00_cartilha_procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_resolucao40.pdf

Upload: gerson-baiao

Post on 08-Jul-2018

217 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    1/24

    Cartilha

    Procedimentos paraEliminação de Documentos

    Públicos

    MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

    SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃOCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    2/24

    É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.

    Ministro da FazendaJOAQUIM LEVY

    Secretário-ExecutivoPAULO ROGÉRIO CAFFARELLI

    Subsecretário de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoMANUEL AUGUSTO ALVES SILVA

    Coordenadora-Geral de Recursos LogísticosALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO

    Coordenadora de Documentação e Sistemas de Logística - SubstitutaAMANDA FREITAS GOMES

    Equipe TécnicaAMANDA FREITAS GOMESDANIELE CRISTINA BASSO UNO

    GABRIELA MACHADO DE SOUZAEDUARDO FERNANDES AUGUSTO

    DiagramaçãoDANIELE CRISTINA BASSO UNO

    RevisãoVALDINEA PEREIRA DA SILVA

    BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Cartilha procedimentos para eliminação de documentos públicos.- 2. ed. - Brasília, 2015. p.

    Impresso no Brasil/ Printed in Brazil 

    20

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    3/24

    Brasília-DFJaneiro/2015

    MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

    SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃOCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

    Cartilha

     Procedimentospara Eliminação de

    Documentos Públicos

    2ª edição

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    4/24

    Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria dePlanejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de

      Recursos Logísticos.  Cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos

    asília : MF/SE/SPOA/COGRL, 2015.  p. : il. ; 21 cm.

     

    :

    - 2. ed. - Br20

    1. Documentos - Eliminação. 2. Arquivos e arquivamento(Documentos). 3. Documentos - Gestão. 4. Brasil. Ministério da Fazenda. I.Título.

    CDD - 025.17

     

    Registre sua manifestação no

    Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.

    http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/ 

    Telefone: 0800 702 1111

    E-mail: [email protected] 

     A SPOA agradece!

    MINISTÉRIO DA FAZENDASecretaria ExecutivaSubsecretaria de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoCoordenação-Geral de Recursos LogísticosSAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar

    CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - BrasilFone: 55 (61) 3412-5801

    2015, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)

    [email protected]://www.fazenda.gov.br/

     

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    5/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 3

    APRESENTAÇÃO 

    A Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida também como Lei deArquivos e que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,

    define no Art. 1º que:

    É dever do Poder Público a gestão documental e a proteçãoespecial a documentos de arquivos, como instrumento de apoioà administração, à cultura, ao desenvolvimento científico ecomo elementos de prova e informação.

    Assim, a cartilha apresenta o passo a passo dos procedimentos a serem

    seguidos para a eliminação de documentos públicos, com base no que foi

    estabelecido pela Resolução n. 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho

    Nacional de Arquivos (CONARQ).

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    6/24

     

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    7/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 5

    DEFINIÇÕES 

    Com o objetivo de entender melhor o passo a passo para a eliminação dedocumentos públicos, algumas definições de termos são importantes:

    Assunto:  é o conteúdo informacional do documento. Um mesmo tipo de

    documento poderá ser associado a assuntos diversos. Ver tipo de documento.

    Atividade-fim (ou finalística): é o conjunto de atividades que uma instituição

    desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, de acordo com

    a missão e a visão do órgão.

    Atividade-meio:  é a atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um

    órgão; e é comum a todas as organizações. Exemplo: compra de equipamentos

    e materiais, planejamento do orçamento, gestão de pessoas, etc.

    Avaliação de documentos:  é o processo que consiste em identificar valores

    para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer

    prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos

    arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do

    patrimônio documental.

    Ciclo de vida dos documentos:  é a sucessão de fases por que passam os

    documentos, desde o momento em que são criados (produção) até a sua

    destinação final (eliminação ou guarda permanente). Também conhecida como

    “teoria das três idades”.

    Classificação arquivística: é a organização dos documentos de um arquivo, deacordo com um plano ou código de classificação. A classificação é realizada a

    partir da análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção

    da categoria de assuntos sob a qual serão classificados, arquivados e

    acessados.

    Código de classificação de documentos:  é um instrumento de trabalho

    utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por

    um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades.

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    8/24

     

    6 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

    Comissão de Avaliação de Documentos (CAD):  é uma comissão peculiar à

    estrutura do Ministério da Fazenda, instituída nos órgãos que integram a

    Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

    Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD):1

     é uma comissãoregulamentada pelo Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tem a

    responsabilidade de orientar o processo de análise, avaliação e destinação da

    documentação produzida e acumulada no MF.

    Destinação de documentos:  é o encaminhamento dos documentos, em

    decorrência da avaliação, para a guarda permanente ou para a eliminação.

    Documento: é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o

    suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova epesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do

    homem numa determinada época ou lugar.

    Eliminação de documentos: é a destruição de documentos que, na avaliação,

    forem considerados sem valor para guarda permanente.

    Espécie documental: é a configuração que assume um documento de acordo

    com a disposição (forma de registro) e natureza dos atos que lhe deram

    origem. Exemplos: decreto, resolução, portaria, acórdão, parecer, relatório,

    ata, certidão, atestado, contrato, convênio, ofício, memorando, edital, alvará,

    etc.

    Formato: é a configuração física de um suporte conforme a sua natureza e o

    modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno,

    planta, etc.

    Fundo: é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência.Gênero documental: é a configuração que assume um documento de acordo

    com a linguagem utilizada na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: textual,

    audiovisual, cartográfico, etc.

    1

     A CPAD, a CAD e a SCAD foram instituídas por meio da Portaria SE/MF n. 206, de 10 de julho de 2008, alteradapela Portaria SE/MF n. 316, de 26 de agosto de 2011. Mais informações sobre as Comissões estão disponíveisem: .

    http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=11/07/2008&jornal=1&pagina=23&totalArquivos=140http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=11/07/2008&jornal=1&pagina=23&totalArquivos=140http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=11/07/2008&jornal=1&pagina=23&totalArquivos=140http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=29/08/2011&jornal=2&pagina=24&totalArquivos=48http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=29/08/2011&jornal=2&pagina=24&totalArquivos=48http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=29/08/2011&jornal=2&pagina=24&totalArquivos=48http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=23225&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=23225&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=23225&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=23225&pag=vinchttp://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=29/08/2011&jornal=2&pagina=24&totalArquivos=48http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=11/07/2008&jornal=1&pagina=23&totalArquivos=140

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    9/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 7

    Processo (documento): é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no

    decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de

    arquivamento. Ver documento.

    Processo (negócio): é a “organização lógica de pessoas, energia, equipamentoe procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um

    resultado final” (PALL, 1987 apud FURLAN, 2011, p. 17).

    Seleção de documentos:  é a seleção física dos conjuntos documentais com

    vistas ao cumprimento de sua destinação.

    Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD): é uma comissão instituída

    nas unidades descentralizadas, regionais, estaduais e seccionais do Ministério

    da Fazenda. Ver Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

    Suporte: é o material no qual são registradas as informações. Exemplos: papel,

    disco magnético, etc.

    Tabela de temporalidade de documentos:  é um instrumento de destinação,

    aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condições de guarda,

    tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de

    documentos.

    Tipo de documento:  é a divisão de espécie que reúne documentos por suas

    características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica

    de registro. Exemplo: na espécie “decreto”, os tipos podem ser “decreto-lei”,

    “decreto legislativo”; na espécie “relatório”, os tipos podem ser “relatório de

    atividades”, “relatório de fiscalização”; na espécie “certidão”, os tipos podem

    ser “certidão de nascimento”, “certidão de tempo de serviço”.

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    10/24

     

    8 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

    Para a documentação das atividades-meio  produzida, recebida ou

    arquivada no Ministério da Fazenda, deve ser aplicado o Código de

    Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de

    Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal

    (CONARQ, 2001).2 

    Para a documentação referente às atividades-fim do MF, a Secretaria da

    Receita Federal do Brasil possui o Código de Classificação e a Tabela de

    Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo3  aprovados pelo

    Arquivo Nacional.4 A aplicação desses instrumentos, nas Superintendências de

    Administração do Ministério da Fazenda (SAMFs), deve seguir as orientações

    dadas pela COGRL/SPOA.5 Para os demais órgãos e unidades do MF, os códigos

    e as tabelas específicos estão em fase de desenvolvimento e aprovação peloArquivo Nacional, para posterior aplicação.

    2 Disponível em: .3 Disponível em:

    .4 Portaria AN n. 221, de 10 de novembro de 2014. 5 Disponível em: .

    http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdfhttp://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdfhttp://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdfhttp://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdfhttp://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdfhttp://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdfhttp://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=26&data=11/11/2014http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=26&data=11/11/2014http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=26&data=11/11/2014http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30440&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30440&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30440&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30440&pag=vinchttp://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=26&data=11/11/2014http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdfhttp://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    11/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 9

    PASSO A PASSO PARA ELIMINAÇÃO DE

    DOCUMENTOS PÚBLICOS 

    O presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD)

    e o responsável pela seleção dos documentos deverão solicitar

    uma reunião com todos os membros para dar publicidade ao início

    dos trabalhos de classificação documental.

    Nessa reunião, poderão ser abordados os seguintes pontos:

    a)  apresentação da equipe de classificação de

    documentos;

    b)  apresentação do cronograma do trabalho de

    classificação;

    c) 

    indicação dos conjuntos documentais que se pretende

    classificar; e

    d) 

    aprovação do Plano de Trabalho por parte dosmembros da SCAD.

    A equipe de classificação deve iniciar os trabalhos de classificação

    documental, com base no Código de Classificação de Documentos.

    O trabalho deve consistir na leitura do documento para verificar aqual assunto pertence e fazer a correspondência dele no Código de

    Classificação. Após a classificação, a equipe deve

    realizar a separação dos documentos em uma

    caixa-arquivo para cada código. Ver Cartilha

    Procedimentos para Classificação de Documentos

     Arquivísticos.6 

    6 Disponível em: .

    1

    http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30212&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30212&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30212&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30212&pag=vinc

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    12/24

     

    10 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

    Avaliar quais documentos classificados são objetos de

    eliminação segundo a Tabela de Temporalidade de

    Documentos.

    Os membros da SCAD devem autuar o Processo Administrativo da

    Subcomissão de Avaliação de Documentos e fazer constar nos

    autos todos os documentos relativos aos procedimentos

    legais, como as atas de reunião da Subcomissão, a Listagem de

    Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação deDocumentos, o Termo de Eliminação de Documentos, entre outros.

    Separar aqueles que foram destinados à eliminação e

    tramitá-los no sistema COMPROT para o órgão

    “Subcomissão de Avaliação de Documentos”.

    Separar aqueles que não foram destinados à eliminação,

    pois devem aguardar mais tempo para o descarte e

    retorná-los à caixa-arquivo de origem.

    5 6

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    13/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 11

    O responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados

    deve elaborar uma Listagem de Eliminação de Documentos (figura

    1) e encaminhá-la à Comissão de Avaliação de Documentos (CAD)

    do respectivo órgão para aprovação.

    A CAD, então, deve encaminhar o documento à

    Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

    (CPAD), para ciência e análise. Após aprovação da CPAD,

    esta deve encaminhar ao Arquivo Nacional, a fim de obter

    autorização, duas vias da Listagem (assinadas e

    rubricadas), por meio de correspondência oficial. 

    Figura 1 – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos

    LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

    ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhadodas siglas respectivas) UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará osdocumentos relacionados na listagem, acompanhado das siglasrespectivas)No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos,indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos.

    ÓRGÃO/SETOR: (siglas) LISTAGEM Nº: (nº / ano) FOLHA Nº: (nº / nº total) 

    CÓDIGOREFERENTE À

    CLASSIFICAÇÃODESCRITORDO CÓDIGO

    DATAS-LIMITE

    UNIDADE DEARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES/

    JUSTIFICATIVASQUANT. ESPECIFICAÇ O

    MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total de documentos que serão eliminados) 

    DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados) 

    (O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a

    serem eliminados necessitarem de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas.)

    Conta(s) do(s) exercício(s) de: Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunalde Contas em:Publicação no Diário Oficial

    (data, seção, página)

    (continua)

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    14/24

     

    12 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

    Figura 2 – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos (continuação) 

    LOCAL/DATA ______ ___/___/___

     __________________

    RESPONSÁVELPELA SELEÇÃO

    LOCAL/DATA ______ ___/___/___

     ______________________

    PRESIDENTE DASUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO

    DE DOCUMENTOS

    LOCAL/DATA______ ___/___/___

     ________________________

    AUTORIDADE DO ÓRGÃO

    LOCAL/DATA ______ ___/___/___

     _________________________________Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD)

    LOCAL/DATA ______ ___/___/___

     _________________________________Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

    LOCAL/DATA ______ ___/___/___

    AUTORIZO: __________________________________

    Diretor-Geral do Arquivo Nacional

    Fonte: Adaptado de CONARQ, 2014.

    Após obter a autorização, os membros da SCAD devem elaborar a

    minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (figura

    2) e encaminhá-la à CAD do respectivo órgão para aprovação.8 

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    15/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 13

    Figura 3 – Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

    (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

    EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

    Nº ____/____ (indicar o nº / ano do Edital) 

    O(A) Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos, designado(a) pela Portaria

    nº _____ (indicar o nº), de ___/___/___ (indicar dia, mês e ano da portaria), publicada no (indicar

    o nome do periódico oficial), de ___/___/___ (indicar dia, mês e ano da portaria), de acordo com a

    Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo titular

    do (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento de

    autorização), faz saber a quem possa interessar que a partir do quadragésimo quinto (45º) dia

    subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o nome do periódico oficial), se não

    houver oposição, o(a) (indicar a unidade responsável pela eliminação)  eliminará (indicar a

    mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos

    códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-

    limite gerais), do(a) (indicar o nome do órgão/entidade produtor ou acumulador dos documentos

    a serem eliminados).

    Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas e mediante petição

    dirigida à Subcomissão de Avaliação de Documentos do(a) (indicar o nome do órgão/entidade), a

    retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou

    cópias de folhas de um processo.

    (Local e data)(Nome e assinatura do Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos)

    Fonte: Adaptado de CONARQ, 2014.

    Após aprovação da minuta do Edital de Ciência de

    Eliminação de Documentos pela CAD, a SCAD deveencaminhar o documento para publicação no

    Diário Oficial da União (DOU). Após a publicação,

    a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional

    uma cópia da página em que o Edital foi

    publicado. Aguarda-se, então, um prazo de 45

    dias para possíveis manifestações de

    interessados nos documentos a serem

    eliminados.

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    16/24

     

    14 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

    A eliminação de documentos públicos deverá ser

    efetuada por meio de fragmentação manual ou

    mecânica, com a garantia de que a

    descaracterização dos documentos não possa ser revertida, sob a

    supervisão de servidor designado para acompanhar o

    procedimento.

    Após a eliminação dos documentos, os membros da SCAD

    devem elaborar o Termo de Eliminação de Documentos (figura3) e encaminhá-lo para publicação em boletim interno do MF.

    Após a publicação, a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional uma cópia

    da página em que o Termo foi publicado.

    Figura 4 – Modelo de Termo de Eliminação de Documentos

    (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

    TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

    Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o(a) (indicar o nome do

    órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de

    Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a)

    (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que

    autorizou a eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o

    nº / ano do edital), publicado no (indicar o nome do periódico oficial), de (indicar a data de

    publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total)  dos documentos

    relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos

    documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar onome do órgão/entidade produtor ou acumulador dos documentos que foram eliminados).

    (Local e data)

    (Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a

    eliminação)

    (Nome e assinatura do Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos)

    Fonte: Adaptado de CONARQ, 2014.

    10 

    11 

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    17/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 15

    A SCAD deve enviar Memorando à COGRL solicitando a exclusão,

    no sistema Comprot, dos documentos que foram tramitados

    para o órgão “Subcomissão de Avaliação de Documentos” (passo

    5). Junto com o Memorando, deve-se encaminhar o Processo Administrativo

    da Subcomissão de Avaliação de Documentos (autuado no passo 4).

    Para esclarecimentos adicionais, entrar em contato com a CAD de seu

    órgão ou com a Presidência da CPAD/MF Núcleo Central (representada

    pela COGRL/SPOA) pelo e-mail  [email protected].

    12 

    http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27961&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27961&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27961&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27961&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27955&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27955&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27955&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27955&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27961&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=27961&pag=vinc

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    18/24

     

    16 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

    REFERÊNCIAS 

    ARQUIVO NACIONAL. Gestão de documentos: curso de capacitação para osintegrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, daadministração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 98 p.

    BRASIL. Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional dearquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:. Acesso em: 18 jul.2014.

    CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificação, temporalidade edestinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da

    administração pública. Disponível em:. Acessoem: 18 jul. 2014.

     ____________. Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre apublicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais daUnião, Distrito Federal, Estados e Municípios. Disponível em:

    . Acesso em: 26 ago. 2014.

     ____________. Resolução n. 40, de de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre osprocedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos eentidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Disponível em:. Acesso em: 17 dez. 2014.

    FURLAN, José Davi (tutor). Introdução ao BPM e CBOK: módulo 1: aula

    inaugural. In: ELO GROUP. Curso de formação de gestores de processo. [Rio de

    Janeiro]: ELO Group, 2011. p. 1 - 64. Educação à distância.

    http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&sid=46http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&sid=46http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&sid=46http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&sid=46

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    19/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 17

    APÊNDICE – PROCESSO DE NEGÓCIO: ELIMINAÇÃO DE

    DOCUMENTOS PÚBLICOS7 

    7 Disponível também em: .

    http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30213&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30213&pag=vinchttp://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30213&pag=vinc

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    20/24

     

    18 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    21/24

     

    Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 19

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    22/24

     

    20 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    23/24

  • 8/19/2019 00_Cartilha_Procedimentos_para_eliminacao_de_documentos_Resolucao40.pdf

    24/24

    MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

    SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃOCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS