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“Technology Contributes to Better Project Information 

Management and File Sharing”

www.lynnimaging.com

Beginning with the End in Mind…

MAY 2014

Lynn Imaging Began as Lynn Blue Print and Supply 

Co. in 1946 in Lexington, KY

4 Locations in Louisville, Lexington, Frankfort, KY

Serve the Architectural,            Engineering and Construction         Industry

Traditional Reprographics. In 2001 launched Software Development Partnership 

Opened Lynn Imaging Monster Color in 2007

Communication Methods

“A tsunami of information is useless unless communication methods and styles improve to handle the volume.”  

“BIM vs Communication‐ Improving One Enhances the Other”  By Damon Sochaand Jennifer Lanzettiwww.constructormagazine.com July/August 2012

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Everyone is Changing Business Practices Electronicfiles

Remoteprojectteams

Loweringcosts

UseofBIM

Emailoverload

Desiretodolessprinting

Paperanddigitalneeds

Interoperabilityamongteammembers

Implications of Change

• In‐office/in‐trailer  print solutions

• Reliable file transfer tools

• Software to read, create and sign files

• Documented electronic workflow (CYA)

• I.T. infrastructure or Cloud Service

• You work faster and are required to be more productive

Technology Available

File Sharing Tool

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File Sharing Tool

Bid Information Tool

Technology Available

File Sharing Tool

Bid Management Tool

Construction Information Management Tool

Technology Available

File Sharing Tool

Bid Information Tool

Construction Information Management Tool

Project Document Closeout Services

Technology Available

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4

File Sharing Tool

Bid Information Tool

Construction Information Management Tool

Project Document Closeout

Project Archive Tool

Technology Available

File Sharing Tool

Bid Information Tool

Construction Information Management Tool

Project Document Closeout

Project Archive Tool

Collaboration Tools

Technology Available

File Sharing Tool Bid Information Tool Construction Information 

Management Tool Project Document Closeout Project Archive Tool Collaboration Tools Technology in the Trailer

Technology Available

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What’s Your Approach?

• Multiple copies

• Shipping costs• Slow process• Manual tracking

• Electronic Files• Transfer & tracking issues

• Version issues

• Limited access for contractors & subs

• General vs. Tailored Solution

Hardcopy eMail / FTP Proprietary System

Key Features• Dashboard• Log In Credentials• Approval Workflows• Email Notifications• Time/Date Stamp• Invite Members• File Version Control

File Sharing

File Sharing Tool

LOG IN

DASHBOARD

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6

File Sharing Tool

UPLOAD FILES

EMAIL

File Sharing Tool

VIEW FILES, DOWNLOAD, CHECKOUT, EDIT, SAVE, VERSION CONTROL

File Sharing Tool

ACTIVITY LOG

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Key Features• View Bid Documents Securely• Notify Potential Bidders of Project Online• Manage Bid Lists• Email Bidders List• Distribute Hard Copies  or Electronic Files• Track Project Activity• Submit Bids Online Securely

Bid Information

Bid Information

Key Features

• 100% Web Based Online• Ball‐In‐Court Process• Activity Logs• Built In Mark Up Tool• Date/Time Stamps• Central Place for Files• Documented Workflow Information

Construction Information Management

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100% Web Based

• Project web portal to initiate and track changes as they happen during the construction phase

• Easy to use

• Auto email notification of document changes

Shared workspace for all information ensures project teams have the latest and best information to do their work

Ball‐In‐Court Process

• Efficient and accountable team communication 

• Automated approval and review process workflow

Tracking Activity

Document Management 

– Customizable logs for items in collaboration

– Document vault maintains document version integrity

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Mark Up Tool

• Accelerate the review process

• Integrated viewer & mark‐up tool available to all team members 

Mark‐up Tool Included 

Accountability• Detailed tracking and tracing of all user actions: 

– Photos

– Submittals

– Observation Reports

– Daily Reports

– Punch Lists

– ASI

– RFI

– O&M’s

– Proposal Requests

– ETC….

Project Document Closeout

SchedulesField Reports 

PhotosRFI’s

SubmittalsChange OrdersWork Directive 

Change/ASIPay Applications

WarrantiesPermits

Certificates

TO: OWNER

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Project Document Closeout

SchedulesField Reports 

PhotosRFI’s

SubmittalsChange OrdersWork Directive 

Change/ASIPay Applications

WarrantiesPermits

Certificates

TO: OWNER

Key Features

• Full Digital Archive of Project• Organize and Manage• Retain and Dispose Files• Full Text and Metadata Search • Create and Capture • Load on Server or Opt for Cloud Service

Project Archives

Go Paperless!Manage documents and records in a software solution that turns cabinets of paper and electronic files into an organized, highly secure library and allows organizations to fast track to the paperless office.  

Project Archives

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Project Archives

Inbox

Contents

Search

Technology in the Trailer or in the Office 

• Wireless Large Format Print Options

– HP ePrint and Share, example

– Driverless‐with any wireless device

– Mobility‐ Send to print from phone anywhere

– Multiple locations‐ Print from conference room, office, home from any device

– Print History

Collaboration Tools 

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•Convert any existing or new monitor into a high precision, pen based 

touch screen

•Remove from the adjustable boom arm and use with any projector thus turning any projected surface into an     

interactive whiteboard

•Precise and fast and portable

Plasma with UPointer mounted on conference table Duke University BIM Kiosk (55” monitor with Glass Overlay)

E‐Mark Ups

Strategic Custom Signage at Jobsites

• Communicating Your Marketing Strategy with Custom Print Technology

– Jobsite Signs

– Trailer Wraps

– Fencing

– Custom Binders

Timing of Information

“Focus on quality and timing not quantity.  The quantity of information will never be a solution if it is presented poorly.”

BIM vs Communication‐ Improving One Enhances the Other”  By Damon Sochaand Jennifer Lanzettiwww.constructormagazine.com July/August 2012

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TAKE AWAYSBusiness Practices are changing.  

Lynn Imaging is invested in 

technology and responding to our 

customer’s needs in an ever 

changing business environment for 

information managers and 

improving the communication 

process in this digital age.