1

ТЕХНИЧЕСКИ УНИВЕРСИТЕТ – СОФИЯ СТОПАНСКИ ФАКУЛТЕТ

КАТЕДРА „ИКОНОМИКА, ИНДУСТРИАЛЕН ИНЖЕНЕРИНГ И МЕНИДЖМЪНТ“

маг. инж.-мениджър Орлин Павлов Маринов

УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНСКИТЕ ПРОЦЕСИ ЧРЕЗ ЕЛЕКТРОННИ

ФОРМИ НА СЪТРУДНИЧЕСТВО И ВИДЕОКОНФЕРИРАНЕ

АВТОРЕФЕРАТ

на дисертация за получаване на образователната и научна степен

“ДОКТОР“

Научни ръководители: проф. д.т.н. маг. инж. Румяна Цанкова доц. д-р маг. инж. Панайот Ганчев

Професионално направление:

5.13. „Общо инженерство“

Научна специалност: „Организация и управление на производството“

Резензенти: проф. д-р инж. маг. Боряна Делийска

доц. д-р инж. маг. Светослав Димков

СОФИЯ

2013

2

Дисертационният труд е с обем 135 страници, в които са включени 30 фигури, 10 таблици, 15 формули и са използвани 80 източника. Обособени са 2 приложения с използваните в дисертационният труд анкетни карти и таблици с данни за корелационния анализ.

Дисертационния труд е обсъден и допуснат за защита от катедра „Икономика, индустриален инженеринг и мениджмънт“, СФ при ТУ-София

Теоретичните и експерименталните изследвания по дисертационния труд са проведени в:

• ТУ-София, СФ, катедра „Икономика, индустриален инженеринг и мениджмънт“;

• Център за научни изследвания и обучение по е-управление при СФ на ТУ-София;

• I, III и IV-та международни научни конференции „Е-управление“;

• „Дни на науката и техниката“ – Созопол, 2011;

• Академичен съвет на ТУ-София;

• В Библиотечно-информационен център (БИЦ) на ТУ-София;

Защитата на дисертационния труд ще се състои на 13.05.2013 от 13.30 часа в зала 3503 на ТУ-София.

Материалите по защитата са на разположение на интересуващите се в блок 3 на ТУ-София, кабинет 3235.

Автор: гл. ас. инж.-мениджър Орлин Павлов Маринов

Заглавие: „Усъвършенстване на административно-управленските процеси чрез електронни форми на сътрудничество и видеоконфериране“

3

I. Обща характеристика на дисертационния труд

Актуалност В управленската стратегия „Европа 2020“ на ЕС за устойчив растеж

през следващото десетилетие се поставят пет амбициозни цели ЕС – в областта на заетостта, иновациите, образованието, социалното приобщаване и климата/енергията, които трябва да бъдат постигнати до 2020 г. Конкретните резултати за ЕС и на национално равнище на държавите членки зависят пряко от доброто и открито електронно управление, както и от доброто сътрудничество.

В Лисабонския договор, ратифициран от държавите членки на ЕС, също се разглеждат принципите на доброто управление, като се набляга на значението на засиленото многостранно сътрудничество и глобално управление, откритостта и участието на гражданското общество в управлението.

В националните стратегии за ускорено развитие на информационното общество в Република България също са определени основните принципи, на които трябва да се основава този процес в България. Основни елементи са: фокус върху гражданите, достъпност до информацията, подобряване на сътрудничеството и технологична неутралност на решенията. Поставя се акцент върху използването на система от нови и на вече съществуващи инструменти за утвърждаване на доверието на Европа като към отворено и демократично общество в Република България.

До сега са постигнати много малко от поставените в посочените нормативни актове цели. За да бъдат постигнати те, е много актуално решаването на проблема за разработването на методи и средства за постигането на откритост, прозрачност и пряко участие на обществеността в административно-управленските процеси, както и по-добро сътрудничество при тяхната реализация. В частност видеоконферирането като средство за решаване на тези задачи вече има приложение в редица контролни дейности, като актуално е по-нататъшното му използване за усъвършенстване на административно-управленските процеси.

Дисертационният труд е посветен на актуалните методически и приложни проблеми и тяхното решаване при електронното сътрудничество в административно-управленските процеси, видеоконферирането и неговата разновидност Уеб базираното видеоконфериране (УБВ) в публичната и бизнес администрацията.

Цел и задачи Целта на дисертационния труд e изследване състоянието и

възможностите за усъвършенстване на етапите и функциите на административно-управленските процеси по йерархични равнища чрез

4

електронни форми на сътрудничество и уеб базирани видеоконферентни технологии.

Задачите, чрез които се постига целта, могат да се дефинират по следния начин:

1.Изследване и изграждане на система от критерии за оценяване приложимостта на видеоконферирането в административно-управленските процеси;

2.Анализиране на възможностите и разработване на подходите за сътрудничество в административно-управленските процеси, за да се постигне усъвършенстване с прилагане на електронни форми на сътрудничество и уеб базирани видеоконферентни технологии;

3.Моделиране на административно-управленски процеси с използване на електронни форми на сътрудничество и уеб базирани видеоконферентни технологии.

Обект и предмет Обект на изследването са етапите и функциите на административно-

управленските процеси в бизнеса и публичния сектор. Предмет на настоящето изследване са административно-

управленските процеси в бизнеса и публичната сфера.

Научна значимост и новост Анализът на специфичните характеристики на административно-

управленските процеси в публичната и бизнес администрацията, дава възможност да се предложат нови научно-приложни решения с използване на електронни форми на сътрудничество и уеб базирано видеоконфериране:

• За целите на управленските процеси, в които използването на информационно-комуникационни технологии води до забележимо усъвършенстване е въведена нова форма на електронно сътрудничество „Едно и също време/Много различни места.

• Систематизираните в дисертацията критерии за оценка на приложението на електронното сътрудничество и видеоконферирането за подобряване на административно управленските процеси.

• Разработената въз основа на създадената система от критерии за оценка Методика за оценяване приложимостта на УБВ в административно-управленски процеси. С анкетни данни, обработени по методиката, е установен потенциал за подобряване на процесите с повече от 30%.

• Разработени и представени са теоретични модели за работа с уеб базирана видеоконферентна технология в административното управление. Те са приложими както в публичната, така и в бизнес администрацията в различни отрасли.

5

Практическа приложимост Експерименталното използване на разработените нова форма на

сътрудничество, система от критерии за оценка, Методика за оценяване приложимостта на УБВ в административно-управленските процеси и теоретичните модели за работа с уеб базирана видеоконферентна технология са експериментирани в Центъра за научни изследвания и обучение по е-управление при СФ при ТУ-София и Академичния съвет на ТУ-София.

Реализация на разработката Разработената методика и модели са експериментално приложени и

постоянно внедрени в: ежегодната международна конференция „Е-управление“; в ежегодните„Дни на науката и техниката“ – Созопол; в Академичен съвет на ТУ-София; В БИЦ на ТУ-София; в „Центъра за медийни комуникации“ при ТУ-София.

Одобряване на работата Дисертационният труд и неговите резултати са доказани чрез

положителни становища, изразени в протоколите за внедряване и прекият обществен отзвук от прилагането му за повишаване прозрачността на процесите за вземане на решения в АС при ТУ-София и други публични мероприятия с участието на органите на управление на ТУ-София и висши държавници.

Публикации Във връзка с дисертационния труд са направени 7 публикации, от

които 5 доклада и 2 статии. От тях 3 са в съавторство с един от научните ръководители, 1 е самостоятелна и 1 е в чуждестранно печатно издание.

Структура и обем

Дисертационният труд е в един том, който се състои от увод, три глави с изводи към всяка от тях, приноси на дисертационния труд, списък на публикациите по дисертационния труд, декларация за оригиналност и библиография и 3 приложения, включващи използваните в дисертационния труд данни за извършения корелационния анализ, анкетна карта и протокол за внедряване. Основният текст на дисертационният труд, в който са включени 30 фигури, 8 таблици и 16 формули, е изложен на 117 страници. Списъкът на използваната библиография включва 81 заглавия на английски, руски и български език. Означаването на фигурите, таблиците и формулите в автореферата съответства на тази в дисертацията.

6

II. Кратко изложение на дисертационния труд

1.Увод В националните стратегии за ускорено развитие на

информационното общество в Република България са определени основните принципи, съответстващи на стратегия „Европа 2020“ на ЕС за устойчив растеж. Основни елементи са фокус върху гражданите, достъпност до информацията, подобряване на сътрудничеството и технологична неутралност на решенията. Акцент се поставя върху използването на система от нови и вече съществуващи инструменти за утвърждаване на доверието на Европа като към отворено и демократично общество в Република България. В Лисабонския договор, ратифициран от държавите членки на ЕС, също се разглеждат принципите на доброто управление, като се набляга на значението на засиленото многостранно сътрудничество, доброто глобално управление, участието на гражданското общество в управлението и откритостта.

У нас e реализирано широкото използване на информационните и комуникационните технологии (ИКТ) в административно-управленските процеси и сега се изгражда електронно управление (е-управление). С електронното управление се осъществяват принципите на безкористност, почтеност, обективност, отчетност, честност, прозрачност и публичност. Процесът на управление търпи по-нататъшно развитие, което се определя чрез понятието „добро е-управление”, а в последно време и „е-демокрация”, чиято цел е да се осигури непосредствено участие и активно включване на гражданите в управлението на административните дейности.

Всичко това показва голямата актуалност на проблема за намиране на методи и средства за постигането на откритост, прозрачност и пряко участие на обществеността в административно-управленските процеси, както и по-добро сътрудничество при тяхната реализация.

Мощно средство за сътрудничество е видеоконферирането. То е съвкупност от интерактивни телекомуникационни технологии, които позволяват на обектите, разположени на различни местоположения (за разлика от Skype и ICQ) да взаимодействат посредством двупосочно предаване на мултимедиен информационен поток.

Уеб базираното видеоконфериране (УБВ) е информационно-комуникационна технология, разновидност на класическото видеоконфериране, която дава на участващите в информационния обмен субекти и обекти възможност да се свързват и да си взаимодействат в рамките на протичащите процеси, участвайки в многоточкова интерактивна комуникация.

• Видеоконферирането вече има приложение в редица контролни процеси, но все още не е намерило приложение в административно-управленските процеси. Проведените консултации очертават възможност за използване на видеоконферентни приложения при редица

7

административно-управленски процеси, при които са налице следните обстоятелства: (1) необходимост от директна комуникация; (2) необходимост от визуална информация в комуникацията; (3) липса на възможност за участие в комуникацията с физическо присъствие; (4) значителни разходи (финансови и времеви) за физическа среща.

2.Сравнителен анализ на литературните източници

2.1. Изисквания на Европейски и национални стратегии Развитието на управлението на административните услуги и на

административно-управленските процеси у нас се основава на основополагащите Стратегия Европа 2020 и предхождащата я инициатива i2010. Избрани са три приоритета: интелигентен растеж (да се изгради икономика, основана на знания и иновации), устойчив растеж (да се насърчава по-екологична и по-конкурентоспособна икономика с по-ефективно използване на ресурсите) и приобщаващ растеж (да се насърчава икономика с високи нива на заетост, създаваща условия за социално и териториално сближаване). Важна инициатива в рамките на приоритета за постигане на интелигентен растеж е „Програма в областта на цифровите технологии за Европа". Целта е постигане на единен цифров пазар, който се основава на оперативно съвместими приложения, високоскоростен Интернет, достъпен за всички до 2013 г. (най-малко 30 Mbps до 2020 г.), използване в поне 50 % от европейските домакинства на Интернет връзка от над 100 Mbps.

Националната стратегия, която следва приоритетите на Европа 2020, е Общата стратегия за електронно управление в Република България 2011-2015 г. В нея са заложени принципите на „доброто управление” – принципа на поставянето на потребителя в центъра на административното обслужване, принципа за ефективност и ефикасност на предоставяните услуги, принцип на отчетност и прозрачност на администрацията при осигуряване на електронни услуги и вземането на решения, и принципа за доверие и сигурност в Интернет пространството. Основните елементи в тази национална стратегия са фокусът върху гражданите, достъпността до информацията, подобряването на сътрудничеството и технологичната неутралност на решенията.

На ролята на сътрудничеството за постигането на целите на стратегията Европа 2020 се обръща внимание в четири от общо пет инициативи на стратегията, а именно в: „Съюз на иновации“ (EC, 2010a) на равнище ЕС; „Съюз на иновации“ (ЕС, 2010a) на национално равнище; „Програма за нови умения и работни места“и „Европейска платформа срещу бедността”.

Реализацията на инициатива Стратегията Европа 2020 засяга работата на всички управленски равнища в рамките на ЕС, което е предпоставка за активен обмен на информация и сътрудничество при изпълнението на целите й, както в хоризонтална, така и във вертикална

8

посока на управленската йерархия. Това изисква усилена работа за усъвършенстване на вече използваните технологии за сътрудничество, както и разработване и внедряване на нови средства за сътрудничество, с подобрена или изцяло нова функционалност.

Според Решение №922/2009/ЕО на Европейския парламент и на Съвета на Европа от 16 септември 2009 година за решения за оперативна съвместимост за европейските публични администрации (ISA) европейските публични администрации трябва да следват своите цели, като служат „на гражданите, да са ефективни и да вършат своята работа в условията на прозрачност и предсказуемост“.

Същевременно трябва да се запазят принципите на: откритост; технологична неутралност и адаптивност; повторна употреба на документите; неприкосновеност на личния живот и защитата на личните данни; сигурността на данните и услугите.

В България е разработен единен портал, съдържащ каталог с административни услуги, достъпни по електронен път на адрес http://www.egov.bg. На Интернет страницата на разработения портал всеки потребител, може да получи информация за 1300 административните услуги и да се сдобие онлайн с необходимите му документи. По-нататъшната онлайн работа изисква ползването на универсален електронен подпис, което е голямо затруднение за гражданите. Това е и една от причините за малката им използваемост. Незадоволителна е използваемостта на онлайн административните услуги и в другите страни членки на ЕС. Според Capgemini (2010) гражданите на ЕС между 16 и 74 годишна възраст използват 42% от предоставяните онлайн административни услуги. Като важна причина за този нисък процент се отбелязва недостатъчната удовлетвореност на гражданите от участието им и от липсата на съпричастност към административно-управленските процеси. Актуална е необходимостта от изследване на причините за появата на този феномен и на пътищата за преодоляването му.

На Фиг.2.1 са показани резултатите от изследване на мотивите за неизползване на онлайн административни услуги от потенциалните им потребители. Силно впечатление прави ролята на личния контакт. Неизползването в онлайн административните услуги на средства, осигуряващи личен контакт „лице в лице“, е основна причина за неизползване на 35% от предлаганите онлайн административни услуги. Този процент класира липсата на личен контакт на първо място сред причините за неизползване на онлайн административни услуги.

Изводът е, че само по-голямата достъпност и прозрачност на информацията не са достатъчни. Очевидно в тази насока трябва да се търсят нови методични и информационни решения.

9

Фиг.2.1 Диаграма в проценти на причините за неудовлетвореност на гражданите от онлайн административни услуги (Capgemini, 2010).

Планът за действие в рамките на i2010 определя конкретни цели за

достигане до 2010 г., които за съжаление все още не са изцяло постигнати, при това не само у нас, но и в останалите страни членки на ЕС. За пълното му изпълнение е необходимо още:

• Пълно навлизане на порталите като единна точка за достъп, даваща възможност за оценяване на използваемостта на онлайн административните услуги и степента на удовлетвореност на потребителите им, както и за съпоставимост на постигнатите резултати в различните страни от ЕС.

• Напредък в областта на електронното управление, така че до 2010 г. всички граждани да се възползват от иновативни услуги и лесен достъп до всяка от тях;

• Внедряване на ключовите услуги за гражданите и предприятията – до 2010 г. 100% от обществените поръчки да бъдат достъпни по електронен път (действителното използване от 50%);

• Създаване на възможност на гражданите и предприятията до 2010 г. да ползват удобен, сигурен и оперативно съвместим достъп до обществени услуги в цяла Европа;

• Засилване на участието и демократичното вземане на решения – до 2010 г. да се въведат инструменти за ефективен обществен дебат и участие в демократичния процес на вземане на решения.

В Директива 2003/98/ЕC за повторно използване на информация от обществения сектор (EC, 2003) е планирано, че органите от обществения сектор трябва да насърчават повторната употреба на документите, включително и на официалните текстове със законодателен и

% неизползвани онлайн услуги

10

административен характер в онези случаи, когато органът от обществения сектор има правото да разрешава тяхното повторно използване. Възможността за повторна употреба на документите може да се подобри чрез насърчаването на използването на документи в цифров вид или чрез работа с файлове, които да ги направят взаимно съвместими. Досега тази задача е само частично изпълнена в рамките на ЕС .

Проблемът се задълбочава поради факта, че е в тясна връзка със задачата на Стратегия Европа 2020 за трансграничност на публичните услуги, чието осъществяване се явява от критично значение за поддържането на оперативна мобилност в Европа.

Потребителите по принцип имат очакване за участие в подготовката и провеждането на административните работни процеси. Това би довело до избягването на грешки и неразбирателства, което би довело до постигането на по-висока ефикасност при работата с онлайн административни услуги. За максимална демократичност и прозрачност, ръководните принципи на доброто управление трябва да се спазват и прилагат при създаването и управлението на онлайн административни услуги, така както са дефинирани в ратифицирания от всички държави членки на ЕС в Лисабонски договор. В него основно значение се отдава на принципите на сътрудничество и откритост.

2.2.Съвместна дейност чрез сътрудничество

Характерно за всички описани европейски и национални стратегии е важнато място на „доброто“ и широко сътрудничество за реализацията им. Терминът сътрудничество (collaboration) се отнася за всички процеси и дейности, които различни индивиди и/или организации извършват съвместно за постигането на обща или индивидуална цел. От гледна точка на междуорганизационните отношения сътрудничеството се определя като процес, който се осъществява в условия на "възможно най-формализирана междуорганизационна свързаност, включваща в себе си споделени: власт, отговорност за планирането, реализацията и оценката на резултатите от общите усилия“. Разглеждано от управленска гледна точка, сътрудничеството обединява две и повече независими единици заедно за постигането на обща мисия, „която изисква цялостно планиране и комуникиране на множество равнища“ . Сътрудничеството включва в себе си обмен на информация между отделните управленски равнища. Като такова, то е в пряка връзка с административно-управленските процеси.

Ефикасността и ефективността на сътрудничеството за пръв път се обвързва с приложението на високи информационни технологии с въвеждането на понятието компютърно подпомогнато сътрудничество (КПС). С този термин се описва как дейностите по сътрудничеството и тяхната координация могат да бъдат подпомогнати чрез сътрудничество с използване на компютърни системи. КПС е основен термин, който

11

комбинира разбирането за начина, по който хората работят в групи чрез използване на мрежови компютърни технологии и асоциирания с тях хардуер.

Сътрудничеството, включително и КПС, развива разбирането за комуникационните процесите в управлението като разглежда обмена на информация от гледна точка на нивото на осъществяваното сътрудничество. Според Lotus (1995) сътрудничеството се осъществява на три етапа – комуникация, конфериране и координация, всяко със свой собствен технологичен набор от средства за реализация:

Компютърно подпомогнатото сътрудничество се представя чрез матрица на компютърно подпомогнатото сътрудничество, за пръв път въведена от Johansen през 1988 година (Johansen, 1988) и допълнена от Baecker през 1995 година (Baecker, 1995). Матрицата на Johansen/Baecker класифицира компютърно подпомогнатото сътрудничество по два признака – по географско местоположение и по време. По тази матрица (показана на фиг.2.2) се извършва и класификацията на съответно използваните софтуерни, хардуерни и хибридни решения.

Фиг.2.2 Време-пространствена матрица на сътрудничество Johanson – Baecker

12

Един от недостатъците на този модел е липсата на ясно дефиниране на сътрудничеството във вертикален и диагонален аспект. Отделните равнища на сътрудничество се разглеждат само и единствено в хоризонтално сечение, като се игнорират вертикалните и диагоналните връзки в организациите. Матрицата на Johansen не е взаимосвързана с функциите и йерархията на управленските процеси. Във връзка с йерархията на управленските процеси може да се обвържат елементите от матрицата с отделните равнища, тъй като на всяко равнище от йерархията и на всеки етап от управлението се използва сътрудничество, подлежащо на матричната класификация.

Компютърно подпомогнатото сътрудничество намира особено голямо приложение в управленските операции, извършвани в реално време на различно място. Основен инструмент с нарастващо значение при тези операции в последните години е уеб базираното видеоконфериране (УБВ).

Уеб базираното видеоконфериране е усъвършенствана разновидност на класическото видеоконфериране, базирано на уеб технология, съчетаващо в себе си хардуерните възможности на класическите видеоконферентни системи и софтуера за организиране на отдалечени срещи. То е приложимо навсякъде в управлението, където има необходимост от портабилен обмен на жестова, вербална, символна и литерална аудио, видео, документална и презентационна информация в реално време.

Същевременно УБВ създава възможност за драстично намаляване на цената за реализация на видеоконферентни системи поради наличието на УБВ решения с отворен код и подходящи евтини универсални хардуерни средства. Възможността да се добавят практически неограничен брой точки на свързване без необходимост от сериозни инвестиции в инфраструктура, софтуер и оборудване е допълнително предимство.

Предимствата на компютърно подпомогнатото сътрудничество включително и за целите на управлението се доказват от някои пилотни приложения на видеоконферирането и в различни социални, обществено-политически (Европейски патентен офис), здравеопазващи (болница Seton Healthcare Family - Централен Тексас, ВМА –София) образователни (Оксфордски умиверситет), военни организации (NATO) и др. Към момента масово използвани са системи с хардуерно базирано видеоконфериране.

От тези примери се вижда, че видеоконферентните технологии вече навлизат в европейските институции, но с доста ограничена степен на приложение, до някъде поради факта, че водещите компании на този пазар са от САЩ. Това прави наложителна разработката на нови приложения за европейската публична и бизнес администрация, съобразени с нуждите на Стратегия Европа 2020.

13

2.3. Функции и йерархия на административно-управленски процеси При сътрудничество във връзка със системите за управление, следва

да се има предвид, че те са с инвариантен характер, не зависят от конкретна предметната област и са обект на редица общи закономерности. Управлението е процес за поддържане в устойчиво състояние на обекта на управление (в нашия случай административните услуги), който се развива с течение на времето в пространството.

Управленските системи са организирани йерархично с множество нива за изпълнението им. Управленският процес в администрацията е организиран във вид на дървета на поне три йерархични нива: (1) за оперативноуправление; (2) за тактическо управление; (3) за стратегическо управление. В съответствие със задачите на тези три нива е и организационното и информационното им осигуряване.

Управленският процес се развива в посока на все по-голяма степен на обобщаване, движейки се от оперативно през тактическо към стратегическо управление. Същевременно за формирането на ефективни управленски решения са необходими вариативност и моделиране на процесите. Всичко това изисква екипна работа и сътрудничество на членовете им с висока степен на координация.

Оперативното управление има за цел да сведе до минимум отклоненията в хода на оперативната работа според възможностите на съществуващите технически и управленски методи. Оперативното управление се отнася до ежедневната дейност на организацията и е насочено към краткосрочно устойчиво поддържане на дейността й. Информационното осигуряване е с текуща, оперативна време-пространствена информация.

Тактическото управление е свързващото звено между стратегическото и оперативното управление. То свежда стратегическите задачи до средносрочните такива. Осигурява обобщена информация относно оперативното управление за целите на стратегическото управление.

Дейността по стратегическото управление е свързана с определянето на стратегически цели, които съдействат за постигане на главните цели. Стратегическото управление е ориентирано към дългосрочни събития като прогнозни модели и планове. Управлението на тези високи йерархични нива изисква интегриране на информацията и вариантност, за да се постигнат ефективни управленски решения.

Освен със своята йерархия, управлението в административните системи се характеризира и със своите основни функции (етапи) – планиране, организиране, контролиране и координиране.

От гледна точка на функционалния подход в управлението, мениджмънтът се разглежда като съвкупност от взаимосвързани и взаимообусловени действия на сътрудниците в управлението на организацията, а не като еднократно действие на отделен управленски

14

субект. Тази дефиниция подчертава ролята на екипната работа и неотделимата роля на сътрудничеството в управленските процеси.

За да е възможно протичането на управленския процес, е необходимо да се осъществи изпълнението на още две групи процеси – комуникационни процеси и процеси за вземане на решения. Самите решения, според броя на участниците са индивидуални и колективни, като очевидно колективните се формират чрез различни форми на сътрудничество. Въпреки, че колективните форми за взимане на решения са най-демократични, те имат ред ограничения и недостатъци. Такива ограничения са разходът на време и средства, ангажирането на по-голям брой участници, което от своя страна води до затруднена координация. Затова колективните форми на взимане на управленско решение се ограничават до използването им в стратегическото и тактическото ниво на управление. Тези ограничения са основен проблем, към чието решаване е насочена Стратегия Европа 2020, за да бъде осъществима реализацията на заложените в стратегията демократизация и прозрачност на публичните управленски процеси.

В заключение се налага изводът, че във всички процеси и етапи на управлението се включват различни видове сътрудничество по време и място. Основавайки се на литературните източници, може да се твърди, че проблемите на сътрудничеството в различните процеси на управление са засегнати крайно фрагментирано и неизчерпателно в Теорията на сътрудничеството. Развитието на публичния и бизнес мениджмънт преминава през четири фази: кибернетичен; ново управление; електронно управление; електронна демокрация.

В кибернетичния етап всеки управленски процес, включително електронното управление, е йерархично подреден, инвариантен и притежава следните фази: планиране и организиране; контролиране и отчитане; анализиране и подготовка на управленски решения; регулиране. От гледна точка на публичната администрация, административно-управленските процеси, във всичките им етапи и нива, трябва да са в близка връзка с гражданите, което от своя страна означава, че трябва да са ориентирани към гражданите.

Новото управление прибавя принципите за ефективност и ефикасност като постоянни условия при протичането на целокупния управленски процес. Принципът на новото публично управление е взаимстван от корпоративния мениджмънт, като по този начин се затваря пропастта между държавното управление и корпоративния мениджмънт. Основните максими в това ниво на развитие са безкористност, обективност, отчетност, откритост, честност и лидерство. Втората фаза обогатява модела с включването на пазарно ориентирания подход за управление на публичния сектор.

Електронното управление изисква използването на информационни и комуникационни технологии в административно-управленските процеси. Доброто електронно управление съдържа публичност, прозрачност и ориентация към гражданите

15

(потребителите), които да участват във вземането на решения, подобряването на демократичния процес. Негово предимство е прекъсването на преките контакти между административните служители и потребителите, с което се намаляват източниците за корупционни схеми. По този начин, то се явява и средство за борба с корупцията.

Според австрийската стратегия (Digital Austria, 2012) е-управлението, трябва да се основава на следните принципи: сътрудничество, доверие и сигурност, близост до потребителите, достъпност, удобство чрез ефикасност, прозрачност, използваемост, устойчивост, оперативна съвместимост, технологична неутралност.

Последната фаза на административно-управленския процес е електронна демокрация, която има изцяло нова функционалност. Е-демокрацията използва нови информационни и комуникационни технологии (ИКТ) за увеличаване на достъпа и възможностите за съпричастност и пряко участие на населението в демократичния процес. Според посоката на генериране на информационните потоци по равнищата на управление е-демокрацията може да бъде инициирана отгоре-надолу и отдолу-нагоре. По отношение на разпространението на информацията по управленските равнища е-демокрацията бива еднопосочна и двупосочна. Гражданите имат възможност да участват в планирането и вземането на решения, а не само да получават информация за планирането и отчитането. За такова навлизане на ИКТ в обществената практика е необходимо да се решат не само технически, но и методически задачи като какъв да е моделът на сътрудничество в тази област, какви да са средствата за сигурност и защита, какъв да е обхватът и обемът на комуникацията, каква да е връзката с функциите и нивата на управление и т.н. Част от тези задачи се поставят за разрешаване в настоящия дисертационен труд. 2.4 Критерии за оценка на административно-управленските процеси

От направените до тук изследване и анализ се очертават следните десет общоприети критерии за оценка на административно-управленските процеси: близост до гражданите, ефикасност и ефективност, прозрачност, сигурност, достъпност, използваемост, координираност, оперативна съвместимост, устойчивост и технологична независимост.

Анализът на честотата на посочване на тези критерии за оценка на административно-управленските процеси (АДП) в различните литературни източници, направен по лингвистичен метод, дава възможност за ранжирането им. В Таблица 2.1 са показани резултатите от ранжирането на най-често срещаните критерии за оценка на административно-управленските процеси чрез срещането им в брой публикации в Интернет.

На сайта на Европейска програма в областта на цифровите технологии се съхранява профил на всяка страна, характеризиращ степента на нейното развитие в областта на цифровите технологии. Определени са 61 критерия, разделени в 8 категории, от които следните четири имат отношение към дисертационната тема: широколентов достъп, Интернет употреба, процент

16

използвани от населението онлайн услуги, процент използвани от потребителите на Интернет онлайн услуги, е-демокрация. Ранжиране на критерии за оценка на АДП Таблица 2.1

Критерий Средна рангова оценка в Интернет (брой публикации)

Близост до гражданите при онлайн административните услуги

Proximity to citizens in online administrative services

1 030 000

2 380 000

Ефикасност и ефективност при онлайн административните услуги

Efficiency and effectiveness in online administrative services

63 700

5 520 000

Прозрачност при онлайн административните услуги

Transparency in online administrative services

434 000

2 300 000

Сигурност при онлайн административните услуги

Trust and security in online administrative services

197 000

3 270 000 Достъпност при онлайн

административните услуги Accessibility in online administrative

services

595 000

1 310 000

Използваемост при онлайн административните услуги

Usability in online administrative services

9200

1 390 000 Координираност при онлайн административните услуги

Coordination in online administrative services

63 400

387 000

Оперативна съвместимост при онлайн административните услуги

Interoperability in online administrative services

32 500

266 000

Устойчивост при онлайн административните услуги

Sustainability in online administrative services

114 000

3 120 00

Технологична независимост при онлайн административните услуги

Technological neutrality in online administrative services

3 140

59 100

e-Демокрация при онлайн административните услуги

e-Democracy in online administrative services

1 570 000

2 460 000

17

По отношение на нашата страна се показват незадоволителни степени на използване на Интернет базирани услуги (% от Интернет потребителите). То е развито в следните направления: информация за стоки и услуги; четене на онлайн вестници/списания; онлайн банкиране; търсене на здравна информация; търсене на работа, изпращане на документи за кандидатстване за работа; провеждане на онлайн курсове; информация за образование и обучение; участие в социалните мрежи

Основните причини за ниската степен на разпространение на онлайн административните услуги са: неудовлетвореност на гражданите от онлайн административните услуги, сложната и скъпа процедура за придобиване на електронен подпис, ограниченият достъп до широколентов Интернет, недостатъчна информация (обучение) за предлаганите услуги. В допълнение могат да се добавят: ниска степен на е-демократизация, липсата на личен контакт, сложност на онлайн процедурите, недостатъчна бързина на отговорите.

Всичко това показва, че е необходимо разработването на методи и средства за осигуряване на по-голямо участие на гражданите в подготвянето и вземането на управленските решения, постигането на по-висока степен на съпричастност в управленските процеси чрез непосредственото им включване „лице в лице”, максимално разширяване на кръга на вземащите участие в административно-управленските процеси граждани, изключване на произволните личностни решения, проследяване протичането на отделните процеси по време и място.

2.5. Средства за е-сътрудничество и видеоконфериране – хардуерни и софтуерни характеристики.

Е-сътрудничеството се дефинира като сътрудничество, което обединява индивидите за постигане на обща цел чрез използването на електронни технологии. Въпреки, че съществуват форми на е-сътрудничество без никакви форми на комуникация между отделните сътрудници, нито една от тези форми на е-сътрудничество не се възприема като перспективна. Това ни дава основание да предположим, че видеоконферентните технологии са една от прогресивните и перспективни за приложение в административно-управленските процеси форми на е-сътрудничество.

Видеоконферирането може да се дефинира ”като обмен на видео образи и звук между двама и повече участниците с различно местоположение“, участващи заедно в мероприятие от конферентен тип, „като при този обмен основно се обменят образите на участниците и звуците, генерирани от тях“, което не изключва и обмен на друга информация в рамките на същия канал и същото мероприятие. Според това определение, видеоконференциите могат да бъдат двуточкови и многоточкови, като при определени условия и за определено време се допуска и еднопосочно разпространение на описаните данни.

18

От гледна точка на техническите средства, използвани за реализация на видеоконферентните системи (ВКС), се класифицират като дискретни и десктоп.

От гледна точка на софтуерните средства използвани за превръщането на един хардуерно модифициран персонален компютър във видеоконферентно устройство различаваме платформенонезависими и платформенозависими видове десктоп ВКС.

От гледна точка на лицензионните права на използвания софтуер и разходите за придобиване различаваме два вида десктоп ВКС: с отворен код и комерсиални.

От казаното до тук следва, че за една десктоп ВКС от изключително голямо значение са лицензионните права, с които се разпространява, тъй като те определят голяма част от цената за придобиването на едно или друго софтуерно решение и определят нивото му на достъпност.

Поради безплатните неограничени права за брой инсталирани копия и брой използващи ВКС потребители за удовлетворяване на принципите на достъпност и ефективност продуктите с отворен код определено са по-подходящи за използване в приложения, свързани с демократизацията, откритостта и широкото обществено сътрудничество, тъй като те осигуряват по-широка достъпност.

Функционалните характеристики на различните видове видеоконферентни системи от гледна точка на използваните софтуерни средства са показани в Таблица 2.2. Тя е гнездова релация, тъй като на една функционална характеристика съответстват повече от един критерии. За всяка функция видеокомпютърните системи са оценени с пет степенна качествена скала, която може да се апроксимира с бална оценка.

Функционални характеристики на ВКС Таблица 2.2

Функция на ВКС

Видове ВКС

Дискретни ВКС

Десктоп ВКС Мултиплатформени ВКС (вкл. УБВ)

Платформено-зависими ВКС

Брой работни места Ограничен Неограничени Неограничени Независимост от

операционна система Ограничена Много висока Няма

Възможност за интегриране в WWW Ограничена Много висока Няма

Възможности за практически неограничено многоточково конфериране

Няма Много висока Ограничена

Възможност за работа с електронен подпис

Много висока Много висока Ограничена

Възможност за криптиране на информацията

Много висока Висока Висока

Платформена независимост Ниска Много висока Няма

19

Скалируемост и възможност за дублиране

Ниска Много висока Висока

Възможност за централизирано управление

Висока Много висока Много висока

Възможност за дивизионално управление

Ограничена Много висока Много висока

Сътрудничеството се разглежда като присъща форма на проявление на управленските процеси. В още по-голяма степен то е характерно за социалните системи, каквато е административното обслужване. Приложение в административно-управленските процеси намират разнообразни форми на електронно сътрудничество, между които се откроява видеоконферирането. Със своите възможности за мултимедийна интерактивна работа, близка до многобройни и отдалечени потребители видеоконферирането има голям потенциал за приложение в административно-управленските процеси.

В административно-управленската практика в страната ни и в ЕС се работи с повече от 60 критерии за оценка качеството и степента на разпространението на електронното управление. Голяма част от тях са приложими и за оценка на възможностите за използване на електронното сътрудничество и в частност на видеоконферентните технологии в управлението на административните услуги.

С проучването и анализ се установяват основните причини за ниската степен на разпространение на онлайн административните услуги: неудовлетвореност от онлайн административните услуги, сложната и скъпа процедура за придобиване на електронен подпис, ограниченият достъп до широколентов Интернет, недостатъчна информация (обучение) за предлаганите услуги, ниска степен на е-демократизация, липсата на личен контакт, сложност на онлайн процедурите, недостатъчна бързина на отговорите.

Всичко това показва, че е необходимо идентифицирането и използването на методи и средства за осигуряване на по-голямо участие на гражданите в подготвянето и вземането на управленските решения, постигането на по-висока степен на съпричастност в управленските процеси чрез непосредственото им включване „лице в лице”, максимално разширяване на кръга на вземащите участие в административно-управленските процеси граждани, изключване на произволните личностни решения, проследяване протичането на отделните процеси по време и място.

В тази връзка направените функционално-структурни анализи на административно-управленските дейности показват, че е възможно да

20

бъдат приложени като методическа постановка за идентифициране на управленските функции, в които е възможно и препоръчително да се използват формите на електронното сътрудничество и на видеоконферирането.

3.Теоретични и методични проблеми и решения

3.1.Система от критерии за оценка на приложението на е-сътрудничеството и видеоконферирането в административно-управленските процеси

Разработването на система от критерии за оценка на приложението на е-сътрудничеството и видеоконферирането като характерна негова част в административно-управленските процеси (АДП), се основава на: SWOT анализ, системен структурен и лингвистичен анализ, експертно оценяване и корелационен анализ.

Общият набор от критерии е направен на базата на SWOT анализ върху данните за критерии, обобщени от литературния анализ. SWOT анализът в този случай се използва като метод за оценяване на силни страни, слабости, възможности и заплахи за използване на системата от критерии. Той включва целта на анализа, в случая приложение на видеоконферирането в административно-управленските процеси като представителна извадка от е-сътрудничеството и идентификация на вътрешните и външни фактори, които способстват или пречат за постигането на така поставената цел на анализа.

SWOT анализ на влиянието на видеоконферирането върху АДП Области на приложение Ползи

-Генериране на данни и информация; -Визуализация на резултатите от демократизацията; -Създаване на нови демократизационни приложения и услуги, базирани на очакванията на хората; -Ускоряване на етапите на демократизация.

-Увеличаване на прозрачността на административните процеси; -Усъвършенстване процеса на генериране на данни и информация -Подобрено измерване на качеството на демократизация -По-добра идентификация на проблемите на демократизацията -Подобрени възможности за обмяна на мнения; -Редуциране на цялостната продължителност на процеса -Редуциране на разходите за пътувания и др. елементи на процеса.

Силни страни Слабости -По-интензивно използване на техниките на демократизацията; -Идентификация на нуждите на хората от демократизация; -Измерване на силните и слабите страни на процесите на демократизация;

-Риск за погрешно интерпретиране на информацията; -Дълго време за набиране на данни; -Ефективността може да бъде ограничена от интересите на отделни хора.

21

-Сравнение между очаквани и реални резултати; -Намалено време за вземане на решения. Възможности Заплахи -Засилване измерването на демократизационния процес; -Привличане на гражданите към по-активно участие в развитието на критерии и политики; -По-добра прозрачност на процеса за създаване на критерии и политики; -Поради Световната финансова криза, значението на финансовата ефективност на административните процеси ще нараства.

-Световната финансова криза може да ограничи прилагането на демократични управленски практики; -Борбата със световния тероризъм също може да доведе до ограничаване или спиране на някои демократизационни практики и тяхното измерване.

След направения анализ на литературните източници и лингвистичния им анализ за честотата на срещане на отделните критерии за оценка на приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси се очертават две големи групи критерии:

• критерии за подобряване на степента на демократизация; • критерии за подобряване на икономичността на процесите. Това са двата основни критерия, които могат да се декомпозират на

отделни подкритерии, които стоят по-високо в йерархията на категориите и имат смисъл на индикатори в нея. Системата за оценка на приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси се изгражда по модела на Фиг. 3.1. Тя има четири йерархични нива: индекс, индикатори, фактори и критерии. На всяко ниво може да има неограничен брой елементи освен на първото (индекс).

Изграждането й е съобразено с йерархичната структурата на административното управление. На най-високото ниво се намира индексът, който се ползва на стратегическото ниво в управленската йерархия, индикаторите – на тактическото, факторите и критериите - на оперативното. В системата за оценяване приложимостта на видеоконферирането в административно-управленските процеси индексът служи за вземане на съответно управленско решение относно използване на видеоконфериране в даден управленски процес.

Определянето на индикаторите е направено по метода на Борда за експертно оценяване. Всеки индикатор се оценява по отношение на: o Обекта на анализ, в случая приложимостта на видеоконферирането в

управлението на административните услуги. o Методическите основания, на които се базира съответния индикатор. o Начина на измерване на входящите данни за модела. o Метода на събирането и обработката на данните. o Значението му за измерване напредъка на обекта на управление, в

случая електронното управление.

22

Фиг.3.1 Йерархия на системата от критерии за оценка на приложението на

видеоконферирането в административно-управленските процеси

За индикатори са избрани два основни критерия – (1) критерий за подобряване на степента на демократизация и (2) критерий за подобряване на икономичността на процесите. Tе имат водещо значение и в определянето на етапите в развитието на мениджмънтa: кибернетичен, ново управление, електронно управление, електронна демокрация. Ефективността и ефикасността са основни характеристики на икономичността, третирана в Новото управление. Електронното управление набляга на публичността и прозрачността. Е-демокрацията е следващият скок в развитието на административно-управленските процеси, стимулирана от широкото навлизане на информационно-комуникационната техника и методите й в социалната сфера и водеща до удовлетвореност на гражданите от непосредствено участие в управлението.

Като се използва класическият системно-структурен подход се групират критериите към индикаторите в зависимост от принадлежността им към социалната или икономическата сфера.

Първият индикатор – подобряване на системата на демократизация включва критериите:

23

• Координираност – съгласуваност на всички управленски дейности и необходими за изпълнението им ресурси;

• Прозрачност – пълна видимост на всички функции и нива на АДП; • Достъпност до всички функции и нива на АДП; • Интегрираност - включване и открито участие в организационните и

управленски процеси; • Обективност, намаляване на възможностите за корупция в

подготовката и вземането на решения; • Удовлетвореност от участието в управленски решения; • Предвидимост на административно-управленските процеси; • Отчетност на изпълнението на планираните дейности; • Персонализация - достигане висока степен на индивидуалното

използване на услугите. Индикаторът за подобряване на икономичността на процесите включва: • Ускоряване на дейностите и функциите и намаляване на

продължителността на целите процеси; • Намаляване на транспортните разходи; • Спестяване на командировъчни разходи; • Спестяване на работно време т.е. по-висока производителност; • Ускоряване на участието във вземане на решения; • Спестяване на разходи за технически средства; • Спестяване на разходи за консумативи; • Степен на обученост и информираност; • Сигурност и надеждност на дейностите и информацията; • Спестяване на разходи за администриране и поддържане. На базата на изследванията до тук е направена първата стъпка от

систематизацията за приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси. Целта е да се изгради система за оценка на приложението на видеоконферентните технологии като се постигне балансиране на техния обхват и ясното им дефиниране.

В по-нататъшното изграждането на система за оценяване на приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси са използва отново метода на системно-структурния анализ, както и експертно оценяване и анализ на корелационни зависимости.

Системно-структурният анализ се използва за изграждането на общата картина за управлението на администрацията както публичната, така и бизнес администрацията – нейното структуриране; функциите, осъществявани в нея; нейните силни и слаби страни. Както вече бе показано в анализа административно-управленските процеси се изграждат по йерархични равнища. Освен това, за да се поддържат в устойчиво равновесие, процесите в обекта на управление - административните услуги, се осъществяват функциите планиране и организиране, отчитане, подготовка на управленски решения и регулиране. Тези функции всяка по

24

отделно и всички съвкупно се оценяват според спецификата си с набора от критерии, които са групирани по така представените индикатори.

Експертното оценяване е използвано за дефинирането на точната област, която има нужда от подобряване и начините за осъществяването му. Чрез него са отдиференцирани най-силно влияещите върху индикаторите фактори от двете групи критерии. След оценките на четирима експерти и обработка им по метода на Борда, са определени като водещи следните фактори: • За индикатора “Е-демократизация” – (1) координираност на дейностите и (2) удовлетвореност от участието управленски решения; • За индикатора “Икономичност”–(1) ефективност и (2) ефикасност

Анализът на зависимостите между факторите и критериите се основава на тяхното априорно разделяне между двата индикатора във връзка с принадлежността им към социалната или икономическата област. Видеоконферентната технология осигурява повишаване на прозрачността на административно-управленските процеси, подобряване на отчетността и достъпа до информация. При внедряването й преките разходи по различните пера се намаляват като най-осезаеми са при разходите за командировки, които включват транспортни разходи, командировъчни дневни и нощни. Чрез нея се улеснява оценяването на степента на демократизация на процесите, вземането на решения, координацията на дейностите и значително се намалява продължителността на административно-управленските процеси. Принадлежността на отделните критерии към даден фактор се установява с коефициентите на корелация, получени от данни от интервюта с 40 административни служители и потребители.

В приложение 1 на дисертационния труд са показани подготвените за анализа данни от представителната извадка, получена от интервютата. Изследвани са 22 критерия, чието влияние върху административно-управленските процеси е оценявано с бална оценка в граници от 1 до 20. Като начална хипотеза е издигнато определяне на корелационната зависимост на четирите критерии, вече дефинирани като фактори, от останалите критерии. Получените значими зависимости дават групирането на критериите по фактори.

На фиг.3.4 са показани значимите зависимости между фактора „Координация на дейностите” и влияещите му критерии.

На фиг.3.5 са показани значимите зависимости между фактора „Удовлетвореност от участието във вземане на управленски решения” и влияещите му критерии.

На фигура 3.6 c е показана корелационната зависимост за фактора „Ефективност“ и влияещите му критерии.

25

Фиг.3.4 Корелация между „Координация на дейностите” и критериите „Прозрачност”. „Персонализиране“, „Отчетност“ и „Обективност“

Фиг.3.5 Корелация между „Удовлетвореност от участието във вземане на управленски решения” и критериите „Достъпност“, „Възможност за

дистанционно участие“, „Квалификация“ и „Предвидимост“

26

Фиг.3.6 Корелация между „Ефективност” и „Спестено време”,

„Повишаване на производителността“, „Време за обучение“ и „Сигурност и надеждност“

На фиг.3.7 е показана корелационната зависимост на фактора „Ефикасност“ от влияещите му критерии.. Всички зависимости са апроксимирани с криви от втора степен и са сведени до логаритмични зависимости.

За значима е приета корелационната връзка със стойност над 0,3. Вижда се, че и в четирите случая зависимостите са значими и може да се приеме за успешна началната хипотеза за групирането на критериите по фактори.

Фиг.3.7 Корелация между „Ефикасност” и „Командировъчни разходи”, „Транспортни разходи“, „Разходи за администриране и модериране“, „Цена за закупуване на техника и софтуер“, „Цена на консумативи“ и

„Цена на обучение“

27

На фиг.3.8 е представена системата от критерии за оценяване приложимостта на видеоконферирането в административно-управленските услуги като резултат от направените анализи.

Фиг.3.8 Система от критерии за оценка приложимостта на видеоконферирането

28

На най-високото ниво стои Индекс за приложимостта на видеоконферирането в административно-управленските процеси. Той е обща оценка относно приложението на видеоконферентната връзка – с колко процента ще се подобрят административно-управленските процеси на всички нива на управление.

Индексът се състои от два индикатора – Подобряване на степента на демократизация и Подобряване на икономичността на административно-управленските процеси. Те представляват областите, които биват засегнати в най-голяма степен от използването на видеоконферентна връзка.

Индикаторът Подобряване на степента на демократизация е насочен към оценяване доколко прилагането на видеоконферирането ще спомогне за по-добрата комуникация с клиентите на администрацията, за по-добрата ориентация към клиента и включването им като активна страна във вземането на различни решения относно ръководенето на местната и държавна администрация. Той обединява факторите Координация на дейностите и Удовлетвореност от участието във вземането на управленски решения. Факторът Координация на дейностите е основна характеристика на е-сътрудничество и добрите практики в дейността на западноевропейските администрации, които в последствие се превърнаха във водещи принципи и насоки за модернизация на страните-кандидатки за членство в ЕС: Като критерии към този фактор са изведени прозрачността, персонализирането, отчетността, обективността – имайки предвид тяхната съотносимост към проблема, възможност за оценяване, високата степен на корелация и същността на индикатора е-демократизация.

Факторът Удовлетвореност от участието във вземане на управленски решения показва какво и в каква степен мотивира и демотивира гражданите и бизнеса да вземат участие при вземането на управленски решения по различни проблеми. Той обхваща критериите: достъпност, възможност за участие, подготовка (квалификация), предвидимост.

Вторият индикатор е Подобряване на икономичността на АДП. Според Закона за сметната палата (Народно събрание на РБ, 2001) икономичността е придобиването с най-малки разходи на необходимите ресурси за осъществяване на административно-управленските дейности при спазване на изискванията за качество на ресурсите. Той се отнася до финансовата страна на въвеждането на видеоконферентна технология в дейността на администрацията – какви разходи трябва да се направят за нейното осигуряване, какви средства ще се спестят, до колко ще се повишат или намалят косвените разходи. В него се включват факторите Ефективност и Ефикасност.

Според Закона за сметната палата (Народно събрание на РБ, 2001) ефективността е степента на постигане на целите при съпоставяне на действителните и очакваните резултати. Този фактор измерва непаричните

29

разходи или съответно приходи от използването на видеоконферентна връзка при осъществяване на административно-управленските процеси. Той включва критериите: спестено време за цялостния административно-управленски процес, повишаване на производителността на работа на служителите, необходимо време за обучение, сигурност и надеждност на дейностите и информацията.

Според Закона за сметната палата (Народно събрание на РБ, 2001) ефикасността е постигането на максимални резултати от използваните ресурси при осъществяване на дадена дейност. Факторът отразява финансовата страна на осъществяването на видеоконферентната връзка. Към него са причислени с критериите: командировъчни разходи (дневни и квартирни), транспортни разходи (в много случаи се осигурява служебен транспорт за командированите), разходи за администриране; разходи за консумативи, разходи за закупуване на специализирана техника, разходи за обучение. При тези критерии колкото са по-ниски са съответните разходи, толкова по-висока е оценката

3.2. Възможности за е-сътрудничество и видеоконфериране в административно-управленските процеси 3.2.1.Функционално-структурен анализ 3.2.1.1.Анализ на управленските функции

Управленските функции в административния сектор протичат взаимосвързано и взаимообусловено върху административните дейности като обект на управлението, насочени към постигане на поставените цели. (фиг.3.9). Цялостният управленски процес се осъществява с изпълнението на четирите управленски функции: планиране, организиране, контролиране и координиране. При това координирането е специфична управленска функция, която протича успоредно с останалите три. С координирането се постига съгласуваност както на всички дейности, така и най-вече на ресурсите (технически, човешки, финансови, информационни, времеви), необходими за изпълнението им.

Фиг.3.9 Административни и управленски функции (по Ганчев)

30

Контролирането включва подфункциите отчитане, анализиране с подготвяне на управленски решения и регулиране съгласно подготвените управленски решения. С развитието на изискванията за повишаване степента на демократизация нараства интересът към функциите по анализ и подготовка на управленски решения. При осъществяването на тези функции се извършва съпоставка на планираните и постигнатите резултати, за което е необходима съответна информация и комуникация (фиг.3.10).

В условията на електронно управление и сътрудничество това от своя страна води до по-високи изисквания за използване на информационно-комуникационните технологии и в частност на видеоконферирането.

Анализът на сегашната практика по електронно управление показва, че видеоконферирането е най-широко разпространено в контролно-отчитащите функции. За вземане на управленски решения в областта на планирането, организирането и регулирането е необходима висока степен на координиране на екипната работа между звена и служители на едно и също управленско ниво.

Фиг.3.10. Информационно-комуникационно осигуряване на управленския цикъл (по Цанкова)

За идентифициране на възможностите за приложение на видеоконферирането в хоризонтално изпълняваните администартивно-управленски дейности се използва хоризонтален подход.

Хоризонтално изпълняваните управленски дейности, реализирани с видеоконферентна технология, се организират преимуществено в следните форми:

31

• Осъществяване на оперативен контакт (отчет); • Служители от едно звено в публичната или бизнес администрацията

могат да наблюдават работата в друго звено от същото ниво с подобно или същото предназначение с цел обмяна на опит, консултации, семинари, обучение, без да се нарушава работният процес.

• Провеждане на съвещания за осветляване и отчитане на публични процедури и популяризиране на антикорупцонни практики при работа с държавни и обществени поръчки.

• Многофункционално изпълнение и представяне на паралелни административно-управленски процеси във front и back офисите и работа с националните регистри.

3.2.1.2.Анализ по йерархични управленски равнища

В областта на администрацията, електронизираните административно-управленските процеси също са организирани йерархично с множество нива за изпълнението на своите оперативни, тактически и стратегически функции. Управлението на административния процес в държавната администрация е организирано във вид на дървета на три йерархични нива: (1) оперативно - на местно (локално) ниво; (2) тактическо - на ниво региони; (3) стратегическо – на национално ниво. То се осъществява с предаване на необходимата информация чрез информационно-комуникационни средства (фиг. 3.11).

Фиг.3.11 Йерархични нива на е-управление

Планова или регулираща информация

Отчетна информация

32

Местното (локалното) управление има за цел да сведе до минимум отклоненията в хода на оперативната работа според възможностите на съществуващите технически и управленски решения. На това йерархично равнище поради динамиката на процесите трябва да се използват технологии за масово сътрудничество от вида КПС като: „Едно и също време/Еднакво място“, „Различно време/Еднакво място“ и в малка степен „Различно време/Различно място“. Информационното осигуряване е с текуща, оперативна време-пространствена информация.

Регионалното управление е свързващото звено между стратегическото и оперативното управление. При него използваните технологии за масово сътрудничество от вида КПС са „Различно време/Различно място“ и „Различно време/Еднакво място“. В по-малка степен се прилага „Едно и също време/Еднакво място“. То осигурява обобщена информация относно оперативното управление за целите на стратегическото управление.

Дейностите по националното управление са свързани с определянето на стратегически цели, които съдействат за постигане на главните цели. На това йерархично равнище се използват технологии за масово сътрудничество от вида КПС като: „Едно и също време/Еднакво място“; „Едно и също време/Различно място“; „ Различно време/Различно място“; „Различно време/Еднакво място“. Управлението на тези високи йерархични нива изисква интегриране на информацията и вариантни модели, за да се постигнат ефективни управленски решения. Е-управлението по йерархични равнища изисква вертикален подход към управлението в административната сфера. Вертикален подход за идентифициране на възможностите за приложение на видеоконферирането в административно-управленските дейности.

Вертикалният подход е типичен метод за подобряване на сътрудничеството между различните нива на управление. Нашият анализ и опитът ни с прототипи показва, че той се реализира с формите:

• Провеждане на дистанционно съвещание за координиране при изпълнение на различни задачи с обща цел;

• Провеждане на дистанционно съвещание за подготовка и вземане на управленско решение;

• Провеждане на координационна конференция; • Провеждане на планово-координиращи отдалечени съвещания на

публични и частни организации. Обикновено се инициират отгоре надолу за формиране на различни видове планове и за координиране и осигуряване на необходимите за изпълнението им ресурси.

33

3.2.1.3.Разширение на матрицата на Johansen/Baecker за електронно сътрудничество

Чрез функционално-структурния анализ при разглеждане на матрицата на Johanson/Baecker за формите на е-сътрудничество (фиг.2.2) и декомпозирането й на множества се обособяват по отношение на време и място четири вида форми на електронно сътрудничество, които могат да се представят с теория на множествата като:

• „Едно и също време/Еднакво място“ – Time {T1}, Place{X1}; • „Едно и също време/Различно място“ – Time {T1}, Place{X1,...,XN}; • „Различно време/Еднакво място“ – Time {T1,…,TN}, Place {X1}; • „Различно време/Различно място“ - Time {T1,…,TN}, Place {X1,…,XN}.

Забелязва се обаче, че при услугите от тип на електронно сътрудничество „Едно и също време/Различно място“, сътрудничещите си места са крайно ограничен брой, което не отговаря на действителното състояние на развитието на видеоконферентните технологии. Съвременното им състояние, както се вижда в дисератиционния труд, позволява включването на практически неограничен брой участници в процеса на електронно сътрудничество. От функционална гледна точка процесите на демократизация изискват в един и същ момент броят на комуникиращите си места да бъде променлив и дори неограничен.

От тези две предпоставки следва, че реално съществува и следва да бъде дефиниран пети вид електронно сътрудничество, а именно:

• „Едно и също време/Множество различни места“ – Time{T1}, Place(X1,…,∞).

Комуникацията между различните йерархични управленски равнища е от критично значение за осъществяването на процеса на електронно сътрудничество. Реализацията на комуникация между различни йерархични равнища до момента масово се ограничава до използването на видеоконферентни технологии за сътрудничество от типа „Различно време/Различно място“ и „Различно време/Еднакво място“, което често води до остаряване и неактуалност на информацията още преди достигането й до адресата. В съвременните условия на необходимост от устойчив административно-управленски процес работата в реално време с много голям брой служители е не само желана, но и необходима.

Едно успешно средство за комуникация и сътрудничество в реално време на неограничено множество служители от различни йерархични нива и географско местоположение се явява установеното в този раздел електронно сътрудничество (в частност видеоконфериране) от типа „Едно и също време/Множество различни места“. Комбинация от електронно сътрудничество от вида „Едно и също време/Различно място“. и „Едно и също време/Множество различни места“ може да се прилага за изпълнение на административно-управленски функции както между различни управленски равнища (вертикален подход), така и хоризонтално на едно управленско равнище.

34

3.2.2. Методика за оценяване приложимостта на видеоконферирането в административно-управленски процеси

При създаване на методика за оценяване видеоконферирането в административно-управленските процеси се ползва разработената система за оценяване на приложимостта на видеоконферирането в административно-управленските процеси и представеният функционално-структурен анализ. Оценъчното решение се взема на базата на получения индекс за полезност на приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси. Въздействието на осемнадесет критерии, групирани в четири основни фактора, се оценява с двата индикатора: за повишаване на степента на демократизация и за икономическите резултати, включващи ефективност и ефикасност. Както индикаторите, така и факторите имат определящи значимостта им тегловни коефициенти. Методиката включва четири етапа:

• Набиране на входяща информация за влиянието на разработените критерии, зададено с бална оценка;

• Обработка на набраната информация за получаване на индекс за влиянието на видеоконферирането за подобряване на управлението на административните дейности;

• Избор на метод за видеоконфериране; • Избор на административни дейности за използване в тях на

видеоконферентни технологии. Информацията за факторите/индикаторите, показващи влиянието и

въздействието на видеоконферирането за подобряване управлението на административната дейност се набира чрез метода на анкетирането. Анкетната информация се обработва по тук разработен алгоритъм чрез който се изчислява индекса на полезност на приложение на видеоконферирането в съответната административно-управленска дейност. Накрая се избира подходящ метод за електронно сътрудничество и видеоконфериране във връзка с желаните за постигане критерии. Основните използвани в методиката теоретико-методически принципи са тези на функционално-структурен анализ, анкетиране и алгебра за гнездови релации.

Набиране на входяща информация Набирането на входната информация за оценяването става по метода

на анкетирането, чрез което се събира подробна информация за подобряваната област. То се реализира чрез анкета за ролята на видеоконферирането в административно-управленските процеси, структурирана по двата индикатора и четирите фактора от разработената в система от критерии. В анкетата и са дали мнение две паралелни групи участници: (1) служители на местната и държавна администрация и (2) граждани, ползватели на административни услуги. Оценките на поставените в анкетните карти въпроси са бални - от едно до пет.

35

Анкетирането и събирането на анкетните карти е проведена от студенти на специалност „Публична администрация” на ТУ-София сред служители от различни администрации. Анкетирани са общо 80 души. Набраната информация се отнася до най-ниското йерархично равнище-критериите. На нейна база след това се изчисляват значимостите/теглата на факторите и индикаторите. И накрая се изчислява индекса на възможност за приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси.

Алгоритъм за определяне на индекса на възможност за приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси

1. Изчисляване на претеглени оценки за значимостта/теглата на факторите/индикаторите на видеоконферирането: Тm= Km.Σ xmi (3.2)

i

Km – коефициент на значимостта/теглото на m-тия фактор/индикатор; Тm –претеглена оценка за значимостта/теглото на m-тия фактор/индикатор за видеоконфериране; xmi- оценка (стойност) на критерия/фактора за m-тия фактор/индикатор от i-та анкетна карта, xmi = 1÷ 5, m = 1÷ 4.

2. Изчисляване на нормализираните претеглени оценки за факторите/индикаторите, влияещи на приложението на видеоконферирането в административно-управленски процеси при максимална бална оценка 5:

(3.3)

3. Изчисляване на претеглената максимална оценка за приложението на видеоконферирането при максимална бална оценка 5:

Rmax= 5.Σ NТm (3.4) m

4.Определяне на относителния принос на m-тия фактор/индикатор за приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси:

(3.5)

5. Изчисляване на индекса на възможност за приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси: In=100 . Σ ORm (3.6) m

Резултатите от обработката на анкетните данни по горе представения алгоритъм за определяне на индекса показват 31% възможности за успешно приложение на видеоконферирането във функциите на административно-управленските процеси. Това води до заключението, че електронното сътрудничество и видеоконферентните технологии като цяло способстват за усъвършенстване на административно-управленските процеси. Тъй като както е показано в глава 2, техниките, които те

36

използват, са доста разнообразни, целесъобразно е да се види кои от тях са най-подходящи.

Избор на метод за видеоконфериране Видеоконферирането може да се осъществи по два начина: хардуерно и

софтуерно като уеб базирано видеоконфериране (УБВ). Разновидностите на първия от тях осигуряват много високо качество на

аудио и видео връзката. Постигането им обаче изисква значителни средства, с каквито много често администрацията не разполага.

Уеб базираните видеоконферентни системи биват Desktop системи и Room базирани. Те не изискват скъп специализиран хардуер и софтуер, имат ниска себестойност, но качеството на предаване зависи от Интернет връзката, разделителната способност на камерите и качеството на микрофоните. Този вид не осигурява толкова високо качество на предаването както първият, но е с многократно по-ниски цени.

Значително по-ниските разходи, съчетани със задоволително качество, определят в много случаи ориентирането към УБВ технологиите. При тях разходите за закупуване и поддръжка са реално нулеви и съответно се оценяват с най-висока оценка при използване на Системата за оценка на приложението на видеоконферирането в административно-управленските процеси. Изборът на метод за видеоконфериране за целите на административно-управленските процеси е свързан пряко с анализа му като информационно-комуникационен процес.

От гледна точка на критериите за оценка на административно-управленските процеси могат да се направят изводи за приложимостта на различните функции на отделните категории електронно сътрудничество и видеоконферентни системи (ВКС) за подобряване на административно-управленските процеси. Функциите на различните ВКС са дадени в таблица 2.2. Тя е гнездова и може да се апроксимира с гнездова релация, която означаваме с R1. Анализът за това как различните функционални свойства на ВКС осигуряват различните, изисквани за усъвършенстване на административно-управленските процеси, критерии от разработената система от критерии, е направен в таблица 3.3.

Функции на ВКС и критерии за оценка Таблица 3.3.

Функция на ВКС Критерии за оценка на

административно-управленските процеси

Брой работни места Достъпност, Близост до гражданите Независимост от операционна система Достъпност, Близост до гражданите Възможност за интегриране във WWW Близост до гражданите, използваемост

Възможности за практически неограничено многоточково конфериране

Прозрачност, достъпност

Възможност за работа с електронен подпис Сигурност, използваемост

Възможност за криптиране на информацията Сигурност

37

Платформена независимост Технологична независимост, оперативна съвместимост

Скалируемост и възможност за дублиране Устойчивост, сигурност

Възможност за централизирано управление

Координираност, оперативна съвместимост

Възможност за дивизионално управление

Координираност, оперативна съвместимост

Както се вижда във втората колона на таблица 3.3. се съдържа повече от едно свойство. Тя е гнездова и може да се апроксимира с гнездовата релация R2. Чрез операциите на релационната алгебра (Codd, E. F., 1981) се прави съединение на релация R1 от таблица 2.2. и релация R2 от таблица 3.3. по общото за двете релации свойство „ функция на ВКС“, което се означава с F1. Резултатът е релация R3.Тъй като обаче, двете релации R1 и R2 са гнездови и не са в първа нормална форма, трябва най-напред да се оплоскостят, за да се превърнат в първа нормална форма. За целта се използва специализираната операция оплоскостяване (UNNEST), дадена от Elmasri R./Navathe S. (2004). С оплоскостяването се получават две междинни релации, V1 и V2, които по-нататък може да участват в класическото релационно съединение по общото им свойство F1.

V1= UNNEST R1 (3.7) V2= UNNEST R2 (3.8) Следва релационната операция съединение по свойството F1.

Резултатът е релацията W. W=V1><V2 (3.9) Търсената изходна таблица също трябва да бъде гнездова, поради

което се налага обратно нагъване (вгнездяване - NEST) на релацията W. R3=NEST W. (3.10) Получава се гнездовата релация R3, която включва пет степенна

качествена оценка, дадена в таблица 3.4. Качествената оценка е пет позиционна оценка със стойности: 1- ограничена, 2-ниска, 3-висока, 4-мн. висока и 5-неограничена, която може да се приеме и като количествена такава. Релацията R3 оценява възможностите на различните видеоконферентни технологии за подобряване на отделните критерии и като цяло за усъвършенстване на административно-управленските процеси.

Оценки за различни ВКС Таблица 3. 4.

Критерии Дискретни ВКС

Десктоп ВКС Мултиплатформени ВКС (вкл. УБВ)

Платформенозависими ВКС

Близост до гражданите

Ограничена Много висока (практически

неограничена) Неограничена

Ефикасност и ефективност

Ограничена Зависи от лиценза на разпространение

Зависи от лиценза на разпространение

Прозрачност Ниска Мн. висока Мн. висока Сигурност Мн. висока Висока Висока

38

Достъпност Ниска Висока Ограничена Използваемост Ниска Висока Ограничена Координираност Висока Мн. висока Мн. висока Оперативна съвместимост

Няма Мн. висока Ограничена

Устойчивост Мн. висока Мн. висока Висока Технологична независимост

Няма Мн. висока Ограничена

От таблица 3.4 се установява, че мултиплатформените и тяхната основна разновидност - уеб базираните видеоконферентни системи в най-висока степен удовлетворяват критериите и съответно изискванията за усъвършенстване на административно-управленските процеси.

Избор на административни дейности за използване в тях на видеоконферентни технологии Анализите на управленско-административните функции в

хоризонтален аспект, вертикалните йерархически ориентирани приложения, както и успешното апробиране на видеоконферентните приложения насочват към подходящото им използване в редица административни и управленски дейности. Нека представим горе изброените в хоризонтален и вертикален аспект функции на административно-управленски процеси, подходящи за реализиране с видеоконфериране, във връзка с пет бална оценка на критериите за оценяването им в релация R4 - таблица 3.5.

Както се вижда релацията R4 също е гнездова. За да се получи връзката административно-управленски дейности -> приложимост на УБВ като релация R5, трябва да се направи съединение на две гнездови релации – тази от таблица 3.5 и тази от таблица 3.4. Съединението е по общото за двете таблици свойство „критерии”, което се означава с F2.

R5=R3 >< R4 (3.11) Двете релации R3 и R4 трябва най-напред да се оплоскостят, за да се

превърнат в първа нормална форма. За целта се използва специализираната операция оплоскостяване (UNNEST).

С оплоскостяването се получават две междинни релации, означени с V3 и V4, който по-нататък може да участват в класическото релационно съединение по свойството F2.

V3=UNNEST R3 (3.12) V4= UNNEST R4 (3.13)

Следва релационно съединение и се получава плоската релация W1. W1= V3><V4 (3.14) За установяване на приложението на избрания метод на видеоконфериране – УБВ е необходимо да се направи релационна проекция на релацията W1 за този метод, който се означава с WBV. Получава се междинната релация W2. W2= 1)( WWBVΠ . (3.15)

39

Административно-управленски функции и критерии Таблица 3.5 Административно управленски процеси

№ Критерии Координиране Обучение

Подготовка на

управленски

решения

ОтчитанеПланово-координиращи

съвещания

Многофункционално

изпълнение и представяне

на паралелни

административни и

управленски процеси

Конференция Оперативен контакт

1

Координираност – съгласуваност на всички

дейности и необходими за изпълнението им

ресурси.

4 5 5 4 4 5 5 4

2

Прозрачност – пълна видимост на всички функции

и нива на административно-управленските

процеси.

3 4 4 5 5 5 4 4

3Достъпност до всички функции и нива на

административно-управленските процеси.4 5 5 5 4 5 5 3

4Включване и открито участие в

организационните и управленски процеси.3 3 4 5 5 4 4 4

5

Обективност, намаляване на възможностите за

корупция в подготовката и вземането на

решения.

4 2 5 5 5 5 5 4

6Удовлетвореност от участието във вземането

на управленски решения3 4 5 5 4 5 4 4

7 Предвидимост на процесите. 4 5 5 5 4 5 3 5

8Отчетност на изпълнението на планираните

дейности.3 5 5 5 5 5 4 4

9Достигане висока степен на зрялост на услугите-

персонализация.4 5 5 4 4 5 4 4

10

Ускоряване на изпълнението на дейностите и

функциите и намаляване на

продължителността на целите процеси.

4 5 4 4 3 5 4 4

11 Намаляване на транспортните разходи. 5 5 3 3 4 5 5 4

12 Спестяване на командировъчни разходи. 4 5 3 4 4 5 4 4

13Спестяване на работно време на изпълнителите

т.е. по-висока производителност.4 5 5 4 4 5 4 5

14Ускоряване на участието във вземане на

решения.4 5 4 4 5 5 5 3

15 Спестяване на разходи за технически средства. 4 5 3 4 4 5 4 4

16 Спестяване на разходи за консумативи. 4 5 3 3 4 5 4 4

17 Степен на обученост и информирност. 5 5 4 4 5 4 3

18Сигурност и надеждност на дейностите и

информацията.5 5 5 5 5 5 4 4

19 Спестяване на разходи за администриране и

поддържане.4 5 4 4 4 5 4 3

Тъй като една административна дейност удовлетворява няколко критерии, след проекцията е необходима операция за агрегиране на оценките за всяка дейност под формата на средно аритметична стойност.

40

Получава се търсената релация R5, показана на таблица 3.6 . R5=avgW2 (3.16)

Административно-управленски дейности с УБВ Таблица 3.6 №

Административно-управленска

дейност

Средна оценка

от критериите

1 Координиране 3,95

2 Обучение 4,63

3Подготовка на управленски

решения4,26

4 Отчитане 4,33

5Планово-координиращи

съвещания4,26

6

Многофункционално

изпълнение и представяне на

паралелни административни и

управленски процеси

4,95

7 Конференция 4,21

8 Оперативен контакт 3,89

Общо средно: 4,31

Въз основа на анализа до тук се приемат за значими следните възможности за избор на приложение на УБВ в административно-управленските дейности:

• Планово координационно съвещание, включващо управленските функции: (1) Подготовка и вземане на управленски решения и (2).Планово-координационна дейност;

• Многофункционално изпълнение и представяне на паралелни административни и управленски процеси;

• Съвещание за отчитане и контрол на изпълнението на определен административно-управленски процес (най-често такъв, при който има предпоставки за корупционни практики);

• Обучение, подготовка и квалификация на административно-управленския персонал;

• Управление на научноизследователска дейност чрез провеждане на конференции с помощта на УБВ.

3.3. Моделиране на административно-управленски дейности, изпълнявани с помощта на електронни форми на сътрудничество и уеб базирани видеоконферентни технологии

3.3.1. Теоретични проблеми на моделирането Най-общо моделирането се определя като ”представяне на

основните аспекти на съществуваща система (или система, която трябва да се изгради), което дава знанието за системата във форма, която може да бъде използвана”. Според използваните методи моделирането бива физическо, математически, информационно.

Административно-управленските процеси се характеризират с висока вариативност, което в съчетание с особеностите на електронното сътрудничество по същество ги характеризира като информационни

41

процеси, което налага използването на информационното моделиране при тяхното представяне.

Информационното моделиране използва методите на информационните технологии за представяне на структурите и функционалността на реалните обекти, процеси и явления. Тъй като обектите са йерархично структурирани, то и съответстващото им информационно моделиране се извършва последователно по равнища – информационни потоци, работни потоци и алгоритми.

Адаптирането и приложението на така показаните теоретични постановки към административно-управленските процеси, в условията на е-сътрудничество и уеб базирано видеоконфериране, води до създаването на информационните модели в следната последователност:

-запознаване с изходните документи от съответната дейност, осъществявана в условията на уеб базирано видеоконфериране;

- уточняване на необходимите входящи данни/документи за осъществяване на съответната дейност в условията на уеб базирано видеоконфериране

-създаване на диаграми за движението на информационните потоци по различните организационни звена с описание на операциите над тях;

-създаване на диаграми за използваните и новосъздадените за осъществяването на дейността информационни структури;

-създаване на диаграми за работните потоци за всички операции от информационния поток на съответната дейност, осъществявана с уеб базирано видео конфериране;

-създаване на модели на базите от данни за различните управленски равнища (ако е необходимо).

3.3.2. Моделиране на информационни потоци за АУП

Информационният поток в административно-управленските системи е процесът на преминаване на дадена документирана вкл. и с електронен документ информация по различните звена и отдели, които изпълняват различни операции над нея. Този процес се характеризира със следните особености:

• Информационното съдържание се изследва, анализира и обработва задълбочено на експертно равнище в различни административни структурни звена, като над него се осъществяват различни операции и функции.

• Информацията се представя върху удобен за потребителя носител на информация – допускат се както хартиени документи, така и електронни.

• Според предназначението си, представяната информация има определена периодичност и брой екземпляри.

• Подобрява се съгласуваността на работата на различните изпълнители и звена в организацията.

42

• Изобразява се графично чрез диаграми или органиграми с определена стандартизирана символика, което подобрява нагледността и достъпността.

• По хоризонталата се разполагат различните звена, отдели и др. организационни единици, през които преминава информацията.

• Движението се осъществява последователно във времето като движението във времето се указва с придвижване по вертикална ос.

Разработени са два информационни модела за приложение на уеб базирано видеоконфериране в административно-управленски дейности : (1) за провеждане на отдалечено отчетно съвещание (ООС) и (2) за провеждане на координационно конфериране (КК).

Уеб базирано отдалечено отчетно съвещание Отдалеченото отчетно съвещание има за цел подобряване на

административно-управленските функции отчитане и контрол на едно и също административно-управленско равнище в сферата на публичната и бизнес администрация. Чрез отдалеченото отчетно съвещание се постига автоматизация както на управленските отчетни функции, така и на подготвянето и извеждането на съответните отчетни документи и протоколи. Технологиите, използвани при реализацията на отдалеченото отчетно съвещание, позволяват лесно включване и открито участие в административно-управленските процеси отчитане и контролиране на гражданите, което води до повишаване на прозрачността и предвидимостта на административно-управленските процеси. Това в крайна сметка води до директно повишаване на равнището на електронна демокрация.

Отдалеченото отчетно съвещание дава разширени възможности за отчитане и контрол в държавната и в бизнес-администрацията.

Разширеният контрол, а оттам и подобрената отчетност се реализират, чрез възможността отдалеченото отчетно съвещание да се провежда едновременно на място и дистанционно. Това позволява привличане към мероприятието на всички заинтересовани и отчитащи се ръководители, служители и цели отдели, независимо от тяхното географско положение. Уеб базираното отдалеченото отчетно съвещание може да включва участници, намиращи се на произволно място и при почти всякакви условия, поради факта, че то не изисква специализиран хардуер Постига се минимално изкривяване на информацията, тъй като цялата отчетна и контролна информация се обменят в реално време.

Отдалеченото отчетно съвещание предлага възможности за усъвършенстване и дори автоматизиране на архивната дейност. Информацията е достъпна на място и дистанционно чрез общата среда на отдалеченото отчетно съвещание. Повишава се ефективността, тъй като се намаляват транспортните и командировъчните разходи за участниците. Това допринася пряко за спестяване на работно време на участниците и оползотворяването му по други текущи задачи. Автоматизира се протоколирането на отчетните и контролни дейности, извършвани в

43

рамките на отделното отдалечено отчетно съвещание и събирането им в мултимедиен архив.

Съгласно Закона за електронното управление (Народно събрание на РБ, 2008) отдалеченото отчетно съвещание се провежда по заповед на ръководните органи или планово с настъпването на края на определен отчетен период. Модел на информационния поток за провеждане на отдалечено отчетно съвещание (ООС) чрез УБВ е даден на Фиг. 3.14.

Фиг. 3.14. Модел на информационния поток за провеждане на отдалечено отчетно съвещание (дейност „Съвещание за отчитане и контрол“) Легенда на операциите

1.Мотивирано искане за провеждане на ООС.

44

2.1. Подготовка на необходимия софтуер. 2.2. Подготовка за хардуерно оборудване. 2.3. Подготовка на адреси и потребителски акаунти. 2.4. Подготовка на пароли и права. 3.1. Аргументирано искане за отсъствие. 3.N. Отчет на отдел N за ООС. 4.Изпращане на съобщение с адресите за връзка, потребителските акаунти и паролите за участие в ООС. 5.R. Обработка на съобщението до ръководството. 5.1. Обработка на съобщението до отдел 1. 5.N. Обработка на съобщението до отдел N. 6. Обработка на аргументирано искане за отсъствие. 7. При положителен отговор – уведомление за модератора. 8. Провеждане. 9. Съставяне на протокол. 10.R.1. Архивиране в ръководния орган на електронен носител. 10.R.2. Архивиране в ръководния орган на хартиен носител. 10.1.1. Архивиране в отдел 1 на електронен носител. 10.1.2. Архивиране в отдел 1 на хартиен носител. 10.N.1.Архивиране в отдел N на електронен носител. 10.N.2. Архивиране в отдел N на хартиен носител.

Уеб базирано координационно конфериране Уеб базираното координационно конфериране има за цел

подобряване на функциите по управлението на научноизследователската дейност. Чрез координационното конфериране се постига подобряване на координираността и съгласуваността на всички управленски дейности по организацията на представянето на научноизследователската работа и нейните резултати, с оптимално ползване на необходимите им за публикуване и изпълнението им ресурси.

Координационното конфериране дава възможност за отчитане, разглеждане и демонстрация на научни изследвания, експериментални данни, иновации и открития пред широка научна и гражданска аудитория, чрез представяне на място и дистанционно., с което стимулира вземането на правилни управленски решения в областта научните изследвания. Координационното конфериране подобрява възможностите за дискутиране, позволява лесното включване в мероприятието на практически неограничен брой участници, като същевременно предлага нови. по-добри възможности за съхранение и архивиране на големи обеми научноизследователска информация. Това води до акумулирането и натрупване на големи масиви от експериментална, аналитична, дискусионна и изследователска научна информация, достъпна в лесна за разпространение форма. Координационната форма на научно конфериране прави възможно проследяването на тенденциите в различните области на научните изследвания, оценяване на техните перспективи и директно подпомага вземането на добри управленски решения в

45

научноизследователския сектор. Масовият характер на координационното конфериране води до повишаване обективността на оценката на представените научни резултати, стимулират се дискусии на високо научно ниво, което директно допринася за по-качественото средносрочно и дългосрочно планиране на научните изследвания.

Предлаганият модел осигурява подобрена отчетност и прозрачност, с което подпомага борбата с плагиатството. Предвиждат се възможности за повторна употреба и широко и бързо разпространение на публикуваните документи с научни разработки.

4.Експлоатационни архитектури и приложения на административно-управленски дейности с използване на е-сътрудничество и уеб базирано видеоконфериране 4.1.Архитектура и приложения на управленско съвещание чрез уеб базирано видеоконфериране от вид „Едно и също време/Множество различни места“

Архитектурата на управленско съвещание чрез от вид „Едно и също време/Множество различни места“ (фиг.4.1) е многослойна, онлайн базирана, с единна точка за достъп и управление от всички работни места. Тази архитектура може да бъде използвана при административно-управленски функции за координиране. Тя осигурява максимална оперативна и мултиплатформена съвместимост.

На най-високото ниво стои произволна сървърна операционна система с JAVA поддръжка, Webserver, Media streming server, специализиран видеоконферентен софтуер и Server side за контрол на оперативната способност. На това ниво се намира и системата за управление на бази от данни. Също така тук се осигурява единна точка за достъп и управление, мултиплатформената независимост, управление на и съхраняване на базата от данни, функциониране на софтуер за електронно сътрудничество и връзката между отделните потребители.

Интернет служи като основна среда за пренос на информацията, чрез каналите за връзка, представени на следващото ниво.

Следва нивото на потребителските операционни системи, които се грижат за получаването на информацията и нейната обработка, за да може да бъде представена в потребителския уеб браузър, съответно записана и протоколирана.

Внедряването на тази архитектура започна на III Международна Научна Конференция „Е-Управление“ – Созопол 2011. Проведени са две мероприятия: пленарно заседание и семинар на две последователни конференции през 2011 и 2012 година. На пленарните заседания бе осъществявано официално поздравление за участниците от Ректора на ТУ-София. Откриването бе предавано аудио-визуално в реално време от София. Апробираната технология показа, че може да бъде много ефективно приложена в управленските функции на административните организации.

46

Фиг.4.1 Архитектура на от вид „Едно и също време/Множество различни

места“ Уеб базираната видеоконферентна технология бе експериментирана и в

различни форми на обучение – семинари, краткосрочни курсове и кръгли маси с дистанционно участие.

Направените експерименти показаха редуциране на командировъчните разходи, настъпило в резултат от приложението на е-сътрудничество и УБВ при изследваните административно-управленски процеси. Ефектът от приложението им е показан в таблица 4.1. Вижда се, че ефектът от прилагането на е-сътрудничество и УБВ при изследваните административно-управленски процеси нараства при нарастването на броя на потребителите. Това е особено очевидно в интервала от 5 до 30

47

потребителя, поради факта, че необходимият хардуер за 5 и за 30 конкурентни връзки е един и същ.

Таблица 4.1 Брой участници

Разходи 5 10 20 30

Еднократни разходи за хардуер

2 430 лв

2 430 лв. 2 430 лв. 2 430 лв.

Командировъчни разходи

3 360 лв.

6 720 лв. 13 440 лв.

20 160 лв.

В процеса на обучение по дисциплината „Интернет услуги и приложения“ бяха проведени дистанционни консултации със студентите. Полученият резултат доказа приложимостта на заложената концепция, което доведе до идеята апробираната в това мероприятие архитектура да се приложи в още по-широк мащаб. Проведени бяха 4 курса с за специалистите в областта на административно-управленските процеси. При изпълнението на тази задача се осигури техническа възможност за дистанционно участие на голям брой желаещи. Участие в мероприятията взеха и експерти от Главна дирекция ГРАО към Министерството на регионалното развитие и благоустройството, осем дистанционни участници от Министерство на образованието, младежта и науката, трима няколко колеги от чужбина.

Демонстрирано в работата на община Благоевград бе многофункционално изпълнение и представяне на паралелни административни и управленски процеси, тъй като в много случаи е нужна паралелна и едновременна проверка на няколко процеса. Това се извършва при пълна прозрачност, което гарантира добросъвестната работа от страна на модераторите и гарантирането на културата на общуване, което направи тестваното решение теоретично годно за масово конфериране.

. 4.2. Архитектура и приложения на система за повишаване на степента на демократизация чрез провеждане на планово-координационно конфериране

Проектираната и внедрена архитектура е онлайн базирана, от вида „Едно и също време/Различно място“. Използва Интранет за пренос на информацията и работи с лаптоп, PAN/TILT/ZOOM камера и микрофонна инсталация в залата на Академичния съвет на ТУ-София. Потребител на системата е Академичният съвет на ТУ-София, управленски орган на ТУ-София, състоящ се от 45 души. На заседанията с цел подобряване на демократизацията присъстват и допълнително поканени, или присъстващи по собствено желание преподаватели. Те са без право на глас, сумарно около 45-50 души.

48

Управлението е под мултимедиен сървър, управляващ разпространението на поточната видео и аудио информация и специализирания софтуер.

Във връзка с постигане на по-висока степен на демократизация е организирано още едно потребителско ниво – свободно наблюдаващи зрители. Те наблюдават процеса на взимане на управленски решения свободно в хетерогенната система от плазмените терминали във фоайетата на учебните корпуси и по Интернет на наличната конвенционална техника. Техният брой е неограничен. Средната продължителност на мероприятията е 4-6 часа през всеки месец от учебната година, през които системата демонстрира своята устойчивост.

Тази работеща система показва, че технологиите на електронно сътрудничество и по специално могат да се използват успешно ефикасно и ефективно в демократизацията на управленските функции за анализ, подготовка и вземане на управленски решения. На практика е реализиран подход към откритост, прозрачност и предсказуемост на всички обществени процеси и особено на управленските такива. Осигурява се участие във вземането на управленски решения на всички управленски равнища и към всички управленски органи. Особено полезен е той в големи хетерогенни социални организации каквито са висшите учебни заведения. Не на последно място са и съображенията за постигане на ефективност и ефикасност на тези процеси. Технологията за дистанционен достъп чрез обмен на информационни аудио и визуални потоци най-напред бе приложена пилотно за две заседания на АС съответно на 28.09.2011 г. и 14.10.2011 г., след което се внедри като постоянна практика. Аналогично беше проведено живо видеоконферентно предаване на 14.09.2011 г. от откриването на „Дни на науката “, Созопол 2011. Към настоящият момент заседанията на АС при ТУ-София се излъчват на живо не само по терминалите в сградите на ТУ-София, но и по Интранет мрежата на ТУ-София, което ги прави достъпни до всички служители във висшето учебно заведение.

4.3. Архитектура на виртуална конзола за управление и модериране на WEB-базирано видеоконфериране чрез виртуализация.

В хода на разработката на дисертационния труд, в рамките на Проект за подпомагане на докторанти към НИС пти ТУ-София беше разработена виртуална конзола за управление и модериране на WEB базирано видеоконфериране.

На входното равнище от представената на фиг.4.5 архитектура на конзолата се входират видео и аудио данните в зрителното поле на камерите и в обсега на използваните микрофони. На това равнище, чрез виртуалните елементи на конзолата се регулират ефектите на фокусиране и дефокусиране, управлението на контраста и управлението на осветеността

49

Фиг.4.5 Архитектура на виртуалната конзола за управление

чрез сигнали, постъпващи от управляващата среда за хардуерна виртуализация Linux ProxMox. Нейното съчетаване с OpenVNC прави

50

възможен виртуалния контрол на хардуера от входното равнище и осигурява достъпа на видео и аудио данните от входното равнище към виртуалните и реални хардуерни платформи от виртуалното обработващо равнище.

Обработващото равнище се реализира от две виртуални хардуерни платформи и една реална, които в съчетание формират ядрото на новосъздадената виртуална конзола за управление и модериране на видеоконферентна система и мероприятия. Виртуалните платформи комуникират чрез виртуална мрежа, осигурена от средата за хардуерна виртуализация, която чрез интерфейс позволява комуникацията с реалните хардуерни платформи и технически средства. На това равнище се интегрират виртуалните хардуерни платформи и софтуерното осигуряване NCH Broadcam и Openmeeting. С тяхна помощ се извършват мащабиране, управление на разделителната способност, управление на приемания аудио поток – контрол на сила на приемания звук, управление на стандарта на приемания видео поток – превключване между европейски, щатски и японски стандарти на формата на предавания цифров и аудио видеосигнал, управление на експозицията чрез контролно изображение и запис на WEB базирано конфериране. Чрез модул за управление на контактите към системата OpenMeetings и Microsoft Outlook 2010 се изпълняват функции за автоматично разпращане на покани и обяви, генериране на дневен ред, регистриране на участници, начално стартиране на WEB базирано конфериране, ръководене на WEB конферентния процес и приключване на WEB конферентния процес;

На третото ниво, отговорно за управление на комуникационната виртуализация, е разположен VPN сървър, управляващ и реализиращ общата комуникационна среда на базата на виртуална мрежа. Той се състои от виртуална мрежова адресна област, услуга за управление на адресирането и виртуализираната комуникационна среда. Чрез нея се осъществява и допълнителен контрол на формата на предавания сигнал според качеството на използваната физическа връзка на потребителите.

На потребителското ниво са разположени потребителите на видеоконферентната система и модераторите. Те осъществяват дистанционен контрол до виртуалните и реалните контролни средства на останалите равнища и чрез софтуерни и хардуерни интерфейси осъществяват контрол върху параметрите на провежданите мероприятия и модерират комуникационния процес.

За работа с конзолата на модератора са необходими компютър, оборудван с уеб камера, аудио карта, микрофон, тонколони или слушалки, използващ операционна система Windows 2000, XP, Vista, Windows 7, Linux, UNIX, MacOS и един от Internet браузърите.

51

III. Научно-приложни и приложни приноси на дисертационния труд

Научно-приложни приноси:

1. За целите на идентификацията на управленските дейности, в които използването на информационно-комуникационни технологии води до забележимо усъвършенстване, е допълнена матрицата на форми на сътрудничество на Johansen/Baecker с нова форма на сътрудничество „Едно и също време/Много различни места.

2. Систематизирани са критерии за оценка на приложението на електронното сътрудничество и видеоконферирането за усъвършенстване на административно управленските процеси. Изградена е йерархически организирана на четири равнища в съответствие с управленската йерархия и функционалност система от критерии за такава оценка.

3. Въз основа на създадената система от критерии за оценка е разработена Методика за оценяване приложимостта на уеб базираното видеоконфериране в административно-управленски процеси. С анкетни данни, обработени по методиката, е установена възможност за подобряване на процесите с повече от 30%.

4. Разработени и представени са два теоретични модела за работа с уеб базирана видеоконферентна технология в административното управление. Те са приложими както в публичната, така и в бизнес администрацията на различни стопански сфери.

Приложни приноси:

1. Идентифицирани са административно-управленските дейности, в които използването на информационно-комуникационни технологии, в случая електронното сътрудничество и уеб базирано видеоконфериране, води до забележимо усъвършенстване;

2. Разработени и внедрени в редовна експлоатация са две архитектури за работа с електронно сътрудничество и уеб базирано видеоконфериране в административното управление, приложими както в публичната, така и в бизнес администрацията;

3. Доказана е приложимостта на представените в дисертационния труд методика и модели чрез успешното им използване в три конференции с дистанционно участие от страната и чужбина.

52

IV. Списък на публикациите по дисертационния труд

1. Маринов, О. (2011). Модели на електронни форми на сътрудничество и прозрачност. Сборник с трудове на III международна научна конференция по Е-управление, Созопол 2011. София:Издателство на Технически университет - София.

2. Маринов, О., Кръстев К.(2011). Генериране на документи чрез електронно сътрудничество. Сборник с трудове на III международна научна конференция по Е-управление Созопол 2011. София: Издателство на Технически университет - София.

3. Marinov, O., Tsankova R., Electronic Methods and Tools for the Administrative Management Democratization. Proceeding of the XX International Scientific Conference ELECTRONICS ET 2011, Sozopol, September 14-16. Sofia: Technical University - Sofia.

4. Маринов, О., Георгиев, Л.(2009).Създаване на компютърна среда за изследване за отдалечено доставяне на съобщения и видеоконференции в работата на публичната и бизнес администрации. Сборник трудове I международна научна конференция „Е-управление". Издателство на Технически университет – София.

5. Цанкова, Р., Маринов, О.(2006) Симулационно моделиране на производствена програма в индустриалното предприятие. Индустриален мениджмънт, год. 3, брой 6. Технически университет – София, СФ. Софттрейд.

6. Цанкова, Р., Маринов, О.(2007) . Място и роля на Groupware Software в обучението по бизнес-администрация. Сборник трудове на V-th INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE “MANAGEMENT AND ENGENEERING”. Издателство на Технически университет – София.

7.Kuzmanov, R., Marinov, O.(2007). Information and communication technologies for sustainable development: workshop proceedings. Set Up of Full Text Information System for educational Documentation in the Local Network at the Department of Economics, Industrial Engeneering and Management. Austrian Science and Research Liaison Office Sofia (ASO).

53

V. ABSTRACT The starting points of the thesis are requirements of the strategies and directives

of the European Union - the i2010 initiative and the Europe 2020 strategy - and the corresponding Bulgarian national strategies. On this basis, ther are many systematized criteria used in different EU countries, including Bulgaria. Most of these are benchmarks related to the object of government and administrative services. Discussed and analyzed is the application of e-collaboration and videoconferencing as a part of various fields of application. On the basis of structural analysis, their right place to the management processes of administrative services is found. This is done, using self developed system of evaluation criteria, hierarchically organized into four levels in accordance with the management hierarchy. Also linguistic analysis, correlation analysis and SWOT analysis are used to achive proper positioning of e-colaboration and videoconferencing in administrative and management processes. As the main indicators of the degree of rationality of administrative and management processes are defined degree of democracy and the complex influence of their effectiveness and efficiency. At a lower hierarchical level it is focused on the influence of factors: coordination, citizen satisfaction, efficient management of administrative services, and efficiency of processes in general. At lowest (operational) level it is measured with the degree of correlation significance greater than 0.3 are included nineteen criteria. Also for additional measerment the developed system of evaluation criteria "Methods for assessing the feasibility of videoconferencing in the administrative and management processes." is used. Through questionnaire data, the big possibility (more than 30%) for a practical improvement of administrative management processes is found.

After a functional analysis of the management cycle are identified management activities, in which use information and communication technologies (in this case electronic cooperation and its web-based videoconferencing form) leads to substantial improvement. For this purpose the operations of relational algebra, SWOT analysis, and improvement of matrix forms of cooperation of Johansen / Baecker is made, through addition of a new form of e-colaboration.

Determined are appropriate methods and means giving the best results according to the elaborated system of evaluation criteria. Developed and presented are two theoretical models to work in the administration and the corresponding architectures (structures) systems. Demonstrated is applicability of the developed models and architectures through their successful use in three conferences with remote participation at home and abroad, and in ten meetings of the Academic Council of TU.

The presented methods and tools are used in the management of public administration and business administration. They are applied in various business areas - health, transport, military, law enforcement, education and more. They can be used to assess the ability of other information and communication technologies to improve administrative and management processes such as visualization, cloud technology, mobile techniques, and advanced virtual reality.