como os documentos (de

óptica ou contabilísticos) associados aos respectivos pagamentos.

Para cada pagamento é possível conferir quais as formas de

pagamento utilizadas.



2.6. Optometrias

Através deste menu o utilizador pode realizar a manutenção de despistagens, testes e prescrições.

2.6.1 Despistagens Visuais

Nesta tabela são registadas todas as despistagens visuais

realizadas aos clientes.

Embora incluída no menu das optometrias, uma despistagem permite ser associada a testes de optometria e/ou a testes de

contactologia. Para fazer a passagem da informação da

despistagem para os testes basta seleccionar a despistagem e

clicar no botão respectivo com o rato .

Existe na barra de botões das despistagens o botão: para

imprimir a receita correspondente.



Na despistagem visual o utilizador pode registar os seguintes

elementos:

Se o cliente já usa óculos e quais as graduações.

Pode ainda registar os valores das graduações resultantes

dos testes de despistagem (nestes valores pode aplicar as

funcionalidades de igualdade entre olhos ou

transposição).

2.6.2. Testes de Optometria

Através dos dados recebidos das despistagens ou introduzidos

directamente na ficha de testes de optometria, é possível ao

utilizador registar mais elementos sobre testes realizados ao

cliente, e avaliar a necessidade do mesmo em utilizar óculos.



Nesta ficha de dados dos óculos são registados os dados

referentes ao óculos actuais ou a uma despistagem visual.

Nesta ficha de resultados são registados os dados referentes

aos testes efectuados.

Aos valores introduzidos é permitida o programa da

transposição e da igualdade das graduações entre olhos para

facilitar e acelerar o processo de preenchimento de dados. O

utilizador pode ainda registar observações e outros dados em

duas fichas suplementares.



Sendo que existe uma ficha base de dados extra para

preenchimento que o utilizador poderá usar.



O utilizador poderá ainda associar documentos/imagens aos

testes.

Ou nos controlos dinâmicos criar quantos campos pretenda

para posteriormente inserir informação / dados nos referidos

campos.

O utilizador pode ainda registar a Anamnese do cliente através

da opção .



Existe na barra de botões das despistagens o botão: para

imprimir a receita correspondente.

Os resultados de um teste, após a gravação do mesmo, podem

ser passados automaticamente para prescrições de optometria,

bastando para tal clicar com o rato no botão respectivo.

2.6.3 Prescrições de Optometria

Esta opção permite ao utilizador registar e arquivar as diversas

informações relativas às prescrições de optometria dos clientes.

Numa ficha de optometria podemos distinguir o cabeçalho,

parte técnica, parte comercial, diversos, observações e rodapé.



Cabeçalho

Número da optometria (automático); data; cliente; médico;

data da receita; campanha associada; funcionário, loja

(automático) e caso o cliente tenha entidade permite associar

comparticipações (manual ou automaticamente).

Dados Técnicos

Em dados técnicos são registadas as graduações do cliente, podem reverter de um teste, podem ser inseridos na hora ou

podem ser a cópia da última prescrição do cliente. Nos dados

introduzidos é permitido ao utilizador fazer a transposição ou

igualar as graduações de ambos os olhos.

Caso seja um registo novo, o utilizador deve começar por

introduzir o tipo de lente de cada olho no botão e

seleccionar o tipo de lente.



Em seguida dá entrada das graduações, a introdução pode das

mesmas pode ser através da escrita directa pelo teclado;

através do posicionamento na quadrícula pretendida e com as

setas do teclado ou através do posicionamento na quadrícula

pretendida e com o rato nas setas que surgem junto ao .

O utilizador pode ainda optar por ver os valores dos prismas

recorrendo ao botão “prismas”.

Dados Comerciais

Os dados comerciais de uma optometria são a associação dos

valores das graduações às lentes que efectivamente serão

vendidas ao cliente.

Para definir a lente é necessário introduzir um diâmetro válido

para a mesma, e fazer “enter” surgindo então uma janela de Especificação de Lentes Oftálmicas após seleccionar a lente,

com todas as características pretendidas, e após confirmação,

os dados da lente, incluindo o preço, são passados

automaticamente para a ficha de optometria. Caso as lentes

sejam idênticas, o utilizador pode fazer “igualar lentes”.

Caso a óptica trabalhe com stock de lentes oftálmicas, o

utlizador poderá não inserir nem dados técnicos nem dados

comerciais da lente, inserindo apenas o código de barras no

campo da lente o que fará com que todos os outros dados da

mesma sejam preenchidos automaticamente.

Após a definição da(s) lentes o utilizador vai definir o aro,

podendo não introduzir nenhum (as lentes podem ser para aplicar na armação actual do cliente). Para definir um aro o

utilizador pode optar por introduzir o código do mesmo, ou o

código de barras ou então seleccionar na lista, para tal,

introduz na respectiva caixa a designação AR ou OS (consoante



se trate de uma armação ou de um óculo de sol) e pesquisa na

lista a armação pretendida, o preço relativo ao artigo é

preenchido.

Caso o cliente tenha uma entidade (comparticipações)

associada, o utilizador pode alterar ou introduzir os valores das

mesmas na coluna disponibilizada para o efeito. Caso a

comparticipação inclua descontos, clicando na palavra

“Compart” poderá consultar / alterar os descontos.

Pode ainda introduzir descontos em cada linha (em valor ou

percentagem), ou fazer descontos finais.

Junto ao final da linha de armações surge um espaço que o

utilizador pode preencher com o número de “caixa, gaveta ou

compartimento” onde irá ser armazenada temporariamente os

artigos antes de fazer a entrega ao cliente, esta indicação é

muito útil, principalmente no recebimento de mercadoria para

uma fácil associação sem que o utilizador tenha necessidade de

andar a indagar qual a optometria a que os artigos

correspondem.

Diversos

Esta opção permite associar outros artigos à optometria do

cliente, como por exemplo, um líquido de limpeza ou outro

acessório. O total dos valores destes artigos é passado para a

página principal de valores. Sempre que a ficha de diversos

tenha dados, o botão de acesso referente ao mesmo fica com a

designação a vermelho.



Observações

O utilizador pode registar observações, técnicas ou comerciais

associadas à optometria. Sempre que a ficha de observações

tenha dados, o botão de acesso referente à mesma fica com a


Rodapé

No rodapé da optometria além de totalizar os valores

comerciais da optometria propriamente dita, apresenta também

os valores de diversos, os prazos estimados de entrega, e

permite ao utilizador introduzir descontos globais. Caso as

lentes sejam essilor e a encomenda tenha sido realizada via

opsys o utilizador poderá replicar o formato das lentes caso o

pretenda, nas combos de forma (para lente esquerda e direita).

O utilizador poderá também criar a optometria normalmente e

registá-la apenas como orçamento ( ).

Funcionalidades

Na parte inferior da janela de optometria surgem diversos

botões que permitem ao utilizador efectuar operações diversas;

nomeadamente:

Aceder a fazer caução / pagamento (se ainda não se encontra



regularizada);

Aceder a consultar pagamentos (se existirem);

Aceder a consultar recibos (se a optometria já tiver originado

um documento e este já tenha recibos);

Realizar fecho compulsivo da optometria – cliente que

desistiu, artigos que tinha stock e cujas entradas/encomendas

não seriam para processar;

Gerar talão de crédito – partindo do serviço de óptica gerar o

talão de crédito (devolução de artigos pelo cliente).

Verificar totais da optometria e os totais já pagos da

optometria em qualquer loja; Estado actual da optometria – ver estados;

Agrupar documentos, permite ao utilizador agregar vários

documentos de óptica (folhas de obra) do mesmo cliente e

criar uma única venda a dinheiro ou factura;

Gerar / consultar documento – a partir de um documento de

óptica permite criar um documento contabilístico (factura,

venda a dinheiro) ou consultar o já gerado;

– Receita, permite ao utilizador emitir a receita originada

pela optometria do cliente, importando os dados pessoais e os

dados de optometria.

– Listagem de conta corrente, permite ao utilizador emitir

um mapa com a relação comercial entre a óptica e o cliente,

com todos os documentos a crédito e a débito, ordenados por

data e apresentando o saldo actual.

– Listagem de histórico de compras, permite ao utilizador

emitir um mapa com todos os artigos adquiridos pelo cliente,

mesmo aqueles que ainda não se encontram em documentos,

como por exemplo uma optometria cujos artigos ainda não

foram entregues, logo ainda não foi emitida a factura, mas

que o cliente já adquiriu.

2.7. Contactologias

Através deste menu o utilizador pode realizar a manutenção de

testes e prescrições e controlos.



2.7.1. Testes de Contactologia Através dos dados recebidos das despistagens ou introduzidos

directamente na ficha de testes de contactologia, é possível ao

utilizador registar mais elementos sobre testes realizados ao

cliente, e avaliar a necessidade do mesmo em utilizar lentes de

contacto.

Nesta ficha de dados iniciais são registados os dados referentes

ao óculos actuais ou importados de uma despistagem visual.

Podendo ainda ser registados os dados referentes a

biomicroscopia, teste de shimer e tonometria.

– Anamnese

Esta opção permite o acesso ao registo de dados relativos aos

testes de Anamnese.



Nesta opção o utilizador pode registar os valores dos testes de

oftalmoscopia, keratometria, break of time, registando as

graduações adequadas ao cliente.



Nesta opção o utilizador pode ainda registar os valores dos

testes de lâmpada de fenda e refracção, registando também os

valores adequados de graduações.

Existem ainda duas fichas para que o técnico/médico introduza

outra informação que considere relevante. Uma de

observações, e uma de outros dados, para esta existe uma

ficha base de testes que o utilizador poderá utilizar como ponto

de partida do preenchimento de outro tipo de testes.



O utilizador poderá ainda associar documentos/imagens aos

testes.

Ou nos controlos dinâmicos criar quantos campos pretenda

para posteriormente inserir informação / dados nos referidos

campos.

Os resultados de um teste, após a gravação do mesmo, podem ser passados automaticamente para prescrições de

contactologia, bastando para tal clicar com o rato no botão



respectivo.

Através do botão – Receita, é permitido ao utilizador

emitir a receita originada pelos dados do teste do cliente.

2.7.2. Prescrições de Contactologia


informações relativas às prescrições de contactologia dos

clientes. Numa ficha de contactologia podemos distinguir o

cabeçalho, parte técnica, parte comercial, diversos,

observações e rodapé.

Cabeçalho

Número da contactologia (automático); data; cliente; médico;

data da receita; campanha associada; funcionário, loja

(automático) e caso o cliente tenha entidade permite associar



comparticipações.

Dados Técnicos

Em dados técnicos são registadas as graduações do cliente,

podem reverter de um teste, podem ser inseridos na hora ou

podem ser a cópia da última prescrição do cliente. Nos dados

introduzidos é permitido ao utilizador igualar as graduações de

ambos os olhos.

A introdução das graduações pode ser feita através da escrita

directa pelo teclado; através do posicionamento na quadrícula

pretendida e com as setas do teclado ou através do

posicionamento na quadrícula pretendida e com o rato nas

setas.

Permite ainda, através do botão “compensação”, fazer a

compensação automaticamente nos eixos das lentes.

Dados Comerciais

Os dados comerciais de uma contactologia são a associação dos

valores das graduações às lentes que efectivamente serão

vendidas ao cliente.

Para definir a lente é necessário fazer “enter” ou seleccionar a palavra marca surgindo então uma janela de Especificação de

Lentes de Contacto, após seleccionar a lente, com todas as

características pretendidas, e após confirmação, os dados da

lente, incluindo o preço, são passados automaticamente para a

ficha de contactologia. Caso as lentes sejam idênticas, o

utilizador pode fazer “igualar lentes”.

O utilizador pode ainda indicar qual o número de lentes / caixas

o cliente vai adquirir.

Caso o cliente tenha uma entidade (comparticipações)

associada, o utilizador pode alterar ou introduzir os valores das mesmas na coluna disponibilizada para o efeito. Podendo

também consultar os descontos associados à entidade ao clicar

na palavra comparticipação.



Poderá associar descontos linha a linha ou apenas um desconto

global no final (os descontos podem ser em valor ou

percentuais).

Junto à linha de diversos surge um espaço que o utilizador

pode preencher com o número de “caixa, gaveta ou

compartimento” onde irá ser armazenada temporariamente os

artigos antes de fazer a entrega ao cliente, esta indicação é

muito útil, principalmente no recebimento de mercadoria para

uma fácil associação sem que o utilizador tenha necessidade de

andar a indagar qual a contactologia a que os artigos

correspondem.

O utilizador poderá ainda indicar que a contactologia é um

orçamento e a mesma será transformada automaticamente

num orçamento no momento de gravação.

No final dos dados comerciais surge a indicação dos totais da

contactologia e dos totais já pagos da mesma (informação

disponível em qualquer loja).

Diversos

Esta opção permite associar outros artigos à contactologia do

cliente, como por exemplo, um líquido de limpeza ou outro

acessório. O total dos valores destes artigos são passados para

a página principal de valores. Sempre que a ficha de diversos

tenha dados, o botão de acesso referente ao mesmo fica com a


Observações



O utilizador pode registar observações, técnicas ou comerciais

associadas à contactologia. Sempre que a ficha de observações

tenha dados, o botão de acesso referente à mesma fica com a designação a vermelho. Ver Observações.

Rodapé

No rodapé da contactologia além de totalizar os valores

comerciais da contactologia propriamente dita, apresenta

também os valores de diversos, os prazos estimados de

entrega, e permite ao utilizador introduzir descontos.

Funcionalidades

Na parte inferior da janela de contactologia surgem diversos

botões que permitem ao utilizador efectuar operações diversas;

nomeadamente:

Aceder a fazer caução / pagamento (se ainda não se

encontra regularizada);

Aceder a consultar pagamentos (se existirem);

Aceder a consultar recibos (se a contactologia já tiver

originado um documento e este já tenha recibos);

Realizar fecho compulsivo da contactologia – cliente que

desistiu, artigos que tinha stock e cujas

entradas/encomendas não seriam para processar;

Gerar talão de crédito – partindo do serviço de óptica gerar

o talão de crédito (devolução de artigos pelo cliente). Estado actual da contactologia – ver estados; Controlos – permite ao utilizador aceder aos controlos

respeitantes a esta contactologia, ou introduzir um novo;



Agrupar documentos, permite ao utilizador agregar vários

documentos de óptica (folhas de obra) do mesmo cliente e

criar uma única venda a dinheiro ou factura;

Gerar documento – a partir de um documento de óptica

permite criar um documento contabilístico (factura, venda a

dinheiro);

– Receita, permite ao utilizador emitir a receita

originada pela optometria do cliente, importando os dados

pessoais e os dados de optometria.

– Listagem de conta-corrente, permite ao utilizador

emitir um mapa com a relação comercial entre a óptica e o

cliente, com todos os documentos a crédito e a débito,

ordenados por data e apresentando o saldo actual.

– Listagem de histórico de compras, permite ao

utilizador emitir um mapa com todos os artigos adquiridos

pelo cliente, mesmo aqueles que ainda não se encontram

em documentos, como por exemplo uma optometria cujos

artigos ainda não foram entregues, logo ainda não foi

emitida a factura, mas que o cliente já adquiriu.

2.7.3. Controlos de Contactologia




informações relativas aos controlos às contactologias dos

clientes. Este tipo de registo permite ao utilizador conhecer o

estado das lentes de contacto vendidas aos vários clientes.

2.8. Ficha de Reparação

O atendimento a clientes engloba também as reparações,

valorizadas ou não, a artigos adquiridos na óptica ou a outros

artigos.

Para registar uma reparação, o utilizador necessita de introduzir o

número da mesma (automático), a data, a loja, o utilizador e o

cliente.

O utilizador pode introduzir serviços, artigos ou importar artigos de prescrições / vendas do cliente.



Para tal o utilizador terá de inserir se pretende associar artigos de

optometrias / contactologias ou vendas e seleccionar o documento

pretendido. Nos artigos deverá seleccionar qual o artigo para o

qual será gerada a reparação.

Quando os artigos tem origem em serviços na óptica o utilizador

poderá optar por diversas operações sobre os artigos:

Após o preenchimento de todos os dados da reparação, no rodapé

o utilizador tem diversos acessos para realizar outras operações,

nomeadamente gerar/consultar documento, consultar os valores

pagos/ em atraso, fazer pagamentos, consultar pagamentos,

consultar estados, remover a execução, consultar recibos:



2.9. Ficha de Reclamação

Sempre que são vendidos artigos a clientes existem garantias

associadas; logo sempre que o cliente adquira um artigo com o

qual não esteja satisfeito e que a óptica considere que a

responsabilidade pertença ao seu fornecedor, será registada uma

reclamação.

Para efectuar o registo de uma ficha de reclamação o utilizador,

introduz o número da mesma, data, funcionário, qual o cliente e a

data prevista de entrega. Caso o artigo tenha sido adquirido pelo

cliente através de prescrições, cabe ao utilizador indicar qual o

tipo de prescrição (optometria/contactologia) bem como o número

respectivo.

Em seguida são indicados quais os artigos a serem substituídos.

Podem ser introduzidas observações. Após o registo da

reclamação o utilizador pode emitir uma nota de reclamação para

o seu fornecedor com os mesmos dados e que irá acompanhar os

artigos.

As reclamações dos clientes são passadas entre as lojas possibilitando a sua fácil consulta.



2.10. Ficha de Assistência

A ficha de assistência é em tudo semelhante à de reclamação, a

única diferença centra-se na responsabilidade da substituição do

artigo, ou seja, se em reclamação a óptica assumia que a garantia

do artigo substituía o mesmo, neste caso o defeito ou o dano

causado ao artigo terão como principal responsável o próprio

cliente, por exemplo deixar cair os óculos do 1º andar.

Após gravar a assistência o utilizador pode emitir a ficha para

entregar ao cliente.

As assistências dos clientes são passadas entre as lojas

possibilitando a sua fácil consulta.

2.11. Pendentes de Entrega

Esta janela permite ao utilizador saber quais os artigos referentes

ao diferente tipo de operações (optometrias, contactologias ou



reparações) que estão em stock e que ainda não foram entregues

ao clientes.

Quando o pedido do cliente se encontra completo e pronto a

entregar é colocado nesta opção, agrupado por tipo de obra. Para

o utilizador ter acesso aos diversos conjuntos de artigos

pendentes, será necessário clicar no botão pretendido

(optometria/contactologia/reparação), Surgirão então os diversos

registos com a seguinte informação:

Em optometria: número / tipo óculos / cliente / data

Em contactologia: número / cliente / data

Em reparação: número / cliente / data

Existem ainda dois botões que permitem ao utilizador realizar as

seguintes operações:

– consultar o estado de cada um dos documentos.



– permite ao utilizador registar a entrega dos

artigos; é neste momento que é dada a saída de stock dos artigos

envolvidos na operação; para que o utilizador preencha os dados,

surge uma janela de leitura de informação:

O registo do qual foi feita a entrega desaparece da tabela de

pendentes de entrega.

Na parte inferior da janela, existe a funcionalidade de envio de sms / mail para o cliente da obra. O WINOPT permite que o

utilizador envie sms ou email, mediante o correcto preenchimento

da ficha dos clientes com estes campos; será bastante útil esta

ligação directa, reduzindo quer o nº de passos para o envio de

informação quer os lapsos.

2.12. Estados

Associado a cada prescrição (optometria ou contactologia) e a

cada reparação existe um conjunto de estados. Mediante o tipo de

operação o grupo de estados que cada documento pode adoptar

varia. A partir das fichas é possível consultar os estados através

do botão .

Quando o estado não é uma consulta a partir da ficha da operação

de óptica mas sim uma consulta geral a estados, a janela de



estados, por defeito, surge sempre vazia em optometrias.

Para seleccionar o documento pretendido o utilizador deve clicar

com o rato na operação pretendida e posteriormente introduzir o

número da prescrição desejada, podendo optar pela introdução,

leitura do código de barras da mesma.

Existem estados automáticos, cujo preenchimento é registado ao realizar uma operação no WINOPT e que só podem ser eliminados

através da eliminação da operação que lhes deu origem, um

exemplo é o registo.

Por outro lado existem estados manuais, que dependem da

intervenção directa do utilizador, exemplo: a entrega.

Existe ainda um tipo de estados, que é misto e que pode ser

resultante quer da intervenção do utilizador quer do registo automático devido a uma operação do programa WINOPT, como

exemplo o pedido do artigo.

é através deste botão que o utilizador pode associar nas

observações um estado manual, após o preenchimento da

informação deve clicar em “gravar”.

é através desta opção que o utilizador pode eliminar um

estado, esta situação acontece por exemplo quando o cliente

afinal não leva o artigo, e a saída do mesmo já havia sido

registada.



Estados para Optometrias

Quando é solicitada a consulta de uma optometria é

automaticamente indicada qual o tipo de óculos associado

(bifocal, perto, longe ou progressivo).

As optometrias desde o seu registo transitam entre 7 estados;

associado a cada estado existem data, hora, funcionário e

observações.

Balcão – Corresponde ao registo inicial da optometria;

Pedidos de Artigos - Lente Direita; Lente Esquerda e Armação.

Este estado é preenchido sempre que o artigo exista em

stock, quando é registada uma encomenda para o mesmo,

manualmente ou caso a optometria não use o artigo em

questão, caso o cliente use a mesma armação, substituindo

apenas as lentes actuais surge a mensagem “armação do

cliente”, caso não envolva a lente em questão, surge a

mensagem “Lente por preencher na prescrição”; Recepção de Artigo - Lente Direita; Lente Esquerda e

Armação. Este estado é preenchido sempre que o artigo exista

em stock, quando é registada uma entrada (factura,

movimento directo, guia de remessa ou transferência) para o

mesmo, manualmente ou caso a optometria não use o artigo

em questão, caso o cliente use a mesma armação,

substituindo apenas as lentes actuais surge a mensagem

“armação do cliente”, caso não envolva a lente em questão,

surge a mensagem “Lente por preencher na prescrição”; Montagem – Relativo à oficina, quando é feita a montagem é

registado o número da mesma; Controlo – Manual, deve ser registado pelo utilizador que

verificou a montagem; Localização – Manual, representa o local onde a optometria se

encontra para posterior entrega ao cliente; Entrega – Manual, muito útil principalmente quando não é o

próprio a levantar os artigos.

Quando a optometria atinge o último estado é sugerido ao

utilizador a emissão do cartão de garantia. Poderá fazê-lo a

qualquer momento através do botão , que fará surgir a



janela

para emissão da garantia em formato etiqueta, sendo que o

utilizador pode seleccionar qual a linha e coluna da folha de

etiquetas para emissão. Existe também a emissão de cartões de

garantia para o Grupo Optivisão.

Estados para Contactologias

As contactologias desde o seu registo transitam entre 5 estados;

associado a cada estado existem data, hora, funcionário e

observações.

Balcão – Corresponde ao registo inicial da contactologia;

Pedidos de Artigos (com indicação da quantidade) - Lente

Direita e Lente Esquerda. Este estado é preenchido sempre

que o artigo exista em stock, quando é registada uma

encomenda para o mesmo, manualmente ou caso a

contactologia não envolva a lente em questão, surge a

mensagem “Lente por preencher na prescrição”;

Recepção de Artigo (com indicação da quantidade) - Lente

Direita; Lente Esquerda e Armação. Este estado é preenchido sempre que o artigo exista em stock, quando é registada uma

entrada (factura, movimento directo, guia de remessa ou

transferência) para o mesmo, manualmente ou caso a

contactologia não envolva a lente em questão, surge a



mensagem “Lente por preencher na prescrição”; Localização – Manual, representa o local onde os artigos da

contactologia se encontram para posterior entrega ao cliente; Entrega – Manual, muito útil principalmente quando não é o


Quando a contactologia atinge o último estado é sugerido ao

utilizador a emissão do cartão de garantia. Poderá fazê-lo a

qualquer momento através do botão , que fará surgir a

janela

para emissão da garantia em formato etiqueta, sendo que o

utilizador pode seleccionar qual a linha e coluna da folha de

etiquetas para emissão. Existe também a emissão de cartões de

garantia para o Grupo Optivisão.

Estados para Reparações

As reparações desde o seu registo transitam entre 4 estados;

associado a cada estado existem data, hora, funcionário e observações.

Balcão: Corresponde ao registo inicial da reparação;

Execução: Este estado é preenchido automaticamente ao



realizar a reparação na oficina; Localização: Manual, representa o local onde os artigos da

reparação se encontram para posterior entrega ao cliente;

Entrega: Manual, muito útil principalmente quando não é o


2.13. Talões de Crédito

Os talões de crédito são documentos que resultam de créditos a

serem realizados posteriormente aos clientes e que serão

utilizados como forma de pagamento.

Podem ser usados como ofertas, descontos ou em caso de

devolução.

Para registar um talão de crédito, é necessário fazer a introdução

dos seguintes elementos:

Cabeçalho: Série (por defeito a dos parâmetros), número

(sugerido automaticamente), data (por defeito a actual) e

cliente. Linhas: Os diferentes artigos, com o valor atribuído.

Rodapé: Observações, dados do cliente e valores totais.

Após a criação do talão de crédito o utilizador pode optar por



transformá-lo numa nota de crédito recorrendo ao botão

.

Caso se trate de uma devolução de artigo, ao gravar o talão, o

utilizador será questionado sobre se pretende proceder à

devolução do valor do mesmo (saída de caixa em numerário).

Caso opte por não devolver o valor na altura do registo do talão

poderá sempre faze-lo a qualquer altura, mesmo após a utilização

parcial do talão.

No cabeçalho dos talões de crédito existe um campo que

indica se o talão já foi descontado em pagamentos.

2.14. Notas de Crédito

As notas de crédito são os documentos financeiros que

representam as devoluções dos clientes. Podem ser registados

directamente ou através da importação de linhas de talões de

crédito.

Para registar uma nota de crédito, é necessário fazer a introdução dos seguintes elementos:





cliente. Linhas: Os diferentes artigos, com o valor atribuído.

Rodapé: Observações, dados do cliente e valores totais.

Para ler linhas de talões de crédito o utilizador deve recorrer ao

botão que fará surgir uma janela:

onde o utilizador seleccionará talões (que podem ser de outros

clientes), as linhas dos mesmos e fará o passar dados.

As notas de crédito são incluídas na emissão do mapa de iva

sendo os seus valores a crédito para a óptica.

2.15. Movimentos Directos de Clientes

Os movimentos directos de clientes permitem ao utilizador

registar entradas e saídas de valores na conta corrente de cliente,

valores esses que não se referem nem a documentos nem a

pagamentos. Um exemplo de utilização: caso o utilizador tenha



um cliente com saldo inicial de dívida, pode dar entrada desse

valor através de um movimento directo de cliente.

3. Compras

A vertente de compras do WINOPT reúne quer a informação de

fornecedores quer as transacções comerciais passíveis de serem

realizadas com esta entidade, designadamente:

Encomendas Automáticas

Encomendas

Guias de Remessa

Guias de Crédito

Facturas

Devoluções

Notas de Crédito

N/ Avisos de Lançamento

V/ Avisos de Lançamento

Pagamentos

Apagar Pendentes

Tabelas de Fornecedores

3.1. Encomendas Automáticas



A opção de encomendas automáticas permite ao utilizador gerar e

emitir/enviar encomendas para os diversos fornecedores relativas

aos artigos pendentes, artigos que não existam em stock e que

sejam necessários para satisfazer determinado pedido de cliente.

As encomendas automáticas podem ser geradas com base em

diversos pressupostos, mediante a solicitação do utilizador, as

diferentes origens de artigos para encomendas são:

Por Fornecedor; Por Optometria; Por Contactologia; Por Dia; Por

Venda Rápida, Pedidos de Loja ou Reparações.

Em qualquer uma das opções, irá surgir na respectiva grelha os

diferentes registos associados a artigos em falta. A partir dos

registos apresentados, cabe ao utilizador seleccionar o(s)

pretendido(s) e clicar no botão aplicar de forma a

preencher a grelha inferior onde surgirão as diversas encomendas

necessárias para colmatar as faltas de artigos, as encomendas

serão apresentadas por fornecedor. Sendo que o utilizador pode

consultar os artigos de cada encomenda através do botão de .

Nesta fase o utilizador pode apagar ou confirmar as diversas



encomendas nos botões respectivos. Caso pretenda confirmar a encomenda será necessário ter um meio definido, segundo a

definição do mesmo a encomenda poderá ser ou não impressa

automaticamente ou o utilizador ser questionado.

Após o registo da encomenda automática, esta passa a sofrer o mesmo tratamento de uma qualquer encomenda normal. Assim, e

para diferenciar as automáticas das de registo manual, nas

observações das primeiras será gravado o texto “Encomenda

emitida automaticamente”.

Meios de pedidos automáticos:

Opsys:

Sempre que o fornecedor for “Essilor” e o meio de pedido for

“Opsys”, então ao confirmar as encomendas, surgirá um aviso

relacionado com o opsys.

Após esta janela surgirão outras relacionadas com as

características das lentes. Poderão ser simples avisos ou

advertências impeditivas de continuar. Convém ter em atenção o

conteúdo das mesmas.



Caso a informação das lentes esteja conforme o necessário, a

aplicação “opsys” abre e o utilizador pode finalizar a encomenda.

Shamir OnLine

O WinOPT envia para o sistema Shamir Online toda a informação

necessária para o registo de uma encomenda à Shamir, desde que

a informação de utilizador, password e site esteja devidamente

parametrizada nos parâmetros da aplicação.

Hoyalog

O WINOPT envia para o sistema Hoyalog toda a informação

necessária para o registo de uma encomenda à Hoya, desde que a

os dados necessários estejam devidamente preenchidos no meio do pedido e a aplicação Hoyalog instalada na óptica.

3.2. Encomendas

Usualmente as encomendas a fornecedores serão efectuadas por



encomendas automáticas de forma a que o utilizador não omita

artigos pendentes, embora todas as encomendas possam ser

realizadas a partir desta opção. As encomendas manuais serão

mais utilizadas para manutenção de stocks.

As encomendas, sejam elas automáticas ou manuais assumem

dois tipos de estados:

Pedidas / Não Pedidas e Satisfeitas / Não Satisfeitas; quando se

regista uma encomenda esta assume automaticamente o estado

não satisfeita, sendo que passará a satisfeita no momento de

recepção dos artigos encomendados (a recepção de artigos pode

ser feita por guias de remessa ou facturas de fornecedores); caso

a encomenda seja automática e seja registado o meio de pedido a

encomenda assume o estado pedida, sendo que em registo

manual é necessário proceder ao registo do pedido .

Para registar um pedido é necessário preencher a seguinte

informação:



Toda a encomenda que já se encontre pedida não pode ser

alterada, apenas consultada, para proceder a alterações é

necessário anular o pedido .

O utilizador para fazer o preenchimento de uma encomenda

necessita de introduzir os seguintes elementos:



fornecedor.

Linhas: Os diferentes artigos, com o prazo de entrega

esperado.

O utilizador pode introduzir os diferentes artigos linha a linha ou

através das funcionalidades de “ler pendentes” e “ler pedidos”

aceder aos artigos em falta quer na loja quer nas restantes lojas.

O funcionamento é em tudo muito semelhante, após clicar no

botão pretendido ou surge uma janela:



na qual o utilizador selecciona o(s) cabeçalho(s) pretendido(s), e

após assinalar os artigos desejados clica em “passar dados” de

forma a acrescentar as referidas linhas de artigos à nota de

encomenda.

Existe ainda uma outra funcionalidade: “o fecho compulsivo” -

: esta opção permite ao utilizador fechar a

encomenda, para que esta deixe de surgir nas encomendas

pendentes, considerando-a satisfeita embora sem recepcionar os

artigos, esta situação ocorre quando, por exemplo, após aguardar

pelos artigos um mês se cancela a encomenda e se encomendam

os artigos a outro fornecedor.

3.3. Guias de Remessa

Associadas às encomendas a fornecedores as guias de remessa

registam as chegadas de artigos na óptica. Existem diversas

formas de actualizar as entradas de stock na óptica (movimentos

directos, facturas, guias de remessa), a mais usual são as guias

de remessa, enviadas pelos fornecedores e cuja facturação será

feita posteriormente, será a factura a actualizar a conta corrente

do fornecedor.



Uma guia de remessa é constituída por cabeçalho, linhas e

rodapé.

No cabeçalho: Fornecedor, n.º da guia de remessa, data

da guia, condição de pagamento e moeda do documento.

Nas linhas: São introduzidos os diversos artigos

constantes na guia, após a introdução do código, o

utilizador pode associar um preço ou fazê-lo

posteriormente na factura.

o Pode ainda verificar qual o factor, margem e PVPCIVA da ficha do artigo, sendo permitido alterar o PVPCIVA

ou o factor (sendo os restantes calculados). Para que

esta alteração seja repercutida na ficha é necessário

gravar as referidas alterações.



No rodapé: Observações e totalizadores dos valores das

linhas, sendo ainda possível introduzir descontos globais e

valores de portes.

As linhas podem ser introduzidas livremente ou associando as

entradas a pedidos (encomendas) através do botão ,

esta funcionalidade permite ao utilizador a não re-introdução de

dados, importando os dados da encomenda para a guia, através

da selecção dos artigos recebidos (todas as linhas da encomendas

não tem de ser necessariamente satisfeitas).

Sempre que possível o registo de guias de remessa deve ser feito

através da importação de encomendas, uma vez que ao registar a

chegada dos artigos, os estados das optometrias / contactologias

/ vendas rápidas que se encontravam pendentes da chegada dos

mesmos ficam preenchidos, e as respectivas encomendas vão

sendo satisfeitas.

- Este botão permite ao utilizador aceder directamente à

impressão das respectivas etiquetas.

3.4. Guias de Crédito

As guias de crédito são documentos não financeiros, utilizados por

diversos fornecedores para creditar artigos à óptica, as guias de

crédito são posteriormente importadas em facturas, geralmente

os artigos são relativos a devoluções.



No cabeçalho: Identificador (número interno), fornecedor, n.º

da guia de crédito, data da guia e moeda do documento.

Nas linhas: São introduzidos os diversos artigos constantes

na guia, após a introdução do código, o utilizador pode

associar um preço ou fazê-lo posteriormente na factura.

No rodapé: Observações e totalizadores dos valores das

linhas, quer quantidades quer valores.

As linhas podem e devem ser preenchidas através da importação

de devoluções (caso estas existam), com o recurso ao botão

de forma a actualizar a informação da

devolução (como satisfeita) e para reduzir a carga de trabalho do

utilizador (re-introdução de informação).

3.5. Facturas

As facturas são documentos financeiros, que irão actualizar a

conta corrente do fornecedor, ficando automaticamente em

débito.

Uma factura é constituída por cabeçalho, linhas e rodapé.



Cabeçalho: Fornecedor, n.º da factura, data da factura e data

de vencimento (calculada automaticamente com base na

condição de pagamento) e moeda do documento.

Linhas: São introduzidos os diversos artigos constantes na

factura, após a introdução do código, o utilizador pode

associar quantidades, preços e descontos.

Rodapé: Observações e totalizadores dos valores das linhas,

quer quantidades quer valores, incluindo valores de portes,

indicação da nota de liquidação caso já esteja liquidado (total

ou parcialmente).

Também em facturas a possibilidade de importar dados

previamente introduzidos revela-se muito útil para a redução de

trabalho do utilizador e actualização de dados (entrada de artigos

para prescrições, encomendas satisfeitas, guias descontadas,

etc.).

Importações permitidas

- Na importação de linhas de pedidos (encomendas) o

utilizador usa o botão, importando os dados da encomenda para a

factura, através da selecção dos artigos recebidos (todas as

linhas da encomenda não tem de ser necessariamente



satisfeitas).

- Na importação de linhas de guias de crédito, o

utilizador usa o botão, importando os dados da guia para a

factura, através da selecção dos artigos.

- Na importação de linhas de guias de remessa, o


factura, através da selecção dos artigos recebidos (todas as

linhas da guia não tem de ser necessariamente satisfeitas).

- Na importação de linhas de guias de consignação, o


factura, através da selecção dos artigos.

3.6. Devoluções

O registo de devoluções a fornecedores permite ao utilizador

associar a saída de stock a artigos enviados de volta para os

respectivos fornecedores de origem. As devoluções podem ter

vários motivos, como por exemplo prazos de validade de lentes de

contacto expirados, artigos recebidos não pedidos; artigos

estragados e outros.

Para se efectuar o registo de uma devolução é necessário que o

utilizador introduza os seguintes elementos:



Cabeçalho: Série (por defeito a de parâmetros) e número;

fornecedor, data da devolução (por defeito a actual) e moeda.

Linhas: São introduzidos os diversos artigos a devolver ao

fornecedor bem como as respectivas quantidades, podendo

ainda ser introduzido o valor unitário.

Rodapé: Observações (usualmente utilizado para descrição do

motivo que origina a devolução) e totalizadores dos valores

das linhas, quer quantidades quer valores, incluindo valores

de portes.

3.7. Notas de Crédito

As notas de crédito de fornecedores são documentos financeiros

que entram nas respectivas contas correntes dos fornecedores,

servindo posteriormente como abatimentos aos pagamentos a

fazer.

Para se efectuar o registo de uma nota de crédito é necessário

que o utilizador introduza os seguintes elementos:



Cabeçalho: Fornecedor, número; data da nota de crédito (por

defeito a actual), data de vencimento (calculada a partir da

data e da condição de pagamento), condição de pagamento e

moeda.

Linhas: São introduzidos os diversos artigos a creditar pelo

fornecedor bem como as respectivas quantidades, devendo

ainda ser introduzido o valor unitário e desconto caso exista.

Rodapé: Observações (usualmente o motivo que origina a

devolução é introduzido neste campo) e totalizadores dos

valores das linhas, quer quantidades quer valores, incluindo

valores de portes, indicação da nota de liquidação caso já

esteja liquidado (total ou parcialmente).

As linhas podem e devem ser preenchidas através da importação

de devoluções (caso estas existam), com o recurso ao botão

de forma a actualizar a informação da

devolução (como satisfeita) e para reduzir a carga de trabalho do

utilizador (re-introdução de informação).

3.8. Nossos Avisos de Lançamento

Os nossos avisos de lançamento a fornecedores são documentos

financeiros que entram nas respectivas contas correntes dos

fornecedores. Um aviso de lançamento pode ter dois sentidos na

conta corrente: crédito ou débito, dependendo se representa uma

entrada ou saída de valores.

Os nossos avisos de lançamento são utilizados pelas ópticas para

acertar valores ou creditar/debitar valores aos fornecedores,

sendo utilizados em diversas ocasiões, como lançamento de

descontos, de papel, de desacertos de facturação ou outros, a

introdução de linhas é feita não através de artigos mas sim

através de texto livre e respectivo valor associado.

Para se efectuar o registo de um nosso aviso de lançamento é

necessário que o utilizador introduza os seguintes elementos:



Cabeçalho: Série; número, data, natureza (débito / crédito),

fornecedor e moeda. Linhas: Podem ser introduzidas várias linhas, sendo

constituídas por texto livre e um valor, podendo ainda ser

associado um valor de IVA. Rodapé: Observações e totalizadores dos valores das linhas,


ou parcialmente).

3.9. Vossos Avisos de Lançamento

Os vossos avisos de lançamento de fornecedores são documentos

financeiros que entram nas respectivas contas correntes dos

fornecedores. Um aviso de lançamento pode ter dois sentidos na

conta corrente: crédito ou débito, dependendo se representa uma

entrada ou saída de valores.

Os vossos avisos de lançamento são utilizados pelos fornecedores

para acertar valores ou creditar/debitar valores, sendo utilizados

em diversas ocasiões, como lançamento de descontos, de Papel,

de desacertos de facturação ou outros, a introdução de linhas é



feita não através de artigos mas sim através de texto livre e

respectivo valor associado.

Para se efectuar o registo de um vosso aviso de lançamento é

necessário que o utilizador introduza os seguintes elementos:

Cabeçalho: Fornecedor, número, data, natureza (débito /

crédito) e moeda. Linhas: Podem ser introduzidas várias linhas, sendo

constituídas por texto livre e um valor, podendo ainda ser

associado um valor de IVA. Rodapé: Observações e totalizadores dos valores das linhas,


ou parcialmente).

3.10. Pagamentos

Uma relação comercial entre a óptica e os seus fornecedores

depende também da liquidação dos valores em dívida aos

mesmos. Assim, esta opção permite ao utilizador realizar duas operações distintas: adiantamentos e pagamentos, sendo que os

adiantamentos não são documentos financeiros, não afectando a

conta corrente do fornecedor enquanto que os pagamentos são

documentos que reduzem o saldo da conta corrente para com os



fornecedores.

Após o registo do pagamento / adiantamento o utilizador pode

emitir a nota de liquidação que será enviada para o respectivo

fornecedor.

Pagamento

Para registar um pagamento o utilizador introduz:

Cabeçalho: Série, número, data, fornecedor e moeda. Existe

ainda um campo meramente informativo que permite ao

utilizador conhecer qual o saldo actual do fornecedor. Linhas: Ao registar um pagamento surgem na grelha de

linhas todos os documentos pendentes relativos ao

fornecedor do cabeçalho. Sendo que em cada linha existe um

campo para preenchimento pelo utilizador para indicar

se o documento irá ou não ser incluído no pagamento que

está a ser realizado. As linhas podem ser referentes a:

Facturas; Notas de Crédito; Nossos Avisos de Lançamento;

Vossos Avisos de Lançamento ou Adiantamentos. Sempre que

o utilizador seleccione um registo o saldo actual do

fornecendo será alterado e apresentado no cabeçalho,

dependendo da natureza do movimento (débito ou crédito).



No momento de selecção do registo o utilizador pode

introduzir o valor a pagar (pagamento parcial) e uma

percentagem de desconto ou um desconto em valor aos

documentos.

Rodapé: Observações e totalizadores dos descontos e

valores totais a liquidar.

O valor do pagamento não pode ser inferior a zero, poderá

quando muito ser igual a zero (nota de crédito e factura com o

mesmo valor). Ao gravar o pagamento, o utilizador será

questionado sobre qual(is) a(s) forma(s) de pagamento(s) a

utilizar para liquidar o valor pendente. Podendo ser uma

combinação de várias formas. De realçar que sempre que a forma

de pagamento seja cheque, é necessário proceder ao registo

do(s) mesmo(s). Nas restantes formas de pagamento é apenas

necessário indicar o valor entregue na mesma.



Adiantamento

Para registar um adiantamento o utilizador introduz:

Cabeçalho: Série, número, data, fornecedor e moeda.

Existe ainda um campo meramente informativo que

permite ao utilizador conhecer qual o saldo actual do

fornecedor. Linhas: Após a introdução do cabeçalho, as linhas da

grelha de documentos pendentes são preenchidas com os

respectivos registos.

Quando se está a proceder ao registo de um

adiantamento, as linhas apresentadas devem ser

ignoradas e o utilizador deverá utilizar o botão

. Ao clicar no mesmo as linhas de

documentos são retiradas na totalidade, surgindo em

rodapé um campo a ser preenchido pelo utilizador.

Rodapé: Valor a adiantar ao fornecedor por conta de

futuras encomendas ou como pagamento parcial e

observações.

O valor do adiantamento não pode ser igual ou inferior a zero. Ao

gravar o adiantamento, o utilizador será questionado sobre

qual(is) a(s) forma(s) de pagamento(s) a utilizar para pagar ao



fornecedor. Podendo ser uma combinação de várias formas. De

realçar que sempre que a forma de pagamento seja cheque, é

necessário proceder ao registo do(s) mesmo(s). Nas restantes

formas de pagamento é apenas necessário indicar o valor

entregue na mesma.

Após o registo de um adiantamento este ficará disponível para

abatimento no próximo registo de pagamentos ao referido

fornecedor.

3.11. Apagar Pendentes

Ao registar documentos de vendas rápidas podem surgir faltas

nos artigos, por exemplo um cliente que pretenda seis caixas de

lentes de contacto descartáveis de um certo modelo mas de

momento só existam quatro em stock, será gerado



automaticamente um pendente de duas caixas.

Esses pendentes podem-se acumular sem nunca serem satisfeitos

por variadas razões (desistência cliente, encomenda não

concretizada ou outros). Assim, e para não ficarem sem

resolução, surgindo sempre que se gerem encomendas

automáticas, o utilizador pode fechar o pendente. Para tal terá

apenas que seleccionar o pendente a abater e clicar em F4 ou no

botão correspondente.

3.12. Tabela de Fornecedores

Este é o módulo que permite fazer a manutenção de fichas de

fornecedores; os fornecedores são a entidade comercial sem a

qual a óptica não consegue funcionar, nomeadamente porque são

a origem dos artigos. Na apresentação da informação geral da

tabela de fornecedores surge o código, a abreviatura, o nome e o

saldo actual dos vários fornecedores.

Cada ficha de fornecedor é constituída por cinco sub fichas que

agrupam informação variada sob o mesmo tema.



Dados pessoais

Nesta ficha o utilizador preenche os seguintes elementos pessoais

relativos a cada fornecedor:

Activo: Se o fornecedor se encontra activo (pode deixar de o

ser caso abra falência, não podendo ser eliminado do sistema

caso existam documentos que o referenciem);

E-mail: E-mail do fornecedor; - envio imediato.

Loja: loja de criação da ficha (preenchido automaticamente e

não editável pelo utilizador); Código: Sugerido pelo programa (último mais um) mas o

utilizador pode alterar;

Abreviatura: Para posterior utilização em mapas e consultas;

Cliente n.º: N.º de cliente atribuído pelo fornecedor à óptica e

que será de utilidade por exemplo nos pedidos de

encomenda, facilitando a associação entre cliente e

fornecedor; Nome: Nome do fornecedor;

Variável Contabilidade: utilização na descarga para

contabilidade como Terceiro; Contacto: Nome do contacto com o qual é usual tratar na

empresa fornecedora; Rua: rua da morada do fornecedor;

Numero de policia: numero de policia do fornecedor;

Localidade: Localidade do fornecedor;

Código Postal: Código postal do fornecedor (tabela auxiliar

códigos postais); Meio Pedido: Qual o meio de pedido (tabela auxiliar meios de



pedidos) utilizado por defeito nas encomendas a realizar a

este fornecedor, sendo que pode ser alterado no momento da

encomenda; Telefone: Número de telefone do fornecedor;

Fax: Número de fax do fornecedor;

Mailing: Se na emissão de correspondência este fornecedor

será tido em conta.

WebSite: site do fornecedor; clicando em , abre

automaticamente o site referido.

Dados financeiros

Nesta ficha o utilizador preenche os seguintes elementos

financeiros relativos a cada fornecedor:

País: Ao preencher o país do fornecedor (tabela auxiliar

países) será preenchido automaticamente a descrição do

mesmo, a sigla, o imposto e se pertence à EU; Moeda: Qual a moeda em que as trocas comerciais se

processam (tabela auxiliar moedas);

Calcula IVA: Campo verdadeiro/falso e que representa

se o fornecedor calcula ÎVA;

N.º de Contribuinte: N.º de contribuinte do fornecedor;

Condição de Pagamento: Condição de pagamento do

fornecedor (tabela auxiliar condições de pagamento),

preenche automaticamente o n.º de dias; Total de Compras: Actualizado automaticamente pelo

programa mediante o registo de documentos;



Saldo: Actualizado automaticamente pelo programa mediante

o registo de documentos; Plafond: Valor máximo em atraso, atribuído pelo fornecedor;

Data primeira compra: Actualizado automaticamente pelo

programa mediante o registo de documentos; Data última compra: Actualizado automaticamente pelo

programa mediante o registo de documentos; Observações: Anotações sobre o fornecedor.

2.º Endereço

Existem fornecedores que possuem delegações diferentes com

finalidades distintas, por exemplo, os documentos financeiros

seguem para uma morada e as reclamações / reparações para

outra.

Nome: Nome do fornecedor (2º);

Contacto: Nome do contacto com o qual é usual tratar na

empresa fornecedora (2º);

Morada: Morada do fornecedor (2º);

Localidade: Localidade do fornecedor (2º);

Código Postal: Código postal do fornecedor (2º - tabela

auxiliar códigos postais); Telefone: Número de telefone do fornecedor (2º);

Fax: Número de fax do fornecedor (2º).

Documentos / imagens (4ªficha)



Ver Associar Documentos/Imagens.

Controlos dinâmicos (5ª ficha)

Ver Controlos Dinâmicos

Existem ainda outras funcionalidades como a possibilidade de

emitir a conta corrente do último ano do fornecedor seleccionado,

através do botão ou registar/consultar a gestão de contactos

.

4. Oficina

No módulo de oficina é permitido ao utilizador consultar e registar

informação relativa a actividades que se reportam a acções

usualmente realizadas pelos técnicos da óptica. Neste tipo de

actividades podemos englobar:

Pendentes de Encomenda

Pendentes de Recepção

Pendentes de Execução

Pendentes de Controlo

Consulta de Montagens

Consulta de Reparações

4.1. Pendentes de Encomenda

Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições

que não podem seguir o processo normal por se encontrarem

artigos ainda por encomendar aos fornecedores.



O utilizador pode verificar quais os artigos em falta agrupados por tipo de prescrição optometria ou contactologia, podendo também

consultar os estados de cada uma delas. Para consultar

optometrias ou contactologias será apenas necessário clicar no

botão respectivo ou . Para

cada uma das obras é mostrado o código, data e cliente da

mesma. Para a pesquisa de uma prescrição em particular o

utilizador pode introduzir o código ou o código de barras

pretendido e fazer procurar.

Quando os artigos são pedidos a fornecedores por encomenda

relacionada com a prescrição, o estado dos mesmos passa de

pendente de encomenda a pendente de recepção.

4.2. Pendentes de Recepção

Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições que



não podem seguir o processo normal por se encontrarem artigos

ainda por receber dos fornecedores.

O utilizador pode verificar quais os artigos por receber, mas já

pedidos, agrupados por tipo de prescrição optometria ou

contactologia, podendo também consultar os estados de cada

uma delas. Para consultar optometrias ou contactologias será

apenas necessário clicar no botão respectivo ou

. Para cada uma das obras é mostrado o código,

data e cliente da mesma. Para a pesquisa de uma prescrição em

particular o utilizador pode introduzir o código ou o código de

barras pretendido e fazer procurar.

Quando é feita a recepção dos artigos (guias, facturas) e desde

que a encomenda esteja relacionada à prescrição, o estado dos

mesmos passa de pendente de recepção a pendente de execução

no caso das prescrições de optometria ou para pendente de

entrega no caso das prescrições de contactologia.



4.3. Pendentes de Execução

Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições de

optometria ou reparações cujos artigos já se encontram na óptica

mas que ainda não podem ser entregues ao cliente uma vez que

ainda não foram efectuadas as respectivas montagens.

O utilizador pode através do botão ou

consultar quais as prescrições de optometria

ou reparações prontas a ser executadas na oficina. Em qualquer

dos casos, é mostrado o código, data e cliente da mesma. Para a

pesquisa de uma obra em particular o utilizador pode introduzir o

código ou o código de barras pretendido e fazer procurar.

Em prescrições de optometria o utilizador pode aceder

directamente à ficha de montagem da mesma através do botão



. No caso de reparações o utilizador pode aceder

à execução da mesma através do botão .

Quando as montagens são executadas o estado passa de

pendente de execução a pendente de controlo no caso das

prescrições de optometria ou para pendente de entrega no caso

das reparações.

4.4. Pendentes de Controlo

Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições de optometria já prontas para entrega mas que ainda não podem ser

entregues ao cliente uma vez que ainda não foi realizado o

controlo de qualidade da mesma.

Apenas as prescrições de optometria podem ser sujeitas a um

controlo, assim, só estas podem estar pendentes do mesmo. Na

grelha de pendentes são mostrados os registos referentes às

pendentes sendo mostrado o código, data e cliente da mesma.

Para a pesquisa de uma obra em particular o utilizador pode

introduzir o código ou o código de barras pretendido e fazer



procurar.

O utilizador pode aceder directamente ao registo de controlo

através do botão . No registo de controlo o utilizador

deve introduzir os seguintes elementos:

resultado do controlo e localização do óculo (opcional) sendo que

a data, hora e funcionário são registados automaticamente

embora a data e hora sejam passíveis de alteração.

Após o registo do controlo o estado passa de pendente de

controlo a pendente de entrega.

4.5. Consulta de Montagens

A montagem de um óculo é realizada na oficina e obriga a que

todos os artigos estejam disponíveis para realizar a mesma. Esta

opção permite ao utilizador consultar as montagens de

prescrições de optometria já realizadas, embora possibilite alterar

ou apagar as referidas montagens.



4.6. Consulta de Reparações

À semelhança das montagens também as reparações necessitam

que todos os artigos estejam disponíveis para a sua execução.

Esta opção permite ao utilizador diversas funcionalidades para

além da consulta de reparações já realizadas. Assim e após o registo da ficha de reparação o utilizador pode entrar nesta opção

para gerir todo o processo da mesma.



Na grelha são apresentadas todas as reparações, sendo que em

cada registo são mostrados os seguintes elementos: número da

reparação, data, hora, cliente, funcionário, entrega prevista, valor

e um campo do tipo verdadeiro/falso ( ) que indica se já foi

executada.

O utilizador pode ainda realizar as seguintes tarefas, recorrendo

às funcionalidades implementadas através dos botões:

– Fazer pagamentos ou consultar pagamentos

associados à reparação.

– Consultar o estado actual da reparação podendo

registar a executar da mesma.

– Permite ao utilizador apagar a execução caso

a mesma já tenha sido registada.



– Permite consultar os recibos associados à reparação.

/ – Caso a reparação não

possua documento financeiro associado é possível gerar um a

partir da mesma, caso o documento já exista o utilizador pode

sempre consultar o mesmo.

– Permite listar a conta corrente do cliente.

– Permite listar o histórico de compras do cliente.

5. Mapas

Os mapas, sejam eles do mais elaborado ao mais simples, são

sempre uma ferramenta de inegável utilidade para qualquer gestor. É com elevado regozijo que o programa WINOPT apresenta um vasto

conjunto de mapas, agrupados consoante o seu objecto de análise;

assim, o utilizador do WINOPT pode encontrar as seguintes

categorias:

Artigos

Clientes

Fornecedores

Compras

Vendas

Estatísticas

5.1. Mapas de Artigos

Dentro da opção mapas de artigos o utilizador pode encontrar

diversos mapas com diferentes aplicações, mas cujo objectivo é

sempre manter o utilizador actualizado sobre o máximo de informação relativa a artigos de forma a permitir basear decisões

e facilitar tomadas de resoluções.

Para que a informação seja o mais centrada no âmbito do



pretendido pelo utilizador, este pode e deve estabelecer filtros

antes de emitir qualquer mapa, assim e dependendo do mapa a

emitir poderá filtrar por datas, grupo de artigo, código artigo,

cliente, fornecedor e outros.

Conta Corrente

Este mapa lista as entradas e saídas dos artigos, bem como as

quantidades que foram transaccionadas, lista também a data, o

interveniente e o valor.

Tabela de PVP

Esta opção permite ao utilizador emitir uma lista de pvp, com ou

sem IVA, para os artigos seleccionados.



Inventário

O inventário consiste na listagem de todos os artigos com stock

superior a zero numa data especificada pelo utilizador; essa data

é obrigatoriamente igual ou anterior à data actual; além da

quantidade em stock na referida data cada artigo aparece

valorizado. Existem três tipos de valorização de stock:

Custo médio actual – Preço de custo médio à data de hoje,

valor registado na ficha do artigo; Último preço de compra – Preço de custo à data do

inventário; Preço de venda actual – Preço de venda à data de hoje, valor

registado na ficha do artigo.

O utilizador (na sede) poderá emitir o inventário qualquer das

lojas, o inventário das lojas será sempre à data de hoje e a

actualização dos dados depende da troca de pacotes.

Caso o utilizador opte pela valorização a custo médio, poderá

recalcular o mesmo no momento de emissão ( ), podendo

também actualizar o campo custo médio da ficha do artigo

correspondente ( ).



Quantidade em Stock

Esta opção lista os vários artigos, bem como qual a sua

quantidade em stock.

Quantidade Diversas

Semelhante à listagem anterior, permite que para cada artigo o

utilizador conheça qual a quantidade em cada uma das

componentes que compõem o stock, nomeadamente, quantidade



consignada a clientes, quantidade em montagem, quantidade

para entrega, quantidade consignada de fornecedores entre

outras.

Artigos por Fornecedor

Associado a cada artigo existe um fornecedor, este mapa permite

ao utilizador emitir uma listagem dos artigos, agrupando-os por

fornecedor e dentro deste por grupo de artigo, associando a cada

artigo o stock actual, a data da última entrada e a data da última

saída. Sendo totalizadas as quantidade, por grupo de artigo e por

cada fornecedor.



Margens

Este mapa permite ao utilizador analisar dentro de cada

fornecedor qual a margem que obtém na venda dos artigos; a

margem pode ser calculada a partir do custo médio ou do último

preço de custo registado. Para cada fornecedor, agrupa os artigos

por grupo de artigo, e calcula a margem por artigo, por grupo e

por fornecedor.

Perdas e Ofertas a Clientes

O programa permite ao utilizador registar perdas (quebra de uma

lente, aro desaparecido) ou ofertas a clientes (caneta de limpeza,

fio para óculo de criança). Para que o utilizador possa ter

realmente conhecer a situação dos artigos perdidos/oferecidos

existe a listagem à qual esta opção dá acesso.



Esta opção permite listar as ofertas a clientes ou as perdas de

artigos; sendo as valorizações feitas ou a último preço de custo ou

a custo médio, em determinado intervalo temporal.

A listagem além de referir qual o tipo de mapa e valorização

indica qual o movimento que deu origem, a data, o artigo, a

quantidade, o preço unitário, valor sem IVA, IVA e valor com IVA.

O intuito que levou o programa a incluir estes elementos no mapa

tem origem na importância deste mapa para a contabilidade da

óptica.

Artigos Pendentes de Entrega

Esta listagem permite ao utilizador emitir quais os artigos ainda

não entregues de optometrias ou contactologias, entre datas.



Stock de Artigos por Loja

Esta listagem permite ao utilizador saber qual a quantidade de

cada artigo nas várias lojas; sendo possível seleccionar qual o

tipo de artigos e realizar diversos filtros mediante o grupo de

artigo (por exemplo: aros: cor / modelo / marca / material / tipo

ou lentes: marca / potência esférica / diâmetro). O utilizador

poderá também seleccionar apenas uma loja para a qual pretende

listar o stock.



Na listagem além do código do artigo e das suas características

principais surge o código da loja e a quantidade existente na

mesma.

Compras para Stock

Tal como indica o nome da opção, esta listagem permite ao

utilizador emitir uma colecção de artigos cuja quantidade em

stock é inferior à quantidade de stock mínimo indicada na sua

ficha de artigo.

Na listagem além da identificação do artigo é listada a quantidade



actual, a quantidade mínima, a quantidade já pedida e qual a

quantidade recomendada de encomenda (indicada na ficha).

Só serão incluídos artigos cujo campo quantidade mínima esteja

preenchido.

Compras Periódicas

Esta listagem permite ao utilizador realizar uma previsão de

compra antecipada, ou seja, mediante a duração introduzida na

ficha de artigo, é possível antever a necessidade de um artigo

para satisfazer o futuro pedido de um cliente; um exemplo são as

lentes de contacto descartáveis; se a caixa tem uma duração de

30 dias, e se o cliente é um cliente habitual, será previsível que

daqui a 25/26 dias necessite de uma nova embalagem, podendo

a óptica prevenir-se para a referida situação.

Os pedidos necessários para um determinado intervalo de tempo



podem ainda ser calculados mediante uma tolerância. Só serão

incluídos artigos cujo campo duração esteja preenchido.

Entradas / Saídas de Stock

Este mapa irá permitir ao utilizador um maior controlo das

movimentações de stock na sua loja, podendo personalizar que

tipo acções pretende consultar. Além dos filtro usuais de datas, o



utilizador poderá analisar ambos os sentidos da movimentação

(E/S ou apenas um deles) podendo ainda fazer filtros por grupo

de artigo, fornecedor do artigo, marcas ou tipo de documento. O

mapa pode ser resumido (caso o intervalo de datas seja extenso

será condensado) ou detalhado (dia a dia).

Operações de Artigos

Esta consulta interactiva irá permitir ao utilizador uma facilidade de

consulta das movimentações de stock na sua loja. Para tal terá de

introduzir os filtros necessários:



Após a introdução dos mesmos e clicando em serão exibidas as

várias linhas de documentos que interferiram com o artigo em

questão, possibilitando ainda ao utilizador que com dois cliques

possa abrir em modo de consulta o documento pretendido.

Esta opção pode ser acedida automaticamente a partir da ficha de

artigos com o botão .

5.2. Mapas de Clientes

A opção mapas de clientes permite ao utilizador realizar uma

análise de vendas baseada nos clientes.

Conta Corrente (contabilística)

Este mapa lista as transacções entre o cliente e a óptica

documentadas por documentos financeiros, ou seja, uma

optometria pode corresponder a uma factura, e nesta listagem

surge a referência à factura, ou podem existir obras cujo

documento financeiro ainda não foi gerado, logo essa entrada não

surge nesta listagem.



Conta Corrente(óptica)

Este mapa lista as transacções entre o cliente e a óptica

documentadas por documentos da óptica, ou seja, nesta listagem

surgem as referências a obras e cauções. Corresponde ao botão

que surge na ficha de cliente.

Documentos Liquidados – Idade de Saldos

Esta opção permite ao utilizador listar e analisar os prazos de

pagamento / idade de saldos dos vários documentos. Permite

seleccionar que tipo de documentos serão incluídos nesta listagem



(quer financeiros, quer da óptica).

Para cada registo é apresentado o valor, data de registo e data de

liquidação, calculando quer o n.º de dias que o valor esteve por

liquidar, quer a média dos pagamentos.

Documentos em Atraso

Esta opção permite ao utilizador listar e analisar os atrasos nas liquidações dos vários documentos. Permite seleccionar que tipo

de documentos serão incluídos nesta listagem (quer financeiros,

quer da óptica).



Para cada registo é apresentado o valor, data de registo e qual o

n.º de dias de atraso à data de hoje.

Histórico de Compras

Esta opção, que corresponde ao botão que pode ser

encontrado em diversas opções do programa, emite a listagem

dos artigos adquiridos pelos clientes no intervalo de tempo

designado, relacionando-os com o documento que lhes deu

origem.

Este mapa permite emitir todas as compras do agregado familiar

de um cliente. Permite listar o TOP N (1 a xxx) dos melhores

compradores da loja (s) e permite também listar os clientes sem

compras. Todas as opções em intervalos de tempo definidos pelo



utilizador.

Clientes Novos

Esta opção permite ao utilizador analisar qual o impacto dos

clientes novos em determinado ano; ou seja, mediante a

introdução do ano para análise, são listados quer o número de

novos clientes, quer o valor de vendas correspondente.



Comparando quer com o ano anterior quer com a totalidade dos

clientes / vendas. Esta análise é feita por mês.

Análise por Categorias

Na ficha do cliente é permitido ao utilizador associar uma

categoria a cada cliente; todos aqueles que não possuam

categoria definida na ficha serão agrupados numa classificação de

“outros”.



Mediante a introdução de um intervalo temporal para análise

serão listados os valores associados a cada categoria, permitindo

ao utilizador uma análise por tipo de cliente.

Clientes a Contactar

Na ficha do cliente, o utilizador pode introduzir uma data e hora

para o posterior contacto do mesmo.



Nesta opção podem ser listados os próximos contactos a ser

realizados no intervalo de tempo definido.

Operações de Cliente

Esta opção permite ao utilizador consultar de uma forma rápida

todas as operações de um cliente ou todas as operações que

respeitem um conjunto de filtros, esta opção está acessível

também tendo como ponto de partida a ficha do cliente.



O utilizador poderá estabelecer filtros diversos, que serão

aplicados em conjunção. Após a selecção de dados pretendida o

utilizador deverá clicar em actualizar ( ) para que os registos

sejam apresentados abaixo. Caso pretenda realizar nova consulta

poderá limpar ( ) e recomeçar a selecção de dados.

Após os registos estarem na grelha é ainda possível aplicar

actividades sobre os mesmos – localizar registo, filtrar registos e

imprimir selecção:

Fazendo duplo clique na grelha de apresentação dos registos o

utilizador irá abrir em modo de consulta o respectivo registo.

5.3. Mapas de Fornecedores

A opção mapas de fornecedores permite ao utilizador realizar uma

análise da relação comercial entre óptica e respectivos

fornecedores.

Conta Corrente

Este mapa lista cronologicamente as transacções entre a óptica e

os seus fornecedores, podendo ser emitida por intervalos de

datas. Corresponde ao botão que surge na ficha de

fornecedor.



Pagamentos a Efectuar

Esta opção permite ao utilizador listar todos os documentos

pendentes de liquidação para com os seus fornecedores. A

emissão da listagem pode ser agrupada por fornecedor ou por

data de vencimento. Além da referência do documento em atraso

surge a data do mesmo, o valor e atraso à data de hoje.

Documentos em Atraso

Esta opção permite ao utilizador listar e analisar os atrasos nas

liquidações dos vários documentos dos seus fornecedores.

Agrupando os vários registos por intervalos de dias de atraso e



calculando o prazo médio.

5.4. Mapas de Compras

Nesta opção foram incluídos os mapas que se relacionam directa

ou indirectamente com compras a fornecedores. A análise que

estes mapas permitem fazer centra-se essencialmente no pós

compra ao fornecedor.

Estatísticas Compra (Ano/Mês)

Este mapa permite verificar as compras realizadas aos vários

fornecedores no decorrer dos anos, nos vários meses. Podendo os

valores serem emitidos com e sem IVA.

Encomendas Pendentes

Esta listagem permite ao utilizador listar todas as encomendas

com artigos pendentes de recepção, bem com as quantidades



solicitadas ao fornecedor e as quantidades ainda não recebidas.

Entradas por Encomenda

Esta listagem permite ao utilizador listar os artigos solicitados nas

várias encomendas associando o documento através do qual foi

dada a sua entrada.

Compras por Data/Documento

Esta listagem permite ao utilizador listar os artigos recebidos

agrupados por data ou documento, apresentado o artigo,

quantidade, valor bruto, desconto e peso no documento / data



consoante a opção do utilizador.

Podem ser realizados diversos filtros, como intervalo de datas,

fornecedor, tipo de documento ou marca.

Mapa de IVA

A emissão do mapa de IVA de compra, muito útil ao nível da

contabilidade, pode ser emitido completo (todos os documentos e respectivas taxas) ou resumido (agrupado por taxa), entre datas,

e podendo seleccionar que tipo de documentos devem ser

incluídos.



Rankings

Existem quatro mapas de rankings: artigos / grupos de artigos /

fornecedores / marcas, estes mapas permitem ao utilizador

conhecer qual o artigo / grupo de artigo / fornecedor ou marca

sobre o qual foram realizadas mais compras e qual o peso

(percentagem) sobre o total das compras. Em qualquer dos casos

é possível estabelecer filtros variados, permitindo também listar

as vendas associadas às respectivas compras (análise de artigos

comprados e saídas dos mesmos de forma a verificar se as compras estão a ser absorvidas pelo mercado).



Artigos



Grupos de Artigos



Fornecedores



Marcas

5.5. Mapas de Vendas

Nesta opção foram incluídos os mapas que se relacionam directa

ou indirectamente com vendas que reflectem a aceitação do

mercado em relação aos vários artigos dos vários fornecedores. A

análise que estes mapas permitem fazer centra-se essencialmente

no pós venda.



Rankings

À semelhança de compras também em vendas existem quatro

mapas de rankings: artigos / grupos de artigos / fornecedores /

marcas, estes mapas permitem ao utilizador conhecer qual o

artigo / grupo de artigo / fornecedor ou marca sobre o qual foram

realizadas mais vendas e qual o peso (percentagem) sobre o total

das vendas. Em qualquer dos casos é possível estabelecer filtros

variados.

Artigos

Este mapa permite ao utilizador um sem numero de combinações

que permitirão que cada utilizador tire um mapa à sua medida

tendo por base os mesmos dados.

O utilizador poderá mesmo definir filtros e re-utilizá-los

posteriormente.

Assim e mediante a introdução ou não de dados o mapa terá

comportamentos distintos.



Filtros base para selecção dos artigos a mostrar na listagem.

~

Estes filtros ficam disponíveis para artigos cujo grupo seja “LO”,

ou seja, lentes oftálmicas.

Estes filtros ficam disponíveis para artigos cujo grupo seja “LO” ou

“LC”, ou seja, lentes oftálmicas e lentes de contacto.

Esta opção permite tirar um mapa comparativo entre dois anos, o

ano actual (indicado no intervalo de datas inicial) com o ano

seleccionado nesta combo. A informação a fornecer em listagem

será agrupada pela entidade seleccionada na respectiva combo.

Esta opção permite ao utilizador adicionar filtros diversos, filtros

esses que poderão ou não ser utilizados. Para associar um novo

filtro o utilizador deverá fazer toda a parametrização do mesmo e

depois adicionar o mesmo com o botão . Os vários filtros

irão surgir do lado direito, na janela:



A parte direita da janela surge ou fica oculta mediante o clique do

botão .

Antes da emissão do mapa o utilizador poderá seleccionar qual,

ou quais as condições a aplicar para listar o mapa. Para tal deve

utilizar o .



Exemplo de listagem resultado.

Grupos de Artigos

Permite emitir o mapa em formato de listagem ou gráfico circular.



Fornecedores



Marcas

Margens

O utilizador pode calcular e verificar quais as margens que estão a

ser aplicadas aos artigos, nomeadamente em termos de:

artigos/grupos de artigos/fornecedores/marcas. Em qualquer dos

casos é possível estabelecer filtros variados.

Artigos

Permite ao utilizador indicar se as perdas/ofertas de artigos

devem ser incluídas.



Grupos de Artigos

O utilizador pode optar entre uma listagem e um gráfico, devendo

indicar qual(is) o(s) grupo(s) de artigos e a loja a incluir no

mapa.



Fornecedores

Marcas



O utilizador pode optar entre listagem e gráfico, podendo

seleccionar quer o grupo de artigos a incluir quer as marcas a

analisar



Mapa de IVA

A emissão do mapa de IVA de vendas, muito útil ao nível da

contabilidade, pode ser emitido completo (todos os documentos e

respectivas taxas), por dia (agrupado dia a dia), resumido

(agrupado por taxa) ou por tipo de artigo (totalizando por

mercadoria / serviços), entre datas, e podendo seleccionar que

tipo de documentos devem ser incluídos.

O utilizador pode ainda indicar qual o intervalo de datas, bem

como qual a loja para a qual pretende emitir o mapa.

Funcionários

Existe nesta opção uma série de mapas que permitem ao

utilizador analisar as vendas dos registadas pelos vários



funcionários mediante diversos tópicos de análise.

As referidas análises serão realizadas entre datas definidas pelo

utilizador e com base em:

Vendas realizadas

Recebimentos

Vendas por marcas

Vendas por fornecedor

Lentes progressivas versus lentes longe/perto

Lentes

Análise de Campanhas

Associada a cada prescrição ou venda é possível registar uma

campanha, que posteriormente será utilizada para a realização

desta análise.



A análise é anual e o seu objectivo é verificar se as referidas

campanhas tiveram o efeito pretendido no mercado. O utilizador

pode seleccionar uma ou mais campanhas para análise.

Painel de Bordo

A nova opção painel de bordo, permite ao utilizador emitir num

único documento o resumo, entre datas, das actividades

lucrativas da óptica. O utilizador poderá optar analisar uma ou

várias actividades da óptica. Nomeadamente. serviços: optometrias, contactologias, reparações e

vendas rápidas grupos: análise de vendas mediante o grupo a que o

artigo pertence docs financeiros: análise dos documentos contabilísticos

emitidos caixa: entradas e saídas de caixa

comp: comparticipações – toda a componente de valores

associados a recibos entidade. As análise podem ou não referir-se apenas a um utilizador (de

forma a analisar a produtividade do mesmo).



5.6. Estatísticas

As estatísticas são mapas que agrupam listagens e respectivos

gráficos e cuja principal função se centra na comparação entre

dois anos consecutivos para cada um dos itens: loja; grupos de

artigos; marcas e fornecedores. O utilizador pode optar por

calcular e listar valores com e sem IVA, valores em milhares,

compras, vendas ou compras e vendas.

Existem funcionalidades comuns em estatísticas:



– O utilizador pode seleccionar se pretende analisar

compras ou vendas.

– Existem cinco tipo de gráficos para emissão (barras, 3D,

pie, linhas e áreas).

– Após alterar qualquer opção e para visualizar no écran o

gráfico resultante o utilizador deve clicar no botão aplicar.

Loja

Em loja os valores surgem totalizados por ano / mês.



Grupos de Artigos

Esta opção além das funcionalidades gerais permite seleccionar



qual(is) o(s) grupo(s) de artigos, e se o utilizador pretende ver a

emissão resumida (totalizada) ou detalhada (uma página por

grupo).

Marca

Esta opção além das funcionalidades gerais permite seleccionar

qual(is) a(s) marca(s) de artigos, e se o utilizador pretende ver a

emissão resumida (totalizada) ou detalhada (uma página por

marca).

Fornecedor



Os dados para fornecedores referem-se exclusivamente a compras

e só podem ser emitidos na sede.

Recalcular

O processo de recalcular estatísticas, tal como o seu nome indica,

permite ao utilizador reiniciar as várias estatísticas e através dos

vários documentos de compra e venda calcular o valor para cada

marca, fornecedor, loja e grupo de artigo. Esta opção é um

processo demorado e que força a que o programa não possa ser

utilizado durante o tempo que dure a operação de cálculo.

6. Utilitários

O menu de utilitários engloba diversos pequenos módulos que além de dotarem o WINOPT de funcionalidades adicionais permitem ao

utilizador aceder a opções cuja finalidade é simplificar e facilitar o

trabalho no dia a dia.

Módulos Disponíveis:

Consignações

Agenda Clínica

Correspondência

Gestão de Comparticipações

Gestão de Caixa

Gestão Bancária

Gestão de Letras Sistemas de Alertas

Envio de SMS

Gestão Sons

Análise Diária



Imprimir Cartões de Clientes

Garantia

Consultar Histórico

Promoções

Controlos Dinâmicos

Impressão em Série

Integração Office

Base de Dados

Licenciamento

Visualizador de Eventos

6.1. Consignações

As consignações são empréstimos; podem ser da óptica a clientes ou de fornecedores à óptica. Após o registo da consignação, a

mesma, pode a qualquer momento ser devolvida ou transformada

em venda/compra. As consignações interferem com as

quantidades em stock dos vários artigos. Podendo ainda ser emitidos mapas sobre os artigos consignados.

6.1.1. Consignações a Clientes Esta opção permite realizar um controlo de stock que embora

não se encontre fisicamente na loja pertence à mesma. Ou

seja, artigos que são propriedade da óptica mas que por algum

motivo não se encontram disponíveis. Existem vários exemplos

de situações em que esta circunstância pode ocorrer; um

cliente levar diversos modelos para experimentar em casa;

outra óptica solicitar o empréstimo de um determinado artigo

que necessita com urgência ou até um empréstimo temporário

enquanto um cliente aguarda pela reparação do seu óculo.



Para registar uma consignação o utilizador necessita de

introduzir os seguintes elementos:

Cabeçalho, linhas e rodapé. No cabeçalho são registados a

série, número, data e cliente. As linhas correspondem aos

diversos artigos emprestados. E no rodapé são introduzidos

local, data e hora de carga e de descarga, bem como o meio de

transporte; sendo também totalizado o valor da consignação.

Para cada artigo que é registado numa consignação a

quantidade em stock disponível diminuí aumentando a

quantidade consignada a clientes.

Existem ainda três botões que permitem ao utilizador realizar

as seguintes funcionalidades a cada uma das linhas da

consignação:

– Quando o cliente devolve o artigo à óptica,

esta funcionalidade permite regularizar a situação

- Quando o artigo já foi devolvido ou facturado

mas volta a ser consignado ao mesmo cliente

- Quando o cliente adquire o artigo à óptica, esta

funcionalidade permite regularizar a situação



Na grelha geral de consignações a clientes, em cada registo

existe um campo verdadeiro/falso que indica se o

documento se encontra regularizado, ou seja se todas as suas

linhas se encontram ou devolvidas ou facturadas.

Sempre que é registada uma consignação a clientes existe a

possibilidade de emitir uma guia de transporte para

acompanhar os artigos, guia essa que contém os dados do

rodapé bem como a identificação da óptica e do cliente e dos

artigos.

As consignações podem ser importadas nas vendas de clientes

sendo os estados preenchidos automaticamente.

6.1.2. Consignações de Fornecedores Esta opção permite controlar o stock que embora se encontre

fisicamente na loja pertence a fornecedores. Ou seja, artigos

que não são propriedade da óptica mas que por algum motivo

os diversos fornecedores tenham colocado à disposição da

mesma para possíveis vendas; situações usuais correspondem

a novas colecções em que a óptica não pretende investir, não

desejando aplicar valores elevados em artigos cujo retorno é

desconhecido e que o fornecedor coloca os artigos “à

experiência”.

Para registar uma consignação o utilizador necessita de



introduzir os seguintes elementos:

Cabeçalho, linhas e rodapé. No cabeçalho são registados o

fornecedor, o número, a data e a moeda. As linhas

correspondem aos diversos artigos emprestados. E no rodapé

são introduzidas observações; sendo também totalizado o valor

da consignação.

Para cada artigo que é registado numa consignação a

quantidade em stock disponível aumenta aumentando também

a quantidade consignada de fornecedores.

Existem ainda três botões que permitem ao utilizador realizar

as seguintes funcionalidades a cada uma das linhas da

consignação:

– Quando a óptica devolve o artigo ao

fornecedor, esta funcionalidade permite regularizar a situação

- Quando o artigo já foi devolvido ou facturado

mas volta a ser consignado pelo mesmo fornecedor

- Quando a óptica adquire o artigo ao

fornecedor, esta funcionalidade permite regularizar a situação –

Caso o utilizador opte por importar consignações em facturas

de compra esta funcionalidade é realizada automaticamente.

Na grelha geral de consignações de fornecedores, em cada

registo existe um campo verdadeiro/falso que indica se

o documento se encontra regularizado, ou seja se todas as

suas linhas se encontram ou devolvidas ou facturadas.

6.1.3. Mapas

Esta opção permite ao utilizador emitir dois mapas, sendo

possível introduzir diversos filtros na janela de impressão:

Artigos consignados a clientes



Artigos consignados de fornecedores

6.2. Agenda Clínica

O módulo de Agenda Clínica permite ao utilizador gerir agendas virtuais para os diversos médicos ou técnicos que realizem

consultas nas instalações da óptica ou em consultórios exteriores

mas que permitam marcação externa. Cada médico ou técnico

tem atribuída uma ou mais especialidades. Existe também neste

módulo a possibilidade de emitir mapas de análises para

relacionar as consultas / testes realizados com documentos, logo

vendas dos clientes.



6.2.1. Marcação de Consultas Esta opção permite ao utilizador registar as consultas para um determinado médico ou técnico, consulta essa associada a uma

especialidades. Para tal o utilizador deverá entrar em modo de

alteração no médico pretendido, podendo ainda na própria

janela mudar o medico e/ou a especialidade caso o pretenda.

A amarelo surge a disponibilidade do médico (ver abaixo) e

dando cliques no intervalo temporal pretendido poderei inserir

toda a informação referente à consulta.



Ao gravar posso emitir de imediato a ficha de marcação (talão

de consulta) ou aceder posteriormente (dois cliques na

marcação) e imprimir mais tarde, realizar alterações, eliminar o

registo ou consultar simplesmente.

O botão permite ao utilizador definir qual o horário de

trabalho e disponibilidade dos médicos.

Caso o horário seja fixo, exemplo todas as segundas das 10h00

às 11h30 é possível extrapolar para as semanas seguintes,

aplicando a planificação às próximas x semanas e fazer gravar.

Recebendo uma mensagem do tipo:

Caso pretenda, é possível apagar a planificação clicando no eliminar.

Para trocar de semana basta andar nos botões semana anterior

/ semana seguinte ou seleccionar uma data no calendário e



“saltar”. O utilizador poderá ainda

consultar a agenda filtrando pelo dia inteiro, só manhãs ou só

as tardes.

O utilizador poderá ainda saltar entre semanas consecutivas

através dos botões .

De forma a facilitar a consulta das marcações a agenda pode

ser apresentada no formato diário ou semanal .

Sempre que seja efectivamente realizada uma consulta o

utilizador deverá marcar a mesma como realizada de

forma a conseguir uma análise mais correcta nos mapas.

6.2.2. Mapas

Dentro da opção Agenda Clínica é possível realizar diversas

análises sobre o retorno financeiro obtido pós-consulta, bem como reconhecer qual(is) os médicos/técnicos cujo receituário

originou um maior volume de vendas.

Estatísticas por Médico

Esta listagem, baseada no intervalo de tempo seleccionado

pelo utilizador, permite ainda indicar se se pretende um ou

todos os médicos; o mapa emitido lista; consultas marcadas /

realizadas / optometrias / contactologias; são também listados

os totais de todos os médicos bem como os diversos valores

em gráfico.



Estatística Geral

Esta opção comporta duas análises:

A listagem completa, que lista todos os médicos, n.º de

consultas marcadas, n.º de consultadas realizadas,

prescrições de optometria (n.º e valores) e prescrições

de contactologia (n.º e valores);

A listagem 10 mais, que lista por ordem decrescente os

10 médicos cujas prescrições originaram um valor mais

elevado em artigos vendidos. Apresenta também um

gráfico com os valores apurados.



Análise Testes

Esta opção permite a análise às vendas originadas pelos testes

registados no programa no módulo de atendimento ao cliente.

Lista n.º de testes, vendas e respectivas percentagens.



6.2.3. Localizar Hora Livre

Esta opção permite ao utilizador e mediante as necessidades

do cliente da loja (pretende consultas às quartas e para a

especialidade x com o Dr. Y). Após seleccionar a data/hora

pretendida o utilizador poderá aceder directo à hora disponível

com um clique em .

6.2.4. Localizar Marcação

Esta opção permite de uma forma rápida aceder às marcações



registadas na aplicação. O utilizador poderá filtrar por médico

e/ou cliente e aceder ao registo da consulta ( ).

6.2.5. Registo de Feriados e Datas de encerramento

Esta opção permite bloquear datas por diversos motivos (férias

pessoais, fecho da loja, pontes, feriados, feriados anuais).

Sempre que o tipo seja feriado anual (exemplo: 1 de Janeiro) a

aplicação automaticamente replica essa data para os próximos

20 anos.

Na agenda, esses dias surgem com a cor cinzenta permitindo

ou não marcação segundo o parâmetro seleccionado pelo

utilizador (ver parâmetros).



6.3. Correspondência

O módulo de correspondência é uma das componentes mais

utilizadas pelas ópticas, pois além de incluir diversas

funcionalidades é de fácil manuseamento. Este módulo foi subdivido em correspondência para clientes, fornecedores e

entidades; tipos de cartas; etiquetas para envelopes e histórico de envios.

6.3.1. Correspondência para Clientes O envio de correspondência para clientes pode assumir diversas

variantes, assim e para facilitar o trabalho do utilizador foram

criadas seis subdivisões cujo conteúdo poderá ainda ser sujeito a

selecção interna; existindo ainda um funcionamento comum às

seis nuances.

Funcionamento comum

Estabelecer o filtro inicial: loja (todas ou uma), se exige que o

cliente tenha o pisco de mailing activo e através do cliente na

coluna da grelha, permite localizar registos, neste momento e

por defeito é o nome do cliente o campo a pesquisar.

Permite filtrar os clientes pretendidos: (com telemóvel definido

ou não, com campo de mail preenchido ou não e com morada

ou não) será também neste filtro que o utilizador define o tipo

de missiva a enviar (carta/sms/mail).



Só passam para a grelha de clientes os clientes activos.

Após o utilizador ter seleccionado os filtros pretendidos e ter

feito a grelha será preenchida com os vários

registos que respeitam as opções indicadas pelo utilizador. No

canto inferior direito das janelas de correspondência existe um

indicador do n.º de registos respeitam as condições e do

registo actual.

– Adicionar Cliente - Quando a

correspondência é para clientes e exceptuando a

correspondência para o tipo de valores em dívida, é possível

adicionar clientes à grelha actual, mesmo que o cliente não

respeite os filtros iniciais que deram origem à grelha. Para

realizar esta operação basta clicar em adicionar cliente à lista,

escolher qual o cliente (tem de ter ficha de cliente) e confirmar. A adição do cliente só é realizada após a confirmação.

– Retirar Cliente - Retirar um cliente da

lista da grelha serve para reduzir o total de registos a imprimir



ou a verificar. Muitas vezes será simples decidir quais os

clientes a retirar. Por exemplo, para os aniversariantes, é fácil

verificar que se o cliente raramente aparece na óptica será

irrelevante o envio ou não de uma carta de felicitações.

– Registar Envio - O registo de cada envio (seja

para clientes, fornecedores ou entidades) é facultativo, embora seja importante para uma posterior consulta em histórico de envios. Sendo possível associar observações e escolher se o

registo é feito só para o cliente, entidade ou fornecedor actual

ou para todos os seleccionados.

/ – Imprimir todos / Imprimir Selecção -

Os botões de imprimir só se encontram activos caso exista um

texto ou um ficheiro activo para poder ser imprimido. Para tal é

também necessário que as grelhas de clientes, entidades ou

fornecedores não estejam vazias.

Selecção - Só emite para a impressora as cartas

correspondentes aos registos seleccionados na grelha.

Todos - Emite todas as cartas para todos os registos da grelha

mesmo que não estejam seleccionados.

– Localizar - O botão localizar serve para encontrar

na grelha um determinado registo, por exemplo, não se deseja

enviar ao “Y” a carta de mudança de instalações, a forma mais

rápida de o fazer é localizar “Y” e depois retirá-lo da lista.



– Ver/Editar - Esta funcionalidade permite realizar o

“ver antes e alterar” de um qualquer processador de texto

antes de imprimir. Nesta opção os campos inseridos já foram

comutados pelos dados reais registados nas fichas dos clientes,

fornecedores ou entidades. No cabeçalho aparece o nome do

texto e no rodapé o n.º de registos de clientes, fornecedores ou

entidades que respeitaram as condições, sendo possível saltar

de registo em registo e alterar o texto caso se deseje.

Neste sub nível o utilizador pode optar por emitir uma carta

(ficheiro), etiquetas ou carta em branco só com dados do

cliente para os registos presentes na grelha de clientes. Caso

opte pela emissão de etiquetas terá de seleccionar qual o

formato das mesmas e se pretende que apenas clientes com

mailing sejam visados e se deseja que o código de cliente surja impresso na etiqueta – ver etiquetas. Poderá seleccionar uma

carta já existente (missiva de aniversário) ou escrever uma no

momento através do editor:

– Editor de Texto - O editor de texto para

correspondência é bastante versátil, além de possuir as

principais funcionalidades de um editor de texto, permite a

inclusão dos campos mais relevantes de cada uma das

entidades, clientes, fornecedores e entidades

comparticipadoras. Para fazer a inclusão dos respectivos

campos basta fazer [F5] ou ir ao menu incluir e depois na lista

escolher o campo. O texto e os campos utilizados podem e

devem ser gravados (formato *.rtf) para posteriores

utilizações.



Esta janela de carta e suas características, será substituída

pela:

Sempre que o utilizador seleccione mail ou sms. O utilizador,

poderá recorrer a texto já pré formatados ou redigir um no

momento.

Aniversário

Para aniversário é possível optar por um dos intervalos

propostos hoje, amanhã, semana (a partir de hoje), mês (a



partir de hoje), se o intervalo escolhido incluir um já escolhido

o mais pequeno é ignorado (exemplo, escolhendo hoje e

semana, como semana incluí hoje, este fica inactivo) ou definir

o intervalo, o intervalo é definido através da escolha de um dos

doze meses do ano e o dia de entre os dias que esse mês pode

ter. Após a definição destes filtros o modo de funcionamento é

o comum. Este tipo de filtro é usado para enviar felicitações

por correio ou mesmo para verificar se algum cliente faz anos

hoje, uma vez que na grelha não são só os dados para envio

por correio mas também é fornecido o seu número de telefone

(caso exista na ficha) bem como outros dados considerados

relevantes.

Faixa Etária / Sexo

Para faixa etária / sexo é possível estabelecer os seguintes

filtros: pelo sexo dos clientes, por exemplo se existe um novo

óculo de sol exclusivamente para senhoras, ou pelo outro filtro

que pode ser utilizado a faixa etária, podendo ser definidos seis

(6) intervalos diferentes. Os filtros podem ser usados em

conjunção ou apenas um deles, bastando para isso não

seleccionar nenhum intervalo para faixas etárias ou no sexo

optar por ambos.

Profissão

Para profissão é possível estabelecer filtros mediante a carreira profissional registada na ficha de cliente. Ao iniciar esta opção a

tabela de profissões para selecção é preenchida com todas as

diferentes profissões registadas nas diversas fichas de cliente.

A selecção de profissões para criar o filtro pode ser múltipla,



com a utilização das teclas [CTRL] e/ou [SHIFT].

Última Visita

Em última visita é possível estabelecer filtros mediante a última

optometria, contactologia, venda, reparação ou testes dos

clientes. Assim, é possível verificar quais os clientes que não

visitam a óptica desde uma certa data. O filtro final será a

conjugação dos filtros seleccionados. É utilizado, por exemplo,

para verificar para os clientes com testes de contactologia

aqueles cuja última visita é anterior a “04-04-2006”.

Artigo



Esta opção será talvez uma das mais funcionais, pois a sua

utilização será aplicada em diversas ocasiões. Os filtros

utilizáveis estão intimamente dependentes do grupo de artigo

escolhido. Sendo que após a escolha do grupo, surgirão do lado

direito as diversas combinações possíveis. Por exemplo, enviar

um mailing informativo aos possuidores de um aro da marca

“X”, a informar que o clip solar ajustável já se encontra

disponível.

Nota: Para seleccionar os diferentes grupos de diversos, é

necessário seleccionar primeiro o grupo diversos e depois o sub

grupo desejado.

Valor em Dívida

A emissão de correspondência para clientes com valores em

dívida tem um modo de funcionamento ligeiramente diferente

das opções anteriores. Assim, existem três tipos de filtros, que

podem ser usados simultaneamente. O débito superior a, ou

seja o valor que está em divida é superior a X, o n.º de dias

em falta superior a, ou seja à quantos dias já existe a divida e

o cliente, ou seja, se desejar emitir para um cliente especifico.

Após a escolha dos filtros e de fazer Aplicar a grelha de clientes

é preenchida com todos os clientes que realmente verificam as



diversas condições. Neste filtro não é possível adicionar

clientes à grelha, uma vez que os documentos a pagar não

existem. É possível sim, retirar da lista, uma vez que o

utilizador pode ter conhecimento que os clientes titulares irão à

óptica num futuro próximo.

Depois de estar a grelha completa com os clientes a quem será

enviada a carta, o texto a incluir na carta pode ser o geral ou

um personalizado. A carta pode ser visualizada. As restantes

opções desta forma de mailing, imprimir selecção, imprimir

todos, registar envio e localizar funcionam de modo análogo às

das outras emissões de correspondência.

6.3.2. Correspondência para Fornecedores

A correspondência para fornecedores usualmente será utilizada para fornecimento de informações como a mudança dos

números de telefone ou um período de encerramento da óptica

para obras, ou para estabelecer outro qualquer tipo de

contacto, entre a óptica e os fornecedores. O utilizador pode



estabelecer filtros para os registos pretendidos, seleccionando

uma carta ou editando uma nova.

À semelhança das outras formas de mailing, as restantes

opções: ver/editar, imprimir selecção, imprimir todos, registar

envio e localizar funcionam de modo análogo às das outras emissões de correspondência – ver correspondência de clientes – funcionamento geral. A opção texto corresponde ao

ver/enviar.

Sendo ainda possível fazer registos no histórico de envio (opcional). Este histórico pode ser consultado em histórico de envios.



6.3.3. Correspondência para Entidades

A correspondência para entidades usualmente será utilizada

para fornecimento de informações como a mudança dos

números de telefone ou um período de encerramento da óptica

para obras, ou para estabelecer outro qualquer tipo de

contacto, entre a óptica e as entidades. O utilizador pode

estabelecer filtros para os registos pretendidos, seleccionando

uma carta ou editando uma nova.



À semelhança das outras formas de mailing, as restantes

opções: ver/editar, imprimir selecção, imprimir todos, registar

envio e localizar funcionam de modo análogo às das outras emissões de correspondência – ver correspondência de clientes

– funcionamento geral. A opção texto corresponde ao

ver/enviar.

Sendo ainda possível fazer registos no histórico de envio (opcional). Este histórico pode ser consultado em histórico de envios.

6.3.4. Tipos de Cartas



Os tipos de cartas representam os vários tipos de missivas

enviadas a clientes, fornecedores ou entidades. É possível

definir e registar tipos de cartas, sendo necessário associar um

ficheiro a cada tipo de carta. Posteriormente estes tipos de

cartas serão utilizados sempre que é feito o registo de um

envio; o que facilitará a consulta e a percepção do tipo de

correspondência enviada quando o utilizador for verificar o histórico de envios.

6.3.5. Etiquetas para Envelopes

Uma vez que a correspondência emitida não obriga à utilização

de envelopes de janela mesmo que exista o cabeçalho do

destinatário na carta, existe a possibilidade do utilizador emitir

etiquetas para correspondência. Dependendo dos destinatários

seleccionados, assim surgirão as fichas correspondentes, tendo

sempre uma seleccionada no mínimo.



Poderá ou não ser incluído o código de cliente, fornecedor ou a

abreviatura da entidade.

Existem três tipos de papel pré definidos e que correspondem

aos modelos usuais de etiquetas (A4 folha a folha com

etiquetas de 10.5cm x 3.7cm, A4 folha a folha com etiquetas

de 10.5cm x 3.5cm e folha contínua com 8”por 12” para

impressoras de agulhas com etiquetas de 10.1cm x 3.5cm).

Em cada ficha de destinatário é possível seleccionar quais as

etiquetas a serem emitidas: todos, entre dois valores de

códigos ou os seleccionados na grelha; esta selecção é

independente para cada ficha. Após ter realizado a selecção

para os destinatários, deverá proceder à escolha da primeira

etiqueta, ou seja, seleccionar qual a linha e coluna da folha de

etiquetas onde se encontra a primeira vazia, evitando assim o

desperdício inútil de papel. Antes de enviar para a impressora

existe sempre a possibilidade de visualizar no écran para

conferir as etiquetas.

6.3.6. Histórico de Correspondência

Sempre que é realizado o envio de correspondência para clientes, fornecedores ou entidades é possível fazer o registo

desse envio automaticamente. O registo do envio não é

obrigatório, sendo da responsabilidade do utilizador a indicação

se o envio deverá ou não ficar registado.



6.4. Gestão de Comparticipações

O módulo de gestão de comparticipações é de elevada

importância, principalmente nas ópticas que se relacionem

directamente com as diversas entidades comparticipadoras,

fazendo o desconto do valor comparticipado no momento da

venda, permitindo que o cliente realize apenas o pagamento da

sua parte dos valores; e recebendo posteriormente o restante

valor da entidade correspondente.

6.4.1. Recibos / Entidade

Sempre que é realizado o atendimento a um cliente que na sua

ficha tenha associada uma entidade, então será emitido um

recibo entidade junto com o documento financeiro. Após a

inclusão do recibo num arrolamento, na grelha dos recibos será

mostrado a seguinte informação:

que indica qual o n.º do arrolamento e que já foi

arrolado.



Antes de incluir o recibo num arrolamento (quando o

está a falso), é possível indicar para que não seja

incluído no arrolamento da respectiva entidade e vice-versa,

mediante a utilização do botões:

6.4.2. Arrolamentos

Os arrolamentos são emitidos mensalmente e consistem na

aglomeração de todos os recibos para uma mesma entidade

comparticipadora, de modo a enviar toda a relação dos recibos e aguardar o respectivo pagamento. Mesmo depois do

arrolamento ter sido emitido é possível retirar um recibo do

arrolamento (por exemplo quando é devolvido pela entidade

porque o n.º de beneficiário estava errado – utilizando o botão



), ficando o recibo livre e sendo possível incluí-lo num

próximo arrolamento.

6.4.3. Pagamentos

Após a entidade ter recebido o arrolamento da óptica, irá

proceder à regularização dos valores fazendo o envio de um

pagamento. Cada pagamento poderá incluir um ou mais

arrolamentos. Mediante parametrização o valor recebido irá ou

não ser incluído no caixa do dia do recebimento.



Para proceder ao registo do pagamento será necessário o

utilizador seleccionar a entidade e a data do pagamento. Após

indicar estes dados, será preenchida a grelha inferior com

todos os arrolamentos não pagos até à referida data; tendo o

utilizador que indicar no campo os arrolamentos

incluídos no pagamento.

Sempre que um arrolamento é pago, o campo pago na

listagem de arrolamentos indica pago.

O botão permite ao utilizador consultar as formas de

pagamento registadas na liquidação.

6.4.4. Mapas de Análise

Esta opção permite ao utilizador fazer uma análise sucinta a

cada entidade, filtrando os recibos entidade entre datas e

apresentando um resumo totalizado dos mesmos. 6.4.5. Serviços a Facturar

Esta opção encontra-se associada à existência de uma segunda

entidade na ficha do cliente, ou seja, sempre que o cliente

possua segunda entidade na ficha e a mesma exija um

documento de venda em seu nome (da entidade) o utilizador

deverá utilizar esta opção para emitir o documento. Pode ainda

ser agregadas num único documento várias linhas de clientes

diferentes para a mesma entidade.

Sempre que o cliente tenha uma segunda entidade definida na

sua ficha, nas optometrias / contactologias irá existir um

campo para indicar o valor a ser solicitado à referida entidade

(após comparticipação da 1ª ou apenas existência da segunda).



Nesta opção o utilizador pode consultar as linhas de artigos

associadas a entidades tipo 2 que ainda não se encontrem

facturadas (incluídas num documento).

Para gerar o documento o utilizador deverá aceder à opção de

registar novo documento Venda a Dinheiro / Factura.

6.4.6. Movimentos Directos de Entidade Esta opção permite ao utilizador registar movimentos na conta

corrente das entidades, por exemplo para que as contas com

as mesmas fiquem a zero, introduzindo saldo iniciais.



6.5. Gestão de Caixa

O módulo de gestão de caixa, tal como sucede em qualquer

programa de venda ao público, agrupa as operações que

manipulam valores. Diariamente são manipulados diversos valores

de naturezas distintas (entradas e saídas). Estes valores podem

ter origem em vendas ou no registo de movimentos directos de

caixa, ou seja quando é necessário dar entrada ou saída de

valores.

No módulo de gestão de caixa podemos encontrar as seguintes

opções:

Abrir / fechar caixa

Registar movimentos directos de caixa

Emissão de mapas

Abrir gaveta

6.5.1. Abertura / Fecho de Caixa

Quando a caixa está fechada só permite abrir e vice-versa.

Para abrir ou fechar a caixa poderá fazê-lo através do menu ou

utilizando os botões de acesso rápido. Sempre que é realizado

o fecho de caixa, o utilizador é questionado sobre se pretende

emitir o mapa de caixa diário, existindo a possibilidade de

emitir diversos mapas de caixa através do menu a qualquer

momento.

Abertura – A abertura de caixa de cada dia poderá importar em



numerário os valores deixados em transporte do dia anterior

(“trocos”), podendo também ser introduzidos valores retirados

automaticamente de uma conta bancária, através da opção retirar

da caixa.

Fecho – O fecho de caixa é realizado, usualmente, no final do

dia para verificar as entradas e as saídas. Sendo permitido

deixar valores para o dia seguinte (“trocos”), ou depositando

os valores numa conta bancária específica.

Após cada fecho de caixa, o utilizador é questionado sobre se pretende emitir o mapa de caixa da óptica – ver mapas.



Caso tenha conta bancária associada também será questionado

sobre se pretende emitir o talão de depósito

6.5.2. Movimentos Directos de Caixa

O registo de movimentos directos em caixa são realizados para

dar entrada e saída de valores na caixa, exemplo desse tipo de

movimentos:

Saída de Caixa - Retirar o dinheiro em caixa para ir fazer

um depósito bancário, comprar um liquido de limpeza

para o chão ou ctt; Entrada em Caixa - Colocar valores pequenos para

realizar trocos.

Para realizar um registo é necessário indicar a data, uma



descrição, o tipo de natureza, o tipo de forma de pagamento, o

posto que realizou o movimento de caixa e o valor do mesmo.

6.5.3. Mapas de Caixa

O utilizador pode emitir o mapa de caixa contabilístico, o mapa

de mapa da óptica e o mapa de vendas.

Mapa de caixa contabilístico

Este mapa é listado, justificando as entradas com os

documentos financeiros associados, e sempre na totalidade, ou

seja, mesmo que o cliente opte pelo pagamento parcial a

entrada é dada no dia do registo do documento e na sua

totalidade. Os mapas de caixa não são só emitidos na altura do

fecho de caixa, podendo ser emitidos em qualquer altura.

Mapa de caixa da óptica

Este é o mapa que retracta as entradas com os documentos do

óptica associados e pelos valores que deram entrada

efectivamente, é através deste mapa que se pode realizar um

controlo efectivo ao valor total em caixa. Os mapas de caixa

não são só emitidos na altura do fecho de caixa, podendo ser

emitidos em qualquer altura. Podem ser estabelecidos diversos

filtros, quer por data, por forma de pagamento ou por posto de

venda. Existem quatro opções para este mapa:

Discriminada por dia – este é o mapa emitido quando do

fecho de caixa, para cada dia (podendo ser apenas um)

apresenta por posto e por forma de pagamento todos os

movimentos efectuados;

Resumido por dia – para cada dia apresenta os totais de

cada forma de pagamento e para cada posto de venda; Totais por data (dia a dia) – entre as datas seleccionadas

apresenta os valores totalizados dia a dia; Totais por forma de pagamento - entre as datas

seleccionadas apresenta os valores totalizados por forma

de pagamento.



Mapa de Vendas

O mapa de vendas permite ao utilizador analisar quais os

artigos / grupos de artigos com mais venda entre duas datas;

poderá seleccionar lojas, marcas, modelos ou grupos de

artigos; permitindo ainda indicar o tipo de apresentação dos



dados: por artigo discriminado; artigo resumido; grupos de

artigos discriminado ou grupos de artigos resumido.

6.5.4. Abertura de Gaveta

Mediante a introdução dos códigos respectivos na configuração

da gaveta (ver postos) o utilizador poderá abrir

automaticamente a gaveta através de um simples clique com o

rato neste botão.

6.6. Gestão Bancária

O módulo de gestão bancária engloba a manutenção das tabelas

de: bancos, contas bancárias, entidades bancárias e rubricas.

Permite emitir diversos mapas e realizar as operações usuais de

uma gestão bancária, nomeadamente movimentos automáticos

(cheques de clientes, cheques a fornecedores e outros pré

datados), movimentos bancários, reconciliação bancária e

consistência de saldos.

Sempre que o utilizador entra no programa é a gestão bancária



que é responsável pela verificação da existência de cheques de

clientes, para fornecedores ou outros pré datados para serem

lançados na data actual. Em caso da existência de valores que

respeitem essa condição, ao entrar no programa serão exibidos

avisos:

6.6.1. Movimentos Bancários Automáticos

Nesta opção são agrupados os movimentos gerados

automaticamente pelo registo de pagamentos ou recebimentos

de cheques ou de outros pré datados durante a utilização do

programa.

Cheques de clientes

O registo de cheques de clientes é feito através dos

pagamentos, podendo os cheques ser normais ou pré datados.

Nesta opção é visualizada uma grelha com todos os cheques

de clientes, por defeito os cheques mostrados são os em

carteira e ainda não depositados no banco. Embora seja

possível ver todos os cheques depositados ou não e ver

também os pré datados. Após a verificação dos cheques é feita

uma selecção daqueles a depositar sendo criado

automaticamente o movimento bancário de depósito de

cheques. Para registar o movimento é necessário utilizar o

botão , este botão só fica disponível

quando existem cheques a depositar e algum já se encontra

seleccionado, por cada selecção são ainda totalizados os

valores no rodapé.



Cheques de Fornecedores

Todos os cheques passados a fornecedores sejam pré datados

ou normais, aparecem nas respectivas grelhas. Todos os

cheques ainda não registados no banco podem ser vistos e

seleccionados para registo, tendo um campo que vai

totalizando os valores. Caso o utilizador opte por visualizar

todos os cheques não pode fazer selecções. Para registar o

movimento é necessário utilizar o botão , este

botão só fica disponível quando existem cheques a depositar e

algum já se encontra seleccionado, por cada selecção são ainda

totalizados os valores no rodapé.

Outros Pré Datados

Os outros pré datados são associados a movimentos do tipo

Visa, Multibanco e outros. À semelhança dos cheques também



existe uma grelha com todos os valores deste tipo que ainda

não foram registados. Uma vez que os outros pré datados são

aqueles que na definição de formas de pagamento, são de

pagamento automático, então já possuem um banco, conta

bancária e rubrica associados. Por isso o registo é feito

automaticamente após o clique no botão “registar no banco” -

.

É ainda possível ver toda a informação sobre o movimento

bancário ou criar um no momento, acedendo à informação

através do botão .

6.6.2. Movimentos Bancários



A gestão bancária tem nos movimentos bancários um registo

histórico de todos os operações realizadas numa dada conta

bancária. O modo lista apresenta de uma forma global todos os

movimentos, com a data, rubrica associada, referência, e o

valor, na coluna a débito ou a crédito consoante o movimento,

bem como o saldo actual e o n.º de movimentos realizados na

referida conta. O utilizador poderá a qualquer momento fazer

toda a manutenção de movimentos bancários nas suas contas

bancárias, nomeadamente: adicionar, alterar, apagar ou

consultar movimentos.

Um registo de movimento directo é constituído por: banco,

conta, data, descrição, valor, natureza e entidade associada.

6.6.3. Reconciliação Bancária

A reconciliação bancária é uma funcionalidade para contas

bancárias e que permite ao utilizador e à óptica verificarem se

os saldos das suas contas bancárias correspondem aos



extractos enviados pelos bancos. Assim e sempre que chega

um extracto bancário é da responsabilidade do utilizador e para

seu benefício que a cada movimento seja associado o

respectivo extracto e o movimento bancário marcado como “R”

de reconciliado . Existe ainda outra funcionalidade que é

um totalizador para verificar os totais do extracto e que pode

ser reiniciado. Para iniciar cada verificação é necessário

seleccionar qual o banco / conta.

6.6.4. Consistência Bancária

A verificação de consistência de saldos de contas bancárias é

outras das funcionalidades implementadas. Esta operação

consiste na comparação dos saldos actuais com todos os

movimentos registados para a respectiva conta, quer a nível de

saldos já reconciliados ou não.



6.6.5. Mapas Gestão Bancária

Todas as componentes do programa WINOPT possuem diversos

mapas quer de apoio quer de controlo à gestão da óptica.

Assim, na gestão bancária podem ser emitidos os seguintes

mapas:

Movimentos

Podem ser estabelecidos diversos filtros, como a conta, o

banco, a rubrica, natureza do movimento, datas, e outros. Este

mapa, é uma listagem de todos os movimentos que respeitem

os filtros. São emitidos por banco, dentro de cada banco para

as diversas contas, e com os movimentos ordenados por data.

Mostram também a rubrica, referência, descrição, tipo de

movimento, valor a entidade e o número da mesma.

Extracto de Conta



Para a emissão dos extractos de conta, selecciona-se qual o

banco e a conta para a qual se pretende emitir o extracto.

Além de ser possível seleccionar entre datas. Assim, e para a

respectiva conta são listados os movimentos apresentados por

banco, dentro de cada banco as diversas contas, e com os

movimentos ordenados por data. Mostram também a rubrica,

referência, descrição, tipo de movimento, valor, a entidade,

número da mesma e o extracto caso o movimento já se

encontre reconciliado.

Resumo por Rubrica

A emissão da listagem de resumo por rubrica permite verificar

quais as rubricas com mais utilização em cada conta e quais os

seus totais. É possível estabelecer diversos filtros para este

mapa, como banco, conta bancária, rubrica ou datas.



Saldos Médios de Contas

Os saldos médios de contas são listados para cada uma das

contas bancárias da óptica, permitindo verificar entre datas

quais os saldos médios e saldos médios reconciliados, no

período decorrido entre as datas.



Saldos Diários de Contas

O mapa saldo diário de conta lista, para cada uma das contas

bancárias da óptica, ambos os saldos (reconciliado e normal)

registados no final de cada dia que se situe entre as datas

seleccionadas, apresentando ainda a média para o referido

período.

6.6.6. Tabelas Gestão Bancária

As tabelas de gestão bancária incidem essencialmente em

dados que dizem respeito a bancos ou a entidades relacionadas

ou a registos necessários para transacções bancárias.

As tabelas de necessárias para a gestão bancária e que podem

ser acedidas pelo utilizador através desta opção são:

Bancos

Rubricas

Contas bancárias

Entidades



Bancos

Para facilitar a introdução de diversas tabelas o programa WINOPT possui de base algumas delas já iniciadas. A tabela de

bancos é uma das que possui diversos registos baseados nos

principais bancos portugueses. Cada óptica pode possuir

relações comerciais com diversos bancos. Assim, e caso ainda

não estejam definidos, os bancos a definir são essencialmente

os bancos com quem a óptica trabalha, podendo também ser

acrescentados outros para facilitar a posterior introdução de

dados de clientes. A vantagem das introduções iniciais é

permitir realizar mais facilmente a associação do banco

utilizado (mesmo que seja só do cliente) a cada movimento

bancário registado.

Cada banco é definido por um código; descrição (nome) e uma

sigla.

Contas Bancárias

A definição de contas bancárias é aconselhável quer para o

registo de cheques bem como para outras formas de

pagamento automáticas. Se as formas de pagamento

automático (exemplo: multibanco) forem associadas a uma

conta bancária, toda a operação é executada automaticamente,

sem a necessidade da intervenção do utilizador. Cada conta é

definida pelo seu número, pelo banco, bem como a agência

onde foi realizada a abertura de conta. A qualquer momento e

consultando as contas bancárias é possível verificar qual o saldo e o saldo reconciliado do momento. Existe também um

campo do tipo sim/não que corresponde a indicar se a

conta a definir, é por defeito a conta na qual será realizado o

depósito de valores do caixa ou levantamentos para o caixa. ).



O utilizador poderá também associar uma variável de

contabilidade, para posterior utilização nas contas da


originados por pagamentos.

Entidades

Como entidades entendam-se as entidades externas à óptica e

com as quais a óptica mantêm uma relação de troca de

serviços e de valores. Quando a periodicidade (exemplo:

mensal) destas transacções seja suficientemente regular para

suscitar a criação da entidade, o registo do movimento será

facilitado pela utilização da entidade previamente registada.

Assim, não será a deslocação esporádica a um restaurante que

fará a criação do mesmo como entidade, mas por exemplo

como entidades podem ser criadas a EDP (Electricidade de

Portugal), BRISA (Auto Estradas de Portugal), CTT (Envios de

Correspondência), PT (Portugal Telecom). Para definir uma

entidade é necessário indicar um código, uma descrição e uma

abreviatura.



Rubricas

As rubricas são subdivisões de despesas e de receitas da

óptica, assim e quanto mais discriminada for a rubrica melhor

documentada fica a entrada ou saída. Ou seja, as rubricas

associadas a gestão bancária são essencialmente duas,

depósitos e levantamentos, sendo que cada divisão realizada

permitirá um melhor controlo sob os movimentos, por

exemplo: se separar os depósitos em depósitos em valor

(cheques), em numerário (dinheiro) e em cartão (Multibanco /

Visa), é possível ao listar o mapa de resumo por rubrica

totalizar os valores de cada tipo de entrada em conta bancária.

O n.º de rubricas depende de cada óptica e das transacções

que realiza. As rubricas registadas podem ser utilizadas em

todas as transacções da óptica e para qualquer das contas

bancárias. A definição de cada rubrica consiste no seu nome e

a natureza do movimento (crédito / débito).



6.7. Gestão de Letras

A letra é um documento contabilístico de pagamento, assim, a

opção de gestão de letras é a realização de pagamentos a

fornecedores através da utilização de letras. Fazendo toda a

gestão / manutenção das mesmas.

Criação de Letras

O registo de criação de letras é realizado sempre que um

pagamento a fornecedor seja realizado através de uma letra sobre

um dado banco.

É necessário proceder ao registo de: qual o fornecedor, banco,

valor, data de emissão, data do vencimento da primeira letra, n.º

de letras e dias de intervalo entre vencimentos. As letras serão

numeradas sequencialmente e gerados valores e datas.



Consulta de Letras

A opção consulta de letras permite efectuar além da consulta de

todas as letras registadas no programa, realizar operações com as

mesmas. Associado a cada letra existe um estado, os estados

podem ser: em carteira (ainda não foi descontada), liquidada

(paga) ou reformada (substituída por outra(s) letra(s)). Na

consulta a uma letra podem ser verificados todos os dados que lhe

digam respeito.

As operações que podem ser realizadas sobre as letras em carteira

são:

- Liquidar - proceder ao pagamento da letra.



- Reformar: Trocar a existência de uma letra por

outra(s), usualmente esta operação é realizada para retardar o

pagamento das letras. Ao realizar a reforma de letras é possível

proceder à liquidação parcial da letra a ser reformada.

Caso uma letra se encontre liquidada ou reformada é possível

consultar as liquidações e as reformas associadas.

Mapas

Os mapas desta opção são todos referentes às letras, sua

existência, valores, estados e vencimentos.

Conta Corrente

As contas correntes para letras são emitidas por fornecedor,

ou seja, para cada fornecedor a qual tenha sido associada

pelo menos uma letra. Qualquer que seja o estado actual da

letra, a listagem de conta corrente de letras incluirá todas as

letras. Como nos vários mapas já referenciados é possível

estabelecer diversos filtros, como fornecedor ou moeda.



Histórico de Letra

O histórico de uma letra é o registo minucioso de todas as

operações realizadas sobre a letra, desde a sua criação e até à

sua liquidação total (mesmo que a liquidação se deva à

liquidação de letras originadas pela reforma da original).

Letras a Vencer

O mapa de letras a vencer lista todas as letras cuja liquidação

ainda não tenha tido lugar. Este mapa é ordenado por moeda

e por fornecedor. À semelhança de outros mapas é possível



estabelecer diversos filtros.

Saldo de Letras

O mapa de saldo de letras permite listar para cada fornecedor

qual o valor em letras a ser liquidado, ou seja, o valor que a

óptica ainda terá de entregar ao fornecedor. Esta listagem é

agrupada por moeda e por fornecedor, permitindo realizar

vários filtros.

6.8. Sistema de Alertas

O módulo do sistema de alertas permite aos utilizadores das

ópticas evitar esquecimentos, agendando actividades e

enviando/recebendo mensagens entre utilizadores. Este módulo é

constituído pelas seguintes opções:

Gestão do Sistema

Para se utilizar o sistema de alertas é necessário configurar o

sistema, fazendo a sua manutenção, ou seja fornecendo os

seguintes elementos:



Servidor – máquina que se perfila como o servidor do

programa; Caminho do servidor – caminho de instalação do

WINOPT;

Prazo de geração de alertas – intervalo de tempo

necessário para re-gerar alertas Prazo de verificação de existência de novos alertas – em

cada utilizador verificar se existem novos alertas de x em

x tempo.

Gestor de Alertas

Quando existe um alerta novo, alerta esse associado a um

utilizador que se encontre a trabalhar, no posto respectivo surgirá

um aviso:

Permitindo ao utilizador aceder ao gestor de alertas directamente

para consultar o referido alerta ou outros.



Emissor de Alertas Instantâneos

O emissor de alertas instantâneos permite ao utilizador o envio de

mensagens imediatas para o gestor de alertas de outro utilizador.

Para o fazer é necessário indicar qual o texto do alerta, o tipo de

alerta (informação / crítico / indiferente) e qual o utilizador a que

se destina.

Agenda de Alertas



A agenda de alertas permite ao utilizador definir alertas vários. Os

alertas podem ser de dois tipos:

Condicionais: Baseados em campos das tabelas das bases

de dados; Incondicionais: Lançados com base em datas e sem

recorrer a informação armazenada no WINOPT.

Para definir um alerta o utilizador terá apenas que ir indicando os

elementos, seguindo as instruções do programa.

Entre ambos os tipos de alertas existem quadros de

preenchimento comum:

Nome do alerta



Base do alerta

Tipo do alerta

Destinatários do alerta



Validade do alerta

Texto de Aviso caso falhe o alerta



Quando o alerta é condicional o utilizador tem ainda de

preencher o seguinte quadro:

Texto

Quando o alerta é incondicional o utilizador tem ainda de

preencher os seguintes quadros, baseados nas tabelas

pretendidas:

Condição do alerta



Texto a emitir pelo alerta

Analisador de Alertas

Esta opção permite ao utilizador verificar qual a situação dos

vários alertas recebidos no seu posto, através da selecção dos

que se pretende e de clicar com o rato no botão :



6.9. Envio de SMS

É fácil associar ao programa WINOPT conceitos e tecnologias

actuais e inovadoras, assim, não é de estranhar que dentro do WINOPT o utilizador possa encontrar um módulo dedicado

exclusivamente ao envio de SMS para terceiros. O SMS tornou-se

numa ferramenta de uso diário no que concerne à comunicação

entre entidades.

Existem duas formas de utilizar SMS no WINOPT, via cabo

(telemóvel ou via internet – serviço TMN).

TMN

Após seleccionar esta opção o utilizador (em Parâmetros

está configurado o acesso ao serviço) poderá definir o

timing do envio e consultar o seu histórico / saldo.

SMS via Telemóvel / Cabo

Para usar os SMS o utilizador deve configurar o centro de



mensagens, ligando o cabo e clicando em ligar. Estará

pronto a usar quando semáforo de envio de sms estiver a

verde.

Então o utilizador poderá através da tecla F2 introduzir quantos

sms pretende para clientes / fornecedores ou livres, necessitando

apenas de indicar um número de telemóvel válido e o texto da

mensagem propriamente dito.

Após a introdução de todas as sms pretendidas, o utilizador

selecciona as sms a enviar, marcando ou desmarcando com o

auxílio do rato ou do botão fazendo depois .

6.10. Gestão de Sons

Este módulo associa funcionalidades multimédia de qualquer

computador actual, neste caso o som, a acções realizadas no uso

do programa.

A manutenção de sons permite ao utilizador associar uma

descrição a um par som / ocorrência; sendo que o utilizador

necessita de indicar qual a situação que compele a emissão do

som.

A definição de ocorrência pode ser baseada em:

Uma venda – pisco de venda na definição do som e selecção do



som. Sempre que o utilizador registar uma venda o som será

emitido.

Agenda – cabe ao utilizador definir se o som é emitido à

entrada/saída ou num alerta ou se o é em determinado momento

do dia / semana / mês. Mediante o tipo de intervalo de datas

seleccionado, o utilizado vê reduzidas as suas hipóteses de

escolha para parametrização.

O utilizador poderá gravar quantos sons pretender, recorrendo a software simples de gravação como o Windows Media Player



6.11. Análise Diária

A opção análise diária permite ao utilizador analisar de uma forma

rápida os documentos emitidos, que se encontram agrupados por

vendas a dinheiro / facturas ou talões.

Este mapa dinâmico permite ainda conhecer rapidamente os totais

para o dia, o mês e o ano que decorre. O utilizador pode ainda

introduzir manualmente outra data para consultar os mesmos

dados mas baseados na data inserida no momento.

6.12. Imprimir cartões de Clientes

Esta opção permite ao utilizador emitir os cartões personalizados

para os diversos clientes; no cartão será impressa a informação da

óptica e a identificação do cliente, incluindo o código de barras. O

utilizador poderá estabelecer filtros de impressão.



6.13. Garantia

Esta opção permite ao utilizador registar as condições de garantia

para os diversos grupos de artigos, condições essas que serão

impressas no cartão de garantia a emitir na entrega dos vários

artigos aos clientes.

6.14. Consultar Histórico

Esta opção permite ao administrador de sistema consultar as

operações realizadas na aplicação, obtendo respostas às seguintes

questões: Quem? Quando? O quê? Onde?

As operações realizadas encontram-se agrupadas por tipo de

registo manuseado:

Clientes, prescrições, documentos, pagamentos, artigos,

movimentos e postos. Para aceder a cada um dos grupos, será

necessário clicar no botão respectivo:



; ; ; ; ;

ou .

Dentro das referidas opções podemos encontrar as seguintes

particularidades:

e – Caso o utilizador opte por

seleccionar prescrições, terá de indicar se pretende consultar

optometrias ou contactologias e se a prescrição ou se as linhas da

mesma.

e – Na

consulta do histórico de documentos o utilizador terá de indicar

qual o tipo de documento para clientes que pretende consultar e

se pretende o cabeçalho ou as linhas do mesmo.

– Na consulta de artigos, o utilizador

deverá indicar se pretende examinar o histórico dos artigos da

loja ou o dos artigos pertencentes a outra loja do grupo, esta

segunda opção só terá sentido para as versões multiloja.

– Na consulta do histórico de pagamentos e de

movimentos o utilizador também poderá indicar se pretende ver

os registos correspondentes ao cabeçalho ou aceder às linhas.

Funcionamento Geral da opção:

Independente à escolha do grupo de registos que se pretenda

consultar, existem botões que pertencem ao funcionamento geral,

nomeadamente:

– para confirmar o grupo de registos e entrar na grelha que

lista os mesmos.

– para voltar atrás, útil para consultar o cabeçalho e

posteriormente as linhas, por exemplo. Permite “saltar” entre as

diversas opções de tipo de registos.



– para sair da opção.

Após seleccionar qual o tipo de registos a consultar ( ) o

administrador do sistema ficará perante um conjunto de filtros e

de uma grelha de registos vazia.

Só após seleccionar filtros nas combos definidas para o efeito é

que a grelha será preenchida com os registos que respeitem as

condições.

Após inserir os filtros será obrigatório ao utilizador fazer a

actualização da grelha, através do botão . Para limpar a

grelha e recomeçar a introdução de filtros será apenas necessário

que o utilizador clique em .

Os registos filtrados serão todos aqueles que respeitam as

condições introduzidas; e cujo resultado depende da conjunção (e)

vertical dos filtros inseridos e em que cada linha horizontal pode

ser a união dos resultados até 5 parâmetros.

Exemplo:

Todos os registos de entrada / saída da aplicação que:

Tenham sido realizadas pelo funcionário 1 ou pelo 2 ou

pelo 3.

E que sejam do tipo “ent*….” (entradas)

E que tenham ocorrido ou às 9h e __ ou às 14h e __



Os campos a ser usados pelos filtros dependem do tipo de grupo

seleccionado e são os diversos dados de cada registo na base de

dados bem como quatro campos comuns:

Acção – operação realizada sobre a base de dados e o

registo respectivo (apagar / adicionar ou alterar)

Posto – posto onde foi registada a operação

Hora e Data – dia e hora de realização da operação.

O utilizador poderá alterar os filtros, ampliando ou reduzindo o

número de registos seleccionados, tendo depois de clicar em

para actualizar a grelha.

6.15. Promoções

Esta funcionalidade do WINOPT permite ao utilizador da aplicação

criar promoções temporais; com validade num determinado

espaço de tempo e que permitem definir qual o preço de venda

que os artigos adoptarão. Outra funcionalidade adicional

integrada nesta opção é a possibilidades de actualizar os PVP,

permitindo ao utilizador realizar actualizações de preços de uma

forma automática.



Para definir uma promoção é necessário atribuir uma descrição

(que pode ser complementada com observações); qual o

intervalo temporal de vigência (início e fim), bem como qual a

loja para a qual a promoção será válida. Após a introdução desta

informação é necessário definir quais os artigos e preços

associados à promoção. Para tal, clicando no botão

o utilizador acede à opção de definição de preços de promoção

propriamente dita.



Na janela de definição de preços, cabe ao utilizador seleccionar a

forma de apresentação dos artigos em: agrupar: .

Após seleccionar na janela de grupos de artigos / grupos de

artigos por marca / marca por grupos de artigos / marca quais os

itens a considerar para calcular os novos preços.

Após a selecção, são apresentados todos os artigos que respeitem

os filtros para os grupos/marcas considerados; além do código de

artigo, a descrição o preço de venda e a quantidade disponível em

stock. Surge também o campo do preço de promoção e um

campo do tipo para o utilizador indicar se pretende ou não

actualizar os valores para o artigo em questão.

É no rodapé da janela de definição que o utilizador irá indicar a

forma de cálculo do preço de promoção, podendo também afectar

o preço PVP.

Assim, cabe ao utilizador indicar qual a variação percentual a

registar (poderá ser negativa, caso pretenda aumentar o preço ou

positiva para diminuir o valor de venda); terá de indicar qual o

arredondamento a aplicar (0.01 / 0.05 / 0.10 / 0.50 / 1.00) e se



o mesmo se deverá efectuar para o mais próximo, para cima ou

para baixo. É também nesta linha que o utilizador poderá optar

por actualizar o pvp do artigo ou apenas o preço de

promoção.

Após clicar em “aplicar” os preços serão actualizados nas fichas

dos artigos marcados para tal. Antes da aplicação dos preços o

utilizador poderá verificar qual o valor do preço promoção na

grelha dos artigos.

Nas fichas dos vários artigos, será possível ao utilizador consultar

ambos os preços:

Os valores das promoções serão utilizados nos documentos de

venda e nas prescrições (optometrias/contactologias) sempre que

uma promoção esteja activa e o artigo inserido pertença à

promoção. Na emissão de etiquetas é também possibilitada a



emissão das etiquetas para uma dada promoção. Sempre que

sejam criadas promoções no sistema multi-loja; ao receber um

pacote de informação que contenha dados relativos a uma nova

promoção a filial respectiva é avisada para que emita as etiquetas

dos artigos.

O utilizador poderá ainda entrar automaticamente na emissão de

etiquetas clicando no botão .

6.16. Controlos Dinâmicos

Ver controlos dinâmicos em funcionamento geral. O acréscimo de

controlos pode ser realizado às janelas de clientes, fornecedores,

aros, óculos de sol, diversos, testes de contactologia e testes de

optometria.

6.17. Impressão em Série

A impressão em série permite ao utilizador exportar para Microsoft

Word os campos pretendidos estabelecendo filtros à medida.



O utilizador pode criar um novo documento ou utilizar um já

existente, caso pretenda utilizar um já existente terá de o

seleccionar.

Neste passo de configuração cabe ao utilizador seleccionar de que

tabelas pretende recolher informação (as tabelas disponíveis são:

artigos, clientes, entidades, fornecedores, médicos e funcionários).



Dentro de cada tabela devem ser seleccionados os campos

pretendidos para a impressão com o , piscando .

Nesta fase cabe ao utilizador realizar filtros mediante a

informação pretendida, podendo juntar filtros com o operador “e”

ou com o operador “ou”. Os filtros podem ser realizados sobre

tabelas diferentes mesmo que os dados exportados não pertençam às referidas tabelas.



O último écran da impressão em série resume a informação que

poderá ser utilizada, nomeadamente os atributos (campos)

passíveis de utilização e os filtros realizados sobre a base de

dados.

Após esta fase de parametrização será aberta uma instância do

Microsoft Word ou em branco ou com dados (dependendo da

opção seleccionada no inicio da exportação).



Será aqui que o utilizador irá formatar e configurar o resultado da

impressão em série. Poderá introduzir quer os campos

“exportados” quer conteúdos usuais do Word, com formações e

todo o tratamento normal de um processador de texto.

O botão seleccionado permite ao utilizador inserir no documento

os campos “resultantes” da impressão em série vinda do WINOPT, ao clicar abre a janela:

Onde terá de seleccionar os campos pretendidos.

Após a inserção dos campos no documento de texto, o utilizador

poderá prever o resultado com a utilização dos botões

(seleccionados a laranja):

Que permitem verificar a substituição dos campos (exemplo:

nome) pelos dados dos clientes que respeitaram os filtros

estabelecidos (exemplo: código > 15):



Este será o resultado final, sendo que a partir daqui o tratamento é

equivalente a qualquer ficheiro de texto.

6.18. Integração Office

A funcionalidade de integração com o Microsoft Office vem trazer

imensas mais valias ao funcionamento diário da óptica, pois

permite aos utilizadores realizarem consultas, análises e pesquisas aos dados das tabelas sem necessidade de ter o WINOPT

instalado. A partir desta opção o utilizador pode exportar o

conteúdo de tabelas inteiras para excel ou para word e fazer

posteriormente análises directas sem interferir com a base de

dados.

Para utilizar esta opção será necessário:



Seleccionar quais as entidades e campos a exportar.



Estabelecer filtros de selecção de informação.

Seleccionar a aplicação do Microsoft Office para a qual a

informação será exportada para futuro manuseamento directo do

utilizador.



Exemplo do resultado de exportação dos mesmos dados para

Word e Excel.



Fim da interligação com o Office.

6.19. Base de Dados

Associado a qualquer programa existe um repositório de dados

onde são armazenados todos os registos inseridos através do

programa, elementos e registos que se encontram agrupados em

tabelas e estas numa base de dados, representando assim a

essência dos dados, a informação.

É aconselhável fazer um plano de manutenção da base de dados

para que esta esteja sempre nas melhores condições. Assim, e

associado à manutenção da base de dados podemos encontrar as

seguintes opções:

Criar Cópia de Segurança

As cópias de segurança podem revelar-se como sendo uma

prevenção em caso de problemas com o computador, incêndio ou

outros acidentes que forcem a perda de dados. Para que a óptica

não seja alvo de tempo perdido e de despesas adicionais é aconselhável realizar cópias de segurança, e periodicamente

realizar uma para um suporte externo (cd / dvd / tape), pois caso

o disco seja danificado a cópia feita no mesmo também é

irrecuperável. Deverá indicar o local para onde se realizará a



cópia.

As cópias podem ser da base de dados, dos dados de conversão

(que possam existir), da base de dados de histórico e/ou dos

documentos / imagens (pasta interna ao WINOPT).

Recuperar Cópia de Segurança

Caso ocorra uma situação anómala, o utilizador deverá repor uma

cópia, neste caso a última de que disponha, para continuar a

trabalhar. Deverá indicar o caminho onde a cópia se encontra

armazenada.

As cópias a repor podem ser da base de dados, dos dados de

conversão (que possam existir), da base de dados de histórico e/ou dos documentos / imagens (pasta interna ao WINOPT).

Caminho Programa no Servidor

Esta opção permite ao utilizador registar o caminho de directorias

que cada posto segue para encontrar o programa; útil,

nomeadamente é onde são armazenados os mapas e as bases de



dados auxiliares necessárias para os mesmos.

Compactar Log da Base de Dados

Associado a cada base de dados existe um log, responsável pelo

registo das acções realizadas pelos vários utilizadores.

Regularmente é aconselhável uma limpeza / compactação do

referido log.

Destruir Processos da Base de Dados

Podem ocorrer situações inusitadas que forcem ligações da base

de dados a processos, processos esses que não serão concluídos

da forma usual, podendo inclusive impossibilitar a realização de

certas actividades. Neste casos, e após a saída de todos os

utilizadores do programa, é executada esta opção para reiniciar os

processos.



Corrigir Stock / Saldo

Por vezes, a utilização em concorrência da aplicação,

nomeadamente manipulação do mesmo artigo simultaneamente

poderá original discrepâncias de quantidades, ou de saldos de

clientes. Assim e de forma a tornar cada vez mais independente o

utilizador, a opção corrigir stock / saldo vem ao solucionar os

casos de quantidades / valores errados na sequencia de

manipulações menos correctas.

6.20. Licenciamento

A óptica além de poder consultar no rodapé da aplicação qual a



entidade a que está licenciada a aplicação que esta a funcionar no

seu pc, poderá alterar ou associar nova licença nesta opção. Por

exemplo, sempre que adquira um módulo novo, terá de substituir

a licença de forma a que possa ter acesso à referida opção. Na

janela de licenciamento poderá sempre que o pretenda consultar

e confirmar os dados (quer da loja quer da aplicação / versão /

módulos).

6.21. Visualizador de Eventos

Esta opção está ligada ao TAP (Troca Automática de Pacotes),

mas, regista toda e qualquer troca de informação entre as lojas e

o resultado fica registado e poderá ser consultado nesta opção.

Do lado esquerdo a informação está separada em pacotes

enviados / recebidos e do lado direito é possível consultar o

resultado do pacote e a restante informação agregada.

7. Ligação O WINOPT pretende, cada vez mais, interagir com outros programas,

aplicações e utilitários, de forma a agilizar e simplificar o dia a dia

dos utilizadores, reduzindo quer o número de tarefas quer a

probabilidade de falha humana.



7.1. Contabilidade

Visando a redução do tempo dispendido na re-introdução de dados

relativos a documentos de venda e de compra. Tarefas essas

realizadas usualmente, à posteriori, por gabinetes de

contabilidade. Assim sendo, a ligação a programas de contabilidade (Primavera e Infologia) transformou-se numa

necessidade. A ligação é efectuada através da exportação de

dados para um ficheiro que cumpra o formato pré definido pelas

respectivas aplicações . A exportação diz respeito aos documentos

de venda, documentos de compra, transferências entre lojas e pagamentos realizados no WINOPT. O software de contabilidade

terá apenas de realizar a importação do referido ficheiro e passará a aceder a todos os documentos lançados no WINOPT. A

exportação dos dados é realizada não no momento de registo de

cada documento, mas sim posteriormente, numa data a designar

pelo utilizador.

7.1.1. Parâmetros O utilizador deverá preencher esta opção para poder utilizar a

ligação às aplicações de contabilidade.

Dados a introduzir:

Empresa – Nome da empresa (igual ao do registo da

aplicação de contabilidade).

Código da Empresa – Código da empresa na aplicação de

contabilidade.

Ligação a – Seleccionar Primavera ou Infologia.



Versão – versão da aplicação de contabilidade.

Extensão – extensão dos ficheiros a ser gerados para

posterior importação pela aplicação de contabilidade.

Data documento – data de referência para exportação

inicial para ficheiro.

Guardar na pasta – pasta onde serão arquivados os

ficheiros de exportação. Para seleccionar a pasta utilizar o

botão ( ).

Classe IVA – Se a aplicação de contabilidade balancear as

contas de IVA automaticamente é necessário indicar que

esta classe é especial (Primavera).

Além destes campos de parametrização, o utilizador poderá

ainda realizar as seguintes actualizações (botão ):

Artigos: actualizar o campo variável na contabilidade através

de:

ou seja, a variável contabilidade passa a ser igual ao código de

barras, ou ao código do fornecedor, ou ao código do grupo de

artigos ou o código que consta na Taxa de IVA.

Clientes: actualizar o campo variável na contabilidade através

de:

ou seja, a variável contabilidade passa a ser igual ao código do

cliente ou ao código da loja a que este pertença.

Data: Qual a data de inicio de conversão, ou seja, todos os

documentos anteriores à mesma serão automaticamente

marcados como “descarregados na contabilidade”.



Para qualquer uma destas actualizações, o utilizador terá de

executar o aplicar, de forma a que estas sejam aplicadas nas

tabelas de dados.

7.1.2. Diários

Permite registar as contas de diário da contabilidade. Por

exemplo: Diversos, Caixa, Vendas, Compras entre outros. O

utilizador deverá indicar se os diários são anuais (único para

todo o ano) ou mensais (cada mês tem um diário de vendas

com numeração que reinicia) O campo último número, indica

qual o último número do diário da contabilidade, pois caso se

esteja a meio de um ano contabilístico existem já documentos

registados.

7.1.3. Grelhas Nesta opção, o utilizador indica as grelhas da contabilidade.

Uma grelha é constituída por um número único com um

máximo de 3 dígitos, uma descrição e linhas. Uma linha é

constituída por uma conta a débito ou a crédito e um valor

correspondente. A conta é numérica, podendo conter variáveis

alfanuméricas para indicar que, nas posições desses dígitos,

varia conforme:

A – indicação contida no artigo (ver Ficha do Artigo);

B – o código da conta bancária (Ver Contas Bancárias);

D – Loja Destino (ver Lojas);

E – a indicação contida nas entidades (ver Entidades

Comparticipadoras); F – a indicação contida nas formas de pagamento (ver formas



de pagamento); G – a indicação contida no grupo de artigos (ver Grupos de

artigos); I – o código da taxa de IVA;

L – Loja Origem (ver Lojas);

P – a indicação contida no País (ver Países);

T – a conta do terceiro (Cliente, Fornecedor) que consta na

respectiva ficha (ver Ficha Cliente /ver Ficha Fornecedor); ? – conta variável (desconhecida), a indicar no momento da

conversão.

Exemplo: Pretende-se que a conta de vendas varie conforme:

O grupo de artigos

O país do destino

A taxa de IVA

então, a conta deve ser indicada como 71GPI na conversão, se

O grupo de artigos indicar a variável 1

O país indicar a variável 03

O código da taxa de IVA for 2 a conta será convertida para 711032

Como exemplo geral, pode criar uma grelha da contabilidade

para as N/Factura de venda. Assim, neste exemplo a grelha é

constituída por 4 contas:



Para definir uma grelha é necessário indicar uma descrição e o

código correspondente na contabilidade (o código tem de ser

exactamente igual para fazer a associação) bem como as

contas que a compõem.

Para adicionar uma conta o utilizador deve introduzir:

A conta com ou sem dígitos especiais (caracteres para

substituição por variável da contabilidade

correspondente),

Se o movimento a realizar na conta é a débito ou a

crédito

Qual o valor a ser debitado/creditado; este valor pode

ser seleccionado na combo existente (por exemplo:

total documento, total cliente, total entidade, portes,

valor mercadoria com IVA, custo dos artigos, descontos

de pronto pagamento, etc.).

7.1.4. Documentos Nesta opção, o utilizador associa os tipos de grelhas e os

diários aos documentos. Para tal, o utilizador deve introduzir

uma descrição no documento, e associar uma grelha já

definida, as contas da grelha surgirão em modo consulta no

canto superior direito, depois deverá associar um diário ao

documento.

Na grelha inferior o utilizador vai indicar qual (ais) o(s)

documento(s) que irão respeitar a grelha e actualizar as contas

indicadas. Para tal o utilizador deve acrescentar os documentos

através do adicionar (F2), seleccionando na janela de todos os

documentos disponíveis o pretendido (esta operação deve ser

realizada por um utilizador experiente, pois existem

documentos muito semelhantes, sendo de realçar a confirmação do módulo do documento).



Quando o utilizador inserir mais do que um documento deverá

indicar qual deles é o por defeito.

Ou seja; se para as facturas de venda o utilizador define duas

grelhas, vendas para o exterior e para o mercado interno;

deverá colocar como “por defeito” o tipo de vendas que mais

realiza, pois para converter documentos do tipo menos utilizado

ao fazer a conversão será necessário alterar o tipo de grelha.

Usualmente só existe um documento para cada uma das

actividades. Sempre que necessário realizar descargas com o

segundo documento o utilizador deverá aceder a esta opção e

alterar para o segundo documento para documento “por

defeito”.

7.1.5. Conversão Esta opção permite ao utilizador fazer a exportação para o ficheiro da contabilidade dos documentos contabilísticos do WINOPT.

Para iniciar a conversão, surge uma janela inicial sem nenhum



registo (de forma a agilizar o processo de recolha de

documentos a exportar).

O utilizador deverá iniciar a recolha dos documentos através do

botão carregar documentos ( ).

Na grelha acima surgirão os vários documentos a manusear, documentos esses ainda não convertidos. O utilizador poderá

ainda reduzir ou determinar a ordenação dos documentos a

converter, para tal utilização do botão filtrar/ordenar ( ).

Caso clique nos cabeçalhos da grelha a informação irá ser



ordenada pelo respectivo campo.

Por defeito, todos os documentos surgem como marcados para

converter ( ). É responsabilidade do utilizador seleccionar

qual(is) o(s) documento(s) pretendidos. Para tal, além do

clique no referido pisco (ok) poderá utilizar os botões marcar

tudo ( ) e desmarcar tudo ( ) de forma a abreviar o

tempo de selecção dos referidos documentos.

Para realizar a conversão dos documentos seleccionados o

utilizador deverá executar a opção . Após este clique,

ficarão ainda na grelha de documentos a converter os registos

cujo documento não esteja ainda tipificado. Os registos

convertidos irão surgir na ficha “registos convertidos”:

Sempre que a conversão não decorra dentro do esperado, o

campo informativo de ok ( ) não tem o pisco e surge a vermelho, sendo necessária a intervenção do utilizador. Para tal

deverá utilizar o lápis de alteração e corrigir os dados, no

exemplo abaixo seria o “?” a substituir pelo digito da conta

respectiva.



Após acertar a conta e gravar, o registo fica ok para converter.

O utilizador poderá nesta pasta de registos convertidos optar

por anular a conversão ( ) de documentos retornando estes

para a pasta de registos a converter.

Esta opção (manutenção) permite:

Eliminar descarga - destina-se a eliminar a conversão dos

valores e remover o indicador da conversão dos documentos, para que seja possível repetir a conversão. Limpar tabela – permite eliminar da tabela registos gravados

cuja utilidade é nula, diminuindo assim o tamanho da base de

dados.



Permite listar para a impressora os documentos seleccionados

pelo utilizador (podem ser estabelecidos diversos filtros).

7.1.6. Gravar ficheiro

Permite gravar os valores da conversão num ficheiro de texto

que será posteriormente importado pela aplicação da

contabilidade.

Pode fazê-lo dos registos não gravados para um novo ficheiro

(cuja indicação do nome é facultativa) ou gravar as conversões

dos ficheiros já existentes.



Associada à gravação da conversão dos documentos em

ficheiro existe a funcionalidade “alterar data”. Esta

funcionalidade permite ao utilizador, após a sua selecção

( ) a introdução de uma data, data essa que irá substituir

todas as datas dos vários documentos convertidos e a gravar

no ficheiro indicado.

8. Multiloja

O programa WINOPT permite dois modos de funcionamento

MonoLoja e MultiLoja. A configuração MonoLoja é utilizada numa loja

independente enquanto que uma configuração MultiLoja se aplica

num grupo de ópticas com o mesmo corpo social e cujo

funcionamento implemente a filosofia sede <> filiais. Este modo de

funcionamento permite a partilha de informação entre ópticas, bem

como a centralização da informação mais relevante na sede,

permitindo uma gestão global a partir da mesma. A troca de

informação entre lojas é realizada de uma forma automática e

simples, permitindo o recurso a vários meios diferentes, não

obrigando nem limitando o utilizador a uma única forma inflexível.

Operações disponíveis neste módulo:

Lojas

Pedidos de Artigos

Transferências

Consolidação



8.1. Lojas

Cada loja integrante do grupo óptico (sede e filiais) terá que ser

definida nesta opção na loja que funcionar como sede. O campo

e-mail deverá estar correctamente preenchido no caso em que o

envio e a recepção de informação, de e para a loja, seja efectuado

via Internet através da troca de mensagens de correio electrónico.

Esta opção permite definir a restante informação para as diversas

lojas, nomeadamente:

Código, descrição, morada, localidade, código postal, contacto,

telefone, fax, e-mail , a variável de contabilidade (a utilizar nas

descargas sempre que existirem transferências) e o centro de

custo associado a cada uma das lojas (documentos de compras e

documentos de vendas).

O separador de ligação a fornecedores (shamir) permite por loja

configurar o acesso on line da mesma.



8.2. Pedidos de Artigos

Pedidos Automáticos

Os pedidos automáticos como o seu nome indica são gerados

automaticamente pelo programa após solicitação do utilizador com

base nos pendentes gerados por prescrições de optometria ou de

contactologia ou reparação. O utilizador poderá, para cada

prescrição seleccionada, efectuar o pedido de todos os artigos que

estão pendentes ou seleccionar apenas os pretendidos.

Uma vez confirmado o pedido, os artigos deixam de estar

pendentes e os estados das prescrições são actualizados para

reflectir a realização do pedido.

O pedido poderá ser anulado ou alterado até que seja criado um

novo pacote de informação a enviar. Estes pedidos poderão ser

alterados, removidos ou consultados na opção pedidos a outras

lojas, tal como os pedidos normais a outras lojas, tendo no campo

de observações o texto "pedido emitido automaticamente".



Pedidos a outras lojas ()

Os pedidos a outras lojas são aqueles que são realizados ou para

suprimir uma falha súbita ou para troca de stocks com outra loja.

Estes pedidos poderão ser alterados, removidos ou consultados

até ser criado e o pacote de informação.

Pedidos de outras lojas ()

Esta opção permite consultar e listar os pedidos efectuados por

outras lojas, informando o utilizador se os pedidos estão ou não

satisfeitos, e caso não estejam quais os artigos e respectivas

quantidades em falta.



8.3. Transferências

Transferências para Lojas ()

Esta opção permite efectuar transferências de artigos para outras

lojas e emitir as respectivas guias de transferência para

acompanhar a mercadoria .

As transferências poderão ser alteradas ou removidas desde que

ainda não tenha sido criado o pacote de transferência de dados. O

utilizador dispõe de funcionalidades como importar pedidos de

lojas, movimentos directos, facturas ou guias de remessa para

mais facilmente efectuar a transferência, diminuindo o volume de

dados que é necessário digitar. Recomenda-se que sempre que a

transferência se destine a satisfazer pedidos de lojas, seja

efectuada a leitura dos pedidos para que na loja que efectuou o

pedido, quando for efectuada a recepção da transferência, os

artigos recebidos sejam automaticamente associados às

prescrições pendentes e os pedidos sejam marcados como

satisfeitos.

Durante a importação de pedidos de outras lojas, o utilizador

poderá anular o mesmo, para corrigir qualquer erro ou lapso dos

utilizadores na loja que enviou o pedido. Bastando para tal, no

campo PA marcar como verdadeiro.



A partir desta opção é possível ao utilizador emitir uma listagem

dos artigos enviados para cada loja, agrupados por transferência,

para tal utilizar o botão do resumo de transferências.

Transferências de Outras Lojas ()

Esta opção permite consultar e listar as transferências efectuadas

por outras lojas para a loja em causa, sendo possível consultar as



prescrições pendentes satisfeitas pela transferência. A consulta

pode ser realizada baseada ou em número de transferência ou por

selecção de datas.

Quando os artigos recepcionados são para colmatar falhas em

contactologias ou optometrias, existe um botão na transferência

que permite consultar que artigos já se encontram pré destinados

para as referidas prescrições.

8.4. Consolidação

Associado à consolidação, ou seja, à garantia que a informação

esteja actualizada em todas as lojas (sede e filiais) existe a troca

de pacotes com dados; a troca deve ser realizada regular e



periodicamente, por exemplo no final de cada dia, para que a

informação se mantenha o mais actualizada possível e para que

os pacotes não atinjam tamanhos elevados. O utilizador poderá

criar pacotes sempre que ache necessário (por exemplo: fazer

uma transferência ou pedido para outra loja).

Sempre que existam pacotes por receber o utilizador será

informado ao entrar no programa através de uma mensagem:

A consolidação terá dois funcionamentos distintos caso a loja

actual seja a sede ou uma das lojas.

Consolidação (Sede)

Envio de Informação para Filiais

Esta opção está disponível na loja que funciona como

sede. A informação encontra-se dividida em três fichas

por tipo de dados. Em qualquer das fichas os

procedimentos são semelhantes, assim, criar pacotes por

loja e proceder ao envio dos mesmos.

Movimentos

Esta opção permite criar pacotes de informação a enviar

para as filiais e efectuar o respectivo envio. É criado um

pacote diferente para cada uma das filiais. Estes pacotes

deverão ser criados e enviados regularmente para as

filiais. Sendo criados e enviados regularmente o tamanho

dos pacotes e o correspondente tempo de envio será

menor do que no caso de existir um intervalo considerável

entre criação de pacotes. O utilizador poderá proceder ao

reenvio de pacotes cuja recepção na filial ainda não foi confirmada o que poderá ser útil em situação em que o

pacote de informação se perdeu por um motivo qualquer.

Para esse efeito, deverá entrar nos envios não



confirmados, marcar os pacotes pretendidos para reenvio

e efectuar de seguida o envio. O envio dos pacotes pode

ser efectuado via Internet, como uma mensagem de

correio electrónico, ou por disquete ou CD-ROM sendo

necessário neste caso que o utilizador copie o pacote para

o suporte respectivo assinalando de seguida que o pacote

já foi enviado. Quando o utilizador efectua transferências

de artigos poderá ser útil criar logo de seguida um pacote

de informação e enviá-lo para a filial.

Tabelas Iniciais

Esta opção deverá ser utilizada no arranque de uma nova

filial após a criação pacote de configuração para que esta

receba da sede todos os dados de que necessita.

Configurações

Esta opção deverá ser utilizada no arranque de uma nova

filial para definir a sua configuração. Este pacote deverá ser

criado e enviado depois de ter sido definida a configuração

da loja.

Recepção de informação das filiais


sede e é utilizada para receber os pacotes e informação

das filiais.

Configuração Multi-Loja


sede e permite configurar o funcionamento das lojas. A

loja deverá ser criada previamente na opção lojas. Após

configurar a(s) loja(s) deverá enviar o pacote de

configuração para a loja através da opção envio de

informação para filiais, configurações.

Consolidação (Filial)

Envio de Informação para a Sede

Esta opção está disponível nas lojas filiais. O seu

funcionamento é semelhante ao descrito na opção envio

de informação para filiais para os movimentos.

Recepção de Informação de Sede



Esta opção está disponível nas lojas filiais e é utilizada

para receber os pacotes de informação da sede.

Processo

Para criar um pacote o utilizador deverá clicar com o rato no

botão iniciando a criação do pacote.

Dependendo de se encontrar na sede ou na filial o pacote gerado

terá três ou um tipo de informação (movimentos, tabelas iniciais

e configurações ou movimentos).

O utilizador deverá de seguida enviar o pacote, pode fazê-lo

através da conta de correio electrónico ou através de outro

qualquer suporte, desde que marque o pacote como enviado.



O utilizador pode ainda verificar quais os pacotes cuja

confirmação de recepção ainda não chegou (a confirmação é feita

através da troca do próximo pacote).

Podendo ainda marcar um ou mais para reenviar.

Para receber um pacote o utilizador deverá clicar com o rato

no botão iniciando verificação de existência de

pacotes.



Os pacotes podem-se encontrar na conta de correio, já

descarregados ou não ou já preparados para leitura na pasta \a

receber.

Dependendo de se encontrar na sede ou na filial o pacote terá

três ou um tipo de informação (movimentos, tabelas iniciais e

configurações ou movimentos).

Recepção Automática de Pacotes

Mediante configuração da aplicação WINOPT e de um utilitário

auxiliar (RAP), a recepção dos pacotes nas diversas lojas passa a

ser feita automaticamente sendo realizada quantas vezes tenha

sido agendada. Sempre que a recepção do pacote tenha sido bem

sucedida, o utilizador receberá uma mensagem do tipo:

identificação do pacote (data, loja, n.º do pacote, resultado da



leitura).

Sempre que existam mensagens a ser lidas pelo utilizador o

símbolo de aviso surgirá, mesmo durante a execução da

aplicação. Para ler as mensagens, o utilizador deverá passar o

rato sobre o rodapé da aplicação, junto à data e à indicação do

CAPS activo.

9. Tabelas Auxiliares Durante a utilização do programa WINOPT, será necessário recorrer

a tabelas pré-definidas ou a registos que se definem no momento,

por exemplo, ao registar uma ficha de artigo de uma armação é

necessário indicar qual a marca da mesma; caso a marca não exista

é necessário criá-la. Neste caso as marcas são um exemplo de

tabelas auxiliares, tabelas necessárias para especificar uma entidade

acima. Dentro do programa as tabelas auxiliares encontram-se

subdivididas nos seguintes grupos:

Técnicas

Administrativas

Configuração

9.1. Técnicas

No agrupamento de tabelas auxiliares técnicas podemos englobar

todas as tabelas necessárias para realizar funcionalidades de

índole técnica do programa, ou seja, registar uma ficha de lentes por exemplo.

Assim, nesta opção podemos encontrar as seguintes tabelas:



Grupos de artigos

Marcas de artigos

Serviços de reparação

Materiais de aros

Tipos de aros

Especificação de Lentes Oftálmicas

Especificação de Lentes de Contacto

SAF-T

9.1.1. Grupos de Artigos Os grupos de artigos associam artigos com as mesmas

características ou especificidades. Existem cinco grandes

grupos de artigos: Aros (AR), Lentes de Contacto (LC), Lentes

Oftálmicas (LO), Óculos de Sol (OS) e Diversos (DV) – estes

grupos não podem ser eliminados. Em cada grupo é obrigatório

definir qual tipo de artigo a que pertence (exemplo: aro –

produto, consulta médica – serviço).

Dentro do grupo DV será possível criar quantos novos grupos de

artigos se desejar, cada grupo de artigo terá como código dois

caracteres alfanuméricos. Em cada artigo, o código começa

obrigatoriamente com o código do grupo de artigo.

O utilizador poderá ainda associar uma variável de contabilidade,

para posteriormente distinguir as contas da contabilidade onde

será feito o crédito/débito dos valores originados por documentos.

9.1.2. Marcas de Artigos Para cada marca é possível definir quais os produtos que

comercializa, dentro dos cinco grupos de artigos pré - definidos



lentes oftálmicas, lentes de contacto, aros e óculos de sol.

Para definir uma marca é necessário indicar o nome da marca,

o fornecedor habitual e que tipo de artigos (LO / LC / AR / OS /

DV) comercializa.

Os fornecedores que possuem importação de características de

artigos por introdução de código de barras (Exemplo: luxottica)

necessitam que nas marcas por eles comercializadas seja

introduzido o código da referência.

As marcas de Lentes Oftálmicas que possam ser actualizadas

automaticamente (SAATLO ou OnLine directamente pelo

fornecedor) dispõem ainda da opção Actualiza Preços, onde o

utilizador deverá indicar se pretende que a actualização de

lentes actualize os preços ou apenas os modelos / matrizes /

prismas / tratamentos e suplementos.

9.1.3. Serviços de Reparação Os serviços de separação são um grupo de artigos especial, não

tendo stock associado nem fornecedor, são os serviços

utilizados em reparações.

Para definir um serviço de reparação o utilizador dispõe de um

código alfanumérico de 12 caracteres, uma descrição, um valor

e uma taxa de IVA.



9.1.4. Materiais de Aros Nesta tabela são definidos os diversos materiais de aros, a cada

material diferente corresponde um registo. Estes registos serão

usados posteriormente nas fichas de óculos de sol e de aros.

Para definir um material é necessário um código e uma

descrição.

9.1.5. Tipos de Aros Nesta tabela são registados os diversos modelos de tipos de

aros a óptica compra e vende, a qualquer momento é possível

a introdução de novos tipos. Estes tipos serão utilizados na

definição das fichas de aros e óculos de sol. Para definir um

tipo é necessário um código e uma descrição.



9.1.6. Especificação Lentes Oftálmicas Esta é talvez uma das tabelas mais importantes de toda o

programa, uma vez que nela assenta toda a informação

relacionada com lentes oftálmicas. Assim, a especificação de

lentes oftálmicas consiste na definição dos diferentes modelos

de lentes para cada marca. A partir da especificação é possível

efectuar a criação de novas marcas de lentes oftálmicas e de

novos modelos, tratamentos incorporados, suplementos e

cores/valores suplementares.

- Este botão permite ao utilizador, desde que tenha

opsys (Essilor), actualizar automaticamente a sua tabela de

lentes da marca Essilor, a actualização não é só de preços

(dependendo do parâmetro na marca) mas também a criação

de modelos, tratamentos e outras novidades.

- Este botão permite ao utilizador, desde que tenha

parametrizado a ligação ao Shamir On Line (Shamir), actualizar

automaticamente a sua tabela de lentes da marca Shamir, a



actualização não é só de preços (dependendo do parâmetro na

marca) mas também a criação de modelos, tratamentos e

outras novidades.

Na especificação de lentes oftálmicas é ainda possível definir os

preços dos cilindros superiores e dos prismas para uma

determinada marca.

Para cada modelo de lente é definido se deverá ou não

respeitar gamas de fabrico – caso deva respeitar gamas de

fabrico estas terão de ser introduzidas e não será possível

introduzir graduações fora dessas gamas. Se para as gamas de

fabrico se definem apenas cilindros positivos, facilitando desta

forma a introdução, quando as gamas são iguais para os

cilindros positivos e negativos; e se os preços dos cilindros

superiores e dos prismas a considerar são ou não os que foram definidas para a marca.



A cada modelo estão associadas características técnicas, gamas

de fabrico e a respectiva matriz de preços. No caso de para o

mesmo modelo existirem diversas variantes originadas por

tratamentos incorporados, estes deverão ser definidos e terão,

também, associadas as suas próprias características técnicas,

gamas de fabrico e matriz de preços.

As matrizes de preços determinam o preço de uma lente em

função das suas graduações, daí que a alteração do preço base

de uma lente tenha que ser efectuada na matriz de preços e

não na ficha da lente oftálmica.



Estado

No cabeçalho o utilizador pode optar por ver marcas, modelos,

tratamentos, suplementos, cores/valores activos inactivos ou

todos. Esta opção é útil, nomeadamente para modelos que vão

saindo de circulação e cuja utilidade seria apenas para

confundir o utilizador; sendo que não deve ser apagada para

não provocar inconsistência em dados registados

anteriormente. Para alterar o estado é na respectiva ficha de

marca (modelo / tratamento / cor / ...) colocar o activo

ou não .

Marca

As marcas podem ser definidas através de marcas de artigos

ou clicando directamente em <Nova Marca> com o rato e



introduzindo a informação pretendida.

Tipo / Matéria

Para cada modelo a definir o utilizador deve indicar qual o tipo

e a matéria do mesmo, as opções já se encontram pré-

definidas.

Modelo

A manutenção de cada modelo é feita através de um duplo

clique no modelo. Surgindo a ficha do mesmo para alteração.

Para definir um modelo novo, basta clicar directamente em

<Novo Modelo> com o rato e introduzindo a informação

pretendida.



Tratamento Incorporado

A manutenção de cada tratamento é feita através de um duplo

clique no mesmo, surgindo a ficha para alteração. Para definir

um tratamento novo, basta clicar directamente em <Novo

Tratamento> com o rato e introduzindo a informação

pretendida.

Cada tratamento pode ser definido como sendo de um tipo de

suplemento.



Sempre que o tipo for cor, será permitido ao utilizador definir

cores para o tratamento.

Tratamento / Suplemento em Separado

Muito semelhante ao anterior:



Cores / Valores Suplementares

Muito semelhante aos anteriores:

Para eliminar qualquer um dos itens basta seleccionar com o

rato e clicar na tecla Delete.

9.1.7. Especificação Lentes de Contacto

Esta é talvez uma das tabelas mais importantes de toda o

programa, uma vez que nela assenta toda a informação

relacionada com lentes de contacto. Assim, a especificação de

lentes de contacto consiste na definição dos diferentes modelos

de lentes para cada marca.

A partir da especificação é possível efectuar a criação de novas

marcas de lentes de contacto ou de novos modelos.



Cada modelo tem associado um preço que é igual para todas as

graduações desse modelo de lente. Assim sendo, o preço de

uma lente é sempre determinado pelo preço do respectivo

modelo. Para aceder aos valores basta seleccionar com o rato o

modelo desejado. Através de um duplo clique no mesmo,

surgindo a ficha para alteração. Para definir um modelo novo,

basta clicar directamente em <Novo Modelo> com o rato ,

introduzindo a informação pretendida.

Para cada modelo terão, também, que ser definidas as gamas

de fabrico, isto é, os raios de curvatura, diâmetros, potências

esféricas e cilíndricas (no caso da lente ser tórica) existentes

para o modelo, uma vez que no registo de prescrições de

contactologia apenas são permitidas graduações que sejam



validadas pelas gamas de fabrico do modelo.

O utilizador poderá ainda introduzir uma nova marca ou alterar

alguma da informação da actual, fazendo a manutenção de

cada marca através de um duplo clique na mesma, surgindo a

ficha para alteração. Para definir uma marca nova, basta clicar

directamente em <Nova Marca> com o rato e introduzir a

informação pretendida.

É ainda possível introduzir um texto que descreva as

características técnicas do modelo.



9.1.8. SAF-T É através desta opção que o utilizador pode gerar a qualquer

momento o ficheiro SAF-T, Standard Audit File for Tax

Porposes, elaborado com base nas recomendações da OCDE.

Este ficheiro de auditoria fiscal, está normalizado e contém os

dados relativos à facturação, podendo posteriormente ser lido

pela DGCI.

A exportação do ficheiro só terá sucesso se o utilizador

configuração devidamente a informação necessária, informação

essa que está dispersa por toda a aplicação.

Em parâmetros: informação da óptica; nas fichas de clientes e

de fornecedores: a morada (separação em rua e nº de policia);

nos grupos de artigos: o tipo (produto/serviço); nos artigos: o

tipo; nos códigos postais (com a associação de distrito,

concelho e país).



Geração

Nesta opção, o utilizador irá indicar quer o ano do exercício a

exportar, quer o local para onde o ficheiro “saft.xml” será

gravado.

Consulta

O utilizador pode consultar os vários ficheiros já gerados, por

quem, quando, onde e relativos a que exercício.

9.1.9. Analises Mobile

Ver ponto Analises Mobiles.

9.2. Administrativas

No agrupamento de tabelas auxiliares administrativas podemos

englobar todas as tabelas necessárias para realizar

funcionalidades de índole administrativa do programa, ou seja,

para registar o preço de um artigo necessito de ter definida a

taxa de IVA e a moeda do mesmo, por exemplo.




Países

Distritos

Concelhos

Códigos Postais

Taxas de IVA

Moedas

Condições de pagamento

Formas de pagamento

Meios de pedidos de encomenda

Entidades

Especialidades

Médicos/técnicos

Categorias

Campanhas

Tipos de Relações

Factores Artigos

Modelos SMS

Tipo Contacto

Gestão de Contactos

Textos Base

Profissões

9.2.1. Países Também esta tabela é fornecida devidamente iniciada, com

alguns países. Para uma correcta definição de um registo na

tabela de países é necessária a introdução de uma sigla para o

país, o seu nome, o imposto associado ao país (IVA, VAT ...) e

se pertence ou não à União Europeia. O utilizador poderá ainda

associar uma variável de contabilidade, para posteriormente

distinguir as contas da contabilidade onde será feito o crédito /

débito dos valores originados por documentos.



9.2.2. Distritos

Também esta tabela é fornecida devidamente iniciada, com

alguns distritos de Portugal. Para uma correcta definição de um

registo na tabela de distritos é necessária a introdução do

código e descrição e associar um país.

9.2.3. Concelhos Também esta tabela é fornecida devidamente iniciada, com

alguns concelhos de Portugal. Para uma correcta definição de

um registo na tabela de concelhos é necessária a introdução do código e descrição e associar um distrito.



9.2.4. Códigos Postais A tabela de códigos postais agrupa todos os registos referentes

a códigos postais do país.

Quando o programa WINOPT é adquirida, esta tabela já se

encontra inicializada com os códigos postais das várias

localidades do país. Esta tabela encontra-se preparada para

como código aceitar até oito(8) caracteres, tal deve-se à

possibilidade de incluir o código postal e o complemento de

três(3) caracteres, separados por um hífen(-). A cada código

postal é ainda associado o concelho, o distrito e o país.

- botão para realizar a importação automática de códigos

postais.



9.2.5. Taxa de IVA A tabela inicial de taxas de IVA está incluída no programa. É

possível a qualquer momento fazer a manutenção da mesma,

inserindo, alterando e apagando taxas (desde que não estejam

a ser utilizadas).

Para definir cada taxa de Iva, além do código e da taxa

respectiva é necessário indicar qual o espaço fiscal a que a

mesma pertence. (Continente, Arquipélago da Madeira ou

Arquipélago dos Açores).

O utilizador poderá ainda associar uma variável de

contabilidade, para posteriormente distinguir as contas da


originados por documentos.

9.2.6. Moedas Esta tabela é deveras importante, principalmente se a óptica

realizar transacções entre países que não utilizem o euro (€)

como moeda base. Também esta tabela foi realizada de base,

possibilitando sempre a actualização e criação de novas



moedas. Para uma correcta definição da moeda é necessária a

introdução do seu código, ou abreviatura, a descrição, a sua

taxa de conversão (ou câmbio), o n.º de casas decimais

utilizadas e se pertence ou não à zona Euro.

9.2.7. Condições de Pagamento A tabela das condições de pagamento reúne os diversos

períodos de tempo para se realizar o pagamento a

fornecedores. A inicialização desta tabela também já se

encontra realizada. Assim e para efectuar o registo de uma

nova condição de pagamento, é suficiente introduzir uma

descrição e associar um valor em dias para liquidação do

documento.

9.2.8. Formas de Pagamento Existem três formas de pagamento pré definidas no programa:

numerário, cheque, letra. Podem ainda ser definidas outras

formas como Multibanco, Visa ou outros. Ao criar formas de pagamento automático é possível estabelecer qual a conta

bancária a creditar ou debitar, associar rubricas e taxas de

comissão da entidade bancária bem como atribuir qual o n.º de

dias para crédito efectivo do valor na conta bancária. O

utilizador poderá ainda associar uma variável de contabilidade,



para posteriormente distinguir as contas da contabilidade onde

será feito o crédito / débito dos valores originados por

pagamentos a fornecedores.

9.2.9. Meios de Pedido de Encomenda O utilizador pode fazer a manutenção dos tipos de formas pelas

quais faz encomendas aos seus fornecedores. Indicando se

após o registo da encomenda esta deve ser ou não emitida

para a impressora ou se é realizada de uma forma automática (

HoyaLog / Opsys / …) – indicando para tal um link.



9.2.10. Entidades As entidades definidas em tabelas auxiliares, administrativas,

entidades são as entidades comparticipadoras. A tabela de

entidades é fornecida com diversas entidades, bem como as

comparticipações definidas para duas delas (ADMG e SSCGD).

A qualquer momento é possível criar, alterar e eliminar

entidades. A importância desta tabela traduz-se na associação

entre cliente e entidade, e posterior cálculo automático dos

valores das comparticipações com base nas percentagens aqui

definidas. Para estabelecer as percentagens de comparticipação

basta seleccionar as entidades e clicar no botão

Comparticipações.



O utilizador poderá também consultar a conta corrente de cada

entidade através da emissão do respectivo mapa ( ).

Existem diversos dados para caracterizar cada entidade, destes

salientamos: o nº de associado (perante cada entidade uma

óptica terá um numero de associado); os dados para contacto e

a variável contabilidade (utilização na descarga para

contabilidade como entidade).

O utilizador deverá ainda parametrizar como pretende que a

descrição da comparticipação (caso entidade 2) seja emitida.

Comparticipações gerais



A configuração de comparticipações gerais permite que o

utilizador defina as várias combinações dependendo da

entidade, incluindo as que estipulam descontos, quantidades

máximas por intervalo de tempo, entre outros.

Comparticipações ADMGGNR



Comparticipações SSCGD



9.2.11. Especialidades A tabela de especialidades médicas já se encontra inicializada.

Para registar cada especialidade basta introduzir e gravar a

descrição. Estas especialidades serão utilizadas quer em

agenda clínica quer para atribuir as especialidades a cada

médico.

9.2.12. Médicos / Técnicos A tabela de médicos e técnicos é a mesma, diferindo apenas no

campo correspondente à opção médico ou técnico .

Assim, além dos dados habituais como nome, morada, número

de contribuinte, telefone e fax são também associadas as

especialidades a que o médico / técnico se encontra habilitado.

Para registar a marcação de consultas na agenda clínica existe

também um campo indicativo do tempo médio por consulta

para o clínico.



9.2.13. Categorias O utilizador ao registar a ficha de cliente pode associar-lhe uma

categoria. A tabela de categorias permite ao utilizador agrupar os seus clientes por nichos; por exemplo, poderá fazê-lo por

profissões (médicos, advogados, professores), por faixas

etárias (até 10, dos 10-15, 16-25), por proximidade à óptica

(vizinhos, colegas, familiares) ou por qualquer outro motivo.



Para definir uma categoria o utilizador terá apenas de: a um

código associar uma descrição e se a categoria está ou não

activa .

9.2.14. Campanhas O utilizador ao registar documentos de venda ou prescrições de

clientes pode associar-lhe uma campanha.

As campanhas não são obrigatórias e permitem segmentar as

vendas, verificando se, por exemplo, as acções de marketing

estão a surgir os efeitos pretendidos.

Para definir uma campanha o utilizador terá apenas de: a um

código associar uma descrição, um intervalo de validade e se a

campanha está ou não activa .



9.2.15. Tipos de Relação A tabela tipo de relação permite estabelecer relações entre clientes, ou seja é uma das características desta entidade. Para

definir cada relação é necessário um código e a respectiva

descrição.

9.2.16. Factores Artigos Esta opção permite ao utilizador parametrizar os factores a

aplicar aos preços de custo dos diversos artigos. Para definir

um factor é necessário indicar:

Um código, a que grupo de artigos vai ser aplicado, até que

valor de preço de custo será aplicado e qual o factor a aplicar, se é antes ou após a aplicação da taxa de IVA. O factor pode

ainda ser especifico por marca de artigo ou por tipo de aro /

óculo de sol.



Sempre que for criada uma nova ficha de artigo, e caso o artigo

respeite estas condições o seu PVP será calculado

automaticamente.

9.2.17. Modelos SMS Sempre que seja feito o envio de sms, o utilizador poderá

recorrer a textos de índole geral, previamente escritos. Quando

existe um envio repetido com o mesmo conteúdo, será

aconselhável fazer um modelo, de forma a reduzir os tempos

de cada tarefa. Para cada modelo, além do código e descrição,

pode ser associado um tipo de entidade (cliente /fornecedor) e

em que tipo de envio deverá ser utilizado (mail/sms); bem

como o texto que será enviado.

9.2.18. Tipo Contacto Esta tabela permite tipificar os vários contactos realizados com

as diversas entidades com as quais a óptica interage. Cada

contacto é composto por uma código e uma descrição. Estes tipos de contactos serão utilizados em Gestão de Contactos.



9.2.19. Gestão de Contactos Esta opção permite ao utilizador registar e gerir os vários

contactos realizados com outras entidades extra – óptica (clientes / fornecedores). Para caracterizar um contacto é

necessário introduzir diversa informação.

A cada contacto é permitido associar imagens/documentos.



Outras das funcionalidades desta opção é a possibilidade de

agendar no Microsoft Outlook as tarefas de resposta através de

um clique em :

Abrindo uma tarefa da agenda do Outlook. Para que esta interligação funcione o utilizador terá de ter ligação ao Outlook.

O utilizador poderá aceder aos contactos registados com cada entidade a partir da ficha da mesma. Ver clientes/ fornecedores.

9.2.20. Textos Base A tabela de textos base inclui os textos que poderão ser

importados em todos os campos de observações de

documentos (Vendas a Dinheiro / Facturas / Orçamentos /

Notas de Crédito), em Serviços (optometrias / contactologias /

reparações). Reduzindo o tempo de introdução de informação e

permitindo ao utilizador tabelar textos a ser usados em todas

as lojas.



9.2.21. Profissões A tabela de profissões permite ao utilizador associar a cada

cliente uma profissão tabelada, o que irá permitir

posteriormente realizar pesquisas e análises.

9.3. Configuração

No agrupamento de tabelas auxiliares de configuração podemos

englobar todas as tabelas necessárias para realizar configurar o

programa, ou seja, alterar o n.º de vias da impressão de uma

factura, por exemplo.


Séries de numeração



Funcionários

Postos de venda

Utilizadores

Parâmetros

Designer de Mapas

Acesso ao Portal

9.3.1. Séries de Numeração As séries de numeração são utilizadas em diversos documentos

e a sua função é facilitar a organização dos mesmos,

usualmente é criada uma série por período de tempo (ano).

Quando a óptica funciona em multiloja, deverá a cada loja

atribuir uma série independente.

9.3.2. Funcionários Cada funcionário da óptica deverá ter uma ficha individual onde

constem os seus dados pessoais. A cada funcionário compete a

realização de diversas tarefas na organização da óptica. Por

exemplo, sempre que é realizado o registo de uma prescrição é

registado qual o funcionário que procedeu à inserção dos

dados.



9.3.3. Postos de Venda

A cada posto de venda corresponde um “caixa”, podendo ou

não ter uma gaveta associada. Se a gaveta existir e caso esta

se encontrar ligada ao hardware, é possível configurá-la de

forma a fazer a abertura física. Sempre que a óptica pretenda

uma única “caixa” ao balcão, deverá definir um único posto de

venda.

9.3.4. Utilizadores

A gestão de utilizadores permite definir novos utilizadores, para



cada um deles é necessário ter um funcionário associado. Para

cada utilizador é registado um nome e a chave de acesso para

entrada na aplicação.

Indica-se também se este utilizador tem interligação com o

Outlook (envio de email).

Outra funcionalidade é a atribuição de cores aos campos das

fichas mediante o campo seja obrigatório ou não. Por exemplo

num cliente o nome é obrigatório enquanto que o titulo é

facultativo.

Poderá também configurar se o utilizador tem acesso a

visualizar ou não os preços de custo.

Cabe também ao administrador indicar se este utilizador ao

gerar documentos ou vendas ainda não liquidados na totalidade

pode gerar apenas facturas.

Em cada utilizador é possível definir se tem Inserção

automática de linhas de artigos, ou seja, se após a introdução

do código de artigo (vendas, transferências, optometria –

diversos, etc.) a quantidade atribuída é 1 (um)

automaticamente, e abre uma nova linha para inserção de um

novo artigo.

O administrador ao parametrizar os acessos de cada utilizador

deverá também indicar por tipo de documento se o referido

utilizador pode:

Alterar preços de venda

Vender com PVP abaixo do preço de custo



Pode alterar a data do documento em questão

Após a introdução da informação de identificação do utilizador é

necessário que o administrador lhe associe um perfil ou lhe

atribua acessos às diversas opções da aplicação. Para tal

deverá aceder à opção perfis através do botão: .

Dentro desta opção de definição de perfis o administrador

poderá criar perfis genéricos para posterior associação aos

diversos utilizadores mediante as suas tarefas e deveres

profissionais; como vendedores / técnicos de oficina / gerente

de loja, entre outros. Por exemplo, um vendedor não terá

acesso aos documentos de compras a fornecedores, não

podendo apagar nem alterar documentos.

O administrador poderá também a partir de um perfil ou do

perfil vazio dar pontualmente outros acessos. Por exemplo, o

“vendedor” “Luís” pode também inserir guias de remessa e

guias de transferências de outras lojas.



O nível de detalhe da permissão pode ir da opção em si, por

exemplo artigos (tudo / nada) até à operação a realizar dentro

das sub-opções, por exemplo: artigo :: diversos :: adição /

alteração / consulta / imprimir / impressão de mapas

específicos.

Funcionamento

Do lado esquerdo surgem os perfis já definidos; sendo possível

criar um novo: modelo ou apagar um existente: apagar.

Após a selecção do modelo (com o rato ) do lado direito

surgem as opções e os respectivos acessos que podem estar

activos ou não .

O administrador pode, através do botão respectivo: activar ou desactivar: activar ou por inactivos todos os

acessos de uma só vez; fechar: sair da opção perfis;

aplicar: associar ao utilizador as características do

perfil; actualizar: associar o perfil que se encontre

seleccionado com as alterações feitas nos acessos

9.3.5. Parâmetros A introdução dos parâmetros deve ser realizada logo na

primeira fase de manuseamento do programa. Alguns dos

parâmetros já se encontram inicializados com os valores mais

frequentes para os mesmos. Uma vez que existem diversos

tipos de parâmetros, estes foram agrupados por itens. Os

parâmetros de cada item devem ser definidos pelo utilizador.



Geral

Série de Numeração Activa – este parâmetro define qual a série de numeração que por defeito, irá ser sugerida no

registo de documentos criados pela óptica.

Código de Barras: Se o utilizador pretende trabalhar com

códigos de barras activos.

Botões: Qual o tipo de apresentação da barra de atalhos.

Touch Screen – se o utilizador vai utilizar o funcionamento da aplicação em versão “touch screen”, ou seja, com ecran

táctil.

Caso o Touch screen esteja activo o utilizador pode ter ou

não o teclado activo.

O campo nº dias doc permite “bloquear” a criação de

vendas de clientes com documentos em atraso à mais de x

dias.

Respeita Gamas de Fabrico (L. Oftálmicas / L. Contacto):

indica se as gamas definidas na especificação de cada

modelo são restritivas na criação de novas fichas de artigos

/ registo de obras.

Raio>Diâmetro – se pretende que o utilizador seja

questionado quando ao gravar fichas de lentes de contacto

ou contactologias as mesmas apresentem valores do

raio>ao diâmetro.



Artigos

Margem de Comercialização: Este parâmetro define a fórmula

de cálculo da margem de comercialização apontada na ficha do

artigo e nas análises de margens.

Sobre o Preço de Custo

Margem = (Pvenda – Pcompra) / Pcompra

Sobre o Preço de Venda

Margem = (Pvenda – Pcompra) / Pvenda

Códigos das Taxas de IVA para os Grupos de Artigo - estes

parâmetros definem os códigos das taxas de IVA que, por

defeito, são sugeridos na criação de artigos nas respectivas

fichas. No caso das lentes oftálmicas e de contacto os artigos

poderão ser criados automaticamente, no registo de

prescrições, sendo-lhes atribuídos estes códigos de taxa de

IVA.

Fichas de Artigos: Comportamento inicial das grelhas das fichas

de artigos (vazia / apenas artigos com stock / apenas artigos

activos).

Artigos inactivos: Comportamento da aplicação, pretendido



pelo utilizador, no momento da utilização de um artigo

marcado como inactivo.

Compras

Sugere Último Preço de Custo – este parâmetro indica se nas

entradas dos artigos é sugerido ou não para preço unitário do

artigo o valor do último preço de custo.

Vendas

Papel dos Documentos de Venda – este parâmetro permite



associar qual o tipo de papel (A4 ou A5 picotado) que será

utilizado para documentos emitidos ao balcão.

Substituir as descrições dos artigos pelas descrições dos grupos

de artigos ao gerar documentos – este parâmetro permite que

o utilizador sempre que gere um documento a partir de

optometrias ou contactologias substitua a descrição presente

na ficha do artigo pela descrição do respectivo grupo de

artigos. Esta substituição é também realizada na emissão de

documentos referentes a vendas rápidas.

Impressora de Tickets – se a impressão deverá ser

redireccionada para o formato de Tickets.

Registar Talões de Crédito com Caixa Fechada – Este parâmetro

indica se é permitido registar talões de crédito em datas cuja

caixa já se encontra encerrada.

Clientes Activos – parâmetro que indica se a aplicação respeita

a “inactividade” dos clientes, ignorado todos aqueles cujo pisco

esteja inactivo.

Mapa de Caixa com Transporte – se a impressão do mapa de

caixa deverá ter ou não em conta os transportes entre dias.

Entrega ao emitir documento – Se a obra ainda não tiver sido

entregue, a entrega será automática ao gerar o documento

associado.

Não gera Documento se não existir entrega – Se a obra ainda

não tiver sido entregue, não deixa gerar o documento

associado.

Descrição da caução – Texto a colocar no documento de prova

da caução (exemplos: caução; adiantamento; sinal; etc).

Múltiplos de 0.25 – Aceitar ou não graduações que sejam

múltiplos de 0.25 nas obras. Parametrização da localização da pasta SAF-T.



N.º de vias dos documentos

Este parâmetro permite associar o n.º de vias a emitir para

cada tipo de documento. Poderá seleccionar entre uma (1) e

quatro (4) vias (Original, duplicado, triplicado e quadruplicado).

Impressoras

Este parâmetro permite definir uma impressora por defeito

conforme o tipo de emissão a efectuar. Cada máquina deverá



ter instaladas e devidamente configuradas as impressoras que

utiliza. Facilita a possibilidade de utilização de vários tipos de

papel, um associado a cada impressora.

Informação da Óptica

Este parâmetro permite configurar as listagens para incluírem

ou não os dados da óptica (o papel pré impresso usualmente

incluí estes dados).

Permite também registar todos os dados da óptica, quer

administrativos quer contabilísticos, para o SAFT é necessária

toda a informação preenchida.



Logótipo da Óptica

Este parâmetro permite definir qual o logótipo a utilizar na

emissão dos documentos do balcão.

Cartões personalizados

Este parâmetro permite definir se ao serem impressos os

cartões de clientes será ou não imprimido um fundo e qual será

esse fundo.



Etiquetas de Artigos

Este parâmetro permite seleccionar o tipo de etiqueta de

artigos a utilizar e a informação que irá constar em cada uma

das etiquetas.

Marca de Água

Este parâmetro permite ao utilizador associar um ficheiro do tipo imagem para ser emitido posteriormente nos vários

documentos no formato de marca de água.



Luxottica

Caso o utilizador possua importação automática de ficheiros de

preços e guias de remessa da Luxottica, deverá preencher a

configuração nesta opção.

Tabelas de Lentes

Parametrização dos dados de Actualização de Lentes / Envio de

encomendas para a Shamir.



Tipos de Documentos

Como associar a cada tipo de documento um texto base

pertencente à tabelas de textos base.

Marcação de Consultas



Configuração do comportamento que a aplicação deverá ter

quando se tenta inserir marcações para médicos em datas /

horas fora das suas escalas e comportamento quando as

marcações são fora de dias úteis (conceito feriados / férias).

Envio de SMS

Configuração dos dados por defeito: Se o envio de SMS é

realizado por telemóvel / cabo ou por serviço TMN via Net –

pacote de mensagens. No segundo caso o utilizador poderá

optar por preencher os dados de acesso ao serviço de

mensagens da TMN.



Configurações Gerais

Parametrizações várias que o utilizador passa a gerir com total

independência (exemplo: se os pagamentos de entidade devem

ou não ser incluídos no mapa de caixa). Junto a cada

parametrização encontra-se a descrição e o tipo de dados a

introduzir.

Envio de Análises



Caso a óptica pretenda que os dados do painel de bordo

(estatísticas) sejam enviadas para vários destinatários, será

necessária a indicação dos dados a enviar e do email destino

nesta opção.

Layouts

Os layouts de documentos existem em 2 modelos – 2008 e

2009. Sendo que o utilizador poderá optar pelo pretendido a

qualquer altura, podendo ainda consultar os modelos de 2009

através do botão pré visualizar.

9.3.5. Designer de Mapas O WINOPT permite ao utilizador manipular as diversas

listagens / mapas e documentos de forma a que estes

traduzam os registos da melhor forma e com os dados mais

adequados a cada utilizador. As alterações que os utilizadores

podem realizar vão desde uma simples mudança de tipo de letra ou cor num caixilho até à inclusão de informação

pertinente para uns e irrelevante para outros. Esta opção

funciona sobre a plataforma do Seagate Crystal Reports

permitindo a qualquer utilizador tirar partido dos seus dados e

modificar a forma de apresentação da informação e dos



documentos que expõe ao exterior.

Ao abrir a opção de designer de mapas, surge uma arvore

encadeada de todos os menus existentes na aplicação e

respectivas opções / mapas ou listagens associadas.

O utilizador, deverá optar pelo mapa que pretende alterar e

clicar no adicionar nova vista.

Surgirá então a janela de manipulação do mapa propriamente

dita:



Deverá ser dado um nome ao mapa e realizar as alterações

desejadas (neste pequeno exemplo temos a cor e tipos de

letra, a inclusão deum caixilho e de um fundo no mapa de

etiquetas).

Após gravar esta nova vista, o utilizador poderá sempre marca-

la como mapa por defeito (a partir deste momento é o mapa a

ser impresso sempre que se seleccione esta etiqueta); poderá

realizar mais alterações (não existe limite); poderá eliminar o

novo mapa ou pode consultar as propriedades (quem elaborou,

quando … )

Exemplo a 200% de uma etiqueta de aros na nova versão.



Outras utilizações são a introdução de logótipos e de imagens,

introdução de textos fixos e outro tipo de questões solicitadas

pelos utilizadores (ajustes em impressoras, etc etc)

9.3.6. Acesso ao Portal A parametrização do acesso ao portal permite ao utilizador

indicar quais os seus dados de entrada no portal de cliente

www.f3m.pt reduzindo o tempo de introdução dos mesmos e

permitindo que o download de novas versões seja feito

automaticamente.

10. Análises Mobile

A evolução das novas tecnologias e o constante corrupio diário

limitam muitas vezes a tomada de decisões em tempo real por parte

http://www.f3m.pt/



dos gestores das empresas. O módulo de Análises Mobile permite ao

gestor de cada grupo óptico consultar num “vulgar” PDA – (personal

digital assistant) as estatísticas de vendas / compras bem como as

mais importantes análises.

A passagem da informação é realizada em dois passos: o primeiro

consiste em preparar os dados para a passagem para o PDA, o

segundo é a passagem propriamente dita para o PDA para posterior

utilização.

10.1. Configuração / Instalação / Parametrização

Após realizar a instalação da aplicação Analises Mobile, é necessário proceder à sua parametrização no WINOPT, em

Tabelas Auxiliares / Técnicas / Analises Mobile:

Nesta janela selecciona-se o nº de dias que se pretende processar

e pode-se consultar qual a data do ultimo processamento de

informação. É também possível agendar processamentos. Do lado

direito surgem as bases de dados sobre as quais será realizada a

consulta de informação.

Caso o utilizador pretenda executar o processamento da

informação da base de dados de imediato pode clicar em executar.

O login é muito importante pois ao tentar importar da base de

dados “tratada” para o PDA, a informação só será importada se o

login do PDA corresponder.



Na opção de parametrização de menus, o utilizador poderá alterar

/ configurar a descrição dos conteúdos e das várias colunas de

dados. Por exemplo, o nome estatísticas pode ser alterado para

“somatórios”.

Esta opção permite ao utilizador limpar a base de dados reduzindo

o tamanho da informação armazenada. A limpeza (remoção de

dados) pode ser feita na globalidade ou limpar os dados até

determinada data.



Esta opção permite ao utilizador verificar o estado das várias

exportações de informação. A última coluna indica se a mesma foi

realiza com ou sem sucesso. O tipo pode ser automático ou

manual (fazer processamento).

10.2. WinOPT Mobile

As análises mobile são “alimentadas” pela base de dados do

programa. Após realizar as configurações existem duas formas

para que os dados sejam exportados para a base de dados que irá

fazer a ponte com o PDA. Essas duas formas são:

Na janela geral (tabelas auxiliares / técnicas / analises mobile) /

configuração clicar em:

Ou optar pela importação automática, configurando uma tarefa do

Microsoft Windows e que irá utilizar as parametrizações já

realizadas.

Para configurar uma tarefa basta seguir os passos:



No painel de controlo seleccionar Tarefas Agendadas.

Fazer agendar nova tarefa.



Seguir as indicações do assistente de tarefas agendadas.

Fazer procurar para associar a tarefa à aplicação análises mobile.



Seleccionar a aplicação e fazer abrir.

Agendar a tarefa para o intervalo pretendido (dia / semana / mês / …).



Indicar hora de execução da tarefa.

Indicação do administrador e respectiva password da máquina

para a aplicação poder ser executada.



Confirmação da tarefa agendada e propriedades.

10.3. PDA

Para que a informação esteja disponível do lado do PDA é

necessário proceder à sincronização dos dados. Depois de instalar

a aplicação Analises Mobile no PDA, o utilizador deverá seguir os

seguintes passos:

Configurações Iniciais



Clicar em Start / Programs e na janela de programas

seleccionar o programa Análises Mobile.

Clicar na imagem para iniciar as análises



Se já actualizou o PDA coloque a informação de login e

password e clique em entrar

Nota: para actualizar os parâmetros do PDA clicar em

Parâmetros.

dados do Login do utilizador: clicar na opção actualizar

opção actualizar Login.

informação das Empresas sobre as quais serão

disponibilizadas as Análises escolha a opção Actualizar

Empresas.

Para actualizar a informação dos Menus escolha a

opção Actualizar Versão.

10.3.1. Sincronização dos dados

Caso seja a primeira vez que esteja a consultar as análises



desta empresa ou tenha actualizado os dados recentemente

deverá sincronizar a o PDA. Para realizar esta operação deverá:

Seleccionar a empresa sobre a qual pretende consultar as

análises, pode seleccionar dentro das empresas disponíveis. Em

parâmetros poderá consultar a lista de empresas e poderá

consultar a última empresa sincronizada bem como o intervalo

de dados importado.

Para fazer uma nova sincronização seleccione a empresa, insira

o intervalo de datas e indique o tipo de análises que pretende

sincronizar (importar). Ou, poderá ser realizada a sincronização

dentro da mesma empresa clicar na opção carrega e seleccione

o intervalo de datas para efectuar a sincronização.

Os dados a ser sincronizados (importados) são seleccionados

pelo utilizador (poderá optar apenas por estatísticas ou análises

ou ambas). Após ter realizado a importação com sucesso



ficarão disponíveis os dados para realizar diferentes tipos de

consultas.

Algumas das consultas permitidas (existem consultas

aninhadas, ou seja, por exemplo, dentro das vendas diárias os

valores podem ser subdivididos em por marcas, por tipo de

lente ou outras combinações).

10.3.2. Análises

Análises de Vendas (diárias / semanais / mensais).

Vendas: fluxo de caixa.



Vendas: fluxo de caixa.

Vendas: Clientes Novos

Vendas: análise vendas por loja / por grupo de artigos.



10.3.3. Estatísticas

Estatísticas: Valores com ou sem IVA (compras e vendas por

loja/grupos artigos / marcas / fornecedores).

Vendas anuais da sede.



Vendas anuais por grupo

Vendas anuais por marca.

11. Ajuda

ou ou F1

A ajuda que agora está a ver pode ser acedida através de qualquer

uma destas três opções.

Uma vez que o sistema de ajuda é sensível ao contexto, quando

desejar obter informação sobre o funcionamento de determinada

janela carregue na tecla F1 e imediatamente ficará posicionado na

página da ajuda correspondente.

12. Janelas

Este menu mostra uma lista das janelas que estão abertas no



programa num determinado momento, permitindo aceder ou tornar

activa a janela que o utilizador seleccionar da lista.

Além disso, tem também opções de reorganização das janelas

visíveis:

Alinhamento Vertical: Organiza as janelas verticalmente.

Alinhamento Horizontal: Organiza as janelas horizontalmente.



Cascata: Organiza as janelas em cascata

Nesta opção é também permitido ao utilizador optar sobre o tipo de

apresentação dos atalhos, se em botões.



ou em barra de ferramentas

(caso o utilizador opte por botões a opção navegador fica

indisponível).



Parte III - Conceitos e o seu enquadramento no programa

Para realizar uma gestão mais eficiente do tempo e dos recursos da

óptica foi decidido organizar alfabeticamente todos os conceitos

apresentados neste manual associando-lhes a sua localização

contextual no programa. Caso o conceito não seja um menu ou um

termo independente, ou seja esteja embebido num outro contexto,

será fornecida a localização onde o termo é referido.

Como exemplo: Consultar como imprimir etiquetas para um aro:

Conceito: Etiqueta artigo (emitir).

Localização: Parte II do Manual;

Menu Artigos;

Imprimir Etiquetas.

Conceito

Enquadramento no Manual

Menu /

Contexto Opção Menu / Contexto

A

Acerca II Acerca

Adiantamento II Compras Relacionados / Adiantamento

Adicionar Cliente à Lista II Utilitários Correspondência / Relacionados / Adic. Cliente Lista

Agenda Clínica II Utilitários Agenda Clínica

Agendar Cópia segurança

II Utilitários Base de Dados

Ajuda II Ajuda

Alinhamento Horizontal II Janelas

Alinhamento Vertical II Janelas



Aniversário (Corr. cliente)

II Utilitários Correspondência / p. cliente / Aniversário

Apagar Pendentes II Compras Apagar Pendentes

Artigo II Artigos Artigo

Artigo Adquirido (Corr. cliente)

II Utilitários Correspondência / p. cliente / Por Artigo

Artigos – configurar parâmetros

II Tabelas Auxiliares

Configuração / Parâmetros

Aros II Artigos Aros

Arrolamento II Utilitários Consignações / Arrolamentos

Assépticos II Atendimento Relacionados / Assépticos

Assinalar Envio II Utilitários Correspondência / Relacionados / Assinalar Envio

Assistência II Atendimento Fichas de Assistência

Atalho I Func. Geral Janela Principal / Atalho

Atendimento II Atendimento

Actualizar o programa II Utilitários Base de Dados / Corrigir o Programa

B

Bancos II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas / Bancos

Barra de Deslocamento I Func. Geral Manutenção de Dados / Barra de Deslocamento

Base de Dados II Utilitários Base de Dados

Botão Actualizar I Func. Geral Manutenção de Dados /

Botão Actualizar

Botão Conta Corrente I Func. Geral Manutenção de Dados / Relacionados / Botão CC



Botão Filtrar e Ordenar I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Filtrar e Ordenar

Botão Impressão I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Impressão

Botão Localizar I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Localizar

Botão Modo Visualização da Janela

I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Modo Vis. Janela

Botão Sair I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Sair

Botões da Janela (configurar)

II Janelas Ver Botões ou Ver Barra de Tarefas

Botões de Acesso Rápido I Func. Geral Janela Principal / Atalho

Botões de Edição I Func. Geral Manutenção de Dados / Botões de Edição

C

Caixa II Utilitários Gestão de Caixa

Campanhas II Tabelas

Auxiliares Administrativas

Cartão de Cliente II Utilitários Imprimir Cartões de Cliente

Cartão de Garantia II Atendimento Relacionados / Cartão de Garantia

Cartões Cliente – parametrizar



Cascata (em) II Janelas

Categorias II Tabelas


Caução II Atendimento Relacionados / Caução

Cheque II Tabelas Auxiliares

Administrativas / Formas de Pagamento



Cheques a Fornecedor II Utilitários Gestão Bancária / Cheques a Fornecedores

Cheques de Clientes II Utilitários Gestão Bancária / Cheques de Clientes

Cliente II Atendimento Cliente

Código de Barras (Activar/Desactivar)

I Func. Geral Janela Principal / Rodapé

Código de Barras

(Exemplo)

II Artigos Relacionados / Códigos de

Barras

Código de Barras (Config. Etiqueta)


Configuração / Parâmetros / Etiquetas de Artigos

Códigos Postais II Tabelas Auxiliares

Administrativas / Códigos Postais

Coluna I Func. Geral Janela Principal / Coluna

Compactar Base de Dados

II Utilitários Base de Dados / Compactar e Reparar Base de Dados

Comparação Stock II Artigos Comparação de Stocks

Compactar Log II Utilitários Base de Dados

Compras II Compras

Compras – configurar parâmetros



Compras por Data II Mapas Compras / Compras por Data / por data

Compras por Documento II Mapas Compras / Compras por Data / por documento

Condições de Pagamento


Administrativas / Condições de Pagamento

Configuração das Lojas II MultiLoja Consolidação Sede / Configuração das Lojas

Configurar Impressora I Func. Geral Manutenção Dados/ Relacionados / Conf.Impressora



Consignação (a cliente) II Utilitários Consignações / a Clientes

Consignação (de fornecedor)

II Utilitários Consignações / de Fornecedores

Consignações (mapas) II Utilitários Consignações / Mapas

Consistência de Saldos II Utilitários Gestão Bancária /

Consistência de Saldos

Consolidação II Multi-Loja Consolidação

Consolidação (Filial) II Multi-Loja Consolidação Filial

Consolidação (Sede) II Multi-Loja Consolidação Sede

Consulta de Letras II Utilitários Gestão de Letras / Criação de Letras

Conta Bancária II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas / Conta Bancárias

Conta Corrente (botão CC)

I Func. Geral Manutenção Dados / Relacionados / Conta Corrente

Conta Corrente Artigo II Mapas Artigos / Conta Corrente

Conta Corrente Cliente II Mapas Clientes/ Conta Corrente

Conta Corrente Fornecedor

II Mapas Fornecedores / Conta Corrente

Conta Corrente Letra II Utilitários Gestão de Letras / Mapas / Conta Corrente

Contactologia II Atendimento Contactologia

Contra Valores II Tabelas Auxiliares


Controlos II Atendimento Contactologia / Controlos

Cópia de Segurança (criar)

II Utilitários Base de Dados / Criar Cópia de Segurança



Cópia de Segurança (repor)

II Utilitários Base de Dados / Repor Cópia de Segurança

Correspondência II Utilitários Correspondência

Correspondência para clientes

II Utilitários Correspondência / Para Clientes

Correspondência para entidades

II Utilitários Correspondência / Para Entidades

Correspondência para

fornecedores

II Utilitários Correspondência / Para

Fornecedores

Corrigir o programa II Utilitários Base de Dados / Corrigir o Programa

Criação de Letras II Utilitários Gestão de Letras / Criação de Letras

Criar Cópia de Segurança

II Utilitários Base de Dados / Criar Cópia de Segurança

D

Despistagens II Atendimentos Optometria / Despistagens

Devoluções II Compras Devoluções

Descrição Artigos II Tabelas Auxiliares


Destruir Processos II Utilitários Base de Dados

Diversos II Artigos Diversos

Documentos em Atraso (cliente)

II Mapas Clientes / Documentos em Atraso

Documentos Liquidados (cliente)

II Mapas Clientes / Documentos Liquidados

E

Editor Texto II Utilitários Correspondência / Relecionados / Editor Texto

Encomendas II Compras Encomendas



Encomendas Automáticas

II Compras Encomendas Automáticas

Encomendas Pendentes II Mapas Compras / Encomendas Pendentes

Enviar Cópia Segurança II Utilitários Base de Dados / Enviar Cópia Segurança

Envio de Informação p/filial

II MultiLoja Consolidação Sede / Envio Inform. Filial

Envio de Informação p/sede

II MultiLoja Consolidação Filial / Envio Inform. Sede

Entidade (Bancária) II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas / Entidades

Entidade (Comparticipadora)


Administrativas / Entidades

Entrada I Func. Geral Janela Principal / Entrada

Entradas por Encomenda II Mapas Compras / Entrada por Encomenda

Entrega Prescrições de Contactologia

II Atendimento Pendentes de Entrega

Entrega Prescrições de Optometria

II Atendimento Pendentes de Entrega

Especialidades

(médicas)

II Tabelas

Auxiliares

Administrativas /

Especialidades

Especificação Lentes de Contacto


Técnicas / Especificação Lentes de Contacto

Especificação Lentes Oftálmicas


Técnicas / Especificação Lentes Oftálmicas

Estado de Recepção II Atendimento Estados

Estados II Atendimento Estados

Estatísticas Compras (Ano / Mês)

II Mapas Compras / Estatísticas Compras (Ano/ Mês)



Estatísticas Fornecedor II Mapas Estatísticas / Fornecedor

Estatísticas Grupos de Artigos

II Mapas Estatísticas / Grupos de Artigos

Estatísticas Loja II Mapas Estatísticas / Loja

Estatísticas Marca II Mapas Estatísticas / Marca

Estatísticas Médicos (geral)

II Utilitários Agenda Clínica / Estatísticas Gerais

Estatísticas Médicos (p/ médico)

II Utilitários Agenda Clínica / Estatísticas Médico

Etiqueta de Artigo (emitir)

II Artigos Imprimir Etiquetas

Etiqueta de Artigo (parametrizar)


Configuração / Parâmetros / Etiquetas de Artigos

Etiqueta p/ Correspondência (emitir)

II Utilitários Correspondência / Etiquetas para Envelopes

Extracto de Conta II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /

Extractos de Conta

F

Facturas (cliente) – consultar

II Atendimento Consulta de Documentos / Facturas

Facturas (cliente) - criar II Atendimento Factura

Facturas (fornecedor) II Compras Facturas

Facturas Pró-Forma II Atendimento Consulta de Documentos

Faixa Etária (Corr. Cliente)

II Utilitários Correspondência / p. cliente / Faixa Etária - Sexo

Fecho Compulsivo II Compras Relacionados / Fecho

Compulsivo

Ficha de Assistência II Atendimento Ficha de Assistência

Ficha de Reclamação II Atendimento Ficha de Reclamação



Ficha de Reparação II Atendimento Ficha de Reparação

Formas de Pagamento II Tabelas

Auxiliares

Administrativas / Formas de

Pagamento

Formulário (Modo) I Func. Geral Manutenção de Dados / Formulário

Fornecedores II Compras Tabela de Fornecedores

Funcionários II Tabelas

Auxiliares Configuração / Funcionários

G

Gamas Fabrico (Lentes Contacto)



Gamas Fabrico (L. Oftálmicas)



Garantia (Cartão) II Atendimento Relacionados / Cartão de

Garantis

Garantia (Condições) II Utilitários Garantia

Geral – Configurar parâmetros



Gestão Bancária II Utilitários Gestão Bancária

Gestão de Caixa II Utilitários Gestão de Caixa

Gestão de Comparticipações

II Utilitários Gestão de Comparticipações

Gestão de Letras II Utilitários Gestão de Letras

Gestão de Oficina II Oficina

Grelha (Modo) I Func. Geral Manutenção de Dados /

Grelha

Grupos de Artigos II Tabelas

Auxiliares Técnicas / Grupos de Artigos

Guias de Crédito II Compras Guias de Crédito



Guias de Remessa II Compras Guias de Remessa

Guias de Transferência

II Multi - Loja Transferências / Transferência Para Outras Lojas ()

Guias de Transporte II Utilitários Consignações / Relacionados

/ Guia de Transporte

H

Histórico de Envios II Utilitários Correspondência / Histórico

de Envios

Histórico de Letra II Utilitários Gestão de Letras / Mapas /

Histórico de Letra

I

Idade de Saldos (fornecedor)

II Mapas Fornecedores / Idade de Saldos

Impressora (configurar) I Func. Geral Manutenção Dados /

Relacionados / Conf. Impressora

Impressora (pré definir) II Tabelas

Auxiliares Configuração / Parâmetros / Impressoras

Imprimir (botão) I Func. Geral Manutenção Dados / Botão

Impressão

Imprimir (Selecção) II Utilitários Correspondência /

Relacionados / Imprimir / Selecção

Imprimir (Todos) II Utilitários Correspondência /

Relacionados / Imprimir / Todos

Informação Óptica – conf.parâmetros



Inventário II Mapas Artigos / Inventário

J

Janela I Func. Geral Manutenção de Dados /

Janela



Janela Principal I Func. Geral Janela Principal

Janelas II Janelas

L

Letra II Tabelas Auxiliares


Letras II Utilitários Gestão de Letras

Letras a Vencer II Utilitários Gestão de Letras / Mapas /

Letras a Vencer

Lentes de Contacto II Artigos Lentes de Contacto

Lentes Oftálmicas II Artigos Lentes Oftálmicas

Linha I Func. Geral Manutenção Dados / Linha

Linha (Seleccionada) I Func. Geral Manutenção Dados / Linha

(Seleccionada)

Lista (Modo) I Func. Geral Manutenção Dados / Lista

Localizar (botão) I Func. Geral Manutenção Dados / Botão

Localizar

Logotipo da Óptica – configurar



Lojas II Multi-Loja Lojas

M

Mapa de analise Campanhas

II Utilitários Mapas / Vendas

Mapa de analise Categorias

II Utilitários Mapas / Clientes

Mapa de Caixa II Utilitários Gestão de Caixa / Mapa de

Caixa

Mapa de IVA Compras II Mapas Compras / Mapa de Iva

Mapa de IVA Vendas II Mapas Vendas / Mapa de Iva



Mapas de Funcionários II Mapas Vendas

Marca II Tabelas

Auxiliares

Técnicas / Marcas de Artigos

Marcação de Consultas II Utilitários Agenda Clínica / Marcação

de Consultas

Margem de Comercialização


Configuração / Parâmetros / Artigos

Margens (mapa de) II Mapas Artigos / Margens

Margens Artigos (vendas)

II Mapas Vendas / Margens / Artigos

Margens Fornecedores (vendas)

II Mapas Vendas / Margens / Fornecedores

Margens Grupos Artigos (vendas)

II Mapas Vendas / Margens / Grupos Artigos

Margens Marcas (vendas)

II Mapas Vendas / Margens / Marcas

Materiais de Aros II Tabelas

Auxiliares Técnicas / Materiais de Aros

Matriz de Preços (L. Oftálmicas)



Médico II Tabelas

Auxiliares Administrativas / Médicos Técnicos

Meios de Pedido II Tabelas


Menus I Func. Geral Janela Principal / Menus

Moedas II Tabelas Auxiliares

Administrativas / Moedas

Modelos (Lentes Contacto)



Modelos (Lentes Oftálmicas)





Modo Formulário / Grelha

I Func. Geral Manutenção Dados / Formulário e Grelha

Modo Lista I Func. Geral Manutenção Dados / Lista

MonoLoja (definição) I Func. Geral Janela Principal

Montagens (consulta) II Oficina Consulta de Montagens

Montagens (realizar) II Oficina Pendentes de Execução

(montagem)

Movimento Bancário II Utilitários Gestão Bancária /

Movimentos Bancários

Movimento Directo (stock)

II Artigos Movimentos Directos

Movimento Directo (caixa)

II Utilitários Gestão de Caixa / Movimentos Directos

Movimento Directo Cliente

II Atendimento

Movimentos (mapas) II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /

Movimentos

Multi-Loja (definição) I Func. Geral Janela Principal

Multi-Loja (utilização) II Multi-Loja

N

N/ Aviso Lançamento II Compras Nosso Aviso Lançamento

N.º de Vias de Documentos



Nota de Liquidação II Compras Relacionados / Nota de

Liquidação

Nota de Reclamação II Atendimento Relacionados / Nota de

Reclamação

Notas de Crédito II Compras Notas de Crédito

Notas de Crédito - cliente

II Atendimento



Numerário II Tabelas Auxiliares


O

Óculos de Sol II Artigos Óculos de Sol

Oferta II Artigos Relacionados / Oferta

Oficina II Oficina

Optometria II Atendimento Optometria

Orçamentos II Atendimento Consulta de Documentos

Outros Pré Datados II Utilitários Gestão Bancária / Outros Pré

Datados

P

Países II Tabelas Auxiliares

Administrativas / Países

Pagamento (a fornecedor)

II Compras Pagamentos

Pagamento de cliente (consultar)

II Atendimento Consultar Pagamentos

Pagamento de cliente (fazer)

II Atendimento Fazer Pagamento

Pagamentos a Efectuar (fornecedor)

II Mapas Fornecedores / Pagamentos a Efectuar

Parâmetros II Tabelas

Auxiliares Configuração / Parâmetros

Pedidos a Outras Lojas II Multi-Loja Pedidos de Artigos / Pedidos

a Outras Lojas

Pedidos Automáticos II Multi-Loja Pedidos de Artigos /

Automáticos

Pedidos de Artigos II Multi-Loja Pedidos de Artigos

Pedidos de Outras Lojas II Multi-Loja Pedidos de Artigos / Pedidos

de Outras Lojas



Pendentes de Controlo II Oficina Pendentes de Controlo

Pendentes de Encomenda

II Oficina Pendentes de Encomenda

Pendentes de Entrega II Atendimento Pendentes de Entrega

Pendentes de Execução II Oficina Pendentes de Execução

Pendentes de Recepção II Oficina Pendentes de Recepção

Perda II Artigos Relacionados / Perda

Perdas e Ofertas a Clientes (mapa)

II Mapas Artigos / Perdas e Ofertas a Clientes

Por Artigo (Corr. cliente) II Utilitários Correspondência / p. cliente / Por Artigo

Posto de Venda II Tabelas

Auxiliares Configuração / Posto de Venda

Prescrição de Contactologia

II Atendimento Contactologia / Prescrição

Prescrição de Optometria

II Atendimento Optometria / Prescrição

Profissão (Corr. cliente) II Utilitários Correspondência / p. cliente / profissão

Q

Quantidades II Artigos Relacionados / Quantidades

Quantidades Diversas II Mapas Artigos / Quantidades

diversos

Quantidades em Stock II Mapas Artigos / Quantidade em

stock

R

Rankings Artigos (compras)

II Mapas Compras / Rankings / Artigos



Rankings Artigos (vendas)

II Mapas Vendas / Rankings / Artigos

Rankings Fornecedores (compras)

II Mapas Compras / Rankings / Fornecedores

Rankings Fornecedores (vendas)

II Mapas Vendas / Rankings / Fornecedores

Rankings Grupos Artigos (compras)

II Mapas Compras / Rankings / Grupos Artigos

Rankings Grupos Artigos (vendas)

II Mapas Vendas / Rankings / Grupos Artigos

Rankings Marcas (compras)

II Mapas Compras / Rankings / Marcas

Rankings Marcas (vendas)

II Mapas Vendas / Rankings / Marcas

Recalcular Estatísticas II Mapas Estatísticas / Recalcular

Recepção de Informação p/filial

II MultiLoja Consolidação Sede / Recepção Inform. Filial

Recepção de Informação

p/sede

II MultiLoja Consolidação Filial /

Recepção Inform. Sede

Recibo (cliente) II Atendimento Relacionados / Recibo

Recibo (consultar) II Atendimento Consultar Documentos

Recibo Entidade II Utilitários Gestão de Comparticipações

/ Recibo Entidade

Reclamação II Atendimento Ficha de Reclamação

Reconciliação Bancária II Utilitários Gestão Bancária /

Reconciliação Bancária

Registar Envio II Utilitários Correspondência / Relacionados / Assinalar Envio

Reparação (Consulta) II Oficina Consulta de Reparações

Reparação (Execução) II Oficina Pendentes de Execução

(executar)



Reparação (Registo) II Atendimento Fichas de Reparação

Reparar Base de Dados II Utilitários Base de Dados / Compactar e Reparar Base de Dados

Repor Cópia de Segurança

II Utilitários Base de Dados / Repor Cópia de Segurança

Resumo por Rubrica II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /

Resumo por Rubrica

Retirar Cliente Lista II Utilitários Correspondência /Relacionados /Retirar Cliente Lista

Rodapé I Func. Geral Janela Principal / Rodapé

Rubrica II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas /

Rubricas

S

Sair II Sair

Saldo de Letras II Utilitários Gestão de Letras / Mapas /

Saldo de Letras

Saldos Diários de Conta II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /

Saldos Diários de Conta

Saldos Médios de Conta II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /

Saldos Médios de Conta

Selecção de Registos I Func. Geral Manut. Dados / Relacionados

/ Selecção Registos

Série de Numeração II Tabelas

Auxiliares Configuração / Séries de Numeração

Serviços de Reparação II Tabelas

Auxiliares Técnicas / Serviços de Reparação

Sexo (Corr. cliente) II Utilitários Correspondência / p. cliente / Faixa etária - Sexo

T



Tabela de Fornecedores II Compras Tabela de Fornecedores

Tabela PVP II Mapas Artigos / Tabelas PVP

Tabelas Administrativas II Tabelas


Tabelas Auxiliares II Tabelas

Auxiliares

Tabelas Configuração II Tabelas

Auxiliares Configuração

Tabelas Técnicas II Tabelas

Auxiliares Técnicas

Talão (consultar) II Atendimento Consular Documentos /

Talão

Talão (criar) II Atendimento Relacionados / Talão

Talão de Crédito - cliente

II Atendimento

Taxas de IVA II Tabelas Auxiliares

Administrativas / Taxas de IVA

Técnico II Tabelas

Auxiliares Administrativas / Médicos Técnicos

Testes de Contactologia II Atendimento Contactologia / Testes

Testes de Optometria II Atendimento Optometria / Testes

Tipos de Aros II Tabelas

Auxiliares Técnicas / Tipos de Aros

Tipos de Cartas II Utilitários Correspondência / Tipos de

Cartas

Transferências II Multi-Loja Transferências

Transferências de Outras Lojas

II Multi-Loja Transferências / Transferências de Outras Lojas

Transferências para Outras Lojas

II Multi-Loja Transferências / Transferências para Outras Lojas



U

Última Visita (Corr. cliente)

II Utilitários Correspondência / p. cliente / Última Visita

Utilizadores II Tabelas

Auxiliares Configuração / Utilizadores

V

V/ Aviso Lançamento II Compras Vosso Aviso Lançamento

Valores em divida (Corr. cliente)

II Utilitários Correspondência / p. cliente / Valores em Divida

Venda a Dinheiro (consultar)

II Atendimento Consultar Documentos / Venda a Dinheiro

Venda a Dinheiro (criar) II Atendimento Relacionados / Venda a

Dinheiro

Venda Personalizada II Atendimento Venda Personalizada

Venda Rápida II Atendimento Venda Rápida

Vendas – configurar parâmetros



Ver Barra Botões II Janelas

Ver Botões II Janelas

Ver / Editar II Utilitários Correspondência /

Relacionados / Ver - Editar

Vias (nº de para documentos)



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